时间：2023-06-11 08:58:34
导语：在纸质档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
“档案”对于任何一个国家、任何一个单位而言，都是非常重要的。如果档案管理工作不利，不仅会使原始档案遭到损坏，同时也有可能泄露该国家或该单位的机密，对档案主体的发展造成威胁。但是由于纸质档案的存在符合人们生活和工作的习惯，人们不可能立刻就将它淘汰，虽然“无纸化办公”已经开始好多年了，“纸质档案”仍然存在于每一个机构。此外，凡是具有印章或签署的文件都是具有法律效力的，因此这类型的文件必须以纸质的形式进行保存并加以管理。
二、纸质档案管理工作存在的问题
所有的纸质文件都是张纸、笔迹以及笔迹材料的集合体。那么纸质档案可以保存多长时间，就与档案本身的材料、管理人员的工作态度、单位的档案管理条件以及外界借阅人员的爱护程度、一些突发事故有关了。
首先，从管理人员的工作态度及档案管理条件来看。当前纸质档案的管理流程是：收集、整编档案资料――档案除尘、除虫――档案归档、入库――档案管理。但是，能够严格的按照流程进行档案管理的单位少之又少。此外，档案管理室都配有“温湿度管理系统”，能够仔细的根据档案室内环境的变化进行温湿度调节的工作人员，可以说几乎是没有的。还有，部分单位还存在档案借阅信息不入计算机管理系统的现象。这些都对纸质档案资料的管理保护工作不利。
其次，从档案借阅者来看，有部分借阅者缺乏保护意识，在查阅档案资料时，也不查看桌面是否干净、也不在乎不带手套对档案资料的损坏、翻阅资料时也不小心、也不注意资料的借阅期限，对纸质档案资料造成了很大的破坏。
再次，从预防突发事件的情况看，由于各单位档案管理室的条件不同，有的位置比较偏僻，房屋年久失修，有的位于山区，受自然灾害的威胁较大，比如：地震、滑坡、泥石流等。大部分档案资料管理室都没有严格的突发事件应急预案，即时有，也很少进行演习。
三、解决对策
首先，要做好档案保护宣传工作，明确惩治规则，提高档案管理人员及纸质档案资料借阅者的责任意识。档案管理人员要明确自己的工作职责，确保档案管理室的整洁，保证档案室的温度及湿度在合理的范围之内。同时，管理人员要及时提醒资料借阅者，带上配备的手套翻阅资料，明确借阅的规则及惩治条款，对于资料的借阅状况要及时录入计算机系统中去。对于珍贵的纸质资料，能利用复印件的一定不要随意使用原件，避免对原件的损坏。一旦发现损坏资料的现象，一定要惩，还要及时修补破损资料。此外，要保证密封杀虫消毒工作的正常有效开展。由于计算机管理系统的引入，不仅方便纸质档案编码归档，还方便资料的查阅、更新，提高了资料管理的有效性，所以，管理工作人员一定要掌握计算机管理系统，集合本单位的具体工作内容，制定出一套适合自己的管理规则。
其次，要提高对于突发事件的重视程度。首先，对于各地各单位的纸质档案管理机构而言，纸质档案不像电子档案一样，它具有独一无二的特征，特别是对于一些珍贵的原始资料来件，更是不可替代。所以针对突发事件，各单位一定要提前制定好不同事件的应急预案，从上之下贯彻落实，一定要提起相关工作人员的重视。一切以保护资料为原则。此外，相关的应急预案，也要不定期的进行演习，同时，还要对员工开展灾害预防及应急措施培训，提高其突发事件的处理能力及应变能力。为了能够及时发现档案管理室周围环境的变化，各单位最好可以指定出相关的规定，对于可以及时发出预警信号的同志进行一定的激励或者奖励；对于故意制造时间的人员进行严惩。使得同志们在日常的资料管理工作中能够做到发现安全隐患及时上报，降低突发事件对纸质档案管理室的破坏。
关键词：医院；纸质档案管理；管理人员素质；防护措施
档案管理是医院日常管理工作中不可忽视的内容，对改进服务质量，推动医院发展具有重要作用。纸质档案是重要的档案形式，对病例、人事、财物等信息有详细和全面的记录，方便档案资料查阅，也为各项工作有效开展提供参考和依据。因此，为促进纸质档案作用的充分发挥，健全完善管理规章制度，提高纸质档案管理工作效率是必要。但在日常工作中，一些管理人员的综合技能偏低，责任心不强，制约纸质档案管理水平提升，对医院各项工作的开展也产生不利影响。为转变这种情况，管理人员应该结合新形势和新情况，健全制度措施，明确相关人员职责，促进医院纸质档案管理水平不断提升。
1 新时期加强医院纸质档案管理水平的意义
纸质档案记录着各种有效的信息，包括病例、人事、财务等内容，对医院各项工作的有效开展具有积极作用。作为医院档案管理人员，应该充分认识纸质档案管理的重要作用，结合新时期和新需要，将相关规范要求严格落实到位，促进医院纸质档案管理水平提升，也为医院各项工作顺利开展提供保障。
1.1 满足使用需要
结合医院新时期和新情况，采取措施加强纸质档案管理工作，能够满足使用者的需要。使用过程中，应该由管理人员对纸质档案进行编号和处理，做好归档管理工作，并将档案资料存储于档案室。在使用过程中根据需要进行查询，满足档案管理需要，对推动医院各项工作发展具有积极作用。
1.2 延长使用寿命
