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导语：在行政档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
【关键词】 电子化 档案管理 信息化技术
档案的存在，是国家、社会以及个人在正常社会活动中逐步形成的声音、图像、文字和其他不同形式的记录。对档案管理进行电子化建设，就是对机读形式或者是纸质形式的档案文献，通过计算机进行筛选和收集，令其生成计算机数据的文献信息，以供人们的日常应用。
1、有助于提升档案的服务功效。对档案管理进行电子化建设，能够增强档案信息使用的便利性，提升其服务功效。相对于原有的档案管理形式，电子化管理不仅节约成本，并且传递形式也有了突破性创新，使其更加便捷、高效、迅速。它所具备的优势，一是极大拓宽了档案管理的工作服务广度，二是提高了其信息的实际利用效率，对于档案管理相关部门的服务功能发挥提供了绝佳的条件。
2、有助于降低档案的管理成本。通过传统方式进行档案管理过程中，对档案信息进行采集以及编制和出版都有很高的成本。在运用电子化管理模式之后，能够快速降低投入成本，多次产出。通过多次开发以及使用档案信息，可以降低档案管理因经费不足而存在的限制，减少其加工信息的工作成本，实现档案管理相关工作的跨越式成长。
3、有助于提高档案的利用时效性。从文字采集到形成二次文献的信息，在传统模式下所需要耗费的工作时间较长，造成信息延后、失效，对档案信息的实际应用价值造成影响。对其进行电子化管理能够直接通过机读的方式形成档案，并通过计算机功能进行信息加工，迅速有效的生成二次文献。如此对提升档案管理的实际工作效率具有非常重要的影响。
二、行政单位档案管理电子化建设的有效路径
1、建立健全档案管理电子化的体制。通过自上到下建立健全、统一的档案电子化管理体系，从而规范其在制作以及收集和归档上的时效、程序以及方法等内容。第一，需要制定突出行政单位自身特点的电子化档案利用、保密以及保管制度。第二是将电子文件、电子档案的利用、管理归档统一输出到办公网络一体化管理系统中，从而完成局域网内行政单位的信息共享。第三，深挖电子档案建设的课题探讨，一是研究传统文档的电子化管理和网络信息化，二是分析怎样更安全、快捷、有效的利用和管理电子档案。
2、强化电子档案的具体收集管理。建立完善的档案数字库，通过建立档案数字库内计算机相关目录检索，来完成纸质档案例如图像扫描、手工输入以及OCR识别等多种方式转变成电子化信息资源。对于电子化档案建设，一定保证信息的真实性和可靠性，并实行安全保管，对需要保密管理的信息做好保密工作，如进行加密、防读、权限控制等加密处理，以此保证档案管理的电子化管理顺利实施。
3、全面提升单位工作人员的综合素质。进行电子化档案管理，还需要全面提升单位工作人员的综合素质。打造技术水平高、现代管理水平强的高素质工作人才。对档案管理进行电子化体系建设，其核心力量就是具备一支计算机技术相关水平过硬的队伍，其队伍技术水平对电子化管理水平的高低有着直接性的影响。同时还要对他们展开有针对性的政治教育和思想教育，塑造员工积极的事业观以及奉献精神。并对专业人才的流动规律和成长进行深入研究，加强档案管理人员和机构的工作活力，例如引入竞争机制等。
4、加强部门间的沟通与交流，实现资源共享。伴随现代信息化时代的发展，人们对于信息的需求也在不断递增，档案馆无法对拥有的全部档案信息进行完整的利用、保存和整理。这就需要将档案管理相关部门各自为政的局面打破，促进各个管理部门的相互连接，发展其横向联系，从而实现资源共享，满足社会更广范围的需求。
5、注重档案信息深层次的开发。档案管理相关部门在运用硬盘光盘存储、扫描系统、计算机等技术对档案进行电子化收集、保存和整理之后，需要注重对相关档案信息展开更深层次的研究和开发。通过准确、及时的收集社会反馈的相关信息以及利用结果之后，明确信息变动的状态，以此保证档案管理相关部门能够做出有效的决策，并能够更好的服务于大众。
结语：社会发展需要信息化和数字化的档案信息建设，为此我们一定要提高对档案管理进行电子化建设的认识水平和重视程度。不仅要正视目前电子化发展中产生的弊端，更应该通过创新的观念、高素质人才、创新的制度和管理系统，不断加强行政单位进行档案管理的专业水平，实现档案管理的高速、有效发展。
参 考 文 献
[1]李丽.从企业文化结构谈企业档案与企业文化[J].云南档案.2012.（01）
【关键词】依法行政；行政管理；执法
计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。
我国实行改革开放已经三十多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。因此，依法行政得到了人们的认可。在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时展不相适应，因此务必实行依法行政。而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有休现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。
1.法定的档案行政管理职能简释
依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”，从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，认为提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体，而不能准确定位行政管理的主要职能。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作但却得不到相关部门的认可。
2.如何才能做好档案行政管理工作
2.1档案行政管理必须依法行政
在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，但需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有十七部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。
2.2档案行政管理必须遵循分级管理的原则
依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。
也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。
2.3增加机构，加强内部监督
要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。
参考文献：
[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理,2013(01).
[2]刘子芳.巧解问题合理处置——实践档案行政执法的体会之二[J].档案管理,2015(06).
[3]刘道英,杨宝章.河南档案执法现状调研与思考[J].档案管理,2015(02).
