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中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2015年8月28日
一、机关事业单位干部人事档案管理现状
山东省机关事业单位目前仍沿用传统的干部人事档案管理办法，按照干部管理权限，由主管的组织或人事部门进行统一管理，多数单位是由负责人事或政工工作的人员兼职管理档案，未配备专业的档案管理人员。干部人事档案的保存仍然是纸质档案为主，档案的整理仍局限于传统的手工模式层面，尚未大规模采用现代化的电子技术手段建立电子档案数据库，导致档案管理成本较高，管理效率较低，重复劳动现象严重。在档案审核和干部基本信息认定方面，很多地方和单位仍沿用旧时的标准，未能及时更新档案管理人员的知识技能，导致某些干部的基本情况和个人经历等信息不准确，甚至不真实。
2014年底，省委组织部下发了《全省干部人事档案专项审核工作实施方案》，全面部署了针对山东省公务员、参照公务员法管理人员、国有企事业单位人员的档案专项审核工作，重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及社会关系等重要信息，尤其注重审核档案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真实准确，对干部人事档案的管理提出了更新、更高的要求。
二、机关事业单位干部人事档案管理中存在的问题
（一）有关方面对人事档案重要性的认识程度不够。一方面档案管理部门及工作人员对档案的重要性认识不充分。档案管理工作常常被认为仅仅是纸质材料的裱糊装订整理工作，只要材料不泄露不丢失，做好日常保管工作就算完成任务。导致档案工作常常处于被动应付状态，用哪本查哪本，调哪本整哪本，大大降低了档案的信息利用率和人事部门的工作效率；另一方面干部本人对档案不够重视。有些干部认为自己没有晋升空间，档案对自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料会入档，因此填写时态度较随意，经常有误填漏填现象。殊不知档案信息与个人的工资奖金、福利待遇、劳动保障、组织关系等密切相关，更关系到干部的晋升、调动、退休等重要环节，具有法律效用。
（二）干部人事档案管理力量薄弱，管理水平较低。人事档案管理工作是一项专业性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，实则对从业人员素质要求很高。既要具备较高的政治觉悟和责任心，又要有档案工作和人事工作的经验背景，还需要优秀的判断力和甄别能力。目前，很多单位的档案管理人员都是兼任甚至是临时工作人员，也没有按照档案管理要求配备专业的库房和硬件设备，档案随意堆放在仓库，或锁在人事干部抽屉里。从业人员年龄两极分化严重，大多没有档案管理的专业知识，上岗后也未受过系统的档案管理培训，管理档案仅限于整理装订编目等基础性工作，对干部信息的甄别、审核、认定等重要环节的工作力不从心。
（三）档案材料的完整性、准确性、真实性有待提高
1、档案材料填写不规范，内容不一致。干部人事档案中最重要的内容包括“三龄、二历、一身份”，即干部的年龄（出生年月）、工龄（参加工作时间）、党龄（入党时间），学历学位、工作经历以及干部身份。在《干部履历表》等需个人填写的档案材料中，经常出现以上基本信息不按要求填写、不同材料填写的信息不一致的情况。例如：出生年月的填写，有的材料填写阳历生日，有的材料填写阴历生日，还要通过万年历查询确定是否能够换算，给档案审核和信息认定工作增加了不必要的麻烦。
2、档案中基本信息有涂改造假现象。随着近些年干部人事档案造假现象屡屡曝光，干部档案的真实性问题成为关注焦点。有些干部早年因为入团、参军或招工年龄不够将年龄改大，工作后又将年龄改小；有些干部为了达到争取提拔机会、延长任期等目的借助职务之便将年龄改小、学历改高，甚至将伪造的“三龄二历一身份”材料存入档案；有些人为了取得干部身份，采取“曲线救国”频繁调动，从企业到事业单位再到机关，一步步解决编制问题。档案造假现象之所以层出不穷，一是因为违规成本低，发现造假一般仅是党纪处理，甚至只是政治前途暂时受阻；二是因为缺乏纠错机制，一旦发现问题，怎样启动调查程序、由谁调查、怎样调查，整个过程执行起来随意性较大，缺乏制度化、标准化的流程。
3、档案材料收集不完整、不齐全，与干部本人实际情况有出入。档案材料内容完整齐全，是干部人事档案管理的基本要求之一，只有不断充实完善档案内容，才能客观地全面反映干部的真实情况。档案的常规材料有干部履历表、每年度的考核材料、工资材料、奖励材料等，非常规材料有干部在职上学取得的学历学位材料，职务职称调整、调动形成的材料，加入党派的材料等。这些材料在制作、审批、收集、归档等任何一个环节出现问题，都会影响档案材料的完整性。例如，学历材料一般要有入学、上学、毕业三个环节的系列材料才算完备，有的干部档案中学历材料只有毕业生登记表或者毕业证书复印件，材料不完备导致学历认定工作较为困难。
