时间：2023-07-23 09:24:52
导语：在档案管理基本要求的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
【关键词】事业单位；档案管理；现代化；路径探讨
在现代信息社会的背景下，事业单位档案是社会公益事业的宝贵资源，发挥出事业单位档案的实用价值对促进社会事业发展有重要的意义。但是事业单位传统的档案管理方式还存在着问题，需要采用有效措施予以解决。本文在分析事业单位档案管理问题的基础上，探讨档案管理现代化的路径。
一、事业单位档案管理的主要问题
（一）缺乏科学的档案管理制度。当前事业单位档案管理存在的主要问题就是没能建立起适应现代档案管理工作需要的制度。这不仅影响档案使用效率，而且影响事业单位档案质量。首先，没能建立起符合现代信息化社会需要的档案管理模式，档案管理工作制作标准不规范、不统一，事业单位档案管理方式方法随意，浪费查询时间且工作成本较高。其次，档案管理在收集、保护、借阅方面缺乏严格的管理制度，制约了档案作用的发挥，没能为事业单位和公益事业的开展起到有效的助推作用。第三，档案管理制度执行的较为松散，制度执行普遍停留在表面，严重降低了档案管理工作的可靠性。（二）档案利用率相对较低。事业单位档案利用率相对较低，目前还没有实现事业单位档案的向社会免费开放，档案管理、查阅、使用和指导作用没能有效地发挥出来，严重地浪费了档案资源。首先，事业单位档案的查阅程序较为烦琐，需要大量的申请和长时间等待才能查阅到相关档案，没能体现出信息传递的有效性和时效性。其次，档案检索工作较为落后，事业单位档案管理仍以纸制档案为主，没能体现出信息技术在档案查阅中的实际作用，缺乏科学现代化的信息检索工具，影响了事业单位档案的作用效率。第三，事业单位档案没能在经济社会发展建设中贡献力量，大量珍贵的社会信息被淹没在档案当中，事业单位没能有效地对档案信息进行开发利用。
二、档案管理现代化的基本要求
（一）无纸化管理。现代化的档案管理具有鲜明的时代特点，充分反映了现代信息技术的蓬勃发展趋势，要求档案管理工作与现代社会接轨，与现代信息传递方式接轨。首先，档案管理要求有效运用计算机技术，实现档案的多媒介形式保存，可以提供文字、图处、视频等多种形式的档案信息资源。其次，现代档案管理与保存更依赖互联网技术，纸制档案慢慢退出历史舞台，文字存储无纸化是档案管理的主要发展方向，力求发挥出无纸信息的快捷性优势。第三，把档案资源以链接形式融入互联网当中，形成虚拟化的档案管理，这将成为未来档案管理发展的主流趋势。（二）数字化管理。现代数字化的数据处理方式意味着信息质量的大幅提升。提高档案管理工作的质量同样需要引进数字化的概念。首先，要求档案管理借助标准化的管理方式对基础档案进行加工制作，使原始档案符合数字化传输的基本要求。其次，强调运用现代摄影技术把档案制作成可以高效传播的数码资料，微缩技术、数码技术、电子档案技术成为时代对档案管理的主流方式。第三，现代档案管理工作追求的数据压缩技术将最终取代传统的档案管理方式，同时有效避免了档案被蛀蚀等传统管理时代的问题。三、事业单位档案管理的现代路径（一）创新档案管理理念。事业单位受到技术、资源和经费等种种条件的制约，使事业单位档案管理现代化的步伐发展的较为缓慢。为了能够加快事业单位档案管理的现代化步伐，需要事业单位围绕实际情况制订科学的档案管理工作发展规划。首先，明确事业单位档案管理的近期与远期发展规划目标和工作步骤，在全面审视现实水平的基础上，制订出科学且符合实际的发展规划。其次，根据事业单位的实际情况，围绕档案管理工作法律法规，制订本单位的档案管理工作制度，在工作制度中要体现出现代化的管理方式方法。（二）使用现代化管理方法。实现事业单位档案管理工作的现代化目标，就必须长期坚持贯彻使用现代化的管理方法，力求日常管理操作上全面实现档案管理的现代化目标。首先，建立符合现代档案管理工作需要的事业单位档案管理工作操作标准，提升事业单位基础档案的制作质量，使事业单位档案更符合现代化的要求，为迎接信息时代的到来，做好基础性的准备工作。其次，利用信息技术手段全面提高事业单位档案管理服务工作的效率，同时加强档案管理的安全性、可靠性和真实性，加强电子档案的纠错能力，提高对事业单位档案的保护力度，为发挥事业档案单位作用做好准备。（三）提升档案服务工作水平。以开放促进服务水平的提高，以开放促进档案管理现代化工作的不断前进，只有实现事业单位档案向公众免费开放，才能加快事业单位档案管理的现代化步伐。首先，提出事业单位档案向社会开放的基本要求，在上级主管部门的主持下，加快推进事业单位的开放力度和开放水平，完善事业单位档案免费开放的具体措施。其次，普及提高事业单位信息化水平，全面提高事业单位档案电子化的应用，力求发挥出电子档案的优势，在配齐基础设备的基础上，由地方档案部门主持通用的基础性事业单位档案管理软件系统，不断促进事业单位档案管理信息化。
三、结束语
档案管理现代化是时代对事业单位提出的新要求，也是事业单位应对未来工作的重要使命。只有不断的改进档案管理的方法和手段，逐步引进先进的档案管理设备和人才，加强对档案管理操作办法的全面改革，才能发挥出基层事业单位档案的作用，使事业单位档案管理跟上时代步伐。
作者:周霞 单位:山东省泰安市供销培训中心
