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关键词：人事档案；特点；管理；作用
中图分类号：G2文献标识码：A文章编号：2095-6363（2015）11-0096-01
个人信息的承载对象主要是人事档案，其记录了一个人的思想言行、社会关系、学习经历、生活阅历等各方面的信息，在人力资源的工作中，如何将人事档案合理管理是目前主要的研究对象。随着如今企业不断地发展，并且人力资源部门的改革也在不断地开展，人事档案管理工作也应采取对应的变化，这样才能让档案发挥出其重要作用。人力资源对于人才的评估，都是依赖着人事档案中的信息，是有关的文字依据。人事档案管理与人力资源管理两者是密不可分的，两者能够互相影响、互相产生积极作用。
1人事档案管理工作中的特点
1.1具备优越的实施条件
人事档案管理发展的主要趋势就是朝着社会化、开放化的人事档案管理模式开展。随着如今时代不断改变，给予了社会化、开放化的人事档案管理工作许多便利条件，一是人才流动的质量和数量有着逐渐加强的趋势，二是如今人力资源中比较优势也逐渐凸显。人事档案是对员工的专长、经历、业绩有所记录，并不具备太多保密的内容，对于政治身份并不看重，同时构成也开始逐渐复杂、变迁调动频繁，所以并不需要依照组织架构中的职工、干部开展不必要的区分管理模式，新的社会化、开放化的人事管理模式完全可以胜任。
1.2比传统的管理模式有着优越性
传统的人事档案管理，会对于员工的人事档案采取分别管理，具备着内向性以及封闭性，无法适合如今时代的变化，而新的管理模式则是不断开展改良与更新，使得人事档案管理逐渐社会化、开放化。另外，传统的人事档案管理并不适合网络化以及社会化的管理，新的人事档案管理模式则可以网络化，并且其可以适用于多种服务面，使得人员或者有关机构方便使用。
2人事档案管理的良好作用
2.1提供有效真实的个人信息
人事档案将一个人的全部成长经历都记录在案，其是证明一个人存在的最佳文件，并且将被记录人的所有变故、得到的奖励或者受到的惩罚都记录。为了能够让人事部门能够迅速挖掘新人，将所有人才都被合理使用，所以需要一个绝对真实的人事档案。为此，人事档案管理部门需要及时、系统并且有序地对人事档案资料中的信息进行开发，才能为企业获取可靠真实的人员信息，并且针对企业中的需求寻找所需人才，这样才能将人力资源部门的作用有所发挥。
2.2判断企业对人力资源的要求
人力资源部门的成立主要是因为企业内部中的需求，为了能够针对企业需求寻找对应的员工，而为了能够协助人力资源部门能够深刻了解到，企业发展与改革的过程中对于不同的人才的需求，并且寻找与企业文化所符合的员工，从而能够制定出符合需求的人力资源计划，所以需要人事档案管理，只有对人事档案能够进行合理的分析，才能让人力资源部门获取可靠真实的个人信息，这样才能依照计划与需求，判断企业的人力资源要求并且开展有关的工作。
2.3发挥员工的才能并合理评估
人力资源部门能够从人事档案中的可靠真实信息中对员工的学习及职场经历开展分析，从而对员工的所有情况有所了解，并且对于员工的发展方向以及未来潜力进行有效地预测，并且给予书面的重要证明。人事档案中可能反映出一个人的所有优缺点，但是人力资源可以通过良好的人事档案管理工作，从中区分出哪些是符合企业如今发展的有用人才。人力资源部门在为企业挑选人才或者使用人才时，可以采取阅览人事档案所给予的信息，从而扬长避短，将人才用在其可以发挥才能的部门与岗位中，这样能够给予员工施展才华的空间，并且促进员工在组织、系统、部门之间科学地流动，这样才能协助企业的不断发展与进步。
3目前人事档案管理需要改进之处
3.1加大资金投入
随着社会的进步，如今人事调动越加频繁，人员的调动以及新员工加入频繁，所以每年企业中都会增加许多档案资料，然而有关的装订编辑档案所需费用并未在企业的预算中，这样将会制约人力资源的职能发展。所以企业需要在人事档案管理中加大有关的资金投入，配备能够适应如今社会化、开放化的人事档案管理的物力人力。
3.2提升信息化的程度
由于许多企业中的人事档案的资料都过于老旧，这样无法对当事人如今新的情况，也无法体现出人员的奖惩以及变动，所以人事档案务必要及时更新。纸质的人事档案无法适应如今的时代，因为其将会造成有关的信息更改量增大。为此，需要加大人事档案管理中的信息化程度，提升信息化将会便于人力资源部门有效地查阅人员的过去经历，并且能够迅速评定人才情况。一旦企业中存在职位空缺时，可以迅速筛选出人才。
3.3体制需健全
人事档案管理中对于档案移交的手续有着严重不足，存在着各种不移交、信息调取后不归还以及学历与工作档案分散保管的问题。为了能够保障人事档案的全面性，并且能够保障员工的利益，减少人事档案管理中所不必要的麻烦，那么就需要确保体制能够健全，使得人事档案管理趋于正规以及合理化。
4结语
如今人事档案管理对于人力资源部门有着至关重要的作用，其已面临需要不断改革的重要时期，为此人事档案管理需要具备其独有的观念，这样才能够满足全新的人事档案管理的需求，提高人事档案管理人员的综合素质，这样才能改进人事档案管理的状况，并且朝着现代信息化的方向发展。
参考文献
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信息与技术服务中心档案室主要负责保管行政档案，而学生考试试卷、考试成绩、财务档案则由信息与技术服务中心记录室负责管理，图书馆特藏档案室以及游乐档案室主要负责管理学生论文和手稿，在其游乐档案室中，其馆藏范围是面向全英国，而不局限于谢菲尔德市或者谢菲尔德大学，收藏有大量文件、报纸、期刊、图书、画册、图片、海报等，其中有的还是19世纪留存下来的游乐档案。在谢菲尔德大学的档案管理中，其各个档案管理机构之间不存在任何隶属关系，也很少有业务往来。虽然英国高校中采取分散式档案管理体制，但是分散的档案管理机构并没有直接影响到高校档案资料的收集保存，而且各个档案管理机构管理有序、分工协调，确保各类档案的完整性和齐全性。
二、英国高校档案管理资金来源
和高等教育经费来源一致，英国高校档案管理经费来源渠道较为多元化，主要来自于社会捐赠和政府财政拨款。据统计，英国各个高校在2008年至200年度共收到5.32亿英镑的社会慈善基金，其中剑桥大学和牛津大学受到的社会捐赠数量最多。和剑桥大学、牛津大学等一流名校相比，一般高校受到社会捐赠数量就较为有限，甚至是杯水车薪。英国高校社会捐赠大部分来源于校友捐赠。在政府财政拨款方面，自从其联合政府上台以后，为了进一步削减公共支出，就对高校经费进行大幅削减，直接造成英国各个高校办学经费日益紧张，其档案管理经费同样面临着经费不足的问题。谢菲尔德大学虽然规定每年有7000万英镑的研究经费，但是在档案管理方面没有进行明确规定。在政府财政拨款办学经费不断削减的前提下，各个高校财政投入档案管理经费也在不断缩减，以至于一些高校不得不考虑将学费上涨，呼吁更多校友和社会人士捐赠，使其有更为充足的办学经费。
