时间：2023-07-13 16:43:56
导语：在对学校信息化建设的建议的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：高校；档案；信息化
DOI：10.16640/ki.37-1222/t.2016.11.232
0 引言
近年来，随着我国信息化建设不断推进，信息技术广泛应用，信息网络快速普及，高校的信息化建设快速发展，高校档案工作也面临着巨大的机遇和挑战。如何应对信息化带来的变化，进一步拓展档案工作发展空间，利用信息化为提升高校档案管理工作和服务工作，是我们亟待解决的问题。
1 高校档案信息化建设的现状
1.1 高校档案信息化建设成绩显著
自从2000年国家档案局在《全国档案事业发展“十五”计划》中提出：“要坚持依赖科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程”，把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略性任务明确下来，全国各地高校均开展了档案信息化建设工作，许多高校投入经费，进行档案的数字化工作，部署数字档案管理系统。
1.2 馆藏数字化资源量不断增大，但档案资源数字化比例不高
大多数高校已经开展数字化工作，但由于各种原因只能逐步推进。一方面存量档案数量巨大，数字化需要大量的人力物力，短时间内难以完成。另一方面新增档案还不能完全实现网络自动化采集归档，大多还停留在纸质件归档，手工著录的模式。
1.3 数字档案管理系统重管理，轻服务
大多数高校的数字档案管理系统经过多年的使用已经比较成熟，但大多注重档案的管理，却不够重视服务利用。
1.4 高校档案信息化投入不足
档案信息化工作需要经费作为保障，但高校档案部门长期处于学校发展的边缘化位置，学校对档案工作的重要性认识不足，档案工作的投入本身就不足，更何况档案信息化建设。同时档案工作作为学校的一项基础性工作，无法创收，只能依靠学校的行政拨款。
2 高校档案信息化建设的必要性
2.1 电子文件日益增多，需信息化手段管理收集
传统的纸质公文归档到著录，然后扫描，最后归档的模式耗费大量的人力物力。目前高校的公文大多已通过电子文件的形式在OA中处理，通过信息化手段，探索电子公文的半自动或自动归档，可以提高档案收集归档工作的效率。
2.2 档案数量日益庞大，需信息化手段进行管理，提升工作效率
新时代下，高校教育教学、对外交流等工作均不断发展，归档范围也不断调整，档案量随之不断增加，高校档案库房紧张，通过信息化手段一方面数字化保存档案，另一方面合理规划管理档案库房，从而更好的保存学校档案。
2.3 利用服务要求日益提高，档案工作需要借助信息化手段提升服务
在网络信息技术不断发展的当下，传统的档案查询利用模式已经无法满足广大师生、校友对档案利用的要求，通过信息化手段，提升档案检索利用的效率、准确率，从而更好的提供档案利用的服务。
3 高校档案信息化建设的建议
3.1 规范制度建设，制定明确目标计划
标准化是开展档案信息化建设的重要基础和必要条件，直接关系到档案信息化建设的成败和可持续发展。高校档案信息化工作应制定和完善适合自身发展、符合国家和地方相关标准的档案信息化建设规范制度。同时高校档案应制定切合实际的具体目标及计划，有序的推进档案信息化建设。
3.2 依托全校信息化建设，强化档案馆基础设施
档案部门应向学校申请充足的资金，配置档案信息化建设需要软件系统、服务器、计算机等软硬件设施。档案部门应该紧跟学校信息化建设的步伐，充分利用学校信息化建设成果。例如可以借助学校网络信息中心的网络资源，可以租用学校网络信息中心机房或虚拟服务器备份资源，可以抓住学校其他部门开发信息化系统时进行系统级对接，可以借助学校公共平台推送档案服务等。
3.3 加快数字化工作，强化档案信息资源建设
信息资源建设是高校档案信息化建设的一个重要组成部分，有条件的高校档案部门应该尽快的开展存量档案的数字化工作，存量档案数字化工作应优先考虑早期的老档案、利用率较高的档案。同时对于增量档案尽可能采取纸质、电子双套归档。
3.4 稳重求快，逐步推出应用，提升服务
高校档案信息化建设应在推进档案管理系统建设的同时，逐步向师生推送服务，提高档案工作在校内的影响力。例如可以借助微信公众平台向师生推送档案工作相关信息，在校内提供档案查询的网上预约服务系统，在校内开发直接提供师生对部分开放档案的自助查询系统等。
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1.建设重视程度不高
就当前的情况分析，虽然大多数人已开始认识到广播电视大学档案管理是学校进行管理的重要环节，但是依然没有得到学校各级领导的高度重视，且其均没有从思想上意识到信息化建设对档案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于学校教学管理及经济效益上。加上许多的档案工作者均不是专业人士，因此思想上对于档案信息化建设的认知度还不够，导致对档案工作的细心不足，使得档案的信息化建设无法有效开展。
2.建设资金投入力度缺乏
广播电视大学的档案信息化建设在起始阶段需投入一定的资金用于基础设施建设方面，以形成信息化的管理环境，然而许多大学却过分地强调科研建设等方面，且科研方面的经费比重偏高。而在基础设施方面均使用一些严重老化或濒临淘汰的设备，严重阻碍了现代信息技术与档案管理的相互协调发展，进而使得广播电视大学的档案管理信息化建设不能得到实质性进展。