4、档案转递及材料收集过程中审核、把关不严格。干部人事档案管理中会出现材料不完备、不真实的情况，大多由于档案材料入口没有严把关。一方面虽然管档单位都会制定人事档案管理制度，但是实际操作中往往执行力度不够，有些单位或部门在查阅借阅、转入转出干部档案时，不出具介绍信，不办理查借阅手续，不按要求填写档案转递单，不及时回复回执单等，形成档案管理漏洞，导致涂改、圈划干部信息，抽取、撤换档案材料的现象时有发生；另一方面由于档案管理人员业务不够精通、经验不够丰富，在遇到干部提供入档材料不完备、不准确、不真实的情况时，或没有能力判断甄别，或当时发现却没有及时处理，导致不合格的材料收入档案，久之形成历史遗留问题，给后续的档案管理工作带来一系列麻烦。
（四）档案管理信息化程度不高，信息滞后，利用水平较低。传统的干部人事档案以纸张形式存在，由工作人员手工整理、装订、保管，在查阅信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事档案的信息服务也处于被动、滞后的服务状态。有些单位甚至没有专业化的档案库房，更谈不上配备信息化高技术人才、建立先进的电子档案信息库。有些单位和部门分别开发了不同类别的信息库，如党员信息库、工资信息库、公务员信息库、编制信息库等，但是这些库与库之间资源无法共享，甚至由于数据更新维护不及时，经常出现各个库的信息互相矛盾的现象。因此，当前干部人事档案信息开发利用最大的难点在于能否开发一款可以整合信息、实现资源共享，方便更新维护、可操作性强的信息管理系统软件。
三、解决干部人事档案管理问题的对策建议
（一）提高档案管理人员专业素养和业务水平，确保干部人事档案的完整性、准确性、真实性
1、成立档案管理中心，设置档案管理专职岗位。由于干部人事档案管理工作的高度专业性和保密性，建议机关事业单位以局为单位，设立档案管理中心，将全局档案统一收集保管，配备专业的档案库房、整档工具以及实现电子档案信息化所需的硬件软件设施。设置管理档案专职岗位，每千本档案配备两名专职人员，从事档案的日常管理、更新维护、信息录入等工作。在人员选择标准上，必须满足政治觉悟高、责任心强、工作作风踏实严谨条件，且最好具有人事工作或档案工作背景。聘请专家对档案管理人员进行档案和计算机方面的上岗培训，建立一支专业的档案管理队伍。
2、严把档案材料入口关，确保档案材料及时收集、归档。在机关事业单位人员入口管理中，对新增的人事档案及散材料要进行严格审核把关，按照干部人事档案管理规范，把需要完备、需要补充的档案材料及时通知到单位或个人，限期补充完整，否则不予归档。对于入档材料的填写规范和要求，应当制定详细的填写说明和模板，让填表人员作为参考，同时应强调入档材料的重要性、与个人利益的密切联系，引起足够重视。审查合格的档案材料要及时归入个人档案，防止散材料积压过多造成材料遗失或误放。与此同时，应做好信息录入工作，为组织和人事部门管理使用干部提供真实、准确的个人信息。
3、建立良好的沟通渠道，确保人事档案及档案材料的转递顺畅。档案管理部门在与干部个人沟通时，经常会出现干部不愿配合查找原始资料或补充欠缺材料的现象，有的是怕麻烦，有的是认为档案不重要，缺材料也没关系。这就需要档案管理部门建立良好的沟通渠道，做好档案重要性的宣传工作，做好档案保密工作，采取有效的沟通方式避免干部的抵触情绪，说服其配合组织及时补充收集档案材料。此外，还应当加强档案管理部门与纪检部门、政法部门、教育部门等形成干部人事档案材料的众多部门的沟通协调，加强本单位内部各工作机构在干部人事档案材料的形成和收集过程中的沟通协调，确保人事档案及档案材料转递顺畅、收集齐全、归档及时。
（二）提高档案管理信息化程度，建立电子档案信息系统
1、做好档案管理信息化前期准备，即做好纸质档案的完善工作，这是建立电子档案数据库的依据和基础。目前，山东省对干部人事档案管理的要求是对档案进行二级分类，即将推行的电子档案数据库也将在档案二级分类的基础上进行。
2、着手建设干部人事档案数据库。目前，软件市场有很多新型信息管理软件，应该按照机关事业单位干部管理的实际需求，引进合适的软件系统，并对档案管理人员进行相关的计算机技术培训，使之熟练掌握数据库的操作、使用和维护。
3、加强人事档案信息动态管理，提高数据库使用价值。档案管理部门应制定规范的工作流程，及时做好新增材料的分类、扫描、录入，做好干部基本信息的更新，实现信息整合、资源共享，提高档案管理工作效率。对于上级部门要求报送的信息和数据，加快统计上报时效性。
4、严格安全保密制度，迎接网络环境挑战。档案管理人员应严格遵守人事档案管理的相关政策，对档案资料的保密级别进行细分界定，运用计算机的加密功能对不同保密级别的信息进行加密，做好防病毒工作，做好电子档案材料和干部信息的备份与维护工作，确保档案资料的安全和完整。
主要参考文献：
[1]林晓云.浅析人事档案的管理与利用[J].北京档案，2010.8.
