时间：2023-07-10 16:29:06
导语：在档案管理机制的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
进入新世纪后，我国社会保障制度很快步入了走上了改革之路，养老保险社会化管理与服务进程不断加快，社保覆盖群体、面积也不断扩大。数据调查现实，2015年全国参加基本养老保险人数为85833万人，国养老保险参保人数高达8.58亿。社会参保人数不断上升，使得社保档案数量急剧增多，社保档案管理工作的难度不断加大。传统的社保档案管理方法已经无法适应社会发展要求，创新社会档案管理机制刻不容缓。与此同时，随着社会主义市场经济体制的不断完善，各企事业单位纷纷走进市场，严峻的竞争压力，多样化的自主创业渠道，使人才流动频率也随之加快。参保人员跨地区流动、异地就医、异地养老的情况大量出现，社保档案变动更加频繁，社保档案的利用率也越来越高。依靠传统的分散式档案管理方法，很难再为参保人员提供快捷、准确的服务。这些，都要求社保档案管理单位顺应社会发展要求，创新社保档案管理机制。
二、创新社保档案管理机制的建议
（一）提高服务意识
社保档案管理工作的最终目的是资政惠民，为民服务。因此，在“以人为本”的工作理念指导下，社保档案管理单位要提高社保档案管理与服务意识，主动出击，深入企事业单位开展调研，针对企事业单位养老、医疗和失业保险档案特点，了解社保相关业务、职能分工、工作流程等社保档案形成工作的规律。找出社保档案形成过程中普遍存在的问题，如许多单位由于经费和人手不足，都没有专门的档案管理机构，社保档案基础薄弱，档案管理松懈。然后，找出解决相关问题的办法，培育相关的专职人员，提高社保档案管理整体水平。在此基础上，与各部门展开座谈，深入探讨社保档案形成中需要注意的问题，如原始资料收集与管理方法，档案利用问题等，并就相关问题的解决措施与企事业单位达成协议，共建社保档案共享平台，完善社保档案，使企事业单位提高档案管理意识，理清思路，明确方向，争取为参保人员提供优质而完善的服务。
（二）完善管理章程，规范档案管理
社保档案管理工作的顺利实施，需要建立在档案管理章程完善的基础上。近年来，在社会保障管理方面，我国政府对社保事业进行了综合规划，同时成立了国家社会保障委员会，由其负责社保领导、决策和发展规划工作，社会保障管理制度也日渐完善。但是，社保档案管理始终是社保管理实务中极其薄弱的一环。这就要求有关部门进一步完善社保档案管理章程，规范社保档案管理制度，根据社保人群特点建立对应的社保档案管理体系，明确社保档案管理工作程序，构建科学的社保档案组织框架，避免在同一业务上造成资源浪费。如省市档案档案局可在调研论证的基础上，出台社保档案管理办法，就社保档案管理体制、经费、适用范围、案卷质量标准、保管利用等作出明确规定，要求各级档案部门严格按照管理章程来办事，以确保社保档案管理工作的规范性。
（三）利用信息技术提高档案管理水平
关键词：企业；档案资源；机制
随着科技社会的进步和网络技术的发展，现代企业已实现无纸化办公。企业网络平台的各个业务操作系统无疑成了无纸化办公的重要支撑。在这些业务操作系统里会产生大量的档案资源，如何将这些种类繁多、形式多样的档案资源进行收集、整理、归档？运用何种手段进行整合？是每一位企业档案工作者所要思考的问题。档案是社会精神及物质文明建设的重要依据，是人类工作和研究的珍贵资料，是人类智慧的结晶。因此，建立并完善适应企业档案资源管理的归档机制显得非常重要。
一、企业档案资源的种类和形成规律
企业档案资源是随企业的发展而不断变化的，其种类也是在企业生产经营过程中所产生的，目前，企业档案资源的种类主要包括：文书档案、合同档案、职工档案、工程项目档案、人事档案、财会档案、声像档案、实物档案以及与其相对应的电子档案。档案资源的形成有它特有的规律性，我们可以从它的来源、结构和范围来了解。
首先看档案资源的来源。在企业的经营管理过程中，在机关不同的部门由不同的岗位工作人员之间会形成各种资料，有益于保存的也就是我们常说的档案资料，我们平时通过接收、征集、复制等方法来整理。档案的来源随着社会发展变化也在不断变化着，它的变化主要表现在两个地方：一者，档案的来源随着科技进步和网络技术的发达，不再仅仅是以往的单纯的接收，现今还可以通过征集和复制等形式实现；二者，档案的来源从单一手段演变成多种手段，我们要用动态的、全面的的方法去对待档案的不同来源，要采取多样的手段，尽量运用规律去处理这些来源经常变动，具有不稳定性、零散性的档案资料。
其次看档案资源结构。档案在构成过程其资源种类的分布情况称之为结构。从古代的甲骨档案到以纸张为载体的纸质档案，再到而今纸质与电子并存的档案，这是档案的形成过程，同时也是档案结构的发展历程，它标志着档案的发展是从简单迈向复杂、从单一迈向丰富，这样的结果演变和发展规律，对档案工作者也提出了新的要求，要求档案员不仅要顺应规律的做好档案工作，还要与时俱进的掌握好各种方式、方法和手段了解和熟悉新的档案管理业务。
再则看档案的范围，从横向来说，档案的范围将随着社会的不断发展，物质和精神生活的丰富，社会分工的细化而变得越来越宽泛。从纵向来说，虽然各类档案都有各自不同的档案保管机构和相关的责任部门，但是却随着新的分支出现以及社会分工的细化而不断互相渗透和交叉。这横向和纵向的变化导致档案范围也开始不断扩张和深入，随着新技术的出现，附着在了不同的载体之上。
二、现行档案资源管理归档机制存在的主要问题
在企业生产与经营管理及项目建设当中，档案资源的重要性日渐突出，档案资源管理归档机制在一定程度上决定着企业档案管理水平。但是，在平常工作实践中，档案资源管理归档机制依然有不少问题，主要呈现在以下三个方面：
（一）档案资源归档管理机制相对滞后
