时间：2023-06-25 16:19:51
导语：在合同管理案例的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：合同档案管理
前言
合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
合同审批单
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。
自身的合法权益而采取的必要手段。笔者在此结合实际工作，简要的
阐述和分析了合同档案管理的相关问题。
关键词：项目合同；合同档案；管理
1 前 言
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题，如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水平的进一步提升。
2 合同档案的有效管理
2.1合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看，在一个法人单位，不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节；受内外因素的影响，合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给归档部门的收集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定：“采用合同书形式订立合同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”如果在合同用印环节即注意对合同建立台账并进行编号登记，作为追索合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率。
对一个企业单位而言，较为科学有效的方式是建立台账并实行统一格式的合同审批单。待合同签署成立后，第一联供归档部门作为合同审批材料，与合同文本（原件）一并归档；第二联存财务部门，作为记账凭证；第三联可由合同部门作为专项资料保留。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息，又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式，并通过制定配套的合同管理和移交制度，则合同档案的归档率得以有效保证，有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
2.2 合同档案的整理
合同档案按“先问题再时间”的原则组卷。案卷内反映同一个问题的合同文件应排列在一起。如果合同文件数量多，可按问题组成几个卷，按时间顺序或问题重要程度排列。划分合同保存期限时，要联系合同价值进行综合分析。
例如，对一般经济合同而言，合同标的、履行期限是重要参考指标；可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，划分保管期限也不宜一概而论，只要善于综合各方面信息，运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
2.3 合同档案的管理
在国家机关和企业档案分类体系中，都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之，在立卷归档阶段，合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征，被分别纳入不同的档案管理门类。但是，随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发，传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要，与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外，在保管方式上，以往不少单位出于业务工作考虑，往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案，这也给合同档案管理带来一定风险性。首先，合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限，合同档案管理水平参差不齐；其次，合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁；第三，一旦组织机构或工作人员发生调整变动，往往容易造成合同散失。收集、分析合同各阶段执行情况，加强对风险的控制能力，使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性，笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次，实现合同安全统一管理。建议由计划部对合同档案文本实行集中管理，统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作，避免档案缺散流失。第二层次，开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息，并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。当然，机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况，指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
3 对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点，容易被忽视。事实上，由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用，对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定，当事人协商一致的，可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的，依照其规定。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明，双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失，而造成不必要的经济纠纷或损失。
4合同档案信息资源的开发
