时间：2023-06-11 08:58:48
导语：在人事档案数字化建设的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
南京市企业退休人员人事档案管理服务工作经过近几年的建设与发展，相对过去来比，取得了长足的进步，但与社会不断增长的档案管理服务需求比较来说，还存在着一定的差距。一是档案馆(库)的建设还不规范，目前南京市企业退休人员档案库房与社保经办机构业务一起办公，在安全保障、建筑面积与设施配备上与国家标准还有距离。二是管理制度相对滞后，目前仍有不少制度沿用过去标准，这些基本上形成于上世纪的90年代，是根据当时情况制订的，重点抓收集整理等基础工作，立足于管理，对现代化、信息化涉及较少。三是信息化程度不高，相对于全国其它城市的企业退休人员人事档案管理来说，南京创建了与社会保险信息系统实现信息共享的档案管理软件系统，可能走在前列，但是档案的数字化建设、信息挖掘管理、可视信息管理系统等都还在规划之中，没有落到实处。四是档案管理人员能力素质偏低，缺乏能够掌握档案管理前沿技术的专业人才，如珍贵档案修复技术以及开发数据挖掘、自动识别等信息管理系统技术方面的人才。
南京市企业退休人员人事档案的管理服务对人力资源和社会保障机构来说还是一个全新的事业，既需要脚踏实地，借鉴档案业界的经验做法，又需要利用没有既往负担的后发优势，统筹谋划，注重先进研究成果的消化与利用，来推动企业退休人员人事档案管理服务事业新发展，为社会和企业退休人员服务。
创建人事档案管理服务目标体系
企业退休人员人事档案管理服务是一个系统工程，需要从顶层设计，以规划为引领，创建全面、可持续发展的管理服务目标体系，以推动企业退休人员人事档案管理服务事业的发展。南京市企业退休人员人事档案管理服务的目标，也是服务和满足企业退休人员和社会的生产生活的需求。规划的主要任务是根据国家档案局要求，落实“三个体系”的建设:一是建立覆盖企业退休人员的档案资源体系，二是建立方便企业退休人员的档案利用体系，三是建立确保档案安全保密的档案安全体系，这三个体系是统一的有机整体，安全保障体系是手段，资源体系是基础，档案利用体系是目的。
建立经济实用的人事档案库房
南京市企业退休人员人事档案库(馆)的建设理念与实体建筑都需要进一步发展。档案库建设是档案安全保障的基础，是档案资源建设和企业退休人员人事档案利用的依托，因此档案库房建筑必须符合档案的长期安全保管和便于提供利用的要求。国家档案局、建设部和发改委在2007年对档案馆的建设标准作了规范要求，明确了建设规模和项目的构成、房屋建筑面积指标、选址与规划布局、建筑设计和省市县档案馆用房指标分类。在档案库房建设的原则上，于海燕认为需要遵循实用性、经济性、人本性和文化性原则［1］。实用性原则是指把实用和节俭放在第一位，尽可能考虑档案保护的要求，为档案提供最大可能的安全保障。经济性是指在节能降耗、环保低碳方面加强档案馆建设的投入，在档案库房建筑设计时充分考虑档案库房设施，合理采用新技术、新材料、新设备，注意可持续发展。人本性原则具体体现为无障碍设计，为残疾人、老年人提供便利行动的设施，同时在档案用房布局中给档案利用者提供方便。文化性原则是指档案库房建设要反映文化特性，具有文化个性，是人事档案走近社会和企业退休人员的重要渠道。南京企业退休人员人事档案库房建筑是由800多平方米的地下室库房和100m2左右的服务大厅、60m2左右的两间办公室组成，而且区位比较分散，这与国家档案库房建设标准和库房建设原则还有很大的差距，因此成立独立档案库应该成为可能条件下的首选，建筑区位选择在市统一规划的基础上要尽量符合交通便利条件，建筑面积根据企业退休人员人事档案资源容量以及未来20—30年需求，应在5000m2以上，建筑设计应揉合南京古城风貌精神，服务设施应反映以人为本的理念。
强化人事档案资源建设
南京市企业退休人员人事档案要继续贯彻“大集中、大服务、大档案”的理念。档案实行集中管理是确保档案库丰富信息的来源，随着新增企业退休人员人事档案的实时入库的已退休人员人事档案的分批次入库，目前已入库管理38万卷，23万企业退休人员人事档案待入库，每年还有近3万新增的企业退休人员人事档案入库，巨大的库藏容量，是南京市人力资源和社会保障机构不断满足全市企业退休人员人事档案的管理与服务多样化需求的坚强后盾。随着入库人事档案数量的日益增加和档案利用需求的明显增长，充分利用计算机与网络先进技术实现企业退休人员档案数字化管理应成为当前的主要工作目标。档案数字化把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。当前南京市推进企业退休人员档案的必要性主要体现在三个方面。一是妥善解决退休人员人事档案存放的有效途径。由于现有办公用房条件限制，将档案信息数字化以及纸质档案移交档案主管部门或异地代保管，不失为解决退休人员档案存放的一条有效途径。二是提升档案服务效率的现实需要。目前南京市人力资源和社会保障机构档案管理部门每月接待退休人员档案查阅量约1100卷、借阅180卷、复印2000余份。退休人员档案数字化后，可以提供更快捷的查询和其他利用服务，大幅提高档案服务效率，满足各类用人单位以及相关群体对档案利用的需求。三是档案管理与服务的发展趋势。现代档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。退休人员档案数字化后，存储于数据库里的数字档案，将可以提供方便、快捷的远程查阅和多点、多向查阅及其他利用，不仅提升我们对退休人员档案的有效利用，还将全面提升我市退休人员档案管理及服务的整体水平。同时，退休人员档案数字化还将为我市社会保险业务档案数字化积累经验。当前南京市推行企业退休人员档案数字化的有利因素也有三个方面。一是信息技术有支持。现在档案数字化技术已比较成熟，且档案数字化工作在全国各地区档案管理部门也有比较成功的做法，可以为南京市退休人员档案实现数字化管理提供有力的技术支持和可借鉴的宝贵经验。同时，南京市人力资源和社会保障信息系统和市、区(县)、街道(乡镇)、社区(村)四级公共服务平台，也为今后实现档案数字化利用奠定了良好的基础。二是经费来源有保障。南京市每年可用于退休人员档案管理的费用约为260万元，且每年随着退休人员的增加相应增长，加上目前的历年结余409万元，基本上可以满足退休人员档案数字化管理的经费要求。三是规范管理有基础。南京市企业退休人员档案管理工作已基本实现规范化，确保退休人员档案均按规定整理、立卷、归档、入库，配置了适宜安全保存档案的专门库房以及相关必要设施，建立了比较完善的各类管理服务制度，同时初步建立起了一支业务素质较高的档案管理队伍，为实现退休人员档案数字化提供了有力保证。