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导语:在合同管理规范化的撰写旅程中,学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径,好期刊汇集了九篇优秀范文,愿这些内容能够启发您的创作灵感,引领您探索更多的创作可能。
一、 高校合同管理中存在的问题
(一)合同签订主体混乱,缺乏合同管理机构
高校合同管理涉及的多个部门,如基建工程与修缮项目(含设计、监理、施工等)牵涉到基建处与后勤管理处;资产出租出借、对外投资牵涉到后勤管理处;物资设备采购、大宗物资采购、低价易耗品的定期采购牵涉到资产设备处;教材和图书资料(含电子图书资源)采购牵涉到图书馆;合作办学牵涉到招生就业管理处;教科研的横向课题牵涉到教科处;校企合作牵涉到各系部等等,造成谁都能以部门名义对外签合同,一旦出现合同纠纷,谁都不承担责任,谁都负不起责任,最后由学校承担责任,同时多部门对外签合同,往往给合同的收集、归档管理造成了难度,给学校财务管理带来了风险和损失。如我校仅中国移动的捐赠合同就分别与学工处、团委、招就处、后勤与产业处、信息中心签订六个不同内容的合同,十分混乱,缺乏合同管理的主体,给学校的利益带来了损失。
(二)合同缺乏流程管理,内部牵制不到位
合同管理是全过程的系统,合同的管理分为制度、流程、表格、文本、档案几个方面的管理,流程管理又分为合同准备阶段管理、合同签约管理、合同履约管理、合同履约后管理。合同从订立前常出现对对方单位资质和履约能力审查不够;合同签署中出现合同没有经过承办部门、财务、基建审计等部门联合会签,重大金额没有经过律师对合同主要条款的审核等;合同签订后出现没有部门能监督合同的履行情况,如合同是否按时完成,完成的质量如何,是否有合同纠纷发生等;合同履行结束后,没有主管部门将合同全部收集归档、妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料等等,结果给学校造成不必要的财务风险、税务风险以及法律纠纷等。
(三)合同文本混乱,缺乏规范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主体机构,合同大多由各合同承办部门签订,合同的格式五花八门,专业性差,往往忽视违约责任、争议解决等条款的约定,导致最终给学校带来利益损失。如有些合同仅限于口头搞“君子协议”,不签订书面合同;有的即使是书面合同,也不注意合同中的一些主要条款的约定及违约处理的约定;更有甚者为了便于应付管理部门的审查,对于同一个项目,往往还要签订 “正规合同” 和“私下合同”两份,“正规合同”形式正规,内容合法,但双方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完备,实际上属于不平等合同,会给高校的利益带来很大损失,并容易造成合同纠纷。
二、高校合同管理规范化的具体措施。
(一)加强法制观念,重视合同管理人员的培养
1、高校领导应充分重视学校的合同管理,加强对合同的宣传和教育力度,强化全校教职工的合同意识和法制观念,举办关于《合同法》、《专利法》、《科技合同法》、《商标法》、《建筑法》、《招标投标法》等一系列法律法规讲座,使教职员工能够熟练地使用这些法律法规,这样就能支持和理解合同管理工作,自觉遵守规章制度。
2、合同管理是一项专业性强、知识面宽、法律法规意识要求高、需要丰富实践经验的管理工作,因此对合同管理人员的选择和培养显得尤为的重要。学校可以根据实际情况,定期或不定期组织合同管理人员进行合同相关法律法规知识的专业培训和职业道德培训。通过培训使合同管理人员掌握合同订立与管理的技巧,培养其职业素养,促使高校合同管理人员的业务水平不断提高,保证合同的签订质量。
(二)建立健全合同管理制度体系建设
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校对各类合同的签订、履行和管理工作的规范,是全面推进依法治校,切实维护学校合法权益内部合同管理的基本准则。在制度中对合同管理的机构以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、变更、纠纷、责任等每一个工作环节均做出明确规定,明确对于涉及经济内容的合同,达到规定金额的项目必须经过正常的招投标程序后,才能进入合同签订程序,规范签订主体,严禁以职能部门或院系名义对外签订合同。
2、要建立与合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不够的,还必须对合同运行全过程的各个环节进行细致、深入的规定,使每个步骤的开展都有据可依,并处于有效的监控状态。这些配套制度主要包括合同归口管理制度、资信调查制度和信用管理制度、合同授权委托书管理制度、合同履行及纠纷处理制度、合同基础事物管理制度包括合同专用章管理、合同台账登记、合同档案管理等。
(三)建立全过程流程管理和内部监督机制
1、合同准备阶段。首先签约前要对初次签约主体资格进行调查,所有合同在签订前需要重点调查合作方有无签约主体资格,了解其资质、履约能力、既往的履约信誉等。重大合同在签订前需要聘请专业人才进行详细的专项调查并制作调查报告。其次对有过合作关系的单位,平时要建立履约、信用档案,建立不良记录的信息管理制度,对列入不良记录名单的应限制其参与学校的相关经济活动,通过对客户的资信信息、资信档案、信用状况、信用等级进行严格的制度化管理,最大限度地控制客户的信用风险。
2、合同签署阶段。合同签订中首先规范合同文本。尽量采用国家相关部门统一印制的格式合同或合同示范文本,规范合同文本,有利于明确合同主体的责任和合同争议的解决,减少合同履约过程中的争议。其次规范合同审批流程。每项合同的签订应由承办部门提出,合同承办部门应就合同主要条款、可行性及风险进行全面审查,合同的审批流程分别经过财务处、纪检审计处、学院办公室等部门审核合同的相关条款,建立合同会签制。重大合同还需经学校法律顾问审阅,主要对合同文本进行合法性、规范性审查。实行合同会签审批流程,对每份合同的签订,层层把关,责任到位。再次规范法人授权委托制度。高校对外签订合同, 应由作为法定代表人的校长或其委托人进行。未经授权, 任何人不得以学校名义对外签约,杜绝职能部门或二级院系以本部门、本单位名义对外签约。
3、合同履行阶段。对合同实施动态化全程监控。首先合同签订后,合同承办部门应当对合同履行过程中的各个环节包括签约、交货、验收到结算及时跟踪、管理,发现问题及时处理。其次合同管理的核心内容就是抓好执行环节的财务控制,财务部门应该严格按照合同的条款办理结算手续,把好合同结算关,杜绝违反合同规定超进度付款现象的发生。
4、合同履行后阶段。首先做好合同基础事物管理,进行日常的合同台账登记和合同档案的信息化管理,并及时进行合同评价分析。合同签署后,合同管理部门应及时将合同资料归档,妥善保管合同的正本、副本、往来函件、谈判记录、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料,实现合同档案的信息化管理,同时适时引进合同的软件化管理、使其能进行网络化审核,规范化的管理,也便于合同信息资料的收集、整理、存储、处理、分析和使用。其次纪检监督部门要检查合同管理制度的执行情况,每年对合同进行年检,检查合同的签订和履行情况。通过检查可以发现问题,分析寻找主要矛盾和矛盾的主要方面,采取针对性的措施,保证合同的正确履行,提高合同的履行率,避免和减少合同纠纷。
合同的规范化管理,实际上是把经济监督关口前移,用合同管理的方式去规范、约束经济行为,避免了经济活动中由于缺乏法制观念给学校造成的不必要损失,由于校内各职能部门全方位的参与,形成了监督的机制,增强了经济活动的透明度,有效地抑制了腐败行为,加强了党的廉政建设。学校应当把依法治校与加强学校管理、提高学校竞争力和维护学校自身合法权益有机结合起来。建立和完善合同管理,加强法制教育,提高法律意识,是高校完善合同管理,依法治校的必然产物。
