时间：2023-06-07 16:19:24
导语：在档案一体化管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.137
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）12-0-01
1 图书档案一体化管理概述
1.1 图书档案一体化管理的含义
图书和档案是以文献信息为基础而形成的产物，两者作为信息的重要来源，虽然管理信息的形式不同：图书完成信息的横向管理，档案实现信息的纵向管理。但这两者的最终目的都是开发和利用信息价值。所谓图书档案一体化管理是指：整合图书和档案两者各自独立的管理系统，使两者协调统一，实现网络资源共享，为千万用户们提供方便而且综合性很强的检索服务。
1.2 图书档案一体化管理价值
随着科学技术的不断更新发展，信息资源数量也不断增加，这使图书档案管理的整合工作迫在眉睫。传统的图书馆及档案管理显然无法跟上资源更新换代的速度。通过图书和档案管理的整合，实现资源的共享，提供最佳的解决方案，满足用户的需求，除此之外，还可加速图书和档案管理的发展进程。一体化管理的优势表现在：能够在现代技术与互联网的基础之上，实现资源信息的共享，进而满足用户全方位和多元化的资源需求，促进图书与档案整合性的科学管理。
2 医院图书档案一体化管理存在的问题
2.1 管理体制滞后，缺乏统一性
虽然图书和档案两者几乎同出一源，但是目前我国大部分医院将图书和档案管理工作，分置在不同的系统，造成书籍和文件管理上的碎片化，这两方面的工作人员也没有足够的沟通和交流。这不仅妨碍了管理工作的发展进程，还无法给用户们提供多元化和系统化的资源信息。这样的管理系统显然无法达成资源共享，而且还会导致许多的资源信息重复存储，并流失一些重要的资源信息，管理工作无法明确分配，在某种程度上浪费了大量人力、物力。
2.2 缺少综合型高素质人才
往往能够担当图书馆档案管理工作并将其合理运转起来的人都是综合型的高素质人才。实现图书和档案管理一体化必须着重从人的角度研究剖析。因为医疗书籍包括档案的管理都具有特殊性，因此，对在职的人员就有了较高的要求：一要具备合理清晰构建知识结构系统的能力；二是要能够熟练掌握多方面领域知识；三是要清楚各方面阶段的发展特征。
然而事实并非如此，截至目前，我国大部分医院从事图书和档案管理工作的高素质综合型人才非常稀缺，甚至部分医疗机构没有专业管理人员，使图书馆的档案管理工作难以整合发展，更阻碍了信息资源管理水平的提高。
2.3 缺乏完善的基础信息设施
能否拥有完善的信息基础设施决定着图书馆和档案管理工作能够顺利的进行，这也是实现图书馆和档案管理综合控制的基本要素。目前，尽管已有不少医院开始应用信息基础设施来介入管理，但设备的质量和数量还不能达到规定的标准。一些医院的基础信息设备甚至是几台为数不多的笔记本电脑，而且还需要人工进行信息搜索。由于图书档案管理的网络环境建设受限，因此，降低了管理的效率，而且还难以实现资源的共享。
3 加强图书档案一体化管理的对策
3.1 完善管理体制的建设
学习国家政策、法规，合理开发符合标准化的信息资源，建立图书档案馆一体化管理机制，积极号召鼓励这些图书档案馆参与到建设一体化的管理活动中来。建设图书档案管理一体化的监管体系，确保图书馆和档案馆顺利实现信息资源共享。与此同时，医院各级领导积极推动制度改革，加快图书档案一体化管理完善步伐。
3.2 专业化人才的引进和培养
在医院图书档案一体化管理改革进程中，人才队伍建设是一项必要环节。它不仅是图书档案整合性专业管理的保障，同时也为现代科技管理提供重要人才支撑。医院可以通过引进和培养这两种方式来开展人才队伍的建设。医院相关部门要定期组织沟通和交流，在医院内外部，推广临床和实践知识教育。与此同时，引进具备现代管理才能、掌握先进设备的操作技能、拥有良好外语能力的专业人才进行有针对性的培养。
文件生命周期理论认为，档案由文件转化而来，是文件中的特殊部分;文件和档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现。文件是文件管理的物质对象，它与档案的密切关系说明了文件管理与档案管理存在必然的内在关系，即文件管理是档案管理的前期工程、起始工程;档案管理是文件管理的继续和发展。文件管理的质量将直接影响档案管理的成败，管理和处理好现行和半现行文件，是档案馆馆藏的质量保证。由此可见，把文件、档案管理看成一个统一的系统工程，即实现文档一体化管理，从整体上组织控制文件、档案信息，既可加强档案部门对文件管理的超前控制，又能保证入馆质量，减少重复劳动，节约人力、财力、物力。毫无疑问，以文件生命周期理论为指导所提出的文档一体化管理是科学的、合理的。然而在实际工作中，文档一体化思想并没有得到充分体现，存在将文件、档案分别对待的情况。
二、实现文件档案一体化管理的关键
文件与档案既有区别，又密切相关。文件强调的是现行效用，而档案注重的是长远价值。文件转化成档案不是其本身发生质的变化，而是依据其运动周期不同阶段的不同作用所进行的不同划分，是同一事物价值形态变化的体现。档案可以被理解成是由于它们的特定价值而必须保存起来的某个机构或组织的所有的现行文件和非现行文件。这种观点已被越来越多的档案工作者所认识和接受。尽管如此，传统档案的管理工作是与文件工作分开的。大多是在机关内分设两个部门，分别负责文书处理工作和档案管理工作。两者以立卷归档为界，文件在归档前属文书部门管理，归档后属档案部门管理。在这种管理体制下，文件在两个相互封闭的系统里分开运行，文书处理和档案管理各自为政，致使档案质量得不到可靠保证，档案资源不能充分发挥作用;出现了文书部门收集不全文件、档案部门收集不全档案、业务部门利用不全档案的恶性循环。
