时间：2023-06-08 15:16:06
导语：在人事档案的日常管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、高校人事档案收集工作中存在的问题
1、观念上，人事档案在人们心目中一直较为神秘。
档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。
2、管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。
由于各项制度不健全，档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，给今后的工作带来很多的麻烦。不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。
3、档案意识淡漠
由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。
4、材料缺漏严重
随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管；还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于人事档案的管理一直是以被动的方式进行收集，即档案管理人员坐等相关职能部门将人事档案送到档案室，由于归档制度的不健全，执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。
5、管理人员业务不熟
由于组织人事干部平时工作繁忙少有时间参加专业知识的学习，造成管理人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在着不该进而进档、该进而不进档，用纸规格和书写工具也不够规范，装订顺序比较混乱，加之人事档案材料收集制度不够健全，致使一些别有用心的人为了达到某种目的，进行改档或伪造人事档案等，严重影响了档案的真实性，给人才的评价与任用带来诸多困难，使档案失去反映客观情况的价值。
二、加强高校人事档案收集工作的对策
1、加大宣传力度，增强教职工的档案意识
人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。针对目前教职工档案意识淡漠的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与教职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性，同时也可以在校内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与教职工个人前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们对档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。
2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性
收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入的人员档案时，要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，千方百计与外单位联系，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。被动收集往往造成一些档案材料的收集不全，档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。
3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质
为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着人事档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能够为高校的档案管理与服务水平的提高提供保证。面对二十一世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作：按照先培训后上岗，先培训后转岗的原则，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上；要把岗位培训工作纳入科学化、制度化和规范化发展的轨道。要积极开展档案人员继续教育，继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高，是高层次的追加教育，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要意义。在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的方面，要求档案员必须真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作有责任心、事业心强的人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案工作人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
4、加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系。
针对高校档案管理技术相对落后的实际,有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。由于高校档案管理的核心问题是信息资源库的建设，首先，信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，实现人事档案数字化，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事档案数据库管理系统。高效地利用人事档案信息通用数据库中的信息资源才能将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，建立起以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。
