时间：2023-07-20 16:25:40
导语：在财务部档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
1、公司的会计档案是指会计凭证、会计帐簿（含备查帐簿）、财务 报表、财务计划 、财务分析等会计核算专业的文字、图表和电脑软盘资料 。它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。
2、会计档案由公司财务部负责管理，由主办会计组织有关人员，严格按照《会计人员工作规则》要求，对会计档案进行定期收集，审查核对，分类装订成册或整理成卷、编制目录及序号进行登记，严防毁损、散失和泄密。年度的会计资料归档时间为次年的2月底以前。
3、会计档案由主办会计负责保管，做到不丢失、不缺损、不烂、不被虫蛀等，财务部定期不定期检查会计档案保管情况，及时处理档案保管中存在的问题。
4、会计档案管理人员应将归档的会计资料，按年、季、月顺序立卷登记存放。
5、财务人员因工作需要查阅档案时必须向档案管理人员打招呼，阅后近规定顺序及时归还原处。
6、公司各部门因公需要查阅会计档案时，必须经财务部负责人同意，由档案管理人员接待查阅。
7、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信及工作证，经公司领导批准，财务部负责人指定由档案管理人员接待查阅，并要详细登记查阅会计档案人的工作单位，查阅日期，会计档案名称及查阅事由。
8、会计档案，原则上不对外借，如有特殊情况需要，须经公司领导或财务部负责人批准后方能外借或复印，并办理有关手续，外借期间不得转借他人，不得拆散原卷册，要限期归还。
9、会计档案的保管期限，根据其特点和使用价值，分为永久、定期二类，定期保管期分为三年、五年、十五年、二十五年。具体保管期限详见附表。
10、会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，由公司领导、财务部负责人及有关人员共同签定，严格审查，编制会计档案销毁清册，报上级方管部门批准后执行销毁。销毁时应派人监毁，并在销毁清单上签名或盖章。应保存的资料，按上级有关规定执行。
11、由于单位人员的变动，会计档案需要移交时，由移交人办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
摘 要 目前我国煤炭企业正步入转型发展、资源整合的重大时期，加强会计档案管理工作对于煤炭企业财务管理信息化建设来讲具有十分重要的意义。本文结合信息化时代背景，对煤炭企业的会计档案管理工作做了一些有利的探讨，指出了目前煤炭企业会计档案管理工作存在的不足，提出了会计档案管理的思路和对策，以期推动煤炭企业会计档案管理水平进一步提高。
关键词 煤炭企业 会计档案 管理
随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期，煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐。在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展，走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团。由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响，煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应。会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性，进一步规范了操作流程，提升了财务人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来，更好地参与到企业的经营管理决策中来。加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要，也是时展的必然诉求。管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任，也是会计工作向高水平方向发展的重要前提。
一、会计档案管理工作中存在的问题
1.对会计档案管理工作的重视度不够。不少企业重会计业务工作，忽视会计档案管理工作，未设置专职的会计档案管理员，在制度设计上缺少档案保管项目，监督管理缺乏。这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大，不利于企业的管理水平的提升。会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓，不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定，更不销毁，认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖，导致新的凭证档案不能顺利归档，会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象，这甚至影响到后续会计业务的开展，从而影响了财务管理工作的质量和效果。
2.会计档案制度缺乏具体操作规程，责任不明确。目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作，属于会计档案管理内容，主要是规范了保存年限等内容，对于具体的装订等方面没有做具体要求。具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范。会计档案是会计信息的载体，对于档案要求不明确，会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求。对于合同类会计档案，财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理，自己就无须整理了，这样不仅导致了会计档案不全，还造成了财务付款缺乏依据，不能按照合同进度进行付款，甚至出现超付，给企业带来了一定的财务风险。
3.会计档案整理工作不够规范，未能实行分类别管理。往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档，但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理，如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面。部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚，出于省事而未作为凭证附件单独装订。对于资料的轻重缓急区分不够，遗漏重要会计文件的存档工作，给未来查阅带来了不必要的麻烦。会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出，导致对未来会计期间会计工作产生重大影响。
4.会计档案管理人员职业道德素质不高，责任心不强。从业人员由于缺乏档案管理经验，对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚。有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规，私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证，为个人谋取私利。有的单位为完成虚假收入指标，在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和发票管理规定，为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票，玩企业的考核办法于股掌之间，欺骗上级监管部门。有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润。建假账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范，会计信息失真，进而影响了企业集团的战略决策。
5.财务档案管理重书面资料，轻视电子档案的保管。随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展，企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来，但是由于保存措施不当，未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失。由于没有及时办理借阅手续，导致不知所踪难以找回。由于网络传播的普遍性和及时性，不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用，泄露企业的商业机密，给企业造成不必要的损失，加强电子数据安全性成为当务之急。
二、完善会计档案管理工作的对策
1.提高认识，切实加强对会计档案工作的领导。我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”单位负责人负有依法办理本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任。单位负责人作为会计工作的主要责任人，要进一步提高对档案工作的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，从维护企业真实面貌的高度，切实加强对本单位档案工作的组织领导，把档案工作列入议事日程，纳入本单位发展规划，及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题。本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核，落实会计档案工作人员职责，有效地开展工作，为会计档案工作创造有利条件，确保会计档案完整有效。
2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训，提高管理人员的知识技能和职业道德素养。作为会计档案整理的直接责任人，专职（或兼管）会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度，直接决定了会计档案工作质量。会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作，会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力，培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证。要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员，为他们排忧解难，选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育，充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性，不断提高企业财务部门会计档案管理水平。
3.建立健全本单位会计档案工作机构，明确工作职责。为落实会计档案管理责任制，加强会计档案工作，做到管理到位、责任到人，各单位要建立健全会计档案室，明确财务机构负责人和专（兼）职会计档案员，会计档案管理员要保持相对稳定，若要更换则要做好交接手续。会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规，建立健全会计档案工作规章制度；对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督；统一保管财务部门的各种会计档案，并按规定向本单位档案室移交；负责所保管会计档案的提供和利用；协助税务、财政机关查阅会计档案；完成领导安排的工作任务。建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度，并严格执行。因管理不善或给档案造成严重损失的，依法追究有关负责人及直接责任人的责任。财务工作实行定期轮岗制度，会计档案管理人员也不例外，通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平。
4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法，根据企业经营管理的实际情况以及事务特点，将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率。会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案。外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料，如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等，而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案，如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等。在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存，制定统一格式，实行标准化管理，便于查询利用。
5.建立健全会计档案安全机制，维护企业商业机密。安全是会计档案工作的头等大事，必须高度重视，警钟长鸣。信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化，电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点。这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，但并不意味着纸质档案不重要。我们要在保留一份纸质会计档案的同时，保留一份电子档案，实现双备份，双保险。在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存。要定期检查档案保管情况，制定档案安全应急方案，确保档案绝对安全。在信息化时代，会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要，企业应当加强信息资源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企业设置了财务信息专网，要设置权限限制非本企业财务人员登录访问，及时修改登录密码，防止财务信息泄露。对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度，未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息，否则要承担相应的经济法律责任，情节严重的还要加以辞退。
6.深化ERP系统应用，实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能。会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统，应当深化会计档案功能的应用，实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能。目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能，即在编制凭证分录的同时，能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能，但不足的是对于上传附件的大小不能限定，造成了资源的极大浪费。因此应当在满足电子查阅功能的同时，最大限度提升系统空间的使用效率，加强凭证附件上传的监督管理工作，防止无效文件上传，并定期做好数据备份工作。
总之，会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求，在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施，探索创新会计档案管理模式，促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶。
参考文献：
[1]赵清和.谈财务部门会计档案的管理.沈阳建筑大学学报：社会科学版.2005（4）.
