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【关键词】 高校； 会计； 档案管理
中图分类号：F230 文献标识码：A 文章编号：1004-5937（2014）09-0123-02
会计法是以处理会计事务的各种经济关系为对象。以此为核心，各级会计组织需对各类社会组织的经济活动和财务收支进行分析、检查等经济管理活动。高校作为立国之本的教育服务业，需加强贯彻十精神，切实有效履行国家赋予的重要社会责任，评价高校社会责任履行的效果，会计监督必不可少，会计档案管理作为这项工作的重要依据，亦显得尤为重要。
一、会计档案真实是推进法制化管理的基础
任何一个经济组织和团体都离不开经济活动和经济责任的考核，而会计系统是这一历史使命的直接承担者，会计系统加工形成的报表的信息资料将成为重要的历史档案资料留作高校运营管理等重要历史事件核查的重要依据，而会计资料档案的真实性、完整性和可靠性是重要基础。
（一）会计档案质量决定了高校的考核质量
会计资料是高校会计档案的重要构成部分，而会计资料一般是指高校会计人员根据法定程序加工而成的会计信息。这些会计资料为报表使用者展现了高校的财务状况和各项预算资金运用的合规性。现代社会中，高校会计信息的使用者已延伸至各层级的政府主管部门与监管机构，直接影响国家宏观经济调控与教育体制改革与发展秩序。高校运营管理是否践行了法制化轨道，在其会计档案中必将有明确体现，是上级机关事后考评的依据。低质量的会计资料不可能作出客观、高质量的高校绩效考核。
（二）会计档案质量提供了教育产业反腐的利器
会计的基本职能是通过核算行使财务监督职能，需以高校实际发生的经济业务为对象，以真实完整的会计资料档案为依据，对高校的经济业务事项进行的检查与控制，实现内部监督职能，并为外部监督机构提供真实的高校会计资料进行检查鉴定，以便对高校运营管理与会计管理的评价。近年来高校搬迁及其他基建工作中查处出来的腐败案件，以及违规挪用教学科研经费等贪污案件，无一不是从会计档案中找出端倪，无一不需要会计资料作为有力证据。
（三）会计档案合规管理实现了管理手段的提升
我国《会计法》在立法宗旨和修订内容上，均对确保会计资料质量、规范会计管理作出了明确的法律要求，表明《会计法》的根本任务就是规范会计活动，力求会计资料完整可靠，为提高高校运营管理和财务管理效率及稳定财经秩序保驾护航。会计电算化系统的广泛运用，在一定程度上也杜绝了手工账务处理的随意行为，对业务流程进行了规范。为此，电子会计档案的管理也显得尤为重要。
二、会计档案管理的局限与挑战
会计资料档案的真实完整性高度依赖于信息加工处理过程的可靠性，挑战会计档案资料真实性的主要影响因素包括会计制度体系的科学性、内控体系的严密性和技术支持平台的安全性。
（一）会计制度规范体系仍不够细致
当前体现国家宏观调控政策意图与市场管理目标的高校会计管理体制还处于改革调整过程中，所执行的会计制度相对企业会计准则的资产组等概念而言完备性不足，对于高校自行采购的零星设备核算并未强制要求按项目进行归类核算，各高校容易从自身利益出发在法律框架范围内偏离法规主旨来谋求套取预算收入等的局部利益，通过将同一个较大项目的采购活动规避在政府统一采购系统之外，化整为零，让事后监督无法将业务的真实面貌还原，给监管带来一定困难。在一定程度上诱发了会计资料造假，导致留存的会计档案可靠性和完整性不足。而电算化手段引入会计工作之后，高校在修订自身会计档案管理制度等方面不够及时，会计电算化档案保管只注重数据的保管而忽视数据环境（软件系统和硬件环境）的管理，甚至因疏于管理导致会计档案的自然损坏甚至人为破坏，形成会计资料信息失真的潜在风险。
（二）利益驱动导致造假，内控措施不到位
