时间:2022-11-10 17:11:59
导语:在项目复盘总结的撰写旅程中,学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径,好期刊汇集了九篇优秀范文,愿这些内容能够启发您的创作灵感,引领您探索更多的创作可能。
联想是一家营业额达460亿美元的《财富》世界500强公司,拥有世界一流的研发团队以及独一无二的混合制造模式,能够为用户提供安全及高质量的产品组合和服务,当中包括个人电脑v经典的Think 品牌和多模式YOGA 品牌w、工作站、服务器、存储、智能电视,以及一系列移动互联产品如智能手机v包括联想和摩托罗拉品牌w、平板电脑和应用软件等,行销范围覆盖了160多个国家和地区。联想业务不断地壮大,品牌影响力逐年提高,其中双引擎驱动质量管理模式功不可没。
现代的质量管理大体经历了质量检验、统计质量控制、全面质量管理阶段、卓越绩效质量管理几个阶段,每个阶段的理论突破都为质量的提升起到了积极的作用。无论在哪个个阶段,质量管理的理论要想真正发挥作用就必须与企业的实际情况相结合,形成具有企业特色的质量管理模式;双引擎驱动正是联想将质量管理的理论与企业的现状相结合而形成的具有联想特色的质量管理模式。
2、双引擎驱动质量管理模式
成立于1984年,由十几个人、二十万元的规模起家,经历了万元奔腾、百万台下线、赞助北京奥运会、并购IBM PC部门、并购IBM X86服务器部门及摩托罗拉等事件逐渐走向了国际化,其业务也经历了由卖方市场走向买方市场的过程,而互联网的兴起更是将客户由关注功能推向了关注体验。为了应对这种转变,联想适时的将质量管理的重心由产品转移到了客户,并与联想独特的工具复盘相结合,形成了以产品和客户为中心、以复盘为纽带的双引擎驱动质量管理模式。
2.1 不断完善的产品驱动引擎
产品引擎驱动的质量管理是很多企业都必须经历的阶段,在此阶段企业的关注点在企业内部、在产品本身。在此阶段企业往往通过全员参与、流程完善、新工具的应用等来提升产品的稳定性、可靠性。联想的产品驱动引擎则是以产品为核心,以集成产品交付流程为保障,通过在产品开发的概念、策划、开发、验证、智造环节的精细控制、严谨决策以及质量管理计划、早期预警机制等工具方法的合理使用,确保了联想产品在质量方面的竞争力。而公司领先的战略、文化、使命愿景等则是该引擎能够充分发挥功能的基础。
经过了多年的发展,联想产品引擎驱动的质量管理日臻完善,作为保证的业务主流程已经由集成产品开发流程(IPD)升级为集成产品交付流程(IOD),并在流程中引入了质量管理计划来增强项目的风险识别、管控以及产品的优化设计。在智能制造方面,联想已经建立从客户定制到资源管理、制造排产、物流运输到客户这一完整的闭环,这一闭环覆盖的客户范围达到160多个国家,为此联想投入数以千计的服务器,搭建了全新的IT系统,以实现对数百家供应商、11家自有工厂及20家合作伙伴工厂的高效管理。并通过与十余家全球/区域物流合作伙伴的合作,构建了覆盖全球的端到端成品物流网络。从而形成了端到端的闭环高效系统,摩托罗拉手机实现的包括名字在内的多维度客户定制便是该系统的代表性实现。
2.2逐渐完善的客户驱动引擎
全面质量管理(TQM)理论首次将客户纳入质量管理的范畴,但在具体实施过程中企业发现难度很大,主要原因是质量是客户感受的东西,而对客户的感受,我们缺乏比较客观的管理工具和衡量指标。在产品引擎驱动下的质量管理只在产品设计和销售两个环节与客户有接触和互动,一次开箱合格率、维修率这两个传统质量指标也只能反应我们生产的稳定性及产品的可靠性,因此就会出现产品质量指标很好,但产品销量却不高以及客户抱怨很多的矛盾。随着我们对客户理解度的加深以及互联网的兴起,我们引入了客户驱动引擎来解决质量方面的矛盾。
客户引擎驱动下的大质量管理,是以客户为核心,以企业与客户互动过程为保障,通过大数据、用户体验研究等手段来提升客户在接触、购买、使用及参与产品设计阶段的满意度,由净推荐值、总退货率、客户满意度、新品指标等构成的客户满意度指数是客户驱动质量管理结果的客观衡量指标。客户驱动引擎的引入为我们提供了更多的质量改进的机会和相对客观的评价体系,确保了我们质量改进方向的正确性。
大数据便是客户驱动引擎的利器之一,作为互联网时代的新型工具,联想已经建立了相应的IT系统,可以从技术网站、社交媒体、论坛等地方抓取客户的反馈信息,并运用专用的工具对数据进行初步的处理,有专业的队伍对数据进行深入的分析,形成分析报告,各团队可根据自己的需要将分析结果用于产品设计改进、质量或服务改进以及产品的推广营销等活动中,大数据工具的运用使能够更加快速、准确地把握客户的需求。
2.3复盘,双引擎协调工作的优化工具
2001年柳总第一次在联想提出“复盘”的概念,2011年,“复盘(FU PAN)”方法论向联想全球推出,2012年,《联想复盘方法论》开始作为联想之星独立课程面向社会推广。目前复盘已经成为联想文化的重要组成部分,是实践联想之道的重要方法论,是一个不断学结、反思提炼和持续提高的过程。目前复盘已经被联想广泛地应用于战略规划、业务或项目总结已经日常工作的改进中。在双引擎驱动质量管理模式中,我们将复盘作为链接产品和客户两个引擎的纽带,通过复盘来保证两个引擎的协调工作。
3、双引擎驱动质量管理在联想Yoga系列产品中的应用
Yoga是联想近年来倾力打造的多模式笔记本电脑高端品牌,在Yoga系列产品的开发过程中,双引擎驱动为产品质量的不断提升提供了保障。
在Yoga系列产品的开发过程中,联想充分运用客户驱动引擎的作用,广泛听取客户的意见,仅仅YOGA 4 Pro的设计就曾参考25万条来自全球各地的粉丝的建议。
产品驱动引擎对Yoga的质量保证起到了十分关键的作用。Yoga产品的独特形态意味着众多新技术的应用,也就意味着众多质量风险的存在,联想运用质量管理计划中的NUDD工具来识别项目中的风险并给出合理的应对措施。比如表带式铰链,是业内首次采用的技术,被作为独特的部件进行监控,我们发现了制成工艺上的风险、使用中刮丝袜的风险等,并在开发和测试中给出了应对措施,保证了具有813个部件、完全手工装配的表带式铰链的质量,实现了Yoga 3 Pro无极平滑流畅翻转。
立足于当前培训现状,以需求为导向,从培训效果的评估需要入手,侧重选择培训项目管理人员这类人群,分析其在培训项目具体实施和成果转化中的全新角色定位。提出作为具体的项目管理负责人和组织者,要善于发挥优势,拓展技能。如果能从单纯的提供“后勤服务”,通过角色转化,积极助力培训成果转化,推动培训项目学以致用,则不仅提升了培训质量,提高了自身的含金量,也为打造培训品牌,推动培训业务可持续发展作出了积极贡献。
[关键词]
培训项目管理;角色转化;成果转化;促动师