参考文献:
关键词 公路统计 规范化管理
中图分类号:F540.35 文献标识码:A
0前言
随着经济全球化的速度不断加快,在公路工程项目建设中,工程的进度、质量和效益是业主和施工单位共同追求的目标。如何搞好公路工程建设期的统计,形成全面有效的统计信息系统,是公路工程建设时期的重要内容。更是检验公路建设各项工作成败得失及合理调配建设资金,制订规范化管理条例的重要依据,因此在公路建设、养护等方面我们要做到,重视统计规范化管理,是全面搞好管理工作的基础,促进公路规范化管理、科学化现代化的有力手段。
1公路统计工作规范化管理的意义
公路统计工作就要对公路建设活动等方面进行收集、整理和分析。统计工作以所得数据为起点,对数据进行加工汇总分类,然后运用统计方法对数据进一步研究,得出公路活动的一般规律,用以指导决策者进行决策,而再次获得数据将检验并加强决策的正确性。统计工作贯穿于公路建设活动的各个领域,合理的统计方法是正确的方法论,反映出正确的信息。学习科学管理理念,使统计工作分阶段进行,形成“人人有事做,事事无重复”的办事过程,不但可以减轻工作的冗繁度,而且避免因分责不明而引起的重复作业,减少人力物力的消耗,
提高了办事效率,充分发挥各部门的作用,提升工作人员的工作积极性。学习先进的统计方法,在统计工作中不断完善管理思想理念,与时俱进,综合各学科的内容,全面地反映经济现象,确定数据的真实性、有效性,对认识客观规律具有积极地指导作用,有利于全面决策。
2统计工作规范化管理与科学化的实施措施
2.1建立健全的完善专门的公路统计部门是公路统计规范化的必要条件
统计部门是统计工作进行的场所。健全的统计工作部门是规范化和科学化的载体。统计部门必须涉及各个统计的环节,分发统计报表,进行统计调查,汇总报表,数据的输入,数据的处理,数据输出等,都要有专门的工作人员去完成,使得统计工作的各个环节衔接良好,避免工作脱节,职责不清而延缓统计工作,也为能提升工作人员的工作激情。与领导者做决策时起了至关重要的作用。
2.2对信息的获得要全面,收集、汇总、审核都要按程序进行,做到信息的全和准
数据是统计信息的灵魂。公路统计工作首先体现在对原始资料的搜集与整理方面。对于原始资料的收集,需要公路统计人员对工程的形象进度、资金到位等进行现场丈量、查看、统计以保障原始资料的真实性,以便做好及时的必要的工程、养护等管理。对于原始资料的加工和整理不是一件简单的工作,它要求统计人员必须具备较高的专业水平和较高的文化素质以外,还要要求做到细致、全面、真实的工作作风。这是公路养护管理工程的第一步和基础。
2.3加强队伍建设,重视统计工作人员的综合素质在公路工程
实际工作中,由于进度统计报表并不作为工程计量支付的凭证,各施工单位的领导对统计工作不够重视,认为统计报表只是一项应付业主的工作,安排的统计人员并不是专业的统计人员,或是素质较差的人员,这样的统计人员往往事业心不足责任感不强,对统计工作的积极性、主动性差。甚至出现用不正确的统计方法进行统计,造成统计数据出错、统计数据失误等的现象,不能有效发挥统计工作的重要性。我们在网络上围绕统计工作中出现的各种问题进行讲解,在群上解答各单位提出的问题,让统计人员从中学到了不少统计知识,在做好统计工作的同时,提高了统计人员的素质,确保统计数据的质量。
2.4重视统计分析和预测对于公路工程管理领域内经济活动
规律形成深刻的认识,首先也要加强统计分析,否则无法了解公路管理当中的一系列经济活动联系和发展形成深刻认识。所以,科学准确的统计分析和预测,是制订良好的公路工程计划,合理调配各资金,使工程达到投入合理成效显著的运行。我们必须认识到公路统计分析重要性的同时,也要做到统计分析要准确、细致、实效、全面、科学并做到有目的性,缺一不可,使统计分析资料更好的为公路管理的科学化发展服务。
2.5建立健全统计台帐是统计规范化的重要内容在做好统计
公路工程工期长,工程量多,统计工作量大,现在基本上都用计算机进行统计,建立统计台帐可以对统计结果进行核对,及时发现和修改错误数据。统计台帐既可反映某一时点的生产情况,又可反映一定时期的生产动态,还可预测未来的趋势。通过台帐可以根据需要任意提取或组合各项统计指标,为统计分析提供基础资料。统计工作在完成对外报送的同时,还应负责向本企业领导和有关部门提供其所需的统计信息,满足管理决策、研究问题和了解情况的需要,在经营决策中充分发挥统计工作的作用,提高统计工作者的地位。
2.6确保统计工作的及时性,是统计规范化的必要条件
统计时间相当有限,如果有错误,再往返报送,就根本无法保证统计报表报送的及时性。为了保证报表准确无误、及时报送,公路统计工作必须要充分利用网络工具,建立QQ统计群,使用统一的河南公路统计平台软件,将所有标段、监理及工作站的统计人员纳入专门的统计群进行管理,在网上进行统计报表的上报、审核,把报表参数放在群共享中,成员自行下载就可以得到统计报表的反馈信息,从根本上解决了统计报表信息的收集、处理、传递和反馈速度。为统计数据的及时、准确提供可靠的现代化的依据。
3结语
总之,在飞速发展的公路建设时期就需要一个现代化、规范化的统计队伍。因此建立健全一个现代化、规范化的公路统计系统是我们每个交通参与者不可推卸的责任和责无旁贷的使命。
参考文献
关键词:工程签证 规范化 造价管理 重要性
中图分类号:TU723 文献标识码: A
近年来,建筑行业日益繁荣。建筑单位只要在地区建设局备案就能获得该地区工程竞标的权利,这就促使建筑行业的竞争日趋激烈。在这个环境下,投标企业为了竞标成功只能通过降价让利的形式,去降低承包商的利润。为了弥补损失,承包商在施工过程中往往会通过签证等方式增加费用。因此,为了合理维护业主方经济利益,保证工程造价,就必须加强工程签证的规范化管理。
1 工程签证规范化的重要性
工程签证是指工程承包和发包双方在工程施工过程中,按照合同中的相关规定和实际情况对工程的工期和造价费用以及赔偿损失进行变更,并达成双方共同认定的一次性的原合同外的补充协议。工程建设的规模和投资较大,周期一般较长。在长时间的建设过程中,工程设计全面地出现在施工的过程,并且根据实际的施工需要,进行工程量的变更;一般来说,工程建设需要的设备、材料的价格往往会随着市场的波动而变化;而在施工过程中也会出现发包方交付的小额性临时工程或者不适于进行招投标等工程,工程的发包方和承包方都不可能准确的对工程造价进行预测。因此,在施工过程中会出现各种施工签证以应对这种突发性的问题。在工程建设的实际情况中,一些承包商为了获得标权,在竞标过程中,不惜一切代价垫资压低报价来获得竞标的优势。一旦竞标成功后,为了弥补降价竞标造成的损失,往往会通过增加签证工程量、签证内容不合理或是伪造假签证等手段将风险转移。这极大地偏离了施工正常管理秩序,提高了工程造价,严重损害了业主的经济利益,降低了工程的经济效益。因此必须加强工程签证管理,保证工程签证的规范化和合理化,从而有效地控制工程造价,保护业主的利益,提高工程的经济效益。
2 工程签证管理中存在的问题
2.1工程设计约束性差
在工程施工现场的管理过程中,往往会出现由于施工设计的不具体、不全面、工艺衔接偏差等情况,从而导致局部工程项目的施工用料实际较设计偏差大。有时设计过程中对经济控制的重视不够,导致很难施行多套方案进行论证。此外,过度重视建筑物的结构强度和外观美,忽视了工程费用。再者,在施工过程中,还存在着没有经过双方商讨先施工再上报的本末倒置等问题。工程内容的完成需要进行签证,总的说来,这项工程造价控制难度较大。
2.2签证随意性强
在施工管理过程中,普遍存在着现场资料管理不善的情况。应签证却没有签证的现象,对于一些零星的用工,承包商随意性强,签证意识薄弱。为了避免麻烦,不签证,而在结算过程中想要补签证往往比较困难,给结算过程带去很多不必要的经济纠纷。另外,由于一些业主和现场监理的责任意识比较淡薄,对于需要签字确认的项目却没有进行严格的考察。在后补签证中工程量难以把握,施工时间模糊等问题也无法解决,从而造成现场签证的不可控制性和预算造价的困难。在某些方面增加了工程造价,降低了工程监理的有效性,也严重影响了合同外造价管理的有效性。