当前市场上销售的企业会计电算化软件在基本界面上能够防范操作人员的舞弊行为，但出于特殊需要的高校部分会计管理软件，则可能通过自行开发实现，虽然操作界面并不出现后台数据管理窗口，但可通过快捷组合热键开启这类隐藏数据管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考虑，试图利用电算化会计系的隐藏数据管理窗口来操纵谋求局部利益，试图给小集体带来额外的经济收益，被修改过的会计系统所披露的会计信息体现了其自身利益最优的结果，不能反映高校预算执行的实际效果，属于有动机地操纵会计系统生成了虚假信息，降低了会计资料档案的真实性和可靠性。
（三）会计支持系统的安全性仍留隐患
随着现代信息技术越来越多地渗透到人们工作与生活的方方面面，各高校已经推行了会计电算化核算管理，使得防控会计舞弊更为隐蔽，查处难度被加大，会计档案真实性受到挑战。除了一些单机版会计电算化软件会隐藏快捷热键开启的数据管理窗口可供隐蔽修改业务数据外，基于自建服务器使用的网络环境下会计电算化系统，也可以与软件提供商的售后服务人员通过软件维护途径直接在服务器上篡改相关数据，操作手段更为隐蔽，这些行为的专门立法尚未引起重视。此外，基于网络的会计电算化信息系统还存在着诸多安全隐患，网络数据库的开放性，易被病毒攻击等不利因素依然存在。若不强化系统控制，电算化会计带来的危害和损失将远高于手工会计系统。
三、多角度创新会计档案管理模式
会计档案管理的日趋规范是一项系统工程，需要高校管理层高度重视，并有效做好管理制度建设、管理技术手段升级和从业人员同步提升等有效的配套管理工作方能显示出成效。
（一）制度建设上实施统一领导下的分级管理
要紧紧围绕国家财政部及档案局在2011年联合下发的会计档案的管理办法征求意见稿开展档案管理工作，建立统一而明确的会计档案管理工作制度，即会计档案管理需实行统一领导、分级管理的模式。建议进一步细化、同级财政部分作为统一领导主体，将高校电算化条件下的会计档案管理实行权限分离，软件的正常核算操作由高校自行管理，而数据的后台维护则由上级主管部门统一采购和付费，一旦发现协助高校违规篡改数据行为，将解除服务合同，并向公安机关报案，加大其违规成本。
（二）技术手段上采用未来通用的报表格式
会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。我国正着手开始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可扩展商业报告语言）各项准备和试运行工作。这一技术基于互联网传递数据，避免数据服务器存在于高校本地，可统一建立在同级或上级财政管理部门，杜绝后台进入服务器修改数据库的可能。同时，采用这一独立而开放的国际标准语言后，可对信息进行分类并加上标签，就使得这些信息在经济组织内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行自动搜寻与使用。随着会计报告范围的延伸，也能促使改变当前单一的通用财务报告模式转向更丰富多样的交互财务报告模式，为会计信息需求者更加高效利用会计资料档案提供便利。
（三）从业准入上持续提高档案从业人员职业素质
要实现会计档案管理工作的连续性和有效性，会计档案管理人员不仅需具备优秀的职业道德素质，也要具备一定的会计从业知识，对会计基本流程和要素具有职业敏感性。不能把会计档案管理当成普通图书管理员的角色，不仅要在岗位准入上和工作中能切实坚持履行职责，遵守各项法规，模范履行会计档案管理工作中的各项规章制度，保持廉洁与公正，还要加强对审计业务、计算机、网络安全、会计电算化等信息技术的学习与培训，加大档案管理者对前台财务核算人员的后期监督与约束作用。
【参考文献】
[1] 财政部，国家档案局.会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号），1998（8）.
[2] 魏黎.会计档案质量控制的基本途径[J].黑龙江档案，2009（4）.
