时间：2023-07-24 16:32:58
导语：在企业档案文件管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
企业现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
网络和信息技术正在改变着我们的生活，特别是人事档案开放化管理需求给档案工作带来了新的契机，这对档案管理提出了新的和更高的要求。随着档案数量和种类的逐渐增多，改变旧有的模式，利用现代科技和信息技术，向档案信息数字化、网络化变革，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径。1.建立健全档案信息化体系。人事档案只是企业档案的一部分，在加强人事档案信息化建设的同时也应积极推进企业档案管理工作信息化建设的全面改革，从意识入手，建立健全档案信息化体系，加快档案管理工作的现代化进程，同时实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案管理人员可以及时跟踪相关人事事务管理动态，能更加主动地抓取到有价值的档案信息，改变档案管理工作以往的被动局面，使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求。2.建立人事档案信息数据库。人事档案管理是一个漫长的过程，从入学直到终生形成的材料是永久保存的，信息量非常庞大。人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的，变动大且复杂，以往的纸质档案数量多，使得管理和查阅都很不方便。人事档案信息数据库建立后，除了个人基本信息外，职称评聘、工资晋升、干部考核等对于提拔、晋升职称等方面具有证据性与法律意义的档案信息都可以从数据库中求得，人员信息的变动也可以及时得到更新，充分满足参考利用的需求，使档案信息查询更快速，从而使人事档案管理更科学、高效。3.形成数字档案，增加档案的异质存储模式。纸质人事档案是最原始的证据材料，具有非常权威的客观性，尤其一些重要的人物，他们的档案更具有史料价值。初步统计每份档案平均每年用于调工资、评职称等信息查阅要被翻阅两三次，人事工作中也经常要翻阅查询有关人员的信息，不利于纸质档案的保存，因此对纸质档案的有效保护成为档案管理的重点，而对纸质档案进行数字化处理便是最佳保护手段。对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息，通过扫描等技术处理后形成档案原始图像数据，便于保存和提取，纸质档案实现向电子化的转变，有利于人事档案纸质载体的保护。4.人事档案信息化建设的作用。人事档案的一个重要作用是干部选拔任用的考察凭证，管理好人事档案有利于组织人事部门“选人用人”以及考核职工的工作。实现人事档案信息化，上级领导考察干部和组织人事部门考核企业职工的工作情况将变得直观、快捷，对于上级领导了解和掌握干部队伍状况，考核现职干部在“德、能、勤、绩、廉”方面的最新信息能够起到无法估量的作用，能有效地提高人事档案信息的利用和使用价值，为企业领导决策提供可靠的依据。
二、创新是人事档案工作发展的时代要求
档案事业的发展离不开创新，只有通过档案工作的创新，才能适应社会发展的需要。信息化时代企业人事档案管理只有服务于社会，跟上未来发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要，促进档案事业可持续发展。1.从服务方式上创新。按照国家有关规定，人事档案的密级定为“秘密”级以上，这便给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，为提供利用设置了重重关卡，使人事档案工作的服务内容趋于闭塞。“以人为本”、“为人民服务”是档案工作的中心所在，首先要服务好人，才能做好管理工作，要使档案工作的作用充分发挥出来，档案服务方式必须有所创新。人事档案管理实现信息化、网络化，能更多地体现出人事信息的自动化、实时化与开放化。建立人事档案信息数据库，在企业局域网内部进行数据共享，使人事档案不再神秘，每个人都可以在权限范围内，自由查阅自己的基本信息和其他相关信息。档案管理从闭塞走向开放，从以往的纸页翻阅到如今的网络即时检索查询，人事信息数据只需要一次录入就可以多次反复利用，大大提高了档案管理人员的工作效率。2.人事档案对企业未来发展的作用。对人事档案管理的形态要有所创新，不能始终局限在接收、整理、转递等传统的工作形态，要发挥人事档案的作用，主动分析人事档案信息，较全面、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地发现、培养和使用人才，并为企业和部门合理地推荐优秀人才，使得各类人才扬长避短、在企业发展建设中充分发挥才能贡献自己的力量。人事档案作为考察和了解人才的重要依据，有助于企业开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求。如果没有详细的人事档案信息分析，我们就无法清晰地了解企业整体的人才储备情况，也就无法进行科学的预测。由此可见，做好企业人事档案工作，对于人力资源需求预测是至关重要的。所以，企业人事部门要以企业人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息综合分析，为企业人力资源管理提供有效的服务。