1 存在问题
近年来，为了适应农村经济发展，保证农村建档工作的顺利实施，部分乡镇档案管理部门对“村档乡管”进行了积极有益的探索和尝试。随着“村档乡管”工作的逐步深入，一些问题逐渐显现出来。
1.1 村级干部档案意识淡薄。部分村级干部档案意识淡薄，对档案工作重要性认识不足，无法将档案材料收集充分，结果部分档案残缺不全。有的村级干部对应存档的材料未按照要求及时存档，甚至为牟取私利占为己有。部分村级干部更换频繁，在任期间无暇顾及档案管理工作，加上新任村级干部未能及时与往任干部沟通，久而久之档案管理工作便被抛诸脑后。
1.2 村级档案管理水平低。村级档案管理工作通常由村会计或干部负责管理，缺乏专业的档案管理知识，整体业务素质较低，致使档案管理工作水平低下；部分行政村工作条件较差，没有设立专门的档案室，有的虽然有档案室，但是缺乏专门的档案管理柜等用品，档案随处堆放，极易发生火灾、霉变或被虫蛀鼠咬等，酿成不可挽回的损失。
1.3 档案管理发展不平衡。不同地区的农村经济发展存在较大差异，档案管理工作也有较大差距。例如，一些经济稍好的行政村，对农村档案管理工作比较重视，能够按照要求进行管理。而对于一些经济条件较差的行政村，根本没有经费支撑档案管理工作，缺乏必要的档案管理设备，一些档案管理人员也只是临时负责，严重影响了档案管理工作质量。
2 相应对策
2.1 因地制宜，从实际出发。“村档乡管”是落实社会主义新农村建设的重要工作，为保证“村档乡管”工作的顺利实施，要求档案管理部门因地制宜，制订有效的档案管理方案，深入农民群众当中，积极听取意见，为“村档乡管”工作有效落实创造良好条件。档案管理部门还应根据自身工作特点适当扩大档案收集范围，例如，收集有关村里重大决策材料信息，以及民与民、民与村形成的协议合同等材料，并要求有多个备份由村、乡镇共同保存，有效避免因档案材料丢失造成的损失，便于今后档案的管理和查找。
2.2 注重宣传，加强业务培训。为保证“村档乡管”工作的顺利实施，应加大《档案法》宣传力度，并要求乡村相关领导认真学习，以此提高乡村各级领导对档案管理工作重要性的认识。为此，档案管理部门领导应充分发挥管理职能，将村、乡档案立卷和管理纳入议事日程。同时加强档案管理人员的业务培训，以此增加档案管理人员的专业知识，提升档案管理人员的综合素质。培训时注重结合农闲、农忙时段，开展长期、短期的培训工作，并注重培训内容应由浅入深、由粗到细、以点带面，使其形成系统的档案管理知识，逐渐提高其档案管理能力。
2.3 加强领导，投入管理经费。乡镇领导干部应起到积极的带头作用，成立“村档乡管”领导小组专门负责该工作的具体落实。首先，定期召开“村档乡管”领导会议，讨论档案管理过程中遇到的问题、难题，结合不同行政村发展特点寻找有效的解决措施。其次，增加对档案管理工作经费的投入，尤其应及时购买档案管理柜和材料夹等，并指派专门的人员负责日常的档案管理，定期打扫档案室并进行消毒处理等，防止档案发生霉变、虫蛀等。
2.4 制定制度，加强跟踪监督。为保证乡镇、村级档案管理工作的开展有章可循，避免工作过程中其他因素的干扰。首先，档案管理部门应在遵守《档案法》规定的基础上，综合分析乡镇、村的具体情况，制定详细的档案管理制度，并要求各级部门认真落实，例如，制定档案统计、登记、借阅、保密制度等。其次，为充分调动档案管理人员工作积极性，应制定相应的奖惩制度，明确乡镇、村级主管领导相关责任，实行岗位责任制，使其各司其职，切实抓好档案管理工作。最后，档案管理部门应积极开展跟踪监督工作，加强档案管理监督力度。应经常和乡镇档案管理人员深入乡村调研，监督和指导档案管理工作的实施，及时发现档案管理工作存在的问题，并调动一切可能调动的资源解决档案管理工作中遇到的重点、难点问题。
干部人事档案管理工作中的存在问题
1．传统的人事档案管理制度与新时期人事档案的利用相矛盾的困境
传统的干部人事档案管理模式强调人事档案高度保密和保护性，在《干部档案工作条例》第七章第三十一条第五款中非常明确的提出“任何个人不得查阅或借用本人及家属及其直系亲属的档案”。将档案当事人拒绝门外，无形中更加强化了干部人事档案的政治性与神秘性。对于干部人事档案内容的特殊性，对其保密是无可厚非的。而另一方面，高职院校教职员工及社会公众在对自身的福利待遇、住房公证、社保医辽等方面的要求，需要个人档案的内容作为依据。那么，如何才能更好地处理高职院校干部人事档案的保密与利用的关系，成为了对高职院校干部人事档案管理工作中遇到的第一个困境。
2．高职院校干部人事档案管理体制的困境
从档案管理学的分类角度上，把干部人事档案划归为专门档案类别中，可见它区别于其它档案的特殊性。目前，许多高职院校的干部人事档案管理工作，有的在人事部门，有的在组织部门，还有的在综合档案部门，其管理的主体不清晰。按照传统的管理模式来看，大部分干部人事档案的实际利用是组织和人事部门，并且《干部档案工作条例》中指出干部人事档案管理在业务上受组织人事部门的领导和指导，这样无形中增加了干部人事档案材料的往来交接转递的重复性工作，造成管理的盲区。从档案资料收集、整理的角度看，因为档案管理人员不能真实地掌握每个员工的个人情况，如:参加工作时间、职称评审日期、学历等重要个人信息。对于交来的档案资料不能辨别真伪，影响档案材料的鉴定工作，还有可能导至档案资料缺乏真实性和准确性，这样会给高职院校组织人事部门了解员工的信息增加难度。从而使得干部人事档案管理工作的归属成为了高职院校干部人事档案管理工作中遇到的第二个困境。
3．干部人事档案管理队伍素质有待提高
多数高职院校干部人事档案的管理人员沿袭传统统的档案管理工作方法，整天被大量的日常事务性工作所累，而且缺乏专业系统的培训，在工作中难免会出现误差。而且，高职院校对于干部人事档案管理工作缺乏有效的激励机制，使干部人事档案工作者缺乏应有的工作积极性，频繁更换人员现象时有发生，从而使高职院校干部人事档案工作队伍不稳定。再一方面，目前的状况下，各高校专门学习档案管理专业的人员较少，高职院校不容易招聘到档案管理专业人员，在一定程度上影响了档案管理队伍的质量和水平。
面对困境的选择途径