企业退休人员人事档案数字化管理建设可遵循统一规划，分步实施，技术可靠，永久保存的基本原则，依托人力资源和保障信息系统开发数字化档案管理子系统，安全、高效的管理和利用退休人员档案，实现资源共享，有效保证档案实体安全。目标是将新增的退休人员档案及时进行数字加工处理，转化为数字信息后保存。在此基础上，将现有库存的人事档案逐步进行数字化处理加工;采用由小到大、由少到多、循序渐进，逐步扩大的形式，用3年左右的时间完成60多万企业退休人员档案数字化任务。完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、目录著录、档案扫描、OCR文字识别、图像处理、数据校对、数据质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。其中扫描的主要工序有:高速扫描、去空白页、质检、高扫补扫、页码录入、页码特殊处理、影像自动排序。数字化后的档案采用BS架构实现自动实时出入库，后台是一个Web服务器，前台基于无线手持设备(如PDA等)，在库房内连接放置在库房中的无线路由器访问Web服务器进行资料出入库。在对企业退休人员人事档案数字化的过程别要做好数据录入质量的控制，加强数据录入人员素质培训，制定并逐步完善的录入细则，强化数据质量验收，确保档案数据的准确可靠，为档案资源的有效利用提供良好的基础。在加强企业退休人事档案数字化管理的同时，加强对现已产生的企业退休人员电子化档案建设的研究与管理，创建合适的电子档案系统管理模式，丰富和规范企业退休人员人事档案资源。在推动企业退休人员人事档案数字化的同时，需要注重对实体档案的维护技术研究，实体档案是历史的真实记录，有着证据学上的凭证及参考作用，具有不可替代的重要价值，加强对折痕、破裂、残缺、水浸、成砖、霉变污染、酸化等类型破损档案进行分类研究、制订合适的修复方案，也是当前企业退休人员人事档案资源管理的一个重要内容。提高企业退休人员人事档案资源的应用和服务能力目前主要有三方面的技术。一是建设档案检索目录。美国学者克莱弗登认为评价信息检索效果的指标有六项:收录范围、查全率、查准率、响应时间、用户负担和输出形式［2］，对照此标准，南京市企业退休人员人事档案信息检索技术还需要进一步推进智能搜索引擎如语义搜索、群体搜索、基本内容特征的多媒体检索、罗盘搜索、整合搜索、垂直搜索、个性化搜索、社会化搜索［3］等来建构信息检索系统，来提高档案资源管理服务水平。二是采用数据挖掘技术。随着企业退休人员人事档案数字与电子化档案量的增加，数据挖掘技术能够提高管理效率，更好满足社会和企业退休人员对档案查找、利用的需求。数据挖掘可以从大量的集中数据中，发现隐含在其中规律性的、人们事先不知道的，但又是潜在有用的最终可被理解的信息和知识的非平凡过程，它可以扩大档案收集范围，优化库存档案结构，提高整理效率、鉴定效率，提供个。［4］三是在适时推进云计算技术。云计算是指一种全新的计算模式和网络应用模式，旨在通过网络(互联网和局域网)以按需、易扩展的方式获得所需的硬件、平台、软件及服务等资源，可以提高档案资源利用率，节省总拥有成本，增强IT灵活性和效率，被视为科技领域的新革命，对于建立统一、高效物档案资源管理服务平台、实现档案信息资源海量存储与共享利用、打造低碳经济信息化建设模式、提升档案服务、优化档案信息化人才结构等有着重要意义。［5］南京市企业退休人员人事档案管理服务可在四级服务平台间开展云计算试点，待技术成熟后可进一步推广。
加强人事档案安全体系建设
档案安全是企业退休人员人事档案管理服务工作的生命线，尤其是实现档案数字化管理服务后，档案实体安全与档案信息安全并重，是档案事业可持续发展的坚实基础。档案安全体系主要包括安全管理体制、安全管理制度、安全设施配备、安全技术系统管理等，就安全管理制度而言，要特点注重信息安全与保密规范，按照《档案法》、《保密法》等法规要求，确定企业退休人员人事档案信息资源审查标准，处理好保密与公开原则，在保障信息安全与保密基础上实现信息公开和资源共享。异地备份是数字时代档案信息安全管理的重要手段，提高档案安全保障能力。异地备份是指将原始档案资料数据化后，一成不变地进行复制，并保存在相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的异地。容灾，是指为保证重要档案数据在经历各种灾难后，仍能提供正常服务，并为此所进行的一系列应急计划和建设行为。［6］南京市企业退休人员人事档案的异地备份管理工作目前还没有有效开展，在档案数字化工作完成后，可以在国家人力资源和社会保障系统内或国家档案管理机构系统间建立异地备份管理关系，与相应机构签订协议，确保企业退休人员人事档案服务资源的安全。
开展人事档案编研工作
对企业退休人员档案进行有效编研是提升档案资源利用水平的重要途径，也是挖掘档案资源的重要形式，实现档案服务于退休人员生活的目标。现在名人档案资料的编研工作普遍受到社会重视与欢迎，普通老百姓档案编研工作却没有得到应有的关心，很多企业单位和退休人员直系亲属在退休人员离世后查找档案编写悼词，但退休人员本人却再也无法听到。南京市档案管理服务机构可以针对企业退休人员需求，组织力量对档案资料进行系列编研，如“老百姓的故事”、“劳模的一生”等。编研的资料可以与广播电合播出，宣传普通老百姓，扩大企业退休人员人事档案宣传的受众面。
【关键词】：人事档案；信息化；管理
引言
档案信息资源是国家的一项基础性信息资源，档案信息化是国家信息化的重要组成部分。党和国家实施“大力推进信息化，加速建设现代化”的发展战略，对档案部门提出了新的任务，也为档案部门信息管理的创新提供了难得的发展机遇。人事档案管理也应抓住这一机遇，实施由传统管理到信息化管理的转变，充分发挥人事档案信息的作用。
1档案信息化的概念
所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。目前的信息技术已经能够很好地运用计算机网络、数据库的开发来处理现实的信息资源。档案信息化工作就是利用信息技术手段来实现馆藏各类档案的数字化、网络化、电子文档管理一体化及档案信息提供利用网络化。
2人事档案信息化管理的意义
2．1信息化建设是信息社会的要求，也是人事档案信息社会化的需要。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益显现出来。满足群众需求，为社会服务，既是档案工作的出发点，又是档案工作的目的，加快档案信息化建设，是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求和档案工作自身发展的需要，也是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。
