时间：2023-06-12 16:20:30
导语：在档案管理工作特色的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
档案管理是我国高校管理工作的重要组成部分，高校应当在遵守《高等学院档案工作规范》《普通高等学院档案管理办法》等规范的前提下，结合本校具体情况，建立档案管理体系，并开展档案管理工作。但是高等职业技术学院规模一般没有综合性高校大，校内部门设置和人员配备也相对较少，高等职业技术学院档案管理工作开展的难度也较大。
一、高等职业技术学院档案管理的意义
档案对学院发展有着记录历史、指导现在、启发未来的重要作用。学院的发展离不开对过往经验的总结，对过往经验的总结离不开对学院历史的研究，而档案就是记录学院历史的重要载体。
档案为学院对外宣传提供重要素材。学院在发展过程中积累了大量记录着有学院特色的历史，重大事件、教学成果等多方面信息的档案，这些档案展示了学校文化，传递了学校理念，代表了学校特色。对这些档案资料进行整理和展示，不仅可以丰富师生的校园生活，还可以起到展示学校特色的作用。
“昔人所为而得，我可以奉为模范；如其失策，便当设法避免”，档案管理的重要意义就是总结经验，避免失策，指导现在，促进未来。只有这样才能让学院不断总结经验，取其精华而用之，对其糟粕而避之，为教学评估和教育改革提供依据，真正实现学院的可持续发展。
二、高等职业技术学院档案管理工作现状
（一）档案管理意识淡薄，重视程度不足
档案管理跟其它工作有本质上的区别，档案管理是服务性、保障性工作。这就导致档案管理工作人员在档案管理中可能缺乏积极性和成就感。高等职业技术学院由于本身规模和教职工数量的限制，往往没有档案管理专职人员。教职人员往往身兼数职，除了档案管理工作以外还有其他工作，这就导致教职人员很有可能将更多精力用到其他工作上，进而忽视档案管理工作。
（二）档案管理人员素质有待提高
高等职业技术学院往往没有设立专门的档案管理部门和相关人员，而是由其他职位的教职工兼任。他们没有接受过系统的档案管理方法、标准、流程等的培训，档案管理工作主要根据经验开展。这就导致档案管理缺乏规范性，档案资料缺乏完整性，档案资料的收集、分类、归档等可能存在不合理的地方。长此以往，将造成档案管理混乱，档案查阅困难，档案检索效率低等问题。
（三）资料重保管，轻利用
高等职业技术学院档案管理不仅仅是档案资料的收集、整理、分类、归档，还包括档案的开发利用，而后者，才是档案管理工作的重点和难点。现阶段大多数高等职业技术学院档案管理工作还停留在档案资料的收集整理和档案的归档保管，而档案管理更重要的作用――档案的开发利用往往被忽略。导致档案资源的浪费和档案资源的不合理利用，未能充分发挥档案促进学院发展、辅助学院决策、促进教育事业发展的重要作用。
（四）档案管理水平有待提高
有的学院没有设立专门的档案管理室，档案资料与其他资料混在一起，不利于档案的分类管理。有的学院没有引进先进的档案管理技术，如数字化档案管理系统等，档案管理还停留在纸质档案的阶段。纸质档案占据大量空间，而且管理、查询和调用效率低，速度慢。?而言之，档案管理软硬件设施不健全，直接制约了学院档案管理水平，影响了档案资源的合理利用。
三、高等职业技术学院档案管理工作改进建议
（一）加强档案管理意识
针对高等职业技术学院普遍存在的档案管理意识薄弱，重视程度低等情况，学院应通过一系列手段加强教职工的档案意识。只有从意识层面重视档案管理，才能在实践中真正做到重视档案管理，科学管理档案。有条件的学院可以聘请专业的档案管理人员，或者设置专门的档案管理职位。其次，学校可以开展一系列的讲座、活动等，让广大教职工、学生了解档案的作用，树立档案意识，积极参与和配合档案管理。从而形成一个档案管理人员重视档案管理，档案资料提供者主动配合档案管理人员的良性循环系统。
（二）完善档案管理制度、规范和流程
任何一项工作的完善都离不开相应制度的建立、规范的制定和流程的设计。要加强和完善高等职业技术学院档案管理工作，首先要建立健全档案管理相关制度，从管理层面上规范档案管理参与者的行为，强化档案管理参与者的意识。系统、全面的档案管理流程，有助于每个档案管理参与者各司其职，明确自己在档案管理过程中的角色。资料提供者，主动建立、留存相关资料，并整理和上交；档案收集人员，收集、整理并检查资料的完整性；档案归档人员将档案分类、归档。在实施过程中，收集档案管理参与者的意见和建议，不断改进和完善档案管理制度、规范和流程。
（三）提高档案管理人员素质
高等职业技术学院档案管理工作的完善除了管理制度、规范和流程的完善，还离不开档案管理人员素质的提高。任何工作都离不开人的参与，参与人员素质的高低直接影响档案管理工作的效率和效果。没有有效的实施，再完善的制度，再合理的流程都是一纸空谈，因此提高档案管理人员的素质是高等职业技术学院档案管理工作的重中之重。学院应该挑选具有档案管理专业知识和能力的人员负责档案管理工作，在实际工作中尽可能提供相应的培训机会，提升档案管理人员的档案管理能力。档案管理人员也应当积极主动，多途径、多渠道学习档案管理专业知识，了解档案管理相关理论和工具，不断更新档案管理知识和技能，学习和使用新兴的档案管理工具。只有这样才能提高档案管理的效率，促进档案管理工作的科学和可持续发展。
（四）档案管理信息化、数字化
随着科学技术的发展，学院的各项管理工作都不断向信息化、数字化发展，档案管理工作也不例外。纸质资料具有占用空间大，查阅困难，检索速度慢等特点，不利于档案的查阅和利用。随着计算机和互联网的普及，档案管理逐渐向数字化发展。电子档案更有利于信息和资料的保存和整理，将人们从厚厚的纸质档案中解脱出来，避免纸质档案占用大量空间，有效减少纸资源的浪费。使用和查询方面，电子档案具有查阅方便，检索速度快等优势，可以有效提高档案查询的效率。学院应为档案管理的信息化、数字化提供资金、设备、技术等方面的支持；档案管理人员要不断学习和了解档案数字化管理的方法和技术。从而全方位促进高等职业技术学院档案管理工作的科学开展和可持续发展。
（五）促进档案的开发利用 学校要改变以往“轻利用，重保管”的管理理念，重视档案的开发利用。在档案的收集、整理、分类、归档、保存固然重要，但档案管理更重要的意义是档案的完善档案资源，科学整理和保存档案资料的基础上，为教师和学生提供档案查询服务。根据档案建立校史馆，让教师、学生和家长了解学校发展历史、办学理念、重大成果和学校文化。针对特色档案，可以开展主题研讨会，交流会、展览等，扩大学校的知名度和影响力。引导教职工积极研究档案资料，进行学术交流并撰写论文。
一、档案管理人员的素质较低
从目前来看，由于档案管理制度不健全，归档意识和建档意识不高，管理部门对档案管理工作的重视程度不够，档案管理人员的素质较低，大量兼职管理人员的存在，造成档案管理工作的混乱。以某基层医院为例，档案管理总共有5人，但仅有1人是档案管理专业毕业，且受过专门的医院档案管理培训，有2人是其他科室的医生，有1人是兼职人员，对档案管理工作并不十分熟悉。
二、档案资料落后，没能及时更新
档案管理工作是对使用部门的经营情况进行统计整理的过程。市场经济的发展以及体制改革进程的加快，社会生产生活的内容也相应地发生变化，档案资料的内容也会随之变化。这就要求更新档案资料的数据。从档案资料的实际情况来看，由于档案管理经费有限，加之管理人员素质不高，影响了档案资料的完整性和准确性。