1．合理开发和利用干部人事档案资源，发挥档案的社会效益
干部人事档案是国家机构、社会组织和个人的现实活动中产生和形成的文件，那么它必将会在今后的活动中发挥一定的作用，它是一个人的工作和生活的真实的写照。干部人事档就像是一个人昨天、今天、明天的桥梁和纽带。积累着大量的人才信息，它与个人生活与切身利益密切相关。干部人事档案直接为现实工作服务，这也是有别于其它档案的重要标志。随着社会化大繁荣的不断发展，人才的交流互动也更加频繁，而更为广阔的市场经济发展则需要人事档案提供有力的依据。所以，今后甚至于更长时期，无论单位或个人对于干部人事档案的利用都是必不可少的。美国著名的3M公司、联想公司广州分公司等一些国外和南方一些著名的公司，都将员工的档案信息公布在互联网上，供职工查阅，对人事档案的管理采用了社会化开放式的管理模式。随着时代的不断前进，需要高职院校干部人事档案管理工作者重新思考。干部人事档案的管理服务工作，在法律和道德允许的范围内，强化干部人事档案工作的制度建设，拓展干部人事档案工作的利用范围。不仅要能满足组织、人事等部门的需要，同时还应满足广大教职员工甚至社会公众对干部人事档案信息合理合法利用的需求。我们应发挥传统与现代管理模式的优势，克服两者的弊病，创建以人为本的高职院校的干部人事档案管理模式。
2．改革干部人事档案工作管理模式
目前，针对高职院校的干部人事档案管理模式存在着多样性和复杂性的特点，在高校档案界，对于干部人事档案的管理模式是放在组织、人事部门，还是放在综合档案管理部门管理，也存在不小的争议，双方各持已见。部分高职院校将干部人事档案纳入学院综合档案部门管理，也就是集中式管理模式，其实质就是将所有种类档案集中统一管理。无论干部人事档案管理归属在哪里，高职院校应自始自终把档案的安全保密工作放在首要位置，按照《干部人事档案管理条例》中的相关规定，配备专职管档人员和相应的业务指导人员。加强干部人事档案的安全保密工作，确保档案实体的安全、保密和完整。坚持安全合理利用，维护档案权威。并且应在档案管理部门和组织、人事部门之间建立档案信息交流制度。只有建立这些有效的制度，并真正应用到高职院校干部人事档案管理实际工作中去，才能更好地解决档案管理工作中遇到的难题。
关键词：高职院校；干部人事档案；管理与利用
abstract: higher colleges of the cadre and personnel records management and utilization of some problems, the author of the article to work, and to explore a number of practices and recommendations.
key words: higher vocational colleges; of the cadre and personnel files; management and use of
前言
近年来，我国高等职业教育管理体制改革取得了重大进展，合并升格的高职院校达1100多所，进一步完善了国家的高等教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。合并后的高职院校是我们面临着许多新的管理利问题。干部人事档案管理作为学校的一项重要工作也存在着许多问题。
一、合并高职院校干部人事档案管理与利用存在的问题
许多合并高职院校是由一些不同学科、不同层次的学校（如中等职业学校）合并而来，原来的学校对干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，从而出现了诸多问题。
（一）领导重视不够，专业人员缺乏
合并的高职院校，干部档案管理实现了由被动式管理向主动式管理转变的模式，师资队伍迅速膨胀，干部人事档案管理的工作任务加重，然而，部分高职院校没有配备专用的档案库房，没有设立单独的编制，配备专职的人事档案管理人员，仅由组织人事部门配备兼职人员兼管这项工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使高职院校干部人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。
（二）档案管理制度不规范，管理手段落后
合并高职院校由于先前的隶属关系、办学规模、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐、人员构成复杂、管理手段落后等问题。如归档材料没有统一的规格；收集过程中纸张大小不统一；档案材料没有进行规范整理，有的甚至没有进行科学的分类和装订；现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。
（三）信息开发利用率差，发挥服务作用程度低
干部人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往大多只限于干部考察和发展党员等方面，在师资培养、人才选拔、人才稳定与年度考核等方面未能真正起到应有的作用。
（四）升级达标工作任务繁重
很多学校合并升格后，就赶上了中央组织部要求开展干部“三龄一历”审核工作的通知，这对干部档案管理提出了很高要求，而原先几所学校档案工作起步不同，有的学校已经经过了上级部门的检查验收，达到干部档案管理目标一级，二级或三级标准，有的规模甚至都没有按新标准整理过，为了达到同一个等级或更高水平，除“三龄一历”需要审核准确外，档案管理人员仅技术加工就有相当大的工作量。
二、解决高职院校干部人事档案的管理与利用问题的途径
（一）领导高度重视，提高档案管理人员素质