2．2信息共享，为社会提供全方位的人事信息，提高劳动效率与工作质量。人事档案管理多媒体信息网络系统提供了人事管理过程中所需要的全方位的人事信息。我们不但可以快速准确地获取人事的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询人事诸如工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解人事全方位的综合信息。可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解人事的传统方式。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。
3人事档案信息管理的目的
人事档案信息化管理以提供利用为目的，还体现在要通过信息维护，及时更新档案中变化的信息数据，使人事档案信息与原档案材料保持一致，从而达到人事档案信息管理始终处在一个动态管理之中，让人事档案由传统的手工管理向信息化方向转换，这是对人事档案信息管理的基本要求。也只有这样，才能使人事档案信息在激励人才和人力资源组织管理与开发中发挥更大作用，真正服务于人事管理工作。
4人事档案信息化应遵循的三大原则
规范性原则：制定和实施人事档案工作标准和规范，是人事档案工作信息化的需要，是提高工作质量和效率的需要。通过馆藏档案数字化接收电子文件，应该坚持规范性原则，制定相应的规范和法规，只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证人事档案信息的安全性。
效益性原则：人事档案信息化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益。要根据自身的能力、馆藏基础。分析用户需求，考虑馆藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，可以带来巨大的经济、社会效益；利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键。
5加强人事档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用。保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并入国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
5．1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在人事档案管理上，运用计算机进行人事档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机。提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度。逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网，使各项工作都网络化，加强人事档案的利用。
5．2人事档案信息资源建设
5．2．1人事档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对人事档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。人事档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于人事档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质人事档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
5．2．2加强人事档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，人事档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应人事档案信息资源共享的要求，需要加强人事档案日录数据库建设，开发标准化的人事档案管理系统，加强人事档案目录的输入，保存。
5．3人事档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中人事档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分人事档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上人事档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强人事档案业务人员培训工作，提高人事档案业务人员的管理水平。
结束语
为了实现人事档案的信息化管理，各级人事部门应当重视人事档案信息化管理人才的培养，加大智力投资力度，优化智力投资方式，以最新信息理论与信息技术为人事档案管理人员充电，使他们胜任人事档案信息化管理工作。要为人事档案信息化管理提供条件，以便在人事档案信息利用的权限范围内，建立能够全方位、多层次、立体化地提供信息服务的更科学、更快捷、更方便的人事档案信息管理模式，满足社会对人事档案和人事工作的需求。要关心人事档案管理人员的自身发展，尽快培养一支适应人事档案信息化管理的人才队伍。人事档案管理人员要加强终身学习，不断更新知识，完善知识结构，以适应人事档案信息化管理的需要。
参考文献：
【1】赵屹．档案信息网络化建设【M】．北京：北京图书馆出版社，2003．
【2】沈潇．浅析档案管理信息化管理探索【J】．管理探索，2007，4．
一、信息时代人事档案管理的发展内涵
（一）人事档案管理的知识密集性内涵。新时期人事档案管理的发展必须反映新的时代特色，信息时代背景下信息化的普及是为社会知识经济体系服务，当今人事档案管理较之传统人事档案管理具有鲜明的知识密集性内涵，即新时期的人事档案管理不再是简单的材料收录整理工作，专业知识文化素养与业务能力，尤其是计算机信息处理技能成为人事档案管理的必备条件。
（二）人事档案管理的信息服务性内涵。信息时代信息载体的管理与利用体现了信息服务的主动形式，传统被动的人事档案管理模式随着信息载体与信息渠道的变化而改变。当前信息载体不再仅仅局限于文献型载体，信息渠道也更为多元化，新时期的人事档案管理必将强调对档案价值的开发与利用，突出人事档案管理的信息服务性内涵。
二、信息时代对人事档案管理的新要求
