时间：2023-06-21 09:05:34
导语：在城市建设档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
第二条城市建设档案（以下简称城建档案）是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条本规定适用于本市行政区域内城建档案的管理。
第四条城建档案管理应遵循统一管理、多套分存的原则，建立健全以市城建档案馆为中心，以各县（市）城建档案馆（室）为基础的城建档案管理网络。
第五条市建设行政主管部门负责本市城建档案管理工作。各县（市）建设行政主管部门负责辖区内的城建档案管理工作。
市、县（市）城建档案管理机构，具体负责辖区内城建档案的日常管理工作，其范围是：
（一）贯彻执行有关城建档案工作的法规、规章；
（二）接收、收集需要长期和永久保存的城建档案资料；
（三）负责城建档案资料的管理及利用工作；
（四）对重要工程的竣工档案资料进行核查；
（五）对各有关单位、部门的城建档案管理工作进行检查、指导；
（六）开发城建档案信息资源,为城市规划、建设及其管理服务。
第六条市、县（市）档案行政主管部门应当在业务上加强对城建档案管理机构的监督、指导。
第七条县（市）政府应当配备与城建档案管理任务相适应的工程技术和档案专业人员，并对所需经费予以保障。
第八条各有关单位应当做好城建档案资料的整理、归档、移交工作，保证城建档案的齐全、准确、安全和有效利用。
第九条市、县（市）城建档案管理机构重点管理下列档案资料：
（一）城市建设工程档案：
1、工业建筑工程：包括工厂、矿山等。
2、公共和民用建筑工程：包括文化、教育、卫生、体育以及住宅等建筑工程。
3、城市市政公用基础设施工程：包括道路、桥涵、给排水、燃气、供热、照明和市容、环卫、环保设施等工程。
4、城市基础设施工程：包括电厂、变电站、邮政电信枢纽、城市规划区内输配线路、铁路、公路、港口、机场、公交等工程。
5、园林绿化、风景名胜建设工程：包括公园、绿地、文物古迹、雕塑以及纪念性、标志性建筑设施等工程。
6、城市防灾工程。
7、城市人防工程。
8、军事工程：包括除军事营区和军事管理区以外的各类工程设施及穿越市区的地下管线及有关地下隐蔽工程。
（二)城市建设各相关部门在城市规划、市政、环保、房地产、人防等管理活动中形成的城建档案资料。
（三）各有关单位在城市建设方面形成的科研成果资料以及与城市建设相关的城市历史、自然资源、生态环境等基础资料。
人防工程、军事工程涉及国家和军事秘密的除外。
第十条列入城建档案管理范围的建设工程，建设单位在组织竣工验收前，应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。城建档案管理机构预验收工作应在建设单位提请之日起五日内完成，重大建设工程的预验收工作期限不超过十日。验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。
第十一条建设单位在取得工程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。
第十二条建设工程竣工验收合格后，建设单位应当在三个月内向城建档案管理机构报送准确、齐全的竣工档案材料(原件)。
已建成的工程项目无现状图或竣工档案不齐全、不准确的，其产权单位应进行补测、补绘，并在补测、补绘后一个月内将档案移交城建档案管理机构。
建设单位可以委托城建档案管理机构代为整理、编制工程档案，整理、编制的费用由委托单位支付。
第十三条城市建设各相关部门形成的城建档案,应自形成之日起一年内向城建档案管理机构移交。
城市房屋产权产籍档案的移交期限，按省建设行政主管部门的规定执行。
各有关单位在城市建设方面形成的科研成果以及与城市建设相关的城市历史、自然资源、生态环境等基础档案资料，应在形成之日起三个月内向城建档案管理机构移交。
第十四条本市市区的城建档案向市城建档案管理机构移交；其他各县（市）城建档案向所在地城建档案管理机构移交。
移交单位在向城建档案管理机构移交档案正本的同时，应当自存档案副本。
第十五条城建档案不重复接收或移交。
对国家机关利用档案或者单位、个人利用其移交、捐赠、寄存档案的，城建档案管理机构应当无偿提供服务。
第十六条对在城建档案的收集、整理、保护、利用和理论研究等工作中作出显著成绩或向国家捐赠珍贵城建档案的单位和个人，由建设行政主管部门给予表彰和奖励。
第十七条工程建设单位不按照规定移交建设项目竣工档案的，由建设行政主管部门责令限期改正，并处以一万元以上五万元以下罚款。
对于档案管理尤其是城市建设档案管理的形成，一般来说要经历文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档等程序，这些程序主要都是由人工的手写操作来完成的。但是，我们现代化的城市建设档案管理要和时代接轨就要充分的掌握电子计算机的应用技术，并且做到现代化技能的准确掌握。这样才能将电子计算机的便捷操作和以上的档案管理程序相融合使得程序简单、方便、快捷。这样就逐步的实现了办公自动化。而这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要城市建设档案管理工作者去掌握和运用。所以需要我们的工作人员积极地锻炼并提升掌握专业技术的技能。最后，我们国家在全国范围内实施数字化城市的建设，这种先进的管理方式和方法在城市建设档案管理同样适用。我们要将信息化和数字化作为档案管理和时代接轨的契机和抓手。这样我们的城市建设档案工作者就要积极的将这些技术和信息与自身的岗位职责结合到一起，在学习的过程中不断地进行实践操作。这样可以提升自身的专业素养以及丰富了自己的信息化知识，逐步地和现代前沿技术接轨。
二、运用数字化理念进行城市档案管理
可以说，在城市建设档案管理的工作中，信息量的汇集使得我们应该学习现代先进技术，不断地整理档案，并将城市建设档案和先进的现代化技术相结合，摒弃之前陈旧的工作方式，摒弃繁琐的复杂劳动。具体来说，之前的城市建设档案管理中，在工作人员进行立卷工作的时候，要注重理解每一种类型。所以，工作者要针对自己的准确理解对于每一种类别的文件进行整理和运用。在这里，因为每个人的理解方向是不一样的，就算是针对同一份文件也有着不同的分类，这样就容易出现一些不好的状况。不利于档案工作的进行。但是如果我们可以充分的运用现代技术和时代接轨，充分的将数字化的技术应用到其中，在整理的过程中要将数字化的电子传输以及电子软件进行归类，将这些立卷工作的分门别类，之后将这些类别整理成目录进行纸质打印，这样就可以有着清晰的类别，摒弃了之前没有秩序的分类，不论哪个人来进行工作，都可以根据计算机并按照统一的标准进行文件的整理，并可以很轻松的进行检索，轻而易举的找到自己需要的档案。运用数字化的方式，一切归纳和整理的工作都可以通过程序进行检索。这样是对工作效率做了很大的提升。充分的将计算机的优势发挥了出来，并减少了人工操作的困难。这样和时代技术的接轨，对于城市建设档案管理来说是一个质的飞跃。