档案资源归档管理机制滞后造成档案资源的归集不全，利用价值不大。档案对于任何企业都是一笔丰富而又有价值的财富，其重要程度也是不言而喻。企业的档案资源来源于OA办公自动化系统，来源于各部门日常经营管理中产生的文件资料和基建工程项目活动中产生的文件、电子、声像等资料数据。其涉及面宽而广，稍有不慎则造成档案资源的缺失和归集不全。就拿OA办公自动化系统来讲，文件经过主办人办理环节需要将办理件最终上报相关资料数据以附件的方式上传至OA办公自动化系统中去，这是档案资源采集的方式之一，但在实际操作和运用当中，企业员工即文件主办人就忽视这一点，往往不挂入附件就直接返回部门负责人作办结处理，给档案人员归档工作带来了很大不便，最终造成归档数据资料的不完整，参考价值不大的问题。一系列的联锁反应归根结底在于档案资源管理机制滞后，给企业员工带来误识，认为电子化的数据都不是档案，并且是自己形成的资料只要自己知晓就行了，没有必要上传到OA办公平台共享给大家看。这就要求档案工作者要有档案资源归档机制创新理念。
（二）档案资源管理归档制度不健全
档案资源管理归档制度不健全，归档范围责任主体不明确造成企业档案管理水平落后。近两年，笔者参与了上级单位组织的档案工作评价服务检查，发现档案管理水平落后的单位均存在档案资源管理归档制度不全，归档范围责任主体不明等问题。其档案管理制度和归档范围均是早5年前甚至10年前制订的，早已不适应当前档案管理归档需要。究其原因，均属观念性不强所为。档案人员普遍认为，档案制度、整理规则和归档范围一旦发生变化则造成单位档案全宗及其档号规则的无连续性，由于上级单位没有硬性要求整改，则保持原来的编制规则为好。反之，如果一发生变动，则给档案人员增加很大的工作量和整改压力，同时也带来了不少的麻烦，又因近些年精减编制和人员等因素，造成企业屈指可数的档案人员力不从心。
1 中职卫校教学档案的作用
一般情况下，中职卫校教学档案的内容主要有：上级教育部门下达的相关规定、政策等；由教学计划、教学进程、试题库和参考资料等组成的师生教材；由教学规划、总结等组成的教学材料；由教研计划、教研成果和教研刊物等组成的教学研究资料；由学生档案、教师评价资料和学生成绩等组成的学籍资料；以及与教学教材、教学实践、教学设备等相关的材料，贯穿整个中职卫校的教育过程，在中职卫校的长远发展中占据着重要地位。
由此可知，中职卫校教学档案的作用有如下几点：
1.1 促进教学秩序规范化发展
在中职卫校的日常管理中，教学档案根据不同情况将各种资料归类，使教师教学计划更加全面，可以对学校整体运行情况进行有效分析，对学生的学习情况进行详细跟踪，促进教学质量不断提高，给中职卫校长远发展提高可靠保障。中职卫校教学档案的有效管理，为中职卫校领导层作重要决策提供了可靠依据，使教学程序得到优化，促进教学秩序规范化发展，有利于中职卫校教学水平不断提高。
1.2 促进教学水平不断提高
中职卫校教学档案的整理、归类，有利于教师总结教学经验，及时发现教学过程中存在的问题，并制定相应的解决方案，对于提高教学质量，促进中职卫校学生全面发展具有重要作用。在不断的总结和创新中，教师的综合素质可以得到提高，教师的工作热情得到不断增强，使教师在教学改革中变得更加积极和主动，促进中职卫校教学水平不断提高。
1.3 促进中职卫校可持续发展
随着经济迅速发展，中职卫校面临着巨大的社会压力，教学档案的有效管理，是提高中职卫校教学质量的可靠保障，对于促进中职卫校可持续发展起着重要推动作用。现代化建设中，国家对中职卫校教学改革给予了高度重视，制定了相关考核标准，因此，在实践教学过程中，加强中职卫校教学档案管理，对于提高中职卫校教学水平具有重要意义。
2 中职卫校教学档案的特点
根据中职卫校的发展情况来看，中职卫校教学档案具有的特点有以下几个方面：
2.1 专业性
在中职卫校的教学过程中，教学档案的整理和管理是根据各个专业来进行分类的，不同的档案内容需要按照实际专业情况进行归纳，由于专业较多，教学方法、教学模式等都不一样，因此，中职卫校教学档案具有较强的专业性，以对教学档案进行有效管理，维持中职卫校的正常教学秩序。
2.2 时间性
在进行中职卫校教学档案的管理时，要根据档案的实践进行合理的排序，便于对不同时期的教学情况进行分析和总结。只有根据各个专业进行不同时期的教学档案分类整理，才能在短时间内对教学计划、教案材料和学生成绩等进行快速查阅，提高教师的工作效率，使整个中职卫校的教学档案更加完整、有效。
2.3 凭证性
中职卫校从成立开始到现在的发展期间，代表学校实力的凭证、教学水平的凭证和管理质量的凭证等，都在中职卫校教学档案的范围内，因此，中职卫校教学档案具有凭证性，是中职卫校整个发展过程的有利鉴证。其中，具有较高价值的资料包括教师长期的教学经验、学校办学方针政策等，是衡量中职卫校教学水平的重要凭证。
2.4 多样性
在中职卫校的教学档案管理中，教学档案的内容较多，包括的方面比较全面，档案分类的形式较多，档案的载体包括电子、实物等几种，因此，中职卫校教学档案具有多样性。在实际管理中，需要根据不同的时间、不同的作用和价值的高低等来进行不同形式整理和储存，以保证中职卫校教学档案的时效性。
3 加强中职卫校教学档案管理的有效策略
3.1 增强意识，完善档案管理机制
我国现代化建设中，中职卫校必须提高对教学档案管理重要性的认识，增强教学档案管理意识，促进档案管理工作有效性不断提高，与此同时，不断完善教学档案管理机制，制定教学档案管理管理制度和考核标准，在日常管理工作过中，严格按照规范标准执行。在实践过程中，快速提升档案管理工作人员服务意识和专业水平，确保中职卫校教学档案信息的准确性、可靠性和完整性，促进中职卫校教学质量不断提高。
例如：在中职卫校的日常管理中，教学档案管理的有效性直接关系着教学档案信息的安全，与中职卫校未来的长远发展有着密切联系，因此，学校管理人员必须加强对教学档案管理工作的监督，制定责任制，增强教学档案管理工作人员的责任感，促进中职卫校教学档案管理水平不断提升。
3.2 加强培训，注重专业人才培养
在中职卫校的教学档案管理中，工作人员的工作技能和专业水平都有待提升，因此，中职卫校领导层必须加强档案管理人员的专业培训，招聘懂档案管理知识的工作人员，吸收优秀信息网络技术人才，以提高中职卫校教学档案管理的有效性，防止档案盗窃事件发生，确保档案信息的完整性。例如，在档案管理培训的过程中，组织档案管理工作人员参加技能比拼大赛，有利于提高档案管理工作人员的自我提升意识和竞争意识，促进中职卫校教学档案管理有效性不断提高。
3.3 加强管理，促进管理信息化发展
