时间：2023-07-24 16:33:00
导语：在档案整理注意事项的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词 电子文件 归档整理 安全保护
doi:10.3969/j.issn.1007-614x.2009.19.341
医院电子文件的归档范围和注意事项
记录重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。正式文件是纸质的,如果有全文检索价值,对于在起草文件的过程中形成的与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留。这部分电子文件基本来源于院部办公室,档案人员应即时对院部电脑中的材料进行备份。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,应在彼此间建立准确、可靠的标识关系。扫描纸质文件时,应先在纸质文件上加盖归档印章后再进行扫描。
计算机办公或事物处理系统中产生的电子文件,应采取严格的安全措施,确保不被修改,随时备份。我院将此类文件存储在档案专用服务器上。
用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明其格式、属性和文字处理平台。
用视频设备获得的动态图像电子文件,应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。为保证动态图像电子文件的真实性和完整性,我院中心档案室将宣传科移交的未经剪辑的原始视频图像和已经剪辑加工的视频图像一并制成动态图像电子文件保存。
由电子计算机多媒体技术制作的文件,收集时应保证参数准确、数据完整。
通用软件产生的电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件,原则上应转换成通用型电子文件;如不能转换,则在收集时必须连同专用软件一并收集。
电子计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
医院电子文件的整理
电子文件的分类、排序:①要求:电子档案分类排序、著录标引是保管电子档案的基本要求,在建库前的整理工作的质量直接影响电子档案的保管和利用。按档案管理要求,对电子文件进行分类、排序、著录标引的工作应由归档人员来完成。归档后,档案部门还要进行检查和系统地整理。②注意事项:由于不同系统产生的电子文件,在整理过程中可能会遇到文件格式重新编排和组合,这种格式转换有可能损伤数据,损害了电子文件的凭证作用。不断解决这一格式转换问题是档案保管部门整理电子档案的一项重要内容,否则即使增加很多设备,也不可能建立完整的电子档案数据库。
建立数据库:组建数据库的主要工作内容和步骤包括:对电子文件进行分类编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的,要对这些电子文件进行分门别类的管理,就必须进行科学的分类。档案部门应按门类划分的标准,结合本单位的专业和电子文件内容,制定本单位的电子文件分类方案。分类编号就是按照分类方案的规定对电子文件进行划分,并给每份电子文件一个固定的代号,从而使全部电子文件成为一个有机的、排列有序的整体。电子文件分类编号后,要建立检索文件,对电子文件进行逐件登记。检索文件是对电子文件进行快速访问的有效工具。核对建库就是对数据库中的内容进行检查核对,最终形成数据库。
医院电子文件档案的安全保护
为加强防范措施,确保档案信息和系统安全,我们目前主要采取了以下措施:①使用了硬件防火墙;②对服务器设置了登录密码;③对档案管理系统所有使用人员权限进行严格控制,并根据人动情况及时调整权限,定期修改系统管理员的登录密码;④所有安装客户端的计算机均安装了趋势网络版杀毒软件,并定期查杀;⑤有专人负责档案管理系统数据的定期备份。在实际运行中,尚未发生档案信息和系统安全问题。
参考文献
1 齐红.医院档案现代化管理浅析.医院管理论坛,2006,(5):33-34.
所谓电子档案也就是采用计算机、磁盘、光盘等多种设备将信息数据进行存储。这种载体的档案与纸质载体的档案相对应，其单位为案卷。虚拟档案也就是将档案实体通过多种录入方式将其转变为字节存储于计算机或者磁盘当中，并且通过显示屏，用户也就能够对这些信息进行查阅。随着现代化社会的快速发展，社会中的信息越来越多，这就需要我们对信息加强管理，但是如果采用传统的管理方式，必然无法适应现代化社会发展的要求，不利于电子档案的管理。因此我们在实际工作中必须要加深电子档案整理与保护的认识，采用最科学有效的管理方法，提高电子档案的管理水平，从而推动档案事业的健康发展。
二、电子档案的整理方法
1、对于文书电子档案的整理
在对文书类电子档案进行整理的过程中，管理人员需要做到以下几点工作：1）采取措施对文书类电子文档进行规范化整理，并将这些电子档案进行集中组盘；2）建立一个健全的数据库，通过这一数据库对电子档案进行全面处理，并将其进行分类，并且在还可以在其中建立一个文件目录，这样也就有利于用户查阅信息提供了方便。另外，在对一些本身为纸质载体的档案，若需要进行电子整理，这就要求管理人员采用相应的设备将文字录入计算机中，再通过网络技术对这些文件进行传递与整理。当管理人员将这些文书类电子档案整理完毕之后，还需要根据其重要程度将电子档案进行分类管理，最后通过审查之后直接放到电子档案的数据库当中。
2、对于人事档案的电子归档
针对于人事电子档案，管理人员需要根据这些信息内容建立一个系统的数据库，并在建立过程中应当附加一些文字与多媒体信息，附加的文字一般是对于人的综合信息，而多媒体信息则是附加一些视频、音频、图像等信息。
3、对于科技类电子档案的整理
