时间：2023-07-25 16:50:53
导语：在电子政务档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：电子政务；档案问题；反思
一、对前端控制和全程管理理论的反思
（一）前端控制和全程管理理论之间的矛盾
在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。笔者要在这里探讨的是前段控制和全程管理的不合理之处。
首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。
其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。笔者认为机关档案室要认清自身在档案管理整个生命周期的核心地位，发挥自身承前启后的重要作用，做到各谋其政、相互促进，这样才能让电子文件和电子档案工作管理的全过程顺畅、安全。
（二）认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位
不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。
首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。
其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。
二、电子档案的真实性问题反思
在我国电子政务系统中所牵涉的真实性问题包含两个方面的含义，一方面是文件在形成过程中的真实性，另一方面是文件在形成过后的真实性。两方面真实性的要求涵盖了对业务活动真实、客观地进行反应的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。这也就引发了以下两个管理问题：
第一是文件形成部门直接决定了数据真实性。前端文件形成部门负责维护文件在形成和办理过程中的真实性和完整性，避免其被篡改和损坏。这是其系统维护和建设工作中最重要的一个环节，也就意味档案部门是不能保证文件在形成过程中是否没有被损坏或者篡改，只能保证文件在归档之后不被破坏。另外，文件内容是否和客观真实相符更加是文件形成部门的职责，档案部门更是难以干涉。如果前端工作部门都难以决定文件的形成是否真实、客观地反映了业务活动的真实情况，那么档案部门就更没有办法追究前端文件系统中形成文件的可信性。这就意味着各个文件形成单位给了档案部门什么样的文件，档案部门在原则上就要尽自己的本分和职责将文件保持在接收来的状态，不可因为文件在真实性上可能上的瑕疵而不予归档。档案部门在文件形成部门送来的文件是真实的情况下需要接收，即便是不完全真实的，也有义务将其保存在接收的原始状态下，不真实的电子文件归档工作就是当前档案工作的真实状况。
第二是档案部门需要负责档案归档之后的真实性。文件只有在归档之后，档案部门就有责任和义务保证档案归档之后的文件具有真实性，如果在其管理过程中出现了篡改和错误使用的情况，档案部门需要对此全权负责。所以我们了解到保证COPY电子文件的真实性并为电子档案的保存提供合适的环境成为档案管理部门必须要思考的问题，也就是说维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在
在这种情况下，档案部门需要对自身的职责进行全面地梳理。总体上来讲，档案部门需要固守档案本来的属性，对于电子档案的真实性全面负责，这是档案部门最根本的职责，电子文件的真实性与否并不是档案部门的职责。我们在这里还需要明确的是档案部门不仅仅需要在档案保存的过程中维护其真实性，还需要在向客户提供检索服务的时候保证档案的真实性。
参考文献：
[关键词]电子政务；电子档案管理；必然联系
在网络飞速发展的今天，各级政府部门利用计算机处理政务已相当普遍，这就出现了电子政务。电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。从长远来看，电子政务的根本意义并不在于其表现形式，而在于其能否为公众提供实用的信息和服务。电子政务的功能不能仅仅停留在与政府有关的静态信息上，而要最终实现政府信息资源与社会信息资源的无缝集成，从而使政府真正实现办公自动化、管理信息化和决策科学化的新型管理模式。然而，从我国目前情况看，电子政务信息资源普遍存在着信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等方面的问题。另一方面，作为一种重要的原生性资源，档案信息资源的建设却长期不为社会所重视。因此，实施档案信息资源与电子政务信息资源的合作开发，共建我国高水平的基础信息资源库，是电子政务信息资源建设的合理途径与方法。
一、电子政务与电子档案及之间的必然联系性
电子政务与电子档案管理之间存在着密切联系，同时决定了电子政务与电子档案相互依托的关系。
1.电子政务与电子档案的定义
电子政务是指运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。
电子档案是指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件。
2.两者之间的必然联系性
档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。电子政务信息按来源可以分为两大部分：第一部分是传统政府部门在政务管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，包括各级政府颁布的法律法规、政策、各种统计信息等；第二部分主要是在电子政务环境下政府部门在各种中形成的各种电子化、数字化政务信息。由此可见，政府部门是电子档案的重要形成者，政务电子信息是电子档案的重要来源，经过鉴定具有保存价值的电子政务信息就会转化为电子档案。因此，两者之间是密切联系的两个主体，两者的联系是必然选择。
二、电子政务下的电子档案管理
1.要进一步解放思想，与时俱进，营造电子档案管理与电子政务的同步发展的良好环境
