时间：2023-06-16 16:37:59
导语：在人事档案日常管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、高校人事档案收集工作中存在的问题
1、观念上，人事档案在人们心目中一直较为神秘。
档案资料重历史、重政审，轻显示、轻成绩。由于历史原因和习惯势力的影响，档案材料中的个人经历、资历的记载，偏重于政治，且历史结论多，内容多是套话、官话，言之无物，大同小异；而对个人能力及业绩的现实材料却不能及时收集归档。从整体而言，不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质，所以，可利用的价值不大。
2、管理方式上，高校人事档案的管理一直沿袭了传统的管理办法。
由于各项制度不健全，档案人员大多是兼职管理，对档案材料收集重视不够，产生了有失真材料的出现。同时过去高校人事档案管理长期处于一种封闭状态，未能建立健全人事档案收集审核归档制度，加之人员队伍不稳定，只是人事档案长时间没有收集整理也无人问津。在材料方面，有的认识部门也没有审查、核实、严格把关，对送来的材料塞入档案袋了事，使部分材料出现了失实甚至虚假的内容，给今后的工作带来很多的麻烦。不仅破坏了人事档案的有机整体，也大大降低了他的使用价值。
3、档案意识淡漠
由于历史的原因，教职工中普遍存在档案意识淡漠，对档案工作的重要意义和作用认识不足，不知道人事档案的归档范围和归档要求，不懂得人事档案是组织了解和选拔任用自己的重要来源。随着高校不断发展对教职工学历学位要求不断提高，教师外出进修、培训、攻读学位、出国留学的机会不断增多，在此过程中，有的教师不知道要把形成的诸如入学、结业、毕业生登记表等人事档案的材料应及时地交到人事档案管理部门存档，长时间存放在个人身边，久而久之，造成人事档案材料遗失或破损现象，影响了档案的准确性和完整性。
4、材料缺漏严重
随着近几年人事制度的改革和高校的快速发展，对人才的关注成为高校求生存求发展的重心。于是纷纷吸纳了许多高学历、高职称的人才，但在日常管理中发现，引进的这些人当中大部分档案材料缺漏，不是缺入党（团）材料，就是差年度考核表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，就是由于近几年机构编制和用人制度的改革，各单位管理档案的人员变动频繁，走的人没来得及跟新来的人交接工作，新来的人还没来得及学习档案业务，造成对档案业务知之不多甚至全然不知，不知道向管档部门或向哪个管档部门报送哪些材料，致使人事档案中材料短缺严重。有的档案材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道将材料移送管档部门，认为应由本单位保管；还有的单位甚至对收集的材料不及时整理，材料多年未归档，致使档案材料形成不及时，内容空泛等是形成档案资料缺漏的重要原因。加上由于人事档案的管理一直是以被动的方式进行收集，即档案管理人员坐等相关职能部门将人事档案送到档案室，由于归档制度的不健全，执行不严格，也是造成档案材料收集不完整原因之一。
5、管理人员业务不熟
由于组织人事干部平时工作繁忙少有时间参加专业知识的学习，造成管理人员业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，造成一些人事档案材料填写不够规范，存在着不该进而进档、该进而不进档，用纸规格和书写工具也不够规范，装订顺序比较混乱，加之人事档案材料收集制度不够健全，致使一些别有用心的人为了达到某种目的，进行改档或伪造人事档案等，严重影响了档案的真实性，给人才的评价与任用带来诸多困难，使档案失去反映客观情况的价值。
二、加强高校人事档案收集工作的对策
1、加大宣传力度，增强教职工的档案意识
人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体教职工切身利益息息相关的工作。把人事档案管好，用好是一项非常重要的工作。加大档案宣传力度，增强教职工的档案意识，是做好高校档案工作的前提和保障。针对目前教职工档案意识淡漠的现状，我们必须进一步加大档案宣传力度，可采取一些喜闻乐见的方式进行宣传，主动把与教职工切身利益相关的档案知识送到他们手中，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和做好高校人事档案工作的自觉性，同时也可以在校内各级部门建立兼职档案员制度，并派专人作为兼职档案员，保持人员的稳定。人事档案部门定期对他们进行有关档案知识的培训，责成他们负责本部门人事档案工作的宣传，把档案工作与教职工个人前途发展紧密联系在一起，以唤起教职工们对档案工作的意识，让档案工作为高校教育事业发展发挥积极作用。
2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性
收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深入以及高校人事制度的改革，对教职工的考察、考核、学历、学位、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来新的更高的要求。比如人才流动，档案未随着人员流动转移等，也给收集材料增大了难度。因此，建议档案管理人员在收集档案材料时：一方面应做到内部收集与外部收集相结合，在收到从外单位调入的人员档案时，要认真清理、核实，发现有缺漏材料，要做到口勤、脚勤，千方百计与外单位联系，及时追补和不断补充新的资料。另一方面，档案收集工作应变被动为主动。被动收集往往造成一些档案材料的收集不全，档案管理人员只有主动出击，把收集工作做得更细、更好，做到主动与校内各部门联系，收集各种相关材料，形成人事档案材料收集网，保证归档材料齐全完整。
3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案管理人员自身素质