3.建设制度规范化不足
广播电视大学的档案大多来源于学校各个学院和管理部门，然而当前各部门的档案管理缺乏规范化，没有一套完整且适用于信息化发展的采集、整理、储存及借阅制度。此外，学校收集档案的过程也缺乏系统性，没有实现较高水平的现代数字化管理，因而无法对档案信息资源进行更深层次的开发利用，导致最终严重影响学校档案管理的成效。
4.建设标准化薄弱
由于学校对档案管理信息化建设的态度不够端正，致使管理工作分散性和随意性明显，严重缺乏必要的统筹性和协调性，造成档案管理信息化的标准化建设水平下降，从而阻碍档案管理信息化的建设步伐。此外，档案管理信息化人员素质的低下以及技术保障的缺乏，同样是广播电视大学管理信息化建设中需要解决的问题。
二、广播电视大学档案管理信息化建设的建议
1.积极转变思想观念
思想决定行为，广播电视大学需正确认识到档案管理信息化建设的重要性，并积极投身于档案管理信息化建设中。一方面，广播电视大学的领导应转变其传统观念，高度重视档案管理的信息化建设，将广播电视大学的档案管理工作与学校的科研、教学工作一同纳入学校的未来建设发展规划中，且应该适应现代社会发展的需要;另一方面，广播电视大学的领导应该认真听取相关工作人员对当前的工作汇报，加大对信息化建设物力、人力的投入，并加强基础设施建设，适应现代信息化发展需求的同时，为档案管理者营造融洽的工作氛围。而档案管理者不仅需做好本职工作，而且还应加大关于档案管理信息化建设的宣传力度，可号召师生共同加入建设队伍，并向其详细讲解档案及相关法规，从而提高师生对档案的认知度，使其充分意识到档案的重要性。
2.切实加大资金投入
对于档案信息化建设，技术设备是最重要的基础因素。首先，广播电视大学需投入一定的资金以配备性能良好、质量可靠的硬件设施，从而防止受到辐射、电磁干扰等影响;其次，还可设计开发或者采购通用型的档案管理软件，使办公自动化的系统与档案信息化建设融会贯通;最后，广播电视大学的档案管理者还应加强安全警惕，严格按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，采用防火墙、身份认证、数据备份等安全措施进行防护，时刻做好防范黑客攻击的杀毒防毒工作，以确保计算机网络的正常运行，从而维护档案安全。除此之外，学校还应在硬件保护工作和数据备份的工作方面加大力度，以便发生故障时可第一时间进行处理与恢复工作。但是在资金的使用方面需科学规划，学校可将科研、教学等信息化建设与档案信息化建设进行有机结合，形成一种集成综合优势，使有限资金发挥更大效用，进而实现学校的全方面建设与档案信息化建设共同进步与发展。
3.规范档案管理制度
首先，学校需科学制定统一标准，使档案信息化建设有据可循和有序发展;其次，有效构建广播大学档案信息体系，使档案更加完整有序，而且更方便进行查阅工作;最后是改变“轻利用，重保存”的传统思想观念，通过实施档案管理信息化建设，将档案信息服务不断延伸至知识服务及实际的管理工作中。这不仅给学生和学校的教职员工提供档案利用的服务，而且通过档案信息化建设平台为社会各个方面提供具有价值的档案信息服务，使广播电视大学的档案信息管理可和社会的各个部门及各个方面间形成档案信息资源共同分享的开放局面。
4.建立规范标准体系
档案信息化建设的前提是基础工作的标准化与规范化，学校应全面推进标准规范化的制定与执行，加强相关的法制法规建设，从而实现档案信息可资源共享的目标。就广播电视大学档案管理信息化的标准建设而言，需从内部协调与宏观调控两大方面着手。内部协调针对的是广播电视大学本身，对学校自身而言，档案管理部门需积极配合并参与电子校务建设，且在整个建设过程中进行有效协调档案管理信息化与电子校务间的关系，使其不冲突且可有效衔接，这不仅很大程度地减少了收集电子档案信息的繁杂程序，而且可通过网络共享这一有利平台为学校其他部门提供高效服务。宏观调控则是在现有规范和标准的基础上，进一步完善档案管理信息化的标准体系建设，同时加强对各大院校的指导与监督，从而确保其档案管理信息化建设的有利进行。与此同时，档案信息化的建设已越来越多采用光盘或磁盘将文件资料进行归档，传统的分类方法、档案整理及记录标准均无法完全适应，因此这就更加需要广播电视大学根据新的标准制定出系统的规范化体系，并切实推动档案管理的信息化、规范化、标准化建设。
【关键词】高职院校 信息化建设 存在问题 现状探索
【中图分类号】G718.5 【文献标识码】A 【文章编号】1006-9682（2012）10-0083-02
高职院校信息化建设是指随着现代信息技术、计算机网络技术、自动化控制技术、信息安全技术的发展，高职院校根据自身发展的需要，采用先进的信息技术、网络技术等来构建数字化校园，从而提高学校的管理效率和教学质量，促进科学研究，提升服务水平。很多高职院校投入了不少资金，建立校园网络中心和多媒体教室，开展了办公自动化、教学教务管理、远程教学、数字图书馆、后勤管理、网络课程和教学资源开发等应用项目，开始向数字化校园方向发展。正推动着教育思想、观念、模式、内容和方法的全面创新和深刻变革。当前高职院校信息化发展已呈现不断增长的势头。但学校信息化建设过程中还存在一些问题，研究和寻找一条可行的、适合的教育信息化建设的道路是有必要的。
一、高职院校信息化建设的现状