三、加强人事档案法律法制的建设
关键词：档案；创新；管理；对策
一、前言
近年来，城市建设迅猛发展，建筑施工企业施工项目不断增加，形成了大量的基建档案资料。作为建筑施工项目管理的重要组成部分，基建档案反映了建设工程施工过程、管理过程、质量状况，也是建筑工程后期维修，扩建、改造的重要档案资料，可由档案资料总结出改进提升施工管理经验，进一步提升企业核心竞争力，基建档案的妥善保管和利用，势必为企业高效发展的提供助力。
二、基建档案管理工作中存在的问题
1.基建档案归档不及时
按照制度规定，一般情况下工程档案资料应从工程项目竣工验收之日起3个月内向档案室移交，但实际操作中却很难在规定期限内实现。工程建设过程中，各类资料分散在不同人员手中，过程中未系统性形成档案资料，当工程即将完工时，大部分工作人员都陆续撤离了施工现场，资料一时难以找齐；另外，基层项目上一般只配置资料员而没有配置专职档案管理人员，导致后方专职档案管理人员很难了解到前方施工项目哪些已经具备移交条件，致使档案接收工作处于被动状态。
2.基建档案资料不齐全，复印件比重偏高
档案资料不齐全不完整，是建筑工程档案存在的主要问题。工程项目管理较好的单位归档率能达到百分之八十至九十，过程管理较差的施工单位甚至存在施工许可证、安装及质量证明文件不齐全，施工主材进场合格证、主材实验文件等工程档案缺失的情况。有些项目原件制作份数不够，在满付业主单位和城建档案馆后，交本单位档案室只有复印件，曾经对四川华西集团公司承包部移交的一个项目工程档案做过一次统计，复印件率达到62%。而复印件在法律诉讼中不被认可，因此，高复印件不利于日后工程档案利用、企业经济利益的维护。
3.归档文件质量有待提高
移交的工程档案质量有待提高，很多资料中施工记录不真实、不准确、不规范，部分资料有明显事后补填痕迹，有些资料存在工作人员随意代签现象，导致资料归档后失去了利用价值。
三、出现上述问题的原因
1.施工单位对档案归档工作重视程度不够
（1）思想重视程度不够。在很多企业里，档案管理工作“讲起来重要，心里面次要，做起来不要”的现象相当普遍，由于资料整理琐碎，施工现场工作繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，资料整理处于被动应付状态，不认真进行督导检查，到移交阶段时才发现工程档案管理一塌糊涂，资料大量缺失，无法弥补。（2）追求经济利益，人员配备不足。有些企业连起码的专职档案管理人员还未配备，还有些企业只是办事员兼职或代管；个别企业领导还把本单位的档案员当作“吃闲饭，不创收”的闲杂人员，收入待遇列为二等公民，严重打击档案人员的工作积极性。
2.缺少管理机制和相关制度，日常管理混乱
现行的工程档案规范与制度较多侧重建设单位和城建单位的归档范围和要求，对于施工单位来说，档案缺少统一的制度、标准和要求。施工单位在竣工后为了尽快办理结算，将完整的档案资料移交业主及城建档案馆，造成本单位档案室无法收集到完整的档案资料。在项目建设过程中，专业档案管理人员对现场资料员缺少必要的业务指导，导致资料员不了解本单位档案室应该保存哪些资料，有些项目施工工期较长，人员变动频繁，重要资料存在遗失或被带走的可能，导致资料收集不齐全。
3.缺少复合型档案管理人才
资料员有一定的建筑工程专业的知识，但缺乏档案管理业务知识，只进行资料收集，而不能形成档案，资料收集和归档不能较好地结合起来，影响了建筑工程文件档案的整编与管理。
四、做好基建档案管理工作的方法
1.企业重视档案管理工作
目前建筑市场竞争激烈，提高经济效益为企业的当务之急，档案工作短期利益不明显，致使档案工作在建筑施工企业里得不到重视。现阶段，工程实体的质量越来越受到国家各级部门的重视，竣工档案的重要作用也日显突出，企业要长期发展，必须保管好工程档案资料，改变观念，确立档案是企业的重要资产的观念，投入必需的人力、物力、财力，过程中做好档案工作，实行领导负责制，切实加强领导协调作用，提高重视程度，立足长远，以维护企业经济利益。
2.建立健全制度建设
健全的档案管理制度是做好工程档案管理的基础，为了加强对工程建设各阶段资料的有序管理，保证归档资料及竣工图纸的准确、齐全、规范，提高档案管理人员工作规范性，企业应根据国家对现场施工档案的具体法规要求，结合企业自身特点，制定与企业发展相适应的档案管理制度，实现制度管档。
3.创新档案管理模式
在传统的档案管理中，企业相关部门移交多少资料档案室就接收多少资料，不移交就视为没有，这种管理模式的弊端在于档案管理员责任心不够，造成项目档案资料收集不齐全。站在服务企业发展角度上看，必须要发挥档案室信息中心的作用，档案管理工作需要改变以往被动接收的档案管理的模式，创新档案管理手段，强化过程控制，加快档案管理实施，采用管理与服务的模式。（1）前期介入控制档案部门专业人员要提前介入施工项目过程管理。在工程准备阶段，档案专业人员要深入基层，到施工项目部交底档案管理注意事项，把档案管理方面的规定、要求向资料员和相关部门进行宣传，制定工程档案归档程序手册，明确施工各阶段档案收集范围及归档份数及具体要求。落实责任，做到预防为主，避免档案资料移交时出现大量复印件。（2）中期跟踪服务基建档案的收集与工程进度同步，档案人员应及时了解工程计划、规模、进展，资料员变动等，经常与项目上兼职档案员沟通联系，采取追踪、分阶段收集、强制性收集等方法，使档案的跟踪收集工作从工程动工开始就与工程同步进行，避免出现档案缺失现象。