为保证人事档案工作能够适应高校的快速发展，就需要建立一支具有高素质的档案管理队伍。首先，要让档案管理人员具有专业知识。在短时间内要提高高校档案管理人员的素质，从各种渠道引进具有档案管理经验的人才从事高校档案管理，有着一定保证作用和积极意义。其次，要加强对现有档案管理人员继续学习的工作。除了要做好日常管理工作，还要加强计算机知识及人事档案管理系统软件知识的学习与掌握。随着人事档案管理的信息化建设的发展，档案管理人员还要加强专业素养，这样才能够使档案管理人员成为既懂专业知识，又可以适应信息化要求的合格档案管理人才，也才能够为高校的档案管理与服务水平的提高提供保证。面对二十一世纪的档案工作，为适应岗位发展的需要，必须拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在档案员业务培训方面要继续开展岗位培训工作：按照先培训后上岗，先培训后转岗的原则，把培训的着力点放在提高档案人员工作能力和工作技能上；要把岗位培训工作纳入科学化、制度化和规范化发展的轨道。要积极开展档案人员继续教育，继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高，是高层次的追加教育，对提高专业技术人员的创新能力和专业技术水平有着重要意义。在加强档案员的政治思想教育和职业道德教育的方面，要求档案员必须真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”；选配工作有责任心、事业心强的人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案工作人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另一方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，使档案工作人员能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
4、加大投入，建立档案信息化建设的支撑体系。
针对高校档案管理技术相对落后的实际,有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。由于高校档案管理的核心问题是信息资源库的建设，首先，信息化建设要建立高校人事档案信息通用数据库，实现人事档案数字化，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用，提高档案管理效率，实现人事档案信息价值，为高校决策层提供有力的信息支持。其次，要建立并完善高校人事档案数据库管理系统。高效地利用人事档案信息通用数据库中的信息资源才能将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，建立起以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。
行政事业单位在我国社会中发挥重要影响，其属于智力密集类型企业单位，企业工作人员是企业作为宝贵财富和资源，在企业发展中发挥重要影响。在设疑发展情况下，企业需要做好人力资源管理工作，把工作人员档案归纳处理，降低人力资源管理工作压力和难度，提高事档案资源管理工作效率，保证人事档案管理质量。
1、弊端阐述
行政事业单位在发展中，人事档案管理工作意义重大。其对企业的发展，对企业日常管理工作，和团队建设等等工作影响大，可以为行政事业单位日常管理工作和团队建设提供理论依据，实现资源合理应用目标，行政事业单位可以依据人事档案对工作人员升值，开展工作调整、对工作人员工作考核和绩效考核等等工作影响较大。但是当下我国企业在人事档案管理工作中存在自身弊端，特别是当下行政单位中，人事档案管理难度较大，阻碍企业发展，需要加以完善和及时处理。下文将详细对人事档案管理弊端进行分析和研究。
1.1人事档案管理意识弊端
人事档案管理管理意识低、观念关注度不高，是影响人事档案管理有序开展主要问题之一。行政事业单位管理人员发展中，较为关注行政事业单位自身经济发展，认为人事档案管理不重要，没有实际价值，对政事业单位长远发展没有实际意义。政事业单位主要管理负责人员存在这一思维误区，导致下级管理工作人员对人事档案认知度不高，行为散漫，人事档案管理财务支出较少，人力资源和财力无法保证，降低管理效率。其次，由于管理意识薄弱，行政事业单位没有建立合理化管理目标和管理关注方案，管理工作人员在关注期间，没有标准依据，关注效率低下，没有方向[1]。
1.2信息化技术弊端
现阶段行政事业单位信息技术技术水平低下，由于政事业单位主要负债人员和管理人员对政事业单位忽视，没有引进先进科学技术开展管理关注，导致在实际管理环节，依据人力资源手工开展管理关注，降低工作人员关注积极性，影响管理关注有序开展。其次，工作人员自身关注能力低下，人事档案管理团队构建缺失凝聚力，由于个人工作能力低下，影响整个团队工作能力，一些工作人员在关注中，没有结合人事档案特点，开展管理关注，缺失管理科学性和规范性[2]。
2、政事业单位人事档案管理工作有序开展
2.1提高对人事档案管理关注重视度
行政事业单位需要树立全新发展目标，结合市场经济发展特点，建立全面人事档案管理方案和目标，提高对人事档案管理关注重视度和关注度，在单位内部和管理部门宣传，增加工作人员认知度，让关注人员了解自身想法，利于工作人员全面贯彻档案管理关注要求，有方向开展管理关注。其次，行政事业单位也需要给予人事管理这工作人力支持和物力支持，优化制度弊端，构建一个一体化制度体系，为工作人员实际管理工作提供理论依据和制度保障，使得行政人事管理工作朝向标准化方向发展[3]。
2.2提高信息化应用水平
信息技术是当下社会不同企业人力资源和人事档案管理的主要方法，行政事业单位也要提高对信息技术关注，利用信息化技术开展人事档案管理工作，提高 人事档案管理工作有序开展。详细来说，其主要包括两个不同方面信息化建设，其一：做好信息化硬件建设工作。行政事业单位需要增加财务支出力度，大力采购 信息装置和设备，引进先进技术和设备，为工作人员营造良好工作条件。例如：行政事业单位可以购买扫描设备、电脑设备等等。把传统纸文本形式运作为电子文档形式，实现数字化建设目标，其二：行政事业单位完善软件系统建设，构建人事档案管理体系，保证体系建设合理性[4]。