三、不断的加强继续教育
【关键词】城市建设；档案管理；措施
一、城建档案在城市建设中的地位与作用
（一）城建档案是城市规划、建设、管理的重要依据
城市规划是城市发展的前提。要制定一个科学的、符合实际的并具有前瞻性的城市规划，必须依靠那些真实记载着该城市在建设过程中形成的档案资料，并以此为基础，进行创新拓展。而城建档案真实地反映城市的现代化进程，更是城市规划的重要依据。所以，从某种意义上来说，城建档案是城市各项事业发展的综合指标的反映，包含着大量城市建设的重要讯息，我们的城市建设，绝对不能忽视城建档案工作。例如，城市建设中旧城区的改造、新城区的开发、基础设施的改建、扩建等，如果缺乏充分足够的城建档案资料作为参考，一切从零开始的话，其工作难度之大，是难以想象的。因此，掌握系统、完整、可靠的城建档案资料，是制定城市规划的前提条件，是进行城市建设和管理，乃至今后发展的重要依据。
（二）城建档案是市民工作和生活有序进行的重要保障
城市的主体是人，城市的建设与发展是以保障人民生活正常进行为前提的。党和政府提倡以人为本，落实到实际工作中就是要城建工作不扰民。水、电、气、通讯、交通这几项都是人民日常生活的基础资源，关于这些设施的档案必须完整而且足够准确，才能在高速的城市建设中保持市民的工作生活有序进行。
（三）城建档案是提高城市防灾抗灾减灾救灾能力的重要资料
城建档案作为城市规划和基础建设的不可再生的历史纪录，对城市在预防和抵御自然灾害方面有着十分重要的作用。一个城市一旦遭受自然灾害破坏，城建档案就会立刻显示它的特殊功能。2008年发生的“5・12”汶川大地震、2010年发生的玉树大地震都告诉我们，一张地图，甚至一张管网图，对迅速恢复城市的关键工程设施系统，都具有不可替代的作用。
二、现阶段城市建设项目档案管理的状况
（一）档案收集、处理不尽规范
案收集来源不均衡。一是从整体情况看，档案资料收集地上多，地下少；实践中，城建档案管理部门很难将所有的城市建设项目档案收集起来，存在遗漏问题；二是从管理权限上看，建设系统各专业部门内部档案收集得多，外部收集得少；三是从分类大纲上看，部分档案收集存在漏项，甚至是空白。
（二）档案收集方式过于单一
案利用率低，实践中，城市建设相关单位、机构对城建档案的认知程度不高，不到用时，绝不查阅，导致城建档案的利用人次、卷次等指标都非常低，难以发挥档案的积极作用。主要反映在纸质档案收集比较多，特种载体档案少，满足不了城建档案信息化管理的需要。
（三）档案收集内容不准确
有些已收集的城建档案，信息缺失严重、审批程序不合理等，有的材料混乱性东西多，缺乏关键理论。
（四）档案人才缺失
新形势下，档案管理需要专业的人才。但是，从目前许多地区的城建档案管理实际工作看，许多档案管理人员都是业余的，或者成为了一些年龄大、能力低的机关干部的“避风岗”，这显然不适应于未来发展的要求。
（五）信息化建设中，硬件投入滞后
城建档案信息化要求资源共享与快速流转，而目前其硬件配置、网络组建仍然滞后。在国内一些大型图书馆或者先进院校的图书档案管理机构中，档案管理已经全部实现了信息化操作。但是，在城建档案管理领域，仅靠有限的人力实施海量城建档案资源收集、整理、保管、利用，显然不能适应信息化快速发展的要求。
三、提高城市建设档案管理工作水平的对策
（一）加强城市建设档案人才队伍建设
首先，应该从增加档案馆人员的编制上入手，使得相关的城市建设信息能够被及时、专业的处理。其次，则应该从城市建设信息的收集上入手。随着现阶段城市工程建设上马项目的增多，城市建设档案信息收集的工作量也在呈现不断增长的状态当中，而且城市工程建设项目增长的速度远远超出了相关工作人员数量的增长速度。因此，要想解决这个矛盾就要从其他方面入手，例如建设单位要在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对工程文件的收集、管理及移交作明确要求，各参建单位要把档案工作管理职责责任到人，从根本上解决较为突出的问题。单纯的增加相关工作人员的数量并不能够解决问题，只有从实际应用出发，组建一支专门从事城市建设档案管理工作的人员队伍，只有从解决问题出发，
进行相对应的改善才能够真正意义上完成城市建设工程档案收集和整理的工作。
（二）提高城市建设档案管理工作的规范化水平
（1）对档案进行全面的核查，在对竣工档案资料进行移交时，包括前期准备文件、施工文件、竣工文件等资料都要保证其完整、准确、规范和系统。
（2）档案信息化工作的基础是档案的著录。由于每个城市建设档案管理单位的条件不同，应该研究制定统一的《城建档案著录细则》，以实现档案著录的标准化和规范化。
（3）合理组卷，在整理过程中如若发现案卷内容混乱，无页码等现象出现时需要重新进行加工，并将有联系的文件组合在一起。组卷合理化和规范化不仅有助于科学管理、优化馆藏，还能提高计算机管理的利用效率。
（4）档案分类号以及档案题名的准确无误有助于提高检索查准率。对一些含义不清或模糊的题名要进行及时的处理，避免出现计算机无法识别的情况。
（三）提高城市建设档案管理工作的信息化水平
随着现代信息技术的迅猛发展，促进了先进信息技术与档案管理工作的融合，城市建设档案管理实现网络一体化：借助相应的软、硬件平台，通过扫描、录入等方式，实现档案的“三态”同步，从而实现网络检索和在线阅览，大大提高了城建档案的利用效率。我们的社会已经处于一个信息爆炸的时期，信息技术的在各行各业获得了巨大的发展。城建的档案管理也必须跟上时展的步伐，将一些已经不符合或者陈旧的管理模式加以改进和创新，以此更好的为城市建设提供服务。将先进的信息技术引入到城建档案管理上来，从根本上提高城建档案管理工作的信息化水平。
（四）提高社会的“档案意识”和档案的“社会意识”
为经济建设服务、为城市建设服务是城市建设档案工作的根本目的，也是我们一切工作的出发点和落脚点，是我们自身的价值所在。我们必须紧紧围绕这个中心，为社会提供全面、及时、准确的档案信息，充分发挥自身的价值。我们要注重服务理念、方式方法的不断创新，实现由传统服务向现代服务的转变：一是要改变“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念，如指引群众通过“依申请公开”的方式申请利用。二是开展城建档案编研工作，将信息整理加工成册，提供给社会利用。三是利用互联网技术将信息主动给社会。城建档案部门一定要充分提高“社会意识”，由此提高自身价值。
另外，城建档案部门还要加强自身的宣传，通过提供良好的服务来提升整个社会的“城建档案意识”。
结语
城市建设项目的档案是城市建设项目活动中产生的图像一致、原始的具有保存价值的实际记录。然而，做好城市建设项目的档案管理工作不是几个人就可以轻松完成的，而是需要每个责任主体和相关人员的重视和努力。我们要制定相应的具体措施，基于相关的法律法规，加强城市建设项目的档案管理，从而使它进入良性循环的轨道。
参考文献
[1]胡琴.浅析如何加强城市建设项目的档案管理[J].文史月刊，2012，08：34-35.
