时间：2023-07-14 16:35:41
导语：在电子文件与电子档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2014年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》（京档发[2014]3号）（以下简称《办法》）。本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。
一、适用范围
（一）实施范围
本《办法》的实施范围包括：市和区（县）所属党政机关、事业单位、人民团体、国有企业及国有控股企业，其他组织参照执行。
（二）工作范围
《办法》适用的工作范围包括：电子文件的归档，档案室藏电子档案的管理、利用与移交，档案馆接收电子档案及馆藏电子档案的管理、长期保存和利用等。即覆盖电子文件自形成单位业务部门归档工作起，至电子档案在档案馆长期保存的各个工作环节，及各工作环节的主要工作要求。
（三）北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设
《办法》明确界定北京数字档案馆（北京电子文件中心）的建设模式、使用范围和功能边界。
1.建设模式
运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模式。即由市档案局（馆）统一建设、部署并运行北京数字档案馆（北京电子文件中心），各使用单位通过统一的入口使用该平台并管理本单位的档案数字资源。此外，社会公众也将使用该平台利用市和区（县）档案馆藏的档案数字资源，该平台还将预留与中央档案馆和其他省区市档案馆及其他机构的数据接口，在条件成熟后实现与其他系统的档案数字资源交换功能。
2.使用范围
覆盖本市电子文件形成单位、市和区（县）档案馆，并由市档案局（馆）建设完成后负责面向全市统一推广使用，其中电子文件形成单位主要指市和区（县）档案移交单位，对于市和区（县）不向国家综合档案馆移交档案的电子文件形成单位，若其网络环境符合接入条件，该平台也可为其提供电子档案的归档、管理和利用等主要功能。
3.功能边界
起端为各使用单位的电子文件归档业务，终端为市和区（县）档案馆的档案数字资源长期保存，使用单位、市和区（县）档案馆在两端之间围绕档案数字资源开展的各项业务均包含在该平台中。
二、名词释疑
本《办法》重点描述并规范了电子文件和电子档案的定义及用法，明确了电子文件归档和电子档案管理工作应遵循的“统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密”五项原则。此外，在过去制发的文件中提到过“逻辑归档”和“物理归档”的概念，这两个名词在本《办法》中变更为准确的“在线归档”和“离线归档”。
（一）电子文件
按照本《办法》给出的定义，在本市档案管理领域，电子文件特指可以经过归档成为电子档案的文件，计算机系统中的系统文件、其他没有归档价值的文件则不可再称为电子文件。因此，电子文件应当具有原生性且具有归档价值，其载体唯一，内容原始、真实、完整，是唯一原件。需要注意的是，有两类数据在过去被误认为是电子文件：一是传统载体文件的数字化副本，二是用于纸质文件起草工作的电子版。上述两类数据并非电子文件，今后在工作中应注意区分。
（二）电子档案
电子文件归档后称电子档案，即在本市档案管理领域，电子文件归档后至长期保存阶段均统一称为电子档案。需要注意的是在电子文件定义中给出的两类容易混淆的数据：传统载体文件的数字化副本统称为传统载体档案数字副本，应纳入档案数字资源管理体系，但不可称为电子档案；用于纸质文件起草工作的电子版不可归档为电子档案，也不可向同级国家综合档案馆移交。
（三）统一管理、全程管理、规范标准、便于利用和安全保密
1.统一管理：对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。
2.全程管理：对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。
3.规范标准：制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。
4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
（四）在线归档和离线归档
1.在线归档：在不脱离计算机运行环境的情况下，利用互联网络，将电子文件的管理权限由形成部门向档案部门移交的过程。
2.离线归档：将电子文件拷贝至移动硬盘，由形成部门向档案部门送达移动硬盘的过程。
三、电子文件归档工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第二章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）编制电子文件归档范围和电子档案保管期限表
本《办法》第七条规定，电子文件形成单位应制订电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审核。市档案局近期正在加紧起草《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》（以下简称《指南》），用以指导电子文件形成单位编制本单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表。在《指南》印发前，电子文件形成单位暂时参照国家和我市有关传统载体文件的规定，界定电子文件的归档范围和电子档案的保管期限。
（二）电子文件的实时归档
本《办法》第八条规定，已经实现信息系统全程管理电子文件的单位应在电子文件办理完毕后实时归档。已经实现信息系统全程管理的表述具有以下三层基本含义：
1.信息系统支撑电子文件全部办理、流转环节。这里指的主要是电子公文，对于数码照片和声音、影像类等依托于拍摄、录音设备形成的文件，或是由其他系统直接产生的无需经过公文流转程序的文件，也可实施在线归档。
2.信息系统具备电子文件网络在线归档的功能。
3.信息系统具备在线的电子档案存储、管理和利用的功能。
（三）电子文件的数据类型
本《办法》第十条规定了电子文件的数据类型和归档格式，各数据类型所代表的含义如下：
1.文本文件：指采用文字处理软件生成的，记载字、词、数字或符号等字符信息的文件。
2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，以结构化的数据形式记录的文件。
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。
4.图像文件：指采用数码照相机、扫描仪等设备拍摄或扫描生成的静态图像文件。
5.影像文件：指采用数码摄像机、视频采集卡等设备拍摄或采集生成的，可同时记录声音、动态影像等信息的文件。
6.声音文件：指采用数字录音设备生成的，记录语音等声音信息的文件。
（四）电子文件的形式变化
本《办法》第十一条要求确保在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何变化。
（五）电子文件的在线归档
按照本《办法》第十二条的规定，电子文件可以在线归档。但是必须注意，用于电子文件在线归档的信息系统必须为信息系统，且该信息系统所能承载的文件密级等级必须与在线归档的电子文件的密级相匹配。在信息系统建设方面，国家有相应的标准。
四、电子档案移交与接收工作要求
限于篇幅，本部分仅对《办法》第三章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的移交时间