近年来，各高职院校为了迎接评估，提高办学水平，提升核心竞争力，提高办公效率和降低劳动强度，在校园网基础设施建设、基础信息数据源建设、教学信息化建设和管理信息系统都投入了一定的资金，具体表现在以下几个方面：
1.基础设施建设发展较快
目前，高职院校大多已建成校园网络，网络中心的建立都投入了较多的资金，校园网络基本上覆盖整个校园，学生宿舍、教学、科研与管理楼宇的覆盖率达到98%，每个办公室、学生宿舍、教工宿舍及多媒体教室都有信息点接入；无线网络覆盖学校公共区域的比例达到22.7%，部分学校还投资建立了较大功率的无线网络，各个院校在加强校园网主干网、应用服务器系统建设的同时，也加大了对电子阅览室、多媒体教室、计算机机房、精品课程录播系统等其它网络基础设施装备的投资力度。
2.信息化教学应用较广
高职院校普遍采用信息技术改进教学方式，应用多媒体辅助教学的课程比例达到60%，（民办高职院校达到90%），并且建立网络（辅助）教学平台，采用网络辅助教学的课程比例达到22%。一般高职院校都建有电子图书阅览室，电子图书达到几十万册。
3.电子校务应用较普遍
高职院校电子校务水平持续提升，基本上都建立了学校主页，60%的院校建有学校电子邮件系统，45%的院校建有校园公告系统，62%的院校建有一卡通系统；85%的院校建立了服务于教学、科研、管理与生活等方面的电子校务系统，其中42%的学校实现了教学管理、科研管理、人事管理和办公系统等主要校务的信息化，极大地提高了学校的管理水平与办学效益。
二、高职院校信息化建设存在的问题
1.高投资低回报
大多高职院校在硬件环境上投入较多，但应用效果的低回报是当代教育信息化发展进程中的主要矛盾。在院校已建成的校园网中，相当一部分还处在一种闲置、没有充分利用的状态，真正用得好的、能应用硬件开展与信息技术相整合的课程还不多，大多数只是停留在初步探索的层面上，信息技术仅仅作为一种演示工具或简单的文字往来而存在，对教育的影响远未达到预期目标。
2.信息化软件功能有待完善
在信息化建设过程中，学院的硬件投资与软件投入不成比例，评估过程中也往往只是看看实物，而信息化建设中硬件仅仅是基础，软件才是信息化的核心。院校对信息化建设的目标认识不清，盲目的追求数量上的成果，以此作为衡量学校信息化建设成果的指标，而忽视了信息资源在教学科研及学生日常管理中的重要作用，没有切实从使用的角度出发，造成了资源的浪费。在信息化建设过程中，对软件的投入极少，更谈不上功能的完善，很多软件只是文件的传递和文字的来往，而在数据统计与分析方面的功能几乎没有，也就是说信息化的建设没有起到真正的作用。比如教学评价系统，只是简单的统计而没有进一步的分析功能；又如考勤系统，如果能分析到各个教师、各个班级各个阶段的具体数据，并能上传到互联网上，家长也能看到自己孩子的到课率，也是非常好的。
另外，校内各部门的管理信息系统和数据资源类型各异，来源不一，导致大多数可共享的数据重复录入，同时由于各项应用的入口不统一、界面不统一，认证方式差异较大，使得师生陷入用户名和密码堆中，也使得管理维护的成本过高。
3.管理比较混乱，信息素养急待提高。
信息技术更新的速度快，因此只有主要信息资源和技术的不断更新，才能真正实现信息资源的合理高效的利用。目前，高职院校中信息化管理人才的知识更新速度还有待提升，还需要一大批信息技术领域的高技术人才在学校中担任维护和更新系统、管理各种软件的集成和开发的人才，而目前专门的人员岗位设置很少，仅仅是维护日常网络的工作人员，没有真正的实现信息的更新和普及。同时，教师的信息素养也亟待提高，目前很多教师还不能适应信息化的新要求，使得大量资源优势不能转化为教学成果，限制了学科的发展、学生的学习。很多教师存在“心有余而力不足”的问题，掌握不了新的信息资源的使用方法，导致了利用率低的问题。
三、高职院校信息化建设的建议
1.提高全员信息化意识与素养，积极投身信息化教育。
学院领导的观念更新，在信息化的宏观发展、政策引导与扶持上，具有全局性和决定性的意义。必须清楚地认识到管理信息化不是可有可无、而是非搞不可，不是可早可晚、而是迫在眉睫。院领导加强以信息意识、信息能力、信息思维、信息手段等为具体内容的全员信息素质培养，将直接影响着学校信息化的建设水平、推广力度、应用水平，从而决定一个学校在信息社会中所处的地位。
2.建立信息化工作的专业管理队伍，统筹管理和利用信息化资源。
学院必须建立相对稳定的专门信息化工作机构，以保证学院教育信息化建设的健康持续发展。高职院校普遍存在资金困难的问题，要整合学校所有信息化资源，包括所有硬件、软件、专业人员，由专门信息化工作机构统一管理、利用、开发、调配、维护和服务。这样做一方面可以避免重复投资，高效利用信息化软硬件资源，达到更为广泛意义的资源共享；另一方面便于建立规范、统一标准，充分发挥技术开发人员的主观能动性，进而实现信息化的可持续发展。
3.重视信息资源建设的科学性和合理性
信息资源建设是实现教育信息化的基础，信息资源的开发和建设则是教育信息化建设的核心，也是教育信息化建设的长期任务。信息资源建设要注重科学化和合理性，要走引进与自主建设相结合的道路，联合多方面的力量，共同建设。一般有以下几种途径：
（1）自主制作和二次开发。由全体教师共同完成，通常学科教师是这类资源建设的主力军，他们经过教育技术理论与技术培训，掌握计算机编程技术，再结合丰富的学科教学经验和熟知的本校教学流程与工作环境，可以制作出教学所需的各类课件、素材，也可以进行二次开发，开发出相关数据的统计与分析功能。
