时间：2023-08-02 16:37:28
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关键字：会计档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、 会计资料收集不完整、及时会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
会计资料的收集要以会计业务为主线，凡具有保管价值的所有会计事项记录、核算资料、财务管理类的资料，都应及时收集，不得遗漏，如发现缺少的资料，应及时向有关的当事人追回或采取必要的补救措施，以确保会计档案资料的完整性。依据《会计档案管理办法》，会计档案资料主要包括：
1、 会计凭证类：包括外来和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、其他会计凭证。
2、 会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿。
3、 财务报告类：分为月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明及其他财务报告。
4、 其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
实行会计电算化单位的会计档案主要包括三个方面的内容：
（1）由计算机打印输出的各种书面形式的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料。这些打印输出的会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计资料应当符合国家统一的会计制度规定，根据有关规定立卷归档保管，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
（2）以磁盘、磁带、光盘等介质存储的会计数据（会计凭证、会计账簿、会计报表等数据），在未打印成书面形式之前，应当妥善保管并留有副本。这些介质都应当视同会计资料或档案保管。
（3）会计电算化系统开发和使用的全套文档资料和软件程序，也应当视同会计档案保管。
二、会计档案的整理和归档不科学、不合理
对会计档案的整理和归档要根据《会计档案管理办法》的要求，制定科学规范的分类编号方法和归档时限，建立会计档案保管清册、移交清册、借阅登记单等，保证会计档案内容完整、整理归档及时、手续完备，并按会计档案分类编号规则整理会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，合理确定摆放各类会计档案的位置，提高利用效率。
1、会计月度终了，将会计凭证按顺序排列、整理，连同所属原始凭证，按要求装订成册，正确填写记账凭证封面，填写并粘贴包角并盖好骑缝章。正确填写会计档案凭证案卷目录。
2、年度终了，将会计账簿、会计报表（实行电算化核算的单位，首先应打印出纸质的会计帐簿、会计报表）及其他资料（主要是银行存款余额调节表、银行对账单）按《会计档案管理办法》要求分类整理、编页码、装订成册，正确填写封面各项内容，填写并粘贴标签，填写会计档案账簿案卷目录、会计档案报表案卷目录及会计档案其他类案卷目录。对于上级、财政部门下达专项资金、部门预算指标等文书档案也应及时收集交由单位档案部门整理归档。
三、会计档案的保管、移交不完好、及时财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上，指定专人负责单位的会计档案，负责会计档案资料的收集、整理、装订、保管，并保持相对稳定。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制会计档案移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案移交清册中应列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止时间和档案编号、应保管期限等内容。
四、会计档案借阅、销毁不规范、严密有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，须经本单位负责人批准，方可提供查阅或复制，并办理借阅、复制登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应建立、健全会计档案借阅、复制登记制度。
根据《会计档案管理办法》规定，各单位保管期满的会计档案，应由本单位档案部门会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁待销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。单位负责人必须在会计档案销毁清册上签署意见并签章。会计档案销毁时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员参加，并由同级财政部门派员参加监销。国家机关销毁会计档案时，应由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计部门派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应对照会计档案销毁清册上所列内容逐一清点核对并在会计档案销毁清册上签字盖章。
五.对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
六纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
[关键词]会计档案：科学管理：会计
一、会计档案的管理
高校会计档案产生于会计工作过程中，财务部门和档案部门对会计档案归档的准确、完整以及档案的保管负有直接的责任。通过会计工作，即从凭证到账簿、从账簿到报表，连续地记录和反映高校的教学、科研、基建投入等各种经济活动，是重要的经济信息资源。由此可见，高校会计档案管理工作是一项复杂细致而又要求严密的工作，做好该校会计档案管理工作对高校教育改革和发展有着重要的意义。