一、铁路人事档案管理现状
（一）档案管理基础薄弱。档案管理是企业基础管理的重要组成部分。档案因其历史性、确定性和原始记录性，使其具有极强的法律依据作用。但因档案本身无法产生直接经济效益，在效益最大化的经营理念下，部分企业管理者不重视档案管理工作，从而导致档案日常管理松懈，基础薄弱。因此，在大多数企业认知中：人事档案只是一份人员的履历，保存即可，无须再进行后期管理。其实不然，“以铜为鉴,可以正衣冠；以人为鉴,可以明得失；以史为鉴,可以知兴替”，要想充分发挥职工的能力，最大化地提高企业人员劳动效率，就必须建立完善的人事档案管理机制，准确掌握每一名职工的详尽资料，人尽其才，避免张冠李戴，影响工作质量与效率。（二）人事档案管理方式老旧。随着科学技术的发展，大数据、云技术已经广泛应用到社会生产、生活的各个方面，但是铁路人事档案管理方式却没有得到有效改进，仍采用传统的纸质载体管理存放，纵然应用了一些信息化的手段，也只是简单地对人事档案进行了编目，没有开展人事档案的信息化、智能化管理。（三）档案管理人员业务水平参差不齐。在大多数人眼中，档案管理工作就是简单地对资料进行收集、整理、保管，这是对档案管理工作的片面理解。实际上，档案管理是业务性强、专业知识要求高的工作。人事档案管理人员，除了具备人力资源管理相关业务知识、档案管理业务技能及一定的文字功底外，铁路人事档案管理人员还要熟知铁路运输生产组织、各系统的基本业务范围及相关法律法规。因此，要从事人事档案管理工作，必须具备较强的专业技术知识。但因为重视程度不足、日常业务知识培训学习不到位，造成了档案管理人员业务能力水平参差不齐，工作开展停滞不前。
二、传统纸质档案管理模式的优缺点
（一）传统纸质档案管理模式的优点。1.原始记录性、安全性。纸质档案因其材质特征，很难做到修改后不留痕迹，这在很大程度上确保了档案的真实性与原始性，对于档案信息的保护更加安全，具有第一手材料的价值。2.凭证性。质档案作为现今使用最广泛的记录载体，其所具备的法律效应和凭证作用是无可替代的。虽然电子签名、电子档案已得到法律的认可，但电子档案是以计算机为载体保存的，而计算机容易受到病毒、黑客等的破坏，使得司法部门对其凭证作用依然持谨慎态度。（二）传统纸质档案管理模式的缺点。1.纸质档案保管成本偏大。纸质档案保管需要极大的空间，而且保管条件要求严格。档案库房需要防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，同时还有符合档案存放的承重要求，这使得档案库房的建设成本较之一般建筑偏高。同时纸质档案在进入档案库房前，还需要经过去酸、消毒、除尘等工序，日常保管需要定期进行防虫、防潮处理，人工及设备成本较高。2.纸质档案易损坏，不易传播。纸质档案因材质原因，受温度、湿度、光照、时间等因素影响，容易出现纸张老化变脆、发霉等现象，且纸质档案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易传播。3.查阅检索耗时长。虽然我们在纸质档案整理时，已经对其进行编目有序存放，但在查询的过程中还是比较费时费力，如果要多次查阅则更为不方便。
三、铁路人事档案管理的改革方向
（一）加强对人事档案管理的力度。无论是单位还是个人，对人事档案的重视程度，是决定人事档案管理水平的先决条件，专业的管理人员和必要的经费投入是做好人事档案管理的重要条件。档案管理人员应加强对人事档案的研究和利用，为企业选人用人、发挥人才优势提供第一手资料，使领导充分认识到人事档案管理在企业发展中的作用，自觉加强对人事档案管理的力度。（二）完善人事档案管理配套设施。人事档案管理工作在铁路运输部门尤为重要，它对铁路运输部门优化人才资源配置发挥着不可替代的重要作用。在交通强国、铁路先行的大形势下，铁路运输部门应当加大对人事档案管理的投资力度，确保人事档案管理工作得到长足发展。随着铁路建设的飞速发展，纸质档案逐年增加，因此科学的管理系统、完备的配套设施，是提高人事档案管理水平、确保人事档案管理安全的必要手段。（三）健全电子人事档案安保措施。信息技术、数字技术的不断发展，给人事档案管理的改进带来了新的契机。电子铁路人事档案创新管理模式之探析文/翟华敏本文以当前铁路人事档案管理现状为依据，通过对纸质档案优缺点的分析对比，结合信息技术给人事档案管理带来的变化，从当前铁路运输企业对人才的实际需求，就做好铁路人事档案管理工作提出了切实可行的改革建议人事档案的建立，为我们方便、快捷地利用人事档案提供了条件，但健全电子人事档案安保措施非常重要。为确保电子档案安全、完整，我们可以通过制度约束、技术卡控等措施来排除档案内容人为修改的可能。同时，还可以采取人事档案异地备份、信息设备实时监控、木马病毒定时查杀等措施来避免电子档案遗失、损坏。（四）实现电子人事档案与纸质人事档案的有机结合。纸质人事档案与电子人事档案因其自身的优缺点，要实现二者的有机结合，就必须扬长避短，既要发挥纸质档案的原始性和安全性，又要凸显电子档案的便捷性。建立完善的人事档案综合管理系统，是改进铁路人事档案管理模式，提高管理质量与使用效率的有效途径。（五）人事档案管理向大数据发展随着云技术的发展、人力资源管理的变革，人事档案管理也不能固步自封。要充分应用新技术发展的红利，将大数据应用到人事档案管理中去，对人员学历、职称、性格、征信等数据进行汇总梳理，利用大数据进行分析，为企业发展输送适合的人才资源，做到人尽其才。
1 人事档案管理的作用
1.1 为选用干部人才提供参考 人事档案管理是企业人事管理活动的重要内容和对象，其较为全面的记录了每个企业干部员工的工作和学习经历、政治思想、工作能力和业绩以及兴趣爱好等详细情况。人事档案管理是一项具有动态性、机密性、真实性、系统性等特征的文件材料，具有较强的使用和保存价值。人事档案管理是企业考察任用干部时重要的参考资料，对企业干部人才的正确选用有着直接的影响，从而与企业的发展有着密切的关系。
