时间：2023-06-07 16:19:22
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随着档案资源的急剧增长和现代社会对档案利用的频繁程度，传统的档案利用方式和方法已越来越难以适应现代社会利用的需要和档案信息现代化的需要。因而，作为储存并提供利用的档案工作，特别是档案管理工作的现代化，其重要性日益显现出来。档案工作内部的重心也应从初级的档案存放利用，上升到适应新形势下得“档案现代化管理”上来。档案管理作为档案工作的终极目的，其重要性特征在得到进一步的强化。
一、提高档案管理人员的自身素质和业务素质，增强对档案的意识
提高档案管理人员的素质，不仅要提高他们自身的业务素质和知识水平，更着眼于政治素质和实际本领的提高，加大教育培训的力度，努力培养政治强、业务精、作风硬的档案工作人员，作为档案工作者始终要加强政治学习，增强党性党风修养和思想道德素质，自觉服从党和政府对这个工作大局，要解放思想、观念、勤于思考、坚定信心。提高适应岗位要求的实际本领，珍惜档案工作岗位。要深入进行调查研究，提高新时期对档案信息的认识和要求，不断总结和探索，提高管理水平。同时也要提高档案管理者对档案的意识和法制观念，认识到档案的重要性和潜在价值，必须意识到档案工作是全馆工作的基础之一，是重要的信息资源，档案管理好坏是一个单位管理水平和文明程度的体现，领导在这种思想指导下，才会强化档案管理工作的指导。领导重视是搞好全馆档案管理工作的有力保证。
增强档案意识，提高全员档案认知程度，首先是加大对殡葬档案知识的宣传和档案业务的培训。比如不定期地制作有关档案作用和意义的宣传页，发到各人员手中，档案管理人员更多地参与到殡葬材料形成档案的整个过程中，向殡葬人员讲解殡葬文件收集整理归档的每个步骤，力求不断扩大全体殡葬人员及管理人员对档案工作的了解，使每个人员认识到：殡葬项目结题时，如果没能按时整理归档殡葬科技资料，那该项殡葬活动就不能算完结，只有做好归档工作，殡葬工作才算是有始有终。做好殡葬档案归档工作是殡葬职工的良好素质体现。
二、健全管理制度，建立全馆一体化的管理新模式
健全档案管理制度十分重要，如建立收集制度，保管利用制度、制度保管期限，归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入我馆岗位职责和考核办法之中，在提高全员档案意识，使他们积极主动归档配合档案部门工作的同时，建工档案传递、登记制度、实行动态管理，一是遗失及时查找补损，确保材料完整。
由于我馆档案工作具有独特性，因此建立符合本馆实际情况的档案管理模式——信息一体化的管理，就显得更为重要。全馆管理，领导决策都需要各部门及时准确地提供信息。而档案、图书资料等一体化管理是适应现代化管理的新模式。因此，单位建立档案室，对单位档案、图书资料实行一体化管理，这不但可以节省人力、财力、物力，而且能够提供更多综合信息，实行信息一体化管理是单位动态管理的需要。
因此在贯彻档案各项管理制度的基础上，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都有据可依，为规范、高效地开展档案管理工作奠定基础。
三、多渠道、多途径收集文件材料，加强档案利用反馈信息的管理
档案管理的最终目的就是利用，发挥它潜在的经济效益和社会效益。因此单位档案工作要多渠道、多途径地开发档案信息资源，使档案为单位各项工作，特别是提高管理水平和开发利用档案信息，为馆内决策服务，为丧属提供服务。收集利用反馈信息，了解和研究档案的反馈信息，可以了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率。
服务对象的差异，需求不同，形成了各自的特有的材料，因此收集材料的多少，价值的大小，直接影响现代档案材料的利用率。
为从源头上保证馆档案室收藏资源，我馆反复多次修改归档范围，保管期限，使之更加合理化，同时档案的载体也实行多样化，除纸质外还包含了照片、录音、录像、实物等。
四、实现新形势下档案管理现代化，工作标准化
档案管理工作现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理技术和管理思想的现代化，工作标准化。
新时期现代化的管理离不开现代化的设备，但是工作标准化、规范化是实现现代化管理的前提。档案工作标准化规范化的内容包括案卷组织的方式、格式、分类规则、著录和索引规则，文献编纂规则等。