本文所谈的培训项目管理人员,指的是某一个具体的培训项目的组织者和管理人员。培训成果的转化是指将培训所学应用于实践,在工作中产生价值,实现个人绩效和组织绩效的双提升,这也是企业所追求的最佳培训效果。按照目前国内外影响最大的培训评估方法,即柯克帕特里克(D.L.Kirkpatriek)在1959年提出的培训效果评估模型,在对培训效果的整体评估中,分为4个递进层次:反应评估、学习评估、行为评估、成果评估。其中,成果评估作为最高层次的一个指标,指的是培训能否给组织的经营成果带来具体而直接的贡献,如利润率的提升、事故率的降低等。对于一个培训项目,如果能从培训前期的方案设计、培训中期的过程控制,到培训后期的跟踪评估,都充分考量并渐进式进行培训成果转化的话,必然会得到较为满意的评估结果。当然,这需要综合培训方式、授课方式、培训管理方式等协同推进,对培训的整体设计、师资水平、管理方式等都提出了较高的要求。在这些因素中,培训项目管理人员作为培训流程的具体实施者,一般认为其只是服务于培训对象的学习生活、作息安排,而对于培训效果的影响甚微,甚至人们都不会把培训管理人员作为一类群体去关注,然笔者却不苟同。本文就培训管理中培训项目管理人员如何扮演好“培训师”、“助学师”、“促动师”三个新角色谈些看法。
一、培训管理人员的“培训师”角色
培训管理人员是具体培训项目的组织者、承办者。可以是一个项目团队,也可以是一个人。每一个培训项目团队在接到培训任务后,就开始按照既定的流程运行。比如场地、硬件设备的准备,学食住行的安排,教师接待、学员接待等,都由培训管理人员事无巨细、全权负责。这里有一个非常重要的环节,就是上课前的培训交底。中央八项规定出台后,大多数培训班都取消了开班典礼,这样,本来在开班典礼上要说明的一些问题,就交到了培训管理人员这里,需要培训管理人员通过培训交底的方式知会学员。内容至少要涵盖本次培训的基本要求、培训目标、培训方式、考核方式等。不同的培训项目,主办方的要求也会有所不同,具体到培训成果上,本着一切以培训效果为中心的理念,作为培训管理人员应该事先和送培单位有一个沟通。如果送培单位有明确的成果转化的评估需求,培训管理人员还可以就成果转化的推进方案、重要意义、实施步骤等向学员做一清晰说明,引起学员重视,明确成果转化的任务,为培训过程中成果转化的推进做好铺垫。这样的一个培训交底,时间虽短,但对培训管理人员的组织、表达等能力提出了较高要求。可见,培训管理人员需要担任一回“培训师”的角色。
二、培训管理人员的“助学师”角色
“助学师”顾名思义即指辅助教学的人。传统意义上对于培训管理中的教学管理,培训管理人员只需要负责接待好上课教师,安排好上下课时间即可。然而“助学师”的作用远不限于此。一个合格的助学师,能使课堂的教学效果事半功倍。助学师不仅要在课前负责授课教师和学员的一个介绍,为接下来的沟通和了解搭建一个桥梁,更重要的是,要为教师的上课营造良好的学习氛围。具体包括:1.舒缓的课前铃声(音乐),能使学员迅速入座并安静下来,调整状态。2.开课时的导入,包括课程的导入和教师的导入,使学员迅速启动思维,进入学习模式。课程导入的方式和内容的选择是对助学师很大的考验。内容上,适宜选择贴近课程所学的内容以事先起到铺垫作用,也可选择一些大家感兴趣的或是人文类的社会历史、传统文化等内容;形式上,适宜选择轻松的、幽默的、富有趣味性的互动方式。3.带领学员开展课间活动。可以是各种小游戏或者健身操、简单的瑜伽动作等,舒展筋骨、锻炼身体的同时又活跃了气氛,振奋了精神。4.组织课堂的互动提问。5.课后的导出。对本次课进行简单小结,帮助学员梳理所学内容,并代表学员对上课教师致谢。6.教室的布置。教室分区域设置分享区、评比区、爱心区等,在学员之间营造浓厚的交流氛围。7.制定班级管理制度,包括评比制度(可以针对学习、发言、考勤、课间活动、6S现场管理等)、作息制度等,有奖有惩,在学员之间形成竞争,从而有助于成果转化。在这一系列的工作中,培训管理人员虽不直接进行教学,但是对于提高整体培训效果起到了重要的推动作用。
三、培训管理人员的“促动师”角色
如果说“助学师”是侧重于从形式上助力于培训成果转化的话,“促动师”的角色则是真正从内容入手,促动实现培训内容的学以致用、成果转化。“促动师”指的是运用专业的促动技术和流程的知识,不依赖内容本身,而是依赖流程的科学设计,最终能对内容起到关键促进的人。培训项目管理人员如果能掌握一些简单的促动技术,并灵活运用于培训管理活动之中,则能更有效的推动培训成果的转化。“促动师”的促动可以通过这样的一些方式体现出来:
1.每次课后的及时沉淀每门课可利用课后的5~10分钟时间在培训管理人员的指导下,由学员对本堂课所学要点进行回顾,列出主要的知识点,反思并记录下个人收获和感悟。如果能做到这样的持续记录,记录本身就已经是非常珍贵的学习成果了。每完成一课,学员与他人互动交流收获和感悟。这个过程培训管理人员可借助促动技术中的聚焦式会话法进行,由浅入深,按照知情意行的内在心理到外在行为的转化过程,理清思路,启发、挖掘所学内容和实际工作生活的结合点。
2.以小组研讨的方式“温故”、提炼、分享每一个阶段(可按课程板块或者时间划分阶段)的学习结束后,培训管理人员将学员划分为小组,运用团队引导技术引导各小组对本阶段所学进行复习。具体做法是先以小组为单位,在小组内回顾,充分的研讨、分析,形成小组的阶段性学习成果,并选派代表在全班范围进行交流、分享,学员之间相互借鉴,最终产出本阶段成果转化的内容。这里的阶段性学习成果要求在“日沉淀”的基础上进一步明确培训所学内容与工作生活的结合点,以进一步推动学以致用。
3.学习过程的“复盘”对于时间较长的培训项目,在培训学习告一段落或者即将结束时,培训管理人员可以组织学员运用复盘的结构进行学习过程的总体回顾和成果转化总结。复盘的主要步骤是:回顾目标结果比对叙述过程自我剖析众人设问总结规律案例佐证复盘归档。复盘作为成果转化的一种极好方法,其通过固化的设计流程可使学员对所学内容有一个更加深入的反思,能促使新想法的产生。复盘的过程需要综合运用多种促动技术,如聚焦式会话法、头脑风暴、鱼缸会议等。
4.培训成果汇报在培训项目结束前,按照送培单位的培训要求,培训管理人员组织学员就学习心得、工作感悟和培训后计划等内容以PPT的形式进行汇报。准备汇报的过程有助于从整体上重新梳理培训内容,抓住重点,理清脉络。而现场的汇报,既提供了学员展示的机会,同时学员之间通过这种形式交流学习,产生思维的碰撞仍有助于刺激新想法的产生。这个过程使成果转化更加落地可行。
5.指导学员填写成果转化表培训课程全部完成后,在学员离校前,培训管理人员还要指导学员认真填写成果转化表。成果转化表是对培训效果进行行为评估和成果评估的文本依据,是培训效果四级评估的重要环节。和培训成果汇报相比,其内容将更加贴近本人的工作和生活实际。科学设计的成果转化表应包含两方面内容,一为基于本次培训的个人行为改善计划,二为组织绩效的改善计划。每一项计划都应符合SMART原则,即明确的、可衡量的、可实现的、相关的,有时间性的。这个过程也需要培训管理人员借助一定的促动技术来完成。
总之,评价一个培训项目的效果最终应落脚到能否真正在工作中产生价值,即实现较好的成果转化,这也是培训的初衷所在和最大价值追求。成果转化除了科学的方案设计之外,培训项目管理人员的作用不容忽视。培训项目管理人员的角色不只是提供优质的“后勤服务”,如果能通过拓展角色,积极助力培训成果转化,则不仅提升了培训质量,提高了自身的含金量,也为打造培训品牌,推动培训业务可持续发展作出了积极贡献。
[参考文献]
[1]段泓冰.赢在行动学习[M].北京:北京联合出版公司,2015.