与传统载体档案形成满20年向国家综合档案馆移交的要求不同，电子档案应在归档后4年内向市或区（县）档案馆移交。4年指的是最长的移交年限，市和区县档案行政管理部门可以根据本地区实际，在4年内选择合适的时间间隔设为电子档案的移交年限。此外，待北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行后，亦可实时移交。
（二）电子档案移交与接收的主要工作
本《办法》并未对电子档案移交和接收过程的各项工作进行详细规定，市档案局目前正在加紧起草《北京市电子档案移交与接收办法》，移交与接收相关工作的具体要求将在该文件中进行规定。
（三）电子档案的移交介质
本《办法》明确规定了电子档案离线移交使用移动硬盘作为数据的存储介质，这与我市过去使用光盘移交电子档案的要求有所不同。用于离线移交工作的移动硬盘必须为电子档案移交工作专用，该移动硬盘平时不得用作他处，不能存储任何与移交工作无关的数据。在线移交的相关要求将会在《北京市电子档案移交与接收办法》中进行规定。在北京数字档案馆（北京电子文件中心）运行前，统一使用离线移交的方式开展电子档案移交工作，暂不执行在线移交。
（四）机构改革过程中电子档案的处置工作
按照《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）规定，机构撤销或合并后档案室所藏的电子档案应向相应级别和类型的档案馆移交，或向合并后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自处置或销毁电子档案。
五、电子档案的保管工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的异质备份工作
本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异质备份的要求。这里存在三个主要问题：异质备份的范围、异质备份的方式、异质备份的可执行性。
1.异质备份的范围：《办法》中规定的是“重要的电子档案”，这就意味着并非所有馆藏电子档案全部需要做异质备份，而是要求市和区县档案馆根据自己的馆藏结构，甄选部分重要性较高的电子档案进行异质备份。
2.异质备份的方式：考虑纸张的成本，市档案馆目前使用缩微胶卷作为电子档案异质备份的载体，区县档案馆可以参照执行。这里需要强调的是，异质备份指的并非数字数据在不同的数据存储介质中的备份，如在硬盘或磁带中备份一套电子档案并非异质备份，异质备份特指档案信息在不同的信息承载媒介中的备份，如电子档案异质为缩微胶卷副本或是纸质副本。
3.异质备份的可执行性：由于数据文件、图形文件和图像文件等多种电子档案是无法异质为缩微胶卷副本或纸质副本进行备份的，因此馆藏电子档案中能够进行异质备份的仅仅是一部分，结合异质备份的范围问题，再次强调市和区县档案馆电子档案的异质备份并非针对全部馆藏，而是针对重要的、且能够进行异质备份的部分电子档案。
（二）电子档案保管的总体要求
电子文件形成单位和市、区（县）档案馆，应当配备电子档案存储、检测、备份、迁移、恢复、安全防护、销毁、利用等设备设施，完善保管环境条件，有效实施规范管理，维护电子档案的真实、完整、可用和安全。
（三）电子档案的定期检查
在电子档案定期检查的要求中，有两个问题需要重点说明：一是抽样率的计算方法；二是在定期检查过程中发现问题如何采取补救措施。
本《办法》规定，人工抽检存储在脱机载体中的电子档案，抽样率不低于电子档案总量的10%。这里的电子档案总量指的是电子档案总件数，而非总页数。
在定期检查过程中发现问题应当如何采取补救措施呢？对于在线数据出现问题，应使用本地脱机备份数据恢复；对于本地脱机备份数据出现问题，应使用异地备份数据恢复；对于异地备份数据出现问题，使用本地脱机备份数据恢复。简言之，在线数据、本地或异地备份数据出现问题时，应使用本地或异地备份数据进行恢复，不能够使用在线数据恢复本地或异地的备份数据。
（四）电子档案的异地备份工作
电子文件形成单位的异地备份工作在《办法》中规定的较为详细，这里仅对市和区（县）档案馆的异地备份工作进行说明。市和区（县）档案馆的异地备份地点分为两个，一是北京市信息安全容灾备份中心，二是陕西省档案馆。市和区（县）档案馆在上述两个地点开展的异地备份工作均由市档案局（馆）统一承担，各区（县）档案馆仅需按照市档案局（馆）的通知要求及时报送需备份的电子档案即可。
（五）电子档案的脱机备份载体
本《办法》对本市电子文件形成单位和市、区（县）档案馆选型电子档案脱机备份载体方面，做出了新的要求。即今后统一使用磁带或硬磁盘，硬磁盘包括移动硬盘和硬盘。由于不再将光盘列为备份介质，各单位应注意及时调整。至于是使用磁带，还是使用硬磁盘作为备份介质，各电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应根据本单位的设施设备情况进行选择。此外，无论使用磁带还是硬磁盘作为备份介质，均应在满4年后进行介质更新，即将全部备份数据迁移至新的磁带或移动硬盘中。
（六）电子档案的保管环境
电子档案的保管环境应具备防尘、防磁场干扰、防电磁泄漏、防机械振动、防有害气体（二氧化碳、二氧化氮、氯气等）、防光（主要是紫外线）、防霉变、防有害生物、防火、防水、防盗条件，进行必要的温度、湿度控制。具体要求参照国家相关标准即可。
（七）电子档案保管的其他要求
电子档案的管理措施和保管环境除了应按照本办法第二十一条执行，还应达到《北京市电子文件管理暂行办法》（京办字[2013]2号）第二十五条的要求，具体如下：
1.所有设备、设施、软件系统及各种载体应性能优良、运行稳定可靠，有利于保持数据的长期可读性。
2.对发生数据损毁的电子档案，一经发现应及时采取有效措施进行数据恢复。
3.保存电子档案的载体，应选择安全保密的场所，配备必要的保密防护设施。
4.按照国家信息安全等级保护标准和信息系统分级保护管理规定，保存电子档案的场所应该封闭，存储电子档案的信息系统应与其他信息系统实行物理隔离或采取符合保密标准要求的安全隔离措施，应按照系统保存的密级和安全等级最高的电子档案执行信息安全与保密管理制度。
5.销毁电子档案应履行审批手续。销毁电子档案，应进行监销并保证其内容不可恢复。
6.电子档案应根据技术与管理的发展变化，及时进行不同信息系统平台间、不同信息载体间的迁移。
六、电子档案的利用工作
限于篇幅，本部分仅对《办法》第五章的规定中需要进一步解释的内容进行解读。
（一）电子档案的计算机检索目录制作标准
由于电子文件的特性，在归档时均应以“件”为单位。因此，电子档案的计算机检索目录层级也应达到“文件级”。并且，计算机检索目录与电子档案原文应有效链接，在信息系统环境下，可通过计算机检索目录准确定位并提取电子档案原文。
（二）电子档案利用的登记和审批流程设计
在利用系统的设计过程中，应按照《办公自动化系统电子文件管理功能需求指南》（京档发[2006]11号）的要求设计利用登记和利用审批流程，确保任何电子档案不会超授权范围利用、复制或公布。
（三）电子档案的原件封存问题
本《办法》明确了电子档案封存保管要求，电子文件形成单位、市和区（县）档案馆应将馆室藏电子档案制作一套专门提供利用的版本上传至利用系统，电子档案的原始归档数据不得提供利用。
七、《办法》的施行时间和文件更新问题
本《办法》自2014年2月7日起施行，由于《办法》按照信息技术的发展，对一些旧要求做出了新的规定，电子文件形成单位、市和区（县）档案局（馆）需要认真学习，逐步按照新的要求调整本单位的相关工作。同时，为了避免本市在电子文件归档和电子档案管理方面的多份文件在具体工作要求方面的冲突、以及在新的信息技术环境下更新相关规定，在本《办法》施行当日废止了《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发[2004]14号）、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》（京档发[2007]2号）。
[关键词]电子文件 电子档案 特点 管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0052-01