这些标准化，规范化的管理都离不开先进的技术，尤其是现代化管理中计算机的技术，光盘技术等先进技术的应用，更少不了懂得先进技术的人才。只有先进的设备，先进的技术，懂得先进技术的人才和先进的思想并有机结合起来，才能真正实现新时期档案管理的现代化。
五、加快数据准备，推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1. 分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2. 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3. 分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
六、加强档案人员计算机知识和技能的培训
新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力也是不能胜任工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。
关键词:医院 内部人员档案 管理 现状 对策
医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，也是医院档案的重要组成部分，对于医院管理部门客观、真实地考察了解和使用选拔人员具有重要的参考意义。
一、当前医院人事档案管理中存在的问题
(一)人事档案管理制度不健全
在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。
(二)人事档案管理方式和手段落后
当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。
(三)人事档案管理人员业务素质参差不齐
人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。
二、规范医院人事档案管理的对策
(一)加强宣传，提高对医院人事档案管理工作的重视程度
人员档案管理是医院人事管理工作的重要组成部分，人事档案资料的合理使用将对医院的人才考核、选拔、使用提供可靠的依据和有效的参考。因此，医院领导要对内部人员档案管理工作高度重视，把档案管理工作作为医院发展和管理的重要工作来抓，要下大力气宣传人事档案管理工作的重要性，使医院各类人员，尤其是档案管理人员提高对人事档案管理工作重要性的认识，使其具有良好的档案意识。
(二)建立健全各项规章制度，使人员档案管理工作有章可循
完善健全的制度是各项管理工作的核心。加强医院人事档案管理制度的制定，建立行之有效的档案管理体制，对医院人员档案管理工作具有非常重要的意义。档案工作内容繁杂、专业性强、点多面广、保密要求高，因此，各医院要结合自身实际情况，并依据《档案法》等有关法律、法规的规定，建立严谨、科学、合理的符合本单位实际情况的人事档案管理制度,在档案的收集、整理、保管、维护保养、查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有详细的管理规定，使人员档案管理工作有章可循、有法可依、规范操作、有序进行。
(三)加大培养力度，提高人事档案管理人员的业务水平
人事档案管理人员的业务能力素质直接影响到人事档案管理的水平和档案利用率，影响到医院人才的培养、选拔、使用，甚至影响医院的长远发展。因此，各个医院应当按规定配备专职档案管理人员,并把人事档案管理人员的培养纳入医院人才的宏观培养计划，通过专业培训、在职交流、考察进修等方式多措并举抓培养，建立一支长期稳定的、业务技能过硬的人事档案管理人才队伍，使医院人事档案管理人员的能力素质能够适应新形势下医院档案工作需要。另外，还要档案人员事业心责任感教育，只有具有了强烈的事业心和责任心，才会有全身心投入工作的热情，才能勤于观察、善于思考、刻苦钻研，不断提高自己的专业知识和业务素质，提高人事档案管理工作的效率和档案的利用率。
三、结束语
部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。尽管当前医院人事档案管理工作中存在着诸多问题和弊端，但只要医院领导能高度重视，不断改革创新，加强档案管理人员培养、建立健全一套行之有效的规章制度，人事档案管理工作必将更好地为医院的建设发展服务。
参考文献：
一、城市轨道交通合约档案管理无纸化实施的必要性
1.提高了工作效率