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[3]苗巍.如何做好电算化会计档案管理工作.现代商业.2008（14）.
随着2016年1月1日新《会计档案管理办法》的实施，对高校的会计档案管理提出了一个新的要求。结合现阶段高校会计档案管理中出现的问题，结合现代电子信息技术，从加大设备投入、完善管理制度，明确权责制度方面，加强会计档案的管理，更全面的完善会计档案工作。
关键词：
高校会计档案；信息化；管理制度
一、前言
会计档案体现了一个单位经济活动，通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉。高校会计档案是记录和反映学校在管理运行中形成的重要财务往来资料和原始凭证，是学校在行政、教学、科研等一系列往来业务中形成的历史记录，同时也是高校档案的重要组成部分。随着经济的发展和科技的进步，高校财务涉及到的事项越来越多越来越复杂，对财务的各项要求也越来越高，会计档案仅仅通过纸质的方式，远远不能满足当下的各类需求。特别是越来越多的会计凭证、报表等均已由原来的手工操作转变成以电子形式产生和传输，由此形成了大量的电子档案。自2010年起财政部、国家档案局对原管理办法进行多方调研论证，再经过科学的研讨和严格的试点，于2015年12月经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过，于2016年1月1日起施行新《会计档案管理办法》。
二、高校会计档案管理现状及分析
（一）对会计档案的重要性认识不足，责任不明确，软硬件配套设施落后
高校财务的工作重点，普遍在预、决算的编制、执行、报账业务等会计核算工作，而对于涉及到财务的资料档案管理却相对忽视。主要体现在以下几个方面：首先在人员配置上，虽然各高校都有专门的档案管理部门，但是主要职责是管理学校的相关文件、学生资料等等，而且也是档案专业的人员负责。对于财务上交的会计资料，仅仅起到代管的作用，若遇到查阅此类资料，只能由会计人员前去查阅。而财务部门对于会计资料的管理，也没有专职人员负责，都是部门人员兼管，由于缺乏档案管理的相关知识，因此在管理上存在很多问题。其次，会计档案在档案部门存档的，所有查阅、借阅此类资料的，都要办理很多相关的借阅手续，非常不便捷。财务部门自己管理的，则是存放于办公室或者库房，无法满足专业档案资料的存放要求。最后，很多高校没有明确的制度规定哪一类会计资料应该存放于档案部门还是存放于财务部门。因此，很多资料存放比较混乱，一部分在财务部门、一部分在档案部门，不利于会计档案的归档。
（二）管理方式落后、会计档案质量不高，归档不齐全
当下很多高校，对于会计档案的保管，还仅仅是处于纸质档案保管阶段，仅有少部分的档案管理用到了excel，word等软件。经过长时间的档案管理证明，纸质档案管理存在很大的弊端。打印纸质不仅影响工作效率，大量的会计档案资料会占用大量的空间，增加办公的成本；在漫长的保管期限内，纸质档案很容易字面污染和页面损坏，不利于会计档案资料的完整性；有些档案管理权责归属不明确，特别是没有专门档案管理部门的学校。这样就导致资料传递不明确，关联部门之间可能产生推诿，相关联资料可能分属两个不同的部门管理，甚至导致资料传递过程中的遗失。
（三）核销不及时，容易造成资源浪费
2016年1月1日起实施的新会计档案管理办法，对各类会计档案资料有了一个明确的保管期限。但是，很多高校因为特殊原因，不能按期销毁到期的会计档案。比如很多高校的基建会计档案，因历史原因，很多在建工程没有按期转入固定资产。针对该项目的会计档案，有些的保管年限已经超过了保管年限，但是无法进行销毁，要留待以后备查，还需用专门的文件柜进行存放，这些资料就占用了大量的空间，而且纸张经过长时间存放，发黄变质，大大影响阅读的质量。
（四）保密水平较低，存在安全隐患
目前高校对于会计档案的保管，多数采用纸质方式，主要体现在各类文件、凭证、原始单据等这一类；部分涉及到电子档案的,都是通过word、excel方式，例如各类报表、申请、回复等等。很多高校并没有针对会计档案，制定专门的保密制度。因此在档案的保密方面，存在安全隐患。
三、如何利用现代电子信息技术完善电子会计档案管理
（一）加大会计档案管理的投入，建立设施完善的数据库，实现数字化管理
每年在单位预算经费中，加入会计档案管理专项经费，用于会计档案购买设备等项目使用。建立设施完善的数据库，将财务软件、会计档案软件、学校网络平台相结合，便于部门将会计核算产生的凭证、上级部门下达的相关文件、单位内部文件等需存档文件，转换为可储存文件，便于会计核算使用、会计档案软件进行保管。将繁琐的会计档案工作，通过数字化进行科学的管理。
（二）结合信息化的要求，制定财务档案管理制度，绘制出完整的流程图，明确档案专职管理人员
新会计档案管理制度对电子档案管理作出了更为详细的要求，除了按照制度规定以外，结合本单位实际情况，制定单位会计档案管理制度，并且据此绘制完整的会计档案管理流程图，制度和流程图都需上墙，并且制定专人负责会计档案管理。
（三）严格按照档案管理要求建设档案资料、设备管理场地
对于会计档案保管，不仅是纸质的要求妥善保管，电子信息档案及设备也应当按照要求进行保管，因此，保管的场地也必须达到相应的要求。首先，防火门、防盗门、防盗窗、灭火器等相应的硬件条件必须达到。其次、库房必须适合纸质文件及电子设备的放置、保持温度在15-30摄氏度之内，避免电子设备温度过高；湿度必须在45%-65%之内，防止纸质文件受潮，防止电子设备受潮变形。必要时安装空调及除湿机。
四、发展前景及展望
电子信息化与会计工作相结合，是时展必要的过程，特别是对会计档案的管理具有重大的意义。会计档案是见证高校发展的各项经济业务的重要依据，对会计档案管理的重视，体现了高校对自身经济发展的重视。会计档案通过电子信息化进行管理，为档案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，满足学校的发展需求，推动学校经济管理工作走可持续发展的道路都具有划时代的意义。
参考文献:
[1]郭然.信息化环境下高校会计档案管理设计[J].中国管理信息化.2016（6）.