【关键词】城市建设档案；档案管理；信息化
城市建设的发展离不开城建档案管理。城市管理可以直接从档案管理体现出来，其主要表现为技术要求高、工作量大。在城市发展建设过程中产生一系列具有长期甚至永久保存价值的资料及文件，这就要求档案管理相关部门要将城建档案进行科学有效的收集、分类、整理、归档，并且建立一套完整的管理体系。城建档案管理不仅能够为城市未来的扩建、维护提供及时、有效的资料支持，并且能够综合不同阶层对城市管理的评价，经过收集、整理之后反馈给城建相关部门，从而优化施工方案、优化城建设计，减少不必要的投资，为城市发展奠定基础。
一、档案管理在城市建设发展中起到的作用
（一）促进城市未来建设发展。档案管理促进城市发展主要作用表现在以下两个方面：一是能够为未来城市发展提供动态管理资料及科技资料，通过情报资料、书面、杂志、电子邮件等方式表现出来，为城市未来发展提供科学、合理的理论依据。二是通过城市各阶层管理，为城市未来建设提供更加全面的服务。城建档案作为城市发展的信息集合体，不同时期的城市建设、管理方式能够帮助城建工作吸取过去的经验，从而更好地发展。通过档案信息记录各个阶段的总结、研究，为未来城建工作提供更加先进的管理模式。
（二）档案管理是城市建设中的重要组成部分。一个城市的形象是通过城市文化建设体现的，一个良好的城市文化能够提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市档案正是城市文化中的一部分或者是子系统，而档案室正是可以表现不同单位文化属性的部门，档案室作为档案管理的重要场所，同样也是不同机构的信息中心。要充分发挥档案室的作用，利用其文化属性，就要将档案室建立成一个集教育、文化、宣传、服务为一体的管理机构，让其成为城市文化中心。通过档案记录城市文化面貌，从而提高城市文化的知名度及市民的使命感和荣誉感。
由于城市建设管理工作的多样性、综合性等特点，要求档案管理要更加深层次地挖掘信息资源，以能够最大化为城建工作服务为根本目的。档案管理工作的展开要以城市建设为中心，逐渐进行完善、整合，开发出全新的服务领域。并且档案管理要充分利用先进技术与方法，扩大服务领域及服务对象，最大程度上提高城建文化品牌形象。
二、加快城市建设档案管理信息化的方式
信息化城建档案管理是指城建档案管理机构利用信息技术，通过对城市信息资源广泛利用及深度开发，逐渐提高城建档案的指导、接受、决策、管理、水平，从而加强城建档案管理机构的社会效益及经济效益的过程。信息化城建档案要求管理形式信息化、管理环节自动化、信息决策智能化、信息资料电子化。由于我国城建档案机构建设较晚，其还处于初期发展阶段，想要促进城建档案信息化必须要做到以下几点：
（一）树立城建档案信息化观念。信息化城建档案管理建设是以城建档案为基础，运用信息技术进行管理。信息化城建档案同样也是管理机构未来的发展方向，其信息化管理的完善程度直接影响着档案管理机构在信息时代下的地位。如今，我国信息化城建档案管理依旧在起步阶段，这与社会经济发展严重不符。所以，城建档案管理工作必须摒弃传统的管理方式及观念，必须将城建档案管理融入现代化城市建设中，正确认识信息化城建档案管理对城市建设未来发展的作用。根据城市发展实际情况制定一个符合城市发展档案管理计划，利用信息技术让城建档案更加透明、高效，最终使城建档案管理能够与社会发展、城市建设相适应。
（二）建立信息化城建档案管理配套设施。信息化城建档案管理的配套设施是跟上社会发展、城市建设步伐的重要方式。如今，我国城建档案建设的滞后性非常严重，例如应用系统建设、基础设施建设、人才队伍建设都与社会发展、城市建设不适应。如今的信息化城建档案管理的主要问题在于：一方面，如今的信息化城建档案管理还不够完善，档案资料库无法开发全部的信息，其广度及深度无法满足社会需求，并且对于信息化档案管理的软硬件投资无法与社会发展相适应；档案管理工作人员无法胜任信息化档案管理深度、广度的要求。所以，根据这类问题，档案管理机构应该借鉴国内外先进的管理经验，建立健全信息化城建档案管理，加强对信息化管理的资金支持，为今后的信息化档案管理发展提供良好的基础，并且加大人才的引进及工作人员的培训，让其能够更加适应信息化档案管理的需求。另一方面，针对城建档案信息开发利用问题，在很多情况下档案管理依旧存在很强的主观性，使信息开发价值、深度、服务水平都会受信息化管理者水平的影响。所以，在信息化城建档案管理中要将其管理制度不断完善，其信息决策要更加民主、客观，避免“一人独大”的情况出现。在管理者方面要施行“能者居上”的理念，确保管理者的素质过硬，保证信息化城建档案管理的合理性。
（三）树立城建档案信息化的社会观念。想要树立信息化档案社会观念，要求档案管理机构不仅要做信息收集工作，而且还要加强档案管理的督导工作，通过分析、研究档案管理问题，进而优化城建档案管理制度。
总之，未来城建档案管理会更加公开化、全面化，为社会提供更加真实、可靠的信息，因此我们必须树立一种档案管理的社会观念，把城建档案管理发展当作每一位公民的义务，从我做起、从大众做起。
【参考文献】
[1]徐顺敏.新时期城建档案信息的开发利用[J].城建档案，2012（ 2） ：42- 43.