1.2 为规划人力资源战略提供支持 企业制定科学的人力资源整合规划，是企业可持续发展的重要途径之一。人事档案的主要管理内容是真实反映企业全体人员的全方位信息，包括以往与现阶段。人事档案科学化的管理，能够为企业科学合理的预测人才的需求数量级类型，为人力资源战略规划提供支持，促进人力资源开发。
2 当前人事档案管理存在的问题分析
2.1 人事档案管理意识薄弱 第一，企业领导不够重视人事档案管理。目前部分企业领导忽视档案管理，认为档案管理是企业内部的小工作，对企业的经营发展没有太大的意义，因此在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，档案管理部门的责任意识差。由于上级领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使工作观念产生了偏离，不认真对待档案管理工作，造成工作上的失误。另外企业没有专业的档案管理人员，有的是其他部门的人员进行兼任，极大地降低了档案的权威性。
2.2 缺乏专业的档案管理员 人事档案管理人员需具备较强的专业知识和技能，才能够胜任人事档案管理这项复杂、繁琐以及连续性较强的工作，否则就会对档案管理的质量和管理水平的提高产生影响。有的企业分配的档案管理人员较少且有的是兼任，不仅要进行档案资料的日常维护及管理工作，譬如收集、整理、编目、分类、电脑输入、排架、编研等，同时还需要担负多方面的工作，例如企业文书的编写、科研管理、基建等，这就使得档案管理人员处于超负荷工作状态，精力无法过多的投入到档案管理工作上，从而降低了档案管理工作的有效开展。
2.3 人事档案管理的科学信息化水平低 人事档案管理工作内容多、要求高、任务重，仅就档案信息管理信息化建设而言，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等工作相当艰巨。虽然目前有人事档案管理系统，但在实际的档案管理工作操作中还没有充分挖掘和发挥其应有的作用，人事档案管理缺乏信息化、智能化、数据化以及科学化的广泛应用，部分企业的人事档案管理在计算机系统的应用上只是简单地将个人信息、档案目录进行录入，而资料检索、调阅则进行手工操作，导致人事档案材料归档整理不及时，存在档案资料不完整的情况，而且耗费时间长，耗费人力多，降低了档案管理工作的效率。
3 改革人事档案管理的建议
3.1 强化人事档案管理意识 企业领导要充分认识到人事档案管理的意义，其是企业的一项隐形财富。各企业在人事档案管理工作中要安排充足的专职档案管理工作人员，并确保档案管理队伍的相对稳定，提高管理人员的责任意识，通过定期对人事档案管理人员的业务培训、政治教育、专业知识与技能的学习以及完善定期交流与培训进修等制度，来提高人事档案管理人员的综合素质和业务水平。人事档案管理工作的领导责任要明确，在管理工作过程中，做好监督与管控工作，加强定期、不定期的深入管档工作进行督查，同时强化业务指导，对存在的问题及时提出改革建议或解决措施，并责令迅速整改到位。
3.2 规范、完善制度和程序 要进一步系统档案的搜集、整理归档、更新等一系列程序。档案信息搜集要全面、严谨、规范地利用多种方式确保信息的准确性、完整性以及及时性；档案信息整理归档根据材料的内容、时间以及属性等条目，优化档案的整理归档工作，避免录入的电子档案和纸质档案存在出入，不便于日后的查检阅工作；档案信息更新要严格落实制定的更新计划，档案管理工作要根据企业人员的流动实况制定相关的每周、每月或者季度更新方案。
3.3 信息化管理 时代科学技术的发展要求企业人事档案管理工作变革滞后的管理模式，利用现代化的技术以及结合企业的实况改变管理方法，来提高人事档案管理的科学化水平和工作效率，以促进企业的发展与时代接轨。充分利用和完善人事档案管理数据系统，例如运用人事档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常查借阅等工作，提高人事档案信息的真实性、时效性。此外应积极利用现代化的设备，如计算机、扫描仪等，实现纸质档案向数据档案的转变，推动以及加快人事档案管理信息化的建设，使企业人力资源得到合理、灵活的开发与利用，从而促进企业更好的生产经营以及服务社会。
成教生档案归档材料从产生到整套档案流转，整个过程涉及学生本人、各班班主任、各专业成教工作负责人、学生档案管理人员等。建立材料完整、内容准确的学生档案，需要各层面人员充分认识到成教生档案的重要性，进而认真对待每份材料的产生、归档。学校可以根据成教生的学习方式，在新生开学初布置学生填写学籍卡相关内容时给他们组织一次学生档案知识讲座或者发一封信，告知学生档案的性质、价值等相关知识；在学生毕业填写毕业生登记表时再次灌输相关内容，以提高成教生对自身档案材料的重视程度，严肃对待自身档案材料，保证自身所填写材料信息的准确性。对于各班班主任、成教工作负责人、学生档案管理人等学校相关人员，可以请档案部门专业人员开展有关档案工作性质、地位和作用等知识的讲座，从思想认识层面提高其档案意识；将涉及学生档案管理工作的内容纳入个人工作岗位职责，将学生档案工作情况纳入年终考核内容，以制度约束来增强其档案意识；在布置相关工作的同时布置档案材料的归档工作，在日常工作中增强档案意识。
2.修订业务规范，梳理工作流程