[2]钱艳.新形势下高校会计档案管理问题探讨[J].扬州大学学报.2015（12）.
会计档案管理问题措施新的《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）已经财政部部务会议、国家档案局局务会计修订通过，自2016年1月1日起施行。新办法在会计档案保管最低年限的规定和电子会计资料归档等方面进行了重大修订，更好地切合和适应新时期下经济发展及档案管理工作的需要。会计档案是记录和反映一个单位经济事项，具有保存价值的重要资料。会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作是财务岗位职责中不可缺少的组成部分。然而，实际工作中，会计档案管理工作往往容易被忽视，成为财务管理的薄弱之处，无法发挥其经济档案的重要作用，直接影响单位财务管理工作的质量和效率。
一、目前会计档案管理中存在的问题
（一）会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订封皮项目填写不全；会计凭证封粘处没有会计人员签章；如今单位普遍实行电算化，会计账簿、会计报表需自行打印保管，装订时未认真核对，张数有所缺失；有些单位账簿装订后未编写页码，也未编制有页码对应的账簿目录，给查询工作带来不便。
（二）会计档案保管种类不齐。有些单位会计档案只涉及会计凭证、会计总账、明细账以及年度会计报告等资料，对于办法中规定的其他会计资料，如纳税申报表、税务稽查文书、年度预算编制方案、资产管理报表等材料未系统的整理、装订、保管，查找以上相关历史数据时，常因经手人员更换等现实因素，费时费力。
（三）会计档案保管重纸质，轻电子。很多单位会计档案保管除了文件类材料进行电子归档之外，其余会计报表、预算报表及资产报表等均未实现电子存储与纸质档案同步管理。会计、预算、资产等这些重要的报表不及时整理，进行电子备份存储，容易因人员更替，办公计算机更换等原因造成丢失。
（四）会计档案重保管，轻销毁。有些单位会计档案移交后没有按照永久、定期两类分别保管。办法规定会计档案保管期满，确无保存价值的，可以进行销毁。然而实际工作中，因销毁首先需要几个部门共同对会计档案进行鉴定，然后编制销毁清册、进行销毁，流程严谨而繁杂，故有些单位在会计档案室还未达到最大容量的情况下，忽视销毁工作，造成会计档案永久积累。
（五）会计档案查借阅随意。会计档案作为记录单位经济业务的史料，是单位的商业机密资料。有些单位不仅未建立会计档案查借阅制度，而且在未办理相关审批和登记手续的情况下随意将会计档借阅他人查看或复印，数据安全保密意识薄弱。
二、规范会计档案管理的措施
（一）重视会计档案管理工作。新《会计档案管理办法》的颁布正是国家财政部重视在新时期、新形势下加强会计档案管理的体现。提高单位领导、财务人员对会计档案重要作用的认识，转变出具年度财务报告，完成财务考核指标便是终结年度财务工作的老观念，会计档案管理作为财务工作的最后一个环节，收好尾才算得上财务年度工作的圆满完成。
（二）健全会计档案管理制度。依据办法和财经制度建立符合单位实际的会计档案管理制度。明确会计档案归档的内容范围，划分好移交单位综合档案室管理的资料和财务部门内部保管的资料。明确归档资料的存储形式，纸质存储或电子存储，或纸质电子双重存储。明确归档程序、移交手续，分清财务部门和综合档案管理部门的各自职责。配备“五防”设施，完善档案管理室的安全措施。建立电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事件和认为篡改。
（三）规范会计档案立卷工作。封面和档案盒上有关项目必须填写齐全；粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章；自行打印的账簿做好编制页码并附有页码对应的目录；定期组织对会计档案立卷、装订工作进行检查，纳入财务考核，使会计档案管理走上规范化的轨道。
（四）遵守保管期限和履行销毁手续。新办法规定，会计档案保管期限氛围永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。会计档案保管期满，需要销毁时，单位档案管理机构会同财务、审计、纪检监察部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册，按照相关程序进行销毁。
（五）完善会计档案查借阅制度。建立会计档案查阅、复制、借出登记制度，应设置“会计档案查阅登记簿”，用来登记查阅人、查阅日期、查阅用途、归还日期等。本单位人员查阅会计档案，需经过财务部门负责人同意；外单位人员查阅会计档案，要经过单位负责人批准，并出具正式介绍信。
（六）加强会计档案管理知识培训。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须加强财务人员对会计档案管理及操作技能的培训。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。
加强会计档案管理可以促进单位财务管理整体水平的提高，可以充分发挥会计档案的经济价值，使会计档案更好地为单位战略发展和风险控制提供服务。
参考文献：
[1]龙玉兰.新形势下会计档案的规范化管理研究[J].经营管理者，2011（20）.
[2]韩爱国.对会计档案保管工作的难点及解决方案的探讨[J].中国总会计师，2011（3）.
