时间：2023-06-15 17:04:04
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关键词：电子档案管理；传统档案管理；利与弊；分析；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
当下正处于信息化时代，档案管理工作突破了传统形式的管理模式，即抛弃纸质管理方式应用信息化管理。虽然采用电子档案管理方式具有一定的优势，能够有效地提高管理的效率，满足现展的需求，但是其也存在着一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于现在越来越多的档案数据被建立起来，电子档案管理会被更加广泛的应用于管理工作中，所以对电子档案管理的安全加强重视具有重要的意义。
一、电子档案管理同传统档案管理的比较
电子档案管理充分的体现了现代化元素的应用，例如应用电子信息技术等形式对数据进行存储以及管理。在应用电子档案的过程中，不会再涉及到纸质档案资料的处理环节，可以利用网络系统和一些专门的管理软件进行数字化管理。电子档案管理同传统形式的档案管理相比，具有诸多方面的差异。
（一）归档时间不同。电子档案管理和传统档案管理具有归档时间的差异性。电子档案具有灵活的归档时间，可以随时随地进行归档工作，没有束缚。在此期间，文件的建立部门能够应用网络把文件向档案的管理部门进行传输，再利用电子数码签名认证，为文件的归类等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。对于传统形式的纸质档案管理，主要是通过档案管理部门进行统一方式资料收集以及做档案表格等工作提供给相关部门，这些工作都是具有周期性质的，必须要在实施前做好具有标准性的表格等材料，以方便各部门之间的发放工作以及回收。
（二）管理方式不同。电子档案管理应用电子编码的技术，将各个不同的档案文件贴上不同的标签进行专门归档，所以造成在程序上具有较复杂的特点。与电子档案管理方式不同，传统档案管理因为在进行归档中只要具有有效的证明就可以，所以具有便捷的归档程序。
（三）保存方式不同。电子档案的保存主要是以电子文件为主要载体，虽然保存较方便，但是利用电子文件的方式很容易发生老化以及变质的现象，一旦发生这些状况就会造成档案的可读性受到一定的影响。目前防止出现以上问题的主要措施就是应用安全备份等方式，并且联合形成专门的文件管理部门，转换文件的格式，将文件的格式统一转换后进行存储。而传统档案管理存储只需要保持纸质的完整性，令其不受破损即可，但是对于保护环境却提出了较高的要求。所以，传统档案管理对于档案的保存更具有困难性。
（四）查询方式不同。对于电子档案的查询，需要一定的条件，只有满足条件方可进行正常的查询。例如，查询者只有经过申请注册的方式，正式的成为档案馆或者一些电子中心的会员，才能被允许登陆查询自己想获得的各类信息。而传统档案管理要先向有关的档案管理部门提出申请，再由专门的管理人员查找所需的信息，所以工作效率较低。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优势。电子档案管理具有诸多的优势。首先，应用电子档案管理可以有效提高管理档案的效率。因为在归档的时间以及归档的方式都节省了大量的时间，并且提高了档案的保存以及查询的效率。通过应用现代科学技术，例如应用数据传输技术，减少了文件打印、传输以及张贴的大量时间，采用专门的软件对档案的数据做好归类管理，具有一定的便捷性。其次，采用电子档案管理的方式有效减少了对纸张的利用，所以在环保工作中具有突出的贡献。由于减少了对纸张的使用，不仅能够减少资金的投入，还能够减少对树木的砍伐，有效地保护了森林资源，具有更加重要的意义。同时，采用电子档案管理的方式能够降低对订书钉、印刷和笔墨等材料的应用。
