时间：2023-06-15 17:03:56
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关键词： 高校；院级；档案管理
高校档案管理是高校对在其教学、科研、行政管理和其他活动中形成的记录和保存各种信息的各种文字、图表、音像制品等各种载体的综合进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的系统活动。而院级档案管理是一种事后行为，往往容易忽视，或是不够规范。学院作为高校的二级单位同样也承担着较大的档案管理工作，除了有校级文件的归档还有院级教学事业发展的档案管理。因此完善的高校院级档案管理有利于高校教学、科研工作状态监控，有利于发展规划和教学质量监控体系的科学化，有助于推动高校教学工作的发展，教学改革的深化和整体管理水平的提高。本文就现阶段我国高校院级档案管理中存在的问题进行一些探讨，并在此基础上提出些对策与建议。
一、 高校院级档案管理中存在的问题
第一、 档案管理理念落后， 管理意识淡薄。我国许多高校院级办公室的档案管理人员都是兼职的档案管理者，因此在日常的工作中，对档案的管理意识比较薄弱，往往只是流于形式，不重视日常材料的搜集和归档，缺乏责任心，工作态度敷衍塞责，重程序，轻结果，常常产生“ 文牍主义”和“目标置换”。并没有形成较好的管理规范。
第二、档案管理人员专业素质不高， 结构不合理。在高校里只有少数人员是专职的档案管理人员，而在院级单位的工作人员多数都是兼职的档案管理人员，并没有接受过专门的培训，因此对于如何开展文件的归档和规范管理好院级的档案是亟待解决的首要问题。同时目前有相当一部分档案人员还跟不上时代的步伐，还缺乏必要的素质和开发档案信息的能力。
第三、 档案管理信息化建设不足。由于院级办公室档案管理涉及到教学、科研、学生、对外联系等多种文献资料，是为了实现某项计划或一定目标而形成的文献，当某项计划或一定目标实现以后，由此而形成的文献资料往往不被人们所重视，错过及时整理和归档的大好时机，造成文献资料的丢失。
二、完善我国高校院级档案管理的建议
第一、要提高对高校档案管理工作规范化意识的正确认识。 高校院级档案的合理建立、有效管理、科学利用是高校院级档案管理工作规范化的主要目标。 从高校发展的实践看，完善院级办公室档案管理工作规范化，对推动教育改革、提高教学质量和工作效率、实现科学管理、开展科学研究、展示学校综合实力等具有重要作用。 为了加强院级办公室档案管理工作规范化建设，充分发挥档案在教学管理过程中的积极作用，要依据教育教学发展的客观规律，不断提高对院级办公室档案管理工作规范化认识，充分发挥各种档案资料的使用价值，使其为教学科研服务，为课程建设、学科建设和专业建设服务。
第二、要提高院级办公室兼职档案管理人员的综合素质。 目前，绝大多数高校的院级兼职档案管理人员都不是档案管理专业毕业的，大多是“门外汉”，档案管理知识很粗浅，不能很好地胜任此项工作。 这就需要高校创造各种机会对他们进行专业培训。 可以采取送他们到档案管理工作做得好的高校去学习，或请外校专家来作专题讲座。 通过各种途径来提高他们的综合管理水平和专业技能。 同时要健全院级档案管理规章制度，制定兼职档案管理人员的岗位责任制，不断增强档案管理人员责任意识和大局意识。
第三、要建立档案管理信息化服务网络，实现高校档案管理信息资源共享的目的。 加大资金投入建立数字化网络平台，院级档案资料建设在创建传统纸质档案资料的同时，一定要优先发展电子档案资料，这将为院级档案资料建设和管理开辟广阔的前景。建立档案管理信息化服务网络的意义，在于通过网络可以联接分散于各处的信息资源，使所有档案管理信息实现资源共享，使得高校广大师生能够克服地域和时空的局限更好地协调了解学校教育管理信息和各种要求，实现档案管理信息化为一线教学服务。
第四、要根据档案管理规范化的要求，建立院级办公室档案资料索引自动化，设置和强化网上查询功能。 众所周知，电子档案系统的建立，节省了大量人力和物力，广大师生可以在很短的时间内，不用支付任何费用就可以阅览或下载本院系几年来的文件资料，如经典教案、讲义、电子课件等。 这些丰富快捷的电子档案资料对于提高新教师的备课质量，使年轻教师尽快成长起来具有积极的促进作用。也为教师更好地“教”和学生更好地“学”提供便捷的服务。 但许多高校院级电子档案功能远未开发出来，这种状况一旦改变，就会极大地推动广大师生间的学习和交流，从而提高教学实效。
第五、要重视和关心档案管理工作，不断提高院级档案管理水平。 院级领导应把档案管理规范化工作列入行政管理工作议事日程，院级班子成员中要有专人分管此项工作，平时要加强对档案管理规范化工作的指导和监督。 安排管理水平高，责任心强的院级办公室管理人员担当此项工作。 要建立检查监督激励机制，把院级档案管理工作做得出色的人员推荐到学院作经验交流。 并且，真正把院级办公室档案管理规范化工作纳入法制轨道，做到奖惩分明，使院级办公室档案管理工作规范化在高校教学管理中发挥积极作用。
高等教育承担着培养高级专门人才、发展科学技术文化、促进社会主义现代化建设的重大任务。 提高质量是高等教育发展的核心任务，是建设高等教育强国的基本要求。 高校院级档案管理工作需要不断创新，只有不断的创新才能促进质量的提高。 因此，实现高校院级档案管理工作科学化、制度化、规范化势在必行，任重道远。
参考文献：
[1] 陈昭楠.我国工商企业信息需求及对策研究[J].情报资料工作，1998，（ 6） ： 21-22.
