时间：2023-07-09 08:53:58
导语：在电子档案的管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
电子档案是按照档案管理规范有目的地保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件。与传统档案储存形式相比较，主要有以下两个特点：
（一）对设备和技术等材质的依赖性。电子档案主要是以某种电子设备作为载体，通过具体技术将纸质档案材料内容转换成一定的语音、视频、音频形式储存在磁盘、光盘等存储设备上，在需要使用时进行相应的操作转化，输出为需要的形式。电子档案由于载体材质的特定性，使得电子档案的管理和利用基本依赖于计算机等电子设备，对计算机的配置要求以及操作人员的操作能力都提出了相当的要求。
（二）受时空限制小。由于电子档案存储所需的载体体积小、存量大，占用空间小，得电子档案可以把所有信息一并存储在一个载体上，只要保存得当，电子档案可以利用互联网等现代技术实现异地传输，不受制于时空的限制，有利于实现资源共享，提高办公效率。
（三）加强电子档案管理，有利于提高办公效率。针对电子档案易于存储、携带便捷、易于编辑、传输迅速等优点，提高电子档案管理，可以节省很大的人力、物力、财力，大大提高办公高效率。
（四）加强电子档案管理，有利于推动档案信息化建设。电子档案管理工作对管理者的综合素质提出了更高的要求。
二、电子档案管理和应用中存在的问题
（一）安全性不能完全保证。由于电子形式材料的输出和输入方式简单方便，可以重复利用，因此，电子文件的内容可以被轻易的篡改，甚至被恶意盗取、销毁，这使电子档案的原始性和完整性受到严重挑战。
（二）载体材质影响完整性。由于电子档案的载体多数是光盘、移动硬盘、磁盘等，这类载体受人为因素影响表较大，因载体丢失、失误操作等可能会造成电子档案信息丢失并不可修复。
（三）电子档案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，轻则导致信息被篡改和窃取，重则会使信息全部丢失，且由于病毒种类繁多，更新速度很快，因此必须时刻警惕这些潜在的威胁，保证电子档案运行环境的安全。
（四）电子设备配置、电子档案管理者的能力都会影响电子档案的管理和应用。
三、电子档案管理和应用的措施
（一）加强规章制度建设。电子档案管理部门要根据《档案法》等法律法规要求，制定科学完善的电子档案归档标准和管理制度，使档案工作者在收集、整理、归档、移交、利用和统计的时候有章可循，提高档案管理者的综合素质，尤其是政治意识和责任心。
（二）加大硬件投入。电子技术日新月异，计算机、存储设备等技术更新非常迅速，要保证资金和技术支持，以使电子档案管理工作与时俱进。另外，一定要做好安全保密工作，因为档案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丢失将会对个人和单位造成灾难性损失。
（三）做好安全工作，一方面要维护网络安全，防止电子档案被非法窃取和篡改。另一方面要加强管理人员安全防范意识，特别是在目前形势下，信息已经成为个体之间最具价值的财富，个别集团或国家以巨大的利益诱惑档案管理者、窃取重要机密，因此，作为电子档案的管理者，如意志不坚定，很容易被利用，使个人或国家蒙受损失，必须从思想到行动上加强对档案管理工作人员的管理，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。
（四）做好电子档案材料安全防护。要根据电子档案的公开情况和保密级别，区别制定相应的管理制度来保障材料的安全。比如对于已经完全开放的电子档案，可以在验证使用者身份后，允许其直接拷贝利用；而对于一些保密性较高的材料，一定要制定多重保密措施，严防电子档案被随意修改、复制。
四、结语
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：
1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。
2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。
关键词：电子档案；管理；保护
中图分类号：G271.4 文献标识码：B 文章编号：1009-9166（2011）023(C)-0124-01
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，电子资料已成为档案资料的重要组成部分。档案工作也已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，做好电子档案的管理工作，也已成为目前档案管理工作的重要内容。笔者对电子档案的管理与保护问题谈几点认识。
一、电子档案的定义及特点