2.3签证资料不规范
通常情况下,规范化的现场签证必须按照书面协议的形式进行约定。除此之外,任何口头协议都属于无效签证。当然,手续齐全的书面现场签证需要建设单位、施工单位、监理单位三方面共同签字盖章才能生效。其中,任何一方的缺席都不符合规定,属于不规范签证,在结算过程中,也不应予以采用。此外,在签证过程中,业主的投资控制人员由于专业素质不够,不能准确掌握与工程有关的国家规定和行业规范,没有工程造价相关基础知识,签证工程量计算不规范等原因,使得一些施工单位钻了空子,利用一些欺骗性的手段制造虚假签证。在预结算审核中,建设单位造价人员如果不了解现场情况,只能依照确认的现场签证进行造价管理,这就极大地损害了自身利益。
3 工程签证现存问题的解决对策
3.1增强工程变更的约束性
因施工设计不全面而在施工过程中发生设计变更是造成造价失控和建筑工程经济纠纷的重要原因之一。对此,初步设计阶段应对设计方案进行充分研究,明确设计单位的责任。开工前要做好图纸会审,确保施工方案的可行性及经济适用性,以免在施工中发生重大设计变更;与此同时,对于不可避免的设计变更,应提高重视,变更方案需经设计院、建设方、监理工程师共同认可并签章后方可执行;另外,应严格按照变更情况增减相应施工环节的造价,并办理好相应手续。
因建设单位要求和现场临时状况需要另外增加工程量的现场签证,必须三方共同完成工程内容及工程实际完成量的确认,对于隐蔽工程更要拍照留存,按照标准的计量规范一条一签证。能签证工程量的不签成人工工日和机械台班,为以后预结算套用定额扫除障碍。
3.2严格现场签证的资料管理
要提升工程现场签证管理的规范性应从每个签证管理细节做起,具体应采取以下几项措施:1)确保签证内容完整、准确。签证中必须明确工程量发生的原因、时间、工程项目具置、完成工程量等,有特殊工艺要求的必须备有参建各方认可的施工组织设计方案;2)现场签证中无法使用准确文字和数字描述说明的条款应绘制附图或者其他可观性资料,在这些资料中对于工程量计算基础数据必须明确标注,有别于正常施工条件和特殊工艺做法的也要予以说明;3)及时处理现场签证,以免因时间变迁造成签证资料缺失,现场签证资料在三方确认后,并且签字盖章后应及时归档,并建立台账制度,包括对各类工程签证的审批权限、签证流程及其中各个环节的负责人、签证单要求和相关注意事项进行明确,为各类签证管理工作提供可靠的依据和参考;4)通过设立合同条款来防范增补签证的发生;5)建立完善的签证审核制度和责任追究制度,对于建设单位的现场管理人员违反规定随意签证或在签证管理工作中的问题进行严肃追究,造成重大经济损失的应追究其责任,维护工程签证管理工作的严肃性。
3.3 提升建设单位现场管理人员的业务素质
建设单位现场管理人员是工程建设过程中建设单位权利与职能的代表,拥有一定的现场签证权利和合同管理义务。为了保证现场签证管理的规范性和造价管理的有效性,应该不断提升自身的技术能力和业务素质。一方面要熟悉《合同法》、《招标投标法》等相关法律法规及合同约定内容,使其能够依法行使自身权利和义务。另一方面,还需要了解一般常用定额计价规范和工程量计算规则,不仅有利于签证工程量准确、合理,更为以后的预结算审核减少不必要的纠纷。
4 结束语
综上所述,工程签证在合同外造价管理中,具有十分重要的意义。在工程建设过程中,为了更准确地把握工程造价,提高工程建设的经济效益,就必须加强施工项目的签证管理,提高工程项目签证的准确性和合理性,从而有效地控制合同外工程的造价。
参考文献:
[1].安海峰.浅谈工程施工中如何加强工程设计变更和工程签证的管理工作.[J].商品与质量2012(2):273
[2].田芝霞.论工程签证对造价的影响.[J].科学之友.2009(23):63
[3].张华.论建筑工程项目管理的可持续发展.[J].现代商贸工业.2009(20)
合同管理是建设工程项目中的核心部分,工程项目管理的各方面工作都要围绕着这个核心来开展。由于工程项目合同管理本身具有难度大、变量多,周期长等特点,合同内容比较多,同一项目甚至有多个合同,在动态的执行中,合同又很容易受到时间的影响,产生大量的变量信息和一些不可预见的信息内容,合同信息数据的规范化管理在合同控制、传递和变更管理中尤显重要。因此,面对工程合同管理数据大且繁杂的信息量,主要依靠人为力量的传统合同管理模式将会耗费管理人员大量的时间和精力,影响工作的效率。也难以满足合同管理数据准确、严密、精细、快速提取的要求,对合同执行状况难以进行动态跟踪,甚至因为不能随时快速有效提供信息数据给企业管理层做决策,而不能有效满足建筑企业之间的竞争要求。当前,我国正处于信息化快速发展时期,为工程项目合同规范化管理建设创造了良好的实现条件,只有充分利用先进的信息规范化管理技术,才能全面提高工程项目管理人员的合同管理效率,从而提高企业的经营管理水平,增强企业竞争力,促进企业稳健发展。
二、国内工程项目合同管理的基本情况
1.传统工程合同管理的现状。传统的工程项目合同管理主要体现在合同管理意识不强、管理不严格、职责不明确等方面,给工程项目的发展带来一定负面影响。主要现状有:(1)没有完善的合同管理网络,大多数企业都没有形成职能明确的管理网络,部门职责不清,现有管理人员的综合素质不高,尤其是缺乏专职合同管理人员;(2)没有规范的合同管理工作流程,工作要求及职责不明确,且管理方式还以手工管理方式为主,合同管理水平低下,使得施工项目工程的管理和执行得不到有效保障;(3)没有规范的文档管理制度,在签订书面合同时,往往不够规范,周期长,合同履行过程中不够理想且易给企业造成不可预计的损失;(4)合同管理数据不能形成统一规范的管理,丢失现象严重,查找调用费时费力,造成后期合同管理困难。总的说来,合同体系不规范不健全,合同管理水平低,仍是我国建筑行业普遍存在的现象。基于此,传统的合同管理已无法满足现代化建设工程项目发展的需求。2.工程项目合同规范化管理建设存在的问题。存在的问题主要如下:2.1思想认识不足,投入力度不够。大多数企业对合同管理的重要性认识不够,没有建立完善的合同管理机构,对合同风险缺乏防范意识,没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。因此在机构设置、人员配备和经费等方面支持不够。2.2工程项目合同管理流程不够明确,职责不清。大多数企业都没有制订统一规范的合同管理工程流程,由于缺乏统一的要求,各部门权责不分明,意见很难统一,造成权力大家争、责任大家推的局面。甚至有些企业合同管理部门与其它相关部门缺乏沟通,各自为政,造成合同管理脱节,效率低下。这些都是企业管理之大忌,最终将给企业带来重大的隐患。2.3合同文档不规范不统一。建筑行业是一个高风险行业,需要有规范统一的合同文档来全面体现双方的责任、权利和风险。但有些业主和承包商不能完全按照合同规范文本签订合同,采用一些自制的、不规范的文本进行签约。有些业主甚至通过自制的、笼统的、含糊的文本条件,避重就轻,转嫁工程风险。2.4合同监督管理不到位。现阶段,在工程项目合同管理过程中,合同的申报审批、谈判签约、合同评审、履行等整个环节因无规范化管理,难以对合同全过程进行严格的监督和管理。2.5工程项目合同管理中信息化程度还比较低。不少企业在进行工程项目合同管理的过程中,常常还是以传统的手工操作为主要的管理方式,比如,在签约前的合同审批和评审环节,涉及人员众多,程序复杂,周期长,造成有些合同长时间不能签定,严重影响工程项目的进展。不仅在一定程度上增加了建筑工程项目合同管理的成本费用,还严重影响了建筑工程项目合同管理效率,制约了建筑工程项目合同管理的现代化进程。2.6合同管理人员素质不高。许多企业合同管理人员思想品德不过硬,文化水平不高,业务不精通,没有受过正规的法律教育,缺乏系统的法律知识,无法对合同涉及的各项法律问题作出正确判断,无法对合同进行有效的管理。
三、实现工程项目合同规范化管理的措施