干部人事档案是记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。作为学校领导，尤其是主管组织人事工作的领导，应充分树立起档案意识，合并高职院校应在机构设置和人员编制上给以充分保证；在档案经费上落实到位，增添必要的硬件设施；主动关心档案工作者的工作、学习、生活，当他们在工作中取得了成绩或圆满完成了工作任务时，主管领导应及时给以表扬和认可，同时还要让他们享受同等的升迁机会，这些措施最终可以促进人事档案工作绩效的提高。提高档案管理人员素质，是做好这项工作的重要依据。要做好人事档案管理工作，必须不断提高人事档案管理人员的自身素质，对在岗人员进行业务培训，系统地学习党和政府制定组织人事工作的政策、法规和档案专业理论知识，用档案方面的新理论知识武装头脑，开阔眼界，指导工作，以适应新时期高等职业教育事业发展对高校干部人事档案管理的新要求。
（二）加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的干部人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
（三）建立信息网络，充分发挥服务效能
干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在大多数高校使用，但其发挥的作用程度比较低，高职院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，更好的组建干部人事档案管理队伍，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络 （下转第51页）（上接第43页）技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用效率。
（四）充实干部档案管理队伍
为切实做好干部“三龄一历”审核工作，顺利实现干部档案升级达标任务，组织人事部门应当按照政策规定配备适当数量的专职干部从事此项工作，适当时间抽调部分政治素质高、原则性强的同志协助从事那些耗费时多、工作量大、技术性强的工作，这样可以保证干部档案工作的长效性，促进干部人事档案管理上水平。 【参考文献】
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[3] 刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案
管理[j].浙江档案，2004，（1）．
[4] 陈蓉，罗迎芬.从学历学位清查中浅谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[j].湖南环境生物职业技术学院学报，2006，（1）．
本文阐述了干部培训电子档案管理应遵循的基本原则，提出了加强干部培训电子档案管理的措施。要努力做好电子文件的收集和整理工作；尽力做好电子档案保管工作；要保证电子文件信息的真实准确；加强电子档案的利用管理；重视电子文件管理人员的培养。
【关键词】
干部培训；电子档案；档案管理；措施
近年来，随着党校办学体制的不断改革，干部培训规模越来越大，培训人数越来越多，干部培训档案管理出现了许多新情况新问题，不仅为日常管理带来许多麻烦，也为日常查询带来许多不便。随着党校办学条件的逐步改善，计算机的广泛应用，办公自动化、网络化渐趋完善，为干部培训电子档案管理创造了条件。许多干部培训日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔，产生了大量的电子文件。传统的干部档案管理方式和方法已经无法适应干部培训工作的需要，需要采取新的管理形式进行管理，如何做好干部培训电子档案管理成为摆在我们面前的一个重要课题，本文就如何做好干部培训电子档案管理谈几点粗浅认识。
一、干部培训电子档案管理应遵循的基本原则
根据干部培训电子文件的特点，在干部培训电子档案管理活动中应遵循以下原则：
1、完整性原则
随着计算机的使用，干部培训电子文件的制作由各科室甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。同时，干部培训电子文件存储在不同的科室甚至个人不同的电脑中，干部培训电子文件不是固定在特定的位置上，有时干部培训文件只是以电子文本的形式出现，纸质文件实体有时不再存在。这种分散化和非实体化特征，使得对干部培训电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，对干部培训电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整安全。不仅存储在电子介质上信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收存储。
2、可读性原则
目前各科室、每个人使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的干部培训电子文件的存储格式也不同。随着计算机技术的迅速发展，使得计算机硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的 “死文件”。因此在干部培训电子档案管理中要特别注意确保其可读性。在干部培训电子档案管理中，除了收集存储干部培训电子档案信息内容外，还必须记录支持的软件、信息格式要求、对其可读性进行技术分析等。
3、可靠性原则
可靠性是档案的生命。由于干部培训电子文件易于修改且可不留痕迹，在电子档案管理的全过程中要严格制度，堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档纸质文件和电子档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立采取纸质文件打印与电子拷贝双重备份管理，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
二、加强干部培训电子档案管理的措施
1、努力做好电子文件的收集和整理