所谓电子档案是指人们在社会活动中形成的，具有保存价值的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的数字资料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、音像资料等。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，与传统档案文件比较，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。电子档案的优越性表现在四个方面。一是直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效。在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。二是微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档。三是微机管理更有利于文档的保密。过去查阅档案时是整卷提供利用。四是微机管理有利于提高档案管理工作的质量。档案工作的根本目的在于利用。
二、电子档案的整理、开发和利用
（一）电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后，由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合，可以任意组成各种案卷。因此，“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”这个基本保管单位。（二）电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便，更具实用性。一是开发平台的选择。二是硬件要求。三是数据库模式设计。四是应用程序设计。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源，为避免出现系统对数据资源的破坏，应用系统必须能定期对数据进行备份，以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中，安全性保护非常重要，并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法，即使用权鉴别，也要由计算机确认合法性。
三、电子档案的管理与保护的措施
（一）推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。（二）加强电子档案归档制度建设。各档案管理单位应根据电子档案管理规范，并结合本单位实际情况，制定一套切实可行的电子档案管理制度，规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题：注意划清归档过程中各级各类人员的责任；归档时机应适合本单位工作实际；归档电子文件的责任签署应明确；注意电子文件的动态管理问题。（三）电子文件是高科技的产物。它的各种性能是由技术决定的，随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。（四）电子文件从形成到归档利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的真实性。因此，建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。（五）做好电子文件归档工作，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。（六）电子文件档案一般应采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。（七）电子文件，从理论上讲能够长期保存，不易磨损，不怕外界磁场的影响，不会受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。（八）提高档案管理人员的文化素质，使电子档案管理向立体化方向发展，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养档案管理人才，要使档案管理人员不断“充电”，不断补充“能量”，以求适应。
关键词：信息化；电子文档；医院档案；影响；对策
自我国进入二十一世纪以来，我国电子信息技术发展迅猛。在医院的信息化建设中，电子档案管理工作逐渐趋向自动化、规范化、虚拟化方向改进完善，现已成为档案管理和信息化建设工作中不可或缺的环节。但在具体的管理工作中，在管理及电子文档使用的方式上存在许多的问题，并对医院的档案管理工作造成了直接影响，为此，本文就电子文档在医院的使用现状及影响进行具体分析，然后提出相应的可行性建议。
一、电子文档的定义及其特点
电子文档是通过计算机硬盘、磁盘以及光盘等带有磁性的存储物件，来记录人们行为活动中所产生的文字及图片等材料，且能够通过计算机、互联网、局域网等进行传送、检索及使用等行为的文件。其相比于传统的纸质档案，其所具有的优点有以下几个方面：检索便捷，可网络传输；流通方面，能最大限度的实现资源共享；电子文档所记录的范围不仅局限于档案，还包括图书、情报等其它资料；易宝存，不存在有害生物侵袭而出现损毁的现象；占地面积小，节能环保。