要实现这一任务，必须加强和完善学生学籍管理工作，因为学生学籍管理工作在稳定教学秩序、提高教学效果、优化育人环境、保证办学目标的实现等方面有着十分重要的意义。本文认为，为加强高职院校学籍档案管理，可采取以下有效措施：
1. 提高重视程度， 健全规章制度
在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争， 更是各类专业人才之间的竞争， 而在激烈的人才竞争中， 高职院校学籍档案发挥着重要的价值与作用， 直接关系到毕业生的就业与前途。高职院校领导、各职能部门以及学生本人， 都应提高对学籍档案的重视和认识， 自觉收集、更新、完善学籍档案。高职院校构成比较复杂，学籍档案种类多、形式多样，涉及的系、部、实训中心特别多，学生成分复杂， 时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理的督导工作， 在人、财、物配备上给予支持， 挑选有责任心的专职或兼职人员担任学籍管理工作， 改善办公、管理环境， 加强关于学籍档案工作的宣传， 为高职院校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有力的保证。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高职院校学籍档案形成的规律， 制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度， 规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 学籍管理规定、学籍收集整理制度、 学籍管理人员岗位职责等， 使学籍档案管理做到有章可循， 有据可依， 照章办事。
2. 搞好学籍档案的开发利用，做好档案信息的社会化服务
随着计算机技术和网络技术的发展，学籍档案管理也逐渐实现信息化。以往以保密和单纯保管为主的管理方式已逐渐不能适应社会的需要。高职院校学籍档案管理工作必须跟上时代步伐，改革不适应现代化管理要求的方法，将计算机技术引入学籍档案管理工作中。高职院校可以建立先进的教学管理系统，集排课、选课、学籍等教学管理工作于一体，通过计算机网络信息系统，建立一个学籍管理平台，将新生录取名册、学生学籍、毕业生登记表、毕业证书编号等，由教务部门的总网站下辖各系的分网点，随时检索所需的学籍档案材料，从而实现资源共享，提高工作效率，使学生学籍档案管理走向科学化、规范化。
3. 加强档案管理队伍建设，提高学籍档案管理人员的素质
关键词：高校校办企业；档案管理；问题及对策
中图分类号：G279.20 文献标志码：A文章编号：1673－291X（2011）17－0204－02
在市场经济条件下，高校校办企业也伴随着社会的需要与发展不断地发展壮大起来。高校校办企业不同于社会的一般企业，有其自身独有的特点。它是高等教育的重要组成部分，是大学生专业实习的重要基地，是高校科研人员进行科学研究的中试基地和成果转化基地，对于发展高科技、实现产业化具有重要意义。随着校办企业的飞速发展，作为记录和承载校办企业历史沿革的档案，在校办企业发展过程中发挥着越来越重要的作用。因此，高校校办企业档案管理问题不容忽视。
一、高校校办企业档案管理存在的问题
当前，高校校办企业档案工作的基础依然薄弱，整体水平发展还很不平衡，影响和制约校办企业档案工作发展的矛盾和问题仍很突出，企业档案工作倍受冷落，传统档案管理模式难以为继。主要表现如下。
（一）认识淡薄，领导不够重视
相对于社会企业，校办企业的档案工作受法律约束和行政监督较少。学校一级设有专门的档案管理部门，而校办企业档案则处于附属地位，不受重视。许多高校校办企业领导对档案部门在企业中的地位认识不足，错误地认为档案工作只是一种资料整理工作，不能为企业带来直接的效益，纯粹是只投入不产出的赔本买卖，看做可有可无，因此，本能地排斥档案工作，没有建档的自觉性和动力。许多校办企业档案工作基础比较薄弱，几乎不设档案管理岗位，没有档案库房，档案无人管理，更未建立档案管理制度，档案即使有人兼管，也只是形式上而已。
（二）档案信息化滞后，档案利用率低
校办企业中小企业较多，有些企业在新形势下对档案信息化建设的重要性缺乏应有和足够的认识，对档案自动化、网络化的必要性、紧迫性感受不深、热情不高，有关领导没有把开发利用档案信息资源的工作提升到应有的高度，在开发企业档案信息资源上的深度不够、力度不大、速度不快，致使许多有实用价值的档案信息被埋藏起来，利用率不高，成为无人问津的“静物”，造成档案信息资源的极大浪费。部分企业档案部门虽然建立了局域网，但大多处于单机归档阶段，联网归档检索不成熟；数据库类型单一、规模小、功能少、标准化程度低、数据不完整，离档案信息的计算机管理和远程联网查询、利用相差甚远。这种状况影响了档案的有效开发利用，不利于企业更快更好发展。
（三）校办企业改制给档案管理带来新的问题
在不断深入改革开放的影响下，为保证高校校办企业能够对市场竞争尽快适应，校办企业体制改革正在如火如荼地进行， 管理体制的变化给档案管理带来了新的问题。
1.档案管理机构极不稳定，职能弱化成摆设
一些校办企业在改革和重组过程中，一些旧的机构在合并、裁撤后消失，与此同时，许多新的机构在市场的要求下建立产生。在原有管理机构被裁撤的影响下，造成了档案归口工作的困难。也就是说，一些档案不能及时被其应该所属的管理部门所接纳，而一些新成立的部门却找不到应该归属于自己管理的档案。另外，档案管理职能被弱化，个别企业的档案工作机构被设置到三四级机构中，对企业信息的集中管理和统筹运用的能力以及对所属企业档案工作的监督和指导力度都明显减弱；有的企业虽然意识到企业档案有一定的利用价值，照猫画虎地建立了档案机构，充实了专职人员，结果却往往走形变样，档案工作并没有制度化，仅仅成了企业文化建设的道具和装饰。
