时间：2023-06-07 16:19:22
导语：在档案合规管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、公文制发是推进档案管理工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。公文制发的质量，影响和决定着档案管理工作规范化、标准化的进程。因此，在公文制发中必须要打好规范化、标准化工作基础，以提高档案管理的整体质量，为档案管理工作实行规范化、标准化做好前期工作。首先，公文在用纸规格上要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要，注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款与公文是否一致，有无日期等。三是，公文字迹要清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是，使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后规范化、标准化、现代化工作打下坚实的基础。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。档案工作规范化、标准化的根本目标，就是要实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化和检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档原则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即将归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是，要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是，明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档的重点，要区分文件与资料，特别是要在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是，在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
关键词:医院 内部人员档案 管理 现状 对策
医院人事档案是人事管理活动的一个专门档案范畴，是医院在人事管理工作中形成的，反映医院员工个人工作、学习等情况的真实记录，也是医院档案的重要组成部分，对于医院管理部门客观、真实地考察了解和使用选拔人员具有重要的参考意义。
一、当前医院人事档案管理中存在的问题
(一)人事档案管理制度不健全
在医院的整个管理体系中，管理层都根据工作特点和工作需要制定了适用于本单位的相关管理制度和各类科室、人员工作职责，而在人员档案管理方面的规章制度却比较少，对人员档案管理工作的标准、要求、规程和档案内容的界定、管理范围以及档案管理人员的考评缺少一整套科学统一的管理制度、标准。由于各项管理制度的不健全，导致档案交接不及时,缺少有效的核对,特别是对部分外调人员的档案手续“不规范”，甚至出现档案中姓名、出生时间等基本资料前后不对应等现象，使有人事资料不能及时完整收集，材料不准确，给医院在人事审核、审批工作中带来不便。
(二)人事档案管理方式和手段落后
当前医院人事档案管理的方式方法和手段相对落后，还存在诸多问题，一是部分医院人事档案收集的材料和信息不合理，大多是一些经历性材料，通过这些档案材料很难真实客观地反映一个人的素质能力和综合表现，更不能为医院管理层选拔使用人才提供可靠的依据；而是目前多数医院在内部人员档案的收集上多是以纸质的文本材料形式，这种档案材料在整理、检索等方面极其繁重，导致档案的检索和利用速度受到制约难以适应社会快速发展对人才信息的需求；三是虽然部分医院能投入人力、物力进行人事档案管理工作，但观念仍停留在“关门编研”、“重藏轻用”上，只注重对人事档案资料的收集、管理，却忽视了对档案资源的开发利用，不能将档案信息利用与医院人才培养、选拔、使用有机结合。
(三)人事档案管理人员业务素质参差不齐
人事档案管理是一项专业性很强的工作，档案管理工作的水平直接取决于医院档案管理人员的能力素质。目前，大多数医院往往只注重医疗技术方面人员的培养，而对从事医院档案管理人员的培养则重视不够。人事档案管理人员多是由人事管理部门人员兼管, 或由其它专业、科室转岗过来，档案专业出身的人员较少。这部分管理人员业务能力素质参差不齐，又缺少相应的岗前培训，他们对医院档案的管理仅仅局限于简单的维护保养，甚至连基本的分类整理收集工作都难以应付，就更谈不上有效管理利用了。