三、英国高校档案保管制度
在英国，曾经涌现出许多著名文学家、艺术家、科学家等，其珍贵书稿基本上都保存在高校图书馆中。例如在英国剑桥大学图书馆中，就藏有牛顿大量关于万有引力、光学、微积分、运算等方面的珍贵手书书稿，还有哈定、克鲁、鲍德温等人论稿、学位论文、手稿等。在爱丁堡大学的图书馆中，珍藏着达尔文亲手书写的《物种起源》非常重要的一页，这一页曾经一直被夹在了音乐图书馆中的一部书中，直到一位图书管理员发现了它。在格拉斯哥大学图书馆中，收藏着著名物理学家爱因斯坦的许多手稿，曼彻斯特大学图书馆中基本上收集了所有领域学术论文、研究专著，甚至还有从公元前3000年至今的100多万部的档案和学术手稿，伯明翰大学图书馆中收藏了大约300多万份的档案和手稿，诺丁汉大学图书馆收藏了大约100多万份的期刊和各种书籍，在伦敦大学的图书馆中收藏着100多万册、4000多种语言价值连城、珍稀手稿、地图、重要档案等。
四、英国高校档案管理技术
英国高校档案管理技术十分先进，主要体现在以下几个方面：第一，英国高校档案管理在技术上十分注重实用性。特别是在信息化时代，数字档案无疑已经逐渐取代传统纸质档案，传统档案管理原则和思想在指导数字档案建设过程中已经不再适用。英国高校档案管理人员十分重视数字档案建设，更多选择现代技术保存档案，不仅有效保护了原始档案，而且还可以对档案资料进行有效利用，提供网上档案查询，实现高校档案管理的良性循环。第二，英国高校档案管理的开放性。英国人力成本较高，促使其档案管理必须要进行现代化建设，其档案网站建设就证明了。英国高校档案管理网站网页较为简洁，主要内容就是提高档案资料的查询，高校师生都有可以查询的账号，在中央服务器上有自己的安全控件，不仅在校内可以查询，校外同样也可以对档案资料进行查询。第三，英国高校档案资料的共享性。为了有效实现档案资源共享、档案原件保护，加强档案利用，英国许多高校积极实施了高校档案数字化建设。目前，英国的150多所高校，参与到了国家档案资源共享合作计划。在实施这个计划以后，就可以实现档案管理资源的共享和著录标准的统一，为实现档案管理资源共享奠定了基础。例如，在英国的格拉斯哥大学中，其所建立的苏格兰高校档案信息资源整合门户网站，对苏格兰地区的十多所高校档案信息资源进行整合，以数据库和检索工具为支撑，为英国高校的学生研究以及公众档案信息资源的查询提供更为便捷服务，促使高校档案资源共享。而且在一些高校档案管理工作中，博物馆、档案馆、图书馆、大学之间进行交流合作，共享各自档案资源，具有很强的开放性特点。
五、英国高校档案管理的服务性
1.英国高校档案管理的休闲。英国著名档案管理学者库克认为，整个社会都应该把档案馆看成是一个文化机构，甚至被贴上了文化娱乐或消遣的标签也是无可厚非的，而且档案馆与图书馆、博物馆一样，虽然和纯粹的娱乐机构有着更为严肃的地方，但是它都属于根据个人兴趣活动，由社会建立起来的公共机构。在英国的一些高校档案管理机构中，不仅提供一些档案的复制品或原件查询，而且还有档案展览、网上指南等二次档案信息，查阅者可以在阅览区边休息边查看。
2.英国高校档案管理的亲民。英国许多高校的档案馆都有专门为残疾人准备的轮椅等设施，而且可以为查询者免费提供纸笔等。为了始终保持档案馆内的安静卫生整洁，档案馆内禁止任何人大声喧哗和随意走动，甚至还有一些用墙壁隔断的会议室，供档案查阅者进行讨论交流，只是这些会议室数量较少，需要提前预定。
3.英国档案管理的便捷。在英国的许多高校档案馆内，都设有专门的计算机或者缩微阅读器供查询者使用，而且还可以通过电子邮件、信函、电话等多种方式与高校档案馆取得联系，查询相关档案。高校档案管理人员也会给予详细解答，并且在法律允许的范围内提供联系人联系方式或者邮箱，便于双方的进一步沟通联系。
4.英国档案管理的平等。在英国所有高校中，无论档案利用人员的国籍、年龄、种族、身份、地位如何不同，只要他们能够提供合法证件，在档案查询中填写档案查询理由，都可以直接进入到高校档案馆的公共浏览区域或开放的档案室内进行档案查询利用。
5.英国高校档案管理的合理。在英国的许多高校中，都有规定，在允许范围内进行复印、翻拍档案，对于那些特别珍贵的档案需要由档案馆管理人员亲自复制，而那些非珍贵档案则可以由查询者个人翻拍复印，但是必须是有软镇纸、托板等，严禁使用闪光灯。而且在高校档案馆内复印、翻拍、查询档案，除使用档案馆内的器材设备需要收费以外，其他一律免费。
六、英国高校档案的借阅管理规定
（一）材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足，认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，应该由自己来管理，担心材料会遗失，或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪，使的收集起来有一定困难。
（二）有的学校由于无专门的档案管理人员，故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着，由于有些教师不配合，就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些老师认为自己的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,，无须按什么规则整理归档，导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准，使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
（三）资金紧缺:收集到的材料并不能马上移交，因经费不足有些学校连一个像样的档案柜都没有，故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放，容易遗失而造成档案材料的遗失。
二、几点建议
（一）结合单位特点，有针对性地做好教学档案管理工作学校档案室具有专业部门的特性，工作中需要运用和掌握相关的专业知识。因此，也相应赋予了档案管理工作一定的特殊性，对档案管理工作提出了更高的专业要求。如：档案室工作人员要对所有存档的学籍、资料进行全面的核查，保证“三个一致”。要求更改标记正确，签字及日期齐全，发现错误限期整改，以确保学籍的有效性。这就要求我们档案工作人员必须具备相应的专业知识和严谨的工作态度，才能做到其要件齐备、完整有效。