2.人员的频繁流动给档案管理带来困难
在原来计划经济体制下的校办企业，机构臃肿、人员闲置等问题广泛地存在。在改革的过程中，闲置人员被大量裁减掉，专业技术人才被引入进来。但是，在市场经济下，人员的自由流动在为企业发展提供动力的同时也会出现一些问题：一是与人员流动的速度相比，培训的频率还很慢，从而使档案培训工作的压力不断被加大；二是数个岗位压负在一个档案人员的肩上，分散了档案管理人员的精力，从而导致归档的及时性下降，档案管理工作受到影响；三是企业兼并重组改制活动较多，档案人员更换频繁，企业内部档案管理混乱，企业档案容易散失或形成监管真空。
3.人才流失严重
相对校办企业其他部门来说，档案工作人员薪酬较低，且流动频繁，在企业的地位较低。每当企业进行体制改革时，档案机构与人员往往成为首当其冲的牺牲品，不是被裁撤就是被合并到其他部门，档案工作者往往感到人微言轻、回天乏力， 时常处于濒临下岗的焦虑之中。一些具有中高级专业技术职称的档案人员也不能享受相应职称待遇，严重挫伤了他们的职业自豪感和工作积极性，致使他们被迫跳槽或另觅高枝，导致企业档案管理缺乏稳定性和规范化，企业档案管理水平的迅速下降。另外，有的企业虽然配备了档案人员，却是属于兼职性质，且大多不具备档案方面的专业知识，缺乏足够的支配权和资源，无稳定性可言。
二、高校校办企业档案管理对策
针对存在的这些问题，我们要积极采取应对措施，弥补漏洞，完善管理制度。
（一）加强领导认知，提高企业档案工作地位
要搞好档案工作，领导的重视程度起主要作用。一个单位的任何一项工作，都必须有领导的重视，才能顺利开展。一是要加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用各种媒体、舆论及培训形式，加大档案工作的宣传力度，最大限度地让企业领导了解和认识档案工作，转变企业领导不重视档案的现状，使其把档案工作纳入重要议事日程，使档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，在企业发展规划中占据一定的位置。二是要努力做好服务，及时为领导提供信息，使档案工作在领导决策中发挥作用，从而更好地为单位的发展服务。
（二）创新理念，提高档案的经济价值
在档案利用上树立“服务创造价值”的观念。要用各种方法，充分开发利用档案信息资源，千方百计、积极主动地为企业创造价值和效益，将档案资源转变为企业的现实生产力和现实财富。在新形势下，企业档案产生的范围和类型越来越广，商务合同、基建图纸、法律凭证、信用档案、会计档案等大量积累归档，档案部门要善于运用这些档案的凭证作用，为企业争取合法的经济利益。同时，还要充分挖掘企业档案的参考研究价值。企业档案是一笔巨大的财富，校办企业要充分利用其历史凭证作用和参考研究作用为企业创造经济效益，效益的显现给企业档案提供了生存空间，为可持续发展提供了动力。档案如果常年沉睡在库，就会成为企业的负担和包袱。
（三）加强校办企业档案队伍建设
档案工作连续性强，需用较长时间才能适应。因此，必须保持档案管理队伍的稳定。要注意引进有专业知识和专业技能的人才充实档案队伍，还要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习考核。对有突出贡献的人员要适当给予奖励，力争留住人才，让其更能全面履行其职能，发挥更大的作用。另外，档案管理工作专业性强，不能作为其他工作的兼职来完成，应设专业岗位对档案进行管理。
（四）加强制度建设，防止档案遗失
要建立健全与校办企业体制相适应的档案管理体系，认真贯彻实施《档案法》，并将档案工作纳入校办企业的经营机制，将档案管理的规章制度纳入厂规厂法；档案行政管理部门要及时介入企业的档案交接工作中，对其进行监督和指导，并宣传档案法律法规的有关规定，使企业领导能够认识到档案工作违法行为的严重性，促使企业完善档案交接制度，严格交接手续。对因交接不力，造成档案损失的，要追究有关人员的责任。
（五）加强档案管理信息化建设
作为国家文献信息事业的重要组成部分，档案事业的信息化也在不断发展，正由传统的档案管理体制转变为以全方位的档案信息管理、档案信息开发和档案信息服务为特征的新体制转变。企业档案，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，是企业的基础性信息资源。随着计算机被广泛运用，电子文件普及，企业对档案信息使用量越来越大，对获取信息便捷性的要求也越来越高，因此必须加快档案信息化建设。而校办企业不同于社会一般企业，它紧密依托学校的人才优势、学科优势，坚持产学研结合、坚持技术创新，以高新技术成果转化和产业化为支撑点兴办高新技术企业，有便于信息化的优势。只有做好档案信息化问题，才能在校办企业内部乃至整个学校充分实现资源共享，为校办企业生产及学校发展提供更加快速、高效、便捷的服务，增强企业在市场中的实力和竞争力。
总之，校办企业档案管理作为企业科技发展的催化剂，是企业经济效益和社会效益的表现形式，也是企业走向成功的金桥，特别是在校办企业改制、发展的今天，不断探索校办企业档案管理的新模式，坚持与时俱进，注重服务，才能发挥企业档案的实际效能，为企业领导提供准确信息和决策依据，为校办企业的腾飞提供强有力的保障。
参考文献：
[1] 张莉，郝幸田.我国企业档案管理现状及创新[J].企业文明，2010，（7）.