三、利用率比较低
从档案利用情况来看，由于缺乏科学有效的信息检索系统，加之用户不熟悉档案信息利用方式，影响了档案资料的利用率。同时，由于档案资料的开放程度较低，保管的成分居多，档案用户能查阅的档案资料有限。根据我市2010年度对辖区内各基层医院的调查研究资料来看，医院档案资料的利用率一般仅在20%，且85%以上的是传统的文书资料利用，对电子档案的利用效率还比较低。
四、基层医院档案管理的措施分析
（一）管理理念与管理制度的创新
目前，基层医院档案管理还存在着“重管轻用”的现象，管理的被动性和封闭性较强，档案管理仍然存在着“等、靠、要”的管理模式，影响了档案管理的工作效率。随着科学技术的发展，档案管理工作的挑战也日益严峻。档案管理中的电子光盘和缩微胶片的应用也不断增加，这些都需要改变传统的档案管理理念，以多层次、多角度的工作方法来指导档案管理工作。例如，我市某镇街医院就通过将数字化管理理念引入档案管理工作的方式，实现了对档案管理立卷制度及操作流程的简单化。通过此种方式，在数字化档案管理立卷制度实践1年之后，该医院的档案管理利用效率实现了20％比例的提升，效果显著。
（二）突出档案管理的服务特色
档案管理是医院管理的重要组成部分，档案管理工作是为医院的中心工作服务的，因此，在档案管理工作中，应突出其服务的性质和特色。档案管理是对医院经营情况的全面而真实的记载，需要医院各个部门的相互配合和相互联系。因此，档案管理工作不能闭门造车，而应该积极主动的与各个部门进行联系与交流，在信息服务上应努力改变被动服务的现象，充分利用现代科学技术实现信息的共享。在知识经济时代，信息的传播更加快速，档案管理工作应适应医院发展的信息需求，建立档案机构的联网系统，拓展服务的范围和层次。如我市的基层医疗机构，可以按照社区卫生站卫生服务中心镇街医院三级层次的方式，构建基于档案管理机构的网络连接系统，在整个网络连接系统当中，不单单能够实现对各层级医疗单位档案的编研工作，同时还能够实现对上述医疗单位档案管理工作成果的交流共享，以及相关问题的咨询与解决。借助于上述方式，使得基层医院档案管理工作的社会影响力得到了极为显著的发展与提升，实现医院档案管理信息的共享。
（三）档案管理人员应树立创新意识，不断提高管理人员的综合素质
档案管理人员的综合素质对档案管理工作的质量和效率都有重要影响。目前，档案管理人员专业性不强，专职档案管理人员数量有限，管理人员对档案管理工作并不熟悉。管理人员素质参差不齐，在业务水平、理论水平、文化程度等方面也有很大差异，加之管理人员知识结构不合理、现代科学技术知识贫乏、专业知识老化，档案管理工作不能适应当前形势的变化。因此，在档案管理工作中，应重视档案管理人员的综合素质，加强管理人员的培训和教育，提高管理人员的专业水平。档案管理工作是一项专业性的业务工作和管理工作，需要综合素质高的管理人员才能胜任。随着科学技术的快速发展，档案管理信息化不断增强，档案管理人员应改变过去的工作方法和工作理念，学习现代科学技术，拓宽工作思路，积极创新，以适应我国经济发展的需要。在知识经济时代，信息共享成为全球经济发展的新形势和新特点，社会经济发展对复合型人才的需求不断增加，档案管理工作的服务范围和服务水平也有了新的拓展，档案管理人员不仅应具备较高的业务素质，还应该不断充电，拓展自己的视野，把握社会变化的现状和未来的发展情况，充分利用档案学科的新理论和新技术来创新档案管理工作，提高档案管理工作的利用效率。
（四）推进医院档案管理信息化建设
现代科学技术的应用，不仅能实现档案管理工作的信息共享，还能极大提高档案管理工作的效率，保证档案管理的质量。目前，医院的信息化建设为档案管理工作提供了便利，档案管理工作能够通过计算机网络来实现信息的实时更新和维护。在档案管理工作中，以档案管理软件来实现文件的形成、报送、编目、整理、利用等，建立档案数据库，以扫描录入的方法将医院的档案和文件进行统一管理，为全体医务人员的查找提供便利。同时，将医院的图书、文档、声音、图片等信息资源录入计算机系统，以医院局域网实现医院档案信息的共享。
结束语
【关键词】流动人才；人事档案；管理服务
一、加强档案管理工作者的自身修养
要提高档案管理工作的服务质量，加强档案管理工作者思想、道德等方面的修养必不可少。（一）政治思想修养。不同历史时期，对档案管理工作者的政治思想修养要求各有不同。在当今建设有中国特色的社会主义、构建和谐社会的历史时期，牢固树立建设有中国特色的社会主义意识，构造和谐社会的共同理想，牢固树立坚持以人为本，科学发展观的坚定信念。遇事讲政治、讲党性、讲原则，大力改造客观世界的同时，积极改造主观世界。爱党、爱国、爱人民、自觉维护党和国家的根本利益，积极为发展国家档案事业做贡献。（二）职业道德修养。档案管理工作者应具备良好的职业道德修养，对神圣的档案事业要有执着的追求。要充满信心，要热爱档案管理工作，自觉树立档案行业新风，展示文明形象，进一步密切档案工作者与社会各界的联系。从而促进档案管理工作更好地服务于人民群众与现代化建设。1.敬业爱岗。作为身担重任的档案管理工作者，要认清本行业所处的地位，要安心定志，兢兢业业地履行自己的职责。充分利用档案管理工作，有效地实现档案的社会效益和经济效益。使档案部门充分发挥其“档案保管基地，档案利用中心，学术研究场所，文明服务窗口”的四大基本功能，从而达到档案取之于民，用之于民的效果。2.淡泊名利，勇于奉献。因为档案管理工作面广量大，繁杂辛苦，付出的是默默无闻的劳动。因此，档案管理工作者要具有为事业献身的精神，要甘于吃苦，勇挑重担。防止将档案管理工作商品化。3.遵纪守法，严守机密。档案管理工作是一项带有一定机密性的工作，在建设有中国特色的社会主义市场经济大潮中，档案管理工作者必须带头遵守党纪国法。具有严格的保密观念和良好的保密习惯，在提供利用档案时，要按规定把好关口，该提供的积极提供，热情服务，不该提供的坚决不提供，并讲明原则。4.存真求实。档案是人类社会活动的真实记录，据实立档，据实用档是档案管理工作者的行为准则。在任何情况下，档案管理工作者都必须忠于职守，不卑不亢，不畏权势，维护党和人民群众历史的真实面貌，勇于抵制篡改和伪造档案的一切错误行为。（三）知识技能修养。档案管理工作的实施和实现，必须通过档案管理工作者的努力才能完成。因此，档案管理工作者知识的多少，技能的高低程度，对整个国家档案事业有着直接影响。只有人的素质提高了，才能使档案系统的精神文明建设落到实处，才能保证档案事业的持续发展。1.理论知识的修养。我认为它包括三层内容：一是档案管理工作者要认真学习党的路线、方针和政策；学习哲学，切实以科学的理论武装自己，以便在任何复杂的情况下，不迷失政治方向。二是档案管理工作者要有计划地、系统地刻苦钻研业务，根据实际工作需要，研读一些档案事业理论和相关理论书籍，便于用专业理论来科学指导自己的工作实践。三是档案管理工作者还应该在相关应用理论知识方面多下些功夫，以求在实际工作中充实拓宽自己的知识面，提高分析问题和解决问题的能力。2.档案管理工作者要学习和掌握履行职责所必需的法律基本知识。努力提高档案法律意识，严格守法，严格执法，切实提高运用法律手段处理档案事务的能力，提高依法办事的能力。3.档案管理工作者要按《档案专业人员职务试行条例》所分的高、中、初三级，五个档次，具备相应档次所需的口头表达能力和文字表达能力。