1.1医院档案管理设备落后，管理人员不专业
档案管理属于医院建设“软实力”的内容，却没有受到足够的重视、引起足够的关注。一方面，在档案管理规范化中出现档案管理人员缺乏专业知识、档案管理人员队伍不稳定的情况，转岗、工作轮换致使档案管理人员的随机性、流动性增大，带来许多问题与隐患。档案管理人员的专业知识与技能匮乏，没有受到专业的训练，管理素质差异大，降低了档案管理的效率，延缓了档案管理规范化的进程。另一方面，档案室的设备落后，使档案检索复杂、耗时且检索方式单一，影响档案的使用价值，阻碍档案管理规范化的发展。
1.2医院档案管理制度不健全，档案安全意识不强
档案管理工作在医院管理系统中占有重要位置，但各医院的风险档案管理制度并不健全，例如，光片、财务及病例等档案资料分散于各管理部门，使档案不完整，缺乏系统性的安全管理。档案资料的分散，造成风险档案不能得到持续、全面的后期更新，因此，建立具有统一标准的档案管理制度非常必要，这对于医院“软实力”的提高以及质量安全的改进不可或缺。档案管理制度不健全降低了档案管理人员的工作积极性，使其档案安全意识薄弱，从而导致档案信息滞后、档案管理工作落后于医院建设。
2医院档案规范化管理的有效措施
2.1建立完整的风险管理档案工作组织
医院组建管理组织，成立以院长为领导的三级管理委员会，制定医院风险管理政策，对管理工作进行评审和改进；制定医院风险管理程序，处理与风险管理档案有关事宜；定期召开会议评估风险，并组织危险因素调查，根据问题发展的态势，制定出解决方法和改进措施。医院质量控制部要按照风险管理原则制定调查表或报告，按时向医院管理委员会报告。
2.2创新管理档案信息
根据大医院体系庞大、部门数量多以及科室林立的情况，实现档案信息化管理是今后发展的必然趋势，它可以实现档案管理的规范化和具体化，具有开发性和实用性。为实现现代医院档案管理的规范化和价值性，信息化档案管理可以使档案资料准确、完整和可信。医院各部门要根据具体情况，结合自身条件，使用多元化的档案信息管理手段，使信息化管理既与现代化医学管理相连接，又形成独立的信息化管理系统。
2.3完善档案管理制度
医院档案管理必须具有严格性，条理清晰，提高医院档案管理水平离不开系统完整的档案管理制度，要制定严格明确的规章制度，设立高效合理的管理程序，积极完善档案管理制度。查找现存管理制度上的缺陷，认真调查档案信息管理中的漏洞，做好信息的收集、整理工作。根据各个部门的需要，具体情况具体分析，实行多种载体存档，档案统一监督，为后期信息档案的查找、利用与开发打下良好基础。
2.4提高档案管理人员的专业素养
医院风险档案管理需要较高专业素质的管理人员，以提高档案管理的效率，进一步推动医院档案管理的规范化。例如，在《档案法》中规定档案管理人员必须尽职尽责，遵守纪律和规则，与此同时，要不断提高自己的专业知识。档案管理人员专业素养的提高，可通过培训、实行高位责任制以及配合硬件设施建设等形式，提高管理人员的工作积极性，提高其责任心，并定期进行工作总结。
2.5加大资金投入
第一，改进档案管理环境，安排专门的档案室，建立独立的档案室、阅览室以及办公室，设置陈列室、微机室。关注档案保护，配备全套的保护设备，制定完整的档案资料保护措施。例如，防火，防潮和防虫等。档案管理人员要保持档案室的清洁、整齐，延长档案资料的保存时间。第二，更换档案管理硬件设施，配备计算机、网络、打印机、扫描仪；安装防盗门、铁窗栏、遮阳布；添加温度计、吸尘器、灭火器；配备档案柜、密集架等，做到“八防”。
3医院风险管理档案规范化的重要性
[关键词]财务管理 规范化 制度 建设
近年来,我们在各级党委、政府的正确领导和业务部门的精心指导下,牢固树立“全心全意为人民服务”的宗旨,以群众满意与否为检验工作成败的唯一标准,多措并举,标本兼治,狠抓管理,既保护了基层干部,又维护了农民利益,做到了还干部一个清白,给群众一个明白,我乡农村财务管理规范化水平得到显著提高,为农村经济发展和社会稳定奠定了坚实基础。具体做法如下:
一、选好财会人员,配强农经队伍
