时间：2023-06-08 15:16:01
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做好教育系统干部人事档案的收集与管理工作，能够更好的发挥出档案的作用。对于教育系统干部人事档案工作而言，在收集、整理、分类和保管材料信息时，要坚持科学的原则与方法，确保为组织人事工作提供更好的服务。随着我国教育事业的发展，教育系统档案管理规模逐步扩大，现阶段档案管理方式已经无法满足工作需要，应积极探索更有效的档案管理方法，这在实现教育系统干部人事管理水平上意义重大。
一、加强教育系统干部人事档案管理的重要性
（一）提供可靠的决策依据。在教育系统管理中，干部人事档案有着导向与联接作用。干部人事档案作为教育系统档案中的一部分，是教育系统干部管理资料的重点内容，能够为教育系统干部人事制度改革、干部教师队伍建设等提供参考资料，并让上级部门在制定对教育系统干部人事工作决策时，有一个可靠的依据与材料。
（二）准确记录教师情况。教育系统干部人事资料中对每位教师的个人简历、专业结构、技术考核、进修情况、教学评估和科研授奖等情况进行记录。能够将每位教师工作业绩、学术水平和业务能力等情况全面、真实和完整的反映出来。
（三）提高对教师的管理水平。做好教育系统干部人事档案工作，能够促进对教师管理水平的提升。培养更多符合我国经济建设需求的人才是教育系统的主要目标，教育系统教学改革涉及的范围和内容很大。从整体上看，教师作为教学中的主导因素，其素质与水平关系到实际教学质量，甚至直接影响了人才培养的质量。因此，教育系统干部人事档案在教师队伍的建设与管理中作用巨大。
（四）约束广大教职工行为。在教育系统干部人事档案管理中，准确记载了每位干部的社会关系、历史表现和现实表现，在单位组织人事部门存放保管这些材料，能够让全体教职工对组织人事部门产生强烈的信任感与归属感，让广大教职工受到一种无形力量的约束，让他们为教育系统稳定和谐发展作出更大的贡献，这样能够保证教育系统各项管理工作正在开展。
二、教育系统干部人事档案管理中存在的不足
（一）档案意识薄弱。从现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，档案意识普遍不强，在很大程度上忽视了干部人事档案管理工作。并且很少投入足够的财力、人力和物力，导致在干部档案管理中专职档案人员配备不足，培养力度不够。
（二）队伍专业化程度低。目前，教育系统干部人事档案管理队伍老龄化问题严重，专业的档案管理人员很少，缺少必要的配备。并且现有档案管理人员理论知识不够，基本技能不扎实，不能形成一支综合素质较高的专业档案管理人才队伍，这不利于教育系统干部人事档案管理工作的发展。
（三）管理方式陈旧。在教育系统干部人事档案管理中，至今仍然采用以手工为主的管理方式，在提供与利用档案时，主要为纸质的实体档案，工作效率不高，不利于档案的查找、借阅，服务方式落后。此外，还普遍存在着重管理、轻利用的情况，导致档案在组织、人事和档案管理人员中封闭运行。虽然一些地方运用了计算机，但也只是简单制作了档案索引工具和档案目录数据库，干部人事档案信息化程度不高。近年来计算机网络技术发展很快，必须要对干部人事档案管理方式作出改变，提升档案利用率，这是社会发展的必然要求。
（四）档案收集不及时。在教育系统中，干部人事档案管理制度不够完善，未能明确具体的岗位职责，制定的规章制度不够科学和系统，管理制度十分落后。此外，干部人事档案收集途径很少，档案管理人员缺乏主动收集材料的意识，导致没有较好的对干部简历材料、个人科研学术水平材料等进行收集归档。
（五）档案整理不到位。对干部人事档案而言，很多时候鉴别审查不到位，造成大量档案材料失真，档案真实性不高。在发现档案材料缺失后，没有及时进行补全，对档案的完整性带来了损害。这些问题的存在，主要是没有贯彻落实干部人事档案管理制度，缺少相应的岗位责任制。
三、提升教育系统干部人事档案管理质量的措施
（一）加大档案管理人才培养。随着计算机网络技术的普及，对教育系统干部人事档案提出了更高的要求，档案管理人员素质的高低，直接关系着档案管理工作的质量。所以，作为干部人事档案管理人员，要实事求是，加强学习，积累更多专业知识，努力提升自身综合能力，满足现阶段干部人事档案管理工作的要求。此外，档案管理人员还要加强计算机网络知识的学习，掌握更多现代化技术，让自己成为复合型人才，以此实现档案管理水平的提高。
（二）完善档案管理责任制度。要抓好材料入口关，建立健全的干部人事档案收集工作的协调机制，建立完善的相关部门工作联系制度和情况通报制度，让档案材料更加准确、真实和规范。要加大对重点环节的制度执行力度，把好档案审核、传递和利用等重点环节，对于发现的问题要及时采取解决措施，让干部人事档案材料更加准确和真实。因此，通过完善档案管理职责制度，才能确保档案管理工作取得实效。