4.电子计算机、缩微照相、静电复印、现代保护技术、声像技术以及档案管理工作标准化的应用和推行。档案管理科学化的实现，需要一批具有一定科学技术水平的档案管理工作者才能胜任。所以，档案管理工作者要努力学习新技术，特别是要提高自然科学知识和技术方面的修养。现在正在逐渐兴起的电子档案，客户可以在网上直接办理交费等手续，可以远程阅档，从而为双方节约时间，提供方便。另外还有规范原电子档案业务，实现档案库房管理电子化、规范化，从而取得高效的工作成果。所以我们要在这方面抓紧、抓好，落到实处，服务过程中要确保个人信息调出的准确性，真实性，以及规范性。5.一定的社交能力也是档案管理工作者必须具备的修养。档案界同社会各方面的合作与交流需要一定的社交能力，即便从事收集到统计等工作，提供利用等纯业务性的档案管理工作也少不了必要的交往活动。因此，档案管理工作者要注意培养和锻炼自己的社交能力。6.档案管理要求工作者有很好的精神面貌和充沛的精力。因为好的精神面貌和充沛的精力是档案管理工作者发挥才能，做出贡献的重要条件，更是提高档案管理工作服务质量，做好档案管理工作的资本。
二、重视档案理论的研究及对研究成果的应用
档案管理工作要提高服务质量而得以不断地发展，理论研究必须先行。一种新型的档案工作模式的确定，往往是一定的档案理论研究结出的果实。档案管理工作要提高服务质量，改革发展要取得成功，必须要有理论研究作为先导，这是档案管理工作者必须树立的观点。任何一种改革方案在付诸实施前，都首先要在理论上进行可行性研究，充分论证其合理性、科学性。要善于运用档案理论研究成果来指导工作实践，提高其服务质量，从而促进其档案事业的发展。（一）评论和争鸣。评论和争鸣是开展活跃学术思想的一个重要手段，是推动档案管理工作发展的重要因素。评论的各方更加深入地进行科学研究，进而达到提高档案服务质量之目的。因为一种新的学术观点和一项新的研究成果，只有在广泛的科学的实事求是的争鸣和评论中，才能弄清哪些成果学术价值高，应用价值大，值得推广和应用；哪些成果质量低，没有推广应用价值。从而有针对性的推广和应用，以达到提高档案服务质量，推进档案事业发展的目的。（二）推广研究。加强对档案理论成果的推广研究，是将档案理论研究的优秀成果进一步扩大，使其真正能在档案改革和建设中得到推广和应用。档案管理理论研究在于指导实践，指导实践的目的是为了提高档案管理的服务质量，要提高档案管理的服务质量需要加强推广应用研究成果，而应用的成果则来源于广泛深入的、客观稳妥的推广研究。（三）健全和强化档案科研机构的工作职能。一是要有组织和领导抓档案理论研究工作；二是要有档案理论研究的机构和远景规划；三是要组织档案管理工作者对档案理论研究成果进行评价、评论、推广和应用；四是要坚持不懈的收集、整理和编辑、出版档案理研究资料。如果健全了档案科研机构，强化了有关机构的工作职能，那么档案管理工作的服务质量也会提高。
三、不忽视档案的利用监督工作
要提高档案管理工作的服务质量，一定不能忽视档案的利用监督工作。（一）健全和完善档案利用的各项规章制度，使工作有章可循。针对档案利用过程，应制定查档要求，诸如：查阅档案时不准抽烟、喝水；不准虫蛀、鼠咬档案文件；不准用唾液翻阅档案文件；不准偷摘偷拍档案文件；不准查阅与自己利用内容无关的档案文件等等。如果档案管理工作者都能按章操作，提高档案管理工作的服务质量也就有了保证。（二）正确处理档案利用中服务与监督的关系，融监督于服务之中。1.在利用前，要耐心地向每一位利用者宣传利用档案的规定和守则。2.在利用中，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握利用的目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于你的视野中；三是脑勤，勤做好利用登记工作，勤分析利用者的情况和利用效果。3.在利用后，要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明，对损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关部门和领导，以便查处，挽回损失。（三）建立利用管理队伍。选择具有较高政治素质、业务素质、文化素质的利用管理人员，组成素质较高的利用管理队伍。以善于做利用者的工作，处理好利用中出现的问题。
四、结束语
流动人才人事档案的管理工作是一个长期性的工作，其效果不像科研攻关、经济建设那样容易浮出水面，但人事档案管理的作用是十分巨大的，因为其直接服务于人，而人才是一切社会活动的主宰，因为必须高度重视人事档案管理的建设，才有可能搞好社会人才的一系列管理工作，才能为社会主义经济建设服务。
【参考文献】
摘要：飞速发展的社会对各个医疗部门的档案管理工作也提出了新的要求和挑战，因此，各个医疗部门需要密切结合当今社会发展的现状，加强对档案管理工作的创新以及研究，以更好地适应社会各方面的发展，提高其医疗服务水平。
关键词 ： 新时期 医院 档案管理
健全的档案管理体系有助于医疗部门中各项工作的顺利开展，提高工作效率，同时也有助于有效地减少甚至避免工作中的失误，从而可以保证给予患者以科学、正确的医疗服务。为了进一步探析新时期如何加强医院档案管理工作这一社会性问题，本研究从加强创新、体现服务特色等角度对这一问题的解决途径进行初步探索，期望为新时期有效地加强医院档案管理工作提供一定的有价值的参考。
一、加强创新
截至目前，一些医疗单位在实际的档案管理工作中仍使用着传统模式，创新不足，应着重加强该方面的具体工作。首先，要不断地更新立卷制度和工作程序, 要将以往较为繁琐的操作程序进行简化处理。其次，要充分利用现代技术。比如，可以充分借助于档案管理程序对实际工作中所需要的文件档案进行查找，以此，可以有效地提高实际工作效率，且准确性更强。
二、体现特色
各个医疗机构可以充分地借助于互联网络的强大力量，密切与其它档案机构的相互关系, 以有效地实现各个档案信息资源的共享。此外，各个医疗机构也可以对其自身的服务领域以及方式方法等进行拓展，以充分地拓宽档案管理服务的渠道，提高其档案服务水平。
三、提高人员素质
1.更新档案管理人员的观念
档案管理工作创新的关键就在于不断地适时更新档案管理人员的观念，不断地增强其在实际工作中的创新意识。截至目前，各个医疗单位已经逐渐开始实施全方位的机构改革，各部门中的档案管理人员的数量也正在逐渐减少, 而随之而来的则是相关人员的工作量及工作压力的不断增加。基于此, 各个医疗单位的档案管理人员需要重新定位档案管理工作的价值, 积极地转变工作理念, 积极主动地进行档案管理服务，以最大限度地实现社会和经济效益的最大化,同时也可以使各个医疗机构的档案管理工作的社会价值得到明显提升。
2.提高档案管理人员的业务技能
各个医疗单位的档案管理人员需要具备一定的档案业务素养和技能, 要对各种医疗业务有着较高的熟悉度, 同时其自身的档案管理能力以及档案管理服务意识也需始终维持在较高的水平上。21世纪属于知识经济时代，随着网络信息技术的飞速发展, 一些新型的档案管理载体及方式方法也随之应运而生。各个医疗机构的档案管理人员一定要善于解放思想, 努力对档案工作的思路和方法进行创新, 不断地提出并解决各种新的问题, 始终坚持不断创新档案管理的业务方式。
3.拓宽档案管理人员的视野