（二）电子档案管理的弊端。采用电子档案管理，虽然应用了科学技术增添了现代的元素，提高了档案管理的效率，给档案管理工作带来一定的便捷。但是，不能忽略掉电子档案管理工作中的一些弊端。首先，目前我国虽然对于电子文件管理工作制订了有关的法律法规进行约束其工作行为，但是以现有的法律规定而言，并没有得到健全和完善，还存在较多的漏洞。所以，当下电子档案管理在法律规定上还有待得到全方位的保障，怎样令电子档案真正受到法律的保障，是目前应该深入的研究的内容。其次，电子档案管理具有的最严重的弊端就是文件载体容易老化以及变质。因为如果在长期使用的情况下其很可能会造成无法读取的状况。一旦发生这种现象，就会引发文件丢失等问题，给档案管理工作带来一定的麻烦。所以，当下有关的电子档案管理部门正在寻求各种方式的保护措施，防止或者避免文件载体发生老化或变质，造成无法读取的现象。例如应用安全备份或云技术等方式，获得了良好的保护效果。再次，电子档案数据在进行传输的过程中或在实施共享的时候，对于数据的安全保护问题也是一项要考虑的问题。当下信息技术正在高速发展，给数据信息的传送带来便利的同时，也产生了黑客以及各种病毒等不利的因素。在传输数据过程中很容易对其安全性产生威胁，所以应该引起有关的管理人员的重视，并且加强防范，例如应用加密措施或者防火墙等方式，保证电子档案的安全。最后，应用电子档案管理对于工作人员提出了较高的要求。因为在归档程序中具有较复杂的程序环节，并且工作繁琐，对于技术水平的要求较高，所以需要具备高素质能力的工作人员。
参考文献：
[1]李丹一.对比研究电子档案管理和传统档案管理利与弊[J].办公室业务，2014（21）.
[2]岳锐.电子档案管理与传统档案管理的区别[J].黑龙江科技信息，2011（01）.
[3]孙丽梅.电子档案与传统档案管理工作刍议[J].劳动保障世界（理论版），2012（01）.
[4]董利红.试析电子档案和传统档案管理的异同点[J].陕西档案，2015（02）.
[5]张承宇.基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学，2013.
（一）开拓了学生接受思想政治教育的新渠道和新手段
在学生工作中，传统的思想教育模式是报告会、演讲、墙报、专刊、社会实践及各种寓教于乐的校园文化活动。而在网络时代，随着大学生上网率的提升，教育的方式和手段更加多元化，如网上讲座、BBS论坛、电子信箱、网上交谈、红色网站、热线服务等等，学校这种形式的教育工作可以使更多的学生入脑、入心，影响更为广泛。由于网络具有双向传播的功能，可以有效地进行双向沟通、避免单纯说教，使得思想交流更平等、效果更理想，并且能够使学生及时了解到国内外的信息和热点问题，结合自身的学习，对这些热点问题开展讨论，不断提高和丰富自己。
（二）提供了强大的信息服务，扩大学生的知识面
网络与教育的联姻是教育现代化的重要表现，网络作为高新科技，其独特功能与特点为大学生的成才提供了卓越的条件，对大学生具有积极的正面影响。而网络教育具有的资源共享、双向互动、合作交流的特点，使全球教育，双向教育，开放教育成为可能，为大学生资料与信息的查找提供了一个强大的平台。
（三）增进了大学生的主体意识，扩大了大学生的交往距离
大学生是社会中最活跃的群体，但其社会交往面仍然狭窄，基本上局限在校园这个象牙塔内。而互联网的出现，彻底改变了大学生的人际交往模式。通过网络交流，大学生可以接触不同的文化、风俗、习惯，增强了文化的感悟，丰富了自己的人生。而强大的互动功能则为大学生参与社会生活、发表自己的意见提供了条件。
（四）更新了大学生的观念和思想，加快了大学生对新事物的认识与接受