二、电子文件对医院档案管理工作的影响
电子文件之所以能迅速替代纸质档案来记录档案等其它材料，这些都得益于电子文件使用带来的便捷性，但电子档案在使用的过程中同样具有一定的缺陷。首先电子文件的使用必须依靠计算机等设备，这种唯一性必将对档案管理工作的各个层面造成巨大的影响，例如档案管理人员、档案储存模式、答案管理模式以及服务方式等等。
（一）对管理者的影响
首先，就档案管理的工作人员来说，管理者必须要掌握一定的计算机技能，同时也要对电子文件的储存和使用方式达到熟练应用的程度，同时还要对档案储存载体的性能有一定的掌握，以实现对电子文件的永久使用与保存。
（二）对存储环境的影响
电子文件的储存载体是一些具有磁性的磁盘、光盘等材料，这种特殊的材质存放与保存便对环境有一定的要求，首先要控制环境的温湿度，其次是存放环境是能够防静电、方磁、防挤压碰撞等要求。
（三）对管理方式的影响
而在电子文件的管理中，管理方式也是极为重要。虽然电子文件的管理主要依靠计算机完成，但在具体的操作中，想要实现电子文件的有效管理与保存，需要根据电子文件的性质及先关要求来采取相应的可行性方式。为此，笔者就其中主要的三个方面进行重点阐述：首先，电子文件由于传输快、易复制等特性，注定了电子文件在保存的过程中容易遭到攻击、被窃取，因此，从某种程度上来说，电子文件的保存相比于传统的纸质文件更难；其次，纸质档案由于自身的局限性，使用频率逐渐减低，但在某些方面仍然要使用，因此，两种档案共存的管理模式给电子档案的管理造成一定的影响；最后，由于电子文件使用过程中带来的便捷性以及电子信息技术的不喑墒煊敕⒄梗为电子文件的使用提供了一个良好的发展环境，同时也解决了纸质档案管理中的各种不便。
（四）对服务方式的影响
电子档案库的建立最主要的原因便是为检索及使用服务提供了巨大的便利，在电子信息技术的支持下，相比于传统的检索服务，电子档案的建立给检索服务带来翻天覆地的变化，大大提升了检索效率，但这种改变需要给档案管理部门、服务对象一定的适应期，同时也要在服务模式上做出一定的改变。
对安全性的影响
电子文件保存的安全性涉及多个方面，笔者就其中最为主要的三个方面进行具体分析：首先，由于电子文件的特殊性，可以实现信息与载体的分离，因此，这便给电子文件的原始性、完整性以及不可更改性等性质的保障带来巨大影响，这也是当下急需解决的问题；其次，电子文件的检索与网络传输系统都是由局域网或互联网所连接的，因此极易遭受骇客攻击；最后，电子文件的使用设备及载体存在一定的电磁泄露问题，这也是电子文件保存安全性中重点考虑的问题。
三、对策分析
电子文件的使用虽然给人们带来巨大的便利，但在其使用的过程中，其对档案管理工作产生的影响也是各层面的，为了更好的帮助医院进行档案管理工作，针对电子文件的使用及档案工作的对策进行研究是非常有必要的。
（一）档案学理论研究角度
笔者根据多年从事相关工作的经验，在档案学理论研究角度中，总结了以下两点：首先要开拓研究实验，扩大研究范围，从多个学科的领域中去研究问题；其次便是针对档案的一体化管理进行研究，这不只是建立一个简单的信息共享平台，更是医院办公自动化、数字档案库和信息化建设的关键。
（二）档案管理角度
1.加强人才培养，提高档案管理人员的业务素质
首先，在医院档案的信息化建设中，首先需要加强团队建设。档案管理工作需要档案业务能力强且掌握一定的计算机技术和信息化技术的管理人才，但在调查中发现，很多档案管理的综合素质水平普遍偏低，且专业知识结构与业务能力还有待加强，这与信息化建设要求和标准存在一定的落差。为了更好的建设信息化档案，各大医院应该注重档案管理人员的培训，同时积极开展相应的竞赛与培训活动，从而更好的帮助团队提升专业素质能力，打造一支精良的信息化管理团队。
2.加强档案管理规范化建设，努力提高服务质量
就目前医院的档案管理现状来说，改进并完善档案管理制度与流程能有效的促使档案管理规范化、科学化，例如在电子文件从建立到归档这一系列环节中，针对其中的薄弱环节，优化流程结构，制定完善的机制，加强员工专业素养与服务意识的培训，这样不能有效的提升服务质量，还能促使档案管理工作更加高效化。
3.加强档案信息化应用研究，努力探索新形势下档案管理工作的新模式
针对当下医院档案管理工作的缺陷，注重电子文件的应用与研究，结合自身实际情况，构建一套全新的档案管理模式是重要的。因此在电子文件的应用与研究中，要充分掌握档案管理软件的使用方式，在探索全新管理模式的过程中，可以汲取国外发达地区组织机构答案管理模式的优点，然后在根据自身情况建立一套完善的信息管理体系。
四、结语
档案管理工作的优化，首先要从管理团队的建设中出发，其次是管理模式与管理流程的改进与优化。其次，也要注重科学理论的研究，帮助管理者更好的提升管理能力，同时帮助医院的档案管理模式与流程适应时代的脚步。
参考文献
[1] 何丽.电子文件对医院档案管理工作的影响探析[J].办公室业务，2015（23）：54.