纸质档案管理需要做好防水和防火灾工作，并且重视防止鼠害的发生，保证档案材料完整，质量状况良好，延长使用寿命，为档案资料使用创造条件。具体来说，在管理过程中，医院应该加强档案管理基础设施建设，完善存储柜和档案室的各项基础设施建设，确保室内温度和湿度适宜。并重视医院纸质档案的防潮、防水和防鼠害工作，促进纸质档案使用寿命延长，为各项工作开展创造便利。
1.3 提高管理水平
增强纸质档案管理水平是不可忽视的工作，也是医院档案管理部门不可忽视的内容。具体来说，在医院纸质档案管理过程中，要合理配备工作人员，明确他们的职责。加强纸质档案资料存储工作，为各项活动顺利开展创造便利。同时还可以及时发现并处理存在的不足，弥补管理工作存在的缺陷，促进医院纸质档案管理效果提升。
2 新时期加强医院纸质档案管理水平的不足
虽然加强纸质档案管理工作具有重要作用，但在医院档案管理的具体活动中，一些工作人员责任心不强，没有严格落实纸质档案管理的规章制度和相应的措施，影响纸质档案管理水平提升和作用的充分发挥。具体来说，新时期医院纸质档案管理存在以下方面的缺陷。
2.1 档案保护意识淡薄
忽视对纸质档案采取有效的防范措施，日常管理和巡视不到位，难以提升纸质档案管理工作效率。相关领导和管理人员对纸质档案的重视程度不足，未能在制度、资金、技术等方面采取完善措施，不利于提升医院纸质n案管理效果。
2.2 管理人员素质较低
很多医院档案管理人员的年龄老化，结构不合理，专业技能偏低。在对纸质档案进行管理的过程中，沿用传统方式方法进行，难以全面提升管理工作效率。或者对档案管理人员的管理和培训存在不足，有效的教育学习活动缺乏，影响档案管理综合技能提升。
2.3 档案防护措施不足
在利用档案的过程中，忽视采取措施对纸质档案进行防护。翻阅和复印档案资料时忽视加强管理，对纸质档案造成一定损害，也容易降低纸质档案的使用寿命。
2.4 纸质档案防灾不足
医院纸质档案的防灾措施不到位，包括火灾、鼠害等内容，要结合管理需要健全相关制度，推动纸质档案防灾工作效率提升。一些医院缺乏纸质档案管理的应急机制，一旦发生危害也难以及时处理，制约纸质档案管理水平提升。
3 新时期加强医院纸质档案管理水平的对策
为有效应对实际工作存在的不足，提升医院纸质档案管理水平，结合新时期和新形势，让纸质档案更好为医院的各项工作服务，可以采取以下改进和完善措施。
3.1 提高纸质档案保护意识
整个医院范围内要重视档案管理宣传工作，营造良好氛围，激发管理人员热情，让他们有效融入档案管理的各项工作当中。管理人员是开展纸质档案管理的首要因素，必须调动他们的主动性，满怀热情开展纸质档案管理的各项工作。医院在日常工作中要增进相互交流，明确纸质档案管理的重要性，潜移默化增强档案管理人员综合素质，培养良好的职业道德，增强档案管理的责任意识，有效规范档案管理各项工作。
3.2 提升档案管理人员素质
医院要注重引进专业基础扎实、综合水平高、档案管理技能强的管理人员，充实医院纸质档案管理工作队伍，有效规范各项活动。构建完善的纸质档案管理人员培训制度，采用现场授课、相互交流与合作等形式，提高教育培训活动的实效性。进而增进相互联系，激发档案管理人员的主动学习意识，增强责任心和管理技能，有效适应纸质档案管理工作需要，也为医院各项工作的有效开展创造条件。
3.3 落实纸质档案防护措施
管理人员要加强纸质档案的防护工作，确保纸质档案综合性能良好。重视库房清洁和消毒工作，确保库房处于适宜的温度和湿度，并且库房还要具有良好的关照和通风条件，确保纸质档案存放环境良好，延长纸质档案使用寿命，最大限度降低纸质档案发生病害的可能，促进纸质档案管理的安全性和完整性提升。库房采取避光措施，防止阳光直射，重视库房日常清洁和消毒工作，并且对出现的问题及时清除和处理，有效提升纸质档案管理水平。
3.4 注重纸质档案防灾工作
增强管理人员有效应对纸质档案管理突发事件的能力，重视纸质档案防灾工作，促进工作水平提升。根据医院档案管理需要，严格落实各项规定和制度措施，建立安全事故应急处理机制，提高纸质档案防火、防潮、防鼠害、防地质灾害等各项工作技能。重视实现演戏和训练，定期对档案管理人员开展培训活动，促进工作人员综合技能提升。这样即使当突发事件来临时，管理人员能够明确自己应该怎样做，有效撤离和保护纸质档案，尽量避免不必要的损失出现。
4 结束语
医院档案管理工作中，纸质档案管理是不可忽视的内容，也是管理人员必须重视的问题。作为医院档案管理人员，日常工作中应该结合纸质档案管理需要，认识加强纸质档案管理的重要意义，明确存在的不足。然后有针对性的采取完善措施。从而更好约束和规范医院纸质档案管理的各项工作，进一步提升纸质档案管理水平，为医院各项工作有效开展创造便利。
参考文献
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[3]许明蓉.如何做好纸质档案的管理[J].经济研究导刊，2015（5），265-266
【关键词】电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施
随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。
一、电子档案与纸质档案在保管中的差异