网络有利于信息的传播与交流，便捷了大学生们的生活，开阔了眼界，活泼了思想，促进了观念的更新。它极大地刺激了大学生的创新意识、竞争意识和实效意识，落后、封闭、保守的观念被他们抛弃。它也开辟了大学校园文化的新领域，使他们在道德观念、生活态度、思维方式、行为模式、心理发展、价值取向等方面表现出新的发展与提升。
（五）加大了高校学生工作的针对性和实效性
在传统的思想教育模式中，学生处于一种接受知识的地位，不利于学生思维的发挥，创新精神被排斥或限制。而在网络环境下，网络文化的强烈开放性和全球化、数字化、虚拟化等特点，使学生可以自由、平等地去体验网络文化带给人们的新境界。学生由传统的被动式接受知识的“灌输”教育转化为主动参与思想交流，赞成什么，反对什么，均可以在网上袒露无疑。这使学生工作者能够获得真实的思想信息，对于学生工作的研究及开展针对性和时效性教育提供了契机。二、网络化对高校思想政治教育工作的不利方面
(一)容易导致教育效果下降
教育中，师生间的交流是双向的。在网络教育过程中，由于教师没能对学生的疑问及时反馈，或不能根据学生的交互反馈进行及时有效的评价，因而对学生的交互活动缺乏有效控制。网络教育能够为学生认知发展创设良好的学习环境，却缺乏对学生情感的关注。“唯理智教育倾向”显现于网络教育，智力获得和智力训练占据了网络教育目标体系的中心位置，忽视了创设良好的教育情境去激发学生追求人文意义的兴趣和激情。网络教育在促进学生情感发展方面尚显不足。网上冗余信息、垃圾信息、“黑、白、黄”信息等不良信息大量充斥。学生利用网络进行游戏、聊天甚至从事有损于自己身心健康的活动就在所难免，这样对教育教学无益反而有害。
(二)容易导致价值观念偏移
网络环境是一个没有边际的世界，各种不同思想文化、价值观念在这里汇聚交织。西方发达国家欲建立“网络霸主”垄断信息的制造和传播，竭力将自己的思想意识凌驾于世界之上。这种斗争虽然不像真枪实弹那样为每个人所感觉，但它可以通过网络传播改变人们的思想。因此，在网络环境中，应重视年轻人受西方价值观念影响的问题。
(三)容易导致道德法律观念的淡化
由于网络环境还没有形成系统的法律规范，因此，网上行为主要取决网络使用者的自觉和道德责任感。再加上网络行为具有虚拟性的特点，约束不力，会造成道德责任的削弱和自由意识的泛滥。
(四)容易导致思维方式的渐变
从思维模式上看，书刊造就了人们发达的想象和逻辑思维能力，而网络媒介则使人的形象思维能力发达，想象和逻辑思维能力较差。网络环境具有高度的综合性，超越简单文字或静态图像的桎梏。然而，信息的高度图像化往往会导致青少年渐渐忽视思考、追问本质的思维方式，它的形象化倾向会诱导他们用“看”的方式而不是“想”的方式来认识世界，它会使人们过多地依赖信息而忽视实践，这在一定程度上妨碍了年轻人整体素质的提高。
(五)容易导致生活方式改变
年轻人可以从网络环境中获取所需要的大量信息，这种极大的方便，似乎令人感觉只要有了网络，足不出户便拥有了一切，从而沉迷于个人小天地，变得“闭关自守”起来。网格环境可以加剧年轻人的自我封闭，造成人际关系的淡漠，使得人与人之间面对面交往的机会减少，久而久之，使人产生非社会化的倾向，容易导致交往能力下降，造成人际情感逐渐萎缩淡化。
在网络化时代，高校思想政治教育工作面临许多新情况、新问题，同时也面临新的发展机遇和严峻挑战。因此，我们必须认真研究网络环境下高校思想政治工作的特点和规律，努力让社会主义精神文明去占领网络文化的阵地，切实做好大学生思想政治教育进网络的工作。今天，伴随着知识经济时代的来临，关起门来进行德育教育的时代已经过去，代之而起的应该是开放的德育观念，既要加强对网络的管理又要加强对学生的正面引导；既要增强教育对象对多种意识形态、多元价值取向的辨别能力，又要使他们在多元价值观念中保持必要的张力，坚持正确的价值导向。