工程信息是广播电视系统档案当中的一个重要内容,因此要重视管理工程信息档案。当建成系统发射台时,会累积下大量文件,在文件当中记载着建设工程时的经验以及成就等,因此此类文件具有较高的参考价值以及保存价值,要重视存档管理。具体方法如下:人工完成收集资料的工作,同时保证收集好的资料具备完整性与真实性的特征;收集好之后,将电视广播系统的特征作为依据,对工程资料进行规范的、科学的整理;随后将档案目录,包括主题、分类以及案卷目录编制到计算机内部的数据库当中,利用数据库的管理功能实现电子信息化管理[2。对档案原件进行相应的转化,使之成为二次信息;同时按照数据库当中的特定格式输入原始信息;根据人工指令将信息的索引以及目录等输入到数据库中,从而高效管理接收档案、检索档案、借阅档案以及归还档案等工作。存储音像档案的载体通常为磁性材料,但磁性材料容易受到多种环境因素,如热源、光源等的影响,材料自身也存在着缺陷;因此,在保存音像档案时,需要严格控制温度以及湿度。此外,新式播放设备也有可能无法读取一些老式的存储载体,这将会给严重干扰正常管理工作。为了克服以上缺陷,提高管理质量,则应采用数字化的方式存储音像档案。在计算机当中,应建立起专门管理音像档案的数据库,以方便于大量存储音像数据;还应保证数据库具有一定的安全防御机制,以免数据信息被外部人员窃取作非法用途;在数据库当中存储音像数据时,要做到格式统一,并将便于用户查询作为管理的基本原则。另一方面应在管理系统当中设计出检索程序以及下载程序,以便使用户能够快速获取所需的片段资料以及镜头资料,进而使管理音像资料的效率得到大幅度的提高。还要注意对音像档案进行规范管理,根据电视广播行业的特点,对收集音像档案、整理音像档案以及借阅音像档案的方法进行完善,并建立起使用电子管理系统的相关规章与制度;从而保证合理使用档案、科学规范管理档案,以免音像资源被浪费或无端流失。检索以及借阅档案是档案管理当中的一个重要内容,为了便于检索与借阅,采用计算机当中的数据库系统进行管理势在必行。可以根据文件外形特征以及文件内容设计出相应的检索系统。在检索系统当中应包括文件的卷号、目录号、缩微号、全宗号以及分类号等,将以上文件信息连同保管的期限、附注以及密级等管理项目输入到计算机的既定卡片当中;随后采用计算机对以上资料进行整理,使之成为能够存储于移动数据库的格式,从而方便于高效检索。总而言之,采用计算机对档案进行检索,能够实现多途径利用档案以及高效利用档案。在借阅档案方面,应确保管理系统能够有效控制借阅工作,只允许借阅人员在计算机当中阅读所需的文件,而不允许将文件带走阅读,以便完善档案的保密工作。
完善广播电视档案的电子信息化管理策略
在制作以及处理电子文件时,都需要用到计算机;因此计算机的软件以及硬件设备性能将会对档案管理造成影响。对此,要保证硬件设备实现正常运行;并安排专人对管理软件进行监控,在设置管理系统的密码时,应确保专人操作。此外,还要将杀毒软件安装于计算机当中,并定期对计算机以及数据库进行杀毒,从而预防病毒入侵,避免数据信息泄露,对档案安全造成威胁。因为采用电子信息化的方式对文件进行管理,需要将文件变为电子档案;而计算机当中的电子档案容易遭到人为因素或其他因素的破坏。所以在管理档案时,应制定出科学的备份方案,以便在部分文件遭到破坏时,能够迅速启用备份,尽快恢复数据信息。在制定备份方案时,应根据电视广播系统的实际情况,从而保证备份的有效性以及实用性。在存储备份文件时,应按照保密类型文件保存的方式进行处理。因为电子档案存在着特殊性,当计算机的软件环境以及硬件设施出现故障时,则会危害到档案的完整性;再加上病毒入侵以及操作失误等问题的出现,将可能会给档案资料带来严重损失。而纸质档案可以实现长期保存,且真实性较强;对此,可以通过管理纸质档案来避免以上问题可能导致的危害。将纸质管理与电子管理两种方法结合起来即为理想的档案管理手段。笔者通过查阅相关资料发现,目前对纸质文件以及电子文件进行归档与管理时,多采用了两种方式。具体内容如下:同时对磁介质以及纸介质进行归档,且保证两套档案具有相同的内容;一旦电子档案出现异常,即可以采用纸质档案使其恢复正常。笔者建议,在管理好电子文件的同时,也应管理好纸质文件,从而保证档案可以得到永久的以及安全的使用。