关键词：高校档案；创新；收集；管理
档案是一个学校成立以来的见证，是高校发展史中的最原始信息。档案收集工作作为高校的一种基础性信息资源，收集的档案是否齐全、完整关系到档案往后的借鉴及利用价值[1]。学校档案机构应当将那些具有保存价值的档案材料收集、整理起来，并且结合时展的要求对档案的收集和管理工作进行完善、创新，已经成为当前高校档案工作发展的必然趋势。
1 高校档案的收集
高校档案的收集必须要有一套切实可行的方法，如果问题是锁，方法就好比是钥匙。拥有一个好的工作方法，往往可以产生事半功倍的功效。对于档案收集，各高校都有与自己相关的收集原则、制度及相关规范等。同时，这些原则不能与学校内部的管理体制、机构设置相冲突。[2]在改革开放形势下，学校的办学体制正在不断蜕变，由于高校档案的复杂性，采用多种手段的综合方法才能最佳收集效果。近年来，我们在工作实践中不断总结，常用的方法有四种：
第一，常规收集法。这是档案收集的主渠道，具体来说，就是各管理部门和业务机构，按照归档要求，将单位（个人）在工作活动中产生、处理完毕的档案材料，进行收集、整理、立卷操作，并按照规定的时间向档案馆转移。这种方法需配套完整的实施办法，具体操作包括：制定归档范围和归档细目；明确档案馆（室）归档的部门（单位）责任人，做到各司其职；规定归档的工作程序以及手续；规定案卷的质量标准和要求；规定归档的时间。
第二，零星临时收集法。属于需要归档范围的档案材料，但是在现有规定的部门（单位）不能完成或遗漏的档案材料，进行的一种随机性收集。这种收集一般实施于下列情况：（1）专门设立临时机构，其中大型的、重要的工作活动，如校庆、整党建党、人大选举等，将产生的档案材料进行收集；（2）撤消的机构，职能未得到及时替换，在其工作范围内产生的档案材料；（3）由于学校某些工作不能规范造成的影响，如重要的会议不设专人记录，重要的活动无专人管理材料等。会议结束或活动结束后，需要及时追踪、收集、整理、归档。
第三，超前导入法。即在某些档案材料在归档前，将会发生归档责任者变更时，这时，需要我们未雨绸缪，提前找到接替者，将档案资料交由接替方进行管理，并按规定时间归档。常见的情况有以下几种：（1）某机构被撤销后，原职能隶属或分解，纳入其它机构中；（2）机构职能调整；（3）主管专项活动的临时机构撤消后其业务转到挂靠部门（单位）；（4）管理档案材料的人员发生变化。
第四，过程控制法。过程控制就是在档案材料产生过程中，为保证材料的全面、完整、真实，对档案材料的质量、数量进行控制，以满足要求。在科技文件方面，严格按照规范，对将要归档的文件、材料的用纸、书写等提出严格的要求，并实行预立卷制度。在组织领导上，按《普通高等学校档案管理办法》规定，将“四同步”方法加以具体化，将各部门各直属单位负责人的职责范围明确化。年终业绩考核时，档案机构对各部门（单位）工作完成情况作一次全面通报。
2 高校档案收集与管理优化建议
档案资料是当今社会交流的重要渠道，随着信息时代的到来，档案也需要有先进的管理技术和科学的管理方法。高校自身的核心竞争力的提高得益于重视档案资料的辅助作用。因此，在新时期高校档案管理的实际工作中，必须应用科学的理论，提出正确的观点，开拓新的领域。同时，逐步剔除那些与时展不相m宜的工作理念、工作模式，努力提高档案管理工作，以期达到一个新的水平[3]。
（一）提高认识，强化对档案工作的行政管理
档案工作是高校的基础性管理工作，因而直接的经济效益很难得到明显体现，所以导致部分学校不够重视。这样就会使档案工作在学校的地位不够高，再加上一些领导只注意到其服务功能，但其行政协调、监督指导的职能却被忽视，使得档案工作的地位更岌岌可危。因此，要想把档案工作做好，高校的领导一定不能以固化的老观念看问题，应与时俱进，提高档案工作的地位。
（二）提高人员素质，加强队伍建设
对高校档案室现有的工作人员，应督促其定期培训，不断学习。同时思想政治教育也不可忽视，不断提高综合素质。对以后新进来的人员，必须严格把关，坚决不予录用非专业人士。同时定期对所有工作人员进行考核，对于不合格者，下岗或等岗，消除其懈怠心理。同时，对于优秀的、努力的员工，应大力表彰，并及时给予精神奖励以及物质奖励，做到赏罚分明。
（三）提高收集和管理的信息化水平
在信息时代，将档案资源，档案的各项管理过程进行数字化处理，通过计算机网络进行信息传输，从而实现档案资源高效率的开发利用。我们必须充分利用现代信息网络技术，将档案由实体化到电子化的过渡，加强高校档案的信息化管理方略。应用现代化网络办公设备，使我们在接受信息的领域产生了重大变革，联网使文档数字化，为文档的利用渠道提供了无限的可能。
3 结论
随着中国高等教育的迅速发展，高校的档案管理工作相应也有了更高的工作要求。对工作人员而言，这是一种机遇，更是一种新的挑战。在新形势下，档案管理要想适应社会主义现代化建设的需要，高校领导必须高度重视档案管理工作，深化改革，努力提高档案管理水平[4]。这样，档案的信息服务功能才能得到更好地发挥，档案管理工作也将得到不断完善和优化。
参考文献
[1]陈华.社会化改革下的高校后勤档案管理探讨[J].办公室业务，2016，3：071.