城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。城建档案涉及了城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的城建信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息，发挥档案信息的时效性作用。大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，城建档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。
2 当前城市建设工程档案的管理现状
2.1 相关档案管理人员的工作积极性不高
当前，存在一部分的档案管理人员自身的工作积极性不高，很多档案管理人员思想意识松懈，制约档案管理工作成效的提高。尤其是一些施工现场档案采集与保存的工作人员，对于档案管理的流程和认识不足，导致档案资料存在损毁和丢失的风险。此外，还有一些企业对于档案管理人员自身的专业性考察不够，甚至一些非档案管理专业毕业出身的人，去管理档案资料，造成了档案资料的管理混乱，成效不高。
2.2 现代化档案管理的设施与配套不足
近年来，现代化档案管理的模式，越来越成为很多企事业单位的发展方向。然而，还是存在一部企事业单位对于现代化档案管理的发展认识不足，相关的预算和自己投入不够，导致了很多企事业单位的档案管理仍然停留在传统档案管理中的“纸上谈兵”，给档案资料的查阅、调阅等一些列的后期档案服务带来了不便，档案利用率和成效性不高。
2.3 档案管理与模式缺乏现代档案管理的思维与模式
传统的档案管理模式往往重视对纸质档案资料的管理，没有认识到现代化档案管理对档案资料采集、保存、后期服务带来的巨大潜力。虽然现代化档案模式的不断发展，然而在思想模式和工作实践中，很多管理人员依然沿用着传统档案管理的模式，对于信息化时代电子档案管理与发展缺乏深入的认识和了解。
3 提高城市建设工程档案管理成效的思考
3.1 提高认识，凸显档案管理人员自身的主观能动性
任何管理行为的发生，都离不开人的因素。在现今城建工程档案资料的管理中，管理人员自身的管理思维和认识是制约和影响档案管理成效提高的重要认识。所以，我们首先就是要解决人的问题。作为档案管理的主管部门，应该切实的提高每一个档案管理人员自身的思想认识，树立良好的档案管理视角和思维，以积极主动的工作心态，投入到企事业单位档案管理工作中。
3.2 重视制度建设与完善，发挥岗位的职能性
制度的建设和完善，是充分保障档案管理工作成效提高的重要因素。在城建工程档案管理中，作为档案管理的主管部门，应该切实的重视档案管理的制度建设与完善，细化岗位的要求与原则，充分的发挥岗位的职能性与职责性。坚持以制度管人、以制度约束人，做到有制度必须依靠、有制度可以依靠、违反制度要追究、追究过程要严肃的模式，促进每一个档案管理人员从自身做起，提高每一个档案管理岗位的成效性，推动城建工程档案管理的健康稳定发展。
3.3 加强资金投入，加快建设现代档案管理
好马配好鞍。看似玩笑的一句话，确是对现代档案管理配套与投入的深刻写照。未来推动现代化档案管理的发展，企事业单位应该切实的加强资金投入，推动现代化视角下档案管理事业的发展。比如尽快投入数字化档案管理设施，加快建设数字化档案的管理系统，避免纸质档档案原件在不断的调阅中受到的损毁风险，同时电子化档案的发展也保证了档案资料后期服务的便捷性与一致性。
3.4 科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价
科学的考核与评价对衡量每一个档案管理人员自身服务的重要标准。在现今城市建设工程档案资料的管理中，相关主管部门应该转变传统粗狂的考核模式，细化考核的内容与条款，把关乎到每一个档案管理过程、行为、思维、观念都纳入到考核与评价的体系中去，形成一个公平、公正、科学的考核生态圈，并且把考核的结果与每一个档案管理人员自身的福利、待遇等相挂钩，推动档案管理成效的不断提高。
3.5 信息时代下档案管理人?T自身的发展
现代化档案管理发展下，每一个档案管理人员应该切实的重视自身档案管理素质与专业水平的提高。比如现阶段，每一个档案管理人员可以利用信息时代的优势，进行相关档案管理的技能培训与再学习，与时俱进，提高自身的专业素质、拓展管理视野，为推动现代化档案管理发展做出贡献。
1.具备良好的照片档案意识
照片档案是声像档案的分支，也是档案重要的组成部分，同样具有重要的作用。照片档案为使用者提供工作所需的同时，也不断深入到各个领域的服务当中，所以，照片档案的重要性不断突显出来。务必要强化照片档案的意识，同时也要对城市建设中照片档案的重要性予以重视，注重照片档案的收集。
2.制定健全与完善的归档制度
为了更好的适应城市的发展与建设，城市建设照片档案被广泛应用。所以，同样需要把城市建设的照片档案积极的融入到城市建设档案体制中，进而对照片档案进行规范的管理，同时还需要将照片档案与纸质档案同时纳入到政府出台的规定与细则中，并且明确的规定出照片档案的归档时间、收集的质量要求以及范围和内容等。
3.具备照片档案收集的配套硬件设施
与纸质档案不同的是，城市建设的照片档案所需要的硬件设施也有所不同，需要具备照相机、摄像机以及电脑等专业的设备。现阶段，照片是可以利用数码技术来存储在电脑中的，并且往年的带底片的照片也需要使用特殊的保管用品，因此，对于湿度与温度的要求也有所提高。所以，在进行城市建设照片档案的收集时，硬件设施需要配备齐全。
4.对照片档案的收集程序进行规范
在进行照片档案收集的过程中，为了能够有效的保证进馆照片档案的质量与规范，需要在与建设单位进行签订合同时，积极的明确照片档案的责任与义务，并对建设单位所报送的城市建设照片档案进行相应的制约。与此同时，针对建设单位在实际施工中所形成的城市建设照片档案进行不定期的指导以及服务，对于不同的施工阶段也需要进行拍摄，进而形成声像的档案。除此之外，还需要对常规的建设进度进行拍摄与收集，在正常的程序中保证照片档案的收集。
二、城建照片档案的收集策略
1.对照片档案进行跟踪收集
针对工程建设的实际施工进度来对工程的不同阶段以及节点进行实时跟踪与拍摄，尽量短时间内进行收集。同时，对于比较重点的工程建设需要强化指导与联系，并且进行重点的收集，进而有效的保证照片收集的质量与效率。
2.对照片档案专题进行及时全面的收集
照片档案的专题收集就是对能够反映出专题内容的照片进行收集，可以包括单位系统的专题、开展摄影展过着是相应的内容专题等活动进行专门的收集。针对收集到的新照片与老照片，根据其照片内容来深入了解城市地区的建设发展过程。也可以针对某一建筑的新老照片来体现其历史文化的价值与文物价值等，并且还能够使不同历史时期的照片内容与景观风貌等真实的展现出来。
3.做好照片的翻拍以及拍摄工作
在照片档案收集的过程中，照片的翻拍与拍摄工作具有重要的意义。通过锁定性的翻拍或者是拍摄，可以以档案的角度来进行科学合理的选择，并且可以有效的弥补照片档案管理实际收集工作中的缺陷与不足。例如，在对城市建设照片档案的征集过程中，会存在一些角度或者内容、内部的装饰与细部的结构不理想的情况，这样就可以进行补充的拍摄。
4.对数码照片进行全面的收集
因为档案具有凭证的作用，所以，在收集电子照片的过程中需要与传统照片的收集方式相同，必须符合声像档案的管理工作归规范，同时还需要保证与电子档案的归档办法相互吻合。在长时间的实践应用中，纸质照片的收集已经与电子照片的收集共同使用，进而为照片档案的管理工作以及档案信息资源的共享提供了有利的条件，同时也是城市建设照片档案收集工作的新突破。
三、城建照片档案的管理策略分析