[4]刘子芳.正确理解积极履职——实践档案行政执法的体会之一[J].档案管理,2015(05).
关键词：行政单位；档案；安全管理；对策
多年以来，我国行政单位始终重视档案管理工作，并形成了成熟的档案管理体系。在行政单位档案管理工作中，档案安全管理是最重要的环节之一，对确保行政单位档案的完整、可靠、有效利用等具有重要作用。但由于受多种因素制约，行政单位档案安全管理仍然存在一些问题，对行政单位档案管理工作造成了不利影响。
一、行政单位档案安全管理存在的问题
行政单位档案安全管理的目标是确保行政单位档案本身的安全，以及行政单位档案管理体系的安全。具体来说，就是要确保档案的完整、齐备、有序归档、安全保管，以及确保档案不被非法利用。目前，行政单位档案安全管理主要存在以下几个方面的问题。
（一）档案安全意识淡薄。部分行政单位领导及档案管理人员对档案的重要作用认识不充分，没有看到行政单位档案在提高行政单位管理水平、促进经济社会发展、提升社会管理能力、增强行政单位对各行业的服务水平等方面的作用，把档案管理工作简单定位成各种文件、材料、报表等的归纳、整理和保管，或重视机关文书、财务档案等的收集整理，导致行政单位档案不齐全等现象严重。而有的行政单位对档案的完整性认识不足，对于事关单位工作的重要会议记录、会议材料、单位领导讲话稿、工作总结等材料，缺少收集和管理，导致档案材料流失，甚至发生泄密事件。
（二）档案安全管理制度不健全。一方面，一些行政单位的档案管理制度不完善，对档案的保管、分类、保密、销毁等的规定不严密，档案安全管理工作无章可循，存在很多漏洞。另一方面，有的单位由于对档案安全管理不够关注，没有建立起必要的档案安全管理制度，也没有对档案安全检查、档案有效保管、档案安全保障、档案安全检查等方面作出明确规定，无法及时发现危害档案安全的隐患。
（三）档案保管设施、设备等条件落后。档案不同于平常的文字或影像资料，尤其是行政单位档案因其特殊属性需要保管环境安全可靠，且防盗、安全，有的甚至要有抗御较大自然灾害和人为破坏的能力。而现实中，由于多数行政单位办公场所紧张，没有配备单独的档案室，有的档案室与办公室、储藏室等合用，导致档案保管场所不安全。而有的单位虽然配备了单独的档案室，但不够规范，“六防”设施不配套，也没有空调机、灭火器等设备，导致档案受潮霉变、虫蛀等现象时有发生。
（四）档案管理人员素质不高。有的行政单位档案管理人员多由其他工作人员兼任，缺少档案管理的专业知识，不仅难以全身心投入到档案管理工作中，也无法对档案进行科学管理，影响了档案管理的标准化和规范化。有的档案管理人员责任心不强、档案安全管理意识淡薄，在档案的交接、归档、管理方面不认真，档案管理不全面、不系统。
二、加强行政单位档案安全管理的对策
一是加大宣传力度，提高档案安全意识。行政单位及档案管理机关要加大对行政单位领导及档案管理人员的宣传教育，增强他们的档案安全管理意识，引起行政单位领导的重视，把档案管理尤其是安全管理纳入到重要议事日程。不断健全档案安全管理责任制，树立服务意识，提升行政单位的档案管理能力，形成人人重视档案安全的良好氛围。
二是健全档案管理机制。行政单位要设立单独的档案管理部门，配备专业的专职档案管理人员，同时建立完善的档案管理机制，从人员、制度两个方面做好档案安全管理的保障。完善归档、保管、鉴定、利用等制度，明确岗位责任制，确保档案业务规范执行。
三是扎实推进档案安全管理基础工作。首先，要抓好档案的规范管理。从档案材料收集整理、档案材料的转入转出、档案的查阅复制、鉴别、销毁等方面，强化基础性工作，保证各项工作科学有序地开展。其次，要做好档案室设施设备建设。行政单位要改善档案室的硬件条件，从独立、规范、安全的角度配备必备的档案管理设施，还要增强档案室抵御外界危害的能力，使档案室符合《档案法》中关于档案保管的标准。
四是强化档案管理中的保密工作。首先要规范档案室管理。要确保档案室与其他部门办公室分开，并指定专人负责管理，禁止无关人员随意进出。同时要配备相应的报警装置、摄录装置等。其次，要严格执行档案保密期限和档案密级调整制度。行政单位的部分档案由于其内容涉及到国家安全和国家利益，必须依据《档案法》《保密法》等法律法规划分密级和保密期限。行政单位要严格划分密与非密以及保管期限与保密期限，对于存在问题的工作环节，要及时处置，最大限度地确保档案安全。五是抓好档案管理人员队伍建设。行政单位要搞好档案管理人员的教育培训，加强对《档案法》《实施办法》《保密法》等的教育，强化档案管理人员的安全意识。要通过参加各种不同层次、类型的档案人员培训班，更新观念、更新知识，提高业务水平。要加强专业人员的引进，通过公开招录的方式增加新鲜血液，实现行政单位档案管理的规范化、标准化、科学化。
参考文献：
[1]李媛媛.应对档案信息化发展趋势更新档案管理模式[J].黑龙江史志,2010(07).