(一)选好联村会计。根据实际,我乡本着“公开、公正、平等、竞争”的原则,通过公开选拔,选配了4名作风正、业务精、责任心强的工作人员担任“联村会计”。
(二)聘好村记账员,通过这一机制,为各村配备了一名素质高、业务强的记账员,为全乡农财管理更加规范化起到了促进作用。
(三)抓好人员培训。为使农村财务管理人员在思想上不落伍,业务上不掉队,我乡制定了定期培训制度,在抓好联村会计业务培训的同时,每年至少对农村记账员和民主理财小组人员进行一次统一培训。
二、强化制度建设,夯实管理基础
(一)完善规章制度。我乡针对实际,重新修定了农村财务管理制度,内容包括财务预决算制度、集体资产管理制度、固定资产管理制度、资金管理制度、开支审批制度、按时报账制度、债权债务管理制度、民主理财制度、财务公开制度、干部离任审计制度、档案管理制度、责任追究制度。
(二)加强票据管理。根据财务制度规定的要求,严格审核村集体经济收支原始凭证。一是对村级机械工程款实行税票挂账制;二是除村集体对村民发放的青赔、劳务款使用省统一的专用票据,其他支出项目都必须使国家正规票据。这些制度的实行使我乡票据规范化水平得到了显著提高。
(三)加强资金管理。“坐收坐支”是我乡的难点问题,针对这一问题,我乡制定了系列办法:对村级承包费,实行农经中心与合同监管中心联合办公制;对有关协调资金,实行统一转拨制;对村级自收款项,严格限期上交制。这些制度的实行从源头上遏制了村内收入不入账或坐收坐支等不良现象的发生。
(四)加强支出管理。我们规定各村在工作开展中要做到量力办事、勤俭办事。各项支出要做到年初有计划,开支不超标。特别是严把通讯费、报刊费的限额标准。近年来,我乡各村通讯、报刊费等均未出现过超额现象。
(五)加强代资管理。我们对各村资金实行专户存储制度,资金支取实行“双印鉴”制度,切实保障了村集体对资金的使用权和支配权,从未出现挪用、侵占村集体资金现象。
三、规范办事程序,提升规范水平
(一)是规范账务处理程序。我们统一印制了“财务处理程序流程图”,村级一律按照财务流程处理账务。
(二)实行七字会签制度。2005年,我们对村级提款实行了“自下而上、一事一提、七字会签”制度。村级提款先由村两委班子成员、村民代表研究同意,并附会议记录,大额支出由分管领导批准同意后,然后把会议记录交农村财务核算中心,由核算中心开出《提款计划》,《提款计划》先由村支部书记、村委会主任、村记账员签字,然后由联村会计签字,再由管区书记进行监督签字,最后由核算中心主任签字。最后由联村会计根据提款计划开出提款收据,经主要领导签字批准后,须由记账员到农村财务核算中心提款。
四、加强民主监管,推进财务公开
(一)加强民主管理。各村依法建立了民主理财小组,各村每月财务收支情况在入账前须先由民主理财小组审核盖章签字,否则乡核算中心不予入账。公开的内容也必须经理财小组审核,才可公开。目前,我乡民主理财小组在财务管理工作中发挥出了积极的促进作用。
(二)实行定期公开。为切实解决下账不及时的问题,年初,我们规定了严格的定期财务报账及公开制度,即每月1―5日为集中报账日,每月8日为集中公开日。到时由村记账员带手续完备的合格票据、有关资料及账本到乡下账,并负责将公开资料按时公开。现在我乡村级财务下账及公开工作非常及时有序。
五、实行多项措施,积极化解债务
(一)增收化债。利用油田资源优势,积极协调资金,增加收入化解债务。
(二)节支化债。我们全面落实村级零招待费制度、报刊费限额征订制度、村级办公用品实行集中采购制度。
(三)进行债权债务冲抵化解。在协商自愿的情况下,动员债权债务人,对结互抵,冲销集体负债。
(四)理清各户债务进行冲抵。如胜利村原来村欠户,户欠村,债权债务比较混乱,我们为其理清债权债务,各户进行冲抵,化解债务2.6万元。
(五)盘活存量资产化债。我们对村集体闲置的固定资产经村民代表会议同意后,公开拍卖,进行化债。
六、严格审计监督,确保不出问题
我们根据区农经站要求,结合本乡的实际,每年财务清理时确定三分之一左右的村为重点内部审计单位,由农经服务中心会同该村民主理财成员一起组织清理。平时,要明确三名兼职审计人员,对干部离任、专项工程、土地征用等农民负担及群众反映强烈的突出问题,组织专门审计,形成书面报告,同时,对审计出的问题,认真处理,发现严重违纪问题,及时交乡纪委负责处理。