在不断加强教学档案管理的同时，中职卫校要注重全体档案管理工作人员综合素质能力的提升，在实践过程中，运用先进信息技术，促进中职卫校教学档案管理的自动化、信息化和现代化。随着信息网络技术的推广和运用，在进行中职卫校教学档案的管理时，要特别注意电子档案信息的管理，以保障中职卫校教学档案电子信息在网络上的安全。
本文在介绍知识管理是勘察设计行业信息化发展趋势的基础上，分析行业内档案信息化建设现状及存在问题，认为知识管理的实施对于促进档案信息化管理和开发档案信息资源具有积极意义，并提出如何构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系。
【关键词】
档案；档案信息化；知识管理；勘察设计
一、勘察设计行业信息化的发展趋势
目前我国勘察设计行业大部分单位对知识管理仅处于收集、积累的起步阶段，例如，正在逐步建设以设计数据管理为核心的应用平台，可根据需求扩展其知识库的分类，将设计成品、科研成果转化为分类专题知识库，实现资源整合共享。而行业内有的企业在知识收集、融合、利用和创新方面的建设取得了显著成果，构建了项目工程档案数据模型，集成管理档案、图书、情报资源，开发了以档案信息资源为核心的多元化数据中心、高效的数据管理系统和智能的知识利用平台，建立知识管理实施体系，实现知识资源统一整合和标准化、规范化管理，并智能推送，从而实现个人知识组织化，组织知识个人化，提升核心竞争力。勘察设计行业信息化发展从以数据管理为核心，到现在大部分以信息管理为核心，最终必将提升到以知识管理为核心。行业的发展决定了知识管理的必然性，而行业信息化的发展趋势，必将深刻地影响档案信息化建设的发展趋势。
二、勘察设计行业档案信息化建设的现状
档案管理大多经历了手工管理阶段、计算机辅助管理阶段、档案信息资源管理阶段三个阶段，部分行业领先的企业已经开始探索知识管理。随着行业内越来越多企业使用协同设计、出图管理等系统，逐步实现“从管理纸质档案向管理电子档案转变，从管理静态文档向动态电子文档过程管理转变，从只管理终版文件向工程全生命周期的文件管理转变”，逐步实现电子文件的存储、查询、共享、权限、版本控制等管理，从而奠定了实现工程电子档案全生命周期管理和进而开展知识管理的良好基础。推进档案信息化有利于推动实施知识管理，促进资源共享，但现阶段行业内档案信息化建设中仍普遍存在以下问题：一是档案管理人员容易安于现状，忙于传统的档案整理和调阅图纸这些繁琐的常规性业务工作，管理理念和工作方式没有与时俱进，缺乏开展档案收集工作的多维视角，尚未树立前端化、全过程管理的理念，没有主动地参与设计过程的管理和控制，仅靠管理手段难以验证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。二是由于单位的设计成果、科研成果分散在各设计部门，出于自己查阅方便、保护本部门知识产权的思想，这些部门归档意识和共享意识不足，大大增加了档案部门档案收集及时、齐全完整和资源共享最大化利用的难度。工程档案归档范围广，文件内容较多，时间跨度大，归档工作在后端，档案部门难以判断归档内容是否齐全完整，十分被动。
三、构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系
作为知识型企业，勘察设计单位历年积累的设计成果和科研成果丰硕，可挖掘利用的知识资源丰富，若这些资源不能规范积累和有效利用，无疑是对企业知识资源的巨大浪费，而丰富的档案信息资源正是显性知识的主体，因此，借助知识管理的发展趋势，做好信息化中长期规划，加快推进档案信息化建设极其重要。档案信息化是档案事业发展中的一项动态系统工程，“它不是单纯的技术现代化、手段现代化过程，也不能简单地与档案数字化、网络化建设等同起来”，它要求档案部门将信息技术运用到档案管理中去，“以档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障”。当前，对于大多数企业来说，员工对知识管理的认可度低，信息化层次和使用效率低，尚未具备全面铺开开展知识管理的条件，为此，知识管理需分三步走，第一步是夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施；第二步是分步建设知识体系，优化资源利用；第三步是优化内部管理，完善管理机制。而对于档案管理部门来说，在这过程中构建以知识管理为导向的档案信息化建设体系可大有作为。
（一）夯实档案信息化基础，推动知识管理的实施。
以档案信息化作为知识管理的基础是勘察设计行业的必然选择，一是设计档案是设计人员的直接成果，是设计单位数量最多、价值最高、利用最频繁的信息资源；二是档案管理已有比较完善的基础，同时也已积累了大量的经过系统整理的信息资源。因此，实施知识管理，首先就要开展以知识管理为导向的档案管理，进而是以档案管理为基础的知识管理。针对行业内档案信息化管理现状，提出以下三点：第一，增强共享意识。知识管理不是某个部门、某部分人的事，需要每个部门、每个员工的共同参与，共建、共享知识资源。保护知识产权可以激励信息资源的创造与产生，但知识产权的过度保护，在一定程度上又会抑制信息资源的共享与使用。知识产权代表了智力成果创造者与投资者的利益，属于个体利益，而资源共享代表的是单位集体利益，即代表了所有员工共同使用信息资源的权利，如何平衡两者利益，增强共享意识和共建动力，是实施知识管理首要解决的问题。第二，丰富知识资源。一方面，开展数字化工作，尤其是图纸档案，将历年来大量的纸质图纸转化为电子图纸，上传到档案管理系统，并进行图纸信息著录，便于设计人员在线检索、预览图纸，促进档案信息资源的高效利用；另一方面，树立以知识管理为导向的档案管理意识，明确依据利用需求，扩宽资源收集范围，为专项知识库建设打好基础。第三，加强各管理环节的无缝对接。以档案信息化为基础的知识管理，并不仅仅是档案部门的工作，它涉及到技术管理、项目管理等多个环节和多个部门，是一个综合管理控制过程，从信息资源的形成、收集、整合到安全使用，需要各部门的有力支持和配合，不同系统间的相关数据对接和整合对于实施知识管理至关重要。知识管理需要建立在完善的标准管理、过程管理和成果管理的基础上，所以首先需要通过各种过程管理系统实现对设计过程的全程管理和对生产经营、行政管理的全面管理，这正是获取知识资源的基础，进而对已有的过程数据和成果数据进行科学梳理，从中提取有效知识，深入挖掘，形成知识地图，便于检索利用、智能推送。