(一)电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关
电子文件的真实性、完整性与电子文件保存系统紧密相关，如果在文件形成之初不能采取技术与管理措施使其真实性、完整性得到控制，则形成的电子文件转化为档案后，其凭证价值将难以得到肯定。此外，如果不在文件形成之初就由最关心其档案价值的部门对其进行控制与管理，一些有价值的电子文件可能会由于工作人员疏忽或对文件价值的不理解而从系统内清除、删掉，这将造成有价值的电子文件流失而无档可归。
(二)电子文件需要预先的档案干预
电子文件来自计算机，计算机技术导致了相关的信息管理原则，可以有效地进行信息处理，把它作为实现一个组织目标的有效手段，这是信息技术的一种战略作用。在计算机内，管理程序以迅捷的电子化方式进行。新开发的“工作流程”软件，可以通过完整的工作程序来自动处理电子文件。这一电子工具的应用，导致了机构工作形式的完全变化。文件管理在计算机信息系统内进行，而不再是一个机构内纯粹手工进行的行政管理或公文运行。档案工作提前介入文件的管理，到文件制作形成过程中去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件管理与档案管理部分重叠，使文件从产生到最后利用形成一个无缝系统，这样才便于对文件的保护与存取。所谓文档一体化管理，它是将原纸质文件归档管理系统中的许多“后控制”手段提到了最前端，主张在电子文件形成前采取行动，以保证其归档质量，即将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超过了对文件进行传统的档案保管。这种保管模式因此又被称为“后保管模式”、“前端控制思想”。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案工作真正熔为一体，再也无法将两者明确区分。
三、结论
【关键词】高校；图书；情报；档案一体化管理；可行性；意义
中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278（2015）09-183-01
随着社会的发展，知识经济和数字技术化占据越来越重要的地位，并渗透各行各业。在这样的历史趋势下，档案、图书、情报的管理也被赋予了新的概念，但同时也面临着巨大的挑战。高校应利用现有的多媒体技术，充分发挥档案、图书、情报的综合效能，让知识信息更好地位高校的教育事业服务。高校实行档案、图书、情报资料一体化管理，也是社会发展的必然趋势。
一、实施高校图书情报档案一体化管理的可行性
（一）高校图书、档案、情报一体化管理有共同的理论基础
图书、情报、档案有三个共同的特性，即信息性、知识性、服务性，且图书、情报、档案工作也都属于为大众提供知识信息的服务工作，这也是图书、情报、档案的共同理论基础。图书馆学是研究和开发文献信息资源的，需要掌握图书资料与情报信息的收集、分类、编目、流通、参考咨询、文献检索、情报服务等方面知识与技能。情报学是研究情报的产生、传递、利用规律和用现代化信息技术与手段，使情报流通过程、情报系统保持最佳效能状态的一门科学。档案学是探索档案、档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。三者之间也是相互借鉴、共同发展的。
（二）信息数字化时代为高校图书、情报、档案实现一体化提供了可能
图书、情报、档案实现一体化，可以是网络环境下的融合即虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆，信息化的时代背景为其提供了可能性。图书、情报、档案都是用来承载知识信息的，具有同源性，而如今信息化时代使之相互独立，信息对载体的依赖性也越来越低。这样我们就可以将信息从传统的载体中解放出来，让信息在网络环境下获得自由，利用数字技术将不同时间、不同地点的数字化图书、情报、档案信息互相连接。这样一来，我们不仅可以及时提供用户所需要的信息，还可以实现信息资源共享，让更多的人享受到图书、情报、档案一体化所带来的便利。
二、实施高校图书情报档案一体化管理的意义
（一）高校图书档案和情报一体化管理有利于降低成本
目前我国高校图书、情报、档案各自为政，相互之间并没有太多的联系，而我们都知道图书、情报、档案是具有很大的同源性的，这种分散且重复率高的管理是存在很大弊端的。不仅是对人力物力的极大浪费，对高校的建设成本也有很大的要求。因此，为了降低不必要的浪费，减轻高校压力，图书、情报、档案实行一体化管理势在必行。建立高校图书、情报、档案一体化管理机制，对图书、情报、档案进行统一的分类和检索，有利于开发更多的文献和信息资源，还能适当降低管理成本；对馆内业务人员进行培训，加强学术交流，培养一批精通图书、情报、档案处理技巧，熟悉信息检索技术，同时还具有一定的计算机知识的“一体化”管理人才，实现工作人员的最大化利用，降低管理成本；改进技术装备，协调计算机的开发与利用，实现校园信息网络的统一管理，充分利用网络平台。降低管理成本。