2.3完善团队建设，提高工作人员工作能力
人事档案管理工作人员是主要工作人员，和档案管理质量和效果具有较大影响。为了实现行政事业单位人事档案管理目标，首先要完善团队建设，构建一个高效率、高凝聚力、高素养人事档案管理团队。树立科学合理人事档案管理团队建设目标，建立培训和教育目标，对工作人员及时培训和教育，分析培训需求，分析工作人员工作水平和能力，合理配置工作人员，保证每个工作人员可以在满足自身需求，可以充分发挥自身能力岗位中，完善工作人员工作弊端。其次。为了做好人力资源布置工作，行政事业单位在工作人员开展工作时，对工作人员工作行为监督管理，发现工作人员存在行为弊端，及时指导和教育。为了提高工作人员工作积极性，行政事业单位可以建立奖惩制度，对工作积极性高，表现好工作人员奖励，在行政事业单位内部培养骨干，为工作人员提高全新发展机遇[5]。
人事档案的管理即人事档案的收集、整理、鉴定以及统计等活动对医院人力资源工作正常开展具有非常重要的作用。医院引进的人才也应该经过其人事档案管理的数据库进行操作。人事档案管理工作理念就是“以人为本”，并将人事档案管理人员的素质及能力的培养作为人才培养的基础，再依据医院的日常工作特点及发展的要求进行人才的引进、并实现人才资源合理配置[1]。然而，目前我国医院在人事档案管理方面仍较为落后，并没有随着社会经济的进步而及时更新，所采用的传统管理方式效率低下、已经不能适应目前医院发展的需要。因此，在医院人事档案管理工作中积极进行管理思路的创新和探究，对促进人事档案管理工作的现代化进程和医院的可持续发展非常必要。
1 传统医院人事档案管理存在的问题
目前，有很大一部分医院尤其是小医院的基础设施不全，没有设立单独的档案储存管理室。通常情况下，将档案材料放在人力资源部的办公室里，安全性低、易遭虫蛀，且保密性差、很容易导致重要信息的泄漏[2]。医院里的有一部分档案管理人员并没有受到过专业知识培训，对档案管理的作用及意义也不甚了解，导致工作主动性差；还有一些档案管理人员虽然具备相应的专业知识，但管理水平却有待提高，仍采用人工检索的方式，在档案管理及应用方面没有合理的操作规程，效率很低，且常常会导致档案损害情况的发生[3]。另外，医院人事档案管理人员的还存在档案意识较薄弱的问题，随着时间的推移和人才的积累，档案数量也越来越多，如果在管理方式上不能及时探索出创新思路，势必造成档案的管理质量愈加低下。
2 人事档案管理创新思路探究
2.1 加强教育培训，提高档案管理人员的素质及水平
医院人事档案管理人员由于缺乏一定的知识水平和专业技能，且档案意识较为淡薄，这些都是影响其业务水平低下、工作积极性低的主要原因之一。事实上，档案管理室一项技术性很强的工作，并不是按照一定流程机械的操作就可以做好的。随着现代化技术在档案管理工作中的逐步应用，也对医院人事档案管理人员提出了更高的专业技能的要求，不仅需要能够熟练操作软件，更要注重自身的专业知识提升[4]。医院在对人事档案管理人员进行培训教育时，应该针对不同人员的特点、量身定制相应的培训方案，如可以对相关人员以轮岗、轮流的方式进行教育。培训结束后，可以举办一次业务知识的竞赛，让档案管理人员在激烈竞争中不断提高专业技能和管理水平，同时还能在一定程度上激发相关人员的工作积极性。
2.2 加快档案现代化信息管理进程推进
进行档案管理创新思路的探究就需要跟得上时代的步伐，逐步推进档案现代化信息管理进程，实现各种信息、资源的共享，不仅利于医院内部沟通交流，还能使医院人事档案管理的意义最大程度的展现出来。人事档案管理实现信息化之后，各个部门之间的资料传送步骤就变得简便快捷，其电子信息化管理的储量很大、速度快、计算准确，能够明显提高工作效率。加快档案现代化信息管理进程推进，首先要完善医院人事档案管理的电子信息化系统，将档案信息实现分区管理。还应将档案室、计算机室、办公室分开设置，并通过计算机系统实现联系。计算机室和档案室均安装防辐射的基础设施，在最大程度上减少电磁的干扰和降低设备发生损坏的可能性。此外，档案电子信息化进程的不断推进就必然要求将以往储藏的纸质档案资源转化为电子资源，即将人事档案的具体信息全部输入到计算机内。尽管工作量比较大，但对以后的医院人事档案管理提供了很大的便利，因此医院应该加大此方面的人力、物力的投入，加快纸质档案文件的扫描机输入，同时要保证信息的准确性。最终形成信息整理、查询及维护为一体的完整的人事档案管理数据库，随着医院的不断发展、壮大、数据库的建立能够使各个部门的工作配合地更默契，进而提升整体的工作效率，并将会对医院的成本控制和经济效益的增长具有很大的促进作用。
2.3 不断推行医院人事档案管理新模式
随着医疗事业的飞速发展和医院人员的流动性增强，都使得医院工作复杂度的提升了不少，传统的人事档案管理模式已经不能适应当今医院的日常管理工作需要和不断发展的要求。近些年来，一些医院开始实施人事档案的制度，这也是提升医院人事档案管理水平的重要途径之一[5]。实施人事档案的制度首先要健全档案管理制度，选择有足够资历和诚信度的人事档案结构进行合作，并在合作过程中不断完善有关内容，确保人事档案管理工作按照医院的发展需要进行。此外，也要保证双方管理网络的畅通，在保证不泄密的前提下，方便医院更规范高效地实施人力资源管理工作。
关键词：高校；人事档案管理；对策
人事档案是个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作状态、社会关系以及奖励、惩处等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。高校人事档案作为高校管理工作的重要组成部分，能够客观地反映教职工的综合素质和能力，直接影响着高校的人才选拔、培养、作用和考评，间接关系到高校的管理水平、教学水平和科研水平。因此，在新的形势下，积极推动高校人事档案的科学发展势在必行。