今年来,财务科紧紧围绕加强财务管理,严格财务人员核算管理,不断建立健全内部控制,按照新财务管理工作的相关制度和“收支两条线”的规定,依法征收,严格执行财经制度,确保各项资金的规范、安全使用,较好的完成了各项工作任务,现将年度工作总结如下:
一、工作完成情况
(一)预决算方面:
1、圆满完成了2016年度财政决算,并取得市财政局决算批复。
2、编制完成了2017年度部门预算,政府性投资项目预算,政府采购预算并取得预算批复。
3、向市人大财经委提交2016年度财政决算报告,审核并通过。
(二)收入情况
1、1-12月土地出让收入征收XX亿元,目前实际入库XX亿元,预计年底入库XX亿元。
2、加强土地出让收入征收,建立土地出让收入台账。
(三)加强财务公开工作,提高财务透明度。完成2017年度部门预算和“三公”经费在达州市政府外网和我局门户网站公开。顺利完成2016年度财务决算和“三公”经费在达州市政府外网和我局门户网站公开。
(四)全面清理规范涉企经营服务性收费。制定完成达州市国土资源局收费清单目录,于5月25日在门户网站公示,认真开展全市国土资源系统地方涉企收费,并完成上报工作。
(五)加强固定资产管理,提高资产使用效益。对我局下属单位部分固定资产申请报废一批,原值XX元,财政已批复。8月份申请第二批固定资产报废,原值XX元,财政已批复。11月份所有资产处置工作已完成实物回收和账面核销。
(六)编制、汇总报送政府性资产报表,撰写了政府性资产工作总结和分析报告。
(七)完成了内控制度的合规性建设,接受省、市财政部门抽查,评价打分81分。开展行政事业单位内部控制报告监督检查工作,对内部控制报告质量及单位内部控制建设情况进行评价打分,对检查不合格进行通报,督促及时整改,达到“以查促建”的目的。
(八)按时按质完成了全省地质灾害综合防治体系市州交叉检查工作,完成检查报告工作,得到省财政厅和国土资源厅的好评。配合市财政局开展全市五项民生资金检查工作。
(九)加强了财政资金管理,认真清理了财政结转结余资金,严格执行预算管理,参加市人大对《预算法》执法情况检查工作。
(十)完成市委巡察组提出问题的整改工作,完成环保督查矿业权价款及使用费清查统计工作。
(十一)开展了非税收入2013-2016年度清查核实工作。按规定建立相关工作台账,实行收费目录公示制,迎接省厅督导组检查。个别单位还存在自行设立项目收费,收费目录不公示,收费项目已取消仍在继续收取的情况。
(十二)开展了市级行政事业单位国有资产审计和评估工作。根据评估,资产管理不是很到位,有的资产根本无人管理。
(十三)编制了2018年部门预算、政府投资性项目预算、土地收支预算工作。
(十四)开展了2017年度部门财务决算编报准备工作。
(十五)加强与财政部门协调沟通,规范项目资金使用管理,为项目顺利实施提供资金保障。
(十六)开展了严肃财经纪律严格部门预算管理专项费工作,组织各县(市)局加强财务管理、严格执行《预算法》和各项财经纪律。
(十七)加强了非税收入对账、核算工作,及时与国库集中支付中心做好对账工作。
(十八)开展了专项资金特别是民生工程资金专项检查工作,综合省厅对市州进行检查的要求,主要针对非税收入管理和土地整治决算办理。
(十九)开展了滥发奖金、工资、补贴问题专项整治工作,按照规定办理职工住房公积金、养老金、医疗金缴纳工作。
(二十)做好了各项财务统计报表,季度报表,及时、准确报送土地收支报表,每季按时报送“三公”经费报表。
二、 2018年工作打算
(一)科学编制部门预算。一是挖掘政策依据,争取资金到位,确保单位人员经费和正常运转。二是积极配合相关科室,做好各项专项资金和项目资金的争取、分配和拨付工作。
(二)提升预算管理水平。一是按预算执行进度严格资金划拨、发放程序,增强预算执行的时效性和均衡性。二是预算执行中要进一步加强会计核算和财务管理基础工作,开展支出绩效评价工作,促进支出结构优化。三是通过严格控制“三公”经费支出力度等措施,努力降低行政成本,提高预算执行率和资金使用效益。
(三)加强项目资金管理。一是规范项目资金拨付程序,加强项目资金审核力度。二是严格按照项目进展和资料完善情况,落实项目资金拨付。三是定期进行项目资金使用核查,防止项目资金使用不到位。
(四)加强实物资产管理。一是落实实物资产领用签字,资产和使用人一一对应。二是落实资产定期抽查盘点,动态掌握资产状态。三是加强资产统筹,对闲置资产进行合理调配,提升资产利用率。
(五)推动内控制度实施。一是加强内控制度宣传,利用OA办公系统、学习培训、装框上墙等方式全面推广内控制度。二是拓宽内控制度实施覆盖面,从经济事项逐渐延伸到业务领域。三是完善内控制度建设,对实施过程中反馈的具体问题对照完善,使内控制度和单位实际相结合。
(六)完成2017年度政府部门综合财务报告编报工作。
(七)规范更新涉企收费。一是巩固今年的清理成果,已取消的收费项目一律不得恢复。二是随政策的变化,更新收费目录清单。三是加强宣传,让企业切实感受到清理规范的成果。
(八)建立完善各类台账。一是完善非税收入台账,加强与业务部门协调沟通,及时掌握收入信息。二是完善票据台账,对票据的领用和回收及时登记。三是完善文件台账,对每年新接收的各项政策文件等重要公文建立台账,以便整理查询。
(九)加强业务沟通协调。一是加强与财政部门沟通,加强资金使用统筹。二是加强与银行沟通协调,掌握资金到位情况、拨付情况,及时进行往来对账。三是加强与各县(市)局、分局,下属事业单位沟通协调,在资金往来、业务开展、监督检查等方面紧密联系。
严编制
北京市财政局通过狠抓预算执行进度管理,加大财政结余结转资金清理和压缩力度。北京市财政局严把预算编制关口,要求预算单位做细做实做准年初预算,减少年初代编预算;扩大结余资金纳入下年度预算编制范围,要求部门在编制2014年预算时,应将实有账户财政性结余资金按照不低于50%的比例纳入部门预算编制范围。
对于项目资金需求较大、执行进度较慢的跨年度项目,预算申报时应结合项目实施进度,分年度申报项目预算,避免结余资金的发生。对连续两年结余资金规模在20%以上且当年支出进度明显低于时间进度的延续性、经常性项目,适度调减2014年该项目预算。结合各部门年度结余资金的增长情况,对当年结余比上年增加较多,或长年累计结余较大的部门,适度压缩该部门2014年资金规模。
并且今年北京财政局按照跨年度预算平衡机制的要求,试编三年滚动预算。建立滚动预算绩效考核体系,设立部门预算绩效“负面清单”,将考核结果向人大和政府进行汇报,推动部门强化基础工作,加强工作的计划性和预算安排的连续性。