（二）高校图书档案情报一体化管理有利于资源共享
资源共享可以做到资源利用率的有效提高，减少闲置资源甚至浪费，还可以促进资源流通发展，提高流通率加速社会发展，是社会发展的必然趋势。信息资源共享是指图书馆在自愿、平等、互惠的基础上，通过建立图书馆与图书馆之间和图书馆与其他机构之间的各种合作、协作、相互协调关系，利用各种技术、方法和途径，开展共同提示、共同建设和共同利用信息资源，以最大限度地满足用户信息资源需求的全部活动。现如今无论哪个单独的图书馆、档案馆、情报所都无法完全满足用户的需求，而这一矛盾的唯一解决办法就是加强相互之间的协作，组织聚拢分散独立的信息资源，形成综合优势，发挥整体功能，全面实现资源共享。而在我们信息化的时代背景下，网络虚拟图书馆、虚拟情报所和虚拟档案馆同样适用，而且会应用地更好。计算机可代替人力实现更多更高技能的操作，实现知识信息存储与快速检索，满足更多用户的更多要求。图书、档案和情报一体化管理有利于全面实现资源共享，是历史发展的潮流也是必然趋势。
三、结语
由此可见，高校实现图书、情报、档案一体化管理是切实可行的，它对用户、高校甚至是整个社会的影响也是深远的。高校应积极主动探索与学习图书、情报、档案的一体化管理，探索制定统一的管理标准和方法，尝试并创造出极具特色的管理模式，降低高校自身发展成本，推动信息网络化社会的发展。
参考文献：
药品和其它企业的产品有所不同，药品的特性决定了药品的质量必须合格，药品质量直接关系到人的生命安全，因此药品的质量是其特性的根本所在。药品从研发流程、注册、批量生产一直到上市销售，都必须具备严格的程序以控制其质量。
药品生产企业从对药品进行研发开始，目的就是为了将其标准化、批量化带入市场，以满足患者治疗需求，同时收获一定的经济效益。而上述从药品雏形到销售，都是一个系统性的、紧密联系的过程，该过程就是药品的一体化。因此可知，药品生产企业中药物档案的设计以及研究档案的出现，都是以药品为中心进行的工作，研究档案和药物档案最终都是对药品的一个整体性反映，也属于一体化的完整工作流程。
药品从研发阶段开始，到注册、生产，最终进入市场销售，这一过程是新型药物诞生的完整过程。以此而言，与药品相关的资料和文件也会及时记录在案，并归类至档案中，该档案就成为了相对完整的、具有新意义的档案，也就是药品注册档案。药品的注册档案是药品生产企业的研发标准、生产技术等相关重要项目的综合体现，因此其重要性不言而喻，药品企业的管理者也应该对其进行高度的重视。
二、探索药品生产技术档案的新管理模式
我国颁布的《药品GMP认证检查指南》以及《药品生产质量规范》中，对药品企业的质量管理部门进行了硬性要求，即这些部门建立药品档案时应该以其种类为依据，能够随时调出药品的质量变化和种类审批流程，同时，安排专人对其进行管理。
通过了解，药品生产技术档案的内容有以下几点：第一，对药品进行介绍，例如药品名称、规格、配方、生产工艺和流程等方面；第二，申请和审批药品的相关文件，如注册药品的证书、药物使用标准、药物的不良反应和禁忌等相关内容；第三，生产质量标准以及药品主要原料和成品的质量标准。
上述质量档案是对多种药品档案的归纳。我国目前药品生产企业有如下问题：药品的科研、注册、质量等方面的档案管理没有明确的责任分工，且没有明确的管理标准和名称统计，档案之间互相重叠，对企业的档案管理带来了严重的负面影响，最后导致药品生产企业陷入了管理杂乱、无序的泥潭中。药品生产企业不同一般企业，比较特殊，如果希望促进其档案管理进一步完善，那么就必须将相关规定修订得更加切实，药品生产企业对于档案的一体化分类管理应该更加熟练，将药品的注册、科研、质量档案进行有机综合，最终形成独立运营的档案类别，通过不断完善和科学化的手段对档案进行管理，推动药品生产企业效益的稳步提升。
更重要的一点，是令药品具有源头的可追溯性。这也是GMP的基本要求。
三、建立完善的档案一体化管理模式
我国一直实行的是GMP药品认证管理制度，而该制度的不断实施，对我国药品生产企业带来了创新和变革。相关企业在发展潮流中，遵循药品档案统一管理的原则，及时建立档案管理部门，对所有药品档案进行一体化管理。该一体化档案的内容应该有以下几类：药品注册时所登记的信息、在批量生产时的所有记录、GMP检查和系统数据、药品不良反应测试结论、药效稳定性测试结果、药品质量文件等相关资料。
关键词：图书情报；档案；一体化管理；可行性
1994年我国正式迈进互联网时代，并正式得到西方发达国家的认可，从1994年发展至今，互联网已经融入到我们生活、工作的方方面面，当今人类已经离不开互联网。除了对人类的影响，互联网当传统信息载体更带来冲击性的影响。尤其是十提出互联网+的时代，给很多行业的发展带来巨大发化。利用互联网传播信息，其具有传播速度快，传播形式多样、传播内容丰富等优点，就当今时代而言，互联网改变了传统信息储存和传播的方式，利用互联网整合信息资源、实现信息资源的无空间无时间限制共享，已经成为的当今互联网乃至未来互联网的发展方向。在这样的背景下，图书情报档案资料作为信息资源的一种，如何利用互联网对其实现一体化管理成为当今研究的主要问题
1 图书、情报、档案工作中亟待解决的问题
1.1 文献资料的重复购置、计算机设备的重复配置等
单位各部门之间信息不贤ǎ各自为政，文献资料重复购置；网络化、信息化发展到今天，计算机成了日常工作的必备工具，用来处理加工图书、档案工作的软件、硬件设备出现重复配置。