【参考文献】
一、加强场所建设。各农村（社区）应当设立专用档案库房或档案专柜集中管理档案，要按照防火、防盗、防水（潮）等“八防”要求配备设施。各村、社区要高度重视，确保档案存放条件达到基本要求——专人保管、专用铁柜存放，以保证档案的完整与安全。
二、加强人员配备。各农村（社区）应当指定专人负责档案管理工作，可以给予适当补助。档案工作人员应当具有良好的政治素质，学习并具备相应的档案管理知识，明确岗位职责，遵纪守法，忠于职守，以确保档案长期延续安全。档案工作人员离任时应当进行档案移交，履行交接手续，防止档案散失。
三、加强制度建设。各农村（社区）管理档案要按照祁办字〔2020〕1号文件中的《村级档案管理制度》执行。违反国家有关规定，对档案有损毁、丢失以及出卖、涂改、伪造、泄密等情况的，应当依法追究相关人员责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。将《档案管理基本制度》（附件1）《档案人员岗位职责》（附件2）制作版面上墙。
四、落实资金投入。各农村（社区）档案工作经费从村、社区办公经费中列支，并应当满足实际工作的需要，确保档案管理规范安全。县政府将以以奖代补方式，给予各村、社区适当经费补助。
促进文化水平的提升。档案管理的水平代表着我国的文化素质建设，档案的管理有多种方式，在政治、经济发展方面都有所涉及，并且也体现了我国优秀的文化。档案记载了我国悠久的历史文化，并且为档案的未来管理也提供了新的方向，并且档案中记载的文化也更加可靠。采用科学化的管理档案能够促进我国的文化水平建设，使得档案的价值得以彰显。
二、提升档案科学化管理水平的路径
（一）转变管理理念
想要采用科学化的管理手段，就需要改变传统的管理思想，充分的认识到传统管理的不足，了解科学化管理的重要性，从而树立起科学化档案管理的观念。只有管理理念转变，才能从根本上进行科学的档案管理。采用科学化的管理，首先需要进行一定的资金投入，进行档案室和管理设备的重建，并且开发使用软件设备管理。加大档案管理使用的设备和软件投入，实现档案管理的现代化建设，从而保证档案管理的高效性。积极的开发档案管理的信息化系统，实现档案的自动化管理，从而节约档案管理的时间。
（二）转变管理方式
传统的档案管理属于馆藏式管理，在管理中仅仅发挥了保存的作用，档案的保密性非常好，只有在人动时才会进行档案的转移，这种管理方式不使用于现代化的方案管理。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，实现档案资源的共享，提供用户的查询服务。档案的管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上有所见效，从而提升科学化档案管理的水平。政府要加大力度支持科学化管理模式的运用，在企业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分的发挥档案的存储空间。
（三）提升管理人员素质
提升科学化档案管理水平的重要任务之一，就是提升管理人员的素质。管理人员的素质直接决定了管理的效果。现代化的档案管理任务重，管理程序复杂，需要档案管理的人员具有优秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科学化管理的技术等，比如利用计算机来整理档案，对档案进行准确的分类和归档等。对于计算机的使用，管理人员也要熟练的掌握，比如软件的终端使用、数据库的录入、数据库的管理等，在进行档案管理时需要对管理人员进行素质培训，提升其管理能力，从而促进档案科学化管理的发展。
（四）健全科学化档案管理制度
每个单位的内部都要建立适合本单位的管理制度，不断的总结和完善制度，使得档案管理制度健全。采用责任化制度，符合科学化档案管理的基本要求。在管理中要明确管理人员的管理责任和任务，并且实行互相监督，多方面的进行档案管理。在建立制度时需要以国家法律、政府要求作为基本的规范指导，严格的执行管理制度，使得科学化的档案管理顺利发展。
三、结语
关键词：档案管理；信息化；构建
1 高校档案信息化管理体系构建的意义
1.1 高校档案信息化管理能大幅提高档案管理工作的质量和效率
体系的构建使得高校档案管理的各个环节得以简化，包括档案资料的收集、归档、保存阶段，还包括在使用阶段对档案的检索、查询阶段等。不再局限于纸质版资料的查询，而是将档案电子化，简化工作流程的同时提升了相关人员的工作效率。
1.2 使高校档案资料中的科研成果实现共享
高校档案中含有大量的学术、科研等成果。建立高校档案信息化管理体系后，通过建立学术、科研研究成果的平台，使资料共享，同时网络信息的传输亦方便教师及学生查阅、检索，促进高校学术科研活动的发展。
1.3 降低了高校档案管理的工作量
高校档案信息化管理体系的构建，通过使用信息网络技术，将原有的工作模式改良为通过应用简单的操作系统而进行档案资料的管理，使档案电子化，通过网络检索平台快速的找寻到所需资料，因此档案管理的工作人员最重要的任务就是将档案资料的信息录入正确，减少了原有的冗余的工作程序，降低高校档案管理的工作量。
1.4 构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一