若各个医疗机构的档案管理人员所具备的业务知识较少或者老化, 那么当其在实际工作中面临诸多新情况时就无法及时地得到相应的解决方法, 业务改进或者创新便无从谈起，不利于医疗机构档案管理业务和服务水平的提高。这就要求档案管理人员在实际工作中必须不断加强学习，积极地拓宽自身视野，要全面地掌握新的社会背景和需求对档案管理工作提出的具体要求，同时要加强档案管理理论的学习与研究, 以促进其档案管理工作由单一专业型逐渐向多样复合型发生相应的转变。
四、完善保密工作
1.加强库房管理的保密工作
应避免将档案库房设在各个医疗机构的办公楼底层, 同时应重点加固库房的门窗，并要定期对器牢固程度进行检查和维修, 以有效地预防盗窃；库房和档案管理人员的办公室以及阅览室均要实现有效的分开；分派专人负责档案库房的日常管理工作, 同时要不断完善库房管理的各项规章制度, 应严格限制人员随意进出；要将各种绝密和非绝密档案进行分别保管；库房内要设各种专业防盗器, 以有效地增强各种绝密档案的保密性和安全性。
2.加强涉密档案的保密工作
不断增强相关管理人员的责任意识与保密意识，督促其始终保持严谨的档案管理工作作风, 做事应有始有终,且要保证各种手续的清晰、有效；在实际日常生活中，档案管理人员应始终坚持职业操守，任何场合都需守口如瓶, 要尽全力确保万无一失；在实际档案管理工作中，相关人员要依据各个涉密档案的管理程序等做好本职工作，在调阅涉密档案时，需严格进行程序化和手续化操作, 对工作中的各个环节准确地进行记录,要严谨他人擅自调阅涉密档案。
3.正确区分档案的保管期限及其保密期限
要对各个档案的内容及其社会作用进行全面的评估，以明确各个档案的实际保存价值, 并以此作为确定各个档案的保管期限的重要参考和依据。同时，国家秘密事项也是设置各个档案的保密期限时必须严格参照的一个重要指标, 这就意味着，如果相关档案发生泄露现象，将会严重影响国家的各项安全，因此需引起档案管理人员的高度重视。
五、坚持文档一体化
在以往的档案管理工作中，文档分离的情况较为常见，表现为档案管理人员往往把文件的前两个阶段和后两个阶段分别视为文件和档案, 在对其进行日常管理时，所采取的标准以及管理方法等并不一致, 造成文件在不同的运动阶段中始终处于相对独立的不良状态，致使一些价值和意义重大的账外文件始终处于失控状态。随着电子信息技术的飞速发展和广泛普及，应用计算机技术进行日常档案管理时能够有效地克服文档相对独立化的情况, 这就要求各个档案管理工作人员必须尽早地介入文件的生命周期，使相对独立的档案和文件两个部分逐渐形成为一个相互联系的有机整体, 以有效地确保文件信息的完整性。
综上, 档案管理人员要全面地掌握新时期对档案管理所提出的新的要求和挑战,并要充分地结合本医疗机构的实际情况, 对日常工作方法和方式进行有效的创新, 以更好地体现档案管理工作的实际社会价值, 从而可以为人们提供更为优质的档案管理服务。
参考文献
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随着我国高科技产业化进程的逐渐加快，正在向信息网络化、资源共享化方向发展，这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。现如今，发展档案管理工作越来越受重视，它将直接影响档案工作的规范化和标准化。因此我们要从观念上对档案管理工作有所更新，而采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进我国的和谐社会建设。
1.加强档案资源建设的重要性
1.1把握好档案收集关
在当今服务型社会的大环境下， 档案馆应把国家和社会的具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理。档案馆应向各级基层档案管理部门下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，让基层档案管理部门向社会各界广泛征集内容丰富，有特色，有价值的档案资料，及时修订和完善各种档案的归类、整理、保存，从而达到丰富馆藏档案，为利用者良好服务的目的。
1.2档案工作要走“特色”路
所谓特色档案是指反映地方特色经济、特色历史、特色文化以及风土人情、自然区域特色等方面的档案。档案管理部门应充分认识馆藏建设的“特色”性，认真研究、分析本地区的特色档案资源，广泛征集、整理、保管，丰富馆藏内容， 优化结构，体现特色，打造精品。
1.3要正确处理好档案馆藏的质量与数量关系
过去比较注重档案数量的多少来衡量档案馆藏丰富与否，但多年馆藏建设实践来看，仅仅片面追求数量是不够的，应该丰富馆藏， 改变馆藏结构单一、缺乏特色，案卷质量不高等诸多发展档案建设的不利因素，辩证的处理好数量与质量的关系，按照《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定，多层次、多渠道征集和收集档案资料，不断优化和丰富馆藏建设。
2.企业档案管理中存在的问题
2.1档案管理工作执行力不够
企业的档案管理工作对企业部门活动具有辅助作用，对档案的重视程度，决定了企业档案工作的开展，档案工作到位与否，从一个侧面能反映出一个企业的整体素质。但是大多数企业将档案建立以后，很少查阅，并且在执行过程中，也存在一些难度。特别是工程建设档案，存在着重建设，轻档案的现象。工程的前期图纸资料还能上交档案室，但在工程的施工过程中产生的档案资料就不能及时上交档案室，如工程的变更，竣工验收等资料。档案人员在企业的基本建设工程中参与性不强，档案的管理工作不能与工程的建设同步进行，造成一些工程资料的丢失，影响归档率。有的虽然有资料，但有很大部分是复印件，影响了档案的质量。
2.2档案管理人员专业素质和管理水平不高
档案管理人员的素质对档案工作质量有决定性作用，档案管理人员既要有很高的业务素质，又要有强烈的责任心，还要有踏实肯干的实干精神和科学严谨的工作态度。但是在实际工作中，由于对档案管理工作没有引起足够重视，在档案管理人员配备上从不配备专职人员，在业务水平、文化程度、专业素质上都有很大的差距，在管理手段方面，也比较陈旧，与时展脱节。这已经不能适应新形势下企业档案管理的需要，如果企业想要提高档案的管理水平，必须把提高管理人员的素质放在第一位。
2.3档案硬件设施老化
随着现代信息技术的发展，计算机网络技术应用于企业管理的诸多环节之中，管理水平在不断的进步。但是只有少数的企业利用计算机网络技术进行档案管理，多数还是采用手工整理。信息量小，检索进来也比较困难，利用和开发的价值不高。企业的档案室建设不规范，档案柜也老化，保密性大大降低，保管条件也极其简陋。引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不利影响。
3.新时期加强企业档案管理的几点建议
3.1加强培训，提高企业档案管理人员的素质
现代化的企业对档案工作管理人员的政治素养、专业技能的要求越来越高。档案管理的门类也在不断的增加，档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存；文书档案由卷为保管单位到以件为保管单位等。新的情况将导致新的问题层出不穷，档案人员也要加强自身的学习，提高自身的政治素质，为档案事业的发展奠定坚实的思想理论基础。要博学多才，既懂档案专业知识，又要懂行业管理知识，努力提高专业素质及开拓创新能力，把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。