在干部培训纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。因为，如果应该收集归档的文件而没有收集归档，不仅影响了档案的完整性，而且不利于今后的开发利用。“对于干部培训电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品，以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。”
2、尽力做好电子档案保管工作
干部培训电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性。如何保存维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作者急需解决的问题。一要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上。所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温湿度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。二要保证电子档案内容逻辑上的准确。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于电子计算机硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。三要保证电子档案的可理解性。为了使人们能够完全理解一份电子档案，就需要保存与档案内容相关的信息。这些信息应包括：原数据，物理结构与逻辑结构的关系，相关的电子档案名称、存储位置及相互关系，与电子档案内容相关的背景信息等。四要对电子档案载体进行有效的检测与维护。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响。因此，对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。
3、保证电子文件信息的真实准确
干部培训电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节，都有信息更改、丢失的可能性，建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，在每一个环节采取措施、杜绝信息失真的隐患，对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要。因此维护电子文件真实性，就要从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档，到电子档案的保管、利用的全过程加强管理。一是电子文件的制作过程要责任分明。二是电子文件形成后应及时进行收集归类，以防在分散状态下发生信息损失和变动。三是建立和执行科学的归档制度和保管制度。四是加强对电子文件利用活动各个环节的监管。五是采取纸质文件打印与电子拷贝双重备份的管理方式，确保电子文件信息的绝对安全。
【关键词】水利水电；企业干部；人事档案；管理工作；现状及建议
在新形势的影响下，我国水利水电企业的人事档案管理逐步完善。鉴于水利水电企业是我国的基础性建设，加上水利水电工程的操作流程非常复杂，所以在管理方面会存在诸多问题。在管理中，企业干部人事档案管理工作是重中之重，只有先管理干部才能带动其他员工，最终达到提升企业整体的管理责任目标。提升国家的社会效益，提升企业的经济效益。
1.水利水电企业干部人事档案管理的工作现状分析
1.1企业干部人事档案管理工作不完善
在笔者的调查中，目前，我国的水利水电企业中，管理人员对于企业干部人事档案没有充分的认知，并没有把它列为工作重点。管理人员针对这个问题的意识较为落后、管理理念较为陈旧、管理水平很落后。这些原因也正是企业干部人事档案管理的缺失要点。在我国的水利水电企业中，企业干部人事档案收集工作、传递工作以及归纳整理存档工作都出现了不同程度的延时现象。比如：在某企业中，干部入党申请书、党证资料、年度考核表和个人学历证书资料都存在不同程度的缺失现象。长此以往，当干部出现转岗、掉岗、离职等人动情况时，档案的交接工作就成为了难点。
1.2企业不重视人事档案部门
现阶段，我国的水利水电企业工作的重点是在生产建设方面，一直以经济发展为重心，忽略了企业人事档案的工作。再加上水利水电企业中，管理人事档案的工作人员的工作状态基本上都是默默无闻，特别是与工程建设部门相比，档案管理部门的工作效果就显得不那么明显了。这也正是企业领导层不重视档案管理部门的重点原因，某个水利水电企业的负责人表示：本单位的领导团队认为档案管理部门就是“吃白饭”的部门，没有实际作用。在这种认知误区的影响下，人事档案管理部门的日常工作受到诸多限制，久而久之就积累了许多问题。比如：企业的人事档案管理人员是大多是兼职，没有相关的档案管理专业知识。还有，因为企业的不重视，对档案管理部门的资金投入很少，相应的管理设备设施较差。有些企业则更为严重，根本就没有设立相应的专职人员来管理人事档案。这些问题累积起来就会影响档案管理工作者的心态，降低了工作积极性。
1.3没有规范企业人事档案
这个问题比较普遍，而且影响较为严重。在立卷建档方面就存在很多以往留下的档案问题，无论是现在还是之前，我国对于人事档案管理工作的扶持就较少。档案管理人员并不具备相关的专业管理水平，并且在进行档案管理工作后，企业鲜有对人员进行培训。入职前的专业素质缺失，入职后企业又没有及时进行补充，这就导致我国水利水电企业中，人事档案管理人员的专业素质较低。再加上多数都属于兼职人员，在工作要求上，无论是企业还是个人，并没有对管理人员有严格的要求。
这个问题在立卷建档时表现得较为明显，工作人员在进行工作作业时比较粗心马虎，领导在审核时也没有进行严格的把关，基本上就是出于“走过场”的状态。在整理人事档案时，也是因为上述原因，工作人员很可能将不属于人事干部的档案归在人事档案中。有些企业干部的档案没有及时进行归档整理，有些企业干部的档案虽然进行了归档整理，但是资料填写程度较低，很多项目填写不完善。虽然这个问题在近几年中有些许改善，但是普遍意义上，对于人事档案的管理工作还是处于较为落后的状态。