（一）基于计算机技术的数字型档案要求。计算机技术的广泛应用是信息时代的主要标志之一，传统的人事档案管理模式已不再适应社会发展需要，信息时代对人事档案管理的首要要求是促使原有的纸质型档案向数字型档案转变，即依托电子手段构建人事档案的数字信息体系，建设人事档案的信息数据库。
（二）基于互联网通信技术的网络化要求。人事档案的保密原则是人事档案管理的重要原则，人事档案涉及个人隐私信息，档案保卫保密制度是人事档案管理的基本制度，从某种程度上形成了传统人事档案利用价值的弱化与利用形式的单一。
（三）基于人才信息整合的统一标准要求。信息时代具有鲜明的信息资源共享性，而信息共享的前提是信息的标准化。传统人事档案管理的规范性缺失，使社会人才信息资源整合的基本条件薄弱。信息时代背景下的信息化整合手段，力求在系统软件的支持下完成人事档案信息形成、转化与存储的统一运行标准，实现网络化查询与统计，便于整体调用。
三、信息时代的人事档案管理发展方向
（一）人事档案管理的信息数字化。基于计算机技术的数字型档案要求，信息时代的人事档案管理向信息数字化方向发展。人事档案管理的信息数字化发展有赖于数字化信息系统的建设，一是在拟定数字化信息系统的基本框架之上，选定人事档案系统的应用软件，制定档案数据录入规范；二是保障纸质档案与数字档案的相互协作配合，避免档案数字化过程中信息不完整不真实的现象出现；三是注重后期制作的质量控制，应充分考虑满足应用软件的实时升级需要。
当今社会信息化已成为社会发展的必然趋势，特别是工业化和现代化的建设过程中，信息化更是其必然的选择，同时也是现代管理的重要特征之一，所以在当前信息化建设大力发展的环境下，人事档案管理信息化建设已当为时展的必然要求，也是当前人事档案进行深化改革的方向。所以需要针对当前人事档案信息化建设中存在的问题进行深入的分析，并进一步对提高人事档案信息化建设的重要的途径进行了具体的阐述。
（一）现代化管理的重要体现
为了更好的适应国家改革和发展折需要，国家档案局对于档案信息化建设的总体目标和主要任务进行了明确，所以人事档案进行信息化建设不仅是适当国家信息化建设的要求，而且与当前档案事业的发展方向也具有一致性。而且人事档案管理信息化建设工作的开展，不仅可以有效的改善人事档案管理工作，而且对于人事部门工作效率的提高及在社会中的有效利用都具有极为重要的意义，所以可以说人事档案信息化建设是适应信息化建设的要求，同时也是现代化管理的重要体现。
（二）能够更好的实现人事档案信息资源共享
当前我们处于信息高速发展时代，在社会活动及经济活动中信息资源具有极为重要的战略意义，加快档案的信息化建房，可以将档案信息都归入到国家信息化建设的总体格局中，通过档案网络建设，从而加快档案信息资源的开发利用，推进档案资源的数字化、标准化和网络化进程，实现档案信息资源的共享，有效的推动档案事业的健康发展，使其能够更好的为社会发展提供良好的服务。
二、目前人事档案信息化建设中存在的问题
（一）人事档案信息化系统的整体水平较为落后
目前我国人事档案在管理上缺乏完善的管理制度，而且没有先进的管理观念，管理水平和管理手段还较为落后。通常情况下人事档案管理工作仅局限在个人历史信息记录的维护方面，对档案中内容不能及时进行更新和补充，使人事档案的发展受到了较大的制约，也影响了人事档案整体水平的提升，不利于人事档案管理水平的提高。
（二）人事档案信息化系统缺乏完善的管理
目前在我国各个部门多是各自为政，再加之人事档案信息化系统缺乏统一的领导和总体的规划，各个部门在数据库建立时由于缺乏必要的沟通和联系，这样每个部门的数据库中都包括了大量的人事信息，这些人事信息需要重复的进行填写和录入，导致大量的人力和物力的浪费，人事档案信息资源的共享难以实现。
（三）人事档案管理人员整体水平不高
目前我国从事人事档案信息化管理的工作人员多数都没有经过正规的学习和专业的培训，这就就导致其业务水平及职业素质都处于一个较低的水平，对人事档案信息化建设工作的重要性缺乏必要的认识，不能科学合理的对档案资料进行收集、整理和归档，缺乏对档案的合理规划，各种新技术也得不到有效的利用，在很大程度上影响了人事档案信息化建设进程的快速推进。
三、提高人事档案信息化的重要途径
（一）提高人事档案信息化的整体水平
人事档案的管理工作要达到主动服务并安全管理的良好效果，要想搜索人事档案的相关信息就必须在指定的网络进行查询，利用档案数据信息的权限管理办法以及相关的安全管理的协议等规章制度对人事档案信息进行有效的管理和合法的使用。作为档案的基本价值，电子档案法律凭证的作用应在信息技术方法能够确保数字化档案的真实性的前提下得到良好的体现。我国当前的相关法律条款也应进行相应的修改，这样才能确保档案凭证作用的良好有效发挥。
（二）采取集中统一的管理体制
要想更加集中地采集和使用人事信息，就应该采取集中统一的管理体制。用信息科学技术为支撑，实现人事信息资源的数字化以及人事信息资源共享。人事档案信息化的软件和硬件平台要在自主研发的基础上，保证归档、编研、移交、借阅等工作环节逐渐的实现信息网络化、信息数字化以及信息数据库化。让人事档案信息资源可以有效快捷的得到整合和使用。
（三）重视对人事档案管理人员的人才培养
当前，要想提高人事档案信息化的发展水平，就必须从提高工作人员自身水平做起。相关单位应对从事相关工作的工作人员提供培训和提升自身能力的机会。给予人事档案的工作人员外出培训和学习的机会。让工作人员有机会参与相关工作的培训。学习更加科学有效的工作技巧。为人事档案信息化管理的更好更快实施提供人力保障。在工作人员的更新换代的时候，要提升工作人员的整体素质。普及人事档案信息化的相关工作内容和操作技术。提高人事档案工作的服务水平。培养即了解业务知识，且有对计算机有一定了解，并知晓相关法律法规的复合型人才的工作人员才是我国当前人事信息档案管理人员的最理想的人选。
[关键词]档案数字 管理 信息
中图分类号：TU914 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）30-0339-01
数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.
开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养
数字时代给我们的生活方式、工作方式甚至思维方式将带来各种各样的冲击，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来，档案管理和利用如何适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的主要问题.