（2）镜像。通过与因特网上一些高水平、高质量的教育资源库建立全部或部分的镜像，以获取更新、更专业化的资源。学校设立资源建设小组，根据教学需求，专门负责收集市场上优秀的课件和教学素材等。
（3）链接。将学校的服务器与因特网上大量免费的教育教学资源网站进行链接，直接实现教育教学资源共享。有关此类链接，可通过专家介绍或者搜索引擎搜索，再由校园网的维护人员负责定期更新。
参考文献
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［关键词］ 人事档案； 信息化管理； 对策建议
随着高等教育事业的不断发展，高校人事制度改革不断深入，高校人事档案管理作为高校人事管理工作中的一个重要组成部分，其信息化管理成为高校人事档案事业实现可持续发展的必然选择，是在新的形势下高校人事档案工作如何更好地为师资队伍建设和干部队伍建设服务所要探索的重要内容之一，人事档案信息化管理的推进，必将为整个高校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据，积极推动高校各项事业的顺利开展。
高校人事档案信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对高校人事工作中产生的各类信息，特别是对教职工在教学科研工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为高校人事档案工作提供即时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。它包括：人事档案信息资源的有序整理、人事档案信息数据库的建设、人事档案信息网络的建设、人事档案信息技术的应用、人事档案信息资源的开发利用、人事档案信息化人才队伍的建设等。
1高校人事档案信息化过程中存在的问题
1．1缺乏人事档案管理信息化建设意识
实现高校人事档案信息化管理，是一项繁重的工作任务，这些工作的顺利进行，必须得到高校领导班子和相关部门高度重视及大力支持，切实把人事档案管理工作列入重要议事日程。从目前高校人事档案信息化建设的发展状况来看，由于高校对人事档案信息化建设工作不够重视，财力及人力投入不足等各方面问题，会限制人事档案信息化发展的速度，使之与高等教育的现代化发展无法适应，使人事档案在高校管理与改革中无法发挥其积极作用。
1．2缺乏完善的法规体系和业务规范指导体系
人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有点差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利的解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。
1．3缺乏高素质的人事档案信息化人才队伍
人才是高校档案信息化建设的重中之重。目前高校的人事档案管理人员大多年龄偏大，信息技术能力和水平较差，不适应人事档案信息化建设的需要。
2高校人事档案信息化管理对策建议
2．1充分认识人事档案信息化建设的重要性
随着高等学校人事制度改革的不断深入，要充分认识人事档案信息化建设的重要性，要在国家政策的引导下积极稳妥地推动人事档案信息化建设的进程，不断加大财力及人力投入，加强基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，把人事档案信息化建设作为高校人事工作中的一个重要的组成部分来进行建设。
2．2建立完善的规章制度和业务规范指导体系
人事档案信息化建设是新时期对高校人事档案管理工作提出的新要求、新任务，所以无法照搬传统手工管理阶段的制度，必须结合各校信息化建设的进度和人事档案信息化管理的实际情况制定相应的工作流程和规章制度，使档案管理工作有章可循，促进人事档案管理工作向制度化、规范化发展。特别是人事档案，其内容直接涉及个人的基本情况和隐私，所以更要制定出相对完善的管理制度来保证人事档案信息化建设的开展［1］。
2．3提升档案管理人员的业务素质
人事档案信息化建设的一个关键因素就是建设一支高素质的档案信息化管理人才。在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，必须具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作［2］。
3结语
人事档案管理信息化是未来的发展趋势。加强信息化人事档案管理，提高其质量和效率 ，是一项复杂的系统工程，学校只有不断创新，加强管理才能更好地发挥其作用。人事档案信息化是一个长期渐进的过程，有待在实践中不断发展和完善。要因校制宜，用信息建设思想总揽全局，实现人事档案管理历史性跨越，从而保证人事档案信息化建设与高校信息化同步发展，为高校的教学科研服务。
主要参考文献
[关键词]高职院校；档案管理工作；信息化建设
全国高职院校的校园网络建设、信息化建设已经成为校园建设的基本起点，也是广大领导和干部教师的共识，这无疑给学校档案管理工作的信息化建设提供了难得的机遇。如何抓住当前校园网建设这一机遇,着力解决和协调好档案的网络建设问题，已成为高职院校档案管理工作人员研究和思考的重点问题之一。
一、我国高职院校档案管理的现状
首先，管理不健全,职能也不够明确。案室一般只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等,而科研档案、财会档案、人事档案、设备档案等分属各个业务部门、系(部)管理,在一个单位内形成了诸多部门管理档案的格局,人力和物力都极大地分散了，服务观念和效率也非常低。同时，也造成档案管理的标准化、自动化和信息化的不易实施。