齐秀，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
赵淑华，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
一、电子文件、电子档案的特点
（一）信息传递快
经济全球化把世界上不同国度、不同角落从事经济活动的人联系在一起。世界并不陌生，也不显得遥远，经济活动个体在短时间内就能了解自己的商务活动并作出反应。电子信息通过网络既可单向传播，也可多向分散，由电子信息生成的电子文件成为传播信息的重要渠道且波及面广，无论是世界经济活动的前沿报道，还是某一项经济法规的公布都可以通过电子文件公布出来，很短时间内世界上便可晓得经济的最新进展。在没有电子文件、没有电子信息之前，可以想象让全世界了解某项重要经济活动的运行、发展几乎是不可能的。
（二）一体化趋势强
电子文件、电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势，它不仅能纵向形成某项经济活动的纪要，更能从横向范围内把反映某项经济活动议题影响的价值信息快速记录下来。电子文件、电子档案从记录的完整角色看，更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”，无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的发生作用。经济全球化也不是单向的，国家之间、公司之间甚至个人之间进行的经济活动从对话到最后达成协议并不是孤立的发生作用，它必然或无形中影响到其他国家或民众的关注。特别是关系国计民生的重要国际会议议题，如改善卫生服务、改善居住环境、加快扶贫等一系列问题都会使其他国家或民众作出反应并出台相关政策应对经济形势的变化。从这层意义上讲经济全球化又是一体化的过程。电子文件、电子档案记录内容的完整性、一体化与经济全球化相对称，它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、推定经济走向、制定经济法规能产生重要影响，对国家在经济全球化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。
（三）保存与查询
经济的发展带动了档案工作的变革，传统的纸质档案已不能完全适应经济形势的变化，电子文件、电子档案通过网络变得更加便捷，且保存简易。一旦纸质档案丢失，便可通过电子文件和保存的电子档案进行查询，尤其是当发生重大自然灾害，如暴雨、雷电、地震等灾难时，纸质档案一旦完全被毁，如有电子档案异地备份保存，只要进行原始电子文件恢复，将起到其他方式再现历史不可替代的作用。特别是国家在经济全球化趋势中应对经济纠纷，如有电子文件、电子档案保存，它将会给国家提供法律依据，打赢国际官司、挽回经济损失功不可没。
二、电子文件、电子档案的管理
（一）提高认识，加强领导
档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识，加强对电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络，将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围，确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。
（二）做好办公自动化系统的开发设计和应用工作
各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时，应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上，全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时，在办公自动化系统开发与应用的整个过程中，系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作，以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。
（三）及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作
各单位应将具有凭证和参考价值的电子文件纳入归档范围，并在归档电子文件时，同时归档同版本的纸质文件及保证电子文件长期可读的相关数据和背景信息。档案部门或人员负有对本单位电子文件形成、积累、整理、归档工作的监督职责。各单位还要按照同级国家综合档案馆的要求，定期向同级国家综合档案馆移交电子档案。
关键词：电子文件 特点 问题对策
中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号：
随着电子计算机和通信技术的进一步发展和深化，特别是办公自动化系统在机关、企事业单位日常办公中的广泛运用，由此产生的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等都是属于电子文件。电子文件是文件的一种，它具备文件的所有属性，同时电子文件又以数字形式进行记录，并由计算机等设备进行加工和处理。因此电子文件具有一般文件的特点，同时也具有独特性，表现在以下几个方面：
（1）整理过程简单，管理灵活。一般意义上的档案管理模式是由文书处理部门立卷，档案业务部门接收，按年份将文件归档。这种档案管理模式对前期的档案整理分类要求很高，自然也就需要档案人员在这一环节上倾注更多的时间和精力。然而电子文件与传统纸质文件不同，它可以在产生之初即时归档。因为电子文件依赖于计算机管理信息系统，并且一个单位的文书处理人员、业务人员和档案管理人员在共同的办公信息管理系统中办公。比如文书处理部门可以灵活处理电子文件的定稿，一方面可以将需要归档的电子文件根据需要整理后交给档案部门直接归档，另一方面也可以利用计算机网络管理系统将平时各个部门所产生的文书汇总后传送给档案部门，档案部门再按照利用者的需求，尽快将有归档利用价值的电子文件下载或者刻录成光盘的形式保存下来，最后作为电子档案归档。
（2）载体信息容量大，易存取。因为传统的纸质档案是以实体的形式进行归档保存的，当然离不开大型库房作为存储空间，而电子文件是依附于各种载体存在的，这些载体的信息容量是前所未有的。并且电子文件不需要依赖于巨大的库房和装具，既可以节省存储空间，又大大减少了人力、物力和财力。
（3）简化了利用手续，便于检索和利用。在传统纸质档案环境下，利用者如果要借阅档案，就必须到档案室或档案馆办理手续，查阅后假如需要档案复制件，还需进一步申请。在电子文件管理信息系统中，由于档案管理部门和办公室业务部门共同使用一个储存电子文件信息的数据库，用户无需亲自到档案馆，直接利用办公室电脑连接档案部门网站即可查找并利用所需档案，并可方便快捷地进行复制和存储。
一、目前电子文件管理中存在的问题
从理论上看，电子文件具有档案的本质属性和一般属性，但是由于电子文件的一些特点不同于纸质文件，所以我们在管理电子文件时就不能采用和传统文件一样的方法。于是，在探索新的管理方法过程中出现了一系列问题。
（1）不能确保电子文件的可靠性和真实性。电子文件离不开计算机系统，这种强烈的依赖性使它的可靠性和真实性受到限制。电子文件是通过计算机将信息以数字代码的形式记录在载体上的，同时就必须依靠计算机系统才能得到识别和利用。计算机可以保存电子文件的完整性，也可以变动或者删除电子文件，特别是稍有操作不当，就会严重影响电子文件的原始性。所以，人们可能就会怀疑电子文件的真实性和可靠性。除此之外，因为电子文件的信息内容和载体是不在一起的，电子文件的存储信息可以任意扩展、浓缩或者改变它的存储空间，也可以通过操作系统变动在硬盘上的位置，或者将电子文件从原来的存储硬盘中拷贝到其他的存储载体，或者通过网络进行公开。由此可见，电子文件时刻都处于被改动、窃取、甚至消亡的境地，这就更加危害到了电子文件的真实性和可靠性。