二、规范医院人事档案管理的对策
(一)加强宣传，提高对医院人事档案管理工作的重视程度
人员档案管理是医院人事管理工作的重要组成部分，人事档案资料的合理使用将对医院的人才考核、选拔、使用提供可靠的依据和有效的参考。因此，医院领导要对内部人员档案管理工作高度重视，把档案管理工作作为医院发展和管理的重要工作来抓，要下大力气宣传人事档案管理工作的重要性，使医院各类人员，尤其是档案管理人员提高对人事档案管理工作重要性的认识，使其具有良好的档案意识。
(二)建立健全各项规章制度，使人员档案管理工作有章可循
完善健全的制度是各项管理工作的核心。加强医院人事档案管理制度的制定，建立行之有效的档案管理体制，对医院人员档案管理工作具有非常重要的意义。档案工作内容繁杂、专业性强、点多面广、保密要求高，因此，各医院要结合自身实际情况，并依据《档案法》等有关法律、法规的规定，建立严谨、科学、合理的符合本单位实际情况的人事档案管理制度,在档案的收集、整理、保管、维护保养、查阅、借调、利用、转出、转入等工作环节都要有详细的管理规定，使人员档案管理工作有章可循、有法可依、规范操作、有序进行。
(三)加大培养力度，提高人事档案管理人员的业务水平
人事档案管理人员的业务能力素质直接影响到人事档案管理的水平和档案利用率，影响到医院人才的培养、选拔、使用，甚至影响医院的长远发展。因此，各个医院应当按规定配备专职档案管理人员,并把人事档案管理人员的培养纳入医院人才的宏观培养计划，通过专业培训、在职交流、考察进修等方式多措并举抓培养，建立一支长期稳定的、业务技能过硬的人事档案管理人才队伍，使医院人事档案管理人员的能力素质能够适应新形势下医院档案工作需要。另外，还要档案人员事业心责任感教育，只有具有了强烈的事业心和责任心，才会有全身心投入工作的热情，才能勤于观察、善于思考、刻苦钻研，不断提高自己的专业知识和业务素质，提高人事档案管理工作的效率和档案的利用率。
三、结束语
部人员档案资料是医院管理层对医院内部人事调整的信息依据,对医院的发展建设有着不可替代的作用。尽管当前医院人事档案管理工作中存在着诸多问题和弊端，但只要医院领导能高度重视，不断改革创新，加强档案管理人员培养、建立健全一套行之有效的规章制度，人事档案管理工作必将更好地为医院的建设发展服务。
参考文献：
一、城市轨道交通合约档案管理无纸化实施的必要性
1.提高了工作效率
城市轨道交通合约档案管理实施无纸化最为重要的作用便是，促进了工作效率的提高，同时也加强了信息的共享，推进了协同办公的实现。通过无纸化归档链条，使各个环节均实现了无纸化的管理，如：可行性研究、项目概算、招投标、合约签订、合约履行、计量支付、变更与签证、内部审计、项目决算、政府审计、概算回归、项目后评价等，在此基础上，对于文件的印发、通知与转送等均得到了节省，同时，也实现了人力、物力与时间的节省，相关的工作人员可以利用电脑进行权限范围内的查阅、修改、批注等，此时的归档与查找均具有便捷性与高效性，进而保证了工作效率的提高[1]。
2.促进了绿色环保
城市轨道交通合约档案管理实施无纸化不仅保证了工作的效率，还适应了绿色环保的要求。在网络技术、计算机技术与信息技术的支持下，有效推进城市轨道交通无纸化合约档案管理，纸质档案的数量逐步减少，这样做不仅节约纸张，保护了宝贵的森林资源，同时控制管理成本；最重要的目的是减少信息传递环节，提高办公效率，这点对于当前轨道建设迎来新一轮建设的总体大环境下，显得尤为关键，意义深远。
二、城市轨道交通合约档案管理无纸化的不足
1.在存储方面
随着科学技术的快速发展，存储技术有着较快的更新速度，虽然现有的存储介质拥有良好的保险系数，但它也极易被淘汰，一旦新的格式不能对其进行支持，则会影响现有文档的正常读取。同时，在无纸化合约档案管理过程中，电子媒介受诸多因素的影响极易出现质变，具体的影响因素有化学因素或者物理因素等，一旦电子媒介出现问题，则会出现文件无法打开的问题，此时的合约档案管理存在一定存储隐患。
2.在安全方面
电子文档的安全性是重要的，它得到了人们的广泛关注，主要是由于电子档案极易被窃取。在无纸化管理过程中，窃密人员利用电子邮件或者U盘等便可以对合约档案中重要档案进行窃取；同时合约档案管理人员的离职，也会为别有用心的人员提供可乘之机，对重要的资料进行删除或者修改等。如果合约档案中的重要文件或者关键信息出现泄漏、删除或者流失等均会造成不可挽回的损失[2]。为了避免窃密人员对电子档案文档的违法利用，要求无纸化合约档案管理要积极利用法律法规，在此基础上，才能够提高其安全性与保密性。
3.在转换方面