3.2建立科学的档案管理体系，加强企业档案管理标准化
档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。规范档案的管理机制，完善档案的管理制度，是档案管理的重中之重。随着现代信息技术的飞速发展，档案管理的科技含量和管理水平在不断提高，所以有必要建立一个能与之相适应的管理体系，并严格遵守企业档案管理流程。将各个部门、不同用途的档案进行统一的管理，让档案管理能与企业决策、管理同步发展。
3.3加强对电子文件的管理
一是将部分传统的以纸质文件资料转变成电子文档的形式，这样数据生成以后，马上会贮存在企业的数据库之中，被档案管理人员和其它部门技术人员所共享，能够让信息在企业内部流通更畅通。二是在企业的管理活动中，电子文件比传统纸质文件更方便，快捷，失误率低，而工作效率会大大提高，电子绘图会比手工绘制有更大的优势，它的设计、修改、查
询比手工更方便、更准确。三是企业传统的档案分类方法被打破，如声像档案、人事档案、技术档案等等，可以被企业的信息集成系统分成几个管理模块和流程。一份档案信息可以被几个管理系统所分享，计算机可以依照规定的指令，依据工作目的随时设置和更改类目。
3.4扩宽荣誉档案的归档范围
建立荣誉档案，首先要确定归档范围。一个单位的荣誉档案主要是反映本单位各项工作在各个历史时期所取得的成绩，它的归档范围应以本单位或本单位内部机构的名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作活动中获得的奖状、锦旗、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物为主。其归档范围主要包括：以本单位名义参加各项活动获得的荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等；上级领导知名人士来本单位参加表彰奖励活动的题词、书画、照片、录音带、录像带等；本单位参加和召开的各种表彰大会所形成的录音带、录像带、照片、底片、光盘等，主要包括领导接见颁奖视察慰问获得荣誉的集体和个人，有先进集体和个人介绍经验、载誉归来、外地外系统、取经学习的活动等内容；本单位的科研成果证书及奖牌等；其他与表彰奖励有关的实物等。
3.5统筹兼顾，做好档案的保密与利用
日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。档案的价值是通过利用来实现的，档案管理人员的管理价值也要在利用档案的效果中体现出来。档案人员在提供利用的同时，要跟踪利用效果，分析档案的投入与产出的经济效益，并加以广泛的宣传，使公司领导
和员工认识到企业档案也是生产力，是宝贵的资产，同时对提高全员的档案意识有积极的作用。档案人员要勤于思考，多动脑筋，分析、加工编研二次信息，服务企业中心工作。档案主管部门也应每年定期召开一次编研工作研讨会，开展业务探讨，交流档案管理经验，努力实现档案管理工作综合效益的最大化。
【关键词】 高校 学生档案 管理 现状 对策
【中图分类号】 G47 【文献标识码】 A 【文章编号】 1006-5962（2013）02（b）-0012-01
1 高校学生档案管理工作存在的问题
1.1 学生档案归档内容程式化，不符合时展需求
改革开放以来，计算机网络技术和信息技术都获得了前所未有的进步。传统的高校学生档案管理体制已经远远不能满足时展的需要，给当代大学生的档案管理工作带来了诸多不便。第一，传统的档案制定的内容已经不能满足时展的需求，记录的信息大多属于无用信息，档案管理人员做的工作大多无实际意义。不仅如此，用人单位和对大学生有用的信息往往没有涉及，这些信息有大学生的学籍信息、录取信息和党团材料等。当大学生毕业工作以后，用人单位往往会在学校调集学生的个人成长档案，他们关注的主要信息是学生的成绩和综合素质等。然而，高校提供的材料往往过于形式化、术语化没有实际的意义，对于用人单位录用人才也缺少参考价值，这就导致大学生的档案失去了预期的价值，缺少现实意义。
1.2 管理手段落后， 效率低下
目前，还有很多高校的学生档案是一种手工输入的方式，缺乏对学生信息统计的具体系统软件。然而，由于大学是一个学生更新速度非常快的场所，人员的变动还具有典型的周期性。传统的手工输入的方式已经无法满足学校发展的需要，浪费了大量的人力和物力。有时候还会因为高校档案管理人员的疏忽导致学生的信息出错，引起不必要的麻烦。此外，在对学生的个人信息进行查询时，需要一页页的翻阅，无法快速、有效、准确的获取，严重的影响了工作效率。为了适用时代的发展，必须采取必要的措施改善当前高校档案管理面临的难题。
1.3 档案管理脱离学生管理与学生本人情况，管理工作脱离实际，不能充分发挥档案的功能
一般而言，学生的成长档案具有两个非常关键的作用。其一，当学生在学校的时候，学生的档案是学生成长和在学校表现的真实写照。通过学生的档案可以全面而真实的了解到每一位学生的个人信息，这也是老师和辅导员了解学生的主要渠道。此外，学生的成长档案对学生就业也具有重要的参考价值。用人单位可以通过学生的档案信息了解学生在校的表现（奖惩情况），各门学科的课程考试成绩，一些等级证书（如：全国大学英语四六级考试、英语应用能力考试、计算机等级考试、普通话水平测试等）的考试成绩，个人特长和能力等，帮助用人单位正确的选取所需要的人才。当学生准备到行政机关或者继续深造时，学生的表现也是考核的一个重要的指标。众所周知，学生要想进入政府机关一个重要的环节就是政审，只有政审合格后才能被录用。但是，通过对当前高校的档案工作研究发现，学生的档案信息过于形式化、术语化、统一化，体现不了学生的特色与个性。此外，档案的移交工作做得相当欠缺，有些部门将重要的档案放在自己的办公室，根本不交给档案馆保管，有些高校还存在遗失学生档案的情况，没有真正的做好学生的档案管理工作。
2 改进高校学生档案管理工作的对策
2.1 鼓励建设开发，丰富档案内容
要做好高校档案的管理工作，应当赋予高校一定的自由权利，支持高校正确的定位，立足于自己的特色，根据社会的需要以及时代的发展，在建设学校的特色专业，培养专业人才的同时，还要做好学生的档案管理工作，在学生档案管理工作上一方面应当遵守相应的法律法规，另一方面还要深入的探索，打造一个真实、全面、个性的档案信息。
2.2 应用现代科技，拓展档案服务
由于我国教育体制不断的发展、完善，时代的发展对于学生的素质与能力的要求也发生了一系列的变化，传统的手写纸质档案已经不能满足时展的需要，计算机网络技术的普及对电子档案的需求也越来越迫切。高校招生和用人单位对学生电子档案的需求也直接促进电子档案的发展。此外，计算机网络技术的发展，信息技术的提高，各种扫描工具的进步，使得电子档案的建立也越来越现实，数据库系统的不断改革进步，各种服务网站的兼容都为学生电子档案的建立提供了可能。同时，电子档案的建立将大大的减轻档案登记和管理的负担，提高员工的工作效率和学生档案信息的利用效率。
2.3 大力开展学生档案的开发利用工作