长期以来，合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。积极开发合同档案资源，找准切入点，是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分，应当与信用体系互动互惠，从而发挥更大的现实意义。
1 电子档案管理与传统档案管理的区别
电子档案管理，就是通过计算机等手段来记录文件内容并且保存管理。记录过程简单易操作，不会用到笔墨等办公用品，并通过网络进行永久保存。与传统的档案管理方式相比，电子档案管理有如下特点：
1.1 在时间上
电子档案管理和纸质档案管理存在着一定的差异，体现在采用电子档案管理的方式可以做到在记录的同时归档，或者在一定的时间和范围内，在满足档案管理部门要求的情况下，可以通过网络把文件发送给管理的机构并进行归档，这一点，可以节省送档案，打印档案等不必要的时间，为人们的工作生活提供了很多便利。传统的纸质档案管理方式略显麻烦，它需要提前设定计划或者安排时间，以便相关部门把文件资料集中归档，并且需要特定部门进行回收和处理。这一过程既浪费时间，又浪费人力物力。
1.2 在方式上
二者的归档方式具有一些差异。电子档案的管理，需要掌握一定的信息技术操作的能力，并且会操作相关的软件。操作过程为：工作人员通过相关的管理软件，在各个档案上粘贴标签，每一份档案都有单独的编号，以便归档。这样的过程操作起来比较繁琐。而纸质档案管理比较简单，开证明就可以办理。
1.3 在存储方面
电子存储方式和纸质的管理方式也存在差异。电子档案是在计算机或者网络上存储，但计算机或者网络易出现故障，或者电子数据会出现纰漏，不利于档案的保存。因此，现在的电子档案管理有所改进，一般情况下要进行备份，还要对文件的具体格式进行转换，操作完成后才进行统一的保存。而传统的纸质档案管理只需要保存好纸质的资料，使之不受损坏即可，但是对环境的要求会比较高，需要干燥安全的环境，因此更加困难。
1.4 在管理的方法方面
电子档案管理的方式比较复杂，需要对待管理的档案进行分类，并需要对资料进行编目，在接受文件的第一时间，工作人员需要给每一份档案一个唯一的编号，同时还有给出相应的类别号、档案号、文件号，以便在使用时能够方便查找。这样，在查找使用时，就可以通过专业的检索工具进行电脑检索。
1.5 在查询使用方面
电子档案管理和传统的档案管理也存在一定的差异。电子档案管理可以在计算机上操作，无需固定地点和时间，但需要注册用户的个人信息，在使用时通过个人帐号和密码才能够登陆查询或使用所需档案文件。而传统的档案管理则需要向相关部门进行申请，并且有工作人员帮忙查找才能使用档案，这个过程效率比较低，浪费时间。
2 电子档案管理的优点和缺点
2.1 电子档案管理的优点
用计算机或网络进行电子档案管理这种方式，最大的优点就是可以大大提高工作效率，无论是在保存方式上，还是在查询使用方面，都节省了宝贵的时间，尤其是在传输方面，电子档案管理通过网络进行传输，省去了打印，发送等步骤，节省了时间，同时省去了不必要的花费，现如今随着专业管理软件的开发和不断完善，使电子档案的管理变得更加方便和规范。
采取计算机信息技术这种形式进行档案管理，不仅提高效率，也对环境保护作出了一些贡献。首先就是采用网络的形式进行档案管理，节省了纸张，这一点不仅节省了资金，同时也减少了对树木的砍伐，保护了树木和环境，其次是这种方式可以减少笔墨和办公用品的使用，再一次节省开支，避免了不必要的浪费。
2.2 电子档案管理的缺点
使用这种方式进行档案管理，除了以上我们例举的几个优点之外，还存在着一些不足，主要有以下几点：
1.立法不够完善，虽然我国法律部门已经制定了一些关于档案管理方面的法律章程，但不健全的法律实施环境也给电子档案管理带来了许多挑战，受法律保护范围不够明确，法律实施困难，破坏性大等问题仍然存在，这需要我们在此领域进行进一步的研究和完善。
2.计算机等电子信息技术的不安全性也给电子档案管理带来了不安全性，这体现在计算机易出现漏洞或中毒的情况，一旦计算机发生硬盘损坏现象则不利于档案的保存。因此，这需要我们在技术上进一步的完善，我们需要加强电子备份，运用云技术等新兴技术手段进行保存，并且还要通过加设密码，定期清理消毒，安装杀毒软件等方式进行维护。
3.用于管理电子档案的存储设备容易发生过期、老化或亟待更新等问题，长时间保存或许会出现无法读取等严重后果。这就需要相关的工作人员定期维修更新，并且备份保存。
4.对于工作人员的技能要求较高，因为电子档案管理需要工作人员具有熟练的操作技能，这就需要工作人员有专业的技术储备以及长期的工作经验。因此需要长期锻炼或进行技术培训。
3 可采取的措施
（1）根据电子档案的存储特点和方式，进行科学的计划安排，确定传输时间，并在年内进行信息汇总处理，及时增加新的信息。
（2）由于电子档案的信息处理都是通过计算机等设备完成的，所以应招募合格的信息操作人员，并及时进行培训。
（3）保管时应注意环境条件，电子档案的保存需要适度的环境，保存档案的设备需要防尘，防磁，防划。工作人员也应对存储设备维修更新技术有一定的了解，以便能够及时处理设备的突发状况，保证档案的安全。
（4）健全电子档案查询使用的相关制度，设立实名制，并进行权限限制，确保使用者通过身份进行实名登陆，以确保档案的安全。
第一条考核范围，全县参与考核的单位划分为三个系列，分别为乡镇（街道）系列，县直单位系列（企业和工程项目的管理归口到相应的主管部门考核）和主要职能部门系列（职能部门为*局、安监局、交通局、公路局、教育局、农机局、城管局、交警大队）。
第二条考核办法，实行百分制评定，由县交安委组织实施，坚持平时抽查和集中检查相结合的原则，坚持客观公正、公平公开的原则，每年检查二次，检查结果予以通报。
第三条乡镇（街道）系列交通安全管理考核内容（100分）。
一、组织机构落实情况（15分）
各乡镇（街道）应行文成立以安监站为主体的道路交通安全管理机构，明确一名领导分管，明确专抓人员，明确一名安全管理信息员，并做到职责具体清楚。
每年7月30日前向县交安委办公室报送成立道路交通安全管理机构书面文件或电子文档的记15分，否则扣15分。文件中人员或职责不明确的每项扣3分。
二、交通事故发生情况（30分）
1、辖区内发生一起死亡3人（含3人）以上特大交通责任事故的，扣30分；
2、辖区内发生一起死亡2人重大交通责任事故的，扣20分；
3、辖区内发生一起死亡1人重大交通责任事故的，扣10分；
4、辖区内发生一起损失1000元以上一般交通责任事故的，扣1分。
三、道路交通安全管理“五个一”基础工作落实情况（45分）
㈠切实搞好“一个站”建设（5分）。
1、各乡镇（街道）安监站有站长、交警协管员和农机管理员等3人以上专抓人员的记1.5分，每缺少一个岗位人员扣0.5分；
2、安监站有办公场地的记1分，否则扣1分；