城市轨道交通合约档案管理的无纸化不能完全替代纸质档案，主要是由于无纸化档案建设仍处于摸索阶段，各个单位与部门均保留着纸质档案管理，同时政府对于无纸化办公的支持力度较弱，进而制约着无纸化档案管理工作的开展。传统档案和现代档案二者的转换需要合理的协调与科学的规划。目前，在实际档案管理过程中，仍需要借助纸质形式进行打印，通过管理人员的签字或者盖章等才能够保证其有效性与真实性。
三、城市轨道交通合约档案管理实现无纸化的对策
1.提供无纸化管理的平台
城市轨道交通合约档案管理实现无纸化，需要为实际工作的开展提供可靠的类似于万方数据知识平台的大数据平台架构，通过此平台，档案使用人员可以根据自身的权限，对权限范围内的档案资料进行有效的利用，此时保证了资料信息的共享性与利用率。同时，无纸化档案管理平台的构建，为政府与企业无纸化档案管理工作的开展提供了可靠的保障，使其具备了一定的可行性与可操作性。
2.构建档案信息安全机制
城市轨道交通合约档案在实行无纸化管理过程中，为了保证档案的安全性与可靠性，要构建相应的信息安全机制，该机制主要包括两方面内容，一方面为提高信息的安全利用，另一方面为保证硬件与软件的安全管理。信息安全机制的建议要具有层次性与清晰性，对于档案信息的存储、迁移与校验等均要在完善的信息安全机制下运作，对于档案信息的查看与调用，要对不同级别的人员制定不同的管理规定，每级人员均要拥有各自的权限。同时安全管理要关注硬件与软件两个内容，前者主要有服务器与计算机，要保证其高质量；后者主要是指注重档案管理软件的更新与维护。同时，为了保证重要档案信息的安全，要注重备份工作，此时的备份可以选用二级备份或者多级备份，如：大型服务器双备份。
3.提高档案人员的综合素质
城市轨道交通合约档案无纸化管理过程中，档案管理人员扮演着重要的角色，要通过教育与培训，促进相关人员综合素质的提高。具体的培训内容有法律法规的学习、业务知识的掌握及职业道德素养的形成，通过系统的、全面的学习，管理人员的档案管理意识将不断增强，并根据相关的法律法规展开工作，以此保证了管理的合法性，同时在健全的知识体系下，档案管理的信息化、数字化与网络化管理将逐渐实现，进而传统的档案管理转型将更加成功与高效[3]。
四、总结
我国档案管理基础工作总体较差，尤其是基层档案管理存在种种不足，很难达到运用计算机管理现代化的要求。档案代表着一个单位的历史沿革，它能真实地反映一个单位职能活动的整体面貌，同时也方便日后的查找和利用。因此，要强化文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作意识和指导思想，在实际操作中，严格把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重份现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
二、重新组合案卷
将那些组卷过厚内容混杂、鱼目混珠的案卷进行重新组卷。重组原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题模糊不清的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。这不但可以优化馆藏、科学保管而且可以提高实行计算机管理档案后的利用率。
三、注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
五、实施“以我为主”的归档原则
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。它要求我们实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件归档的时机，只有完成现行阶段任务的文件才能予以立卷或归档，而没有完成的则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是要明确文件归档的重点和进行合理的分工，即要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，在实际工作中注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗档案的入口关，使不该归档的文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。
六、提高人员素质
关键词：技改技措档案 完整规范 管理
随着我国社会主义市场体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，面对市场竞争愈加激烈的严峻形势，很多企业的老厂区及老生产线已完全适应不了企业发展的需要。为了解决这个问题，企业只有对现有设施进行技术改造，通过采用新技术、新工艺、新设备、新材料努力提高产品质量，促进产品升级换代，降低能耗和原材料消耗，加强资源综合综合利用和治理污染等，提高社会综合经济效益和实现以内涵为主的扩大再生产。 这个生产建设活动过程中产生的档案便是技改技措档案。