之所以要进行学生档案信息的开发，是因为建立学生电子档案的需要。同时，这也是高校学生档案管理人员义不容辞的责任。为了降低学生电子档案系统的开发难度，高校档案管理人员可以采取化整为零的方式，根据学生的零散信息进行归类，然后分类存储管理。这种分类的管理方式，一方面大大的提高了电子档案建立的效率，另一方面也方便了学生以及其他相关人员对学生档案的查询与导出。研究表明，一个完善的学生档案管理能够为学校开展教学活动、培养学生提供重要的参考和辅助作用。由于学生的档案一般涉及到学生在大学里的表现，这种表现是一种综合性的表现，不仅仅涉及到学生的文化成绩，还包含了学生的个人成长和能力，参加的比赛和荣誉，以及受到的奖惩等相关信息。档案管理人员应当深入学生的日常生活，了解学生的动态信息。学生的档案信息还具有重要的作用。例如，将学生的奖惩情况反馈给班主任，有利于班主任合理的利用人才，做好班级的管理工作；将学生的成绩反馈给任课老师，有利于老师了解学生的基础，以便更加具有针对性的开展教学工作，提高教学的实际效果。此外，将学生的奖惩情况反馈给辅导员，还有助于其做好年终的学生考核工作，提高工作的效率，不仅如此，还保证了考核工作的公平性。当然，学生档案的建立还可以反映出学生的思想道德素质，充分的发挥榜样的力量带动学生的整体进步。比如，高校档案管理人员可以将获得国家励志奖学金、省市级奖项的同学事迹进行广泛宣传，让更多的学生学习他们的事迹，促进学生整体素质的提高。
参考文献
关键词：特色档案；内涵；建设；利用
武汉航道学校是交通部长江航道局所属的全国唯一的一所培养内河航道专业人才的中等职业学校，创建于1976年9月。本文从学校三十余年办学历程中对各门类档案的整理心得入手，对于如何建设、利用与管理中职学校特色档案，进行全面阐述。
一、中职学校特色档案的内涵与实质
表面的理解，“特色”就是指事物具有独特的色彩、风格、内容及其特征、特性、内涵等。就档案工作而言，主要是指与本单位工作有关的、具有一定的内容特征的档案集合。对不同的单位，其特色档案的内容与形式会有许多不同的情况，每个单位都会有各自的工作特色。
档案工作及档案材料要有特色，可用“人无我有、人有我优、人优我特”的形式来表现。以武汉航道学校特色档案建设为例，学校的建设与发展、创建湖北省重点学校、申办全国航道职工教育培训中心、全国职工教育培训优秀示范点，申办航海教育培训资质，走职工培训教育为主，学历教育为辅，航道职工培训与海船船员培训相结合的发展之路，为学校的特色档案管理提供了重要源泉和活力。为适应学校各项工作的需要，档案部门在档案的收集内容、管理方式、信息的开发、利用服务、文件汇编等方面都反映出与其它航道单位的不同。档案工作围绕学校教学、培训等工作，开展了特色档案的建设和管理。以学校的建设发展为核心，按照“整理—开发—利用”三个层面，在做好学校档案工作日常管理的基础上，提炼、完善亮点材料，整合档案特色资源，为学校各项工作的顺利开展服务，力争特色档案建设与学校建设协调一致，促进学校可持续发展。
二、中职学校特色档案工作的建设、利用和管理
中职学校的特色档案建设，可结合本单位的情况，围绕学校重点工作，档案部门根据自已的人、财、物等条件有选择性地从以下几点进行。
2.1 特色档案材料的收集整理
针对反映学校亮点材料开展收集整理工作，彰显档案特色。特色档案的内容可结合学校的教学、科研及管理工作，凡是在归档材料中能反映学校亮点和成果的，其它航道系统内单位不具备的，学校独自特有的内容，都可以作为特色档案来进行收集整理。航道学校现将以下内容档案材料纳入特色档案收集范围：
1.反映学生各种职业技能和水平考试的文件材料，如各工种职业鉴定考审批材料，海船船员培训证书申报材料及成绩等各种职业技能考试达到一定水平的材料。
2.反映历届学生录取、学籍、毕业及就业信息的文件材料
3.学校重要资产证书材料（如房产证、土地证、车辆使用相关证照等）。
4.教师公开出版的专著、教材，以及为适应教学需要组织编写的内部培训资料。
5.反映学校师资力量的各类教师资格证书复印件。
6.反映学校办学资质的文件材料。
7.学校及教师在教学、科研、管理工作中获省部级以上奖励证书、奖牌实物档案等。
8.学校教学科研活动中产生的影音资料。
9.学校完成的科研课题。
以上文件材料反映了一个学校的管理水平、师资队伍建设、教学科研水平、教学质量、学生的素质培养，教师的专业技能等各方面。
如：历届学生学籍信息。在2009年学校申报湖北省档案目标管理AA级时，有一位评审组的专家上世纪80年代曾在校进行过为期三个月的短期培训，在对学籍档案进行抽查的时候，看到自己当年的学籍卡，整个专家组对学校档案的完整性有了高度的评价，对学校档案管理工作通过AA级评审起到了很好的推动作用。档案部门在历届学生录取、学籍、毕业及就业信息的基础上编制了《航校学子名册》，还收集了大量毕业后在各领域从事各种职业的成功毕业生信息，在学校二十年、三十校庆活动中，将历届学生毕业照与毕业多年后的工作照制成展板，成为校庆活动中的一大亮点。
2.2 特色档案材料的编研开发
档案管理的根本就是利用，档案人员不能只重管理，而是应该管理与利用并重，没有利用价值的档案，就没有任何意义。而档案人员最重要的工作就是从库存档案的大海中，提炼出发光的珍珠，让广大利用者都能得到想要的，甚至是出乎他们意料之外的珍贵宝藏，而不是让利用者们亲自在一堆堆的档案中去寻找。这个提炼的过程就是档案的编研开发。
多年来档案部门的编研成果，通常以红头文件汇编的数量来衡量，编研的内容形式单一，大多是各类文件的汇集。现在随着计算机技术的普及，只要采用了档案计算机管理系统管理档案，查找一份红头文件已是非常容易的事，利用档案计算机管理软件的查找功能，编辑各种专题文件目录汇编，只要不嫌纸张浪费，要多少就可打印多少。各种红头文件不论是本单位的发文，还是上级机关的来文，在“OA”办公系统都可找到，红头文件汇编已不是难事。而开展学校亮点材料的汇编和编辑，汇编文件的内容具有学校工作的特点、特色，对学校具有特定的参考价值和使用价值，这才是学校特色档案内容的一部份。
档案部门要在做好日常档案工作的基础上，从各部门移交的归档材料中，发现和挖掘一些能反映学校亮点工作和特色工作的文件。对收集可用的材料，确定主题，分类编目、分层提炼、适当增加简单文字说明、配有相应的原始档案素材。
特色材料文件汇编不是单纯的文件汇集，它是一种成果的提炼和加工，汇编内容要有层次性、有条理性的，即有文字说明、又有数据汇总表，同时还有一定档案原始资料支撑，它是档案编纂内容的一部份。
2011年，长江航道局开展《当代长江航道发展史》编纂工作，到学校进行调研，学校档案部门提供了以文字、图表、声像为主的大量反映学校办学历程的史料，调研专家组对学校二十年、三十年校庆专题集表现出了浓厚的兴趣，这两本专题集正是在广泛收集相关档案史料的基础上对学校建设的曲折经历，学校发展的坚苦历程，学校办学的丰硕成果等方面进行了全面而详实的阐述，相信在不久的将来，能在《当代长江航道发展史》（正在编写）相关章节中寻找到学校特色档案发挥的作用。
2.3 特色档案材料的利用服务
档案的生命是利用，如何提供利用，服务学校中心工作，是一个值得探讨的课题，首先是要改变观念，变被动服务为主动服务，尤其是特色档案的利用服务。