关键词：档案行政管理；目标；特征；途径
档案行政管理是指以本国各项建设事项的需求为导向，对全国范围内的档案工作进行统筹计划、组织调和、统一制度和监督指导的活动。它是国家整个行政管理领域中的重要构成部分，直接关系到国家的良性运行和协调发展，所以档案行政管理在整个国家的发展进程中扮演着至关重要的角色。但是笔者发现，在现实生活中，人们对这项工作并不重视，有的人甚至不清楚也不愿意去了解什么是档案行政管理，其中很大一部分原因是因为人们对该活动的目标和特征概念十分模糊，所以明确档案行政管理的目标和特征是很有必要的。
1 档案行政管理的目标
任何一项工作都不是无意义、无目标的，档案行政管理工作虽然不是人人皆知，但是它也有存在的必要性和合理性，而且也有一定的目标。
1.1 实现档案工作的总目标
档案工作的总体目的即是从整体上管理全国各项与档案有关的事务，持续调整档案系统内部各部分之间的关系和其与外部各项事务的关系，推进档案事业的顺利发展，为国家经济和社会运行提供周到的服务和大力的支持。而档案行政管理的总目标，便是办理好那些保存着一切 “对国家和社会有保存价值”的档案国家机关、社会组织及与个体相关的档案事项，为社会主义现代化建设服务。
1.2 维持依法治档的社会秩序
当今时代，我国严格实行依法治，在这样的大环境下，档案行政管理单位也必须严格实行依法治档。档案行政管理的又一目标就是维持依法治档的社会秩序，并为其提供组织保障，保证依法治档的新秩序快速有效地建立。
1.3 协调档案事业与其他各事业
档案行政管理单位作为国家的一个重要信息库，记录了国家和社会各个领域的大事小事，是重现历史事实的有效资料，关系到社会其他方面的行进。所以该项工作的第三个目标就是协调档案事业与社会上的其他各项事业，充当这两者之间的桥梁，促进社会各个领域的共同成长。
1.4 促进档案事业不断发展
档案行政管理作为档案工作的一个重要构成要素，牵动着整个档案领域工作的开展。因此该项活动的第四个目标就是促进档案工作的不断发展，这就要求该部门自身首先必须健康有序地开展，然后才能推动整个档案领域的前进。
2 档案行政管理的特征
档案行政管理作为国家行政管理体系中的构成部分，相应地拥有行政管理的普遍特点，但是除此之外，它还有其他行政管理部门所不具备的特性。所以，该项工作的主要特征包括四个方面：执行性、政治性、权威性和服务性。
2.1 档案行政管理的执行性
在我国，行政机构从属于国家权力机构，是国家权力机构的执行机构，必须以实施党和国家权力机构的方针、政策和路线为前提。档案行政管理机构作为我国的行政机关，必须有效执行我国权力机关的一切方针、政策和路线，这正是档案行政管理的执行性所在。
2.2 档案行政管理的政治性
马克思认为，政府机关是经济上占统治地位的阶级为实现其阶级使命而建立起来的组织；国家机关把统治阶级的决定升华为法律规定来进行活动，实现其统治职能。行政机关的职责是实施国家权力机关的政策，国家权力机关具有很强的阶级性，行政机关也是如此。档案行政管理部门作为国家的行政机构，必然也有一定的政治性。
2.3 档案行政管理的权威性
权威是指把一些人的意志强加于另一些人，是以服从为条件的。国家掌握在阶级统治的手中，是最具有权威性的主体。行政管理工作是以国家的名义而进行，它代表着国家的要求，并以国家作为后盾。所有被管理的人员，都应该服从于行政机关以及其他相关人员的管理。本文中所说的档案行政管理活动是国家的行政管理事项，因此具有一定的权威性。
2.4 档案行政管理的服务性
档案行政管理是一项服务性很强的活动，这也是这项工作得以生存和发展的根本所在。档案工作的服务性表现在：服务性是档案工作得以生存和继续发展的前提；服务性是体现档案工作生命机能的本质特性。
3 明确途径
3.1 加大宣传力度
首先，档案行政管理部门要加大宣传力度，可以通过发放宣传单页或制作网络短视频来宣传档案行政管理的目标与特征。因为现在有很大一部分公民对档案行政管理这项工作并不清楚，所以他们在这方面也很难积极配合档案行政管理部门的工作，导致这项工作很难顺畅发展。针对这种情况，相关部门要积极做好宣传工作，让广大民众都能全面地了解档案行政管理这项工作的目标与特征。
3.2 加强档案意识
不管是普通民众还是相关部门的服务人员，都要加强档案意识。可以通过讲故事的形式来加强民众的档案意识，让他们认识并了解到档案行政管理的目标与特征的重要性。也只有不断加强民众档案意识，才能更好地引导他们明确档案行政管理的目标与特征，让全体人民都清楚明白这项工作的意义所在，从而引起对该项活动的重视，最终能够促进其快速发展。
3.3 转变体制与模式
在我国，依法治档早已实行了二十多年，而且取得了比较大的成就，一定程度上推动了档案事项的顺利发展，但相应地也暴露出不少弊端。档案行政管理的体制与模式和我国现在的经济发展的要求逐渐不相匹配，这项工作未来将如何继续存在和发展，档案行政管理部门、学术界和许多的专业研究人员都在努力地作出分析、反省、总结和探究。依法治档、实现管理模式的转变是档案行政管理单位的一项持久而又艰难的使命，也是档案事业顺利进行的基本保证，还是明确这项工作的目标与特征的重要方法。在现如今的状况和前提下，只有以行政执法为主导，让行政指导为辅助，创立新的体制和模式，加强运用法律监督和检查的力度，实事求是地做到有法必依、执法必严、违法必究，才可以从根本上做到依法治档，让档案事业的发展最终达到健康、科学、和谐的标准，使本文所提出的议题真正深入人心。
3.4 强化档案行政管理部门的指导与监督的职能
强化相关管理与负责部门的指导与监督的职能，是贯彻落实《档案法》的必然要求，也是明确档案行政管理的目标与特征的重要途径。档案行政管理部门不仅要在宏观上提供指导，使本部门与社会其他各部门协调发展，还要在微观上提供服务，促进档案行政管理这项工作的有效开展。除此之外，档案行政管理部门还要加强监督职能，本部门的工作人员要提高专业素质，严于律己，并发挥自己的作用，积极监督这项工作的开展。
总之，要想明确档案行政管理的目标与特征，必须要有整个国家、社会组织以及个人的齐心配合与一同努力。
参考文献
[1]陈智为，王德俊，胡绍华.档案行政管理概论[M].中国人民大学出版社，1991：1.