各级政府机关档案管理部门要敢于参与，积极主动争取参加到本部门的电子政务建设中，为电子政务与电子档案合作献计献策。因此，1要树立创新意识，按电子政务建设的程序有规律地介入其中，提出与之配套管理的规范标准和电子文件形成运转、留存与开发设计原则；二树立市公众意识，坚持以政府信息公开位原则，以不公开位例外，满足社会需求的政府行为；三树立学习意识，要学习国际上电子政务建设的先进管理方式，勇于尝试或应用最新适用技术和规范标准，加速档案管理在电子政务建设中的国际化进程，今早实现电子政务更广范围内的使用。
2.对电子政务文件实行前段控制
电子文件有易改性、易逝性等特点，如果还按照过去的样子，展昭文件的存档顺序按部就班的管理电子档案，那电子档案的真实性就无法保证了，电子文件的流失也是不可避免的，不且还会造成部分重复工作。因为电子文件在归档之前就有可能已被改动，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时就已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，政务工作中的电子文档必须贯彻“前段控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。
三、关于电子政务与电子档案管理关系的思考
从以上的分析中，我们可以看出电子政务与电子档案关系至少可以归纳为以下几点：
1.电子政务是电子档案管理的源头；电子档案管理是电子政务的效率所在。
2.电子档案管理是电子政务建设不可缺少的重要内容；电子政务建设在本质上涵盖了电子档案的管理。
【关键词】电子档案；服务；高职院校；行政管理工作
随着现代社会的积极发展，科学技术得以充分应用，保证各个发展领域的有效执行。在高职院校档案管理工作中，基于传统的管理方式无法符合现代社会发展需求，整体上存在较多缺点。在大数据时代下，需要实现档案电子化，并应用到行政管理工作中，能维护整体的安全性。
一、电子档案
电子档案是社会组织在实际办公以及管理工作中，基于对计算机等电子设备的利用，通过视频、图像以及音频等多个形式进行传输、储存。与传统档案是相对的。在社会实践发展中，电子档案的使用，具备更高的参考价值。在整体上，具备一定特点。如：电子档案信息为我国的大数据信息，需要利用现代化设备才能对其使用。如：电子档案需要通过计算机等设备才能对信息进行传输，消除了时间与空间上的界限。对电子档案进行保存期间，不需要为空间提出更高要求。
二、电子档案服务的优势
（一）电子档案的服务，能促进工作效率的稳定提升。基于信息化发展要求，计算机的使用具备更大优势。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，能保证工作效率的提升。比如：使用传统档案，在信息录入的时候将消耗大量人力，还需要利用文字进行储存和统计，无法在整体上维护其准确性。但是，电子档案的使用则不同，基于现代信息技术，实现信息采集和储存，简化了档案的录入和管理工作，也能在整体上增强其可靠性，将其引入高职院校行政管理工作中，将为整体提供较大帮助。（二）档案分享效果得以增强。将电子档案应用到高职院校中，促进行政管理工作的积极发展，也能展现良好服务。对于传统档案，在信息搜索以及提取工作中，将更为复杂，不仅发展中规模更大，实现的长距离档案调节工作也很不方便，从而导致档案损伤等问题的产生。因此，转变传统档案，实现档案电子化，能促进管理工作的高效发展。基于现代化办公软件的应用，各个人员进行档案搜索的时候更方便，增强其准确性，也能获得良好的档案分享效果。（三）降低档案的管理成本。在高职院校中，使用电子档案能为信息保存工作提供方便，也能在一定程度上降低使用成本和实施要求。使用传统档案对周边环境温度要求高，当处于比较潮湿和干燥环境下，将引发档案问题的产生，并造成更大损失。同时，为了实现绿色校园建设，使用电子档案也能达到资源的节约性，保证档案信息在更安全的环境下保存。（四）提升档案的传输速度。当文件资料数量巨大的时候，基于传统的方式，需要使用车对其运输。但是，电子档案的使用存在较大不同，仅需要利用储存卡，能实现信息资料的传输。所以，在现代化信息技术发展下，实现档案管理工作，并对电子档案进行应用具有十分重要的作用，能提升其传输速度，也能保证整体的安全性。将其应用到高职院校中，进行信息传输工作更为普遍。一般情况下，传统档案信息传递需要邮递方式，在对其传输过程中，受多个因素的影响，将引发文件的丢失或者损坏，也会在整体上造成更大损失。因此，电子档案的使用，不仅能提升传输速度，也能保证信息的安全性。
三、电子档案容易产生的风险
（一）安全性。电子档案储存期间，占据的空间小，能实现更快的传输速度。但是，该特点也导致电子档案面临损坏和丢失的风险，并造成不良后果。在大数据信息化发展时代，对信息数据进行储存，都是字体和标识。在该情况下，将产生相同的档案，当无法对其真实性进行区分的时候，将给人们带来较大损失。同时，随着网络普及速度的加快发展，导致很多工作存在信息修改现象，所以，其安全性要更加重视。（二）完整性。传统档案中，将其应用到行政管理工作中将出现一些错误，无法对其进行有效修改。对于电子档案，能对大量的行政管理信息进行处理，实现批量工作，能促进工作效率的稳定提升。当发现其存在问题的时候，也能对其有效修改。尽管如此，电子档案储备的环境更为开放，如果无法实现信息更新，将引发信息不足等问题，对其使用期间能导致资料不完整。（三）长期性。在大数据发展下，电子档案成为主要发展趋势，也展现其新的发展领域。将电子档案应用到高职院校行政管理工作中，将发挥十分重要的作用，在整体上，是需要设备来实现的。但是，随着科学技术的不断更新，设备也需要进行更新，当设备产生问题的时候，很难找到适合的硬件对信息资料进行读取和储存，从而影响电子档案的使用寿命。
四、传统档案向电子档案转换，服务好学校行政管理
