时间：2023-06-22 09:32:37
导语：在机关单位档案规范化管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
一、档案室为谁整理档案
档案室为谁整理档案？至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中，总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑：这种方法真的便于保管和利用？虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系，但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案？为方便谁利用整理档案？即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性，档案室也不能按自己的整理方法整理档案，即便是不需要移交档案馆的档案。很显然，档案室不是在为本单位整理档案，而是为档案馆整理档案。
二、档案室该为谁整理档案
档案室应该为本单位整理档案，还是应该为档案馆整理档案？从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求，并按要求整理好，达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定：“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理；一套按不同发文字号进行整理，加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集，封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思！
档案室是机关的内部组织机构，是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见，它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部，它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务。但是，它首先为本机关单位整理档案，其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的，档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案，只要收集的齐全，有目可查，就已经算是经过规范整理了。很显然，档案室应该为本机关单位整理档案。
我们不得不承认：有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书（业务）部门整理档案的角度看，整理档案更应该是为本单位了。文书（业务）部门，不是档案部门，与档案馆（局）没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。
三、几点思考
（一）理清几个问题
1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质，档案部门的标准基本上都是推荐性标准，而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》，《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定：“机关档案工作规范化管理认证工作，……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下，都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人员应当是推荐推荐性档案整理标准，在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。
2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是，在对待档案的整理上，一定要明确认清档案室与档案馆的关系，并且处理好这种关系，特别是在对待档案室的档案整理上，应该尊重档案室的选择。
3.档案整理方法问题
（1）档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的，其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中，一般都是以利用单份档案为主，而且以查文号为主。也就是说档案部门设计的档案整理方法，并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。
（2）适合大机关档案室的档案整理方法不一定适合小机关档案室。现在说的档案整理方法，实际上是为大机关的档案整理设计的，这些机关产生的档案多，自然需要按问题或按机构或按事由等分类。而小机关产生的档案少，无论按什么方法整理都能找到，又好整理。但按大机关设计的档案整理方法整理却繁琐，又不好查找。
一、重点工作完成情况
1、加强指导，深化服务职能。
认真开展机关、企事业单位档案业务指导和机关档案室规范化管理工作。结合群众路线教育实践活动，我局继续深入开展档案业务指导、监督、检查工作，重点加强涉民、项目档案的指导。半年来深入医保、农保、社保等机关单位指导档案业务工作60余人/次，对到档案局进行业务咨询的人员进行耐心细致的指导、解答。我局始终把涉及民生档案工作的单位作为业务指导工作的重点，进一步强化我县民生档案的接收、移交工作，并已经与城乡居保局联合发文《县档案局关于加强社保业务档案管理工作的通知》。
2、做好项目档案管理工作，加强企事业单位档案工作规范化管理、复查等。
我局进一步加强我县重点建设工程档案工作的指导监督力度,认真开展重大建设项目档案登记和检查工作。上半年抽派人员对建设项目档案进行了检查和复查，对未竣工项目档案材料的收集、整理提出了要求，并复查了各项目问题的整改情况。积极开展我县重大建设项目档案的初验，完成了我县灾后重建和扩大内需共计7个工程项目的档案专项验收工作。按照《企业档案工作规范》要求，继续加强对国有企业和科技事业单位档案安全管理工作的监督、指导。多次深入到高原食品公司、岷山农业科技有限公司等民营企业对归档、收集等环节进行细致地讲解，加强对国有、民营企业及科技事业单位档案规范化管理的指导、监督。
3、积极开展新农村建设档案工作示范乡、示范县创建工作。我局制定有效的检查、指导、培训工作制度，不断探索服务乡镇和部门、促进档案工作顺利推进的方法措施并建立长效机制。
4-5月上旬组织档案业务人员对各乡镇、涉农部门创建工作进行检查调研，对材料的准备和上报等情况进行逐项检查、梳理汇总。5月底召开了创建省级社会主义新农村建设档案示范县工作推进会。在全面检查调研、掌握情况的基础上，我局指导股人员按照创建工作任务标准，采用一对一指导方式，对检查结果不理想的单位进行逐项完善，逐条“补课”，有针对性查漏补缺，促进创建工作顺利推进，为即将迎来的检查验收打下了坚实基础。
4、加强民生档案及特色档案的进馆工作，扎实推进重点档案抢救任务。
为强化涉民档案和专门档案的接收工作、丰富馆藏资源，我局与县水务局水普办档案人员密切配合，主动提供指导服务，共整理出九大类普查档案，并及时将水利普查档案接收进馆，永久地保存了县第一次全国水利普查的重要成果，为全县预防和治理水利灾害、保障人畜饮水安全、合理开发利用有限水利资源提供决策依据。半年中接收经济商务局、农水局、审计局等单位档案数量合计1038盒，其中文书档案362盒、4747件，项目档案676盒。
我局每年年初，对档案抢救工作都有认真安排落实。近年，对馆内档案通过更换卷皮、套盒、翻拍、扫描、刻录光盘、裱糊、编制目录等手段进行了抢救保护，抢救任务账实相符，抢救档案案卷质量达标。今年年初，我局根据去年完成情况，正在积极推进重要全宗扫描等工作。
5、开展档案查阅利用信息工作。