[2]郭小聪.行政管理学[M].中国人民大学出版社，2008：5.
目前事业单位的档案管理出现诸多问题，单位的工作人员缺乏对档案管理工作的重视，管理人员整体素质不高，管理设施落后，因此事业单位需要及时采取有效措施，单位档案管理人员则应当提高自身的工作能力，改善档案管理的工作环境，构建网上档案管理系统，从而真正实现档案的现代化管理。
2人事档案在管理工作中的重要作用
2.1在人员管理方面起到了重要作用
在办理保险和社会劳动保障的时候，人事档案的准备能够为事业单位的办理提供更加便利的条件，一些基础的重要信息会在档案中体现出来。在调整工资水平和申报职称的时候，档案的有效记录也会起到重要的作用，可以通过对档案的调取查看，了解员工在工作过程当中的整体工作情况和工作环境，为员工整个职业生涯的记录做到了有力的保障。
2.2对单位中的人员任免起到了重要的作用
在档案中，一系列的工作学习思想等具体信息都会被详细记录，甚至在曾经的某段时间中具体表现都会在档案中体现。再加上对平时兴趣爱好的描述，整个档案在人事任免的过程中发挥着非常大的作用，权威性也有重要的保证。
3目前行政事业单位档案管理中存在的问题
3.1行政事业单位对档案管理工作不够重视
国家对档案管理工作有明文规定，制订了《档案管理办法》、《档案法》等法律法规供相关行政单位进行学习与贯彻，但是实际工作中行政事业单位对相关的法律规定并没有引起足够的重视，在工作中对档案管理工作认识不够，而且贯彻力度不到位，这样就导致一些档案工作在实际工作中并没有发挥正常的作用，这样长期不重视档案管理工作，容易导致档案管理工作的混乱，影响企业的发展。
3.2档案管理工作中的基础业务薄弱
目前行政事业单位中档案管理工作相对基础比较薄弱，虽然一些单位已经建立了档案的管理制度，但是在实际工作中却没有真正去落实这些制度，许多档案在整理过程中不够规范，没有按照要求进行档案归整，这样经常会出现严重的组卷混乱现象。同时行政事业单位没有进行有效的档案鉴定与监督工作，许多工作未能够按照相关的法定程序进行档案管理，进而引发一些工作上的问题。
3.3档案管理的设施比较落后
行政事业单位因为没有对档案管理的意识不够强烈，进而导致单位内部的档案管理部门的现代化设施不够齐全，设施趋于落后状态，比如说，一些档案管理室空气比较污浊，库房简陋，有些储藏室内竟然还堆放着一些易燃物品；办公条件简陋，未能实现三室（办公室、接待室、档案室）分开办公等，这些因素都会影响到行政事业单位的档案管理工作。
3.4档案管理工作人员整体素质有待提高
行政事业单位中档案管理工作中出现问题的原因还有管理人员自身的素质和专业水平不高，一些管理人员经常会进行变动，导致档案管理部门即使对员工进行培训，但出现工作调整时，都会影响到整个档案管理工作的正常运行。
4行政事业单位档案管理创新的思路与对策研究
4.1建立比较健全的档案管理制度
为了保证档案管理工作更加明确，具有创新性，应该要建立比较合理的、科学的档案管理制度，根据行政事业单位实际的发展情况进行制度建立，同时要确保档案管理制度可操作、实用、简明，能够在实际的档案管理工作中发挥作用；要保证制度在约束的地位上是平等的，这样能够有效约束领导与职员的工作行为，使单位上下严格按照制度进行工作，保证制度的执行力度；建立严格的奖惩制度，这样能够在档案管理工作中对员工的工作进行公平的、严肃的管理，保证制度在执行和管理工作中发挥其重要的制约作用，保证奖惩分明。
4.2加强管理，使档案管理的水平有所提高
为了保证档案管理工作有序开展，应该要对单位进行一定力度的宣传，使员工进行相关工作的学习，进而能够更加重视档案管理工作，并且能够提高档案管理的水平。所以，行政事业单位要建立一支完善的领导队伍，定期检查和指导档案管理工作，并且要根据单位发展情况，制定合适的考核机制进行档案管理工作考核，在档案管理工作中实行动态的管理，使员工能够加深对档案管理工作的重视程度，进而能够提高档案管理工作质量，确保档案管理工作更加科学化、规范化。
4.3引进信息化技术进行档案管理，有效提高工作质量
随着信息化技术的蓬勃发展，计算机技术无疑为各个行业的发展注进了一股活力，因此在档案管理工作中进行信息化管理能够有效提高档案管理的工作质量，同时也是社会发展的客观需要。利用信息化技术进行档案管理，能够使档案资源得到合理的开发与利用，延长档案的使用寿命，同时能够提高档案管理工作的效率，使档案管理改革更具创新性。为了在档案管理工作中进行信息化技术管理，首先行政事业单位各个部门之间的信息传递要保证及时与准确，这样能够保证档案管理的时效性；然后给单位各个部门配置先进的设备，这样在进行档案资料输入时，能够更加便捷，并且可以利用计算机技术进行文字、图片与数据资料之间的转化，进而保存纸质和电子档案两种档案资料；在档案管理工作中进行创新，可以根据网络技术向社会提供更多的档案信息服务，这样能够保证资料信息共享，进而能够提高档案的使用效率和工作质量。
4.4做好行政事业单位的档案保密工作
行政事业单位的档案资料十分重要，因此要对资料进行保密工作，首先在进行库房选址和建造问题上，要根据国家规定进行建筑物设计和施工，要将库房与阅览室、办公室分开，为了防止资料被盗窃，要保证库房的门窗是牢固的；同时加强库房的管理，安排专业人士进行库房看管和巡视，无关人员禁止入内；在管理库房档案资料的人员选择上，要选择具有专业技能、能够区分开保密档案与保管档案的人才，确保档案在保存过程中的完整性。
5结语
摘要：档案信息安全是办公室档案信息化建设中的一项重要保障工作。本文从制度管理及信息化下的数据管理讨论了档案信息安全管理的7 个保障措施：电子文档归档及管理制度；安全保密制度、数字档案查询利用制度；档案数据管理维护制度；数字档案鉴定销毁制度；档案数据网络和信息设备维护使用制度；档案库房管理制度。
关键词 ：档案信息化电子文档安全保密制度网络安全
1 电子文件归档管理制度的安全策略