（一）构建电子档案。在高职院校实际发展过程中，为了促进行政管理工作的积极执行，需要在工作中，为其建立相关的档案目录数据库。档案目录数据库的成立，能将电子档案和传统档案进行结合，也能在管理工作中，保证人力管理工作的规范性。所以，在实际建设和发展下，需要基于相关要求，为每个文件设计一个电子文件链接，也要为纸质档案设立合理的存放位置，保证档案目录数据库在使用的时候更合理，为行政管理工作的信息查询、检索工作等创建条件。在为其建立电子档案的时候，需要使用更为专业的软件，以促进电子档案使用期间获得更大方便。根据现代大数据的发展要求，可以在使用期间，提供计算机软件，并在计算机中为其设立几个目录，以达到电子档案的存放目的。对于纸质档案和电子档案的接收工作，要以数码照相或者扫描的方式对其储存。当将纸质文件进行转化后，电子档案会在是数据库中产生。针对现存的电子档案，还需要对其备份，以免受各个因素的影响导致丢失等问题。对于电子档案中目录的设立，需要根据其级别和权限，禁止他人对其修改，以维护档案信息的真实性。在这种发展形式下，高职院校师生不仅能查询电子档案，也能维护行政管理工作的有效执行。（二）实现电子档案的应用。为了在高职院校中对电子档案充分应用，需要根据实际发展情况，分析学校的具体条件以及行政管理情况、档案的服务情况和建设情况等。并通过校园网、公共网以及政府服务网等对其服务，保证在最大程度上促使电子档案价值充分发挥。第一，对学校局域网的应用。电子档案能为高职院校行政管理工作进行服务，所以，在实际使用期间，基于对学校局域网的应用，能为其开展服务平台，保证学校的师生都能基于网络访问电子档案，达到信息的共享化。当打开档案目录后，可以输入文件名，以最快的速度对目录进行查询，保证能获得档案信息。第二，政府服务网的使用。在高职院校实际发展过程中，实现行政管理工作，都促进学校的稳定发展。基于政府服务网的使用，为其构建服务平台，能提高学校的实际发展地位，增强其影响力。比如：在服务平台中，教师共享学生的学业情况，实现档案信息的在线使用和在线查询，能为工作的执行提供指导意见，也能根据实际情况促进行政管理工作的合理性，从而为高职院校的积极发展提供保障。第三，公众网的使用。高职院校的积极发展是对社会进行服务，为其构建交流平台，构建电子信息档案，是其中的主要途径。基于公众网的使用，在服务工作中，不仅能满足社会大众的发展需求，也方便学校在开展行政管理工作时，对社会信息进行采集与收集，保证信息资源得以充分应用。同时，在服务工作中，也能有针对性地对行政管理进行调整，维护学校的积极发展方向。当前，通过对电子档案和传统档案进行分析可以发现，电子档案在服务发展中具备更大优势，高职院校也在逐渐转变。但是，电子档案在高职院校行政管理工作中的应用还存在一些问题。在大数据发展时代，电子档案的应用能渗透到高职院校的各个环节中，也能对行政管理工作中的多个问题进行应对，但并不是短期内才能完成的，还需要实现高职院校内各个部门之间的联系，对电子档案充分应用，保证在高职院校行政管理工作中实现电子化工作，从而为高职院校的积极发展提供服务。（三）实现办公自动化系统和档案信息化管理系统的结合。办公自动化系统的应用，是基于计算机技术的使用，实现管理工作，促进工作效率和水平的提升。该系统中为技术资源与信息资源，能在整体上对信息进行自动采集和处理，也能与互联网进行结合，实现信息的综合处理能力。在高职院校实现的自动化发展背景下，电子档案成为学校改革发展过程中的重要资源，面对这些复杂信息，需要将办公自动化与电子信息档案进行结合，以促进电子档案信息管理工作的规范性，也能符合当前的行政管理需要。
五、总结
基于以上的分析和研究发现，在大数据发展时代，基于工作中的实际要求，实现电子档案的应用，能更好地服务高职院校行政管理工作，也能为工作整体提供方便，满足当前的发展需求，也实现传统档案向电子档案的转变。
【参考文献】
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电子政务是针对政府部门之外的各大企业和用户的，针对的对象不同。电子政务的发展是顺应了计算机的发展而发展的，是全球经济发展的必然产物，只有具备了网络平台，才能更好地发展电子政务。电子政务是与其他相关的技术相结合的，电子政务的办事效率比较高，质量也比传统的档案管理要高出很多，这都是电子政务的优势。当下运用电子政务就是为了提高政务部门的办事效率，电子政务可以高速地传输信息资源。现在，怎样开发资源、整合资源、优化资源，以及发展信息相关产业，是电子政务发展的关键任务。电子政务的发展是一个长远的目标，涉及到的范围是比较广泛的，可以涉及到社会当中的各个方面，特别是信息量比较多的地方。电子政务的发展，慢慢会从政府部门扩展到社会的各个层面上去。如今，高校的人数和知识量都是非常密集的，所以电子政务在高校中的运动也是非常广泛的，需要高校在平时的工作中大量地使用电子政务技术，以达到高校工作的优质化，从而减少工作用时，跨过很多物质上的障碍，最终达到信息的精准、公开，权利也更加透彻，工作更加到位、周全、高效。但是，伴随着电子政务的不断发展，现在电子文件的数量越来越多，这些电子文件对于高校来说是非常珍贵的资源，是需要谨慎保管的，不能丢失。如果一旦丢失对于高校和社会都是非常重大的损失，所以要慢慢地把电子文件转换成电子档案进行妥善地保存和管理。电子档案和传统的纸质版的档案相比，电子档案有以下特征：①电子档案在储存和保存的方法上是纸质版档案做不到的，电子档案主要用光碟、硬盘等工具进行保存。这样看来，电子文件是传统的纸质文件没办法做到的；②电子文件的信息不会和制定的载体相联系，相关联的仅仅是一些特定的承载物体；③电子文件可以直接利用计算机技术进行快速地传递，并且在修改的过程中是没有痕迹可寻找。
2电子政务运用到高校档案中的各种问题
2.1电子文件的去处
虽然说电子档案是一种比较集中的保存方式，是比较方便快捷的，但是电子文件有太多的信息需要建立和传输，而现在电子文件还没有做到完全以电子档案的形式进行保管，导致的后果就是，现在很多的文件有人处理，但是在处理完之后就没人保管了，在传输之后做不到及时保存，处在无人监管的状态下。此外，现在要对电子文件进行管理是比较难的，因为现在的保管技术方面还不是非常完善，需要寻找新的方法。所以，现在很多的电子文件是没办法做到稳妥保管的，目前迫切的任务就是建立完善的系统，对电子文件进行有效地整理保管。
2.2电子文件的前期处理
