时间：2023-07-21 17:13:51
导语：在档案工作规范化管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
领导重视不够，投入不到位。由于档案管理不规范，也没有引起领导对档案工作的重视，设施设备、装具用品等投入不足，档案资源的保存和开发利用价值也就无法体现；档案管理无专用库房和办公场所。由于没有专门库房和档案室，院里的档案资料在一段时间内都散落在各科室，有时领导因工作查找一些档案资料都找不见，更谈不上集中统一管理等等。这些问题的存在直接影响了医院档案工作的正常开展，在一定程度上影响了医院的整体发展。
二、实现医院档案工作规范化管理的必要途径
随着经济社会的不断发展，我院档案开发利用的频率逐年提高，也让我们看到了档案规范化管理的重要作用与效能。2005年，我院现任领导班子组建后，着力打造“全国知名的，全省一流的、学科优势突出的三级甲等妇幼保健院”，在狠抓医院综合管理的基础上，院领导对档案工作高看一眼、厚爱一层，对档案工作高度重视和大力支持。
一是在组织管理方面。成立和调整了院档案工作领导小组，确定了主管领导、分管领导和档案专职人员；建立了符合我院工作实际的档案管理组织网络，抽调各科室精兵强将负责科室档案资料的收集、整理、保管和归档工作，明确了工作职责、强化了责任意识，建立和完善了综合档案室和各科室档案管理制度，实行了档案工作同业务工作同部署、同安排、同检查、同考核。
二是在设施设备方面。我院在原有基础上，先后增加了60平方米的档案专用库房，做到了档案库房与办公室、阅览室、陈列室“四分开”，进一步完善了“八防”措施；新增了档案柜、密集架、消毒柜、资料柜、防磁柜、加湿器、除尘器、空调、打印机、复印机、扫描仪、档案管理软件等设备。
三是在业务建设方面。我院严格按照国家档案局颁布的关于《科学技术档案案卷构成一般要求》和《山西省归档文件整理规则》实施细则以及《事业单位档案分类编号标准》，对我院13个类目的档案资料重新进行了编目、排序和上架管理。对档案资料管理台账：即案卷目录、全引目录、归档文件目录、移交清册、查借阅登记簿、利用登记簿等都进行了重新整理和装订。同时我们还按照国家档案局10号令的规定，重新修订了我院《文件材料收集范围和文书档案保管期限表》。
四是在档案队伍建设方面。为尽快提高档案人员业务素质，更好地适应新时期档案工作的需要，我们在确定各科室档案员的基础上，每季度进行一次档案业务知识的培训，邀请市档案部门的工作人员进行专门辅导，同时我们还组织有关人员参加省、市举办的档案专业知识培训。多次到省级和市内兄弟单位参观学习档案工作，增强档案意识、借鉴管理经验、提高业务素质、提升管理水平。
关键词：档案工作领导制度人员
档案——历史的痕迹，在人类发展中具有举足轻重的作用，大到一个国家，小到一个单位，档案都是不可忽视的部分。档案因其特殊的作用而受到国内外的高度重视。国际档案大会[1，2]的召开、人民大学档案学院的诞生[3]、《档案法及实施办法》的出台，都充分说明了这一点。俗话说“没有规矩不成方圆”，国有国法，家有家规。企事业要有自己的制度，各项工作也要有自己的规范。所谓的规范化管理，就是管理者制定了一定的规范，工作人员要按照此规范开展工作。档案作为一个学科，自有一套完整的理论体系。从21世纪开始，各地陆续制定了适合自己的档案规范。那么如何有效地推进档案规范化管理呢？翻开历史的画卷可以发现，对于此问题的理解大家真可谓是各抒己见、遍地开花。有的认为要切实加强对档案工作的领导，有的认为要实行档案的法制化，有的认为要实行档案的业务指导，有的认为有必要把档案工作纳入目标管理，有的认为应把档案工作纳入部门、个人年终岗位责任制考核，有的认为要把档案管理导入ISO 9001质量管理标准，还有的认为要加强档案工作人员的培训，提高档案工作人员的素质等等。虽然各有千秋，但却不失片面。作者结合自己的工作实际，认为要有效地推进档案工作的规范化管理，需要从领导、制度、人员三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。
一、要有效地推进档案工作的规范化管理，首要的也是最关键的是单位领导要有重视档案的意识[4]
单位领导要参与档案工作，对档案工作进行战略部署，保证档案工作在本单位的贯彻执行。具体地说，有以下几个方面。
1.单位领导或者主管和分管档案工作的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、现场会、经验交流会，从而更加了解档案工作，档案意识就会进一步提高。
2.督促和领导相关部门制定档案工作制度，明确目标，督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的解读和培训。
3.督促和领导相关部门制定严格的档案工作奖惩制度，并在年度内体现。
4.督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档工作，赋予档案工作人员指导行文和归档的权力，保证档案工作的顺利进行。
二、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要建立健全档案工作制度
在单位领导的带领下，相关部门要建立健全档案工作制度，在档案的收集、保管、利用、人员岗位职责、经费保障等方面都有章可循、有法可依。具体地说，有以下几个方面。
1.建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度、部门和个人考核制度及奖惩制度。
在单位领导分工的职责中要明确档案管理工作；在目标管理考核实施细则、任务分解表、目标管理考核结果中体现档案管理工作；在综合计划的制定中，要充分考虑档案软硬件的需求，保证档案管理的设备齐全、经费充足；在部门的考核制度中、在个人的岗位责任制及年终考核中，要体现出档案管理工作，部门领导应把档案工作作为衡量部门工作的一面镜子，列入评先、年终考核等活动中去，与部门、个人考核进行挂钩。对档案管理工作抓得好的部门、个人进行表彰奖励，对造成档案材料损失或其他原因造成归档材料不齐全的单位或个人不能获得某项荣誉、奖励或晋升，并视情节的轻重依法论处，奖惩应在年度内体现。
2.建立健全档案管理方面的制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，使分类组卷达到最佳水平；制定接收档案标准，以确保进馆（室）质量；制定整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化；制定档案电子化管理制度，使档案数据入库，实现档案管理的科学化、现代化。