[摘要]网络已经引起了人们思想方式、生活方式、社会行为等各方面的显著变化，特别是对高校思想政治教育产生了更为强烈和深刻的影响。本文论述了正确认识网络给高校思想政治教育工作带来的利与弊，为做好当前高校思想政治工作打下坚实的基础这一问题。
[关健词]网络高校思想政治教育工作利与弊
近年来，网络以其交互性、开放性、及时性、平等性等特点和优势，深受高校广大师生的喜爱。作为信息传播的第四媒体，互联网对高校师生的行为模式、价值取向、政治态度、心理发展和道德法制观念产生了深刻的影响，“网络化”也是高校信息技术资源的发展趋势和目标建设。然而在当前，网络管理还存在诸多不完善、不成熟之处，网络社会的法律道德秩序亟待构建和规范，我们必须清醒地认识到“网络化”对当前高校思想政治工作带来的深远影响，既有其积极的一面，又有消极的一面。
参考文献：
［关键词］ 档案信息化； 管理； 信息资源
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 042
［中图分类号］ Q275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）06- 0089- 02
随着改革开放的深入和国家政治、经济的发展，档案与档案工作的重要性得到了人们的认可，档案工作的地位也得到了极大的提高。档案信息是国家重要的信息资源，随着国家信息化战略的提出，档案信息化不仅是适应国家信息化战略的必然趋势，也是全面提升档案工作为社会更好服务的必然要求。在国家制定2006－2020年国家信息化战略中，特意把信息安全列入到构建和完善因素之中，可见信息安全已经成为不可忽视的重要的研究课题，同样也适用于档案信息化建设中，因此，构建档案信息化安全体系就具有必要性。
1 基础设施安全体系的构建
档案信息化基础设施建设是档案信息化的基础和前提，也是档案信息资源开发利用和信息技术应用的前提和基础，并制约着档案信息化建设的发展水平。与档案信息化建设一样，档案信息化安全体系建设也应从基础设施安全体系建设入手。
1．1 硬件设施安全体系建设
档案信息化硬件基础可以用信息化经费投入总量占档案馆经费比例、人均计算机拥有量、数字化设备的数量、存储设备的数量、数据迁移和备份设备的数量等指标来衡量。档案信息化硬件设施安全主要体现在通信线路的安全、物理设备的安全与容灾能力、抗干扰能力与设备的运行环境等方面。因此，构建档案信息化硬件设施安全体系要从上述安全因素出发，主要包括以下两个方面：
（1） 具有防自然界非确定因素安全体系。自然破环属于不可抗力，只可预防不可阻止。信息化时代导致微电子网路设备和硬件设备得到普遍应用，也易遭受雷击影响，所以，档案馆或机构应具有综合防雷方案，以备不时之需。综合防雷方案包括直击雷的防护和感应雷的防护，以防止潜在风险。除此之外，电子文件安全防护设备除具有调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫等功能外，还应具备防磁、防磨损等能力，以确保档案信息化信息安全。
（2） 计算机机房环境控制体系。适宜的温湿度不仅能够保证机房安全，也能延长计算机寿命。本文结合其相关资料，把计算机机房环境指标分为温度、湿度、照明、噪声等因素，按照不同的标准分为A、B、C三级。档案信息化主服务器环境至少要达到B级标准，甚至有条件的话要达到A级标准，以达到计算机硬件设施安全。
1．2 网络环境安全体系建设
档案信息化网络环境指标可以用馆内计算机上网比例、网络性能、网络建设水平、政务网建设水平和公众网建设水平等指标来衡量。档案信息化网络环境安全体系建设主要体现在网络安全通讯、网络资源的访问控制、数据加密、远程接入的安全、路由系统的安全、侦测非法入侵和网络设施防病毒等。结合档案信息化网络安全体系安全因素，档案信息化网络环境安全体系建设包括以下两个方面：