（3）后期监督检查监督检查是做好档案管理工作不可或缺的一个环节，其目的不仅仅在于检查档案归档情况及质量，更在于强化施工项目部及兼职档案人员对档案工作重要性的认识，固化档案管理模式，进而提高档案管理工作水平。（4）实行奖惩激励机制激励机制产生效应远远大于管理本身，企业可以组织考评，建立奖惩分明的激励机制，对档案工作做得好的单位给予经济上的奖励，对管理混乱的单位实行处罚，或实行单位内部的归档保证金制度，可以充分调动各方对档案管理的积极性，提升各单位对档案管理的重视程度。4.加强培训力度，培养复合型人才档案管理工作是一项科学性、管理性工作，档案管理人员需要高业务能力、高责任心的职业素养。施工现场多为资料员担当兼职档案管理员，缺少档案管理专业能力，资料员要做好工程项目档案管理工作，就必须加强档案管理专业知识的培训与学习，并对其进行考核，培训出既懂建筑专业知识，有丰富现场项目资料收集经验，又了解档案管理的复合型人才。
五、结束语
综上所述，建筑工程档案资料的有效管理是整个建设项目不可缺少的重要组成部分，施工企业做好基建档案管理工作，需要单位领导层的高度重视，需要专业档案人员转变思路，勇于创新管理模式，深入基层强化管理，还需要现场资料员提升档案整编职业素质并做好配合工作。
作者:陈明 单位:四川华西集团有限公司
参考文献:
【关键词】建筑企业；档案管理；问题；对策
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
近十几年，在我国城镇化、城市化的进程中，大量催生我国建筑业蓬勃发展，也是国民经济三大支柱产业之一，为我国经济做出了巨大的贡献。同时也带来一些问题和不足，比如建筑企业的档案管理问题。建筑企业档案管理是实践、见证建筑企业发展、壮大的历史轨迹，也是建筑企业发展的重要组成部分。怎样、如何建设好、管理好、规划好建筑档案对建筑业的生存、发展、壮大具有极其重要经济、文化意义。本文旨在分析我国建筑企业档案管理过程中存在的一些问题和不足。并提出具体问题的具体对策。以便能更好的发展我国建筑业，为我们现实的生产、生活服务。
一、建筑企业档案管理的意义
1、经济意义
国民经济三大支柱性产业之一的建筑业，对国民经济做出了巨大贡献，建筑企业档案管理水平高低、质量好坏直接制约建筑行业发展，档案管理是建筑企业发展的源泉。摒弃源泉的优劣无异于沙漠上行走。抛弃企业档案管理来发展建筑企业经营就像无源之水，企业的制度性、科学性、规范性管理就举步维艰。所以建筑企业档案管理是首要的环节，对建筑行业生存、发展、壮大具有重要的经济意义。
2、文化意义
一个强大、优秀的企业都有鲜明、富有个性的企业文化核心。建筑企业的文化核心是美感、责任、使命的集合地。一套完整、详细、科学、持续的档案管理能明证、审核过去从实地勘探、土地的征用、图纸设计、施工合同签订、施工进程的情况。能够表达过去的图表、数据、各类报告、来往文书的真实性。能够见证竣工验收合格和耸立的建筑物。企业每位员工面对企业的发展历程以及自己最终的作品时会油然而生激发出责任感、使命感、归宿感。
二、 建筑企业档案管理存在的问题和不足
1、政府方面
大多数企业档案管理的具体行为实施者是企业本身或其他途径，企业在专业化、技术化、规划化、信息化有别于一般的政府机关、事业单位的档案管理。企业依照法律、法规进行自己内部事务的管理和操作。然而各级住房和城乡建设主管部门政府对建筑企业档案管理的意识缺乏，抱着“事不关己、高高挂起”的心态，多一事不如少一事的处事原则。在面对重大的工程出现质量、失误时急于相互推诿、相互扯皮，甚至急于划清责任，以便逃脱责任。
2、建筑企业方面
建筑企业自身的特点决定企业的特殊性。建筑企业跨度大，涉及面广，强度大的特点决定档案工作、管理具有持续性、繁琐性、复杂性和艰巨性、挑战性。再者企业领导对档案管理重视程度不够，具体投入经费不够。具体方面表现如下：
1）建筑企业档案的收集难度大
建筑企业档案的收集难度大是不争的事实，首先由于涉及的时间、地点，人物面广等客观因素，在实际操作上档案的收集、整理以及归档具有相当大的难度。其次建筑企业部门之间、企业之间、企业与相关部门之间缺乏及时、有效的沟通与合作，使企业资料缺失、不完整，甚至重要的资料信息不对称，闹出笑话。最后档案不仅是对建筑物本身关联的一些显而易见的收集，比如图表、数据、文字等等。而且还对一些隐藏的工作、比如地下，墙体内的不可看见的工作的收集。正因为这些不确定的因素增加收集、整理，归档的难度。
2）建筑企业档案的管理水平、质量不高
首先建筑企业档案管理者水平良莠不齐，专业水准不同，管理人员档案意识淡薄。目前建筑业市场竞争异常激烈，档案管理者跳槽现象严重，企业缺乏对管理者强有力的保障。档案管理质量不高，经常出现手写、复印件、任意篡改，没有统一的规章制度，显得无序、林乱、繁杂的缺点。
3）建筑企业对档案管理的经费投入不够
在目前的形势下，“重建设，轻管理”，“重现在，轻未来”等“近视眼”行为日渐凸显，企业不择手段使利益最大化问题突出。为了盈利，使出各种怪招降低生产成本，提高经济、社会效益。这种现象必然导致企业压缩经费的开支，自然对档案的管理和投入捉襟见肘，档案管理者积极性、主动性受到重创。
三、 建筑企业档案管理的对策
1、加大政府对建筑企业档案管理的监管力度
各级住房和城乡建设主管部门应该加大对建筑企业的监管力度，两手都要硬，即扮演好政府监管裁判的角色，又要扮演好指导、参与档案管理运动员的角色。各级住房和城乡建设主管部门依照《档案管理法》、 《建设工程质量管理条例》等法律法规依法行政、严格执法，在法律、法规框架下促使企业进行档案管理、使之逐步形成制度化、科学化、规范化、信息化。