（2）不能有效地保管和长期保存电子文件。当今计算机技术迅猛发展，更新速度前所未有，特别是计算机设备中的软硬件更新更快，再加上存储材料的不长久性，这就对电子文件的
保管和长期保存带来了挑战。处于保管层次的电子文件，一般不可能只是在一个计算机系统中形成，然而不同的计算机系统在内容格式布局上都不尽相同，于是就会出现电子文件在形成时所依附的计算机技术不能满足其保管阶段的要求的现象。除此之外，由于存储电子文件的载体并不是一成不变的，在长期使用过程中，难免就会出现载体材料老化或者磁性自然消除的情况，也就造成了电子文件信息不存在或者识别失真的后果。当然，很多部门和单位针对电子文件的有效保管和长期保存问题，提出了不少有实践意义的建议和做法，比如说引进拷贝和再生性保护技术等，可是这些也只是当下计算机发展情况下的权宜之策，要从根本上杜绝此类问题，还需要电子文件的管理者认真琢磨和继续探索。
（3）不能保证电子文件的法律凭证作用。电子文件作为一种新生事物，因为无法确保其真实性和可靠性，所以其法律凭证作用与纸质文件相比，略显不足。可是，虽然由于技术上的
缺陷，我们不能确保电子文件的真实性和可靠性，但是这并不表明所有的电子文件的可靠性和真实性就该受到质疑。同时，随着计算机技术的进一步发展，电子文件的数量与日俱增，“证据”、“证明”的这种作用必然就会慢慢依赖于电子文件。不可否认的是，目前要使电子文件的可靠性和真实性得到有效保障，就只能依靠法律的帮助。也就是说有关部门要加强电子文件立法，确保严格有效的法律支持，借助法律的强制作用来约束人们的行为，对于那些专门靠破坏信息技术来窃取、修改电子文件信息的不法分子必须要依法进行严厉惩罚。尤其是在网络环境下，有关部门需要对电子文件在网络上的传播和利用进行规范，以此来维护电子文件的知识产权。对于在网络上随意不负责任地传播利用别人研究成果的行为，要进行严
厉打击和惩治。只有将电子文件管理合法化，以法律条文的形式确定下来，才能充分实现电子文件的法律凭证价值。可是，事实却是目前有关电子文件的法律规范还很不完善，无法适
应当下电子文件迅猛增加的趋势，因此，制定适合电子文件管理的法律也是需要解决的问题之一。
（4）网络的广泛应用，给电子文件的管理带来了一系列新问题。计算机网络化的不断进步，使得电子文件在各行各业都不同程度地大量形成，并有日益发展的趋势。由于电子文件的独特性，使得和普通的纸质文件有所区别，带来了一些新的管理问题。“网络化”引起“文档一体化”，扫除了传统时间和空间障碍，更新了传统档案室的工作模式。总而言之，网络化带来了文件、档案管理的新变革，与此同时，也对我们的管理工作提出了挑战。
三、加强电子文件管理的技术措施
关键词：现代办公技术:档案管理:影响:对策
一、引言
现代办公技术下的档案管理工作是指，依托计算机及计算机系统的档案管理工作。现代办公技术在档案管理工作中的应用其基础在与档案的无纸化与电子化。电子文件相较于纸质文件有以下的特点：首先，电子文件需要借助一定的现代办公设备进行读取；其次，电子文件可以在计算机等其他电子设备上进行传输与分享；最后，对于电子文件的管理不需要有场地的要求，但是计算机设备对环境的要求较高。分析现代办公技术对档案管理工作的影响需要建立在对电子文件的理解上进行。
二、现代办公技术对档案管理工作的影响
第一，电子文件易于修改，难以追踪修改痕迹。由于在现代办公技术下的档案都是电子化的文件，电子文件的篡改和伪造就成为档案管理工作人员不得不关注的问题。电子文件相较于纸质的文件，文件极易被人文修改，虽然当前已经具备先进的技术防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依旧存在，文件保管事故也时常发生。此外，电子文件修改后极难识别修改的痕迹，虽然当前档案管理工作中应用了许多先进的档案修改识别技术，但是仍旧不能保证百分之百的追踪。电子文件易于修改且难以追踪修改痕迹的特性对档案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，现代办公技术更新换代较快。现代办公技术是依托计算机系统及网络开展的，而现代电子计算机软件的更新换代是较快的，这要求电子文件必须不断改变格式适应新的技术。这种更新换代表现在两个方面：一方面，计算机硬件更新较快，使用年限较短。在存储电子文件时，通常将电子文件存储在瓷盘中，而电脑的磁盘寿命是有限的，通常说，磁盘的寿命是4年左右，这要求计算机进行定期的检修，更换磁盘。另一方面，计算机管理软件更更新较快。在使用电子软件进行档案管理后，软件不会是一成不变的，软件会适应档案管理工作的开展进行系统的升级与换代。在硬件与软件的快速更新下，档案的损坏与丢失成为档案管理工作中的难题，这要求档案管理工作做到完整和准确。[1]第三，电子化文件原件难以界定。由于电子文件的制作与传播是无实物化的，这就导致电子文件与纸质文件相比难以界定文件的原件。纸质的文件乐意通过文件的复印程度辨别是否是原件，而电子文件由于可以在计算机上显示，许多人都可以使用移动设备拷贝文件，不管主体是谁，在何处拷贝，何时拷贝，他们获得的文件都是与原件一般无二的文件。电子文件原件难以界定的特性，要求在档案管理工作的开展中做到精确。[2]
三、现代办公技术下档案管理工作开展的对策
第一，做好电子文件的归档及保存工作。针对电子文件的以上特性，现代办公技术下的档案管理工作应当注重对档案的归档及保存工作。首先，档案管理人员需要加强对档案的记录和查证工作，避免档案在管理的过程出现被篡改和丢失的现象，保证档案的完整；其次，档案管理人员需要做好原件区别工作，保护原始文档的原始信息，对于文件通过技术处理保障文件安全。例如，将归档文件的属性设置为“只读”，文件只可以被读取却不能轻易被改写；最后，档案管理人员需要确保档案的安全，做好保存工作。档案管理人员需要保障放计算机的机房达到标准的温度及湿度，确保计算机硬件与软件的不损坏，不影响硬件的运行与工作。此外，档案管理人员需要加强档案读取及传播授权制度的建设，保证文件的传播及接触有迹可循，确保文件不被修改。第二，电子文件与纸质文件进行双套管理。在当前机关单位的档案管理工作中，不少单位选择将纸质文件转化为电子文件进行保管，这样的保管方式虽然减轻了档案管理的工作量，但是对于档案管理工作的开展却是极为不利的。由于当前电子文件无法全面替代纸质文件，电子文件在管理制度建设、管理技术与方法上仍有待提升，全面的电子化将在日后的档案管理工作开展中埋下较大的隐患。针对这一现状，笔者认为在开展档案管理工作中应当采用电子文件与纸质文件同时进行的双套管理体系做到电子文件及纸质文件的一一对应，注意纸质文件的归档工作。这样做的目的是在电子文件遭到损坏及丢失时可以及时参考纸质文件进行恢复，不至于影响工作开展的进度。第三，提高档案信息安全意识，加强档案管理工作人员培训。现代办公技术下的档案管理工作与传统档案管理工作有很大的区别，电子文件的管理过程中需要档案管理人员熟悉计算机及软件，可以熟练操作系统。由于大部分档案管理人员缺乏对现代档案管理技术的学习，大部分工作人员对于信息安全缺乏一定的意识，业务能力也较为生疏。笔者认为，部门应当加强对档案管理人员的业务培训，只有组成高素质的工作队伍，档案管理工作才能有序展开。
四、结束语
综上所述，随着信息时代的到来，各个领域在工作方式和内容上都有了巨大的变化。档案管理工作作为信息管理层面的重要工作，更应该跟上现代办公技术的普及脚步，细化管理制度，提升档案管理认识，加强技术人员培养，为更好地开展档案管理工作打下坚实的基础！
参考文献：
[1]侯晋丽.浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作[J].办公室业务，2017(01).