一般来说，科技类电子档案的类型相对较多，其中主要包括设备、声像等。在对这一类电子档案进行整理的过程中，相关工作人员首先应当对这些信息进行扫描，然后再将信息按照一定的方式进行连接，这样也就方便对其整理以及后期用户的检索。针对一些设备类的电子档案，随着现代化社会的发展，许多商家在所提供的技术大多从图纸逐渐转向电子化，那么管理者在对其进行整理的过程中，管理人员不仅要采用普通的整理方法，还需要根据实际情况建立一个特定的工作平台，并严格按照设备档案整理的注意事项进行整理。
三、电子类档案的保护
1、电子档案的保护
从当前我国发展现状来看，管理者对电子档案的保存依然处于脱机保存阶段，因此，人们在保存数据的过程中一般都会将软盘应用在其中。而在现代化社会发展中，科学技术的不断发展推动了光盘的发展，由于光盘在实际使用过程中具有抗干扰能力好、结构稳定、保存时间长等优点，因此人们将其代替了软盘应用在电子档案的保护当中。如今，随着各种电子档案的不断增多，档案管理部门都已经将光盘应用在了其中，但也受到一定的限制，软盘并没有得以彻底改革。因此在实际工作中，管理者必须要采取最有效的措施对软盘电子档案以及光盘电子档案进行保护，以保证电子档案的安全性。
2、软磁盘的保护
首先，规格要统一，最好使用3.5的高保密软盘，另外，软盘的质量也非常的重要，这直接关系这数据的安全和电子档案的保存时间。软盘的保管条件要做到规范统一，不允许把磁盘放在有强的磁场、震动、有腐蚀气体、有灰尘的地方。环境的湿度最好控制在百分之五十左右，温度最好控制在20度左右。另外各部门还要加强病毒检测，确保电子文件保存的磁盘没有病毒。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。最后如果条件允许，我们应该把软磁盘载体换成光盘，这样才能存放的更加的长久。
3、光盘的保护
（1）排放、使用要规范
我们在存放光盘的时候要把光盘放在盒子里然后直立放置，不让光盘堆叠，防止翘曲，在光盘使用的过程，我们也要尽量的避免划痕、摩擦。
（2）温度、湿度良好
如果光盘放置的温度过高或者太潮湿，光盘就很容易氧化、变形甚至片基霉变。所以我们要把光盘放在l4―24℃，湿度40%一65%的环境里面。
（3）做好避光工作
由于光盘的保护层是塑料的，所以会受到紫外光的伤害，如果阳光直射光盘就会提前老化。所以，我们要注意光盘的避光。做好是定期复制，一般来说磁盘是2年，光盘是5年，这些年过后最好转储，转储后使用原载体编号继续保存。
四、总结
一、成绩查询时间
2019年考研初试成绩自2月中旬左右陆续公布，具体省份及院校的成绩公布时间，
二、成绩查询方式
1、网上查询(免费)
a.考生可以登陆研招网查询考试成绩
b.考生可以登录各报考院校所在省份的招生考试院查询
c.考生可以登录报考院校的研究生招生网进行查询
2、电话查询(付费)
拨打声讯电话，进行付费式查询。各院校都有开通自己的查询电话，考生可输入考生编号和身份证号最后六位数字(不含字母)或军官证号查询。具体电话信息需根据各地区情况。
三、成绩查询基本步骤
网络查询基本步骤
第一步：用户登陆：以考生身份登陆(用户名：准考证号，报名号或姓名，身份证号：证件号码，考生类型选择“硕士”)。
第二步：登陆后，请点击招生信息中的“初试信息”按钮，在信息显示页中点击按钮“初试成绩查询”。
四、成绩查询注意事项
1、准考证丢了怎么办?
部分院校只要有身份证和姓名就能查询，但如果需要准考证上的信息：
a.无准考证查询方法一
到你报考点的网站，如****市招生考试办公室，看是否有提供考点查询的服务，根据报考序号登陆，就可以看到准考证号了。
b.无准考证查询方法二
去考试所在单位的研究生处网站上查询考生名单。
例如：可以在搜索引擎里搜索“2017年XX大学报考硕士研究生入学考试考生名单”或者去考试所在单位的研究生处网站找到考研前几天的通知的附件里找到这个名单。
c.无准考证查询方法三
通过别人的准考证号推理出自己的准考证号。
以准考证号105423431405609和105423431705611为例，这两位朋友都是报考的湖南师范大学有机化学专业，而且两个人所在考试地点不一样。通过对比两个准考证号，我们可以发现准考证号是由：10542(报考院校，此处是湖南师范大学)3(未知)4317(考试地点代号，此处是湘潭一中)056(报考专业，和学校也有关系)11(未知，估计是报考此专业的报名顺序)组成的。所以可以通过寻找与你报考的专业和学校相通的朋友(这你肯定有吧，考研论坛、考研群、考场前后的人)通过他们的准考证号进行推理从而得出自己的准考证号，最后两位可以通过穷举法去查考研分数的网站上套出来。
d.无准考证查询方法四
拨打报考院校招生办的电话查询成绩或者拨打考点所在单位招生办查准考证号。
2、其他注意事项
a.一般来说，各大考研院校均不再另行寄发书面成绩单，以打印的成绩单为准。
b.成绩为-1表示缺考，-2表示违纪。
c.对初试成绩有疑义的考生，可申请复查，具体时间、要求请随时关注网上通知，小编也为大家整理了有关复查的具体流程，详情戳《初试成绩有疑问?成绩复核要抓紧!》。
d.如要打印成绩单，请用A4纸横向打印。打印时，请在“文件”->“页面设置”中设置页边距的上下左右值均为15毫米。若使用非IE浏览器，请自行调节成绩单上下页边距使其为一页。
五、初试排名如何查询
只有少数学校可以查考研成绩排名，大部分学校是无法查询成绩排名的。
1、有些学校在公布初试成绩的时候就会同时公布专业排名。
2、可以试着电话联系报考专业所在学院的研招办人员进行查询。小编当初考研时就有一个同学，在得知初试成绩以后就打电话问了研招办的老师，老师人很好，听完她的分数以后立刻就让她抓紧时间准备调剂，才没有耽误时间，成功调剂了。
3、了解排名只是一个参考，你的排名虽然好，好在能稳进复试，但仍然不能放松，因为有可能会被别的同学逆袭。你的排名或许不理想，但也不于惊慌，更不能放弃准备复试，要一遍复习专业课和英语，一遍做好复试和调剂的两手准备。
4、从成绩公布到复试开始，时间非常有限。请不要把宝贵的时间浪费在打听别人的分数、猜测自己的排名上。这样除了造成心理上的紧张、焦虑情绪外，没有任何益处。
六、如何判断是否能进复试
1、参考往年国家线和专业分数线
2、联系报考院校学长学姐