（二）创新管理模式，进一步做好教学档案的管理和开放利用
1.在教学档案管理过程中，我们努力做到丰富档案的内容，增强档案资料的针对性和时效性，我们不但将文档资料收编在卷，而且将其整理刻录成光盘，翔实地记录了教学档案收藏的全过程，如此，既方便了工作，又保证了资料的完整性和易用性。
2.建立起电子查询、索引系统，并在保存纸质档案的基础上，逐步建立完善电子版档案。因此，降低了教学档案的管理成本，极大地减少了档案管理工作强度，方便了档案的管理和利用。最大强度低开发利用教学档案。学校档案部门和档案人员应改变原有的工作习惯和保守的工作观念，把工作重心转向提供服务这个环节。不但要在工作态度上积极主动，而且要在服务模式上有所创新，围绕学校教学的特点，提供超前服务和跟踪服务，努力提高服务质量和服务效果。一方面要编制多角度的检索工具，以原件提供服务，建立起档案信息资源共享平台；另一方面要及时掌握工作动态，汇编各个方面的信息资源，提供综合信息服务。
3.加强教学档案的规范化管理。从教学档案管理方面存在的问题出发，各学校由于档案工作规范化程度低，管理不到位，档案管理、存档部门职责不明，归档机制不健全，导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍，亟需在科学划分档案类目的基础上，明确档案的建档、存档和管理职责，加强对档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训，定期开展对档案工作的指导与业务培训，定期开展对档案工作的督查，提高信息服务的针对性与实用性，加速学校档案信息化建设。
（三）对下一步档案管理工作的设想
1.抓好业务培训。进一步加大学习和培训力度，强化专业培训，把学习档案管理新知识与教学业务知识紧密的结合起来。加强教学档案学习的针对性和计划性，学以致用，知行统一。提高教学档案业务工作的标准化、规范化水平。
2.抓好基础性工作。教学档案管理作为教育行业发展的基础性、服务性工作，将严格按照主管部门的具体要求，进一步建立健全教学档案归档制度，要严格按照要求规范操作，妥善保管，确保档案资料不受损失。
3.提高教学档案工作者的政治素质。档案工作的政治性、服务性决定了档案人才要具有较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神。档案人才不仅要事业心强、爱岗敬业、勤奋努力，还要具有全新的服务意识，熟悉档案工作规律，遵守档案工作纪律，确保技术资料的安全，不泄密。
【关键词】高校图书馆；档案管理；必要性；特点
档案是历史的一部分，通过史料记载一些重要内容，记录人类活动的实践信息资源。而高校的图书馆可以提现一个学校的办学资质和能力，是高校重要的教辅机构，具有特殊的作用。高校图书馆档案是一种重要的文献资源，记录着重要的信息，也是图书馆工作的重要部分。图书馆档案主要是图书馆的工作人员在不同的活动中留存的有价值的资料，对图书馆工作不同阶段的发展轨迹的全面、系统的记录，为图书馆工作的实践成果提供考证依据，见证着图书馆的发展历史。
1.高校图书馆档案管理的必要性
图书馆档案是一种文献资源，具有多种记录形式，包括文字、图表以及声像等多种形式的记录，是图书馆长久发展的重要财富。高校图书馆对学校的众多部门的有价值的文件材料进行统一管理，包括移交学校档案馆保存的档案和图书馆自存的档案两个部分。图书馆档案管理，具有重要的意义。
1.1高校图书馆档案记录着图书馆的发展和演变。目前，我国的高等教育逐步普及，高校进行大幅度的重组和整合，尽可能地实现教育资源的合理高效利用。而且，由于我国的学生数量在逐年减少，需要高校进行合并，进行教师资源的优化整合，加强对教师队伍的培养，不断提高教师队伍的质量。在高校的重组和合并中，对于不同时期的的图书馆档案材料进行整理，可以留存图书馆的发展历史，体现这些材料的宝贵历史价值。而且，图书馆档案材料也是对图书馆工作的准确记录，使图书馆工作具有延续性的价值。
1.2高校图书馆档案管理反映图书馆管理水平。高校图书馆档案记录图书馆的各项活动的有价值的文件材料，实现图书馆的基本职能。档案管理是高校图书馆管理的一个组成部分，将档案进行科学、规范的管理，可以使有效的信息进行长久的保存，发挥长远的作用。而且，高校图书馆档案管理的好坏，可以充分反映出图书馆管理工作的水平和管理工作轨迹。有利于图书馆的决策者根据档案顺序信息及时发现和解决问题，从而改进决策工作，提高图书馆的管理效率和管理质量。高校图书馆档案管理工作的实施，使图书馆的工作有据可查，有助于树立良好的图书馆形象。
1.3高校图书馆档案为图书馆学研究提供可靠依据，新生入馆教学的教材。高校图书馆档案有助于记录各个阶段和时期的组织机构和科研成果，为工作人员研究工作提供一定的可靠依据，方便图书馆工作人员进行业务探讨和学术研究，提供重要的原始材料。而且，高校图书馆档案全面地记录着图书馆的发展历程、对于藏书的规模改善、现代技术的引入以及管理制度的改善等。对于图书馆借阅环境和借阅手续都要尽可能地改进，在进行新生入馆教学中发挥重要的作用，从而吸引新生积极利用图书馆的优秀资源。
2.高校图书馆档案管理的特点
2.1非全宗性。全宗就是某一个单位工作全过程的档案材料，而图书馆档案是一个完整的文献材料集合，不能在行政和人事等机构独立开展活动，所以高校图书馆档案不能构成一个全宗。高校各项工作都有相关部门来管理，行政由学校进行统一管理，财务有财务处进行管理，人事档案可以由人事处进行统一管理，因而图书馆档案具有非全宗性。
2.2针对性。由于学校的管理是个巨大的系统工程，比较复杂。学校的各个行政部门都会下发不同的材料和通知，图书馆不能进行全部的保存，会造成档案管理内容较为极其复杂，不具备合理的针对性。而且，学校机构设置较为复杂，不同的部门都有各自的管辖范围，对于组织和宣传的内容都不同，有些材料内容与图书馆无关，可以直接交由校档案室进行整理和保存。对于涉及图书馆工作的文件和材料需要图书馆进行及时的存档，充分反映了图书馆档案的特性。
2.3从属性。图书馆档案是高校档案室的下属管理单位，接受高校档案室的直接统一管理和工作指导。对于图书馆档案的内容设置，多半来自于学校档案的复制品，就是学校图书馆的相关文件资料。而且，图书馆档案的文件也有部分需要移交到学校的档案馆存档，关于图书馆的发展规划、会议记录以及工作总结等。这些材料是互通的，需要相互留档。
3.针对高校图书馆档案管理的特点，提出加强高校图书馆档案管理的措施
对于图书馆档案管理工作，从其诸多的特点考虑，高校档案管理的作用巨大，需要加强高校领导的关注，充分发挥高校档案管理的优势，将档案工作不断完善。