一位财政专家分析说:“北京市部分预算部门将试编三年滚动预算,可以有效避免这种在编制预算时‘占规模’的情况。”比如某部门一个需要三年完成的项目,总预算资金为1000万元,按照常规可能每年需要单独申报300多万元的预算;而在三年滚动预算制度实施后,这个部门可以一次性申报1000万元的总预算金额,再科学制定“花钱进度”,不会像以前那样因为多报预算而造成大量资金闲置。
严执行
强化当年预算执行,首先是提高年初预算批复率。按照《预算法》的要求及时批复市级部门预算,并提高年初预算批复率。2014年年初部门预算依法资金批复率达到70%以上;非依法资金批复率达到65%以上;大额专项资金年初批复率力争达到50%;市级固定资产投资年初批复率达到20%以上,为预算执行打下坚实基础。
二是严格控制预算追加。进一步强化预算刚性约束机制,预算一经批复严格按照批准的预算执行,预算执行中,除新出台的政策性增人增资、市委市政府新增重点事项外,原则上不办理预算追加。
三是加大提前告知转移支付资金力度。为增强预算编报的完整性,加快预算执行进度,将政策标准已确定需下年继续使用的转移支付资金,于上年10月底前提前告知区县并下达预算,指导督促各单位提早开展工作。
四是指导督促加快支出进度。指导督促市级部门和区县加快预算执行进度,同时提出预算执行各时间节点要求:9月底前将除依法资金和据实结算资金外的预算下达完毕;10月底前,大额专项资金要分解下达完毕;11月15日前,将依法资金和据实结算资金下达完毕;除紧急情况外,在时间节点内未下达的预算全部收回总预算统筹安排。
五是减少当年结余资金。主管部门要负责指导督促所属单位加强预算执行管理,对于执行进度缓慢,预计年底可能形成较多结余的项目,要及时按规定报批调整,要求2014年市级部门的年终结余要比2013年至少下降20%。
严绩效
加强财政结转结余资金管理的背后,其实隐藏着一个不容忽视的问题就是财政资金绩效。有财政专家告诉记者,目前预算绩效评价,有总的目标,但还是不细。现在仍然存在重“分钱”、轻花钱的情况,建议用绩效倒逼预算管理。
北京财政局采取事前绩效评估,事中绩效监督,事后绩效评价这样一套绩效评价体系,把预算单位申报资金进行严格把控。“每年北京市本级要花掉上千个亿,如何把钱用在刀刃上,避免财政资金打水漂和撒胡椒面,让财政资金取之于民,用之于民?对此,我们将绩效关口前移到事前,探索实施事前绩效评估工作。”北京市财政局副局长韩杰说。为了切实提高事前绩效评估工作的效率和质量,根据预算编制流程的特点,在预算编制前和编制中,分两个批次选取重点项目实施评估,使项目预算编制更细化、方案论证更充分,使得事前绩效评估工作更加贴近预算编制过程,符合预算编制规律,进而提升评估工作质量。
在事中绩效监督中,采用日常跟踪和半年总结分析等方法,跟踪市级部门预算执行情况、管理情况、绩效目标实现程度等,进一步强化市级部门的支出责任,并将各部门预算执行情况列入绩效考核内容,确保财政资金管理使用安全和有效。
在预算执行完毕后,对上一年执行情况进行绩效评价,将部门的预算支出绩效行政问责考评纳入北京市市级国家行政机关绩效管理专项考评,对存在问题的部门实施扣分。对绩效评价结果较好的,财政部门和预算部门可予以表扬、优先支持或继续支持;对发现问题、达不到绩效目标或评价结果较差的,财政部门和预算部门可予以通报批评,并责令其限期整改,直至取消该项财政支出。北京财政局把事前绩效评估、事中绩效监督和事后绩效评价有效衔接,形成全过程预算绩效管理的闭环机制,也让财政结余资金在整个的预算管理体系中无处遁形。
严管理
北京财政局规范和加强国库资金管理,提高财政资金运行效益。严禁违规新增财政对外借款,不得办理无预算、无用款计划、超预算、超计划的拨款,严禁违规对非预算单位及未纳入年度预算的项目借款和垫付财政资金。按照相关法律法规规定,在确保国库“保底”支出需要和库款安全的前提下,根据财政部的统一部署和我市财政收支特点,按照合法合规、审慎安全的原则,稳妥有序地开展国库资金管理工作。积极探索人行国库间歇性资金的市场化运作手段,加强国库现金管理,将有效信贷向北京市经济发展的薄弱环节和重点领域倾斜,特别是用于“三农”、小微企业发展、棚户区改造、基础设施建设等市委市政府重点资金支出需要。
“不是我不明白,这世界变化快!”用这句歌词形容移动互联时代企业面临的组织环境特征,是再恰当不过了。
在听过众多炫酷的表述当下商业环境特征的词汇后,VUCA(Volatile不稳定,Uncertain不确定,Complex复杂,Ambiguous模糊)算是准确贴切概括了移动互联时代的环境特点。而在这样一个世界中,讨论人――最具有不稳定、不确定、复杂和模糊特征的资源的学习和培养问题,则更难有简单明了的解决之道。
也许,用VUCA(Value价值观体系,Unusual非常规的人才培养模式,Context基于场景的组织学习,Autonomous自主性组织学习与人才培养)来应对VUCA,才是这时代最有效的组织学习和人才培养之道。
价值观体系
唯一不变的就是变化,眼花缭乱的变化使得基于理性主义、基于成熟稳定发展预期的战略分析与制定变得不确定不稳定起来。作为企业,是试图不断根据变化调整战略?还是如夸父追日般执着于既定目标?这是个令人纠结的决策困境。不断调整战略,战略就日渐沦为战术,而且能否及时调整,对于组织的执行系统是巨大的考验;执着于既定目标,又担心走到目标前才发现,即使实现了既定目标,依然难脱离失败的厄运。这种纠结,让整个企业焦虑,结果自然是身在其中的人也惶惶不知所往。
与其这样,组织不如跳出变化的漩涡,思考一下持续变化中相对稳定的是什么?对于企业来说,清晰的价值观 (VALUE) 体系,强大的价值观支撑体系,能够在这变革大潮中发挥定海神针的作用。价值观中对于企业经营哲学和理念的判定,能够指导企业在两难困境中做出抉择。正因如此,在VUCA时代,人才培养的核心不再是某种具体胜任能力的提升,而应该围绕对组织价值观认知、认同到内化的路径来设计,以提升组织成员的人与组织的匹配度,当然这种培养体系的前提是组织的价值观是明晰的。
具体来说,组织价值观的认知就是know-what:对于第一次进入组织的成员来说,要知道组织的核心价值观是如何表述的,是怎样得来的;对于企业管理来说,要知道价值观是如何发挥作用的。无论是青涩新人还是职场老将,与这个企业的第一次亲密接触,就应该从这里开始。
对组织价值观的认同,则是know-how的过程:在人才培养的过程中,通过特色制度和活动,使得组织成员愈发认识价值观在组织管理与决策中的重要作用,才能形成一致的价值观氛围,才能使得价值观得以强化和践行。