3、对辖区内道路、机动车和驾驶人实行电脑化管理的记2.5分，否则扣2.5分；
㈡搞好机动车和驾驶人的“一张表”管理工作（25分）。
各乡镇（街道）应将辖区内机关单位及常住人口拥有的机动车辆车主和驾驶人信息纳入一张表格管理（表格由交警部门提供），按季更新表内信息，并及时送交警部门备案。如发现：
1、每漏登一辆机动车或一名驾驶人，扣0.1分；
2、一次无牌、未保险或未年检（摩托车除外）车辆上路行驶，分别扣0.2分；
3、一次无证驾驶机动车，扣0.5分；
4、驾驶人或车主有联系电话而未收集，扣0.2分；
5、表格缺少一季更新信息，扣1分。
㈢搞好道路“一张图”管理工作（10分）。
各乡镇（街道）应将辖区内的道路绘制成管理示意图，图上要标明国、省、县、乡、村、组道路的分布情况以及危险路段、事故黑点的位置（危险路段和事故黑点还应另外制作管理档案），并按季更新图内信息，然后将更新信息资料按季及时报送交警部门备案。如发现：
1、每漏登一条道路，扣1分；
2、每漏登一处危险路段或事故黑点（危险路段和事故黑点判定标准由交警或交通、公路部门提供），扣1分；
3、每缺少一份危险路段或事故黑点档案（档案式样由交警部门提供），扣0.5分；
4、危险路段或事故黑点两端缺少警示标牌的，扣0.5分；
5、对不能通行道路没有采取封路措施的，扣1分；
6、每缺少一季更新图内信息资料的，扣1分。
㈣搞好“一本监管记录”工作（5分）。
各乡镇（街道）应加强对辖区道路的路面监管，特别是遇乡镇（街道）逢场日（华塘和新城街道办事处以民安街道办事处逢场日为逢场日）、特别防护期及冰雪恶劣天气应加大落实道路监管工作力度，并作好记录备查。
各乡镇（街道）应按季将监管记录送交警部门备查，每缺送一次扣1分，每发现一次应落实道路监管而缺少记录，扣0.1分。
四、道路交通安全管理宣传教育情况（10分）
㈠有两处以上固定宣传标语的记2分，每缺少一处扣1分；
㈡“十一”黄金周和春运期间分别有两条以上宣传横幅的记2分，每缺少一条扣0.5分；
㈢全年集中驾驶人开展1次以上安全教育活动的记5分，未开展的扣5分；
㈣年内发送1次宣传资料的记1分，没有发送的扣1分。
第四条县直单位系列交通安全管理考核内容（100分）
一、组织机构落实情况（10分）。
7月30日前向县交安委办公室报送道路交通安全管理领导小组书面文件或电子文档的记10分，否则扣10分。
二、交通事故发生情况（30分）。
㈠发生一起死亡3人(含3人)以上特大交通责任事故的，扣30分；
㈡发生一起死亡2人重大交通责任事故的，扣20分；
㈢发生一起死亡1人重大交通责任事故的，扣10分；
㈣发生一起损失1000元以上一般交通责任事故的，扣1分。
三、机动车及驾驶人管理落实情况（50分）。
县直各单位应将本单位及干部职工、聘用人员拥有的机动车和驾驶人信息纳入一张表格管理（表格由交警部门提供），并按季更新表内信息，报交警部门备案。如发现：
㈠每漏登一辆机动车或一名驾驶人，扣1分；
㈡一次无牌、未保险或未年检（摩托车除外）车辆上路行驶，分别扣0.5分；
㈢一次无证驾驶机动车，扣1分；
㈣一次在城区违法停车、闯红灯、闯单行道，扣0.5分；
㈤驾驶人或车主有联系电话而未收集，扣0.5分；
㈥缺少一季更新信息的表格扣1分。
四、道路交通安全管理宣传教育情况（10分）。
全年集中驾驶人开展1次以上安全教育活动的记10分，未开展的扣10分。
第五条职能部门系列交通安全管理考核内容（120分）
职能部门除参与县直单位系列考核（100分）外，还对履行道路交通安全管理职能进行考核（20分）。
一、公安局职能考核（20分）
㈠服从县安全生产重大事故紧急救援指挥中心的调度，确保及时派出警力和车辆参与重大道路交通事故紧急救援的记10分，因延误时机造成事故人员伤亡和损失增加的扣10分；
㈡及时调集警力处置因道路交通事故导致的堵塞国省道等或涉车涉路违法犯罪的记10分，因延误时机或打击处置不力造成事态扩大的扣10分；
二、安监局职能考核（20分）
㈠组织协调好重大道路交通事故紧急救援工作的记10分，因组织协调不力或失误造成事故人员伤亡和损失增加的扣10分；
㈡全年组织一次以上乡镇（街道）及县直单位道路交通安全管理人员培训学习的记10分，未开展扣10分。
三、交警大队职能考核（20分）
㈠搞好“五个一”道路安全管理指导及汇总和上报工作的记10分：
1、按季汇总和更新全县机动车及驾驶人表格的记2分，每缺少一次汇总更新扣0.5分；
2、按季汇总更新全县道路管理示意图并及时上报排查出的危险路段和事故黑点的记1分，每缺少一次汇总更新或上报扣0.5分；
3、每月向道路交通安全管理责任人和驾驶人发送两条以上安全服务及重特大交通事故通报手机短信息的记2分，缺少一条扣0.2分。
㈡搞好过境车辆管理的记5分，发生一起过境车辆死亡1人（含1人）以上交通责任事故的，扣1分。
㈢搞好全县交通事故预防工作的记5分，发生一次死亡3人（含3人）以上交通责任事故的，扣1分。
㈣搞好道路交通安全宣传工作的记5分：
1、有2处以上固定宣传标语的记1分，每缺一处扣0.5分；
2、“十一”黄金周和春运期间分别有2条以上宣传横幅的记1分，每缺少一条扣0.25分；
3、全年开展1次以上安全培训活动的记1分，未开展的扣1分；
4、全年在电视台对交通安全进行4次以上宣传的记1分，每缺少1次扣0.5分；
5、年内发送4次以上宣传资料的记1分，每缺少1次扣0.5分。
四、交通局职能考核（20分）
㈠将全县客运车辆（以发放线路牌为准）和驾驶人纳入一张表格管理的记5分（表格由交警提供），并按季更新表内信息，然后送交安委办公室备案。如发现：
1、每漏登记一辆客运车辆或一名客运车辆驾驶人，扣0.5分；
2、一次未保险或未年检客运车辆上路行驶，分别扣0.1分；
3、一次无驾驶证驾驶客运车辆，扣1分；
4、客运车辆驾驶人或车主有联系电话而未收集，扣0.5分；
5、缺少一季更新信息的表格扣0.5分；
㈡搞好路权内公路危险段点和桥梁排查治理及对非法占用公路行为查处工作的记10分，因未落实排查治理或未发现及查处非法占道不力而造成1次3人（含3人）以上死亡特大交通事故的扣5分，造成1次两人死亡重大交通事故的扣2分，造成1次1人死亡重大交通事故的扣1分。
㈢年内启动不少于3个乡镇开通乡至村组的农村客运线路试点工作的记5分，否则扣5分。
五、公路局职能考核（20分）
搞好路权内公路危险段点和桥梁排查治理及非法占用公路行为查处工作的记20分，因未落实排查治理或未发现及查处非法占道不力而造成1次3人（含3人）以上死亡特大交通事故的扣10分，造成1次两人死亡重大交通事故的扣5分，造成1次1人死亡重大交通事故的扣2分。
六、教育局职能考核（20分）。
㈠将全县校车、接送幼儿车辆和驾驶人纳入一张表格管理的记10分（表格由交警部门提供），并按季更新表内信息，然后报交安委办公室备案。如发现：