想知道自己有没有希望进入复试，尽量提前联系报考院校报考专业的学长学姐，获悉往年录取及复试情况，提前做好准备。
七、注意这8个重要的时间段
▶第1阶段：2019年2月初
各院校将公布考生分数，考生可以通过热线电话、网络等途径查询自己的考分。
该阶段考生注意事项：查分后，如有分数上的疑问、立刻申请分数信息核对。根据周围同学的分数，和今年总体平均分数预测目标院校目标专业的分数线。
▶第2阶段：2019年2月中下旬
34所自定义分数线的研究生招生单位陆续公布自己的复试分线，考生需要及时核实自己是否通过复试分数线准备复试或者调剂。
▶第3阶段：2019年3月中旬
国家复试分数线公布。国家按照13大学科门类，对一类、二类地区以及单独考试和特殊专业考试进行复试分数线划分。该阶段考生注意事项：要密切关注分数线的公布情况核实自己是否通过复试分数线。
▶第4阶段：2019年3月中下旬
全国各研招单位复试工作陆续进行。
▶第5阶段：2019年3月中下旬(国家线公布之后)
调剂工作开始。
招生单位应及时生源余缺信息，符合教育部调剂规定的考生，可在规定时间内通过“中国研究生招生信息网”登录调剂志愿，招生单位遴选出参加复试的考生名单，并通知考生复试，招生单位在规定时间内组织复试，并将复试结果通知考生。
接收调剂生的招生单位向第一志愿单位发函调考试档案，做最后审核，确定是否拟录取。
▶第6阶段：2019年3月至4月(根据学校情况，基本和复试一起)
体检，考生复试时应按招生单位规定到指定的二级甲等以上(含二级甲等)医院进行体格检查。
该阶段考生注意事项：加强锻炼、保持身体健康，确保顺利通过体检。研究生入学体检和高考时的体检类似，从体检项目和要求上基本一致。
▶第7阶段：2019年4月到5月(根据学校情况)
政审招生院校对档案审查，包括组织关系。同时要求填写政审表格，保管档案的单位、学校、人才中心或者居委会的盖章。
该阶段考生注意事项：及时办理所要求事项，态度上要积极主动。
应贯彻两个原则：一是大力配合学科老师开展实验教学，二是开展实验创新工作.以按照“发展要有新思路，改革要有新突破，开放要有新局面，各项工作要有新举措”的要求，我们要树立全新的理念，对待实验教学，跟上教学改革的步伐。本学期在学校现有的教学技术设备条件下，协助各学科教师开足开全演示实验、学生分组实验以及探究性实验和学生课外兴趣小组实验，同时及时补充实验器材，确保新教材中新增实验的顺利开设。实验员要钻研教材，领会教材变化的精神，迅速熟练新增教学设备的使用方法，同时做好实验室资料整理归档工作。
二、实验室建设和经费保障
本学期主要解决、添置一些理、化、生常用的缺损仪器和药品，以确保实验正常开展。同时适当对实验室进行改造，以确保跟上新的教学改革方向，从而为创建江苏省标准化实验室打好基础。
三、实验室管理
1、严格使用“四表”、“三册”、“一日志”。
四表：“学生实验情况记载表”、“仪器报损登记表”、“仪器、药品入库清单”和“实验通知单”。
三册：“固定资产帐册”、“实验教学仪器登记册”、“低值易耗品登记册”，做到帐帐、帐物相符。
一日志：实验室日志。
2、严格执行实验室管理制度
⑴购置仪器、药品要先行申请，由主管领导审阅后报校长室审批后再购置，入库要验收，同时填写入库清单。仪器原则不外借，若借出要由主管教导或校长同意后才能，并要及时追回。
⑵加强安全制度。药品、仪器橱要上锁，化学危险品橱要实行双人双锁保管，防盗门要早开晚锁，理、化、生实验室的灭火器、沙桶要定期检查、补充。实验室通风换气设备应保持经常运转。
⑶仪器、药品存放制度。做到分类存放，定橱定位。每口橱上应挂有“仪器登记卡”并逐年修正。分组实验所用仪器药品一律应实验员发放，实验结束，及时清洗、整理、归放。
⑷认真执行仪器保养，维修制度，并自制一些教具。仪器要做到常清点，常保养，常维修，保证抽查准确，随取随用。
⑸继续做好技术资料的档案工作。
根据市教委技术装备室重新下达的实验室技术资料档案要求，结合创建省重点中学要求，及时调整部署对仪器说明书，仪器材料的购置计划，，学生实验记录，实验通知单等应保存的资料认真收集，及时归档。
四、实验教学
理、化、生各任课教师要根据教材内容，提前1-2天开出实验通知单，或在特殊情况下，提前通知实验员(但在实验后要及时补填实验通知单)，实验员根据通知单充分准备好仪器、药品，做到准、净、齐和及时，确保实验一次成功。对有些实验，实验员应事先亲自试验，若有改进的实验或利用自制教具进行教学的，要向教师说明使用方法和注意事项，确保万无一失。
关键词：内业档案资料规范化管理现状注意事项
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
公路工程实施过程中公路工程内业档案的整理、保存与使用成为公路建设项目内部管理现代性的一个主要体现, 为以后管养单位和工程验收、审计提供数据资料。这也成为公路建设者、从事档案管理的人员包括档案管理等部门关注的重要课题。
一、公路工程内业档案资料管理现状分析
1、内业资料管理要求的不统一
（1）内业表格的形式的不统一。
在不同的公路工程项目中, 内业表格形式不完全相同。甚至同一个工程项目中, 内业表格在不同的合同段中也有所差异。这使得对不同的公路工程项目或各合同段的内业管理水平的评价失去统一基准, 不利干公路工程管理工作的完善和提高。
（2）内业表格填写方法的不统一。
即使是在同一个公路工程项目的不同合同段中, 内业表格的填写方法也不尽相同。而且无论是施工单位、监理单位, 还是上级主管部门对内业表格的填写方法的认识均不够清晰, 没有一个完善的统一标准, 而且有些内业表格车身也存在着一些缺陷。
2、内业管理人员缺乏应有的统一的培训
长期以来, 在公路部门一直都存在着“重外轻内”的思想, 内业人员一直未得到应有的培训。尽管近年来进行了一系列的检测工程师的培训, 但培训的重点是各种试验手段,而忽略了检测报告的填写而且有些施工单位的内外业工作是分开的, 内外业人员缺乏必要的沟通, 从而出现内业人员在办公室内编内业的现象, 使内业资料的准确性和可靠性得不到保证。另一方面, 内业表格形式和填写方法又缺统一的标准, 更增加了内业人员的工作难度, 因为内业资料不合格而返工的现象较多, 造成了人力、物力和时间上的浪费。