1.对照片档案进行科学的筛选
首先，照片档案收集过程中的照片必须是真实的，这样才能保证照片档案的真实性与有效性，进而充分的发挥自身凭证的作用。其次，照片档案需要具备底片与照片以及相应的文字说明。照片自身具有一定的局限性，并且只具备视觉的形象，无法为使用者提供工程项目变化的复杂关系，也不能体现出工程项目的条件与背景，所以需要附加文字解释与说明。
2.对照片档案进行合理的鉴定
对城市建设照片档案的鉴定内容不仅需要保证照片档案中照片的真实性与必要的文字说明，除此之外，还应保证照片内容的完整性。所以，在进行照片收集的过程中需要保证照片内容的完整，并且能够全面的反映出工程建设前后的对比效果。与此同时，需要保证城市建设照片档案的质量，照片需要保证内容明确，影像清晰，并且要保证照片底片定影与水洗要充分。
四、结束语
关键词：东营市重点工程 档案管理
中图分类号：C93文献标识码： A
正文：东营市作为黄蓝两大国家战略交汇城市，面临重大发展机遇，推动“十二五”发展，工作的关键和主攻方向就是加快推进黄蓝两大国家战略的实施，建设高效生态经济区和蓝色经济区。确定一批重点建设工程项目是东营市中心城发展最迫切需要的，是广大人民群众热切期盼的，对东营市的建设发展，对提升黄河三角洲中心城市的形象，对保障改善民声非常重要。精心组织实施好这批项目，东营将发生重大变化，民生将得到极大改善。
一、东营市的重点工程建设项目需要严格的档案管理
东营市公布2014年全市重点工程项目，其中重点建设项目78个，重点推进项目14个，主要包括农业、工业、服务业、城市建设、能源交通基础设施和社会民生五大方面。
要将这些事关城市发展大计的重点工程做细、做精，离不开建立科学高效的项目推进机制和管理机制和严格高效的项目档案管理。建设工程在基本建设活动中产生的全部工程文件是联系紧密，互为依存，不能割裂的系列文件。【1】
二、加强工程档案管理的重要性
工程档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料，是工程建没过程中的真实记录，它是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录．是宝贵的信息资源，是城市建设的一种潜在的生产力。对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导利用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用，建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系。通过对它的管理、编研、开发和利用．必将转化为直接的生产力，推动城市建设发展，为社会创造更多的财富。
三、做好工程档案管理的措施
东营市黄河水城管理委员会办公室主要负责黄河水城管理委员会的日常管理工作，承担管辖区域内市政设施、园林绿化、环境卫生的养护管理工作，承担中心城西城区改造建设任务和金湖银河生态工程建设。在推进黄河水城深度开发、改善中心城水系水质，加快金湖银河生态工程和西城老城区改造建设、保障改善民生、提高城市环境质量等方面实现了新突破，紧紧围绕全市中心工作大局，不断拓展档案工作，在档案资源上夯实基础，在档案开发利用上出成果，在档案信息化建设上求突破，在档案业务建设上下功夫，在档案创新服务上做文章，努力建设素质好、业务精的新时期档案队伍，为全市经济社会发展和高效生态经济区建设提供了有力支撑和保障。
（1）重视工程档案管理工作，提高档案管理水平。建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期。遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。在签订承包合同时必须设工程档案要求的条款，明确参与施工各单位的档案职责。【2】将工程档案管理纳入工程建设管理程序，建立健全工程档案管理体制，做到工程档案工作与工程建设同步。【3】【4】有些建筑公司，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。鉴于上述原因，在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训。理解建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。
（2）加强对档案工作的集中统一管理、是建筑工程档案齐全、完整、规范的重要保证。西城改造重点实施续建项目10个，新建项目11个。其中，续建项目有潍坊路、嵩山路、菏泽路、天目山路、东营河桥、鱼台路及耿井片区雨污水管道维修疏通工程、耿井片区雨污水管线维修、影视街、商河路综合改造、宾平街、西城北污水处理厂外管网工程、黄河路（西一路至西四路）绿化提升工程、胜利广场周边支路和西城道路及桥梁维修工程，新建项目有油城广场片区、工益集团及科技馆片区、胜动集团片区、黄河钻井运输二公司片区改造工程、西五路道路工程、贺兰山路道路工程、云门山路道路工程、西城部分道路景观改造工程、南一路建设工程、城市道路照明项目、危桥大修工程。除上述项目，2014年西城改造指挥部还参与广利河及五六干合排截污干管维修、城市管理示范街项目西城部分、老广蒲沟截污干管及泵站维修、西城道路市政消防栓建设等项目实施，同时负责测井公园、淄博路西延（东营区段）等工程实施。项目多、任务重，但所有工程项目坚持集中统一管理，建立专门的工程档案室，配备专门的档案管理人员， 深入现场，做好对工程档案的服务工作。东营市金湖银河生态工程档案管理人员在主动做好对工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，对工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况。做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子。
（3）严把工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序。工程竣工验收备案工作形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来．委托各级城建档案管理机构管理．对深化建设工程管理体制．规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。
（4）有效利用计算机资源，建立档案检索系统。提高档案管理水平，提高档案管理工作的协调工作能力，方便对档案利用，提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号。
（5）加强对档案管理人才培训，建立高水平工程档案管理。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对东营市工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。这种培训将档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
结语：综上所述．重点建设项目工程档案管理工作在城市工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此．认真做好建筑工程档案管理工作非常必要，我们要严格落实有关的法律规章制度，制定具体的措施，确保整体工程档案管理步入良性循环的轨道。
参考文献
[1]王冰.城建档案的“三性”与“三化”[J].山东档案，2007（2）：21―23.