档案管理的信息化，不仅降低了工作人员的劳动量使档案资料的电子化极大的节约了纸张，保护了环境，同时虚拟化的存储方式为高校节省了大量空间，缩减了档案管理的各项开支，因此高校档案信息化管理体系平台的建设是构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一。
2 高校档案信息化建设现状
近些年，虽然我国高校在档案管理信息化平台的建设上有长足的发展，但相比于高校信息化的程度依然差距较大，建设的过程中仍然存在一些问题。
2.1 高校档案管理之间具有差异性，档案管理系统未能形成统一的标准，使信息化平台的可用范围降低
各高校间管理方式有差异导致了档案管理工作的要求和标准也各不相同，因此建设高校共享的统一平台的难度较大。同时，随着信息技术的不断发展，网络系统的风险也随之而生，有些高校往往忽视了网络系统安全会给高校的档案管理带来巨大的问题。此外，系统升级所需的技术要求较大，必然的要求高校投入更多的资金给予支持。
2.2 受传统案案管理模式束缚，忽视档案信息化系统
高校档案管理工作普遍由年龄较大的教师担任，这类教师的思想受传统档案管理模式所束缚，忽视档案信息化系统的使用，使原本简单的工作程序变复杂。随着信息技术的发展，高校构建档案信息化管理的平台就是为了转变原有档案管理的工作模式，随着时间的推移，高校学术工作的开展，使得档案管理工作的难度增加，档案的数量增加，档案的材质等为档案管理工作都提出了新的要求，因此相关工作人员应当从传统的档案管理模向信息化的管理模式进行转变，以适应不断变化的档案管理工作要求。
2.3 片面追求档案资料数量会间接造成档案信息化管理系统的浪费
高校档案信息化管理为了应对学校或上级主管机关的检查，通常会追求档案的数量而忽视其质量，对高校档案信息管理系统缺少分析和研究，这样就会造成学校网络信息资源的浪费，应用较高的档案管理系统却未真正的将其效能发挥出来，是一种间接资源浪费。
2.4 检索功能未落到实处
即使高校档案信息管理系统投入到日常工作中，但是多数高校仅仅是实现了档案资料的电子化，将目录、内容进行扫描和上传，重要的检索功能却未落到实处，在查找使用方面还未处分的体现出高校档案信息化的管理。实际上如果检索功能未落到实处，在人们使用该档案管理系统时，亦不便捷、易操作。
2.5 当今社会处在风险社会，高校的档案信息管理系统也受到威胁
系统的设计并非毫无漏洞，若一旦被不法分子识别或被人进行恶意操作，那么高校的档案将会面临巨大的破坏危险，且这种破坏很难补救，因为档案资料上传后由于其的电子属性，代码被篡改或数据被改变，那么该档案资料就很难进行修复，因此如何对高校的档案管理系统进行维护是风险社会对体系构建提出的又一难题。
3 高校档案管理体系信息化建设措施研究
3.1 强化高校档案信息化管理基础设施的建设
系统基础设施的建设是构建高校档案管理信息化体系的基础，基础设施包括硬件设施和软件设施。硬件设施是：计算机、显示器、显示屏、存储器、复印、扫描等。软件设施包括：编程、代码的维护、系统的升级等。不论是硬件设施还是软件设施，都需要高校投入大量的人力、物力、财力。
3.2 完善高校档案资料信息化的网络建设
高校档案管理系统的信息化的最终目的是简化档案工作流程，便于档案资料的查阅，实现档案资料的共享。因此，为了提高高校档案资料的使用以及实现资源的共享，就应当不断的完善高校档案资料信息化的网络建设。具体而言，将高校档案管理系统主要分为三个部分：档案数据库管理系统，档案查询（检索）系统，档案管理维护系统。这三个部分就是综合了存储、查询、维护于一体的高校信息化管理体系。
3.3 实现高校档案管理信息体系建设的标准化
工作的开展应当履行一定的规范，管理系统的建设亦不能例外，高校的档案资料管理，国家档案局制定了相应的《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》以及《磁性载体档案管理与保护规范》等规范，各高校都应当严格履行，其次高校收集的科研、学术类的档案资料较多，也应当遵守教育部对电子档案管理而制定的相关规范，以实现高校档案管理信息体系建设的标准化和档案资料的共享。
3.4 加强高校档案信息化管理的师资队伍，对高校档案管理的教师进行专业化的培训
档案管理信息化意味着相关的工作人员既能负责档案资料的收集整理，又能熟练的使用信息化管理系统，在面对系统的漏洞时，能作出及时而必要的维护，从而防止高校电子档案的不可挽回的损失，因此在档案信息化管理体系下，对档案工作管理人员提出了更高的要求，在上岗之前进行必要的培训是不可或缺的。
4 结束语
高校档案信息化管理体系构建是实现档案资料共享的关键，各高校应当给予充分的重视，实践中，高校档案信息化管理体系还存在一些问题，针对相对应的问题，做好档案信息化管理的基础设施建设，对网络系统的风险做好必要的预防措施，按照相关部门的规定履行档案管理工作从而实现工作的标准化。提高档案信息化管理的师资队伍建设，上岗前进行必要的培训等等，以此来不断地加快高校档案信息化管理体系构建的进程。
参考文献
[1]刘薇.浅议信息技术与中职会计教学整合[J].教育学研究，2013（6）.
[2]刘常鹏.信息技术与高职会计课程的整合[J].群文天地，2012（22）.