3.1高校领导需要重视图书馆档案管理工作，提高档案管理人员的素质。图书馆为学校辅助教学提供重要的保障，因而需要高校领导的重视。只有领导者重视了档案管理工作，才能为档案管理工作进行指导，促进业务工作和档案管理工作的结合发展。图书馆档案管理人员的素质也较为重要，需要指派专业的人员进行档案管理工作，加强相关档案管理知识的培训，而且要与高校档案室之间进行紧密的联系，对档案室的业务之间进行紧密联系，促进高校档案管理工作的高校开展。
3.2高校图书馆档案管理要建立合理的管理体制。高校图书馆是二级工作单位，也是高校档案管理的重要部门。由于高校图书馆档案具有一定的非全宗性，所以在管理工作中要制定合理的管理体制，要符合本馆的工作实际。在图书馆档案管理中，也要进行合理的资源整合，对于一些与图书馆工作联系不大的文件资料不需要保存，交由特定的部门进行管理，从而体现出非全宗性的特点，突显出图书馆档案的特色之处。合理的管理体制具有高效的制约力，可以促进档案管理工作的有效进行。
3.3高效图书馆档案资料体制针对性特点。高效图书馆档案资料管理本身就是一个复杂的工作，重要的文献资料繁多，资料管理不能讲求细和全的观念，需要有针对性地整合与图书馆工作相关的档案资料。最重要的是要进行资料的准确分类，根据图书馆的实际情况进行多项分类。在科学分类的指导下，才能将档案的内容展现出来，从而准确真实地记录图书馆的发展历程。不能追求一概而论的模式，将图书馆档案的范围过分扩大，会造成工作的冗杂而没有效率。
3.4引入电子信息技术，将纸质档案和电子档案进行同步管理。目前，图书馆工作已经进入了一个现代化的范畴。档案从单纯的纸质向大规模的电子档案发展，促进了高校图书馆档案的长远发展。由于传统的纸质档案在管理上受到很多的制约因素，例如温度、湿度以及防蛀虫等，纸质档案的质量存在一些不确定因素。所以，在现代化的信息技术的支持下，有效地改变了纸质档案的局限之处。然而，电子档案也存在自身的不足之处，在档案信息输入电脑程序过程中存在很大的不确定性和可变性，所以档案的原始性很难考证。而且，一旦电脑设备受到攻击，会影响很多的档案资料的作用。所以，将纸质档案和电子档案进行结合，才能促进新的管理模式的创新。
结束语
高校图书馆档案管理是图书馆工作的一个重要部分，也可以有效地支持图书馆多项工作的开展。所以，树立正确的档案管理理念，建立完善的档案管理制度，加强管理人员的专业培训，提高高校图书馆档案管理人员的素质，从而促建档案管理工作的现代化发展和完善图书馆事业的发展。
【参考文献】
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哈尔滨市急救中心 黑龙江哈尔滨 150056
[摘要]近年来，信息化技术取得了较快的发展，会计电算化工作在已全面普及的基础加快了信息化建设的步伐，特别是会计档案管理工作在当前信息化环境下发生了较大的变化。在信息化技术的支撑下，当前我国财务工作已实现了无纸化，原来的手工记账凭证和档案已全面被电子凭证和数字档案所取代。传统的会计档案管理模式已无法适应当前会计档案信息化的要求，所以需要针对信息化环境下会计档案的新特点，来加快推动会计档案管理策略的改进。
[
关键词 ]信息化；会计档案；管理；新特点；改进策略
一、信息化环境下会计档案管理的新特点
当前会计档案已实现了会计信息全面的数字化，这对于会计日常查询、统计分析和制作报表都带来了较大的便利，有利于会计档案利用效率的提高，同时还可以加快推动会计信息系统和其他管理系统整合的步伐，加快会计档案信息资源共享的实现。但数字化的会计档案信息，其容易被篡改、破坏和泄密。由于会计档案信息会存储在电脑硬盘或是其他专用介质上，这就增加了其感染病毒的机率，一旦感染上病毒，档案信息则会失去，计算机系统崩溃，会计档案数据则会受到不同程度的毁损和破坏。在信息化环境下，会计档案信息处于高度集中的状态下，这为不法人员、对档案信息进行恶意篡改提供了便利，而且篡改后的会计档案信息不会留下痕迹，数据很难恢复原状。所以在当前信息化环境下，会计档案即有自身的优势，也存在着许多不足之处，这就需要加强对会计电子档案的管理，确保会计电子档案的安全性和完整性，更好地对其进行利用，使其能够发挥出自身应用的价值。
二、信息化环境下会计档案管理的改进策略
(一)进一步对会计档案管理制度进行完善
在当前信息化环境下，会计档案管理工作中，需要进一步对内部控制环境进行优化，制定风险管理机制，强化风险管理。加强信息的沟通。进一步对当前信息化环境下会计电子档案的管理流程进行优化，通过完善会计信息化档案管理制度来规范会计档案管理流程，确保会计信息档案的安全性。
(二)加强会计档案信息网络设施建设
在信息化环境下，会计档案的载体发生了较大变化，目前会计档案仍然存在传统的纸质档案，电子档案则利用磁性介质及光盘进行存储。由于电子档案信息与纸质档案在利用时存在较大的差异，对存放环境具有较高的要求。因此，需要加快会计档案信息网络设施建设，加快会计档案管理过程中硬件设施和软件的配备，使其能够更好地满足当前档案现代化管理的要求。目前，在会计电子档案管理工作中，不仅需要计算机、扫描仪和互联网设备等一些现代化的办公设备，同时，还需要将计算机硬件、软件系统及档案存放地点三者有效地结合在一起，这样才能确保会计档案管理的高效性和效率性。在当前信息化环境下，会计档案管理工作对计算机系统具有较强的依赖性，特别是在档案查询过程中，更离不开电子档案查询系统，这样财务人员才能够快速地对原始档案进行调取，确保会计档案利用率的提高。
（三）建立会计档案管理信息平台
需要加快会计档案管理信息化平台的建设，这个平台不仅需要管理人员操作习惯相符合，而且还要保证档案的立体性、可视性、动态性、安全性和完整性。通过会计档案管理信息平台，不仅可以实现单据可视性和连贯性的传递，合理进行权限分配，而且会计档案信息数据具有较强的安全性和保密性。同时全部采用电子单据，减少了纸质单据的利用，为会计电子档案信息化管理的实现奠定了良好的基础。
(四)建立有效的风险防范体系，保障电子档案信息安全
通过设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节防止不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保会计信息安全运转。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的会计电子档案的真实原始性、齐全完整性的重要保证。因此，档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性。信息化条件下，档案管理更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程，将档案处理过程的具体工作环节、内容，纳入工作流程，并对产生的档案信息统一管理，所以，必须建立会计电子档案信息安全保障体系、设立电子档案数据中心、建立完整的权限体系，采取内网外网物理隔离、双机热备份等措施来保证数据的安全，同时配备专人负责日常的维护管理。