阿芙的价值观卡制度和每天下午创意十足的“正能量”活动就具有这样的特点。经过严格审核的持有价值观卡的员工可以得到更多的福利和认可,而每天下午的正能量活动则通过创意游戏、主题活动、齐唱城堡之歌等短小精悍的环节既激发了员工的工作热情,也传递了组织认可鼓励的价值观内容,还形成了强大的社群效应。
GE被广为赞赏的群策群力活动,则将GE打破官僚程序,全员参与创新和问题解决的价值观导向展现得淋漓尽致。
最后一个阶段,对于组织价值观的内化,则是know-why的过程:组织成员在成长过程中,逐步发现了企业价值观与自身价值观的相似之处,因此将企业价值观部分(甚至全部)内化为个人价值体系。这时候,就真正实现了人与组织的匹配。组织成员的人与组织匹配度越高,面对VUCA环境时,协同作用更容易发挥出来。众志成城,聚力合心,这样企业价值观的定海神针作用就越显著。
非常规的人才培养模式
在VUCA的环境下,人才培养的传统方式日益受到挑战,无论是以职业生涯通道的纵向发展(晋升晋级)为主的认可机制,还是上岗前的规范教导和流程学习,亦或是传统的师傅带徒弟模式,都在当下的环境中显得力不从心。非常规的人才培养模式正在逐步地成形,并呈燎原之势。
职业机会池取代职业生涯通道
在扁平化组织结构已经不再是趋势而是现实的今天,职业生涯通道(不管是单通道和多通道)都无法提供满足企业人才对成长的心理诉求,更何况许多组织在应对外部不稳定不确定和模糊环境中的一个直接策略,就是模糊工作职责边界。这也使得岗位工作内容无法准确地预测和设定(甚至有人预测,人岗匹配将不再出现),因此,适应成熟稳定组织的职业生涯通道就变得角色尴尬,颇有鸡肋之嫌。
而职业机会池,则是将组织中存在的职业机会按照一定的标准分类,组织成员可以在不同的职业机会池中,选择与自己兴趣相投的机会来加以尝试,对于表现优异的人才,还可以在职业机会的选择自由度上赋予更多的权力,为企业人才提供尝试不同职业机会的可能。这也是扁平化甚至去中心化后,组织得以维护组织存在价值的重要方式。
任务小组或游戏式学习取代常规学习法
进入组织,先学习掌握组织内完成工作的方式方法,包括制度,流程,规范等,这是入职培训和在岗学习的主要内容。不过,在VUCA的环境下,老方法并不一定是完成工作的最好办法。因此,组织成员要习惯自己去寻找解决方案,而不仅仅是执行方案,要拥有面对问题时敢于挑战的心态。因为在当下竞争中,无法预估哪些困难和问题会突然出现在面前。因此,有的企业更改了入职培训的内容和方式,将新员工分成小组,解决一个一个特定问题,通过解决问题的过程来熟悉企业,融入企业。
有的企业开始采用游戏化学习管理,在工作分配上根据员工的能力、经验等级来分配不同难度(复杂度)等级的工作(甚至有的企业用不同颜色来更直观体现工作难度等级),员工通过累积完成低等级的任务,来获得完成高等级工作的机会。这种类似游戏中的打怪升级的任务(工作)管理体系和绩效管理系统,带给当下员工更多的刺激感和成就感。
社群替代传统的师带徒模式
师带徒模式中,师的权威来自于法定权或个人的专长(经验)。师带徒中,一对一(或一对多)的互动方式,使得徒的成长与师的关联度更紧密。
但是在今天的组织环境中,模范权威已经与传统的定义不同。今天的模范权威更像是魅力。认可某种魅力,欣赏某种魅力的人员会更愿意在一起沟通交流。因为社群的偏好取向一致性,社群的隐性规范更易形成并得到遵守和维护。这使得内部的管理成本和冲突都很低,这也是粉丝经济在组织内部管理的体现。
对于管理者而言,自己成为这样的人,或者发掘这样的人成为团队领导者,都能够提升管理的效果。所以,今天团队依然重要,依然是人员成长的重要平台。不过团队组成的基础以及团队机制,与传统方式相比都发生了极大的改变,这种社群多对一以及多对多的影响机制特点弥补了一对一或者一对多的局限。这也驱动组织管理者要比以往更关注组织内部的社会网络,尤其是非正式的社会网络的作用。
基于场景的组织学习
在VUCA的环境中,基于经验主义的组织学习也将遇到严峻的挑战。
过去经验产生的土壤已经发生变化,正在形成的经验也不确定是否是真的经验,又是否能在不稳定、不确定、复杂和模糊的环境中持续有效。而如果企业固守自己的“既得经验”和“竞争优势”,结果往往是“成功是成功者的墓志铭”,在路径依赖的思维模式下无法突破自我,更谈不上挑战自我了。
基于此,在新环境中,基于场景(CONTEXT) 的组织学习,无论在方式和内容上,都有助于企业在变幻莫测的环境中聚焦经验或者教训产生的场景,通过对于场景的条件变量保持敏感的认知和理性的分析,来获得与时俱进的开放态度。
具体来说,下列这些方式方法会逐渐在组织学习中得到更广泛应用。
案例学习
案例学习――在商学院广泛使用的一种教学方式,就是基于场景的经典教学素材。对于企业来说,将企业日常经营活动中真实发生的事件整理成案例的形式,通过组织案例学习和研讨,来分析案例决策情境中当事人的选择,或者作为案例决策当事人来模拟决策,对于企业人才的思维能力和场景敏感性,都是易代入易转换可直接应用的训练方式。无论在企业人才招聘甄选、晋升、培训中,基于本组织实景的案例分析都是非常有效的手段。许多企业大学已经开始有规划成体系地研发本企业的案例。案例不仅仅是实景再现的事件总结,也不是拔高提炼的经验汇报。在写作案例过程中,需要将案例的逻辑线和教学线进行精密的布局,激发分析和讨论,激荡思维,才是案例学习的本意。
行动学习
行动学习,顾名思义,就是通过行动来学习,让组织成员参与企业经营中一些实际的工作项目或发展中急需解决的一些实际问题,来实现个人能力和组织能力的双重提升。行动学习与案例学习最大的不同,在于行动学习更基于现实场景,从组织当下需要出发,并强调解决方案的可操作性。在行动学习的组织中,如果能够跨职能跨领域组成学习小组,会为行动学习的效果锦上添花,在分析和解决实际问题之外,还能使参与者理解不同思维视角的观点,并体会到换位思考的重要性,这对个人情商和组织协同的提高都是一种熔炼。行动学习的采用也对组织内培养胜任的行动学习催化师提出了要求。
另一种复盘:经验挑战
联想的复盘四步法,是近几年在企业界被传为最佳实践的管理方法论。通过回顾目标,评估结果,分析原因和总结经验四个步骤,来对做过的事情进行回顾和总结。其目的是为了传承经验和提升能力,总结规律和固化流程。当然,也是对过程中的错误进行梳理,不致再犯。在联想的实践中,小事情及时复盘,大事情阶段复盘,事件结束后完整复盘,这样的节奏使得复盘的习惯在组织内得到养成。