档案管理是一项复杂的工作，档案管理人员需要花费大量的时间将科研人员研究出的成果整理并保存。因此，这对档案管理人员来说是一项困难的工作，如不能及时地将基层科研单位的信息整理出来，那不仅影响到管理档案的工作效率，同时，也会给基层科研单位的工作人员带来不便。所以，基层科研单位要引进先进的、科学规范的档案管理技术，使档案管理工作具有规范性和计划性，这样，档案管理人员就能快速地将档案科学规划，并有效地提升管理效率，从而服务于每一位基层科研人员，让科研人员能及时地从资料库找寻相关的研究内容。
二、关于基层科研单位档案管理的现状
（一）档案类型较多，工作人员整理难度大
由于时代在不断地变化，基层科研单位所研究出的成果已不是单一化，而是各种类型的成果。因此，档案的类型也随之增多，这无疑是给档案管理人员增添了工作难度，各种类型的档案，工作人员在收集的过程中需要耗费大量的时间和精力，如果少收集一种类型的档案，档案管理人员都要重新收集，而且在整理时，档案管理人员也要小心翼翼。与此同时，由于档案类型繁多，部分档案管理人员在整理的过程中难免会漏掉一些档案，这样就使得基层科研人员在查询资料时，总会遇到许多阻碍，甚至查询不到以往研究的成果。
（二）档案管理格局存在问题
不同部门的档案需要由不同部门的档案管理人员整理，这样才能使档案具有规范性，但目前许多基层科研单位的档案管理都有一个部门整理，这样就使得档案比较分散，而且在使用的过程中也会给人带来不便。例如，财务部门的档案应由财务部门的人员整理出来再送到综合管理档案的部门，但财务部门却将没有整理出的档案送去综合档案管理部门，这样就使财务部门的档案经手人多，没有计划性，从而影响到财务部门日后的工作，更严重的则是档案丢失和重要的科研内容丢失甚至泄密。
（三）科研单位仍采用传统的档案管理方法
档案管理部门一直是基层科研单位重要的组成部门，但基层科研单位却经常忽视档案管理部门的存在和重要性，在研究出科学成果时只将档案扔进档案管理部门就对此放任不管，这给档案管理人员带来许多不便，而且由于基层科研单位对其档案管理部门的不重视，导致档案管理部门依旧采用传统的管理手段，这严重影响到档案管理人员的工作的效率。[1]同时，档案管理部门的工作环境较差，储存空间不足，所以缺少合理的管理布局，并且基础科研单位缺少对档案管理部门人员的配备，使其档案管理部门缺少大量的工作人员。这不仅不利于档案的管理，也使得档案管理人员对自身的工作不够重视。
（四）缺少专业的人才
据调查显示，基层科研单位的档案管理部门缺少专业的工作人员，在管理档案的过程中经常会出现将档案放错位置的情况。而且档案管理人员的工作水平和专业素质较低，缺乏良好的职业道德，这就使得档案管理人员在工作时间疏忽职守，并缺少档案管理的工作经验，与此同时，档案管理人员对《档案法》《保密法》等相关的法律法规缺少准确的认知，不能用法律约束自身的工作，使其档案中的核心数据经常会被泄露。[2]
三、关于基层科研单位的档案管理实践研究的重要性
随着科学技术不断地创新，基层科研单位的工作任务也随之增多，而基层科研单位要想研究出更优秀的成果，基层科研单位就要需要大量优秀的科研人员，而这些科研人员要根据以往的科研成果进行研究。因而，档案就成为研究人员工作的参考材料。科研人员要通过翻阅大量的相关文献，在此基础上研究出新的成果，所以，基层科研单位要重视档案管理实践研究，让档案管理实践研究发挥实际的工作作用，只有这样，科研人员才能清晰的寻找相关的研究材料，并为其研究过程节省时间，从而有效地提升研究工作的效率，为国家和人民做出伟大的贡献。而我国在未来的发展中也离不开基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要做好自身的工作，打好档案管理的工作基础。[3]
在研究基层科研单位档案管理的过程中，档案管理人员将档案规范化的管理，不仅为科研人员提供丰富的资料库，同时，也能增强科研单位的工作效率，促进基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要明确档案管理的重要性，如果没有档案管理部门的存在，那基层科研人员所研究出的科技成果将会被遗忘，并无法在日后为科研人员提供参考材料，这样就会使我国未来的科技的发展落后于其他国家。而与此同时，基层科研单位对档案管理的研究也发生了实质性的改变。只有基层科研单位重视对档案管理的实践研究，档案管理人员才能提升自身的专业素质，而档案管理的方法也会得到创新，其档案管理的过程中会更加规范、完整，这也方便档案管理人员对档案的收集。所以，基层科研单位要明确档案管理的目标，制定科学的管理方案。[4]
四、关于基层科研单位的档案管理实践研究提出的策略
（一）明确档案管理的目标，制定科学的管理方案
基层科研单位在进行档案管理的实践研究过程中，首先基层科研单位要明确档案管理的目标，将各部门的档案提前做好规划，并将整理出的档案进行分类再放入综合档案管理部门。然后再由综合档案管理人员对其进行整理储存，只有基础科研单位明确档案管理工作的目标，才能制定出科学的管理方案，使其工作人员能有针对性和计划性地管理档案，这样当科研人员在使用档案时就能快速地找到档案，而这也给档案管理人员带来了便利。[5]例如，档案管理人员在规整档案时，档案管理人员缺乏明确整理目标，就会使档案管理人员在管理档案的过程中就会发生混乱，并且没有针对性，而档案管理人员在根据管理目标工作时，就能按照顺序工作，从而提升工作质量。
（二）引进先进的科学技术，提升档案管理人员的工作效率
先进的科学技术可以促进档案管理人员工作的动力，并提升档案管理人员的工作效率。因此，基层科研单位要为档案管理部门引进先进的科学技术，让档案管理人员能利用科学技术管理档案。档案管理人员在利用科学技术管理档案时，能有效地将档案进行分类和存放，并明确其档案的数量和档案存放的时间，这样档案管理人员在翻阅档案时，就能通过网络技术快速地找到档案存放的位置，而这样也能增强对文件的保密度，使其档案管理人员不会将文件内容泄露。[6]
（三）增强对档案管理人员的培训，使其树立良好的工作理念
基层科研单位的档案管理人员要具备良好的职业道德和专业素养，才能积极主动的管理档案。因此，基层科研单位要在适当的时期对档案管理人员进行培训和指导，将新颖的管理理念融入档案管理人员的思想中，并让档案管理人员掌握熟练的档案管理技巧，这样档案人员就能合理地将新颖的档案管理理念融入工作过程中，从而使自身树立良好的工作理念，而档案管理人员在形成良好的职业道德时，也能保障档案的安全。只有基层科研单位增强对档案管理人员的培训，才能让档案管理人员明确自身的工作的重要性。[7]
（四）强化档案管理人员的法律意识
基层科研单位在对档案管理人员进行培训时，要将档案管理的相关的法律法规灌输到档案管理人员的思想中，使档案管理人员能按照档案管理的法律法规进行工作，并在工作过程中约束自己，不被利益所引诱。例如，基层科研单位可以将《档案法》和《保密法》打印出来，贴在档案管理部门的墙上，从而时刻提醒档案管理人员，基层单位也可以让档案管理人员将其法律背诵，在年终的时候对档案管理人员进行考核，加深档案管理人员对相关法律法规的记忆力。因此，基层科研单位要重视增强档案管理人员的法律意识，使档案管理人员能够遵法守法。
（五）构建完整的档案管理体系