（三）建立竞争上岗制度。由现阶段教育系统干部人事档案管理情况来看，很多档案管理人员缺少了足够的档案专业知识，年龄普遍偏大，并且一些档案管理人员文化水平很低，这些都是需要解决的问题。因此，要加大对这些档案管理人员的教育培养，并选拔一批年轻的专业档案管理人才，要将思想觉悟高、业务能力强的档案管理人才充实到教育系统干部人事档案管理队伍中。只有这样，才能为教育系统干部人事档案管理工作奠定人才基础。
（四）建立干部人事档案网上审批制度。根据干部人事档案的管理权限和查询内容，由组织或人事等管理部门对干部人事档案实行网上审批，避免浪费人力、物力和财力，实现网上办公。并加大对计算机网络技术的运用，建立干部人事档案信息数据库，在信息库中录入教职工的工作履历、学历学位、职称、奖惩、专业、学术水平和研究方向等内容，实现个人基本信息的网上查询与微机检索，这样能够为教育系统干部人事工作提供更加高效的服务，实现干部人事档案管理质量的提升。
（五）建立经费投入制度。在教育系统干部人事档案管理中，需要有足够的资金作为保障，这是开展档案管理工作的前提。因此，要重视干部人事档案管理工作，争取投入更多的资金，让干部人事档案管理工作有足够的基础建设和人员培训经费，以此推动干部人事档案的信息化和现代化建设。同时，还要改善干部人事档案工作环境，购置计算机、温湿度器等现代化技术设备，并建立微机档案管理系统，利用计算机实现对档案信息的存储、传递和检索。
四、结语
总之，干部人事档案管理工作有着极强的技术性和专业性，因此需要进一步完善，加强创新，改变原有的思路与模式，形成一套新的档案思想与观念，只有这样，才能促进档案事业发展，才能为教育系统各项工作和组织人事提供更好的服务，并不断推动教育系统干部人事档案管理工作迈上新的台阶。
参考文献：
[1]贾雪燕.关于如何提升人事档案管理功能的分析[J].黑龙江史志，2014（03）:126~127.
[2]杨宇.浅谈人事档案管理服务效能提升的有效措施[J].黑龙江档案，2013（01）:102.
关键词：人事档案；信息化；创新
一、干部人事档案信息化的基础：充分认识人事档案的重要性
现有档案对于个人经历的记录内容，主要局限于在学校或单位的表现和政治评价，对反映人才的能力、特长等内容，特别是涉及养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容是非常贫乏的。过去很长一段时期以来，人事档案是组织部门考察了解干部的工具，可在新时期，人事档案不足以成为用人单位选拔和使用人才的依据，因此在人们心目中的概念和地位都产生了巨大变化，不再那么神秘与高贵，还原为存档人的个人履历和表现的历史记录。因为，当今社会是日渐注重个人能力的社会，人事档案的作用正在弱化，但档案在某些事务上仍具有重要的作用。如办理社会保险、失业保险等，无论是在原单位供职的人还是辞职者，在交纳养老保险和退休后保险金发放时，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都是主要依据。再有职称评定，婚育证明，转正定级，政审等有关证明时，都需要人事档案。尽管档案的功能正在淡化，但可以肯定的是，档案制度不会取消，因此，档案观念也决不能弱化。
二、干部人事档案信息化的原则：揭去神秘面纱，适度透明与开放
现有的人事档案管理制度存在严重的信息不对称：个人人事档案对本人保密。不管这种做法存在怎样的历史原因，都带有强烈的““色彩，与现代管理的“以民为本”的施政方针有很大的出入，也是造成现有的人事档案管理制度的社会效用不足的根本原因。因此，在新时期中，将干部人事档案信息化，就显得尤为急迫。将现有的人事档案管理制度合理改革，揭去神秘面纱，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能使现有制度的即得利益者在公共平台上实现共赢。
三、干部人事档案信息化的方向：模式创新
（一）由宏观指导向微观信息化指导转变
通过多次调研与主座谈，找出共性问题，协同多年人事干部和信息建设的具体实操人员召开会议，要区别不同情况，找出共性问题，确定干部人事档案电子数据库的各种分支结构。然后从上到下，集中培训进行干部人事档案信息化业务指导，培训电子数据库的统计搜索，统一信息化的档案行为。借助外力，紧紧抓住行业主管部门，充分发挥主管部门对其下属单位开展指导的职能。
（二）由传统指导向现代化指导转变
信息时代就需要信息化的指导。上级人事主管部门有责任对下级人事部门进行干部人事档案信息化的业务指导。要打破传统的手工作坊式指导，利用现代技术手段进行电子数据库指导，如PPT、电子邮件、网页更新、网页通知、电话会议、网络互动等等。
（三）变普遍指导为重点指导
抓住干部人事档案信息化典型，带动全局，开展人事档案目标管理和等级认定单位，树立先进。针对各地的不同情况，有侧重点地进行指导；还可以采取定期举办业务培训班，研讨班，检查评比，督办，制发业务性文件，汇编资料等多种途径进行指导。
四、干部人事档案信息化的命脉：加强操作，继续开拓创新领域
（一）实现人事档案的网络化管理