[2]田淑华.高校党群、行政类档案分类宜采用”组织机构”分类法[J].黑龙江档案，2010（6）：41-41.
关键词：高校档案 档案管理创新 档案管理数字化
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。
一、档案信息时展的要求
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。美国经济学家迈克尔・戈德海伯于1997年指出：在以计算机网络为基础的信息社会中，面对浩如烟海的信息，对人们来说，信息已不再是一种稀缺的资源，而是相对过剩，稀缺的是人的注意力。因此，目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。 高校档案信息数字化、网络化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。
以往档案人员为开发档案资源，为档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作可以减少，甚至平时查阅工作中可取消，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。其次，使高校档案业务工作变得方便、快捷、高效。数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案馆移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案馆减少了档案数据录入工作。
二、高校档案信息数字化是计算机大量应用于高校管理的必然结果
首先，高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。 许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、 学术交流、筹备各种会议等等。计算机网络化管理的出现，使计算机从辅的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
三、数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
四、高校档案馆网络化建设中存在的问题
1、缺乏统一的网络化协调机构
由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属不同的行政主管部门，这种分散管理体制无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自找发展的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要，但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式，无论是软硬件的购置，还是数据库的建设，都处于各自为政的低水平重复状态，这不仅造成了人力物力的巨大浪费，也影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
2、标准化水平低
由于历史的原因，高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路。各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循相应国家标准，功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
3、数据库建设滞后
经过多年的努力，高校档案馆大都建成了规模大小不等的档案数据库。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均存在浮躁情绪及急功近利倾向。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Cernet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源司共享。
关键词：信息时代；高校体育；档案管理
高校体育档案记载了高校体育事业发展的历程，反映出高校体育发展的“动脉”，能为高校体育事业的发展提供理论依据。因此，要做好高校体育档案的管理工作。当前，高校体育档案管理工作中存在着观念落后、方法陈旧、发展缓慢、缺乏系统性的问题[1]。如何针对存在的问题，采取切实有效的措施，加强高校体育档案管理工作，充分发挥档案管理在高校体育教学改革过程中的作用，是一项需要加以研究的重要课题。
一、目前高校体育档案管理工作中的现状
（一）缺乏档案意识
日常体育档案管理工作中，许多同志积累资料的意识很强，但缺乏档案管理意识，仅仅把文件材料作为自己日后进行工作、提高办事效率的必不可少的一部分，而将文件资料长期占为己有，久而久之，造成文件资料的丢失、乱放，甚至出现丢失的情况，以至于严重影响档案的完整性[2]。
（二）文件材料收集不齐全
在高校的体育教学、科研、党政各项活动中文件材料收集工作是首要的一环，要保证档案材料的完整、准确、系统，只有将文件材料收集齐全才能实现；一旦文件材料收集不齐全，掌握不住档案形成的时机，使档案人为地分散、游离或消失，教职工需要查阅的东西找不到，久而久之，档案室也就失去了作用。
（三）重保管、轻利用
长期以来，高校体育档案部门从指导思想到工作安排，都过分强调收集和保管，将利用工作放在次要地位。档案工作人员忙碌于收集、整理、防虫、清尘等工作，而利用工作仍旧停留在原来的水平上，只是一套案卷目录供检索，处于被动服务状态。
（四）体育档案信息资源开发利用水平低
体育档案管理工作依然停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的水平上，而忽视了档案信息资源的开发利用，导致了许多很珍贵、利用价值很高的体育教学科研档案材料常年被束之高阁，不能发挥其作用。档案工作人员忙碌于收集、整理、防虫、清尘等工作，而利用工作仍旧停留在原来的水平上，只有一套案卷目录仅供检索，处于被动服务状态。