企业电子文件的组织结构
1.电子文件的管理已成为衡量各企业信息管理水平的标志，而在档案部门现代化建设中存在的异质平台、异质环境、异质数据库的统一访问、统一存取等问题是急需研究和解决的问题。应该看到，信息技术为企业构筑了技术创新的神经系统，数字档案和电子文件新载体材质的变化，已引发了现代档案和传统档案管理的深刻变革。信息技术下的电子文件管理，无论是本质上还是形式上都要发生程度不同的改变。现代企业的组织变化已朝着以信息为基础，结构扁平化，管理层次少的模式转变。所以，企业电子文件的组织管理相应可分为归档管理和保管利用两层。
归档管理层实现的基本要求和主要标志是：建立了确保电子文件随时归档的运行机制及技术措施；建立了严密的归档电子文件原始性、完整性检验技术；建立了电子文件归档组织实施环境、处理技术；创建入库档案的原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。
保管利用层实现的基本要求和主要标志是：建立了一套电子档案数据原始性、完整性检验报告，即《电子文件生命周期表》；建立了接收档案原始性、完整性的验收技术；建立了严密的档案数据迁移、入库控制技术；建立新接收档案原始性、完整性检验文档及下载固化保存技术。
2.在目前实践中，电子文件归档有两种倾向方案：一是由企业计算机管理部门来管，二是由档案部门来管。两者都有优势也都存在缺陷；一般计算机管理部门是控制着单位的网络服务器或多终端系统的主机及单位数字设备的管理，有利于对归档电子文件进行登录、转储、共享等技术处理。同时计算机管理部门都配有专业的计算机人员，有利于解决计算机应用中复杂的技术问题，有更多的机会接触、跟踪、应用计算机的最新技术。当然，归档电子文件管理有着复杂的技术问题，但同时也存在着方法问题和档案的集中统一管理原则，这正是计算机管理部门缺少的专业知识。所以一种互补型的管理模式成为最佳方案――信息中心下的两个部门。
3.电子文件的组织是以信息的流向为基础的，要实现电子文件流向过程的控制与管理，贯穿其整个生命周期，包括形成、使用、归档、利用各个阶段。因其涉及的部门、岗位、人员及种类多，控制会有一定的难度。所以，在一单位和企业必须编制一个规定，来正确全面地进行划定电子文件格式和内容，也是当前确保本单位归档电子文件完整齐全的关键。电子文件的收集工作体系，要求采用文档一体化管理方式，只有这样才可以保证电子文件的内容。档案部门应根据电子文件的生命周期的不同而采取必要的技术、规范标程及保护措施。现代信息技术的发展已实现了对扫描、光盘刻录、模拟数字合成、模拟影像与数字影像的双向转换技术。
4.电子文件与纸质文件的双轨制管理。企业电子文件的双轨制管理，使IT技术的发展没有形成相对稳定的过渡时期。电子文件至少在以下三个方面是未知的：一是电子文件载体的保管寿命；二是电子文件格式的通用性还没有定论；三是对软硬件环境的依赖性。
电子文件的管理方式及技术支撑
虽然电子文件从根本上改变了企业内、企业间及企业与市场之间的沟通方式，但电子文件管理的基本原理、职能任务与责任并没有改变。
电子文件的管理应与企业信息化发展同步。整个企业信息化的进程中，很少有档案部门参与企业信息化工作，至于电子文件管理工作被动，这就要求档案部门要利用自身在企业信息化建设中的重要作用，充分认识自己的优势和实力，去争取自己应有的地位，发挥行业专家优势，积极为企业有关标准规范制定及相关软、硬件的配备选择出谋划策。在企业信息化总体建设中，应推广在档案部门设立现代化技术室，参与企业网络建设和大型的数据库选购，做好咨询服务和促进工作。
研究分析本单位计算机应用的现状，由档案部门会同计算机中心和各业务部门，按照本单位计算机应用的范围，具体确定各部门电子文件的归档类目，凡目前尚未应用计算机管理的信息，暂不列入归档类目。随着本单位计算机应用的不断扩展，对该归档类目逐步修订和补充，直至较为完善。
建立电子文件的“无卷”归档组织实施环境、处理技术。制定一个科学合理及符合我国企业实际情况的统一的电子文件管理及电子文件归档的管理标准，是目前企业全面实施电子文件管理及电子文件归档的首要问题。例如，档案管理位于办公自动化管理系统中的一个支系统，和本单位办公自动化系统处于相同的工作平台及软件环境时，如何符合文档一体化要求。
加强对电子文件的前端控制。对电子文件的形成流转、处置加强监控，确保电子文件信息的完整性、真实性，为发挥数字档案库作为企业信息数据资源库的作用打下基础，档案部门必须由过去被动接收、保管各部门的各类电子文件，为实施参与、控制、监督电子文件的诞生、流转和移交。
档案管理软件要适应企业的办公自动化建设。目前，各用户单位办公自动化的水平不同，对档案管理软件的要求则不一样。过去，有的系统只是把档案管理作为一个单一的模块“嵌入”办公系统中，仅适用于档案室的工作，没有真正融入到办公自动化系统中，实现文档一体化的管理；有的系统在编制档案管理的模块时，没有充分考虑到档案管理在无纸办公的环境下如何开展，因此使用的是传统的纸质档案的方法。档案管理软件如何与不同的办公系统连接，这是一个复杂的问题，也是档案管理软件所必须面对的问题。随着电子文件的大量形成，档案管理软件如何管理电子档案将是迫在眉睫的问题，也是档案管理软件如何使档案工作贯穿于整个办公系统中的问题，这也使传统的档案工作理念发生变化。
一、当前医院人事档案管理工作的现状及问题
（一）管理载体传统老旧
“无纸化办公”的新风已在强调节约公司成本和追求现代科学管理的现代公司的拥护下发展良好，但作为事业性质的医疗机构，尤其是属于国家事业单位的公办医院，财政支持使其对于办公用纸这类“小事”觉得不值一提。当前还有很多医院的人事档案管理材料为纸质材料。纸质材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后质量会大打折扣。