关键词：电子档案；管理；网络；安全；制度
中图分类号：TN711 文献标识码：A 文章编号：
电子档案不同于纸质档案的特征决定其在管理利用及其安全保障方面的复杂性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并可准确提供利用是档案工作急需解决的问题。由于电子档案便于存储、复制、传递，给档案管理和利用带来诸多便利。电子档案又具有对计算机系统的依赖性。信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性。一旦计算机系统出现故障，或者人为有意无意地删除及病毒、黑客的侵袭，管理不善。都会造成巨大的损失。因此，建立电子档案信息安全保障体系。完善档案信息安全管理体制，保证档案的原始性。真实性、完整性是十分必要的。
1 电子档案的利用管理
电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更为便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能实现。
电子档案提供利用，一般有三种方法，即提供拷贝，网络传输，直接利用。
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化。导致利用工作的复杂性。因此加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。从信息安全角度出发，主要应从对用户和提供利用者的管理、对利用者提供拷贝和强化利用中的安全措施三个方面加强管理。
2. 电子档案的安全保障
2.1 可靠的网络是电子档案信息安全的根本保障
可靠的网络技术和硬件设备是档案工作网络正常运行和电子档案信息安全的根本保障。
档案网络系统应采用先进成熟的高速以太网技术，选用性能优越的服务器，并设置双服务器。主、从服务器应分别放置在异地机房内，无论主服务器何时出问题，从服务器都可替代主服务器，保证系统在出现故障时能够连续运行。同时，采用磁盘阵列、硬盘镜像等硬
性容错技术。档案网络系统耍由双路专线供电。档案网络系统要与一切外网实行物理隔离，网间需要交换数据时，可采用数据迁移方法，先从一个网络的数据库中将数据导出到可写光盘、热插拔硬盘等介质。再将存储介质中的数据导人另一个网络数据库中。
2.2 数据安全是档案原始性，真实性、完整性的必要条件
档案数据的原始性、真实性、完整性是档案工作的灵魂。因此。采取严密的技术措施，建立可靠安全的存储架构，防止非法访问、非法操作、病毒入侵等事件的发生，最大限度地保障档案数据的安全是十分必要的。
2.2.1 防止数据丢失的主要措施是数据备份
对长久保存的档案数锯应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上，禁止使用软磁盘长期保存电子档案。刻录光盘时采用整盘刻录方式，不得使用多段刻录等方式。一般刻录三套，一套封存，一套供查阅利用，第三套异地保存。对于加密的电子文件。则应在解密后再完成上述工作。归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。光投应放在盒中直立存放，做到防尘、防变形，避免阳光直接照射，远离强磁场、热源，并与有害气体隔离。环境温度应控制在14～24记之间，相对湿度控制范围为45%～60%。随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。届时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。复制后旧版存储载体应至少保留三年。库存的电子档案每五年要依次进行有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于3仰"，发现问题要及时补救。系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统申运行。
2.2.2常产生新数据的电子档案系统，可选用性能较稳定、费用较低的磁带介质作为数据载体。