传统的档案整理和管理是在处理完之后直接交给档案管理人员就可以的，这份档案从交给档案管理部门开始就算被保管起来了。而如今的电子档案管理摆脱了纸质版的管理方式，进入到计算机的应用中来，实现了电子化自动管理的模式。从纸质版的档案管理到电子版的档案管理是从被动转为主动的过程，是一个很大的转变过程。
2.3档案保管过程中的资源利用
电子档案的管理和保管是需要借助软硬件来实现的，可是对于现在的高校来说，具备相关的技术性的资源毕竟是有限的，在这样资源有限的情况下，就需要档案管理部门既要使用本部门的资源，也需要借助整个高校的技术资源，一起来完成这件事情，一起来解决这个问题。
2.4电子档案的定位
因为电子档案本身的一些特征，导致对于电子档案的定位出现了很大的难度，确定电子档案的原始性是确保电子文件的重要环节。电子档案的可变更性和消息的可分割性，导致电子档案在产生或者传送中有很被动的现象存在，还导致电子档案的改变没有迹象可寻找。修稿后的档案是不是和原来的档案一样，也是很难区分的。所以，电子文件的定位是现在面临的比较大的一个难题。
2.5电子档案的公开性
如今是一个信息时代，人们的生活是比较多元化的，这就需要更加准确的信息服务。电子档案信息是政府部门开放的、主要的消息来源，政府部门的消息公开对于消息共享是很有好处的。政府部门是电子消息使用最多的部门，所以电子信息化应该从机关开始实施。同时，政府机关应该在消息开发使用上进一步完善，需要政府机关之间的消息沟通和群众之间的信息交流，才能让电子档案发挥到极致。
3高校电子档案的电子政务化的想法
3.1变更传统纸质版档案的管理方式
加速电子文件管理的更改，首先要做的事情其实不是技术方面的，而是工作人员想法上的改变，说白了就是需要先改变档案工作人员的思想问题，让传统的档案工作人员接受电子版的档案管理方式，慢慢地适应电子档案的工作方式，一步一步地从传统的纸质版档案转化成电子版的档案工作，从开始的重视文件的保管力度转化成重视档案的利用度。虽然说传统的纸质版的档案管理已经有了成型的管理方式，但正是因为这样，我们需要抓紧时间从纸质版的形式转化成电子版的形式，如果不先从工作人员的思想上进行改变的话，就很难做到体制的改变。
3.2档案管理部门对档案需要统一管理
档案的整理和归档是很重要的一个工作环节，目的就是能够妥善地保管档案，不出现丢失的情况。在进行电子档案管理的时候，归档也是非常关键的一个部分，如果做不到严谨地保存档案，将会有很多的档案出现安全隐患。所以在具体工作中，需要各部门认清楚自己的职责和任务，做好自己的工作。档案工作人员需要进一步深入到现有的档案管理上面去，对于电子档案的接件、处理和保存工作进行指挥，保管好电子档案的原始资料，做到电子档案的一致管理，提高档案管理的质量。
3.3落实与电子档案相符合的制度
要想做好电子档案的建立和保管，是需要很多部门一起努力的，这不仅与文件保管部门相关，还需要与网络技术部门相配合。档案的管理无论是纸质版还是电子版都应该严格地规范，避免不规范的现象出现。档案保管的原则就是双管齐下，制度和原则缺一不可，由国家统一管理。进行档案电子化建设是一项很重大的事情，必须加入我国的信息建设中，共同发展。
3.4增大人才团队，加强人员素质
在当前的环境下，电子档案想要进一步发展，最紧迫的任务就是需要将档案工作人员的水平提上去，需要有更加严格的要求，工作人员不仅仅需要学会档案管理的正常工作，还需要学会计算机应用，掌握电子技术，并且要学会接收文件、整理、归档等工作，以及做好档案管理时间内的护理工作，这些都要求档案工作人员多学习相关的知识，对于档案工作人员要定期进行专业知识的培训，让工作人员掌握更多的知识，尽快地适应电子档案的管理和维护，这样才能真正地做好档案管理工作。电子档案建设的最重要因素就是不能离开人才这个因素，要针对电子档案的专业知识培养专业化的人才，学习计算机知识及电子档案管理方面的知识，才能达到电子档案建设的要求。高素质的专业人才培训是电子档案建设的必要因素，由于电子档案工作的特殊性质，对于档案工作人员的要求比较高，电子档案的建立和相关技术知识是密不可分的，所以一定是需要专业的知识的。
4电子档案建设需要脚踏实地
要坚持科技是第一生产力，坚持科学的方式建立电子档案工作，电子档案工作是一项比较新颖的工作，这就更加需要严谨的态度来对待。电子档案与传统的纸质版档案相对比，电子档案的保管需要更加谨慎和严格，而且现代科技是快速发展的，电子版档案的管理方法要随着时间的变化不断地创新，这样才能更好地发展下去，这就更加需要档案管理人员团结作战。电子档案的建立过程也需要严格地遵守法律法规，让电子档案更加的合法化。还有，就是要把最先进的科技加入到电子档案的管理中来，电子档案随着科技的不断发展，正在迅速地发展和发挥着作用。当然，伴随着快速地发展也将出现很多不同的问题，所以我们需要仔细地分析新问题，采取好的管理方式，处理好电子档案保管的问题，让电子版档案和传统的纸质版档案都能有作用可以发挥。电子档案转变了我们旧的观点，让新的科技进入我们的生活中，是一件很好的事情。
5结语
1.推动高校档案信息化建设脚步
我国档案信息化建设，必须要保证档案电子化建设过程有法可依、有据可循。有效提升我国高校档案电子化管理水平，是当前我国高校的一个重要发展方向和难题。《档案法》以及国家、地方以上的法律法规构建了一种互相促进、互相制约的法律法规，这是当前我国档案信息化建设发展的重要保证。
2.推动我国电子网络的安全管理
网络安全问题是当前网络技术需要克服的重要难题，这也是网络发展过程中遇到的一个很大的难题。当前网络发展速度非常快，网络在给人们带来便利的同时，也是一把双刃剑，带来了很多的负面不良影响，甚至引起了很大的信息威胁，当前利用网络技术处理档案信息已经成为了一种应用广泛的处理方式。在计算机完成档案信息处理后，需要灵活地同步开展档案文件、电子化管理、网络信息保密工作，这是我们充分实现、保证电子政务网络安全开展的重要前提条件。
3.促进档案系统数字资源搭建
