时间：2023-07-02 09:42:43
导语：在公司销售合同管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
【关键词】 经济合同； 管理； 财务监管； 销售合同
市场经济是契约经济。企业在经营活动中与客户签订各种经济合同，不断行使合同权利与履行合同义务，进而实现企业的经济目标，这是企业运行的主线。对经济合同，应建立良好的财务监管控制规范，不但对企业财务部门准确核算经济业务、出具真实准确的财务报表具有重要意义，更是财务管理实务工作的重要内容，具体实现财务对经济事项的事前、事中、事后管理。因此，企业的财务部门应寻求各种渠道，主动参与经济合同的管理，维护财务在企业经济运行过程中的知情权，发挥财务管理在企业管理中的核心作用。
目前在企业管理实务中，许多企业财务部门对经济合同的签定、执行与结算过程监管缺失，财务人员在事后被动地接受业务部门传来的结算单据，依据自己对结算单据的理解进行核算，甚至没有真实经济合同的备案资料，这种经济信息传递过程中的不准确、不及时，导致财务人员对经济业务性质不了解、对经济合同的执行情况不掌握，使财务数据失真，财务核算严重滞后，使出具的财务报表与真实的经济业务脱节。这样的财务数据既不能给企业经营管理者提供有用的决策支持，也不能为投资者提供有价值的投资信息，这是对现行新会计准则的严重背离，也是企业财务工作者的失职。
要改变这种现状，既需要财务人员不断提高自身业务素质，努力改变财务工作环境，更取决于企业管理者改变经营管理理念，充分认识到财务控制是企业内部控制的重要组成部分。在企业经济运作流程的关键环节设置财务控制，决策过程中应更多地进行财务数据的分析。在企业管理中以财务管理为核心。当前我国正在实施的新企业会计准则，要实现的一个目标，就是在财务领域实现国际趋同。实现新准则，首先需要改变的是财务人员与企业管理者对财务管理的作用的认识，否则新企业会计准则的实施只能照猫画虎。财政部于2007年印发了《企业内部控制规范（征求意见稿）》，这份被业内人士称为中国版“COSO（内部控制框架）与《萨班斯-奥克斯利法案》合体”的内控规范，在具体准则中对合同控制规范作了较全面的阐述。
笔者认为，财务部门如何在企业经济合同的管理过程中发挥其监管的职能作用应主要从以下几个方面着手。
一、财务对经济合同管理过程中的环节控制
（一）经济合同的签定
经济合同的签定过程，应建立授权与审批制度。业务部门与客户签定各项合同必须经公司授权、同时经相应层级审批。未经授权及未经审批，无权签定合同。
企业应确定不相容岗位的分工。不相容岗位包括：一是合同的谈判与审批；二是合同的审批与执行。合同审批过程应有财务部门的参与，财务部门关注的重点事项包括：
1.标的是否符合企业经批准的经营范围，符合企业的经济利益。
2.双方企业是否具有履行经济合同的能力，如企业资信的可靠性，筹集充裕资金的能力，取得的担保是否切实、可靠等。
3.所涉财务数据是否严密准确，包括数量、价款、金额等标示准确；计算方式正确；财务等有关附件齐备；符合企业价格政策、采购政策等有关规定。
4.是否符合相关财税法律法规的规定，如资金来源合法；资金使用合法；结算方式合法等。
经审核同意签定的合同，应当由合同管理部门进行编号并加盖单位印章或合同专用章。印章管理部门不得对未经审批的合同用印。
（二）已签定合同的备案
合同签定后，承办部门应当及时将合同副本送合同管理部门及财务部门备案。发生变更或达成解除协议的，应重新审批并及时报合同管理部门及财务部门备案。合同正本由承办部门负责履行、保管，合同履行完毕应按有关要求及时归档。
（三）合同的履行
财务部门对送存备案的经济合同应严密关注其实际履行情况，针对不同合同建立不同的收益成本核算体系，制定有效的费用管理控制办法。按不同项目建立明细分类账，做到核算清晰、准确。
财会部门根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的，或验收未通过的业务，财会部门有权拒绝付款。
在会计期末应根据合同的不同性质、区分是否履行完毕的合同及时确认收入，同时依据权责发生制原则及配比制原则归集费用，结转成本。
（四）建立合同管理及保密制度
送存备案的经济合同，作为重要的财务档案应指定专人保管，同时提高财务人员职业道德修养水平，严禁以任何形式泄露合同在订立和履行过程中涉及的商业秘密和技术秘密。
二、对经济合同的监管必须与企业其他管理体系相结合
对经济合同的管理不是一个简单独立事项，同时必须有其他相关内部管理政策的支持才能达到预期效果。企业管理本身就是一个相互关联的系统工程，单纯强调某一方面往往使管理失衡，进而影响全盘。在讨论财务对经济合同的管理过程中，如果合同签定部门、执行部门、合同审批人员，对合同的管理控制没有调整到位，那么财务的监管就如同空中楼阁，失去了管理的基础和存在的理由。
三、企业财务部门对销售合同的监管
下面以企业签定的销售合同为例探讨财务及其它部门如何共同履行其对合同的监管职能。
要实现财务对销售合同的监管职能，首先企业应制定销售定价政策，建立售价控制制度。同时企业还应建立应收账款管理体制，制定客户信用管理政策。
（一）制定销售定价政策，加强对产品价格的控制
企业应以产品成本核算为基础，根据市场需求与竞争情况，结合企业产品营销策略等因素制定销售定价政策，包括产品价目表（应包括浮动范围、执行期间等信息），折扣政策、收款政策等。销售定价政策作为企业核心决策方案应经企业高层审批，经审批确定的政策文件送业务部门与财务部门备案，企业应依据市场变化定期对现行定价进行评估、修正与重新审批，价格政策一经确定后就要求业务部门严格执行。
（二）建立客户信用管理政策
对于任何存在赊销的企业来说，客户信用评估和授信既是信用管理工作的开始，也是信用管理者运用专业能力最多、投入精力最大的工作，是企业客户信用风险管理的关键环节。企业应定期组织（或至少每年）相关部门对客户资信情况进行评估，就不同的客户明确信用额度、回款期限、折扣标准、失信情况应采取的应对措施等做出规范。评估过程应有财务部门的参与。对评估确定的赊销客户的名称、批准赊销额度等信息应送业务部门及财务备案。
与客户签定赊销合同时，赊销额度应控制在批准的额度范围内。
（三）对签定销售合同的授权与审批
销售合同应区分现金销售合同与赊销合同，执行不同的授权审批程序。签定不同金额的销售合同须由公司不同级别的经授权人员谈判确认，并经公司不同级别的领导审批。
对现销合同财务部门需要审核的重点事项包括合同标的是否符合本企业经济利益，是否有足够的资金支持，合同定价是否符合本企业价格政策等，不需要对客户信用情况进行评估。合同执行过程中应坚持款到发货。
对赊销客户及赊销订单，财务部门除审核现销合同需审核的项目外，还需依据已备案的客户信用评估资料及连续的应收账款管理情况确定赊销额度是否合理，对不符合公司赊销信用条件的客户，不得签定赊销合同。赊销合同应明确注明收款方式、收款期限及未能按期收到货款的违约责任。货物发出后及时记录应收账款。
（四）已签定销售合同的备案
已签定的销售合同副本送合同管理部门及财务部门备案。合同正本由业务部门保管并具体执行，合同执行完毕应通知合同管理部门及财务部门，并及时归档。
（五）应收账款的管理
赊销行为发生后，业务部门应按赊销合同收款期限及时向客户催收货款，催收记录（包括往来函电）要妥善保存。财务部门对逾期应收款项及时向业务部门进行通报。
对于可能成为坏账的应收账款，应当按规定计提坏账准备。对确定发生的各项坏账，应当查明原因，明确责任，并在履行审批程序后做出会计处理。已核销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已核销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。
（六）销售发货及开具销售发票
销售部门应当按照经批准的销售合同向库房下达销售发货单，通知库房发货，同时编制发票通知单连同出库单一同送达财务部门，销售发货单及发票通知单上应注明合同编号，财会部门在开具销售发票前对客户收款情况、信用情况及实际出库记录进行审查无误后，向客户开具销售发票。
四、结论
目前，在国内的很多企业管理实务中，财务部门的合同监管作用受到多方面的抑制和约束。财务核算水平较低、财务管理缺失，严重制约着企业规范化管理。应以提高企业中经济合同的财务监管职能作为一个切入点，完善与其关联的其他配套管理体系，以提升整个企业的内部管理水平，进而保证财务部门出具真实准确的财务报告，使经营者与投资者对财务报告数据的有用性有所期待，得以满足。
【参考文献】
[1] 陶志明.合同管理在会计事前监督中的运用[J].财会通讯・理财，2008.6.