【关键词】电子文件；电子文件档案；电子文件档案化管理
一、引言
目前，高校随着电子校务管理系统及办公自动化系统的建立和普及，文件从产生到处理过程可以不再使用繁琐的纸张一步一步的完成，而是由计算机和现代化办公设备取代，故电子文件的数量急剧增加，可以说高校办公已经进入电子文件时代。从高校档案管理角度，随之而来的，就是怎样管理电子文件档案，以及如何管理电子文件档案？电子文件n案还能够像传统纸质档案那样管理吗？为什么说对高校电子文件施行档案化管理是高校电子文件档案管理的必然选择？本文拟对上述问题谈一下自己的思考。
二、电子文件的含义及特点
电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。其特点：①信息的非人工读性。
数字信息在传输、存储中有时会经过压缩、加密等处理，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，才能人工识读它。②系统依赖性。电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。③信息与特定载体之间的可分离性。电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，却不影响其内容的真实。④信息的易变性。操作的方便性使得文件信息的改动较为容易，另外，电子文件载体性能的不稳定性，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现，都可能导致原有文件信息在读取时产生变化。⑤信息存储的高密度性。电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工识读的信息介质。随着科学技术的进步，数字介质的存储密度还将继续加大。⑥多种信息媒体的集成性。电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，能够更加真实地再现当时的活动情况。
三、为保证电子文件档案的真实性，必须施行前端控制
1.电子文件档案真实性与文件载体
（1）电子文件档案的管理，最重要的是保证其真实性。如果不真实，电子文件档案就不能成为可信的法律证据和历史记忆，其所表达的内容也就没有多少意义。
（2）传统文件档案保证其真实性的关键，是保证其原始载体的真实性。传统上，只要保证文件载体就是文件创建者所使用的原始载体，就能够保证文件的真实性。人们将保存文件原始载体的行为，称之为归档管理。只要将文件的原始载体妥善地归档保存起来，就能够保证传统文件档案的真实性。
（3）电子文件档案只通过保存其所谓原始载体，已无法确认文件的真实性。电子文件的出现对所谓原始载体的概念，以及相应归档保存原始载体的行为，提出了挑战。由于电子文件的特质不同于传统文件，电子文件内容与载体的可分离性、电子文件结构的两重性和电子文件信息的易变性及易逝性，使得所谓原始载体已经无法对文件的真实性起到保证作用了。
（4）正因为电子文件的特质，更具体地说是电子文件载体的特质不同于传统文件：所以要保证电子文件的真实性，就需要在电子文件管理中，通过保存元数据全面记录文件的来源信息和结构，以及文件管理全过程，来保证文件始终是其创建者的真实意思。
2.电子文件档案的真实性与前端控制
（1）根据电子文件的特点，要想保证电子文件的真实性，只注重归档保存电子文件的内容，只在后端归档环节上下功夫是远远不够的。要想保证电子文件的真实性、完整性、有效性，就需要在文件形成的背景信息，以及与文件处理过程有关的信息等前端环节上下功夫，也就是要主动地、有效地、规范地将这些信息记录下来，并且有效地、有计划地保存下来。
（2）即使要求在电子文件归档的同时，也一起归档电子文件的元数据；但是，如果在电子文件形成处理过程中就忽视了对其背景信息的记录，或者没有考虑建立规范、标准的元数据著录系统；那么，所谓“归档元数据”就不可能真正实现：而保证电子文件真实性、完整性、有效性的基本条件也就丧失了。在电子文件档案管理过程中，由于前端控制的缺失，将使得后端归档管理的作用大大缩水。
（3）电子文件管理的前端控制，是指尽可能把一切能够提前进行的保证文件档案真实性的管理措施，尽量提前到文件形成阶段进行，甚至形成之前进行。从而实现从电子文件开始形成时，就采取了保证文件真实性的各项措施：使电子文件在保证其真实性、完整性、有效性的条件下的“归档管理”，成为前端控制成果的接收。
（4）如果认为电子文件管理可以在后端归档时，补充记录背景信息等元数据，那是不符合实际的设想。因为补充记录，不是实时记录，往往不可能记录齐全，会有很多漏记的信息，文件的真实性就得不到可靠地保证。补充记录最多只能作为临时补救措施使用，前端控制才是基本的、主要的措施。
四、为保证高校电子文件档案管理工作得到有效实施，必须对电子文件施行档案化管理
1.电子文件档案化管理是科学有效归档的前提
（1）所谓电子文件档案化管理，是指从档案管理需要出发对电子文件从形成开始的整个运动的全过程，实行连续的、整体的、一体化的全程管理：确保并且能够证明文件的真实性、完整性、有效性，使文件可以作为档案保存和证据使用：文件不再区分为“文件管理”和“档案管理”两个阶段。
（2）电子文件的“档案化管理”与“归档管理”是两种不同的管理措施。“档案化管理”是使电子文件具备成为档案和法律证据的能力。具备了这种能力的电子文件，才有可能被归档，成为电子文件档案。所以“档案化管理”是为使电子文件档案化而采取的管理措施，比如在电子文件形成开始阶段就建立元数据著录机制等。而“归档管理”则是在电子文件形成后，把文件认定为档案，再移交档案部门管理。
（3）电子文件如果还像传统文件那样只在文件形成“后端”施行“归档管理”，那么电子文件归档以前的真实性无法得到保证。因为，传统文件的真实性可以通过确保载体的原始性来得到证明，因而可以在文件管理“后端”施行“归档管理”，但电子文件却不能。所以，τ诘缱游募而言，不能用“归档管理”来代替“档案化管理”。“归档管理”实际上强调的是“后端控制”，而非“前端控制”。从档案管理角度，对于电子文件而言，需要强调的恰恰是“前端控制”和“全程控制”。而对电子文件施行“档案化管理”，才能使“前端控制”和“全程控制”真正落到实处。电子文件“档案化管理”的重要意义在于，它是电子文件科学有效归档的前提；只有在此基础之上，才可能科学而有效地实现对所有各种类型电子文件的“归档管理”。
2.电子文件档案化管理是高校电子文件档案管理工作的必然要求
（1）由于电子文件内容和载体可分离等可变性特点，客观上要求，高校档案管理工作必须向前延伸到对电子文件本身的管理，进而必须再向前延伸到对电子文件开始形成阶段的管理，甚至延伸到未形成阶段的管理；也就是由事后的“后端控制”，变为适时的“前端控制”和“全程控制”，甚至是“超前控制”。
（2）从实际需要角度看，电子文件在形成过程中，不管实际运动到何种阶段，不管文书处理程序有否已经完毕，也不管文件价值大小，只要有客观需要，电子文件就可以随时被认定为档案或作为档案使用。所以，在电子文件管理工作中，重要的是，对电子文件从一开始就要进行档案化管理，从而保证电子文件随时可以被认定为档案或作为档案使用。鉴于此种情况，电子文件只有在“后端控制”阶段才能被认定成档案，才能进行归档管理的传统管理模式，显然既不适应客观实际需要，也不太重要了。
（3）电子文件从形成到归档保存或销毁是一个完整的运动过程。在电子文件运动过程中，档案管理工作应从文件形成开始阶段就提早、主动介入，从源头开始控制文件的状态与质量，把需要在文件运动过程中实现的档案管理功能尽量在文件运动过程各个阶段实现。提早、主动介入不仅是确保电子文件真实性、完整性、有效性的有效措施，而且能够优化档案管理功能，提高档案管理效率。
[摘 要]信息技术的发展及应用使医院电子档案管理工作呈现出前所未有的新局面，本文探讨了信息技术在医院电子档案管理中的价值及其在应用信息技术时存在的问题，并提出了一些医院电子档案管理工作的改进策略，以切实提升医院电子档案管理的利用率，推进现代医院档案工作的发展。
[关键词]信息技术；医院；电子档案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119
[中图分类号]G276 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
当前社会进入信息化时代，信息技术已渗透至人们工作生活的方方面面，极大地推动了社会的发展进步，这也为提升医院电子档案管理工作的质量及效率提供了契机。但信息技术在给医院电子档案管理带来极大便利的同时，也产生了形式多样且规格各异的电子文件，那些具备一定保存价值及利用价值的电子文件被加以归档，形成电子档案。加强电子档案的管理工作，是提高医院管理效率的必然要求，也是医院实现跨越式发展的根本项目。