（五）权责不明确、分工不具体、服务意识不强
高校体育档案管理人员的配备一般是网络式、分层级的：学院成立了综合档案室，各处室系部设有兼职档案员。然而，如果没有完善的分工体制，这种配备就会流于形式。举个例子，学生在校期间或者回校查询自己的成绩，去教务处，老师说：“系部有档可查”；到系部，老师说：“系部没有最后定稿，因为毕业前补考重修的成绩是教务处录入成绩管理系统的”；去综合档案室，手续很多。于是学生来回跑，对学校的印象很不好，这就是档案管理分工不明确，责任不分明造成的后果之一。
二、高校体育档案管理工作改进措施
（一）提升高校体育档案管理工作的地位
提升高校体育档案管理工作的地位，主要从以下三方面进行思考:一是提高对加强高校体育档案建设的重要性的认识，从学校档案管理部门到体育部（系）都应从为学校改革与发展服务，培养合格高级人才的高度来认识体育档案管理；二是建立体育档案管理系统，体育部（系）设置兼职档案员岗位，校档案室负责设立专门的体育档案类别，进行分类指导；三是培养体育教师树立档案意识，及时将工作中有价值的体育活动信息以各种档案形式储存，形成有效的体育档案信息源和管理网络。
（二）加强宣传，增强高校体育档案意识
高校体育档案工作需要全体教职员工的共同参与。因此必须通过广泛有效的宣传，让高校全体体育系教职员工了解档案知识，了解党和政府关于档案工作的方针、政策，掌握档案法律、法规的内容，不能把档案工作变成“被遗忘的角落”。档案室人员不能“坐享其成”，只等各部门档案员来交档案资料，应深入基层培训全校专（兼）职档案工作人员，指导和协助他们做好日常档案材料的收集和立卷工作。
（三）加强档案信息资源的组织、深化服务职能
体育档案信息经过编辑、整理、研究是一种档案化和档案信息再生的过程，可以使档案增值，最大限度挖掘其再利用价值。以便开展多层次的咨询服务。档案的咨询服务就是档案管理人员接待利用者，解答利用者提出的问题，帮助利用者找到利用档案，为利用者出具证明、代查等服务。如建立咨询台、电话预约服务、有针对性地提供面对面式远程查询。多媒体和互联网查询服务。利用档案光盘或通过电子信息传送利用信息阅览，复印远距离传送资历证明。从而，代替了利用者的前期劳动，最大限度地满足了利用者的实际需求。
（四）推进档案工作的信息化，早日实现资源共享
1．要充分利用“信息高速公路”发展的契机，加大基本建设投入，全面推进高校体育档案信息管理的系统化，将体育档案信息驶上“公路”，实现体育档案信息资源的快速共享。
2．要运用先进的计算机技术，特别是计算机网络知识，改进体育档案著录方法，逐步建立一套完整的自动化体育档案检索系统，加快档案资料的传输效率，提高体育档案信息系统的质量。
3．要构建高校体育档案管理安全系统。要确保电子档案的完整性、不可抵赖性，达到安全、保密要求[3]。
4．引进、培养人才，加强档案队伍建设。高校体育档案工作信息化，人才是关键。高校体育档案工作信息化，对档案工作提出了新的要求，需要大量的信息处理人员，信息分析与研究人员，数据库建立与维护人员，计算机软、硬件人员，网络环境创建与维护人员，信息服务人员等。因此，高校档案部门应重视引进、培养体育档案人才，加强档案队伍建设，提高档案人员的综合素质，培养一支知识全面、一专多能、有开拓精神的复合型人才队伍，从事档案信息的管理、开发工作，适合档案工作信息化的需要。尽管高校体育档案工作信息化建设会遇到种种困难和障碍，但知识经济时代，高校档案工作信息化是必然的趋势。[4]
5．建构高校体育档案内容体系。针对高校体育工作实际，档案内容体系要包括体育教学、群体活动、师资队伍建设、体育设施管理、运动训练、运动竞赛、体育科研、体育社会实践、体育社团活动、体质健康调查、体育网络建设等。在上述类别中又可分为若干分目录，在若干分目录中又可分为子目录。反映高校体育档案内容体系的形式也应多样化，如文字材料、声像材料、实物材料等。通过建立规范化的档案体系，促进高校体育档案工作向系统化和科学化方向发展，充分发挥体育档案的整体功能。
三、结语
档案管理工作是高校体育整体工作中的一项薄弱环节，同时又是一项亟待提高与发展的体育工作，体育档案作为高校档案工作的一个组成部分，必须符合高等教育改革的需要。要做好这项工作，首先是重视，其次是投入，再次是管理。只有把体育档案管理同高校体育事业发展目标紧密结合，才能真正发挥高校体育档案管理的效益。
【参考文献】
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[2]蒋静．高校档案管理中存在的问题与对策分析[J]．黑龙江史志，2007，（12）．
[3]赵静，魏瑞芹．谈信息化时代的档案管理[J]．淮阳职业技术学院学报，2005，（l）．
随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。
2载体管理
我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。
3使用管理
在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表；（2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。
4结语
1 高校基建档案管理存在的主要问题
1.1 档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，设计变更、施工记录等的遗失最为常见。还存在档案资料不交接、不存档的现象，将资料作为个人财产，人走资料失。一般情况，高校档案仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。文件材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写，不符合归档要求。