3、内业资料管理的自动化和程序化程度不高
尽管计算机技术在公路工程中的应用已较为广泛, 但公路工程内业资料的管理仍停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工装订归档的水平。由于人工填写错误而废弃的和工程结束后剩余的表格都造成了大量纸张的浪费。同时, 纸张为载体的内业资料无论在生成和运输上, 还是在保存和查阅上都有着诸多的不便。因此, 如何尽快实现内业资料整理的微机化和信息化是当前公路工程项目管理的一个重要课题。
二、内业档案资料的规范化管理
内业档案资料的形成分三个阶段：即施工准备阶段、施工阶段、中间交工检验和交工验收检验阶段。
1、施工准备阶段资料包括：（1）施工组织设计（或施工方案）：一般是按单位工程编制的，它是单位工程开工申请报告的主要附件资料，若内容较为全面详细；（2）图纸会审、技术交底记录：工程开工前必须组织图纸会审，由承包工程的技术负责人组织施工技术人员对施工图纸进行全面学习、审核并做图纸会审记录；（3）技术交底：包括设计交底、施工组织设计交底、工序施工技术交底，各种交底应有文字记录、交底双方应有签字手续。图纸会审资料一般按单位工程归类。技术交底记录应作为分项工程开工申请报告的主要附件资料归类。
2、施工阶段资料包括：（1）施工试验报告：指施工过程的抽检试验结果资料，可按试验项目以分部工程分类进行收集、整理和建立台帐，由工地试验室集中管理；（2）施工记录：按分部工程收集，按分项工程、子分项工程列目归类，附于工程检验记录（报告）之后。测量复检记录：同上；隐蔽工程验收检验记录（报告）：同上；工程质量检验、评定资料：同上。
3、中间交工检验和交工验收检验阶段资料。
（1）竣工文件材料的分类竣工文件材料按交通部交办发[2001]390 号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》归档，共分八个部分：第一部分；可行性研究第二部分；设计基础材料第三部分；设计文件第四部分；工程管理文件第五部分；施工文件第六部分；监理文件第七部分；竣工文件第八部分：科研。
（2）竣工文件材料的整理、立卷。a.综合文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及广泛的文件。可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件。b.施工资料应按合同段、分期工程施工工序、问题、时间排列组卷。c.监理资料由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。d.竣（交）工资料由项目建设单位负责组卷。竣（交）工验收文件及单项工程验收文件要严格按交通部2004 年3 号令要求的内容组卷。e.决算和审计文件由项目建设单位负责组卷。f.照片、录音带、录像带、磁带（光盘、软盘）等声像资料。整理、立卷：公路工程建设中形成的照片、录音带、录象带、磁带（光盘、软盘）等声像资料，按声像、照片、磁性载体档案管理规定、规范立卷归档。从立项到施工（隐蔽工程）到竣工及项目主要活动等，要全面反映项目建设的全过程，其中照片要按施工进展顺序和项目主要活动分别组成案卷，排列顺序。照片档案：公路工程建设中形成的照片用数码相机拍照，应放在专用的照片档案盒中保存，照片档案与档案盒档案局统一订购；照片档案卷内目录：包括照片题名、照片文字说明、照片编号；照片题名：题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全；照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景及摄影者。事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；背景：对提示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人；卷脊内容要与卷内目录内容相同。录音带、录像带、磁带（光盘）等到归档的磁性载体文件。首先，必须是可读文件，必须在有关的设备上演示或检测运转正常的，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。其次，归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明，必须贴上标签，一式两份（A、B盘），一份作为保存件，不得外借。g.竣工图的编制。竣工图：施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，加盖并签署竣工图章作为竣工图；涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章；重复使用的标准图通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；竣工图章：尺寸为80mm×60mm，红色，包括编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人及标明是×××竣工图，并且相关人员签字及其他文字填写要齐全、清楚，竣工图章应盖在竣工图右下方的空白处。图纸的折叠：图纸可以按GB/T10609.3-1989《技术用图复制图的折叠方法》，统一折叠成297mm×210mm 大小，底图不折叠，平放在专用的装具内；大于1 号纸的底图也可卷放装筒。
三、内业档案资料注意事项