开展档案数字化建设，应对以下四个方面工作引起重视：一、牢固树立效益观，重视档案数字化对象的前期鉴选工作；二、建立全面，系统，完善的目录数据库；三、重视电子档案的收集和管理；四、加强档案现代化管理人才的培养。
数字档案是电子信息技术在企业各个领域广泛应用的必然产物，因此档案数字化管理是档案管理适应时代要求的具体体现。档案数字化管理是档案管理结合计算机软件技术共同实现的，在数字化管理技术开发和应用阶段，显现出档案数字化管理的优势与弊端。针对档案数字化管理存在的弊端，建议把握几个关键的环节
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路。本文从探讨新时期档案数字化管理的必然性出发，分析了当前实现档案数字化管理存在的问题，最终提出积极推进档案数字化管理的对策，以供相关人士参考。
档案信息化是国家信息化战略在档案领域的具体体现，是档案事业发展的战略目标。采用现代化信息技术改造传统档案业务，不断适应数字环境下档案活动的发展变化、提升档案管理水平和服务效率，最大限度地满足社会档案需求，是档案信息化工程建设的主要目的。
档案信息化建设内容十分丰富。档案信息化工程建设包括基础设施建设、信息资源建设（档案目录数据库建设、电子文件归档与管理、档案数字化）、应用系统建设（档案管理系统建设、电子文件中心建设、档案网站建设、数字档案馆）、标准规范建设、人才队伍建设、安全保障建设等硬、软件系统工程建设。
虽然说，今后的档案管理费由财政来买单，但是，如果现有的大量档案管理并不能产生社会效益，服务于民众和企业的需求，继续高成本维持是否有必要？
据报道，中央组织部、人力资源社会保障部、发展改革委等五部门本周联合下发通知，明确将于2015年1月1日起取消流动人员人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费，各地要将相关经费纳入同级财政预算。
此前，新华社曾报道，全国200多个地级市，每个市每年收费少则数百上千万元，大城市动辄上亿元，全国每年收取的档案保管费至少达数十亿元。但这笔钱怎么花，一直缺少明白账。
如今，不合理的档案费终于取消，而且取消日期也比预期提前了一年--根据2012年的《关于降低部分行政事业性收费标准的通知》规定，档案保管费“三年后自动取消”。对于多如牛毛的行政收费清理，就应当有这样的紧迫感和高效率，能早一天做到的事，就没必要再拖。
档案管理费的取消，是顺应民意之举。但档案制度的改革不能止步于此，要看到，管理费问题只是档案制度弊病的一个方面，档案制度，是计划经济时代的产物，在市场经济体制已确立，“单位人”向“社会人”转换的今天，旧有的档案制度越来越不能适应时代的需要。
人事档案最初是作为考核干部的重要依据，由于这样的制度设计初衷，后来这一制度被当成“职业诚信记录”服务于就业，难免产生种种问题。例如，档案的不透明管理，使得公民对自己的档案中装有哪些记录一无所知，现实中，公民因为自己档案中莫名其妙出现污点记录，而四处碰壁的事情屡有发生。
对于公务员和事业单位以外的就业人群而言，人事档案的功能已大大弱化，由此产生大量的“弃档”、“死档”等问题，2007年12月，北京市人才档案公共管理服务中心公示首批长期失去联系的流动人员档案5700多份，仅有200多人前来认领。但对于这些“沉睡档案”，各地人才服务机构也不敢随意销毁，必须得妥善保管，导致无谓的社会成本。
摘 要 医院档案管理是医院管理工作中一个极其重要的组成部分，可以为医院管理者提供有效可靠的依据，对医院的改革发展具有重要意义。运用信息技术，对传统的人事档案管理工作方法进行改进，建立全面、真实、详细、连续的人事档案数据库系统,并实现资料共享和快速检索，可以快速准确的完成人事信息的数据处理，减轻人事档案工作者的劳动强度，保证了人事档案信息的及时性、真实性和准确性，从而提高信息利用的效率。
关键词 医院 人事档案管理 信息系统
医院档案是医院在从事各项工作中形成的具有重要价值的文字、图表、录音录像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作正常运行的可靠依据和有效参考。当前，随着医疗制度改革日益深化，医院管理现代化的不断发展，医院档案管理工作面临诸多新的机遇和挑战。医院应积极将档案管理和信息化有机地结合起来,有效地发挥档案工作在人事管理的重要作用。医院人事档案管理传统手段向信息化处理转变,这是医院人事档案的管理走向现代化是一个必然的趋势。
一、当前医院人事档案管理的现状
（一）人工操作费时费力
医院人事档案主要记载着医院工作人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。以往人工操作需要转抄，人为差错不可避免，一旦转抄错误，就会需要很多繁琐的人工程序来弥补，既费时又费力。手工操作的材料容易破坏，不利于管理的科学化、标准化、系统化。而数字化医院的发展为医院人事档案管理提供了方便快捷的条件。
（二）人事档案管理资料利用度不够
医院人事档案管理大多注重保管而不能有效利用，这样就需要大量的场地和场所，无形中增大了开支，不利于开源节流。加上隔一段时间就会对档案进行整理或查阅，容易造成磨损。
（三）档案管理信息化程度较低
医院人事档案管理的基础设施、设备条件和技术手段，相对落后于临床科室。信息基础较为薄弱，远远跟不上现代技术的发展。手工操作已经成了医院人事档案管理的“瓶颈”。
二、健全与完善医院人事档案信息管理系统
信息化是当今社会发展的大趋势,医院人事档案部门应该顺应潮流,建立和完善信息化人事档管理系统, 利用计算机技术和网络信息技术对医院的各种信息进行存储、加工、检索、传输，为人事工作提供便利，为医院各项工作提供有力的保障。笔者认为建立和完善人事档案管理系统主要从以下几个方面去思考:
（一）要强化领导的现代化意识
加大对档案管理工作的投入实现人事档案信息化管理,是一项非常繁重的工作。现在大部分人事系统均来源于医院信息系统的附加功能,功能单一,只对为员工基本档案信息进行管理,诸如继续教育等新制度均没有提供支持,系统没有及时提供升级,往往对这样的新制度用手工做处理,日复月累,人事系统变成摆设。很多医院出于经济效益的考虑没有购买专用的软件系统,更不要说自己开发,这样耗时耗力。面对人事部门日益膨胀的工作需求,必须自主开发一套系统,为人事部门提供一个高效、可靠、成本低可持续的管理平台。
（二）要增强安全意识
数字化固然方便快捷，但也有值得注意的地方。由于现代技术的发展，计算机病毒、保密性等因素的困扰影响，档案管理人员应时时防范，提高警惕，具备较高的业务能力。要加强网路安全性教育，对高度保密的资料不可泄露，必要时加密防护。定期清理计算机，按时杀毒，使数字化信息系统正常运行。要建立有效的管理制度要保障数字化信息的安全、规范，必须在建立规章制度的约束下进行，以此保障网络的“平静”。使用安全性技术手段一方面保障基础的硬件设施建设，以减少硬件故障带来的损失。另一面，要及时将先进的加密技术、访问控制技术、防火墙技术等应用于其中，确保数字档案信息的存储和传输安全，使其有效对抗病毒和黑客的攻击。
（三）要重视人事档案信息系统的维护