档案管理系统实现数字资源管理，主要需要开展两方面的工作，一方面就是对现行系统归档文件的收集和整理，另一方面就是对馆藏档案实施数字化信息收集和整理。对现行系统档案归档处理，需要对办公自动化过程中出现的各种电子文件进行系统管理。馆藏档案数字化，主要是利用高端扫描仪设备，对档案馆内的各种文件、图片信息、影视媒体等实施有效处理，以数字化电子文件形式将档案馆内的各种文件、图片信息、影视媒体等加以呈现和保存，从而实现电子文件替代纸质文件的效果。档案数字化建设可以对现有的档案管理系统完善处理，使档案资源体系更加健全，使电子信息更加全面。实现档案管理系统优化处理，查阅人员在查阅档案过程中，可以通过搜索方式快速获取，使得查阅、搜索、保存等各项工作开展更加方便、效率，提升了档案工作管理效率，从而更好的为社会提供相应的信息服务。
4.提升档案信息化管理人才的综合素质水平
档案信息化建设是我国当前面临的一项比较复杂的工作，对于人才的要求也是多方面的。就当前档案管理部门的人才素质水平情况来看，可以从几方面加以解决。第一步就是针对当前从业人员培养情况进行认识和分析，开展各项培养活动和教育活动，帮助这些工作人员有效提升档案管理理论；第二是帮助学生更加熟练地掌握电子信息化档案管理方面的相关操作技能和操作步骤，使其对整个操作流程更加熟悉，具备更加有效的管理理论和操作技巧，熟练掌握档案信息化电子建设过程中的相关知识和内容；第三是对本部资源实施持续优化和改善，吸引更多高技术专业性人才；第四是积极组织更多的工作人员加强学习和接受培训指导，邀请资深专家进行指导和讲解，及时对相关工作人员的工作情况进行总结和汇报。
5.电子政务环境下优化档案管理
在当前电子管理环境下，需要对档案格式进行统一优化处理。电子信息网络应用广泛，文档格式需要根据具体需要设置不同的标注格式。这是提高电子档案管理水平的重要保证。高校在完成档案信息化管理过程中，需要不断推动电子政务实施，积极参与到相关的电子政务管理条例制作过程中，将高校电子政务建设和档案电子信息化管理相结合，从而更好地开展高校档案信息化建设工作，提升信息化建设效率。
6.结束语
2、加强制度建设，建立约束机制。自20*年机构改革以来，我局认真贯彻执行有关文件精神，结合自身实际情况，重新制定了各股室的工作职责，加大了对档案调阅工作的管理，做到调阅档案由分管领导亲自审批。同时，加强了对广大干部职工的宣传教育，增强了大家的档案意识和自觉遵守档案工作制度的自觉性。通过建立健全工作职责和档案管理制度，我局档案管理工作逐步走上了规范化的管理轨道。
3、加强硬件建设，创造必要的物质条件。为了档案的规范化管理，我局在原有设施的基础上，添置了档案柜、空调、打印复印扫描一体机、照相机、吸尘器和专用电脑，极大限度地改善了档案保管条件，为档案的管理、利用提供了良好的硬件支持。
4、加强软件建设，实行了科学、规范的管理。我局档案管理工作始终坚持高标准严要求，几年来，坚持不懈地做好以下几方面的工作：一是在档案部门的指导下，机关文书材料均按照新的归档要求进行整理。二是推行各股室业务档案资料由兼职档案员预先组卷，综合档案在接收时严格把关，认真逐卷审查，对不完善的待完善后再上交。文书档案方面，20*年归档文件永久类7盒，定期类7盒，其中党群类文件3盒，行政类文件6盒，业务类文件5盒;20*年归档文件永久类8盒，定期类5盒，其中党群类文件2盒，行政类文件5盒，业务类文件6盒;业务档案方面，地籍资料目前按照省国土资源厅的要求，正在建设城镇化地籍数据库，预计年底将完成“数字国土”的基础工作;三是认真落实八防措施，坚持测量并记录库房温湿度，添置防虫、防霉药剂，定期进行安全检查，发现问题及时处理;四是在正常管理的同时注重档案的开发利用，编制各类案卷目录等多种检索工具。严格按规章办理借阅手续，填写利用档案登记簿，建立了利用效果登记簿。
5、档案工作的努力方向。我局在档案管理工作中做了一些扎实有效的基础性工作，取得了一定的成绩，但与档案工作业务规范化要求还有不少差距。我们将进一步加强领导，克服人员紧张的困难，加强档案建设。一是加大《中华人民共和国档案法》的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用，确保档案工作的顺利开展;二是抓好档案人员的政治业务培训工作，进一步提高他们的档案管理水平和实际工作能力，及时解决工作中存在的问题;三是继续做好每年的资料收集、整理、组卷、建档、保管和开发利用工作，开创档案管理工作的新局面。
二、保密工作情况
1、加强组织领导，落实工作责任。我局历来重视保密工作，成立了由局长为组长、分管领导为副组长、各股室负责人为成员的保密工作领导小组，对全系统的保密工作统一部署安排。并强调各股室，尤其是要害股室、要害部位要认真组织本股室工作人员深入学习上级文件精神，组织安排好宣传、落实，认真开展好自查活动。
2、认真开展保密工作教育和宣传。经常组织主要人员集中学习《保密法》及有关制度，采取以会代训的方式，传达保密工作会议精神，学习保密法规及文件，总结工作，布置任务，并就全局保密工作的现状及问题进行研讨，探索行之有效的保密工作方法和措施，使大家进一步明确了当前保密工作的重点、难点和工作要求，保密工作意识进一步增强，更加深入地把握了新形势下保密工作常识，提高了对保密工作的警觉性。
3、加强保密工作硬件设施的建设。各部门计算机实行专人管理，设置隔离卡，实现外网与局内网完全隔离，规范了计算机网络管理。我局局域网包括政务内网和政务外网两套网络，严格按照国家保密要求建设内、外网，每个办公室均铺设内网点，根据工作需要铺设外网点，内、外网用物理隔离卡进行物理隔离，不存在内、外网交叉接入现象。政务内网用于运行内部办公系统、基础数据和业务数据的存储管理，通过路由器和网闸接入国土资源信息专网，实现省、市、县三级国土资源信息共享和交换;在内部网络的建设方面，我局根椐上级要求，采用安全审计，内网安全管理、防火墙、物理隔离网闸等，在需要的内、外网点，使用硬盘隔离卡，有效的控制内、外网的数据隔离，保证内网资料的安全性;在内部网络管理方面，我局采用内网智能防护系统，以网络物理隔离为主，内网智能防护系统为辅的结构，对u盘、移动存储设备等进行安全管理，目前已禁止全局内网u口的使用，特殊情况须使用时，先对移动存储介质进行杀毒，以保证内部资料的安全性。内网智能防护系统我们选用××内网防护系统。通过与内网核心交换机相连，可实现用户桌面监控、管理、补丁分发、外设及接口管理、资产管理、接入管理等功能，对网络内的机密文件的使用情况，包抱文件的拷贝、删除、修改、上传、用邮件附件发送、用即时聊天软件传输等行为进行监控;限制和管理主机各种外设的使用。不存在在外网计算机中处理内部工作文件现象，并通过内网向县委办、政府办报送信息。同时，对重点部位都配置了“三铁”(铁窗、铁门、铁柜)、“四防”(防盗、防火、防潮、防鼠)。强化国家秘密载体治理，全面执行《国家秘密载体保密治理规定》，密件文件在收发、传阅、使用、保管和清退等各个环节做到登记明确、手续清楚，不擅自扩大知悉范围。加强计算机信息网络保密治理，坚持谁上网谁负责的原则有效地加强了载体的保密治理工作。