1、每漏登一辆校车、接送幼儿车辆或驾驶人，扣0.5分；
2、一次未贴有校车或接送幼儿专用车辆标记、未保险或未年检校车、接送幼儿车辆上路行驶，分别扣0.1分；
3、一次无证驾驶校车或接送幼儿车辆，扣1分；
4、校车或接送幼儿车辆驾驶人或车主有联系电话而未收集，扣0.5分；
5、缺少一季更新信息的表格扣0.5分；
㈡将道路交通安全管理纳入每学期中小学教学内容的记5分，缺少一学期扣2.5分；
㈢全年在中小学开展一次以上道路交通安全知识竞赛活动的记5分，未开展扣5分。
七、农机局职能考核（20分）
将全县拖拉机和驾驶人信息纳入一张表格管理的记20分（表格由交警提供），并按季更新表内信息，报交安委办公室备案。如发现：
㈠每漏登一辆拖拉机或驾驶人，扣0.5分；
㈡一次无牌、未保险或未年检拖拉机上路行驶，分别扣0.1分；
㈢一次无证驾驶拖拉机，扣0.1分；
㈣拖拉机驾驶人或车主有联系电话而未收集，扣0.5分；
㈤缺少一季更新信息的表格扣1分。
八、城管局职能考核（20分）
㈠将城区出租车和驾驶人纳入一张表格管理的（表格由交警提供）记10分，并按季更新表内信息，然后交交安委办公室管理。如发现：
1、每漏登一辆城区出租车或驾驶人，扣0.5分；
2、一次无牌、未保险或未年检出租车上路行驶，分别扣0.1分；
3、一次无证驾驶出租车，扣1分；
4、出租车驾驶人或车主有联系电话而未收集，扣0.5分；
5、缺少一季更新信息的表格扣1分。
㈡搞好城区出租车稳定工作的记5分，因管理或服务问题造成1次出租车驾驶人到州以上集体上访的扣2分。
㈢确保城区长沙路、民族路、新建路、朝阳路和城东路无占道（含非机动车道）经营的记5分，发现有连续超过一月以上占道经营行为的，按每条街道分别扣1分。
第六条奖惩
一、考核分为三等，综合得分90分以上的单位为一类单位，60分以上90分以下为二类单位，60分以下为三类单位。
二、对乡镇（街道）、县直单位得分前五名的，对主要职能部门得分前三名的进行通报表彰，对落后单位进行通报批评。
关键词：沟通 病案管理 医患关系
【中图分类号】R-1【文献标识码】B 【文章编号】1008-1879(2012)07-0234-01
随着社会的发展，人们法律意识和思想觉悟的增强，病案管理工作在医院各项管理活动中的地位越来越重要，作为一名病案管理员，即要与临床科室的医护人员建立良好的工作关系，保持畅通的沟通渠道，又要为各类病案利用者服务，为他们提供必须的病历资料和信息咨询，可以说病案管理是一项服务性很强的工作，因此，我们要不断的学习和掌握各种沟通方法和技巧，并将其灵活运用于管理工作之中。
1 病案管理工作中沟通的重要性
病案室是医院的信息中心，其主要工作是向各科室收集病历及其他数据信息，并对其进行整理加工、排序、存档，形成完整系统的数据资料，进而为患者和其他人员提供真实、全面、准确的资料信息。
1.1 一份原始的病历资料回收到病案室之后，要经过整理、审阅、录入、排序等众多环节，才能形成一份完整的病案资料。在此过程中，每个环节都可能出现我们解决不了的问题，需要与临床科室进行协调才能解决。另外，各临床科室医护人员也经常到病案室借阅、修改、咨询各类信息，可见，沟通在我们的日常工作中至关重要。但由于个人知识、经验水平、性格、见解、记忆力和语言表达能力的不同会造成对同一事物的不同理解，形成沟通障碍，为工作带来不便。因此我们只有牢牢掌握各种沟通技巧，在组织内部建立畅通的沟通渠道，建立良好的人际关系和组织氛围，才能增进彼此的了解，协调工作中的摩擦，使各项工作顺利进行。
1.2 病案管理工作的根本目的是为了病案的利用，因此，如何为病案利用者提供完美、满意的服务是每个病案管理人员的必要职责。复印病历资料代表着此次医疗活动的结束，所以作为一个与患者直接接触的医院窗口，必须树立热情、负责的工作形象，妥善处置复印过程[1]。从患者提出申请到复印完成，这一过程中要主动与患方交流，熟练的运用沟通技巧，注意交流的态度和语气，消除患者的不满情绪，提高病案利用者的满意度。
2 病案管理工作中存在的问题
2.1 由于病案管理专业兴起的较晚，院领导及各科医务人员对病案管理工作不了解，不重视致使我们的日常工作中出现许多急待解决的问题：病案不能及时上交病案室；病案内容缺项错项；检查报告单姓名或年龄不相符，归档不及时；医师修改病历拖拉；不严格遵守病案借阅制度，找他人代借病历或不按时归还，甚至造成病案的丢失。以上种种原因造成病案不能及时归档，不能为病案利用者提供及时、完整准确的病历资料，给保险或报销带大极大的麻烦，埋下医患纠纷的隐患。
2.2 病案利用者的认知缺陷，许多病案利用者不了解病历资料涉及个人隐私，也不了解病历在法律和医疗鉴定中的重要作用，在复印病历的过程中往往忽视医护人员的提示，不带全所需证件，甚至强烈索取法定之外的病历资料；有的患者或家属由于长期遭受病痛的折磨和巨大的经济压力，极易产生不良情绪，稍不顺心便会脾气爆燥，言词激烈，难以沟通，还有部分人对复印收费问题极为不满。怎样在遵守原则的前题下令病案利用都满意，需要我们运用良好的沟通技巧加以解决。
3 运用恰当的沟通技巧解决管理工作中的问题
3.1 通过通知、会议、电话等书面及口头沟通的形式加强对本院医护人员病案管理有关知识的宣传教育，使医务人员了解病案在医院管理、法律及医疗技术、医患纠纷中的重要作用：如组织全院医务人员进行《医疗事故处理条例》的学习，就病历书写有误引发医患纠纷的病案展开分析讨论，使医务人员对病历书写重要性的认识由感性上升到理性[2]。在日常的工作中，制定完善合理的病历借阅、上交、修改制度，限定日期，责任到人，形成文件分发到各科室。并及时以电话等形式与医护人员进行沟通，在沟通过程中，注意谈话的方式和语气，避免盾的产生，营造良好的组织氛围，团结一致，共同解决问题。
3.2 加强宣传复印病历资料知识流程，解决申请人携带证件不全问题。如在院内各科室显要位置设多处宣传栏，列出复印病历所需手续，病案室的咨询电话等。在复印病历的过程中既要遵守原则，又要主动热情，如果病案利用者强行索取法定之外的资料信息，我们要耐心向病人解释，必要的时候向对方出示相关文件，以理服人。对于情绪激动的患者或家属，我们先要学会耐心的倾听，表示出对对方的同情和尊重。了解其不满的原因，找出说服对方的关键，然后态度诚恳、语气温和的和对方交流，以情动人，营造文明温馨的环境，化解激动的情绪达到对方满意。
4 小结
现在社会,医院要保持稳定持续的发展，医疗技术，先进设备至关重要，但服务质量，人文管理等无形资源的与时俱进也极为关键。作为一名专业的病案管理员，我们要发挥自身的主观能动性，对内营造良好的组织氛围，增强内部的凝聚力；对外充分发挥病案管理人员的中间调节作用，提高医患间的信任度，减少医疗纠纷的发生；谨记全心全意为人民健康服务的宗旨，为医院创造良好的人文环境和竞争环境，树立良好的医院服务形象，使医院能够长期充满生机和活力，适应现代医院管理的新理念、新模式[3]。