(五)引入会计电子文件管理系统
为更好地实现档案信息网络化建设，会计档案管理不仅仅限于内部进行一些调整，还必须向前端的会计文件工作扩张，这就使得实现文档一体化的要求尤为迫切。文档一体化并不是一个新的命题，然而在网络环境下其重要性日益彰显，在条件允许的情况下可以引入会计档案电子文件管理系统。这种系统是针对某一个或若干个机构的会计电子文件，从会计电子文件的生成开始，到电子文件的运转处理，到一部分电子文件转化为会计电子档案，到会计电子档案的管理与提供利用，到对会计电子档案进行迁移或销毁为止，能够通过网络对会计文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理。
三、结束语
信息化会计档案是会计档案发展的必然趋势，其与传统形式的会计档案存在着非常紧密的联系。通过加强会计档案的电子化管理工作，可以更好的发挥会计信息化的强大功能。在当前会计档案管理工作中，管理人员需要不断的加快对会计档案管理方法地发挥会计档案的潜在价值，使其更好的为当前社会和经济发展服务。
参考文献
[1] 孙瑾.会计信息化档案管理中的问题及对策[ J ] .人力资源管理,2010,(4)．
【关键词】电子档案；特点；管理
1.电子档案的特点
1.1信息的非人工识读性
电子档案与纸质档案有着相同的本质，两者都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征。电子档案和纸质档案都是形成者真实活动的记录，具有利用价值。由于电子档案是通过计算机录入制作生成的，与传统的纸质档案在载体质量上有着根本的不同，所以，电子档案要借助于计算机解码来转换成人们可以识别的符号后，才能为人们所用。
1.2信息存储的高密度性
电子档案的存储载体一般是光盘和移动硬盘，存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是移动硬盘，信息存储量可以用“海量”来形容。而制成电子文本，存入移动硬盘，携带方便。这种信息存储的高密度性大大减少了档案的存储空间，便于存放，便于查阅。
1.3信息与载体之间的可分离性
电子档案的信息无须有固定的物理位置，它可以以非实体进行加工和管理。这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。电子档案还可以不受时间、地点、空间的限制，若干用户可同时共享同一信息，实现了资源共享。在实际的工作中，电子档案可以实现局域网内的共享，档案管理者可以及时、准确地查阅单位的情况。而纸质档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用内容的档案，并且要到档案管理者那里才能查询到相关信息。
1.4多种信息媒体的集成性
就是利用电脑把文字、图形、影像、动画、声音及视频等媒体信息都数字化，并将其整合在一定的交互式界面上，使电脑具有交互展示不同媒体形态的能力。它极大地改变了人们获取信息的传统方法，符合人们在信息时代的阅读方式。
1.5系统依赖性
电子档案的信息形态是数字化的，对设备及标准有依赖性。电子档案的生成、传输到存储，都是通过电子计算机实现的，离开电子计算机软、硬件平台，电子档案看不见也摸不着。另外，电子档案的运作环境对标准化的要求很高，无论是信息加工、存储、传递、检索，还是软件的运行、载体的更换，都会受到标准的制约。如果不遵守标准，或者是标准不健全、不统一，就会出现电子档案在其他设备环境下，或在原设备更新时不兼容而无法读取，以及不同载体之间难以转换等情况。
2.档案信息的电子化趋势
2.1电子档案是由数字电子计算机处理的档案
虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示，并使之在电脑网络上流动。只有引入正确的软件、硬件与足够的背景信息，才能使这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。电子档案可以改变传统档案管理带来的信息保管难、整理难和利用难的问题。档案信息电子化可充分利用目前我国大部分企业和政府机关现有的计算机资源，提高电子设备的利用率；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性；克服手工信息加工工作模式从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长的缺陷；节约纸介档案管理和传播经费；便于信息资源的流通和潜在价值的实现。
2.2档案室电子化是档案利用工作发展的必然趋势
目前，电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。随着办公自动化程度的不断提高，电子文件和电子档案大量产生，逐步成为真实纪录经济建设和社会进步情况、反映历史文化发展的重要载体。这就使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行。这样，档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。
3.电子档案管理的要求
3.1档案人员要转变思维方式，更新观念
电子档案是档案管理中的新生事物，一些人在思想上难以一时接受，或者虽然接受了，但却将其只作为资料或副本保管，是档案管理走进了误区。为此，要提高档案人员对电子档案重要性的认识，使其摆脱以纸质档案管理为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，实现由纸质文件的现代观念向电子档案的“后现代观念”的转变。
3.2档案人员要保证电子文件的可识读性
纸质文件能保证信息的原始性和真实性，可识读性毋庸置疑。而电子文件却不同，外表看来保存完好的磁盘，由于环境（硬件、软件、加密、编码方式等）的变化，信息很可能具有不可读。电子文件的信息内容是以特定的编码形式记录下来的，信息技术的发展不断有新的编码替代原来的编码，电子文件各自所有的编码方式和迅速变化的计算机系统运行环境间矛盾会越来越尖锐。
3.3档案人员要确保电子档案的原始性