4、加强机要文件的管理，坚持双向登记制度。配备和确定了专(兼)职保密人员，逐步建立完善了保密工作制度。培训了新上岗人员，对文件及保密废资料回收销毁工作做了具体检查部署，建立了文件保密废资料登记销毁程序。及时登记、传阅、清理和回交机要文件，自查中未发现一起违法事件。
5、重要会议和重大活动的保密管理。在重要业务中要求保密工作机构进行保密治理和监督，及时组织、指导、协调开展好本单位的重大事项中的保密工作，建立健全了相关保密规章制度。在会议和活动前制定有保密工作预案，明确专人负责每次会议和活动中的保密工作，按照保密要求对参加人员范围进行了严格控制，并提出明确的保密要求，会议结束时做到了及时清场，重要会议文件印制、分发、清退、销毁等环节符合保密要求。对信息的、上网和新闻报道都严格规范的保密审查程序。
三、电子政务建设情况
实施和推行电子政务，是深化行政体制改革的一项重要举措，是促进依法行政和实施政务公开的重要途径。近几年来，在县委、县政府和上级主管部门的正确领导和大力支持下，我局高度重视国土资源电子政务建设，加强组织领导，明确目标任务，配备专业人员，加大资金技术投入，并与实际应用紧密结合，本着以建设带动应用，以应用促进发展的原则，全面推进国土资源电子政务建设。
(一)、电子政务建设基本情况
1、网络基础设施建设。我局电子政务建设工作按照全省的统一部署，投资××余万元采购了服务器、路由器、交换机、防火墙、智能防护系统等设备，按照标准新建了中心机房，完成了政务内网网络设备配置、机房设备、系统软件安装等工作，于20*年底基本建成两套并行、完全物理隔离的网络线路，分别应用于政务网与互联网，实现了省、市、县纵向网络的互连互通。
2、应用系统建设。一是电子政务平台建设。为确保在年底前全面实现电子政务应用，进行了电子政务建设前期准备工作。目前已安装电子政务平台，并对各股室人员进行了配置，现正对各股室业务流程进行摸底。二是门户网站建设。门户网站是电子政务的重要组成部分，是实现政务公开的窗口。我局门户网站于20*年正式开通，今年我们又对门户网站进行了改版。三是公文传输系统。实现了省、市、县级横向和纵向传输，局电子政务管理员能严格按照内网的应用要求，做到每天××次以上进内网查看接收文件、信息，及时做好登记备查工作。
3、制度建设。我局认真执行省、市关于信息化建设的各项制度，并根据我局的实际情况制定了《计算机应用管理办法》、《计算机机房管理规定》、《网络保密规定》、《电子政务内网管理实施细则》等制度，并在工作中把各项制度落到实处，做到制度规范，操作严谨。
(二)、存在的困难与问题
我局信息化和电子政务工作仍处于起步摸索阶段，信息化水平低，信息资源的开发利用率较差，电子政务应用领域不宽，存在着不少不足。一是一些部门认识不到位，重视程度不够;二是门户网站共建机制尚未较好建立，信息来源少，更新不及时，应用层次不高;三是部门业务系统未能有效整合，资源不能共享，产生“信息孤岛”，造成了资源浪费等现象;四是电子政务建设的资金投入力度不够，资金筹集难;五是技术力量弱，信息化专业技术队伍的建设和培养工作需要进一步加强。
(三)、下一步工作计划
1、十月份计划全面实行电子政务，业务全面网上运行。
2、十一月份计划对各相关股室电子政务应用情况进行摸底，进一步优化、完善电子政务系统建设。
3、全面推进电子政务纵向网络建设，计划把××个乡镇国土所接入电子政务网，实现乡镇电子政务应用，目前已制定乡镇国土所联网方案。
4、建设好视频会议系统，已安排视频会议场所，可容纳××人，实现在本局参加视频会议。
5、加强门户网站建设，按照国土资源部县级政务网站评比细则对网站进行改版并完善，建立完善网站信息报送制度，保证网站信息及时更新，做好网站的运行维护工作，整合信息资源。
关键词：档案数字化；前置扫描；后置扫描；优化模式
1、引言
随着电子计算机技术、网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展，档案的管理、查询、保存等各个环节都出现了革命性的变化。通过扫描、OCR识别、数字摄影等高新技术将纸质档案转化为计算机可识别可处理、顺序固定的数字档案信息资源库，以实现资源共享，这就是档案数字化。数字化建设是信息化时代信息数字化发展的产物，是档案工作现代化在网络时代的必由之路，是提高档案管理水平的必然要求。
按照《全国档案事业发展“十二五”规划》要求，贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，推进档案信息化建设，传统载体档案必须数字化，配套建设电子档案接收系统，以实现便捷查阅。
在行政事业单位业务档案的管理中，结合日常工作的特点，一般采用前置扫描和后置扫描两种模式进行传统纸质档案的数字化。
2、后置扫描
目前，大多数国土资源局都采用年度归档的方式。流程为：各部门在规定时间之内，将相关文档汇总至档案管理机构。由档案管理机构组织，集中进行扫描入库。这种方式行业上一般称之为“后置扫描”。
年度将档案统一扫描录入系统，有利于最大限度的保存纸质文档，档案内容完整、排列有序，便于使用者查阅，为领导决策提供参考。后置扫描的优点如下：
（1）档案齐全，不多不少
各部门都已经对档案进行了梳理和清理，保证了档案资料的齐全。同时，剔除了收件材料中不需要归档的资料，可以确保要扫描的材料都是要归档的。
（2）无需调序，一一对应
由于归档时都按照档案规定编好了页码，后置扫描的时候不用考虑调整案卷内顺序，只需要按照纸质材料的顺序扫描入库，提高了扫描的效率。
（3）服务外包，质量可靠
后置扫描可以委托外包，严格按照归档要求扫描、制图、质检入库，确保符合江苏省“特一级”规范。档案室可以集中精力检查质量，确保归档数字化成果合格。