1.4归档整理的形式较为单一
我国现阶段，无论是国企、合资、外资还是民营，无论是大型、中型还是小型企业，在档案管理方面，都是以纸质档案为主。这种归档方式虽然适用范围广，但是不易保存，一旦出现了纸档遗失的状况，那么在人事档案方面就会出现重大问题。在水利水电企业工作中，许多工作都会强调原始依据。也就是说纸质档案出入档案袋的次数会很频繁，这种就容易出现档案破损、档案信息流失的现象。特别是干部的选定、评职称方面，多数都会要求带上原始凭证。对于那些复杂的评定而言，有时会持续好几年，也就是说纸质档案在几年之间会反复使用。对于那些已经装订好的档案来说，需要拆定；对于那些没有装订好的档案来说，就会延迟装订时间。无论是哪一点，都不利于档案管理工作的开展。
2.企业干部人事档案管理工作的优化措施
2.1加强领导对档案管理的认识
在新时期的影响下，社会和企业需求对人事档案管理提出了更高的要求，对于档案管理工作来说，想要做好并不容易。在企业中领导的决策基本上指明了企业的发展方向，所以首先需要将企业领导的思想转变过来，让领导重视档案管理工作。对于水利水电企业来说，在企业效益上，水利水电工程是企业的核心部门，但是也需要重视人事档案管理，特别是企业干部人事档案管理。
在档案管理工作中，应当结合本企业的特点和市场需求，制定出切实可行的管理制度。要做到这点，首先需要有专职管理人事档案部门的领导，让领导带领部门工作人员开展工作。因为档案会随着时间的积累而变多，所以整理档案也是一项长期性的工作。对于这种工作要有相应的工作计划，监察要点以及如何落实额措施。对于工作人员的选取也要提高要求，尽可能选择有一定管理基础、综合素质较高的人员。对于已经选定的档案管理人员，企业应当定时定量的进行人员培训，充实管理人员的专业管理知识，培养管理人员的责任意识感。将需要进行整理归类的档案，领导应当按照相关规定仔细审查，慢慢地提高本企业干部人事档案管理的水平。
2.2统一档案管理标准
一个企业对档案管理需要有统一的规范要求，通过统一的规范管理促使不同类别的档案有统一的形式。这样既方便档案的装订工作，也方便档案的监察工作，还能节省人力物力财力，可谓是一举多得。
2.3利用新型技术实现档案管理
首先，需要改变单一的档案整理形式。在新时期的影响下，企业档案管理同样需要跟上时代的脚步，充分利用现代电子查阅机制，对人事档案进行扫描入机。构建企业员工的电子数据档案，促使水利水电企业的档案管理工作走向数据化和信息化，最终达到提高企业档案管理工作的目标。
其次，为了避免档案原价被破坏，在使用过程中可以事前与其他部门协调商议，尽量使用复印件，以此来保证企业干部人事档案的完整。
关键词：档案管理;退休干部管理;作用
档案管理工作是单位进行人力管理等各方面活动的基础，而关于老干部的档案管理工作更是其中的重点。尤其是一些退休老干部，在实际进行档案管理工作的过程中，由于相关的人员已经不在岗位，极容易出现档案管理中的疏漏。这种情况下档案管理人员就难以对遗漏的人员进行档案资料的更新和有效管理，最终就会影响对退休干部的管理和服务。下面就档案管理在退休干部管理工作中的作用进行分析。
一、档案管理工作在退休干部管理中的作用
通过有效的实施档案管理，能够使退休干部的档案资料的保密性得到保证。另外加强对退休干部的档案管理工作，能够保证档案的有效性和及时更新，这样就能确保相关的政策能够落实到每一位退休干部。最后，加强档案管理能够使退休干部的合法权益得到保证，这样就能使其的正常的生活得到保障。
二、强化退休干部档案管理工作的措施
1.强化对退休干部档案管理工作的意识
从目前单位对于退休干部的档案管理工作现状来看，相关的管理部门普遍对退休干部的档案管理工作没有引起足够的重视。这就需要在实际的工作中，首先提高单位在档案管理方面的认识，具体可以通过在单位进行相关知识的宣传和培训，对普通干部在档案管理的重要性方面要进行讲解，这样就能使单位在档案管理工作中引起高度的重视，尤其是针对一些退休干部，需要将相关的档案管理制度进行讲述，这样就能使退休干部感受到单位对其的关心，对促进单位更好的发展有积极的作用。
2.提高档案管理工作人员的整体素质
就我国当前对于退休干部的档案管理工作来看，普遍存在管理人员综合素质低下的情况，专业技能几乎都存在相当大的差异。针对这一问题，在实际的工作中，首先需要对档案管理部门的所有工作人员进行清查，对于工作经验较长，并且具有一定工作能力的工作人员需要加强培训，通过这种方式能够促进其更进一步的提升自身的工作能力以及综合素质，对于存在的不能早做到“在其位谋其事”的工作人员，需要从管理部门进行清除，这样才能使档案管理部门工作人员的整体素质得到保证，对促进档案管理工作质量以及效率的提高有积极的意义。除此之外，还需要进行一定的激励制度的建立，通过建立激励制度能够激发员工的工作积极性，对促进其工作水平的提高也有一定的促进作用。
3.档案管理制度的完善
由于当前关于退休干部的档案管理工作没有一个健全的管理制度，这种情况下就很难实现对退休干部档案的有效管理。针对这一问题，相关部门必须充分的认识到关于退休干部档案管理工作的重要性，确保能够为其建立一套完善的档案管理制度，这样才能保证在进行档案管理的过程中做到有章可循，有据可依，从而就能有效的促进退休干部档案管理工作质量的提升主要的制度有：在具体的实施中，首先需要对档案的归档制度建立相应的制度，对于归档的范围、时间以及相关的工作要求都需要进行明确。另外，对档案管理工作进行保管制度的建立和健全，进行档案保管制度的建立，具体包含在档案的存放、保护和相关设备的管理等。关于档案的保密制度也是一个相当重要的部分，在实际的工作中，需要根据不同的档案类型，对其的调阅权限等进行分别设定，同时还需要注意关于档案内容方面的加密问题。最后，在档案的利用方面需要进行相关制度的建立，使档案利用的具体范围、手续以及方式等能够得到保证。
4.档案管理的信息化建设