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[3] 石兆梅.对当前企业财务管理的思考[J].会计之友，2007.12（下）.
[4] 马海玲.浅议财务控制的方法[J].会计之友，2008.5.
2004年3月，UT斯达康公司被美国权威财经杂志《福布斯》评为“2003年度全球25名成长最快IT企业”。UT斯达康在宽带、光传输、软交换、3G移动通信系统上的突出表现更是赢得业界瞩目。在瞬息万变的商业环境中，UT斯达康管理层已深深的意识到：只有不断完善自身信息化建设水平，不断提高企业整体的能见度，增强企业运作过程中的灵敏度，这才是今后企业最大的竞争优势所在。
去年，UT斯达康内部ERP运行的过程中，随着业务不断扩张，现有的ERP系统不能完全满足现阶段企业发展，已成为公司发展瓶颈。同时，更加严峻的是:全国六大区域五十多个城市合同的签订、履行、管理出现滞后，造成物流部门不能及时配送，培训部门不能及时合理安排课程和调配师资，售后服务不及时……新的问题开始困扰着UT的信息主管部门，电子商务运营体系的启动迫在眉睫。
看到了问题的迫切性及关键点，2003年UT斯达康在先后考察了多家厂商的商务管理解决方案，并进行多次比较和对比试用之后，最终决定由北京万维易化系统软件开发有限公司和甲骨文这两家公司联合开发。甲骨文负责企业核心的MRP和财务，万维易化负责的销售管理如合同、应收款、物流配送、产品配置、售后服务。
成功的解决方案
在深入研究了UT斯达康目前的商务运营模式后，万维易化对UT斯达康有了准确的认识。当时UT斯达康内部的项目合同管理现状还是以Excel和电子邮件这样的手工模式为主要交流方式。由于对许多重要的数据和文档没有系统地管理，从而经常造成丢失遗漏的情况。报表一般都需要经过繁琐的人工整理，管理层接到的汇报报表数据已不是实时。通过对UT斯达康多个部门的调研，万维易化针对UT斯达康销售合同管理的需求做出总结并提出了详细设计方案。
依靠拥有丰富的大型软件项目开发实践经验及凭借先进的软件工程管理理念，万维易化决定将为UT斯达康建立一个统一的、基于互联网运作的、逐步覆盖项目合同执行所有业务的、可扩展的商务管理平台，使各大区售前、销售、商务、工程、产品服务、库房及总部BOD(物流管理中心)、UU大学(UTStarcom University)、商务部、库房等部门能在同一平台上进行资源共享、流程协调式工作。从而提高合同执行透明度，对每一个销售合同处理各阶段进行全程监控记录。使公司管理层能够集中精力作好资源调度和宏观的项目规划，实现公司资源共享，高效运作的目的。
这套商务管理平台解决方案功能完善、强大，全面满足了UT斯达康的两大要求:第一，满足了UT斯达康各销售大区及杭州总部对销售合同管理的要求;第二，该平台同时能满足与Oracle MRP及财务的接口要求，所有合同信息都能实时提交至Oracle MRP及财务。
UT斯达康商务管理平台分为三层管理。第一层是公司管理高层，他们主要制定销售计划、下达销售任务，并宏观监控项目和销售合同的执行情况。第二层是各大区管理层，他们对各大区内的项目规划做具体安排，并监控执行情况。第三层是执行人员，主要任务是执行销售合同各类子项和上传各类汇报文档。这样的规划，使UT斯达康所有的业务制定与执行，都集中在一个统一的平台上。从而使管理更加清晰，同时各层管理人员都能及时、准确、清晰的跟踪业务的进展情况。
在合同处理的业务过程中，主要有项目前期、签订与执行三部分。项目前期的计划管理和监控的重要性甚至超过了合同执行。对于UT斯达康管理层来说，他们不但要求商务管理平台能处理销售签单后的合同各子项的执行，更要求对签单前的项目也能进行管理和监控。尤其是项目预测和费用控制这两个方面。
在没有建设电子商务管理平台之前，UT斯达康管理层对项目前期工作的管理非常困难。其原因主要是信息获取的困难。相关信息需要层层上递才能送达公司高层手中。商务管理平台让这一切都变得轻而易举。例如在进行项目预测的工作时，所有项目前期资料，都可以以报表汇报形式实时提交到平台上。从而公司管理层能够对销售成功的可能性、销售金额的多少、项目所需产品的提前备货等等问题做出完善的计划管理和准确监控。
在这个电子商务管理平台上，业务运作部门通过平台排出发货任务单，指挥库房出库。同时利用商务管理平台还能够对发货作实时的跟踪，销售大区可以通过合同号跟踪每一个合同的发货情况。通过在统一平台上运作，业务运作部门可以看到各大区提交上来的设备清单，反过来业务运作部门的发货单及库房的出库装箱单对各大区来说也是透明的，这样最大限度地利用信息资源共享，避免通常的电话和E-mail人为的查询。
令人惊喜的效益
商务管理平台为UT斯达康带来了巨大变化，实现了统一制度、统一数据库、统一管理流程，所有的合同在网上运行，做到了合同集中管理。真正满足了UT斯达康各个分公司以及总公司的业务运作，为全公司的业务统一和规范打下良好的基础。其次，该平台对项目与合同处理各阶段都能进行全过程控制和跟踪。信息整合涉及项目规划、项目计划、合同签订、发货执行、工程执行、培训执行、考察执行、收款执行等业务，整合了原来几个系统实现的业务功能。
此外，这一商务管理平台，可以重点对销售额、应收帐款、利润、成本等4项主要指标进行完善控制。使业务流程和管理更加规范和有效。而且商务管理平台也完全支持管理层能够随时看到每个合同执行的实时状态和具体内容等。
销售部管理细则一第1章总则
第1条为明确销售合同的审批权限，规范销售合同的管理，规避合同协议风险，特制定本制度。
第2条本制度根据中华人民共和国合同法及其相关法律法规的规定，结合本企业的实际情况制定，适用于企业各销售部、业务部门、各子公司及分支机构的销售合同审批及订立行为。
第2章销售格式合同编制与审批
第3条企业销售合同采用统一的标准格式和条款，由企业销售部经理会同法律顾问共同拟定。
第4条企业销售格式合同应至少包括但不限于以下内容。
1、供需双方全称、签约时间和地点。
2、产品名称、单价、数量和金额。
3、运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方法应具体、明确。
4、付款方式及付款期限。
5、免除责任及限制责任条款
6、违约责任及赔偿条款。
7、具体谈判业务时的可选择条款。
8、合同双方盖章生效等。
第5条企业销售格式合同须经企业管理高层审核批准后统一印制。
第6条销售业务员与客户进行销售谈判时，根据实际需要可对格式合同部分条款作出权限范围内的修改，但应报销售部经理审批。
第3章销售合同审批、变更与解除
第7条销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同，超出权限范围的，应报销售经理、营销总监、总裁等具有审批权限的责任人签字后，方可与客户订立销售合同。
第8条销售合同订立后，由销售部将合同正本交档案室存档，副本送交财务部等相关部门。
第9条合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，销售部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同款项应经总裁审核后方可变更。
第10条根据合同规定的解除条件、产品销售的实际和客户的要求，销售部与客户协商解除合同。
第11条变更、解除合同的手续，应按订立合同时规定的审批权限和程序执行，在达成变更、解除协议后，须报公证机关重新公证。
第12条销售合同的变更、解除一律采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等)，口头形式一律无效。
第13条企业法律顾问负责指导销售部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜。
第4章销售合同的管理
第14条空白合同由档案管理人员保管，并设置合同文本签收记录。
第15条销售部业务员领用时需填写合同编码并签名确认，签订生效的合同原件必须齐备并存档。
第16条销售业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件交还合同管理档案人员。
第17条合同档案管理人员负责保管合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议等。
第18条销售合同按年、按区域装订成册，保存年以作备查。
第19条销售合同保存年以上的，合同档案管理人员应将其中未收款或有欠款单位的合同清理另册保管，已收款合同报销售经理批准后作销毁处理。