然而，一年一度的集中扫描在实时性方面有所欠缺，无法给业务系统提供实时材料审批。
3、前置扫描
目前电子政务系统上，有很多单位提出在收件时即将相关材料进行扫描，进入办公自动化系统辅助审批审核，然后结合后期审批材料，或补扫，或自动生成影像文件，直接将电子件导入档案系统。这种方式行业上一般称之为“前置扫描”。
前置扫描在实时性上表现突出，在大厅收件时即扫描，可以提供给业务系统实时审批，是审批、办公流程中的重要环节。然而，受制于扫描设备等客观条件，前置扫描在图像的质量、扫描效率等方面仍然存在一定欠缺。
（1）影像质量难以保证
由于是大厅收件扫描或拍照，图像很难严格达到国标的200DPI，或能满足OCR的300DPI。为了提高收件效率，图像倾斜、去污等工作一般很难同步实施。扫描的材料既不美观，也无法作为合格的影像文件归档，容易形成“数字垃圾”。
（2）一次扫描不全，需要多次补扫，难以控制成本
由于仅是大厅收件扫描，整个审批发证环节中的补充材料以及审批材料无法扫描，都需要在后置时补扫。而如果补扫，又牵涉到收件文件顺序和档案编目不同的问题，需要花费很大精力和时间来调整页序，判断是否扫描过。
（3）需要频繁调整实体档案和电子档案的顺序，极易出错
工作人员还要同时调整纸质和扫描件的页序，极易发生错误。而类似将审批材料直接输出成JPG格式的图像文件，又不符合档案管理上要求的真实性，与原件直接扫描产生的文件有较大差异。
4、传统纸质档案数字化的优化模式
一般情况下，大家都认为，权源材料在窗口收件时扫描过了，为什么在档案归档时还要再扫描一次。应该根据业务流转逐渐形成材料，在事件办理完时，补扫描一下最后的材料就可以归档了。
但实际上，很多时候不能采用后置扫描的原因是因为有存在以下三个困难：
第一，真实的归档成本未必是“前置扫描”更低，也就是存不存在重复劳动的问题。收件的材料中，有很多是不必归档的；而归档的材料中，又一定要收件后审批的过程以及结论性的材料，这些都是收件时没有的。所以，无论前置扫描做不做，“二次扫描”都是必然的。只是针对收件收过的材料，是不是需要重复扫描的问题。
这里面真正的问题是：从收件的全部材料里，整理出真正档案上必要的材料，并按照档案的要求和排列顺序排列。然后还要等审批流程走完后，再把审批结论和过程材料插到总的待归档材料的前面，重编相关页码。如果前期扫描后，这里需要插入的就是纸质和影像两种，同时著录材料的顺序还要一并调整。
在这种情况下，前置扫描和后置扫描的区别就在于，前置扫描要对著录、纸质和影像做三次筛选和排序，而后置扫描是把纸质整理好，去除不需要归档的材料后，一次录入扫描，不用担心顺序和对应。客观地讲，前置扫描未必比后置扫描节省工作量，实际情况是在大多数情形下，更容易产生对应错误。
第二，是归档材料的内部顺序。收件上是从权源到结论逐步形成的，而档案上是要求“结论在前”的。这导致前置扫描的页序与真实归档的页序差别很大，最后归档的人员需要同时整理纸质材料，还要再在软件里调整扫描文件页序，极容易造成错乱。
我们要认真份析收件材料中不需归档的，和需要调整顺序的理清楚，不能只罗列两种材料的不同，这是无助于解决归档的实际工作的。
第三，是如何将收件材料与归档的编目自动结合的问题。这里的问题是，即使解决了材料内部的筛选和排序问题，收件材料如何按照业务规程和档案室管理要求归入对应的目录号和分类又是一个问题。
更重要的是要明确，这些收件材料在归档前，是按照什么规则，归到哪个目录号上，按什么顺序编目。这个问题不解决，是无法考虑档案软件和业务系统接口的。
5、建议采用的模式
为了适应无纸化办公的要求，既能够支持电子审批，又能够有效地控制成本，提高档案的管理水平，就必须将前置扫描与后置扫描结合起来。具体流程如下：
（1）收件时采用前置拍照设备，满足审批需要
在电子政务收件时，配备USB口的摄像头或其他设备，直接在收件对纸质档案拍照进入电子政务系统，全力满足无纸化审批需要。这种设备与平板扫描仪相比，前置拍照设备的效率大为提高，成本也显著降低。
（2）后期按年度严格按档案标准实施
以年度为单位，由档案馆组织专门队伍，或聘请专业档案数字化团队，借助高速扫描仪等专业设备，严格按照国家相关档案数字化标准，对纸质档案进行后置扫描。
（3）档案数据共享联通
随着《全国档案信息化建设实施纲要》以及《档案事业发展“十一五”规划》的陆续出台，加快档案信息电子化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。
1.档案管理信息电子化建设的必要性
随着计算机和网络技术的发展和普及，信息电子化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案管理信息电子化可冲破档案利用的局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，档案管理信息电子化可用详实的档案信息是否完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证，这样才能决策的及时、正确，以保障管理措施的适当。对此，档案信息化有着独特的优势，可以发挥重要的作用。第三，实现档案管理信息电子化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。档案信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享，同时，亦可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性。
2.如何实现档案管理信息电子化
首先，要实现档案部门基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工。并要建立和完善局域网，使各项工作网络化，加强档案的利用，以达到资源共享的目的。
其次，要实现档案管理信息电子化项目的试点与推广工作。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，建立、规范、联通各局域网络，并选取一定数量的具有行业代表性的单位进行信息化建设的试点，并提供相应的资金和技术资源支持。档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。