（二）分步建设知识体系，优化资源利用。
知识管理的基础和核心是资源建设，目标和导向是知识服务。首先必须明确知识的来源、结构和价值，深化分析核心知识和知识服务应用的需求，从战略发展、业务流程等进行总体规划，制订目标和实施策略，然后分步建设知识库，建立知识管理系统或平台，深化数据的组织，优化数据的利用，解决各类知识资源的收、存、管、用问题，提供资源整合共享、交流指导、多维度展示及检索利用的平台，方便利用者自如地获取知识和分享知识。依据企业自身需求分步建立专题知识库是构建知识体系的基础，如建立包括行业规范、作业指导书、标准图集等的基础库，包括方案、图纸、设计资料、图片视频等的工程库，包括标准流程库、标准产品库、论文库、科研成果库、专利库等的成果库，等等。
（三）优化内部管理，完善管理机制。
无论是档案信息化建设还是实施知识管理，都不仅仅是建立系统、集中数据，更重要的是要为有效的资源获取、分享和利用创造条件，需要技术、管理和文化三重体系的支持。因此，为确保知识管理平台的及时更新、长效运行，需要优化内部管理，完善知识管理机制，包括知识管理岗位制度、知识和更新制度、知识使用规范、知识考评制度等，充分调动设计人员的积极性和主动性，引导他们改变观念，把知识管理工作纳入岗位职责，同时尽量不增加他们的工作负担。虽然知识管理在勘察设计行业的应用还处于探索阶段，但其重要性和紧迫性已逐渐成为行业共识，若能长远规划，确立知识管理发展战略，推动信息化建设，必将推动企业在科技创新和可持续发展的道路上更快地前进。无论是信息化建设还是知识管理，都不是个别部门的事情，需要多个部门合作、全员参与，档案部门应抓住机遇，在做好档案实体、信息利用服务的基础上，进一步创新管理方式和服务方式，促进档案信息资源更好地发挥其凭证价值和参考价值。
作者：叶琳芳 单位：广东省建筑设计研究院
【参考文献】
[1]中国勘察设计协会，关于印发《“十二五”工程勘察设计行业信息化工作指导意见》的通知[Z]，中设协字〔2011〕30号.
企业要建立现代企业制度，对档案工作是一种挑战，也是一种机遇。企业档案工作者都要抓住机遇，勇敢地面对挑战，积极寻找为企业服务的新途径、新方法，不断发展企业档案管理工作，为企业的经济发展发挥应有的作用。
一、要深刻认识加强企业档案管理的意义与现状
企业档案是企业的宝贵财富，它的重要性主要体现在以下三个方面：一是维护企业经济利益和合法权益。因档案真实记录着企业各项活动，在处理是非和各种纠纷中，档案是最有说服力的证据。二是维护企业历史真实面貌。档案是在企业发展中积累和形成的，是企业历史的真实记录，它见证了企业的昨天和今天，是后人了解过去的最重要途径。三是提高企业管理水平。企业领导在作出某项决策前，都要查阅大量的资料，从中找出决策的依据；企业总结工作、制订计划；处理问题时，也需要了解情况和熟悉政策；正确指挥生产经营，更要靠有关的经济法规、统计数字和市场信息。而这些文件和资料很多都保存在档案里。它是企业各级管理干部加强企业管理的重要参谋。
当前企业档案管理存在着不少不尽如人意的地方。首先是企业领导不重视，档案管理投入不足，如档案室往往是企业里办公环境最差的位置；专(兼)职档案管理干部由于人员流动频繁，业务不熟悉；档案管理手段和工具跟不上时代需要，档案的开发利用尚待大力发掘；档案管理制度执行力度差等问题。这与企业发展的需要和档案管理的现代化总体要求形成较大差距。
二、加强企业档案管理的措施，不断促进档案管理升级
1.加强档案室硬件建设。从长远目标考虑，宜建立具有一定承压能力的专业化档案室，配备专业性强、自动化程度高的档案柜组。应将现有档案室里的档案和文印分墙隔开，清除非档案物品，做到档案室专用；购买必要的书柜书架，专存图书，实行档案、图书一体化管理；购买一批档案柜、照片档案盒、卷皮、全引目录皮表、案卷目录皮表、案卷题名皮表，为整理档案提供方便；还要购买必要的防暑、防湿、防鼠、防盗设备，确保档案安全。
2.明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。产品开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10天内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
3．不断丰富档案内容。在规范行政档案、人事档案、财务档案的基础上，要不断丰富新的档案内容，逐步建立起经营客户档案、科研技术档案、知识产权档案等涉及企业生存和发展的核心信息资源，使档案工作范围不断拓宽。
4．增强档案的利用功能。档案的目的在于利用。要充分利用档案的资源优势，及时为企业生产、经营、管理、技改、研发以及改革、对外交往提供直接参考服务；要因地制宜利用资料编辑一些资料册、图片展，宣传企业文化，方便业务操作。
5．稳定档案工作队伍。档案管理是一门专业性强的业务，是一门科学，做好档案管理，主要在于档案专业人才。要从企业长远发展出发，有意识地培养一批档案专兼职人才，逐步提高档案专业人才的待遇，使专业人才能长期扎根，为企业服务。要教育和引导档案人才热爱档案工作，为档案工作献青春。
三、积极探索企业档案管理工作的创新方法和理念
1.管理的创新。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种因素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。
⑴信息管理。在信息时代，文件信息管理除文件内容之外，更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将文件处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的文件信息实施统一管理。