人事档案信息系统是一个动态的系统,需要档案人员不断进行更新和维护,要使人事档案信息系统发挥最大作用,那么对其核心部分的数据库建设必须做到以下几点：一是要做到信息录入完整,只有数据完整,后期维护才能顺利进行;二是要做到信息录入准确,只有准确的数据,数据库的后期维护才会有意义；三是培养时时更新意识,要派专门管档人员及时对数据库进行更新和核准。
（四）要提高档案人员的业务技能素质
档案管理是一项具有很强专业性和操作性的工作，档案管理人员除具备对档案分类、甄别、装订、检索等相关专业知识外，同时还应具备计算机操作、信息检索以及统计分析等方面的知识技能，可以说信息化社会的档案管理人员是复合型人才，需要在工作中不断学习、补充，逐步提高档案管理的业务技能。
三、结语
医院档案资料是医院管理层对医院发展规划的重要的信息资源,医院档案管理工作对医院的发展建设有着不可替代的作用。随着计算机技术的迅猛发展，把信息系统应用到人事档案管理工作中，使人事档案管理工作由传统的人工化向自动化、智能化转变,大大减轻档案工作人员的重复劳动,节省大量人力和时间,更好的为医院领导科学决策和各项工作的开展及时提供准确数据和信息。因此,建立计算机人事管理信息系统是社会经济发展必然趋势。随着人才开发管理的加强,我们一定要努力创造条件,促进使用计算机信息网络现代化,使人事档案为经济建设做出应有的贡献。
参考文献：
[1]吴安恺.综合医院会计档案信息化管理的探讨/现代商业/2009(26).
关键词：网络环境；医院档案管理；人事档案管理；现代化管理
由于信息技术的迅猛发展，互联网的广泛应用，带来了文档管理、存储和利用方式的革命，档案管理正面临着现代科学技术的挑战和难得的历史发展机遇。信息资源在管理模式上正在实现向网络动态的改变，在网络环境下进行医院人事档案管理能使档案管理标准化和规范化，并提高劳动效率和工作质量。
一、现代化人事档案管理是必然趋势
成熟的信息及电子技术已经普及到各行各业，我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，用现代化、科学化的手段做好人事档案管理工作，更好地为医院的建设、发展服务，这是新时期人事档案管理工作的需要，也是国家信息化工作的必然趋势。
二、规范化管理人事档案的需要
在日常的人事管理工作中，形成了大量的人事信息，这部分信息一直以来都是用手工管理的，这就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学。要改变这种情况，就需要建立一套完备的信息管理系统，用现代化方法管理人事档案信息，从而提高信息的规范化程度和利用效率。
三、能为领导提供较全面的档案信息
建立人事档案数据库，人事档案管理系统提供了人事管理过程中人员需要的多方面信息，我们可以快速获取库内人员的基本情况、简历、德能勤绩等方面的信息，还可以对这些信息进行分析，很快为领导和有关人员提供相关信息，改变了纸质档案的局限性，并提高劳动效率和工作质量。
四、实现网络环境下的人事档案管理
（一）应建立一套标准化、规范化的人事信息系统应用软件
先建成系统的基本框架，包括各种资料数据库的建立和数据的录入、应用软件的开发、高速网络系统的建设等，几个环节可以同时进行。信息资源的采集是重点，也是基础，人事档案信息的采集与报送工作应当制度化及规范化，准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，把其当成人事档案管理工作中的一项经常性的工作来抓。进一步完善、改进和提高整个系统功能，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。进一步加大投入，使整个系统日益完善，最终满足人事管理工作的全面需要。
（二）系统建设以应用为主线，提高整体水平
在系统建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的收集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制，在系统的建设和应用过程中，要重视信息资源的收集、开发和利用，不能只顾购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，充分利用现有信息资源，拓宽应用范围，提供更深层次的信息服务，使信息系统真正成为人事档案工作中必不可少的重要组成部分。
（三）把信息安全放在重要位置
在应用计算机进行编目、著录、检索、统计等工作中，尤其是档案信息资源共享中，那些价值大、保密性强的权威性信息，容易遭到“电脑黑客”的攻击，时刻存在着安全保密问题。这就要求人事档案管理人员要有高度的政治素质，并熟知计算机知识，档案信息系统应通过注册检查、加密技术、身份验证、防火墙、权限检查、系统日志、数据备份等方式，加强数据及系统安全性，并设置系统恢复功能。不允许随便使用外来磁盘、光盘等，使用时应严格进行病毒检测，在确认无病毒后方可使用。在现有的《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等以外，迫切需要政府健全和完善档案在建立、补充、管理、传递及档案信息网络化过程中一系列的法规制度。
（四）实现档案信息的长久保存
广大用户档案信息资源和网络化服务，数字化的档案信息资源长期保存日益受到重视，是一个新的复杂的问题。维护数字档案信息长期真实可读，又要防止数字档案信息被非法变更与破坏。因此，作为被保存的数字档案信息采用最稳定的技术与通用的标准归档。必须采取积极的维护和保存措施，否则等到媒体开始老化或技术已被淘汰再去恢复将为时已晚，造成的损失也是不可估量的。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，使电子文件自身结构、格式方面必须不断地适应新的“生存环境”。电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。对于长期保存不需要修改变动的档案可以刻录在一次性写入的只读光盘上以保证其不被修改。
（五）档案利用网络化
提供利用，为各项工作做主动服务和优质服务是加强档案信息化建设，推进现代化管理的最终目的。用文档电子影像数字化信息代替纸张等传统介质，为查阅利用带来了极大的便利，文档数字化逐步得到档案馆等各行业用户的一致认可。当前，大部分医院都设立了自己的医院网络，而且同教育科研网和国际互联网进行了连接，这无疑给医院档案提供了一个对外服务的窗口，也为信息资源共享提供了有利契机。利用计算机和网络技术，能通过局域网建立院级档案管理自动化信息系统，要求网络健全、界面清晰，支持WINDOWSNT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多种组网方式，为查档人员随时提供信息查询和传递，拓展利用功能，进一步提高档案利用水平使档案的利用率明显提高。通过与医院办公自动化系统联网，提供部分应用信息的在线检索和阅档服务。
五、结语
在网络环境下进行人事档案管理是档案工作适应社会发展的必然趋势，是适应社会信息化发展的必然产物，也是全面提升档案工作为社会服务能力的重要手段。
参考文献