1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》第六条规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管，移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。”制定《会计档案管理办法》的目的，就是为了加强会计档案的科学管理统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它记录和反映了各种资产变化情况以及引起这种变化原因，它是经济业务的史料和证据。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料如单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料。鉴于计算机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中，《会计档案管理办法》规定这些单位应当保存打印出的纸质会计档案同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。
高校会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。
二、高校会计档案的整理、收集、立卷与归档
我们学校是有两所学校合并后组建的，在资料完整、安全保密、及时归档、鉴定和销毁等方面都存在着管理不规范、不统一等问题。会计档案的整理，就是把零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的过程。会计档案的整理工作的基本程序，可分为：分类、组卷、卷内文件的整理、案卷封面的编目、案卷的装订、案卷的排列、案卷目录的编制。会计档案的整理在档案管理工作中具有重要的意义，是会计档案收集后提供利用、发挥作用的前提条件之一，为会计档案的鉴定、保管、统计和利用提供科学基础，以维护会计档案的安全与完整。
会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。必须遵循会计档案资料自然形成的规律，保持会计档案资料之间的历史联系，区分会计档案的保管价值，便于科学管理和利用原则，同时，要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放、严防销毁、散失和泄密。档案管理机构和会计档案管理人员必须认真对待，努力做好。
会计凭证是会计档案的重要组成部分。会计凭证要做到装订整齐、完整牢固，妥善保管，便于查阅。整理会计凭证，要把所有应归档的会计凭证收集齐全，整理记账凭证的附件，清除订书针、曲别针等金属物。最后将记账凭证按适当厚度分成若干本后装订成册。认真填好会计证的封面，封面各记事栏是事后查账和查证有关事项的最基础的索引和凭证，要填好卷脊标签上的“×年×月凭证”和案卷号。将装订好的凭证入盒，由专人负责保管。
各种账簿按照现金、银行存款等会计科目以封面、启用表、目录、帐页、封底的顺序装订成本，据以逐本登记会计档案(会计账簿)封面。会计账簿封面的有关内容要写全。
会计报表统一收集、整理，按照封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底的顺序，并按时间的先后整理装订成册，登记会计档案(会计报表)目录，逐项写明报表名称、页数、归档日期等。经会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责装盒归档。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
三、会计档案的保管、销毁、调阅和利用
为了加强会高校计档案的科学管理，使会计资料更好地为学校管理和教育教学提供便捷的信息服务。按照《会计档案管理办法=}要求，应加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案管好。
会计档案的保管期限，据其特点，分永久保存和定期保存两种，会计档案应有适宜的存放场所和物质设施，集中存放。并采取必要的技术手段防止虫蛀、鼠咬、霉烂等造成毁损。
高校会计档案必须建立一支专兼职档案管理人员队伍，加强学校档案工作，提高档案管理水平。档案人员应注重开发和利用会计档案，积极挖掘会计档案的信息，与其他档案信息进行有机结合，我们将有关文书档案存档文件打印三份一份同底稿存入卷中，一份作为全年校发文件汇集；一份作为专题文件(如工资、职称、经费)汇集。这样做对档案材料的准确立卷、组卷归档大有好处能够清晰的反映学校的历史面貌，在工资调整、干部任免等工作中发挥了很好的作用，使档案利用功能得到了有效的发挥。这些档案在我校的去筹过程中，为专家组提供了详尽的、真实的资料，为我校成功的去筹起到了至关重要的作用。
档案的最终目的是提供利用，加强学校档案工作的根本目的是服务于学校的发展，因此，我们积极的参加省市课题组的科研工作，为教学和科研提工作有效的服务，还参加了“江苏省教育科学‘十一五’规划”2009年度王兆敏教授主持的《基于费恩曼教学思想的教学模式创新与学习方式转变的研究》课题组，为他们提供了大量真实的、正确的资料。
为了保证会计档案的安全性和完整性，提高会计档案的利用率，本学校建立了严格的调阅登记制度和借还登记制度，校内有关部门和人员需要查阅会计档案的，必须经财务处领导的批准，并在财务档案管理人员的监督查阅、复印。如果是外单位借阅档案，档案原则上不得借出，如有特殊需要，查账人首先以书面报告形式向财务档案管理部门提出申请，说明查账的原因或理由，经财务、档案管理部门负责人签字同意后，在校综合档案室填写档案查阅登记表，办理登记手续后。在档案管理人员的监督下，方可到校综合档案室阅档室查阅会计档案。如需要复印会计资料，必须由会计档案管理人员完成复印，任何人不得在会计档案上做记录、涂改、拆封和抽换，不得拆散原卷册。
会计档案销毁时，应编制“会计档案资料销毁清单”，报送档案主管部门批准，由档案主管部门和会计主管部门、审计部门、纪委派专人逐项清点核对，监督销毁，并由监督销毁人员在“会计档案资料销毁清单”上加盖印章证明，“会计档案资料销毁清单”仍旧归档立案保存。
总之，高校会计档案必须按照《会计法》、《档案法》和学校制定的《会计档案管理办法》认真执行，并建立和健全档案管理的各项规章制度，使高校会计档案管理工作尽快纳入规范化、标准化的轨道。
[参考文献]
[1]徐荣伟.《如何加强高校会计档案管理》《兰台世界》[i].2007／03.
为完善公司的管理体系，规范公司的经营行为，促进全公司的持续健康发展，根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。
一、总则
1.目的：为加强档案的管理工作，维护档案的完整与安全，便于公司各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，特制定本办法。
2.适用范围：本办法适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成的具有保存价值的文件材料。
二、档案整理及分类标准