其次，档案管理队伍素质偏低。这当然也是有着很大的历史原因的。我们原有的档案管理工作模式，不仅造成高职院校档案管理工作效益低下，同时，在管理观念上也与现代信息化社会的时代脱节。
第三，经费投入不足。目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案信息化的实现仍然需要投入大量的资金。所以在学校档案管理工作的发展和建设中，存在着相当一些弱势问题。
建设的经费非常有限,无法购置好的硬软件,建立高起点的档案管理网络,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响各院校档案信息化发展的最大障碍。
以上问题虽然严重制约了我国高职院校档案管理工作的建设和发展。
二、高职院校档案管理工作信息化建设的应对措施
1、更新观念是高职院校档案管理工作信息化的前提。
现代社会是个信息化的社会，也是个服务化的社会，任何事物的发生和发展，都离不开信息化和服务化这个前提。档案管理工作信息化建设也必须清醒地认识和高度地依靠这个前提。档案管理工作人员也必须更新观念,提高对档案信息化建设的认识,改进管理模式,自觉学习新的技术知识,提高业务素养和技术技能,提高创新素质,从业人员能力的提高要与时代同步。
2、领导重视和支持是高职院校档案管理工作信息化的关键。
学校领导是学校各项重大决策和建设和第一施行者，对学校的各项工作都有着决定性的影响，因此，高职院校档案管理工作的信息化建设首先要取得学校主要领导的理解和大力支持。因此,首先领导应重视档案信息化人才队伍建设,优化组合档案工作者队伍,应配备档案信息化专门技术研发方面的信息专业人才,负责档案信息化管理系统的设计、建设,给档案信息化建设提供强有力的智力支持。其次,应立足现有人员的培养提高,培养从业人员的信息素质、现代信息意识、信息管理能力。造就一支具备现代信息素质,能够掌握新知识、新技术、新技能的复合型人才队伍。再次,应建立具有约束力的规定,要求档案人员必须掌握档案信息化管理技术。
建议有关部门组织职业院校档案信息化组织协调机构,从行政和技术两个方面统一指导和规划职业院校档案自动化信息化建设,制定一系列有实际约束力的规范和标准,特别应该制定出信息化发展各阶段的规划,既有近期又有远期的目标,以对全国职业院校档案信息化工作进行实质性领导,统一思想,协调行动,开发高质量的应用软件,集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库,破除那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面,真正实现职业院校档案信息资源的共享。
3、标准的数据库开发和建设是高职院校档案管理工作信息化建设的根本。
标准化是自动化、信息化的前提。数据库是档案网络建设的重要组成部分,是网络的信息资源。要加强网络建设,必须加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据,集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。此外还要加强对数据库的维护工作,保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进行。这样可以在向资源共享过渡时少走弯路,避免人力、物力、财力的浪费。各院校在组织协调部门的领导下,选用统一的高质量应用软件,建立标准化的数据库。
4、合理有效的投入是高职院校档案管理工作信息化建设的切实保障。
档案现代信息化建设需要投入必要的资金,网络化档案管理信息系统涉及到服务器管理、数据管理、网络资源管理等多项技术内容,即购买软件,也要购买其它必须的服务设备。所以,高职院校要尽力满足档案信息化建设所需经费,给档案现代化信息化建设提供充足的资金保障。
5、专业稳定的工作队伍是高职院校档案管理工作信息化建设的核心。
[关键词]中等教育学校 档案管理 信息化建设
中图分类号：G271 文献标识码：G 文章编号：1009914X（2013）34024901
一、档案管理信息化的概念和内容
档案信息化，是一个加速实现现代化档案管理方式的过程，这个过程由国家档案行政管理部门统一组织和规划，在各种档案管理的行业中应用现代信息技术收集、管理和整理档案。也就是说，这是一个长期的从以实体档案为重心向以信息档案为重心转变的过程，在这一过程中，要快速的提高档案信息化的管理和利用的水平，就必须采用现代信息技术对档案管理部门进行武装。
档案管理信息化的内容主要要包括五个方面：首先，建设档案信息化的基础设施，运用计算机管理档案的前提就是提高各级各类档案室、档案馆的网络技术应用程度；其次，建设数字档案信息资源，包括推进数字档案全文数据库、加强对数字档案目录数据库的建设、完善多媒体数据库建设等等；第三，建设完善的的档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，确保档案数据库的安全；第四，培养档案信息信息化人才，加强对档案业务员的培训工作，着力培养一批熟悉网络技术知识和档案管理知识的综合型人才；第五，加强对档案管理工作的监督和指导，建立管理标准，保证归档的电子文件完整、有效、真实。