基层科研单位要构建完整的档案管理体系，使档案管理的质量能得到提升。因此，基层科研单位应积极开展科研活动，让其科研人员和档案管理人员都参与到其中，这样科研人员和档案管理人员在参与活动的过程中就能建立良好的关系，并在日后尊重对方的工作和自己主动地配合对方，从而提升双方的工作效率，而构建完整的档案管理体系，也能将外来的文件和内部的文件进行合理的布置，并分清档案的主次，将重要的文件整理出来，使档案具有信息化和标准化。例如，基层科研单位可以根据档案管理的工作任务，编写出相关的体制，如《文件管理》《资料管理规定》等体制，这样，档案管理人员在工作时就会有参考物，从而快速地完成档案管理的工作任务。[8]
五、结束语
关于基层科研单位的档案管理实践研究，基层科研单位的工作人员要增强对其的关注，基层单位要增强对档案管理部门的投资，为其创建良好的工作环境和提供先进科学技术，使档案管理工作人员能采用科学的方法管理档案，这样才能使档案具有规范性和清晰性。而与此同时，基层科研单位也要增强档案管理人员的工作素养，让档案管理人员对自身的工作认真负责，并根据相关的法律法规约束自己，保证不会将档案的重要信息泄露。因而，基层单位人员要积极地对档案管理人员进行培训，并让档案管理部门能够在未来的发展中焕然一新。
关键词：会计档案管理；问题；措施
随着信息化建设的进行，会计电算化逐步代替传统手工会计，电算化会计档案越来越多，传统的会计档案管理体制已不适应新形势，产生越来越多的问题，从而影响到会计档案的保存和利用。本文就会计档案的内涵、种类，会计档案管理存在的问题以及加强会计档案管理的一些措施进行了探讨。
1 会计档案管理工作的范畴
1、会计档案的归档
《会计档案管理办法》规定，原始凭证、合同、上机日志、发票等会计资料应定期按规定整理保存，打印输出的凭证、账册、报表等先经会计主管签章，然后移交存档保管。电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，存档时应将数据进行双备份。计算机的操作系统、各类应用程序软件、会计核算系统软件以及软件的备份磁盘，也应作为会计档案保管。
2、会计档案的保管
根据会计档案保管制度，会计档案保管先要建立保管清册，由会计档案保管人员负责登记，并定期将财务归档的会计资料按顺序、类别及编号整理立卷登记。对采用磁性介质保存的档案，备份软盘必须贴上保护标签，装入盘套，放进硬盒，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，还应定期进行检查，定期进行复制。
3、会计档案的借阅
各类会计档案的查阅，必须办理有关利用手续，一般不得带出室外。如有特殊情况，必须带出室外复制时，需经财务部门负责人批准，按照档案管理的有关规定进行登记，填写会计档案调阅登记簿，并限期归还。外单位查阅会计档案，要持有单位介绍信，经主管领导、财务负责人批准，档案管理人员才能接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅人员的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案经年终核算整理装订后，由财务部门保管一年，以备随时查阅。满一年后，财务部门编造清册，
4、会计档案的移交
会计档案经年终核算整理装订后，由财务部门保管一年，以备随时查阅。满一年后，财务部门编造清册，移交档案部门保管。编制会计档案移交清册时，要列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。移交会计档案要由单位财务负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。
2 当前企事业单位内部会计档案管理存在的问题
1、会计档案管理法规不完善
企业经营机制不断转换，经营方式不断更新，事业单位改制也在不断推进中，新情况、新问题不断出现，而与之配套的会计档案管理机制并未建立健全。目前，我国会计档案管理方面的法律、法规与建立现代企事业单位制度的实际不相吻合，缺乏适应现代企业制度的会计档案管理法规，在以法制经济为基本特征的市场经济体制下，无法满足推进企事业单位体制改革和建立现代企业制度的要求。
2、会计档案监督机制不健全
一是会计信息披露进程中的政府监管不足，准则、法规执行的监督不力，缺乏效率；会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。二是注册会计师制度不完善，一方面注册会计师既要对受托单位的会计信息进行客观公正的审计，又要收取审计费用，对被审计单位依赖性强；另一方面注册会计师行业还没有形成有效的监管机制，部分从业人员专业素质差。三是企业内部监督机制不完善，领导不重视，内部制度得不到落实，会计基础工作薄弱。
3、网络的安全隐患
首先，计算机系统由许多部分组成，每个部分都有薄弱环节，极易遭到攻击或破坏，如数据易被篡改、软件被修改或破坏、安全存取功能薄弱等。其次，计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，网络系统的安全技术尚在建立和完善之中，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。此外电算化会计系统只有在会计软件的支持下才能运行并发挥作用，会计软件对经济业务的处理是否真实、合法起决定性作用。而现在会计软件在开发中重功能、轻安全的现象普遍存在，可能存在会计软件处理功能陷阱，或会计软件运行与维护陷阱对系统的破坏性极大。
4、从业人员的业务素质偏低
档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。由于会计档案管理人员的电算化操作能力较低，缺乏档案管理专业知识，电子档案管理意识薄弱，导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外
存储器中保存，或不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，影响电算化系统的正常工作。
3 加强会计档案管理的措施
针对会计管理体制改革过程中部分单位会计管理人员的管理方法和对会计档案管理的认识，会给单位会计档案管理工作带来负面的影响，及目前部分单位会计档案管理人员的对会计档案管理认识，而产生的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
1、建立相应的会计档案管理体制
实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，按要求在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构进行移交。
2、加强会计人员的岗位培训
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
3、加大对会计档案管理工作的监管力度
要结合具体工作实际情况，联合制定包含新会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。
4、严格执行会计档案管理的各项工作程序
实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，制定出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、报账员、档案员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。
参考文献
[1]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理[J].财会通讯，2012（8）.