要将人事档案管理的重心从实体管理转移到网络信息化管理上，充分利用计算机建立不同类型的人事档案数据库，建立一个以干部人事档案信息为基础的干部人事电子信息系统。这个系统的初步要求是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机处理，网络化管理。实现计算机对人事档案的完整，准确和动态，立体管理，通过网络全面服务于民生。
（二）加强业务人员的实操培训
培训干部人事档案工作人员，持证上岗，考取国家承认的人力资源师，能处理建库，信息安全管理等方面的技术障碍，能很快的掌握先进的干部人事档案信息安全保障技术（包括数字签名，CA认证，防火墙）设备合理安全的访问权限，防止干部人事档案信息的破坏，失密和盗窃。同时还要求从业人员熟悉各种办公软件，会使用经过OFFICE处理过的人事档案。有些特殊的人事档案都是通过特定的软件或仪器利用电子信息处理技术来完成保存、分类和使用的。如PPT、BMP等，这就要求干部人事档案实操人员不仅能熟练掌握关于收集、文件整理、分类、鉴定、保管外，还要掌握运行和操作人事档案管理软件的功能。利用强大的图文处理功能，扫描人事照片设备的批量信息输入功能，多媒体技术的音像视听功能等。
（三）继续开拓人事档案的开发利用
关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用
Abstract:HigherCollegesofthecadreandpersonnelrecordsmanagementandutilizationofsomeproblems,theauthorofthearticletowork,andtoexploreanumberofpracticesandrecommendations.
Keywords:highervocationalcolleges;ofthecadreandpersonnelfiles;managementanduseof
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络（下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。
【参考文献】
[1]周永娟，马跃.合并升格院校人事档案管理工作存在的问题及解决途径[J].黑龙江档案．
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[3]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[J].浙江档案，2004，（1）．
[4]陈蓉，罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2006，（1）．
什么是人事干部素质
（一）率先垂范，给人以榜样。做组织人事工作的同志在各个方面都应以身作则，率先垂范。要求别人做到的，自己首先做到，禁止别人做的，自己首先坚决不做；
（二）关心同志，给人以亲切感。一是在政治上关心同志；二是在工作上支持同志；三是在生活上照顾同志，做到以诚相待，平易近人；四是在困难上帮助同志；
（三）业务熟练，给人以精灵感。组织人事工作部门工作杂、矛盾多、任务重、时间紧、难度大、要求高、政策性强，要求从事组织人事工作的同志要刻苦学习，做到熟悉业务，了解情况，掌握政策；
（四）办事公道，给人以正义感。组织人事工作涉及到人们的切身利益，要求人事干部无论大事、小事，都应该坚持原则，秉公办事，不徇私情；
（五）善于创新，给人以进取感。随着时展变化的，总会有与现时不相适应的东西，这就要求组织人事干部要以时俱进，研究分析新情况、新矛盾、解决新问题、总结新经验，适应新时代的发展；
（六）踏实工作，给人以敬业感。要树立安心本职工作、热爱本职工作的思想，不为名利所困惑，愿做“无名英雄”，树立人事干部工作无小事的意识，力争在本职工作岗位上建功立业。
提高人事干部素质的必要性
从事本职工作多年来，经过长期与同行的交流和观察到的现象，人事干部素质的提高是必要的，从上级的重视程度到人事干部本身的工作水平和质量、选用人事干部等方面都是不规范的，比如：
（一）各级人事干部管理机构重视的程度还不够。除了一些干部人事档案管理上等级的单位以外，其它单位的干部人事档案管理部门大多都是兼职人员，有的还是出于工作照顾对象，有的甚至还不是党员；责任性、知识性、专业性都存在着不少问题；
(二)岗位专业知识技术培训还不到位。有的没有经专门业务培训就上岗，业务不熟悉，尤其新参加工作的人事干部, 不但不是该专业毕业,也没有经专门的业务培训,只好跟着边做边学；
（三）有的单位没有严格按章办事，出现新参加工作的毕业生档案下落不明；随意办理传递干部人事档案，甚至造成有的毕业生档案自己存放现象；
（四）没有规范的干部人事档案审查纠错机制，有的干部人事档案没经严格检查核对就发出去。不但纸张不规范，填写表格随便用纸、用笔、语言不当。就材料不全也没有及时追补续整,造成不必要的后续追补工作等等；