1.2 人力资源浪费
计算机应用，大大提高了工作效率，对于资料的收集和加工提供了更加方便的条件。科研单位一般文献量和档案案卷量并不是特别大，图书、档案、情报每项工作都配备一套人马，着实是人力资源的浪费。
1.3 读者需求得不到满足
随着互联网的进一步发展，各类信息资源得到进一步共享和创新，人们对各类信息资源的需求也不断上升。在互联网时代，单一的信息服务方式已经不能满足人类需求，人们更希望能够接收到多元化、个性化、不限空间时间限制的信息资源服务，除此之外，更希望提供的信息资源具有新颖、完善、多样化、范围广等特点，人们期望在尽可能短的时间内获取更大价值的信息资源。
一方面，由于部分情报文献被个人占有，这些被个人占有的情报文献难以共享，普通群众难以获取这部分信息资源，如果想要借读，更需要通过复杂的审核程序，同时，由于馆藏地点的限制，这就增加了人们借读的难度，给读者带来不便。
另一方面，由于图书馆管理员对读者缺乏信息资源的全面认知，更缺乏对读者需求和检索的认知，在为读者提供信息资源时，往往不全面。此外，由于部分图书馆管理员缺乏对图书馆管理经验，在对图书进行分类中，没有按照不同类别进行分类，导致读者在寻找信息资源时无从下手，增加了读者搜索信息资源的难度。
1.4 馆舍的浪费
库房、查阅室、采编室等也存在重复设置的问题，有一些是可以合并使用的。单位的藏书、档案库存一般数量不会很大，当下各自为政，分属不同的管理部门，各自配备一套库房、查阅室以及复印室等，造成馆舍的巨大浪费，有些功能相叠的馆舍完全可以共用或合并，如查阅室、复印室甚至库房等都是可以共用的。
2 实现一体化管理的理论依据
长期以来，绝大多数单位都设有档案、图书、情报资料室，都是单位的基础工作，服务对象又都是同一用户，由于我国知识管理自成体系，处于分散管理体制，学术交流仅限于内部和自我调节导致这些工作始终都未得到壮大和发展。鉴于此，应当将档案、图书、情报等信息资源进行统一管理，建立相应的信息系统，借助互联网带来的优势，利用各种设备、技术管理这些档案、情报信息资料，以实现档案、情报等信息资源的共享。
2.1 图书、情报、档案具有同源性
熟知档案学、图书馆学、情报学三者是建立档案图书情报一体化的基础，这三者具有共同的特点，他们都属于文献型信息资源。如图书的手稿是档案，将档案文件汇总印刷后就成为图书。同时，档案和图书也可以转化为情报。总之，档案、图书、情报具有同源性特点。
2.2 档案图书情报在管理方法上具有相似点
图书和情报在工作内容上同属于对信息实现收集、加工、输出的过程，而档案和图书都旨在提出那个管理和利用。档案、图书、情报三者在工作方法上都有分类、边牧等方式，而在职能上都属于文献、信息的服务机构。总体而言，档案、图书、情报的本职职能以及工作性质、程序具有一致性。
2.3 服务对象一致性
面向的服务对象是本单位的科研技术人员，一体化管理方便读者查找利，节省读者的宝贵时间，有利于综合利用所有信息，从而提高了信息资源利用率。
2.4 三者的局限性决定了三者的互补关系
2.4.1 图书的局限性
图书虽然为人们提供多种信息知识，但其也具有缺点，主要体现在两个方面，第一方面是图书的真实性有待考究，和档案、情报相比，图书真实性比较差，因为它是对社会社会实践中得出的知识系统加工的结果，不能供人们查考史实。第二方面是图书信息的更新速度较慢。图书提供给人们的信息一般是经过系统化整理的，图书的整理过程经历了信息采集、编录、印刷、出版等过程，这一过程耗费的时间比较久，往往是图书完成了，但信息的有效性已经过期。因此，人们往往难以从图书中获取最新的信息资料。
2.4.2 情报的局限性
情报来源于人们实践活动中的第一手资料和档案提供的第二手信息，这也就意味着情报在收集的过程中会出现变化。此外，情报在传递过程中也会面临“三人成虎”的局面，导致情报信息失真。
2.4.3 档案的局限性
档案虽然是人们实践活动中的第一手资料，但和图书、情报相比，其依然具有局限性。第一，信息具有有效性，当档案存放长久，就失去了信息有效性。一般档案都有一个有效期限，当过了这个有效期限，就失去了价值。如某单位所保存的档案是针对某个问题进行讨论后得到的档案，当问题解决，这个档案就没有其价值。第二，档案具有内向性。由于大部分档案是单位内的文献资料，因而对外界具有一定的保密性。
图书、情报、档案三者都具有其局限性，但将三者结合后，这些局限性就得有互补解决，因而对图书、情报、档案实现一体化管理具有其现实价值。能够为人们提供完整的信息资料。
2.5 形成统一系统
贝塔朗菲定律中表示：整体属系统的属性的功能往往大于鼓励系统的功能。这一句话和众人拾柴火焰高具有相同的道理。将贝塔朗菲定律利用在图书、情报、档案管理中，将三者形成统一的系统，这个系统提供给人们的功能作用往往比单独系统的作用功能大，这里所阐述的意思，就是我们经常提及的1+1>2。
3 实现档案、图书、情报资料管理一体化的保障
想要实现档案、图书、情报的一体化管理，必须建立完善的管理系统。但在建立管理系统中，虽然档案、图书、情报具有诸多相似性，但毕竟它们各分门别类因而在建立管理系统中，还需要建立统一的管理机构。经过分析讨论，采用科W合理的指导方案实现对档案、图书、情报的统一管理。如建立联合目录，用统一的著录格式和编排，使文献部门充分挖掘资源潜力，实现资源互补，提高利用用率。
实现档案、图书、情报一体化管理离不开基础设施。在互联网飞速发展下，应当利用计算机，以计算机提供的通信系统为支柱，利用各种自动化管理设施（包括输出输入设施等），实现对档案、图书、情报的统一管理。