而我们说的另一种复盘是建立在这种复盘的基础上的,不过目标不仅仅是总结和传承经验,而更立足于挑战经验,这些经验获得的场景是怎样的,哪些关键要素组成了这个场景,这样的场景还会再次出现吗?当下环境中哪些关键要素已经发生了变化,哪些新要素第一次出现,会如何影响企业的运营和发展?对于这些问题的思考,才能在VUCA环境中厘清各种蛛丝马迹,不至于陷入混沌和不可知的认知模式中。敢于擅于挑战经验,可以帮助企业摆脱成功者的诅咒(成功是成功者的墓志铭),冷静清醒地前行。
自主性组织学习与人才培养
持续变化的环境在不断地消弱组织在稳定环境中通过规模经济和规模组织所形成的权威与权力。在人才培养和组织学习方面,组织的角色也随之悄悄发生着改变。从“要你学”到“我要学”,不仅仅是所谓学习的内容更符合学习者的兴趣爱好,首先是学习的选择权和控制权回归到组织成员手中,autonomous是组织学习和人才培养的新特征。
这直接带来企业在组织学习中的功能定位发生了三个变化:
从学习规划的制定者变成学习平台的搭建者;
从学习内容的设计者变成学习资源的提供者;
从学习效果的评估者变成学习社区和学习文化的建设者与强化者。
这样,组织成员就可以根据自己的兴趣爱好,以及在人生和事业发展不同阶段的意愿,来选择自己希望学习的内容。
定位于中产阶级女性消费社区的秀域美容建立的秀域大学,与一般的企业大学不同,这里的课程设计涵盖了医学、营养学、法律、人文等许多内容,提供给相对受教育程度不高的美容师来自主选择学习,通过将课程分成三个不同层级,每当员工参加某一层级课程考试,全部通过后,在员工月收入中就有100-300元不等的津贴。从公司本意来说,希望员工在秀域能获得不断成长。从实际效果来说,美容师也反馈这些学习帮助她们更好地与秀域的顾客沟通,因为比以前更有共同语言。半年一次的秀域大学开学典礼,公司提供的课程考前辅导等这些支持举措,使得员工主动学习的动力更强。
有些企业则通过学习积分制的制度设计,来鼓励员工在公司的在线学习 (e-Learning) 平台选择自己需要的内容,并通过奖励排名在前的组织成员强化学习文化。
在人才培养方面,企业同样要改变按照自己的人才蓝图来刻画塑造组织成员的习惯,更多地赋予员工自我选择自我呈现的权利来识别和发现所需人才。按照组织的想法和规划来分配和安排成员的工作,面临着来自工作本身和组织成员价值偏好变化的双重挑战,因此某些企业通过工作招标/张榜/悬赏等新颖的工作分配方式,将工作和任务的选择权交还给员工手中。这既帮助组织解决工作与能力匹配的难题,也使得工作分配有更强的仪式感,可以大大增强任务担当者实现目标的成就感。
还有的企业在招募区域管理经理时直接打出招聘城市特战队的招牌,要求必须三人组成团队,一起应聘,参与甄选,如果通过甄选环节,则将某一区域的经营交予这个团队负责。这种快速的赋予组织成员责任的方式,可以突破成熟企业层级滞化,员工缺乏晋升机会而造成的激励不足的困局。当然,企业也需要有经营辅导和强大的后台团队来支撑这种特战队似的业务拓展。
自主性的组织学习和人才培养模式对于管理者的领导风格也提出了转变的要求,管理者不再是可以解决任何问题的万能者,也不再具有完全的教练式的权威,教练与陪练的组合体可能更适合当下的这种模式。
实现向上争取到位项目资金1.1亿元。完成项目建设108个(其中续建项目3个,新建项目105个),新增养殖建筑面积150万平方米,全社会投入畜牧业建设资金10亿元(各区县目标任务分解见附表)。
二、工作措施
(一)科学规划。要按照科学发展观的要求,认真做好项目建设规划。要认真研究国家产业政策和投资重点,从国家出台的政策举措中挖掘项目,从中央和省经济工作会议精神中寻找项目,从竣工和续建项目中拓展项目,全力做好项目的规划编制,加大项目的贮备量,不断做大畜牧业发展项目盘子。
(二)主动争取。一是要认真理解、准确掌握国家农业投资政策导向,根据产业发展优势,认真组织编写、储备、申报一批有影响力,对产业发展有较强示范带动作用的项目;二是要加强与部、省、科研院所、咨询机构的密切联系,广泛获取项目建设信息,拓宽项目来源渠道。
(三)认真实施。一是要对已批复立项的项目进行认真梳理,严格按照项目基本建设程序要求,在完善手续、确保项目质量的同时加快建设进度,力争早日建成投产。二是要积极鼓励、支持、帮助社会投资的畜禽标准化、规模养殖场建设。三是要加大招商引资力度,对已签约的投资项目,专人跟踪,争取早日开工建设。四是要加快2009年已开工而未完工的续建项目的建设进度,要倒排时间进度表,抓紧组织实施,尽快形成实物工作量,尽快形成新的生产能力,力争一季度全面竣工投产,实现开门红。
三、强化保障
(一)加强领导。各区县要把项目工作作为头等大事,落实责任,强化措施,多渠道筹措项目资金,创新投融资方式,超前储备一批,抓紧开工一批,加快完成一批。要加强领导,以项目为抓手,大抓项目,抓大项目,做到“五个落实”(即项目落实、任务落实、人员落实、进度落实、竣工落实)。要层层分解工作责任,具体落实到每一个人、每一个环节,做到有抓手、有标准、有安排、有检查、有总结、有奖惩。
1、粮食生产持续发展。县政府为鼓励农民多种粮,积极制定和完善了各种支农惠农政策,逐年加大了对粮食种植的补贴力度。各项支农惠农政策极大地提高了农民种粮热情,使得粮食种植面积和产量持续增加,粮食安全能力不断增强。
2、确保了县域粮食安全。一是已构建了县储备粮体系,县储备粮食每年5000吨,储备粮管理做到了数量真实,质量合格,提高了应对突发事件的粮食供应能力。特别是每年5000吨县级储备粮的建立,在发生自然灾害等突发事件后,可以满足城镇居民二个月的口粮供应。二是积极培养粮食市场,确保粮食供给。市场主体多元化已经形成,粮食购销两旺,有力地保证了县域粮食供给安全。
3、粮食管理步入法制轨道。政府部门深入贯彻落实《粮食流通管理条例》,不断深化粮食流通体制改革,依法管理粮食流通。五年来,积极开展了粮食法规宣传活动,切实加强了粮食流通监督检查,维护了正常的粮食流通秩序,使粮食流通管理工作实现计划主渠道向市场主渠道转变。
(二)2015年工作总结
一是做好粮食市场信息采集、统计上报、防汛物资前期准备等例行工作。二是做好各级粮食储备工作,积极争取政策性储粮指标,扩大商品粮购销规模,搞活贸易粮经营。三是做好县级储备轮换工作,到7月中旬完成县级储备5000千万斤小麦的轮换任务。四是做好原粮食局国有资产整合。
五是做好县国家粮食储备库改制上划工作,经过努力,现在储备库现有职工68名,已符合中储粮公司的上划要求。现已上报中储粮上级公司,等待批复。
(三)十三五规划
1、坚持思想领先。认真学习贯彻落实党的十和十八届三中、四中全会精神,解放思想,锐意改革,联系群众,凝聚力量,把我县粮食工作做得更好。
2、明确职责,协调推进项目建设。优化项目建设环境,积极争取各级政府和各职能部门的支持,认真贯彻落实国家及各级政府支持粮食企业发展的有关政策措施,加大对“粮安工程”建设的政策扶持力度。