（五）各职能部门工作配合也不够好。在干部人事档案的利用过程中，各职能部门配合不密切，有的部门工作人员办事教条主义，各有自己的做法，部门整理档案的口径和标准不一致，给干部人事档案的规范化管理频设障碍。
提高人事干部素质和干部人事档案管理水平
就干部人事档案工作目前普遍存在的各式各样的问题，提高人事干部素质是十分必要的手段。人事干部素质的好坏，直接影响干部人事档案管理工作的管理水平。相反，干部人事档案管理工作人员管理水平也恰恰体现人事干部的素质，两者是有着密切联系的，也是相互作用的。人事干部素质的提高，是干部人事档案管理工作水平好坏的决定因素，是干部人事档案管理的质量保证，因此，在具备组织人事干部素质的同时，还要注意以下要素：
（一）领导重视是关键，各级领导应把人事干部素质提高作为政绩的量化条件之一。也就是要求人事干部达到怎么样层次的政治教育和文化学习，必须具备怎么样的文化程度和政治水准，真正使人事干部组织是一个让干部群众放心的可依赖的部门；
(二)干部人事档案管理工作人员必须有较强的责任心和事业心，要有严谨的工作态度和工作作风；正确树立人生观、价值观；牢固树立“工作就是服务”的信念，明确服务方向，端正服务态度和职业道德，这是每个档案管理工作人员必须具备的基本素质；
(三)加强专业技术知识的培训，不但要提高组织人事干部的政治素养和文化水平，还要注重提高专业技术水平，人事干部素质是多方面的，干部人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理工作人员的素质和知识水平，必须真正熟悉、掌握档案管理工作的各个环节和基本要求；
（四）强化对新技术的应用程度，充分利用电子技术实行从“纸质管理”转变为“电子信息”的升级，实现计算机数据库软件更准确更快捷的方式，不断挖掘档案中丰富的资源为干部队伍建设服务，为单位管理和发展提供科学数据；
结束语
一、干部人事档案的重要作用
干部人事档案是记述和反映干部个人经历、德才表现、工作业绩、奖励与处分等记录干部个人的原始材料和历史证件，他真实地记述着档案人的成长“轨迹”，是直观地、历史的考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。人事档案的管理是人力资源管理的重要组成部分，特别是在经济社会高速发展，人员流动日超频繁的当下，干部人事档案为干部人事工作提供着可靠的依据，为人才资源的合理使用提供信息参考，在干部人事工作中发挥着重要作用。
（一）在干部管理上的历史作用
干部人事档案是档案人本来面貌的客观反映，在实际工作中经常会碰到年龄、工龄和学历等涉及到个人待遇方面的问题，这时就可以充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，及时准确地提供有价值的信息，为正确解决问题提供依据。
（二）在干部选用上的基础作用
随着干部选拔任用、监督管理的日益严格，档案管理部门要及时提供干部的真实信息，为实施干部竞争上岗、公开选拔干部提供好重要的决策参考依据，为全面掌握干部队伍和人才队伍的整体状况提供第一手的资料。
（三）在人力资源开发上的促进作用
现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，可以使各类人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才的作用，促进人力资源合理配置，因事择人、用人以治事。
二、干部人事档案工作中存在的问题
（一）材料收集不便，管理不够完善
由于一些单位机构改革，管理体制发生变化，部分人员变动工作岗位，档案没有及时转递，干部档案材料收集整理归档不及时，造成了档案材料缺损。有的管档人员业务不熟，档案管理制度执行差，缺乏专业知识培训，对档案的重要性、管档要求、材料的收集、整理、归档等业务不了解，在接、转、调出、转入、工资、退休时需要档案时不严格履行手续按规定办事。甚至为了各自方便，档案本人自己提，造成在接转档案时不密封，借出手续不完善，让个别人钻了空子，抽取个人档案材料造假、销毁、涂改等，为自己谋利，严重影响了档案的真实性。
（二）档案材料立卷不够规范，案卷质量不高
真实性是干部人事档案最基本的要求，但目前档案材料内容上填写前后不一，“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，造成个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。根本的原因就是干部人事档案对个人的切身利益极为重要，如选拔干部、评定职称、退休等等，因而使个人因功利方面的因素而有意造假。其次，档案的用纸规格不一，虽然规定档案材料要统一使用16开规格办公用纸，但现选择公文材料大部分是A4纸，给立卷归档工作带来了麻烦。再次，档案材料的归类不准确，目录书写不正确。有的归档材料未编页码或页码与目录不相符，有的不该归档的材料归了档，零散材料没有及时归档，这些都直接影响了案卷的质量。