公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。主要分为文书档案、基建工程档案、仪器设备档案、财务人事档案、函等类型：
1.公司设立、变更的申请、审批、登记、公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则等方面的文件材料；
2.公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3.行政类文件：政府机关核准文件，本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。
4.党团工青妇方面的文件；
5.财务、会计及其管理方面的文件材料；
6.劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料；
7.经营管理方面的文件材料；
8.仪器、设备方面的文件材料；
9.基本建设、工程设计、施工方面的文件材料；
10.声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。
11.电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
12.其它具有利用和保存价值的文件材料。
三、档案管理归档工作
1.设立档案管理员，隶属总经理办公室，对公司内的档案资料实行统一管理。
2.各部门设立二级(兼职)档案员，二级（兼职）档案档案员对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。
3.总经理办公室负责组织各部门做好档案管理工作，档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用，并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。
4.人事档案、财务档案分别由人力资源部、财务部设专人配合总经理办公室档案管理员进行管理。
5.归档各部门应于次年2月底前，将整理好的档案移交公司档案室。
6.归档范围及管理：
（1）各类资质文件、规章制度、人事档案、会议记录纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由总经理办公室负责归档。
（2）涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等与工程施工有关的资料由汇新环保科技有限公司负责整理及归档，并按规定及时向档案室移交。
（3）各类证件：如营业执照正、副本；组织机构代码证正、副本由总经理办公室负责归档。如IC卡、贷款卡；国税、地税税务登记证副本；开户许可证等及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务部负责归档。
(4)涉及党团青工妇等各种文件材料，由党群办公室负责归档。
（5）凡不属归档范围的文件、图纸、资料，由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。
四、文书档案归档基本要求
1.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
2.在归档的文件材料中，每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，文电应合一归档。
3.不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
4.下发文件要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
5.凡归档的文件必须留原件存档。重要文件如部门需用可进行复印。
6.工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交总经理办公室统一登记、立卷、归档管理。
五、档案保管制度
1.各门类档案由公司档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。
2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。
4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6. 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7.与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。
六、档案保密规则
1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。
2.凡到公司档案室查阅档案者，要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室。
3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料。
4.对于违反保密规定，泄露公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。
七、档案借阅制度
1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案，复印、抄写档案资料者，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经董事长或总经理同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借或复印档案资料给他人。
4.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。
5.借阅档案时，不得删改、涂写、拆损案卷，阅后要及时归还。
八、档案销毁制度
1.档案是企业的宝贵财富，是企业的真实历史记录，档案的销毁，必须严格执行国家有关规定。
2.对已超过保存期限的档案，由档案管理人员提出销毁意见，相关利害关系部门需对上报销毁的档案进行全面，认真的鉴定，并写出书面报告，提出存毁意见上报主管领导审定。
关键词：财务档案 管理 高校
一、高校财务档案管理的特征
1.档案内容的专业性
高校日常财务活动有两根收支主线，与之相对应的财务档案包含两个内容：一是财务收支票据类，如学生学费收据、助学金和奖学金发放清单、科研和教学经费支出单据、办公支出单据、服务业统一收据、行政事业单位往来款票据等；二是财务核算专业凭据，如工资奖金福利津贴发放表、单据账表类、银行对账单、银行存款余额调节表以及财务档案保管、移交、销毁清册等。财务档案完整地反映了高校经济活动过程和财务状况。