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）首次将学生档案纳入高校档案类别，使高校开展学生档案管理有了规章依据，但对具体如何操作并没有明确规定。所以，有必要修订业务规范，以使学生档案的日常管理规范有序。成教生档案最终将充实到个体人事档案中，作为用人单位对毕业生学历进行认定的依据材料，因此，《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号文印发，以下简称《规定》）中的相关规定可以作为修订成教生档案业务规范的主要依据。根据此《规定》，结合学校实际情况修订《成教生档案材料收集归档规定》，明确成教生档案的归档范围及归档时间、载体要求等。成教生档案归档范围：报考登记表或网络报名信息卡、入学考试各科成绩表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予材料、毕业证书、学位证书复印件等。为保证归档材料的完整性、维护归档材料的严肃性以及利于整理和长期保管，可以明确如下收集归档要求：①材料产生之日起一个月内归档；②归档材料填写规范、内容真实、手续完备；③归档材料一般为原件，如果是复印件，必须注明复制时间，并加盖档案材料复制单位公章；④材料载体使用16K型或国际标准A4型公文用纸，材料左边留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。完整的成教生档案管理包括建档和转递两个方面。建档即通过收集、编目等方式，为每个成教生建立完整的个人档案。具体包括以下环节：收集审核材料入袋编目。收集材料，即向各相关人员催收产生的材料；审核即档案管理人员对收集到的材料进行内容、形式等方面的核对，这一环节要求档案管理者将存有错误的材料及时退回材料产生源头，并要求重新完成后移交归档；材料入袋，即将收集到的材料装入相应的个人档案袋；编目，即将放入档案袋的材料名称、份数等相关信息填写到案卷目录纸上。由于成教生在各学习阶段会产生不同的档案材料，所以，“收集审核材料入袋编目”这个过程会重复多次。转递是指通过邮局、快递等物流方式将学生档案移交给毕业生人事档案保管单位，或直接交给学生由其自行带回其人事档案保管单位。需要注意的是：在档案转递前，必须将档案袋封口，即对材料袋进行密封，贴上封条，在封口上加盖骑缝章。在对档案袋进行封口前，要再一次核对所收集到的材料与目录登记信息是否一致，以便保证归档材料的完整性。档案转递工作需要注意转递手续的完备性，填写学生档案转递通知单，并及时查收回执，以方便今后可能出现的档案去向信息查询。由学生自行携带档案时，学校还需向学生强调两点：①为维护材料的严肃性，档案袋不能私自开封；②必须交给本人人事档案保管单位，以充实个人人事档案，为用人单位开展学历认证等工作提供依据材料。
3.明确管理主体，抓好队伍建设
关键词：高校 人事档案 信息化建设 措施
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）04（c）-0248-02
1 人事档案信息化建设的作用和意义
1.1 有利于提高管理人员的工作效率
长期以来在我国的人事档案管理工作中，都是管理人员通过手工的方式对档案信息进行收集、整理和利用，工作较为繁琐，而且工作量也较大，不仅费时费力，而且工作效率也较低。而档案管理实现信息化后，利用计算机技术和网络技术替代了传统的手工管理工作，不仅有效的提高了检索和查询的速度，而且工作效率也有较大程度的提升，更利于加快人事档案信息的开发利用工作，而且信息传输具有及时性，确保了各项决策的正确性。
1.2 有利于档案人员业务水平的提高
利用信息化来实现对人事档案的管理，使管理人员从高强度的繁重手工劳动中解脱出来，可以有更多的时间进行学习，从而有效的提升业务能力及管理水平。
1.3 提高了人事管理工作的运转速度
人事档案是在高校进行干部选拔和任用时重要的信息资源，可以为各项决策提供科学的参考意见，对于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作运转的速度都起到了极其重要的作用。
1.4 有利于实体档案的保护
人事档案的介质是纸张，纸质材料作为人事档案的重要载体，同时也是原始的证据资料，这些资料需要在用户查询时不断的进行翻阅及反复进行拆装，这就很难避免纸张不会受到损害，所以在档案信息化实现后，不仅有效的减少了对实体档案的接触，而且对实体档案也起到了有效的保护作用。
2 高校人事档案信息化建设中的主要问题
近年来，由于对高校人事档案的重视程度不断提升，人事档案在制度、内容规范等许多方面都取得了较好的成效，但在目前高校人事档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的进展。
2.1 档案材料不全，内容失真
真实性是人事档案得到存在的根本，但在当前高校的人事档案中，其材料的真实性有所欠缺，不仅档案的内容没有实现良好的衔接，而且在进行时间和日期的填写上具有较大的随意性，在档案的材料中更多体现的是个人的成绩和优点，而对于缺点及错误则很少提及，这样情况的存在， 与管理工作中审核把关不严具有直接的关系，影响了档案的利用。
2.2 管理传统，效率低下
目前在我国部分高校对人事档案的利用中还以实体档案为主。长期以来档案的纸张规格都是以16 K为主，这与当前办公用纸A4规格存在着较大的差异，需要在装订时进行裁切及折叠工作，使工作效率受到较大的影响。而且传统管理方式中各项制度都存在着不健全的地方，与现代档案的发展规模难以匹配，再加之收集方式的不科学，所以档案材料失真是普遍存在的现象。而且我国高校由于在过去较长时间内都没有建立健全的人事档案收集审核归档制度，这就导致档案材料的收集工作滞后，把关不严，不进行审核即装袋，材料存在失真及虚假的情况。
2.3 利用范围狭窄，适应性较差
目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件，仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等日常管理中的几个坏节实现计算机管理，信息存储量窄，功能小操作繁琐，信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展，非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，大量的本专科毕业生要流向市场，流向私人企业和外资企业。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。
3 高校人事档案信息化建设的措施
3.1 加大投入，建立人事档案网络化管理体系