（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。
（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。
（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。
（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。
1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。
2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。
3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。
（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。
二、 电子档案的安全管理策略
（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：
1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。
2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。
3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。
（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：
1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。
2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。
3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。
三、结语
要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。
【参考文献】
【关键词】电子档案；公园档案管理；价值探究
公园档案作为国家档案的一个重要组成部分，不仅能够反映公园工作人员各方面的工作情况，还能反映出公园的建设和经营情况。当前公园档案管理中还存在缺少相应人才、社会支持以及理论依据的问题，而电子档案的应用，能够有效改善公园档案管理现状，提高公园档案管理工作的服务质量和工作效率，公园管理人员应当加强利用，将其优势充分发挥出来。
一、公园档案管理工作现状
（一）公园档案在管理方面缺少相应的人才。公园档案管理工作不仅具有针对性，还具有广泛性。公园档案管理不仅需要必要的硬件条件，还要配备专业管理人员。有些公园档案具有一定机密性，因此管理人员除了要有较高的管理专业水平，还要有较强的责任意识。除此之外，我国目前高等院校也没有关于公园档案管理这方面的教育内容，因此在公园档案管理方面缺少相应的管理人才。
（二）公园档案在管理方面缺少社会的支持。在公园文体活动中，人们的注意力一般都集中在娱乐设施上面，人们的日常文娱活动都需要使用这些设备。公园的档案管理作为一个隐形项目，不被人们重视，得不到人们群众有效的支持，也就没有足够的资源和动力，因此当前公园档案在管理中存在滞后的现象。
（三）公园档案在管理方面缺少相关理论依据。公园是一个民生工程，是给人们提供休闲和娱乐的场所，因此产生经济效益较少，所以不受上级机构的重视。档案管理是一项专业性的工作，要有相关的理论依据支持，但是由于不受关注，所以都是按照其他行业的档案管理制度和思路进行管理，导致在管理中出现问题。
二、电子档案在公园档案管理中的价值探究
（一）电子档案有利于公园档案的保密性。公园档案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而电子档案则能够有效加强公园档案的保密性管理。传统纸质档案，人们在寻找某一文档的时候需要翻阅整个档案的资料袋，并且在查阅的同时可能还需要旁人协助，这个过程难免会造成一些保密性文件的信息泄露。而电子文档则不同，公园管理人员或者其他信息使用者如果要使用档案信息，必须要进入电子档案管理系统，而登陆这个系统需要输入相关的用户名和密码，并且在信息查询的过程中，不需要其他人进行协助，这样就有效保证了公园档案信息的保密性。
（二）电子档案能够有效提高公园档案管理工作效率。传统的纸质档案，无论是在信息查询还是在信息的录入方面，都耗时耗力，尤其是在信息的录入方面，很多信息录入都要靠管理人员个人的理解。电子档案在信息的统计、整理和分类方面有着统一和规范的标准，这样就能够有效提高公园档案信息的客观性、准确性和科学性。电子档案则能够有效改善工作效率低的状况，公园档案管理人员可以借助计算机上的档案管理软件进行档案管理，有效节约了人力物力，提高了档案的管理效率。除此之外，录入到档案中的信息经常面临着修改的问题，随着公园的发展，资源信息也发生着相关的变动，可能需要增添新信息，也可能需要对原信息进行修改，以往的过程需要耗费大量的人力物力，而电子文档也不一样，无论是修改原信息，还是在原信息基础上增加新的信息，操作起来都是极其方便的，而且电子档案还能在查缺补漏方面发挥有效作用。