①电子文件是指单位在内部管理和履行行政职能的过程中所产生并存储在光盘、硬盘等载体中的，可进行网络传输，并且可作为参考资料通过计算机系统调阅和使用的文件。②只有文本、图像、视频、音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理。③从归档方式来看，电子文件支持逻辑归档方式，同时也可进行物理归档。基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档，不必调整其存储方式或存储位置。而物理归档则需要借助可脱机存储的载体，先将源电子档案网络传输到该载体中，经由其转换加工再移交档案室。按照存储载体的类型，笔者首推光盘，另外还可以用磁带、硬磁盘等。软磁盘也不适合长期存储数据。由专用软件生成的电子文件必须按照通用格式转换，然后存储在指定磁盘。④电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。⑤电子档案管理系统采用“计算机集中处理+电子档案存储数据资料+ 数据有效管理”的方式，实现对档案资料“一次采集、反复利用、信息共享”。⑥归档方式由“纸质”变“电子”。一改以往每年发一份表格，要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式，创新建立专门档案管理系统，由专人负责录入管理，一人一档，定期校验和转存，实行档随人走“终身制”。⑦时间由“短期”变“长效”。新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性，可做到随时可添加，随时可变更，随时可查阅，有利于长期保存。摈弃了以前填一年管一年，资料填报不持续完备的缺点。⑧需销毁的电子文件必须编制销毁清册，经上级批示后统一销毁。销毁保密等级较高的电子文件时，若其所在载体上的痕迹不可擦除，应该一并销毁其载体，确保不留任何痕迹。销毁一般性文件则可逻辑删除。行政管理人员负责监管电子文件的接收、保管和鉴定销毁工作。
2 安全保密制度
①办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号、密码保密。另外，为了保证系统安全，应该用数字+ 字母的形式设置登录密码，且不得少于八位数，每隔一段时间修改一次。非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统。②除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询。③使用者本人可查阅电子档案资料，未经上级批示不得外传。涉密档案禁止网络共享。
3 数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询
①非单位内部人员，未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料。若须查阅档案资料，经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅。单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统，根据需要调阅电子文件。②根据档案的保密等级，系统按照登录权限将单位内部人员分为三类，即普通用户、中级用户和高级用户。③可以对外开放的文件有的设置了限制条件。比如调阅数字档案时，要求调阅人提前通过网络递交调阅申请，经档案管理人员审查后自由调阅，调阅人不得擅自转载文件资料。而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅。
4 档案数据管理维护制度
①认真做好文件的收、发工作，档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；做好档案的统计、利用工作，对各类档案库存、接收、销毁、利用等进行准确统计，积极做好档案信息资源的开发利用，以确保能为各局室的工作提供便捷的服务。②数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全；③各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理；④非档案管理者不得修删数字档案；数字档案至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘），其中一套异地保存，另外两套分开保管；行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件和数字档案。
5 数字档案鉴定销毁制
①坚定数字档案时，首先由领导批示，从各部门挑选专业人员成立工作组，按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案，就档案存毁给出专业意见。然后，工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单，编写销毁清册。②档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况，并递交销毁清册。经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁。但是销毁清册必须永久保存。禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料。
6 档案数据网络和信息设备维护使用制度
①数字档案的使用和维护一律参照计算机操作规程操作。假设调阅时计算机突发故障，须尽快通知技术部进行排障，切忌个人盲目处理。②指派专人保管硬盘、光盘等存储载体，切忌将介质外接，也不允许在本单位计算机载体上使用外来存储载体。档案室的计算机未经许可不得上网操作或供个人娱乐。③做好防光、防潮、防虫霉、防火、防盗、防尘、防鼠、防高温等档案保护工作。
参考文献：
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[2]王艳.如何确保信息化档案管理的安全[J].中国科技信息，2010(09).