因磁带机和计算机系统是分工的，错误不会复写到磁带介质上，可以防止将人为错误、病毒、数据错误备份下来。只要保存好足够长时间的历史数据，就一定能恢复正确的数据。备份后的磁带放于远离机房的安全地带，即便出现大的灾难，整个系统崩溃了，统管理员也可以利用异地存放的磁带迅速恢复系统的运行。存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。
2.2.3 利用有盘工作站的硬盘空间对服务器中的相关数据进行备份
如各子系统档案管理人员要及时备份本系统管理的有关数据各单位要及时备份本单位的重要数据等。万--服务器发生不可抗拒的破坏，也可以利用各工作站硬盘中的数据进行恢复。
软件备份与人工保护相结合，在发现网络系统出错或服务器故障时，备份之前的数据，可以用软件方法恢复，备份之后的数据可以利用手工的文字记录恢复。
预防黑客攻击的最有效办法是实行内部网与一切外网的物理隔离。对于开放网络，要定期更换管理员口令，避免因管理账号被人为破坏后，管理员无法注册而使系统管理陷于瘫痪。构建档案网络的主要目的是实现数据和信息共享，因此网络对用户来说是开放的，但由于各种信息十分重要，某些数据甚至还具有保密性，不能随意修改。只允许部分人使用，必须对网络的开放程度进行限制。可以运用系统软件和应用软件的相应功能，合理设置系统的使用权限。在实际操作中应设定数据库的安全等级，对不同级别的人员进行不同的访问授权，通过安全设定，确保各类数据库只能被经授权的合法用户使用。未经授权的用户无论通过什么程序和软件工具都不能访问数据库。这样。就可以既保证数据共享。又保证数据的安全。还应利用网络系统管理软件具有的目录和文件权限设定功能，禁止用户对无关目录进行读写，禁止对其工作站中用户自用的某些目录进行读写。对一些公共目录只允许读，不允许写。
档案网络系统应安装高可靠性的防火墙，经常更新杀毒软件，预防病毒人侵。工作站要安装硬盘保护卡，采用无软驱工作站。严禁用档案网络系统的微机玩游戏、拷贝与档案无关的软件和数据。防止信息被非法篡改、插人和删除，亦可采用数字水印技术保护信息的完整性。
科学管理是确保电子档案安全规范的关键
确保电子档案数据安全，除了上述软、硬件措施之外。科学管理是关键。
建立电子文件归档管理制度。保证归档电子文件的真实、完整、有效。电子文件存档时必须检查病毒等危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存挡。封存的电子档案不得利用和外借。
建立电子档案的提供利用管理制度。提供利用的主要方式是电子档案拷贝和网络查询，网络查询和拷贝利用要进行严格的身份认证和查询登记。并采取技术手段防止提供的内容被再复制。在向公众网上载档案数据时，要提高信息安全意识。防止失密、泄密事件的发生。为此，必须建立健全档案信息及网络运行保密措施，严格审查上网档案信息，办理登记签字手续。
建立服务器管理制度。每天记录服务器的各种操作，包括设备的检查记录、服务器启停记录、对数据库的日常维护记录、服务器运行情况和对用户的监控记录等，坚持对服务器等网络设备进行日检、周检用检，并进行详细的记录，确保计算机系统的正常运行。
建立工作站管理制度，为每台工作站建立工作日志。记录每个工作站上机的操作员的开关机时间、上网操作内容、系统运行情况、操作员姓名等。并建立检查、监督机制，防止人为造成的机器故障和数据错误。
建立数据库日常维护制度、网络安全保密制度、病毒预防和检查制度等。技术人员定期对数据库进行维护，对各工作站的数据错误给予及时修改，经常对各工作站巡回检查指导，发现故障隐患及时排除。
【关键词】企业；电子档案；管理
0.前言
在现今企业的管理与办公中，计算机得到了普遍的运用，许多企业的档案或资料均逐渐利用电子档来对其进行保存。企业传统的档案存储主要是通过归档立卷的方式进行管理的，这种方式的工作量较大，工复杂，查阅比较麻烦；而电子档案与之相比具有极大的优越性，例如电子档案具有海量的信息存储能力、密度性较高、集成和可用性较高，且能够进行智能化的管理和识读。笔者将结合质监工作中企业电子档案的管理与应用进行说明。
1.企业电子档案的管理