（三）电子档案能够有效提高公园档案管理工作的服务质量。电子档案的应用在提升公园档案管理工作质量方面有着重要意义。最近几年，为了落实相关法律法规，并且提升当前的企事业单位档案管理水平，湖北省出台了《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理等级评审办法》，其中就讲到了相关企事业单位需要依据原本的考评方法所获取的“AAA级”“AA级”“A级”，依次对应最新考评方法的“省特级”“省一级”“省二级”，如果考评对象是建筑工程相关的单位，还需要关注相关档案的可追溯性，所以说公园必须提升相应的档案管理工作质量。对公园档案进行有效管理，可以方便后续阶段相关人员对信息的查询，因此，加强公园档案的管理，实际上就是为了给信息使用者提供更好的服务质量。与传统纸质档案相比，电子档案能够实现资源信息的电子化。大量的信息被存储在计算机介质中，不仅能够方便信息使用者进行查询，而且还能通过互联网进行传播，实现资源信息的地域移动和共享，并且电子文档能够让信息使用者能够在海量信息中快速找到自己所需要的信息资源，有效提高了公园档案管理的服务质量。通过这种形式，游客可以快速检索公园历史信息以及游览线路。
三、结语
综上所述，电子档案是当前信息时代的产物，其优势一目了然。公园档案管理人员应当积极使用这种新型的档案，将其应用到工作之中，不仅能够提高公园档案管理工作的工作效率和服务质量，还能保证公园档案信息的保密性，为我国和谐社会的构建作出重要的贡献。
【参考文献】
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关键词：档案理念 档案工作 关系
随着我国改革开放的深入和经济的不断发展，档案不断地得到应用。特别是高校随着五年一次评估的深入，“幕后英雄”――档案更是发挥着极其重要的作用。但由于多种原因，目前档案理念仍然较为淡薄的现象在高校依旧存在，档案理念问题已成为制约高校档案工作发展的关键问题。
一、档案理念与档案工作的区别
档案理念，是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。既包括社会上人们对档案和档案工作的认识，也包括档案工作者对档案和档案工作的认识。
档案工作，是指管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统，是档案室和档案馆对档案信息资源的管理与开发工作，也就是通常所说的档案收集、整理、鉴定、保管、编目、编研、提供利用和统计等项工作。
二、档案理念与档案工作相互影响、相互制约。有着不可分割的密切关系
首先。强化档案理念对档案工作有着巨大的推动作用。有档案理念，才能以档案的眼光去看待、对待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件时注意符合档案要求，方便存档立卷等。也就是说，档案理念越强，越有利于档案材料的有效收集，越能使形成的档案材料具备及时、准确、完整的特点，从而最大限度地满足利用者的需求。其次，档案工作又反作用于档案理念。做好档案服务工作，搞好档案各方面事业建设，是增强人们档案理念的关键。如：高校档案，是指高等院校在从事教学、科研及管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括学生档案、学籍档案、教学档案等。高校档案工作是高校各项工作中不可缺少的基础环节，也是衡量教学、科研、管理和其他各项工作水平的重要标志之一。做好档案管理工作，对于总结、探索和改革学校教学、科研及管理工作的规律，提高教学质量、科研能力和管理水平，具有十分重要的意义。诚如有些论者所言：“可以毫不夸张地说。一所学校的档案文化就是这所学校整体文化的基石。”因而，要做好高校的档案管理工作就必须加强教职员工和档案管理工作者的档案理念。
三、档案理念与档案工作应协调发展
由于多种原因，目前高校档案理念较为淡薄的现象仍然存在，特别是院(系)二级档案保管单位在档案管理方面还存在着许多问题：第一，一些院(系)领导档案理念薄弱以致没有完整的行文制度，没有档案文件的传阅制度。看完文件后就放到自己手里，不能及时归档，有时随手乱放，造成文件的丢失。第二，档案管理人员基本是兼职，由院(系)办公室人员负责。由于办公室工作头绪多、繁杂，不可能进行系统的管理，而这些人员往往又未受过档案管理工作培训，档案理念又较为薄弱，不够注重档案的及时收集、整理、归档，特别是科研档案和教学档案更是如此。第三，整理不力。在档案分类上，采用实用性存放，没有根据档案的性质进行规范分类整理，而是自己觉得有用就留下来，无用的就丢掉，造成档案材料收集不齐全。第四，不注意档案及时移交，致使某些档案材料缺乏连续性。由于人事的变动，造成档案的缺档现象严重。第五，不注意对档案材料的妥善保存，致使原始的纪录在一段时间之后纸质变黄发脆。字迹模糊无法辨认，变成一堆废纸。特别是五年一次的本科教学评估更需要档案的完整性、规范性。针对这些问题，要想尽快改变现状，笔者认为应从以下几个方面着手：