城市轨道交通合约档案管理实施无纸化最为重要的作用便是，促进了工作效率的提高，同时也加强了信息的共享，推进了协同办公的实现。通过无纸化归档链条，使各个环节均实现了无纸化的管理，如：可行性研究、项目概算、招投标、合约签订、合约履行、计量支付、变更与签证、内部审计、项目决算、政府审计、概算回归、项目后评价等，在此基础上，对于文件的印发、通知与转送等均得到了节省，同时，也实现了人力、物力与时间的节省，相关的工作人员可以利用电脑进行权限范围内的查阅、修改、批注等，此时的归档与查找均具有便捷性与高效性，进而保证了工作效率的提高[1]。
2.促进了绿色环保
城市轨道交通合约档案管理实施无纸化不仅保证了工作的效率，还适应了绿色环保的要求。在网络技术、计算机技术与信息技术的支持下，有效推进城市轨道交通无纸化合约档案管理，纸质档案的数量逐步减少，这样做不仅节约纸张，保护了宝贵的森林资源，同时控制管理成本；最重要的目的是减少信息传递环节，提高办公效率，这点对于当前轨道建设迎来新一轮建设的总体大环境下，显得尤为关键，意义深远。
二、城市轨道交通合约档案管理无纸化的不足
1.在存储方面
随着科学技术的快速发展，存储技术有着较快的更新速度，虽然现有的存储介质拥有良好的保险系数，但它也极易被淘汰，一旦新的格式不能对其进行支持，则会影响现有文档的正常读取。同时，在无纸化合约档案管理过程中，电子媒介受诸多因素的影响极易出现质变，具体的影响因素有化学因素或者物理因素等，一旦电子媒介出现问题，则会出现文件无法打开的问题，此时的合约档案管理存在一定存储隐患。
2.在安全方面
电子文档的安全性是重要的，它得到了人们的广泛关注，主要是由于电子档案极易被窃取。在无纸化管理过程中，窃密人员利用电子邮件或者U盘等便可以对合约档案中重要档案进行窃取；同时合约档案管理人员的离职，也会为别有用心的人员提供可乘之机，对重要的资料进行删除或者修改等。如果合约档案中的重要文件或者关键信息出现泄漏、删除或者流失等均会造成不可挽回的损失[2]。为了避免窃密人员对电子档案文档的违法利用，要求无纸化合约档案管理要积极利用法律法规，在此基础上，才能够提高其安全性与保密性。
3.在转换方面
城市轨道交通合约档案管理的无纸化不能完全替代纸质档案，主要是由于无纸化档案建设仍处于摸索阶段，各个单位与部门均保留着纸质档案管理，同时政府对于无纸化办公的支持力度较弱，进而制约着无纸化档案管理工作的开展。传统档案和现代档案二者的转换需要合理的协调与科学的规划。目前，在实际档案管理过程中，仍需要借助纸质形式进行打印，通过管理人员的签字或者盖章等才能够保证其有效性与真实性。
三、城市轨道交通合约档案管理实现无纸化的对策
1.提供无纸化管理的平台
城市轨道交通合约档案管理实现无纸化，需要为实际工作的开展提供可靠的类似于万方数据知识平台的大数据平台架构，通过此平台，档案使用人员可以根据自身的权限，对权限范围内的档案资料进行有效的利用，此时保证了资料信息的共享性与利用率。同时，无纸化档案管理平台的构建，为政府与企业无纸化档案管理工作的开展提供了可靠的保障，使其具备了一定的可行性与可操作性。
2.构建档案信息安全机制
城市轨道交通合约档案在实行无纸化管理过程中，为了保证档案的安全性与可靠性，要构建相应的信息安全机制，该机制主要包括两方面内容，一方面为提高信息的安全利用，另一方面为保证硬件与软件的安全管理。信息安全机制的建议要具有层次性与清晰性，对于档案信息的存储、迁移与校验等均要在完善的信息安全机制下运作，对于档案信息的查看与调用，要对不同级别的人员制定不同的管理规定，每级人员均要拥有各自的权限。同时安全管理要关注硬件与软件两个内容，前者主要有服务器与计算机，要保证其高质量；后者主要是指注重档案管理软件的更新与维护。同时，为了保证重要档案信息的安全，要注重备份工作，此时的备份可以选用二级备份或者多级备份，如：大型服务器双备份。
3.提高档案人员的综合素质
城市轨道交通合约档案无纸化管理过程中，档案管理人员扮演着重要的角色，要通过教育与培训，促进相关人员综合素质的提高。具体的培训内容有法律法规的学习、业务知识的掌握及职业道德素养的形成，通过系统的、全面的学习，管理人员的档案管理意识将不断增强，并根据相关的法律法规展开工作，以此保证了管理的合法性，同时在健全的知识体系下，档案管理的信息化、数字化与网络化管理将逐渐实现，进而传统的档案管理转型将更加成功与高效[3]。
四、总结
我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
二、重新组合案卷
将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。
三、注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