在当前信息技术不断发展的社会背景下，信息技术已经在越来越多的范围内得到了应用，通过这种方式能够有效的促进工作方式的不断提高。因此在退休干部的档案管理工作中也应该实现信息化，这样就能有效的提高档案管理工作的质量和效率。因为档案管理工作本身就具有一定的繁杂性，如果单纯的进行人工管理，不仅会造成时间的浪费，准确率也难以得到保证。综上所述，在当前社会的不断发展中，相关的政策也在不断的完善，对于退休干部档案管理工作的有效进行，能够使退休干部的权益得到有效的保证，同时单位也能够更加明确退休干部的相关信息，对促进单位更好的发展有积极的促进作用。
作者:陆江 单位:吉林省白山市江源区人力资源和社会保障局
参考文献:
[1]郑亚辉.高校干部人事档案“三龄一历”失真现象研究[J].淮北师范大学学报(哲学社会科学版),2014(6)
[2]李买容,廖丽玲,罗显荣.某社区在职和退休干部慢性病4年体检结果对比分析[J].现代医院,2015(2)
一、立卷归档受政策法规变化的影响大
近年来，国家、省、市组织部门都对干部人事档案管理工作进行统一法规性文件指导，这些文件的实施使得干部档案的管理工作在一定时期、一定程度上基本实现了制度化、规范化。但有的法规文件要求不统一、变化相对快，有的条款只是暂时的并多次改变，如工资级别登记表1992年以前立卷归档时没放，1992年以后要放，并只须放九类1-1号，可是20__年又发文规定新整档案工资级别登记表不要放。这不仅给档案立卷工作造成一定难度，也在一定程度上影响了档案的美观。如审计材料，入党积极分子考察表，预备党员考察表，20__年下文要求归档，而要求从1996年收集，这样收集起来就有一定难度。
二、干部档案立卷不规范
1、历史遗留问题多。以前大部分管档人员专业程度普遍偏低，且又多属兼职，有的自身要求不严，对立卷归档的材料没有认真把关、鉴别，再加上部分单位领导干部对档案管理工作重视程度不够，使许多该归档的材料，有的没归档，有的填写不全，不该归档的材料混入了档案内，造成了案卷质量低。近年来对干部档案进行目标考核，干部档案管理部门为保证档案材料的完整，虽多次催交，但有的材料年代本文来源：文秘站 久远，原件无法找到。责成有关部门补办的材料虽经认真鉴别，但有失历史原貌，影响了档案的完整性、系统性和真实性。
2、纸张不统一，表格不规范。虽然明文规文秘杂烩网定档案材料要统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但材料形成过程中，有的纸张大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超过装订线等，无形中给干部档案立卷归档工作带来了麻烦。档案目标管理要求纸张必须19×26.5规格，组织部门印制的表格都达到了此要求，但人事、教育、公检法等部门形成的材料大部分用a4纸，如报送的学历材料绝大部分都是用a4纸。凡此种种问题的出现，又必将影响到将来的档案立卷工作，影响案卷质量。
3、档案意识淡薄，部分材料散失严重，归档不及时。随着人们档案意识的增强，大多数档案都能及时立卷归档，但立卷中发现，有的档案材料短缺，如表彰材料散失严重。
三、档案管理人员不稳定，素质有待提高
干部档案立卷工作是一项专业性、知识性较强的工作，需要有一定业务知识的人才能做好。但现实并非如此，档案管理人员身兼数职，疲于应付，没有足够时间和精力从事档案管理工作，再加上有的基层领导重视程度不够，还有些档案人员认为“政治上没奔头、搞档案无尽头”，导致了干档人员调整频繁，刚刚熟悉业务，又被调到其它岗位。新的档案管理人员又开始新一轮熟悉业务的过程。
以上问题已经影响到干部档案立卷工作和案卷质量。为切实加强理档案立卷工作，提高档案管理水平，针对档案立卷管理工作中出现的问题，基层档案管理部门和上级部门要高度重视。
首先，统一标准，强化管理。要建立健全各项规章制度，统一标准，强化管理。文件的类别、条款等尽量少改动。要求形成干部档案材料单位的纸张规格要用a4纸，特别是高校的一些学籍材料。这样会避免少拆卷，少改动，少切纸，避免浪费过多的人力、物力，同时也有助于保持档案的美观，使干部档案立卷工作在统一的法规文件指导下，走上健康发展的道路。
[关键词]档案;电子化管理;问题
为了使干部档案管理向电子化、信息化发展，应从几下方面下功夫。
一、干部档案管理电子化必备因素
一是硬件投入方面。档案是非常重要的信息资源，这是不容置疑的。所以存放干部档案的场所首先要达到标准。在档案库房建设方面要做到科学规划设计，加大资金的使用和投入，依据干部档案室标准化达标建设规范的要求，能进行技术改造的进行一些技术改造，没有改造价值的应重新选址进行新建，使其在面积要求上、库房结构划分上必须依照现代化标准设置，有专用阅档室和档案库房。密集架安装规范合理，按照年实际档案增加册数预留合理的空置空间。还应下大气力、大手笔投入经费，有重点的购置档案信息化处理设备和档案信息化处理方面的软件。像专业服务器、彩色扫描仪、网络交换机、磁盘存贮器、打印机、复印一体机等硬件设备是必备的。二是人员投入方面。专业档案管理人员的配备是干部档案电子化的关键因素，没有人才做为保证，再好的设备和硬件资源也不会发挥作用，这一点是不庸置疑的。在进行档案电子化处理过程中，我们可以将现有人员按各人专业分成若干工作小组，进行统筹安排。如会电脑操作的青年负责档案原件的扫描处理，年纪稍长的同志负责分析归类，有体力的同志负责运送和登记上架，科长主任负责把总，各司其职，这样可以在保证准确无误的前提下加强工作进度。三是制度保证方面。严格的制度是做好干部档案管理的重要保障。干部档案是一种特殊财富资源，也是干部成长过程的全方位的文字记录，对干部的选任、核查、调转等都具有凭证性作用。因此在管理干部档案过程中，必须有铁的制度来约束。在需要查证干部档案时，不允许档案本人接触档案原件，应该由单位出具介绍信或者发函由单位人事部门选择责任心较强的人员履行这样的职责，确需本人到场的应先调取电子档案进行查询。干部档案管理室人员要切实遵守制度规定，对组织内部的人员提出的查阅申请，也只能是让其查看电子档案，进行网上阅询。
二、建立健全干部档案电子化监管约束机制
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