我馆设置了档案查阅室、检索室、现行文件阅览室等，制定了完善的利用制度，建立健全了档案检索体系，检索工具齐全，开展了函查、电话查询等服务方式，并进行了详细的利用登记和查阅效果登记。通过整合档案资源，提供了“一站式”民生档案服务。2014年上半年积极为各单位利用档案提供服务，严格执行国家规定，实行利用档案零收费制度，为社会各界提供利用档案399卷/次，91人/次。
6、认真抓好馆内基础业务建设和库房安全管理工作，加强馆内信息化建设和档案信息资源开发。
按照档案馆库房安全管理体系建设要求，进一步加强档案馆环境卫生、安全、消防管理工作，坚持安全消防值班制度、巡查制度、库房温湿度监控制度等，馆内档案安全，“八防”措施到位，无事故发生。进一步加强档案信息资源的开发利用，半年来扫描照片1000多张，编制照片、印章电子目录2000多条，便于社会各界查阅、利用档案。加大信息宣传力度，积极向县委、县政府、县宣传部、州档案局等报送工作信息14篇。有5条信息被档案信息网采用并已刊登；有3条信息被档案网站采用。
7、整合资源，积极推进爱国主义教育基地建设，深化档案社会服务功能。积极配合宣传部，举办了5.12汶川地震六周年展览活动，全县500余名中小学生参观了抗灾救灾重建家园展馆，发挥了爱国主义教育基地作用。
8、为进一步宣传贯彻《中华人民共和国档案法》，普及档案法律法规，采取多种形式开展“6.9”国际档案日宣传活动。向全县各机关下发《档案违法违纪行为处分规定》，认真学习中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》;积极动员全县机关干部职工参加档案法制知识竞赛活动，全县共989人参加了知识竞赛答题；充分利用县司法局法制宣传平台和移动、电信的短信平台，向全县副科级以上领导干部、村干部及各单位档案人员开展了为期一周的档案法制短信宣传活动，共计发送短信5600条次，进一步提高了社会档案意识和档案法治观念，产生了良好的社会效应。
9、加强档案信息化建设。我局积极开展数字档案馆建设任务，及时向分管领导汇报工作情况，争取县委、政府支持。按照电子文件管理要求，进一步完善了电子文件接收利用相关制度，馆内初步具备接收电子文件能力，对已接收电子文件进行了整理、编目。继续开展馆内档案目录录入和全文扫描工作，不断加快馆内档案数字化建设进程，在档案利用窗口为广大群众查阅档案提供计算机检索服务。
二、保证目标完成情况
1、做好档案宣传、加强档案法制建设工作。
结合党的群众路线教育实践、“走基层”和“挂包帮”等活动，深入乡镇、村，进行国家法规、政策的宣讲，重点宣传《档案法》、《省档案法实施办法》及《档案违法违纪行为处分规定》及党的惠民政策等，促进乡、村两级档案工作的规范化管理。通过发放资料、手机信息、业务指导等方式，加强档案法规和档案工作业务规范的宣传学习。督促乡镇履行对所辖村（社区）、寺庙档案的指导、监督、检查任务，督促、指导乡镇积极为所辖村配备必要的档案装具、温湿度计、消防设施等设备，建立档案管理制度。继续加强档案执法检查工作，我局将积极争取人大、政府办等部门参与，计划于9月底前完成档案行政执法检查和对已达标单位档案室规范化管理复查工作任务。充分利用馆藏资源开展编研工作，配合相关部门开展“口述历史”工作，积极为“县口述历史”等工作提供档案资料。
2、认真开展档案人员继续教育和档案业务培训工作。上半年我县组织5名机关档案管理人员参加了省档案局举办的两期档案业务培训班。针对部门在工作中遇到的困难，举办了一期机关档案室基本情况年报表填报培训，对一线档案人员进行“零距离”指导和“面对面”业务交流，共计20余人参加培训。
3、积极向县委、县政府、县委宣传部、州档案局等报送工作信息，现在已完成14篇。
三、创新项目
在档案业务指导工作上，我们坚持“走出去”与“请进来”相结合的工作方法，深入民营企业、社区进行指导，对高原食品公司、岷山农业科技有限公司等多次指导。对机关单位以“走出去”为主，对乡镇以“请进来”为主要方式，不但节约了人力、物力资源，还提高了工作效率。
四、激励目标
荣获2013年度县委、县政府目标管理绩效考核三等奖
五、否决指标
我局严格按照档案馆库房安全管理体系建设要求，坚持消防安全值班制度、巡查制度、库房温湿度监控制度等，档案馆基础工作扎实，保管规范、科学、无事故。档案工作人员坚持原则、廉洁自律，干部职工无违法违纪行为。
为加快推进我区档案管理工作，充分发挥档案工作在推动经济社会发展中的作用，根据区人大常委会年初工作安排，区人大教科文卫工委在区人大常委会____副主任的带领下，就我区档案工作情况进行了调研。此次调研实地走访了区档案馆库房、地税城区分局、区法院、澄江街道办事处档案室等相关单位，听取了区档案局有关情况汇报，并召开了座谈会，广泛听取了各方面的情况介绍和建议、意见。现将有关调研情况汇报如下：
1、建立档案管理机构和工作网络。区档案局于1989年挂牌成立，能够认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，切实履行档案事业行政管理和档案管理利用两种职能。不断加强档案队伍网络建设，全区机关、乡镇（街道）全部完成了文件材料归档范围和文书档案保管期限的编制审查，并成立了相应的档案管理领导小组，明确了分管领导和档案室负责人，使档案管理工作达到了有制度、有人管、有库房、有实体的四有标准。
2、档案管理工作逐步规范。一是建立了各项制度。区、乡镇（街道）及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。二是规范档案管理职责。重新修订了《黄岩区档案馆收集档案范围》，调整接收档案单位名册，确保馆藏档案资源建设科学合理。全区各相关单位都制定了相应的档案人员岗位责任制度，各档案馆室的档案人员基本都能认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考核创建。区档案馆1999年11月即通过省二级档案馆验收；____2年，被台州市档案局评为社会主义新农村建设档案工作市级示范县；澄江街道被评为社会主义新农村建设档案工作省级示范乡镇，其综合档案室通过省一级目标认定，其余18个乡镇（街道）机关综合档案室全部通过省二级验收。组织开展档案目标管理认定和重点建设项目档案验收，“十二五”以来，区司法局、公积金管理中心等23家单位通过省级标准认定，7个重点建设项目通过档案专项验收。
3、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提高。全区民生部门建档率达100%，局、公积金管理中心、就业处等14个涉民单位达到省级以上档案目标管理水平。建立了婚姻、移民等多种民生专业档案的全文数据库和60多个涉民部门的档案目录数据库，实施市、县（区）两级联动，开展“异地查档、跨馆服务”。近三年来，累计接待群众查档3570人次，调阅档案资料4500多卷（册），复印档案资料8000多张，档案联动服务360多人次。二是信息化建设不断推进。区档案馆以开展档案登记备份工作为载体，整合馆藏资源，加快馆藏档案数字化进程，建成了馆藏档案目录数据库和全文数据库，文件级目录数据达91多万条，馆藏档案全文扫描170多万页。加快了数字档案室建设，特别对涉及民生档案的职能部门信息化工作走在前列，全区共有6个单位建成了省示范数字档案室，36个综合档案室建成了规范化数字档案室，如：城区地税务分局、区法院等单位，进一步开发了档案信息资源，提高了档案的社会利用率，较好地服务了群众。同时还创建了农村档案信息共享平台，实现涉农档案一键共享。
1、档案管理意识不够强。一是部分领导干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确，较少过问档案工作，对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致许多单位的档案管理问题得不到解决，人、财、物保障不足。二是部分单位之间档案管理工作不平衡。目前，我区的各类档案管理工作主要是根据业务线上的台帐要求来开展，各级各部门的档案管理标准不统一，档案管理水平高低不均，差距较大。三是档案工作宣传方法较少。由于宣传的活动和载体不多，档案的相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上，宣传力度不强、氛围不浓。机关干部欠缺档案概念，自觉管理、依法收集的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好氛围尚未形成。