归档的工程文件应为原件，不得使用复印件和复印的表格填写工程资料。工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水或激光打印机打印，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅（297*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续齐全。签字人必须是经有关部门批准上岗的人员。所有的竣工图均应加盖竣工图章。工程文件的页边距必须符合国家标准，保证有效装订。
参考文献：
[1] 刁学玲.浅谈新时期企业档案管理工作对企业发展的影响[J]. 铁道建筑技术. 2011(08)
[2] 叶美珍.企业退休人员档案管理的几点思考[J]. 引进与咨询. 2006(09)
在综合治理岗位我主要参加了“社会治安突出问题专项整治工作”，综合治理、法制宣传工作的档案整理，综合治理、法制宣传、610工作的档案整理等工作。
1、参加“社会治安突出问题专项整治工作”
首先，通过了解政策和参与调研，整体认知“社会治安突出问题专项整治工作”。通过参与对联洋、钦洋、**和东城四大社区的专项整治调研和两次“社会治安突出问题专项整治推进会议”，了解各社区内专项整治基础数据的排摸情况和“社会治安突出问题专项整治”自2005年8月份开展以来的实际情况，倾听各社区的工作设想。
其次，亲身参与联合整治行动，切身感受具体的工作细节。连续两个月几乎天天到街面联合整治，我与同事配合，负责拍照、记录、排摸情况，随后整理数据。虽然整治工作繁琐而辛苦，但是在这个工作过程中，我体会到了基层工作的辛苦，体会到了同事们的耐心，体味到领导们的工作技巧，使我受益匪浅。
2、负责综合治理、法制宣传、610工作的档案整理工作
为迎接上级检查，同时也是为了回顾总结一年的工作，我所在的综治办开始了细致的档案整理和装订工作。一年来的工作纷繁复杂，各种文件和原始材料也多种多样，根据检查要求，我和同事一起思考归档的原则和方法，使各项材料内容翔实、条理清晰，一目了然。
由于年底归档任务比较重，档案室的负责老师非常繁忙。我和同事就虚心向档案室陆老师请教学习，在陆老师的耐心指点下，我和同事学会了档案装订的方法，从打印封面到装订，全部自己动手，边学边做，我们顺利地完成了档案的装订工作，得到了领导的肯定。这项工作使我认识到档案工作是对工作轨迹的记录、回顾和总结，是需要在平时工作中点点滴滴地进行积累和有规律的汇总归类的，在以后的工作我要时刻牢记这一点，做好本职工作的记录和档案整理工作。
3、参加“两会”和上合峰会期间的社会稳定维护工作
每逢节假日或敏感时期，社会稳定工作都特别繁忙。**年3月和6月，两个月以“稳定压倒一切”为指导思想，全力做好“两会”和上合峰会期间的社会稳定工作。有个别人不按照《条例》程序依法上访，而采用利用敏感时期越级上访、到康办等非部门取闹施加影响；个别冥顽不灵的XXXX功分子利用这种时期散发传单制造影响；安全生产、劳动纠纷等的监察任务也非常重。
3月中旬，我参加了X镇的社会稳控工作。曾接受领导的特别任务去康办劝说接回一名情绪极其激动的人，并在派出所对她进行劝解，使其明白要相信政府，采取合法的方式反映自己的诉求。
自6月1日至6月20日，我在上合峰会期间**镇维稳指挥部值班，收集汇总各居委、社区中心的信息，定时向___区相关部门汇报**镇的情况，做好信息的上传下达。每天下班前根据基层单位发现的新情况，及时向镇领导汇报。
二、**镇司法科法宣岗位
在法宣岗位的时候，我主要承担乡镇人民政府依法行政职责描述工作。10月至12月底,我从约4万份法律法规中查找与乡镇人民政府行政执法相关的有效法律条款，依据行政行为分类进行法律整理，制定依法行政职权定位分解表。这项工作任务量大，要求时间紧，工作负荷大，经常不得不加班到深夜，甚至通宵。我与其他两位负责街道办事处行政执法事项依据梳理工作的同事不断的交流、沟通，寻找工作最有效的方法和程序，提高工作效率，减少重复劳动。
**年1月,我又参与了X镇依法行政职权定位分解表的办事流程梳理工作。首先，我在科室负责人会议上向各位科长或主任详细解释分解表的结构,填写的注意事项和填写要求。接下来，作为此项工作的联络员，我与各职能科室填表专员不断进行沟通，催促按时上交表格，并与同事一起整理归档上交表格，将不符合要求的表格退回重新填写。于1月底，我所在的**镇顺利完成填表工作，将职权定位分解表上交陆家嘴功能区域管理委员会。在3、4月中间有半个月的时间，我又参与了依法行政职权定位分解工作的相关收尾工作。通过此项工作，我了解了依法行政的重要性，对街镇依法行政事项和流程有了一定的认知。
三、**镇办接待岗位
**年5月到6月底，我在X镇办主要参与了接待工作。首先，我认真学习了《条例》。所有的接待及答复都要严格按照《条例》规定的程序进行，严格办理时限。
老百姓为维护自己的合法权益要讨个说法，这是很合理、很自然的要求与行为。要解决类似这样的问题，不应该是“堵”，而应该是“疏”，为人民群众提供畅通方便的渠道，切实维护人民群众的切身利益。
尽管《条例》规定，广大群众针对五类组织及其人员的职务行为可以提出要求，但由于长期以来的“强政府、弱社会”，老百姓的心里都觉得“有事找政府”，因此，在实际的接待中，涉及的内容却不仅仅是条例所规定的内容。家里水龙头坏了，路上乱设摊，小区内垃圾箱夏天味道重等问题都会到办，希望政府解决。因此，每天办都要耐心接待来访群众或接听来访电话，认真记录，并转交相关职能部门，督促问题的解决。
大部门人都能依法向部门反映合理的诉求，希望政府能够协调解决他们日常生活中所遇到的生活问题、环境问题等。但也有个别人无理取闹，闹访甚至无力纠缠。因此，接待工作不仅需要耐心、细心以及对政策的良好把握，同时还要分析人的动机、目的等，掌握如何向人解释政策，讲明受理或不受理的理由以及办理的时限。
四、**镇劳动保障事务所就业科
【关键词】工程资料；注意事项；管理职责
引言：