规范化的本质是“统一”,目的是“获得最佳秩序和社会效益”,这也是规范化的基本出发点,是建设工程合同管理规范化的根本目的。针对以上工程项目合同管理的现状和存在问题,笔者提出以下几点措施对规范化管理建设进行探讨。1.加强思想引导,加大宣传力度,制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施。不断强化思想的引导,加大宣传的力度,让工程企业的主要领导和相关管理人员树立正确的工程合同管理意识,促进企业对工程项目合同管理的重视。积极组织工作人员学习建筑企业相关的法律法规和合同管理知识,尤其是对于相关的《合同法》、《建筑法》等,从根本上提升从业人员的法律意识和专业知识,进而制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施,有效增强建筑工程项目合同管理水平。2.结合行业特点,引进技术,建设集合度较高的工程项目合同统一管理平台。传统的管理方法效率相对较低,在当前信息化时代,运用计算机技术、网络技术和通信技术来进行合同管理是现代企业合同管理的必然趋势。应鼓励工程企业根据相关工程行业的实际情况,结合企业自身特点,引进相关科学技术,以合同相关法律法规作为基本原则,结合合同操作全过程中的因素,构建具有网上申报、审批、审查、签订管理、履行管理、数据统计、数据分析汇总等功能,属于企业自己的集合度较高的工程项目合同统一管理平台,有效推进本企业工程合同规范化管理进程。3.建立工程项目合同规范化管理流程。要确保工程项目合同统一管理平台有效运作,实现工程合同的规范化管理,笔者认为前提是需建立统一且规范的合同管理流程。首先,企业需形成一个完善的合同管理网络,明确合同主管部门、承办部门及其它相关部门的工作职责及要求,从而保障统一管理平台各个环节运作的有效性。其次,企业需形成一个标准化的合同操作流程,明确每个操作环节的功能及要求,以及操作的标准流程指向,使操作人员有明晰、规范的工作指南,从而确保统一管理平台快速、有效、规范的运作。最后,企业还应制定一系列与合同相关的统一标准程序文件,如在建工程一览表、合同项目申报表、合同评审表、合同标准模板、合同管理数据台帐等,以保障统一管理平台操作的有效性。建立工程项目合同的规范化管理流程,除了能够保障统一管理平台的有效运作,还能够全面完善合同管理数据,易于对合同各个环节的控制,易于对合同项目全过程的监管,也易于企业管理层查阅调用合同管理数据,快速做出经营管理决策。
四、结语
Abstract: Along with development of market economy, colleges and universities are increasingly participating market behavior as civil subjects, and communicating ever-widening and in-depth with other social institutions. Contracts as the bridge between universities and other social institutions are the important embodiment of participation in social relations. Excellent contract management is not only good guarantee of the legitimate rights and interests of the colleges, but also the key process of Law-based administration. This article analyses the existent problems of college contract management, puts forward the corresponding countermeasures, aiming at providing reference to promoting the standardized and legal management of colleges.
关键词: 依法治校;合同管理;法律风险防范
Key words: managing university affairs according to the law;contract management;legal risk prevention
中图分类号:G47文献标识码:A文章编号:1006-4311(2011)17-0222-02
1当前高校合同管理中存在的问题
1.1 合同管理机构缺位在高校内部设置专门的合同管理机构是搞好合同管理工作的前提和基础。在学校层面,应设置专门的合同管理机构对全校合同进行统一管理,学校所属各部门或单位也应设立专门岗位对本部门合同进行统一管理。然而在现实中,合同管理机构缺位导致合同签订和审批程序混乱无序,各部门各自为政、沟通不畅,学校对合同管理全过程缺乏统一监控。[1]
1.2 合同订立不尽规范
1.2.1 合同主体不适格高校作为独立享有民事权利、承担民事义务的事业单位法人,对外签订的各类合同都需以学校名义进行,学校的法定代表人或者其授权的委托人是合同的法定签约人。这就意味着,学校所属非法人部门或单位未经授权是没有资格以自身名义对外签订合同的。[2]而现实中,高校所属非法人部门或单位未经授权以自身名义签订合同的现象非常普遍。在司法实践中,这类合同即使未经学校授权而签订,只要已经履行,则往往被认为实质上已经生效,由该合同所产生的种种后果也不可避免地由学校承担。因此,高校须规范合同签订主体,消除隐患,避免和减少不必要的损失。
1.2.2 合同内容不严谨高校对外签订的各类合同都应严格依照民法通则、合同法等相关法律法规订立,在体现合同双方真实意思表示的基础上,尽可能完备地对合同基本条款进行约定。在实践中,合同承办部门在签订合同时往往忽视对违约责任、争议解决等条款的约定,认为违约、纠纷不可能发生,这类条款可有可无。而实际上,这类条款恰恰是不可或缺的,它可督促双方积极履行合同义务,并提供处理合同纠纷的依据和方法。[3]此外,合同起草专业性较强,导致许多合同承办部门不加修改地适用对方提供的合同版本,丧失主动权,不利于维护学校利益。
1.3 合同审核分工不明、流于表面合同审核是学校合同管理中不可缺少的步骤,也是学校法律风险防控的关键环节。而实践中,学校合同审核工作往往分工不明,没有做到层层审核把关,学校合同管理机构、财务处、招投标管理办公室等相关部门并未形成统筹协作。同时,由于学校的合同管理人员大多是非专业出身,法律意识、业务素质良莠不齐,致使合同审核流于表面,缺乏专业性。
1.4 合同履行监控不到位合同履行是指合同生效以后,双方当事人按照合同约定履行合同权利义务,从而使合同目的得以实现的过程。然而在实践中,合同承办部门往往忽视这一环节,对合同履行中的许多关键问题重视不够,把握不足。例如,在合同执行过程中,有时因具体情况变化需对原合同进行修改和变更,而这些变更项目往往只流于口头层面,没有以书面形式加以确定,这为合同后续履行、纠纷处理等埋下隐患。再如,学校往往没有设立合同履行动态监督机制,合同承办部门执行合同缺乏监督控制措施,当发生合同纠纷时,学校往往反应不及,处于被动。
2加强高校合同管理的对策建议
2.1 完善合同管理制度建设完善合同管理制度为合同管理规范化、科学化、法治化进程奠定了基础。第一,要依据《合同法》等相关法律法规,建立高校的合同管理办法。合同管理办法是高校内部合同管理的基本准则,对合同的立项、谈判、起草、审核、签署、备案、履行等各个环节进行全面部署、统一规定。第二,要建立合同管理办法相关配套制度,对合同运作全过程的各个环节进行细致、深入的规定,使每个步骤的开展都有据可依,并处于有效的监控状态。这些配套制度主要包括合同归口管理制度、合同法定代表人授权委托制度、合同审查会签制度、合同专用章使用制度、合同档案管理制度等等。[4]
2.2 构建全程、动态的合同管理机制构建全程、动态的合同管理机制,需要遵循以下几个步骤