2、档案管理体系不够完善。一是档案管理组织网络不够健全。据了解，部分单位的档案管理网络没有建立到具体科室和工作岗位，部分村（社区）还未落实兼职档案管理人员，组织网络未能到底到边。二是档案管理队伍缺乏应有的专业知识和精力，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员兼职过多，精力不足；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，档案业务知识培训较少，近几年来特别是针对基层村（社）档案管理人员的培训指导几乎没有。
3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要。随着档案
库存量的急剧增加，馆室紧张、建设简陋的问题在全区各个职能部门都普遍存在，这已经成为影响和制约全区档案管理工作发展的突出问题，具体表现在：一是库房容量不足。目前区档案馆库存档案已经饱和，收集工作受到影响，全区共有222个进馆单位，尚有86个单位档案未接收进馆；绝大部分机关单位仅接收到八十年代初；半数以上乡镇（街道）六十年代以来的档案至今未接收进馆；据不完全统计，我区到期未接收进馆档案共有40多万卷、近30万件。二是档案馆室建设不规范。有些单位因办公条件限制，无法落实专用档案库室，有些部门档案分散在各职能科室，不符合档案管理要求。三是村（社区）档案室建设滞后。绝大多数行政村和社区的资料保管，多半是凭着村（社区）领导或者会计的个人判断，或者是遇到实际问题后才注意收集，基本未实现集中、规范化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员和库室，有些重要资料甚至是由村书记自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。4、信息化档案管理工作相对滞后。全区绝大部分单位的业务档案数字化工作尚未开展，信息化工作缺乏足够的技术人员支撑，涉及到的硬件、软件及安全维护，需要大量资金，目前我区财政对档案信息化工作投入远不能满足信息化业务开展和信息安全保障。
1、进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度。一是要切实加强对档案工作的领导，从人、财、物方面给予保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢固树立档案管理法制观念，加大依法治档力度，从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。三是要切实加强对档案工作的宣传。充分利用新闻媒体、橱窗、展板、传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式，多形式、多载体、多层面地开展档案工作宣传，着力提高全民档案意识。
2、进一步完善档案管理体系。一要完善档案管理组织网络。区档案局要加强自身建设，密切与基层单位的联系，切实承担起监督指导的重要职能；将网络延伸到基层村（社区），明确各村（社区）的兼职档案管理人员，将他们纳入全区档案管理网络体系中，定期组织培训教育，提高基层档案管理水平；完善各乡镇（街道）和职能部门内部组织网络，档案收集管理职能要明确到具体科室、具体个人，为档案工作全员参与营造氛围，打好基础。二要进一步完善档案工作机制，力争将档案工作纳入区国民经济和社会发展规划，将智慧档案建设列入《智慧黄岩建设与发展规划（____－2020）》，促进全区档案事业协调可持续发展。三要加快硬件建设步伐。结合各单位办公场所的调整、重建，超前谋划、提前介入，切实做好各类新建档案库室的规划建设工作；改善设备、整合资源，有效缓解现存库室紧张、保管条件差的突出矛盾，对明显不符合档案管理标准的库室，要及时调整修缮，确保档案安全；高度重视基层村、社区档案库室的建设，力争做到全区所有村、社区档案库室全覆盖。四要切实加强档案管理队伍建设。要加大对全区档案干部队伍的教育培训力度，坚持以人为本，定期开展业务培训和工作交流，提高档案工作者的专业素养和能力水平。
1、加强档案资源建设和督促检查力度，着力加大档案搜集、接收进馆工作。我们先后下发了《关于做好2013年度文件材料归档整理工作的通知》、《关于下达2012年县各有关单位到期档案接收计划的通知》、《关于做好档案移交工作的通知》等文件，在此基础上加大了督促检查的力度，加强了与各县直单位的联系沟通，做到上下联动，有力的促进了工作的开展，取得了很好的效果，例如对林业公安分局及下属派出所的业务指导，对县委办、县政府办、县委组织部、县林业局、县供销社、县教体局、县官山林场、县粮食局、县设计院等县直单位及龙冈、石马等乡镇的业务督促，使他们都能按时归档整理并按要求移交档案进馆，龙其是有的单位建国以来一直没有移交档案，这次一次性全部移交进馆。今年共接收档案11718件、1380卷、照片2张。同时加强各门类及特殊档案的搜集，如接收曾氏族谱共35卷进馆。
2、机关档案规范化管理尤其是乡（镇）机关档案规范化管理工作取得了新进展。我们认真贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及国家档案局9号令精神，以县委办、县政府办名义联合下发了《关于印发〈县档案馆收集档案范围实施细则〉的通知》，并先后组织人员到林业公安局、官山林场、国家粮食储备库、林业局、教体局、设计院、龙冈、石马等十几个县直单位及乡镇进行业务指导。尤其重视对乡镇的档案进行规范化管理工作，并进行了一次全面检查，针对存在的问题，及时向政府作了汇报，同时加大了业务指导和法规宣传，仅今年已有森林公安局、教体局、林业局及官山林场等多个单位达到规范化管理的要求。
3、争取县财政的财力支持，档案数字化信息化建设富有成效。按要求对解放后进馆的所有档案都要建立文件目录数字库，工作量巨大，且需要大量的资金投入。为使这项工作顺利完成，我们得到了县政府的重视，争取到县财政的支持，且县财政拨出专款用于档案目录的输入工作。今年，我局把它当作一项重要工作来抓，组织人员对案卷级目录和文件级目录进行录入，已输入案卷级和文件级目录286285条，仅今年输入文件级目录153460条，案卷级目录已完成。此项工作得到有序推进，争取尽快全面完成任务。今年还开展档案全文扫描工作，已扫描13710幅。
4、县档案信息网已建立，即将开通。我们想借鉴各兄弟单位的经验，力争有自已的特色，通过网站的建设开通，在档案宣传及档案查询、利用方面取得良好的社会效果。同时，按照省档案局要求，依托省政务网建设，认真做好了我县档案专网建设。
5、加强民营企业档案的服务指导工作。我们组织人员对我县的纳税大户“龙天勇有色金属有限公司”自建厂以来的所有档案进行全面整理归档，并指导其实行了规范化管理，取到了很好的效果。
6、积极推进新档案馆建设项目的实施。今年，我们主要做好了立项工作，争取到市发改委和省发改委的重视和支持。目前，新馆建设项目已上报国家发改委，资金有望明年4、5月份到位。由于全县建设规划调整，建设用地还未确定，所以新馆建设还没有实质进展。我们也希望县里早点开工建设，尽早把省局的设备购置费拿到手。
7、进一步做好明清档案的抢救、保护及鉴定工作。今年我局虽然在上级没有安排抢救经费的情况下，仍然分二次于3月和10月份组织全体局（馆）工作人员按规范化要求对民国档案进行了抢救，共抢救民国省银行办事处等11个单位的档案347卷。
8、要使档案工作真正落到实处，抓出成效，必须全力贯彻好《档案法》，维护法律的尊严与权威，全力推进以法治档工作。我局认真贯彻学习执行《档案法》和《档案管理条例》，10月份我局与县人大教科文卫办一起，在全县开展了一次档案执法检查。尤其加强了对乡镇档案管理的检查督促，更好地、有效地推进档案规范化管理，确保了各类档案的完整、系统、安全及有效利用。同时采取多种形式，利用宣传栏，发放了《档案法》宣传资料等，扩大了档案法律法规的社会影响，增强了全社会的档案法制意识。