建筑工程质量合格的证明文件就是建筑工程资料，而工程质量的重要性也随着国家新版质量验收规范的贯彻执行而日益受到人们的重视。相对之前的就版本来说，新版质量验收规范更具特色，也更加严格。建筑工程的形式多种多样，但对于工程建设单位来说，合理管理工程资料都是非常有必要的。国家立法对工程资料管理规范做出了明确规定，同时各种验收标准也在工程资料的收集、分类和验收等环节得到充分体现。实际上，我们可以发现工程资料拥有十分广泛的内容。例如，对于一栋新建的建筑物来说，成百上千的各类验收文件、试验报告和质量保证书都可以是该建筑物的工程资料。而工程资料在分类上不仅仅指土建、安装等由施工单位提供的资料，对于参加工程建设的监理、建设等各单位来说，都负有对工程资料进行整理、收集、核查和签署等责任。
一、工程资料管理的职责
首先，应该在遵守国家相关法律法规、工程合同、标准和设计文件的基础上形成工程资料，在此前提下安排专人（拥有符合规定的相关岗位资格）负责审查、整理和收集工程资料，同时应该确保工程资料的整理和收集工作同步于工程进度。参加工程建设的各个单位在工程建设管理的过程和各个环节中应该纳入工程资料的形成和积累。
其次，工程资料的完整性、有效性和真实性应该得到保证，工程各参建单位不得随意伪造、修改和撕毁工程资料。将现实的真实原始记录作为资料的原始记录，在工程实践中如果无法取得原件，而又需要某种资料时，可以采用有效的复印件。所谓有效复印件，是指注明了原件存放地、经有效经手人签字，加盖有原件有效单位公章的原件复印件，且复印件必须是清晰可以辨认的。
最后，根据移交工程资料的有关规定：工程资料的移交必须是在完成工程且经过验收后的三个月内进行，在此期间内必须将相关资料移交城建档案管；在工程竣工验收完成的两个月之内，监理单位应该向建设单位提交工程资料；施工资料的编制由施工单位负责，实行技术负责制，其中一套自行存放，另一套移交给建设单位，在竣工后一个月内必须完成移交工作。
二、工程资料的分类
按照类别和验收单位的不同，可将工程资料分为四大类：监理文件、建设单位基建文件、竣工图纸和施工资料。
监理单位负责形成监理文件。主要包括竣工验收资料、工作资料和监理管理资料等。
建设单位负责形成基建文件。主要包括征地拆迁文件、决策立项文件、招标及承包合同文件、勘察设计文件、商务往来文件、工程开工文件以及竣工备案文件等。
施工单位负责竣工图纸的绘制工作，作为一种完成工程建设之后的凭证性材料，竣工图纸是建筑工程档案的一大重要组成部分；竣工图纸应该附有图纸目录并加盖竣工图印章，且图纸必须包括建筑、结构、暖通、电气、管道、仪表、设备安装等相关专业图纸。
施工单位负责形成内容繁多的施工资料，这其中部分需要建设、设计、勘察和监理单位盖章并签认。主要包括质量验评资料、质量保证资料和施工管理资料等。整理和收集施工资料应该与施工进度同步，其保存年限应该适应工程的使用年限。
三、工程交工技术资料的审查
（一）工程交工资料的审查方法
第一，全面审查。对于建设单位来说，单位工程技术资料的审查是一项细致而严肃认真的工作，能够有效提高对施工过程的管理质量。首先，通过图纸会审并实地观查施工现场，初步了解单位工程概况；其次，为了从整体上对分部分项工程和单位工程的技术资料、施工组织设计、管理资料、技术交底、施工方案、图纸会审、技术总结的完整情况进行检查，应该用较快的速度根据资料卷内目录的内容粗略浏览该工程的全部资料，确保无明显的缺项和遗漏。从交工技术资料目录上对资料的健全情况进行了解是该种审查的重点。
第二，重点审查。检查施工交工技术资料应该保证重点，应该认真细致地审查分项工程的每一项，质量保证资料以及管理资料中的每一分部。特别是当交工资料涉及到结构安全部分时更应该谨慎对待，例如砂石、水泥和钢筋等原材料试验报告，预构件出厂合格证明书及施工单位的复检报告，混凝土、砂浆强度试验报告，建筑工程沉降记录，隐蔽工程检查记录，焊接试验报告等施工试验项目，变形观测及位移观测记录等施工试验项目。审查这些资料的要点一是要对其真实性进行审查，二是审查其全面性，包括各个分项分部工程的资料是否健全，数量是否齐全，如：施工日志、材料代用审核文件、设计变更及工程联系单等其他施工记录，三是审查分项分部工程验评的原始记录上是否有施工单位或上级监督部门的盖章和签字，是否有评定意见，采用的表格是否符合标准。
第三，逐项审查。审查工程资料的相关人员首先必须熟记常见技术数据，对于一些关系到施工工程的安装工程施工规程、标准和规范，材料检验试验的规范、标准等应该比较熟悉。只有这样才能在对资料进行审查的过程中做到随时将资料中的数据与标准规定值进行比较，及时发现与解决不合格的问题。例如，在对受力钢筋进行审查时，要以配筋图上的材质出厂合格证、关于此项质量的施工单位复检报告为依据，对钢材的机械性能和化学成分进行审查，若与规范中的规定不符合，则将其判断为不合格，要按规定做进一步的审查，确定其是否按规范要求做了加倍取样复试。对于进口钢材来说，对其材质进行化学分析是很有必要的，以确定是否对焊接要求有影响。
（二）工程交工资料的审查技巧
第一，内容核对法。对于工程施工中分项、分部工程的主体部分，把关系到工程施工的质量管理资料和质量保证资料集中在一起进行预立卷，分别审查工程管理资料和保证资料是否完整。例如，在某工程的低层现浇钢筋混凝土柱中，对工程施工日志、复检合格证报告、水泥和钢筋等材质证明书、预埋件和钢筋等隐蔽工程记录进行审查是首要的，然后才是审查混凝土试压强度报告、分项和分布工程质量评定记录等。只有通过这样的程序审查，才能全面了解该工程资料的完整性。
第二，时间顺序核对法。为了对资料的真实性进行审查，是否符合时间顺序，检查是否有造假后补现象，应该将施工过程中的某个分项工程的所有相关资料集中在一起进行穿插核对审查。例如，在对地深混凝土浇注分项资料进行审查时，首先应该审查砂石、水泥和钢筋的进场时间，复试检验是否在浇筑混凝土、绑扎钢筋之前；二是检查是否在浇捣混凝土之前进行立模、柱模以及钢筋绑扎隐蔽验收；三是检查施工日记中混凝土试块时间是否与试块制作日期一致；四是检查是否在混凝土拆模后进行底层柱混凝土的分项评定。
四、结论
综上所述，笔者从工程资料的管理职责、工程资料的分类以及工程资料的质量验收规定等方面对工程资料管理的一般注意事项进行了探讨，在工程资料的管理过程中只有严格遵循上述注意事项，才能使工程资料的管理事半功倍。
参考文献
[1]刘峰. 建设工程资料常见问题探析[J]. 陕西建筑, 2007,(08) .