传统的纸质档案利用模式在这个办公高度现代化的时代已经逐渐被弱化，人们会更多地借助网络、现代化办公平台等途径获取信息，普通公文自助式查询随着办公数字化程度的提高越来越成为可能。档案人员已经从以前的纸质目录中抬起了头，从一排排档案箱柜中直起了腰，从简单的手工作业中解脱出来了，档案人员有更充裕的时间，更精良的设备，更先进的技术，提高档案利用服务的广度和深度。特色档案利用服务，正是档案人员可以施展才华的大好天地。因为特色档案是特别的、不具备共性特征的档案，其利用潜能不可估量。档案人员在管理好、开发好特色档案的同时，也要有主动宣传主动服务的工作理念。
古语云：“酒香不怕巷子深”，其实不然，档案部门将特色档案整理得再规范，编研开发得再深入，如果缺乏宣传和服务意识，可以说整理和编研都是做的无用功。不能等着利用者自己找上门来，而是要主动展示档案工作成果和特色，主动服务于学校的各项工作，从而体现档案工作的价值。
以学校特色档案为干部人事档案工作服务为例。档案部门收集的档案材料涵盖学校工作的各个方面，包括干部人事任免，教职工获得各种省部级以上荣誉等。在收集档案的同时，档案部门对组织机构图进行实时更新与完善，对荣耀室展出实物档案定期替换，针对学校及个人所获荣誉，每年编制优秀人物集。这些针对特色档案所开展的工作在近年来党群部门、人事部门开展的干部人事档案规范化管理工作中起到了良好的辅助作用。
如：学校档案部门选派专职档案管理人员，协助干部人事档案管理部门进行规范化整理工作，主动提供干部档案中的任职时间、任免文件，职工个人获得荣誉及奖项，职工个人“三龄一历”确认依据等，有些缺失的项目在档案部门的特色档案中找到了原始依据。
2.4特色档案材料的规范化管理
近年来，随着学校领导对档案管理工作关注度的不断增强，对档案工作的投入力度逐渐加大，2009年学校通过了湖北省档案规范管理AA级审核，学校档案工作更进一步趋向规范化管理。近几年通过多次的档案业务培训和指导，学校档案工作已取得一定成效，现各部门领导都非常重视档案工作，按照学校档案工作规定，进行“四同步”管理，在每一项工作结束后，都主动按时将各种文件材料整理归档。在此基础上，档案部门主动配合教务处、学工处、职工培训处、船员培训中心、招生就业指导中心等特色档案产生的重点部门开展工作，不断改进特色文件资料的规范化管理，把档案工作融入学校的教学管理、质量监控、学生管理、人事管理等各个工作环节中。
如：对教学部门的归档材料如试卷、教案、教师工作手册、学生实训手册，进行统一规范标题、名称、编号模式。即方便了部门归档，又规范了部门文件材料的管理和档案管理的统一标准。对招生毕业部门及培训部门提供的归档材料根据实际情况新增了中职及继续教育学员毕业证书号码，对学生获得的海船船员各类证书号码也进行了存档，在证书号码可以代替证书原件进行网络查询的当今社会，档案部门所留存的完整的证书号码信息，可以为不慎遗失证书的学员在补办证书时提供最有力的依据。
特色就是创新，特色档案的建设、利用与管理，是新时期对档案工作提出的新的要求，每个行业都有自己的特色和亮点，档案人员要有一双慧眼，寻找和挖掘出蕴藏在档案材料中的宝藏；档案人员要有一种沉静的心态，开发和提炼出高质量的编研成果。只有这样，才能做好特色档案的建设、利用和管理工作。档案工作必需做出自己的特色，才能从学校的后台末梢工作转移到参与学校的前沿管理工作；才能从单纯档案收集、整理、保管、利用转化为主动为学校的重点工作服务；才能使档案人员的工作能力和水平得到充分发挥和展示，档案工作从无“为”、 无“位”，到有“为”，有“为”才会有“地位”。
参考文献：
[1] 谢菁. 加强职业学校档案管理的具体做法[J].办公室业务， 2011，（09）.
1运动员档案管理存在的问题
每名运动员都有属于自己的档案，每个档案内部都包含每名运动员的详细信息，运动员的档案关系到日后运动员在社会中的发展。因此对运动员档案进行科学合理的管理和整合是必须要做好的工作，这对于我国体育事业的发展起到重要作用。根据目前的状况来看，运动员档案管理工作中还存在很多问题，这给我国体育事业管理运动员的过程中带来很大的挑战。以下是对运动员档案管理工存在的问题分析：1.1管理模式和管理思想落后。近年来我国事业单位在不断发展和改革，运动员在录用方面的形式也相对发生改变，目前主要的录用形式是择优录取。在这种改革模式下，运动员的档案管理工作也要顺应当前形式进行改革，在档案管理人员自身素质方面也要提高要求。但是从目前的状况来看，运动员档案管理人员并没有提高自身素质、优化档案管理模式，多数管理人员工作积极性不高，严重缺乏主动创新精神，不能做到积极主动配合当前档案管理工作的发展趋势，在这类员工的带动下，档案管理模式和管理思想严重落后。1.2档案室基础建设薄弱。运动员档案管理工作复杂，需要多种程序进行配合才能够做到档案的优质管理。档案管理需要配备专用的档案室，并且需要一些先进设备对档案进行整合。目前多数单位对档案管理重视度不够，档案管理部门经费严重不足，无法引进整合档案需要的先进设备，甚至有部分单位没有配备专用的档案管理室，档案管理形式多数是依靠人工来录入和整理，这种方式会使档案管理过程中出现严重的误差，甚至容易造成档案丢失。由此可以看出当前档案室基础建设仍处于薄弱状态。1.3管理人员缺乏培训和交流。管理人员在运动员档案管理工作中占据重要位置，管理人员自身素质和管理水平直接影响到运动员档案管理质量。从实际管理中可以看出，目前档案管理部门的多数管理人员都是兼职人员，有的甚至是从单位其它部门调过来的员工，因此员工严重缺乏档案管理知识和经验，在运动员档案管理的过程中知识根据自己的直观感受和对表面知识的理解进行档案管理，这种管理方式会加大运动员档案管理难度，提高档案管理出错率。1.4归档材料收集难、不及时。运动员档案的管理，其相关材料的数量巨大，在实际的工作中，对材料的收集和归档经常出现问题。由于对档案的重要性及归档材料意识缺乏必要的宣传，运动员档案材料因项目不同、年龄差异、训练比赛等因素比较分散，收集比较困难。因此，教练员、随队干事、队医、科研人员对于档案重要性认识程度不够，没有归档材料收集和主动归档的意识，导致运动员档案材料缺失的现象时有发生。
2加强运动员档案管理的有效途径
运动员档案管理对运动事业合理化发展的重要性是有目共睹的，保证管理措施的先进性和科学性，是人们需要重点注意的问题，只有这样才能够保证运动员的档案管理工作顺利进行。针对上文中总结的问题，下面本文提出了一些加强运动员档案管理的几点建议，为我国运动员档案管理工作的发展和改进提供参考。2.1广泛宣传，提高档案意识。宣传运动员档案管理的重要性。运动员档案管理是一项专业性强且极为重要，艰苦而又默默无闻的工作，管理者应提高各方面的素质，端正工作态度，加强政治学习，提高政治素质和工作的责任感、积极性。提高对档案工作的认识水平和敏感度通过座谈会等各种形式，宣传档案工作，提高广大运动员、教练员和干部队伍的档案意识，使他们意识到运动员档案是受法律保护的，是关系到运动员自身成长、成才以至退役工作的大事，是关系到国家体育事业的大事。培养归档意识。一经形成就应尽快归人其档案中去，运动员、教练员及管理干部队伍应有意识地将新形成的材料收集齐全，尽快送到档案管理部门去，以防材料遗失。2.2充实档案内容，提高档案利用价值。重视“特色材料”。从运动员进队开始，就应有意识的充实运动员“特色材料”，如可以填写《运动员人省队前比赛情况登记表》、《运动员比赛成绩登记表》等等。而这些材料应作为一项重要内容按时填写，及时归档。档案管理者要与相关部门或单位加强沟通与协作，扩大范围。