2.2.1 建立完善的合同管理机构体系学校合同管理应按照“统一领导,分类管理,分工合作,加强监督”的原则进行,即合同管理各个环节均应按程序办理,规范流程、严格制度,统一领导,分工负责。学校应设立合同管理委员会或合同管理领导小组作为合同管理的最高决策机构,成员可由学校办公室、纪检、财务、审计、业务归口管理部门负责人及法律事务室人员组成。法律事务室作为合同管理委员会的日常办事机构,归口负责学校的合同管理工作。学校合同承办部门、财务处、法律事务室应在合同管理委员会或合同管理领导小组的领导下,各负其责,各尽其职,通力协作,开展合同管理工作。
2.2.2 建立全程性、动态化合同管理流程①做好合同签署的准备工作。合同签订前,合同承办部门应加大对合同相对方主体资格、资信情况的调查力度,将合同风险防范关口前移,从源头上规避法律风险;合同承办部门在签订各类合同前需申请《法定代表人授权委托书》,授权委托书须载明人姓名、事项、权限和期限,以此规范人的签约行为;学校应大力推行合同示范文本,[5]合同示范文本往往由专业法律人员制定,有效弥补了合同订立人员法律水平参差不齐的状况,使合同条款更加专业、准确、全面、严谨。②完善合同申报、审核、签署相关流程。在申报环节,学校可根据自身实际情况,按照合同金额对申报所需材料进行分类规定,对于小额合同,可采用简单的申报程序,对于大额或重要的合同,可以要求合同承办部门提供包括合同相对方资质资格文件、招投标文件等在内的详尽材料,学校进一步审查或复核;在审核环节,应严格执行合同审查会签制度,加大合同审核力度,由合同承办部门、财务处、法律事务室按照各自职责对合同的专业技术问题、法律问题、资金使用问题进行全面审核把关,合同中如涉及重大事项、不确定或有争议的事项,应提请合同管理委员会或合同管理领导小组进行讨论;在签署环节,应严格规范合同专用章的使用,对于学校对外签订的各类合同,任何不具有法人资格的部门或单位都不能仅仅加盖本部门行政章,而必须加盖学校统一的合同专用章。③对合同履行进行动态、全程监控,切实执行合同履行跟踪制度。[6]合同承办部门须按合同约定,遵守诚实信用原则,全面履行规定的义务。在合同履行过程中,合同承办部门及其他合同管理机构应加强对履行的动态监督,对各个环节进行动态跟踪,发现问题及时处理。对履行过程中发生的合同纠纷,合同承办部门应及时报告,法律事务室根据需要同专业律师研究案情、搜集证据、分清法律责任,并提出解决方案。④完善合同档案管理工作。合同签署后,合同承办部门应将合同资料及时归档,妥善保管合同正本、副本、谈判记录、往来函件、履行记录、解除、变更合同的协议等重要资料,建立信息化合同管理系统。
2.2.3 加大法制宣传及人员培训力度合同管理人员业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。学校应积极开展合同法律知识的宣传教育活动,通过培训会、座谈会、经验交流会等多种形式,向学校各部门或单位普及《合同法》等相关法律法规,对合同管理人员的业务技能进行培训,增强合同管理人员的法制观念和风险意识,提高合同管理水平。
参考文献:
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[2]程秋梅.“论法治视域下高校经济合同管理”[J].《教育财会研究》,2009年4月,第20卷第2期,第16页.
[3]冉福松.“浅析新时期高校合同管理存在的问题与对策”[J].《经济师》,2008年第8期,第100页.
[4]赵海波.“浅谈高校依法治校中的合同管理”[J].《辽宁行政学院学报》,2007年第5期,第167页.
【关键词】施工企业 合同管理 现状
1 引言
随着我国经济体制改革的逐步深入, 建筑市场逐步走向规范与完善。2004年11月11日,中国正式加入WTO满3周年了,这意味着中国加入世贸组织后的3年保护过渡期结束,2004年12月11日起建筑市场全面对外开放,中资、外资企业都将享受“国民待遇”。全球经济一体化是世界经济发展不可逆转的趋势,逐步对我国国民经济主要支柱的建筑业产生了重大影响,给国内建筑施工企业带来了较大的冲击, 另外,市场经济的一个主要特征就是它的法律强制性,因此在建筑领域逐渐出台了《合同法》、《招投标法》、《建筑法》等以合同为主要内容的法律。合同是联系各合同主体的纽带,任何一方违反合同,必然要受法律的制裁,从建筑市场总体情况来看,目前建筑市场竞争激烈,建筑企业利润减少,合同的风险加大。只有重视合同,重视合同管理,才能有效的降低工程风险,增加企业利润。
2 施工企业合同管理的现状
我国加入WTO后,施工企业与国际交往逐渐频繁,到国外承包的工程及在国内承包的国际投资项目也越来越多。严格的合同管理是这些国际工程的惯例,一般都严格使用FIDIC合同条件。
就目前国内施工企业合同管理的现状而言,主要存在以下几点问题:
(1)缺乏完全法制化的社会环境。建筑和合同法律体系不够完善,部分法律条文不够严谨,有空子可钻。另外,有法不依、执法不严的现象仍然存在。
(2)缺乏规范化的市场环境。业主利用买方市场的优势地位,提出苛刻的合同条件,施工单位为了生存不得不接受。业主在履行合同过程中随意性太强,存在不按合同、不按规则和惯例办事的现象。
(3)施工企业的合同法律意识和合同管理水平跟不上形势的发展。一般来说,施工企业管理层对投标、签约工作还比较重视,但合同履行过程中的监督、检查、统计、考核、奖惩还缺乏有效的措施和方法。
(4)合同管理人才缺乏,对合同管理人才培养不够重视。我国的合同管理起步较晚,合同管理人才缺乏。另外,由于外部环境不规范的因素太多,企业内部还没有形成重合同的意识和重视合同管理人才培养的环境。
在建筑市场上,不慎签订的一个合同就有可能给企业造成重大损失甚至面临破产的窘境,因此,施工企业必须加强合同管理,以提高企业的生存能力和抗风险能力。
3 加强合同管理的几点建议
3.1 树立合同观念,加强合同意识
企业要对管理人员加强法制教育,特别是企业负责人、项目负责人、合同管理人员,不但要学习《建筑法》,更要学习《招标投标法》、《合同法》,使他们在工程项目管理中处处以合同为依据,以合同管理为中心,只有这样,才能按合同办事,才能拿起法律的武器维护自身的合法权益。在国际工程中,合同管理更是项目管理的核心,尤其对承包商来讲,可以说其合同管理直接关系到项目实施是否顺利,自身的利益能否得到保护。
3.2 设立合同管理机构、培养合同管理人才
一个合理的合同管理机构,以及对合同管理部门的权责及与其它职能部门之间的界面的合理界定,是合同管理成功与否的关键;合同管理人才,需要素质高、学习能力强、知识面广、责任心强,需进行在职培训,组织专题学习和讨论,学习的内容有《合同法》、建设工程施工合同示范文本、《最高法院关于审理建设工程施工合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》等;建立有效交流渠道,以达到互相促进、互补不足的目的,明确合同管理人员的责权利,建立完善岗位竞争机制和奖惩机制,以机制促进人,
3.3 建立和完善企业的合同管理体系及合同管理制度
施工企业就合同管理全过程的每个环节建立和健全具体的可操作制度没,这些环节应包括:介绍信的开具、信息的跟踪、合同的草拟、洽谈、评审、用印、交底、责任分解、履约跟踪、变更、索赔、违约、解除、终止等。使合同管理有章可循,规范合同签订程序,减少失误。
3.4 建立合同管理信息系统
信息是合同管理的窗口。为了能及时掌握合同的实施情况,合同文件、变更记录、补充协议、会议纪要、各方的来往函件等文件要及时传递给合同管理人员,在信息技术高速发展的今天,合同管理应建立在信息管理的基础上,施工企业要充分利用网络的优势进行合同管理,可以建立局域网,信息网站等。
4 总结
合同管理是一项高智能的工作,是一个复杂的体系,是项目管理的核心。面对我国建筑领域市场化的推进以及我国建筑业国际化的趋势,没有有效的合同管理,就不能实行有效的工程项目管理,就不能顺利的完成工程预期目标,施工企业必须加强合同意识,只有合同管理规范化,才能在激烈的市场竞争中生存和发展。
参考文献
[1] 金芳,工程量清单计价模式下施工企业的策略研究[D].武汉理工大学硕士论文,2005.