电子文档在保存中容易被复制和修改且不易被发现，因此，保证电子文件的原始性是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样，存在着认定上的困难。因此，科学界定电子档案的原始性是档案研究领域的新课题。
3.4档案人员要加强对档案的集中统一管理
电子文件其物理结构和逻辑结构往往不一致，同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放，甚至可以在不同的载体上而不影响其正常显示输出，在电子文件的传输载体转换等信息处理过程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以保持不变。这个特性，使其在管理上与传统纸质档案的管理要有所不同。
总之，电子档案管理是信息时代下档案界的一次革命。这就要求档案人员在掌握电子文档特点的基础上，提高档自身的素质，结合档案管理的各个环节，提高自己驾驭现代信息技术的能力，加强电子文件方面的研究，以适应档案工作不断发展的需要。
【参考文献】
[关键词]电子文件 电子档案 特点 管理
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0052-01
齐秀，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
赵淑华，女，吉林省镇赉县旅游管理服务中心助理馆员，从事档案管理工作。
一、电子文件、电子档案的特点
（一）信息传递快
经济全球化把世界上不同国度、不同角落从事经济活动的人联系在一起。世界并不陌生，也不显得遥远，经济活动个体在短时间内就能了解自己的商务活动并作出反应。电子信息通过网络既可单向传播，也可多向分散，由电子信息生成的电子文件成为传播信息的重要渠道且波及面广，无论是世界经济活动的前沿报道，还是某一项经济法规的公布都可以通过电子文件公布出来，很短时间内世界上便可晓得经济的最新进展。在没有电子文件、没有电子信息之前，可以想象让全世界了解某项重要经济活动的运行、发展几乎是不可能的。
（二）一体化趋势强
电子文件、电子档案具有记录范围广、传递信息快、保存方便的优势，它不仅能纵向形成某项经济活动的纪要，更能从横向范围内把反映某项经济活动议题影响的价值信息快速记录下来。电子文件、电子档案从记录的完整角色看，更能充分做到“横不缺项、纵不缺限”，无论是从时间角度还是空间角度都是完整、一体的发生作用。经济全球化也不是单向的，国家之间、公司之间甚至个人之间进行的经济活动从对话到最后达成协议并不是孤立的发生作用，它必然或无形中影响到其他国家或民众的关注。特别是关系国计民生的重要国际会议议题，如改善卫生服务、改善居住环境、加快扶贫等一系列问题都会使其他国家或民众作出反应并出台相关政策应对经济形势的变化。从这层意义上讲经济全球化又是一体化的过程。电子文件、电子档案记录内容的完整性、一体化与经济全球化相对称，它对国家根据国际形势变化探究经济趋势、推定经济走向、制定经济法规能产生重要影响，对国家在经济全球化中开展国际竞争提供了更为宽广的信息来源。
（三）保存与查询
经济的发展带动了档案工作的变革，传统的纸质档案已不能完全适应经济形势的变化，电子文件、电子档案通过网络变得更加便捷，且保存简易。一旦纸质档案丢失，便可通过电子文件和保存的电子档案进行查询，尤其是当发生重大自然灾害，如暴雨、雷电、地震等灾难时，纸质档案一旦完全被毁，如有电子档案异地备份保存，只要进行原始电子文件恢复，将起到其他方式再现历史不可替代的作用。特别是国家在经济全球化趋势中应对经济纠纷，如有电子文件、电子档案保存，它将会给国家提供法律依据，打赢国际官司、挽回经济损失功不可没。
二、电子文件、电子档案的管理
（一）提高认识，加强领导
档案作为真实记录社会政治、经济、科技、文化等各项活动的第一手材料，是人类社会记录、传递、留存信息的重要工具，是一个国家或地区历史文化财富的重要载体。伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案，同传统的纸质文件、档案一样，都是首都重要的信息资源和珍贵财富。各地区、各单位应提高对保存电子文件和电子档案重要性的认识，加强对电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。健全档案工作网络，将对电子文件形成及管理全过程的要求相应纳入各级领导、电子文件形成部门和档案部门或人员的职责范围，确保电子文件和电子档案的真实、完整及有效性。
（二）做好办公自动化系统的开发设计和应用工作
各地区、各单位在开发设计办公自动化系统时，应统筹考虑电子文件归档和电子档案管理问题。档案部门或人员应在系统开发设计人员的技术指导及对办公自动化环境下文件形成全过程充分调研的基础上，全面、准确地提出电子文件归档和电子档案管理的功能需求。同时，在办公自动化系统开发与应用的整个过程中，系统开发设计和维护人员要与档案部门或人员密切合作，以保证办公自动化环境下电子文件和电子档案的有序形成和安全保存。
（三）及时做好电子文件的归档和电子档案的移交工作
各单位应将具有凭证和参考价值的电子文件纳入归档范围，并在归档电子文件时，同时归档同版本的纸质文件及保证电子文件长期可读的相关数据和背景信息。档案部门或人员负有对本单位电子文件形成、积累、整理、归档工作的监督职责。各单位还要按照同级国家综合档案馆的要求，定期向同级国家综合档案馆移交电子档案。
引进工程外文技术档案的范围
外文技术档案的主体是外文技术文件材料，是从项目询价、报价、投标、合同签订、设计、采办、施工安装、试运投产、竣工验收、质保期服务，以及工程变更、结算付款等工程项目实施全过程中形成的不同载体形式的文件资料的总和。具体内容包括询价书、报价书、合同及合同技术附件、各类会议备忘录、来往的传真信函、成套的工艺包、基础设计及图纸、详细设计及图纸、安装试车规定；有关专利商文件、制造厂商文件以及其他有关技术文件及数据表等。其中专利商提供的技术文件中包括工艺手册、安全手册等，制造厂商文件包括机械手册、安装操作维护手册、质量检验报告等，以及设备到货时的船运文件。
引进工程外文技术档案的特点
由于引进工程的特殊性，其外文技术档案体现出以下几个特点：
一、涉外性。一个大的引进工程项目，其主要的项目装置都是全套引进的，其他还包括许多单机引进设备。因此，其工艺技术往往包括几个国家和地区的多种专利技术。其工程的设计及设备的制造又往往涉及到诸多承包商和制造厂商。在一般情况下，合同附件中，对卖方提供的技术文件及图纸所使用的文字都是英文，但制造厂商提供的一些说明书、合格证书、检验报告等文件材料，通常使用制造厂商本国的文字，在茂名三十万吨乙烯工程中，所涉及到的语言文字就有英语、日语、意大利语、德语和韩国语等。