技改技措档案管理是指国家对企业投资的基础能力建设项目、研保条件建设项目和批生产能力建设项目等专项技改项目以及本企业自筹资金建设的技改技措项目从立项到国家以及本企业验收过程中所形成档案的全过程管理。企业技改技措项目档案是企业技改技措工程建设过程和建设成果的真实反映，它对于加强技改工程质量控制，以及工程日后维修、改建、扩建等具有重要作用。
技改技措项目档案由于投资大、建设工期长、工种多，档案资料多种多样，管理难度很大。如何确保技改技措档案管理的规范、完整，笔者认为只有明确部门和人员的职责范围，制定严格的管理规章制度，加强档案收集归档、整理组卷等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范。
一 、 技改技措项目档案工作的基本原则
企业的技改技措工程是一项复杂的企业生产建设活动，它所产生的项目论证、立项、报批、批复等文件；各项设备仪器的招标采购，调试运行维修等文件；工程建设审批，勘察设计、实施到竣工验收过程中形成的文件；以及以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体的电子文件等等，档案种类繁多，牵涉到企业内部计划部门、设备部门、仪器部门、基建部门、 科技信息部门、档案部门等众多部门，如何才能管理好这些档案，笔者认为最重要的就是要有一个牵头单位实行自上而下的责任保证体系和监督管理体系，这就是企业技改技措档案工作的基本原则。
企业的技改技措项目档案管理应该实行集中与分散管理相结合的管理体制。技改技措项目档案包括科研档案、设备仪器档案、基建档案和电子档案等。其管理工作要纳入到企业计划部门所牵头的技改技措项目检查、协调、考核、组织验收等全过程的管理工作。企业档案部门应对其它部门的档案管理工作进行督促和指导。
为确保技改技措项目档案归档工作的及时有序，企业计划部门应在下达技改技措项目计划的同时，向各有关档案管理部门通知相关内容，比如此次技改技措项目所牵涉的设备仪器的名称、数目，基本建设工程的内容等，档案人员心中有数，档案管理从收集开始就有序进行，切实做到档案管理与项目建设同时起步。
技改技措项目档案的验收工作是工程验收中很重要的一项内容。计划部门通知各部门验收时间后，各相关部门的档案管理人员应按时间节点对其管理的档案进行整理、统计，然后向企业档案部门提交报告，档案部门进行汇总后，向计划部门提交本次技改技措项目档案管理总结报告，各相关单位档案管理人员接受审查组对技改技措项目档案的现场验收。
二 、确保企业技改技措项目档案规范管理的对策
1． 建立完善的归档制度。技改技措项目档案中最让人头疼的问题就是技改技措工程实施期间所归档案不够完整规范。比如在设备仪器档案的管理中，由于相关技术人员的不重视，经常会出现前期招标文件、合同以及后期检测运行维修过程中技术报告的丢失和遗漏等，都是档案归档的不够完整规范的具体表现。
针对这个问题，企业应根据国家相关法律法规规定，结合本单位实际情况制定切实可行的技改技措项目档案管理制度，作为指导监督技改技措项目档案管理的执法依据。使相关技术人员在工程管理的每一个环节中能够有法可依，有章可循，杜绝部门和人员之间的推委扯皮，从而保证技改技措档案归档的完整规范。 其次，结合工程项目施工进程所涉及的内容和单位，制定相关单位人员的职责范围、工作标准及考核措施，加强对相关技术人员的考核，将档案管理纳入每一位员工的绩效考核范围，增强工作责任心，也便于监督、检查和管理。
2．加强企业内部相关人员的档案管理培训。由于企业技改技措工程量大、施工时间长、所涉及的部门和人员多等特点，如果技术人员的档案意识不够强，自觉性、主动性较差，对国家及行业关于技改技措工程档案的相关要求了解不深，就会直接影响技改技措档案的规范管理。要解决这一问题，企业的档案部门应该组织本企业与技改技措工程相关的专、兼职档案员以及设备、基建、科技部门相关技术人员参加技改技措项目档案管理培训，使相关人员进一步理顺技改技措项目档案管理的工作思路和方式方法，对于与技改技措工程档案相关的管理规定、编制规范等技改技措项目档案管理标准有进一步的理解和认识，提高全员的档案意识，为技改技措项目档案工作的全面展开打下坚实的基础。
3．加强各基层单位档案管理人员对技改技措项目档案认识，强化管理，加强工作责任感。技改技措项目档案在企业整个生产经营活动中起着非常重要的作用，档案管理人员在项目建立之初，就要重视档案的收集归档工作，认真学习有关企业技改技措项目制度，对工程管理的每一个环节进行认识和了解，这样才会在档案收集方面变被动为主动，为档案的完整规范打下基础。其次，在档案整理方面严格按照技改技措项目档案管理制度执行，比如整理组卷时封面、标签的填写，页码的打印，装订的规格，目录的制作等，按照统一的标准执行，切实做到技改技措项目档案的齐全、完整、规范。