社会主义现代化建设步伐的加速，使社会面貌发生了翻天覆地的变迁，知识经济和信息时代悄悄来临，我国不论是社会、政治还是经济、文化都发生着重大变革，各行业迎来了新机遇，在新的时代和社会背景下，做为管理学中重要环节的人事档案管理，也由传统的人工手工管理向着信息化管理的方向不断转化，使得了档案管理、档案查询。人事档案管理信息化建设并不长，会管理的不会计算机，会计算机的不懂管理，由于沟通协调不畅通，有了技术，但还是应用软件开发不到位、不精确，特别是在实践操作中，有些软件不适用，影响了管理的科学系统性，有些合适的软件，由于操作人员经验少，还不能熟练应用操作，各种原因引起的问题，在人事档案管理中屡见不鲜，只有相关部门和人员不断加强认识，勇于探索、不断创新，才能有效地促进人事档案管理工作的健康发展。
1人事档案管理信息化建设意义
1.1有利于实现人事档案现代化管理
人们生活在强大的信息时代，对各类信息的挖掘并形成资源价值是时代的要求，对人事档案管理纳入信息化建设，实现人事档案的现代化管理是当前需要解决的重点问题，只有不断顺应时代潮流，才能把笨拙的工作转换成灵活的流程，只有实现档案管理信息化，才能从根本上提高人事档案管理工作效率。
1.2有利于实现人事档案信息资源的共享
信息化加强关联效应，通过不同信息的交叉管理应用，可以转化成不同的商机，可以说，信息资源已经提升为现代市场经济条件下的一种重要战略资源。加强对人事档案管理的信息化建设工作，有利于发挥人才最大价值、有利于实现人事档案信息资源共享、有利于为现代化建设服务，通过科学的管理，对人事信息进行加密，推进人才建设发展。
1.3有利于方便对人事档案信息的查阅
以往查询一个档案需要很长时间，现在却不同了，不同的信息通过计算机集成处理，多么复杂的数据都迎刃而解，变得简化起来。数字化和电子化极大的便利了档案查询流程，馆藏人事资料和纸质档案信息已经被告高数字化取代，方便人们对人事档案信息的随时查阅，更好地发挥档案使用价值。
1.4有利于开发和利用档案资源
计算机信息技术使档案信息资源开发和利用效率大大增加，在人事档案管理工作中起到重要作用，这种全新的管理模式，促进了管理方式的转变，特别是推进了人事档案的利用率，人事档案就是为人事工作服务的，通过对软件的开发应用，可以建立多层次、立体化、全方位的人事档案资源集成模式，这种科学的管理模式，完全满足了当今时代对档案工作的各种需求，符合社会发展，服务了经济建设。
2人事档案管理信息化建设中存在的问题
2.1基础设施的配备不完善
有的地区不能完全实现电子管理，有的地区实现了计算机管理，但却不能联网，不同的差异造成我国档案信息还不够健全，有的地方或单位，在现代信息这么发达的情况下，依然保持传统的人工管理，对现代管理科学持怀疑态度，不重视电子信息管理，对基础设施配备不全，特别是基础设施的计算机、扫描仪、网络等缺失。影响了人事档案信息的发展和有效传输。
2.2缺乏统一规范的信息化管理标准
有的单位因为不想公开信息，没有把人才信息公布出来，或者只通过局域网进行内部管理，人事档案管理信息化建设不科学，实现信息管理的前提是标准和依据，只有标准完善了，才能确保人事档案信息的质量，实现作用功能。现实是，有些单位从自身利益出发进行管理，并没有形成统一规范的管理标准，造成档案信息网络不够通畅，无法实现档案资源的共享，使现代档案管理不能充分展示其强大的功能。
2.3档案管理人员的综合素质较低
档案管理的好坏关键在人，管理人员的专业水平和综合素质是决定档案管理的重要因素。我国还没有人事档案管理高素质专业人才，许多管理人员都是临时的，或者是不够专业，整体维持在一个较低的水平内，在现代信息手段高度发达的今天，远无无法满足人事档案信息化管理要求。有些管理人员粗心大意，档案输入信息，为人事档案资源的管理和使用带来较大的风险。
3人事档案管理的信息化建设对策
3.1配备先进的技术设备
要想很好的进行科学管理，就要不断加大投入力度，购买先进的技术设备，实现技术设备的快速更新，建立一套完整健全的网络信息管理系统，这是人事档案信息化管理的重要硬件设备，也是信息化管理的物质基础，也是进行档案信息传输和共享的主要方式。通过科学的管理，提高人事档案信息化管理工作的效率，推动人事档案管理向现代化发展。
3.2实现人事档案信息资源的数据化
目前，我国各级人事档案管理不完全是电子化的，还有纸质材料的存在，这是我国现行体制决定的。档案管理部门要同时对两者进行收集并形成管理系统，通过信息维护将原始档案信息和档案资料录入微机，最终建立一个全国范围的人事档案信息数据库。
3.3确保人事档案信息的安全
实现信息资源共享与信息安全是共存的，二者相互协调统一。只有不断强化档案信息安全，才能保证信息不泄漏。在档案信息真实性的前提下，需要各级档案管理部门一定要加强网络权限建设，加大安全保护措施，对违法泄漏使用信息的情况，要做到严格执法，加大打击层面，保证网络安全可靠。档案管理人员要做到严格按照规章制度办事，不能随意泄漏相关人员的信息，为实现人事档案信息的安全提供多重保护。
3.4提高人事档案管理服务水平
利用计算机将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，通过不同载体实现数字存储，形成远程传输和交流，满足人们对人事档案信息的各种需求，提高人事档案管理工作的服务水平。这就需要进一步提高人事档案管理工作的服务水平，不断开发创新各项环节流程，使人事档案发挥更大的作用。
关键词：信息技术企业管理人事档案
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）34-7936-03
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。是企业选拔、任用、考核的主要依据。随着我国人事管理制度改革不断深化，对企业人事档案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事档案信息化管理，是目前企业人事档案管理工作中急需考虑的问题，如何使用信息化手段管理人事档案是当前企业人事档案管理的重要任务。
1 企业人事档案管理信息化的基本内容
企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对人事档案信息资源进行管理，因此企业人事档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：
1）实现人事档案信息的数字化
人事档案信息的数字化是整个人事档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在此基础之上。人事档案数字化管理是人事档案的管理由传统介质档案和纸质档案管理为主向数字化人事档案管理为主转变。企业首先要做好室藏档案的数字化进程，把以前形成的传统档案通过扫描、拍照等途径转化为数字文件，以便通过计算机直接利用。
2）实现档案查借阅的网络化
人事档案服务由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主。人事档案信息化管理中，借阅者通过网络提交借阅申请，经相关人员批准后，档案管理人员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，方便借阅工作和开展，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