第三，要实现档案管理信息电子化标准规范建设。需要加强顶层设计，通过业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等，业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案文件格式、元数据、对象数据格式标准等，技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。第四，要实现档案管理信息电子化人才素质培养。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，因此针对档案管理信息电子化人才应积极进行思想教育，有计划有组织地进行培训，使其掌握信息技术的新知识。档案人员还要边学习边实践，不断提高档案信息化管理的水平，这样才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
3.目前档案管理信息电子化工作中存在的问题
3.1 战略定位不准确，理论研究不深入。在2006年编制的《档案事业发展“十一五”规划》中提出“以档案信息化建设为重点”的工作任务，但档案管理信息电子化工作仍然存在中长期的总体指导思想、战略目标、基本原则、主要任务与发展架构尚不清晰，档案信息化在档案工作发展与改革的地位与作用还不十分明确，档案信息资源在国民经济与社会发展中的基础性战略信息资源地位尚未确认等等问题。虽然目前关于档案管理信息电子化的理论著作较多，但都只停留在了实践方法和技术应用的层面上，理论研究不够深入，并未形成系统的档案管理信息电子化理论研究。
3.2 法律支持空缺，地位认识不足。档案管理信息电子化已日益成为社会发展的趋势，但国家相关档案法规中尚无档案信息化概念与要求的相关表述，这与档案信息化发展的现状、规律及其档案事业发展、社会发展的要求不相吻合，造成档案信息化建设、管理的法律失据现象，大大地阻滞了档案信息化的发展进程。除此之外，虽然这几年各级档案部门对档案信息化的认识有所提高，但是总体上档案部门对档案信息化在新时期档案事业发展中的战略地位认识不足，危机意识和机遇意识不强，严重影响了档案信息化的推进，也影响了档案事业的改革与发展。
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。然而，随着档案存放数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理信息化。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。那怎样才能实现档案管理的信息化呢？
1必须加快档案管理基础平台建设
档案管理信息化基础设施的建设，是档案管理实现现代化的基础和前提，是档案信息资源建设的保障，是成功建设各项档案应用系统的先决条件，档案管理信息化基础建设的优劣，直接影响到档案管理现代化的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划主要包含了以下两大部分，即档案信息化建设的平台和网络。首先，我们要加强档案的网络化建设，使档案覆盖到网络的每一个节点。其次，要加强档案管理软件的开发，使其较好地应用于档案网络之中，建立起稳固的档案信息资源共享的支撑平台，实现信息传输的网络化。再者，要对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引?M，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。同时，需要建立各种规范化、标准化的目录和内容数据库，提高档案信息服务的整体水平。
2档案管理信息化与电子政务建设同步发展
档案信息资源是人类社会发展的历史产物，是对历史的一种真实的、有效的记录，是国家的一种原始的、惟一的、无可取代的信息资源，是建设电子政务过程中不可缺少的重要信息资源。我们应当把档案信息化建设融入于国家电子政务建设的大环境内，在依法行政、政务公开的大局中去思考，合理建设，合理规划。这样，才能使档案信息化建设、档案信息资源的应用真正成为电子政务的重要组成部分，发挥其真正的作用。我们不仅要把档案信息化建设作为档案部门目前和以后的一项重点工作来做，而且同时也要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要组成部分。两者合一，稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。
3提高档案管理现代化水平
在信息资源汹涌澎湃的当今社会，高品质、高层次的信息管理手段就变得尤为重要，是信息化建设能否良好运行的条件，提高管理现代化水平已经刻不容缓，是档案部门能否顺利进一步发展的关键所在。我们要借鉴当代管理学中优秀的科学理论依据和方法，结合档案管理的实际工作，在实践中摸索、总结和发展，最终形成一套趋于完美的、符合我们的档案管理现代化理论体系。我们还要不断将现代社会中先进的技术设备、技术手段和成果引入到档案管理之中来，利用这些现代化的手段和方法，有效地提高档案管理的专业化和自动化。
4加强档案管理中信息技术人才的培养
在信息化社会中，决胜的关键所在是人的受教育程度及其综合素质高低。目前，在档案管理中，能够掌握档案管理同时又懂得计算机技术的复合型人才十分缺乏。所以，档案部门首先要重视对这种复合型人才的培养，加大其培养力度，采用科学的、优质的培养手段，强化人才培养体制，建立起以管理人才为基础、复合型人才为重点、高科技人才为骨干的档案管理队伍，以满足档案信息化建设的需要。另一方面，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
5统一档案信息资源管理规范
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