随着网络信息化的不断深入，各高校都已实现计算机作业，并且都建立了校园网，设有专人管理和维护，这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础，为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此，在人事档案信息化建设中，一是要适当加大基金投入。对于有条件的单位，应完善其档案管理信息化设备，提高档案信息资源开发利用的进度。二是加大科技开发人员的投入，对现有人员进行培训，加强人事档案数据库的研究和开发。针对高校档案管理技术相对落后的实际，有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。
3.2 建立人事档案网络化管理体系，加强信息资源库的建设
一要建立高校人事档案信息通用数据库，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。二要建立并完善高校人事档案数据库管理系统，将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。
3.3 实施人事档案的分级管理
在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库建成的基础上，根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享。
3.4 强化业务，提高档案管理人能力。
人事档案信息化建设过程中，需要具有高素质的档案管理人员充足到档案管理岗位上，所以高校在引进高素质人才的同时，也需要加强对现有档案管理人员的培养，定期组织管理人员进行培训和教育，在加强专业知识培训的同时，不断的拓宽其知识面，加强相关领域知识的学习，使其技能和工作能力不断提升。同时还要加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使其在岗位上更好的扎实工作，为高校教学和科研工作提供更好的服务。
3.5 深化改革，建立健全的人事档案管理制度
加强人事档案管理制度的完善，确保其更合理和科学，使人事档案工作更加制度化和规范化。建立材料收集网络，不断的对档案内容进行充实，严格对材料的内容进行鉴别，做好档案材料的归档和装订工作，在材料传递过程中的还要确保其安全性，严格按章办事，使人事安全性和真实性都能够得到保证，另外还要对档案材料进行及时的更新和补充。
总之，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
参考文献
1.1传统的人事档案管理模式的先天缺陷
首先，相对落后的计算机硬件配置以及相关网络配置的缺乏，导致人事档案管理的电子信息化进程步履维艰；其次，对于早期形成的纸质化档案文件，必须依靠网络技术及扫描仪等电子设备来完成，档案的电子信息化管理也离不开网络技术的支持，但在实际工作中，人事部门很难获取如此先进的信息技术配置，进一步加大了实现档案自动化管理的难度。
1.2医院对人事档案管理工作重视不够
当前，医院普遍都存在“重医疗，轻档案”的现象。有的医院虽然已经配置了相关的档案管理科室及自动化管理设备，但由于没有一个良好的档案管理工作氛围，很多科室仍缺乏对档案管理的重视，不注重对本科室档案的日常管理，科室的档案管理人员未能积极主动地做好档案管理工作，进而影响到整个医院档案管理工作的开展。医院的日常计算机信息开发与培训往往只重视培训医疗技术人员，却常常忽视对人事档案相关业务开发及管理人员能力的培训。
1.3档案管理人员专业性不强
许多的医院都是人事科或院办统一负责人事档案管理工作，档案管理人员除自身工作外，还兼有很多除档案管理外的工作，无法全心投入到档案管理工作中去，另外，受人事档案管理人员专业知识的限制，医院的人事档案管理缺乏安全完整且水平很难得到进一步提升。
2加强医院人事档案管理工作的对策
2.1健全和完善人事档案管理制度，完善人事档案管理体系
首先要明确医院人事档案管理工作的意义，在充分了解医院实际情况的基础上，充分利用医院信息平台，制定切实可行的管理制度。有针对的制定一套健全的电子信息管理分工方法及完善的档案工作流程，以明确职责，信息不断升级、更新，使档案管理工作有章可循，行之有效。明确考核量化标准，应用计算机管理，医院分管领导、人事科长和人事科员都能更加重视起来，这样才能在制度完善的情况下利用电子信息得到有效的执行和实施。
2.2重视人事档案管理人员培养，注重综合能力的提高
人才的培养是提高从业人员整体素质的有效手段，在新医改时期下人事档案管理需要一支具有较强的综合技术和管理能力的复合型人才队伍，既要懂得卫生管理，又要懂得计算机应用与数据维护。加强这方面的能力培养，能够优化人才结构，可以在很大程度上充实和提高整体业务人员水平，起到示范和带头作用。在人事档案管理工作中，人员素质高低直接影响档案管理工作的成效，信息系统管理需要相应的高素质人员去操作。因此，要实现人事档案管理工作的完整性及安全性，则应不间断提高人事档案管理队伍的综合能力。除了鼓励档案管理人员主动学习外，还应组织参加一些有针对性的专业培训，提高自身业务素质，加强自学能力。要培养创新意识，做到解放思想，开拓创新，迎接新事物新挑战。
2.3加大投入力度，强化人事档案管理的软硬件建设
要实现医院人事档案管理的现代化，除了相关制度保障，必要的软硬件设施建设也是必备条件之一。现代化的人事档案管理应该是以电子档案为起点和中心，所以，加强档案管理的信息化水平，实现档案管理各个环节的自动化，这是新医改时期人事档案管理的重中之重。而信息化除了计算机，也需要相应的配套软件，加强局域网建设，引进和开发相应的档案管理软件，建立人力资源管理子系统，其包括人员性质(干部、工人、合同制、劳务派遣等)、学历、职称、职务、考勤、绩效工资、综合统计等，并实现数据查询与维护。真正实现计算机管理，实现人事档案管理电子化、网络化。另外，还要重视档案信息的安全，这也需要相应软件系统的完备。
2.4做好数据及时收集和输入工作，提高档案利用价值和效率
【关键词】人事档案管理；企业发展；人才发展
1 人事档案管理现状