1.2 管理制度不严格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付;归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。另外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。
1.3 缺乏档案专业人员。基建部门和档案管理部门的人员较少，很难配备专职的档案管理人员，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。
2 加强高校基建档案的建议及对策
2.1 加强宣传，确保档案资料的齐全。一是深入到各参建单位，向他们宣传《档案法》、《河南省档案条例》和国家档案局、国家发展和改革委员会《重大建设项目档案验收办法》及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28―2002），使这些单位认识到做好基建档案工作的重要性，得到了各参建单位领导的支持，确保了基建档案工作的顺利完成。二是将基建项目档案工作纳入基建部门领导和有关人员岗位职责。三是将基建文件材料的归档工作纳入合同管理，强化施工、监理单位归档意识。四是档案管理人员要注意及时跟踪收集，以防工程建设周期长，容易遗失基建档案材料。
2.2 坚持资料收集与工程建设同步，确保档案资料的质量。档案资料的准确性尤其重要，否则档案就失去了保存的价值。特别是一些隐蔽工程、地下管网工程，如失真，其损失将无法挽回。因此，基建档案从工程建设项目的提出、调研、可研、评价、决策，到计划的审批，基建档案人员就应及时建立档案。因为工程建设周期长、需收集的资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建工程一开工就要与档案收集工作同步进行，避免施工单位或监理单位事后补充图纸造成竣工图失真，例如地下管线的布置变更，竣工图上标的位置与实际不符等。所以，在对施工、监理单位提供资料的要求中，同样需保证资料的准确性作为合同的一个附加条件。做到“三查”，即在施工单位编制竣工图过程中先自查，然后监理单位检查，最后建设单位抽查。
2.3 建立和完善有效的保管机制，确保资料不流失。档案管理人员将档案资料收集齐全后，一般分成前期、施工、竣工验收等阶段，阶段再按基建程序进行排列，排列好后编制归档目录。一般小的项目二三十盒，大的项目达七八十盒。按不同程度分为三份（按城建档案馆的要求交一份，学校档案馆交一份，基建部门保存一份）。在平时档案管理工作中，制定规章制度，对档案资料移交人与档案管理人员提出具体要求，如归档时，移交人必须提供原件，如无原件，要注明原件去向，移交人、接收人双方签署姓名、移交日期。借档时，借出、归还都由借用人签名，还有在资料借出的过程中，如借出有一段时间，借档人未还，档案管理人员要及时催还，以防丢失。
关键词：高校基建档案；档案管理；问题；对策
随着我国社会经济的快速发展，我国的高等教育事业也取得了长足的发展，高等学校基建工程项目的建设也越来越多。在高校基建工程施工中，基建档案是对基建项目进行核查、审计、管理以及后期扩建、维修的重要依据，做好高校基建档案管理工作具有十分重要的作用。但是，当前高校基建档案管理工作中存在着许多问题，对其展开探讨十分必要。
一、高校基建档案管理工作的特点
在高校基建档案中因为具有多重化管理和多元化投资主体的特点，致使高校档案的管理工作具有社会性和复杂性的特点[1]。随着社会的不断发展，高校管理工作的不断进步，使其对高校基建档案的质量、档案信息的完整性和准确性有了更高的要求。基建档案管理工作只有不断地适应时展的需求，才能充分发挥高校基建档案管理工作的作用。基建档案主要包含影像资料、声像资料、纸质档案等形式，在基建过程中会连续不断地产生各种资料。因此，如何有效、准确、完整地采集、整理和移交基建资料是目前基建档案管理工作中面临的重要问题[2]。
二、高校基建档案管理工作中存在的问题
（一）单一的基建档案使用方式。目前，在大多数高校中，使用者都是通过上门借阅的方式使用基建档案，上门借阅的方式使基建档案得到了利用，但是因为长期、单一的使用原件，会使档案原件发生字迹不清、页面污渍等现象，严重的则导致档案破损，甚至会发生档案遗漏或丢失等问题，从而不能完好地保护基建档案。（二）整理档案不规范。基建档案管理工作的专业性很强，它要求基建档案管理人员具备专业的档案管理知识和相关的基建工作专业知识。而在实际的高校基建档案管理工作中，很多高校基建档案管理人员并非专业出身，大多只具备一种专业技能，并不能完全符合基建档案管理工作的要求，由此也影响了其管理工作，从而在管理过程中面临各种困难[3]。在整理基建档案资料时，因为施工方和监理方等单位会源源不断地连续提交各种资料，而管理人员由于专业管理知识的缺乏，严重影响了基建档案的质量。特别是在分类复杂的图纸时，经常会发生各种失误，使档案整理工作杂乱无章[4]。（三）书写档案不规范。在整个档案管理工作中，当然也包括在编制过程中的设计院、项目施工方、监理方，他们在档案编制过程中，因为不规范地书写档案资料，比如书写用笔的不规范，有需要手工书写的资料却打印，需要打印的资料却书写。因为笔墨不耐久，时间长了会发生字迹扩散或脱落等现象，而需要特殊强调的字体颜色却没有正确使用，以致影响了资料的准确性。不规范地书写档案不利于档案的保存。（四）记录档案信息不规范。基建档案包括很多的基本信息和资料，比如编制档案的日期、签字日期、印章、签名、设计方、施工方等，在记录档案的基本信息时，档案管理人员不仔细、疏忽大意地对待工作，会使得档案资料缺乏完整性。（五）档案资料收集难度大。因为基建档案具有完整性、专业性和成套性的特点，而且它形成的周期长、涉及的单位部门多，使得档案管理人员在收集档案资料时的难度增大。基建档案包括很多资料，既有基本的档案资料也有隐蔽的内部工程和地下管网资料等。很多基建工程大都隐藏在地下或墙体内，而隐蔽在地下、墙体内的资料，其收集的难度更大，也容易使管理人员在收集过程中出现遗漏或缺失。（六）单位部门间缺乏合作和沟通。因为高校档案管理工作人员缺乏专业的基建知识，使其不能主动地协助、指导和督导基建部门对于档案资料的收集和整理工作。而基建单位和部门因为自己的便利，不会主动提交基建档案资料，而是将其放置在自己的单位部门留己私用。各单位部门缺乏合作和沟通，使基建档案资料不能及时的收集、整理、移交。