3、多措并举,拓宽投资融资渠道。县粮食局、县财政局、县发改局要加强粮食项目的调研论证,多方筹措资金,坚持投资主体多元化。要搞好项目策划,储备和申报,积极争取中央、省、市、县财政补助资金。各企业单位要结合自身实际,盘活闲置资产,切实拓宽投资融资渠道,确保项目顺利实施。
4、加强管理,严格考核。县粮食局和县财政局要在项目建设上实行“五个联合”,即:项目建设,联合发文,项目申报,联合审核,项目实施,联合检查,项目竣工,联合验收,补助资金,联合审批。确保各项政策要求落实到位。
关键词:事业单位;会计核算;问题及解决办法
1事业单位会计核算面临的新形式
中国的经济受到全球经济的影响越来越大,促使中国经济不断的改革,多数企业已经基本适应新的会计核销程序,尤其在新的《企业会计准则》实施后,会计制度更加的合理规范。相对于企业会计,事业单位会计跟外界经济沟通较少,还是遵循传统的会计核算办法,无法适应新形式下的会计核算要求,对于新的经济形式和新的审计模式很不适应。如何解决事业单位会计核算中存在的诸多问题,成为急需解决的问题。
2事业单位会计核算中存在的问题
2.1目前事业单位的预算工作流于形式,应付上级思想严重,无法与预算执行相适应。事业单位的资金来源于国家,长期思想是国家给多少,单位花多少,预算计划性思想意识淡薄,每年编制预算也是按照往年模式填报,没有将明年将要实施的工作项目,资金需求做入预算,缺乏计划性。等到资金下达,按照给的资金额度花,有钱就做项目,没有钱就等钱做项目,没有将每年编制预算与下年经费支出联系起来。每年申请下来的预算,也没有完全做到按照预算相应支出,预算执行做的也不到位。由此导致事业单位核算的预算执行只是形式主义,没有实际意义而言。造成事业单位会计制度改革面临很多问题。
2.2事业单位会计核算单据不规范的现象时有发生。规范、合理的会计凭证是会计核算的最基本的,但在实际工作中经常会遇到原始凭证不规范的现象发生,发票大小写不符、缺少印章、少填、漏填的情况时有发生。会计科目设置不规范、记账凭证不规范、票据领用、保管、缴销、审核制度不健全的问题也存在。这种现象的存在严重影响了会计信息的真实、可靠性,造成上述问题的主要原因:第一,有的事业单位没有事先做好计划,混淆基本支出和项目支出之间的差别。报销的原始单据无法区分项目,无法做到转款专用,会计核算凭证录入无法分清资金使用方向,造成有的项目资金结余,有的项目资金超支。第二,有的事业单位只重视拨款数,没有将资金使用方向与预算执行联系起来,造成资金支出与批复预算不相符。使编制预算失去了本来的意义。
2.3事业单位会计核算中资产核算存在的问题。事业单位资产作为组成单位的主要载体,在会计管理中占重要地位。但是多年的陈旧习惯,轻视固定资产管理,符合固定资产的没有及时记录固定资产账,有的固定资产是估值入账,实际固定资产价值未及时补充入账,达到报废使用年限或丢失损毁的固定资产未及时做报废处理,长时间不对固定资产进行清查盘点,账实不符的情况时有发生。造成国有资产的流失,对事业单位的效益也造成很大影响,使社会资源遭到无形的浪费。
3关于如何加强我国行政事业单位会计核算的措施
3.1强化内部控制的重要性,将内部控制落实到实处,不断完善对事业单位财务核算的管理和监督工作。事业单位财务核算存在问题是否能得到根本性的解决,首先要建立事业单位内部完善的会计制度、内部控制制度,规范会计核算流程,会计审核监督机制,正确的会计核算措施要坚持,在会计核算中发现的问题要及时纠正,内部监督机制也要落实到实处,运用奖惩考核机制,激励会计人员的工作积极性,促进会计人员更加好好工作。
3.2提高会计人员的专业业务素质和职业道德水平。会计人员的综合素质直接决定了事业单位会计核算的精确度,会计人员要不断学习会计相关知识,学习法律知识、强化法制观念,时刻以认真的态度对待工作。对日常会计核算的原始凭证必须严格审查,对不合格的原始凭证一律退回,每笔会计核算都认真做好账务处理,对于账务存在的问题要及时做好相应处理。
3.3加强会计档案管理,会计凭证、会计账簿要按照年份装订归档妥善保管。会计档案管理是会计核算的重要组成部分,将会计凭证、会计账簿装订成册,在财务部门保管一年,如果没有出现问题,一年后将会计档案交予档案室存档。会计凭证、会计账簿保管期限较长,事业单位要妥善保管,供查档。3.4做好固定资产的审批、采购、转固、清查、盘亏、报废工作,将固定资产管理规范化、制度化。制定完善的固定资产管理制定,设立专人管理固定资产。监督部门做好监督。购买固定资产要相关部门提出申请,领导同意后,根据采购商品种类和金额决定是否采用政府采购,如果需要政府采购的要按照政府采购程序进行,不需要政府采购的也要提供三方询价、合同等相应手续。对于采购来的固定资产要及时计入固定资产账进行管理。专人对固定资产定期进行盘点,对于已经到达使用年限、盘亏的固定资产,要按照盘亏、报废的相关规定,做好盘亏、报废资料的准备上报工作。及时对固定资产的盘亏报废进行处理。固定资产管理规范化,确保国家固定资产不会造成损失。
3.5加强会计人员的专业技术培训,使会计人员能适应新形式下的会计核算。事业单位会计人员素质参差不齐,通过不断的学习继续教育和专业技术培训可以提高会计人员的整体素质,还能让事业单位会计人员接触到新的财务知识,与社会发展接轨,适应当前全新的会计核算模式。
3.6加大审计密度,使审计常态化,提高会计人员的警惕意识。定期聘请会计师事务所人员对事业单位近几年账进行审计,审计中发现的问题要认真总结,审计人员提出整改意见,事业单位领导组织会计人员及相关人员对发现的问题进行认真分析,做出整改方案,并将最后的整改结果报相关部门审核。通过审计部门的审核能够发现事业单位日常会计核算中存在的问题,及时纠正,认真整改,能够让事业单位会计核算更加规范。以上对事业单位会计核算的简述只是事业单位会计核算存在问题中的一小部分,还有很多问题在日常的会计核算中不断被暴露出来,我们要时刻保持对工作认真负责的态度,发现问题及时解决,积极接受各方面内部和外部的监督,相信随着社会经济的不断发展,会计制度不断完善,事业单位对会计核算越来越重视,会计核算最终会得到更好的完善和发展。
参考文献
[1]傅荣.浅谈我国行政事业单位会计核算中存在的问题[J].会计师,2013(9):25.
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[3]王利萍.浅析行政事业单位会计核算中存在的问题和解决办法[J].财经界(学术版),2013(1):20.