9、提倡在工作中学习，在学习中提高，增强创新思维，在全局形成了“风清、气正、务实、高效、团结、创新”的氛围。一是认真开展“三大”主题教育暨干部作风整治活动，干部职工的工作作风、工作效率得到了进一步提高，全体工作人员积极性得到充分调动，政治思想和业务理论学习的主动性得到加强；二是加强对全县档案工作人员的业务培训和指导。积极组织干部职工参加省、市档案部门的业务培训。全面完成了市局下达的培训指标。全年举办了一期业务培训班，同时我们还专门安排时间对部分单位进行专门的业务指导。进一步提高了我县档案工作人员档案意识和业务水平。
10、关注民生、围绕大局做好档案服务工作，这是党和国家对档案工作的根本要求，也是档案部门的重要职责。今年我局本着主动服务的工作思路，加强了对各单位建立专业档案、特色档案、民生档案等的指导工作。继续做好了档案为领导决策服务，为人民群众服务的工作。尤其为落实有关政策提供档案服务。为提高服务水平，我们公开了服务承诺，坚持以热情、优质、高效的服务理念和工作态度，做到热忱接待，随到随查，有时加班加点，服务周到，不乱收费。认真做好档案服务利用工作，尤其做好已公开现行文件的利用工作，档案馆与建成政府公开信息查阅场所，文件中心现有文件资料6423件，比2013年增加1129件，利用236人次，268件次；馆藏档案利用人次546人次，978卷件次；为每一位利用者排忧解难。2012年，共计接待查阅人员782人次，调阅共1246卷件。
11、加强了档案安全体系的建设，建立健全了档案的接收、保管、保密、利用、安全保卫等各项管理制度。我局为了更好地加强档案库房的安全和保护，挤出资金几千元购买了防虫、防霉药，新购置了灭火器、排风扇等。并定期进行消毒、放药，加强了值班检查，做好了防火、防盗等工作，档案馆的档案保护条件达到了“八防”要求。确保了库房和档案的安全，未发生安全事故和泄密事件。
（一）主要职能工作目标
1、针对我县当前档案工作的形势需要，举办了“**2009档案工作培训会”。会上对20**年度档案工作检查中存在的问题进行了分析和总结，对今年重大建设项目档案管理工作提出了具体要求。会上还专门聘请专家对紫晶文档的操作与维护作了专题讲解。同时积极组织全县档案专业人员参加国家档案局干部培训中心举办的20**年度文书档案立卷归档培训班以及省市档案专业培训班学习。
2、规范制度建设，强化监督检查。今年我局分别制定了《关于做好拆迁安置档案管理工作的通知》，《**电子文件归档与管理暂行办法》和《关于进一步加强重大建设项目档案工作的通知》，并以县委办或政府办名义下发全县各单位，切实加强了对拆迁安置档案、重大建设项目档案与电子档案工作的管理和指导。在2009年9月至10月期间，在档案协作组的配合下，我局分成三个小组对全县113个单位20**年度的档案工作进行了全面检查,并从机构与组织管理、基础设施、业务建设、档案的开发利用等四个方面逐条逐项进行了评分，在受检查单位中，**现代工业港管委会等49个单位为先进单位，县委统战部等43个单位为合格单位，21个单位尚未完成档案规范化管理工作。对未完成的单位，我局加大督查力度，提出整改意见，在11月底对未完成单位再检查，并对相关情况进行通报。
3、认真完成了“全市统筹城乡发展现场研讨会”、“第二届中国**国际非物质文化遗产节**安靖绣·天下国际刺绣艺术节开幕式”、“**市国学经典诵读活动汇报展示会”等96个我县2009年重要和重大活动档案资料的采集、编辑工作，并在**档案信息网向社会公众。
4、按照《关于开展全县第一批深入学习实践科学发展观活动的通知》和《关于印发〈**第一批深入学习实践科学发展观活动分析检查阶段实施方案〉的通知》文件的要求，积极开展深入学习实践科学发展观活动，通过活动，进一步提高了干部队伍建设，加强了机关行政效能建设。活动结束后，群众测评满意度较高。我局还积极配合第二纪工委完成了对档案局的工作巡查任务。
5、重点抓好民生档案为民服务工作。今年共查阅知青、老集体职工、病退军人、婚姻、社保和房产等民生档案累计43461卷（册），共接待查阅者7902人。并为建国六十周年庆典等县内大型文化活动提供了档案资料，在工作中做到急群众所急，想群众所想，为查档者提供了优质服务，受到查阅者一致好评。
（二）重点工作目标
1、积极推进综合档案馆建设进程。2009年，市档案局已将我县“完成档案馆修建前期工作”列入年终目标任务，要求完成新馆建设的前期准备工作，力争年内动工。省档案局已初步决定把**新综合档案馆建设优先列入国家中西部县级档案馆建设规划中，争取国家资金支持。目前，已完成办理了工程立项、规划红线图、选址意见书、项目规划设计许可证、国土意见等相关手续，项目业主及建设资金筹措方案已完成，县上已决定年底开工建设。
2、积极配合县委组织部、县监察局、民政局、计生局组成公开检查小组，对各镇的村(社区)开展了以村级民主监事会、党务公开、镇政务公开、财务公开、村务公开、“四簿一册”、档案管理等为主要内容的村民自治情况督查。并针对督查情况，已对全县11个镇、170个村（社区）进行了培训和现场指导，要求各镇（村）对村级档案进行规范化管理。郫筒镇的文星村、梨园村、洪石村、唐昌镇的战旗村、红光镇的宋家林等村从文书处理到立卷、归档都严格按照制度执行，档案工作规范化管理达省三级标准。
（三）争创一流目标
加快国家重点档案抢救和保护工作。截至11月底，共计抢救国家重点档案2200余卷，已经完成了民国**政府文书档案的抢救和保护工作。目前，正在进行民国**地方法院诉讼档案的抢救。
（四）完成保证目标任务
认真贯彻落实了县委、县政府重大决策和重要工作部署，结合本部门实际，及时研究、制定了贯彻措施，确保了各项工作落实，并及时反馈了落实情况；坚持以提高领导班子的执政能力和水平为重点，把思想政治建设放在突出位置，切实加强了领导班子和干部队伍建设；健全了学习制度，有学习计划
、学习记录，认真落实思想政治工作条例和领导责任制度，切实加强党风廉政建；加大了投资软环境治理力度，结合全面推进规范化服务型机关建设工作，健全机制，落实责任；认真做好了群众来信来访工作，确保渠道畅通。增强档案法制意识，积极宣传《中华人民共和国档案法》等相关法律法规；严格执行党和国家有关的保密规定，强化了保密教育，加强了保密综合防范管理，确保了党和国家秘密安全，做到了无失泄密案件发生；加强目标管理督查工作，目标管理督查机构健全、人员落实、管理规范，目标运行监控有力，目标督查成效明显；坚持每周二下午学习例会上组织在职全体党员和职工认真学习科学发展观及重要会议精神。
在完成上述工作的同时，我们也清醒地认识到发展中存在的问题和困难：一是我们对科技、经济、社会快速发展的形势、各级领导新的更高的要求以及社会公众需求的认识还不够深；二是“5·12”汶川大地震对县档案局（馆）馆库造成了重大损害，目前在过渡中，确保档案的安全是必须重视和克服的困难。为此，我局将在2010年的工作中，进一步理清思路，找准问题，采取措施，全力完成好2010年各项目标任务。
二、2010年工作要点
我局将继续在县委、县政府的坚强领导下，在省市档案局的指导下，紧紧围绕县委、县政府的战略布署，坚持目标任务不动摇，进一步抓好全县的档案工作和本局机关建设、干部队伍建设，努力转变作风，创新服务机制，增强服务功能，拓展服务领域，丰富服务内容，提高服务水平，使档案工作进一步贴近社会、贴近群众、贴近生活，更好的服务于项目突破年，为促进全县经济发展、社会进步作出贡献。
1、加强《档案法》宣传，加大行政执法力度，为全县档案事业的发展提供法制保障。加强《档案法》宣传，增强全民档案法律意识，认真履行《档案法》和《档案法实施办法》所赋予的职责，结合我县创建法制县契机，加大《档案法》的行政执法力度，做到有法必依、执法必严、违法必究，把全县的档案工作纳入法制化轨道。
2、重点抓好新馆建设工作。继续积极争取资金，推进新综合档案馆灾后重建工作，争取2010年实现新档案馆的竣工投入使用。
3、加大指导力度，把全县档案工作纳入规范化轨道。2010年，一是要加大对重点企业、重点项目档案工作的指导力度，确保档案的齐全完整和安全。二是抓好民营企业的档案指导、管理工作，促进非公有制经济组织档案工作规范化、科学化，为非公有制经济的健康发展服务。三是创新思路，继续推进村级档案管理规范化建设，力争全县三分之一的村达省三级标准。