2.存储载体的多样性
高校财务档案采用纸质实物和电子媒介两种形式保管，纸质档案和电子档案同步归档。计算机技术的运用，使财务档案的存储不再局限于传统的纸质数据文件，还拓展到以光盘、U盘等形式存储的电子数据文件。电子文件可随时传输和读取、内存空间小，保存期长、解决了大量财务档案难以保存和利用的问题，但同时也带来了信息安全隐患。
3.管理过程的政策性
财务档案管理的政策性强。高校财务档案的管理从档案的收集、整理、归档乃至查阅、销毁等全过程，都必须依照财务工作和财务档案管理工作的各项政策规定严格执行，比如档案管理人员的操作权限、存档内容、存档方式、移交时间、借阅手续、保管期限、销毁监控等。如果因管理不善造成财务档案信息泄密或毁损，给学校带来损失的，必须按规定从严追究相关人员的责任。
4.综合办学水平的体现
作为高校日常管理的基础性工作，财务档案管理是反映高校经济活动的重要信息资源，其管理水平决定了财务档案工作的成效，并直接影响到学校的综合管理水平。高校财务档案是学校办学规模、经济业务、教学科研活动、社会活动等发展历程的重要见证，直接体现学校的综合办学水平。
二、高校财务档案管理的现状
1.重纸质档案轻电子档案
财务档案管理中纸质档案和电子档案应同步归档。但有些高校财务档案的管理仍依赖传统的手工操作，财务信息资源习惯以纸质介质保管，电子档案管理意识淡薄，对财务数据文件没有以电子文档的形式及时备份和归档，造成财务信息资源的散失和毁损。
2.重行为习惯轻制度规范
高校财务档案管理人员大多不是科班出身，也没有进行过专门的业务培训，因而他们不具备财务方面的知识结构、档案管理水平较低、对档案管理软件的运用能力不够，仅凭过去的经验或习惯进行日常财务档案的管理，没有将电子档案纳入其管理的范畴，对财务档案信息载体中的电子文档、程序文件等无法采取相应的保护措施。
3.重后续管理轻前期基础
原始凭证和记账凭证的填制和审核、财务报表的编制等前期工作是否及时、真实和完整直接决定财务档案管理的质量。有些高校由于档案管理人手不足，只重视财务档案移交的后续管理，忽视财务档案的前期基础管理，过程控制意识淡薄，认为原始财务凭证的整理、归档工作是可有可无的，不重视对日常财务信息资料的收集处理、归档、传递和控制等，财务档案的真实性和完整性难以保证。
4.重保管轻利用
管理好财务档案是为了更好的利用财务档案。通过对财务数据信息的分析，可以把握高校财务活动的特点，了解高校办学规模、办学水平、教学科研状况及不足之处，有利于学校的健康持续发展。但有些高校对财务档案重保管轻利用。财务档案的管理只停留在收集、整理和归档等工作上，忽视了档案信息资源的开发利用，缺乏多元化的信息资源开发利用和服务的功能，开发利用程度有待提高。
三、加强高校财务档案管理的措施
1.健全规章制度
完善财务档案的内控制度，做到安全可靠、保密严格；规范财务档案的保管制度，做到专人专管、职责分明、权限清晰，防止财务档案资料分散保管、归属不明的现象发生；完善财务档案的调阅和移交制度，做到程序合法、手续严格、监管到位，实物档案原件原则上不得外借，电子文件未经批准严禁擅自复制，防止财务档案资料的流失和损坏；健全财务档案的销毁制度，做到事先造册、先审批后销毁。
2.重视手工会计
计算机技术的应用大大提高了财务工作效率和财务档案管理水平，但这并不等于可以因此摒弃手工会计工作，因为手工会计是财务会计的最基本最严密的形式，是已经成熟的严格的管理制度。计算机技术环境下财务档案的管理采取人机分工，合理规定哪些流程由人工完成，哪些程序由计算机操作、哪些过程应在操作人员的干预下由计算机完成、哪些手工操作方式应凭借信息技术得以体现。
3.夯实硬件和软件基础
硬件设施和软件设施是财务档案管理工作的基础，是提升财务档案利用效率的保证。硬件设施主要包括档案库房、计算机房以及各种现代化办公设备等。大部分高校财务档案库房、计算机房设备简陋，有些甚至没有专门的财务档案库房，软件设施档次低。为此要逐步加大财务档案管理的硬件投入，配置档次高的专门的财务档案库房和计算机房，及时更新硬件设备，保障财务档案规范化管理的硬件条件。要逐步提升财务档案管理软件的档次，所使用的财务软件和财务档案管理软件应能迅速、准确、全面地提供管理信息，又能满足系统升级、换代、联网的要求。
4.提高管理人员素质
财务档案管理人员的整体素质直接决定会计信息的质量。为此，高校必须加强财务档案管理队伍建设，提高其整体素质。应培养财务档案管理人员事业心与责任感，发挥其积极性、主动性。适当引进计算机信息技术专业的优秀人才，并鼓励其进修培训，使之尽快适应财务档案管理工作。对财务档案管理在职人员进行针对性的培训，更新其知识结构，提高其业务素质。
参考文献：
[1]陈小红.信息技术环境下高校财务档案管理刍议[J].湖北民族学院学报（哲学社会科学版），2012，30（3）：66-69
随着计算机与网络技术在财经领域的应用与发展，会计工作逐步实现了电算化与核算集中化，生成了完全不同于传统手工核算的电算化会计档案，其形式和种类日益增多，同时政府及其他利益相关者对高校财务数据的关注与需求也日趋多样化，对高校会计档案的管理提出了更高的要求。
一、高校电算化会计档案的特点
（1）电算化会计档案拓展了会计档案的内容和形式
电算化会计档案比传统会计档案的内涵更广泛，不仅包括打印输出的纸质会计凭证、会计账簿和会计报表，还包括了电算化系统中的所有系统软件、会计核算软件及其他相关财务软件程序等全套数据与文档资料。
（2）电算化会计档案更方便查找，提高了数据处理和加工的工作效率
会计电算化条件下，会计数据的集成化、综合化程度较高，各类各项数据之间的关联度也大幅提高，使得数据的查询方便快捷，同时对数据的收集、统计、整理和测算也可直接利用计算机来完成，大幅缩短了工作时间，提高了工作时效。
（3）电算化会计档案对存储技术与条件要求很高
磁性介质或光盘的广泛应用和存在，对电算化会计档案的存储技术提出了更高要求，其数据资料保存受存储时间、存储数据结构、存储介质质量、存储环境及存储时间等因素的影响很大，若保存不当很容易遭到破坏。
（4）电算化会计档案保管的安全性与完整性要求更高
会计电算化条件下，大量会计数据都保存在相关计算机及其网络系统中，信息数据处理合成高度集中，加之数据的非法修改可不留痕迹，一旦遭到病毒侵袭或黑客等人为破坏，很容易造成系统瘫痪或数据外泄、毁损，对会计信息的安全性与完整性带来极大挑战。
（5）电算化会计档案对其管理人员素质与技能有更高要求
现代信息化财务集中核算形式下，高校会计电算化不断深入发展，生成的电算化会计档案的内容与形式不断拓展，结构组成也愈发复杂和综合，相关管理人员只有在掌握丰富会计知识及熟悉了解财务系统管理的基础上，同时具备较强的计算机操作与管理技术以及扎实的档案管理技能等综合业务素质，才能适应电算化会计档案管理工作的要求。
二、高校电算化会计档案管理存在的问题
（一）对电算化会计档案管理的认识不到位，没有明确的管理和规划目标