档案信息电子化指的就是将企业生产过程中所出现的档案信息机读或者是纸质形式为主的物质对象，通过微机对档案资料加以收集，且对其进行一定程度的加工处理，使其转变为微机软件形式的二次文献资料，提供给广大人们使用的一个过程[1]。
与传统的纸质档案相对比，电子档案具有一定的优越性，即传送速度较快，简单方便，比纸质图纸的生命力更加强烈，能够保存更长的时间，并且查找、存储、设计等方面都更加的便捷。因此，企业的各项管理工作当中，电子档案已经逐渐取代了传统的纸质档案。电子档案将企业的生产建设作为核心，紧抓档案工作作为企业服务的关键点，实现将准确的信息，在恰当的时间、以恰当的方式，传送至正确的对象，以便服务于企业的现代化生产与建设。
档案信息电子化能够确保档案信息和最新的技术顺利相接，网络当中拥有数量极为庞大的电子档案，要求人们对其进行合理、有效的管理，以便于人们的查找与应用。企业电子档案的管理具有三大特点，即价值性、真实性以及系统性，只有这样方能提供给企业更为全面、周到、人性化的服务。可见，在企业中实现档案信息的电子化管理是一种必然趋势。
2.企业电子档案的应用
2.1确保信息的安全
对企业档案进行管理最为主要的目标就是服务于企业的经营与生产。在目前社会信息快速发展的时代，电子档案的发展与建设已成为档案事业应对快速发展社会的一种必然趋势。而做好电子档案的基础条件就是加强对电子档案的管理。从最初的纸质胶卷、文档以及图片转变为电子信息化管理，必须经过一个发展的过程。因此，必须严格依据国家所规定的数据标准，对著录项目与检索语言进行统一化的管理，并且对数据的制作与检索标识进行标准化管理，以便确保档案数据的检索的真实、正确[2]。因为存储的设备的读写速度较快，一旦被盗取，那么将造成极为严重的后果。所以，应该要保证存储设备的安全可靠性，实行专机专用原则，且定期对其进行软件与硬件的优化升级，定时对其进行维护，从而确保存储设备拥有较好的运行状态。对档案信息进行转换、传送以及存储时，必须保证信息的完整、真实以及准确，特别是在电子文件归档与管理时，必须处理好标引与著录工作。此外，还应该构建文件的备份和恢复系统，一旦发生信息的丢失，只需开启这个系统就能将丢失的信息恢复。对各种网络病毒进行预防，避免网络系统受到入侵。
2.2确保档案收集整理的完整性
传统的档案中，一次的处理失误或者是笔误，所引发的影响不大，并且在日后的录入时极易被发现。而对文件进行批量的收入，一次性处理的文件量较大，一旦出现问题将导致极大的影响。电子档案实现了信息的网络化与数据化。信息化的基础条件使得档案管理的作用被充分发挥出来，为用户提供了极为便捷的平台，用户只需在个人电脑上就能对所需的信息进行搜索。所以，电子档案可以达到档案收集与整理的目的。企业业务流程数字化的实现，最为直接的影响就是出现了大量的电子档案，其是企业业务正常开展了一个极为重要的因素[3]。由此可见，企业电子档案的长时间保存与使用，对企业的长远发展与运行效果起决定作用，具有极为重大的现实意义。
2.3电子档案具备长期可读性
伴随着科学技术的快速发展，电子档案和文件在企业中得到了普遍使用。档案信息是社会资源中一种十分重要的资源，对档案信息进行有效的管理，并且将其作用充分发挥出来，最重要的一点就是进行电子档案的管理。电子文件的特性使得电子文件的收集与积累手段受到了一定的限制。为了能够对重要文件的修改过程进行保存，应该收集并积累好文件的原件。此外，企业的档案管理建立在先进应用软件为技术依托，网站为平台的基础上，对电子文件进行全文数据化，并且在网站中进行实时的运用和管理，以确保企业的电子档案的管理处于正常、健康的状态，并且在一定的轨道中不断向前进步，进而为企业的健康、快速、可持续发展提供强有力的保证。
3.结束语
伴随着企业社会化大生产脚步的不断前进，电子档案管理的理念的不断发展，一定会给企业电子档案的管理带来巨大的改变。因此，质监工作人员应该对电子档案进行仔细的研究与探索，处理好电子档案的应用问题，并采取各种有效措施提升电子档案的使用率，提升企业档案管理为企业经营与生产提供服务的程度与水平，且采用相对应的管理方式、手段以及模式等对电子档案管理进行规范，以便促使企业电子档案管理工作朝更好的方向发展。 [科]
【参考文献】
[1]刘福才，刘玲玲.试论现代信息条件下企业电子档案管理系统的应用[J].科技风，2009，（10）：76.