七、实行会计电算化,做好档案管理
关键词：农村财务；规范化；思路对策
农村财务管理不仅是一项经济工作，同时也是一项严肃的政治工作，是农村基层组织、思想、政权建设的需要。因此必须加强组织领导，认真搞好村级财务管理工作。中央和省一再要求要认真搞好村级财务的管理，并作为建设社会主义新农村工作的一项大事来抓。之所以如此重视农村村级财务管理工作，是因为农村财务管理是一项政策性很强的工作。由于目前村级财务管理中还存在着不规范的问题，影响了农村工作的正常运转，使得村党支部缺乏号召力和凝聚力，各种公益事业难以兴办，所以完善和规范农村财务管理制度在当前已是刻不容缓。
随着农村经济的发展，农村财务管理已显得相对滞后，农村集体财务管理混乱，迫切需要进行规范。如何切实解决当前农村村级财务管理中存在的问题，笔者认为，必须从以下几方面入手。
一、提高农村会计人员的业务素质，加强会计法规制度的培训，为农村财务管理规范化做好人力资源准备
农村财务管理既是一项政策性很强的工作，又是一项业务性极强的工作。因此，稳定财会人员队伍，提高财会人员素质至关重要。财会人员被确定之后，一般不要随意变动，以稳定财会人员队伍。这里关键是要严格财会人员的任免程序，必须实行持证上岗制度，并建立岗位责任制，财会人员要明确自己的权利和义务。为提高财会人员的素质，要切实加强业务培训，定期或不定期地进行业务考核，稳定队伍，提高素质，为农村财务管理规范化做好人力资源准备。
多年来财会人员队伍不稳定问题一直困绕着农村财务管理工作，要改变这种现状，有必要建立一支高素质的，稳定的会计队伍。因此，一是应健全财会人员任免制度。凡经群众推荐，村委会上报，乡镇考核合格，应由乡镇会计管理站审批并统一颁发聘书；二是建立财务人员人事管理制度。对村级财会人员的配备、考核、聘任以及劳动报酬、岗位责任制等均做出明确规定，不经乡主管部门批准，不得任意调换和聘任财会人员；三是对乡村财会人员进行全面清查，建立会计人员档案管理网络，以便储备和统一调配整个乡镇的会计人员。
财会人员是村乡里的“内当家”，一定要有全局观念和法制观念，要有较高政治觉悟、专业知识和专业技能，努力提高业务素质。为此，各级领导应重视对村级财会人员的培养，定期进行业务培训，争取尽快地把国家改革的有关政策和新的财税制度，贯彻落实到乡村一级；同时乡村也要建立会计人员持证上岗制度，即要求会计人员必须按照其资格证的级次，持证应聘相应岗位之职，保持财会队伍稳定。为农村财务管理规范化做好人力资源准备。
二、加强农村财务管理规范化必须要坚持“五个统一”，有效化解农村财务管理的矛盾
加强财务规范化管理，必须要坚持“五个统一”即：统一思想，规范监督程序；统一帐、表、册、据，规范会计操作程序；统一审批手续，规范支出管理；统一业务培训，规范交接手续；统一档案专柜，规范财务资料。只有这样才有利于农村的财务行为进一步规范，从而可以给群众一个明白，还干部一个清白，农民也不必为财务问题而上访，干部也不必因财务管理而费心，干群关系将更加密切，为农村和谐社会的建设创造有利的条件。为此，各级乡镇领导都必须提高对村级财务重要性的认识，加强领导、强化管理，使之逐步纳入规范化，法制化的轨道。农村财务规范化就是要求村级的各项收入、财政对农村的转移支付和部门对农村拨付的资金，都要规范缴付手续，统一管理，有效监督。这样可使村级收入管理得到加强，有效遏制乱收费、乱摊派行为，进一步减轻农民负担。村级各项支出均在村财乡管部门的全程监督下使用，资金使用进一步规范和透明，不仅避免了资金使用的盲目性，还可有效地杜绝挤占、挪用等违纪现象的发生。
三、健全农村财务管理化的各项管理制度，做好农村财务管理规范化的制度保证
建立健全规章制度，使村级财务管理有章可循，是搞好财务管理规范化的重要保证。为使农村村级财务管理有章可循，必须严格执行国家农业部、财政部新颁布的《村合作经济组织会计制度》和《村合作经济财务制度》这两个新制度。新《制度》针对目前村级财务混乱的种种现状，对现金管理、固定资产管理、费用开支管理、票据管理、农民负担款项和共同生产费管理、义务工和积累工管理、财会人员及财会账目管理、财务审计与民主理财等方面都作了具体规定。对完善村集体经济组织财务会计工作，推进村级财务管理经常化、规范化、制度化将起到十分重要的作用。