三、提高高校基建档案管理工作的策略
（一）建立具体的基建档案系统。目前，大多数高校的基建档案管理系统都存在局限性，没有整体性和针对性的基建管理系统。笔者根据基建档案的管理特点，提出建立具体的基建档案管理系统，以方便管理人员的基建档案管理工作。因为基建档案资料非常多，而且涉及的范围很大，而管理人员又必须手工记录，增加了工作量和工作难度，降低了基建档案管理工作的效率。为了保证基建档案收集的完整性和齐全性、整理的便捷性和条理性，建立具体的基建档案管理系统，可以及时地记录档案资料、清晰地分类档案资料，实行分区管理档案，避免管理人员的重复性工作。具体的基建档案管理系统如图1所示。（二）建立相应的基建档案管理制度。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广，而很多档案资料需要重复使用和审批，致使在基建档案的收集过程中经常发生文件移交和文件借阅的问题。因此，需要建立相应的基建档案管理制度，规范文件移交和文件借阅等手续，实时掌控档案资料的完整性，防止发生档案遗漏、缺失等损失[5]。（三）设立专门的管理部门。基建档案管理工作涉及的单位部门广泛，必须得到校领导和基建处领导的支持，由具备专业档案管理知识和专业基建知识的工作人员进行基建档案管理工作，并设立专门的基建档案管理部门，严格操作档案的收集、整理、移交、保存等各环节。在基建档案管理部门必须配备专业的基建档案管理软件和硬件，对档案的收集、整理、移交、保存等各环节提供便利。（四）对档案实施分类模式。基建档案资料数量繁多、收集时间长、涉及单位广泛，容易导致在管理工作中发生失误。因此，要对基建档案实施分类模式，保证档案资料可以及时地收集和分类整理，以此提高基建档案管理工作的效率和质量。具体的档案分类模式如图2所示。基建档案的资料包括名称、编号、日期、批准部门、发文部门，对基建档案必须依照时间进行顺序排列，在编制基建档案时实施分册立卷、归类排序。由于在高校基建档案的移交环节，管理人员必须按照校档案馆和当地城建档案馆的移交要求进行不同的分类编制。因为必须将基建档案中的工程竣工档案移交给城建档案馆，而城建档案馆更注重的是基建工程项目竣工的资料；工程建设全套档案移交给校档案馆，而校档案馆更注重整个基建工程项目的全部资料。因此，在编制基建档案时，可以分为大型工程的分期分项模式和单体工程模式[6]。1.大型工程的分期分项模式图1基建档案管理系统大型的工程档案编制由设计院、施工方、监理方等单位进行，在编制过程中，以工程的总体规划为主线，以分期工程为索引、以分项工程为基点，对整个工程资料进行编制。以整个工程主体进行统筹规划，对每期每项工程进行档案编制，化繁为简。而具体的档案名称则根据每期、每项的名称进行编制。2.单体工程模式因为单体工程比较独立，资料比较清晰明确，只需要根据常规的流程收集和整理档案，在完成档案后移交相应的单位部门即可。而校档案馆常规的编制要求是使用学校规定的文件盒对档案进行分类分册按项目名称编号并保存。城建档案馆常规的编制要求是工程竣工结束四方验收后，由设计院、施工方、监理方等单位共同完成编制工作，按照图纸和文档进行分类分册保存。（五）对基建档案实施移交归档模式。在高校基建档案的移交过程中，档案必须移交到校档案馆和当地城建档案馆。高校基建档案包含工程竣工档案和工程建设全套档案，其中工程竣工档案移交当地城建档案馆，工程建设全套档案移交校档案馆。通常情况下，基建工程都会存在项目资金问题、项目难易问题、项目工程大小问题等，从项目立项审批到项目竣工使用的时间并不固定。因此，基建档案管理人员必须及时完整地收集、整理档案资料，最后将档案移交给相应的单位部门。而档案移交包括分期移交归档和集中移交归档两组模式[7]。1.分期移交归档模式因为大型的基建工程建设的时间长，需要分时间段进行建设，导致资料的收集和整理也需要分时间段进行。在工程建设过程中，档案管理人员必须实时地收集和整理资料，当完成与工程对应时间段的档案后，需将此档案进行及时的移交归档。对每个时间的档案进行统一的编号，分期分项排序，有条理的归档，可以减少基建档案管理工作量，为后期档案的存放提供足够的空间。2.集中移交归档模式集中移交归档模式的前提是基建档案管理室必须具有足够的存储空间，可以有效地保存所有的基建档案。在基建工程竣工后，基建档案管理人员检查核对所有资料是否准确完整，确认无误后，将全部档案资料进行集中移交归档。将所有档案进行统一编号，使档案规则系统。
综上，目前高校基建档案管理工作主要存在单一的基建档案使用方式、整理档案不规范、书写档案不规范、档案资料收集难度大、单位部门间缺乏合作和沟通等问题，针对这些问题，笔者提出要建立具体的基建档案系统、建立相应的基建档案管理制度、设立专门的管理部门、对档案实施分类模式、对基建档案实施移交归档模式等策略，以期提高高校基建档案管理工作的质量和效率。
作者:黄海铿 单位:潮州广播电视大学
参考文献：
[1]李静霞.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].科技风，2016（2）.
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[3]肖永菊.谈高校基建档案管理工作存在的问题及对策[J].科技信息，2011（11）：569-560.
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[5]贠卫祺.高校基建档案管理工作的问题及对策研究[J].江西建材，2015（5）：253.
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