[2] 韩风光,中小施工企业合同管理研究[J].中国科技论文在线.
【关键词】核动力院;经济合同
中国核动力研究设计院(以下简称:“我院”)是我国从事核反应堆工程研究、设计、试验、运行和小批量生产为一体的大型综合性科研基地,是以研究设计核动力为主,带动其它堆型反应堆相关技术研究设计的国家战略高科技研究设计院,隶属于中国核工业集团公司,属于国家事业单位。
随着国家改革不断深化,我院作为独立的市场主体和法人实体,已置身于市场化、全球化和法制化的经营环境中。现代企业的经济往来,主要通过合同形式进行。合同是指当事人双方之间设立、变更、终止民事关系的一种协议。根据有关法律法规所订立的合同,受法律保护。合同管理就是对合同签订前、合同签订过程中以及合同签订后相关注意事项、法律责任、风险等进行全面掌控的一个过程。合同管理是决定现代化企业经营管理成败的一个重要因素。为适应国企规范化管理的需要,本文针对目前我院合同管理的现状作了较为详尽的分析,针对存在的问题提出了一系列应对措施。
一、我院合同管理的现状
1、法制观念淡薄,风险意识差
我院一些部门和单位仍存在法制观念淡薄的问题。认为合同相对方主要是老客户或信得过的大企业,不会发生纠纷,即使有纠纷通过协商就可以解决,不具备防患于未然的意识。因此,应当规范合同签订主体,避免因我院职能部门或非法人单位的行为导致院承担责任。
2、合同管理体系不完善,管理制度不健全
目前,我院的合同管理体系尚不健全。在快速经济发展中,我院合同种类增多,涉及领域广泛,管理部门较多,没有进行合同归口管理,各职能部门的分工不明确,责任不清晰。二级单位分散管理的现象十分突出,没有上报和备案的程序和制度。
3、合同文本不规范
目前我院相当数量的合同文本不规范,条款过于简单,约定的意思不明确、不具体,极易产生纠纷。(1)数量、质量约定不明。很多合同仅约定按需供货,并无具体数量的约定。(2)违约责任约定不明。有的合同根本没有违约责任条款,有的只简单约定违约者承担违约责任,这实际也等于没有约定。(3)管辖约定不明。目前我院合同中普遍存在管辖约定不明的情况。一种情形是,一些合同中往往只简单约定如发生纠纷协商解决,协商不成则通过仲裁解决或向人民法院提讼,而仲裁地或管辖法院则没有明确约定,这就等于未约定仲裁。(4)退出机制约定不明。我院为国有单位,受上级主管部门要求,或政策性影响的情况时有发生,因此,如未约定退出机制,极易导致院在发生上述情况时无法终止或解除合同,并进一步导致院对外承担责任。
4、合同签订后履行期间法律风险防范意识不足
目前我院一些部门和单位仍存在合同签订即认为万事大吉的观念。在合同签订后即将合同束之高阁,未及时、审慎地行使合同权利。主要表现有:(1)合同履行过程中,在对方出现违约行为时,未及时主张院的权利,导致诉讼时效存在问题。(2)对于合同履行过程中的重要事项、重要节点,或者对方出现的违约行为等,缺乏以书面形式留存相关证据的习惯,导致我院在纠纷出现时处于被动地位。(3)对新的法律、法规关注不够,导致合同履行存在法律风险。
二、我院防范和化解合同风险的对策
1、完善合同管理体系
为加强合同风险防控管理,我们应建立合同风险防控专业化管理组织机构,即在我院机关设立合同主管部门,并且配备具有经济法律专业背景的专职合同管理员,进行合同的风险防控管理。同时,在二级单位也相应配备经过基本合同专业培训,又具备相关理工或管理类专业背景的兼职合同承办员。这样我院和各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实,形成完善的合同管理体系。
2、建立健全规章制度
要使合同管理规范化、科学化、法律化,我院必须首先建立健全规章制度,使合同管理工作有章可循。通过建立合同管理制度,做到管理层次清楚、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效控制的状态。
3、加强合同管理人员的培训
合同管理人员的业务素质的高低,直接影响着合同管理的质量。我们应采取“走出去”与“请进来”相结合的方法,加强合同管理人员的学习培训,使合同管理人员熟练掌握合同法律知识和签约技巧。
4、加大合同管理的考核力度
我院应高度重视合同管理工作,完善合同管理工作的考核机制,加大考核力度,对工作失误造成院经济损失的单位和个人要追究经济责任乃至刑事责任,对工作成绩突出的单位要予以表彰奖励。
参考文献:
[1]周伟.合同管理研究及法律防范途径.检察日报. 2011(3).
[2]杨立新 .中华人民共和国合同法[M].北京法律出版社,1999.
[3]李永军.合同法[M].北京中国人民大学出版社,2005.