一、高校人事档案管理存在的问题
（一）重视程度不够。无论对于人事档案管理者还是人事档案当事人来说，对人事档案的重视程度都还不够强烈。许多高校领导和档案管理人员认为档案就是简单存放于档案室里，他们只负责把每份零散的材料整理装订在一起做成档案并加以保管，提供一些被动性的服务。而对于人事档案当事人来说，由于人事档案的保密性要求高，导致长期以来人事档案只有组织人事部门和相关领导才有权利用，大多数人根本不知道自己的档案中有些什么，认为人事档案管理与自己无关，是组织人事部门的事。这些都是对人事档案在认识上的重视程度不足造成的，从而严重影响了人事档案在高校管理工作中功能的正常发挥。
（二）制度落实不足。高校人事档案管理依据《档案法》、《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》等，制定了一系列人事档案管理规章制度（如人事档案管理工作细则、收集归档制度、安全保密制度等等）。这些规章制度的建立为人事档案的管理工作提供了依据，奠定了良好的基础，但是在具体落实上还存在一些不足。例如“档随人走”和“人档统一”是管理人事档案的基本原则，但由于人才流动的日益频繁，高校人事档案常出现“有档无人”、“有人无档”、“重新建档”’的现象；档案材料的收集不及时，整理归档更新滞后，材料缺失严重等等，这在一定程度上影响了人事档案管理工作的正常运转，归根结底是人事档案管理制度落实不足的表现。
（三）队伍建设不健全。
1、人员配备不足。随着社会的发展，各高校的办学规模不断扩大，教职工的数量迅速增长。同时，随着人事制度的改革和深化，人才的流动也不断加大，因此高校人事档案管理的工作量与以往相比有了大幅度的增加。根据国家档案管理局的要求，每管理一千人的档案就必须配备一名专职档案管理人员，然而各高校专职工作人员配备并不充足，兼职现象屡见不鲜。在这种情况下，档案管理人员只能加班加点来完成基础性业务工作，没有时间和精力去学习先进的技术方法，人员素质有待提高。
2、业务知识不精。目前，各高校从事人事档案管理工作的人员大部分不是档案专业科班出身，而是因为各种原因从其他管理岗位或专业技术管理转岗来从事此项工作。而且从事人事档案管理工作的人员结构不合理、队伍不稳定、年龄偏大、不能熟练操作计算机系统进行信息录入等等，这些不论是从业务知识还是从岗位延续方面都不能完全满足人事档案管理的要求，更谈不上充分发挥挖掘档案的价值，提高档案服务的质量了。
（四）硬件设施不完善。根据《档案法》规定，人事档案管理部门要做到“三室”分开，设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公。但是在日常管理工作中，大多数高校由于经费、空间等原因的限制，在硬件设施上难以满足工作要求，不能达到“三室”分开标准，无法配备计算机等设备。硬件设施配备不足导致人事档案管理信息化严重滞后，无法对档案信息进行有效的筛选、排序、分类和汇总。
二、高校人事档案管理的对策
（一）提升档案管理意识，提高档案管理质量。人事档案管理工作要求高、任务重、责任心强，要切实做好档案管理工作，与高校领导和广大教职工对档案及档案管理工作的认识和支持是密不可分的。首先，高校领导对人事档案管理工作要予以重视，将其提升到一定的认识高度，转变原来“说起来重要，排起来次要，用起来重要，忙起来忘掉”的现象，把人事档案工作提到议事日程，在档案管理建设方面予以充分的重视和支持，更好地发挥其作用。其次，对档案管理人员要加以关心。档案工作很琐碎，难以做出成绩，档案管理人员缺乏成就感和被尊重感，领导应关心其工作和生活，尊重其人格和劳动，并在评定职称、晋升职务等方面为档案员的发展创造机会，提供发展空间。再次，档案管理人员要加大对档案及管理工作的宣传力度，利用校园广播、校园网络、会议等渠道，不断提高全体教职员工对档案的认识，促进档案管理工作发展。
（二）完善规章制度，实现规范管理。一切工作的顺利开展，需要有完善的制度予以保障。人事档案工作专业性强、技术性高、保管要求和保密程度严，这就要求从事高校人事档案工作的管理者必须严格按照制度办事。因此，高校应立足于本校的实际情况，制定完善的规章制度，实现各部门之间的通力合作，最大限度地确保档案材料的真实性、规范性和完整性，从而做到让制度说话，用制度来管理档案。特别是在人事档案材料的收集、登记、传递、保管等环节衔接时，要从严把关，做到不错、不漏，万无一失。
（三）加强队伍建设，提高工作水平。高校人事档案管理人员的素质直接决定人事档案管理工作的质量，建立一支政治素质高、工作责任心强、业务精的专业人才队伍，是提高高校人事档案工作质量的关键。
1、争取高校领导的重视。首先按照国家档案要求，配备充足的专职档案管理人员，保证人事档案管理的正常顺利开展；其次建立科学合理的档案人才培养体系，在可持续人才发展战略的高度上建立系统的才培养机制，促进人事档案管理人才的多元化、专业化，保证人事档案管理队伍的稳定性。
2、努力创造条件优化人事档案管理队伍。一方面吸引和选拔具有档案管理学科背景或工作经验的专业人才，提高队伍的专业素质；另一方面定期组织工作人员参加相关业务培训，开展校际的参加学习、交流活动，不断提高管理人员的专业知识和业务能力，从而做到用丰富的档案理论知识来指导日常管理工作。此外，高校人事档案管理人员还需要加强计算机知识的学习，成为既懂专业知识又符合档案数字化和信息化要求的管理人才，为提高高校的人事档案管理水平提供有力保证。
（四）加大投入力度，提高管理效率。针对高校人事档案管理的重要性，高校要加大对人事档案管理建设的资金投入力度，将人事档案管理经费列入单位的财务预算，不断完善基础设备，使人事档案管理各方面都达标。如按标准设立档案库房、查阅室和办公室，做到“三室”分开；配备齐全的办公设备（电脑、扫描仪、复印机等），及时更新，改善工作环境，提高档案管理人员的积极性和工作效率。
主要参考文献：
［1］廖惠娥.高校人事档案管理工作现状与对策［J］.东莞理工学院学报，2012.12.19.