[3]马菲.网络环境下档案信息管理安全体系初探[J].湖北档案，2009(08).
到目前为止，中国还没有构建出具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度。在政府公信力日趋下滑的现在，中国在现阶段的首要目的是构建出具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度。行政执法档案具备着至关重要的法律职能，对执法档案进行管理也具有着很大的意义，它是行政法律是否可以有效的对公权力进行限制的关键。
【关键词】
行政执法档案；法律功能；管理责任；管理制度
行政法的产生主要是在斗争过程和革命中妥协的产物，它存在于社会的最主要的目的在于限制公权力。所有的权力自从出现开始就具备着天生的扩张性。就行政权力而言，如果没有受到法律的制约，就一定会使公民具有的合法权益受到侵犯。所谓行政执法，指的就是实施行政权力，所以就行政执法而言，执法主体一定要严格的根据行政法律程序执行，切实做到合理行政、依法行政，力求用最小的成本获取行政目的。行政执法档案是指行政机关在行使权力时所积累的档案材料，它记录着整个行政执法的过程。
一、行政执法档案以及具备的法律功能
行政执法档案指的主要是具备行政权力的行政机关在行使行政职能时积累的法律文书资料，它是对行政执法过程进行记录以及真实反映的，是在行政诉讼案以及行政复议中对行政行为具有的合法性进行判断的依据。总而言之，行政执法档案指的主要是在对行政许可、行政强制、行政处罚以及行政检查进行实施的活动中所形成的文字、声像、图表以及电子载体等多种形式的记录。就功能而言，行政执法档案主要对行政执法的过程进行真实的记录，它是行政案件中对行政行为具有的合法性进行判断的依据，还是行政行为受到社会监督以及法律监督的反映以及依据，是执行实践行政问责制并对行政责任进行确切追究的法律依据。
二、行政执法档案的管理责任及其管理制度
行政执法档案管理的责任指的主要是对执法档案进行管理时必须要承担的责任。近几年，电子数据档案不断的增多，对行政执法档案进行管理的过程也变得越来越复杂，还会不断的出现违法和违规的行为。追究具体原因，最关键的为没有健全和完善的行政执法档案管理制度，缺失健全的管理责任机制。
（一）缺失健全的档案管理制度
在现阶段，尽管有很多地方（大连、哈尔滨）相继的出台了相关的法律法规，但都是地方级别的，不仅在档案管理的手段以及管理目的上存在着很大的片面性，关键的是作为具有地方性的法律法规和政府规章，在对档案管理制度进行制定过程中的权限方面具有一定的局限性，例如，地方性法律法规以及政府规章不能实施大部分严厉的刑事处罚以及行政处罚。根据我国的《行政处罚法》、《立法法》以及《宪法》等的规定，地方性的法律法规只能进行不被限制人生自由的处罚和一定数额罚款，而地方政府规章也只可以进行警告以及数额较小的罚款，由此可见它们所具有的处罚力度较弱。这也是导致档案管理制度在实行过程中通不能有效发挥自身职能的关键。所以，具有全国性意义的法律层面上的管理责任机制以及管理制度的构建是非常有必要的。
（二）缺乏健全的管理责任机制
行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，主要指在对档案进行管理的过程中出现的违反机关制度的违规行为以及违法犯罪行为，应该如何认定和应该承担哪种法律责任的相关管理机制。政执法档案在进行管理过程中的责任机制，在我国法律体系里还没有被建立，现阶段所追究的和档案管理相关的责任一般都是按照《档案法》中的规定。而行政执法的档案的内容和其他档案进行比较，具备着很大的差异，它既可以使档案自身的作用得到充分的发挥，还可以代表着政府的公信力，如果根据普通的档案管理责任对其进行追究就显得处罚力度很弱，不能使对行政执法档案在进行管理的过程中的目的顺利的实现。缺失行政执法档案在进行管理过程中的责任机制，还导致所有行政机关在管理行政执法档案时不能进行足够的重视，并缺失强有力的制度保证，一旦出现问题就采取内部解决的措施，有时还由于部门的利益而掩盖，并帮助违法者撒谎，从而导致档案管理将要面临着非常严重的信任危机。例如前几年在浙江杭州发生“70码”时间以后，公安机关在人们心中的信赖度大大的降低。后来在很多地方的交通执法过程中，人人往往会质疑执法行为，从而使政府形象受到严重的损害，还对全国范围内进行行政执法产生了重大的影响。
行政执法作为行政诉讼以及行政复议的裁决依据，是对行政机关行使自身行政执法职能进行科学合理的法制监督以及社会监督的重要前提，还是对行政责任实施追究的重要法律依据。
三、结语
行政执法档案对行政机关在行使行政权力以及执行行政执法的控制等方面具有着至关重要的作用，它也是实施依法行政的关键。但目前我国还没有构建具有全国性意义的法律层面上的更加权威的档案管理制度，也缺失健全的管理责任机制，所以导致在进行档案管理行政执法的过程中出现了许多违法违规现象，对政府形象以及公信力造成了严重的损害。基于这种情况，一定要构建健全的管理责任机制和档案管理制度。
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关键词：行政审批 档案 信息化管理 工作要点
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2016）11（a）-0105-02
近年来，在信息化时代影响下，我国逐渐走向了信息化、现代化的社会方向，行政审批作为政府和公众的主要连接平台，其工作质量将使公众对政府的印象起到直接影响作用。在新时期下，行政审批档案信息化工作将面临着更为严峻的挑战。档案作为一种重要的信息资源，是促进我国经济社会发展的一项基础，因此加强行政审批档案信息化管理工作质量，不仅能对服务型政府的建设起到推动作用，同时还能为构建我国社会主义和谐社会奠定良好的基础[1]。