二、自成体系的成套性。由于各个国家、各个公司的生产管理制度不同，引进工程的外文技术文件各有不同的产生程序和特点，但它们都是以一定的工作对象为中心，自然地形成了一套紧密联系、互相制约的科技文件材料，共同反映了一个独立工作项目活动的全貌，具有成套性特点，并用逻辑编号的方式揭示其隶属关系、排列次序和所在位置。如日本日挥公司和日本三井造船公司，他们的技术文件分类代号都是用数字顺序排列的，但我们把两家技术文件的分类代号进行比较，却可以看出，同一个数字，两家公司所代表的类别不同，但它们一经确定，又都自成体系，并不混乱。
三、形成的阶段性。引进工程设计工作的基本程序与国内大致一样，不过一些细节会有差异，且叫法不同。引进工程一般都要经过设计准备阶段、基础设计阶段、详细设计阶段和配合现场施工安装阶段。每个设计阶段的工作任务、工作内容、工作程序和工作环节、应具备的工作条件、以及必须形成的设计文件的内容及其深度，都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段的设计文件是后一阶段的设计依据，后一阶段的设计文件又是前一阶段设计文件的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分。因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自互相联系的有机整体，并决定设计文件材料形成的阶段性。国外公司在组卷形式上各有不同的组卷方式。
四、复杂多样性。凡是接触过外文技术文件材料的，都有一个共同的印象，就是感到外文技术文件材料“太乱”，常常感到无从下手，其实这是由它本身的特点所决定的。由于引进工程项目内容广泛，引进方式多样，以及工作的阶段性和涉外性，整个工程所产生的外文技术文件材料面广、量大、分散、复杂。而它们的文件编制关系由于各个国家的生产管理制度不同而不尽相同。单机引进设备项目也很多。这类项目的制造厂商很杂，遍布多个国家和地区，各厂之间没有统一的标准，所提供的技术文件图纸种类不一、装帧不一、规格各异、零乱而不系统。有些是通过邮件寄来，有些是通过来人带来，有些则随设备一起来，有时设备都开箱了，技术文件都还没到位。这些都给我们的工作增加了很大的难度。
五、持续性与多变性。引进装置设计在基础设计后直接进入详细设计阶段。由于基础设计条件比较粗浅，在形成最终版设计文件前，对最初版的设计要进行不断修改和完善，设计文件随之不断深化、补充与更新，造成了技术文件及图纸的版次多。按照合同规定，应该提供的外文技术文件有成千上万份，但这些文件并不是一次交付清，而是随着设计阶段陆续分批交付，每来一批，都既有原始设计文件，又有修改了的文件，并且每批文件都有几种专业。由于修改好的外文技术文件或图纸发送时没有设计变更单，而是重新复印一份发来，这样就出现了同一名称，同一件号，同一图号的文件或图纸多份的现象，修改次数越多，这种现象越严重。这些都形成了外文技术文件交付的持续时间长及替换频率高的特点。
六、图纸文件修改方式与国内不同。我们国内的设计变更，通常是在原设计文件发出之后，如有变更，就采用设计变更修改通知单的方式通知修改。随着工程施工的深入，再有修改，还是按照此法办理。第一次发出的原设计文件既不声明作废，也不作丝毫改动，而是在原设计文件基础上，将一次次的变更通过设计变更单来付诸实施。档案管理则需在保存原设计文件的基础上，将每次的设计变更单都进行存档，基本上是有进无出，积累成卷。而国外的图纸文件修改方式则与国内不同。一份原设计文件发出后，一有设计变更，国外设计人员会在原设计文件或图纸上作修改，将需修改的部位画上云形块，将改动的内容详细标出来，并在旁边画上个三角符号（），内注上修改版次，然后在图纸的角图章内标出修改的版次及修改日期。在图纸的右上角通常还有一个修改栏，这是外文技术文件有的栏目。栏中的项目有每次修改的版次数、修改日期、修改者、检查者等。如果是文字材料，如设计说明、工程规范、操作手册等，则是在原发出的文件中，将要修改的段落或文字改好（有时也框上云形块），旁边画上三角符号（），内注上修改版次数。而文件的修改栏在文件的封面上。最后将新版次的设计文件及图纸发来。这种修改方式的优点是一打开图纸或文件，不用到处乱找，一眼就可以抓到有用的信息。目前国内一些大的设计院也开始使用这种修改方式。
七、大量的电子文件。由于引进工程是引进国外的先进技术，随之而来的技术文件现代化程度也较高，出现了大量的电子文件。如光盘、各种型号的磁盘、磁带、录像带等。尤其在仪表专业方面，现代化程度很高，电子文件必不可少。如茂名三十万吨乙烯工程中所有的DCS系统都有电子文件，有些装置在工艺、配管、平面布置、设备等方面也有电子文件。虽然与纸质文件相比，它的数量还不算多，但它有发展的趋势，应引起我们的注意。
引进工程外文技术档案的管理
针对外文技术档案的特点，我们的管理工作应做到下面几个方面：
一、外文技术档案的管理人员应具有较高的外语水平及保密意识。外文技术档案都是用外国语言文字写成的，如果管理人员不懂外文，就没有办法了解技术档案中的内容及它们之间的内在联系，工作起来就相当被动，无法将工作做好。在保密方面，由于是引进多个国家、多个公司的专利技术，有许多技术文件带有机密性，如合同、工艺包、专利技术等，在买卖双方签定合同时，都会签定保密协定。茂名三十万吨乙烯工程在前期的技术谈判期间，各个公司的技术附件都是对其他公司保密的，不允许随便泄露给其他公司的人。合同要经理批准才能外借。工艺包属于公司的专利技术，更应该为其保密。
二、保持外文技术档案原有的成套性及有机联系。在档案整编时，以装置为单位来进行整理，尽可能保留原有的分类、编号体系。如果把原来形成的成套技术文件分散或打乱，就会牵扯到整体的变化，特别是在补充、替换版次时，无法按原来的分类体系查找到原有的案卷或文件材料。因此我们在整理时要具体情况具体分析，在符合档案整理原则的基础上，尽量使文件保持原貌，以方便查找、利用。
三、充分了解所管档案的复杂多变性。要大致掌握引进装置都应该有些什么外文技术文件，明了各个公司外文技术文件的编制系统，掌握各专业的基础知识及各专业术语。如不同的承包商在表达同一专业术语时使用的英文单词的差异、管道阀门与仪表阀门的划分等等。对单机引进设备档案的整理，要以合同为单位来组卷，同一合同号的文件材料组成一个案卷，卷内材料按照文件产生的顺序来排列，因单机合同“麻雀虽小，五脏俱全”，各个阶段都有各个阶段的技术文件。
关键词：困难学生；自主管理；档案信息；服务体系