[2]GB/T50328-2001,建设工程文件归档整理规范[S].
关键词：中小城市；地下管线；基础设施档案；管理
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：2095-2104（2012）
城市地下管线工程，是指城市新建、扩建、改建的各类地下管线（含城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、工业等地下管线）及相关的人防、地铁等工程。是城市基础设施的重要组成部分，是城市规划建设管理的重要基础信息，是城市赖以生存和发展的物质基础，堪称城市的“生命线”。
在改革开放和社会经济全面发展的新形势下，中小城市建设在开发建设中可谓异军突起，许多的地面设施逐步转入地下，城市立体化程度越来越高。地下建筑物、构筑物和其它各种隐蔽工程设施之间，相互制约的关系非常密切，城市地下基础设施工程已成为现代化城市设施的重要组成部分。这对城建档案管理工作提出了更高、更新的要求，加强中小城市建设中地下管线基础设施工程档案管理势在必行。
1 当前中小城市建设中地下管线基础设施工程档案管理的现状与问题分析
地下管线工程作为城市政府财力基础设施工程建设的重要组成部分。中小城市在开发建设中，与之配套的各种给排水、热力、电力、通信等地下管线纵横交错。在看到这些建设成就的同时，我们也应该清醒地认识到政府财力基础设施工程档案管理还存在一些薄弱环节，远不能适应城区超常规建设发展的需要，下面就结合实际工作来谈谈一些看法：
地下管线工程档案真实地记载了地下管网工程从筹建到验收的整个过程，已经成为城市规划、建设和管理工作不可缺少的基础性资料。掌握和摸清城市地下管线的现状，为城市规划、建设和管理提供不可或缺的基础信息资料，已经成为抗震、防灾、避免管线事故和保证城市人民的正常生产、生活和城市发展的需要。
根据城市地下管线工程档案管理现状，构筑地下管线工程档案收集和管理的有效机制不仅成为当前中小城市开发建设发展的迫切需要，也成为加强政府财力基础设施工程管理的需要。据初步统计，在中小城市建设中，涉及基础设施特别是地下管线类专业档案所占的比例很少，主要是由于以下原因造成的：
一是对城市地下管线档案管理的认识严重不到位。重规划，轻管理；重地面建筑，轻地下管线；重施工建设，轻地下管线档案的归档现象十分突出。
二是部门之间条块分割，档案资料互相封锁，信息资源难以共享。近年来城市建设迅速发展，城市规模不断扩大，但对城市地下管线档案信息的集中统一管理十分欠缺。地下管线动态管理信息不畅通，无法实现信息资源共享。
2 加强中小城市建设中城市地下管线基础设施工程档案管理势在必行
笔者认为，切实加强中小城市地下管线基础设施工程档案统一管理已经迫在眉睫，应引起高度重视。因此，有关部门应协同配合，以相关制度和现代科技为依托，建立务实、高效的综合地下管线工程档案收集和管理机制，具体应采用以下解决方式：
2.1 加强领导，提高认识，推进地下管线工程档案管理纳入法制化管理。
2005年5月1日建设部颁布了《城市地下管线工程档案管理办法》（136号令），可以说是规范、加强城市地下管线工程档案管理的一个契机，该办法为地下管线工程档案归档提供了法律依据，对加速城市地下管线工程档案管理的规范化提供了重要的法律保障。
随着城市建设的快速发展，城市地下空间的不断开发利用，我们应深刻认识到，加强中小城市地下管线基础设施工程管理是在必行。
首先需要加强领导、提高认识、明确责任，重视地下空间的开发利用和有效管理；把城市地下管线信息管理纳入重要议事日程，力求做到地上地下统一规划，统一运行和管理。其次，在遵照《城市地下管线工程档案管理办法》，执行档案相关收集、管理工作的同时，应依据《建筑法》、《档案法》、《规划法》及相关的城市建设与城建档案管理的法规，结合中小城市建设实际，制定《城市地下管线工程档案办法》实施细则，加强地下管线档案的收集、管理、开发和利用，把地下管线工程档案管理纳入建设事业的发展规划，并抓好各个环节工作的落实措施，推动工作深入开展。严格执行地下管线工程规划许可、施工许可、备案管理等管理程序，使地下管线的管理有法可依、有章可循。为建立健全地下管线档案信息由静态向动态管理的转变提供有力保障。
2.2 运用先进科学技术手段，实现地下管线信息综合动态管理。
地下管线工程档案更新是系统保持生命力的重要条件，只有不断更新，实行动态管理，才能使工程档案更好的为现实服务。所谓地下管线网络管理信息系统是通过把地理位置不同的各专业管线单位的计算机连接起来，及时准确的沟通各专业数据的收集、传输、存储和处理，使用户信息和数据做到共享，方便地提供各种应用和决策信息。
只有充分利用高科技手段掌握各类地下管线分布结构和变化情况，做到线路明、情况清，才能在城市建设中不打被动仗。因此，应该立足当前所能应用的技术，结合管线信息化建设的规律，将地下管线信息化管理分三个阶段完成。第一阶段：普查城市地下管线，建立地下管线数据库，建立地下管线信息管理系统，建立地下管线信息交流和共享机制，为城区规划、建设和管理提供地下管线工程档案资料的检索、查询和应用。第二阶段：建立严格的信息更新和档案归档制度，实现地下管线动态管理。即建立起有法规约束的地下管线数据更新机制，及时采集新建的地下管线数据并更新管线数据库。第三阶段：实现地下管线信息多元化的应用。在保证信息安全的前提下，做到地下管线信息数据最大限度地开发和利用。