1 加强宣传力度
档案的宣传介绍是社会公民认识档案的基础，因此高校应增强院(系)教职员工和档案管理人员的档案理念，特别是加强领导对档案管理工作的重视。高校还应组织档案管理人员学习国家有关法令，学习《档案法》、《保密法》，认识到档案工作的重要性，把档案工作纳入日常的工作中。
2 完善制度
改变过去那种没有行政管理制度和传阅制度的状况，完善制度，使档案管理工作有据可查、有法可依，有规范的指导，从而使档案文件及时、完整、有序地归档。
3 加强培训
档案工作者是档案专业人员，也是档案管理的主体。增强档案工作者的档案理念是强化全社会档案理念的核心，也是搞好档案工作的保证。因此，必须对档案工作人员加强培训、以提高素质。
(1)甘于奉献。档案部门特别是院(系)档案管理人员，人员少，任务繁重，工作琐碎，又有很多是兼职，如果不具备奉献精神，是不能搞好档案工作的。所以，一个档案工作者，首先要树立全心全意为人民服务的思想，热爱本职工作。具有奉献精神。
(2)具有高度的责任感、业务能力和计算机能力。文件转化为档案是一个专业性极强，而且程序极为复杂的过程。它直接影响档案工作的质量。每一卷档案的收集、分类、装订、编目、管理都有非常严格的要求，这就要求档案工作者不仅要熟悉案卷的整理流程，还要掌握一定的档案管理和保护技术。过去院(系)档案工作紊乱很大程度上是由于档案管理人员档案理念淡薄，对档案工作不甚了解，不知如何进行收集、整理、分类、归档，对于档案的检索与服务更是不甚了解，因而我们必须对他们进行业务培训。如：《档案学概论》、《科技档案》、《档案管理学》、《保护技术学》、《文书学》等进行系统的培训。随着新型存储介质的不断出现和现代信息技术的更加广泛的应用，许多新型载体的档案出现了，也正如钱学森同志指出的：“现在图书馆、档案馆、情报单位的工作人员应当是信息专家或信息工程师，是信息系统的建设者，也是信息使用的向导者和顾问。”这正是强调了档案管理工作者应加强学习，提升业务水平，成为适应新形势下合适的档案工作者的重要性。
4 利用现代化手段管理档案
早已有论者指出：“随着档案管理现代化的发展，档案管理业务的内容与结构还将发生新的变化。”利用现代化手段管理档案，既是档案工作发展的必然，又是提高档案管理水平和工作效率的一项重要措施，院(系)领导应积极为档案管理工作创造条件，购置先进设备，使档案管理工作的现代化水平和效率提高到一个新层次。
5 搞好档案的开发利用
纸质档案在其本身的含义上就是以笔与纸的形式对社会上的组织与个人在生活中直接影响而形成的各种记录性的文字与图表等不同信息的合集。电子档案在现实生活中的应用虽然具有快速性与高效性的特点，并且在生活之中的应用范围也在渐渐的占领高地，有着不可阻挡的趋势。但是与此同时，电子档案的可靠性与真实性却总是不如人意。因此，在电子档案得到大力推广的今天，必须要将纸质档案的重要性进行突出的保护。
关键词：
档案信息化；纸质档案；电子档案；重要性
档案上的信息化本身体现出来的是档案管理在信息时代的一种必然的趋势。在档案的管理上，同样是我档案事业的“十二五”规划的中的一项重要的内容关于纸质档案的去与留，一直都是专家学者们经常探讨的一个热点。所以基于此，现在必须要做的是对信息化背景下纸质档案的定位与重要性进行一个充分的认识，尽量在纸质档案与电子档案的结合互补中寻求一个关键点，让档案的信息化管理走上科学化与规范化的正轨。
1纸质档案拥有非常明显的比较优势
纸质档案就是以笔和纸的形式对社会组织和个人在工作生活中直接形成的各种文字、图表等不同形式的信息进行记录与保存的档案形式。这种把纸张作为信息记录载体的档案有着一些非常突出的优势：
1.1信息与载体的依附性较强。载体与信息的统一就使原始记录性这一属性得以形成。其在档案信息的原始真实性与存储介质的原始依附性两个方面都有所体现。因为信息与载体密不可分属于传统介质的特点，当信息与载体达到充分地结合，将其进行分离就非常难。不仅如此，人们只有借助于依附在纸张等载体上的文字、图形，才能够对其所承载的信息有所了解。
1.2充分体现档案信息的原始凭证性。纸质档案的形成是由文件直接转化过来的，对过去的历史情况客观地记录，其凭证功能令人信服。作为管理档案信息的载体，也是在特定的条件下通过特定的责任人制作来形成的实体材料。
2纸质档案在档案信息化管理中的重要性日益凸现
档案信息化管理就是通过信息技术等高科技手段来促使档案由实体保管实现以数字化信息为载体，向社会提供服务为重心的转变。在档案信息化管理过程中，纸质档案有着极其重要的作用，主要体现在：
2.1发挥纸质档案原始凭证作用可确保档案的真实性。档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，但是，对于电子档案的法律地位国家尚且没有相关法律法规能够对此进行明确.但对于管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。传统纸质档案所体现的是“内容的原始性”和“形式的原始性”的有机统一，其唯一性表现在其文件资料的字体、字迹、图像、印章以及纸张载体均不可能被替换掉，若存在被篡改和复制的内容也很难达到与原件完全一致的程度。因此，目前的技术条件就决定了纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。