关键词：农村财务；管理；对策
中图分类号：F810.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-0-01
基层农村财务管理不仅是一项经济工作，更是维护农村社会稳定和农村基层政权建设的必要保证。所以必须加强组织领导，认真搞好村级财务管理工作。各级领导部门都强调要认真搞好村级财务的管理，并作为新农村建设工作当中的一项大事。之所以如此重视农村村级财务管理工作，是因为农村财务管理是一项政策性很强的工作，严重影响到农村集体经济的发展、农村社会的稳定和党群、干群之间的关系。目前村级财务管理中还存在着不规范的问题，严重影响了基层工作的有序进行，直接影响到我国社会主义新农村建设和人民群众生活水平的提高，各种公益事业难以兴办，所以规范完善农村财务管理工作是急需解决的大事。
所以，为适应新形势下农村经济的发展，基层农村财务管理的缺点逐渐暴露出来，农村集体财务管理混乱，迫切需要进行规范。如何切实解决当前农村村级财务管理中存在的问题，作者认为应从以下几方面进行。
一、提高农村会计人员的业务素质，加强会计法规制度的培训，为农村财务管理规范化做好人力资源准备
农村财务管理既是一项政策性很强的工作，又是一项业务性极强的工作。因此，稳定财会人员队伍，提高财会人员素质至关重要。财会人员被确定之后，一般不要随意变动，以稳定财会人员队伍。这里关键是要严格财会人员的任免程序，必须实行持证上岗制度，并建立岗位责任制，财会人员要明确自己的权利和义务。为提高财会人员的素质，要切实加强业务培训，定期或不定期地进行业务考核，稳定队伍，提高素质，为农村财务管理规范化做好人力资源准备。
多年来财会人员队伍不稳定问题一直困扰着农村财务管理工作，要改变这种现状，有必要建立一支高素质的，稳定的会计队伍。因此，一是应健全财会人员任免制度。凡经群众推荐，村委会上报，乡镇考核合格，应由乡镇会计管理站审批并统一颁发聘书；二是建立财务人员人事管理制度。对村级财会人员的配备、考核、聘任以及劳动报酬、岗位责任制等均做出明确规定，不经乡主管部门批准，不得任意调换和聘任财会人员；三是对乡村财会人员进行全面清查，建立会计人员档案管理网络，以便储备和统一调配整个乡镇的会计人员。
财会人员是村乡里的“内当家”，一定要有定期进行业务培训，争取尽快地把国家改革的有关政策和新的财税制度，贯彻落实到乡村一级；同时乡村也要建立会计人员持证上岗制度，即要求会计人员必须按照其资格证的级次，持证应聘相应岗位之职，保持财会队伍稳定。为农村财务管理规范化做好人力资源准备。
二、加强农村财务管理规范化必须要坚持“五个统一”，有效化解农村财务管理的矛盾
加强财务规范化管理，必须要坚持“五个统一”即：统一思想，规范监督程序；统一账、表、册、据，规范会计操作程序；统一审批手续，规范支出管理；统一业务培训，规范交接手续；统一档案专柜，规范财务资料。只有这样才有利于农村的财务行为进一步规范，从而可以给群众一个明白，还干部一个清白，农民也不必为财务问题而上访，干部也不必因财务管理而费心，干群关系将更加密切，为农村和谐社会的建设创造有利的条件。为此，各级乡镇领导都必须提高对村级财务重要性的认识，加强领导、强化管理，使之逐步纳入规范化，法制化的轨道。农村财务规范化就是要求村级的各项收入、财政对农村的转移支付和部门对农村拨付的资金，都要规范缴付手续，统一管理，有效监督。这样可使村级收入管理得到加强，有效遏制乱收费、乱摊派行为，进一步减轻农民负担。村级各项支出均在村财乡管部门的全程监督下使用，资金使用进一步规范和透明，不仅避免了资金使用的盲目性，还可有效地杜绝挤占、挪用等违纪现象的发生。
三、健全农村财务管理化的各项管理制度，做好农村财务管理规范化的制度保证