1 档案信息化概述
档案信息化是现代信息时代的主要发展产物之一。在国家档案行政管理部门的正确领导下，在档案管理活动中对现代技术进行积极引进，完成对档案信息资源的收集和管理，帮助实现档案管理现代化的基本建设目标。换言之，档案信息化就是将传统的实体管理方式转变为新型的信息管理方式，从而加强对档案资源内涵和精华的管理，将原本的形式化进行打破，从而全面提升信息Y源管理的综合利用率，为各项行业的发展提供更大的帮助。信息化工作是一项综合性比较强，同时也是一项系统的工作，因此在工作的过程中要对现代技术进行相应的改善和优化，达到最佳的管理目标和效果。
2 行政审批档案信息化的意义
行政审批，主要是行政机关通过自然人所提出的要求和申请，采用根据现阶段的规章制度对证件进行发放等形式，允许其进行相关的活动或是行为。由此可见，行政审批是现阶段我国一项重要的基础性工作，随着现代改革开放的到来，我国的经济也得到了相应的发展，各个中小型企业或是家族等都逐渐增多，因此这在一定程度上也增加了行政审批的工作量。但是在传统的工作模式下，行政审批档案一般采用的都是人工工作的方式或是通过纸质文件将其进行保存，这种保存方式，很有可能随着时间的递进，文件上的文字也变的模糊，同时纸质文件相对比较容易丢失，不易保存，这在很大程度上将对行政审批工作产生影响。在对档案信息化建设的过程中，通过对现代技术中扫描、转化等信息技术的接力运用，将传统的纸质文件或是图片进行转化，使其成为电子资源，同时按照相应的信息构建起目录、文件等数据库形式。运用这种方式，能有效地将数字资源保存在电脑或是其他媒介上，给之后的使用或是查询都带来了极大的便利[2]。不仅如此，还能将原本的信息资源变为数字资源，不仅很大程度上节省了存储空间，同时还更好地实现了对信息资源的保护和管理。
档案管理信息化之所以引起重视，主要是因为其信息具备较强的利用价值，因此在现代社会的信息时代环境下，对信息资源进行充分的利用，将更有助于引起我们对问题的重视，同时完善自我，为建立服务型政府提供更多的科学依据，全面推进档案管理向着一体化的方向前进。现在，我国行政审批档案信息化建设或是管理还需要进一步发展，但是这项工作的正面影响已经十分显著。比如，提升档案的利用空间，能很大程度上降低人们的工作量，提升工作效率，引导公众树立正确的社会发展意识[3]。
3 提升行政审批档案信息化管理的策略
通过自身多年的实践和工作经验，针对上文的分析，提出了以下建议。
3.1 加强网络意识
思想意识是人类开展活动的先导环节，因此针对情况，人们只有将思想意识进行转变，才能对现代信息化管理的重要性引起重视，并且发挥其主观能动性对管理技术进行学习。在工作的过程中，领导树立起正确的管理思想和工作理念是现代化建设的主要前提，一般情况下，领导的思想意识和行为在一定程度上会对员工产生十分重要的影响。因此在加强网络意识的过程中，要首先使领导具备这个先进的意识，同时安排有关部门加强在单位内部的宣传工作，帮助员工进一步对工作方式进行转变，支持并不断参与到现代档案信息化建设过程中，保证这项工作按照固定的方向发展，更好地达到之前的预期方向或目标。
3.2 重视创新
遇到困难和问题，我们不应该选择逃避，更不能够选择退缩，面对困难应该迎难而上，而不是知难而退，最终将其突破，得到更好地发展。这种方式同样适用于现代档案信息化管理，因此在今后的管理工作中，需要直视挑战，将其当做一次发展的全新机遇，在进行创新的过程中，首先我们需要对各方面的矛盾进行协调解决，帮助档案信息化管理工作在曲折的过程中前进。一般情况下，行政审核文件有图像、文档和音频等多种形式，因此在日常工作中应该逐渐加强对不同文件特点的研究和分析，将其进行分类保存，为今后的查询和使用提供更大的便利，促进档案信息向着多元化的方向发展[4]。
3.3 加强标准化建设
俗话说没有规矩不成方圆，面对现在大量的行政审批工作，如果不制定相应的标准，将其进行规范，就会造成工作环境的混乱。因此针对不同类型的部门或是工作特征，我们就应该加强对具体性工作的标准制定，给档案信息化管理提供更多的依据，通过这种方式来对工作的有效性进行全面提升。不仅如此，还需要对基层工作人员的执行标准进行正确的引导，防止其出现不良的工作状态或是现象，为推进档案信息化建设和管理起到更大的帮助作用。
3.4 提升队伍的素质
虽然现阶段我国已经基本实现了行政审批档案信息化管理，但是在其实际的管理理念和方式的转变还明显不够，因此还需要档案人员的全力支持。在现代社会的发展过程中，行政单位的领导更应该加强对人才的重视和培养，根据现在工作情况，合理的对培训工作进行安排和制定，全面提升管理人员的综合水平，使其在实际工作的过程中发挥出更大的主动性和创新能力，将档案的信息化管理水平得到进一步地提高[5]。
4 结语
综上所述，行政审批档案信息化管理作为一项综合性和系统性的工作，是现代电子政务发展过程中一项具体的要求。这项工作的开展，在很大程度上说明了现代社会的进步，人类文明是在不断发展的，因此也预示着行政审批工作将面临着更大的机遇和挑战。虽然现阶段我国档案信息化管理工作中还存在很大的问题，但是通过该文的研究，相信将在很大程度上对这项工作的开展起到帮助作用，为我国行政审批工作奠定更稳定的基础。
参考文献
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[3] 徐淳，于炳江.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践[J].中国医院，2011，15（7）：64-66.