专业人才队伍的建立是实现图书、情报资料、档案管理一体化的条件。管理水平与管理人员的素质有着密切联系，只有具备了档案、图书等相关专业知识和熟练驾驭现代信息技术，并能协调资源的整合和管理的复合型人才，才能适应信息建设的需要。
4 加快图书、情报、档案一体化管理应用的对策
4.1 改变传统思维，统一思想认识
首先争取领导的支持，将图书、档案、情报三项工作合并到一个部门，行政上要统一管理。从具体业务人员角度上，要消除思想局限，在思想上要明确实现档案、图示、情报的统一化管理是时展需要，同时也是经济发展提出的要求。实现图书、情报、档案的一体化管理是当今迫切需要解决的问题。
4.2 制度统一的工作规范
在统一管理档案、图书、情报时，要从三者全局出发，制定统一的规范制度，既要实现对三者的统一管理，又要实现对三者的独立管理，加强三者的横向、纵向、交叉联系。只有根据档案、图书、情报三者的特点和联系建立起来的统一管理系统，才能实现一体化管理。在运作管理中，也才能实现三者的相互补充、相互协调、相互发展。
4.3 建立一体化信息服务平台
科学技术发展下的各项技术是保证档案、图书、情报实现一体化管理的基础，因此需要建立一个以软硬件设备为基础，以计算机提供的各项功能为核心的一体化信息服务平台，利用一切可以实现档案、图书、情报共享的物质条件，确保图书档案情报一体化信息服务平台能顺利运行。
图书档案情报一体化信息服务平台具有诸多优点，它实现了图书、档案、情报的互补联系，节约了文献的重复投入，使信息可以实现高效、高速的利用。
除了以上，建立图书档案情报一体化信息服务平台更避免传统管理方式中的重复操作，避免了人力、物力、财力的浪费，更可以促进图书、档案、情报管理向现代化发展。
4.4 加强队伍建设，培养通用型人才
图书、情报、档案一体化需要一支具有新型知识结构的通用型人才队伍。这一支通用型人才队伍除了要具有图书馆管理的相关理论知识，更要掌握先进的计算机水平，掌握档案、图书、情报的相关理论资料，只有这样的人才队伍，才能为图书档案情报一体化管理提供后盾支持。
总之，建立图书档案情报一体化管理系统是时代需要同时也是经济发展需求，建立图书档案情报一体化管理系统不仅使传统中的单独、分散管理得到统一优化管理，更节约了人力、物力、财力，使投入的各项资源都得到最大化利用。这对于经费和人力资源都比较匮乏的单位而言，具有十分重要的意义。
参考文献
[1] 段伟.图书情报档案一体化建设探析[J]，情报探索，2007（8）
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[3] 辛杨.图书、情报、档案一体管理[D].山东大学硕士学位论文：2012.5.20
关键词：图书情报档案； 网络环境； 一体化管理
中图分类号：G48 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2015）04-147-002
一、引言
信息化时代对于图书管理提出更高的要求，比如图书情报档案一体化管理就是在网络背景之下应运而生的产物；它不仅囊括了传统图书馆的功能，又充分结合网络的力量为用户提供较为集中的信息处理服务；极大地满足了高校的教学科研工作，丰富了用户体验，是信息化时代图书馆工作人员高效率工作的前提。图书情报档案一体化管理的一个重要特点就是实现了资源共享，为用户所提供的服务具有高度标准化，然而现在的图书馆在一体化管理上存在一些问题，本文就此展开具体的研究。
二、基于网络背景下图书情报档案一体化管理含义
“一体化”广泛应用于社会生活的各行各业，其含义就是将两种或者两种以上没有关联的个体紧密的结合在一起，从而使这些个体形成一定的协同效力，进而为社会提供更加齐全的服务。
而图书情报档案管理一体化的思想在上世纪八十年代就已经被学者提出，其具体的含义就是把图书、情报、档案各自的优势相结合在一起，形成一种互补性优势；再运用计算机通信技术构建完善的数据资源共享以及网络共建的系统，从而为用户提供丰富且一体化的数据资源服务。
三、基于网络背景下图书情报档案一体化管理的必要性与可行性
（一）图书情报档案一体化管理的必要性
1.三门学科融合的需要。图书馆学、情报学以及档案学从古至今并没有明显的界限，在历史上它们也经常出现分分合合的过程。因此这三个成员之间所具备的共同的性质，就使得图书情报一体化管理在信息时代的网络背景下成为可能。
2.教学科研、信息资源共享的需要。高校科研与教育活动随着信息化技术的发展变得越来越活跃，而科研教育活动的展开需要全方位以及多角度的信息数据。而目前高校的图书情报管理与档案管理是分而治之，难以互相渗透，难以为用户提供全方位的资料。
信息资源共享由于其巨大的作用而应用于各行各业，自然也包括网络背景之下的图书情报档案管理。信息资源共享的技术就是把图书、情报、档案的资源运用一定的技术使其紧密的结合在一起，进而为用户提供全方位的信息资源，满足用户的需求。
3.网络环境的需要。在以前，人们需要阅读，总是到图书馆去，并且使用的是纸质书籍；而现在，人们可以足不出户的感受到阅读的乐趣，而这一切都是由于数字图书馆的建立。数字图书馆不仅在形式上与传统图书馆有巨大的差别，而且其内容也囊括了所有图书馆、档案馆以及情报中心的各种资料，因而为人们提供与时俱进的服务的前提，必须是图书情报档案三者走向融合。