在实际工作中为了加强黄委会计基础工作管理和档案工作的管理,做好治黄会计电算档案的管理是非常必要的。会计电算化的出现,使传统会计档案的内涵和外沿均发生了变化,会计电算化档案不仅保留了传统意义上的纸介质会计档案,而且还包括存储在磁性介质或光存储介质上的会计数据,对我们的档案管理工作提出了更高的要求。只有掌握电算化会计档案的特点才能管理好会计档案;同时管理好电算档案,才能充分发挥电算化信息系统在黄委经营管理中的作用。为了更有效地做好治黄电算化会计档案工作,在会计电算化条件下,要管理好会计档案信息,必须配备专兼职档案管理人员,有效控制会计档案信息源头质量。必须根据治黄电算化会计档案的特点,分别做好治黄会计档案的收集、管理与保存、调阅等方面的工作。
1首先我们需要建立电算化会计档案的归档制度
从电算化会计档案的收集工作来看,电算化会计档案的收集是指在一定的时间内,把计算机财务软件系统中的所有会计数据备份到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件储存好,以保证计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内,在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。
2电算会计档案不能由财务部门保管,而必须由档案部门集中统一保管
这不仅是机关、团体、企事业单位加强会计档案管理的需要,更是反贪污斗争、堵塞财务管理漏洞的需要,是严厉打击经济犯罪,预防经济犯罪的需要。近几年来,为了逃避国家依法对单位财务进行监督的目的,涉及销毁国有、集体或者个人所有会计档案的案例屡屡发生,且有逐渐增多趋势。各级公检法部门加大力度对侵害档案的违法犯罪行为给予严厉打击,维护了市场经济秩序,保障了我国经济建设的发展。而不容忽视的是,作为档案行政管理部门的法律监督活动却没有到位,维护档案管理秩序与维护市场经济秩序相脱节。因此,档案行政管理部门应以此为鉴,防患于未然,只有全面正确履行档案行政管理机关的行政职能,加大涉档违法犯罪行为的处置力度,才能有效保证会计档案的完整与安全,加快依法治档进程。
3建立电算化会计档案的保管制度
需根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度。针对电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大,易受破坏的特点。在选用保存会计档案的存贮介质时,应选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;还应针对电算化会计档案易修改且不留痕迹这一特点,在进行管理时应对硬盘上的会计档案,采取相应的安全保密措施,防止对会计档案进行修改。做好会计档案的防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按类别和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。
4建立严格的借阅利用手续制度
查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准才可查阅。
5建立电算化档案定期备份制度
电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。
关键词：城市轨道交通；会计档案；档案管理
一、会计档案管理的内容
根据最新的《会计档案管理办法》【中华人民共和国财政部国家档案局令第79号】，下列会计资料应该归档：（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅账簿；（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。从该管理办法可以看出，会计档案管理内容非常广泛，涉及日常会计工作全过程，包括出纳、会计、税务、报表等全部会计人员产生的会计资料，给会计档案管理造成很大困扰与难度。
二、会计档案管理现状及原因分析
目前，全国各城市轨道交通企业，除北上广深等几个大城市建设时间较长，其他大部分城市刚刚兴建地铁，日常工作主要围绕地铁新线建设与开通进行，能把日常工作做好，已经疲于应付。受建设工期影响，一线业务部门工作重点在现场，确保工程质量安全与进度。据笔者调查研究，目前各城市轨道交通企业连建设档案管理尚无完善的制度与流程，会计档案管理虽有国家法律规章规定，但实际执行情况及效果并不容乐观。银行余额调节表因为事务所审计，情况相对较好，会计报表，纳税报表，增值税进项发票底联等非日常用会计档案管理要求尚不理想。很多公司目前按照办法规定，凭证与会计报表都能完成，但时间有所滞后，延长两三个月是常态，半年后装订凭证也非少数。至于办法里规定的其他会计资料，基本无暇顾及，最终严重影响项目竣工财务决算与国家验收。会计档案管理现状不理想，其完善程度与国家要求甚远，经过综合分析，既有主观因素影响，也有客观因素影响；既有外部因素影响，也有内部因素影响。(一)内部原因1.领导不够重视，档案管理员身兼多职。按照办法规定，公司应设立专门的会计档案管理机构，但现实情况是很多公司因各种原因，财务人员编制比较紧缺，很少设立专门的会计档案管理人员，一般由部门文员兼会计档案管理员。财务部门资料很多，特别是各种收款付款单据、票据量很大，管理要求高，文员很难投入足够资源与精力于会计档案管理。只有会计师事务所审计、政府审计要求提交各种资料或者积压太多时，才进行凭证装订等工作。这也从侧面说明领导对会计档案管理工作尚不够重视，觉得没必要投入专门人力资源开展会计档案管理工作，等其他工作完成后，再来整理会计档案也来得及。2.根据财务部门内部分工惯例，会计档案管理一般都设有财务部会计核算模块。会计核算本身工作繁琐，且工作量较大。特别是新公司，业务与财务制度流程不太完善，会计核算也不太规范，财务人员平花费大量时间与业务部门进行沟通等工作；除此之外，与公司外部门各项沟通，如会计师事务所审计、政府审计、税局稽查等，也需要大量沟通协调工作。这种工作现状造成会计档案管理工作也难以按时开展。3.大多数企业对于财务信息化投入较大，没有信息化建设，财务管理无法有效进行对于会计档案管理信息化建设，停留在手工时代水平。会计档案都是各种纸质材料，包括各类凭证、原始出入库单、发票、收据、各类批文等，这些资料作为凭证附件存在。每个月按时把凭证收集完善、整理、入盒、编号，然后做个档案台帐记录，由会计档案管理员放在个人电脑进行共享，供大家使用。整个档案管理过程，几乎全手工操作，很少借助现代信息技术，所以，这么多年会计档案管理水平一直没有很大发展与进步，越来越跟不上公司与时展。(二)外部原因1.会计师事务所审计对公司财务管理有较大约束力，但更多关注于会计报表层面，并不会过多关注会计管理细节，特别是会计档案管理。在年报审计中，公司只要能提供会计凭证及事务所要求的会计资料即可，事务所并不会检查会计档案资料是来自于具体经办会计手里，还是来自于会计档案室。这就造成会计档案管理没有硬性外部约束。2.对于城市轨道交通项目，建设项目最后一环就是项目竣工验收。目前，根据国家验收标准有十三项专业验收，其中就有一项档案验收，如果档案验收通不过，即整个项目竣工验收通不过。需要关注的是，项目竣工验收里的档案特指工程档案，即与工程相关的招标、合同、图纸、变更资料等，会计档案并不是档案验收关注的重点，正是这点恰恰造成公司把更多精力放在工程档案管理，而忽略了会计档案管理。