⑵信息工作人员管理。信息时代，文件与档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息。因此，加强对信息工作人员的管理，是非常现实和必要的。具体做法主要有：建立并提供管理政策，明确职责，各尽其责；策划并提供应急措施、保护方案，定期进行信息安全检查，提高人员对安全事故的应急反应；经常对相关人员进行安全教育和宣传；经常开展业务培训，提高人员综合素质，尽量避免误操作等安全隐患；建立严格的权限管理机制；规范信息数据的转移、加工程序，提出数据校验模型，加强人员的管理。
2．制度的创新。如何保证信息系统在应用过程中，能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥其最大效能；如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。从保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。
3．服务的创新。信息化时代，档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此，档案工作人员首先要树立信息服务的理念。
关键词:高校档案信息资源共享;管理机制;构建;思考
要保障高校档案的管理的高效率和高质量，就要注重现代化的信息技术的运用。高校档案信息资源建设，把书面档案资料进行适当加工成为电子文本资料，建立网上档案资料数据库，建立健全档案信息共享机制，建立健全各部门的档案信息联动机制，同时推动高中学校档案管理工作科学发展，逐步实现现代档案资料管理信息化与自动化。但是，在现实中，高校档案信息资源共享还存在一些列的问题，诸如档案管理人员的缺失、重视程度不够、各部么不配合等问题。只有将这些问题加以解决才能保证高校档案的可持续发展，
一、高校档案信息资源共享的管理存在的问题
1.档案资料难以收集，高校的重视程度严重不足
档案作为高校各种文件的集合体，是高校建设和发展的有力凭证。但是在实践中，高校对于档案管理的重视程度不高，主要经费侧重于高校建设和学科建设，对于内部管理制度的建设一笔带过。从档案管理工作实践中，可以看著学校管理层比较注重教学管理和高校建设，学科管理和校园建设的文件较多，而对于档案管理的相关文件非常至少，同时忽视档案管理对教学管理的辅助作用，错误地认为档案管理工作就是纯属于保管事务，而没有探知档案的历史性价值、指导性价值等，导致高校没有投入过多的人力物力。管理层普遍认为保证方案不丢失、不损坏、不泄密，能够用于外调、查档、分配等工作便可。由于高校不重视档案管理工作，所以档案管理工作人员多为兼职，专业人才缺乏，兼职人员要么来自校内的任课教师要么来自于校外大学生，学校的任课教师在承担大工作量教学后，难以投入精力于档案管理工作中，而校外大学生自身经验不多，对该学校也不熟悉，所以才会导致档案管理工作进展不顺。
2.信息化管理系统不完善，各部门配合度较低
由于管理人员信息化系统不完善、缺乏现代计算机知识以及缺少管理制度的约束，导致档案管理工作的效率及安全性在不同程度上受到制约。此外，受学校资金的限制，学校资金投入主要集中在教学管理上，对档案室的资金投入少之又少，导致档案室硬件环境设施不齐全。档案管理部门配备的扫描仪、电脑、打印机、复印机等设备非常有限，而且经久未更换，导致一些设备超负荷运转，严重影响工作效率和质量。在以往的工作中，高校管理层主要将将档案管理工作全权交由档案管理部门进行管理，导致档案管理的相关部门对档案管理工作不上心，不注重对档案管理工作的配合。事实上，档案管理工作的系统性很强，需要学校各部门间通力合作、密切沟通才行。
二、高校档案信息资源共享的管理对策
1.提升档案管理人员的职业素养和职业技能，建立专业化的档案工作队伍
做档案管理工作，不是一项简单工作，而是一项系统化的工作，涉及到档案收集、档案修订、档案整理、等各项工作。为了提高档案管理工作的效率和质量，高校就应该从实际出发注重定期组织档案管理人员进行专业培训，不断优化档案管理人员的专业知识和专业技能，根据培训内容设定相应的奖励机制，从而调动档案管理人员的工作积极性和主动性，激发档案管理人员的工作兴趣，保证档案管理人员的工作质量和效率。通过培训，让每一个档案管理人员能够熟悉地掌握校史档案、了解学校档案的内容和开放策略、掌握学校的历史和文化名人、熟悉已有的档案编研成果等。培训的方式应该要多种，既可以邀请相应的专家进行专业讲座，也可以将相应的档案管理人员送到专门的学校去学习，还可以由内部组织形成相应的培训小组，从而帮助档案管理人员具有较好的业务技巧和职业能力。管理人员能够利用培训所学的技能技巧，运用到档案管理工作中，能够更好地对各种档案档案进行整理、分类、排序、补充等，保证档案材料更加真实、可靠、全面，使得档案管理工作有条理、全面、系统。
2.推进档案管理工作的信息化建设，打造档案信息网络共享平台
随着科学技术的不断发展和进步，计算机网络技术已经融入进各行各业。为了档案管理工作更加先进、科学，就应该注重运用计算机网络技术在档案管理中的运用。要推动现代化的档案管理工作改革，实现高校档案信息资源的网络化、数字化、信息化的目标，运用计算机网络技术不可或缺。在档案储存方面，需要借助海量存储，保证档案信息的安全，诸如数字光盘、移动硬盘、芯片等现代信息载体在档案管理中已经被普遍运用。在档案查询和登记方面，运用计算机网络技术可以更加便捷、快速。在档案备份方面，运用计算机网络计算能够解决档案的遗失所带来的一些问题，从而有效地维护档案数据的完整性。在档案联系方面，档案管理人员可以借助计算机网络促进不同领域、不同部门之间的信息沟通。在高校档案信息服务上，运用计算机建立相应的服务平台，可以有效地实现在想查询、网上等。由此可见，在档案管理工作中，运用好计算机网络技术，能够使得工作更加有序、合理、科学。
3.建立健全收集工作的联系制度，使档案材料更加齐全
档案整理工作作为一项系统性工作，是对高校各种工作的文件管理工作，因而就决定了档案管理工作不只是局限在档案管理部门之中，强调档案管理部门与其他部门之间联系。因而，高校的管理人员应该根据实际情况，加强档案材料收集联系制度的建设。根据档案管理的自己需求，建立健全统一性的档案管理网络系统，加强对各个部门的文件管理和收集。、建立健全各个部门之间的档案联系制度的同时，还应该要严格做好档案材料审查工作，对不符合归档要求的材料绝对禁止归档。对于需要归档的材料应该严格按照归档要求操作，注重对毕业证书、学历证明等关键材料的复印件的管理。同时，对材料书写的规范性进行审查，避免墨迹不规范影响档案保存的年限。