（二）图书情报档案一体化管理的可行性
1.同宗同源性的可行性。图书、情报、档案在现代信息管理这门专业之中分别作为不同的科目所存在，这也就从一个侧面反映了这三者之间的同宗同源性。一般来说，具有共同特性的事物才有可能形成一体化，而这三者之间恰恰有这种共性。比如一种资料，既可以称之为图书，也可以成为情报，也可以成为档案，这就使得这三者的一体化管理成为可能。
2.网络环境提供可行性。现代科学技术的发展，尤其是指信息技术，为图书情报档案一体化管理提供有利的保障。这种技术指的就是信息技术、通信技术、数据库技术等，这些技术通过信息基础设施以及国际互联网的对接，种种的网络通信信息技术，使得图书情报档案走向一体化成为可能。
3.思想观念的转变提供可行性。互联网技术的发展改变了人们传统的观念，取而代之的就是互联网信息资源共享观念。其中体现共享意识的重要表现就在于网络环境之下信息资源的流通与服务、文献数据的传递与交换、共享编目等网络共享方面，都形成了图书、情报、档案一体化管理所必须具备的网状信息链，这些技术也体现了人们的共享意识。
四、我国网络背景下图书情报档案实现一体化管理所存在的问题
（一）法律法规不健全
图书馆、情报中心以及档案局三者隶属于不同的管理部门，比如，图书馆隶属于文化部门以及教育部门；情报隶属于科技部门；而档案则隶属于档案局；图书、情报、档案三个成员各自为政，使这三者领导阶层对于实现一体化管理意见存在一定的分歧。
法律法规方面在国外图书馆一体化管理之中已经有了成功的经验，有很多国外图书馆在成立之初已经颁布了一体化管理的法律法规，在图书馆之后的管理中再对其予以完善。
（二）人才的匮乏
一般来说，构建一个完善的图书情报档案一体化管理系统，需要两种类型的人才：第一种就是熟悉图书、情报、档案管理工作特点的人才；第二种就是擅长系统构建、数据库与网络的构建维护、网络资源的共享等方面的计算机技术人才，同时第二种人才还需要兼备第一种人才所具备的图书情报档案一体化管理能力。但是，我国目前的发展现状是这两种人才都极度的短缺。
（三）网络技术标准不统一
由于我国的图书、情报、档案分属于不同的部门，各自为政现象突出，这就使得这三者在网络技术标准上存在不统一的现象。具体表现在数据资源的采集、汇编、导入、检索等方面的技术存在不标准的现象；而实现一体化的图书情报档案管理，必须要有统一的技术标准，才能够使系统正常运行、用户也能够快捷而又完整的搜索到数据信息，进而满足用户的信息需求。
（四）利益不均衡问题
我国学者对于图书、情报、档案这三个成员的利益平衡机制的研究还没有取得一定的成果。所谓利益平衡机制，就是根据图书馆、情报所以及档案馆的馆藏资源的多少来确定其所享有的权利；但是我国学者还没有研究出这三个成员的贡献与其享有的权利之间的平衡关系。
五、基于网络背景下图书情报档案一体化管理的措施
（一）健全相关法律法规
当前图书情报档案一体化管理需要的就是有关信息政策以及信息法律方面的立法；虽然有关这三者在法律之上有一些表现，就比如《电子出版物管理规定》，但是立法的不断完善才能满足信息时代的要求，比如在信息政策方面，应包括信息技术因素立法、信息市场因素立法等；在信息法律之上，包括信息市场立法、信息利益分配立法、知识产权保护立法等。
（二）提升从业人员自身水平
第一，在高校开设图书情报档案一体化管理的相关课程，在所开设的课程之中既包括图书情报档案一体化管理工作的核心内容，还包括相关的组织协调管理课程，更包括构建一体化管理所需的计算机人才；第二，对已经在图书、情报或者档案方面供职的人员，应对他们开展相关培训工作，并且开展相应的计算机操作以及系统开发维护的培训课程，从而使这些在职人员得以胜任网络环境之下图书档案管理的一体化操作。
（三）统一技术标准
目前我国的图书馆、情报中心以及档案馆分别属于不同的主管部门，这就使得图书馆、情报中心以及档案馆管理水平不一，且相关技术标准与要求也不统一。因此，在构建图书情报档案一体化建设管理之初，需要制定统一技术标准。技术标准的统一，使用户及时获取其需要的数据资源，也能够使图书情报档案一体化管理成为可能。比如三者必须使用统一的网络结点，使计算机可以在不同的局域网之上联网；同时，一体化的图书档案管理实现馆际互借以及资源共享，还需要使网络支持广域网集成管理。
（四）均衡利益
解决利益问题，最重要的就是需要完善现有的利益平衡机制。而完善利益平衡机制就需要结合三个机构的管理现状以及国外已经掌握的经验，比如国外一体化管理采用的是双轨运行机制，这种机制包含市场机制以及公益机制，即在构建一体化管理之初，需要与图书、情报以及档案三方签订协议，明确投入多少与收益成正比，从而激发三方机构的积极性；同时，如果三方机构之中的一方需要某类数据资源时，其他有条件的成员必须向其提供其所需要的数据资源，而在此过程之中所产生的费用由三方共同承担。由此，可以极大的减轻三方的利益矛盾，促进一体化的顺利开展。
六、结语
图书、情报以及档案三方机构形成一体化管理，是适应网络时代的需要，更由于有了信息技术的支持而具备极强可行性。不过由于我国探索图书情报档案管理还处于初级阶段，因而难免会出现一些问题，因此本文针对探索之中所出现的问题研究了一些改善措施，希望本文的一些观点具备一定的建设性，以便为用户提供更优质的数据资源服务。
参考文献：
[1]李群，刘维荣.图书、档案、情报一体化管理在欧美发展的新趋势[J]中国档案，2006（2）：66-67
关键词：医院；档案信息化；信息技术；人事档案