传统会计档案构成单一且格式相对统一，管理工作比较容易，相关财务主管人员已形成了固有的观念，因此，对电算化会计档案管理重视不够，缺乏对电算化会计档案的了解，没有明确的管理和规划目标，其工作带有一定的盲目性，导致电算化会计档案管理不到位，增加了相关工作的风险。
（二）原会计档案管理制度陈旧，与电算化会计档案管理的要求脱节
电算化会计档案较之传统会计档案发生了很大的变化，对其管理的内容和要求也随之发生了明显的变化，原基于传统会计档案管理的制度在管理内容、管理方式及目标等方面已无法适应电算化会计的需要，以致相关工作无所适从，内容不明、职责不清，给电算化会计档案的管理工作开展带来极大的困难。
（三）电算化会计档案内容不完整，保管方式不统一
（1）没有明确规定电算化会计档案的归档范围、归档时间
没有明确哪些文件资料属于纸质档案或电子档案的归档范围，归档时间也未明确，以致有些应打印输出或光盘备份的数据资料没有按照统一时间及时收集、立卷，造成会计档案的遗漏或丢失。
（2）没有明确规定电算化会计档案的生成、制式、收集、整理的统一分类标准与方法
电算化会计档案的生成、制式、收集、整理没有统一的依据和标准，各时期的生成、收集、整理、保管方法与方式不一致，以致其会计信息所涵盖的内容与表达方式不同，不便于查找、整理、存储及保管，同时也增加了不同时期之间会计数据比对的难度。
（3）没有及时保存不同版本的会计软件及相关电子数据与资料
实行会计电算化的时间越长，其财务软件与会计档案的版本就越多，在对会计软件升级后，没有及时存储升级前后不同版本的会计软件与其中的会计数据资料，并归档保存，致使在新升级的会计软件中无法调阅不同版本的会计数据档案，造成会计数据档案的不连续性，严重影响了电算化会计档案的正常使用。
（4）纸质档案及相应电子档案的生成及收集保管方式不同步、不统一
会计电算化模式下，纸质会计档案应与电子会计档案并存，但相关人员不清楚哪些会计档案必须要纸质保存、哪些会计档案必须光盘备份，造成纸质会计档案与电子会计档案的生成、收集、保管方式在相同或不同会计年度的连续时间段内前后不同步、不一致，大幅降低了会计档案数据的横向及纵向可比性。
（四）电算化会计档案管理内控制度不健全
（1）电算化会计岗位内控制度不健全
会计电子数据平常是实时存储于计算机及网络系统中，很容易被病毒攻击或人为修改，且不易留下痕迹，电算化会计岗位内控制度又不健全，使得会计电子数据生成环节上相关人员的职责权限过大或重叠或空缺，相互之间无法有效牵制，加大了会计档案数据不完整、不准确甚至泄漏、遗失的风险。
（2）电算化会计档案管理的流程以及其相关部门与人员的职责权限不明确
没有明确规定电算化会计档案管理的流程或环节，相关部门与人员不清楚应办理哪些手续、经过哪些环节来完成电算化会计档案的传递、收集、立卷、归档与保管等工作，以及自身在此过程中的职责和权限，推诿扯皮事件时有发生，导致电算化会计档案管理工作无法顺利开展。
（3）电算化会计档案的定期清理、销毁制度不规范
高校财务部门未按规定设置专门的财会档案管理机构，由财务人员兼任档案管理工作，为了自身查阅方便自行就地保存，所有财务人员均可自行查询拿取，不相容岗位没有完全分离，对应的岗位职责也没明确；多年来未及时将会计档案移交给档案管理部门保管，而且只归档，未按定期清理，以致会计档案毁损不能及时发现并修复，同时没有明确各类档案的保管期限，年代久远已无保存价值的会计档案也未定期鉴定后及时销毁，占用了大量的存放空间，极易发生霉变或丢失，增加了相关管理的工作量及成本。
（4）电算化会计档案管理查询、借阅制度不完善
没有建立严格的查询、借阅审批制度，没有履行必要的查询、借阅登记与归还查验等手续，不便于实时监控会计档案去向及明确相关人员责任，无法保证会计档案的安全完整。
（五）电算化会计档案管理技术存在安全隐患
一方面，电算化会计软件系统升级换代加快，版本随之不断增多，不同版本的数据结构及其输入输出格式也不统一，以致电子档案存储结构与纸质档案形式各不相同，只能将其分开备份与打印输出，进一步加剧了会计档案管理的复杂程度与工作量。另一方面，会计档案管理人员自身的能力及素质不高，对档案管理与计算机及信息处理的知识掌握不够，在相关管理细节及网络安全防范上工作不到位，这就造成电子数据很容易受到病毒攻击或外部环境的不良影响，提高了工作错弊或失误及会计档案数据丢失的可能性。
三、高校电算化会计档案管理改进的对策
（一）提高财务人员的电算化会计档案管理意识，明确管理和规划目标
加强对电算化会计档案特性及相关管理法规制度的了解，充分认识电算化会计档案管理的复杂性、综合性与重要性，增强管理意识，不断提高相关管理人员的财务系统、电子档案及计算机信息等方面的知识水平与业务处理能力等综合素质，还需要根据时展的需要，对这一块人员要加大培训，以便他们所拥有的综合能力能够更好的适应环境变化所带来的新要求；另外一方面应该制定相应的长期发展规划，明确其管理的目标和任务，确保电算化会计档案管理的有序、依法进行。
（二）建立电算化会计档案管理的各项制度
（1）建立电算化会计档案的收集、立卷制度
明确规定统一纳入纸质档案与电子档案管理的会计数据及文字资料的归档范围，并根据不同档案的性质统一勘定其归档时间，全面、及时地收集相应的纸质档案与电子档案，予以统一整理、标示并立卷。
（2）建立电算化会计档案的归档、保管制度
①明确规定电算化会计档案的生成、、制式、收集、整理的统一分类标准与方法，以使各时期的会计档案在生成至归档保管的方法与方式上保持统一，保证其会计信息体现的内容与方式前后一致，便于分类收集、整理、保管及实时查找与汇总处理。
②明确规定电算化会计档案的纸质保存与光盘备份的关联方式与关联程度，协调统一两大类会计档案的同步管理，以保障电算化会计档案相关对应的一致性及其内容的完整性。
③明确规定会计核算系统升级前后不同版本下会计软件及其会计数据资料的存储及保管的方式，并拟定最新升级系统调阅关联历史数据库的规则与方法，以保持不同年限会计数据信息的连续性与相关性。
（3）建立电算化会计档案的定期备份、复核制度
建立统一的电算化会计数据AB备份与复核机制，明确备份的时间间隔、备份方式与数量、备份责任人、标示制式及保管方法等相关要素，并设立备查账簿予以登记，同时规定定期复核检查的内容、时限及修复方式等，确保电子档案的安全与完整。
（三）健全电算化会计档案管理内控制度
（1）健全电算化会计岗位内部控制制度
强化电算化会计岗位权限的管理，重新设定调整会计电子数据生成环节上个相关人员的岗位职责与权限范围，按会计数据的重要性与机密程度建立分级调阅规则，建立多用户、分权限管理的层级约束机制，减少会计电子数据发生错漏与外泄的几率，确保数据的完整和安全。
（2）规范电算化会计档案管理流程，明确相关部门与人员的职责权限
确立并规范电算化会计档案管理的流程与环节，明确其各环节上应办理的各项手续及对应的相关部门与人员职责和权限，以便对电算化会计档案管理的全过程进行有效监管，以免遗漏关键控制点，增加电算化会计档案错漏或遗失的风险。