目前企业人事档案管理工作,还存在不少问题,主要表现在: 随着市场经济的发展,工作中心的转移,组织人事政审工作相对减少,原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路,在人才流动频繁的今天被逐渐打破,许多单位用人不再审档,认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”,特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位,怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度,根本就没有设立档案管理部门。对人事档案管理的要求有所松动。有些企业尽管有人事档案管理部门,但由于负责管理负责的是企业的组织或人事部门,这些部门不能为企业带来直接的经济效益,所以企业决策者对人事档案管理工作不十分重视,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面存在许多问题:不严格执行《人事档案管理材料收集归档规定》,没有形成自己的实施细则和制度,在执行过程中存在不严格现象;有些企业因办公用房紧张,人事档案管理室一直和办公室在一起。企业减员增效,人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他非专业人员兼管,在人事档案管理手段上,因为没有单独的计算机和人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案管理材料不能及时归档整理,存在人事档案管理资料不完整、收集、归档工作被动、不及时;有些企业管档人员在管理上流于形式,仅充当人事档案管理“保管员”的角色,对接收到的员工人事档案,只是在原人事档案管理袋上直接编号就万事大吉;这种不规范的操作导致了人事档案管理内容不全、管理混乱等问题,影响了人事档案管理工作的严肃性,降低了人事档案管理工作作用,更谈不上为企业决策者提供第一手资料了了。上述这些对人事档案管理欠缺的认识和做法,势必会影响人事档案管理在人才资源开发中所起的作用。
2 有效的维持、促进企业快速发展
2.1 促进企业发展
作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，全面地记载着职员的基本情况,反映着每一个职员个人经历和能力表现。准确、齐全、完整的职员人事档案是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。是促进人才合理配置和合理使用的依据,保证人才队伍素质的重要措施,特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。认真搞好人事档案管理,就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况。人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要部分，做好企业人事档案管理，是做好人事工作的基础和前提，在企业发展中具有举足轻重的作用。
2.2 是发掘人才的重要依据
企业管理关键要素是人首先要服务好人，才能做好管理工作。因此，现代人力资源管理必须坚持“以人为本”宗旨，充分调动职员的积极陛和创造性。加强企业人事档案的管理工作，是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让职员能够感受到组织对他的关注、关心和承认。企业人事档案既能体现企业的文化特色，又能为企业管理者和职员共同感受并共同参与。企业文化的人文性表现在充分尊重人的因素、尊重人格。实行人性化管理，创造条件，满足人们实现自我价值的愿望；鼓励人施展才华，取得成就，从而相互激励、相互帮助、共同发展。企业通过科学有效的人事档案管理，充分调动人的主观能动性，发掘人的智力资源，鼓励人的创造劳动。变压抑为激励，改贬斥为弘扬。成分显示人文特性。
2.3 便于人力资源管理
社会主义市场经济条件下，各类专业技术人才的流动日益频繁，一份翔实、完整的个人人事档案，对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。通过查阅个人的人事档案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作实绩诸要素，增加企业对聘员的信任程度和认可程度。既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”。双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。
3 人事档案管理中应该注意的事项
3.1 采取措施，防止弄虚作假
领导干部、人事部门档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象。切实做到分工明确、责任到人，定期检查，有错必纠。一经发现弄虚作假现象，不仅要追究填写人的责任。还要追究主管领导的责任。因此，要加强企业人事档案法制建设，强化人事档案行政执法建设，使人事档案行政部门勇于执法，善于执法，真正做到有法必依，违法必究，从源头上防止人事档案信息失真情况的发生。
3.2 增强法制关念，提高人员素质
人事档案工作者要结合国家人事制度改革和国家各项社会保障制度的完善，积极宣传档案管理的各类政策法规做到有的放矢，增强宣传效果。各类人才交流中心的人事档案工作者更要紧跟社会形势的变化结合国家新出台的文件要求，不断的提高自身的业务素质，破除传统计划经济体制下的企业人事档案管理观念，树立人力资源管理新理念，为适应企业人事档案工作的发展而不断努力。
关键词：人事档案管理；优化策略
各行业在发展过程中通过对人才进行有效管理，并做好优秀人力资源开发利用工作，可以为自身的长远和持续发展打下良好的基础。整个过程中，人事档案发挥着极为重要的作用。因此，需要重视人事档案管理工作，针对人事档案管理工作的现状进行深入分析，并积极采取有效的措施对人事档案管理工作进行优化，从而促进人事档案管理质量和水平的提升，更好地发挥出人事档案的实际效能。