为了使制度能够上行下效，为了使院所统一、步调一致，为了使工作人员能够很好地领会制度的精神，上层档案业务专业人员要加强对各级档案工作人员的业务指导。上层管理部门应该组织大家学透档案法规和各项标准、规范，使档案工作人员明白分类的依据、保管期限的划分等细节问题，避免由下层档案室单方面决定带来的局限性；同时，上层管理部门要理顺分工，加强与档案人员的沟通，及时发现、解决问题，做到上下信息畅通，指导工作到位。
3.档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。
档案即“产品”，产品的设计、开发和服务全过程都要符合质量管理要求。要提高档案的标准化、规范化要求，必须先从文件形成的各个具体环节抓起。从某种程度上讲，档案管理工作中出现的问题，比较容易解决，而文件材料的形成办理过程中出现的问题，就难以解决，有些问题即使补救了，文件材料也会失去原始凭证和依据作用，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。
三、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要加强档案工作人员的管理[5]
档案工作始终离不开档案工作人员的管理。现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人去掌握和运用。因此，加强档案工作人员的管理，具有重要的意义。具体地说，有以下几个方面。
1.档案工作人员必须具有较高的政治素质，要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情操，这是由档案工作的性质和特点决定的。档案是人们社会活动的原始记录，无论什么情况，档案工作人员都必须忠于职守，维护党和国家历史的真实面貌，必须忠诚可靠、意志坚定、严守党和国家秘密。
2.档案工作人员要积极参加教育培训，提高业务水平。在新形势下，档案管理人员要有紧迫感和危机感，要不甘落伍于时代的要求，主动地参加继续教育，更新知识，提高业务能力和水平，档案管理人员只有掌握广博的专业知识，开拓视野，提高综合素质，才能高标准、高质量地做好档案管理工作。
3.同一个单位的档案工作者，要形成立体知识结构，改变同等知识水平构成的平面结构。一个档案馆（室）工作人员要具有高级（精通专业技术、进行课题研究）、中级（通晓管理技术）和初级（能够进行熟练操作）等不同层次知识的人才。对于比较大的立档单位来说，档案工作人员比较多，这种层次分类就比较容易；对较小的立档单位来说，档案工作人员比较少，有可能就会集研究、管理、技术于一人，对档案工作人员的要求就会更高。
4.档案工作人员要履行《档案法》赋予的权力，理直气壮地对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查[6]。档案的前期工作就是文件材料形成办理的各个过程。而文件材料齐全完整、规范标准是保证案卷质量的先决条件和开发利用的基本要求。目前，我国的大多数立档单位，文件材料的形成工作和档案工作是分开的，所以档案工作人员参与文件的形成过程尤为重要。档案工作人员要经常参与单位的行政、经营管理活动，参与工程竣工、设备开箱验收、产品创优活动，参与科研课题及成果评奖等活动，有针对性地加强单位内部科室文件材料的收集积累工作，从而保证归档文件材料齐全完整有效，对达不到规范标准的文件材料不予接收立卷归档。
综上所述，要有效地推进档案工作的规范化管理，领导、制度、人员三方面缺一不可。只有领导参与、重视档案工作，才会建立健全档案工作体制和制度并贯彻执行，形成依法治档的氛围，档案管理工作的各方面才会有章可循，档案工作人员的管理才会到位，档案工作才会顺利开展。总之，要推进档案规范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齐划一，档案管理才能真正地规范化。
参考文献：
[1]王熹.难忘的盛会难忘的经历[J].中国档案，2012（10）.
[2]黄霄羽.对十三到十六届国际档案大会的回顾与评价[J].中国档案，2012（10）.
[3]赖世鹤.中国人民大学档案学院诞生记[J].中国档案，2012（11）.
[4]黄海涛.切实加强对档案工作的领导[J].四川档案， 2004（5）.
一、认证检查简介
目前，邵阳市直一、二级机构有近200个单位档案工作规范化管理未达到省二级以上标准，为促进这些单位档案工作发展，我局决定2012年开展市级标准认证工作，纳入全年工作计划，并经市委常委会议研究同意，纳入“档案工作规范化管理年”活动一项重要内容。年初，在印发的《邵阳市档案工作规范化管理年》（邵档发[2012]2号）中推出市级认证标准，文件中确定“8月为评估合格认证月”。6月，我局印发了《关于开展首批档案工作规范化管理合格认证检查的通知》（邵档业[2012]4号）文件，首批确定134个单位为合格认证检查对象。8月份，全局领导、干部分成6组开展合格认证检查。截止目前，一共检查了99个单位，达到市级合格标准有50个，限期改正有49个，其中书面限期改正28个，口头限期改正21个，较好地促进了基层单位档案工作的发展。
二、认证检查的特点
1.追究性特点。根据《档案法》第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”，《档案执法监督检查工作暂行规定》第八条规定“县级以上档案行政管理部门对各自管辖范围内档案法规的贯彻实施情况进行监督检查。档案执法监督检查应与档案业务工作密切结合，检查的内容和重点应根据档案法规实施的情况具体确定”。为此，我们按“检查的内容和重点”结合本地的实际情况，加大对基层单位档案工作薄弱环节的监督指导，以认证的形式，重点检查薄弱环节，促进工作发展。这样，依法检查，合格底线，不容打折。凡是认证不合格的单位，依法追究，限期改正。认证检查与其他检查有明显的不同，非浅尝辄止，而是追究到底，直到合格。追究性特点，提示我们“开弓没有回头箭”。
2.必检性特点。凡未达到档案工作规范化管理省二级标准以上的单位，都在合格检查认证之列，一改过去对那些档案工作管理差的单位没有一个较硬的措施来监督的局面，“江边洗萝卜，一个个来”。同时也强化了档案行政管理部门的职责，就是不能容许档案工作不合格的存在，没认证的必须检查认证，不合格的必须抓紧改正。合格认证评估借鉴《湖南省档案工作规范化管理标准》的评估模式，按照《邵阳市档案工作合格标准评分细则》的内容全面检查评估，集检查、监督、指导为一体，采用100分制，其中组织管理20分，保管保护25分，基础业务工作35分，开发利用20分。通过听、看、评、议等程序，将认证检查情况向被检查单位反馈。必检性特点，告诉我们档案行政管理部门赢得了“发球权”。