因此应以城建档案管理部门为依托建立管线数据管理服务中心，其作为管线数据共享和交换的公共平台，整合各专业管线单位的数据资源，负责城市地下管线信息的收集、整理，以及地下管线工程档案的建档入库、查询、应用和动态更新，最终实现综合管线信息集中管理和信息共享，更好的服务于小城镇的开发建设。实现地下管线信息由静态向动态管理的新格局，预防各种管线事故发生，提升城市防灾和应急救援的保障机制。
2.3 建立综合协调机制，实现地下管线基础设施工程档案集中统一和有效管理。
城市地下管线管理涉及面广，各地建设主管部门应当积极争取当地政府的支持，加强组织与协调，积极处理好产权管理与运营管理的关系，要密切合作，形成合力。管线数据的行业管理是确保管线数据更新、利用工作顺利开展的重要条件之一。但目前，在中小城市建设中，有许多现实问题直接制约着城建档案管理部门对地下管线工程竣工档案管理工作的有效开展。
针对地下管线工程档案管理中出现的问题，笔者认为：城市地下管线管理应该在政府主管部门的统一领导下，由城市建设管理部门牵头，制定有关管理法规，设立综合地下管线专业管理部门，可将目前各专业管线权属单位的管线管理职能和建设职能分离，采用社会化运作的方式，将管线的建设职能交由专业建设公司来承担，形成管线建设的市场化。一是在遵循统一规划的前提下，按照建设程序，成立地下管线建设专业部门，负责地下管线的建设、使用维护、更新改造。二是建立代表政府的集中管理管线数据资料的部门。城建档案管理部门负责地下管线普查实施工作，同时是城市基本建设档案的保管单位，应被列为管线数据资料集中管理部门和城市地下管线管理系统的管理和维护中心，为政府决策提供依据。三是加大竣工验收联合整治工作力度。竣工验收是工程基本建设程序的最后阶段，也是工程造价管理的收尾阶段，是对建设成果和投资效果的总检查。凡未进行竣工验收的工程，工程质量监督部门一律不予竣工验收和竣工备案，工程造价审核部门部门一律不予进行工程决算审核，财政部门一律不予拨付工程款。
2.4 发挥社会舆论监督作用，做好地下管线基础设施工程档案建设和管理。
关键词：规划审批档案；档案管理；信息化建设
一、前言
规划审批档案是指在城市规划管理活动中形成的具有凭证作用和保存价值的文字、图纸等相关材料，它包括建设用地规划审批档案（含选址意见书）、建设工程规划审批档案、建设工程竣工核实档案。在整个城市建设档案管理中，规划审批档案占馆藏比重多为90%以上，且由于规划审批档案更具应用性和保密性，更成为了城建档案管理中的重中之重。当前，随着数字技术、信息技术、网络技术在我们城市生活中的渗透，信息化技术在城市规划当中的应用得到了长足的发展，而作为城市规划内容之一的规划审批档案管理，加强其信息化建设，对于促进城市规划档案资料管理具有积极的促进作用。为此，本文就城市规划审批档案管理的信息化建设进行简要阐述，以供参考。
二、城市规划审批档案的特点及档案数字化的优点
（一）城市规划审批档案的特点
1. 法律权威性。城市规划审批档案包括了由规划行政主管部门核发的选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等“一书两证” 的原件，是按相关法律及其他法规性文件所规定的法定程序形成的，汇聚了诸多职能部门，如发改委、国土部门、规划部门、环保部门、消防部门等的相关单位的审批意见，是土地使用、工程建设的凭据，具备法律的权威性。在办理建设项目产权证的过程中，它起到法律凭证的作用。
2.客观真实性。城市规划审批档案直观的反映了建设项目各方面的情况，在“一书两证”载明建设项目的施工单位名称、工程的性质、建筑的面积、功能、造价等信息，具有客观真实性。
3. 内容广泛性。因为城市规划管理业务的类别众多，城市规划审批档案内容也相应体现出广泛性，包括了单位及个人建设工程的报建、建筑物的改造、功能变更、建设单位变更、建筑物广告、建筑物装修等内容。
4. 地位重要性。城市规划审批档案是城市规划管理工作中的前提和条件，其涉及城市规划管理中的建筑用地的申请、审批工程的选址、施工放线、批后管理等等工作内容，可以说，规划审批档案不完整或是管理工作不到位，都将给城市规划管理工作带来一定的困难，其在城市规划管理工作中具有非常重要的地位。
（二）档案数字化的优点
1. 档案管理数字化，通过现代化的检索工具，支持模糊查询及组合查询，用户在查询时非常方便，能快速的检索到自己需要寻找的档案信息，使之能快速的提供详细、即时的数据信息。
2. 改善档案的利用方式，将纸质档案转为数字化档案，可增强对档案原件的保护，使档案的使用更为安全，同时又可很好地防止档案原件被篡改，大大减少了原件受损或遗失的可能性。
3. 档案数据数字化，可使档案信息实现超时空流动，让办公人员足不出户就可以方便地调阅利用档案，扩大了档案的利用空间，使之由原始的保管中心转变为信息的控制中心。
4. 档案数据数字化，即改变了原始的档案纸质信息只供一人查阅的局限性，它可以同时供所需的用户进行查阅，不受时间和空间等限制，大大提高了其使用效率。
三、当前城市规划审批档案数字化建设的现状及面临的问题
（一）随着城市建设的快速发展，建设项目的数量激增，规划审批档案的数量明显增加。且随着公民法治意识的增强，当前越来越多人开始关注城市规划设计与审批管理，使得规划审批档案的利用率开始逐年增长。但当前，我国大部分城市规划审批档案管理中数据的提取率和入库率还很低下，致使著录数据检查不方便和入库不及时，暂时不能满足于人们对信息的即时需求。
（二）纵观当前我国大部分城市规划档案数字化使用的系统，后台数据库结构和档案管理系统数据库结构完全不同，其是先借助外部程序，将数字化系统的数据进行转换处理，使之结构与档案管理系统数据库结构相同后，方可进行入库工作。而在数据提取成功后，如发现其中的数据出现异常，则需把数据修改后再全部重新提取。这样一来，不仅数据导入步骤繁多，且修改步骤复杂繁琐，重复劳动量大，工作效率不高。