三、结语
总之，技改技措项目档案作为近年企业档案重要的组成部分，如何加强规范管理，直接影响着企业的生产和再生产。只有制定严格的管理规章制度，明确企业内部相关部门和人员的职责范围，加强档案收集、归档、整理、提供利用等各个环节的管理，才能确保技改技措项目档案的完整规范，使技改技措项目档案在企业的现代化建设中发挥其应有的作用。
参考文献：
关键词：人口；计划生育；档案管理；规范
1 科学管理计划生育档案的重要性
（一）计划生育档案是制定当地计划生育政策的重要资料，见证了人口和计划生育发展的历程，是对过去计划生育工作成效的存储，是今后开展人口和计划生育各项工作的重要依据。
（二）计划生育档案为计划生育家庭享受优先、优惠、奖励扶助政策提供了重要证明和证据，对维护广大人民群众合法的利益，维护广大人民群众对计生工作的参与权、知情权、监督权，防止和杜绝不公平、不公正现象的发生，发挥了积极、重要的作用。
（三）计划生育档案资料是各级计划生育单位统计人口数字的来源，是各级政府决策人口政策的重要依据。不仅为政府决策提供人口数据，为经济、社会发展明确工作重点，还为科学统筹安排生产、生活提供有效的各项资料和信息。同时，为各级党委、政府在干部选拔与任用中严格把好计划生育关，提供准确依据。
2 人口计生档案管理现状
（一）档案管理意识淡薄，重视程度不够高
人口计生档案数据的整理和保管工作是基层计生工作的重要环节，根据多年从事人口计生档案的工作实际，发现在计划生育工作中，计划生育具体的事做的很好，但对后续的档案管理却不在意，单位领导对这项工作没有足够的重视，计生工作人员缺乏正确的工作意识，不能真正意识到档案管理工作对人口和计划生育工作的重要作用。在实际的工作中管理人员对档案管理工作缺乏积极的工作态度，对工作不够认真，马虎大意以及专业素质不强等因素造成在档案管理中的失误，造成对档案的开发利用不足，管理不能到位。
（二）管理设备投入不足，人员不到位
在档案管理工作中除了领导重视程度不高外，还存在着资金投入不足的问题。从硬件管理上来讲，各基层计生单位普遍缺乏微机等现代化的管理设备，档案存放的地方在防潮以及防虫火等方面也没有必要的设备，从而容易造成档案保存不当并出现损坏。部分计生档案管理不符合档案管理的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，跟不上科学技术的进步，基本还停留在手工收集、检索，不利于档案的收集利用和开发。从人员配备上讲，计生档案工作人员兼职多，专职少，大都缺乏档案保管技术的基本知识和业务能力，运用计算机及网络技术从事档案管理的较少，普遍存在着结构不合理，学历偏低，专业知识老化，知识面狭窄，思想观念和管理水平相对滞后等多方面问题，从而严重制约了档案管理水平的提高。
（三）管理涣散，制度不健全
在档案管理工作中，还存在计生档案管理制度不健全的问题。各基层计生管理单位，计划生育档案管理分散，缺乏科学、严格规范的绩效考核体系，个别基层单位甚至没有将计生档案管理纳入考核范围，这就造成档案管理部门纪律涣散，服务意识性不强。具体来讲，在实际的档案管理中没有按照工作的实际要求制定相应的制度，即使制定了一些，但在具体的实施中却没有严格按照其进行。在内容上往往对职责的划分不够明确，同时对相应的程序上要求也不够严谨，在这种不健全的档案管理制度下为计生后续管理工作埋下了隐患。计生档案管理工作制度不健全，缺乏统一、科学、规范化的管理准则，缺乏具体的工作章程、考核评价方式，没有制定规范的档案管理制度，必将导致档案资料录用、搜集、开发利用等工作的效率偏低，档案资料的完整性不足，档案管理的工作方式与时代科学技术的发展相脱节，没有发挥档案管理工作在计生工作中的实际价值。
3 健全机制，规范档案管理
（一）建立计划生育档案长效管理机制。建立科学、现代化的基层计生档案管理体系，健全各项规章管理制度。档案管理的相关制度不仅是收集、存储、汇总计生数据，还应在实际工作中做到全员参与，上下一心，共同努力。以规范化、制度化的管理理念来做好当前计生档案管理工作，就要进一步提高认识，落实责任，明确基层计生单位档案管理的第一责任人，一级抓一级，层层抓落实；同时要加大宣传力度，严格制度，规范管理，要立足长远，常抓不懈。
（二）加大设备投入，提高档案管理人员素质，优化人才结构。要按照专业化、现代化的要求，积极组织档案人员参加业务培训和新技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。档案管理人员要主动学习信息技术、科学管理档案等相关知识，掌握和提高应用计算机、网络技术和使用新技术的能力，让管理人员各司其职，专人专事，专人负责。