（二）管理路径不够通畅
档案管理涉及各行各业，尤其是人事档案设计的范围更广，在电子技术飞速发展的时代，档案熟悉花管理也成为必然。由于纸质材料的信息传递单一性，纸质材料的信息只能通过人工转移、物物交接甚至需要亲自抄写的传统方式传递，因而其管理路径不够通畅。
（三）管理意识稍显薄弱
人事档案管理中的重要一环便是管理意识，由于人事档案管理不具有直接产生经济效益的作用，其隐性的对于组织的帮助又不容易被察觉，因此人事档案管理岗位总是备受冷落，单位对于管理意识是薄弱、落后且不易进步的。
（四）管理人员素质较低
首先，医院的人事档案管理人员在聘用上属于能力较弱型，扮演着“文件袋保管员”的角色，工作能力、工作效率较低；其次，医院对于人事档案管理的忽略直接导致人事档案管理人员积极性不高，工作思想散漫，在新型人事档案管理方法出现时很少主动学习。
（五）管理效率严重低下
综合以上几点，当前大部分医院的人事档案管理还处在“人—纸”阶段，绝大多数工作都是人工操作，传递性差，准确性低。查询、转移、归类、审核的过程中经常出现“一步错步步错”的情况，甚至造成人事档案损坏，严重影响人事档案管理效率。
二、医院人事档案数字化管理的基本要求
21世纪是数字化信息时代，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作可以在传统人事档案管理出现的严重病症上补一剂良药。数字化信息开展工作既要求被管理物的数字化，更要求管理者的数字化，因此，利用数字化信息开展医院人事档案管理工作对人事档案管理的双方主体都提出了更高的要求。
（一）医院人事档案管理者的数字化
俗话说“事在人为”。倘若配备先进的管理设备而没有先进的管理人才同样达不到预期效果，因此要先将医院人事档案管理者数字化。目前我国医院人事档案管理者老龄化严重，计算机水平普遍较低，很多尚处于只会开机、打开文件夹和网页的阶段，因此要及时更新换代，培养、储备档案管理和计算机水平都较高的复合型人才。
（二）医院人事档案设备的数字化
与医院人事档案管理者的数字化相比，设备的现代化要求看似比较容易，其实不然。科学的管理系统、管理软件的重要性众所周知。要积极引进先进的管理设备，只有提高人事档案管理的客观条件方能提高水平。
（三）医院人事档案与管理者二者的数字化信息标准统一化
数字化信息的有效利用一定要建立在标准统一的基础上。比如数据库标准统一化有利于医院科室之间、部门之间、院所之间的数据体系更完整；应用技术标准统一化有利于整个医院人事档案技术处理可以做到无缝衔接；管理标准统一化有利于医疗体系人事管理系统之间的相互交流；信息统计标准统一化有利于进一步提高医院人事档案管理效率。
三、医院人事档案数字化管理的实现路径
（一）打开思想，改变思路，高度重视
当前医院人事档案管理工作的传统老旧很大程度上归结于医院对于人事档案管理工作的不重视，忽视了人事档案管理工作对于一个组织的隐性能量，故而对其软硬件、人工的水平和素质要求偏低。改变这种情况必须要从思想抓起，人事档案是医院的宝贵财富，提高医院人事档案管理工作的思想重视程度，对于其工作的需求提供必要的条件。
（二）新老交接，提高标准，培养人才
老一辈医院人事档案工作者的确在之前多年的工作中贡献过卓著力量，对他们给予充分肯定的基础上也要看到时代在发展，科技在进步，长江后浪推前浪的现象已经逼迫医院的人事档案管理水平需要高水平、高素质、专业化的管理人员为我们的管理工作添砖加瓦。要对医院人事档案管理工作岗位提出更高的工作要求，提高医院人事档案管理工作人员的综合素质。可通过专业人事档案管理培训来提高人事档案管理人员的专业素养，包括新时期人事档案管理的专业知识、计算机操作、业务技能和信息安全学习，其中计算机操作即使最基础的要求也是最关键的技术手段核心，努力培养合适的新型人才。
（三）两件更新，两手都抓，两手都硬
硬件和软件的科技含量和技术含量直接关系医院人事档案管理工作的水平高低。人事档案信息数字化管理对计算机核心技术的依赖性较高，硬件设备和软件系统的匹配同样不容忽视。首先，要加强对人事档案信息的环境管理，信息技术和计算机软件对外部环境有一定要求；其次，科学技术更新换代的速度非常快，计算机软件必将经常更新。然而软件技术的更新却有可能与硬件设施不匹配，从而导致原有数据的流失，不利于人事档案管理。
（四）队伍建设，注重安全，注意稳定
建设一支高水平、高素质、专业化的医院数字化信息人事档案管理工作团队实属不易。队伍建设前应确保数字化信息岗位人员的安全意识是否满足岗位要求，数字化工作是一项充满安全保密性的工作，需要团队的整体性和安全性；其次，由于医院属性较为特殊，人事档案管理队伍建成之后尽量确保管理人员的相对稳定，在不必要换岗和流动的前提下尽可能保证医院人事档案人员的相对稳定，既有利于熟悉业务，又有利于队伍的稳定性。
四、实现医院人事档案数字化管理需要创新
现代化人事档案管理需要新的人事档案管理模式.基于建立国家人事档案管理中心的构想,本文提出了未来人事档案管理“三位一体”模式,即国家人事档案管理中心集中进行传统人事档案管理、数字化人事档案管理和人事档案网络共享管理。
（一）建立医院人事档案数字化管理云数据库
《关于改变传统人事档案管理制度的建议》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云数据”技术也已应用多年，但是至今这些先进的管理理念和数据处理技术都没能在医院人事档案管理工作中体现出应有的作用。建立医院人事档案数字化管理云数据库已成为利用数字化信息开展医院人事档案管理工作创新的首要创新点。
（二）建立医院人事档案网格化交叉体系