2.2发挥纸质档案稳定性作用。可确保档案信息安全性。因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。所以很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。
3发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的途径
传统的纸质档案有着电子档案无法替代的一些绝对的优势，其安全性和隐患性在档案信息化得到了充分的体现，与此同时，纸质上的档案管理被许多的机构认可，具有很强的法律效力与权威性，这是电子档案无法取代的。所以，要从以下几个方面入手。
3.1促进档案管理人员的观念更新。纸质档案与管理人员的位置关系是档案属于管理人员的客体，在传统对纸质档案管理上的办法已经让管理人员适应了，所以在纸质档案与电子档案上的共存模式组合上让许多的工作人员感到吃力，这样的趋势要求档案的管理人员需要尽快的将自身思想观念给进行及时的转变，实现从传统的模式转化为现代的管理模式，以全面型档案管理人才上的标准对自己进行要求，跟上时代的脚步，科学的对档案进行管理。在知识的学习上，档案的管理人员一定要积极学习新的的知识，对自己的知识体系进行完善，以现代的科技手段对自己的职业上的素养进行丰富。对传统的档案管理方法进行熟练的掌握以后，也要与时俱进的将网络档案管理上的技术手段进行学习，熟练的将电脑上的知识进行掌握，其中包括数据库上的信息存储。进而成为一个在档案管理上的全能型人才。从工作的重心到服务手段的各个方面都进行全面的改革，将传统在档案管理模式上的局限都进行及时的提升与改进，在对自己综合素质进行提升的基础上，也进一步的将自我在创新能力上的实力进行拔高的处理，树立一个现代档案管理人员的新形象。
3.2对档案管理标准进行完善。想要档案尽快实现信息化，这样的转变离不开与计算机技术的结合，数据上的质量会对档案起到决定性的作用，合格的数据上的格式必须要有相关的标准与健全的制度，于此同时，还要将新型档案上的信息进行载体储备格式与转换标准上的项目进行积极的推进。因此，必须将完善的档案管理上的标准进行及时的建立，进一步的将电子档案与纸质档案工作进行规范。
3.3改进与调整档案保管设施。只有将电子档案与纸质档案上的结合工作给进行妥善的处才能将最佳的效果进行实现。加上这两者的运行支柱都是一定的物质支持而存在的，所以在安全性上与完整性都离不开一定的实施与条件来进行保证。纸质档案在信息的存储上不如电子档案的多，所以在长期的积累的案卷面前，档案存储在库房需求上很大，这给库房的压力也很大。电子档案的出现就将这个问题进行了完美的解决。光盘在信息的存储上的拥有很大的优势，并且占据的空间也很小，不会让人工资源造成浪费。
4结论
对于档案上的管理人员来说，一定要对纸质档案的真实性与安全性进行充分的认识，并理解这些特性的重要作用，想要实现档案管理从传统的模式转变为现代的模式上来，就必须将两种模式上所要面对的融合进行充分的准备，做好两者之间的在优势上的互补，进而有力的将现代档案事业上的工作得到健康与科学的运行，只有两者能够做到优势上的互补，才能将档案储存上的管理进行进一步的优化。
作者：刘欣欣 单位：大庆市龙凤区人才交流服务站
参考文献
[1]吴宁宁.档案信息化建设的风险及防控措施分析[J].智能城市，2016（9）.
[2]郭攀.提高新时期医院人事档案管理工作的体会[J].办公室业务，2016（3）.
［关键词］知识管理；高校档案管理
高校档案管理是指高校在从事学校事务管理的各项活动中所形成的有利用价值的不同形式的历史记录，包括文字、图表、音像等信息资料，是记录和反映学校历史变革的载体。学校档案管理工作是学校管理的基础工作，是学校发展过程中不可忽视的重要管理工作。因而，如何在院校体制改革不断深化的背景下进一步搞好档案管理工作，是亟待解决的问题。笔者认为，在知识经济时代，应用知识管理的理念进行档案管理是高校档案管理事业发展的必然趋势。
一、知识管理的方法概述
知识管理是在知识经济浪潮中，管理领域发生的一次新的革命。知识管理是通过对企业知识资源的开发和有效利用以提高企业创新能力，从而提高企业创造价值能力的管理活动。［1］知识管理的目标就是力图能够将最恰当的知识给最恰当的人以便使他们能够做出最优的决策。西方学者对于知识及知识管理的研究始于20世纪50年代，90年代中期知识管理开始为信息系统研究者所关注，并持续至今，目前已进入理论深化和实证应用阶段．而我国直到2000年后，该领域的研究才开始逐渐增多，并在近几年得到了迅速发展。［2］知识管理的应用主要集中在3个方面：企业知识管理、图书情报知识管理和知识管理的度量。
将知识管理方法应用于高校档案管理既可以看作是知识管理应用的一种尝试，也可以看作是图书情报知识管理的延伸。在知识经济时代，应用知识管理的理念对档案工作进行管理是高校档案管理事业发展的必然趋势。