3.强制性特点。认证合格除评估总分要求在60分以上，还强调必须具备3个条件：一是必须健立健全档案管理各项工作制度。如档案工作人员岗位职责、保密、库房管理、安全保卫、查阅利用、立卷归档、电子文件归档管理等制度，缺一项扣0.5分，缺3项制度（含3项）的为不合格标准。二是必须不存在安全隐患。三是必须各门类档案整理达到80%的记分比例。如文书档案、业务或专业档案、会计档案、基建档案、特殊载体档案等门类档案整理规范（10分），每门类档案整理计2分。这3条是档案执法监督下达整改通知前提条件，10项行为所涵盖的内容，我们从中选择这3条，是基层单位普通存在的薄弱环节，把它作为合格认证检查的重点，也是单位必须做好档案工作的底线。同时，也是我们开展认证工作的底气，具有较强的强制性。强制性特点揭示认证检查的底线和底气所在。
三、认证检查的意义
1.加大依法行政力度，形成长效机制。合格认证检查的推出，检查对象广，按《档案法》规定属地管理的原则，任何单位无一例外，对档案工作规范化管理未达到省二级以上标准的单位都有了约束机制。档案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓励争创省二级以上标准，使档案工作监督指导得以全面展开，具有追究性、必检性、强制性三大特点，加大了依法行政的力度，并且合格证不搞终身制，3-4年复查一次。由此，激活整个认证体系，形成了对基层单位档案管理长效的监督机制。
2.促进平衡发展，消除死角隐患。我市共有省特级档案室 28个，市直单位省一级档案室65个，而还有为数不少的单位没有达到省二级标准，档案工作缺乏争先创优、上等达标意识，发展不平衡。开展档案合格认证检查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要进行认证，这样对后进单位有较大的促进作用。确保合格的底线，单位再无理由借口，推诿不动，停滞不前，促使全市档案工作全面、平衡发展。特别是消除了基层单位档案工作存在的安全隐患，以及《档案法》难以辐射到的死角。
3.完善认证体系，打造高低呼应的格局。档案工作认证管理，是国家档案局在《加强对基层单位档案工作的监督指导的意见》文件中，给予充分肯定的一种监督指导方式。但仅有的《湖南省档案规范化管理标准》的自愿申报认证模式，尚不足以推动工作全面开展，新建立的市级标准合格认证检查模式，能弥补省级上等达标辐射面的不足。省、市标准一高一低，一柔一刚，这样就自然形成高低呼应、刚柔相济的认证格局，使认证管理体系更逐完善。
四、认证检查的不足
1.出台模式还不够规范。合格认证工作在今年全市档案工作会议上进行了部署安排，合格认证标准在《邵阳市档案工作规范化管理年》文件中推出，而没有单独行文，相应的认证管理办法，由于种种原因没有及时跟进，合格认证管理办法正式出台，要争取市委、市政府两办的名义，甚至以市政府的名义印发，这样文件出台规格高，执行力度大。
2.宣传、行动还不够深入。合格认证工作是我市档案工作的一项新生事物，市直动了，县区没动，这项工作要进一步宣传贯彻落实，统一认识，统一标准，统一行动，要努力形成合格认证大势所趋的氛围。同时对基层单位要掌握认证的主动权，分期分批督促他们达到合格标准。对基层单位也要相应开展以合格标准为内容的专门培训、指导，如我局9月份组织了未合格单位开展档案整理“三集中”立卷活动。
3.评估条款还有待完善。目前认证还处于试行阶段，通过试行检验，评估条款有的需要调整。如评估条款中涉及当前档案中心工作的，可随时调整，如围绕贯彻国家档案局8号令，编制档案保管期限表，围绕民生档案工作，开展家庭建档工作，这些工作有的只是一时的。所以，今后修改时以“档案中心工作或当前档案工作”灵活设置考评栏目为宜。
档案是有形的，但是它存在的价值是无形，小到对于一个单位，大到对于国家，都是必不可少的，对于档案的管理工作也是相当严格的，由于长期以来大家都忽略了它的重要性，只有在需要用的时候才会想起来，所以造成档案管理工作的严重滞后，要想在新形势下生存，必须改变以往的管理模式，不断创新，使档案管理工作可以有效开展。
一、新形势下档案管理工作的规范化的意义
档案的存在为了更好地记录历史，还原事件的原貌和唯一的有效凭证。在过去档案大部分都是以手的形式存在的，这样既不规范也不利于它的完整性保存；而如今不管是发票还是有效证件，都是通过电脑系统打印出来并且带有盖章或是钢印的，保存管理起来都相当方便，而且即使遗失了也可以提前备份，然后通过电脑系统找回来。所以鉴于档案涉及多个领域，且具有较大的社会地位，那么我们就更要注重对档案管理工作的?范化，保证档案资料不受损毁，加强运用先进技术和设备提高对档案的管理力度，改善档案管理模式和方法，更新管理者思想观念，从而提高档案的管理水平。
二、档案管理工作存在的问题
就目前了解，很多单位还有企业都没有做到对档案管理工作的重视，认为档案管理工作过于繁琐，需要耗费大量的人力物力，所以到目前为止档案管理工作都存在很严重的问题，具体表现在以下几个方面：
1.档案资料的严重流失
由于档案管理工作人员整体意识不足，在工作中没有树立正确的价值观，对于档案的管理过于疏忽，造成很多重要的档案资料都未能及时有效的进行保管，日积月累，不仅加大了工作量还无法将档案合理的进行分类，所以导致很多档案资料不翼而飞，最终造成严重的流失。
2.未能制定完善的工作制度
一直沿用传统老套的工作模式，导致很多企业都没有将档案资料的管理制定相应的制度，导致档案工作人员漫无目的，认为企业没有将责任到人，所以可干可不干，最终让档案管理工作越发难以开展，严重影响了档案管理的有效性。
3.未能全面认识档案管理工作
目前档案管理相关人员，普遍意识不够，未能从新形势下审视档案管理工作，缺乏全面认识，认为档案工作就仅仅只是进行资料整理和分类汇总保存，是个普通工作人员都可以处理的，忽视了新形势下档案工作的专业性，这也是造成档案管理工作一直无法规范化创新管理的原因。
4.档案管理设备落后
普遍档案室的基础设施设备都过于陈旧，无法满足管理标准化的需要，甚至对于档案的管理还停留在手写上，都没有引进先进的信息技术，导致工作效率低，管理者投入少，基础设施不完善，使得档案室工作开展困难。档案室工作人员年龄结构老化，基本上都是快退休的工作人员，他们缺乏对新鲜事物的了解和接受能力差，这些都是导致档案工作无法突破更新的原因。
三、提高档案管理工作规范化的有效措施
1.实行档案的全面调查