参考文献
[1] 张云立，曹国芸.案复印管理存在的问题及对策[J].中国病案，2010，11（2）：9
一、通过合同签订会审程序，严把合同签署关
西气东输工程档案管理部门在开展工作之初，就遇到因合同中未包含有关工程资料要求的条款，在要求乙方单位提交相关资料时发生扯皮现象的情况。档案部门及时协调合同管理部门，向他们说明问题，提出在合同签订时加入档案有关要求条款的想法，努力取得他们的支持。开始一个阶段，是合同管理部门在审核合同时，代档案部门审核是否包括档案有关要求条款，但受专业所限，合同管理人员不了解档案有关要求，每次都要与档案部门沟通后才能确定档案有关条款，于是，在合同管理部门修订合同会审程序时，就加入了档案部门会审环节，由档案部门自己审核，确保了合同中都加入明确档案有关要求的条款，相关条款主要是以下两个方面：
1.有关项目档案要求的条款。各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，也明确了档案的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的资料的归档问题发生扯皮现象。
2.有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10％左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和提交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。
通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化了各部门的档案管理意识，在全公司范围内建立了通过合同签订环节控制档案管理的概念，避免了合同资料归档时的扯皮现象，促进了工程档案归档工作。随着公司员工档案意识的不断加强，经协商，档案部门、合同管理部门在修订合同管理程序时，直接将档案有关要求条款写入公司通用合同范本的专用条款中。也就是说，按照公司合同范本，公司签订的每一份合同，都有关于资料要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化档案管理的目的。
二、强化合同执行过程中的档案管理
工程开展过程中，对工程资料进行及时收集、整理和编制对于保证工程档案的真实性、准确性至关重要，西气东输档案部门注重合同执行中的过程管理，强化过程培训、指导、检查工作，及时了解工程资料产生、收集、编制情况，督促参建单位竣工资料编制工作。
1.加强项目档案编制管理培训工作。根据实际需要，档案部门在工程整体开工前、分段开工前、工程进展中可组织开展灵活多样的各类档案培训。培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发项目档案编制手册、表格模板等，指导项目档案表格的填写方法等。做到项目开工之初，各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法。
2.不定期开展项目档案编制现场指导、检查工作。参建单位因为工期忙、人员紧张等多方原因，项目档案管理工作容易滞后，必须要有外力推动参建单位实现项目档案编制工作与工程建设同步的目标。档案部门积极主动开展工作，将档案指导、检查、督促工作延伸到工程一线。在西气东输工程开展过程中，档案部门开展了大量的沿线竣工资料编制检查、指导工作，通过现场检查、指导，不仅能随时了解各单位档案收集、编制工作的进展情况，发现存在问题使之得到及时纠正和整改，还可提高项目经理对档案管理的重视程度，配备足够人力、物力进行项目档案编制工作，保证项目档案编制进度。
3.通过竣工资料监理周报制度，强化工程档案过程控制。西气东输工程横跨新疆至上海十一个省、市、自治区，工程档案过程监控难度大，档案部门充分发挥监理职能，建立“竣工资料监理周报制度”，要求监理对所辖区段参建单位竣工资料工作定期检查、巡回指导和监督，每周汇总区段参建单位竣工资料编制情况，形成竣工资料监理周报，上报到工程和档案管理部门。通过监理单位对参建单位竣工资料日常管理、时时监督，加强参建单位对档案、竣工资料的管理力度，从而实现了档案部门对西气东输全线竣工资料的过程控制。
在合同执行过程的跟踪管理中，档案部门会及时发现档案编制工作严重滞后或忽视项目档案管理的情况，通过协商工程管理部门，采取延迟支付合同进度款措施，强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作，确保工程资料收集及时、编制整理规范，建立了全线竣工资料编制管理工作与工程建设同步的良好局面。
三、通过财务付款程序，严把合同付款关
西气东输档案部门在早期的工程档案管理中发现，部分属归档范围的工程资料没能及时归档，在档案部门催办下，有的文件资料能够催要来但却不能完全满足归档要求，有的文件资料索要困难，由于合同款项已结清，乙方单位归档或不归档完全由他们决定，给归档工作带来困难。因此，档案部门想到了要在合同付款时加以控制。档案部门积极与财务部门协商，向他们说明了这一情况，并提出在合同付款流程中加入档案部门审核的要求，得到了财务部门的大力支持，财务部门在制定财务付款程序时，考虑了档案部门的这方面需求，在付款流程中加入档案部门审批流程，在“合同付款审批单”上加入档案部门审核栏目，落实了档案部门在合同付款中的一票否决权。财务付款程序中要求：每一份合同执行完毕支付最后一笔结算款或工程质量保证金时，要经过档案部门会签。每一份合同执行付款程序时，要将合同付款审批单交由档案部门审核，档案部门首先核实相关资料是否已归档，再签署付款的意见，对于未归档的情况，档案部门即通知合同履行部门督促合同乙方及时归档，直到相关资料归档后，再在“合同付款审批单”上签字。
关键词：档案管理；实施；应用；措施
前言
档案工作是企业管理的重要组成部分。随着信息技术的发展，原有的档案系统在管理和应用等方面存在着诸多问题。例如档案借阅只限于纸质文件，数字化程度很低；档案检索效率不高，检索结果质量不佳；档案管理人员综合素质不高等。这些问题制约了企业的档案管理，无法满足企业长远发展的需要。因此建立一个统一、规范、完备的档案管理系统是必须之举。档案管理系统是中石油统一推广的档案管理平台。通过该系统能够实现公司档案管理的规范化、数字化，促进公司档案管理水平的提升。
1 系统简介
档案管理系统是由整合收集、科学保管和开发利用三个方面构成，实现了档案业务的收集、整理、保管、鉴定、检索和利用等功能。公司现有包含文书类、会计类、建设项目类、设备类等全部历史档案将全部电子化进入系统。实现了电子档案和实体档案的双轨管理。用户根据自身的权限登录系统，即可实时浏览检索其所需的电子档案，改变了以往只能借阅实体档案的限制，实现了对档案内容的整合和利用，真正实现了档案的数字化。