4、继续抓好单位档案年度检查工作。2010年我局要在抓好机关单位档案检查的同时，继续抓好科技事业档案工作，不断提高科技事业单位的档案管理水平，探求企业档案管理的新途径，实现企业档案管理达标上等级。
一、我县档案工作的现状
目前，县档案局和档案馆为一个机构，两块牌子，是县委、县政府直属的正科级全额拨款事业单位，内设办公室、业务指导科、保管利用科三个科室，有正式干部职工17名。县档案馆建于1986年，总建筑面积890平方米，其中库房面积614平方米，1996年达到省三级馆标准。馆藏档案共有全宗179个，案卷59792卷，资料12517册，录音、录像、磁带31盘，照片档案3303张，比较全面地反映了我县从民国到现在的发展历史。
在县委、县政府的正确领导和档案局全体干部职工的共同努力下，我县档案工作逐步向制度化、标准化、规范化、法制化的方向发展，取得了新的成绩。
1、档案馆建设稳步推进。一是馆藏日渐丰富。一方面接收了破产、改制企业和撤销单位的档案，先后将县七二六厂、化肥厂、建材厂、物资总公司及其下属的金属机电公司、燃料公司等19家破产企业，工业局、商业局、乡镇企业局、二轻局、劳动局等5家已撤销单位的档案接收进馆，理顺了破产企业和撤销单位档案的归属问题，确保档案得到安全管理。另一方面积极开展档案征集工作，四年来共征集700余册具有相当历史文化价值的材料，进一步丰富了馆藏，提升了文化品位。二是档案资源得到充分利用。目前县档案馆每年接待利用档案者600多人次，提供档案3000多卷（册），复印材料4000多张，为领导决策、编史修志、解决纠纷、查找工龄等提供了无可替代的原始凭证，取得了良好的社会效益。三是搞好项目包装。四年来，县档案局每年从省档案局争取到一定数额的珍贵档案抢救经费，20__年申报的《__县民藏古谱征集及数字化拍摄》项目被确定为国家级项目。
2、机关单位档案工作健康发展。近年来，县国土资源局、县司法局、县环保局、县人民医院、县农行等11家单位被认定为省级档案目标管理单位，20__年又有县建设局、县烟草公司积极创建省级档案目标管理单位，全县机关单位档案规范化建设不断加强。
3、农业农村档案工作有序发展。一是加强乡镇档案工作。目前，全县24个乡镇和仙都农管处全部通过档案工作省三级以上认定。二是推动村级建档工作。20__年底，五云镇官店村、新建镇六村2个档案室顺利通过省档案局组织的“省行政村示范档案室”考评验收。三是抓好全县山林承包档案工作。在全县山林延包试点中，县档案局提前介入，全程参与，指派业务人员现场培训指导延包合同及相关文字材料的填写、归档工作，使之达到“齐全、完整、规范”的要求。免费为各乡镇提供山林权属档案，共查阅山林权属证书206份，复印4214张，确保了山林延包工作的顺利进行。
4、民营企业、重大活动和重大项目档案工作得到加强。县档案局积极组织业务人员到各民营企业调研、讲课，提高业主和员工的档案意识，并与县工商联联合举办民企档案工作业务培训班，对全县20多家企业进行档案业务培训和操作技能培训，提高了各企业档案员的业务水平和实际操作能力。同时，积极配合有关单位做好全县重大活动、重大项目的档案工作，如在我县创建省级卫生县城、公祭黄帝等重大活动期间，县档案局派出业务人员对活动资料进行收集、整理，使各项活动的记录得以完整保存。
二、我县档案工作存在的主要问题
我县档案工作虽然取得了较快发展，但与周边县市相比，差距却在拉大，尤其在库
房建设、队伍建设、信息化建设等方面不容乐观：1、馆库面积严重不足，大量档案无法进馆。县档案馆现有库房面积仅为614平方米，馆藏档案和资料72309（卷）册，各库房均已达到饱和。一是已接收档案无法进馆。目前县档案局已接收的19家破产企业、5家已撤销单位，以及教育局、组织部等单位的档案计6000余卷，由于无法排放只能堆放在县档案馆各办公室、会议室和库房的环形走廊内，管理不规范，安全无保障。二是到期档案无法接收进馆。由于库容爆满，十年一度的档案接收工作无法正常开展。各单位已到接收年限的档案只能存放在本单位档案室内，而大部分单位档案室面积狭小，档案设施落后，远远达不到档案保管要求，有的单位档案室已饱和，无处存放的档案只能散放在各办公室里，无法集中保管。据初步估计，目前全县已到接收年限的档案达20__0多卷，如果县档案馆不尽快开展接收工作，将给档案的安全埋下隐患。
2、馆库建筑老化，严重威胁档案安全。县档案馆建于1986年，时至今日，不仅面积狭小简陋，而且由于年久失修，建筑主体已接近使用年限，出现地基下沉、墙体结构性裂缝、钢筋混凝土构件分解、涂层大面积剥落、屋顶墙体地面渗水、门窗破损和库房不密封、不防潮、不隔热等现象。此外，由于修建年代较早，档案馆库建筑设计国家标准当时尚未出台，所以在设计、施工、材料等方面存在缺陷，也没有安装温湿度自动控制设备，温湿度严重超标，致使馆藏档案资料老化、变黄发脆、字迹褪变等现象突出，大大缩短了档案寿命。
3、现有建筑功能单一，远不能适应档案工作发展需要。受当时条件限制，县档案馆在设计功能上采取库房加办公用房的模式，除设办公室和库房外，只设了查阅室，没有陈列室、展览室，更谈不上设置一些必须配套的档案业务和技术用房，如档案目录室、复印室、接收室、整理室、裱糊室、消毒室、计算机房、冲洗室等等。在保管功能上，防火、防水、防震、防高温高湿、防光、防尘、防虫、防雷、防鼠、防有害气体等方面能力较差。县档案馆仅能应对一般的档案保管和利用，很难实现国家档案局提出的“四位一体”功能（即档案安全保管的基地，利用档案开展爱国主义教育的基地，已公开现行文件集中向社会提供利用中心/:请记住我站域名/和档案信息服务中心）。而周边一些县（市、区），如莲都区档案馆，现有建筑面积3000多平方米，专门设立了陈列室、展览馆及各类档案业务和技术用房，数字档案馆建设走在全省前列，较好地发挥了服务功能，取得了良好的效益。
4、档案干部队伍不稳定，整体素质有待提高。一是基层档案工作人员变动比较频繁，导致年年培训年年换；二是信息时代的迅速到来，使部分档案干部在思想和业务技能上准备不足，难以适应新形势的要求；三是缺乏能进行档案信息深层次研究和开发的人才。
三、加快我县档案事业发展的建议
随着改革开放的深入和经济社会的发展，新时期档案工作的地位和作用将更加突出。要站在“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的高度，充分认识加强档案工作的重要性和紧迫性，扎实推进我县档案事业的健康发展，使其在我县“三个文明”建设中发挥更大的作用。
1、加强领导，进一步重视档案工作。县委、县政府要把档案事业发展列入重要议事日程，每年至少听取1次档案工作汇报，帮助解决实际问题，今年更是要把档案工作列入创建“省级文明县城”活动的一项重要内容来抓。要把档案法律法规的宣传教育纳入全县普法教育整体计划，列入领导干部和公务员培训内容，着力提高各级领导干部、公务员和企事业单位法人代表的档案法制意识。全县各乡镇、机关、团体、企事业单位和其他组织都要明确分管档案工作的领导和专门负责档案工作的管理人员，进一步健全档案工作的各项制度。
2、加大投入，进一步完善基础设施。档案安全重于泰山。针对县档案馆馆库严重不足及建筑老化的现状，要尽快腾出房间予以解决库存问题，并划拔专项经费做好日常管理维护工作。近年来，省委、省政府高度重视档案工作，专门下发了《关于加强新时期档案工作的意见》（省委办〔20__〕65号），市委、市政府也在加快“绿谷文化”建设中提出档案馆建设要达到国家规定标准，目前我市已有莲都、青田、龙泉搬入新馆，云和也已开始着手兴建新馆。今年，我县开展创建省级文明县城活动，对档案工作提出了“县档案馆为党委、政府指定的政务信息公开场所，达到省二级馆标准”要求。达到省二级馆标准，其中一项是档案馆面积必须在5000平方米以上。因此，应积极创造条件，力争尽快上马新档案馆建设，或以现有空置国有资产的房屋调剂解决，以适应我县档案工作发展需要。