2、建筑企业自修内功，逐步提升档案管理水平、质量
1）企业加强管理者的技能、技术的培训工作，特别是信息化管理档案的培养。不管是建筑业专职档案管理人员还是兼职档案管理人员都应一视同仁，通过档案业务学习，逐渐提高档案人员的自身业务素养和管理水平，采用行之有效的方法收集、管理好档案。
2）建立、完善信息化档案建设，发展无纸化，电子档案，及时、准确更新档案的的数据信息，包括文字、图像、声音等其他无形的介质，保证能长期、稳定、持续的保存档案的真实性。
3）加大对档案管理经费的投入，包括场地、设备、器材的购买，添置，更新。建立、健全领导责任制，权责分明，明确分工，分层落实，对档案管理奖罚分明。
总之，建筑企业档案管理是一项系统工程，它既有长期性又有艰巨性的特点。档案管理好坏直接、间接衡量建筑业企业自身管理水平的高低。企业生存、发展、强大，必须解决源头之水——档案管理，这样才能贡献国民经济，才能服务于生产、生活的需要。
参考文献：
[1] 刘宇平, 刘柳炼. 当前建筑施工企业档案管理工作的现状分析[J]. 广东科技, 2009, (12): 39-40.
[2] 付玲. 加强施工企业工程档案管理工作的几点思考[J]. 企业科技与发展：下半月, 2009, (11): 214-216.
关键词：档案管理; 路桥施工;安全文化 ;作用Abstract: The enterprise safety culture construction is an important part of the Luqiao construction safety management, file management can be better in terms of safety culture construction accident analysis, provide training, education to clarify the basic data of enterprise safety management behavior, analysis the insecurity of unsafe human behavior risk factors such as pregnancy, the database for enterprise security management.
Keywords: file management; Luqiao construction; safety culture; role
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
一、引言：
企业安全生产文化建设是企业安全生产管理的形而上的工作，建立完善的安全生产档案管理机制对于企业安全文化建设有不可估量的作用。
怎样通过档案管理工作为企业安全文化建设的服务，作为档案管理人员，这些年我通过具体实践，取得了一些管理体会和经验。
二、为建立企业安全文化理念收集必要的档案文献资料
1、通过整理收集广东省高速公路建设过程中的安全事故案例和统计数据说明安全生产形式依然严峻
广东省高速公路的建设已经由最初的线状的发展到网状，至2012年底，全省高速公路总里程已超过5000多公里.但是，在高速公路的施工过程中，尽管装备了大型的先进施工设备，建立了完善的安全生产管理制度，采取了优化的施工技术措施，但安全生产事故仍有发生，例如2012年韶赣高速公路施工过程中发生整体支架坍塌造成7人死亡的较大等级安全生产事故。近五年来，广东省公路建设工程主要发生的较大以上安全生产事故伤害主要在架桥机作业、满堂支架、起重作业、高空作业等方面。
通过对事故的分析，形成的资料显示：安全生产不仅与机制、管理、机械设备施工技术措施有关，更主要的与人的安全思想、观念、态度、行为、习惯及人的素质有关。
人在施工中起着主导性作用。人是社会性的，社会性的人在劳动中创造了文化，也产生了安全问题，这就形成了一个特殊的文化范围：安全文化。显然，安全文化包括了精神安全文化和物质安全文化。企业狭义的安全文化，则是指人们在安全方面的知识和运用这种知识的能力、素养。
2、及时收集企业文化概念的资料
作为一种从全新视角参与安全生产研究并解决安全生产问题的本质论，安全文化的提出在高速公路建设的特定施工领域具有重要意义，安全文化的积累、推广和普及对于我们进行超前安全生产管理，预防、杜绝各类安全事故的发生有积极的作用。
三、通过档案资料分析企业安全文化在高速公路施工企业安全生产中的地位。
1、运用档案资料，分析引起事故的直接原因一般分为两大类：即物的不安全状态和人的不安全状态。
桥梁、隧道施工及高边坡开挖等主要是劳动对象存在着不安全状态；而摊铺机、平地机、压路机作业等主要是劳动工具存在不安全状态；这些不安全状态是事故发生的根源。
人的安全行为由两个方面组织：一是人为了减少、控制、消除物的不安全状态而采取的合乎规则、要求的操作行为，另一方面是为了控制、改善人的不安全行为，对人的行为采用的管理方法，在结果上，两者的目的一致。
2、通过档案分析证明企业安全文化之所以能弥补安全生产管理的不足
因为安全文化注重人的观念、道德、理论、态度、情感、品行等深层次的人文因素，是安全生产的人文关怀。企业安全文化是要通过教育、宣传、奖惩、创建群体氛围等手段，不断提高企业职工的安全修养和素质，改进其安全意识和行为，从而使职工从不得不服从管理制度的被动执行状态，转变成为主动自觉地按安全要求采取行动。
四、从档案收集应用角度谈企业安全文化的建设。