第5章附则
第20条本制度由销售部负责制定、解释及修改。
第21条本制度自颁布之日起生效。
销售部管理细则二1、上班时间不得私自外出、不得吃零食或私自会友，不得随意拨打私人电话，不得恶意损坏公物;
2、不迟到、不早退;有事须请假(写请假条)，三天以上须销售管理部经理批示;
3、由于个人疏忽大意，使销售业绩受损，责任自负;
4、如有偷窃公司、同事或客户财物，有辱公司名誉的，一经查实必严惩;
5、听从上级的工作分配，不得顶撞上司，更不得越权行事。
6、工作应兢兢业业，积极向上，不得拖拉散漫，延误公事，做到今日事今日必;
7、上班时间不得大声喧哗，看与项目无关的资料;
8、不准拉帮结派，不准散布灰色语言。
9、售楼处每天除正常的工作时间外，当天值班人员需留守值班延长1小时。
10、客户上门应立即起立，接待人员需主动与客户握手并交换名片，与客户交谈时必须专心，不轻易打断谈话，目不斜视。
11、与客户交谈时须使用礼貌用语欢迎、请、谢谢等。
12、客户离开时必须送客户至大门道别。
13、如客户进工地必须由销售人员陪同，提醒客户注意安全，并提供安全防护装备。
14、接热线电话，口齿清楚，咬字准确，语气亲切、热情，语速适中，能达到抑扬顿挫，具有感染力。
15、销售热线系销售专用线，必须保持时刻畅通，严禁私事使用销售热线电话;销售部每一个员工的行为都代表着公司形象，每一位员工都要本着对公司负责的态度，严于律已，提高素质，维护公司形象。
销售部管理细则三一、 总则
为了更好的对公司产品进行宣传、推广、销售以及进一步提升公司的形象，提高销售工作的效率，特制定本流程与制度。所有的销售员及相关人员均应以本流程与制度为依据开展工作。销售部经理对所属销售员进行考核和管理。
销售部经理职责
1、 对销售任务的完成情况负责。
2、 对回款率的完成情况负责。
3、 对本部门员工制度执行情况负责。随时对部门员工进行监督和指导，向公司提出对员工的惩罚和奖励建议。
4、 对本部门员工的专业知识培训负责。每周定期对过去一周所发生的重点业务及技术问题组织大家进行讨论和学习。
5、 对本部门办公设备和车辆的使用及管理负责。责任到人，发现问题及时向公司主管领导提出奖惩建议。
6、 负责制定年度工作计划、月度工作计划、周工作计划、日工作计划，并负责监督计划的执行及完成情况。如在具体执行过程中遇特殊情况需变更计划的应及时向公司主管领导提出建议。
7、 对本部门工作严格负责，及时处理工作中出现的任何问题，协调与各部门的工作关系，对重大问题及时向公司主管领导汇报。对本部门各员工出现的所有问题负有连带责任。
二、 销售部工作流程
1、拜访新客户与回访老客户流程
1)销售员按照销售考核指标自行设计和计划个人月、周和每天的客户拜访计划以及书面记录每天工作日志
2)销售员在每周六上午的工作例会上向销售部经理汇报下周的客户拜访重点计划情况，并接受销售部经理的指导，并最终确定下周客户拜访与回访的重点
3)销售员按照客户拜访计划对客户进行拜访与回访
4)在拜访与回访结束后，应将相关信息如实记录并正确填写《目标客户基本信息情况统计表》
5)销售员在每周六上午的工作例会上将拜访与回访信息向销售部经理汇报
6)销售部经理对销售员的工作予以指导和安排
2、产品报价、投标的流程
此项流程主要针对外协产品及政府农业管理部门统采的产品
1)销售员在得到用户询价或招标的信息后第一时间向部门经理汇报，由部门经理决定是否参加比价或投标(重大比价或投标需向公司领导请示)
2)对用户的询价书或招标信息进行整理(必要时由采购部和技术部协助)
3)技术部对疑难产品的型号、技术参数进行协助和支持
4)采购部对重点产品的原材料采购价格及交货期进行调研
5)销售部经理对最终报价或标书进行审核(重大比价或投标需向公司领导请示)确认后方可进行打印
6)制作出正规的报价单或投标书，装订成册盖章后发出参加比价或投标
3、商务谈判与签订合同的流程
1)销售员在给客户报价或投标后，根据实际情况可进行商务谈判
2)销售员在与客户商务谈判的过程中应及时向销售部经理通报相关情况(重大合同需向公司领导请示)
3)与原报价或投标文件发生偏离的任何技术和商务条款需经销售部经理或公司领导再次确认
4)待销售部经理或公司领导将所有问题均确认后方可签订销售合同
5)正式《销售合同》经销售部经理确认后由销售内勤于当日保管存档
6)对于因客户原因无法签订正式《销售合同》或客户电话/传真通知订货的必须由销售部经理(必要时向公司领导请示)确认后方可执行
4、发货流程
1)销售员或分部销售内勤根据《销售合同》填写〈需货申请单〉
2)〈需货申请单〉经分部经理审核确认后上报销售部
3)由销售部经理审核《销售合同》及〈需货申请单〉
3)由销售内勤根据销售部经理审核的〈需货申请单〉开具《销售出库单》并将第二联交与库管
4)库管办理出库手续
5)将客户签字的《客户确认单》交销售内勤存档
5、回款流程
1)销售员催款
2)销售员填写收款申请单
3)销售部和财务部确认
4)反馈给客户
5)客户回款
6、开票流程
1)销售员填写开票申请单
2)销售部审核
3)财务部开票
4)交客户签收
7、售后服务流程
1)接客户售后服务申请，由销售部经理确认
2)销售内勤填写《售后服务申请表》后发给技术部
3)技术部和客户沟通
4)技术部将服务状况、处理结果反馈给销售部经理及内勤
5)销售内勤与所属销售员进行内部沟通
8、退货(换货)流程
1)客户提出申请，由销售员报销售分部经理确认
2)由销售员核对欲退货(换货)产品的品名、规格、数量
3)由销售员配合技术部鉴定退货(换货)产品的真伪
4)由销售分部将核实无误后的《退货详单》即红字的(需货申请单)报销售部经理审核
5)由销售内勤根据审核的《退货详单》开具红票的《销售出库单》并将第二联交与库管
6)库管办理退货(换货)手续
三、销售部管理制度
1、对所辖区域内所有经销商的经营情况、终端用户情况、竞争对手的产品结构及销售状况以及当地市场情况等信息，销售员必须了如指掌
2、销售员不能私自收取经销商货款，若遇特殊情况必须收取的应及时将该款项汇回公司
3、销售人员在工作推进过程中产生的销售费用需事先向销售部经理请示
4、销售员不得擅自超越常规与客户进行商务谈判，超越常规的条款与价格应事先征得销售部经理的同意，并由销售部经理指导谈判的过程
5、对于任何客户提出的特殊费用(如市场促销费用、临时雇佣人员等费用)要求必须在征得销售部经理同意的情况下方可承诺
6、特殊费用的支付到底采用何种形式必须向公司领导请示后方可执行，违反规定造成损失的，由责任人赔偿损失
7、正式《销售合同》形成后，若无正当理由销售内勤应在一个工作日内组织发货
8、销售内勤开出的〈销售出库单〉内容要详细、准确。因开票内容不正确或错误而造成损失的，由销售内勤承担责任
9、销售内勤对用户的收货凭证或发货凭证要妥善保存，不得遗失。对送给用户的发票及取回的支票、汇票要登记鉴收。与用户的所有往来合同、账目、清单均应分类整理保存，销售员不得私自保管。
10、所有的出库申请及开票申请销售内勤要及时存档
11、销售内勤应每日向财务部了解回款情况，及时处理回款过程中发现的问题，杜绝错帐、坏帐的发生
12、对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票销售内勤要在当日将相关票据交财务部签收
13、销售员应在每年的6月底和12月底与客户核对往来账目，并将结果报告销售部经理，并通报公司财务部
14、对于不能解决的现场售后服务问题，销售员应及时向销售部经理汇报，由销售部经理向公司主管领导申请协调解决(1)(2)(3)(4)(5)
15、销售内勤每月5日前，将本部门上一月的所有《销售合同》原件编号整理成册
16、销售部必须按公司要求及时准确上报以下各种报表
1)周工作计划表
2)月工作计划表
3)销售情况周统计表
4)销售情况月统计表
5)销售员工作周统计表
6)销售员工作月统计表
7)市场状况周统计表
8)市场状况月统计表
9)经销商进货情况统计表
10)区域销售情况统计表
11)每月经销商管理汇总表
[关键词] 销售管理 管理信息系统 合同管理
随着经济的迅速发展和全球化进程的加快，现代企业的规模不断扩大，业务愈来愈复杂，依靠传统的手工操作进行销售管理的现代企业会由于效率的低下而举步维艰，所以管理信息化已经成为企业发展的必然之路。一般认为销售管理信息系统是集成了计算机网络技术、通信技术、信息处理等相关技术，对信息进行收集、传递、存储及加工处理的一个人机交互的智能化计算机系统。销售管理信息系统可以建立适合信息时代的销售管理结构和运行方式，实现销售管理的标准化、数字化、可视化、实时化，用科技手段推动销售管理工作由粗放走向精确，由模糊走向清晰，由静态走向动态。