关键词：档案管理工作；规范化；标准化
档案工作实际上是一种较为繁琐的文职性工作，并且档案工作对于规范性的要求很高，这就要求我们必须按照统一的标准来执行相应的档案工作，进而使档案工作在我国的开展更为顺利化。而在我国的科技和信息技术的日益发展下，对于档案的计算机性科技管理模式被大规模引入相应的档案管理机制中，并且取得了一定的成效，但若想使档案的管理工作得到更进一步的规范与标准性处理，就要进一步落实相应的工作体制，在保证档案的质量的基础上，全面建设档案管理的相应工作环节。
1 全面落实公文制发机制
公文与档案建设有着密切的关系，可以说档案的前身就是相应的公文性文件，因此公文从一定程度上来说，能够转化为档案性文件，因此公文的质量与档案的质量有着一定的密切联系。因此对于档案的质量性规划可以从公文的规划层面入手，进而使得档案工作能够按我们预期的那样驶入规范化。标准化的轨道。因此在实际的公文制备的过程中，就要进一步提升公文的规范化体系建设，进而使公文能够按照统一的标准制出，而这也是提升档案的管理工作的规范与标准化程度的最为直接的方式。在此基础上进一步执行相应的档案性管理工作，就能够实现对档案的进一步掌控，进而使对档案工作的严密性得到全面的提升，以此来实现档案管理的合理性。而公文的纸质文件作为一种较为正式的纸质性文件，其具体的成文规格要统一，并且要符合公文的行文规范以及行文的具体标准，并且在遵循国家有关规定的基础上，按照严格的标准来进行具体的文章输出。
首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订；二是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用；三是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等；四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
2 建立“以我为主”的立卷归档原则
档案管理工作的终极目标实际上是实现档案的保管和利用的价值的最大化处理，进而在此基础上进一步实现案卷的完整化处理，以便于相应的档案材料能够被更为完整地检索与利用，从而使相关的工作在执行起来更为便捷。但与此同时，档案管理工作的执行层面的最大难题依旧是相类似的公文的重复性以及公文立卷组合的无序化实施，而解决这一问题的关键在于使相关的归档工作能够以档案制作人的思路为主，进而实现档案归档进程的统一化。而这一思路的实现实际上是一种归档文件的性质整合手段，进而在这一手段的执行下使归档的文件都能够与其自身所属单位的文件特征与共性相统一。
这就要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
3 全方位提高案卷的具体质量
在我国档案工作执行方面的悠久历史中，不计其数的工作实践表明，档案价值会在一定程度上受到案卷类材料的完整性的影响，而其完整型的直接影响原因是案卷材料的收集过程。并且，档案工作的规范化与标准化的具体性实现机制的展开程度会与档案卷宗的确立方法以及装订的实际质量有直接或间接的密切关系，因此在档案工作的实际推进化体系环节，也就要注意这一问题的切实性解决，进而使相应的档案分类与检索体系能够得到更为标准化的管理，并且在此基础上，还要切实注意档案的实际装订质量，进而以此为对档案实现规范化管理的检查依据。
我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系。文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理，中间性过渡性半现行文件的机关档案室。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的，而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。
结束语
总而言之，当下档案的管理工作的执行体系还不够完善，因此许多档案管理工作的革新性环节就无法得到切实地展开，并且许多建立在此基础上的相关问题也就无法得到顺利地开展，因此，我们要在日常的生活与工作中切实注意相应的档案管理工作的执行体系的具体开展情况，进而使档案管理工作向规范化与标准化迈进。而这有利于实现档案管理工作的全面发展，有利于使有关人们生活中安全性的细节性个人资料为相关部门所周密记录，同时还有利于促进我国的政治事业的全方位发展，进而在此基础上，进一步提升我国的整体凝聚力。
参考文献
[1]岳小晶.浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化[J].才智，2010.