要实现档案规范化管理，首先必须对所有档案进行全面的了解普查，将保存时间长、标题内容不明确以及保存价值不大的档案，进行分门别类的处理；其次对所有档案进行重新排序、编码，便于录入电脑系统，实现信息化管理；最后，过于厚重的资料，进行整理，编排页码，方便以后查找做准备。这样不仅可以创造一个干净整洁舒适的工作环境还大大方便了管理工作，提高了工作效率。
2.加强档案管理工作的重视
只有领导首先发挥带头作用，充分认识到档案管理工作的实在价值，加大对档案管理工作的重视，才能提高工作人员的积极性，使他们端正态度，认真工作。
3.制定完善的档案管理制度
要想保证档案管理工作的规范化开展，必须得有完善的制度进行指导和约束。完善的制度首先是让相关人员明确自身任务和职责所在，让他们摆正态度，其次是需要他们能够提高档案的管理水平，将档案管理工作落到实处，加强档案管理的严谨性、科学性和安全性，保证档案信息不被泄露，在输入档案信息的时候，建立加密系统，绝对保证档案的安全性，并且设立档案借阅保密原则及档案归档整理原则，安排专人对稀有文件的进行保管确保，来确保其价值的开发，保证档案工作各个环节的连续完整性，从而保证档案的管理工作更加规范化。
4.运用先进的信息化管理
淘汰以往的人工管理技术，全面实行现代化、信息化的管理方式。首先将所有资料建立一个电子档案，运用扫描仪将过去手工记载的档案资料都扫入电脑系统，进行电子档案管理；运用档案管理软件将档案进行分类保存，实现查阅、检索以及存储一体化的功能，以便日后可以在短时间内查找和翻阅资料，不仅节省了大量时间还减轻了劳动强度，有效的提高了档案管理工作效率。虽然有了先进信息技术的支持，工作人员仍有必要定时定期对档案进行整理、分类储存，让管理质量得到最优的保障；同时还要定期对电脑系统进行安全保护，以防信息化时代，不法分子运用先进技术窃取重要信息。
5.提高管理人员的整体素质
对档案管理人员进行定期培训，提高他们的管理专业水平及业务能力的拓展，让他们明白优胜劣汰适者生存，增加学习提升自己的紧迫感，在不断地实践中总结经验，完善自我，实现档案管理的综合水平。
6.加大依法管理力度
必须得依靠法制化的建设，任何行业可以健康发展的前提都是收到法律保护的，然而档案管理工作也不例外，要想建立健全档案管理工作，必须进行依法管理，加强法制化建设，使得档案管理工作更加规范、合理和科学。通过档案工作相关法的建立，让档案工作可以依法开展，依法完善、依法执行，坚持走受法律保护的健康大道，是档案管理工作更具保障性，从而充分发挥档案的社会作用。
关键词：档案管理；规范化；途径
档案是单位、组织、个人在发展过程、社会活动中形成的具有保存价值的历史原始记录。对于企事业单位来讲，档案是单位进行文化建设的重要素材，也是企事业单位规范管理的基础和凭证。在新形势下，企事业单位档案管理内容和环境都出现了新的变化，档案管理工作也变得更加复杂。因此，走档案管理规范化发展之路，也成为单位的必然选择。
1 档案管理工作规范化的必要性
档案是企事业单位在生产管理、经营活动中形成的各种资料，它对于企事业单位来说有着重要意义。如一些企事业档案记录了企事业发展创新成果、企事业经营整体状况，所以，企事业在人事安排、经济决策中都要以档案为依据来进行战略部署，以促进企事业健康发展。因此，可以说，做好档案管理、开发和利用工作，维护档案的完整性、真实性，是企事业单位的重要管理任务，是提高企事业单位工作效率和工作质量的关键，也是企事业单位发展的需求。企事业单位的档案形成范围非常广，档案形式也是丰富多样，各种文字、图表、声像资料和实物等，都有可能是档案载体。在新形势下，随着企事业单位发展规模的不断扩大，企事业单位的档案数量也与日俱多，档案管理难度也随之加大。但是，许多单位在档案管理中，始终存在管理意识淡薄、管理不规范等问题。如企事业单位档案管理部门在档案收集、归档和利用方面都存在许多问题，这不得不引起我们的重视。要想解决这些问题，必须走档案规范化管理之路。
2 档案管理工作规范化途径
2.1 提高档案管理意识，完善档案管理制度
态度决定行动，提高档案管理意识，是做好企事业单位档案管理工作的出发点。因此，在新形势下，企事业单位要提高档案管理意识，转变传统的档案管理观念，树立“人人有责”的档案管理思想，将档案管理工作纳入单位工作计划，制定和完善档案管理工作制度，明确各类档案分类、整理、归档要求和标准，从档案搜集到保管建立严格的工作流程和管理制度，要求有关部门将档案管理工作落到实处。然后，成立专职档案管理部门，配备专业的档案管理工作人员，明确工作人员的工作职责，并实行岗位责任制，对档案管理工作进行督查和考核，以提高档案工作者的责任感和工作热情，进而提高单位档案管理和利用率。在此基础上，在单位内部加大档案管理工作宣传教育，营造重视档案管理的氛围，使单位职工充分认识到档案及档案管理工作的作用，为档案规范化管理打好基础。
2.2 完善档案管理设施，提高档案技术管理水平
档案管理设施不完善，档案管理技术落后，是企事业单位在档案方面普遍存在的一个问题。在科学技术快速发展的大环境下，传统的档案管理模式和方法，已经无法满足企事业单位档案管理工作需要。因此，企事业单位要抓住发展机遇，加强档案管理设施建设，将信息技术运用到档案管理中来，以提高档案管理质量。这就要求企事业单位强档案管理的资金投入，完善档案管理软硬件设备，为档案现代化管理打好基A。如在资金允许的情况下，单位要购买更加先进的消防系统、防盗报警装置、防虫、防湿设备，确保档案安全。在此基础上，发挥计算机技术、网络技术以及数据库管理技术的作用，走档案信息化之路，提高档案管理和利用效率。如完善档案管理网络环境，购买先进的档案管理硬件和系统软件，建设档案数据资源库，建设单位内部服务馆内网和公众服务网，允许职工群众通过网络查询、浏览、使用档案。与此同时，完善档案信息化管理制度，明确档案信息化建设标准，要求工作人员按照工作规定，采用科学的方法进行档案管理，如采用科学的技术手段进行光盘、磁带类档案读取、保存和管理，以防止档案信息丢失。
2.3 提高档案工作者的素质水平
工作人员素质偏低，是影响企事业单位档案规范化管理的一个重要因素。如许多单位的档案管理人员都缺少专业的档案管理知识和技能，根本无法胜任档案管理工作要求，所以他们在档案管理中，难以做到得心应手，也无法做到规范化管理。鉴于此，在新时期，企事业单位要重视和加强档案管理工作队伍建设，严把档案工作人员招聘质量关，确保录用的档案工作人员具有档案管理专业能力和素养。然后，建立健全工作人员培训机制，制定档案管理队伍学习和培训计划，针对档案管理队伍进行信息技术教育、职业道德教育和专业技能培训，提高培训工作的实效，以提高档案工作队伍的整体素质，进而提高档案标准化、规范化管理水平。
参考文献
[1]何志海.探究新形势下档案管理工作的规范化[J].电脑迷，2016，08：83.