（三）我国现阶段城市规划审批档案管理水平普遍不高，往往只能满足于计算机的简单操作，不能站在整个城市规划的全局上，对规划审批档案进行高层次的现代化信息管理，使之更好地服务于城市规划管理。
四、完善城市规划审批档案信息化建设的建议
（一）完善软硬件基础设施
要完善城市规划审批档案信息化建设，首要的任务就是要完善软硬件基础设施，即根据实际需要配备计算机软、硬件和网络设备，选择先进、成熟、适用的技术，使之能完成业务管理、事务管理、档案利用服务等工作。同时，为了进一步提高城市规划审批档案管理的技术水平，还应努力与资源数据库系统相互融合，构成一个有机的整体，形成从数据录入到数据管理再到数据加工输出全过程的应用。
（二）制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，推进规划审批档案的数字化
要完善规划审批档案管理的信息化建设，则应制定统一的档案管理规章制度、标准和规范，继续做好规划审批档案的管理和利用工作，加强对各档案管理工作的指导，推进规划审批档案的数字化，整合各档案管理系统和档案数据，采取各种措施做好档案安全工作。
（三）优化城市规划审批档案系统的措施
1. 完善数据检索功能
规划审批档案数字化系统主要是对建筑工程审批和竣工验收审批这两类规划审批档案进行著录、扫描录入数字化，并对此建立匹配相应的索引信息，存储到后台档案管理系统的案卷件表中，以供以后的处理和利用。而在这一过程中，要完善数字化系统的检索功能，则是加强对档案著录数据以及关联影像文件的检查，以减少档案数据资料的出错率。
如：①卷内文件序号按流水递增，当插入新文件时，后面的文件序号可以自动按序增加。②对文件的页号与序号按规则自动检测，不可出现页号小于序号的情况。③按阶段设置的逻辑关系来检查用户输入的各文件阶段信息及逻辑关系是否正确，建筑工程审批档案的阶段中必须有工程阶段，竣工验收审批档案默认所有阶段为竣工阶段。④在著录信息提交时按设置规则检查档号是否合法，过滤某些字段中的非法字符。
2. 简化数据入库的工作流程
对数据入库的工作流程进行优化，即主要是依据档案管理系统的数据库存储结构对数字化系统数据存储方式进行改造，即分为“文件著录信息”和“电子影像”，然后简化数字化系统和档案管理系统的接口操作流程，按档案类型、档案号等条件将接口表数据分批量导入到正式库，如“接口表（以档案管理系统为准）”+“影像文件（按服务器目录存放）”，随后进行档案资源管理和档案的利用管理，最终提高档案资源的采集、管理以及利用的效率。
3. 其他方面的系统优化
为更进一步的减少档案管理人员的工作量，提高工作效率，在进行信息化建设的过程中，还应做好以下系统的优化工作，即：①部分字段信息设置默认值或者可以根据规则继承信息；②根据序号前后相邻的两个文件的页号，自动计算出文件页数；③著录控件大小和位置按用户操作习惯调整；④在进行著录过程时，可按三个层次将案卷进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录；⑤在进行著录过程中，可直接在全引目录上对如“”房档“案件”等特殊形式的档案在电脑上按人名、地址和时间等用案卷目录直接录入，然后分门别类，给出一个分类号；⑥为提高检索效率，可在著录的过程中，用“关键词”代替原本的“主题词”，即用揭示主题内容的关键词、词汇等进行标识，在录入电脑后用电脑的批量处理功能进行一一分类。
（四）不断提高城市规划档案管理人员的综合素质
城市规划档案管理人员不能只满足于掌握简单的计算机应用知识，而应不断更新自身的观念，调整心态，学习并掌握必要的网络知识和现代化技术，对纷繁复杂的规划审批数据进行标引、分类和有效管理，使之能发挥出最大的利用价值，满足于城市规划管理的最大需求。
当前，我国城市规划档案管理部分应加大对档案管理工作人员的信息化培训工作，按照分层次、分阶段和根据业务需要的原则，不断提高其业务能力和技术水平，使其能熟练掌握先进的现代化信息技术以及应用新技术、新设备和新方法。同时，还可公开向社会上引进一些具备信息服务设计、系统分析能力、数据开发和分析能力、网络设计和管理能力等人才，使之能全方位地对信息系统进行维护，确保规划审批档案的安全性和应用性。
（五）继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围
加强和完善城市规划审批档案管理信息化建设，其最终目的是服务于城市规划管理。因此，在完善信息化建设的进程中，则应继续推进规划审批档案信息平台成果应用，扩大服务范围，逐步改变传统的规划审批档案信息形式和提供利用方式。首先，应整合规划审批档案信息资源，通过建立城市规划审批档案特色专业数据库，应用信息技术改造和提升传统信息开发和服务利用方式，扩大服务范围，改进服务质量，提高城市规划审批档案信息的开发深度、利用率，提高其对社会的贡献率。其次，应围绕网上应用，面对新一批网上档案信息的用户，可有计划地上载开放档案目录，并向专业特色的城市规划审批档案原文信息服务发展，向社会提供网上查询和多方面的网络利用服务，进一步发挥城市规划审批档案信息资源服务社会的作用。
参考文献
[1]胥朝芸.城市规划审批档案信息化建设浅析——以杭州市城市规划档案馆为例[J].云南档案，2009（10）.
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