1 信息技术在医院电子档案管理中的价值
1.1 提升医院电子档案的管理水平
医院借助信息化技术，对具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的医院电子文件的形成、收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计以及编研等一系列操作实行全过程管理与监控，可保证管理工作的连续性。根据电子档案中的不同类型，诸如文字型文件、数据文件、图形文件、音频文件、图像文件、视频文件、计算机程序以及多媒体文件等，采取与之相符的管理方式及管理规则，可有效提高医院电子档案的管理水平。
1.2 提高医院电子档案管理的灵活性、时效性
医院借助信息技术，可以灵活地对电子文档进行修正或更改，使档案电子管理工作更具灵活性，将其有效的存储在计算机中，与此同时，借助光盘、U盘等存储载体，还可对电子文档进行移交、转借。借助信息技术及计算机系统，能够有效实现资源共享，方便获取并分享电子档案及相关信息，档案管理人员还可根据实际需要，及时获取有效档案信息，并加以整合，提升档案管理的时效及效率。
1.3 完善医院的信息化建设
信息化时代中，电子档案在医院档案的重要性日益凸显，应用信息技术亦是医院整体信息化建设的重要内容。通过建立并不断完善医院档案管理的信息化平台，并借助信息技术，统筹安排医院信息及电子档案工作，可促进医院各部门的协调管理，提高医院管理效率，实现电子文档的全文检索，大大提升查档的效率。且在利用及完善的过程中，还能及时发现存在的不足，予以修正，为医院的信息化建设提供有力的保证。
2 医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题
信息技术在应用过程中，难免会存在一定的问题。只有加强对这些问题的重视，不断改进，才能切实将信息技术有效地应用于医院电子档案管理中。使用信息技术管理医院电子档案，大多采用批量处理的方式进行操作，批量处理在大大提升工作效率的同时，也容易因为小小的失误造成严重的不良后果，加之文件大多涉及热萁瞎悖涵盖方向较杂，需要工作人员及时更新电子文件，以避免出现电子文档丢失遗漏等问题。电子文件需借由信息技术进行多元化转变，才能由原本复杂的结构、不一而足的形态、杂乱的存储方式，转变为可归档、利用的电子文档，而电子文件在多元化转变的过程中，时常会受到外界非正常因素的影响，而出现文档丢失的情况，造成不必要的损坏，破坏了电子档案的完整性，影响了档案管理工作顺利开展。计算机开放性的特点使信息技术在表现出巨大优越性的同时，也存在较为突出的信息安全、网络安全等问题。应用信息技术进行医院电子档案管理也势必会存在一定的安全隐患，诸如计算机遭受病毒侵害、医院网站受到恶意攻击等，易造成电子文档遭受损坏，因而对文档的安全性有着较高的要求，其安全隐患问题不容忽视。此外，利用信息技术管理医院电子档案，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，档案管理人员要具备专业的档案业务能力、娴熟的电子信息技术操作能力、丰富的文化涵养等，才能适应强大的数据整理以及难度较大的管理工作。
3 信息技术在医院电子档案管理中的有效应用
3.1 完善电子档案管理体系
优质可行的管理体系是将信息技术有效应用于医院电子档案管理中的重要环节，可规范电子档案形成、收集、归档等整个流程，充分发挥信息技术的优势，促进电子信息技术应用。医院电子档案管理体系应结合医院发展的实际情况加以构建和完善，以充分发挥电子档案服务于社会、服务于医院的功能。
一是充分借鉴并利用现代管理学中科学的理论及方法，形成切实可行的医院电子档案科学管理理论，并在实践的过程中加强总结、发展，形成科学、合理的现代化档案管理体系。
二是采取责任制体系，通过完善的管理制度、健全的管理机制，明确档案工作职责和任务，使医院电子文件的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性，严格落实规章制度，将电子档案管理工作的全过程纳入到管理体系程序中，与相关人员的岗位职责进行挂钩，提升管理人员对医院电子档案管理有关规章制度的理解，落实责任分工，明确档案管理的责任归属，实现各个环节的有章可循，有据可查，落实到人，有效规范电子档案管理行为，形成齐抓共管，有效管理的良好格局。
三是构建行之有效的奖惩制度，给予工作表现优异、成果显著的档案管理人员奖励，对表现不佳的人员予以适当的督促，在充分提高职工责任心的同时，增强其工作积极性，从而更好的完善医院电子文档管理体系。
3.2 建设电子档案信息数据库
建设电子档案信息数据库是医院电子档案管理的重要举措，是实现电子档案信息有效和快速归档、提升其利用率的关键。档案信息数据库的建设不仅要考虑当前电子档案的需求，还需为以后的电子档案更新做好充足准备，保证有较高的性能，还应便于反复修改。
一是做好电子文件的收集工作，及时收集草稿性电子文件和辅电子文件，并将电子文件生成的软硬件环境和元数据的管理也纳入收集范围中，采取建立电子文件台账的方法，使每份电子文件均在《电子文件登记表》中登记。电子文件登记表应与电子文件同时保存。做好电子文件的前期控制，并定期或不定期对医院工作相关的电子文件加以收集、登记和备份，及时保存并登记、更新操作环境及数据，以保证电子文件收集的时效。
二是做好电子文件的归档工作，在确定电子文件归档范围的基础上，归档的范围应包括医院各项活动中形成的各种载体电子文件，具有永久保存r值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。归档的时间也需保证连续性，同时将保存电子文档的防磁柜温度及相对湿度控制在合理范围内，为避免电子文件在长时间保存过程中可能存在的储存错误，归档的电子文件应一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝，保证其安全性，对需要永久保存的电子文件，应制作成纸质版本予以归档。
三是利用信息技术，实现医院电子档案管理的网络化，及时发现并纠正电子档案管理中存在的不足，不断丰富医院档案网络系统中档案信息资料存储的内容，及时更新并补充信息内容，满足使用者对电子档案信息的利用要求。为避免兼容器问题及数据流失，可在进行数据资源管理时，将系统设置成自动备份保存模式，最大限度减小损失，防止黑客袭击，保证电子档案数据安全。
四是实现文档一体化，将档案管理与文件管理有机的整合起来，实现文件档案的统一与控制，借此清晰记录并有效反映电子文件形成和办理的全部动态过程、相关的背景信息，保证电子文件的原始性和可靠性。
3.3 档案队伍专业化
档案管理人员是开展档案工作的行为主体，通过建立档案专家人才库，提高档案干部队伍素质，可实现依法治档，进而使档案人才培养模式进一步创新。只有现代化培训手段得到广泛利用，档案专业队伍规模不断扩大，档案人才队伍结构和整体素质得到显著提高，才能有效利用信息技术进行医院电子档案管理，并充分发挥其价值。
一方面，通过考察、培训等培养教育方式，强化档案干部培训，包括专业档案理论知识、计算机网络技术、电子文件知识、知识产权保护知识、基础网络安全维护知识以及计算机操作运用能力等素质。医院可在充分考察本院实际情况的基础上，详细分析医院对电子档案管理的需要，并根据实际，制订合理的电子档案管理人员培训计划，定期对电子档案管理人员进行培训考核，或是组织其外出学习考察，认真学习电子档案管理方面的新知识、新规定和新要求，还可邀请行业专家前来医院，传授电子档案管理的知识经验及研究成果，通过形式多样的活动，不断提升医院档案管理人员的业务技能及管理综合能力，提高电子档案的管理水平，使档案管理人员在充分了解部门需求的基础上，正确高效地开展电子档案管理工作。
另一方面，可创新人才竞争机制，营造人尽其才的积极氛围，促进档案管理人员自我提升。并将竞争机制引入医院电子档案管理中，在电子档案管理的各个环节中开展效率竞争、时间竞争和服务竞争，使电子档案管理的工作氛围充满活力和生机，这不仅能充分调动起档案管理人员的工作积极性，还能促使其不断进取，努力提升自身的专业水准及各项素质，以满足医院电子档案管理的发展需要。
4 结 语
当前社会已进入信息化时代，利用信息技术加强医院电子档案管理工作，不仅是时展的需要，也是提升医院档案工作效率，推进医院可持续发展的重要保障。随着信息技术的不断发展，医院电子档案管理也体现出日新月异的特点，相关人员应正确认识信息技术在医院电子档案管理中的价值，充分了解医院电子档案管理在应用信息技术时存在的问题，从完善管理体系、建设电子档案信息数据库、提高档案管理人员素质等方面着手，不断改进医院电子档案管理工作，以切实提升其利用率，推进现代医院档案工作的发展。
主要参考文献
[1]许建伟.医院电子档案管理存在的问题与思考[J].社区医学杂志，2013（15）.