三、结束语
随着科学技术的不断发展和进步，建立健全信息化的高校档案管理，实现现代化的档案分享是智能化、高效化、现代化高校建设的重要指标。所以在档案管理工作中，高校管理人员应该从实际出发，重视档案管理的作用，建立健全档案信息管理制度，加大档案管理人才的培养，注重信息化档案系统建设，从而保证档案管理工作的质量和效率。
参考文献
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关键词：医院职称档案；建设；思考；管理
医院职称档案是医院人事档案工作的一个重要组成部分，是医院卫生技术人员和管理人员学术水平、业务能力及工作业绩等方面的原始记录。作为知识型、技术型密集的医疗机构，每一位卫生专业技术人员都十分看重职称晋升，以体现自身的专业实践能力，另外职称档案能为医院知人、用人提供重要依据。
1 医院职称档案的构成
医院职称档案一般由各类职称文件、个人申报材料及各类申报表格构成，是医院在各项职称评审活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等历史记录。具体为：
1.1 各类职称文件
包括来自上级主管部门，如国家卫计委、省卫计委及人社厅等部门下发的有关职称管理的文件和各种资格审批通知，医院内部职称工作中形成的具有保存价值的文件材料，如关于医院职称评审及聘任的相关规定、职称评审通过人员获得资格名单和聘任文件，申报晋升职称人员公示、答辩记录，各级评委会会议记录和投票结果，兄弟单位之间参观、交流的经验材料等。
1.2 个人申报材料
主要指专业技术人员的业务能力、学术水平和工作及科研业绩。业务能力包括任职期间所完成的工作量统计，学术水平和科研业绩包括科研成果、论文、论著，送审代表作评价意见，主持或参与科研课题数量和到位经费，专利申报，成果推广和所获奖项。另外还有各种学历、学位证书，专业技术资格证、聘任书、年度考核表、全国或省职称外语统一考试成绩单、计算机应用能力考试成绩单、继续教育证，各类获奖荣誉证书等。
1.3 各类申报表格
包括专业技术职务申报评审表、卫生专业技术资格考试合格登记表、大中专毕业生初次认定专业技术职务认定表、专家对晋升人员代表作的评价意见、专业技术资格审批表、专业技术任职考核表等。
2 医院职称档案与人事档案的区别
2.1 医院职称档案特点
医院职称档案除了和人事档案具有重要性、真实性、多样性、连续性、实用性、保密性等共同特点外，也有自己的特征。一是专业性强：医院职称档案涉及的职称系列范围有卫生系列、会计系列、经济系列、工程系列、档案系列、社科系列等诸多职称类别。二是阶段性明显：医院职称档案是每个具有专业技术职称的职工，从进入医院工作后，试用期满后，经过初级、中级、高级专业技术职称晋升，晋升为高级职称以后，其档案材料移交医院管理，管理工作的阶段性明显。三是复杂性较突出：医院不但有大量卫生专业技术人员和辅系列专业技术人员，也聚集了不少行政管理和工勤人员，涉及的职称系列如前所述复杂多样，由于申报不同系列职称有不同的学历、资历、工作业绩、科研学术水平的要求，所以提交的职称晋升材料也因人而异。
2.2 相同点
医院职称档案与人事档案都是以个人为立档单位，二者间存在相互联系、交叉和渗透的关系，并有内容上的部分重复和雷同，而且，材料的形成都是以原始、真实、精确和浓缩的方式记载。
2.3 不同点
人事档案是记载个人经历、政治历史、工作业务能力、学识及专业特长、职称及职务、政治面貌、奖惩、工资、离休和退休等情况，全面展示和概括个人各阶段、各方面的具体状况。而职称档案具有一定局限性，主要是针对卫生专业技术人员的业务工作、科研情况以及与科研、论文有关的一切业务情况的记载材料，较多材料和内容都来自业务和科研档案，可直接反映医院的业务能力、科研及管理的动态、实力和水平。
3 建立医院职称档案的重要性
医院职称档案主要反映了专业技术人员的业务能力、学术水平、工作业绩和科研能力，个人职称申报及评定材料的收集及建立，科研成果、论文、论著，新技术新项目的申报等材料都是个人工作、科研情况的真实写照。具体表现在以下四方面：
3.1 评价性
客观、公正的评价每一位医务人员是医院实施科学管理的前提。医院职称档案能真实地反映医务人员业务能力，依据完整的医院职称档案材料就能比较客观、准确地评价出一个医务人员工作能力的大小、学识水平的高低、科研能力的强弱。
3.2 信息性
医院职称档案是医院完整的或重要的人才信息库，即可为医院正确评估医务人员队伍，严格医疗管理，寻找办院路子，明确办院方向提供能力和教学水平信息支持。同时，目前医院实行岗位聘任制，也需要这些档案提供可靠信息。
3.3 依据性
卫生专业技术人员生活和工作都离不开档案，职称材料是他们合理流动的“通行证”和“身份证”。办理工作调动、申请出国、进修学习、攻读学位、工资调整、晋升职务、医疗保险、退休等手续时都离不开职称证明。
3.4 参考性
医院职称档案的建立与管理，能为单位选拔人才提供可靠依据。通过调阅他们的职称档案，可以全面了解他们学习、工作情况，进而为领导决策提供参考。
4 建立医院职称档案的措施
4.1 增强档案意识，建立健全运行机制
首先，要从建立医院职称档案的管理机制入手，明确一名人事部门领导分管医院职称的业务工作，并在条件许可的情况下，建立医院职称档案室，实行专人专管。宣传建立医院职称档案的重要性，增强他们的档案意识，在全院范围内形成主动收集、自觉上交应归档材料的良好氛围和科学的运行机制；其次，要建立健全各项规章制度，使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循，步入制度化、规范化管理轨道。
4.2 提高档案管理人员素质
人员素质的高低直接影响医院职称档案工作质量的优劣，因此要求档案人员既要有档案管理方面的知识，又要有职称管理方面的专业知识，并要掌握较先进的现代化管理技术。这就需要现有工作人员通过培训、自学或与兄弟单位同行之间相互交流等方式，增强其理论知识和实践能力，提高综合素质培养。应有高度的责任心、事业心，需要有扎扎实实、任劳任怨的工作作风和默默无闻的奉献精神。