一、新时代人事档案管理工作的重要性
（一）增强人事档案信息的真实性在传统人事档案管理工作中，人事档案信息在频繁使用和存取过程中易丢失或损坏，这对人事档案信息的完整性和真实性带来了较大的影响，不利于人事档案信息有效利用。新时代人事档案信息化的发展，这不仅为用户查询和利用服务提供了更多的便利，保障人事档案信息的真实性，而且便于人事档案信息的实时补充，确保人事档案信息的完整性和及时性。
（二）提升人事档案管理工作效率。目前人事档案管理信息化水平的提升，促使人事档案管理模式发生了较大的变化，特别是各种先进技术手段的应用，有效地提升了人事档案管理工作效率，不仅档案管理人员工作更具便利性，对于人事档案信息的查找也更具准确性和便捷性。
（三）提高人事档案服务水平。在当前人事档案管理工作中，档案信息的输入和存储基本都是通过计算机来完成，而且电子档案的使用不再受制于时空制约，不仅档案管理成本降低，而且人事档案信息的使用更具便利性，这对于人事档案服务水平的提升奠定了良好的基础。
二、人事档案管理工作的现状
（一）对人事档案管理缺乏足够的重视。目前，多数工作人员对人事档案管理工作认识不足，导致人事档案管理工作一直不受重视，从而使档案管理人员工作情绪不高。再加之部分单位领导对人事档案管理工作认识过于片面，觉得只是简单的整理和保管，在实际工作中往往忽视人事档案管理工作，这对于人事档案管理水平的提升带来了较大的阻碍。
（二）档案管理信息化程度不高。在当前信息化时代背景下，信息技术发展速度较快，这也使电子档案开始替代纸质档案，有效地规避了纸质档案的一些弊端。在这种情况下，人事档案管理工作也加快了信息化和网络化的发展，这就要求人事档案管理工作中需要积极配备先进的档案管理设施，为人事档案信息化管理的实现打下良好的基础。但当前部分单位对于人事档案信息化建设缺乏重视，相应的软硬件设施配备不全。人事档案信息化水平较低，这不仅影响了人事档案管理工作的效率，也无法保障人事档案信息的准确性，严重制约了人事档案的信息化和网络化的发展进程。
（三）人事档案信息安全面临挑战目前大部分单位人事档案都实现了信息化，虽然人事档案管理工作效率和服务质量有了较大程度地提升，但人事档案信息化作为一把双刃剑，其对人事档案信息安全带来了较大的挑战。特别是在信息化环境下，人事档案信息存储安全和传输安全受到较大的威胁，易出现信息被篡改、删除和伪造破坏等问题，同时人事档案信息管理系统也易受到网络病毒的入侵和黑客的攻击，对人事档案管理信息安全管理工作带来了较大的挑战。
（四）人事档案管理人员的综合素质有待提高。传统人事档案管理工作对于档案管理人员综合素质要求不高，但在信息化时代背景下，人事档案管理工作要求高素质的专业化档案管理人才。目前大部分单位人事档案管理人员综合素质水平不高，部分档案管理人员没有经过系统的档案专业知识学习，这就导致无法满足当前人事档案管理工作的要求。再加之部分档案管理人员在实际工作中缺乏责任心，无法保障人事档案信息的真实性，这必然会对人事档案管理质量带来较大的影响。
三、新时代人事档案管理工作的优化策略
（一）积极创新人事档案管理工作理念。在当前信息化时代背景下，人事档案管理工作发生了较大的变化，这就需要在实际人事档案管理工作中，积极创新档案管理工作理念，强化档案管理人员的服务意识。各单位需要对人事档案管理工作的重要性有一个正确的认识，并将人事档案管理工作纳入到单位日常管理业务中来，做好组织建设和专业人员配置工作，并积极建立健全管理制度体系，将管理责任落实到个人，促进人事档案管理工作水平的提升。
（二）不断完善人事档案管理制度。在当前人事档案管理工作中，由于人事档案信息加快了数字化的转化，有效地缩短了人事档案整理工作的时间，人事档案信息能够实时进行补充，进一步保证了人事档案的及时更新及人事档案信息的真实性。但为了能够提升人事档案管理工作的质量，还需要重视对人事档案管理制度的完善。各单位要结合自身的实际情况，积极构建完善的人事档案管理制度体系，并建立责任机制，将人事管理责任落实到人，使人事档案管理人员能够相互监督，进一步促进人事档案管理工作的规范性和制度性。
（三）推进人事档案信息化建设。在当前信息技术普及应用的新形势下，各领域都加快了自身信息化建设的步伐。对于人事档案管理工作而言，通过重视信息化技术手段的应用，积极提升人事档案管理的信息化水平，不仅能够保证人事档案信息真实性，还可以提高人事档案管理工作的效率。特别是运用信息化手段将纸质档案转化为信息数据，数字信息与纸制档案信息保持一致性，为档案信息的利用提供了更多的便利。同时，通过建立人事档案管理系统，并运用专化的档案管理软件，将人事档案管理信息系统与办公自动化系统进行有效衔接，可以实现档案信息的快速收集和归档，进一步提升人事档案管理的信息化水平，为人事档案信息的高效利用奠定良好的基础。
（四）建立强大的人事档案信息数据库。当前大部分单位人事档案管理设施相对落后，无法满足人事档案信息化发展的需求。这就需要积极配备先进的档案软硬件设施，重视先进档案设备和软件的应用，为人事档案信息化建设创造良好的条件。同时，还要加大人事档案信息数据库建设，将人事档案信息录入到数据库中，利用软件系统来实现对人事档案信息的管理。在具体建立数据库时，需要重视原始档案信息与数据库中信息的一致性，设计的软件系统要具有可操作性，为档案信息的查阅带来更多的便捷性。另外，还要针对人事档案信息查阅设置相应的权限，保证人事档案的合理利用，进一步提升人事档案信息管理的科学化和现代化水平。
（五）加强人事档案信息的安全防护。在人事档案管理工作中，由于网络环境下档案信息安全受到较大的威胁，要求档案管理人员要具备较强的安全意识，积极提升系统硬件条件，为人事档案信息的安全提供重要的保障。为了保证人事档案信息管理系统运行的可行性，确保人事档案信息的安全，需要经常针对网络系统进行检查和检测，强化对数据流转的监管。设置网络安全防火墙，及时更新软件防护程序，并通过设置相应的密码和访问权限，进一步保障档案信息的安全。另外，还要重视档案信息数据的备份，通过运用云存储，有效地防范突况发生，确保人事档案信息的安全。
关键词：高校；人事档案管理；信息化建设；必要性