关键词：高校 人事档案 信息化管理 对策 发展
中图分类号：G647 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2012）08-071-02
随着现代科技的迅猛发展，高校建设步伐的迅速加快，对人才的需求和利用日益扩大，人员的流动不断增加，档案材料数量和种类也逐步增多。加强人事档案的信息化管理，已经成为高校人事档案管理必须面对的问题。
一、人事档案信息化建设的基本内容
高校人事档案信息化建设，主要是指人事档案管理和建设工作中，档案管理模式从传统的以面向档案实体保管为重点，向档案信息数字化、网络化和向社会提供服务为重点的转变，不断提高管理效率和服务水平的过程。主要表现为：
1.重要档案信息数字化和网络化。在高校中教职工人事档案记载的信息，是与教职工的切身利益密切相关的信息，具有证据性与法律性。在职工的工作履历、职称评聘、工资晋升、干部考核以及人事纠纷等方面都发挥着重要的证据和参考作用。因此，它的使用频率特别高，很需要信息化建设。
2.档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。在高校实际工作中，由于受到时效性强、传达范围广、地域制约等因素影响，往往会大量使用电子文件档案，也需要信息化建设，并且需要加强科学利用和管理，从而做到信息共享以及保密和安全。
3.现有人事档案目录数据化。高校一般都有几十年甚至上百年的发展史，人动大而且复杂，这就更需要加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范。这对个人的工作和职称评定以及发展有着重要的作用，从而使信息资源得到充分的利用。
二、目前高校人事档案信息化建设中存在的主要问题
1.高校领导档案信息化意识不强。一些学校的领导对档案信息化管理工作的重视程度还不够，没有真正从战略的高度认识档案信息化管理的重要意义和作用，不同程度地出现了疏于指导，政策不予倾斜，不愿太多投入经费等问题，使档案信息化成为难以落实的空话。
2.档案材料不全，内容失真。真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料，有的内容前后不符，如出生年月公历、农历随意填写，且没有说明。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。对这些情况，人事档案部门也没有进行严格地审核把关，及时发现问题、解决问题，给档案的利用带来困难。没有一些本该有的履历表、年度考核表，本该有的学历、职称、工资材料也不健全。有的单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集和堆放，没有及时归档，导致内容不全。
3.人事档案材料不能充分体现高校人员的特点。高校集教学、科研和服务社会三大功能于一身，由于不同高校培养人才的侧重点不同，教师、科研人员所在机构，所从事的学科、学位、职称等方面的复杂性，使得高校的人事档案门类复杂多样。目前高校的人事档案几乎都是套用干部档案的管理模式，这样的档案无法对一个人作出全面完整的评价，不利于优秀人才的发现和选拔。
4.信息安全系统不健全。人事档案具有高度的保密性，信息安全问题尤为重要。目前，一些学校领导的安全意识淡薄，在日常管理和软件开发上都没有将安全问题放在首位。导致人事档案信息化管理缺乏应有的安全保障，人事档案网络管理平台所采用的技术大多很落后，有的甚至是被淘汰的技术，先进的技术和理念都没有得到很好的应用。
5.资源建设和人才建设不同步。许多单位的人事档案管理几乎没有系统性的资源建设和人才建设计划，更不用说投入。没有资源做后盾的系统平台形同虚设，没有强大的人力资源作保障，系统平台就不会有强大的生命力。
6.高校人事档案信息化管理的必然性。高校人事档案管理是人事管理工作中一项必不可少的基础性工作，它具有真实性、客观性、动态性和机密性，是从各方面考察与了解高校工作人员的重要依据。但是由于各种原因，很多高校人事档案工作仍停留在传统的管理阶段，档案管理信息化、标准化程度较低，仅局限于收集、鉴别、整理和装订材料，以至于不能形成综合性的人力资源信息，从而不能上升到发现人才、使用人才，以及为人力资源决策提供全面、可靠的服务高度。
信息化技术的高速发展和计算机的开发与应用，为人事档案工作的信息化管理创造了新的条件。目前各高校正积极努力运用现代化计算机手段，建立人事档案的信息化系统，完善人事档案数据库，实现人事档案由传统的手工管理向信息化管理的转变，这是社会发展对人事档案管理的必然要求。
三、加强高校人事档案信息管理的相关对策
1.提高档案管理的现代化意识。人事档案工作的特殊性造成了档案管理人员管理意识的封闭性，要改变这种局面，必须不断更新观念，勇于进取，认真学习国家的方针政策，关注改革开放的新形势、新问题，深入学习与实践科学发展观，把高校人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作紧随时展。在信息化时代，要努力强化档案管理的现代化意识、信息化意识、计算机管理档案意识，切实加快人事档案工作由手工管理向计算机数字化管理的转变。
2.深化改革，建立健全的人事档案管理制度。在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时建立新的、（下转第73页）（上接第71页）更为科学合理的人事档案管理制度，使人事档案工作更加制度化，规范化，在材料的收集方面，要建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实。在材料的鉴别方面，明确鉴别的内容，对材料进行有效的鉴别，确保档案安全可靠。在有关人员查阅传阅档案时，要明确人事档案利用方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。档案管理人员还要积极主动地跟有关部门联系，及时更新、补充档案新材料。
3.建立人事档案网络化管理体系，加强信息资源库的建设。一是要建立高校人事档案信息数据库，将人事档案原始材料通过电子手段转换成数字模式存储到磁盘等设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。二是要建立并完善高校人事档案数据库管理系统，将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建立高校人事档案信息网站，通过网络将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间的良好互动。
4.实现管档人员专业化。加强人事档案信息化建设，必须有一批高素质管理人员作保证。针对目前高校的实际情况，可通过以下途径充实管理队伍：一是直接引进所需人才，从应届毕业的大学生中选择档案专业的，进行上岗培训后放到管理一线，在业务水平和管理能力上予以提高。二是发掘高校现有的可用人员，在现有的管理人员中挑选骨干力量，鼓励他们继续教育。继续教育是对在职专业技术人员的知识、技能进行补充、增新、拓宽和提高的有效途径，对提高管理人员的创新能力和专业技术水平意义重大。三是提高全员素质，通过校内外举办的培训班、进修班等多种形式，对现有人员现代化管理知识和先进性技术设备的操作技能进行培训，使他们成为既熟悉业务知识又懂得计算机管理技术的复合型人才。