一、用户需求分析
1.系统用户分析
典型的工业制造企业直接涉及销售业务部门有：(1)管理部门。负责公司的整体经营运作，对公司的整体业绩负责，审批重要的销售项目；(2)销售部门。负责发展客户，预测客户的需求，跟踪整个销售过程，签订销售合同，将订货情况通知生产部门，将收款信息通知财务部门，并维护客户关系；(3)生产部门。负责根据计划安排生产，负责组织生产公司经营产品，给签订合同的客户发货，定期作发货报表上交公司管理部门；(4)财务部门。负责管理客户付款信息，在获得了销售部门的付款信息的基础上，结合生产部门的出货情况，按照合同的条款进行收款活动。
2.客户信息管理需求
客户信息管理的需求主要包括两个方面：(1)新客户建档。当成功发展了新客户时，销售人员通过销售管理信息系统录入并保存新客户的相关信息；(2)老客户信息完善。当老客户信息发生变化时，销售人员可以通过该系统修改或删除该用户。客户信息管理涉及的数据主要是包括客户名称，电话和信用等级等重要内容在内的相关信息。
3.合同管理需求
合同管理主要包括以下6个方面的内容：(1)预签合同。销售代表与客户达成初步意向后将相关信息录入系统，并保留修改的权限；(2)合同审批。用户在系统内设定各级领导的审批限额，对于具有重要性的合同应由公司董事长或其他同等机构审批，一旦合同审批通过就不允许对价格等实质性的条款做任何修改；(3)签订合同。销售总监有权根据合同审批的结果与外部主体签订销售合同，而且一经销售总监确认该合同就成为可执行合同，并作为向生产部门配产的主要依据；(4)发出货物。在合同规定的时点生产部和销售部共同组织发货并将发货情况详细录入系统；(5)开具发票并收款。财务部门根据销售合同向客户开具发票并责成销售部门及时回收款项；(6)售后服务。销售部门应及时采集产品售后信息作为生产部门售后服务的依据，并将其提交给管理部门以作决策之需。
4.查询统计需求
根据用户的查询条件输出查询信息是本系统的主要功能之一。查询统计需求主要包括以下几个方面：(1)合同信息查询。对合同的交易额、交易客户和标的物等信息查询；(2)客户信息查询。有权限的用户可以对客户信息进行查询；(3)发货信息查询。生产部门和销售部门可以对发货信息进行查询和统计；(4)发票信息查询。财务部门和销售部门可以对发票信息进行查询和统计；(5)收款信息查询。财务部可以对收款信息进行查询和统计；(6)查询/统计员工销售业绩。公司领导和销售总监可以对销售人员的业绩进行查询和统计。
5.系统维护需求
系统维护的需求主要包括以下三个方面：
（1)用户权限维护:不同部门和职位的员工对系统有不同的操作权限，管理部负责对员工的权限进行维护，具体人员权限的权限如下：①销售人员。销售人员有客户查询权限，客户增、改、删权限，合同查询权限，合同增、改权限，订单增、删、改权限，产品查询权限；②管理人员。管理人员有客户查询权限，合同查询权限，合同信息的增、改权限，合同的删除权限，产品查询权限，员工查询权限；③生产部。生产部门有客户查询权限，合同查询权限，发货的增、删、改权限，产品信息查询权限，产品信息增、删、改权限；④财务部。财务部有合同查询权限，发票的增、删、改权限，收款的增删、改权限；⑤人事部。人事部有员工信息的增、改、删权限。
（2)维护产品信息：生产部门负责对产品信息进行维护，可以增加新产品信息，修改或删除已有产品信息。
（3)数据转存：系统维护人员负责对数据库中的各类数据进行转存以保证数据的安全和完整，需要转存的数据包括：合同信息、订单信息、发货信息、发票信息和收款信息。
二、系统的设计与实现
1.系统模型选择
本系统用于公司内部销售信息的管理，开发完成后在公司内部运行，因为用户较少，所以本系统采用三层Browser/Server体系结构。考虑到数据的安全完整性,以及服务器的高性能特点，在一台服务器上安装Microsoft Windows NT Server，数据库采用Microsoft SQL Server 2000。三层Browser/Server体系结构分别是业务逻辑层、显示层和数据层。业务逻辑层位于显示层和数据层之间，封装了与系统关联的应用模型，并把用户表示层和数据库代码分开，提供客户应用程序和数据服务之间的联系，主要功能是执行应用策略和封装应用模式，并将封装的模式呈现给客户应用程序。根据实际情况，选择ASP/ADO来实现WEB端的数据库技术。在客户端通过IE浏览器接入，使系统具有友好的界面，有助于用户理解和高效的定位应用服务。
2.系统保密模式选择
在商业数据纳入信息系统后，对系统的安全性有了更高的要求，因此系统对关键操作引入了硬件key认证方式。
首先，我们看一下传统的“密码+用户名”认证的缺陷：(1)如密码位数太长，难于记忆，而密码太短，容易破解。实际应用中密码长度很难超过10位；(2)密码易扩散，易得到，例如偷窥或通过木马程序记录操作者输入的数据，还可以拦截传输的数据，进行分析查找到密码；(3)密码可以被多人使用，无法统计真实地使用情况。
为了解决以上问题，保证传输数据的保密性、一致性、完整性以及操作的不可否认性，本系统抛弃古老的“密码+用户名”的认证方式，改用数字证书的认证方式；私钥是存储在一个Ekey上的，用PIN码保护，在使用私钥时，只要将Ekey插到计算机上即可。这也就是所谓双因子身份认证，它要求两部分（软的和硬的）同时正确的时候才能得到授权进入系统，而这两部分因为一软一硬，他人即使得到密码，因没有硬件不能使用；或者得到硬件，因为没有密码还是无法使用硬件。这样弥补了“密码+用户名”认证中，都是纯软的，容易扩散和容易被得到的缺点。
3.数据库设计
为了保证系统功能的实现，本系统设计了相关的数据库，数据库中所包含的表的表名，字段分别如下，其中带下划线的为关系主码。
（1)合同信息（合同编号，合同名称，客户编号，员工编号，合同状态，合同预计签订日期，合同提交日期，合同审批日期，合同签订日期，合同金额，合同累计发货金额，合同累计发票金额，合同累计收款金额）。
（2)客户信息（客户编号，客户名称，负责人，电话，地址，所属银行，银行账号，企业规模，员工编号）。
（3)订单明细（订单编号，合同编号，产品编号，数量）。
（4)发货明细（发货编号，发货日期，合同编号，发货批次，产品编号，数量）。
（5)员工信息（员工编号，员工姓名，员工所属部门，职务，权限，口令）。
（6)产品信息（产品编号，产品名称，产品价格，产品类型，产品库存）。
（7)发票明细（发票编号，合同编号，合同发货批次，金额，发票日期）。
（8)收款明细（收款编号，数量，收款日期，发票编号，合同编号）。
（9)权限信息（权限编码，员工编号，部门，职务，客户信息表权限，合同信息表权限，员工信息表权限，产品信息表权限，订单信息表权限，发货信息表权限，发票信息表权限，收款信息表权限，审批权）。
4.系统功能模块设计
根据前述的销售信息管理需求的分析，本系统设计了用户登录、合同管理、客户信息管理、查询统计、系统维护等模块，既便于实现系统功能，又便于非程序开发人员对本系统的使用操作。
（1)用户登录模块。该模块的主要功能是用户的身份验证，如果用户名、口令和Ekey正确，则根据用户名和口令检索权限控制表，得到用户的权限索引，否则，输出“对不起，您无权访问”。
（2)合同管理模块。该模块的主要功能是根据用户的身份判断用户对系统的使用权限，并根据用户的操作完成相应的功能，该模块包括七个子功能：权限控制、签订意向合同、审批合同、签订合同、发货、开发票和收款。
（3)客户信息管理模块。客户信息管理模块的功能是对客户信息进行增加、删除和修改操作，销售人员可以根据情况增加新的客户信息，但销售人员只能修改和删除自己添加的客户信息。
（4)查询统计模块。查询统计模块的功能是对客户信息进行查询，对合同信息、发货信息、发票、收款信息,以及销售人员的销售业绩进行查询和统计。
（5)系统维护模块。系统维护模块的功能主要包括两个方面：一是对系统中的基本信息（包括员工信息和产品信息）进行增加和修改操作，该功能由相应部门的员工进行；二是对系统的业务数据（客户信息、合同信息、订单信息、发票信息和收款信息）进行转存操作，该功能由系统管理人员来进行。
（6)数据安全模块。数据安全模块设计从服务器用户管理和数据库用户管理两方面考虑：既可以使用SQL Server自身的安全体系对登录用户进行认证，又可以接收Windows NT认证用户的连接请求。如果认证通过，则用户可以被连接到SQL Server，否则服务器将拒绝用户的连接请求。