（1） 全网数据安全备份体系。对数据进行备份是为了保证数据的安全，消除系统使用者和操作者的后顾之忧。信息技术的发展促使档案信息化的发展，也导致档案数据业务量的增加。数据备份体系一直是预防灾难、保证档案信息化信息安全的一种手段。档案信息化中信息不仅包括主服务器上的信息，而且包括网络节点上的信息，所以，数据备份不仅要备份主服务器上的数据，而且也要备份节点上的信息，建立全网数据安全备份体系就成为档案信息化安全体系建设的重要数据保障体系。我国浙江省舟山市档案馆在馆内建立病毒入侵防御系统、双机热备与灾难备份系统确保这些原生性档案数据安全与使用就是数据备份的例证。
（2） 网络设备安全体系。信息技术的发展由传统的信息保密性向信息完整性、可用性、可控性等多方面发展。档案信息化正是借助于先进信息技术，档案信息化也由信息保密性向其他方面发展。除了在传统信息技术注重系统本身防范外，还应在网络出口配备防火墙设备。防火墙通常设置于某一台作为网间连接器的服务器上，在内部网与其他网络之间建立起一个安全网关，使访问者无法直接存取内部网络的资源，保护网络资源免遭其他网络使用者的擅用或侵入。档案管理部门可以通在信息传输和存储方面采用加密技术和身份认证技术等方式，对不断变化的网络安全做出及时的反应，以构建网络设备安全体系。
2 标准规范安全体系的构建
档案信息化标准规范建设是档案信息化业务、技术应用和应用系统建设的规范，也是其核心能力与竞争力的体现。统一的标准规范建设不仅有利于档案信息化的过程，而且有利于数字资源的长期保存与管理。档案信息化标准规范建设不仅要对已经颁布的档案信息化标准规范进行监督和指导，同时要制定符合档案信息化的标准规范安全体系。档案信息化标准规范建设可以用档案信息化的政策支持力度、现有的档案信息化标准和规范的应用和所制定档案信息化标准规范总数及有效度来衡量。本文从档案信息化标准规范的管理性、业务性和技术性3个方面建立档案信息化标准规范安全体系。
2．1 管理标准规范安全体系
档案信息化法律法规应覆盖档案信息化建设整个活动范围，其管理标准规范主要体现在国家或地方机构对档案信息化的政策支持力度。针对我国目前档案信息化法规现状，档案信息化管理标准安全体系建设主要从以下几个方面考虑：
（1） 国家的综合性法律或档案信息化管理法规，应结合当时的信息技术发展水平以及档案信息化发展水平，及时对法律法规做出相应的修正或修改。
（2） 地方性法规应结合国家方针、政策，根据地方档案管理特色以及地方档案信息化现状，对当地的档案信息化法规做出有益的补充与修正，以达到保护档案信息资源的目的。
2．2 业务标准规范安全体系
档案信息化的最终目的是为了提高档案工作的效率，其业务标准规范主要体现在国家或地方机构对档案工作的专门性法规上。结合我国档案信息化法规现状，档案信息化业务标准规范安全体系建设应包括以下几个方面：
（1） 档案信息化法规应该是档案信息化活动的法律保障，档案信息化法规应覆盖档案信息化活动的6个方面，因此，档案信息化法规应具体、详细地制定档案信息化六方面具体的建设标准，并制定相应的信息安全标准，从法律上约束档案信息化的信息行为。
（2） 档案管理部门应制定档案信息化工作专门性规范，提高档案信息化法律的专指度和可操作性，否则，不同的工作模式和不同的标准就会导致档案信息的通用性不强，不仅导致工作效率低下，也会对档案信息安全造成不同程度的影响。
2．3 技术标准规范安全体系
档案信息化是信息技术在档案领域的应用。信息技术的应用使档案信息载体形式、提供服务形式以及保管形式都发生变化，相应的技术标准规范约束有利于档案信息化开展。结合我国档案信息化技术标准规范体系现状，我国档案信息化技术标准规范安全体系建设应包括以下几个方面的内容：
（1） 信息技术是一个不断变化发展的过程，信息技术在档案学的应用也是一个不断变化的过程。档案信息化技术标准规范安全体系建设应根据当时的信息技术条件，实时制定相应的档案信息化技术标准规范。