【关键词】乡镇；档案；规范化
东沙河镇位于滕州东部，京台高速公路纵贯全境，北留、滕徐、东木三条省市级公路交汇而过，京沪高速铁路滕州客站位于境内，镇驻地距市行政中心2.3公里，交通十分便利。辖40个行政村，总人口5.5万人，境内山青水秀、区位优越、资源丰富、百业兴旺，是“山东省童车童床生产基地”和“山东省小企业创业辅导基地”，被列为滕州市“一体两翼”新型城镇化发展架构中的重要组成部分，是滕州市高铁新区建设的主战场。 镇党委、政府在抓好经济建设的同时，十分重视档案管理工作，去年以来， 坚持以创建“山东省档案科学化管理先进单位”为中心，以加强硬件建设为重点，以资源建设和扩大档案覆盖范围为总抓手，以档案信息化建设为手段，以完善制度，逐步提高档案管理的规范化为保证，不断创新管理办法，强化工作实效，狠抓措施落实，全镇档案工作逐步走上了制度化、规范化和科学化长效管理道路，为各项工作良性开展奠定了坚实的基础。2015年获得了“枣庄市档案工作规范化管理单位”和“幸福新枣庄建设档案工作示范镇”等荣誉称号。
一、强化领导，提升档案管理建设水平
为适应新时期档案管理工作发展要求，加快档案管理规范化建设，该镇成立了以镇党委副书记为组长，一名副科级领导为副组长，档案室、党政办、宣传、组织、财政等部门负责同志为成员的档案管理工作领导小组，选任政治素质高、工作能力强、有责任心的3名同志担任专兼职档案管理员，确保档案工作有人管、有人抓、有人干，并不断健全完善全镇档案管理领导网络，制做上墙网络图版面，定期召开档案管理工作会议，全面安排布置档案管理工作，要求各职能部门自觉配合档案管理工作人员提交有关资料、信息等，有力促进了档案工作规范化管理。同时，在年初把档案工作纳入镇目标考核，列入全镇工作重要议事日程，逐步规范镇综合档案管理，收到较好的效果。
二、加大投入，夯实档案管理基础阵地
去年，不断加大对档案阵地建设投入力度，新建高标准的档案阵地，配有高标准档案室、阅览室和库房（面积达60多平方米），新上安装高档密集架，配备电脑、打印复印机、吸尘器、灭火器等装备，配置了温湿度计、中央空调、去湿机、消毒灭菌机等设施设备，达到了“九防”要求，购置一套档案管理软件，实现了办公自动数字化，为做好档案工作奠定了坚实的基础。
为切实做好档案工作规范化运作，不断加大对档案的移交和整理力度，明确一名副科级领导牵头，抽调专业力量，于2015年7月3日启动了全镇档案整理工作，利用近20天的时间，完成了1994―2011年度441卷档案的整理录入，梳理卷内目录3537条，并将1994―2004年的241卷档案移交市档案局。同时，利用近一个月的时间，对2012―2014年及以前老旧档案，按件盒分类整理法进行整理归档。同时，抓好对部门单位档案的整理，每个部门、科室分别明确一名同志专门负责各自档案工作，集中进行档案整理，使各部门、科室档案与镇级档案同步规范。
三、注重长效，推进档案管理规范化
为使档案管理工作规范有效，该镇立足镇情实际，健全了档案管理工作制度，建立文件归档、档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等制度，规范使用，保证了档案管理工作的高效运转，杜绝了因管理不善造成的档案丢失，并加强对档案管理人员的业务知识培训，制定考核办法，确保档案管理有章可循。同时，加强工作人员岗位职责的建设，贯彻执行《档案法》以及国家有关档案工作的方针政策，定期做好宣传工作，增强各部门工作人员的档案意识，并依照相关法规，切实加强对文件材料收集和鉴定销毁工作的监督、检查和管理，使管理更趋合理化、规范化、科学化。
四、突出特色，拓展功能
随着新农村建设和城镇化进程的加快，农村档案工作呈现出新的特点和要求，我们根据发展形势变化，不断扩展管理范围，建立了土地流转档案、村情档案、农民专业合作社档案、拆迁档案等特色档案。为配合“两学一做”的深入开展，更好地服务镇中心工作，建立了全镇党员档案。配备一名专职档案员，专门负责党员档案的收集、整理、信息录入。同时健全完善档案收集归档工作机制，对党员档案分类登记造册，统一编号，便于管理查阅。同时，采取“一人一袋、一人一表、一人一号”档案管理模式，配备专门党员档案柜和档案袋，建立电子档案信息库，及时更新档案资料，确保归档资料适时完整、真实准确、能随时调阅。
通过建立党员档案，使档案的凭据、依据和参考作用得到全面发挥，先后配合镇“两学一做”开展了“一小时课堂学习”“五步法党风廉政建设”“我的抗战”“庆七一”等主题活动。挖掘整理的东沙河东小宫村老党员任怀法同志的先进事迹编写的――《八路军战士智勇毙敌酋》，荣获枣庄“我的抗战”主题征文二等奖。贫困党员档案资料为全镇精准扶贫提供了详细的依据。先后帮助东沙河镇陈岗村困难党员陈庆法和二养德村困难党员郝子英等解决了生活困难。
关键词：新形势；档案管理工作；规范化
引言
现如今，为了满足人民群众的各项需求，政府以服务为宗旨，确立了“管理路径本身就是服务”的中心思想。各个机关单位在广泛关注竞争环境的同时，还要尽最大能力的满足人民群众的需求，并且据此整理出一套完善的战略策略。要将人民群众的需求和先进的管理思想紧紧地联系到一起，让人民群众由始至终都能够相信政府部门，从而加强政府机关在社会中的竞争力，以及提高政府机关的社会地位。
一、新形势下档案管理工作中常见的问题
（一）领导阶层的管理力度不够，导致服务不彻底
档案管理工作并不是在短时间内管理一下就能达到目的的，这是一个长期的过程。将档案管理工作和服务紧密地联合在一起，才能更好的为人民服务。因此，政府事业单位的领导阶层要时刻开展档案的管理工作。
（二）档案管理人员的综合素质较低，工作能力较弱
机关事业单位要对管理方式进行不断的改革和创新，并在现有的管理经验、操作能力等的基础上，提出更高的要求。要聘请有思想的人才去进行管理工作。要求他能对业务知识、工作经验如数家珍，并且能够不断地提出新的管理方式。新形势下的档案管理工作会逐渐成为政策性、专业性、技术性都很强的工作，因此，机关事业单位要加强对管理人员以及他们的管理方式的指导和培训，确保每一个管理人员都能够重视这份工作，为更好地为人民服务打下良好的基础。
（三）档案管理设备不够完善
在档案管理的过程中，有关的机关事业单位应该不断地更新档案管理设施，并保证治理体制的合理到位，使档案能够保持它自身的完整性。目前，有一些机关单位由于硬件设备不够完善，比如计算机老旧等，导致它与其他部门的差距越来越大。因此，要将财政支出用在必要的地方，及时的对管理设施进行更新换代，从而更好地服务于人民群众。
二、解决档案管理工作出现问题的方法
（一）加强机关事业单位的档案管理工作