五、实施“以我为主”的归档原则
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。
六、提高人员素质
一、加强社会保险档案管理的重要意义
1.加强社会保险业务档案管理，有利于保障参保对象的合法权益
社会保险业务档案，是对参保单位和个人权益的真实记录，是确保参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，确保社会保险业务档案的安全、完整是维护和实现保障参保对象合法权益的坚实基础。
2.加强社会保险业务档案管理，有利于提高社保经办机构工作效率
档案资料的收集、整理、归档与利用是做好社保工作的前提条件。标准和规范的社会保险业务档案，不仅可以提供各类准确的统计数据，为领导科学决策提供服务，还可以大幅度提高办事效率。
3.加强社会保险业务档案管理，有利于促进社会保险事业可持续发展
由于社会保险业务档案记载了广大参保单位和职工的缴费记录、个人资料等参保信息，一旦出现管理不当的情况，在一定程度上会威胁到社会保险事业的可持续发展。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
1.重视度不够，观念陈旧
由于社会保险档案数量巨大，工作环节繁琐，加上一些领导观念陈旧、重视不够，对社会保险档案的管理缺少相应的软硬件投入，有的连一个固定的档案室都没有，各类档案分割保管、分室存放；有的没有配备专职档案管理员，造成了社会保险业务档案管理混乱、严重流失；个别业务人员也存在认识不高的问题，认为当前的工作都忙不过来，哪有时间去整理档案资料，档案意识淡漠，没有充分认识到科学管理档案带来的经济效益和社会效益。
2.缺乏科学性，手段落后
近年来随着社会保险业务量的逐步加大，有的单位对档案实行陈旧式人工管理，缺少相应的硬件投入，查找资料，费时费力。有的虽然实行了计算机管理，但缺乏相应的软件开发及专业人才，未发挥应有的效能，不适应工作需求。
3.管理不统一，多头管理
社会保险业务档案由于涉及面比较广泛，不同类别的社会保险档案都存放在各业务科室，未遵循档案集中统一管理的原则，形成了多头管理问题。参保人员查询个人全部社会保险档案信息，需到相关业务科室分头查询，给参保人员带来很大不便。
4.缺乏规范性，管理随意
社会保险业务档案材料纸张形式各异，装订不统一，给档案的归类与查阅带来许多不必要的麻烦，档案管理人员对档案整理不及时，随意堆放等问题不同程度存在，管理不够规范。
5.综合素质差，有待提高
随着社会保险事业的迅猛发展，人员编制配置明显不足，档案管理工作人员多为公益岗或兼职人员，缺乏稳定性和基本的档案管理知识，影响了档案管理工作。
三、进一步规范社会保险业务档案管理
1.加强领导，提高档案管理意识
加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、档案室紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好档案管理工作的自觉性和责任感。同时，成立一个专门规范档案管理的机构，对业务档案进行合理分类，确定各类业务档案的保管期限和管理方式，提高业务档案管理的效率和效果。
2.整章建制，构建科学管理长效机制
依据《档案法》《保密法》《社会保险业务档案管理规定》等法规政策，对每一类档案制定出相应的管理制度，从而构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，确保业务档案分门别类、安全完整，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险业务档案的集中管理。
3.科学管理，强化档案基础设施建设
社会保险业务档案管理要进行科学性、系统性管理。如档案室、办公区、阅览区各自独立，配置必要的防火、防潮、防虫、防尘等必要设备，要最大程度的体现业务信息管理系统，把社会保险业务档案统一规范化。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，由省级社会保险部门统一组织实施。软件功能应包括：档案的自动快速编目，及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，如对档案的分类统计，综合数字统计、相关信息资料统计等；可以进行档案借阅的自动化管理，以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握；实现“软”“硬”一起上，社会保险档案的微机一体化管理。