三、会计档案管理不完善造成的影响
会计档案管理工作，虽然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其对日常财务管理及最终项目验收均有重要影响，具体如下：（一）会计日常工作中，由于各种原因经常需要查阅凭证，档案归档不及时，就会造成凭证在经办会计或出纳手中积压，时间越长、积压越多，这时查找凭证往往需要耗费更多的人力物力进行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于会计档案不及时装订、归档，且分散在不同会计人员手中，造成凭证丢失的风险大大增加，且有些重要资料如原始发票等资料一旦丢失，给公司、个人造成的损失会更加巨大。（二）轨道行业投资巨大，是政府关注重点。所以，各种政府审计、专项审计层出不穷，为了应对各项审计，会计档案管理不到位、不完善，就会导致提供各类资料时手忙脚乱，一来效率很低，提交资料时间较长；二来造成外部审计人员对公司不满意，甚至认为公司不配合审计工作，故意不提供相关资料。（三）城市轨道交通项目作为关系国计民生的重大工程项目，通过国家项目竣工验收是对国家对人民最好的答复。如果日常会计档案管理没有规范，到项目竣工决算时资料不全或难以查找，会极大影响项目竣工财务决算。
四、关于完善会计档案管理的建议
针对会计档案管理工作不完善，结合上述原因分析及其造成的影响考虑，针对不同的原因采取不同的措施，具体如下：（一）提醒公司领导重视，加大资源投入公司领导重视是做好会计档案管理工作的重要前提，只有领导重视，这项工作开展就会顺畅很多，投入到这项工作的资源将会大大加强。（二）会计档案管理工作制度化、流程化、标准化由于会计档案管理工作是整个会计管理工作最后一个环节，所以，有必要把会计档案管理工作制度化、流程化、标准化，把流程做细，工作分配到人，前置环节定到具体时点。当然，要想把这些工作落实到具体工作来，还需要做好会计档案管理宣传与培训，让会计档案管理思想深入每个会计人员之心。将会计档案管理当作会计工作的最终目标，然后按流程倒推给每个环节设置时间节点，且这个时间节点作为硬性要求，非特殊情况不得变化，比如每月5号收齐所有银行对账单，每月10号收齐所有银行余额调节表，每月15号收齐上月会计凭证等。（三）加强全过程管理，从事前规划、事中执行跟踪、事后检查反馈因为会计工作日复一日，年复一年像大气循环一样重复，从不间断，所以，只有把会计档案管理工作当作标杆，上个月完成这项工作，下个月才能正常开展。否则就像骆驼背上的稻草，越来越重，最终会被最后一根稻草压跨。这里特别要提醒一点，因为会计档案涉及人员较多、环节较多、流程较长，设计一个良好的制度流程特别重要，且要有专人监督实际执行情况，把监督工作制度化、流程化、规范化，及时向领导反馈问题并及时跟踪解决，方能做到万无一失。（四）加大信息技术资源投入，利用信息技术手段提高会计档案管理工作效率，降低管理成本如今是信息时代，会计档案管理工作也要跟上时代步伐，如上所述，如果技术手段还停留在纸质层面，进行整理、归档、查阅，提高效率非常困难，只能靠人力投入来实现。目前，全球发展趋势是财务共享中心，其会计档案管理是基于IT技术发展，引入了影像系统、报账系统、ERP系统、银企直联系统等一系列业务财务系统，利用大数据、云存储平台等技术手段来提高会计档案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司内部、外部人员档案使用满意度，为项目竣工验收打下坚实基础。
作者:陈玉均 单位:广州地铁集团有限公司
参考文献：
[1]财政部.会计档案管理办法.中华人民共和国财政部国家档案局令第79号，2016.
[2]财政部.企业会计信息化工作规范.财政部财会[2013]20号，2014.
[3]孔繁杰.创新档案管理打造绿色账本.中国档案，2015（02）.
[4]张育强.财务共享模式下的会计档案管理工作探究.会计之友，2010（12）.
[5]孙红雁，邱明东，王樱华.浅探信息化条件下会计档案的电子化管理.商业会计，2012（10）.
[6]杨茜雅.电子会计档案实现机制研究.档案学研究，2015（02）.
关键词：高校；财务档案；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A
收录日期：2017年4月12日
一、信息环境下高校财务档案的内涵
信息环境下的高校财务档案，指的是利用现代化的信息技术对高校财务档案进行收集、整理、归类、保存和开发。改变传统的纸质的保存形式，让高校财务档案以电子的形式进行存档，方便了工作人员的查阅，大大减小了工作量。这对于传统的档案保存模式无疑是一场巨大的革命。但是，利用信息技术对高校财务档案进行管理，这是一项浩大的工程，系统对于信息的处理和归纳分类等步骤都需要程序计算，并正确地将高校财务信息进行存档。所以这就对高校的财务工作人员发出了新的要求，人员要做到各司其职，在统一的标准下对财务档案进行分类，分级保存，最后对档案进行存档和对档案的信息进行保密。
档案的信息化处理，方便了高校人员的查阅（除保密信息以外），为大众提供了方便的平台。对需要的信息可以在学校的官方网站查阅，节省了与财务人员的交涉r间，除去了一些不必要的环节，比如说：领导的审批签字、学院的盖章等，方便人们的同时也提高了财务档案管理的水平和服务质量。
二、高校财务档案信息化建设的必要性