（3）健全电算化会计档案的定期清理、销毁制度
按照不相容岗位分离的原则，设置专门的财会档案管理机构或指定专人来保管电算化会计档案，并建立定期清理、销毁制度，及时全面了解会计档案的保存状态，对已发现毁损的会计档案要及时恰当修复，对已超出保管期限的会计档案应请专业人员依法履行鉴定程序，对于符合销毁规定的会计档案编制销毁清册并依法定程序及方式进行销毁，对于保管期限已满但涉及未清债权债务和其他未了事项的原始凭证则不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在所属相关销毁清册备注栏内及相关保管清册栏内予以标示注明。
（4）健全电算化会计档案的查询、借阅制度
建立健全电算化会计档案的查询、借阅审批制度，明确规定学校内部各级部门与人员查询、借阅会计档案的必须填写会计档案的查询、借阅申请表并由财务部门负责人审核批准签字加盖财务部门公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；明确规定外单位查询、借阅会计档案的必须开具单位介绍信及证明并出示相关证件，与填写的会计档案查询、借阅申请表一并交由学校主管领导及财务部门负责人审核批准签字加盖学校公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；同时会计档案管理人员应做好上述查询、接阅资料的实时跟进及借还查验等后续工作。对不符合规定的查询、借阅事项，会计档案管理人员有权拒绝办理。
（四）提升电算化会计档案管理技术，加大软硬件投入力度，整合优化信息系统
逐步转变提升电算化会计档案管理技术，不断增强会计档案管理人员的档案管理与计算机及信息处理的综合业务能力，加大各项软硬件设施设备的投入力度，引入现代会计档案信息化管理模式，将会计档案管理的全过程纳入信息化管理范畴，整合优化信息系统资源配置，建立集会计档案的信息采集、自动分类、编辑统计、归档标识、立卷存储、分期保管及查询、借阅与清理、鉴定、销毁等业务于一体的数字化系统，实现与财务管理信息系统的资源共享及同步升级，并依据“集中管理，分权调阅”的原则，构建会计数字化档案管理体系，以期适应现代会计电算化不断发展的需要。
关键词：会计；档案；管理
卫生监督机构的会计工作，随着当前卫生监督机构的改革任务的深入进行，它的财务管理任务越来越繁重，财务管理在卫生监督和管理工作中的地位和作用越来越重要。卫生监督机构的会计档案（会计凭证、会计账簿和会计报表及其他会计核算专业材料等），它记录着卫生监督资金运动的重要史料的证据。因此全面加强卫生监督机构的会计档案管理，切实提高卫生监督财务管理水平，为促进和保障卫生监督事业的健康发展做出了积极的贡献。
1卫生监督机构的会计资料的归档
1.1卫生监督机构会计凭证的归档卫生监督机构的会计凭证是记录卫生监督资金运动、明确经济责任的书面证明，是办理卫生监督各项费用的征收和登记的依据。它是卫生监督机构会计核算的基础、是处理账务的依据、是事后查考的依据。它的记账凭证根据卫生监督机构的资金运动及卫生监督各项收费原始凭证编制而成，会计凭证的归档应按日期顺序、会计记账凭证及时装订，装订的顺序以凭证排列先后次序为准进行归档。
1.2卫生监督机构的会计账簿的归档账簿是由账页组成的簿籍。它全面、理想、系统、综合记录着卫生监督机构的资金运动的发生。它是将卫生监督机构的会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。各会计事项一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。卫生监督机构的会计账簿与会计记账凭证应同时归档。
1.3卫生监督机构的会计报表的归档会计人员都必须全面熟练地操作卫生监督机构的会计报表处理方法。卫生监督机构的会计报表应按月、季、年上报及时归档。
1.4其他相关会计资料的归档卫生监督机构会计人员调动的交接手续、会计档案向本单位或上级部门的档案室移交归档的会计档案的移交手续等，这都是卫生监督机构会计资料归档中不可缺少的。
2卫生监督机构的会计档案的业务安全性
2.1卫生监督资金运动资料数据的收集和录入数据的安全性卫生监督资金运动资料数据的正确收集与数据的正确录入是卫生监督机构会计资料归档安全性的依据，它体现了卫生监督资金运动的真实性和可靠性。也是司法诉讼取证的重要依据。
2.2卫生监督机构的会计档案的安全存储与备份卫生监督机构的会计档案可按档案划分的种类、保管的期限、保管的要求，对会计档案用科学的原则和方法进行纸类档案存储管理。还要把纸类档案的内容用计算机进行安全备份管理，便于档案保存和查找。双重的存储与备份的安全性可使会计档案不能损坏或丢失。
2.3会计的电算化运用到卫生监督机构的会计核算中，必须考虑其系统的安全性为了确保系统安全、可靠地运行，应防止对卫生监督机构的会计档案数据库的各种破坏，因此必须重视系统安全性设计。系统是由相应的管理人员来实施和维护的，无关人员无权进入系统，同样没有数据修改权限的财务人员只能浏览卫生监督机构会计档案，不能修改会计档案数据。会计电算化应当保存打印出的纸质会计档案进行安全备份管理。
2.4会计档案期满销毁的安全性本单位档案部门提出销毁意见，必须同会计部门共同鉴定；严格审查，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人员在销毁会计档案时，应当按照会计档案销毁清册所列内容，清点所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人，另一份归档备查。保管期满的会计档案但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证会计档案销毁清册，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止［1］。
3卫生监督机构的会计档案的管理安全性
3.1对一些记录着有关缴费个人及单位的含保密信息的资料要进行特别管理对有特殊缴费的个人及单位的资料要绝对保密，有特殊原因的也不能透露。
3.2档案书写卫生监督机构的会计纸类档案的书写必须字迹工整、清楚，不得有笔误（如有必须按财务有关规定办理），不得涂改，必须减少安全隐患的存在。
3.3加强档案管理工作人员的安全意识和保密意识确保档案的完整与安全是档案工作的重要方面，档案管理工作人员要始终牢记使命，把安全和保密工作放在首位，要做到警钟长鸣。加强档案工作人员的安全教育与培训，使安全意识深入人心，要制定档案安全管理工作预案。同时加大档案保管力度，在内部明确库管责任，理顺管理关系，切实做好档案的防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防有害气体的“八防”工作，必要时对档案库房的防火、防盗改造，提高安全防范能力［2］。