三、结论
通过此销售管理信息系统的开发与设计可以得出，广义MIS的开发过程大致可以分为以下几个过程:(1)系统开发人员应当对系统开发技术和相关的理论知识有比较全面的了解，为系统的开发做好准备；(2)系统需求分析是MIS的重点和基础，在这一阶段应明确系统的应该具有哪些功能，为以后的具体设计指明方向。(3)数据库和应用程序的设计与实现需要严谨和细致。数据库的设计包括概念结构设计、逻辑结构设计、物理结构设计，以及数据库的安全性措施设计等，数据库设计要科学合理，应用程序设计应尽量简明实用。可以预见，销售管理信息系统必将在我国企业的得到更加广泛的应用，希望本系统对我国企业信息系统的设计有所帮助。
参考文献：
[1]周广声 李新月 杨丽萍:信息系统工程原理、方法及应用.北京:清华大学出版社,2004.6
[2]熊 瑾:浏览器/服务器结构应用系统的研究与开发.计算机与现代化,2005.8
【关键词】应收账款 应收账款管理 应收账款财务控制
一、绪论
国内外市场竞争日益加剧，信用销售（赊销）慢慢地会成为中小型企业销售的主要手段之一。目前，中小型企业账款拖欠时间就比较长，在我国中小型企业逾期账款时间平均为90多天，大多数的应收账款是因为中小型企业管理不善所造成的后果。因此，就中小型企业应收账款进行管理的问题，不再仅仅仅是中小型企业加强应收账款管理的核心问题，也是中小型企业管理研究的重要课题。应收账款管理问题的发生是激烈的商业竞争、销售与收款的时间差距等所引起的必然结果。良好的应收账款管理，它能够在促进中小型企业的销售业绩，对于一般的中小型企业想占领市场有着很大的帮助。
二、应收账款事前管理研究
应收账款的事前管理是指在应收账款正式形成之前，对产生应收账款的有关因素进行分析，建立应收账款事前管理制度，并应该防止一些不合理的应收账款的慢慢形成，并要预防一些坏账情况发生和要在应收的账款被他人非法长期占用。我国中小型企业事前管理与控制是应收账款管理的基础和根本要素，企业应建立健全应收账款的内部控制制度、确定中小型企业应收账款的较为合理的水平、对客户应当进行资信评估并确定赊销额度的详细情况等等。
（一）应收账款管理
中小型企业的应收账款管理的具体目标应该包括下面几个方面的内容：
1.中小型企业要确定合理的应收账款的持有水平并在日常工作中给以保持。
2.确定合理的应收账款收账政策并在收账过程中予以贯彻。
3.中小型企业应该保证应收账款周转时间要低于行业内平均水平。
4.中小型企业要力求降低应收账款的直接成本，使中自己企业因使用信用销售的手段所增加的销售收益要比持有应收账款所产生的所有费用大一些。
（二）建立健全应收账款管理的相关制度
中小型企业应当以应收账款事前管理中将应收账款水平尽量提高和产生坏账的风险降到最低为目的的，并合情合理地再扩大信用销售额，降低产品的库存费用，使公司的可变现的销售业绩达到最大化。在应收账款事前管理上，需要建立客户档案管理制度、分析客户信用状况，完善企业合同管理制度。
1.建立客户档案。为了对客户的信用进行有效的管理，应要建立各个客户的档案库。中小型企业应将收集到客户的详细信息：经营、注册、履约、支付能力、规模等等之后，要进行整理、汇总，分开各户登记并造册。把客户的档案内容按一定标准分为两个部分：一是中小型企业在开发自己的客户时所应该进行的调查和掌握的静态详尽情况；一般都包括客户的明确名称、真实注册资金、企业的性质、支付的最大能力、注册的具体时间、详细联系方式、业务营业范围、合理法人代表、营业地址等。另一部分是企业与客户共同开展业务之后，由销售部门的人员、财务部门的人员以及通过各种各样销售渠道所得到的动态情况；包括客户履约的详细情况、支付能力变化情况、应收账款余额是否超过警戒线、是否提供贷款担保、货款结算情况、经营是否正常、企业规模有无改变、财务管理是否正规、有无违规违纪现象等都要考虑。
2.客户的信用状况。我国中小型企业还要要根据自己所得到的信息作定期地对客户进行详细信用的分析，并作评定客户的信用度的材料之一。客户的资信程度往往取决于客户的偿付能力、信用品质、抵押品、资本和经济状况等。这五个方面的信用资料可以通过财务报表、信用评级报告、向有关国家机构核查、分析商业交往信息等方式取得。财务报表，是信用分析最理想的信息来源之一。
3.合同管理制度。企业应收账款管理水平在很大程度上依赖于企业合同管理水平。企业销售合同应采用统一的合同范本，对货物标的、账期、交货条件、收款形式和延期付款的具体违约责任都应准确、清楚；销售合同的要素必须齐全，符合国家法律规定。
企业要明确销售合同的签订会审程序。例如，销售合同视合同金额的大小，由销售部门的负责人提出、财务部门及信用管理部门经过会审、公司各级经理按权限层层进行审批。
企业要建立合同归档备案管理制度。销售部门要将合同原件及复印件，除在公司档案管理部门保存备查之外，并且还要交由公司法规管理部门、财务部门，以便于以后对销售合同的跟踪、执行、检查以备监督和预警之用。
（三）应收账款合理水平的确定
企业应收账款的水平主要指应收账款的总体额度，即企业赊销给客户群体的货品和服务的总金额。
企业确定应收账款总体额度的合理水平，主要依据企业经营的具体情况，并结合企业资金充裕状况等，以最小的成本或者最大的收益来确定。
1.应收账款最小成本。在应收账款的成本的各个要素之中，机会成本、管理成本和坏账损失与应收账款的规模应该成正比例关系；也就是应收账款规模越大，机会成本、管理成本和坏账损失也就越高。
短缺成本是指企业如果采用严格的信用政策进行销售，造成销售规模变小、供货短缺的形成的损失；即企业持有的应收账款额度规模变小，从而导致销售收入减小，净利润减少。这种损失可以看作是企业持有过低的应收账款造成的短缺成本。短缺成本与应收账款的持有规模成反比关系。
确定合适的应收账款总体额度，可以控制管理成本、机会成本和坏账损失的增长，同时减少短缺成本，达到应收账款的最小成本。
2.应收账款的最大净利润。企业最大净利润法的原理是采用个例比较的方法，用现金交易和信用期限方案作计算、比较和统计，估计销售的收入，预算管理应收账款费用、销售成本、管理成本等，用销售的收入减去各项费用就得到净利润。比较净利润是指净利润大的为较优方案，净利润最大的赊销方案对应的应收账款规模就是最佳规模。
无论是考虑持有应收账款的最小成本，还是持有应收账款的最大净利润，都要结合企业经营动态变化来确定应收账款合理水平。
（四）客户信用分析与赊销额度确定
在应收账款的总体额度的合理水平之下，对每个客户的应收账款最主要是通过赊销授信进行严格控制和严格管理。与某一客户进行交易之前，首先要确定该客户的赊销额度情况，作为与该客户交易时赊销金额的上限标准。
1.销售量法。销售量法是依据客户大量以往的订货量和大量的订货周期信息来确定赊销额度的方法。要根据客户在上一季度的订货量，结合本企业的标准信用期限作为参数来计算各个客户的信用额度，由此信用额度来确定销售量。
首先，确定客户上季度订货量；根据其以往的销售记录和订单或出库单等信息来确定客户的订货量。其次，根据客户类型和交易的重要性，确定客户的一般信用期限并分类，也可以直接使用标准信用期限。再次，计算信用限额。最后，修正信用限额、确定客户的赊销额度；修正系数可以依据客户的信用等级，以及客户的信用记录来修订。
2.回款额法。回款额法是根据客户在最近半年的回款能力，为客户设立一定标准信用额度的方法。对客户在一个特定的时期内，该时期内的回款额进行加权平均计算，以本企业的标准信用期限为参数，计算客户的信用额度。回款额法是以客户前一个周期实际付款的数量来核定信用额度，是一种比销售量更加稳妥的做法，这种方法的好处是简单直接，易于操作，不用进行较繁锁的参数设定。
综上所述，事前管理控制是应收账款管理的基础和根本，企业应建立健全应收账款管理的相关制度、确定应收账款的合理水平、对客户确定赊销额度与进行资信评估等。
三、结论
本文对我国中小型企业应收账款管理进行分析和现状分析，提出了对中小型企业一些必须建议：设立自己的独立信用管理部门，还要明确信用管理部门的具体职责。还要依据应收账款的管理全过程，并应重点建立一些应收账款管理的体系。并探讨了应收账款在管理中的某些主要问题：首先包括应收账款的管理制度、其次应收账款的管理主体、再有应收账款合理水平等。促进中小型企业竞争力的提高、扩大销售，充分挖掘和利用了企业的现有生产能力，扩大了销售量，增加了产品的市场份额，提高了企业的市场竞争力。
参考文献
[1]杨公文.“浅议应收账款管理中存在的问题”.《北方经贸》，2007年5期.