二、我国中等教育学校档案管理信息化建设现状
现在，在信息化技术的带动下，我国学校档案管理的信息化进程取得了一定的成绩，然而，从目前的情况而言，中等教育学校档案管理信息化建设的现状仍然不容乐观。
（一）相关人员对学校档案信息化建设认识不足
很多学校领导对于学校档案信息化建设工作在思想上认识不足，缺乏应有的重视，觉得档案管理工作只是管理保存一些材料，是档案管理员的事情，对于学校的整体工作不重要。甚至从事档案管理工作的人员对档案信息化建设的目标也没有明确的认识，只要自己管理的材料不丢失，就算是尽职尽责，管理模式数年如一日，缺乏创新，观念守旧，没有意识到学校档案管理工作的价值和意义。这就导致学校的档案管理工作缺少政策上的倾斜和充足经费的支撑，有些学校连信息化的基础设施都没有完善，学校的档案信息化建设无法顺利有效的开展。
（二）基础设施建设比较落后
很多学校对档案信息化管理的资金投入不足，直接影响档案信息化建设的基础设施建设，很多硬件设施老旧，无法满足基本的档案保管的要求。虽然一些学校也配备了一些基本设备如打印机、计算机、扫描仪等，但多是一些被淘汰或老化严重的设备；即使有些学校配备了相对较好的设备，档案管理人员依然很少使用专业的管理软件，对学校的档案管理工作帮助不大。相当一部分学校仍然只重视对纸质文件的整理而轻视电子文件，从而导致一些重要的电子文件夹丢失。
（三）中等教育学校档案管理信息化建设的必要性
首先，档案管理的信息化建设是创新档案管理服务方式的需要。在传统的手工档案管理已经跟不上时代步伐的今天，学校档案信息化的建设能够为学校提高档案的信息质量，为学校更好的进行决策提供数据资源基础。建立信息化档案管理系统能够节省对人力、物力等资源的消耗，一些档案的日常管理、分类、查询等工作都能由系统来完成。因此，档案管理工作实现信息化建设能够保证档案信息资源的共享，真正实现档案信息的高速运用。
其次，档案管理的信息化建设也是学校各项事业改革和发展的需要。随着新课改的要求和计算机网络技术的普及应用，新的教学模式不断出现，为了适应学校新的发展需要，必须加强对档案管理信息化的建设，这也是适应时展的需要。
第三，学校档案管理信息化能够提高档案管理的工作效率和准确性。学校在日常的管理和教学的过程中，会产生许多需要保存的重要材料，如果只由人工进行归档和保存，不仅会增加工作人员的工作量，还容易出现大量误差，而且在以后的利用过程中还会产生查阅困难等诸多不便，利用价值十分有限。通过档案信息化建设后，不仅能提高工作效率，减少工作人员的工作量，更能够凸显档案巡查对发展教育事业的重大贡献。
三、中等教育学校档案管理信息化建设的几点对策
（一）强化对档案管理信息化必要性的认识
随着信息网络时代的发展，学校档案信息化建设已经是势在必行。针对很多中等教育学校普遍存在的档案管理意识淡薄、观念守旧等问题，首先要做的就是强化对档案管理信息化的认识。从学校领导方面来看，要将档案信息化建设纳入学校的现代化建设的整体规划上来，明确专职的档案管理人员，定期听取相关部门的意见和建议，及时解决档案管理信息化过程中出现的各种问题。根据学校的具体情况成立档案管理工作小组，明确责任，改变以往管理混乱、各自为政的现象。还可以加强对档案管理信息化的宣传力度，增强在校教职工的档案管理信息化的意识，同时建立相应的考核制度，把档案信息化工作纳入到相关人员的考核中。
（二）加大资金投入，完善硬件设施
硬件设施是档案管理信息化建设的基础，也是保障档案管理质量的重要条件。中等教育学校要加大对档案信息化建设的的投入，结合学校的档案管理模式，设立综合档案室等，同时配备相应的管理设施和必要的现代化办公设备。
（三）对档案信息化加强规范与标准建设
档案信息化建设加强标准建设的具体措施主要有：一是宏观调控，档案管理部门要在已有档案信息资源管理的规范和标准的基础上，立足大局，进一步对档案信息化标准规范体系的建设进行指导和监督，使档案信息化建设有例可循，从宏观上避免以往管理方式不可更改和各部门之间不协调的情况。二是，在内部进行协调。中等教育学校在建设电子校务的过程中要注意衔接档案管理系统和其它系统，档案管理系统也要积极参与校务电子系统的建设。这样，档案管理系统既能够借助网络共享为其他部门提供服务，又能够方便本部门对本校区档案信息的收集。这些功能的达成，都离不开规范和标准，因此，在进行学校档案信息化建设的过程中一定要严格执行国家已经颁布并执行的档案信息建设的标准规范。
四、结语
中等教育学校档案管理信息化建设为学校的档案管理工作创造了新的平台和视野，档案管理工作也是中等教育学校基础工作的重要组成部分。但是，学校档案的信息化建设也对校内相关的管理工作人员在新技术和新观念等方面提出了更高的挑战和要求。本文通过对学校档案管理的概念和内容、学校档案管理工作的必要性、现状和问题对策等方面的论述，说明了学校档案管理信息化建设是适应时展的必然要求，也是真正实现档案管理工作和学校其他各项工作协调发展的必然要求。
参考文献
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信息化的趋势
在“大智移云”的时代下，提升总务工作的信息化建设，不仅是学校信息化管理的全局要求，更是总务管理实现高效、科学，提升总务服务学校管理水平，实现“三管”（学校管理、教学管理、后勤管理）齐下的局部要求和自身要求。