5.创新管理机制，完善法规标准。首先，要改进档案利用查询手段。积极采用信息技术手段、管理方法、管理制度，制定网络查询，充分利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。其次，为电子档案的凭证作用提供法律依据。在信息技术手段能够确保数字化档案的真实性的前提下，电子档案的法律凭证作用也应该得到承认。为此，对相关法律举证条款需进行修改，各行各业涉及到的法律凭证体系和制度也需相应改变，以此来保证档案凭证作用的有效发挥。
四、结束语
高校人事档案信息化建设是人事档案事业发展的需要，人事档案管理应与时俱进，只有进一步加强基础设施建设，标准规范建设，安全保障体系建设，提高管理人员的业务能力和技术水平，才能适应信息时代对人事档案管理的需要。
参考文献：
1.王鹏.高校人事档案信息化建设的思考.经济师，2011（6）
2.齐桂秋，张颖.高校人事档案信息化管理的现状及对策.黑龙江档案，2008（2）
3.张秀芹.高校人事档案信息化管理存在的问题及设想，学理论，2011（5）
4.姚晓琴.高校人事档案信息化管理的现状及对策，运城学院学报，2011（8）
5.王小平.关于高校人事档案信息化建设问题的探讨.中国科教创新导刊，2007（9）
一、人事档案管理的现状和问题
1.人事档案基础工作投入不足，单位重视度有待提高。目前，对人事档案管理工作有些单位还不够重视，认为人事管理出不了大效益，没必要投入太多，致使档案的基础工作薄弱，人事档案管理制度形同虚设，制约了人事档案功能的最大发挥。
2.档案管理人员业务素质不高，专业化信息化程度低。人事档案管理队伍中，有的年龄偏大，有的属照顾性调入，没有经过专业培训，业务素质较低；老一代管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要认识，不懂信息技术，而年轻人员虽懂得信息技术，但对档案管理的基础知识、原则和流程等却懂得不多，复合型人才少，导致人事档案信息化管理难以开展。
3.管理手段落后，管理方法有待创新。在信息技术飞速发展的今天，很多单位人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，虽然配备了计算机，也仅局限于打印档案目录，不能进行人事信息的查询和检索，没有形成纸质档案和电子档案并存共用的管理机制，跟不上时展对档案工作管理的要求，致使档案管理效率不高，档案利用率低。
4.缺乏统一标准和规范。目前，许多单位在建设档案信息化过程中，往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，却忽视档案信息资源标准规范化建设。如计算机等设备型号各异，档次参差不齐，档案信息的分类编码标准不完善、不统一等等，都制约着信息交流的范围和程度，影响着档案信息化建设的步伐。
5.人事档案信息化管理制度不健全。人事档案信息化管理上仍照搬套用原有制度，没有根据工作的发展以及信息化的要求，制定完善、符合实际需要的信息化档案管理制度，致使人事档案信息化管理工作缺少规范，容易出现各种纰漏，可能出现信息被窃取、服务器被黑客和病毒攻击等问题。
二、新形势下人事档案信息化管理的意义
1.极大提升人事档案管理工作的效率。实行人事档案信息化管理后，可以依据信息化技术对人事档案进行信息采集、确认、生成、归档、利用，以完整的信息化流程实现对人事档案的实时化和网络化管理，实现了数据录入一次就可以在档案管理内部实行资源共享，即时查询，既可避免手工抄写失误，又将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，更好地收集和编研档案，提高了工作效率。
2.有利于对人事纸质档案的保护。传统档案大多是纸质材料，是最原始的证明材料，经常查询，增加磨损，影响保存寿命。实行信息化管理后，档案信息可以从数据库中直接查询，减少与纸质档案的直接接触，有利于对原始档案的保护。
3.促进单位用工管理水平的发展。人事档案信息化管理，可以将人事信息及时、高效地运用于单位日常运作中，使管理者能实时掌握本单位的人力资源情况，便于更好地优化人员配置，促进发展；还可有效提升人事档案管理质量，可便利为职工办理各种手续，如根据个人人事档案办理社会保险和医疗报销手续，在进行工资调整和计算工龄时提供准确、有效的证明材料等。
三、人事档案信息化管理对策
1.强化对人事档案信息化管理重要性的认识。人事档案管理信息化建设的成功开展，单位重视是一个必不可少的条件。单位领导和工作人员都要正确认识新形势下人事档案信息化管理工作的重要地位和作用，转变传统观念，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，促进单位管理的科学化和现代化。
2.加大对档案管理信息化系统建设的投入，加快档案管理现代化基础设施建设。信息化基础设施是人事档案信息化管理的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。在充分认识人事档案信息化管理重要意义的基础上， 要加大对档案信息化建设的投入，配备必要的硬件和软件设施，为人事档案信息化管理提供硬件、技术保障，使人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。
3.加强信息化培训，提升人事档案管理人员的综合素质。人事档案信息化建设，人才是关键。应尽快建立起一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的人事档案管理队伍，以满足档案管理信息化建设的需要。在一时难以引进新型人才的形势下，要加强对现职人员的培训，分期分批参加有关信息化管理知识的培训，开展多种形式的技术交流，并大胆启用现有技术骨干，给他们压担子，使他们在实践中成长，成为既熟悉传统业务知识、又懂信息技术的双重知识结构的复合型人才。
4.加强人事档案信息资源建设和日常维护。人事档案信息化管理的核心问题是档案信息资源建设，如果没有可提供利用的人事档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案信息资源建设的主要内容是建立人事电子档案，在保管好纸质档案的基础上，对人事档案资料按照类别，逐页扫描，全部录入计算机，实现人事档案的电子化。在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。同时，个人的基本情况、人动、工作调动、考核、奖惩、教育、成果等数据资料也要通过计算机及时进行更新，实现人员信息日常管理的动态化和科学化，达到人员信息数据新、资料全、准确无误的工作标准，为单位日常人力资源管理提供高效及时的服务。
1. 企业人事档案工作在企业发展中的作用