（2） 档案信息化技术标准不仅要结合信息技术行业标准，而且也要结合档案信息化自身特征。信息技术的发展促使电子文件产生，但电子文件元数据的采集标准、电子文件数据的鉴定和保存标准、电子数据的长期保存标准缺乏相应的法律或法规规范就是很好的证明。
3 人才队伍安全体系的构建
档案信息化人才队伍建设是档案信息化的成功之本。信息技术的发展促使档案信息化人才向复合型人才方向发展。档案信息化人才队伍建设影响档案信息化建设的其他各要素。档案信息化人才队伍建设可以用人员构成和信息化培训两个主要指标来衡量。本文从人员构成和信息化培训两个因素来构建档案信息化人才队伍安全体系。
3．1 档案信息化人员构成安全体系
信息技术促使档案信息化人员结构的变化，档案人员构成在档案信息化影响下，应以档案专业人才、计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点。档案信息人员构成可以用信息化人才培养经费占档案经费的比例、本科及以上学历馆员的比例、掌握专业信息技术的馆员比例、专职从事信息化工作的比例等指标来衡量。档案信息化人员构成安全体系建设可以从以下几个方面来考虑：
（1） 加大培养具有计算机和档案专业的复合型人才。信息技术的应用已经成为时展不可逆转的潮流，档案学作为信息专业，也应根据时代要求，增加信息技术的相应课程，适应档案信息化的要求，做好人力上的准备，间接地维护档案信息安全。
（2） 增强对高层次人才的培养。档案信息化对档案学人才提出了新的挑战，高层次人才的培养不仅是档案信息化的支柱，也为档案信息化人才队伍建设起到了推动作用。
3．2 档案信息化人员信息化培训体系
档案信息化使档案信息应用系统，档案信息上网系统以及数字档案馆应用系统应运而生。档案工作人员需要运用其应用系统进行档案信息服务，所以就需要对档案信息化人员进行信息化培训。档案信息化人员信息化培训可以用管理层非信息化人员接受信息化的比例、非专业人员接受信息化培训的比例以及非专业人员接受信息化培训的时间等指标来衡量。档案信息化人员信息化培训体系包括：
（1） 新技术运用能力培训体系。信息技术不仅使档案信息管理系统产生，也使各种信息设备产生。档案信息人员除了应熟练操作档案信息软件外，还应具有使用新型信息设备的能力。因此，档案馆或相关的档案单位应该对工作人员进行信息技术运用能力的培训，以减少人为操作失误，维护档案信息安全。
（2） 业务能力培训体系。业务能力培训目的是为了使档案工作人员了解档案工作程序、规范和操作方法。档案部门要针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训与教育方案，例如要加强职业道德教育和档案管理基本理论、基本知识、基本技能教育，使他们掌握档案工作程序、规范和操作方法；要根据新形势的要求，从档案管理工作的实际出发，进行现代化、信息化管理的基本知识教育和计算机应用能力的培训，做到理论与实践相结合，使档案工作者具有运用档案计算机管理软件完成档案存储、编辑、检索、利用等档案管理工作的能力。只有档案工作人员正确按照档案工作程序、规范和操作方法去实施，才能从人力因素上杜绝人为安全因素的风险。
4 结 语
档案信息化安全体系建设关系到档案信息化建设事业的发展。如何构建一种全面、合理的档案信息化安全体系，是目前档案界比较关心的问题之一。档案信息化安全体系涉及到计算机技术、网络通信技术等技术因素，还涉及到管理因素、政策因素、人才因素等多种非技术因素。本文从以上角度出发，构建了档案信息化安全体系。
主要参考文献
［l］ 王朝阳． 档案信息化管理的优势及安全问题［J］． 华北水利水电学院学报，2006（l）：29－31．
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