4.提升素质，加强队伍建设
关键词：人口；计划生育；档案管理；规范
1 科学管理计划生育档案的重要性
（一）计划生育档案是制定当地计划生育政策的重要资料，见证了人口和计划生育发展的历程，是对过去计划生育工作成效的存储，是今后开展人口和计划生育各项工作的重要依据。
（二）计划生育档案为计划生育家庭享受优先、优惠、奖励扶助政策提供了重要证明和证据，对维护广大人民群众合法的利益，维护广大人民群众对计生工作的参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正现象的发生，发挥了积极、重要的作用。
（三）计划生育档案资料是各级计划生育单位统计人口数字的来源，是各级政府决策人口政策的重要依据。不仅为政府决策提供人口数据，为经济、社会发展明确工作重点，还为科学统筹安排生产、生活提供有效的各项资料和信息。同时，为各级党委、政府在干部选拔与任用中严格把好计划生育关，提供准确依据。
2 人口计生档案管理现状
（一）档案管理意识淡薄，重视程度不够高
人口计生档案数据的整理和保管工作是基层计生工作的重要环节，根据多年从事人口计生档案的工作实际，发现在计划生育工作中，计划生育具体的事做的很好，但对后续的档案管理却不在意，单位领导对这项工作没有足够的重视，计生工作人员缺乏正确的工作意识，不能真正意识到档案管理工作对人口和计划生育工作的重要作用。在实际的工作中管理人员对档案管理工作缺乏积极的工作态度，对工作不够认真，马虎大意以及专业素质不强等因素造成在档案管理中的失误，造成对档案的开发利用不足，管理不能到位。
（二）管理设备投入不足，人员不到位
在档案管理工作中除了领导重视程度不高外，还存在着资金投入不足的问题。从硬件管理上来讲，各基层计生单位普遍缺乏微机等现代化的管理设备，档案存放的地方在防潮以及防虫火等方面也没有必要的设备，从而容易造成档案保存不当并出现损坏。部分计生档案管理不符合档案管理的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，跟不上科学技术的进步，基本还停留在手工收集、检索，不利于档案的收集利用和开发。从人员配备上讲，计生档案工作人员兼职多，专职少，大都缺乏档案保管技术的基本知识和业务能力，运用计算机及网络技术从事档案管理的较少，普遍存在着结构不合理，学历偏低，专业知识老化，知识面狭窄，思想观念和管理水平相对滞后等多方面问题，从而严重制约了档案管理水平的提高。
（三）管理涣散，制度不健全
在档案管理工作中，还存在计生档案管理制度不健全的问题。各基层计生管理单位，计划生育档案管理分散，缺乏科学、严格规范的绩效考核体系，个别基层单位甚至没有将计生档案管理纳入考核范围，这就造成档案管理部门纪律涣散，服务意识性不强。具体来讲，在实际的档案管理中没有按照工作的实际要求制定相应的制度，即使制定了一些，但在具体的实施中却没有严格按照其进行。在内容上往往对职责的划分不够明确，同时对相应的程序上要求也不够严谨，在这种不健全的档案管理制度下为计生后续管理工作埋下了隐患。计生档案管理工作制度不健全，缺乏统一、科学、规范化的管理准则，缺乏具体的工作章程、考核评价方式，没有制定规范的档案管理制度，必将导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性不足，档案管理的工作方式与时代科学技术的发展相脱节，没有发挥档案管理工作在计生工作中的实际价值。
3 健全机制，规范档案管理
（一）建立计划生育档案长效管理机制。建立科学、现代化的基层计生档案管理体系，健全各项规章管理制度。档案管理的相关制度不仅是收集、存储、汇总计生数据，还应在实际工作中做到全员参与，上下一心，共同努力。以规范化、制度化的管理理念来做好当前计生档案管理工作，就要进一步提高认识，落实责任，明确基层计生单位档案管理的第一责任人，一级抓一级，层层抓落实；同时要加大宣传力度，严格制度，规范管理，要立足长远，常抓不懈。
（二）加大设备投入，提高档案管理人员素质，优化人才结构。要按照专业化、现代化的要求，积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。档案管理人员要主动学习信息技术、科学管理档案等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术和使用新技术的能力，让管理人员各司其职，专人专事，专人负责。
关键词：档案管理工作；规范化；标准化