当前，我国正处在体制转轨和经济转型重要时期，行政执法任务应当是更多宣传和推行多样化的行政执法方式、行政执法理念，通过机制创新和方法创新提高行政执法水平和实效，已成为各级行政执法机关的重要课题。
近年来，作为柔性行政监管方式之一的行政指导行为，在其他行政执法机关运用越来越广。这些行政执法机关积极探索不具有行政强制力的行政指导柔性管理方式，采用指导、劝告、建议、提醒、说服、疏通等非强制性手段来弥补强制手段的不足，取得了较好效果，也改变了行政执法机关“不是收费就是处罚的负面形象”。
行政处罚最终目标是减少违法，但实际上，行政处罚的效果往往不尽如人意，此时行政指导等柔性管理就应运而生。行政指导在行政法上一般称为“非权力性行政”，作为一种柔性管理方式，是指行政执法机关在其职能、职责或管辖范围内，为适应复杂多样化的经济和社会管理需要，基于国家的法律精神、原则、规范或政策，适时灵活地采取指导、劝告、建议等方式，谋求行政管理相对人同意或协力，以有效地实现一定行政目的之行为。行政指导是行政执法机关在职责范围内实施的指导、劝告、建议、提醒等柔性管理行为，具有非强制性、示范指导性、广泛适用性、柔软灵活性、方法多样性、选择接受性、沟通协调性等诸多特点。柔性管理，作为注重行政相对人的同意和协力，以灵活多样的方式达到行政目标的非强制性手段，摒弃了单纯依赖行政检查、行政处罚、行政强制等强制性行政行为，实行命令――服从式管理的传统行政模式，发挥了促进行政民主、降低治理成本的特殊功效。
构建社会主义和谐社会是一个不断化解社会矛盾的持续过程，行政指导这一顺应当代行政法治发展潮流的柔性监管方式，是建设服务型政府的重要切入点。柔性行政管理手段的运用，有助于提高管理相对人的法律意识，自觉停止违法或者避免各种法律纠纷的发生，使社会在法治之下实现有序和谐。其意义在于“管制型政府”向“服务型政府”的转变。
在深化改革、社会转型时期，档案行政执法实践中发现的各种档案行政管理问题，可以说绝大多数都是人民内部矛盾，这对档案行政执法监督能力提出了新的更高的要求。如果档案行政执法机关仍然固守陈旧观念，动辄运用档案行政处罚、档案行政强制等硬性措施一罚了之，难免造成档案行政执法机关与档案行政管理相对方之间的紧张关系甚至激烈冲突，不利于构建和谐社会，相比之下，档案行政指导却在多方面切合了构建和谐社会要求。
首先，档案行政指导体现了以人为本、行政为民的理念，有利于尊重和保障档案行政管理相对人的合法权益。其次，能促进档案行政管理相对人参与，符合档案行政民主化的要求，有利于建设服务型的档案行政执法机关。因为档案行政指导强调档案行政执法机关与档案行政管理相对人的互动关系，注重听取和尊重档案行政管理相对人的意见和要求，为其表达利益诉求提供较为充分的空间，故成为实现档案行政民主的渠道和提供档案行政服务的过程。最后，档案行政指导有利于统筹协调档案行政执法机关与档案行政管理相对人的利益关系，化解与档案行政管理相对人的矛盾，保持档案行政管理秩序的安定和谐。
在档案行政执法实践中，推行柔性管理方式的档案行政指导，对于档案行政执法机关来说毕竟是一种新事物，还要解决如下问题：
其一，档案行政指导是在纠正、减少档案行政违法行为的目的之下，与刚性档案行政执法手段相辅相成、各有功效的可选手段之一。随着档案行政民主程度的加深，档案行政指导这样的柔性管理方式将在档案行政执法实务中更广泛地采用，甚至成为主要的档案行政执法监督方式。
其二，在档案行政执法监督实践中，各地档案行政执法机关应当根据主、客观实际情况灵活地选择运用档案行政指导。例如，在发现档案行政管理相对人存在档案违法行为时，档案行政执法机关可以视具体情况选用最为合适的办法：一是先指导，后不做处罚；二是先指导，后进行处罚；三是先处罚，后进行指导。
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