二、高校档案管理工作中存在的问题
高校档案是高校中的重要信息资源，是高校进行经验总结、改进管理、制订建设发展计划的重要依据。目前，高校档案管理工作已经取得了一些成效，但仍然存在诸多问题。
第一，档案信息载体形式多种多样。随着高校信息化建设的进一步开展，高校档案的保存也逐渐呈现出多种形式，不仅有传统意义上的纸质文档，更多的是电子文档。如果不对各种形式的档案进行梳理整合，很容易造成原始资料流失。档案信息载体形式多种多样对高校档案的管理工作提出了新的课题——如何将这些不同形式的载体进行有效管理。高校档案管理工作者对此进行了大量的尝试，但是目前看来，效果并不是非常理想。
第二，档案信息服务效率低下。一方面，档案信息服务的对象比较单一，基本上局限于校领导和管理层，为广大教职员工及学生提供的服务较少，这在一定程度上阻碍了校务公开环境的建设。由于目前高校档案管理主要依靠手工查档，在管理人员有限的情况下，一旦查询数量增加几倍，管理人员就很难应付。所以档案工作只为领导服务。另一方面，档案工作仅仅局限在归档留存层面上，对档案信息的二次开发利用较少，因而查阅档案所得到的仅仅是原始的信息，档案利用率低下。
第三，档案管理意识不强。目前，高校的档案管理工作大多局限于材料的简单归档，甚至存在因归档不及时造成资料的积压甚至丢失的现象。档案管理工作得不到足够重视。随着校务办公自动化的实施，档案管理工作者必须做好思想上及技术上的准备，将电子文件及多媒体信息完整归档。很多应该归档的档案并没有按照制度的要求进行存档。同时，由于存档制度不建全，造成珍贵历史资料的流失。
三、对高校档案实施知识管理的意义
第一，从深度与广度上扩展档案管理的范围。在档案管理工作中实施知识管理，使得档案管理不仅仅局限于历史文件的管理，而是对档案中所包含的信息及知识进行管理。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。
第二，提高档案信息服务效率。按照知识管理的理念与方法，将档案信息进行去粗取精，并进一步挖掘其中有价值的信息资源，进而进行有效的调动、开发与组合，能够帮助决策者提高决策质量与水平，从而提高了档案信息的服务效率。
四、用知识管理理念进行档案管理的对策
第一，转变观念，树立档案管理新意识。为了更好地进行档案管理，必须树立正确的观念。只有在思想上认识到实施知识管理的必要性，才能使档案管理工作迈上新台阶。因此，档案管理人员应该转变观念，由对历史资料的简单汇总与整理转变为明确责任、积极干预和整合。将显性的档案信息知识与隐性的档案业务知识融合，从而为领导决策提供支持。
关键词：监督档案；规范化；信息化
工程质量监督档案是指在工程质量监督实施过程中形成的文字、表格及音像资料，是工程质量监督机构和监督人员从事监督管理工作的原始记录和重要凭证，也是上级建设行政主管部门对监督机构和人员开展考核的重要依据。加强工程质量监督档案收集、整理、归档的规范化管理，对于促进工程质量监督管理水平进一步提升，体现质量监督管理工作的科学性、公正性和权威性有积极作用。因此，做好工程质量监督档案管理工作意义重大。
一、工程质量监督档案管理中存在的问题
（一）工程质量监督档案标准不明确，材料内容参差不齐。住房和城乡建设部第5号令《房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理规定》要求质量监督机构需建立工程质量监督档案，但未对工程质量监督档案的具体内容进行明确。具体到地方，以湖北省为例，《湖北省房屋建筑和市政基础设施工程质量监督管理暂行办法》（鄂建[2011]79号）明确了工程质量监督档案的立档时间要求及保管期限，但也未对监督档案具体内容提出意见。内容标准的不明确，造成各地质量监督机构在形成监督档案时随意性较大。有的监督档案资料浩繁，有的却寥寥数页；有的把施工、监理等单位的技术资料甚至工程图纸均收集存档，真正反映监督工作开展的记录却难觅踪影，材料内容不符合要求。（二）囿于实际困难，监督档案资料不同步，不连续。质量监督工作主要在现场展开，在现有的条件下，监督检查记录一般由监督人员在检查结束后回到办公室予以补记，监督记录的同步性较差。同时，随着市政基础设施建设规模的日益扩大，监督人员的监管任务屡创新高。在一名监督人员同时监管数十项工程的前提下，完全将监督抽查与监督计划逐一对应且同步记录还有一定的实际困难，监督档案资料的连续性存在差距。（三）重视程度不够，监督档案资料不规范、不交圈。部分监督人员重实际检查、轻文字记录，往往出现监督记录字迹潦草、内容简单、签证不全等问题。有的监督档案中有针对质量问题的整改通知，却无责任单位的回复报告及现场复查记录；有的在监督记录中提出了监督意见，而后续的检查记录中没有相关的落实情况。（四）市政基础设施工程特殊性造成工程质量监督档案归档难。市政基础设施工程战线长、断面多，有的甚至边拆边建，造成大多市政基础设施工程履行基本建设程序不足，无证施工、先施工后办理注册登记手续、未经竣工验收备案即投入使用的情况比较普遍。建设行为的不规范给工程质量监督档案收集整理造成很大困扰。有的工程介入监管时已经开始施工，前期相关资料难以收集；有的工程已经投入使用但迟迟不办理竣工验收手续，工程档案资料长期滞留在监督人员手中难以移交，随着时间推移难免出现遗失、损毁等情况。