中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 16-0000-01
现在，医院的档案信息数量越来越多，档案信息的载体也逐渐走向了多样化，管理文档趋于一体化，利用档案信息则走向了网络化，在这种情况下，档案利用率越来越高，档案利用也越来越迫切，那么传统的档案管理理论、模式等已经无法适应时代的发展，所以，我们必须加快医院档案管理信息化的建设步伐。
一、医院档案管理信息化的内容及实现意义
（一）医院档案信息化的基本内容：（1）运用信息技术实现档案的规范化管理。在档案管理工作中，文书工作是基础，是否可以处理好文书工作，对档案的内在质量有着直接的影响。在新时代，我们每天都应该用电脑把当日的文件登记下来，在局域网里根据批次次序来传阅，同时还要设置传阅与催办时间。利用网络可以提高工作效率，并减轻档案管理工作人员的工作量。（2）利用信息技术规范患者病历档案管理。在电脑中输入各种手术的名称，通过计算机来进行查询分析，就可以把各种手术的综合情况列出来。然后再利用局域网传输到各个临床科室，这样就便于各个医务工作人员在工作中及时地查阅资料。另外，利用信息化技术处理加工后的病案信息，还可以帮助医务工作者对病例进行研究、总结并不断改进自己的工作。
（二）医院建立档案信息化的现实医院：（1）简化工作程序，改善纸质文档的处理方式。在医院里，医院的档案工作人员需要及时地把各种文件进行归档。过去，大部分文件都是纸质的，只能用人力手工的方式来整理档案，并进行记录，这就需要花费很大的精力与时间。现在通过信息化方式来处理档案，就能够解放大量的劳动力，同时提高工作效率。（2）整合信息资源，实现医与医之间的信息共享。档案信息化对于整合和共享档案信息资源有很大帮助。整合档案资源主要目的就是突出其系统性、有效性与共享性，从而使其使用范围得到进一步的扩大，这也是发展档案事业的趋势。相对于档案原件来讲，电子文件更加容易导航，能够使其应用范围与应用程度等都得到增强，从而实现档案信息资源共享。（3）提升管理水平，有助于保护医院里的信息档案资料。传统的档案管理大多数采用纸质的方式。而纸张会受到季节温度、湿度等的影响，还得预防虫鼠等破坏，这就增加了档案库房的工作难度。而通过信息化方式来管理档案，则能够使档案信息形象化、直观化，从而提高其运行效率，能够使档案检索与档案利用更加方便，同时还能够节省存储空间，使之更加安全。
二、当前医院在档案管理信息化建设中存在的问题
（一）档案管理格的局较为混乱，影响医院的工作的效率。我国的医疗部门在档案管理方面大多都采用的是多部门管理。在医院中，综合档案室是行政办公室的下属单位，通常只负责一些财务档案、科技档案以及文书档案等的管理。医疗文书档案和其余的检查影像档案等的管理是由其它的医务部门负责的。因为各个管理部门管理方式各不相同，也没有明确的管理职责，而档案管理工作又未能在考核中体现，这就导致出现了多头管理、政策各不相同的情况，从而难以实现标准化管理。
（二）档案软件系统开发较落后，影响信息化体系的建立。现在，我国在档案管理软件系统开发反面无论是速度还是水平都比较低，特别是医院档案管理软件。如今医院医疗档案的数量以及种类增长速度特别快，同时在信息需求方面也更加广泛，现有的信息软件已然不能适应时代需求，急需对档案管理软件进行升级和更新，增强其兼容性与可扩张性。
（三）档案人员的信息素养不高，难以满足现代档案管理需求。现在，大多数医院的档案管理人员的知识结构都过于单一，缺乏熟练的计算机网络应用技术以及专业的档案管理知识。档案管理人员在工作中缺乏主动性与创新性，不能积极主动地提供自身的专业素质，这是很难满足现代医疗档案管理的工作要求的。
三、进一步完善医院档案管理信息化水平的对策及建议
（一）重视信息化人才的培养，提高档案信息管理水平。目前我国医院的档案工作人员大多数都是兼职，他们缺乏专业的档案管理知识，这就严重地影响了档案管理工作走向现代化、信息化的步伐。因此，我们必须顺应时代的发展需求，加强业务培训工作，加快档案管理队伍的改革进程，尽快完成全员上岗培训。
（二）加大档案管理的基础设施，推动档案信息管理现代化。医院要加大投资力度，购置一些现代化的档案管理软件与硬件，实现网络化管理。在现代化管理中，计算机是不可或缺的工具。把医院中各种档案都存储在计算机中，在使用相关档案时就会特别方便，这样既省时省力，也可以节约财力物力，从而提高工作效率。
（三）施行档案标准化管理机制，保障档案管理信息化的实现。实现现代化档案管理，不但要配置现代化的设备，而且需要实现标准化的管理方式。在现代社会，医院档案标准化指的是在档案管理工作中，在内容上、分类上、编号上以及案卷目录等都要求符合标准化要求。医院的档案管理工作一定要做到有章可循、有法可依，每一个环节和步骤都必须清清楚楚、完整无缺，绝不可以出现档案遗漏或者错误。
四、结语
总之，我国的医疗事业要想获得可持续发展，首先医院档案管理方面必须实现现代化，这是医院走向现代化管理的发展需要。作为医疗档案管理工作人员，一定要认识到信息化在档案管理中的重要性，从而努力提高自己的业务素质，积极地学习并掌握现代化信息技术，熟练操作各种现代化设备，这样才能为医院的档案管理管理工作做出更大的贡献。
参考文献：
[1]鲁梅.浅议医院档案管理的信息化建设[J].中国实用医药，2011，12.
[2]胡桂周，刘瑾.探讨实现医院档案信息化建设的意义与作用[J].广东档案，2011，01.