对高校的档案进行信息化管理，适应了时展的要求，紧跟时代的步伐，将纸质时代的档案管理推向了信息化管理，与今天高速发展的信息时代接轨。在关于全国档案管理的重要会议中，多次提出了关于对大数据的档案信息，做好科学精准分类和保密管理，在这个高速发展的时代，越来越多的信息扑面而来，尤其财务信息的增加更是前所未有，做到快捷方便的提取信息是很有必要的。如果利用人工将其进行整理归纳，需要耗费大量的时间。在这方面，还需要配备工作人员，不仅要对高校的财务信息进行笔录，还要进行检查，不能出现任何的错误，这就要求对财务工作人员的工作能力做出进一步的要求，这样传统的档案管理方式会对学校的资源造成浪费。所以，这就要求利用现代化的技术，将信息化的手段应用到对财务档案的处理上，运用强大的计算机程序，对高校财务信息做出精准的判断和分类。增加了需要进行保密的信息的安全性，很大程度上节省了学校的空间资源，更大大减少了财务工作人员的工作量，实现资源的合理分配，也方便了大众对信息的查阅。提高了高校的办事效率和办事质量。
三、高校财务档案信息化建设存在的问题
一个新时代的崛起必定会引起一场全新的变革，也会受到传统模式的影响，所以在信息化时代下对高校财务档案进行管理，遇到了很大的困难和问题。
（一）财务工作人员素质水平参差不齐。由于受传统应聘模式的影响，在高校工作的部分财务人员的基本职业素质过低，由于传统的工作模式，人们各司其职，人们的工作内容也只是单纯的一两项，这就导致人员的基本职业素养过低，在运用信息化进行管理操作的时候，对业务的操作流程不够熟悉，不能快速有效地对信息进行分类整理。一部分财务工作人员墨守成规不愿意改变原来的工作模式，因为信息化管理模式要求财务人员全方位的发展，这对工作人员造成了负担，不只是单纯的做一项工作，而是将工作内容进行糅合，对每项工作进行熟练的掌握。再就是，在信息化冲击的时代下，很多老员工对信息技术的接受能力有限，不能快速掌握计算机的基本使用知识。而且高校对于财务人员的计算机技能的培养不够重视，导致了工作人员不能很好的利用计算机对档案进行处理，这就大大浪费了工作时间，造成了资源了浪费。
（二）财务档案信息化处理界限不明确。由于高校的办学体系和办学流程对财物档案进行信息化管理的规定下达不够明确，财务工作人员不能够精准的接受到领导下达的信息，而且领导对信息化的界限也不够明确。管理财务档案的人员没有能够及时地与学校的行政部门和科研部门进行沟通和合作；对网络部门的信息化管理流程和数字资源不够信任，不能全然的相信信息技术给财务工作带来的便利、怀疑计算机手段是否能安全的对材料档案做出保密。
（三）学校信息化设备落后，信息处理设备不够健全。由于学校的资金问题，很多高校的信息化设备还不够健全，学校的计算机资源不能在财务部门投入使用，即使财务部门分配到计算机设备，很多计算机的容量小，不能大量的储存档案信息，运行速度缓慢，不能满足工作需求，这就要求学校对财务部门拨款，制备新的计算机设备，建设新的工作系统，但是资金问题是一个大问题，这也是学校头疼的问题，所以这也是财务处对学校的档案进行信息化管理面临的一大难题。再者，传统模式下的财务部门对档案的管理没有划分统一的标准，这就造成了对现有的档案进行录入的困难，工作人员需要对信息进行重新细致的整理，增加了人员的工作量，引起了工作人员的反感。但是，无论如何，信息化是这个时代的主流趋势，我们想要适应时代，就得紧跟时代的步伐，将财务档案进行信息化。
四、高校财务档案信息化建设思路
（一）加强财务人员对信息化的认识。信息化才是这个时代的主旋律，要想适应时代的发展就必须将财务档案信息化，通过对财务人员进行培训，加强他们对于信息化的概念，响应时代的号召，不仅要加强财务工作人员对这方面的认识还需要加强学校领导对这方面的认知。要想建立一个具有实力的高校，这跟时代背景是密不可分的，只有适应了时代，学校的发展才有意义，学校才能在众高校中占据一席之地。信息化对于学校的发展是很有必要的，信息化不仅为学校的档案信息的查阅提供了便利，还节省了学校的资源。让学生也能更方便的查阅资料，节省了时间，提高了学习效率。
（二）对信息化的界限做出明确的规定。想要对信息化的界限做出明确的规定，这就要求对信息化的概念进行充分的了解，这就要求学校对工作人员进行多次培训，对这一概念进行强化，在推行信息化的过程中学校的领导应该简化推行步骤，对财务工作人员进行明确的指示，让工作人员充分的了解领导的意愿。
配备合理的工作人员，对传统模式工作的老人员进行合理的分配，对于学习能力差的人员，可以接手一些不需要运用计算机进行操作的事情，比如说可以从事窗口接待、电话接待等工作。对工作人员进行全面的培训，保证人人掌握全套的财务档案操作技能，提高工作人员的职业素养和职业要求，对于新应聘的人员，提高应聘门槛，筛选符合信息化时代的要求和具备一定计算机基础的人员，做到资源的合理分配和利用，避免人力资源和财力资源的浪费。
（三）加强对财务档案管理部门的经费投入。将学校的资源做到优化处理，因为高校的进步离不开时代的背景，当今的社会是信息化的社会，所以高校想要发展，想要进步就必须适应时代的变革，将学校的资金进行合理的利用，财务管理部门的计算机设备缺乏问题需要尽快的解决，建立一个适应信息化的财务档案管理系统，更新内存小、运行速度慢、不能满足工作需要的计算机设备。另外，需要加强财务档案的保密机制，因为有些不法分子在信息化的背景下，利用还不够健全的操作系统，将一些保密的材料进行窃取贩卖，谋取利益。所以学校对于这一方面绝对不能掉以轻心，建立一个安全的防御系统很有必要，因为这关乎学校的切身利益和学校的发展。对工作人员的要求也要加大，签订保密协议。对信得过的考察合格的人员进行录用。
（四）学习借鉴各高校的财务档案管理经验。在学习中进步，通过跟各个高校之间的交流和沟通，来启发自己学校的管理和进步。我们调查日本一所综合的档案管理会馆，这对于我们的启发很大，因为在30年不到的时间里，该会馆制备出一套相当健全的档案管理体系，早在1971年建立了档案馆，到现在信息化的管理模式已经相当成熟，他们利用一定的数字对不同的档案进行分类和编排，在进行统一的标准下，可以得到想要的材料。这样的形式也方便了大众的查阅和管理人员对档案的管理，人员出现离职或者升职的情况也能够方便地调动已有档案，重新对资源进行分配，对于原来的工作人员的档案进行备份存档，以备不时之需。这样人性化的管理对我们有很大的启发，这样的做法很值得我们借鉴。
五、结论
信息化已经是时代的主要发展趋势，这引起了各高校的重视，高校采取了相应的措施来紧跟时展的脚步。就高校的对财务档案的管理而言，各高校采取了相应的措施，积极努力提高自己学校的水平，不过还有很多需要继续努力和改进的地方，相信各高校在响应时代号召的前提下，能够探索出适合自己发展的道路。
主要参考文献：
[1]刘迎春.高校财务档案信息化管理研究[J].沿海企I与科技，2010.7.
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