建立健全规章制度，使村级财务管理有章可循，是搞好财务管理规范化的重要保证。为使农村村级财务管理有章可循，必须严格执行国家农业部、财政部新颁布的《村合作经济组织会计制度》和《村合作经济财务制度》这两个新制度。新《制度》针对目前村级财务混乱的种种现状，对现金管理、固定资产管理、费用开支管理、票据管理、农民负担款项和共同生产费管理、义务工和积累工管理、财会人员及财会账目管理、财务审计与民主理财等方面都作了具体规定。对完善村集体经济组织财务会计工作，推进村级财务管理经常化、规范化、制度化将起到十分重要的作用。
因此，建章立制是村级财务管理的一项重要内容，当前要解决村级财务混乱状况，最迫切的任务是在一定区域内针对财务管理现状，从财务收支结算管理、集体资产管理、民主理财与财务公开、会计核算管理、会计档案管理、财会人员与岗位职责等方面制定一套统一的、切实可行的财务规章制度。要在两个新制度的基础上，从各村的实际出发，建立健全切实可行的村级财务管理、民主管理和财务公开制度，以及现金、银行存款管理、债权债务管理、集体资产台账管理、票据管理、档案管理、财务开支审批、财会人员岗位职责、报账员岗位职责、会计人员管理，村组干部离任审计，“一事一议”筹资筹劳管理，会计电算化等多项制度，做到以制度管人，以制度规范工作程序，建立健全约束机制。促进农村财务管理工作的规范化运作。同时，村级财务必须坚持收支两条线，实行先收后支，杜绝以收抵支、差额入账、坐支现金等现象。建立“一支笔”审批制度，控制多头批款， 同时，严格执行村级重大开支由村民商定的原则，使民主理财、民主监督真正落实到，实处，保证农村财务管理的规范化、制度化。
所以，我国农村发展正处在结构变革和社会转型的关键时期，为了保证农村综合改革和全面建设小康社会的顺利进行，从管理制度和机制等方面进行科学规范打好基础显得尤为重要。相信只要各级领导和部门，支持和重视农村财务会计工作，《会计法》将得以有效实施，农村财务会计工作将逐步走向法制化、规范化轨道，农村社会稳定将会有所改观，全面建设社会主义小康社会和建设社会主义新农村的宏伟目标就一定能够实现。
参考文献：
【关键词】卫生单位；会计档案；策略
对于经济活动的记录以及评价来说，会计档案十分重要的证据和资料，其中包括了会计账簿、会计凭证和财务会计报告等会计核算资料。在卫生单位中，会计档案也具备一些特性，我国卫生部颁布的《医药卫生单位财务档案管理办法》中指出，卫生单位会计档案的归档对象通常是指：“财会管理、经济业务活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。”
ξ郎单位档案保管人员来说，其责任和义务就是要规范卫生单位会计档案的管理工作，要认真看待会计档案对卫生机构起到的基础性作用，要尽可能的通过会计档案管理提供给对象便利的服务，并且要确保会计档案查阅便捷、存放有序、销毁妥当和保管严密。
一、卫生单位会计档案管理现状
笔者通过在卫生单位多年的工作经验，总结了目前卫生单位中会计档案管理工作的现状和一些诶问题。主要包括以下几点内容：
1.领导阶层不够重视
卫生单位内的会计档案工作时从上至下进行的。在现实的工作情况中，卫生单位的领导层，例如上级管理部门和会计主管部门，通常只看重单位的实际经济效益和财务会计报告，而忽视了会计档案工作在保障财务系统正常顺利运行的重要性和基础作用，更有甚者根本没有把档案管理工作考虑在会计人员评级的范畴之中。
2.档案管理人员疏于整理
在很多卫生单位中，会计档案的管理人员往往只是把管理工作简单的理解为将会计档案整理入库，而没有定期地对已经归档的档案进行整理和清理。长此以往，各种档案不停的杂乱无章的累积在档案库房中，使得某些档案超过了保管日期而未被人发现，另外，还导致了一部分还没有了解的债权债务原始凭证没有提取出来单独设立管理卷，进而导致卫生单位的财务顺势。实际上，在现实工作中，定期对归档档案进行整理与清理时档案管理人员应当的更加注重的工作内容。
3.业务工作人员意识不强