要让整个机关重视档案管理这项内容，只有这样，才能保证各项工作任务能够顺利展开。机关的领导阶层也应该认识到档案的价值，改善他们对档案管理工作的态度，从而保障档案管理工作的健康发展，以及保障人民群众的最终受益。另外，档案管理人员也应该加强对档案的主观能动性，并用自己的实际行动来提升机关事业单位在社会中的竞争力和地位。
（二）实现现代化管理
在我国社会迅猛发展的今天，档案管理工作会出现各种各样的问题以及漏洞，比如说档案的数量越来越多、数据也越来越大等，这就要求有关人员及时的改变和完善管理策略，所以，在档案管理工作中实现现代化管理就变得尤为重要。我国作为最大的发展中国家，可以借鉴其他发达国家的优秀技术资源以及管理经验，在保留自身优点的基础上，学习国外的先进技术，将二者相结合，取长补短，并进行一定的创新，从而解决一些以往解决不了的问题或漏洞。
（三）及时的增加管理人员
现如今，各个机关事业单位的档案管理人员较少，导致档案管理思维比较单一，有关机关事业单位应该加大对档案管理人员的培训，还可以将管理人员从一人增加到三人或四人，使他们能够相互借鉴优秀的管理经验，并且能够一起学习国外新的科学管理技术，从而真正意义上的实现档案管理的创新性、规范性以及合理性。
三、加强档案管理工作规范化的措施
（一）改变或完善以往陈旧的管理观念
为了应对日益激烈的竞争环境，机关事业单位要科学合理的制定一个全面的、标准的档案管理系统以及档案管理的方针，这样才能保证档案管理的高效性和规范性。而改变以往的管理观念，主要针对的对象就是确保档案管理规范化的实施者，也就是档案管理人员。档案管理人员虽然不是机关事业单位的主要部分，但是却是机关事业单位不可或缺的一部分。目前，有很大一部分的领导对于管理是有经验的，但是对具体的档案管理知识了解的却不多，因此，档案管理人员可以及时地向领导管理阶层传授相关的档案管理信息，让领导阶层在带领整个机关事业单位进步的同时，对档案管理工作的信息有一个基本的认识与了解，从而更好地融入进平时的工作中去。也可以在恰当的时机，为整个机关事业单位的职工进行档案管理规范化的教育，令所有的职工都能够或多或少的加入进档案管理工作中去，进而实现单位的可持续发展。
（二）加强绩效考核
在整个机关事业单位中进行绩效考核活动，可以使领导以及职工都能够客观的对整个机关的经营成绩和经营模式进行评价。通过这种方式，人们可以快速的将档案管理部门存在的管理缺陷以及规范化不到位的地方找出来，还可以根据员工提出的建议来进行改正或完善。我们可以从中认识到，要将档案管理的规范化放到经济利益的前面，不要将经济利益看得过于严重，否则，会对整个国家以及社会造成巨大的损失。
（三）完善档案管理工作的规章制度
要想在新形势下保证档案管理工作的规范化，首先应该使档案管理的基础工作保持稳定，它可以提升整个档案管理工作的合理化、规范化、科学化，同时，也能保证档案管理工作的法制化。针对档案管理工作，我国政府已经出台了一系列的法律法规，这就在很大程度上保证了档案管理工作的可持续发展，也为档案管理工作在进行收集、整理等工序时提供了有利的法律保障。但是，随着社会的不断发展以及科技的不断进步，档案管理工作也在向着更高级发展，伴随着档案管理设施的不断更新和档案种类的不断增多，档案管理的方式方法也要与时俱进。
（四）在档案管理工作中运用信息技术
新形势下，在对档案管理工作实行规范化的过程中，应该充分利用现有的信息技术，来实现档案管理的信息化。因此，各个机关事业单位应该构建一个高效的档案管理系统。在构建档案管理系统时，各个机关单位应该根据单位自身的特点和档案管理需求，并充分的参考和借鉴国内外先进的、成熟的、完善的档案管理信息系统，经过不断的摸索和总结经验，来构建能够满足自身档案管理需求的信息管理系统，用以提高整个档案管理工作的效率，并为实现档案管理工作规范化打下基础。
四、结语
档案管理工作在目前的机关事业单位中占有着非常重要的地位，它将与各项活动以及各大社会组织有关的极具价值的文件进行了科学合理的保存，这说明，在整个档案管理工作中，档案的收集只是第一道工序，收集完毕后的档案编排、鉴定、整理、保管等任意一道工序也是非常值得关注的。随着高科技的不断发展，档案管理工作的方式也多种多样。重视档案的管理工作，学习并借鉴国内外先进的档案管理技术，并将它和自身的优势结合在一起，不断改进和完善，不断地进行学习，让档案管理和服务相互并存、相互统一，实现档案管理工作的规范化，才能创造出更加科学合理的档案管理方式，进而提高整个机关事业单位的竞争力和社会地位。
参考文献：
[1] 江瑾.探析档案管理工作的规范化、科学化和法制化[J].企业文化（下旬刊），2013，（4）：94.
[2] 赵筠.新形势下加强高校学生党员档案管理的探析[J].青年与社会，2013，（36）：171-172.
[3] 陈发益.高校人事档案管理工作中存在的问题及其对策探析[J].淮海工学院学报（社会科学版），2010，08（3）：126-127.
关键词：新形势；档案管理；规范化；标准化
要推进档案管理工作的规范化与标准化，还需要明确其基础性前提，即公文的制发。档案是由公文转化而来的存在，要保证档案的质量，首先需要保证公文自身的质量，这就取决于公文制发的质量，这也是实现档案工作规范化与标准化的前提。所以，在公文制发过程中，需要将规范化与标准化两方面要求纳入考虑范围，切实提升档案的质量，为档案工作的规范化与标准化奠定良好的基础。
1 档案工作规范化、标准化的实现策略
1.1 提升档案时效性与加强电子档案库的建设
档案的时效性既指档案信息的新旧程度，也包括档案信息的最新动态与最新进展等。提升档案的时效性，能够保证档案内容的有效性，提高档案的利用效率，也可保证档案的利用价值。因此，档案管理者应该树立档案时效观念，通过科学的信息化与网络化手段获取最新信息，为做好档案部门的服务工作赢得主动。比如，一份具有较强时效性的科研档案，能够有效缩短科研项目的相关研究周期，为科研单位节省不少物力、人力以及财力，从而为科研单位获取可观效益。档案时效性的提升也是推动档案工作规范化与标准化的有效策略。另外，档案部门需要加强电子档案库的建设、开发与使用，利用科学的数据技术对移交的电子档案载体与技术环境进行检测，在保证合格率的前提下再进行移交；同时，需要检测档案数据存储介质的可用性，确认电子档案载体是否存在损坏或者其他存储不良问题；此外，实现数据的科学鉴定，核对档案数字和签名的真实性，对数据进行有效的整合转换等。因此，应该加强电子档案库的建设。
1.2 档案管理人员素质的提升