以传统的医院人事档案母系统为基础，建立涵盖医疗人员户籍、社保、成长、信用等方面的子系统，并完成网格化信息交叉。体系的完善既帮助医院人事信息的全面汇总，又可帮助医院内部人才的选拔和干部的任用。
（三）学习利用新技术新方法
信息技术发展虽然迅猛，但由于信息技术引入人事档案管理领域起步较晚，各项工作的信息化进程并没有借成熟的信息与电子技术而加快。我们应当吸取经验教训，努力学习其他领域或者其他国家的先进技术，用在我国医院人事档案数字化工作中。软件上可使用大区域通用的高级别人事档案管理系统，数据标准统一，数据转换流畅，提高医院人事档案工作效率。硬件上可依据实际需求和工作环境情况选择配置相应的数码产品帮助人事档案数据信息电子化。技术上引进先进技术，如射频、芯片、磁条等数据存储、读取技术，既可以帮助大量电子信息的处理又可以保障信息的安全性和存储的长期性。
五、利用数字化信息开展医院人事档案管理工作需注意的问题
（一）与时俱进，不断进步
利用数字化信息开展医院人事档案管理工作具有长期性、延伸性、进步性。需要长期不断的与时俱进、跟进学习，同时要勇于超越现有技术，愿意摸索，敢于突破。要紧紧盯住时代最前沿的数字化信息技术发展成果，将其运用到医院人事档案管理实践之中。这其中既是一个环境更新、人员学习的复杂过程，也需要医院对于此项工作的政策支持和财力帮助。
（二）牢记根本，不忘初心
随着科学技术的不断发展与进步，档案的保管工作也获得了长远的发展，各种先进的保管模式应运而生。传统的档案保管模式已不适应档案的发展要求，其在档案管理中的问题越来越突出，影响了档案管理水平的不断提高。合理的档案保管模式能够提高档案保管工作的效率，并且还能够在档案管理工作中充分的运用各种现代化的信息技术，推动我国档案管理水平的不断提升。
档案保管模式的基本内涵
档案保管是指按照标准规范的要求，对重要的数据资料进行收集、整理、归档，并进行储存保管工作，进而为以后工作的顺利开展提供资料支持。在实际的档案管理工作中，必须要坚持“统一领导、分级管理”的基本档案管理原则，这是进行保管工作规范化的基本要求。不同单位的档案保管工作不尽相同，要根据单位档案的具体情况，制定有针对性的档案管理模式和设置合理的档案管理机构，才能将单位的档案管理工作做好，进而推动单位的长远发展。我国目前主要的档案管理机构主要有：各政府机关、企、事业单位等；并建有完善的专业档案馆和国家档案馆等；新型的档案管理机构有档案中介、档案事务所以及文件中心等。随着科学技术在档案管理中应用的不断深化，高科技信息技术被广泛的应用于档案的管理工作中，各种新型的档案保管模式如雨后春笋般出现，促进了我国档案管理水平的不断提高，从而推动了我国档案管理事业的发展。
档案保管模式的主要特征
通过对档案保管模式进行细致的分析，发现其主要特征主要有以下两个：
进行文件与档案的分阶段管理。文件管理与档案管理是不同的两个具有独立性的运行系统，在运行过程中具有各自的特征。在文件与档案的实际管理工作中，管理目标要按照一定的规则分解到各个管理阶段，并在工作中逐步实现各个阶段的小目标，从而完成文件与档案管理的管理目标。单位的各项活动一般都会以文件的形式进行记录，通过记录可以对单位以后活动的顺利推行提供依据。文件管理与档案管理都存在保管时间与实用价值的问题，虽然实用价值可能在保管过程中降低，但是仍具有一定的参考价值，为工作的进行提供参考依据。因此，被保存的文件和档案一般都是具有一定参考价值的，随着社会的发展，对文件与档案的保管要求也不同，使档案保管模式具有阶段性的特征。
文件来源较唯一。一般情况下，档案资料都是以实体的形式进行保存的，因此，档案资料与保管机关具有唯一性，与档案保管工作的性质相一致。通过一定的分析得出，档案保管模式的首要联系是关于形成者与档案之间的内在联系。因此，只有对档案形成者有了全面的了解之后，才能明确档案资料的真实价值。
档案后保管模式的基本内涵
随着社会的不断发展，后现代主义在西方国家中快速传播，档案管理也在后现代主义的潮流中获得了不小的发展。后现代主义在西方档案管理界产生了巨大的影响，极大地改变了西方档案界的思维惯性，从而为档案学的研究提供了良好的发展机会。随着电子档案的出现，传统的档案管理模式无法适应这种新式的档案资料，促使档案管理进入了后保管时代，为档案管理的发展起到了巨大的推动作用。
档案后保管模式超越了标准的档案管理模式，根据相关的标准要求进行档案管理，以对文件进行永久保存为前提，适应了社会发展对档案管理的要求，具有科学性和先进性。在实际的档案后保管模式中，仍然依靠档案管理工作人员进行各项操作，但是对档案管理工作人员的要求较高，需要有非常强的专业性。后保管模式关注的主要是文件的内容、格式、文件之间的内在联系、智能等，其中，对电子文件进行适宜的管理是档案后保管模式的重要工作之一。
档案后保管模式的主要特征
档案后保管模式主要是由新来源观、宏观鉴定、知识服务组成，其主要特征主要有以下两个：
文件与档案不可分离。随着电子文件的迅速崛起，文档一体化得到了更进一步的完善，促使了对文档进行一体化的管理变为现实。虽然文件与档案出现的时间各不相同，但是其所包含的社会内涵、物质状态和有关信息等是相同的。传统的档案管理模式通过对文件进行归档用来区分文件与档案，因此，对两者可以进行分别管理。而对电子档案的管理却并非如此，资料都是通过电脑进行起草、整理、归档以及再利用等，促成了文件与档案的一体化管理。在档案的后保管模式中，将科学技术与档案管理工作进行深层次的结合，能够最大限度的提高档案管理工作的效率和对档案资料的利用程度，这是后保管模式存在的真正意义。
【关键词】计算机；档案管理；网络时代；创新体系
1.前言