档案工作实际上是一种较为繁琐的文职性工作，并且档案工作对于规范性的要求很高，这就要求我们必须按照统一的标准来执行相应的档案工作，进而使档案工作在我国的开展更为顺利化。而在我国的科技和信息技术的日益发展下，对于档案的计算机性科技管理模式被大规模引入相应的档案管理机制中，并且取得了一定的成效，但若想使档案的管理工作得到更进一步的规范与标准性处理，就要进一步落实相应的工作体制，在保证档案的质量的基础上，全面建设档案管理的相应工作环节。
1 全面落实公文制发机制
公文与档案建设有着密切的关系，可以说档案的前身就是相应的公文性文件，因此公文从一定程度上来说，能够转化为档案性文件，因此公文的质量与档案的质量有着一定的密切联系。因此对于档案的质量性规划可以从公文的规划层面入手，进而使得档案工作能够按我们预期的那样驶入规范化。标准化的轨道。因此在实际的公文制备的过程中，就要进一步提升公文的规范化体系建设，进而使公文能够按照统一的标准制出，而这也是提升档案的管理工作的规范与标准化程度的最为直接的方式。在此基础上进一步执行相应的档案性管理工作，就能够实现对档案的进一步掌控，进而使对档案工作的严密性得到全面的提升，以此来实现档案管理的合理性。而公文的纸质文件作为一种较为正式的纸质性文件，其具体的成文规格要统一，并且要符合公文的行文规范以及行文的具体标准，并且在遵循国家有关规定的基础上，按照严格的标准来进行具体的文章输出。
首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订；二是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；三是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
2 建立“以我为主”的立卷归档原则
档案管理工作的终极目标实际上是实现档案的保管和利用的价值的最大化处理，进而在此基础上进一步实现案卷的完整化处理，以便于相应的档案材料能够被更为完整地检索与利用，从而使相关的工作在执行起来更为便捷。但与此同时，档案管理工作的执行层面的最大难题依旧是相类似的公文的重复性以及公文立卷组合的无序化实施，而解决这一问题的关键在于使相关的归档工作能够以档案制作人的思路为主，进而实现档案归档进程的统一化。而这一思路的实现实际上是一种归档文件的性质整合手段，进而在这一手段的执行下使归档的文件都能够与其自身所属单位的文件特征与共性相统一。
这就要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
3 全方位提高案卷的具体质量
在我国档案工作执行方面的悠久历史中，不计其数的工作实践表明，档案价值会在一定程度上受到案卷类材料的完整性的影响，而其完整型的直接影响原因是案卷材料的收集过程。并且，档案工作的规范化与标准化的具体性实现机制的展开程度会与档案卷宗的确立方法以及装订的实际质量有直接或间接的密切关系，因此在档案工作的实际推进化体系环节，也就要注意这一问题的切实性解决，进而使相应的档案分类与检索体系能够得到更为标准化的管理，并且在此基础上，还要切实注意档案的实际装订质量，进而以此为对档案实现规范化管理的检查依据。
我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理，中间性过渡性半现行文件的机关档案室。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的，而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
结束语
总而言之，当下档案的管理工作的执行体系还不够完善，因此许多档案管理工作的革新性环节就无法得到切实地展开，并且许多建立在此基础上的相关问题也就无法得到顺利地开展，因此，我们要在日常的生活与工作中切实注意相应的档案管理工作的执行体系的具体开展情况，进而使档案管理工作向规范化与标准化迈进。而这有利于实现档案管理工作的全面发展，有利于使有关人们生活中安全性的细节性个人资料为相关部门所周密记录，同时还有利于促进我国的政治事业的全方位发展，进而在此基础上，进一步提升我国的整体凝聚力。
参考文献
[1]岳小晶.浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化[J].才智，2010.
[2]张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J].改革与开放，2009.