新形势下，要推进档案管理工作标准化与规范化，必然要提高档案管理者的职业素养与专业化水平。如今档案管理模式随着时代的变化日渐完善，档案管理中引入了各种现代化技术，而要对这些技术加以深入掌握与应用，管理者必须具有良好的信息技术操作技能，特别是计算机技术、互联网技术等操作管理软件的相关技能。当下档案管理者对这些现代化技术的运用尚未足够熟练，这就限制了档案管理工作水平的提高。因此，要做到以下几点：第一，加强档案管理者专业化知识与现代化技术技能的培训，提高管理者对各种管理技术的操作水平，促使其熟练运用各种现代化管理手段，了解信息化技术的各种知识。第二，在后续档案管理工作中引进的人才，要求其具备较佳的专业素养，并且具备一定的现代化档案管理技能，从而利于提高档案管理工作的效率与水平。第三，应该加强教育领域对档案管理人才的培养，注重丰富人才的理论知识，并且培养其档案管理实际操作技能。
1.3 档案交接工作的优化
对档案交接工作进行优化，能够进一步推进档案管理工作规范化与标准化。因此，在这个过程中，管理者需要明确档案交接的范围，要排除不能进行交接的档案，保证档案交接工作符合国家有关规定。而且档案移交进馆要满足以下标准：第一，档案要以全宗为单位进行编目整理。第二，档案要具有完整性与齐全性，根据档案管理规范与标准要求对其进行分类整理，要准确地划分档案的保管期限，书写要具有规范性，装订要整齐且美观，案卷的质量必须达到规定要求与标准。第三，要确定档案具有长期保存与利用的价值，否则不能移交进馆。第四，档案交接的文据与案卷目录要做到一式三份：档案馆签收其中一份，并将其退回移交单位保留备用。第五，案卷目录应该具备两种版本，即纸质版本与电子版本，确保档案的原始性与真实性。
2 推进档案工作规范化、标准化的思考
2.1 规范档案资料
（1）档案资料保存的规范。档案资料的科学规范是档案管理工作的基本内容之一。在对档案资料进行科学规范的过程中，要保证文件的原始性以及真实性，这也是档案管理规范化与标准化的灵魂。在管理电子档案过程中，常常会发生电子文件资料丢失或者信息被更改的问题，这就要求档案管理者加强电子文件的维护工作。对于档案资料与档案信息的完好保存，还需要发挥纸质档案和电子档案之间的互补作用。在电子文件得到广泛应用的今天，我们同样需要注重对纸质档案的完好保存，也为以后遇到电子文件资料丢失或者信息被更改的情况时能提供纸质档案的原始文件，以确保档案内容的真实性。另外，对档案资料进行科学的规范，还要求实现档案信息的数字化管理，从而打破时间与空间的束缚，从而不断地扩展档案工作的服务范围，实现服务效率的有效提升。（2）加强档案资料的收集工作。档案管理者应该加强对档案的收集工作，比如重大工作、活动或者建设项目的相关档案、非物质文化遗产档案等。个人与单位应该支持与协助所在地的档案馆对档案的征集工作，包括一些散存的珍贵档案资料、对社会发展具有长远利用价值的重要档案等。档案馆的领导者也可以鼓励个人或者一些F体捐赠档案或者寄存档案，以丰富档案馆的档案资源，并且加大档案资源科学合理配置、妥善保护与高效利用的
力度。
2.2 科学分类归档
在档案管理工作中，档案的科学分类与整理工作很重要。对于一些内容齐全和基础良好的案宗，要做好科学的分类与整理工作。根据案宗的目录直接做好分类标引工作。若一些档案的形式比较特殊，则可以使用计算机程序，将案宗的名字、时间与地址等信息录入进去，可以快速地获取案宗的分类号，从而有效地提高档案的著录速度，也便于档案利用人员对所需案宗的查阅。另外，在档案的归档方面，需要建立完善的文件材料归档制度，不允许任何个人或者单位将档案据为己有，也不允许拒绝档案的归档。档案利用人员要及时地将档案完整地交还档案管理所在机构，不可以擅自推延移交档案的时间或者截留档案。
2.3 规范档案调取与回收
规范档案调取与回收工作是推进档案管理工作标准化与规范化的重要手段。档案管理者应该及时清查和退还调取的档案，根据国内法律法规和档案管理制度的要求来规范档案的调取与回收。若个人在工作需要的情况下提出退还档案或者继续使用调取档案的相关意见，可以上报有关部门以获得批准。在退还档案的过程中，需要有被调取档案保管者、该单位领导或上级主管单位的领导在场，并且签字确认。若是需要继续对档案进行利用，该档案的调取手续应该符合有关规定。若是不符合有关规定，则需要及时进行完善，以确保档案调取管理工作的规范化与标准化。
3 结语
总而言之，新形势下要推进档案管理工作的标准化及规范化，需要明确其基础性前提，并且做好其中的重要工作。同时，加大档案工作现代化管理力度，提升档案的时效性，做好电子档案建设工作，提升档案管理人员的专业水平与职业素质，优化档案的交接工作，对档案资料管理进行规范，做好科学分类归档与调取回收工作，最终适应新形势下对档案管理工作提出的新要求，实现档案管理的规范化与标准化，充分地发挥档案资料的应有效用。
参考文献
关键词：档案管理 现状 问题 路径
一、县级烟草专卖局档案管理现状
县级烟草专卖局的经营权、人事权和财权全部上交给了市级烟草公司，在文书档案管理方面，县级烟草专卖局的文书档案管理资料包括行政类执法文书、卷烟零售户档案、日常工作的痕迹资料、党务工作文件、行政机关公文等。县级烟草专卖局对档案管理重要性的认识度不高，档案管理的硬件设施不到位，在文书档案的管理上缺乏科学有效的工作方法。具体说来，以当涂县烟草专卖局的档案管理工作现状为例，该局尚未配有档案室，无专门存放文书档案资料的场所。对于县烟草局的文书档案的归档和管理工作分别由县烟草局的各职能部门自行开展。且该烟草局的工作人员数量有限，目前未配置专门的档案管理员。在文书资料档案的管理上目前只能做到文书资料的保存归档，却无具体的档案案卷编号。对于档案的查询功能缺失，难以使县级烟草局的档案资源得以有效利用，发挥应有的作用。和县烟草局虽然有专门的档案室，但档案管理人员是兼职人员，且档案的管理仍然停留在人工管理上，没有很好地利用信息化资源进行管理。
二、县级烟草专卖局档案管理中存在的问题
1.较多的工作人员现代化的档案管理意识不强
档案管理尤其是文档一体化管理能够为企业的发展带来潜在的价值，而目前某些县级烟草专卖局对现代化档案管理的意识不强，对于档案管理的作用认识不足，甚至无法准确把握档案管理的真正含义。在县级烟草专卖局的档案管理工作上，仅满足于对文档资料的妥善保存，能够保证所有的文档资料及时归档保存便认为是完成了档案管理工作。县级烟草专卖局的管理人员大部分无法认知清楚文书档案的归档、编号、密级是一体化的档案管理工作，无法认知档案管理的查询利用功能能够为企业的经营决策提供智力支撑。因为无现代化的档案管理意识，也就无法实现文档一体化的档案管理工作。
2.档案管理人员的业务水平不高