[2]孔梵沣. 工程技术资料的收集及整理[J]. 宁夏机械, 2007,(04) .
关键词：急救中心;档案信息管理体系;健全与完善
急救中心档案信息是以不同载体保存的历史记录。这些具有利用价值的资料是档案工作的基础，必须具备一定的完整性。但由于对其重要性缺乏足够的认识，急救中心档案基础工作还不够完善；人员操作随意不规范；资料收集不够及时；工作欠协调；借阅手续不严格；制度有待进一步健全；致使档案资料分散，收集遗漏，以至导致一些资源的损失。因此，必须加以进一步规范与改进，从档案信息的内容要素、收集传递，到保存利用等，形成一整套科学严谨的管理系统。
一、档案信息资源收集范围的界定
档案资料的收集是档案管理的主要业务。随着时代的发展，社会与个人的信息利用需求日益强烈。这就给急救中心有用信息的获取和收集管理提出了更高的要求。急救过程中，急救中心客观地记录有病人急救全程实时全方位录像录音以及纸质数据信息，不仅是医患纠纷处理的法律依据，还是医院应急能力及专科特长的实际体现，是考核评价急救人员绩效的客观依据。档案部门必须将其无一遗漏地尽收囊中。1.急救中心历史沿革资料。急救中心从无到有、从小到大、从分支到独立，整个发展历程全貌的信息资料是重要的档案信息资源。中心档案中必须如实记录反映。诸如中心的场地、设施、设备、规划、设计、建设等原始影像、视频、图纸资料，以及组织机构的变迁；印模式样的启用更改；文化、科技、制度、管理经验等传承资料都在收集之列。2.院前急救全程信息资料。院前急救全程档案所记载的内容不同于医院门诊与住院部门。急救全程档案必须从急救中心受理报警、调度员派车开始，到现场抢救，送达医院全部过程的信息资料无一遗漏地记录在案。大到病名病因、责任大夫护士、救治用药措施，小到出车车型、车速、行车公里数，细到调度员接警的对话语态、派车指令的录音资料，都要收集在案。病人姓名、地址、起止时间以及各项收费等信息资料也自然照收不误了。这些档案信息资料收集后，还应按照病种、发病年龄与地域、发病原因及时进行分类、整理、编目、归档。并通过计算机系统，实现档案统计、保存、检索及应用的系统而科学的管理。不仅方便卫生主管部门及科研工作人员的快速查询，而且在发病规律研究、抢救经验总结及预防方法的探索方面发挥着应有的作用。3.中心行政活动资料。在院前急救全程信息资料收集的同时，急救中心还要拓宽档案信息资源，进行全方位、多层次的收集开发工作。一是上级机关下达的决定、制度、通知等指导性文件；二是本中心上报的总结汇报材料、请示报告及相关批件；三是大型会议纪要、重大事件、学术研讨、医疗保健、人才培训，及其党办、工会、团委活动及各科室日常例行活动情况等材料的完整收集，以充实档案信息，实现资源共享。
二、收集方式的创新
丰富的档案信息资源是做好档案服务工作的基础。新颖的信息资源收集方式，往往可以收到事半功倍的收集效果。因此，很有必要打破按部就班的收集习惯，多管齐下，迅速及时地获取完整齐全的档案信息。1.主动出击收集法。急救中心档案工作人员可以改变坐等报送档案资源或被动接收的传统做法，采取积极采集方式，真正走出办公室，加强与各科室相关人员的联系和协调，确保档案信息能及时收集，了无遗漏。档案工作人员还可以自己动手，亲自进行中心召开的大型会议的拍摄，或参与重大事件与活动的拍摄，直接获得齐全完整的第一手照片与镜头资料。此外，为方便应急事件的处理，档案部门还可以主动建立以辖区户主姓名、家庭住址、联系电话等信息为内容的社区居民急救信息档案。并收集辖区范围内医院的地理位置、急救设施、专家优势、血量存储，以及联系电话等相关信息，以便在紧急情况下迅速确立处置预案，为病人赢得更多抢救时间。2.档案组织网络收集法。急救中心可以成立自上而下的档案组织管理网络机构，在各科室设立兼职档案员，正式行文明确要求其负责本科室档案收集与报送，并对收集时间、归档内容及其目录编排做出具体规定。档案部门针对所收集报送的信息资料，在鉴别分类的基础上，整理归档，统一进行分卷编号，列出目录明细，以备检索查询。3.“非常规资料”的追踪催交收集法。“非常规资料”是一些临时性工作形成的文件资料。诸如赴外地参会的会议文件资料；同合作单位业务洽谈形成的合同或协议等契约资料；机关工作人员调离退休变动時需要移交的文件材料；上级部门授予的荣誉证书；以及一些专项活动的文字、声像、图片等。这些资料如不及时收集，极易散落在部门或个人手中，档案工作人员要主动提醒，及时追踪收集催交。4.电子文档网络上传收集法。随着办公自动化和档案信息系统计算机管理的普及，急救中心各部门对档案信息资源实现了联网互通。档案部门要充分利用网络功能，通过上传方式进行文件和图片资料的收集，形成电子文档，方便查询与共享。
三、档案管理制度的完善
急救中心档案信息管理体系的健全与完善，不仅要明确档案信息收集的范围，在收集手段方面还要适应新形势的需要和变化，建立一系列档案管理制度，用健全与完善的管理制度做保证。1.档案管理人员职责的制定。以《中华人民共和国档案法》为依据，结合院前急救医疗工作的特殊性，制定《专职档案管理工作人员岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》等规章制度，强调档案集中统一的管理原则，在明确专职人员收集、整理、归档、保管、保密、监督等方面的责任的同时，明确各科室兼职档案员的职责，要求将分散在各科室的文件、信息资料随时收集整理，送交归档。2.档案管理制度的制定。通过《文件资料收集整理的规定》、《立卷和归档工作的具体要求》、《档案的保管条例》、《档案分类编号标准》等各项管理制度的制定，明确文件信息资料收集分类、排序立卷、保管时间期限、查询借阅、档案保密、档案利用与销毁鉴定等事项及要求，所有制度以文件形式下达，确保档案工作的严肃性、规范性、科学性与条理性。特别是《档案借阅制度》，必须强调借阅登记手续的办理，借阅档案的及时归还，不得随意涂改损毁；若需卷宗拆线，必须获得档案室的同意。3.档案知识教育培训制度的制定。根据形势的发展变化，不断组织档案部门专职人员，以及各职能科室兼职人员进行以档案知识与管理制度学习为内容的专题培训或短训。并通过专题会议、讲座、橱窗、板报等多种形式，进行急救系统档案管理重要意义、档案收集整理的基本操作流程与技能，以及注意事项等相关知识的宣传，提高大家的认识，丰富专业知识，激发其工作热情及主动性，从而加强档案管理工作的科学性，促进档案管理水平的大幅提高.
参考文献：
[1]刘丽.大数据时代下急救中心档案管理信息化建设研究.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上），2016