二、加强质量监督档案管理的建议
随着我国经济水平和科学技术的不断发展，越来越多高职院校采用会计电算化的方式进行日常工作，会计档案的内涵和外延都产生了深刻的变化，而新的会计档案形式仍然没有规范的管理方法和处理措施，这是促成高职院校会计档案管理混乱的原因之一。而我国现阶段高职院校多数由中专学校升格合并，多校合并时没有对需要销毁的会计档案进行清理，也极易造成管理不当的现象。
会计核算专业资料具体包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类会计核算资料，而这四大类资料就构成了会计档案的全部范围。众所周知，会计档案不仅仅是会计活动的产物，同时也是记录和反映经济业务的重要史料与证据。所以，保管好会计档案可以方便在必要的时候进行查阅和审计。而在高职院校当中的会计档案有以下几类：
会计凭证：是一种记录经济业务和明确经济责任，并且按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务最初发生时就马上填写的书面证明，包括如飞机票、火车票等外来原始凭证或借款单、工资发放明细表等自制原始凭证。而记账凭证则是以原始凭证为依据，作为记入账簿内各个分类账户的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
会计账簿：会计账簿具有一定格式并且由相互联系账页所组成，是通过序时、分类等方式全面的记录一个单位经济业务事项的会计档案。连接会计凭证和会计报表的中间环节就是设置和登记会计账簿，做好会计账簿的工作对于加强经济管理具有非常重要的意义。
财务会计报告：是指高职院校对国家上级主管部门提供的反映单位某一特定日期财务状况的书面文件。包括资产负债表、收入支出表、财政补助收入支出表和附注等。
其他：包括上级主管部门下发的有关财会文件，高职院校内部制定的有关财会部门的制度文件和银行存款对账单、y行存款余额调整表、国库统一支付对账单、会计档案移交清单和会计系统支持软件及密码等。其他类会计档案也是高职院校会计档案的重要组成部分，而这部分会计档案也常常与文书档案相混淆。
会计档案的重要性
会计档案是单位总结经验、确定责任事故、分析和判断事故原因、打击经济犯罪的重要依据之一。单位可以通过会计档案所提供的过去经济活动史料。对本单位进行经济前景预测，并由此预测作出实际经营决策，进一步编制相关财务、成本计划。鉴于会计档案的重要性，《会计档案管理办法》第四条规定，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和。
会计档案管理问题
对会计档案的重要性认识不够。有领导和财务人员对会计档案的管理不重视，没有充分认识到会计档案承上启下的重要作用，人为不重视的观念是导致会计档案管理混乱的首要原因。领导对会计档案管理的忽视容易造成会计档案管理人员在管理会计档案时疏忽大意，没有做好相应的管理和保密工作，使会计档案的管理雪上加霜。
会计档案的鉴定销毁不及时。目前，全国高职院校所存放的会计档案大多数都已经超过法律规定的存放年限，应给予销毁的会计档案大量堆积，而没有对会计档案进行定期清理不仅造成了大量陈年会计档案的累积，在不利于查阅的情况下也占用了相当大的储存空间。造成该现状的原因有以下几点：责任意识缺失和执行力度的不强，大部分高职院校在会计档案的管理过程中不愿意销毁到达存放期限的会计档案，担心承担相关责任；现阶段大多高职院校由中专学校升格合并而成，但在合并时大量会计档案没有进行及时的清理和销毁，只是简单将两校的会计档案搬到一起作为合并；上级主管部门和财务部门缺乏相应的监督，致使会计档案销毁工作不能如期进行；高职院校领导和财会人员对会计档案销毁工作不重视。由于销毁会计档案不仅要承担相应责任，也需要消耗大量人力物力财力，而有点领导会认为不能销毁上个领导任期所产生的会计档案，避免承担责任耗时耗力。
会计档案管理问题的解决措施
会计档案管理人员方面：会计档案管理人员平时应积极主动宣传相关会计档案管理法规，通过潜移默化的宣传加强财务工作人员和相关领导对会计档案管理的重视度，尽早将会计档案管理工作纳入工作指标当中。同时会计档案管理人员也应当积极提升自身职业修养素质，参与培训，做好对会计档案正确分类、立卷、销毁等管理工作。
高职院校单位方面：不仅仅是会计档案管理人员，从全单位和领导的角度上来看，也应当自上而下的加强对会计档案的管理重视，设置专门管理会计档案的岗位，划拨固定的会计档案室，做好档案室的设施工作，包括防潮防虫等。
加强对会计档案重要性的宣传力度。通过宣传学习提升财务人员对会计档案重要性的理解和认识。多举办培训班，提升会计档案管理人员素质和财务人员职业能力，确保会计档案的正确管理。
完善相关管理制度和责任办法，明文列出会计档案销毁的责任归属，明确各会计人员的职权范围，定期销毁会计档案。
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