因为大部分的县级烟草专卖局没有配置专门的档案管理员，因此，企业内的文书资料的档案管理工作交由相应职能部门的工作人员来完成。有些县级烟草专卖局虽然有配置专门的档案管理人员，但是却未有接受过专业化的档案管理专业相关知识的培训。由此可以看出，县级烟草专卖局的档案管理人员只能够完成文书资料的及时归档和保存，对于档案管理的理论知识和实际操作能力却难以实现。在档案工作的信息化上更是缺乏，难以适应信息化档案管理工作的需要，不能够运用现代化的信息技术实现文档一体化的档案管理。
3.缺乏应有的硬件和软件配置
县级烟草专卖局因为其财政权全部上交于市级烟草公司，很多经费开支都要列明到年度和月度的预算当中，对于档案管理工作硬件与软件的配置更需得到市级烟草公司的认可。在缺乏现代化的档案管理意识的情况下，有很多县级烟草专卖局在硬件上无法配置专门用于存放文书资料的档案室，或者有配置专门用于存放文书资料的档案室，但县级烟草专卖局却无法配置专门的档案管理人员，人力、财力的资源投入是有限的。
4.缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度
县级烟草专卖局的各职能部门负责具体文书资料的归档整理，各职能部门依据年份、月份、文档资料所属种类将文档资料相应保存。因为缺乏符合文档一体化要求的档案管理工作制度，因此，在文书档案的归档期限上缺乏具体的归档，不能保证所有文档资料归档的及时性。同时，因为文档资料的保存期限和密级上缺乏具体的档案管理制度说明，因为大部分文档资料的归档都没有相对应的保存期限和密级。再次，县级烟草专卖局文档一体化管理制度的缺失，使得文档资料的借阅随意性比较强，这容易导致企业内部管理的重要信息泄露，不利于企业的发展。
5.文书档案的利用率低
县级烟草专卖局对文书档案的管理依靠于传统的文书资料的归档整理方式，而文书档案资料信息含量很高，要及时地查询某些文档资料在目前的状况下只能询问相应职能部门的保管人员，这样的查询和利用档案资料的方式效率是极其低下的。目前县级烟草专卖局在档案管理上几乎没有现代化的信息技术支撑，不能够实现通过信息化查询平台及时查询到某类文档资料的归档地点、保存期限、密级和主要内容等相关信息。而现代化的文档一体化管理正是要求企业能够将所有文档资料保存于档案卷宗当中，并结合数据库信息化管理，实现即时查询利用文档资料。就目前的条件看，这些技术要求都是目前县级烟草专卖局难以实现的。
三、县级烟草专卖局档案管理现代化的构建路径
随着信息化时代的不断发展，企业的经营管理等工作也与信息化技术密不可分。加之县级烟草专卖局目前有很多文档资料是电子文档材料，电子文档材料如何妥善保存，如何有效利用等问题就摆在了县级烟草专卖局面前。如何实现档案管理工作的现代化，我认为可以从以下几个方面着手.
1.树立文档一体化的档案管理意识
任何一项工作的开展都离不开企业管理层的重视，要有效地推进县级烟草专卖局现代化的档案管理工作，就需要县级烟草专卖局的管理层高度重视档案管理，对县级烟草专卖局的管理层进行《档案法》和文档一体化相关知识的培训，使县级烟草专卖局的管理层充分认识到档案管理工作的重要性以及档案管理工作的意义。同时，也要加强对县级烟草专卖局每一位职工档案管理相关工作的知识培训，使县级烟草专卖局的全体员工都能树立起文档一体化的档案管理意识。
2.配置符合现代化档案管理需求的硬件设施和专门的档案管理人员
县级烟草专卖局在重视档案管理工作的基础上，将配置档案室列入企业的正常预算当中，未配置档案室的县级烟草专卖局要及时地配置档案室，同时，要在档案室中配置计算机，引入档案信息查询平台，方便文档资料的信息化查询。此外，县级烟草专卖局优化人力资源配置，配备专门的档案管理人员，专门的档案管理人员最好由县级烟草专卖局的办公室人员担任，实现专人归档、专人保管、专人专用。
3.提升档案管理人员的业务技能
在配置专门的档案管理人员方面，县级烟草专卖局应当选用学历相对较高且具备一定计算机操作能力的人员来担任。同时，安排专门的档案管理人员进行档案管理业务知识的系统化培训，充分掌握企业档案管理业务的知识和各项业务技能。档案管理人员要能熟练运用现代化的档案信息查询平台，及时查询到企业所需的各项文书档案资料。此外，也可以通过与其他大型国有企业或高等学校的档案管理人员的交流学习来提升档案管理人员业务技能的提升。
4.建立健全适应现代化档案管理工作需求的档案管理制度
在信息化时代的背景下，企业的档案管理工作要适应信息化的需求，改变传统的档案管理工作模式，建立现代化档案管理制度。根据县级烟草专卖局的具体工作职能，依据不同的工作内容将文档资料予以编号归档，例如，行政执法类文档资料可以根据行政许可和行政处罚的不同，将其档案编号为“ZMXK”和“ZMCF”，在种类编号之后，编入归档年限，然后编入保存年限，永久保存的可以标注为“Y”，年限后面标注密级。将这些具体化的档案编号方式纳入到档案管理制度当中。此外，档案管理制度中应包含规范化档案管理、查询借阅、档案信息化管理等方面的内容，增加对电子化文档资料的档案管理方面的具体内容，确保电子化文档资料的安全、保密，防范损坏、遗失或意外泄露。
5.提升档案的利用效率
在实现文书档案基础管理的前提下，运用信息技术，建立档案资源的数据库，该数据库中应当包括县级烟草专卖局的所有文档资料的存放位置，名称编号、保存期限、密级等全部信息，也可以在数据库中加入归档文档资料的核心内容提要。建立数据库就是为了使归档的文档资料信息存储到计算机当中，并且运用数据库技术和网络技术，使县级烟草专卖局的每一位员工在需要查询某文档资料时可以通过企业内部的网络平台第一时间准确查询到所需文档资料的核心内容和该文档资料的具体存放位置。建立档案目录中心，引入查询平台，使企业的每一位职工可以通过认证、授权，输入年份、文件所属部门、标题名称等必要信息查询到具体的文档资料。这就是要县级烟草专卖局实现档案管理的信息化，同时，对于电子文档资料的查询也可依据网络查询平台得以实现。
综上所述，县级烟草专卖局的档案管理的现代化应当从以上五个方面予以建立和完善，建立符合信息化时代需求的档案管理，不断提升企业的档案管理水平，增强档案管理人员的业务能力，实现档案资源的有效利用，为企业发展和经营决策提供智力支持，也更好地满足相关个人的合理需求。
参考文献
[1] 林华娟.浅谈如何做好县级供电公司档案管理[J].广东科技，2011（24）
[2] 李文琦.中小企业的信息化档案管理[J].企业导报，2012（5）
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