关键字：自动化 电子文件 档案
现代社会的网络日益发达，简单的纸质办公已经跟不上当代形式的要求，全新的网络化办公方式既能简化了办公程序，又能提高了工作效率，同时，也能使档案工作实现数字化、网络化和信息化管理。在这种新办公方式下，就产生了电子文件与传统的纸质文件并存的情况，如何能科学、高效、合理的收集、整理和归档电子文件，是我们进一步研究新的课题。
一、无纸化办公的特点
办公自动化是Office Automation的缩写（简称OA系统），本意为利用技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理。它的产生对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
（一）电子文件改变了文件处理和运转方式
电子文件中的信息不是静态、固定不变的，可以随时进行存储或删除，其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。
（二）节约人力、物力，有效的提高了工作效率
协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要出发点。通过无纸化办公，企业的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等，都可以通过OA系统向特定对象予以，由于收到的所有红头文件均通过文件自动扫描仪扫描成电子版本，和收到的电子公文一起均由文件管理人员直接登记到OA办公系统的收文管理栏，并呈送给相关领导进行阅批，整个过程完全实现了无纸化，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，大大减少了办公纸张的用量和打印设备的耗材，既节省了人力、物力、财力，又实现了信息共享。同时，运用电脑进行操作后，文件的存档以及查找等更加方便，快捷，从而大大提高了工作效率。
二、电子档案的收集、整理、归档和保管
（一）电子档案的收集和整理
？电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属收集范围。各单位在工作活动中形成或采用的具有查考利用价值的各类电子文件及各种计算机应用系统形成的电子文件（包括相应的计算机系统软件、应用软件和数据文件）均应归档保存。
（二）电子文件的归档
1、明确电子文件的归档条件，严把归档检测关。首先，必须确定归档范围是保证电子档案质量的关键，在对电子文件进行归档时，完成文书处理程序后再归档保存；其次，要有完整、齐全的电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使电子文件格式与环节相匹配。确保电子文件的归档质量，认真检查电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体以便长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。
2、建立统一的网络体系。电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给电子文件归档造成困难。其主要原因：一是没有统一管理，同一单位多个部门，多层管理，各自为政，多数档案工作者缺乏计算机网络知识，使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，电子文件就会丢失。
3、明确电子文档管理标准。随着电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定电子文件的管理标准，如电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善电子文件的全过程管理制度，做到标准化、规范化、制度化。
三、电子文件档案的保管和利用
（一）电子档案的利用
电子文件的查询利用将是现代化档案管理工作的重要组成部分，档案只有充分得到利用才能体现其价值。电子文件查阅利用需要完善的流程管理和制度，查阅权限能够分配、控制，对开放的电子文件自动记录利用效果统计；档案利用人员能够申请查阅，提交的查阅申请能够实现流程化，并实现多级审批，档案管理人员能够审批的可直接审核，需要提交领导批准的则需要进行多级审批；审核后的电子文件在授权时间允许范围内进行有效登记，利用到期后自动收回权限取消授权。电子文件在线查阅要有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。
（二）电子文件的保管
由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，也可能由于操作不当造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。
购物车(0)