随着信息化技术的不断发展，计算机技术被广泛运用到农业、工业、经济、贸易、科技、国防以及社会生活地各个领域。人类的记忆工程便是档案事业，档案管理揽括了极为丰富的信息资源，在社会信息系统中有着极为重要作用和特殊的意义。为适应技术发展的需要和信息处理的基本要求，必须提高信息时代的档案管理水平，将计算机网络技术合理的应用到档案信息管理中去，以进一步提高网络时代的档案管理水平。
2.网络时代中档案管理存在的问题
2.1缺乏统一的网络化管理机构
运行机制和管理体制的相对落后使档案管理部门缺乏统一的管理机制，造成了各自为政、各成系统、自给自足、自我发展及条块分割的不良局面。即使某些档案管理部门已经发现资源共享是十分必要的，但还是缺乏实际的合作及管理行动。而我国目前也缺少一个权威性的组织机构，来协调规划网络化的档案管理工作，也没能实现资源的共享。绝大部分的档案馆依然采用的是封闭式的办馆模式，不管是在软硬件的配置，还是在数据库的构建上，都处于相对分裂的原始状态，这不仅给人力物力带来了巨大的浪费,也制约了我国档案管理的发展进程，使其与档案管理的网络化、自动化、标准化的国际管理水平还存在着一定的差距。
2.2数据库建设相对滞后
虽然经过一段时间的改进，我国的信息化档案管理已取得了一定的成效，部分档案馆都开始构建一个相对规模的档案管理数据库，但因为某些档案室存在各自为政的弊端，数据库的建立在极大程度上是自建自用的。构建的数据库类型单一、规模狭小、缺乏标准化的管理，而且极大程度上是处于低水平的发展状态，数据缺乏规范化的管理和控制，服务水平也较差，很多的数据库只提供给单位内部使用，严重制约了数据库的使用效率。
3.网络时代建立档案信息管理系统的必要性
3.1符合新时期的档案管理需要
随着信息技术的不断发展，目前的社会已经迈入了高水平的信息时代，人们对信息、对网络也越来越依赖，网络信息技术已经完全融入了人们的生活，成为人们教学、生活、服务、科研及生产等提升效率的重要手段。用科学化、现代化的网络技术做好当代的档案管理工作，这是新时期档案管理工作的发展需要，也是我国信息化工程的必然选择，也可以更好地符合社会主义现代化建设的发展要求。
3.2符合档案管理信息规范化的基本要求
日常的档案管理工作承载了极多的个人信息，例如：人事档案、人事统计数据、工资计算、工作绩效考核等，这些信息的保管和储存耗时力且繁琐，加上是人工处理，就造成信息的分隔，不同的管理部门之间信息不能得到及时的汇总和整合，加上不科学的信息流程导致信息内容也极不规范，这种沿用式的手工操作已经适应不了新时代的发展趋势，难以满足人们对档案管理的基本需求。要改变这种不合理的现状，就必须采用现代化的工具去管理个人信息，就必须得构建一套完整的信息管理系统，从而改善信息的规范程度，提高信息的利用价值。
3.3提升现代化办公效率的基本需要
目前大多数企业都采用了计算机及其它的先进办公自动化设备，计算机也得到了更为广泛的运用，信息化工程也得到了进一步的发展，但同时也存在着很多问题。如：信息资源不能得到共享，软件的使用率较低，现有的设备不能充分发挥它的价值等，这就要求我们必须建立一套完整的信息化档案管理系统，充分发挥现有资源的使用价值，提高档案管理工作的工作效率，从而不断提高企业的办公自动化管理水平。
4.应用计算机网络技术进行档案管理的基本方法
4.1思维革新，树立现代化的档案管理意识
当今的社会已经步入了信息化的网络时代，档案管理工作也随即进入到了网络化的发展阶段。利用网络化技术对信息进行采集和管理，已成为档案管理信息化的必然趋势。要进行档案的信息化管理就必须摒弃以往的陈旧观念,树立现代化的管理意识，转变传统的纸质档案管理思维模式,树立以计算机网络技术为主导的创新思维模式，充分理解电子档案管理的现实意义，加速提升电子档案管理的效果和质量。
4.2建立一个统一的网络化管理机构
要建立一个网络化的档案管理机构，就必须由某个权威组织进行牵头，然后组织协调各档案管理机构的加入，从行政和技术进行统一的指导和监督，制定出一整套切实可行、具有约束力的行为准则和规范，特别是应该具体制定出网络化发展的各个阶段性目标，以加强对整个地区的档案部门进行网络化的实质性引导,思想统一，行动协调，开发研制出高水平的应用软件,集中人力、物力、财力建设一个大型的多媒体数据库、文献数据库以及全文数据库，改变那些条块分割、各自为政及自成一统的不良局面。
4.3有计划、分阶段的建设网络信息档案管理系统
首先，确定系统的基本架构，包括软件应用设备的选用及开发、网络系统的建立及维护、信息资源的搜集和录入等。三者可同时开展，其中采集信息是基础和重点工作，档案数据的采集与录入必须实行制度化、规范化、科学化的操作。其次，提高、改进和完善整个应用系统，并将可取的经验进行普及和推广，不断改善系统的应用水平。再则，进一步加大对这方面的投入，不断对整个系统进行维护和完善，使其适应档案管理工作的全面发展需要。
4.4加强数据库的建设
随着档案管理的数字化进程不断向前发展，档案管理所面对的对象已扩展到多媒体数据和全文数据，其功能和性质都将有所改变。也就是说现代化的档案管理对数据库的容量、功能和安全性的要求会更高。因此，需要在现有数据库技术的基础上进行革新,更为广泛的应用 SQL- server及O racle数据环境，以提高网络化的档案管理水平。
参考文献
[1]许志娟.试论计算机网络技术在档案管理中的应用[J].湖北成人教育学院学报. 2011(01).
[2]刘振宇.关于医院档案管理网络化的思考[J].中医药管理杂志.2011(04)[3]王宏.浅谈企业档案管理的发展趋势[J].办公室业务.2011(S1).
[3]李亚娥.新时期企业档案工作管理策略[J].机电兵船档案.2011(03)[5]蒙天池.浅谈机关档案信息化管理工作的三步曲[J].广播电视信息.2011(05).