建立企业安全文化，应从高速公路施工企业的特点出发，从企业安全文化赖之以生存的基础抓起，坚持企业安全文化的明确目标。
1寻早企业安全文化建设先进性材料
企业安全文化是企业文化暨社会进步文化的有机组成，是结合着社会历史的发展而发展的，其发生、发展的条件是科学技术进步和人们对安全生产规律的认识，虽然企业安全文化提出的时间不长，但其合理内核在相当长的一段时间内都作为企业管理手段当中的目的组成，为企业生产经营者所运用，早先各个时期所形成的安全价值观、安全行为模式等，都会对企业安全文化形成烙印，并影响着我们认知能力。我们应该总结经验，从被动承受型、事后补牢的经验型的安全文化观念转向效益、超前、预防的本质安全文化论的安全文化观念，并在行动中体验、实践。
2 建立技术档案资料，运用安全技术措施
创造优质高效工程，就必须配备配套合理的现代化施工设备，完善机械配置及安全技术规程，既保证了施工质量，又为企业安全文化提供了物质载体。现代化大型机械作业现场造就了一种可观的创造力氛围，使参与作业的员工产生了责任感、成就感，这是建立企业安全文化的重要物质基础，管理者必须意识到利用这种创造力氛围可能提升出职工的积极向上的精神，并使其转化成职工努力工作、认真负责的能动性。
3建立健全安全管理的制度、规范、规程档案资料，为创造提高安全素养的氛围与环境服务。
企业职工个人安全素养的提高，除了自身的努力外，往往还要依靠群体的引导，这与人的从众心理有关，企业领导者应该为职工创造一种“员工必须坚持企业安全规范，遵守安全制度是就业的一个基本条件”的观念、环境，对违反安全生产的任何小事，不能因其小而听之任之，对造成安全事故的当事人，即使其受伤也不例外地按章处罚，只有这样持之以恒，才能使职工将遵守安全制度、规程的行为规范变成自觉自愿的行动。而不遵守安全行为规范的举动变得格格不入，并遭到集体排斥。职工整体的安全修养必然大大提高。
4 运用档案资料使企业安全文化应融合于企业总体文化和各项工作之中
企业安全文化的建设从来不是特立独行的，事实上在企业中进行安全文化建设，也根本无法独立进行。企业安全文化建设的方法均乘载于企业总体理念、形象识别、工作目标与规划、岗位责任制制定、施工过程控制及监督反馈等各个方面的工作内容之中，正象培养一个学生一样，需要循序渐进地对其施以综合知识的教育，才能使其成为具有专业才能并具备文化素质的优秀人才。
5运用全面的安全生产档案资料，加强各类宣传、教育、培训工作，提高职工综合知识与技能。
企业安全文化建设是企业进行安全生产的宣传、教育、培训、检查、监督工作的直接目的的延伸。企业安全文化建设的土壤是企业员工，员工受教育的程度、认知水平、技术水平、操作能力与安全文化工作的实施密切相关。坚持按计划、按规定对企业员工进行安全宣传、教育、培训、检查、监督工作，重视安全生产标示、标志的设置，建立起一系列安全生产形象识别系统（VI体系），必定能有效地促进企业安全文化建设的发展。
6收集整理安全生产的检查、监督资料，促进企业安全文化的建设
条件反射原理告诉我们，当反复就某一个行为或观念对具体的人实施训练后，就会产生下意识的行为和观念，从而形成自觉的行动，这也是使安全文化扎根于具体员工身心的重要方法。企业安全文化的建设是一项长期、细致的系统工程，不可能一蹴而就，常规安全生产管理中的定期、不定期安全生产检查、监督活动，客观上会时时在员工中敲起安全生产的警钟，增强员工的安全意识，这种连续的、强制性的安全生产管理机制的运用，对于企业员工安全文化观念的培养具有积极意义。
7 建立员工职业健康档案库
《中华人民共和国安全生产法》对企业职工职业健康和劳动保护工作提出了明确的要求。作为高速公路的施工企业，关注职工的职业健康，重视劳动保护工作不仅仅是依法办事，更重要的是通过这一行为，营造出关注健康、关爱生命的企业安全文化的氛围，使员工真正体会到现代社会对人的尊重，增强员工的自我尊严，培养员工的健康向上的人格。
五、结语。
关键词：计算机技术；档案管理；企业管理；阶段
中图分类号：G27文献标识码：A
根据计算机技术在企业现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段：
1 现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
2 现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
3 电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念--机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
4 结语
综上可见，从机读文件到电子文件概念的发展演变，体现着管理信息和科技信息、现行信息和历史信息、动态信息和固态信息的高度集合。随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及企业运用计算机技术解决生产、管理问题的迫切需要，将使得企业利用计算机技术辅助各类作业过程成为必然与可能。
参考文献
【关键词】电子文件档案；优越性；风险性；管理举措
说到电子文件档案，其发展势头是十分迅猛的，随着自动化的发展，电子技术应用在档案的管理过程中，这使得档案管理的效率得到了显著的提升，档案的发展不仅体现在载体的变化上，如纸质档案向电子档案的转移，同时也体现在相应技术手段的创新上，并且与档案相关的软件也随之出现，为这项工作的进一步发展起到了积极的意义。但是电子档案的发展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之处，尤其是相应的劣势更应该引起人们的关注，让档案朝着更好的方向发展。