（三）硬件设施解决落实差
对干部档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室；有的单位档案多，档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，档案夹都被虫蛀多处小孔，严重影响了档案的美观、整洁、完整；有的管档单位甚至必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。在使用上，技术手段落后，运行效率低，一些先进手段无法采用，还要靠手工操作，费时、费力、效率低，这些都与新时期档案管理的现代化、信息化、科学化管理不相适应。
三、加强干部人事档案工作的对策
（一）加强材料收集、管理工作，重树干部人事档案的真实性
干部人事档案内容的真实性关系到干部人事档案的使用价值，关系到每个干部的切身利益。要围绕干部档案的利用价值，在收集干部基本情况的基础上，对缺少的材料要做到口勤、手勤、脚勤，把档案管理工作变被动为主动，加强联系沟通，及时追补和不断补充新的材料。档案人员要本着对组织负责，对个人负责的原则，严把干部人事档案材料归档前的审核鉴定关，做到不经审查的材料不归档，内容不实的材料不归档，手续不全的材料不归档，填写不规范的材料不归档，国家不承认的不归档，确保干部人事档案材料的真实性和实用性。
（二）加强档案材料的收集力度，使干部人事档案内容更全面
大量收集反映个人业绩、素质和综合能力等方面的材料，建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员提出归档的内容和时限要求。在接收、补充、整理档案时，发现缺少材料应及时向有关部门索要，对普遍性、阶段性工作中形成的材料如普调工资等材料，档案人员应主动与部门联系，及时收集归档。使收集整理工作做到经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料的完整性。
（三）加强队伍建设，强化档案意识，提高人员素质
【关键词】信息化手段；强化；档案管理；设想
一、现状分析
目前，公司干部职工（不含中层以上干部）档案计3290卷，其中干部人事档案971卷。在职职工档案1886卷，离退休干部档案913卷，辞世干部档案419卷。公司设兼职人事档案管理员1名，负责干部人事档案材料的收集、鉴别、归档、整理、入库、排架、转递、提供利用以及档案的保管保护。长期以来，干部人事档案管理基本上是属于传统的、封闭的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，档案工作长期处于繁杂、冗长的拆、装、查、找的状况，尚未充分发挥先进的现代代技术手段，传统的管理模式使干部人事档案管理工作落后于时展的需要，既不利于档案的保管利用，又影响工作效率。在档案内容上，受传统的人事档案内容的影响，还有人认为人事档案主要是记载个人思想政治及隐私方面内容的档案，仅供组织考察了解时所用。部分档案中反映干部基本情况的履历、考核、学历等1O项材料有空缺，尤其是一些表彰和处分材料散失较多。对职工业务能力、专业特长及科研的成果、论文论著、获奖情况、工作业绩等材料记载得较少。在管理手段上，公司使用的档案管理软件尚停留于单一的、浅层的、初级的状态和水平，对档案的编辑、查找、检索还一直采取手工形式进行，没有利用计算机技术来实现文档一体化管理，更谈不上对档案的数字化加工和档案信息利用的网络化管理，致使人事档案在使用过程中不能以最快的速度、最简捷方式查找相关人的资料，极大了影响工作效率。
二、外部形势分析
据了解，市场上已经出现数字化干部人事档案管理相关产品，并且多省市组织部及档案管理单位已经实现了干部人事档案的数字化管理。（包括：山东省委组织部、潍坊市委组织部、济宁市委组织部、滨州市委组织部、淄博市委组织部、东营市委组织部、泰安市委组织部、临沂市委组织部、日照市委组织部、上述各市地县区委组织部、内蒙古区委组织部、辽宁省委组织部、黑龙江省委组织部、辽源市委组织部、鞍山市委组织部、大庆市委组织部、商丘市委组织部、北京怀柔组织部、承德市委组织部、辽宁省近200家省直管档单位、鞍山公安局、鞍山师范学院、潍坊市教育局、潍坊学院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建设局等单位）。
无锡高新技术开发区自1992年经国务院批准设立高新区启动开发建设，经过1995、2002、2005年三次区划调整，发展到现在辐射面积达到220平方公里，现管辖六个街道和无锡（太湖）国际科技园、无锡空港产业园、无锡新加坡工业园、无锡出口加工区、吴文化博览园、工业博览园等功能园区。
一、街道现有干部人事档案管理基本现状
新区现有六个街道， 由于高新区体制的创新，新区干部人事档案管理工作在体制上与其他地区相比有一定的差异：新区组织部除负本文由收集整理责管理区管干部人事档案外，具体还要负责六个街道、法院、检察院及全区大、中小学校和幼儿园、街道社区卫生服务中心共36个独立管档单位的日常性业务指导工作。