【关键词】电子文件；现状；应用；注意事项
近年来，随着信息化的迅猛发展，建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为各地建设部门，特别是城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务。为保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，2007年11月，国家建设部办公厅制定并了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》，并于2008年1月1日起实行。本文结合本单位的工作实际，浅谈有关电子档案管理的应用体会，愿与有关从业人员共同探讨。
1.电子文件特点 电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理，它有如下特点：
1.1信息的非人工识读性。
电子文件使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，这种代码人工是无法直接破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。电子文件只有依赖于计算机系统，才具有生命力，才能发挥作用。
1.2信息的可变性。电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。
1.3信息存储的高密度性。电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。
1.4信息的可操作性。电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。
2. 电子文件归档现状
2.1电子文件归档不到位。由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集，常常执行不到位。
2.2电子文件归档管理人员职责不明确。很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作，多数计算机操作人员对档案工作较为陌生，而档案管理人员管理对档案管理比较专业，但对计算机应用还不熟悉，这样容易对档案管理造成脱节。 2.3归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性。目前很多部门档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。
3. 电子文件在我单位的应用
工程档案电子化的应用，使我单位在工程档案管理方面变得系统与规范，在检索方面变得快捷和方便，做到最短的时间检索出的工程全文电子竣工档案。目前，我们的市政工程和房建工程从项目报建报批的准备阶段阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程验收备案文件均可实现软件全文检索利用。那如何保证电子档案的系统性、完整性、真实性？首先必须保证纸质档案的质量。针对这个各单位普遍忧心的问题，我单位主要采取分阶段、分责任部门进行严格的把控，具体通过五个阶段来保证电子档案的最终质量。
（1）在工程施工合约签订后，我单位作为建设单位由档案管理部门负责建设单位就与工程档案管理主管部门签订《城建档案报送责任书》。同时，对施工单位和建设单位现场负责人及监理单位进行档案相关要求培训，把纸质档案和电子档案整理方法和要求提前告知。把握档案指导的最佳时期。
（2）在工程施工过程中，档案管理部门采购定期、不定期形式对各施工单位、监理单位资料的整理情况进行抽查，并进一步跟踪落实整改情况和给予适时地指导。
（3）在工程验收时，各单位共同填写《工程竣工档案初步验收意见书》，主要由施工单位对竣工档案进行自检，自检合格情况写明并签章确认；监理单位对监理文件进行自检，对施工文件、竣工图进行检查，形成意见签章；建设单位工程负责部门对竣工档案进行检查验收，形成意见签章；然后由公司档案管理部门进行档案预审，对档案资料提出整改意见，负责填写《建设工程竣工档案验收申请表》报工程档案主管部门，并参加工程竣工验收会议。这样每个阶段，每个单位对工程竣工档案都有把控。
（4）工程档案接收时严格审核纸质与电子版内容的一致性，对电子版成果进行检查的同时，发现页面不正、缺页、不清晰等现象，要及时进行补充和修编，进一步确保了电子档案的的格式、质量、系统完整。
（5）对于档案专用的电脑，本单位要求不得联网，并由专人负责，对于电子化的数据进行异地备份，以防万一电脑损坏而造成的数据丢失，并采取必要的安全防护措施。
电子文件内容复杂、专业性强，各单位档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。因此，需要领导高度重视，各个部门通力合作，才能使单位的电子档案管理工作更上一台阶。
4. 电子文件归档注意事项 在电子文件归档过程中，应注意以下几个方面：
4.1明确职责、完善制度，措施到位。应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，制定本单位电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。
4.2统一电子文件归档格式。在工程项目中，电子文件管理系统应建立一系列标准，制定统一的格式。由档案管理部门对工程项目电子文件进行编号、著录、刻录、标识，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。
4.3合理配置资源，包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。
4.4尊重并贯彻前端控制思想。对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同，传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者就要立即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。
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