4.3 加强规范化管理
4.3.1注重材料收集工作。人事档案中的专业技术资格申报评审表，大中专毕业生初次认定专业技术职务认定表，专业技术人员年度考核表，上级部门和医院下发的职称文件，以及各种各级职称会议记录，医院、学术委员会、高评委投票统计表等材料是非常重要的。档案管理人员在收集整理时应认真检查，一旦发现归档材料有所遗漏，应及时寻找，以确保档案完整。
4.3.2注重整理工作。按专业或科目分类、整理、归档，力求以客观事实为依据，做到客观、公正、公平，有目的地进行筛选，去粗取精。
4.3.3加强保管工作。近几年随着医院规模的扩大，流动人员日益增多，职工数量迅速增长，人事档案等各类档案的转递也日趋频繁。对档案的借阅、调档等要建立相应的制度，严格履行手续，做好档案的保管工作。
4.4采用先进的现代化管理手段。要开发医院职称档案的管理软件，运用计算机将医院各类专业技术人员按年龄、学历、工作业绩等诸方面进行结构比例分析，作出表格或图表，为医院搞好专业技术人员业务考核利用做准备，为专业技术人员的管理提供保障，同时也为业务考绩档案的开发利用做准备。
参考文献
（一）档案管理职务在高职院校的地位低
很多年以来，高等职业院校对于档案管理职务是高等职业院校的一种基础性的管理职务已达成一致意见，然而，因为档案管理职务同时也是一种服务类型的职务，所以许多高等职业院校表示档案管理职能较难发生所谓的能直接凸显的办学功效，因此，导致了高等职业院校档案管理职务目前所处位置的状况：在高等职业院校许多的管理职务中，档案管理职务不能凸显教师才能，是陪衬高职院校其它职务的绿叶，是别类管理职务的储存库与奠基石。许多高等职业院校在理念上意识到了档案管理职务的显要性，然而在现实工作中没有产生对档案管理职务的注重，特别是某些高等职业院校以院校机构变革为托词，有意识地弱化档案管理机构的管理职务功能与地位，使档案管理机构没有发挥其价值。所以，在高等职业院校的所有检查评析中大家通常会察觉到如下状况：急需的资料数据缺失或匮乏，现存的或完善的资料数据大部分是临时抱佛脚编造出来的。
（二）档案管理任职人员专业素质低下
现今，许多高等职业院校档案管理职务人员的专业素养普遍都不高。高等职业院校档案管理人员大多都并非专业人士，并未受过档案管理专业的训练，也缺乏相关专业的高等学历：某些高等职业院校为了吸收或留下引荐的教授、博士后等高端人才，而将他们的亲属分配到档案管理机构任职；甚至某些高等职业院校为了拉拢关系而聘任临时工来进行档案管理工作。此类的任职人员队伍，导致高职院校档案管理员工对档案管理职务的地位与显要性注重不足甚至完全忽视。而且档案管理机构和其它管理的职务部门沟通很少，匮乏档案讯息的获取渠道，其职务人员匮乏电脑操作能力，档案管理职务的变革更新很难实施，这便使得高等职业院校的档案管理职务显得僵硬呆板，很大程度上阻碍了高等职业院校档案管理职务水平的提升。
（三）档案管理基础设备陈旧落后
现今，许多高等职业院校档案管理机构已初步配置了计算机等办公设施，然而计算机的应用领域仅仅局限在档案条目等文字的输入，档案应用的无纸化、数字化、网络电子化程度十分低。某些档案管理机构并未配置相应的设施，甚至连计算机都并非现代化的计算机，其中有的是其他系部或处室弃用的计算机，通过维修改装后设置的，难以配置现代化的管理软件系统。更加突出的，是直到今天某些高等职业院校档案的采集、记录、编排、分门别类等各项工作都靠人工手写，并非采取现代化的讯息技术。因为人工手写速率低、出错率高、工作量异常巨大，当面临检查评析时，此类高职院校的档案管理人员必需频繁地深夜赶工突击编辑，致使档案讯息出错率高涨、漏洞频现，非常大地削弱了档案管理卷宗的品质与可信度。
（四）高职院校档案应用率低
现今，许多高等职业院校档案管理的内容依然是以基础建设、党员职务、行政教学、财务类档案为主，其它科目的档案内容几乎没有。例如图片档案、语音档案、录像档案、实体物档案等十分缺乏，本院校的特色档案更是所剩无几，即使有一些也由于保存不当之类的因素而陈旧损伤。如此就使档案管理职务全方位为教学研究、用人机构和检查评析服务的职能作用弱化，档案应用面也变得十分狭窄。并且因为陈旧思想理念的影响和脱离时代的档案管理规章制度的限制，导致一些高等职业院校的档案管理职员匮乏服务意识、工作效益低下，致使档案主体的需求通常需办理许多纷繁复杂的手续才可以满足，如此就很大地减少了档案的利用效率。
二、高等职业院校档案管理职务的发展对策
（一）提高高职院校档案的认识水平
必需充足理解高等职业院校档案的内涵价值、地位以及功效意义。众人皆知，高等职业院校的档案内容是别类管理职务的重要讯息源头之一，是高等职业院校的财富库藏。其对于推进高等职业院校的教育教学创新变革、科学化管理院校、提升教育教学品质、拓展科学研究、提升工作效益、维护院校各项权益、展览院校各项特色以及发展流程具有至关重要的作用价值。
（二）提升高职院校规范化档案管理水准
高职院校规章体制是实现档案管理职能规范化的行事准则。高等职业院校必需严格依据相关的档案法规，综合本院校的客观状况，制订相应的可操作的规章制度与规范标准，并对此类规章制度和规范标准的落实与履行状况进行周期性检验、奖罚评析，依据法律法规实行治理档案、维护档案、使用档案。建设有成效且井然有序的管理机制。强化档案监管职务部门的责任意识，建设出一个知法守法的高素养的档案管理专业化人才单位，在职务工作中强调按章处事，坚决履行坚持原则不动摇的要求，履行职务水准不走样，执行程序不投机取巧，严格遵规守纪。如此方能保障高等职业院校档案管理职能规范化、高水平。
关键词：毕业生档案；管理信息系统；系统设计
档案是人类从事各种社会活动而形成的具有一定价值的材料或实物，是人类的共同财富。档案管理是一项必不可少的重要工作，如何科学地保管和有效利用档案，是我们必须认真思考的问题。随着社会发展，科技进步，档案的载体发生了变化，出现了电子档案。电子档案不同于传统的档案，其保管方法也需要随之改变。为了提高档案管理的水平，很多企业、部门都采用了电子档案管理系统，通过软件来提高档案管理的效率和水平。目前，针对各类档案馆对档案管理现代化的迫切需求，众多软件厂商均推出自己的电子档案管理系统软件，并赢得了市场的认同。但目前这类软件普遍存在的一些问题也制约着其在档案管理领域的进一步拓展。这主要体现在以下几个方面：