3、提高素质，进一步加强队伍建设。做好新时期档案工作，关键是要建设一支作风硬、素质高、能力强，年龄结构、知识结构合理的档案干部队伍。一要把好进人关。要选工作需要的人，选有真才实学的人充实档案干部队伍，并大胆使用具有专业技术特长的年轻干部，充分发挥他们的聪明才智。二要加强学习培训。充分运用各种形式开展学理论、学时事、学政策活动，寓教于学、寓教于乐，不断提高档案干部的理论水平。采取“走出去，请进来”的办法，积极开展业务知识更新培训，尤其要加强计算机知识培训，使档案干部适应档案信息电子化的要求。对基层档案工作人员要定期举办业务培训班，采取边教边学边干的办法进行实用型培训，以解决基层档案员调动频繁、新手多等问题。三要完善制度。无规矩不成方圆。要以制度管人，建立健全档案干部学习、考勤、奖励等制度，把内部管理落到实处，形成人人“爱岗、敬业、奉献”的良好氛围。
关键词:保险;档案;管理
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1006－0049－(2016)11－0242－01
社会保险档案的管理是一项复杂的工作，它关系到每一个与保险有关的人，千千万万的个人保险构成了整个社会庞大的保险信息库，只有保险档案管理工作做到规范有序，分类整齐，才能在个体信息查找时快速准确的提取出来，有条不紊地解决问题，由此可见，建立健全一个规范化、系统化的保险档案管理系统是非常有必要的。
一、现在保险档案管理中的不足之处
(一)档案意识淡薄
很多单位都不重视档案管理，只把重心放在业务工作上，认为档案管理不能带来收益，因此不愿意在这方面投入过多的人力物力，招聘一些没有专业知识的员工来管理档案，在基础设施的配备上更是不会投资更多的资金，这就使得档案管理杂乱无章，没有明确系统的保存目录，随意保存，容易丢失，虽然整理保存时很容易，但是对这些档案进行管理就非常困难，查找时更是麻烦，降低了保险单位的工作效率。
(二)档案管理制度不完善
很多社会保险档案管理部门都不能完全贯彻落实国家档案管理规定，因为没有人意识到档案管理工作的重要性，也没有人强制其执行，再加上社会保险档案管理制度不健全，缺乏统一的规范和标准，造成归档范围不明确，社会保险文件材料收集不齐全，档案管理方法不健全，丢失、涂改、损毁社会保险档案的现象时有发生，［1］各个单位之间没有统一的标准，执行困难，这也是现在保险档案管理的又一大问题。
二、加强档案工作的管理措施
(一)提高档案管理的意识
深刻认识到档案管理的重要性，树立保险档案意识，保险档案从形成到使用再到归档，在其“一生”中发挥着不同的作用，档案管理就是充分发挥档案在归档后的作用，是对以往工作的记录，是对日后工作的指导，这样才能够积累经验，寻找不足，及时调整，对档案工作的提升有很大意义。
(二)引进专业人才和基础设施
顺应现代社会的要求，档案管理应该进行信息化处理，这就需要保险事业管理单位加大投入，招聘有专业知识的人才，精通档案管理知识，熟悉《档案法》，懂得计算机技术;另外引进先进的基础设施，这样专业人员才能发挥最大的价值，建立健全该事业单位的保险管理体系，目录详细，条理清晰，便于保存和查找，节省时间，提高工作效率。
(三)加强对档案工作者的管理
档案工作者要有不断学习、不断进步的意识，更新自己的知识存储，向最先进、最有创意的档案管理单位学习，激发潜能，发掘价值，努力使自己成为单位需要的复合型人才。保险事业管理单位也应该定期组织培训，请有成绩、有权威的人来单位做讲座，向档案工作者传授知识，树立榜样，使他们意识到自己身上的责任，意识到广阔的上升空间，增加工作人员前进的动力。此外，还可以建立奖惩制度，激励档案工作者向更加优秀的方向发展，多劳多得，创造更大的价值。
(四)完善档案管理制度
社会保险档案管理要向着规范化、数字化、信息化的方向发展，充分利用现在的计算机网络带来的便利，建立保险档案数据库，对保险的各种数据进行整合，系统地传到该数据库中，实现资源共享、自助查询，方便人民的使用，也减轻了档案工作者的工作量。与此同时，还要规范对纸质档案的管理，避免纸质档案的损坏、丢失，按照时间和类别分类存放，尤其是一些重要文件，一定要小心保管，妥善处理。当然，保险档案纸质资料也不能一直存放，需要定期对这些档案进行查看，除保单送达回执档案保存期限为2年外，其他业务档案白保险合同终止之日起，原则上至少要保存10年才可销毁。［2］在这一过程中要严格遵守销毁流程，对保险档案进行逐一核查，确定其已经没有效力，再由专门人员签字，统一进行销毁，以此减少档案管理工作者的工作量。
(五)组织力量，不断创新
现代化的档案管理方式是适应时展潮流的趋势，保险档案的管理也要与时俱进、不断创新，根据自身单位的规模与需求，利用计算机网络体系对保险档案进行搜集、整理、存档，创建保存和查找的桥梁，创新理念，保证工作质量。
三、对保险档案管理工作未来的展望
(一)执行依法治档
《档案法》是具有权威性的档案立法，档案工作人员应该以此为出发点，监督、指导、检查档案的前期控制。［3］在未来的工作中，严格执行《档案法》，对保险档案管理工作给予合理的法律权限，增强档案管理的法律意识，提高工作人员的政治、文化及业务修养，对有违法、失职等问题的工作人员追究法律责任或行政处分，从而实现档案管理工作的高效、公正。
(二)开发运用档案
对保险档案进行搜集整理是最基本的一步，之后要对分类后的档案做分析和预测，成为有参考价值的信息资源，为日后的工作积累经验。此外，创建更加便捷的查找咨询方式，比如通过电脑版、手机版的保险档案管理体系向广大人民群众开放，人们可以随时随地查询自己的保险信息，服务人民，提高社会效益。
四、结论
随着社会的快速发展，系统的、数字化的保险档案管理才能满足信息化时代的要求，要促进社会保险档案管理体系的完善，要从以下几个方面进行优化:领导者应重视档案管理，投入资金，引进专业人才和基础设施，加强对档案工作者的管理，定期组织讲座，不断完善保险档案管理制度。此外，要推进依法治档的执行，开发运用档案，发掘其内在价值。
［参考文献］
［1］邓青松，王洛平，武鸣城，孙志浩，李东平，周海嚒，刘世豪，黄宗正．完善社会保险档案管理促进保险事业发展．建筑工程技术设计，2015(26)．
［2］马为民，李文泉，黄宗正，郑冬英，黎文卓，董存红，刘世豪．浅谈新时期保险业务档案管理———河南省今州县张北村社会保险管理思路与情况案例分析．山东档案，2014(4):51－53．
【关键词】档案管理工作；档案管理者；工作体会
一、概述
档案管理，要严格按照国家档案部门制定的标准执行，高机制，高效率的开展工作，做好档案收集，整理，鉴定，统计，归类及后续档案保管工作，充分有效利用到档案装具，档案著录，库房管理等各执行标准上。档案管理人员都应承担起所负责任，要明确责任范围。以国家档案管理工作目标作为标的物、严格要求自己，评定自身工作好坏，实行目标管理最大化，根据标的物的管理工作要求制定自己的具体目标及工作计划，力求使档案管理工作达到具体化、规范化、标准化并落实到自身所负其责。
二、加强档案意识，充分认识做好档案管理工作的重要性
一直以来，由于各种原因，相关机构对档案和档案工作没有进行足够有效的宣传，社会公众对档案这门重要学科的认识相对匮乏，认识不到档案工作对社会发展的重要性。作为掌握大量公共信息资源的传统档案工作者，往往把自己定位为一个被动的服务者，认为自己最大的责任是管理好档案，不重视档案的编研工作和档案开发利用。“重藏轻用，重保密轻开放，重质量轻服务”的现象普遍存在于当前档案工作中，造成室藏内容单一、门类不全，档案信息资源得不到有效开发利用。实际上，做好档案管理工作是一个单位健康发展的需要，档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。因此，要想做好档案管理工作，我们必须加大宣传力度，强化人们的档案意识。
三、利用资源，推进档案建设的信息化，实现档案的现代化管理
（一）档案部门应配备相应的档案现代化管理设备。随着档案信息量的剧增，人们需要采用先进的计算机技术，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理，尤其是使用多媒体技术，将传统的纸质载体的档案材料转化为全文、全图、全声的光盘储存，并实现全屏幕自动检索。所以，计算机及其配套设施必须跟上，以满足档案管理现代化的起码要求。利用计算机检索档案，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心，使档案信息的处理传递的时间大大缩短，节约利用者查阅档案的时间，有效提高查全率，提高服务质量。