近年来，随着国家和地方各级政府对西部学校的一系列优惠政策的实施，以及西部经济本身的不断发展，西部地区尤其是偏远西部学校的办学条件、管理水平等比以前有了很大的改变，但相对中东部地区来说，仍然不同程度的面临着办学条件差、人员少、资金不足以及管理理念滞后、信息化程度低、设备落后、物资流动低效等实际情况。但这些不能成为西部地区尤其是西部偏远地区总务管理低效的理由。
众所周知，总务管理是确保学校正常运行的基础和前提，总务管理如果出现断链，影响的是整个学校正常教学工作的进行，因此如何在有限的实际条件下，做好学校的总务工作是广大学校总务工作者共同的命题。如此，西部地区中小学总务工作的信息化更是大势所趋。主要表现为以下三点：其一，与全国中小学信息化管理的同步水平看齐，不能让西部地区永远背负着“信息化滞后”的烙印;其二，结合西部地区的校园管理实际，通过提升信息化管理意识和水平，提高总务管理的效率，以弥补人员少、资金不足等地域性短板;其三，通过总务工作的信息化建设和管理，从观念上改变对总务管理的重视。
信息化的作用
实现中小学总务工作信息化建设和管理，一方面是总务工作的主观需求，另一方面是总务工作所面临的大环境客观需求。这都对新形势下的总务工作提出了更高的要求。那么，在具体的总务工作面前，信息化建设和管理的作用到底是什么呢？有人认为，总务工作就是采购、保管、发放和供应;学校管理中，重要的是提高教学管理的信息化建设和管理，而总务工作只要确保正常运转就可以了，没有必要小题大做。持有这种理解观点的人，是对总务工作表层化的认知;如果是停留在表层化认知，自然认为总务工作的信息化建设和管理没有多大必要。
其实，任何一所学校，不论规模大小，不论所处地域远近，不论级别高低，一般都会设有教务处、校长办、总务处等。这就体现出了总务工作的重要性。总务工作信息化建设和管理，是信息化作用的最重要的组成部分，也是更好理解信息化在总务工作中的重要作用的前提。
结合多年来从事中小学总务工作的经验，笔者提出信息化建设在总务工作中的作用，以供广大西部偏远地区的总务同业者参考：一是从总务工作实践来看，信息化的建设可以使得总务库房管理更加高效，通过数据化的库房管理让过期食品远离学生食堂;二是通过信息化管理，可用最少的总务工作人力资源投入实现最大化的总务管理效益;三是通过信息化建设，实现信息化管理，加上网络化，并通过数据平台形式呈现，让学校领导和家长委员会及社会监督机构，随时随地通过手机终端和移动PC等了解学校总务支出和收入情况，实现公开化管理;四是实现信息化管理可以整合就近学校的资源，实现互通互联;五是通过信息化的数据化平台，让采购成本越来越低。
信息化建设的途径
中小学总务信息化建设和管理诚然是好事，可是信息化的建设和管理并非一个理念、一项规定、一个通知就能实现的，需要实地搭建网络、实地采集录入数据、实地管理和规划库房以及为物资扫码建档等，这些在前期也是需要大量工作的。那么，总务信息化建设和管理实现的途径是什么呢？如何才能更符合西部地区尤其是偏远西部地区的实际呢？笔者认为，西部地区尤其是偏远西部地区学校总务信息化建设的有效途径，不能粗放式地复制中东部地区的经验，而应是结合西部地区的特殊条件进行。可以从以下几个途径着手，构建总务工作信息化建设和管理的构架。
建立基础数据库 依托本校现有数字化校园平台，先建立校内总务信息化体系，构建总务信息化框架，比如库房管理信息化范畴的进、出数据库，采用扫码技术，实现进出明细化、实时化。如此，可以初步建立总务信息化建设和管理的平台。此外，有条件的中小学可实现自建平台，然后链接到教育主管部门网站甚至地方政府门户网站上。
培养信息化人员 信息化管理需要专业化的人员来管理，这是实现信息化管理的前提。鉴于西部地区师资力量普遍缺乏，建议由懂信息化技术的教师兼任，有条件的中小学校则可由专人负责。
关键词：高职院校；财务管理；信息化建设
所谓财务管理信息化建设，就是在财务管理工作中融入现代化的信息手段，建立完善的财务会计信息化系统，利用信息系统开展财务核算、会计监督以及决策等活动。通过财务信息化建设，能够提升财务信息的准确性，提升高职院校财务管理工作的效率与质量，为高职院校的财务活动提供准确的依据。
1对高职院校财务管理信息化建设的重要作用分析
高职院校财务管理信息化建设的重要作用主要体现在以下几个方面。1）通过财务管理信息化建设，能够构建统一、完善的院校财务信息资源共享平台，能够将高职院校的财务工作信息及时、有效地在平台上公开，提升财务信息的透明度，有利于学校领导及其他相关部门对学校财务管理工作的监督。对外包括社会查询，对内包括学校的教职工、学生等都能够通过平台访问获取相关的财务信息，提升了高职院校财务工作的范围和质量。2）通过对高职院校财务管理信息化系统的建设，扩大了财务管理信息系统的使用范围，有效地将高职院校的后勤部门、人事部门、财务部门联合起来，为各个管理部门的有效合作提供了更加便捷的共享资源。在电算化的基础上更实现了与财务相关各部门信息的快速传输以及共享。通过对财务信息化平台的建设，能够实现对相关财务信息的快速读取，应用先进的信息化手段，提升对财务内部制度执行力，有效地提升高职院校各部门之间衔接工作的效率。3）通过对高职院校财务管理信息化建设，可以提升学院财务管理水平，提别是在提高工作效率、提高与职能部门协作的信息交流等方面起到了不可替代的作用。财务管理信息化实现的财务工作的网络化，通过信息化建设，使学校财务会计核算更加科学，对学校各类收入支出进行更加合理的分析，从而起到降低学校办学成本，提高学校办学效益的作用。以财务管理信息化建设为平台，可以更加全面的了解学校各方面的需求情况，在编制学校预算时更加真实合理，也能够在一定程度上保证学校领导在财政决策方面的准确性。4）信息化在高职院校财务管理工作中的应用，能够有效提升财务管理部门人员的技能水平以及职业素质。财务管理信息化建设进程中，需要引进更多优秀的具备计算机相关专业的管理人才，对信息化财务系统进行操作与控制，从某种意义上使高职院校财务管理人员素质提升了一个档次。