[2]吕春艳.关于医院档案信息管理的几点思考[J].办公室业务，2014（3）.
[3]谢丽红.对医院电子档案管理工作的几点认识[J].黑龙江史志，2015（4）.
[4]李蕾.医院电子档案管理策略[J].办公室业务，2016（21）.
[5]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015（24）.
[6]王雅慧.关于医院电子档案管理工作的实践与探讨[J].电子世界，2016（13）.
[7]王海波.新型医疗服务模式下电子病历管理的研究[D].济南：山东师范大学，2010.
[8]吴新华.刍议劳动保障档案管理工作中存在的问题与解决对策[J].才智，2016（32）.
关键词：电子档案；整理；保护
电子档案指的是在社会生活中形成的、包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等的文字材料，其以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体。电子档案的整理与保护工作是档案管理工作重要的组成部分，档案工作人员应适应社会与科技发展的需要，开拓档案管理的各项功能，创新思维，以科学的方法做好电子档案的整理与保护工作。当前， 磁盘、光盘及磁带等是电子文件归档的主要类型，按档案种类分别进行整与理组盘是做好这项工作的关键。
一、电子档案文件的特点
与纸质文件相比，电子档案文件呈现如下特点：
首先，电子文件在阅读使用时必须要借助现代办公设备，这也是其与直观的纸质文件最大的区别。
其次，电子文件的传递速度快。其处理与传递直接由计算机等现代办公设备迅速完成。
再次，电子文件的共享利用不受距离与时间的影响。
最后，与纸质文件相比，电子文件对保存的环境与条件要求不同，其对环境的温湿度与防磁性等条件的要求要远远高于对保存场地面积的要求。
所以，电子文件的整理与保护需要有相应的技术与设备，并根据电子档案的特点等实际情况来具体工作。由此可以看出，电子档案管理并不是一项简单的工作，是一项十分复杂的技术工程。所以，档案管理者要在认真研究与不断实践过程中积极探索电子档案的整理与保护的方法与技术，充分的发挥档案服务于社会事业的作用。
二、电子档案的归档整理
具备一只技术过硬的专业化的电子文件档案整理队伍，是开展档案管理工作的必备条件。当前不少档案工作者计算机技术掌握不够，还不能适应档案工作发展的需要。所以，组织技术培训和业务学习，尽快掌握信息管理自动化基本知识与技能，是担负起电子文件归档工作的首先要任务。
首先，要转变传统观念，认真对待电子文件材料的收集整理工作。随着每年电子数据的更新，在办公自动化条件下，在对公文实行电子信息处理时，对过期的数据应按档案室的统一要求由各业务部门进行鉴定、编目寄整理，并移交给档案部门保存及定期归档。一般可在年度或任务完成后进行电子文件的归档，并根据电子文件的存贮介质的质量、寿命以及技术环境条件等，一般情况下不超过2-3个月。
其次，分类编目所收集到的电子文件。一个单位有多种多样的电子文件类别，必须进行科学的分类，才能对这些电子文件进行分门别类的管理。要结合本单位的专业与电子文件内容制定分类编号方案，并按门类划分要求及分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并把唯一固定的号码给予每份电子文件，使全部电子文件成为一个有机整体。当前，一般采取“双轨制”把电子文件与纸质文件转化为档案，也就是把纸介质与磁、光介质两种文件一起进行归档，使两套档案内容相同。使用不同的编目方法把其归档。档案部门应把相应的电子文件的编码与存址注在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中。另外，还需要在电子文件归档目录的“备注”项中也注明相应的纸质文件的存址与档号，这主要是便于利用时参照和互补。
最后，对已分类编目完毕的电子文件固定上架保存。档案管理人员把经过整理应归档的的电子文件存入磁盘或者光盘。把归档电子文件采用数据压缩工具进行压缩，但所采用的压缩工具及压缩过程必须统一规范。之后再将已确定的要归档的电子文件进行一次备份操作。一般档案室拷贝二套要保存的电子文件。一套保存，一套借阅。这主要是为其安全性与可行性考虑。然后再用专门的装具把这些磁盘和光盘装好，统一编号。再用档案管理软件为其制作目录，以便以后检索查询。
三、电子档案的保护
由于电子档案的主要载体是磁带、磁盘及光盘等，而这些介质在承受外界不利因素的能力不强。常常由于保存不善而造成损坏、变形或破碎。即使不被损坏，而时间一长，其存储的信息也容易出现问题，导致电子文件被抹掉。而另一种情况是电子文件的管理人员违规操作计算机或不小心按错键，就会造成文件的破坏甚至被全部删除。因此，档案工作者必须使用专门的装具装载电子档案载体并进行有检测及维护。
首先，为保证磁盘、光盘的稳定性，应把电子档案存放在具有防磁性能的装具中。电子文件载体与传统纸质载体不同，其防护设备与存放环境不仅需要在湿度、温度、防光、防水、防虫、防盗、防尘、防鼠及防雷电等方面加强管理外，还须在防强震、防磨损、防病毒等方面下功夫。
其次，要定期检测与拷贝电子档案，以确保电子档案信息的可靠性。每年应展开一次电子档案的定期检测工作，采取随机抽样或等距抽样方式来进行检测。首先进行外观的检查，看表面载体有无变形或者损坏的情况，表面涂层是否需要清洁和霉斑出现等。再进行逻辑检测，采用专用检测软件检测载体上的信息进行读写校验。检测发现的出错的载体，要及时进行更新与修正。
最后，要定期拷贝电子档案，同时为确保档案的安全性，要把原件与拷贝件同时保存一段时间。必须对电子档案的检测与维护进行严格管理，维护、检测和拷贝等操作过程应及时记录，这样才能避免不必要重复的劳动或者人为的操作失误发生。
目前，我国电子档案并没有普及，但其发展十分迅速。有效保存与维护电子档案，是一项十分复杂而重要的工作。档案工作者应与时俱进，加强业务学习，并采取有效措施，确保电子档案的安全可靠，做好电子档案的整理和保护工作，使其为社会生活做好服务工作。
参考文献：
[1]李朝霞.电子档案的管理与对策[J].山西档案,2008
[2]宋慧蓉.加强电子档案管理的几点措施[J].档案管理,2003;1
电子文件必须经过相应的设备读取才能让人们识别，它可以在不同的载体上进行转换并可同时存在，很容易被修改而不留下痕迹，可以不受时空限制实现信息共享，能使用文字、影像等多种信息方式。由于电子文件载体的不稳定性难以保证其长期地保存，电子档案的保密性受到限制。电子档案存在设备依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。决定电子档案设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子档案的长久保管带来很大困难。电子档案存在易更改性。由于对电子文件的更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全需要解决很多技术难题。电子档案具有多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。从电子档案的安全性来看，学校局域网容易受到计算机病毒感染，现有的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，电子文件的丢失将难以避免。对于学校电子档案存储的安全性，由于存储设备是电子设备，如果被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质。另外，由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于档案的真实性鉴别，受侵害的文件不易被发现。由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用，已存档的信息被修改、被盗用等风险依然存在，学校电子档案的安全问题不可忽视。