（二）设计科学先进的档案管理软件。建立档案信息网络系统。档案现代化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各机关单位日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询与文档网络上传输达到资源共享的目的。此外，还应将电子档案管理类别细分为操作管理、系统环境管理、档案密级管理、卷内目录管理等，从而从机制上提高机关信息共享能力，使更多的人享用现代化高新技术的便利，准确、全面、快捷地获取所需档案信息，也让利用者有更多的机会接触、了解到档案，增强档案意识。
（三）做好档案信息的有效开发。档案管理应着眼于实际工作的需求，按照归档范围，做好档案的收集工作，及时整理、立卷、归档，积极丰富馆藏。档案的价值在于利用，在于为社会公众、社会组织各项工作服务，这是档案工作的永恒主题和根本目的，而档案的自身性质也决定了档案工作的服务性。因此我们要改变重藏轻用的传统观念，加大档案信息开发的力度，除了制定多种检索工具，还要积极开展档案信息材料的二次、三次开发，编制各种编研材料，同时要注重编研材料的时效性，做好主动服务。这样才能使档案价值得到最有效的开发利用，提高档案的利用率，增强人们对档案的依赖意识。
四、加强和提高档案管理人员综合素质
（一）提高思想认识。随着社会事业的快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大，各单位要进一步提高对档案管理工作的重视程度，对新形势下高素质档案人才的迫切需求要有一个深刻的认识，给档案管理工作以人员、资金以及政策上的大力支持。同时，要把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案管理工作的各项规章制度，加大投入力度，关心爱护档案工作人员，切实解决实际困难，改善工作环境，提高工资待遇。
（二）强化服务意识。档案管理人员要及时关注党和国家的工作大局，善于从政治上研判形势，善于根据党委、政府的中心工作主动开展档案工作。要积极开展职业道德教育，完善服务方法，提高服务质量；要不断增强服务意识，在工作中牢固树立主动服务意识，积极发挥档案人员的主观能动性，变被动等材料为主动收集材料；既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神，主动、热情、及时、准确、全面、周到地为档案使用者提供帮助，这样才能在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象。
（三）加强教育培训。档案管理人员的继续教育水平很大程度上决定着档案工作者的整体素质，进而决定着档案事业的总体发展层次。档案工作者要树立终生教育理念，建立终身学习制度，经常性地参加系统的知识更新与继续教育，不断扩展自己的知识，提高学历层次，以适应不断发展变化中的业务需要。培训内容要因需而定，与实际工作紧密结合。除加强档案基础理论与技能等专业知识学习外，特别要加大信息技术培训力度，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作需要。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构、培养较强的档案技术能力。
参考文献
档案信息在推动我区经济社会各项事业快速发展、保障社会和谐稳定等方面发挥着不可替代的重要作用，是围绕中心、服务大局工作的重要组成部分，是实现“发展三大经济，构建和谐##”奋斗目标中必不可少的重要工作。加快推进档案管理工作，是我区处在城市化快速推进、经济社会加速发展重要历史时期的必然要求，也是建设服务型政府的重要工作内容。日前，根据区人大常委会工作安排，区人大教科文卫工委在区人大常委会###副主任的带领下，就我区06年以来档案管理工作情况进行了调研。此次调研走访了乡镇街道、部门及重点工程项目等共计16家，分别与政府相关部门及乡镇街道分管领导、相关工作人员、村（社区）干部、部分企业事业单位相关人员进行了座谈，广泛听取了各方面的情况介绍和建议、意见。现将调研情况汇报如下：
一、 基本评价
06年以来，区政府能够认真贯彻《中华人民共和国档案法》和《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，努力完善档案机构建设，推进档案软硬件条件改善，做好档案管理日常工作，取得了一定成效。具体体现在以下几方面：
1、建立档案管理机构和工作网络。区档案局于06年4月正式挂牌成立，新增对本区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作的监督指导职能；区、镇街、各部门建档单位成立档案协会，并划分协作小组，定期开展活动；各镇、街道及部分职能部门成立了档案管理领导小组，有些单位还将档案管理责任明确到具体科室及个人；部分政府职能部门和街道实现了将档案管理网络向下延伸，如区劳动保障局已将档案管理网络延伸至村（社区）劳动保障室一级，区教育局也建立了局、校二级管理网络，档案管理实现系统化；55个城市社区档案管理基本达到四有标准（有制度、有人管、有库房、有实体）。
2、档案管理工作逐步规范。一是建立了各项制度。区、镇两级政府及职能部门都相应建立了有关档案保管、利用、归档、保密等一系列工作制度，进一步明确了档案管理的基本工作要求，确保了档案管理的规范化和制度化。二是规范档案管理职责。区各相关单位都制定相应的档案人员岗位责任制度，部分还纳入了机关岗位责任制考核。区内各档案馆室的档案人员基本都能认真做好档案的日常收集、整理、管理工作，大多数建档单位能做好档案借阅和利用情况的登记。三是加强考核创建。区政府把档案工作纳入全区年度目标管理考核范围，每年通过单位自查、组内互查、档案局抽查等方式开展档案年检；部分单位还在系统内部开展档案工作自查和考核，通过职能部门各科室档案工作考核评比，提高档案管理整体水平；指导建档单位创建达标，目前全区档案工作达省级标准的有25家单位，达市级标准的有35家单位。
3、档案利用工作有所推进。一是档案利用率有所提高，06年以来档案利用人次增加约40%，共接待查档利用1600余人次，提供案卷20__余卷、件。二是信息化建设有所推进。区档案馆建立了文件级档案检索系统，馆藏中重要全宗及查找利用率高的档案已录入电脑，开放档案案卷目录在##区档案馆网站上公布；06年区档案局开展专题培训，在全区推广新型档案管理软件即档案检索系统；部分涉及民生档案的职能部门信息化工作走在前列，已经建立了较为完善的查询系统和电子化档案管理系统，如区城管办的数字城管管理系统，区人才交流服务中心的应届毕业生档案管理系统，区婚姻登记服务中心的婚登档案管理系统等，进一步开发了档案信息资源，提高了档案的社会利用率，较好地服务了群众。
二、 存在困难和问题
档案作为特殊的信息载体，有着原始性、真实性、完整性、严肃性和长期性的特点，档案的收集又涉及到各项工作的全领域和全过程，具有很强的程序性、规范化和权威性要求。虽然我区的档案管理工作已经取得了一定的成绩，但与我区当前完成区划调整、重大工程项目推进，社会体制改革力度加大、基层组织民主自治水平提升，社会稳定要求提高的特殊时期档案管理现实要求还存在相当的差距。
1、档案管理意识不够强。
一是部分领导干部对档案管理工作缺乏应有的重视和关注。对本职范围内档案工作职责不明确，较少过问档案工作，对有关档案的法律法规和业务知识了解不深，导致许多单位的档案管理问题得不到解决，人、财、物保障不足。二是部分单位之间档案管理工作不平衡。目前，我区的各类档案管理工作主要是根据业务线上的台帐要求来开展，各级各部门的档案管理标准不统一，除业务线上较重视的公文、财务、执法档案相对规范外，如科技类（包括科学研究、设备仪器、基本建设、产品资料等）、 文化类（包括各类文化活动、历史资料、非物质文化遗产等）及经济活动档案（如合同、会议纪要等重要文书）在现阶段发挥重要作用的档案管理问题较多。各级各部门档案管理水平高低不均，差距较大，并且有相当一部分领导和单位还没有意识到差距存在，没有及时落实措施加以改进，导致全区档案管理工作发展不平衡。三是档案工作宣传方法较少。档案管理是一项默默无闻的工作，是功在当代、利在千秋的工作，很难在短期内体现出业绩和作用。由于宣传的活动和载体不多，相关知识和新闻很少出现在各类媒体、简报上，宣传力度不强、氛围不浓。机关干部欠缺档案概念，自觉管理、依法收集的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好氛围尚未形成。