制定规范,为电子文件归档和管理提供依据
2002年10月,在广泛调研的基础上,青岛市档案局制定了《青岛市电子文件归档与管理规范(试行)》(以下简称《规范》),《规范》规定了电子文件形成、积累、归档、保管、利用、统计的原则和方法,并体现出以下特点:
1.定义了归档电子文件光盘存储的信息组织结构
《规范》规定:“推荐采用只读光盘、磁带作为归档电子文件的保存载体。每盘存储载体的根目录下有说明文件、著录文件、归档电子文件子目录。”其中,“说明文件”用纯文本文件编制,该文件包含有关本存储载体的各种信息,包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间等;“著录文件”采用XML格式,保存了光盘存储归档电子文件的著录信息。著录文件采用XML格式一方面可以充分利用XML文件的设备无关性,减少归档电子文件著录信息对计算机系统软硬件环境的依赖性,另一方面可以方便办公自动化系统同档案系统进行数据交换,达到文件著录信息的共享,还可以经过简单的脚本编程直接用浏览器进行著录信息的检索和归档电子文件原文的查看,方便进行单位间信息的交流和政务公开出版物的编辑。
在归档电子文件子目录中,以子目录的形式存放归档电子文件,一件电子文件保存在一个子目录中,子目录名为全宗号+归档年度+保管期限+件号,如000012002100001,其中第1―5位为全宗号,第6―9位为归档年度,第10位为保管期限(永久为1,长期为2,短期为3),第11―15位为件号,用这种方式保存归档电子文件的原文信息,利用操作系统提供的树型结构和文件名的自动排序功能,即使不通过档案软件检索功能,也可以方便地对归档电子文件按“件”分隔开并按照保管期限和件号进行查找,避免了若干归档电子文件统一保存在一个子目录下造成检索和查找的困难。
2.明确了电子文件的著录信息
《规范》在起草过程中,广泛调研了电子文件整个生命周期中从文件生成到文件归档过程中产生的各种信息,总结了归档电子文件的著录信息模板,包括文件信息、档案信息和电子文件信息三大部分。其中,“文件信息”描述了一份文件从生成到归档前的信息,主要包括拟稿人、拟稿时间、部门责任人、部门责任人审核时间、核稿人、核稿时间、签发人、签发时间、打字者、打字时间、校对者、校对时间、主送单位、抄送单位、发送时间、缓急程度、密级、收文者、收文单位、收文时间、批阅人、批阅意见、批示人、批示意见、承办部门、办理结果、办结时间等项目。
“档案信息”描述了文件归档后增加的档案方面的著录信息,主要包括归档人、归档单位、归档时间、全宗号、归档年度、保管期限、件号、主题词、分类号、鉴定者、鉴定时间、销毁者、销毁审批者、销毁时间、开放标识、题名、责任者、文件编号、附件、稿本、版本、版本说明等项目。
“电子文件信息”描述了电子文件在计算机环境中的生存信息,主要包括硬件环境、网络环境、操作系统、应用软件、文件类型、文件名、文件长度、存储位置、创建人、创建时间、修改人、修改时间、访问人、访问时间、载体类型、盘号等项目。其中全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、文件编号、责任者、签发时间、文件类型、文件名、载体类型、稿本等属于归档电子文件的必著项目,其他项目属于选著项目,目的是既让尚未实行无纸化办公的单位能够保存归档电子文件的最基本的信息(即归档电子文件的必著项目),又让已经实行无纸化办公的单位能够将其在办公自动化过程中形成的归档电子文件的背景信息完整地保留下来(将归档电子文件的选著项目从办公自动化系统中引用到档案管理系统中)。
编制软件,为电子文件管理提供支持
为使《规范》得到贯彻执行,青岛市档案局成立了机关档案管理软件开发组,研制了《易初档案管理系统》(以下简称《系统》)。《系统》在满足传统档案管理要求的基础上,对文书、科技、照片等门类电子文件整理提供了支持,主要表现为:
1.采用纸质等其他载体文件与归档电子文件合一的方式整理归档电子文件
基于《规范》中对归档电子文件的著录必选项目与纸质等其他载体文件基本相同,同时归档电子文件在现阶段尚不具备法律凭证作用,所以《系统》在整理归档电子文件的时候,没有对归档电子文件制定单独的整理方法,而是采用将归档电子文件直接“附加”到纸质等其他载体档案的目录上的方法来进行管理,并且规定对于没有纸质文件对应的归档电子文件必须重新制作纸质文件,对于没有其他载体文件对应的归档电子文件,则按照所对应门类的档案整理方法直接进行整理即可。如果其一件纸质等其他载体文件有相对应的电子文件归档,通过查看档案目录的方式就可以访问对应的归档电子文件内容,实现归档电子文件与纸质等其他载体文件的统一管理。
2.采用附加归档与链接归档相结合的方式管理归档电子文件
《系统》用附加归档与链接归档两种方式管理归档电子文件。“附加归档”是直接将归档电子文件加密后存储到《系统》数据库中管理;“链接归档”不是将归档电子文件存储到《系统》数据库中,而是仅仅存储文件路径位置的管理方式。
“附加归档”将归档电子文件直接加密存储到数据库中可以通过《系统》的权限逻辑来控制对归档电子文件的访问,防止归档电子文件在归档后被非法访问、修改、删除和感染病毒。但是,“附加归档”使《系统》数据库非常庞大,造成用户在进行备份等大数据量操作时速度减慢。
“链接归档”不将归档电子文件原文存储到数据库中,仅仅存储归档电子文件的著录信息,虽然归档电子文件可以脱机存储到光盘等一次写载体中,仍然不能避免归档电子文件的非法访问。不过“链接归档”可以避免数据库的异常庞大,所以《系统》在推荐档案室用户采用“附加归档”的前提下,又提供了“链接归档”的管理方式。在管理一些限制访问的归档电子文件时,采用“附加归档”的方式增加归档电子文件的安全性;在管理录音、录像、照片等安全性要求不高,但占用空间庞大的归档电子文件,采用光盘存储、“链接归档”的方式管理。
3.《系统》实现与其他办公软件的数据共享
根据《规范》对于归档电子文件光盘信息组织结构的要求,归档电子文件的著录信息是基于XML文档格式,所以《系统》对于著录信息的存储也是完全基于XML格式,而不是以某种格式的关系数据库形式存在,这样就为《系统》与其他办公自动化软件的信息交换提供了便利的条件。通过《规范》提供的归档电子文件光盘信息组织结构,其他办公自动化系统可以将需要归档的电子文件连同归档电子文件的背景信息一并写出,通过网络传送给档案管理人员,完成归档电子文件的物理归档过程,既完整地保存了办公自动化过程中形成的著录信息,又减轻了档案工作人员的压力。档案管理人员只需要点击几下鼠标,就可以完成归档电子文件的录入工作。
总结规律,探索出一套归档电子文件与纸质文件同步管理的方法
通过制定《规范》和《系统》的推广使用,青岛市档案局总结出了归档电子文件与纸质文件“四同步”的整理方法,即根据文档一体化管理的具体要求,使用办公自动化系统进行文书处理,文件流转完毕,运用《系统》进行归档,按照标准统一著录有关档案信息,同时在纸质文件上加盖归档章,予以编号(归档纸质文件的电子版本编号应与此编号一致)归档,文件的电子版本通过计算机网络系统进行查询。也就是说,在鉴定归档纸质文件与其电子版本一致性基础上,按统一的方法分类、排列、著录,以电子版本作为提供利用主要方式的过程,即同步归档、同步整理、同步著录、同步利用。
1.同步归档。制发的、收到的以及未经公文处理的纸质文件归档前,由文书人员核对文件材料是否完整,同时核对其电子版本的真实性与原始性。如果不符合要求,文书人员重新制作电子文件。如果符合有关要求,则将电子文件保存到指定计算机硬盘的指定路径中实现逻辑归档。归档的电子文件格式应符合《规范》的要求,否则应进行转换。如无法转换,应将其电子版本和相关支持软件一并保存。
2.同步整理。按照《系统》的要求,归档文件与归档电子文件采用“合二为一”的整理方法,两者拥有相同的档号和著录信息,所以在整理归档纸质文件的同时,归档电子文件也就整理完成了。具体做法是:对于发文及其电子版本一般在签发后,由文书将著录信息全部录入到《系统》中;对收文及其电子版本,一般由文书在收文登记时即将著录信息录入到《系统》中;未经收发文处理的归档文件及其电子版本在归档电子文件形成后一个月内收集并将著录信息录入到《系统》中。全宗号、年度通过《系统》自动生成;件号通过确定年度和保管期限后,由《系统》自动计算生成。不同的用户可同时向《系统》中著录需要归档的纸质文件和电子文件,《系统》将根据归档的先后顺序按照年度和保管期限自动生成归档文件的件号,从而确保不同的用户登记的件号在同一年度、同一保管期限中不重复。对于暂不确定保管期限的归档文件,例如尚未批复的本单位请示,可以先将其放入短期保存,保管期限确定后再根据批复的保管期限和件号确定该文件的档号。确定不需要归档的文件和清退、销毁的文件不做归档处理。在《系统》中保留一段时间后清除。
3.同步著录。归档纸质文件依据《系统》自动生成的件号,在纸质文件上加盖归档章并填写相关内容,电子文件保存在《系统》数据库中,待年度档案整理完毕后由计算机打印出归档文件目录。电子文件根据《规范》的要求,由《系统》自动生成归档电子文件的光盘存储信息组织结构,并刻录光盘,移交进馆。