二、学校电子档案管理的安全性措施
（一）建立电子文件网络归档专用系统
建立电子档案信息安全评价指标体系，利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给学校综合档案馆（室）。学校档案馆（室）要承担业务指导与监督职能，选择具有通用性文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。通过上述措施，确保学校电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。
（二）加强电子档案载体的保管
学校必须将科室移交的具有保存价值的电子档案进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为学校电子档案长期保存的载体。
（三）对电子档案进行“加密”处理
学校电子档案要采取有效措施，分级管理进行“加密”处理。在储存电子文件的载体上应当注明档案内容的检索标识。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件原始结构，保证电子文件的可靠性。对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥长期保管和利用的价值。
（四）对电子档案实行标准化、规范化管理
学校电子文件的归档管理，要求档案管理贯穿到文件产生、运转、处理、归档的整个过程中。通过网络平台实施的归档，每一个操作环节都要体现档案管理的具体要求，需要进行规范的管理。学校电子档案管理要明确归档流程和归档环节，统一标准。对各科室的归档职责、工作内容和管理权限进行明确的划定，而这些细节都必须在系统设计时就充分给以考虑，并能在具体操作中体现出来。完善学校电子文件归档制度。电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成档案管理人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
（五）实行“双轨制”管理模式
目前，学校的档案管理基本是实行纸质档案和电子档案共存的“双轨制”管理模式。纸质档案与电子档案在管理上有共性，也有差异性。有共性是因为电子档案也是档案，具有档案的一般特征和性能；有差异性是因为电子档案毕竟不是纸质档案，它有自己的特点，这些特点使整个电子档案的管理与纸质档案有不同之处。学校的档案载体要实行纸质档案和电子档案双轨运行，电子档案的比例也将逐步加大。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现有技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。因此，学校电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
（六）提升档案管理人员信息化素养
【摘要】本文分析了当前电子档案管理的现状和存在的问题，提出今后电子档案管理和利用工作的应对之策。
关键词 机关；电子档案；管理；利用
在当前日常政务工作中，电子档案的数量逐年递增，因此，如何加强电子档案的管理工作就成为档案管理部门必须思考的问题。电子档案作为全新的档案管理形式，以其查阅便捷、存储安全、管理方便、资源共享等优势，是传统的档案管理方式和方法无法达到的。对于发改委综合部门来说，加强电子档案管理有利于节省多种资源、有利于提高服务质量、有利于发挥效用需求，其重要意义显而易见。
一、当前电子档案管理的现状和存在问题
电子档案具有快捷、方便的特点，其查全率和查准率是纸质档案无法比拟的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。对电子档案管理与传统档案管理的比较，大致有以下3种不同：归档方式和时间不同、分类和编号管理不同、档案保管方式不同。电子档案管理过程中存在的问题：
（一）电子文件易修改性。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。
（二）电子文件界定原件困难性。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了。
（三）电子文件档案格式常换性。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。
二、今后电子档案管理和利用工作的应对之策
电子档案管理工作是一项十分重要而又十分细致的工作，实际工作中，我们应该建立健全相关制度、规范利用方式方法、实行多种存储方法，加强人员培训，提高素质，多方面地密切配合，多个角度展开工作，发挥电子档案的效能。
（一）完善规章制度，加强资源整合共享。制度建设是规范化工作的基础。要建立一套完整的档案收集整理、查阅利用制度。档案管理部门进行收集档案工作时，可利用先进的网络技术，及时收集档案，保证电子档案及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求。相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批。电子文件的归档及管理工作应该要明确电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者的工作职责。做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。
（二）加强系统管理设计，保证数据读取安全。系统读取制度设计，是保证电子档案安全最核心的部分。电子档案信息容易遭到外泄，就是因为系统容易攻击或者是内部人员读取后外传。要进行电子档案加密技术，密码必须复杂，防止破译，而且要定期进行密码重设。要设置一定的访问权限，对于不同的级别人员给予不同的访问权限，在数据读取时提供不同程度的档案数据，同时，进行访问时，通过核对密码或者指纹比对的方式进行身份验证。要加强系统维护，对于联网的计算机或者网站储存，必须定期地修补系统漏洞，加强防火墙设置，防止黑客攻击。
（三）健全存储模式，收集档案确保完整。保管模式是管理工作的保证。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“多轨制”。在现行法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，而现有技术条件下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件，其保存形式主要还是采用纸质方式。
（四）强化人员培养，提高档案保护意识。人才素养是管理工作的基础。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，从根本上提升电子档案管理水平。档案人员只懂得传统的纸质管理知识是远远不够的，必须紧跟时代的步伐，积极主动学习电子文件和电子档案的管理知识。我们应采取专业培训、脱产学习、职称培训等多种方式组织档案人员学习计算机技术、网络技术、信息管理技术等方面的知识；邀请业内专家，召开电子文件和电子档案管理现场推进会，推广先进经验，稳步提升档案工作者的业务水平。信息系统开发设计与维护人员在熟悉信息知识的同时，也应加强档案管理方面知识的学习，以利于管理者在电子文件形成、归档及电子档案管理工作中的沟通、合作。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。
购物车(0)