1.电子档案相较于纸质档案具有的优越性
相比较于传统的纸质档案，电子档案是具有一定优越性的，其集中体现在以下几个方面。首先是减轻了档案管理人员的工作负担，让工作效率得到进一步的提升，在当前的科学发展环境下，科技手段的创新进一步简化了档案的管理程序，并且在存档以及保存等环节上也降低了难度，对于档案文件，可以实现更长时间的保存。
其次是对档案进行整理以及检阅的过程中，可以让档案中的文字更加准确，语句也相对流畅，实现对档案的进一步完善，在修订好档案文件以后，不需要重新订做，而是运用计算机的相关技术对问题查缺补漏，起到了高效便捷的效果，同时也可以避免档案出现遗失的现象。
第三是在保密性方面更胜一筹。对于传统的纸质档案，经常会容易让他人窥见其中的秘密，而在现代化的电子档案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查阅人员可以审阅电子档案，每个档案都是单独存放的，并不会出现档案外泄的现象，这样也就进一步提高了档案文件的保密性。
最后，采用电子档案的方式可以让人们更加方便的进行阅读以及查阅。在进行传统纸质档案的管理过程中，主要是采用人工的方式对档案进行编辑以及进一步整理的，而在立卷的过程中，通常都是建立起个人的意志基础上，所以主观意愿比较强烈，在这种情况下，如果读者想要查阅相关的档案信息，就会具有一定的难度，因为不同的人在主观意识方面是不同的，他们对于事物的理解也会存在很大的差异性，但是将其编译成电子档案的形式就有所不同了，一方面可以减轻档案管理人员的工作负担，另外一方面，也可以将更多的精力放在对档案进行二次开发的工作上，进一步提高了档案管理的工作效率以及相应的利用率，将档案自身所具有的价值真正的发挥出来。
2.电子档案存在的风险
虽然电子档案为人们的查阅以及管理等工作带来了极大的便利，但是在实际的工作中，还是存在一定风险的。这些不安全的因素严重威胁了电子档案的进一步发展，造成电子档案存在不真实的隐患，无法确保电子档案的可靠性。在这种情况下，就需要进一步对电子档案存在的风险隐患进行研究，并且加以有效的预防。
2.1 计算机和网络技术方面存在着不安全因素
由于网络是开放的，任何人都能通过计算机进入网络，电子档案的内容和形式很容易被非法改动、删除、复制等，并且改后往往不留有任何痕迹。
2.2 制度管理方面的不安全因素
电子档案的编写、搜集、整合、存档、修改、检索、维护、更新等都需要通过档案管理人员的日常操作完成。参与的人数众多。加之网络的开放性，普通大众也多能参与到各种电子档案的编写和修改当中，人员的专业素养值得考究，业务水准参差不齐，因此经常会有一些管理上的漏洞，导致电子档案信息被盗、泄密或者丢失。
2.3 电子档案的保存上不稳定
电子档案存储的磁性材料从保存时限上说最长也就100年，而且其性质极不稳定，遇热、湿、强磁场或技术升级等问题极容易丢失或破坏。再次，电子档案在某种意义上说是“电”档案，它依赖于电能。一旦遭遇断电，电子档案是无法服务的，甚至可以说，一旦失去了电力供应，那么电子档案将不复存在。
3.风险防控措施
3.1 应做好电子档案使用中的控制与管理
首先，要进行使用权限的审核，根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定。其次，要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全。做好拷贝的提供与回收管理。应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容根据密级层次进行有效管理，系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依，从而保证电子文档的原始性和真实性。
3.2 要建立统一的电子文件管理体制
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成、归档到查阅、利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性，真实性进行鉴定。
3.3 应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍
档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高，思想好，责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质，结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
4.结束语
电子文件档案的形成得益于高速发展的电子科技，它有着传统纸质文档所无法比拟的优越性，但也有着其自身固有的风险性，我们不仅要充分利用计算机技术和网络技术，更要建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通管理。只有这样，才能顺应时代的发展，使电子档案更好地为社会大众服务。
参考文献：
[1]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005（3）.