目前六个街道所管理的干部人事档案主要有三大类型：第一类是公务员和事业身份的干部和工作人员；第二类是街道管理干部企业身份人员；第三类是党员档案。通过近几年的不懈努力，做到组织领导到位，责任落实到位，业务指导到位，先后通过干部人事档案目标管理二级审核检查标准，并全部使用了省委组织部版的系统软件。
二、当前干部档案管理中存在的问题
通过调研，我们了解到街道档案管理存在的问题和基层管档人员的想法，也欣喜地感受到大多数单位领导已经认识到干部人事档案在实际工作中的重要性，理解管档人员平时工作的琐碎、繁重和艰辛，从而配备综合素质高、具有奉献精神的同志，并注意保证人员的相对稳定性。做到基础扎实长效管理，保证为干部管理提供良好的信息依据。随着干部人事制度改革的不断深化，干部人事档案面临着许多新情况、新问题。
1.档案管理的动态性与管档人员的不稳定性不相适应。档案管理人员工作强度大，业务专业性强，待遇却较差，造成人员变化大，没有连续性。干部人事档案工作是一项保密性强，既不引人注目、又默默无闻的工作，工作忙忙碌碌但一时难以出成绩。街道的干部人事档案管理工作基本上都是由组织人事部门的工作人员兼管，没有配备管档人员，而兼职人员忙于本单位事务，没有精力动态收集新产生的干部资料，再加上人员变动频繁，形成日积月累的各种问题，影响了干部档案管理的质量。
2.档案管理范围与新的用人机制不相吻合。近年来大学生“村官”大量招聘充实到街道，但按照市人才中心的有关规定，档案尚未纳入街道组织部门管理，由当地人才市场代管，给日常管理和查档了解个人信息带来不便。
3.干部档案整理与新形势发展和要求不相适应。如纸张大小的处理（现在新的学历、培训材料都是顶天立地的a4纸张）。事业单位改革全员合同每年签定的材料、审计材料归档、工资调整材料的收集等面广量大。干部工作业绩情况、干部个人收入申报、涉及领导干部个人重大经济问题审计等重大事项报告的材料尚显不足。
4.普通党员档案管理面广量大利用率不高。街管干部档案还没有规范建立。基层干部、普通党员档案只收集简单的入党信息，个人全面情况如劳动、工资等信息由劳动部门存档，利用率不高。
三、近年来创新干部人事档案管理工作的主要做法
1.抓组织领导，全区干部档案工作重视程度显著提升。为保证干部档案的动态和长效管理，组织部领导高度重视，部长过问干部人事档案管理工作，定期听取工作汇报，分管副部长亲自抓档案管理，亲力亲为帮助解决实际问题，并配备了专职人员从事档案工作。通过加大宣传力度，要求街道明确党委副书记分管，专人负责，切实将干部人事档案工作作为干部管理的重要一环。一是将档案工作纳入年度计划和考核指标体系。2009年开始把档案管理内容纳入街道年度工作计划，每年制定考核指标加入区全年文明建设考核指标体系中，年未按照目标进行考评，考核结果与街道全年目标任务的完成和收入效益挂钩。二是建立年会通报制度，每年年初召开由各街道、相关单位具体负责干部档案管理人员参加的工作年会。通报各单位上年度干部人事档案工作的具体完成情况，研讨干部档案工作中存在的突出问题和新形势下做好干部人事档案工作的新途径、新方法，安排
部署当年干部档案主要工作任务。建立健全制度，完善规范措施，高标准严要求，并确保落到实处，不断提高全区干部档案管理的质量。
2.抓目标管理，全区干部档案达标比例显著提升。目标管理的最终目的是为了规范档案管理的质量。大力推进干部人事档案目标管理的达标率，前几年由于区划调整和学校资源整合，全区这项指标的完成率只有38%。为促进全区目标管理考核工作的顺利完成，采取了抓试点以点带面、抓重点加强业务培训、抓弱点强化整体推进的方法，通过三年的不懈努力，做到组织领导到位，责任落实到位，业务指导到位。组织部档案室率先通过一级复查，街道全部达到二级以上目标，全区所有管档单位达标率已达100%，提升了新区干部人事档案目标管理的层次和水平。
3.抓信息建设，全区干部信息化管理比例显著提升。大力推广使用省委组织部新版干部档案管理系统软件 。一方面组织部档案室集中精力对所管的干部档案全部进行了信息化录入，基本实现了纸质档案电子化二套同步与更新。另一方面主动为基层提供业务指导和服务，力推街道全部使用省委组织部新版的干部档案管理系统软件，为机关和街道干部交流工作对接提供了便捷服务，提升了全区干部档案管理信息化建设水平。
4.抓制度建设，全区干部档案管理的质量显著提升。为确保干部档案的真实准确，有效地为干部工作服务，狠抓制度建设和落实，先后起草下发了关于《干部档案查借阅领导审批制度》、《关于规范干部人事档案转递制度的通知》、《关于进一步规范干部人事档案目标管理》等八份规范性文件。健全的制度，更注重实际工作中贯彻落实，严格执行干部档案信息查阅领导审批制。做好干部档案材料的动态收集管理。干部任免调动后的干部人事档案转递工作，进行调档归口管理。做到档案管理与干部管理权限统一。
一、现代人力资源管理的概述
1、现代人力资源管理的内容