第二条 本规定适用于具有本市城镇居民户口，其人事档案由户口所在地街道（镇）劳动部门管理，并已进行了求职登记的待业人员中申请出国或已经批准出国的原城镇待业人员。
第三条 街道（镇）劳动部门负责为申请出国的城镇待业人员出具身份证明信；并依据国家有关规定出具公证证明材料。
经批准出国的城镇待业人员，其人事档案仍由街道（镇）劳动部门管理；回国后，申请就业的，由街道（镇）劳动部门为其办理求职登记及就业手续。
第四条 城镇待业人员申请涉外、涉港、澳、台民事公证时，街道（镇）劳动部门应根据其档案所记载的内容和近期域外亲属来信，为其出具出生、结婚、离婚、未婚、学历、经历、国内亲属关系和域外亲属关系的公证证明材料。
第五条 凡申请办理出国证明手续的城镇待业人员，须在办理求职登记满一个月后，方予办理待业人员身份证明信和有关公证证明材料。
第六条 申请出国的城镇待业人员在办理公证证明材料时，应与街道（镇）劳动部门签订《北京市城镇待业人员出国委托保存人事档案合同书》（合同文本由市劳动局统一印制）。
第七条 街道（镇）劳动部门按照市物价局的规定，对申请出国或已批准出国的待业人员，收取办理公证证明的手续费和档案保管费。
第八条 出国的城镇待业人员的人事档案保管期限为两年。期满后，出国人员仍未回国的，须由具有本市城镇户口的直系亲属在期满后一个月内，持“户口薄”、“居民身份证”到街道（镇）劳动部门为其办理《委托亲属续订保存人事档案合同书》。
本规定前已经出国的城镇待业人员，其人事档案的保存和管理亦按上述规定办理。
第九条 对于出国的城镇待业人员的人事档案，街道（镇）劳动部门应另册管理，其在出国期间不作为街道（镇）社会劳动力管理对象。
第十条 街道（镇）劳动部门办理出国证明手续的原待业人员在国外期间，需委托国内亲属办理有关公证时，街道（镇）劳动部门应按照规定的出具公证证明材料的范围，以档案内容为准，如实开具公证证明材料。
第十一条 对于已经出国而未委托亲属签订或续订存档合同书的城镇待业人员中的出国人员，回国时，须补交档案保管费后，街道（镇）劳动部门才能予以办理求职登记及就业手续。
第十二条 本规定执行中的问题由市劳动局负责解释。
第十三条 本规定自1991年9月1日起施行。
北京市城镇待业人员委托保存人事档案合同书根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定 街道（镇）劳动科（以下简称甲方），和 同志（以下简称乙方）经协商同意，就乙方出国以后的人事档案保存问题订立合同如下：
一、乙方自愿委托甲方保存人事档案。
二、合同期自年 月 日起至 年 月 日止。
三、存档合同期满，本合同自行解除。乙方在合同期限内回国，可以办理提前解除本合同的手续。
四、自合同签订之日起满一年，乙方未能出国，亦可提前解除。
五、甲方责任：
1.负责保存管理乙方档案；
2.为乙方办理出国手续提供有关公证证明材料；
3.本合同期期未满，乙方提前回国，甲方应在审验乙方“户口簿”和“护照”后，扣除实际存档月份，退还其余存档保管费。
4.甲方对申请出国而未能正式出国的乙方，合同执行一年以后，审验乙方“户口簿”，退还全部保管费。
六、乙方责任：
1.合同期间乙方应按有关规定交付甲方管理费每月10元，自合同签订之日起一次交清合同期间的全部费用。
2.合同期满，如乙方仍未回国，应委托在京的直系亲属在期满一个月内与存档部门续订合同，并缴纳档案保管费。
七、本合同自签订之日起生效。
八、本合同一式三份，甲、乙双方各执一份，装入乙方人事档案中一份。
甲方（单位公章） 乙方（签字、盖章）
年 月 日
备注：本合同期满，乙方自愿委托在京直系亲属 同志
与甲方续订存档合同书。
乙方（签字）
在京直系亲属（签字） 年 月 日
在京直系亲属联系电话：
地址：
委托亲属续订保存人事档案合同书
根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定， 街道（镇）劳动科（以下简称甲方）与已出国的 同志委托人同志（以下简称乙方），续订保存人事档案合同，合同期限自年 月 日起至 年 月 日止。合同的其它条款按照原合同文本的条款执行。