[2]胡陵.“论企业如何强化对应收账款的内部控制”.《现代审计》，2007年3期.
[3]乔秀霞.“降低企业应收账款管理风险的途径”.《经济师》，2007年6期.
[4]刘诗明.“浅谈企业应收账款风险管理系统的建立”.《金融与经济》，2007年7期.
[关键词] 应收账款；管理；途径
一、应收账款形成的主要原因
应收账款是指企业因销售产品、材料、提供劳务等业务应向购货方收取的款项，包括应收销货、应收票据、其他应收款等。应收账款的周转速度将直接影响企业的生产经营活动。当前，许多企业的应收账款增长速度大于收入的增长速度，降低了企业资金的利用效果，影响了企业资产质量，加大了企业的经营风险。如何有效地控制应收账款的增长，已经成为企业管理和生死存亡的重要议题。
企业应收账款形成的主要原因大致有以下几个方面：一是经济体制转轨中老体制惯性作用。在计划经济时期国有企业应收账款很少存在坏账，进入市场经济体制后，原来的供销体制发生了重大变化，由于缺少应有的应变能力，遗留了大量的应收账款，相当部分形成死账呆账：二是经济法制建设相对滞后。欠债不还现象蔓延，打赢官司也无法收回的事司空见惯。三是缺乏对客户资信情况的调查，缺乏一套完整的信用风险管理制度等等。
二、加强应收账款管理的主要途径
(一)建立健全应收账款的内部监控制度
首先，应强化财务部门的管理与监督职能。按照内部牵制原则，可在财务部下设财务监督小组，由财务总监领导，配置专职会计人员，负责对有关业务往来账核算和监督，对每一笔应收账款都进行分析和核算，保证账账相符；同时，规范各经营环节的要求和操作规程，健全应收账款的内部控制制度，努力形成一整套规范化的应收账款事前、事中、事后控制程序，使经营活动科学化、规范化、系统化。
其次，建立应收账款回笼责任制。所有经济业务从开始到结束的全过程，由其经办人终身负责到底，如出现死账烂账，并造成损失，则经办人不准办理调离、提升、退休等一切手续，并按规定扣除其工资及岗位津贴，直至结清为止。对违反法律法规骗取企业财产的业务人员，应追究其法律责任。
再次，定期或不定期对营销网点进行巡视、检察和内部审计，防范因管理不严而出现挪用、贪污及资金体外循环等问题，降低风险。
(二)改进应收账款的对账工作
应收账款对账工作包括两方面内容：一是总账与明细账核对，二是明细账同客户单位往来账目核对。前者是账务部门的内部事务，后者是企业的相关事务。做好应收账款对账工作，目的是保证收账工作能顺利进行。传统的做法，是由财务部门负责对账工作，销售部门则负责收账工作。然而，随着企业之间赊销业务的频繁，这种约定俗成的分工带来严重的负面效应，迫切要求对应收账款对账工作加以改进：
1．将企业之间对账工作分两个环节来完成。第一环节是营销人员同本单位财会部门核对应收账款账目；第二环节是营销人员同客户单位核对往来账目，使营销人员成为对账工作的主角。
2．借鉴银行定期对账管理模式，由应收账款会计定期向营销人员提供对账单，包括账款形式、货款回笼及余额。营销人员按其管理的客户单位设立统计台账，对产品发出、销售发票开具和货款回笼进行序时记录，定期同财会部门提供的对账单相核对。出现未达账项及时向财会部门反馈，由应收账款会计查明原因后进行调整。保证应收账款明细账同相应的统计台账余额一致。3．营销人员同客户单位核对往来账目。对客户单位已入账，我方尚未入账的款项，查清记录后向财会部门反馈，由应收账款会计查明原因后进行调整，保证统计台账余额同客户单位往业账目余额一致。对营销人员难以对清的往来账目，可由应收账款会计配合进行，但这是作为对账工作中的特殊情况。
(三)建立和健全往来账户结算登记、核查、清理制度
1．企业应严格按会计制度的规定来规范核算，正确使用会计科目，及时反映每笔往来款项，以随时掌握应收、预付账款的形成、回收增减变化情况，并按月与客户核对和清理。要求制定严格的管理办法，对过期的应收预付账款逐笔查清原因，建档清查，及时向领导汇报。公司领导应根据查明的情况，分清责任，责成有关人员提出明确的处理意见，制定具体催收计划，责任到人，财务部门要跟踪督促执行。
2．利用电子计算机管理财务。利用电子计算机可以轻松快捷地对数据进行分类、排序等操作，从而达到自动核销往来账、进行账龄分析、查询逾期应收未收款等目的。
(四)加强销售合同管理，建立，完善合同台账制度
企业应注重并加强销售合同管理，按照新《合同法》的规定，制定、修改、完善合同管理制度，明确合同管理机构及职责。在经济往来中，除能即时结清者外，都要签订书面合同。在签订合同时，应尽量使用规范文本，如果使用自拟文本，内容一定要详细、具体、完备，尤其是对方提供的文本，一定要弄清每一款内容的含义。实行严格的合同审批程序，层层把关，对标的额较大、内容重要的合同，要请法律顾问审查把关，由公司领导班子研究决定。同时，要建立、完善合同台账制度，部门要有部门台账，公司要有总台账。注意收集、记录、整理、保存各类凭证，特别是在变更、解除合同时，一定要及时向对方索取书面凭证，做好法律防范的基础工作。由于订立合同把关不严或因证据不足无法追讨而给公司造成损失的，要视情况追究有关人员的责任。
［关键词］销售；管理；控制
1正确制定合理的销售政策是提高销售管理水平的前提
销售政策是一项引导性、激励性销售措施。它的目的就是促进销售，给销售带来保障和轻松。所谓保障，就是通过给出一定的条件来激励、约束经销商与销售人员的行为，为完成销售目标服务；所谓轻松，就是充分发挥吸引力，促使客户与销售人员产生内驱力，自动地去完成销售目标，从而给销售带来一些便利与轻松。销售政策包括对内的《销售人员的激励政策》和对外的《经销商激励政策》，在这重点提出的是经销商的激励政策。
(1)在制定的过程中要充分发挥政策的引导性作用，给货物和货款带来保障，给货款结算带来便利。在结算条款中要引导经销商实行现款现货，同时辅以折扣支持这一措施，会收到显著效果。销售人员不再将主要精力花在追收货款上，而将主要精力花在市场开发与客户管理上面。在赊欠与铺底上要明确规定授权的范围与期限标准，否则将造成应收账款偏大。
(2)折扣也就是厂家给予经销商的销售返利、销售奖赏，是经销商应得的额外劳务费用。随着市场环境的变化、竞争的加剧，厂家对经销商的期望提高了，对经销商的要求也随之增加，这些要求怎样才能在市场中得到实施与落实？厂家只有拿出更多的折扣。现在的折扣又分成许多单项折扣，如现款折扣、专营折扣、销售增长折扣、市场秩序折扣等。
①现款折扣是对结算的保障，按净销售额的百分比给予折扣。这种折扣不仅厂家资金流回笼较快，而且商家利润点增加。
②销售增长折扣是市场竞争加剧，商品供过于求局面下，每个企业为了得到更多的市场份额而产生的。市场消费量这个“蛋糕”的扩大速度是有限的，市场供应量的增长速度是高速的，只要我们多销售、多生产，我们获得的市场份额就大一些，竞争力就强一些，赚钱会更多一些。这样市场供给量增加，暂时出现供过于求，只有从销售上找出路。
③专营折扣《市场营销》中介绍市场防御策略有一条是渠道封锁，封锁方法之一就是签订排他性协议，具体就是专营。市场操作中，有许多经销商不愿意专营，理由很简单：风险大，销售受影响，可提供给自己客户选择的产品有限。厂家怎么办？给出专营折扣。专营，就享受该折扣；不专营，就不享受该折扣。同时专营折扣也对培养经销商的忠诚度有很大帮助。