近年来，党和国家高度重视学生资助工作，把学生资助工作作为“促进教育公平，办人民满意教育”的一项民心工程来抓。近年来国务院和省政府相继出台了多项家庭经济困难学生资助政策，为落实这项“民心工程”，加强困难学生的资助管理，我市于2007年8月成立学生资助管理中心，从此我就开始了学生资助中心工作，负责市直及各县区，学前、义务教育，高中、中职资助工作，及大学生生源地信用助学贷款、高校义务兵服兵役学费返还，高校毕业生学费和国家助学贷款补偿等工作。几年来全市累计资助学前儿童8.6万人次，发放助学金 1.02亿元；资助中职学生15.6万人次，发放助学金2.3亿元，资助普通高中学生12.2万人次，发放助学金2.28亿元，累计办理生源地信用助学贷款 22万多人次，成功发放助学贷款13.62|元。产生大量学生资助申请表、汇总表，全国、省及市级资助政策文件，资料档案。各县区大量生源地助学贷款档案 ，我们将档案目录一条条录入电脑，各门类档案的归档率、完整率、准确率达96%以上，菏泽市学生资助管理中心多次被授予全省资助工作先进单位，我先后两次被省教育厅、省财政厅授予全省学生资助工作先进个人。
1 困难学生资助档案的主要内容
1.1 困难学生的个人情况
在建立健全学生资助管理中心的档案体系时，需要对学生的基本情况进行深入了解，其中包括学生的身体状况，家庭情况，家庭收入以及经济来源渠道等等。学生们首先应该提交准确的证明材料，校方经过核实之后，最终确立资助档案。
1.2 申请审批材料
审批材料的内容包含的非常广，除了家庭经济状况之外，还包括相应的公示情况，学校以及教育部门的审批认定书等等。可见，审批材料具有预定的权威性。
1.3 困难学生资助情况
学生资助档案管理中心的工作人员需要在第一时间内对学生的自主材料以及上交的其他书面形式的材料进行收集和整理，同时保证材料的完整性，还应该对其准确性进行核实。只有这样才能够及时地了解学生的资助情况。这种做法也是为了对资助体系进行完善，同时还能够有效的减少资助工作中的遗漏问题。
1.4 困难学生个人的成长经历
在学生资助管理中心的档案管理工作中，最重要的工作依据就是被资助学生每个学期的总体成绩，在社会实践中所获得的参赛证书以及社会实践情况。
2 困难学生资助档案的特点
学生资助档案是在学生资助工作中产生的，学生资助实践活动的规律决定了学生资助档案的特点，具体表现为：第一，学生资助档案内部有机关联性强。由于学生资助档案涉及每个资助人的切身利益，关系到国家和社会出资人资助经费公平、公正的发放，所以，资助工作本身就有一整套严格的申请、审批和发放程序，形成的档案环环相扣，关联度非常强。第二，学生资助档案来源广泛，具有分散性强的特点。学生资助工作由各个大中小学来实施，而在每个学校，资助工作往往涉及办公室、财务部门、学生管理部门、资助管理部门等多个部门，所以，档案的来源广泛而分散。第三，学生资助档案信息化程度高。从2007年起，国家教育部就投入了大量经费，建立了“全国学生资助管理中心网”、“全国中等职业学校学生信息管理系统”、“全国高校学生资助工作信息管理平台”等多个信息管理系统，各省、市、县也纷纷建立了网站，为学生资助工作的专业化、信息化铺平了道路。信息系统的广泛应用，产生了大量电子文件，这给学生资助档案的归档与管理带来了新的挑战。
3 困难学生资助档案建立与完善策略
3.1 明确学生资助档案材料，保证其真实性和应用价值
在具体的实践中，对于困难学生进行适当的补助是必要的，不仅可以让学生们感受到教育的公平和平等，还能够为学生自身减少负担，使其能够积极投身到学习和实践中去。但是，资助档案管理中心工作人员的工作内容就是对学生所提交的信息进行核实，在保证材料的真实性以及时效性的基础上，对其采取补助措施。如果材料存在着一定的失真现象，档案管理的工作力度就会受到严重的损害，而且也会威胁到其他学生的自身利益。所以说，档案管理工作人员需要对这些档案信息进行整理和更新，时刻掌握学生的动态信息，提升档案管理工作和服务的高效性。进而提升档案资料的整体作用。
3.2 及时整理和分析困难学生资助档案信息
为了对学生资助管理中心的档案信息进行完善，同时将工作进一步贯彻和落实，需要将这些贫困学生的档案进行分析和整理。由于学生的家庭情况不同，所以，资助的力度也存在着明显的差异，所以，在具体的工作中，应该在建立健全完善的资助档案管理体系的前提下，将学生的基本信息进行分类管理，其中包括孤儿家庭、单亲家庭以及患重病家庭等等。同时，还应该根据家庭收入的实际情况来采取科学合理的资助行为。可见，学生资助管理中心档案信息的利用和服务体系的建立为具体的工作打下坚实的基础，逐渐实现了资助工作高效性和多样化的工作目标。
3.3 遵循信息化原则，实现文本档案与电子档案同步
电子档案作为一种新的载体便于使用和管理，并且最大的特点是能够考虑到学生档案信息变动处理的特殊性对学生信息的更改变动处理灵活方便对学生各种情况调用简单快捷，所以经济困难学生档案管理应利用现代信息技术建立网络登记、实时更改、信息等功能集于一体的信息网络系统实现文本档案与电子档案的同步发展。
3.4 遵循保障性原则，提高管理人员素质
目前由于家庭经济困难学生资助覆盖面的不断加大，从事资助工作的人员一般都身兼多职，而对家庭经济困难学生档案的收集和管理往往有所忽视并且缺乏系统的档案理论培训和业务能力训练。这就使很多档案材料无法得到及时更新，只是束之高阁不再二次利用和研究。学生资助档案工作者要加强理论学习，努力提高自身的业务水平将家庭经济困难学生档案做到系统、规范。使家庭经济困难学生档案为开展好学生资助工作提供捷径管理者根据学生的家庭经济困难学生档案，可以对学生的家庭经济困难情况有一个全方面、相对真实的了解和认识，针对性地管理好、用好各级各类学生资助资金使，把有限资助资金真正用在最需要获助的学生身上。这不仅对学生、资助中心的管理和发展具有重要作用。
3.5 加强制度建设，落实法律责任
首先，加强制度建设。每个学校都要建立严格的学生资助档案的集中统一管理制度，明确管理部门、归档时间、部门职责并落实到人，将学生资助档案的归档管理纳入考核范畴，加强监督。
其次，要落实法律责任。凡是漏签的文件都要补签。奖学金、助学金、贷管费、减免学费、补助等各类资助材料，必须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证价值。在资助过程中形成的电子文件材料，在目前相关法律尚不健全的情况下，仍然应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖单位公章。
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