3）实现信息检索的自动化
计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索的特点，是传统档案管理检索工具所不具备的。尤其当档案的数量较大时，传统检索工具的检索效率远远低于计算机检索。同时，计算机检索还可以通过网络实现。
2 人事档案管理信息化设计
人事档案信息化管理的实现，必须考虑到人事管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。
2.1 功能设计
人事档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。
2.1.1人事档案室基础设施管理
包括基础设施名称、数量等。以便于对照标准核对及上级检查工作
2.1.2人员信息管理
这里指人员的基本信息。主要包括姓名、个人身份（干部、工人）、性别、出生日期、身份证号、档案编号、人员状态（在职、退休、死亡）等。
2.1.3组织机构管理
组织机构管理根据企业具体情况设定。对于较大型企业尤其是具有二级甚至多级管理的企业，需要对组织机构进行分级别管理。对于一般的企业仅需具有部门管理即可，为了直观和方便一般和公司人力资源管理系统一致。
2.1.4人事档案目录管理
目录管理是人事档案管理的主要内容。主要包括档案材料类号、序号，形成材料时间、份数、页数、备注等。这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来。
2.1.5人事档案的转递管理
转递管理应包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等。
2.1.6人事档案的查（借）阅管理
查（借）阅管理是做查（借）阅记录。包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期。系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好档案整理前的重要工作。主要内容可以与档案目录管理内容合并记录。零散材料转递应具有专门记录。
2.1.8档案整理记录及缺失材料登记管理
人事档案应定期整理。在整理过程中档案目录可能会有所变化。整理记录应当包括整理时间、整理人。同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集。
2.1.9相关统计查询管理
查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查（借）阅统计等功能。
2.1.10数据的导入导出管理
包括建立系统初期数据的迁移功能，日常维护的数据备份和数据恢复。
2.2 系统设计要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企业人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少企业培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。增加汇表工具提高数据的汇总的速度。
2.2.2兼容性要强、资源能共享
当前大部分企业建立了企业人事管理系统（HR-ERP），人事档案管理系统要和前期开发的企业人事管理系统（HR-ERP）功能兼容。企业的组织机构和人员信息等关键词段的兼容，使得“人档匹配”、“机构同步”成为可能，汇表工具导出的数据以Ecxel、Access等格式保存，与办公系统软件兼容。同时，人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。
2.2.3克服工作矛盾，增强工作连续性
人事档案管理系统的建立，使企业人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。但是，系统在实施过程中并不是一帆风顺的，也存在着许多困难和矛盾，如国有企业遗留的许多问题并不是人事档案管理系统在短时间内能够解决的，有些电子操作流程和实际操作流程还有不一致情况，但只要能够本着人事档案管理要求和发展趋势，结合现代计算机技术，沿着人事档案管理的电子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向发展，人事档案管理一定会在企业人力资源管理中发挥重要作用。
3 企业档案管理信息化必须解决的几个问题
3.1 企业领导的高度重视和大力推动
领导的重视和支持是人事档案管理的信息化建设的根本，领导的意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度。企业的领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作人事档案管理现状，提出人事档案管理要求，指导人事档案管理部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。
3.2 档案管理人员的培训教育
人事档案人员素质的提升，是档案管理信息化是不断完善、优化的基础。作为应用性很强的人事档案管理工作，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能。计算机技术的应用是人事档案信息化管理的主要内容和核心。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，人事档案管理者必须学会利用计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作
3.3 确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变
任何管理方是的转变不是一蹴而就的，必然会存在一个长期的过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不能出现因为过渡影响档案的保存和利用的问题，在一段时间内，可以采取信息化管理和手工管理双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。
3.4 安全问题
档案管理的安全不仅包括了档案管理系统软、硬件自身的安全，还包括人事档案信息传播过程中信息的安全。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度。通过技术手段的提高和规章制度的建设，并把两者结合在一起，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免机密信息的泄漏。
参考文献：
[1] 杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003.
[2] 刘家真.电子文件管理导论[M].武汉：武汉大学出版社，1999.
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