现代人力资源管理的内容已经不是像传统人力资源管理的内容一样，只包括职务晋升、岗位变动或者招聘任用、奖励惩罚情况，现代人力资源管理更加以人为本，将人看成一种资源，力求达到人力资源的优化配置，因此，现代人力资源管理的范围更加拓展。现代人力资源不仅包括传统人力资源管理的行政事物管理，还包括战略性的管理，根据部门需要的不同，从全局出发，统一制定和规划人力资源的配置。
2、代人力资源管理的特点
现代人力资源管理与传统人力资源管理相比，有着自身鲜明的特点，主要有以下几个方面：
第一，现代人力资源管理理念更加人性化。传统人力资源管理仅仅把人当做一种工具，而现代人力资源管理把人看做资源，在管理过程中体现了对人的尊重和信任，发现了每个人不同的优势和特长，根据每个人不同的特点安排工作岗位。
第二，现代人力资源管理方式更加科学。传统人力资源管理往往采用的是对工作人员进行物质奖励或者制度上的要求以达到管理目的。而现代人力资源管理更加注重利用心理学、管理学和信息学的知识对工作人员进行情感上的教育和熏陶，管理方式更加科学、有效。
第三，现代人力资源管理技术更加先进。随着信息时代的发展，现代人力资源管理借助了大量的网络技术和信息技术对人力资源档案进行管理，使档案的管理更加高效。
二、干部人事档案管理工作对现代人力资源管理的意义
1、有利于人力资源管理部门及时发现和培养人才
在干部的人事档案中记录着他们的工作经历、思想面貌、政治素养、道德品质、工作表现和取得成绩等内容。可见，干部人事档案管理是历史的、全面的考察一名干部的重要依据。重视干部人事档案管理工作，有利于人力资源管理部门及时发现人才，并选择重点培养的对象，挖掘他们的潜力，将他们安排在可以发挥自身优势的岗位，以实现符合整体发展的战略目的。
2、有利于全面掌握干部素质，优化人力资源配置
现代人力资源管理使人才流动和岗位变化成为常态，以前的一个饭碗捧一辈子的现象不复存在，干部人事档案管理工作恰恰可以帮助人力资源管理部门掌握干部的整体素质，了解工作人员的个体差异性，让他们在不同的岗位上发光发热，有利于优化人力资源的配置。
3、有利于人力资源需求预测的科学化与规范化
干部人事档案管理工作适应了现代人力资源管理的管理方式，将被动的适应型管理转变为主动的开发型管理方式，这样一来，管理方式就更加灵活，使人力资源需求的预测更加准确，有利于人力资源需求预测的科学化和规范化。
三、传统干部人事档案工作存在的问题
1、档案管理观念落后，制度不科学
传统的干部人事档案管理工作中存在管理观念落后的现象，主要表现为管理意识不强，对干部人事档案的管理不够重视，将干部档案管理工作单纯地视为档案的存档和封存，对于干部档案工作的管理没有统一的计划和定期的总结。此外，干部本人也没有对自己的档案不够负责，出现了书写格式不规范，内容造假，不及时存档的现象。干部任职的部门也对干部的档案不够关心，体现了传统干部人事档案工作制度上的不合理、不科学。
2、干部人事档案信息化建设落后
传统干部人事档案工作中对档案的管理往往只是对纸质档案的管理，然而，随着时代的发展，这种传统的存储档案的方式不能满足大数据时代对信息处理的要求。传统干部人事档案化管理还停留在靠人工手动的管理方法，简单的把个人信息输入到电脑系统中，却没有建立可以联网的信息数据库，一旦需要处理大量的数据，或者从海量的信息中挑选几个信息将会遇到非常大的困难。因此，传统人力资源管理中，提供干部的一些基本的信息都要通过查找纸质档案，人力投入大，查找周期长，投入成本过高。
3、档案管理工作人员的业务水平有限
档案管理工作人员是影响档案管理工作质量的重要因素，传统的档案管理工作人员业务水平非常有限。主要表现为档案管理工作人员专业化程度较低，思想观念落后，不能积极创新，队伍中相当多的人没有接受过关于档案管理的岗前或在职培训，操作流程不够正规等。这可能是由于档案管理工作人员的工作变动较大，或者本身不是专职管理档案的人员，因此在实践和精力上的投入都比较少。
四、加强干部人事档案管理的措施与途径
1、建立科学合理的人事档案管理制度
建立科学合理的人事档案管理制度是加强干部人事档案管理的重要保障和基本前提。首先，要做到充分重视干部人事档案管理工作，创新人事档案管理的理念、方式等。其次，要做到从整体上规划认识档案管理，做到有计划、有目的、有组织的管理干部人事档案。最后，要规范人事档案管理的流程，从而建立更加科学的管理制度。
2、推进干部人事档案的信息化建设
随着信息社会的发展，干部人事档案的管理工作也必将打上信息化和网络化的烙印。因此，必须摆脱传统人事档案管理的束缚，推进干部人事档案的信息化建设。依托信息技术的指导和发展，建立干部人事档案的信息库，联网进行管理。
3、提高档案工作人员的服务意识
人事档案管理工作中必须建立一批具有专业素质和较高道德品质的队伍。首先，档案管理工作人员应该具备专业的档案管理知识，在岗前或者上任后受到专业培训。其次，档案管理工作人员应该具有较高的思想政治素质，热爱工作，有较强的责任感。最后，档案管理人员应该具备其他需要的知识，比如心理学、管理学和计算机知识。
关键词：医院人事档案管理岗位；设置；思考