[2]张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J].改革与开放，2009.
第二条 本规定适用于具有本市城镇居民户口，其人事档案由户口所在地街道（镇）劳动部门管理，并已进行了求职登记的待业人员中申请出国或已经批准出国的原城镇待业人员。
第三条 街道（镇）劳动部门负责为申请出国的城镇待业人员出具身份证明信；并依据国家有关规定出具公证证明材料。
经批准出国的城镇待业人员，其人事档案仍由街道（镇）劳动部门管理；回国后，申请就业的，由街道（镇）劳动部门为其办理求职登记及就业手续。
第四条 城镇待业人员申请涉外、涉港、澳、台民事公证时，街道（镇）劳动部门应根据其档案所记载的内容和近期域外亲属来信，为其出具出生、结婚、离婚、未婚、学历、经历、国内亲属关系和域外亲属关系的公证证明材料。
第五条 凡申请办理出国证明手续的城镇待业人员，须在办理求职登记满一个月后，方予办理待业人员身份证明信和有关公证证明材料。
第六条 申请出国的城镇待业人员在办理公证证明材料时，应与街道（镇）劳动部门签订《北京市城镇待业人员出国委托保存人事档案合同书》（合同文本由市劳动局统一印制）。
第七条 街道（镇）劳动部门按照市物价局的规定，对申请出国或已批准出国的待业人员，收取办理公证证明的手续费和档案保管费。
第八条 出国的城镇待业人员的人事档案保管期限为两年。期满后，出国人员仍未回国的，须由具有本市城镇户口的直系亲属在期满后一个月内，持“户口薄”、“居民身份证”到街道（镇）劳动部门为其办理《委托亲属续订保存人事档案合同书》。
本规定前已经出国的城镇待业人员，其人事档案的保存和管理亦按上述规定办理。
第九条 对于出国的城镇待业人员的人事档案，街道（镇）劳动部门应另册管理，其在出国期间不作为街道（镇）社会劳动力管理对象。
第十条 街道（镇）劳动部门办理出国证明手续的原待业人员在国外期间，需委托国内亲属办理有关公证时，街道（镇）劳动部门应按照规定的出具公证证明材料的范围，以档案内容为准，如实开具公证证明材料。
第十一条 对于已经出国而未委托亲属签订或续订存档合同书的城镇待业人员中的出国人员，回国时，须补交档案保管费后，街道（镇）劳动部门才能予以办理求职登记及就业手续。
第十二条 本规定执行中的问题由市劳动局负责解释。
第十三条 本规定自1991年9月1日起施行。
北京市城镇待业人员委托保存人事档案合同书根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定 街道（镇）劳动科（以下简称甲方），和 同志（以下简称乙方）经协商同意，就乙方出国以后的人事档案保存问题订立合同如下：
一、乙方自愿委托甲方保存人事档案。
二、合同期自年 月 日起至 年 月 日止。
三、存档合同期满，本合同自行解除。乙方在合同期限内回国，可以办理提前解除本合同的手续。
四、自合同签订之日起满一年，乙方未能出国，亦可提前解除。
五、甲方责任：
1.负责保存管理乙方档案；
2.为乙方办理出国手续提供有关公证证明材料；
3.本合同期期未满，乙方提前回国，甲方应在审验乙方“户口簿”和“护照”后，扣除实际存档月份，退还其余存档保管费。
4.甲方对申请出国而未能正式出国的乙方，合同执行一年以后，审验乙方“户口簿”，退还全部保管费。
六、乙方责任：
1.合同期间乙方应按有关规定交付甲方管理费每月10元，自合同签订之日起一次交清合同期间的全部费用。
2.合同期满，如乙方仍未回国，应委托在京的直系亲属在期满一个月内与存档部门续订合同，并缴纳档案保管费。
七、本合同自签订之日起生效。
八、本合同一式三份，甲、乙双方各执一份，装入乙方人事档案中一份。
甲方（单位公章） 乙方（签字、盖章）
年 月 日
备注：本合同期满，乙方自愿委托在京直系亲属 同志
与甲方续订存档合同书。
乙方（签字）
在京直系亲属（签字） 年 月 日
在京直系亲属联系电话：
地址：
委托亲属续订保存人事档案合同书
根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定， 街道（镇）劳动科（以下简称甲方）与已出国的 同志委托人同志（以下简称乙方），续订保存人事档案合同，合同期限自年 月 日起至 年 月 日止。合同的其它条款按照原合同文本的条款执行。