④市场秩序折扣，由于市场上经常出现倒货、窜货，低价倾销，价格倒挂的事情，厂家又经常查不出结果，造成市场价格混乱，货物流通不正常。只要有一家经销商的货物开始低价销售，马上所有经销商都会低价销售，不仅将损失转嫁给厂家，而且丧失继续进货销售的信心。商家是以利润为中心的，只有保证价格稳定和合理的价差，经销商才有利可图，厂商合作才会持久。所以专门为此设了一项折扣来引导经销商共同遵守、维护市场秩序。
(3)新产品销售奖励。注重产品开发与产品组合的公司，经常会推出新产品，多给经销商提供一些赚钱的机会，多给市场提供一些“武器”。但经销商认识不一样，有的愿意销售新产品，认为赚钱多；有的不愿意销售新产品，认为销量小、有风险，卖力不讨好。这个矛盾怎么解决？激励!让经销商见利眼开，就可以借经销商之力推销新产品了。
2合同签订与管理的完善是提高销售管理水平基础
随着我国法制的不断健全，人们法律意识的不断增强。合同在经济交往中越来越规范、标准、完整。这一环节可以规避销售风险，保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理，提高合同管理工作的规范化，降低合同签订风险；通过资质信用管理，建立经销商诚信档案体系，降低了履约风险；通过合同风险点管理，强化合同履行的风险意识，减少合同履行风险；通过合同会签管理，提高合同审批效率，规范业务流程；通过合同履行管理，加强经营过程的控制能力，提升公司精细管理水平；通过合同统计分析管理，提高公司经营决策自我分析能力。
3科学的物流管理是提高销售管理水平重点
销售部门应当按照经批准的销售合同开具销售通知单，发货和仓储部门应当对销售通知单进行审核，严格按照所列项目组织发货，确保货物的安全发运。同时企业应当加强销售退回管理，分析退回原因，及时妥善处理。企业应当严格按照发票管理制度规定开具销售发票，严禁开具虚假发票。
企业应当在销售与发货环节做好相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的销售制度，加强销售订单、销售合同协议、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票、收货回执等文件和凭证的相互核对工作。
销售部门应设置销售台账，及时反映各种商品、劳务等销售的开单、发货、收款情况。
4加强收款环节的控制是提高销售管理水平关键
(1)收款业务应当以银行转账方式办理，避免销售人员直接接触现款；对于商业汇票明确受理范围，严格审查票据的真实性和合法性，防止票据欺诈。企业应由专人保管应收票据，及时向付款人提示付款。货币资金是企业所有资产中流动性最强的资产，是保护国有资产安全的重要目标。货币资金内部控制的主要目的是实现企业货币资金开支的合理、合法和货币资金回收的安全可靠，防止贪污舞弊行为，保证资产的安全，保证会计资料的正确，满足生产和经营的需要。
(2)企业应当完善应收账款管理制度，严格考核。销售部门负责应收款项催收，财务部门负责办理资金结算并监督款项回收。应收账款分类管理，针对不同性质的应收款项，采取不同的方法和程序。严格区分并明确收款责任，建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度，保证企业营运资产的周转效率。
一、应收账款对于企业经营的作用
1.应收账款可以用于企业的流动资金贷款的基本条件，根据其大小及应收下游企业性质可以向银行申请流动资金贷款，用于企业的扩大经营与生产。
2.企业赊销实际上是向顾客提供了两项交易：向顾客销售产品以及在一个有限的时期内向顾客提供资金。赊销具有比较明显的促销作用，对企业销售新产品、开拓新市场具有更重要的意义。
3.企业持有产成品存货，要追加管理费、仓储费和保险费等支出；相反，企业持有应收账款，则无需上述支出。因此，当企业产成品存货较多时，一般都可采用较为优惠的信用条件进行赊销，把存货转化为应收账款，减少产成品存货，节约相关的开支。
二、我国企业应收账款现状
目前，我国企业总体上来看，应收账款的数量呈现逐年上升的趋势，企业流动资金短缺与大量债权无法变现之间的矛盾异常突出。应收账款占流动资产比重大、账龄老化、坏账比率大，现状不容乐观，已经严重影响了企业的经济效益，成为企业发展和当地经济运行中的一大顽症。具体表现在以下方面。
1.赊销比例逐年上升，应收账款总额总体逐年递增
据统计，我国企业的赊销比例在逐年上升，目前大约占企业销售收入的50%左右，而且随着时间的推移，每年的应收账款总量仍在逐年增加。
2.应收账款天数递增，坏账损失率高，造成企业经营收入虚增
我国上市公司应收账款天数年平均递增率为12.8%，年应收账款天数为179天。而在北美，各行业应收账款天数平均值只为45天。我国应收账款的坏账损失率，平均拖欠率，管理费用、财务费用、销售费用以及应收账款占流动资产的比例较高，远远高于3%-5%的坏账准备率。企业应收账款的大量存在，虚增了账面上的销售收入，在一定程度上夸大了企业的经营成果，增加了企业的信誉。
3.关联交易中应收账款发生额过大，利润操纵迹象明显
2002年度我国上市公司63.43%的应收账款是与其关联交易发生的，其中与控股公司发生的应收账款关联交易达到1087.87亿元，占总额的39.71%。
三、我国企业的应收账款管理不善的原因分析
（一）企业自身的原因
1.企业管理理念的错误，重销轻收、重销轻管
目前有很多企业迫于市场竞争的压力，为了增强竞争力，往往无原则的放宽优惠条件、无选择性的确定赊销对象，导致账面上销售收入和利润虚增，世纪收不抵支。
2.企业的法制观念淡薄，自我保护意识薄弱
主要表现在两个方面：一是企业签订合同时内容不够严谨，所签合同条款不齐全，为合同履行埋下了隐患。二是面对合同违约时缺乏的自我保护意识，宁愿坐视应收账款变为呆账、死账，也不愿意低声下气索要欠款及至诉诸法律来维护自身的合法权益致使企业间相互拖欠不断上升，债务链、三角链越结越紧，难以自拔。
3.缺乏高素质的信用管理人才和高素质的销售人员
信用管理是一项专业性很强的工作，现在我国大部分企业都无专门和信用管理机构，致使应收账款管理事前事后控制管理不善。
（二）企业外部的原因
1.政府重视不够，没有严格的法律制约
我国直到2002年才颁布和应收账款管理相关的法律文件，由此可见，国家对其重视严重不足。此外，政府还未出台一套系统完整的法律来对那些破坏社会信用制度的企业进行制裁政。
2.缺乏专门的自信统计机构为企业提供信息
我国市场上没有一个部门或机构专门负责统计各企业的资信情况，致使企业难以准确、全面获取客户的资信信息，从而对于确定应收账款客户也较盲目。
四、改善应收账款的事前控制
（一）加强应收账款的事前控制
应收账款的事情控制，对于解决应收账款管理不善问题至关重要。因此就要求企业在进行赊销时要谨慎选择赊销对象，对于新客户要详查其企业信息，对于老客户更不能掉以轻心，及时督促其归还账款。
（二）建立专门的信用管理部门
这要从两方面入手，一是企业内部可以设立专门的信用管理部门，加强对应收账款的管理，二是市场上建立专门自资信机构供企业在进行赊销业务对象选择的时候参考。
（三）注重合同管理
企业在签订销售合同时，订立程序必须合理，合同要素必须齐全且符合国家法律规定，另外，销售部门还应将合同影印几份，经有关部门核对无误后分别交于信用管理部门、财务部门，以有利于其对销售合同的执行、跟踪、检查起到监督预警作用。
参考文献：
[1]方斌，郑方顺.加强企业信用管理的若干建议.