一、人事干部档案管理岗位设置没有得到重视
随着我国各行业改革的不断深入，随之进行的人事管理制度和用人制度的改革，也相应给人事干部档案管理工作带来了新的变化和挑战，人事档案的实用意义越来越大，管理机构也不断的完善和加强，管理手段和管理水平也随之提高，然而，在人事干部档案管理的岗位设置上存在着一些问题。以档案管理专业在本系统目前人事档案管理岗位设置的现状来看，仍然看出在岗位设置中存在同样的问题。如我们全系统18单位，具有人事干部档案管理条件的有16个单位，共管理有在编在职、退休干部职工7000多人的档案，除少量市管干部档案由市组织部档案局管理外，其余全部都在基层单位人事部门自行管理，最多的有1500多卷，少的也有150卷，那么人事干部档案管理岗位的设置有以下几种情况：
1. 从全系统18单位中，只有3个单位设有专职人事档案管理人员，其他15个单位都是兼职，也就是说，人事干部除了完成日常工作之余，在因收集归档的资料太多了或有空，才抽出时间抽出人手突击处理档案归档，都是延用这种兼管档案管理工作的被动管理模式；
2. 实行绩效工资制度时，在设置的岗位说明书中，有馆员（人事干部档案管理、病案管理、图书馆管理等）岗位说明书，但病案管理、图书馆管理等岗位都是专职的；
3. 由于人事干部档案管理工作岗位的特殊性，与医疗卫生专业相比，医疗卫生的业务学术活动相对就比较重视，而人事干部档案管理兼职人员很少参加省外甚至市外的专业培训和外出考察学习机会；
4. 岗位业务技术提高的培训班也相对的少，年内或隔年以主管部门或市档案局组织的技术培训也就1-2次，然而，档案管理知识、技能、设备等是需要不断跟班学习、更新和提高的；
5. 职称的晋升也不如医疗业务的重视，有关部门很少组织办培训班。比如在长期的人事档案管理工作实践中，怎样把工作中的经验和技能总结出来，通过撰写论文来交流；也没有在晋升时有什么要求和技能等内容进行培训和指导，从而人事档案管理工作人员的综合水平只维持在应付日常工作的现有水平上。
二、人事档案管理岗位设置的思考
随着目前信息化技术的突飞猛进，以及卫生事业的开展趋势，人才资源的合理配置和充分发挥与利用，已经成为目前卫生医疗事业开发的首选，人事干部档案管理工作也面临了不少新的挑战。新时期如何提高档案管理人员的综合水平，充分开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，更好地为干部人事工作服务，已成为一个崭新的重要课题。那么，如何提升工作效率？如何采集纸质文档和电子文件？怎样合理地把各种文档归档？怎样可以快速找到想要的文档等等问题。都需要人事档案管理岗位设置得到新的重视和升级，作者认为：
1. 各级领导既要重视又要把行动落到实处。组织人事部门必须高度重视人事干部档案管理工作。要把人事干部档案管理工作放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其岗位设置与其他专业岗位相同并论，有必要探索合理科学的管理体制，把被动管理转化为主动管理，定档定人，做到档案管理工作及时有效。
2. 宣传还要做到深入人心。干部人事档案管理工作越来越显示出它的重要性，人才越来越受到国家和用人单位的重视，如何合理配置和充分发挥利用人才资源，通过十精神的传递就会进一步明确今后人才发展的重要性，干部人事档案就是我们人才资源，所以有关部门要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率，为奔小康作出贡献是很有必要的。
3. 大力推广干部人事档案管理系统的使用。老旧的人事档案管理模式已不适应当前的发展需要，手抄的年代已慢慢远离，随着电器化程度的普及，在日常档案管理工作方面尽量实行微机化操作，完全可以利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化；建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干部档案信息的“原生态”，也大大地提高了工作效率。
4. 更新设备更新知识。从切纸到打孔、从目录到进柜以及“六防”工作所用设备都有必要不同程度的更新换代；加强档案管理人员的业务培训更是不可缺少，组织参加各级举办的业务培训班、进修班、档案知识讲座、竞赛、经验交流会、学术研讨会等，是提高档案管理人员的业务水平和工作能力的必修课。当然，象习见平同志说的那样“打铁还靠自身硬”，档案管理人员自身也要加强学习，坚持与时俱进，开拓创新，树立正确的人生观和全心全意为人民服务的思想，做到干一行、爱一行、专一行，爱岗敬业，乐于奉献，为档案事业的发展做出自己应尽的努力。
参考文献
[1] 新时期加强干部人事档案管理工作之研论_调研报告. 作者：佚名. 来源：不详. 时间：2008-1-19 19：40：13. 人：lsy1chj2wdh3
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