2 系统实施和应用
2.1 数据整理
基础数据整理。按照统一要求，档案部门对本单位组织机构、用户权限、操作流程及业务数据等基础数据进行收集整理。信息部门配合档案部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。
历史数据整理。信息部门协助档案部门把历史数据从旧系统中导出并整理成样例表的格式。档案部门根据档案管理规范，按要求对档案进行数据整理，对于有错误或不规范的内容进行修改，并按照类别进行分类梳理，确保档案迁移和数字化的质量。
2.2 系统配置
信息部门把用户信息和组织机构导入到系统环境中。两个部门共同检查确认用户权限和单位设置。档案部门设置好系统流程、档案类型、著录项等项目。信息部门再配置电子公文系统与档案系统接口。经过测试，系统实现了中油电子公文系统内已办结公文自动流转至档案系统，再由档案管理人员操作后，实现了档案的借阅，系统具备了上线条件。
2.3 系统培训
公司积极做好系统推广工作，派人参加关键用户培训班。关键用户学成后，对档案部门管理人员进行了包括系统功能、系统管理、应用管理及系统操作等方面的培训，使档案管理人员熟悉系统的使用。针对下属各单位的档案最终用户也对其进行包括制度在内的系统操作培训。
2.4 数据迁移
数据迁移前，按照谁产生谁定密的原则由原归档部门进行定密。定密后再进行数据迁移。历史数据迁移是系统应用的基础，是一项非常繁重而绵长的工作不是一蹴而就的，需要分期、分批、有序进行。
2.5 应用中存在的问题
目前，档案管理系统已在公司内部得到广泛应用，成为企业管理的重要系统之一。但是在档案管理和应用方面还存在一些不足，主要体现在下属单位档案收集整理不及时；缺少即懂档案业务又熟悉信息技术的骨干；档案的数字化进度缓慢；已办结电子公文自动流转至档案系统，有时存在数据不畅等问题。这些问题制约了档案系统的应用，因此如何改善成为档案管理人员的重要工作。
3 档案管理的几个改善措施
3.1 建立健全公司内部档案制度，规范档案管理。
按照中石油统一的档案管理标准，结合本单位实际情况，建立健全企业内部档案制度，完善档案管理业务流程和技术规范，细化档案工作的各个环节和步骤，同时划清各类管理人员的职责，使各项工作做到有章可循，促进了档案管理工作的规范化、制度化，确保了档案工作的及时、准确和完整。公司下属单位的档案管理人员按照公司要求及时做好档案的收集整理和归档，避免材料遗失。公司档案部门的管理人员，则严格按照统一的档案规范，做好实体和电子档案的收集、整理等工作。
3.2 加强系统安全的监管和维护，做好信息安全。
档案是企业最重要的材料之一，反映了企业不同时期的生产经营和管理情况，因此保证档案数据的安全是重中之重。档案管理系统在设计和开发时就做好了系统内安全防护，档案数据在系统内的安全由总部统一部署和保证。各下属单位在使用档案系统过程中，也要注意信息安全和保密。
配备专用计算机，通过专网保障数据的安全运行。用作档案管理的计算机应专机专用，专人管理。禁止该机器上互联网或安装其它非信息系统。定期做好操作系统的优化和升级，经常清除系统垃圾，清除恶意软件。安装可靠的防火墙、防病毒软件。严格U盘使用制度，关闭无用的端口。系统账户、口令的设置必须符合规范。切断一切与计算机有关的风险因素，通过中油内部网和统一的身份认证平台登录系统，就可以确保数据的应用安全。
强化意识，加强系统用户的监管力度。随着档案管理系统的逐步深化应用，系统用户将大幅增加，系统安全运行的风险将加大。只有通过制度约束，加强对系统用户的监管，才能防患于未然，确保系统的安全、可靠。强化表单管理，细化用户权限表单内容。公司属各单位用户权限变更，由各单位领导做好把关工作。档案管理人员收到用户服务申请表时，做好用户信息核对和审批，必要时可进行电话核对，确保系统中用户信息和权限的真实有效。下属各单位还要明确档案工作的职责分工，由专人负责，明晰档案的各项制度和规范。禁止多人使用同一用户名和密码登录，禁止使用他人用户名和密码进行系统操作。
3.3 建立健全应急机制，提高处置突发事件的能力。
结合档案工作特点，建立健全应急机制。制订符合客观实际又具有操作性的应急预案，预防突发性事件的发生，做好应对突发事件引起危害的应急措施准备。规范应急管理机构，加强应急队伍建设。明确职责，确保发生突发事件时，能够有效组织、快速反应共同应对和处置。档案管理员更要提高自身的业务水平，特别是负责借阅的工作人员要十分熟悉馆藏，保证在不利用计算机检索的情形下，找到用户所需档案。同时对档案管理人员开展应急培训和演练，保证其在面对突发事件时，能够快速反应、有效控制和妥善处理，提高处置突发事件的能力。
4 总结
档案管理系统在该公司已上线运行一年多的时间，目前系统运行平稳有序，取得良好的效果。档案工作人员还应充分利用系统功能，完善档案信息化基础设施，加大档案数字化的力度，同时配合总部做好系统深化应用工作，力争通过系统的应用更好地提升公司管理水平，为用户提供更实用、更有效、更准确的档案服务，实现档案管理工作向新高度迈进。
参考文献：
[1] 金波. 关于企业档案信息化建设的思考 .上海大学学报[J]，2005年9月第12卷第5期：100-103
[2] 汪英. E6档案管理系统在科技档案管理中的应用体会.科技创新与应用[J]，2012年第18期：316
[3] 高东红 田薇. 浅谈档案管理信息化 . 神州[J]，2012年第08Z期：211
作者简介：
【摘要】科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，是科研活动不可或缺的重要组成部分。本文结合实际工作，针对普遍存在的问题，提出了新的管理思路和管理方法，以便科学合理地开展科研项目合同档案管理工作。
关键词 科研项目；合同档案；管理
科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料，具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点，这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益，履行合同和解决纠纷的依据，同时为科研生产、经营管理提供依据和参考，是科研活动不可或缺的重要组成部分，所以我们要重视科研项目合同档案管理工作，不断创新工作思路，探索新的管理模式，实现规范化管理。
一 、类别