随着时代的进步、科技的发展，信息化管理已成为当今世界发展的大趋势，对各行各业的发展起着举足轻重的影响。档案作为原生的信息资源，档案信息化建设已成为国家信息化建设的一个重要组成部分。随着高校教育改革的不断发展，高校的建设步伐迅速加快，干部人事档案数量急剧增长，大量的考核、考查、工作实绩、科研成果等材料源源不断地进入人事档案，高校人事档案管理面临管理方法、管理技术、管理理念的全面挑战。
一、高校人事档案管理的现状
目前，虽然大部分高校已配备了专门的人事档案管理系统，但受传统管理方式的影响，许多高校仍然使用单一的纸质档案管理方式，具体主要体现在使用传统的档案登记卡片。档案登记卡片局限于一些人员基本信息，如：参加工作的时间、学历的变更、职称的晋升等简单地查询工作，因此信息无法得到完整的反映。由于手工翻阅比较频繁，纸质卡片上面的内容变得模糊不清，工作人员为了避免在信息的读取上造成误导，需要重新调阅档案实体，有些早期材料纸质较差，翻阅次数多了，不仅容易破损，并且影响人事档案纸质材料的长久保存。另一方面，随着时间的推移，卡片夹变得松动，卡片容易丢失，不仅使个人档案信息外泄，也在档案管理的过程中带来很大的潜在风险性。
二、高校人事档案信息化建设的必要性
（一）高校人事档案信息化建设是高校档案工作发展的需要
档案信息化是指运用现代化信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发、利用。档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存储、检索、管理形式和载体的变化。一方面，与传统的人事档案管理相比，通过档案信息化建设，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，档案的日常管理、分类、查询等工作都可以由信息系统来完成，数据只需一次录入就可以多次反复利用，在档案管理的内部进行数据共享，检索查询都变得非常方便，从而大大提高了高校档案工作质量和利用效率。另一方面，人事档案的信息可以更好地得到利用，以便更加快捷、更加准确地为决策机构提供依据。
（二）高校人事档案信息化建设是适应高校人事制度下档案信息管理的需要
随着国家人事制度的改革，高校用人制度也由“终身制”逐渐转变为“聘用制”，许多高校实行了“人事”制，由于高校人员的流动性也大大增加，人事档案材料大量增加，对人事信息的利用也在日益频繁，传统的档案管理模式已不能满足新形势的需要，因此，加快人事档案信息化建设迫在眉睫。
（三）高校人事档案信息化建设是适应高校发展的需要
档案的价值在于更好的利用信息为学院工作、领导决策、教职工发展提供人事服务。随着高校的建设步伐迅速加快，运用现代化管理手段，对人事档案信息进行加工、提炼和深层开发，有效地开发和利用人事档案信息资源，为学校领导决策提供依据，实现人才资源优化配置，是高校把握市场先机和提高竞争力的必要前提和保证。
三、高校人事档案信息化建设应注意的问题
（一）档案信息网络安全化
随着高校档案信息化管理的发展，档案信息的安全问题是最为突出的问题。
1.防止档案信息的损毁和遗失
如：工作人员操作失误、设备故障、计算机病毒、黑客攻击等。因此，管理人员在管理过程中首先要提高自己的安全意识，努力提高自己的业务水平和计算机水平，避免因自己的安全意识不够而造成的信息丢失和泄密，从而带来巨大的损失。
2.严格做好档案信息的保密工作
档案信息中有的信息是公开的，有的则是保密的。保密信息分内部、秘密、机密和绝密等不同等级，这些信息在管理时应采取相应的保密措施。因此，一方面，档案管理部门要制订合理严格的档案信息化安全保密制度，并不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能；另一方面，应采取成熟的档案管理系统和逻辑严密的流程化处理机制，引入科学实用的网络安全应对策略, 加强档案信息系统的防御性。
3.积极做好档案信息的备份工作
当档案信息由于计算机、黑客等原因丢失或不能使用时，备份的档案信息可以及时恢复档案信息系统的正常工作，减少工作人员的重复劳动，提高档案管理工作的有效性。
（二）档案管理人才的培养
1.加强专业业务能力的培养
档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。随着信息时代的到来，对每位档案工作者在业务素质上提出了更高的要求：一方面，管理人员要加强专业知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，进一步提高自己的档案知识和业务能力；另一方面，要建立完善的档案人员培训制度，有计划地对在职人员进行继续教育和培训，更新其知识结构、提高其业务水平，以适应人事档案工作环境的新要求。另外，要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使他们具有较高的思想政治觉悟，以及坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治鉴别力，建设高素质的人事档案管理人才队伍。
2.加强档案管理人员的通才培养
培养档案和计算机复合型人才是更好地推进高校信息化建设的必要条件，因此在加强管理人员专业知识培养的同时也要注重计算机能力的培养，要加强计算机知识及人事档案管理软件知识的学习，如：参加计算机应用知识培训、网络技术培训，掌握现代信息管理技术，方便档案信息化管理。
3.做好人事档案管理信息系统的维护与更新
第一，要加强软硬件维护和管理，加强计算机的安全措施，杜绝技术和设备问题，确保信息在录入、传输和处理等过程中保持真实、完整和安全。
第二，利用计算机相应的加密功能，做好权限管理，根据使用权限对通用数据库的数据进行系统的分类与加密。
参考文献：
［1］王志丽.浅谈高校人事档案信息化管理［J］.赤峰学院学报，2011，27（2）.
［2］吴白莉.试论高校人事档案信息化［J］.档案与建设，2009（9）.
［3］郭红.高校档案管理信息化建设略论［J］.兰台世界，2008（2）.
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