2、档案管理体系不够完善。
一是档案管理组织网络不够健全。据了解，区档案局尚未完全担负起对全区档案工作实施监督指导的职能，与基层联系不多，有些部门甚至不知道档案馆已经变成档案局；部分单位的档案管理网络没有建立到具体科室和工作岗位，部分村（社区）还未落实兼职档案管理人员，组织网络未能到底到边；各级各部门的档案管理的指导协调职责还不明确，管理职能难以落实。二是档案管理队伍缺乏应有的专业知识和精力。档案管理作为一项具有专业性、系统性的工作，从业人员必须具备强烈的工作责任心，相应的专业知识，花费大量的工作精力。但目前，档案员队伍不稳定，变动频繁，有些单位一两年一换；档案员兼职过多，精力不足；档案员的业务素质和专业化水平总体不高，在调研单位中除一两个镇街外，其他单位的档案员都未经过专业培训后持档案管理证件上岗，档案业务知识培训很少，近两年来绝大部分档案管理员参加的业务培训不超过一次，特别是针对基层村（社）档案管理人员的培训指导几乎没有。三是档案收集、管理规范和标准不够明细。一方面，区级层面缺少有针对性和可操作性的档案分类方法和归档范围标准，各级各部门虽然有归档的意识，但对哪些要归档、如何归档没有具体的标准。另一方面，省、市制订的许多专业档案管理规范、标准未能得到贯彻落实,镇、街道和村（社）领导、档案管理人员不知道规范存在，或是没有完全按照这些规范开展工作。更重要的，特殊时期、临时机构和重大建设项目的档案管理缺乏指导性意见。当前我区正处在完成重大行政区划调整，城市化建设开发大幅推进的重要时期，这个时期机构变动大、人员流动频繁、临时机构多、资料依据性强、工作要求高，本身就存在着许多不利于档案收集管理的困难问题，同时，这些特殊时期和重大项目档案与政府、群众利益密切相关、具有非常重要的现实意义和保存要求，但目前，政府对这些档案管理还缺少明确的管理规范标准方面的要求，已经出现有的重要资料遗失，有的重要资料收集不全，有的交接制度不明确，有的档案资料收集程序缺失等种种问题，工作隐患严重。如，有的重大工程项目由于缺少必要的档案资料接收程序，致使建设档案中部分承包单位的资料不齐全，且补充完善的难度较大，直接影响了工程后期权证的办理等。
3、档案管理硬件建设还难以适应工作需要。
随着档案库存量的急剧增加，馆室紧张、建设简陋的问题在全区各个职能部门都普遍存在，这已经成为影响和制约全区档案管理工作发展的突出问题，具体表现在：一是库房容量不足。目前区档案馆库存档案已经饱和，收集工作受到影响，如行政区划调整后原转塘、龙坞、周浦、袁浦等乡镇街道的档案按规定应当收入区档案馆，但现阶段只能留在原单位，其他单位和职能部门也普遍存在库房紧张的问题。二是档案馆室建设不规范。有的档案室建设不标准、不规范，三室不分，基础条件很差，如区人才交流服务中心9个平方的档案室内存放了四千余份人才档案，地方小、通风差，八防措施无法落实，存档、阅档、整理、办公同室，完全不符合人事档案管理标准；有些单位因办公条件限制，无法落实专用档案库室，有些部门档案分散在各职能科室，如区人事局各类工作档案与全区工资统发系统计算机中心机房、复印室及其他杂物同室，既不符合档案管理要求，也不符合统发工资中心机房安全管理要求。三是村（社区）档案室建设滞后。随着城市化推进和体制的调整，村（社区）经济活动越来越多、村务公开要求越来越高，与股民、村民利益密切相关的档案资料也越来越多，村（社区）档案已经成为维护基层社会稳定的重要依据。但目前，绝大多数行政村和撤村建居社区的资料保管，多半是凭着村（社区）领导或者会计的个人判断，或者是遇到实际问题后才注意收集，基本未实现集中、规范化管理，档案分散、不健全，没有专门的管理人员>:请记住我站域名/书记自己保管的，或是分散在各个岗位或工作人员手中。
4、信息化档案管理工作相对滞后。
档案信息化建设是提高档案管理效率、整合档案管理资源的重要手段，今年政府计划设立信息公开中心，档案信息化建设的任务很重、时间也很紧。但由于档案信息化管理软硬件配置不到位、标准不统一，信息化工作量巨大等原因，各级各部门的档案信息化程度不高，发展较为缓慢。同时，随着电子政务的推广，非纸质档案也越来越多，如人事、城管、劳动保障等部门都通过大型数据库开展工作，部门间通过oa办公系统完成公文往来，工程建设、重大活动、文化艺术类等工作以影像资料形式保存，如何实现这些特殊载体档案的长期保存和有序管理，迫切需要探索和加强。
三、 建议意见
为了进一步做好我区的档案管理工作，促使档案工作跟上我区经济和社会发展的步伐，并为全区各项事业实现“走在前列、争当示范”作出积极贡献，提出以下三点建议：
1、进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度。
一是要切实加强对档案工作的领导。要将档案事业的发展和档案软硬件建设列入国民经济和社会发展计划，摆入各级各部门的重要工作议程，从人、财、物方面给予保障。二是要切实转变档案管理工作观念。牢固树立档案管理法制观念，加大依法治档力度，从法律层面提高领导干部对档案管理工作的重视和关注程度。进一步解放思想,转变观念，适应新形势下的发展要求，要从单纯注重文书档案管理转变为同时注重其他门类档案管理，从注重机关内部档案工作转变为同时注重所属单位档案工作，从注重档案实体管理转变为同时注重档案信息管理，用改革的精神研究新情况, 解决新问题, 不断地把档案事业推向前进。三是要切实加强对档案工作的宣传。充分利用新闻媒体、橱窗、展板、 传单、手册、教育基地、学术交流、法律宣传活动等载体和形式，向广大干部群众普及档案法律和业务知识，还要根据不同的环境、不同的人群，如领导干部、各业务部门、具体工作人员、广大人民群众等开展有针对性地宣传教育，通过多形式、多载体、多层面的档案工作宣传，着力提高全民档案意识。
2、进一步完善档案管理体系。
一是完善档案管理组织网络。区档案局要加强自身建设，密切与基层单位的联系，切实承担起监督指导的重要职能；将网络延伸到基层村（社），明确各村（社）的兼职档案管理人员，将他们纳入全区档案管理网络体系中，定期组织培训教育，提高基层档案管理水平；完善各镇、街道和职能部门内部组织网络，档案收集管理职能要明确到具体科室、具体个人，为档案工作全员参与营造氛围，打好基础。二是尽快完善档案管理相关规范。认真梳理现行各类档案管理具体规章制度和行业标准规范，有针对性地组织相关单位、基层机构学习掌握这些规范标准，进一步推动档案管理规范化；尽快制订出台区级层面的档案收集管理规范标准，特别要对镇、街道及村、社区的档案收集管理范围标准加以规范；进一步完善区档案局开展档案管理监督、检查、指导的相关制度，加大考核奖惩力度，调动档案工作人员积极性；尽快明确在行政区划调整、机构变动、人员调整等重点时期、区内各类临时机构、重大建设项目的档案收集管理、移交机制，确保重要档案类目收集齐全、整理规范。三是加快硬件建设步伐。结合各单位办公场所的调整、重建，超前谋划、提前介入，切实做好各类新建档案库室的规划建设工作；改善设备、整合资源，有效缓解现存库室紧张、保管条件差的突出矛盾，对明显不符合档案管理标准的库室，要及时调整修缮，确保档案安全；高度重视基层村、社区档案库室的建设，力争做到全区所有村、社区档案库室全覆盖。四是切实加强档案管理队伍建设。及早落实档案局三定方案，充实档案局人员力量，切实担负起对全区档案工作的指导、服务、监督职责，保障档案工作顺利开展；积极采取措施，稳定各级各部门档案管理人员队伍，保证兼职档案管理人员的业务素质和工作时间，确保档案工作的延续性、严肃性及权威性；切实加强对各级各部门档案管理人员的业务培训和教育，不断提高他们的业务能力。
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