2对高职院校财务管理信息化建设中存在问题分析
2.1高职院校财务管理信息化建设意识薄弱
高职院校相关领导对财务管理信息化建设不够重视，只是将财务管理信息化建设等同于计算机软件的应用，认为财务管理工作中的算账、记账等工作没有必要投入太多的资金，导致财务管理部门中的硬件、软件设施陈旧，增加了高职院校财务管理信息化建设工作的难度。同时高职院校其他部门对财务管理信息化同样存在认识不足、重视程度不够的问题，认为财务管理工作与自己部门的工作不相干，在配合方面严重不到位，为高职院校财务管理信息化建设的实施设置了障碍，从而不能实现各部门的资源共享，阻碍的整个学院的信息化进程。2.2高职院校财务管理人员综合素质相对较低要保证高职院校财务管理信息化建设的顺利实施，高素质的财务管理人员是首要保障。这也给高职院校财务管理工作人员提出了更高的要求，不仅要求其具有专业的会计知识，同时也需要能够正确地掌握计算机技术、网络技术等。然而，目前高职院校财务管理人员虽然具有丰富的会计经验，在会计专业知识上具有一定的优势，但是对于计算机技术、网络技术还不能完全的掌握，所以低素质的财务管理人员是制约高职院校财务管理信息化建设的又一突出问题。
2.3高职院校财务管理信息化系统完善程度不足
现阶段，虽然很多高职院校财务管理部门都引进了信息化管理系统，但是实际运行中发现系统仍存在较为严重的漏洞。尽管在财务核算以及信息录入等方面都能够设置权限，但是在教学管理、收费管理、资产管理以及人事管理等方面中却存在混乱的现象，主要表现为管理员权限设置较为随意，这就给不法分子带来了可乘之机。所以存在以上问题时就很难保证学校财务信息的安全性，一旦学校的财务信息暴漏，不仅会影响信息的正确性、影响学校领导的决策，更会给学校带来不可挽回的损失。另外，一些高职院校中，财务管理信息化系统没有专人负责维护与升级，导致系统出现问题后很长时间才能恢复，不仅影响财务工作，还有可能对学校整体的管理工作也会造成影响。
3加强高职院校财务管理信息化建设的有效措施
针对现阶段高职院校财务管理信息化建设中存在的问题，笔者基于多年的工作经验，现提出几点有效的建议。
3.1提高对财务管理信息化建设的重视
在高职院校财务管理信息化建设中，首先应该转变对信息化建设的态度，提高对信息化建设的重视程度，加强各个管理部门之间的配合与协作，实现资源的合理调配，为财务管理信息化建设打下坚实的基础。1）应该完善高职院校的各级财务管理岗位责任制，尽量将责任落实到个人，同时遵循统一领导、分级管理的模式，从学校各个层面树立财务管理信息化意识，保证高职院校财务分层管理信息管理工作的有效展开，从而使高职院校财务管理信息化建设的整体水平得到提升。2）针对高职院校财务管理信息化建设中所需的人才要求，专业人才的数量和质量是判断建设财会信息水平高低的重要方面。加大对财务管理信息化建设的资金投入，引进高质量的财务信息管理人才，保证财务管理信息化建设质量，是解决高职院校财务信息管理面临风险的有效方法。
3.2提升高职院校财务信息管理人员的素质
因此，作为高职院校必须加大资金投入，多安排适合提升财务管理人员专业提升的相关培训，并采取适合的措施保证对本校复合型人才的培养力度。学校应该定期对财务信息管理人员进行相关的技能培训以及经验交流，着重加强各个部门的之间的合作与沟通。在提高财务信息管理人员对财务管理专业水平以及计算机网络技术实际应用水平的基础上，进一步完善对财务信息管理人员的专业进行定期考核并形成制度。1）强化财务信息管理人员的聘用制度。完善并提高聘用的审核手续，对上岗资格严格把关，坚持只有符合学校财务管理建设标准的财务信息管理人员才能获得上岗资格。2）扩大对在岗人员的工作质量考核评估的范围，加大考核力度，对工作质量不达标的财务信息管理人员进行适当的调整甚至解聘，从而强化高职高院校财务信息管理队伍的建设。此外，加强对财务信息管理人员的职业道德素养的培养，以增强财务信息管理人员的敬业意识和责任感，树立法纪观念，进而自觉维护学校权益。
3.3加强对高职院校财务管理信息系统的管理与维护
1）在信息化系统权限设置方面，应该安全专门的人员对系统进行管理，及时发现财务管理信息化系统中存在的问题，同时建立相应的奖罚责任措施，将责任落实到个人。2）安排专门的管理人员，对高职院校财务管理信息化系统的维护与升级负责，做好信息的备份工作，提高财务信息的质量，为财务管理信息化建设提供支持。
4总结
通过对高职院校财务管理信息化建设的作用、问题、措施进行分析阐述，可知高职院校财务管理信息化建设的意义重大，能够对高职院校健康长远的发展起到根本性的作用。虽然现阶段高职院校财务管理信息化建设过程中会面临一些困难和不确定因素，但只要学校从制度、资金等方面为财务管理信息化建设提供支持，学校领导和财务管理人员从思想和行动向支持信息化建设，高职院校财务管理信息化建设一定能够提升高职院校财务管理信息化水平，为高职院校的长远发展提供坚实保障。
参考文献
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