我所对科研项目合同档案进行了梳理，根据不同的内容和特点，将我所的科研项目合同主要分为以下几类：1. 科研生产合同：主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同：主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同：主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他类合同。
二、存在的问题
由于科研项目合同档案种类繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出现以下一些问题。
（一）归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料，归档不全现象时有发生，给合同档案的管理和利用带来不便。
（二）合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期，签字盖章信息不完整，影响了合同的准确性和有效性。
（三）存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中，如委托授权书等文件，经常出现复印件现象；签订合同时，随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。
（四）存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。
三、管理的方法和措施
档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题，采取有效的方法和措施，有针对性地改善合同管理工作，不断提高合同档案管理水平，满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。
（一）健全制度，落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案，在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性，较难和其他项目同时归档 ，故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通，在执行档案管理标准的基础上，结合档案管理工作的实际情况，于2012 年起，将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施，进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求，在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证，为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。
（二）实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求，实行网络管理体系，由档案部门集中统一管理，专门负责收集、整理、管理全所的合同文档，同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作，以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系，明确职责，强化责任，才能事半功倍；同时进一步深化职能，加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通，有序开展科研项目合同档案管理工作。
（三）明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程，规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前，必须将记载的全部内容，经过各相关部门领导的校对审核，由主管的所领导批准，还需要法律顾问室对法律方面审核同意后，方可签订合同，对合同档案的正确性、系统性、完整性负责，程序严明，要求明确，进一步降低风险，依法维护单位的合法权益，使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。
四、采取有效的管理措施
馆藏档案质量的好坏、完备与否，取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时，要充分发挥合同档案的宝贵信息，就必须有计划性地做好收集、整理等工作，同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作，才能积极主动地为全所人员提供利用，使档案的作用得到充分的发挥。
（一）制定归档计划，主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性，正式签订后需要办理免税等手续。所以，合同签订后不能马上移交归档，故建议采用按年度归档比较可行。
要做好档案合同的管理工作，必须制定完备的计划，每年年初，根据合同档案管理网络体系，档案部门要求各合同管理部门，列出预计当年新签合同清单，写明合同名称，合同数量、金额，合同甲乙方等基本信息，便于档案人员发挥主观能动性，配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作，主动介入，保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。
（二）归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多，所以应该根据实际情况，严把归档质量关，认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行，列出合同归档清单，按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查，为合同的真实性和完整性负责，检查时重申归档的合同必须为原件，合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求，合同附件必须完整、准确，合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理，完整保存与合同相关的证据材料，纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益，所以，我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作，严把归档质量关。