一、新常态下干部保健档案管理存在的不足
提高管理工作水平，实现干部保健档案管理规范化具有重要作用。但一些档案管理工作人员责任心不强，没有严格遵循规范要求，制约管理水平提升，存在的不足表现在以下几点：
（一）认识不足，管理规范化水平低。一些单位将工作重心放在其他方面，忽视干部保健档案管理工作，思想认识存在不足，未能全面采取有效措施提高档案管理水平。又如，档案管理人员缺乏全面培训，制约工作水平提升，未能掌握档案管理的综合技能。或者对档案资料收集不全面，忽视加强整理和归档，也没有严格按要求进行编号，影响服务水平提升。再加上管理过程中对规章制度的执行力度不够，档案管理人员没有严格落实责任心，管理水平偏低，难以有效提升档案管理规范化水平。
（二）干部保健档案材料制作不健全。提升干部保健档案管理规范化水平，离不开资金投入和基础设施建设，但在新常态下，很多单位对该问题不重视，对管理工作中所需要的资金、硬件和软件设施的投入存在不足，忽视信息技术、扫描仪的利用，制约档案管理信息化水平的提高。再加上一些档案管理人员不注重对信息技术的学习，未能掌握数据库建设和使用技术，影响档案材料制作技能提高，导致不能有效适应干部保健档案管理新情况和新趋势的需要，难以有效提升档案管理水平。
（三）干部保健档案基础设施不完善。新常态下，信息技术逐步被广泛应用到干部保健档案管理活动当中。但目前该项工作存在缺陷，一些单位在这方面的资金投入不足，相应的软件和硬件设施投入较少。再加上档案数字化管理技能缺乏，基础设施投入不足，不利于提升档案管理工作效率。
二、新常态下干部保健档案管理规范化的路径和方法
为弥补实际工作的不足，促进档案管理水平提高，推动管理工作的规范化进程，可以采取以下改进措施：
（一）革新思想观念，推动干部保健档案管理规范化进程。干部保健档案管理人员应该革新思想观念，创新档案管理理念，根据新常态和新需要，创新管理方式，有效提升档案管理规范化进程。同时还要革新管理理念，全面收集档案管理信息资料，做好编号工作，及时进行归档和整理，严格遵循和落实档案管理规章制度，提升档案管理规范化水平，为各项活动有效开展创造条件。
（二）严格按规范要求制作干部保健档案材料。以提升管理规范化水平为目标，注重信息技术应用，做好档案资料扫描工作，推动档案数字化进程。在资料整理和归档中，应该创新思想观念，严格遵循技术规范要求，推动管理方式创新发展。做好整理和编号工作，及时归档和管理，方便档案信息资料查询，为有效适应干部保健档案创造便利。注重加大资金投入，重视扫描仪和信息技术利用，有效提升档案管理工作效率。
（三）构建健全完善的干部保健档案管理制度。以提升档案管理规范化水平为目标，健全完善管理制度，推动管理工作制度化和规范化进程。例如，落实管理责任制，明确档案管理人员职责，让他们严格遵循技术规范要求创新管理方式，提升管理工作效率。建立奖惩激励机制，激发工作人员热情，让他们严格遵循要求提升管理工作水平，有效提升管理工作技能，增强工作主动性。此外，管理制度还要落实于干部保健档案管理全过程，激发管理人员热情，对管理活动的每个流程都进行有效管理，推动管理工作规范化和制度化。
（四）加强干部保健档案基础设施建设。结合管理规范化和干部保健档案利用的实际需要，增加资金投入，加强基础设施建设，推动管理活动有效进行。要健全完善管理制度措施，根据档案管理需要加强基础设施建设，从而为各项活动开展创造便利。引进和更新扫描仪、计算机等先进设备，构建并注重数据库的管理与维护，注重档案信息编号工作，方便档案资料查询，也为有效使用档案资料创造便利。
（五）提升干部保健档案管理人员素质。引进专业技能强，基础扎实，责任心强的干部保健档案管理人员，不断充实管理队伍。构建完善的管理培训制度，加强档案管理人员培训，促进他们综合技能的提升，让档案管理人员更好适应管理工作需要，努力提升干部保健档案管理规范化水平。
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