一是档案管理理念滞后。虽然已经看到信息时代档案管理现代化的重要性和迫切性，但难以将理念的改变转变为实际的举动，“重藏轻用”、封闭狭隘的管理方法仍普遍存在，管理理念严重滞后。伴随着各种信息技术的广泛和充分利用，档案管理工作内容发生了巨大变化，呈现出许多不同于传统档案管理的新特点，如档案信息载体的多样化及档案信息的数字化等，对档案管理工作提出了更高的要求。
二是档案管理人员队伍建设缓慢，专业技术人员整体素质不高，直接影响档案管理现代化的实现。档案管理技术和手法落后，管理效率低。
2 推进档案管理现代化的对策分析
2.1 重视档案管理的现代化。从档案管理自身发展的角度来看，档案管理的现代化是我国档案事业当前及未来较长一段时间的必然趋势和实现档案事业持续健康发展的需求；从组织发展的角度来看，档案管理的现代化不仅大大拓宽了档案工作原有的服务领域，信息存储量得以大大提升，对全面有效把握国际国内变化情况，了解过去、现在及有效预测未来能够提供更为及时、全面、真实及准确的信息资料。同时，也更有助于档案信息的开发和综合利用，为组织的发展提供良好的信息支持。因此，在重新审视档案工作的同时，要提高对档案管理现代化建设的重视程度。
2.2 夯实档案管理基础性工作。档案管理现代化的集中表现为现代档案管理手段与工具的科学与广泛应用。但另一方面信息技术在档案管理中的高效率是基于标准、规范的档案管理的基础性工作，只有进一步夯实基础，实现档案工作的标准化和规范化运作，才能为先进管理技术的应用奠定良好的基础，从而真正地实现档案管理现代化。参照国家档案管理规定，结合组织内部实际情况，科学地制定、贯彻与修订、完善档案工作的各项标准，使档案工作有科学的统一标准和依据。进一步完善档案管理工作的一整套规范化和科学化的工作程序与方法的管理体系，保证档案管理工作的开展有据可依、有章可循。
2.3 档案管理理念的现代化。档案管理本身经历了从简单到复杂的过程，从其自身发展的规律来看，档案管理的现代化既是管理技术的现代化，更是管理理念的现代化及管理机制的现代化。因此，要准确定位档案管理的现代化建设目标，即以先进的管理理念、机制及技术为支持的管理环境，从而更能有效地发挥档案管理的经济效益与社会效益。
2.4 档案管理技术手段的现代化。档案管理的自动化建设已经取得了一定的成效，但要特别关注几个方面。一是，在档案管理中加大和提高对先进技术设备的使用力度，实现档案载体的新型化和现代化。如利用计算机技术进行辅助立卷，实现传统档案信息的搜集、处理、存储、和利用等各个环节的数字化操作。二是，档案管理的最终目的在于为相关人员提供信息服务，因此，在进一步完善档案目录数据库和内容数据库的同时，加大档案网络建设、MIS开发等档案基础平台的建设，并最终形成和实现档案信息共享的技术支撑平台，从而真正有效地提高档案信息服务与利用的社会化、网络化程度，方便档案服务对象对于信息咨询、检索查询和使用等，以更好发挥档案管理工作的实质效果。
2.5 档案管理人员的现代化。档案管理人员要积极承担起促进档案管理现代化工作的角色和责任，尤其是对于档案管理新技术、手段的认识与掌握，努力创新提高工作质量。从组织层面来看，要更加重视档案人员队伍的建设，包括建立健全激励机制；加大人才引进力度；加大培训投入，做好培训的整体规划等。
在当前信息技术不断更新换代，计算机网络应用不断渗透到人们日常生活的形势下，与时俱进，加强民政档案信息化建设，促进民政工作更好地服务群众，方便群众就具有十分重要的现实意义。具体来说，主要表现在以下几个方面：
（一）有利于提高民政档案管理效率
传统的以人工为主要工作方式的民政档案管理方式，耗费大量的人力、时间和场地对繁杂的民政档案信息进行收集整理、分类归档和储存保管，档案管理花费的周期场，工作流程繁杂，容易导致档案遗失或损坏等问题。建设现代民政档案信息化管理，运用现代信息技术和计算机网络技术对民政档案进行管理，能够更好地保管民政档案的原始资料，省却了大量的人力对档案的收集、分类、归档和保管工作，缩短了档案从收集到入库的周期，避免了对原始档案资料的人为损坏，同时也大大减少了民政档案存放占用较大空间的问题。同时，运用现代信息技术对民政档案进行归类，不仅比人工操作更为便捷，花费时间更少，同时也更为智能，方便了使用者对民政档案的检索和使用。
（二）提高了对民政档案的开发利用
民政档案管理的最终目的是为了充分利用档案，让档案为民政事业和群众服务。传统的民政档案管理偏重于对档案的收集、保管，由于技术原因，对民政档案的开发利用十分不便，造成了民政档案本身的效能无法发挥出来，不能更好地为民政事业服务。信息化的民政档案管理方式，彻底改变了传统民政档案重保管，轻利用的弊端，用户运用现代信息技术，就可以随时随地对档案进行检索和查阅，突破了时间和空间的限制，大大提高了民政答案的利用效率。
（三）提高了民政档案传播的时效性
利用信息技术对民政档案进行管理，可以大大缩短使用者从提出档案查阅需求到检索查阅档案之间花费的时间，民政部门通过运用现代的信息传播技术，建立网站，通过移动互联网技术，运用各种新型的信息传播媒介，可以进一步扩大民政档案信息的宣传途径，能够及时更新、补充、维护民政档案信息，确保民政档案信息的真实性、可靠性和权威性。
二、提高民政档案信息化管理的要点
（一）完善民政档案信息化管理制度
信息技术为档案管理带来便利的同时，也要防范由此造成的档案信息泄露等问题。为确保民政档案管理工作的保密性和安全性，应当加强对档案信息化管理的制度建设，包括管理的标准、安全保密制度和信息技术规范等，防止民政档案信息泄露，或者被别有用心的人使用。
（二）提高对民政档案特色化服务能力
民政档案信息化建设的实际，是为档案信息资源的宣传、开发、利用提供平台和渠道。民政部门应当针对社会需求的热点，开展民政档案定制等特色化服务，优化民政档案管理。
（三）提高民政档案管理者技能水平
一方面，积极引入档案管理专业的高素质人才，提高现代档案管理的人才技能水平；另一方面，加强对档案管理人员的信息化管理水平，通过组织工作人员参加各种培训、职业道德教育等，培养其信息化管理能力，提高保密意识，促进其专业技能水平的不断提高。
三、结语
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