人事档案是客观记载和反映了该档人的个人经历、德、能、勤、绩、廉表现以及成长轨迹的文字材料，人事档案工作是组织人事部门工作中的一个重要部分，做好企业人事档案管理，是做好人事工作的基础和前提，在企业发展中具有举足轻重的作用。
1.1对企业人才发展起到促进作用
作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩、廉等方面的综合反映。对人事档案重视有助于企业根据每个人才的不同特点合理的使用人才，有助于从人事档案中探索人才成长规律更好的发现、培养和使用人才。开发人力资源，以适应企业发展对人才的广泛需求，可以及时地为企业和部门推荐优秀人才，使各种人才充分在企业发展中发挥聪明才智。
1.2是培育企业核心竞争本文由收集整理力的重要工具
企业管理关键要素是人首先要服务好人，才能做好管理工作。因此，现代人力资源管理必须坚持“以人为本”宗旨，充分调动员工的积极陛和创造性。加强企业人事档案的管理工作，是将静止的人事档案变换为动态的激励手段，让员工能够感受到组织对他的关注、关心和承认。企业人事档案既能体现企业的文化特色，又能为企业管理者和员工共同感受并共同参与。企业文化的人文性表现在充分尊重人的因素、尊重人格。实行人性化管理，创造条件，满足人们实现自我价值的愿望；鼓励人施展才华，取得成就，从而相互激励、相互帮助、共同发展。企业通过科学有效的人事档案管理，充分调动人的主观能动性，发掘人的智力资源，鼓励人的创造劳动。变压抑为激励，改贬斥为弘扬。成分显示人文特性。
1.3是人力资源管理的重要手段
社会主义市场经济条件下，各类专业技术人才的流动日益频繁，一份翔实、完整的个人人事档案，对于新单位领导掌握应聘者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要的作用。通过查阅个人的人事档案，就可以掌握其品行、背景、以往的工作实绩诸要素，增加企业对聘员的信任程度和认可程度。既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”。双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。
2. 加强人事档案管理将有效促进企业健康有序发展
2.1加强档案管理．勇于探索创新
人事档案是在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历及德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的；是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录；是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。作为人事档案工作者，要深入挖掘新时期人事档案工作的内涵和特点，要有广阔的视野和开放的思维，以适应企业的发展和变化，勇于探索、不断创新，去除旧的档案工作观念，使人事档案工作与时俱进。
2.2加强收集工作，完善档案内容
全面完整地收集材料是做好人事档案管理工作的
前提。一是做好鉴定类、考核类、任免类等普遍材料的收集，采取经常收集与定期收集相结合，重点收集与普遍收集相结合的方法，通过各种形式催索档案材料，防止缺漏。二是做好职称评定、年终表彰及干部审查、违纪处分等阶段性材料收集，保证全面性、完整性。同时还要重点收集反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的材料，使人事档案的使用价值和利用率得到明显的提高。三是收集能够反映个人政治素质、思想情操、工作作风等方面的材料，特别是能够体现人才智力、能力、水平、专长、业绩的材料。使档案内容更加全面完整。提高档案的价值和利用率。
2.3审核档案真伪，做好材料鉴别
鉴别工作政策性很强，是维护人事档案真实性和完整性的重要保证，是保证人事档案质量的重要环节。因此，人事档案管理人员应坚持原则、本着向组织负责的态度，对每—份收集上来的材料进行鉴别、精选，确保干部档案精炼、翔实。要确定鉴别材料是否属于人事档案材料的范畴，对于不属于归档范围的材料视不同情况分别处理。其次要对人事档案材料的内容是否真实进行鉴别，经过鉴别后的归档材料必须是真实、完整、精练、实用。以确保档案材料的权威性。
2.4做好档案整理，提高档案质量
档案整理是档案管理中重要的基础工作，是一项经常性的工作。档案整理必须严格地把好质量关，做到分类准确、加工考究、排列合理有序、装订整齐。遵循档案工作活动规律，使档案材料之间内容和时间上的联系，真实地把能够反映个人历史和现实的材料整理出来，确保人事档案整体质量的提高。
3. 企业人事档案管理必须注意的事项
3.1要采取得力措施。遏制弄虚作假
领导干部、人事部门档案管理人员要认真贯彻执行党和国家有关人事档案管理的方针政策，坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象。切实做到分工明确、责任到人，定期检查，有错必纠。一经发现弄虚作假现象，不仅要追究填写人的责任。还要追究主管领导的责任。因此，要加强企业人事档案法制建设，强化人事档案行政执法建设，使人事档案行政部门勇于执法，善于执法，真正做到有法必依，违法必究，从源头上防止人事档案信息失真情况的发生。
3.2要增强法规意识，提高业务素质
人事档案工作者要结合国家人事制度改革和国家各项社会保障制度的完善，积极宣传档案管理的各类政策法规做到有的放矢，增强宣传效果。各类人才交流中心的人事档案工作者更要紧跟社会形势的变化结合国家新出台的文件要求，不断的提高自身的业务素质，破除传统计划经济体制下的企业人事档案管理观念，树立人力资源管理新理念，为适应企业人事档案工作的发展而不断努力。
3.3要健全管理机构。规范档案制度
一、城管部门的日常管理工作
只有对城管部门的日常管理工作有所了解，才能明确城管部门档案管理工作的范畴，也才能明确城管档案管理工作的重要性。
城管是集中行使行政执法的职能部门，其主要的职责分为两大部分：市容市貌和违法建设的监管执法职责。具体而言，可以分为以下几个方面：一是对市容环境卫生等方面的情况进行监管检查，如发现不达标的地方，则可以依法强制执行。二是依照城市规划管理方法的法律、法规，对所管辖范围内的违章行为进行行政处罚。三是依法行使城市绿化管理方面的监督检查职责。
二、城管局档案管理工作的内容
城管局因其工作内容的范围比较广泛，所以城管局档案管理工作所涉及的内容也很广泛。例如城管局人事档案的管理工作，因城管工作人员的变动性比较大，所以人事档案的管理工作要做到细处：该工作人员何时进入，何时调离，去向在哪里？除了人事档案管理之外，城管档案管理工作还要对每位城管工作人员所管辖的范围、所辖范围中的人和事都要进行登记管理。
三、城管局?n案管理工作的重要性
城管局所管辖的事情涉及到人们日常生活中的每一个细节，所以城管局档案管理工作极其重要，不但有助于城管局工作的顺利开展，同时还有利于人们过上幸福稳定的生活。