（三）归档、组卷工作。对于合同档案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，开发了一个合同管理平台，增加了一些合同特有的字段和检索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求，随时录入新签合同信息，贴上各部门唯一的条形码，便于档案人员及时掌握合同信息，及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后，一般于下一年年初，通过合同管理平台网上移交，档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码，正式组卷。
对于合同档案的分类、组卷、编号，我所是参照文书档案的管理标准来进行的，首先将“合同档案”设置为一级类目，然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”，就是合同档案的类别。这个管理方法非常便于合同的统计、查找和利用，充分满足了合同管理部门的工作需求，给档案人员的工作也带来了便利。与此同时，由于合同档案不是一个独立个体，与科研生产经营管理各方面有着千丝万缕的关系，通过建立参见号，关联至各相关的案卷中去，进一步完善整个档案管理体系。
关键词：水资源保护；管理；设计
中图分类号：TU213.4文献标识码：A文章编号：1672-3198（2008）01-0299-02
1 方案设计背景
随着我国经济建设的高速发展，我国综合国力得到了很大的提高，但经济的发展仍然没有摆脱粗放型增长模式，经济的高速增长同时带来了资源的高消耗、环境的高破坏。水作为最重要的自然资源，是人类生存及发展的重要保障，保护水资源尤显的更加重要。党的十七大提出了建设生态文明的国家，同时在政府的职能上更强调向服务型转变，政府工作大部门化。鉴于此，建立一个行动高效的协调机制正是政府部门面临的新的挑战，而在水资源的管理中，存在着以水务（利）部门、环境保护部门为主体，其他诸如城管、渔政等行政部门共同管理的格局，这样的行政管理格局不利于政府各职能部门在处理水资源问题上的高效统一协作，并且，如果遇到水污染处理危机的时候，反应时间的长短直接关系到所付出行政、社会成本的大小及所取得的成效，反应时间越短，产生的不良影响就越能得到有效的控制，政府的公共服务职能就愈加得到发挥。而现在，并没有一种如我们所设计的一套水资源管理系统。所以，我们提出了建设水资源综合管理系统的设计理念。
方案的设计具有良好的客观条件。首先，各地积极推进电子政务化，以武汉市为例，武汉市政府就积极推广无纸化办公，开展电子政务，这就为推行诸如水资源综合管理系统提供了政治氛围。其次，从技术的角度上说，现在已经有水资源数据综合采集系统，并已投入相应的办公中，同时，政府网上办公逐步开展，通过互联网这个平台，政府的透明度得到不断提高，这就为开发水资源综合管理系统提供了技术基础。再次，网络带宽的扩容，网络使用成本的降低，这就为系统的建立与维护提供了成本上的可能。最后，政府加大对科学技术事业的投入，为系统的开发提供了经济基础。
2 方案设计的意义与设计原则
水资源综合管理系统有利于水资源管理的科学化、民主化、透明化；有利于推进政府电子政务的发展，提高政府工作的行政效率；有利于强化人民群众的监督作用，发挥人民群众的主人翁地位；有利于政府职能向服务型转变，变被动管理为主动监督、提供公共服务；有利于协调政府职能部门间的工作，提高人民群众对政府的满意度。
笔者认为，水资源管理系统设计应遵循下列几项原则：（1）系统应主要包含两个子系统，即公众系统和政府内部系统，并且以政府内部系统为主；（2）系统网络应借助现有的政府政务网为基础进行建设；（3）该系统应包含两项主要功能：相关水资源数据的采集、分析、汇总及涉水资源的政务办理；（4）系统必须保证高安全性，应对公众系统网和政府内部网进行物理隔断，但应建立协调办公室，主管内网和外网的数据交换、协调涉水资源管理问题的处理；（5）对公众网，应该保证数据的及时更新、问题的及时处理解决、问题处理程序的透明化；（6）对政府内部网，应保证水资源管理系统的使用效率、建立相应的监督机制。
3 具体设计方案
3.1 整体设计方案
整体系统设计部分的每个子系统间的交流都应是双向的，在跨子系统的交流出于安全原因可以采取非即时流，允许存在时间上一定的延迟，但应建立相应的监督模块，如果超出规定、传递时间应弹出相应的提示栏，提高问题的处理效率。
关于对协调中心的定位：（1）以当地现有的政府网络中心为基础；（2）可以与当地节约用水办公室进行行整合，统一职能；（3）对水资源管理的职能部门进行监督和督促，该中心应归当地政府主管环境保护事业的行政首脑（如市长或副市长）进行直接领导；（4）初步处理，进行筛选，凡应是该行政级别水资源管理各职能部门进行管理的，进入内部网按程序进行处理。否则，则应向申请人或投诉人阐明不能受理的原因；（5）协调中心是保护数据安全的中坚力量。
3.2 分系统、分职能设计
（1）分系统设计从公众和政府内部网进行设计。
（2）功能设计概图公众：查阅相关信息行政申请有关水资源使用的投诉及建议政务：日常监管业务办理投诉及问题处理
（3）具体设计：
水资源综合管理系统（公众）设计理念：（1）应最大程度上增加人性化色彩，以公共开放网站为平台，所以，在建设网站时，要尽量设计的界面友好、方便操作，减少不必要的栏目设置；（2）对一些非保密数据应及时予以公布，尤其在处理一些涉及用水安全危机的时候更应该发挥政府权威数据公布的功能；（3）在处理投诉、提出意见相关问题的时候，应该注意保密功能的设置。为鼓励广大人民群众参与到水资源保护的行动中来，必须消除群众害怕打击报复的心理，所以，在群众提交相关投诉意见的时候就应该做好加密工作，保护相关群众的合法权益。在日常数据的处理中，针对不同部门使用不同数据的情形，应把经采集处理的数据分为不同的数据选项，对不同的政府职能部门开放不同的访问权限，并预留一定的访问权限，以方便相关部门在特殊的时候采用。同时，应完善水务监察部门人员的装备，可以配置掌上数据终端，方便流动性数据采集。
水资源使用许可的初次审查可通过该业务办理平台进行办理，这实际上是电子政务化的一种延伸，这样有利于提高政府部门的审批效率，提高政府部门的服务职能。协调中心通过对所办理业务的初次分类然后传送到相应的负责部门，相应的职能部门依据自己的行政管理权限进行《行政许可法》及相关规章条例允许范围内的审批，如遇到跨部门协调办理的，可由协调中心进行协调，防止不同的行政部门间出现的推委现象及行政不作为。
投诉及问题处理必须保证对人民群众的高透明性，充分保障人民群众的知情权，从制度上规定解决时间，完善协调中心的监督机制，能公开的尽量公开，不能解决的或解决不好的一定要说明原因并交由上级职能部门或同人民政府进行综合协调处理。
4 结语
购物车(0)