（1）价格昂贵。动辄几万元的一套管理系统对于大多数中小单位来说还是难以接受的，也因此而制约其向更广范围的基层推广。
（2）技术复杂、安装维护困难。目前常见的档案管理系统的安装配置与系统管理都需要有较高的专业知识，用户遇到问题很难自行解决，对开发商的依赖性很大。
（3）片面追求大而全。一些软件厂商为了提高软件的价格，采用了“以大充好”的办法。不顾及客户的实际需求而本着多模块也就高价格的“策略”。而在实际使用当中，一般档案部门在应用中只需要几个常用的模块。在目前的实际运用中还鲜见一种价格便宜、性能稳定、安装维护简单、切实适合中小型档案部门需求的、小巧灵活的档案管理软件。
高职学院毕业生信息管理是学院档案管理中的一个重要组成部分。在过去计算机技术还不发达的年代，主要是靠纸质的学籍卡来保存毕业生信息，这种方式非常原始，其弊端不言而喻。随着计算机技术和管理信息系统的发展，档案管理由电子管理模式替代了传统的纸质管理模式。使用毕业生档案管理系统来管理毕业生信息，具有手工管理所无法比拟的优点，如：检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。而这些优点能够极大地提高学生毕业生信息的管理效率。该系统使用B/S模式Web服务器端的开发环境，它可以产生和运行动态的、交互的、高性能的应用程序。本系统对档案管理系统的体系结构、模块功能进行了分析与设计，系统在ASP的开发环境下，使用SQL server 数据库，实现了学校毕业生毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原等功能。本系统从需求分析、系统的设计、具体功能的实现都严格遵循了软件设计工程的思想。
下面简要介绍毕业生档案管理系统的设计。
1、需求分析
为了提高毕业生档案管理的水平，信息管理员需要对学生信息进行录入、修改、查询、删除以及还原等操作；档案管理系统的主要目的就是利用软件实现学生信息的录入、查询、修改、删除的流程，使管理人员对毕业生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理员对录入毕业学生信息要求准确、完全；管理员还要对录入的基本信息随时作更新修改，使管理员能够得到学生的最新信息；为了确保信息安全和准确，为系统管理员和一般用户建立完善管理权限和身份级别，一般用户不能对信息进行添加、删除。
2、用户身份级别要求
根据用户身份的不同从而对系统的使用权限有所不同，从权限大小大致可以分为：高级管理员和一般用户，系统提供灵活的角色设定和权限的分配功能。
系统管理员：使用本系统的信息管理员，是权限最大的用户，拥有管理系统的所有权限。主要负责对毕业生信息的录入、查询、修改、删除、还原、打印和用户的管理。
一般用户：本系统的一般用户，能够对毕业生信息进行查看、修改、打印和本身密码的修改，但无录入和删除毕业生信息的权限。
3、系统功能模块设置
具体操作：对毕业生信息进行录入、修改、查询、删除、打印和管理和用户的设置。
（1）毕业生信息的录入：管理员对人事信息的添加
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：信息管理员可以在档案库里新加毕业生信息，需按毕业生实际信息录入；
（2）毕业生信息的修改：管理员和一般用户修改录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员在毕业生信息发生变化的时候可以对其变化信息进行更改，使毕业生信息随时更新，便于管理员的管理，能及时得到最新的毕业生信息；
（3）毕业生信息的查询：管理员和一般用户查看录入的人事信息
操作对象：管理员和一般用户
浏览对象：管理员和一般用户
具体功能：用户和管理员可以查询已录入的毕业生信息，系统提供了多种查询方式，模糊查询和常规查询，如按姓名、性别、专业、工作单位等信息可以直接查询；
（4）毕业生信息的删除：管理员删除录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：管理员可以将库中多余的、辞退毕业生毕业生信息移出，可以对其信息永久性的删除，也可以将其暂时性的删除到回收站中，在回收站中可以将需要的信息还原，也可以将其永久性的删除；
（5）毕业生信息的打印：管理员和一般用户打印录入的人事信息
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：用户和管理员都能通过Word文档导出查询出来的毕业生信息，便可以直接通过Word文档对毕业生信息进行打印。为方便管理统计毕业生信息，也可以通过Word文档导出查询出来的某一类型所有毕业生列表，对其毕业生列表进行打印。
（6）管理用户的设置：管理员对其用户名、密码和用户权限的设置
操作对象：管理员
浏览对象：管理员
具体功能：系统由高级管理员和一般用户，一般用户的权限是由高级用户指定的，高级管理员可以对管理员用户进行修改、添加、删除，及用户密码的设置和修改，高级管理员拥有整个系统的全部功能，一般用户就能对毕业生信息的修改、查询、打印的功能。
3、系统开发的其他方面
在系统的开发过程中可以使用快速原型法，在短时间先开发出 一个比较简单的管理系统。让几个管理员先试用，然后提出各种修改意见。对这些意见进行筛选和论证，之后对系统进行修改、测试、检查、直到系统性能达到用户需求为止。原型法的主要优点在于它是一种支持用户的方法，使得用户在系统生存周期的设计阶段起到积极的作用。经过一段时间的不断补充、完善，这套管理系统功能基本符合学校要求，能够完成全校学生信息的输入、统计以及打印，并提供完整的系统维护功能和相关的权限管理机制。同时也考虑到了系统数据冗余的问题，对于数据的一致性的问题也通过程序进行了有效的解决，极大地方便了管理人员，使其工作既快又好地开展。
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