要扩大国内外名运动员档案材料的收集范围，对名运动员在训练、比赛、等各种活动中形成的对其自身与体育事业发展有用的材料都应收集。2.3完善档案管理制度。依据《档案法》、《档案法实施办法》以及干部人事档案管理规章制度，完善运动员档案材料的收集、鉴别、归档制度及档案的整理、转递、查借阅、统计制度．按制度办事，做到日常工作制度化、规范化，杜绝收集不齐全，内容不完整，归档不及时，整理、转递不规范的现象。在此基础上，利用电子计算机、网络技术、缩微复制技术、传真机等现代化管理设备和技术，实现运动员档案管理的现代化。比如，利用干部人事档案管理系统软件进行各项管理丁作等。2.4提高服务意识。管理人员服务意识的低下对于档案工作的影响是极为严重的，因此，在现代运动员档案管理过程中，需要针对其服务意识做出有效提高。档案管理工作者应变被动服务为主动服务，主动了解各运动项目的特点和各种赛事情况，利用档案为运动训练和比赛服务。改变服务对象的单一性。要积极适应新形势的要求，在不违反保密规定的前提下，改变运动员档案只为人事部门、教练员等干部队伍服务的状况，要为运动员服务，如可以建立运动员基本信息数据库为运动员开放。
运动管理体制的不断创新和发展，是体育事业能够得以持续进步的主要推动力量。运动员档案管理方式的落后，对于体育事业的进步影响严重。面对当今国际体育发展现状，全面加强体育系统管理体制的完善是非常必要的，也是促进体育术业发展国际化的关键手段。针对现阶段运动员档案管理工作中存在的问题，需要采取积极的态度，保证与现代管理技术相融合，以先进的管理理念对其进行全面分析，强化档案管理体系创新意识，大力发展适时的、适用的运动员档案管理途径。
作者:孙秀英 单位:黑龙江省田径运动管理中心
参考文献
关键词：新形势；企业；档案管理；规范
随着社会经济的发展，信息化时代的不断进步，企业档案管理也面临着新的形势，但是企业档案管理工作还是需要一个规范的。而在《企业档案工作规范》中规范了企业档案的管理工作，提出了管理和观念创新的要求，并且要求领导对企业档案管理加以重视以及要求企业全体员工都参与到其中。企业档案管理工作的规范的执行是保证档案完整与齐全的重要手段，是推动企业档案管理工作和观念创新的力量。因此，在新的形势之下加强对企业档案的管理是非常重要的，而企业管理工作的规范在企业档案管理工作中就显得更为重要了。从企业档案管理工作规范的一些要求进行研究分析，从而了解企业档案管理工作规范在企业档案管理中的重要性。
1加强领导对档案管理的重视
在现代企业制度节约成本的要求之下，很多的企业为了提高效益都将很多不能带来效益的工作摒弃了。由于档案管理不能立即为企业带来高的效益，所以很多的企业都不太重视档案的管理工作。但是，在《企业档案工作规范》中要求领导必须重视档案管理的工作。领导是一个企业的中心，若是领导都没有重视档案的管理，那么企业的员工更加不会将企业的档案管理当一回事。为了让整个企业都重视档案的管理工作，首先要做的就是加强领导对档案管理工作的重视，不仅要一个企业都对其加以重视，还必须让直接进行档案管理工作的领导明白其重要性。而在企业中贯彻落实这一要求不仅可以让企业更加地重视档案管理工作，让领导也更加地重视档案管理工作以及明白其重要性，还能让企业员工更进一步了解企业档案管理工作的规范。
2成立专门的档案管理机构
在加强了领导对企业档案管理工作的重视以后，成立一个专门的档案管理部门是必不可少的一个任务。成立专门的档案管理机构是领导对档案管理工作重视的直观表现，同时对企业的员工重视档案管理工作也会产生直接的影响。除了能够让企业领导和全体员工都更加地重视档案管理之外，一个专门的档案管理结构是进行档案管理工作规范宣传的一个重要根据地，有了这样一个机构之后才能在企业中更加地贯彻档案管理工作的规范。
3督促全体员工参与其中
在企业进行档案管理工作的时候，除了专门进行管理工作的人员必须参与到档案管理的工作中以及必须重视档案管理这一工作之外，企业的全体员工都有义务与权力参与到其中。在《企业档案工作规范》中提出了企业的全体人员都要参与到档案管理工作中去这一要求。对于企业的档案管理而言，光靠企业档案管理的工作人员对一些资料进行收集并不能完全保证所有的资料都非常的齐全，而若是全体员工都有企业档案管理的意识并且能积极地将自己手上有的资料交给档案管理部门。这样一来，就能够保证企业的档案更加地完整与齐全。而除了能够保证档案更加的完整与齐全之外，也使得档案管理工作规范在企业的档案管理工作中得到了进一步的实施。
4加强企业档案管理和观念的创新
在企业档案管理的工作规范中，企业档案管理和观念的创新是企业档案管理要求中最重要的一项。而企业档案管理的创新在现在企业档案管理所面临的新形势下是一项必不可少的工作。不仅如此，档案管理的创新在档案管理工作规范中一直以来都是受到重视的一项要求。而现在企业的档案管理正面临这信息化时代，很多的管理手段都随着信息化的进步而不断地在进步与创新。比如，在这样一个信息化的时代，很多的企业在进行档案管理的时候都已经利用了信息化时代的一大特色———计算机与网络。而除了这样之外，企业档案管理这一部分都还在不断地发展与进步，很多与时代相关的元素都被档案管理利用了起来。这样不仅让企业的档案管理在新的形势之下能够接受新形势的挑战，还能在新形势下去进行创新，而这也正是档案管理工作规范中所要求的。除了在管理方面必须创新之外，企业档案管理的观念也需要不断地创新。而观念的创新也是在时代与新的形势的背景下出现的。以前，企业在进行档案管理的时候，被管理的档案都是以纸质的档案进行保存的，但是时代在变迁也在进步，而对于现在的信息时代而言，很多的企业都已经不再采用纸质的档案进行档案的管理与保存了。现在很多的企业都将档案电子化，然后进行管理与保存。而这些对企业以前都采用的纸质档案而言，在观念上也是一种创新。加强企业档案管理和观念的创新，不仅贯彻落实了档案管理工作的规范，同时也使企业的档案管理工作得到了进一步的发展。
5企业可以制定档案管理的一些规范
企业在进行档案管理工作的时候，除了按照《企业档案工作规范》中的要求进行之外，企业自己也可以制定一些规范。而在制定关于企业自身的规范时应该根据企业自身的情况进行制定，让其更加地适合企业的发展与档案的管理。这样一来就可以使档案管理在企业中得到更多的重视，并且由一些规范将其制约，可以保证档案的完整与齐全。
6要确立档案是企业独有的信息和知识观念
在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成难以挽回的损失。
7要确立档案具有实用效益的观念
档案资产是固定资产和一些无形资产的伴生物，它是在各种生产要素的配合下产生、共存并发展完善的。档案资产的实用效益是在档案利用中发挥出来的。
8结语
档案管理是企业在发展的过程中必不可少的一个项目，在新的形势下，更加应该对企业的档案管理加以重视。而这样一来，档案管理工作的规范就成为了必不可少的一个部分。因此，在档案管理工作中应该贯彻落实好《企业档案工作规范》中的要求，必要时还可以根据企业自身的情况制定适合企业的一些规范。
参考文献
[1]郭冠妍.刍议新形势下企业档案管理困境[J].理论界，2010（3）.
[2]郑英.企业档案工作需要规范[J].科海故事博览科技探索，2010，（10）.
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