3.4卫生监督机构的会计档案的利用能为最高领导者的决策提供准确的资金运动数据把好卫生监督机构的会计档案在工作中利用的安全关，增强安全利用意识，完善档案利用手续，制定会计档案的借阅制度，建立档案利用安全责任制，确保会计档案不丢失、不泄密。综上所述，卫生监督机构的会计档案是卫生监督部门依法开展业务的凭证，是卫生监督机构执法过程的质量记录，同时也是体现卫生监督机构的管理水平的一个重要方面。卫生监督机构的会计档案是卫生监督机构的档案管理中最重要的组成部分，它的安全性可以保证卫生监督工作的顺利进行，它的安全性可以避免司法诉讼，它的安全性关系到卫生监督工作的开展。加强卫生监督机构会计档案管理工作人员的安全意识也是保证卫生监督工作正常开展的重要因素。
参考文献
关键词：会计档案 问题 对策
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。
一、会计档案管理工作中存在的问题
1.对会计档案管理工作的重要性认识不够, 缺乏充分的认识, 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
二、完善会计档案管理工作的对策
1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定： “各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。
2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了．会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定： “档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。
3.建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。
4.要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。
5.同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响工作效率，所以,在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方,并注意防高温、防霉、防尘保护。
关键词：独立； 现代化； 规范
中图分类号：R197.322 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2012）03-175-001
笔者在医院做财务档案管理工作已数载，医院财务档案日趋增多，档案存档及管理方式也在不断变化，逐步由纸质到计算机网络甚至无纸化办公。笔者根据工作中的得与失，谈谈对医院财务档案管理的一些见解。
一、了解医院财务档案内容
财务档案是各机关、企业、事业单位进行经济活动的原始记录和真实反映，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，是各单位的重要档案之一。作为一名医院财务档案管理人员，对医院财务档案的内容应了如指掌，俗话说：知己知彼，百战不殆。医院财务档案管理是医院管理的重要组成部分,是对医院资金的筹集、分配、使用、清偿等业务进行决策、计划、组织、执行和控制等工作的总称。医院的财务管理一般包括:建立和健全医院财务管理机构和规章制度;根据基本建设规划、大型医疗设备采购、零星土建维修、药品采购、卫生材料采购等资料编制财务计划;资金筹集、资金投放、资金分配和清偿以及日常的资金、财物管理;办理应收应付款的结算;核算分析财务计划的执行情况;监督财经纪律遵守情况等。加强财务管理,可以促进医院合理地使用资金,提高资金使用效率,加速资金周转,降低医疗服务成本,提高医院经济效益。
二、设置独立的财务档案部门
设置独立的财务档案部门，财务档案的安全和保密性才能得以保障。档案部门是财务档案管理工作的组织保证，设置独立财务档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。还要配备专人，实现财务档案的有效管理，这样才能保证档案保管规范，保证档案的完整、安全和保密。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节，医院领导应加强对财务档案工作重视，保证管理工作所需的人力物力，依据法规，考虑实际工作需要，配备专人管理财务档案，把档案清点、装订成册，做好汇总清册记录，保证财务档案整齐有序、内容齐全：做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作，严格执行安全与保密制度，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密，是加强财务档案管理、提高管理质量、发挥档案价值、实现财务档案管理有效的根本保证。
三、明确医院财务档案管理的范围
医院财务档案管理的范围从狭义上讲包括:医院会计凭证、会计账簿、会计报表、财务预算、财务决算等书面形式的会计核算资料,上级部门下发的会计文件、制度、法规等财务管理资料,随着会计电算化的发展,很多磁质的会计资料也成为财务档案的管理范畴;从广义上讲,还包括收费票据存根、作废单据等。
医院财务档案管理渗透在日常财务管理的每一个方面，完备、有序的财务档案管理为医院财务管理提供了原始、真实的资料。医院财务档案管理的第一步是按照文件规定和有关要求办理相关业务，第二步是财务档案管理的具体操作，即日常对财务档案资料的收集、整理、分类和存档保管。财务档案管理必须做到明确责任，严格执行规章制度。
四、提高财务档案管理人员素质
会计人员对财务档案规范化管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低，因此，财政部门必须加强会计人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为会计从业人员的岗位培训及继续教育内容常抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量，对确保会计资料及国有资产的安全完整具有重要意义。
五、做好财务档案的收集工作
要及时出齐当日预处理会计凭证，凭证内容要正确无误，能清楚地反映会计业务的内容，并确保附件完整。要以“当日业务当日清”为原则，借、贷款完毕的凭证要及时登记现金、银行存款日记账，结出当日余额，与实有现金库存核对无误，并要定期与银行对账单核对。财务档案整理必须以会计业务为主线，明确各岗位会计档案管理责任，从会计档案内容的准确性、及时性，到归档手续的完备性、有效性，再到保管技术的先进性，环环相扣，节节相关，随会计业务过程一同进行。