摘 要：文书档案的收集就是相关人员按照工作规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中的资料，集中到单位档案科室以进行科学的管理。因此，档案收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的重要手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发放的前提条件。笔者根据多年的工作经验，主要针对档案收集归档工作内容要求进行分析，并提出档案收集归档的有效管理策略。
关键词：档案；收集归档；有效管理；策略
在单位，为了做到档案收集完整、齐全，档案室和档案管理人员需要从文件形成阶段就关注其完整性，并监督文件管理的全过程。如果发现了问题，则应尽快通过有关的领导建立、健全制度，帮助本单位文书部门、承办部门和相关人员堵塞在文件形成、传递、处理、归档过程中出现的漏洞。因此，只有文件齐全了，档案收集工作才能得到基本的保障。
1 档案收集归档工作内容
文件材料的收集归档工作是档案工作的起点和基础，一个单位的归档文件是否齐全完整，根能避免文件的散失，才能保证本单位档案的齐全完整。因此，我们一定要认真做好文件材料本的因素取决于文件材料的收集是否齐全。只有及时地、有针对性地收集各类文件材料，才的收集归档工作，半点也不能马虎。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来。档案收集归档的主要工作就是档案室对本单位需要归档档案的接收。在接收过程中，档案人员应达到以下工作要求：丰富和优化档案内容；加强档案室外工作的调查和指导；确保入室档案的标准化；归档档案应当齐全、完整。
2 档案文件的收集归档存在的问题
档案文件的收集归档是档案管理中的一个复杂的工作，现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，归档工作更没有得到有效重视，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。而在我国，林业档案管理方面的经验还不是很丰富，所以在实际中存在很多问题：
2.1 档案材料不完整
归档文件的收集是档案工作的第一步，同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整，有些归档文件材料的门类收的不齐，一些单位档案室门类很少，有的只收集文件材料，有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集，不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整，同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。
2.2 缺乏完善的文书档案资料管理设施
当前现有的档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对档案管理工作造成很大影响。
2.3 缺乏复合型档案管理人员
近几年，档案文件的收集w档管理人才缺乏，大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训，缺失档案管理经验，在档案文件收集归档过程中难以适应工作需要，使得收集的档案水平低、素质差，所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。
3 档案收集归档的有效管理策略
档案收集归档工作是档案管理的重要环节，在具体操作的过程中，工作人员要本着认真负责的态度，对不合乎要求的文书档案应予以剔除，对于文书中的缺项记录应及时退回补齐。
3.1 强化档案管理人员的培训
作为一名优秀的档案管理人员，不仅要有强烈的档案管理意识，还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训，培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识，这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员，应进行有针对性的知识及技能强化培训，并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育，从而有效提升档案管理人员的整体素质，进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
3.2 加强档案管理基础设施建设
基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。
3.3 加强创新意识培养
档案管理工作人员创新意识的培养，作为优秀的档案管理工作人员的重要因素之一，就是现代的社会发展和档案管理工作人员的思想素质上有接轨，我国社会的发展日新月异，在适应发展的新形式上就对档案管理人员有所要求，包括在业务能力上有所创新。档案收集的信息化管理是目前的社会发展的主要趋势，档案信息的有效化控制在需要建立档案电子化，由此可见培养出新型网络型的人才是极为重要的，有着高素质的档案管理人员团队则具备与时俱进的特点。培养档案管理工作人员的创新意识，不仅可以提高档案管理工作的效率，在档案资源为社会提供服务的工作中需做到的有效化、合理化的利用，也取得了显著效果。档案管理工作人员整体素质的提高，不仅体现在思维习惯上的改变做到真抓实干，在更新已有知识上的畏难情绪的克服上也有所体现，档案管理工作人员需做到与时俱进，在工作中开拓创新。
结束语
随着社会的发展和科技的进步，传统的档案管理方式已经无法适应当下社会的发展。新时期档案管理工作必须紧跟时展的需求，提高档案管理工作的效率和质量。采取科学有效的档案收集、整理以及归档手段，并努力完善管理方式，建立完善基建档案材料管理制度，才能够真正发挥出档案材料的重要价值，才能够促进整个林业发展健康发展。
参考文献
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现代企业的文件与数据
从总体上我们可以将现代企业档案从内容上分为两大类。
第一类就是在企业生产经营和管理活动中所形成的并主要以独立形式表达的文件。如企业中某部门发的一份通知，无论是纸质还是电子形态，我们只要读到这份文件就可以明白通知的内容和含义。某机器设备的图纸或基建工程的图纸，无论是纸质的还是电子的，虽然总体是由许多张图纸构成的，但每一张图纸或者多张图纸的组合仍然能够直接表示出具体的内容。基本上我们传统档案意义上的文件材料都属于此类，为了比较的方便，在此称之为“文件”。