关键词:企业 合同管理 信息化
中图分类号:F270
文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2015)08-260-02
一、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化概况
西山煤电设备租赁公司是西山煤电集团公司煤炭生产所需租赁设备的业务职能管理部门,受集团委托负责授权范围内的合同管理,主要负责以下三部分业务工作:一是负责集团9个生产矿综采、综掘、岩巷作业设备、移动瓦斯抽放设备的租赁业务;负责设备的固定资产管理、技术选型、更新设备计划申报、与制造厂签订技术协议、生产现场的技术管理和综采工作面的设备衔接;参加租赁设备的招标和设备的出厂验收。二是负责租赁设备的修理,其中大修部分由集团统一计划管理,中小修部分由设备租赁公司按核定检修费指标控制安排使用。三是负责集团9个矿和8个选煤厂机电配件的采购供应;负责各矿、选煤厂配件单耗指标和配件储备资金指标的测算和考核,以及集团的配件信息化管理工作。
2007年以前,西山煤电设备租赁公司的合同管理一直采取手工和纸质相结合的非信息化方式,由于标的物种类繁多、业务量十分庞大,传统的手工、纸质合同管理方式不但工作量大,而且无法做到统筹兼顾,难免发生误差、影响决策。为切实提高合同管理的水平和效率,从2007年开始,西山煤电设备租赁公司依托西山煤电集团的配件信息化管理系统,逐步建立了自己的合同管理信息化系统,2012年对系统进行了技术升级。系统运行模式是,根据集团9个矿和8个选煤厂的配件需求计划,生成对应的采购合同,内容包括配件的型号规格、招标价、入库价、供应商等,系统自动记录合同的履行状态,通过合同台账监测合同的签订、执行情况;系统凭借计划管理、供应商管理、合同台账、验收管理、合同台账、统计分析、队组消耗控制、代储管理等模块和功能,基本实现了合同管理信息化。合同编号、软件开发、网络平台是该合同管理信息系统的三个主要支撑:
1.合同编号。合同编号是合同管理信息化系统的重要基础,直接关系到系统运行的效率,所以采用分级分类的编号形式。《设备租赁公司合同管理办法》第九章规定,所有正式合同必须进行编号,编号规定如下:a、工业产品买卖合同编号为ZL+01+XJ(XG)+年份+合同类别+合同顺序号。其中,ZL代表设备租赁公司,01代表工业产品买卖合同,XJ代表西山集团,XG代表西山股份,年份为签订合同年份的后两位阿拉伯数字,合同类别包括采掘、三机、支架、电器、选煤、泵站等,合同顺序号是合同签订的顺序编号。b、设备修理合同编号为ZL+04―XJ(XG)+年份+合同类别+合同顺序号,合同类别包括大修、中修、不保修、更新等。
2.软件开发。合同管理信息化系统软件以“先进、开放、实用”为指导思想,按照分层设计的思路,采用C++语言开发,通过通俗易懂的人机互动界面,具有良好的扩展性和交互性,使合同与业务部门的应用实现了数据级的共享交换,合同与业务部门的工作流程实现了应用级的互联互通。
3.网络平台。合同管理信息化系统紧紧依托西山煤电集团的配件信息化管理系统,实现了设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联互通。网络平台的布局方式为三层布局:各矿、厂机电科为接入层;各矿、厂信息中心为汇聚层;西山煤电信息中心为核心层。
二、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效
随着信息化在合同管理中的深入,其优越性逐渐被各矿、厂认可。以信息化为手段的规范化标准化合同管理从合同起草开始,跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行,止于结算,并以合同档案的形式归档到系统,形成了一套闭合完整的合同管控资料,改变了传统合同管理的复杂性和随意性。
1.优化管理模式,革新管理理念。推行合同管理信息化,在管理路径上实现了由过去“偏离纠偏再偏离再纠偏”的被动式控制向“调查分析决策落实跟踪总结”的主动式控制的转变;在管理方式上实现了由过去的手工经验式粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变;合同管理的工作量和误差明显减少,质量和效率明显提高,促进了企业管理理念革新。
2.信息化确保合同数据真实有效。通过信息化管理,合同数据能够利用网络及时反馈,在加强合同动态管理的同时,拓宽了收集合同数据信息的渠道,确保了合同数据的真实性、有效性,为招标谈判及标后预算提供了详细数据,为企业提升决策水平提供了数据平台。
3.降低管理成本,提高经济效益。合同管理信息化提高了公司对包括各种配件在内的吨煤成本消耗情况的控制和监督效能,降低了库存占用资金,优化了库存结构,加强了对供应商的约束和平衡,促进了公司降本增效。
三、对西山煤电设备租赁公司进一步提高合同管理信息化水平的建议
如何从操作性、事务性的传统工作层面走向管理性、战略性的层面,这是合同管理真正要“管理”的长远问题。西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效明显,在系统日常运行和维护过程中,租赁公司以及各矿、厂机电科工作人员也发现了某些方面存在的问题和不足,主要概括为以下方面:一是管理规范化程度有待提高,表现为部分合同没有严格执行招标采购价格,有的矿、厂业务科存在先使用配件、后签订合同的情况;二是信息化程度有待提高,表现为信息查询、检索功能尚不够完善;三是工作效率有待提高,表现为系统登录、人员操作速度较慢等。
以上问题的存在,既有少数工作人员认识不到位、责任心不强等主观方面的原因,也有制度不健全、硬件软件缺乏等客观方面的原因。笔者结合工作实际,对如何进一步提高合同管理信息化水平提出以下建议:
1.严格界定合同审批程序和权限,明确岗位职责,提高管理规范化水平。
(1)审批程序:合同由设备租赁公司管理科和签订合同的矿、厂业务科共同办理,严格按照公司合同审批表的流程执行。设备出租合同由管理科审核,设备科复核,公司副经理审批:设备退租合同由管理科审核,公司副经理复核,公司经理审批决定承修单位:产品买卖合同由配件科审查,管理科审核,公司法律顾问复审,公司副经理复核,公司经理审批执行;设备修理合同由设备科科长、技术科科长审查,管理科审核,公司法律顾问复审,公司副经理复核,公司经理审批执行。
(2)审批权限:各业务科科长是本部门合同管理的第一责任人,对所填写的合同内容条款负责,对审查发现不符合要求的合同,有权责令重新填写;管理科除对合同内容进行审核外,主要负责对签订合同对方的企业名称、资质材料、经营资格和合同内容中的价格、数量、履行期限、地点和方式进行把关;公司法律顾问主要负责对合同文本条款内容的规范性、合法性进行复审;公司副经理除对合同内容进行整体复核外,主要负责对合同的价格、质量和产品技术要求进行把关;公司经理负责对全部合同实行监控并签发执行。
(3)协调机制:各业务科室负责人,对本单位业务员签订的合同内容,认为不合格不合法,有权退回合同,业务员重新签订;对按照规定属于复审部分的合同内容,认为不合格不合法的,有权组织有关部门进行合同审查,提出意见后,由经理签发;合同业务员在签订合同过程中,对所采购配件的价格或设备修理预算要严格审查,采购同单位、同品种、同规格的配件高于上年的,或者同一承修单位修理同一型号设备且鉴定结果相近、修理预算高于上期的,要在签订合同时附调价说明书,调价说明书需由业务科科长、副经理、经理审批后生效。
(4)约束机制:管理科是完成合同盖章生效的最后环节,必须按照法律和专业标准的要求,对合同全部内容进行严格审查,发现问题立即汇报领导,严禁不合格或无效合同的签订:合同的履行,必须由管理科合同管理员核对合同和发票,核对无误后在发票上标注合同编号,加盖审核章,财务科方可结算,未经管理科审核及盖章的原始发票,财务科不得办理结算手续。同时,配件产品买卖合同、设备修理合同要求年履约率为95%以上,对于超过合同有效期的合同,终止履行。
2.完善扩展系统模块,提高信息查询、检索功能。