六、用现代化手段管理医院财务档案
充分利用现代管理手段管理财务档案。财务档案已由原始的纸质档案发展到电子的、磁质的，由于电子系统数据易被修改，应严格执行计算机的授权、审批制度，加强安全保密措施，建立会计软件多用户、分权限管理方法，对数据及时维护、备份，以防人为恶意修改、病毒侵害导致信息损失、失真。对电算化会计资料的分类、归档、整理，应充分利用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储会计账簿、报表，对存储介质进行编号，标明时间、内容，分门别类进行管理，以充分压缩存储空间，减少存储成本。信息化会计以其强大的核算管理功能，是会计发展的必由之路，加强电算化会计档案管理，切实保障医院经济的正常运行、资产的安全完整、堵塞经营漏洞。实现信息资源网络共享,才能逐步实现医院财务管理的现代化。计算机网络化体系的开展必须在合理的管理体制、完善的规则制度、稳定的工作秩序、严密的内部监控制度的基础上实施。财务管理工作程序化，管理业务标准化，报表文件统一化，数据资料完整化，才能真正使计算机网络化在医院财务管理中发挥作用。
1 现阶段基层医疗机构财务会计档案现状
1、重视程度不足，人员素质不高
对基层医疗机构而言，财务会计核算管理是记录历史，服务现实，具有承上启下意义的一项重要工作。但当前，为数众多的医院领导和财务负责人对此项工作的认识程度不足，觉得是可有可无的工作，潜意识中存在应付思想，致使财务管理未能纳入医院的重点工作得到落实，从而流于形式。会计资料的审核是确保其质量的重要措施之一，也是会计人员的职责，但实际工作中由于会计职能的弱化，会计的监督职能未能很好地发挥作用，不能确保会计资料的真实、合法，或者是合法的会计资料掩盖了非法的经济行为。同时由于装订是由会计人员来完成，一般采取谁收集、谁装订的方法，难以保证其统一的整齐规范和美观大方。同时，领导的不甚重视也直接影响了医院职工对财务档案管理的态度，整体观念的淡薄制约了资金的投入和倾斜，医疗财务档案管理工作普遍存在着经费不足，设备陈旧以及专业人员匮乏的弊端，对整体工作造成不利。
2、没有设置独立的档案部门，没有或未及时向档案部门移交会计档案
档案部门是财务会计档案管理工作的组织保证，设置独立档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。但实际工作中很多基层医疗机构，大多数均未设置此机构，各类档案工作由档案形成人员负责，大量的收费票据由收费处保管，会计凭证装订保管由收集的会计人员负责，会计账簿、其他会计资料、电算化系统管理及介质存储等。由于会计机构内部没有指定专人负责会计档案管理，各处工作分散、存放分散、管理环节分散，电算化会计资料未及时打印出来，没有清点、装订成册及没有汇总的清册记录，造成档案保管不规范，难以保证档案的完整、安全和保密。根据《会计档案管理办法》规定，设有档案部门的，当年形成的财务会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门。实际工作中，会计机构为了查询方便，或者由于装订归档不及时，会计档案长期摆放在财务部门，要么未按期向档案部门移交，要么不向档案部门移交。
3、未充分开发利用档案
财务会计档案属专业档案，除具有普通档案的一般特征外，另一突出特征就是其专业性，由此决定了财务会计档案管理人才所应具备的知识结构，但目前的现状是会计管理机构没有专职的档案管理人才，基层医疗机构档案部门没有专门的管理财务会计档案的人才。作为基层医疗机构的重要经济史料，大量的经济档案由会计管理机构人员兼职管理，仅能做到收集整理归档；档案部门的职能也仅为保存与提供利用，而对于档案价值的体现，即档案的开发利用几乎为零。由于开发利用不充分，不能有效体现档案的价值，直接影响人们对会计档案重要性的认识，对会计档案的有效管理极为不利。
4、会计档案销毁难
会计档案的销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的重要一环。实际工作中这一环节往往不受重视，大有无人来销、无人敢销毁的局面。究其原因，一方面是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性规定。
2 强化基层医疗机构财务会计档案管理的对策
配备专业人员，提升人员素质。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节，由于多数基层医疗机构财务会计档案工作无专人负责，这一系列工作有的环节由会计兼职，有的环节根本没有执行，更谈不上会计档案的管理。基层医疗机构的财务会计档案与人事档案、病历档案同等重要，基右搅苹构规模不断扩大、就医环境不断改善、人民生活水平、保健意识不断提高的情况下，档案数量也激增。因此设立专门的档案部门、配备专人管理会计档案尤显必要。一个合格的财务会计档案管理人员除了具备一定的职业道德外，还必须具有与职务相匹配的专业技能。为此，基层医疗机构应强化对财务会计档案管理人员的培训，加强对档案管理、操作技能等的提升，使得财务会计档案管理人员能够全而熟练地掌握相关的基础知识和操作技能，从而灵活适应岗位需要。同时，要实行常态机制，定期或不定期地针对财务档案管理人员进行监督、考核、评比等工作，将结果纳入日常管理中，加大人员的重视程度，激发其积极性，也有效提升财务档案管理工作的质量。并要严格执行安全与保密制度，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密，是加强会计档案管理、提高管理质量、发挥档案价值、实现会计档案管理有效的根本保证。
提高财务会计档案利用率。对于基层医疗机构而言，其不仅要重视财务会计档案管理的收集和保管等各项工作，还必须从基层医疗机构的整体建设出发，结合基层医疗机构的发展理念和发展规划，积极探索提升基层医疗机构财务会计档案效率的途径，改进基层医疗机构的服务现状。一方面，基层医疗机构应切实更新服务理念，改变传统的被动服务方式，树立先导思想，积极主动地开发整理财务会计档案中的信息，挖掘可用资料，努力开拓财务会计档案管理利用的新途径，切实提升基层医疗机构的经济效益。另一方面，基层医疗机构要认清信息化发展的大形势，改进传统的财务档案管理模式，积极推进电算化进程，提升基层医疗机构财务会计档案管理的信息化水平。
总之，在医改不断深入的今天，基层医疗机构应以科学发展观为指导思想，充分重视财务会计档案管理，加大投入，不断提升财务会计档案管理的应用水平，进而提高基层医疗机构包括财务会计在内的管理水平。
参考文献
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