第二类是现代企业在信息管理系统中所形成的，以数据库形式存在的数据。这种数据几乎产生于实施自动化或信息化管理的每一个环节，主要通过信息采集设备和信息管理系统自动产生和形成，并以各种数据结构的数据库存在。如银行系统中的银行卡数据、证券系统中的交易结算数据、超市销售系统中的数据、企业生产的产品信息数据，以及各种各样的监测数据等。这些数据虽然也可以独立地表现出一些内容，如银行客户的某一具体的存取款操作、超市客户的某一次购买情况、企业生产出的某一件产品等，但对于企业管理者来说，这种数据是如此的庞大，以至于不可能也不需要对这些具体的数据文件来单个地进行核实查考。同样为了比较的方便，在此称之为“数据”。
文件与数据的特性比较
当我们开始对文件与数据进行比较时，我们会很容易发现其中的巨大差别。
1.文件的“有限”性和数据的“无限”性。虽然随着办公自动化的普及和电子文件的大量涌现，使企业档案管理人员感到文件数量增长的巨大压力，但文件与数据相比仍然是“有限”的。这种有限性是因为文件的产生总是与人的活动和工作相关的，离开了人参与的活动和工作也就产生不了文件。而且在文件价值鉴定理论中，所有的文件中也只有一少部分转化为具有保存价值的档案。在一个现代企业中，即使每天都召开会议，也只有几百个会议文件，真正存档的会议文件就更少。而现代企业所产生的数据几乎都是由数据采集设备或系统自动生成的，如产品的条码数据、库存管理数据、客户关系与销售数据等，这些数据“毫不费劲”地日积月累，无限增长。数据管理所面临的麻烦，不是因为数据过少而是由于数据过多。
2.文件的“独立”性和数据的“关联”性。文件中的一份或几份就可以独立地表现事件的内容，如会议文件、通知、讲话、简报、纪要、会议照片、录音录像等相关文件就可以较完整表现会议的内容；企业一间厂房的几百张设计或施工图纸以及相关辅助文件也能完整地表现厂房的结构构造。而单个的数据却不能直接地表现出数据代表的含义，如一客户在商场用银行卡购买了一件100元的衣服，所表现出来的数据将分解为银行卡账户数额减少100，商场在某银行开设的活期存款账户余额增加100，商场某一服装代码下的库存减少1，某一销售员的销售额增加100等不同的数据，而这些单独的数据却表现不出购买衣服这一事件，但这些数据却存在一系列的关联性，只有将这些数据相互关联起来才能表现出数据之间的关系。正因为数据的关联性，数据一般都保存在结构化或非结构化的数据库中。
3.文件管理的“高”边际成本与数据管理的“零”边际成本。对于文件来说，文件数量的增长并不能带来文件管理成本的降低，在纸质形态下，文件的增长带来的是档案工作人员收集归档、档案整理工作量的增大，档案保管库房的膨胀，档案管理费用的相应增加。在电子状态下，档案工作者的人力劳动大大简化，文件管理的成本虽然显著降低，但依然需要通过档案工作人员来进行鉴定、识别，每一份文件的增长都会带来相应的成本增长，而且随着文件保管时间的延长，费用还会继续增加。而数据存储于系统数据库中，一旦数据库建立起来，每增加一个数据相应地就会摊薄单位成本，而不会带来费用的增长，随着现代信息技术和存储设备的不断进步，数据管理的成本将更为低廉。
4.文件与数据存在不同的利用价值和利用需求。企业在对文件的利用更关注其凭证作用，而对数据利用主要是数据所体现的信息；对文件的利用需求表现为对具体的某份文件的价值利用，对数据的利用则主要表现在对数据信息的分析和挖掘，对单个数据的凭证查询的需求较低。
数据的价值与体现方式
文件的价值已被我们熟知，但数据的价值以及体现方式还未被广泛了解。因为按照我们一般传统的档案文件价值鉴定原则来判断，数据的价值并不是很大，甚至都够不上归档保存的价值标准。但在现代企业管理中，这些数据对科学管理，提高核心竞争力起到了非常重要的作用。让我们从下面几个事例来认识数据的作用。
事例一是大家都知道的尿布和啤酒的故事。就是美国零售业巨头沃尔玛早年对一年多时间顾客购买的详细原始数据，利用数据处理软件进行了分析和挖掘，结果意外地发现跟尿布一起购买最多的商品竟是啤酒。原来美国的太太们常叮嘱她们的丈夫下班后为小孩买尿布，而丈夫们在买尿布后又随手带回了两瓶啤酒。沃尔玛公司于是决定在它的所有商店里将尿布和啤酒摆放在一起，结果是尿布与啤酒的销售量双双增长。
事例二是北京市对公交月票改革的决策。北京公交月票是关系到大多数居民出行的公交福利政策，对公交月票的改革必然涉及大多数人的利益，对于首善之区的北京来说必须慎之又慎，由于之前北京市政府和公交公司并不掌握公交月票具体的使用情况，难以估计月票改革对居民的影响，难以决策。2006年4月，北京市开始推行公交IC卡和IC卡月票，到12月的时候，已发行公交月票卡105万张。对公交月票卡的使用数据统计表明，成人月票的平均刷卡次数为每月86次，学生月票卡的平均刷卡次数为每月60次，公交月票刷卡满140次的只有2.6％，公交地铁联合月票刷卡满140次的只有1.8％。正是由于有了公交月票居民出行的基本数据，北京市政府果断决策从2007年起取消公交月票，并将持交通一卡通乘车的折扣降低至4折。
这些事例与我们关于对文件的利用事例具有显著的区别：第一是数据利用者并没有关注个体的数据，而是数据的整体及其关联性。而文件的利用者大部分表现为对单份的文件的查询和利用。第二是数据利用表现为一种间接的利用，即利用的是数据研究得出的研究结果，而不是数据本身。第三是对数据的利用能否得到有价值的信息很大程度取决于数据分析方法和数据挖掘软件的智能水平，也取决于数据处理人员的素质和能力。相同的数据，有的可能会得到有价值的信息，有的则不一定会得到。
现代企业对文件与数据的管理
基于文件与数据本身特点以及价值体现方式的显著不同，企业档案工作人员应根据文件和数据的特点和规律来制定不同的管理方法和标准。
对文件的管理来说，我们可能需要更多地坚持传统档案管理的基本规律和原则，注重对每一具体的文件或文件类别的管理，如企业文件材料的归档范围和保管期限的划定、对具体的企业文件材料的鉴定、文件实体与信息的管理、档案检索工具的编制、档案利用权限的规定等，在此基础上来探索企业文件档案对企业生产经营与管理服务水平的提升。
对数据的管理来说，则应根据数据的规律来制定对策。第一，企业可以对数据不制定归档范围与保管期限表，而是在技术可能的条件下对所有的数据全部保存下来。第二，尽可能地保持数据产生的原始形态。第三，不必苛求对数据的个体真实性进行刻意鉴定，主要通过数据的关联性进行检验。第四，数据管理必须保持数据之间的关联性。第五，数据的存储优先考虑以最低的成本来存储更多的数据。第六，充分重视对数据的分析与挖掘技术，从不同层面充分挖掘数据的价值。
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