(1)合同进度管理模块:分为合同实施控制子模块,合同变更管理子模块,索赔管理子模块。合同实施控制子模块主要对合同履行进度等方面的信息进行准确分析和实施动态管理,将配件需求计划与合同履行情况对比,找出两者之间存在的差异,从而及时调整工作计划;合同变更管理子模块可根据原合同与变更后合同的对照表,自动生成变更清单,生成变更详情表,计算变更净值和变更费用,并及时反映变更后的总费用变化情况;合同索赔管理子模块包括索赔文件管理、索赔鉴别管理、索赔计算管理、索赔证据管理等,为管理人员提供有关查询、收集有关索赔的各类数据的服务等。
(2)合同文件管理模块:进行合同数据的输入、修改、合同文件的检索、查询等,其包含的数据有:招标文件,投标书,中标通知书,配件清单,标准规范和其他有关资料、技术要求等。
(3)合同条款检索模块:可对各类合同条款进行检索,以便监督合同的履行,分为有条件检索和无条件检索,有条件检索按使用者所选择的条件进行检索查询,无条件检索按合同条款的自然顺序进行检索;选择条件可分为:合同编号检索、主题词检索、条款检索。
(4)合同查询系统模块:分为合同法律法规检索子模块、常用合同范本查询子模块、其它子模块。合同法律法规检索子模块主要功能是对有关合同管理方面的合同法律法规及时更新查阅;常用合同范本查询子模块主要功能是检索查询和调用各种合同格式范本,使合同的生成更加方便、准确、快捷;其它子模块是为了方便系统用户,让用户自己增加功能而留的待开发模块。
3.加强合同管理信息化培训,提高人员素质和工作效率。合同管理信息系统用户一般可分为系统维护人员、系统应用管理员、申报人员、审查审批人员等,不同人员的操作界面有繁有简,所需的专业知识和技能差别很大。系统维护人员和系统应用管理员数量少,需要具有一定的计算机操作和简单的编程知识,一般由IT专业人员组成;因为合同的大部分内容由申报人员在申报合同时填写,合同信息输入完毕后才进入审查审批流程,所以申报人员的操作比较复杂;而审查审批人员按各自负责审查的内容查看相关选项和合同条款后,选择通过与否,其操作相对来说比较简单。因此要加强合同管理信息化培训,必须针对不同对象编写培训教材,采取集中学习与个人自学相结合的方式,让员工在短时间内了解与本岗位工作有关的系统功能和操作方法,达到事半功倍的效果。
参考文献:
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关键词:合同管理 信息 财务
随着长江南京航道局进一步强化经济管理,尤其是对收入类合同、支出类合同的监督,结合长江南京航道局及其下属单位对合同管理的要求采用“统一管理、分级控制”的原则,我们提出了开发合同管理信息系统的设计构想。合同管理信息系统是把纸质合同关键信息电子化,并在系统中记录合同的执行金额,以财务的角度监督合同覆行,既简化管理,又抓住了合同最关键要素,提高管理的效率。通过合同管理信息系统,实现合同的执行管理,实现合同收、付款与财务的集成,最终实现合同实时管理,合同综合分析和合同管理移动应用。
合同管理信息系统主要构想
合同管理信息系统是结合长江南京航道局及其下属单位对合同管理采取“统一管理、分级控制”的原则,进一步整合全局资源,强化合同业务财务一体化功能,同时强化合同审批、合同信息集中管理等职能,形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化总体构想是“统一管理”用合同管理平台来实现,“分级控制”用合同业务执行平台来实现,主要构想以下几点:①实现合同的无纸化管理、实现合同的存档,合同综合信息查询;②合同的跟踪,全过程实现电子化;③实现合同从起草到签订有规范的流程审批,保证合同是合规,合法,同时确保合同管理部门对合同有审查的作用;④通过系统提醒,服务财务、经办部门关注业务,确保合同按计划执行;⑤合同查询:按单位年度、单位、名称、金额等维度;⑥合同统计:按一定的条件进行综合分析;⑦合同预警分析:代办事项提醒,合同审批,到期款提醒、合同执行提醒;⑧集成:以合同管理平台为基础,实现与已建成的财务系统、基建系统、等系统的信息集成;⑨合同管理采取全局统一管理、下属单位分级控制的管理模式:架构统一的合同管理平台,通过平台实现对下属单位的合同统计、分析和监控,实现全局合同管理规范化,合同统计统一化,提高合同管理水平和管理效率;⑩合同管理平台后期更加深化应用:监控细化。例如:合同管理自动化、智能化:通过信息管理平台,设置一定的约束条件,由系统自动产生对合同监控、分析的提醒和报告,对合同进行预警;合同管理便捷化:通过信息管理平台,提供统一的工作平台,也可以通过Andriod智能手机,实现移动应用对合同的查询、分析、工作审批等内容。
合同管理信息系统总体架构
合同管理信息系统主要是依据局对合同指导要求,对全局合同的统一管理和监督的平台。总体架构图如下:
合同管理信息系统的应用
合同管理信息系统根据应用的功能不同分为合同管理平台和合同业务执行平台两个层面,合同管理平台主要用于合同的后台管理者对合同执行的监督与管理,合同业务执行平台为合同承办部门的日常业务使用。
1、合同管理平台主要功能
平台基础数据管理。合同管理信息与组织架构对应,便于分析下属各单位的合同信息,保证信息的准确性。在合同管理平台中对下属各单位的各种数据信息进行定义,保证向下数据抽取的时候,能准确识别合同信息与单位信息匹配。
合同签定前审批流程管理。合同草拟后,通过系统的标准工作流引擎预先的合同审批流程,对草拟的合同进行审批,审批通过后,合同才能签定。签定后的合同一方面继续保证合同管理平台对合同的跟踪、记录,另一方面作为合同业务执行管理平台的输入,由经办部门对合同再进行过程管理,并实现合同业务财务的一体化管理操作。
合同查询。以合同号作为查询的根据,实现对合同的相关信息查询,查询的时候可以与基建系统等其它系统集成,带出合同审批信息,便于基建等系统中对合同的审批信息和相关信息的查询,全面了解合同的全过程信息。注意要实现此功能,必须保证合同编号在合同系统、基建等其它系统中都是相同的且唯一的编号。具体实现过程如下图:
合同统计分析。局下达合同统计要求,在合同管理平台中开发格式报表,成功后,由平台按条件,自动的从下属单位的数据库中进行抽取,并按平台要求的条件进行汇总、分析和展现。具体工作流程如下:
合同管理平台权限管理。设置人员对各机构的查询权,实现人员对各类合同的查询权。在合同管理平台中开发了各种分析、监控报表,报表可以通过用户授权,实现不同人员的不同查询范围和查询权限。
平台集成功能。由平台实现南京航道局及其下属各单位的合同管理系统集成,主要包含账套的集成。账套集成了,才能保证下属单位的数据能自上而下的抽取,自下而上的传输。
2、合同业务执行平台主要功能
合同统计分析。主要是开发各种报表,如上文所述的一系列分析,如支出合同一览表、支出合同执行进度监控与分析、收入类型分析、资金类型分析等表。
合同执行预警。根据合同的计划收款日期和系统当前日期对比,自定义提前预警的周期(天数),由系统自动提醒快到期未收款或付款的合同,提供给相关部门、人员参考,跟进合同的执行情况,保证合同的按期完成和财务业务对应工作的按期执行。设置预警项目和对应的预期规则等内容;设置预警触发条件、发送内容、发送规则、接收对象等内容;系统自动预警,产生预警报表,自动发送给相关人员,跟进业务。
移动应用。移动应用主是是通过Andriod智能手机平台,进行合同的相关业务操作,达到以下管理或工作价值:随时随地查询合同执行状况;随时随地进行合同相关流程的审批;通过移动终端快速的进行合同相关的查询;系统的预警信息,发送到移动终端,保证业务信息及时有效的传递。
合同管理信息系统的安全保障
安全账户和登陆。合同管理平台系统账户管理安全特点如下:账户密码加密存储;支持动态密码登陆(认证)。
平台安全记录:用户对系统访问的记录;用户对资源操作的记录;记录数据的查询;记录数据的分析。
数据传输安全用户终端和服务器的数据传输采用TCP/IP、ORM-RPC传输协议,数据包采用128位SSL加密,加密采用MD5算法。
数据库访问安全。数据库访问采用独立的SQL语法体系和解析引擎,进行数据库的查询和更新操作。
结语