（一）在思想上缺乏对档案管理工作的重视。近些年来，基层电大的档案管理人员包括部分学校领导对档案工作的认识都存在这样一些错误认识：所谓的档案工作就是将相关材料进行登记、保管的琐碎工作，不具有技术性和科学性，相对于教学、教务管理等工作来讲，只是一项简单的不能再简单的工作，档案管理工作既不能给电大创造经济效益，也不能带来社会效益。只要“看好摊”，不弄丢材料，不造成内容泄密，能查档就行了。不重视档案工作的思想充分体现了一部分人对档案工作缺乏了解，加上基层电大的领导对这项工作也是很少督促，致使档案工作已无法适应现在的管理需求。（二）档案资料收集、整理、移交工作不规范。基层电大工作业务多，许多部门、班主任在工作中往往只重视业务质量，文书档案资料的归档、存档意识不强。比如大多数班主任对带班资料、教学管理资料不够重视，不愿意归档，当多年后因学生学历认证时却难以找到相关佐证资料。年终档案工作人员整理文书档案时，常常出现资料、文件的附件找不到的情况，导致该份文件无法归档。（三）档案借阅制度落实不严格。档案室虽然制定了查借阅、移交等多项制度，但这些管理制度并没能严格执行，在违反制度造成档案资料丢失时不能及时追究责任。还有，档案借阅管理制度的执行不够严格，致使有些借出档案不能在规定期限内归还；借阅人和借阅档案资料信息填写不详细，遗失档案后不能及时追查档案，甚至没有任何信息能证明材料、档案的去向；更为严重的是，出现私下转借、无借阅手续等现象。（四）档案管理队伍综合素质不高，档案管理水平低下，档案管理手段相对落后。基层电大大部分档案管理人员人员没有经过专业的档案管理培训或学习，对档案工作的重要性、管理档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不是很精通，各种档案收集、整理的意识淡薄。而且，大多数基层电大的档案人员身兼数职，对档案管理工作精力投入有限，在日常的档案管理工作中，常常是只将材料放入档案盒，没能及时整理归档，从而严重影响了基层电大的档案管理水平。（五）档案室相关设施不齐全、不配套，导致档案保存存在诸多问题。个别基层电大没有固定的档案室，有的电大有档案室，但档案室基本上都设置在偏僻或者是闲置多年的房间，房间面积小、潮湿等不利条件会引起档案材料霉变、虫蛀，直接影响档案的美观整洁及完整。（六）档案管理现代化水平不高。随着计算机以及多媒体信息技术的发展，档案管理的手段和方式发生了改天换地的变化，从以往的全是纸质档案，逐渐向朝电子档案、纸质档案共同存在的方向发展，有些基层电大在档案管理的现代化方面的工作仍然不能赶上时代要求，没有购买、引进档案管理中必须使用的现代化的管理软件，这种现状严重阻碍了档案工作的创新与发展。
二、基层电大档案管理工作的对策
（一）基层电大要提高档案管理人员素质。档案管理的优或劣，往往取决于档案管理工作人员的素质和业务水平。身为档案管理人员，不仅要熟悉、掌握档案工作的相关环节和基本要求，更要努力掌握档案管理的原则和方法，提高工作效率，要通过岗位培训和专业学习，熟练掌握档案管理的基本知识和专业技巧，多学习档案管理理论，通过实践来提升档案管理水平。基层电大档案管理人员要积极探索与电大实际相结合的档案管理手段和模式，让档案工作适应学校、学生、社会的要求，为开放教育的进一步发展做好服务。（二）基层电大要健全档案管理的相关制度。档案的管理工作繁琐而且涉及学生、老师的切身利益，如果工作不规范、不严谨将导致非常严重的后果。因此，必须建立相关的制度来保证各项工作的完成。建立、健全档案管理制度必须满足以下要求：第一，所建立的规章制度要与电大的实际相结合。第二，制度的操作性必须强。制度的建立应该实用、简便容易操作，从而可以更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，制定制度应体现多面性。建立的制度不仅能约束领导又能规范一般职工。第四，建立的制度在执行时必须严肃。既然是制度、规章，就必须要求档案管理人员、领导、教师、学生严格遵守，在规章制度的执行过程中，要做到有错必纠、有错必罚，要充分体现制度的严肃性。（三）要采用现代化管理手段来进行基层电大的档案管理工作。利用计算机、多媒体进行档案管理是当今档案管理的一大趋势，要尽可能地运用计算机、多媒体等新手段，逐步提升基层电大的档案管理质量和水平，从而实现档案信息化管理。（四）要强化基层电大管理人员的服务意识、责任意识。基层电大档案管理人员在工作中必须要树立档案工作就是服务工作的观念。要把增强服务意识作为工作的出发点和动力。要明确服务对象，端正服务态度，树立创新意识,提高服务质量。（五）基层电大要不断加强档案管理队伍的建设。一是要不定期开展档案管理知识的学习、培训，努力提高基层电大档案管理人员的业务能力和专业水平，档案管理的工作人员本身要不断学习，以此来提高自身素质；二是要培养基层电大档案管理人员的爱岗敬业精神。通过国家法律法规政策的学习，使档案管理人员具有高度的责任心、严明的政治纪律,以及爱岗敬业、乐于奉献的精神，在做好档案收集和保管工作的同时，为老师、学生提供最优质的、最方便的档案服务；三是要充实档案管理工作队伍。除档案室配足专职人员外，各业务科室也要选配一名兼职档案人员，定期搞好资料的收集、整理、归档、移送工作。
在新的时代背景下，基层电大应当客观的认识到档案管理工作中所存在的问题，从而紧跟时代的发展潮流，积极探索解决档案管理工作中存在问题的策略，不断建立健全档案管理制度，为档案管理工作的开展配备相应的现代化设备，并加强档案管理人才队伍建设，进而促使档案管理的规范化发展，提升档案管理水平，提高档案管理人员的综合素质，最终实现档案管理工作的有序开展。
作者:刘玉华 单位:辽宁广播电视大学东港学院
【参考文献】
购物车(0)