摘 要 2012年对于钢贸企业来说注定是不平凡的一年，“跑路”、“资金链断裂”等字样常出现在大众眼前，如何能保障企业的资金安全，销售与收款环节的内部控制更显得尤为重要。本文通过对钢贸企业销售与收款环节内部控制存在问题的分析，提出了完善这一环节内部控制的具体措施。
关键词 钢贸企业 销售与收款 内部控制
一、钢贸企业销售与收款环节内部控制存在的问题
钢材产品赊销历来都是钢贸企业的销售特征。赊销的优势在于可以扩大企业的销量，增加销售收入，提高企业的竞争力和经济效益；但其劣势在于形成了一定的应收账款，增加了企业的经营风险，加大了企业的资金占用成本，甚至产生大量呆坏账，最终体现为企业的财务风险，给企业造成巨大的财产损失。
（一）销售环节内部控制存在的主要问题
1.用赊销策略去抢占市场，仅关注业务的账面利润
钢贸企业为扩大钢材产品的销量，提升市场占有率，盲目采用赊销策略去抢占市场，仅关注业务的账面利润，忽视被客户拖欠资金的资金占用成本和能否及时收回的问题。对一些新客户没有严格的审核手续和制度，或对赊销单位没有全面深入的了解，往往赊销行为发生前就确定了信用政策，赊销发生时，又不能提供完整手续和明确划分责任。赊销发生后，由于业务人员的不负责任，或是换岗、调离等情况，对赊销单位失去控制或干脆没有控制。
2.销售合同的签订或合同约定条款不严谨，导致资金回款困难
在现实销售环节中，钢贸企业往往都不太重视销售合同的签订，通常仅凭客户的一个电话需求就形成实际销售，待到收款时则可能会遭遇客户种种理由的拖欠。而有些钢贸企业虽签订了销售合同，但却因合同约定条款不严谨，缺乏合同审核环节，导致欠款催收困难。
3.销售出库账实不符
部分钢贸企业存货管理混乱，商品出库不能做到实时记录核对，加之有些业务人员填写单据粗心大意，对发货环节相关单据的真实性、准确性缺乏严格地审核。长此以往，企业的存货管理必将形成很大的管理漏洞，损害企业的实物资产，继而造成财产损失。
（二）收款环节内部控制存在的主要问题
1.往来款项管理不规范
钢贸企业具有业务量大、单据繁琐、数据量多的特点，因此在资金、往来、库存几方面都存在票据传递、记录出现差错的可能性。在与客户对账的过程中，往往能及时发现问题。但在实际工作中，很多钢贸企业不重视往来款项的及时核对，最终会导致往来款呆坏账的出现，最终给企业造成无可挽回的坏账损失。
2.资金票据真实、有效性面临重大考验
收款是企业销售业务的最后一个环节，也是很多钢贸企业容易忽视的一个环节。近年来，在实际业务活动中，票据欺诈事件频出，和票据有关联的经济犯罪案件给众多的钢贸企业敲响了警钟，对资金票据真实、有效性的审核成为不容回避的一个问题，无形之中增加了企业的财务风险。
二、完善钢贸企业销售与收款环节内部控制的具体措施
（一）优化企业的内部控制环境
1.有效发挥董事会和经理层的作用
明确董事会、监事会和经理层在决策、执行、监督等方面的职责权限，形成科学有效的职责分工和制衡机制。有条件的钢贸企业可以聘请职业经理人，优化公司治理结构。
2.搭建完善的组织架构，明确权责
钢贸企业应当结合业务特点和内部控制要求设置内部机构，明确职责权限，将权利与责任落实到各部门，制定具体明确的岗位责任制。同时应建立内部控制审批授权制度，明确销售与收款业务授权与审批权限。
3.制定有效的人力资源政策
人力资源政策的制定应当有利于企业可持续发展，员工的责任感和归属感是企业发展的内在动力。企业应当将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准，切实加强员工培训和继续教育，不断提升员工素质。钢贸企业经常会面临留不住人的尴尬，一个业务骨干的离职往往会带走一大批客户。面对此种情况，企业应该制定商业行为守则，对关键岗位员工应订立明确的奖惩措施。
（二）重视销售与收款环节业务流程控制
1.根据客户信用等级评估制定合理的赊销政策
钢贸企业应在企业内部建立一套科学的信用等级评估制度，重视对往来客户资信程度的调查评估，并建立相关的信息管理系统。钢贸企业的业务人员在销售产品时，面对的客户群体非常复杂，有信誉很好的老客户、新客户；有前期信誉很好的老客户，但后期信誉下降；还有信誉度不好的新客户等等。在进行信用评估时，不能仅凭直觉判断，需综合考量，有针对性的评估客户信用。评估客户的信用资料包括该客户的市场信誉、经营作风、与其他客户的往来历史；客户的资本实力、资金运转情况；客户的经营规模、营销能力；客户在银行系统的信誉度等。根据客户的信用等级评估结果制定不同的赊销政策。有条件的企业可以设立专门的信用管理部门或岗位，负责制定企业信用政策，监督业务部门信用政策的执行情况。赊销政策应当明确规定定期（或至少每年）对客户的资信情况进行评估，并就不同客户明确赊销额度、回款期限、折扣标准及违约情况下应采取的应对措施等。钢贸企业应重视赊销政策的制定与完善，建立客户信用档案或数据库。
2.建立严密的合同管理制度
销售合同的签订是对双方权利、义务的保障和制约，能确保实现双方预期的经济利益。但合同签订的规范与否，对业务的顺利实现与否起到关键的控制作用。合同条款中的每一要素都应经过严格的审核，避免出现经济纠纷。企业在销售合同订立前，应与客户洽谈磋商，关注客户信用状况、销售定价、结算方式等相关内容。重大的销售业务谈判应当吸收财会、法律等专业人员参加，并形成完整的书面记录。企业应当建立健全销售合同审批制度，明确说明具体的审批程序及所涉及的部门人员，并根据企业的实际情况明确界定不同合同协议金额审批的具体权限分配等。审批人员应当对销售合同草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查并建立客户信息档案。重要的销售合同，应当征询法律顾问或专家的意见。
3.加强对销售、发货、收款业务的会计系统控制
钢贸企业具有业务频繁、业务量大的特点，因此在销售、发货、收款业务的各环节应及时、准确地做好相关的记录，并及时传递到会计系统。销售部门应设立销售台帐，及时反映各种钢材产品销售的开单、发货、收款情况，同时应当附有客户订单，销售合同协议，客户签收回执等相关单据。财务部门依据销售部门传递的出库单，严格按发票管理规定开具销售发票，严禁开具虚假发票。发货和仓储部门应当对销售通知单严格审核，严格按提货单项目组织发货，确保货物的安全发运。企业应及时办理收款业务，以银行转账方式通过企业指定账户进行结算，避免销售人员直接接触现金。会计系统的记录应与销售记录、仓储记录核对一致，并指定专人定期与客户核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。
4.建立完善应收款项坏账的管理
应收账款应由财务部门和业务部门协同管理。对业务部门的销售人员，既要分配销售指标，又要核定应收账款的回收期。财务部门切实贯彻执行定期对账制度，与客户每半年至少进行一次对账，对账过程中存在不符的应及时查明原因并做好记录。应收账款坏账管理的主要内容有：⑴明确划分责任范围，对某一客户在某个时段的欠款应由业务经办人员负责，对企业全部的客户均应落实到个人；⑵明确规定应收账款收回之前，责任人不得调离企业；⑶明确规定对超越权限形成应收账款和坏账应负的各种责任；⑷明确规定隐瞒、变更应收账款事项应负的各种责任；⑸明确规定不按程序办事形成应收账款和坏账应付的各种责任；⑹明确规定责任的监督部门，防止责任管理流于形式。
5.加强资金票据管理
钢贸企业具有资金需求量大和资金周转快的特点，由此造成资金票据结算量大。钢贸企业应重点关注、严格审查银行承兑汇票的真实性和合法性，防止票据欺诈。银行承兑汇票审核应重点关注如下内容：⑴出票日期的时效性，是否在有效的付款期限内；⑵收款人名称是否完整正确；⑶票据上的大小写金额是否一致、规范、正确；⑷票据上各种签章是否齐全、盖得是否清晰规范；⑸票据如有背书，则背书是否连续，被背书人名称填写是否正确一致，贴粘单处盖章是否清晰规范。如有循环背书情况的票据，银行会拒绝贴现；⑹票据上严禁有任何涂改，否则均为无效票据。
（三）加强销售与收款环节的信息与沟通的有效性
钢贸企业在日常经营管理过程中，要注意及时准确地收集各种内部信息和外部信息，关注国家政策导向，重要信息须及时传递给董事会、监事会和经理层。确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。企业应建立反舞弊机制，坚持惩防并举、重在预防的原则，对销售与收款环节明确在反舞弊工作中的职责权限。
三、结束语
在我国面临复杂的内外部经营环境之际，钢贸企业若想在激烈的市场竞争中立于不败之地，加强企业的内部控制是重中之重，这样才能让企业走上健康发展的良性循环的轨道。
参考文献：
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