一、新常态下干部保健档案管理存在的不足
提高管理工作水平，实现干部保健档案管理规范化具有重要作用。但一些档案管理工作人员责任心不强，没有严格遵循规范要求，制约管理水平提升，存在的不足表现在以下几点：
（一）认识不足，管理规范化水平低。一些单位将工作重心放在其他方面，忽视干部保健档案管理工作，思想认识存在不足，未能全面采取有效措施提高档案管理水平。又如，档案管理人员缺乏全面培训，制约工作水平提升，未能掌握档案管理的综合技能。或者对档案资料收集不全面，忽视加强整理和归档，也没有严格按要求进行编号，影响服务水平提升。再加上管理过程中对规章制度的执行力度不够，档案管理人员没有严格落实责任心，管理水平偏低，难以有效提升档案管理规范化水平。
（二）干部保健档案材料制作不健全。提升干部保健档案管理规范化水平，离不开资金投入和基础设施建设，但在新常态下，很多单位对该问题不重视，对管理工作中所需要的资金、硬件和软件设施的投入存在不足，忽视信息技术、扫描仪的利用，制约档案管理信息化水平的提高。再加上一些档案管理人员不注重对信息技术的学习，未能掌握数据库建设和使用技术，影响档案材料制作技能提高，导致不能有效适应干部保健档案管理新情况和新趋势的需要，难以有效提升档案管理水平。
（三）干部保健档案基础设施不完善。新常态下，信息技术逐步被广泛应用到干部保健档案管理活动当中。但目前该项工作存在缺陷，一些单位在这方面的资金投入不足，相应的软件和硬件设施投入较少。再加上档案数字化管理技能缺乏，基础设施投入不足，不利于提升档案管理工作效率。
二、新常态下干部保健档案管理规范化的路径和方法
为弥补实际工作的不足，促进档案管理水平提高，推动管理工作的规范化进程，可以采取以下改进措施：
（一）革新思想观念，推动干部保健档案管理规范化进程。干部保健档案管理人员应该革新思想观念，创新档案管理理念，根据新常态和新需要，创新管理方式，有效提升档案管理规范化进程。同时还要革新管理理念，全面收集档案管理信息资料，做好编号工作，及时进行归档和整理，严格遵循和落实档案管理规章制度，提升档案管理规范化水平，为各项活动有效开展创造条件。
（二）严格按规范要求制作干部保健档案材料。以提升管理规范化水平为目标，注重信息技术应用，做好档案资料扫描工作，推动档案数字化进程。在资料整理和归档中，应该创新思想观念，严格遵循技术规范要求，推动管理方式创新发展。做好整理和编号工作，及时归档和管理，方便档案信息资料查询，为有效适应干部保健档案创造便利。注重加大资金投入，重视扫描仪和信息技术利用，有效提升档案管理工作效率。
（三）构建健全完善的干部保健档案管理制度。以提升档案管理规范化水平为目标，健全完善管理制度，推动管理工作制度化和规范化进程。例如，落实管理责任制，明确档案管理人员职责，让他们严格遵循技术规范要求创新管理方式，提升管理工作效率。建立奖惩激励机制，激发工作人员热情，让他们严格遵循要求提升管理工作水平，有效提升管理工作技能，增强工作主动性。此外，管理制度还要落实于干部保健档案管理全过程，激发管理人员热情，对管理活动的每个流程都进行有效管理，推动管理工作规范化和制度化。
（四）加强干部保健档案基础设施建设。结合管理规范化和干部保健档案利用的实际需要，增加资金投入，加强基础设施建设，推动管理活动有效进行。要健全完善管理制度措施，根据档案管理需要加强基础设施建设，从而为各项活动开展创造便利。引进和更新扫描仪、计算机等先进设备，构建并注重数据库的管理与维护，注重档案信息编号工作，方便档案资料查询，也为有效使用档案资料创造便利。
（五）提升干部保健档案管理人员素质。引进专业技能强，基础扎实，责任心强的干部保健档案管理人员，不断充实管理队伍。构建完善的管理培训制度，加强档案管理人员培训，促进他们综合技能的提升，让档案管理人员更好适应管理工作需要，努力提升干部保健档案管理规范化水平。