（一）城管局的档案在城市建设过程中是一个重要的信息库。在城市的管理、规划以及人们的日常生活中能够发挥其实用价值。城管局的工作人员可以利用档案管理工作所保存的信息，配以城管局的宣传照片，对广大市民进行宣传，促使市民认识到市容环境卫生、城市规划管理以及城市绿化管理与自己的日常生活息息相关，从而有利于城管工作的顺利开展。经过长期的宣传之后，市民们意识到了自己的一言一行与城市的发展共生息，所以会注意自己的言行，使之与城市的发展相配套，促进城市的发展。
（二）城管局的档案是城市建设和发展的“镜子”。其记载的信息不但可以为城管工作人员提供资料，提高他们的工作效率，同时还能反映出该城市的管理工作是否切实到位，是否取得有效的成果。例如，在城区的某个管理区域中，当工作人员碰到一些棘手的问题时，就可以从档案库里调取资料，与所遇到的问题进行对比和分析，查找其相同之处和不同之处，经过分析之后，得出最佳的处理方案，力争得到尽人意的处理效果，提高城管工作人员在市民心目上的形象。
（三）城管局的档案是衡量本单位工作人员业绩和管理水平的尺寸。档案管理工作中的记录程序，不但可以显示本单位的优秀成果，同时还可以对本单位工作人员的工作业绩和管理水平进行衡量。在年终考评时，城管局的领导在审查本单位的档案管理工作时，可以提取档案室的第一手资料，对这些资料进行科学分析，落实到每一位工作人员的身上，根据他们在全年的工作数量和工作质量，对他们的工作成效进行考核。对于考核优秀者，则给予奖励。对于考核不合格或较差者，则严格他们“查缺补漏”，把自己工作过程中的不足之处查找出来，分析原因，对症下药，尽可能把自己的工作做得更完美。
（四）城管局的档案管理工作在“大数据”时代的作用愈显重要性。随着计算机技术以及网络技术的大力发展，城管局的档案管理工作借助“大数据”时代的各种先进技术，有着更好的发展前景。在开发有效的信息系统基础上，把城管工作中的影像材料、文字材料、图纸材料以及录音材料保存下来，并使之变成现代化的有效信息，从而推进城市管理和建设的现代化发展进程。
1.1领导重视不够，思想观念跟不上时展的需要
西部地方院校领导对人事档案管理工作的重要性认识不足，观念守旧，认为高校人事档案工作不外乎收集、保管、裁剪、装订材料等具体事务性工作，与科研教学没有直接联系，工作中只要材料不泄密不丢失即可，平时对档案管理工作不闻不问；人财物上投入不足，档案基础设施建设不完善，对学校人事档案人员能力素质也没有明确具体要求，教职工家属或其他兼职人员都可以担任，有的甚至成为解决教职工家属工作问题的岗位。
1.2人事档案管理人员素质低、不专业
高校人事档案管理工作是一门专业性比较强的工作，对管理人员的专业素养、思想政治、工作作风等方面都有较高的要求，但由于各方面原因，当前西部地方院校人事档案管理人员大多为兼职或非专职人员担任，有许多为领导或教职工家属。这些人员素质低，没有经受过专门的人事档案管理培训，甚至对国家档案日常管理八项制度都不清楚，仅仅将其作为一个工作岗位“混日子、领工资”，加之年龄偏大职称偏低，接受新事物能力低，其专业能力、从业态度、思想品德、工作作风等方面已经不能适应新时代对高校人事档案管理工作人员的能力素质需要，急需更换或提升专业素质。
1.3经费投入不足，场地不标准不健全
由于受办学经费限制，目前西部地方高校办学经费普遍不足，在人事档案管理方面的投入更是少得可怜，没有专项经费，缺少专门的档案管理场地，大多是普通办公室改装而成，面积不标准不规范，“三室”没分开，“三防”不到位；档案保管的安全性无法保证。必备的档案管理材料都配置不足，档案管理员很少有出去学习进修的机会。
1.4人事档案内容收集利用率低
高校人事档案涉及教职工的年度考核、工资与劳动关系、学历、履历、各类鉴定、培训和评定岗位技术、党团政审、奖励、职务任免等材料。由于各种原因，目前西部地方院校人事档案收集的材料主要是一些个人基本信息，内容很简单，对于更详实材料尤其是新近职务职称岗位变更、获奖等很难及时收集，不能反映个人全面信息和最新动态。另外，西部地方院校领导认为，个人的档案材料要严格保密，教职工个人信息只容许上级领导和组织部门使用，其他人不能调阅，即使本人也不能随便阅览。导致人事档案的利用率低，没有真正发挥出档案的作用和效益。
1.5档案管理手段落后，信息化建设落伍
目前西部地方院校人事档案管理手段模式仍以人工收集整理上架为主，以纸张为主要信息记录载体，分类、编目、检索主要靠手工完成，档案材料归档整理速度缓慢，环节繁杂，效率低下；管理人员计算机应用水平低，档案管理信息化建设处于初步起步阶段，无法实现档案信息化、数字化管理。无法实现档案的网络化接收、传递和共享，导致目前西部地方院校人事档案管理工作处于被动辅助地位。使人事档案管理工作始终在低水平上徘徊。
2解决对策
2.1西部高校领导应转变观念，高度重视学校人事档案管理工作
人事档案具有凭证、参考和服务作用，可为高校快速发展起到保驾护航作用。是高校领导选人用人、举贤荐能、绩效考核和考察干部的重要依据。档案管理与利用能充分反映高校综合管理水平与办学实力。因此，西部地方高校领导首先在思想认识上要意识到人事档案管理工作的重要性；为保证人事档案收集整理工作的顺利进行，学校应出台文件对各单位人事档案收集提交提出明确具体要求，将人事档案工作作为单位年度考核硬性指标。划拨足够的档案管理经费；按照国家要求每千人配备一名专职档案管理人员，定期选送档案管理人员出外学习进修；为档案管理人员职称职务晋升提供便利；提供合适的办公场地和标准档案管理库房；同时定期调查了解档案管理工作，及时解决档案管理工作中出现的问题和困难。从而更好地发挥高校人事档案工作应有的职能。
2.2采取各种措施提高西部高校档案管理人员的专业素质
对于已在岗的人员依据其意愿，要么进修培训，要么调离岗位；对于新近人员必须严格要求，必须是档案管理专业的毕业生，通过公开招聘、理论技能考核，上岗面试等环节择优录用，同时对其思想政治、工作态度、待人接物等方面严格要求，以保证进人用人的专业性、高质量。平时工作中还要不断加强管理人员的培训提高和定期考核，使档案管理人员成为政治素质高、业务能力精湛、信息化技能强的复合型专业人员。
2.3加大经费投入力度，建设标准档案用房
加大高校人事档案管理经费投入力度。学校领导应充分意识到人事档案管理的重要性，应每年为人事档案管理划拨专门的使用经费，配足配全管理设备材料；按照国家人事档案管理标准建设专门的“三室”（库房、办公室、阅览室），规范的档案管理场地、库房，多渠道筹措资金尽快落实人事档案管理信息化系统。
2.4提高人事档案收集利用率
通过领导负责、下发文件、建立基层档案管理组织、定期召开档案管理工作会等途径，强化档案管理工作重要性；检查督促基层教职工能够按照高校人事档案十大类（个人自传、专业、考核、履历、错误、证明、奖励、工资、党团和其他类）全面及时上交；同时，人事档案除了个别材料需要保密外，大部分内容尤其是个人业务档案是可以公开的，如教职工基本信息、职务职称、年龄、专业、党政关系等，这些信息公开后，可为有关单位了解当事人基本情况提供便利，更大范围发挥人事档案材料作用；同时也降低了档案管理部门工作量。提高了工作效率。
2.5加快人事档案信息化建设步伐
购物车(0)