除却卫生单位内档案管理人员对工作内容理解偏差外，还有一些其他的业务工作人员也缺乏规范使用档案的观念。在卫生单位中，往往有一些工作人员仅为了方便，而没有按照规定在借阅档案或者资料时进行记录，使得当档案遗失时，无法找到责任的承担人；还有一部分工作人员在借阅资料后没有主动的归还，而使得一些档案在需要时无法及时获取；此外，没有按照编号进行归还也使得之后对档案的搜查变得困难。这些意识薄弱的体现，都是会计档案管理杂乱的诱因。
4.电子财务档案管理失序
随着科技的发展，数据的云端化在各行各业展开，会计的电算化也逐渐普及到了卫生单位，档案信息的电子化也逐步变成档案管理的工作内容之一。但是，在现实中，大部分的卫生单位在进行电子档案归档工作时都缺乏相应的规章制度对工作过程进行规范和控制。在会计电算化的过程中，系统安装光盘、相关会计电子数据、用户服务卡和磁盘都由经办人管理，而如果经办人调岗或者辞职，这些档案数据也极容易被遗失。
二、规范卫生单位会计档案管理工作策略
对于卫生单位档案管理工作上目前出现的这一些列问题，笔者提出了几点对应的策略：
1.转变观念，增强档案管理意识
卫生单位主管部门卫生局及业务主管部门财政局、档案局应切实重视会计档案的管理工作，这3个部门应当倾力合作，共同把会计档案管理记入会计人员的业务绩效考核的内容之中，要严格处罚没有按照规定使用会计档案的工作人员。此外，就算在平时工作时，卫生单位各部门的领导也要提高巡视监察会计档案管理工作的强度。只有领导阶层开始认识到会计档案管理的重要性，主动承担带头的责任，才能更加高效的提高会计档案管理工作人员的责任意识，提高其他业务工作人员按照规定规范使用借阅会计档案的意识。
2.建立严格的会计档案管理制度
卫生单位的会计档案的特征通常包括内容复杂、专业性强、与民生紧密关联、部门零散以及机密程度强等，这就导致了卫生单位的会计档案工作管理任务多、管理难度高且管理责任重等困难。所以，虽然在《档案法》和《医药卫生单位财务档案管理办法》中提出了规范会计档案管理工作的相关规定，但每个卫生单位的内部情况存在差异，因此也要结合卫生单位内部的实际情况来制定能够在该单位具体落实的档案管理机制，特别是在统一妥善的对电子档案同纸质档案进行共同管理这一方面的工作。
3.加强会计档案管理人员的培训
卫生单位中，将会计档案管理规范化落实的事档案管理工作人员，因此，要确保卫生单位的档案管理工作规范化顺利长期的进行，就要提升档案管理人员的综合素质，成立责任意识强、专业素质高的高品质档案管理团队。每个卫生单位都应当积极的对会计档案管理人员进行培训，提高档案管理人员和其他业务人员的法制意识以及职业道德，加强管理人员的额专业性，规范其他业务人员使用档案的过程。此外，卫生单位还应该储备足够的会计档案管理人才，这些人才不仅要能够适应现阶段单位的会计档案工作，最好还能够对不断变化的未来发展做出及时的反应。
会计档案保管工作本就十分单调枯燥，而卫生单位的会计档案工作更是十分繁杂，所以，规范卫生单位的会计管理工作意义十分重大。而作为卫生单位的会计档案管理工作人员，则应该不断的提升自身的责任意识以及专业能力，积极主动的为规范卫生单位的会计档案管理工作作出贡献，为建立完善的档案管理机制奉献自身的才识。
关键词:会计档案管理 规范管理 建议
中图分类号:F230 文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2010)07-157-02
会计档案是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,也是开展经营活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料,规范、完整的会计档案,可以帮助财务人员核查历史,为工作提供事实依据,还可以从中学到相关的业务知识,借鉴到先进的管理方法,对会计工作起到推动作用。笔者根据多年管理会计档案的经验,谈一谈企业全面规范管理会计档案的一些体会。本文提出外部会计档案和内部会计档案的管理理念,旨在更有效地利用会计档案,服务企业,提高财务工作效率。
一、会计档案管理现状和不足
随着经济的发展和会计体系的日趋完善,财务管理的重要性在企业管理中日益凸现。理论界和企业界都提出企业管理以财务管理为中心的理念,而这一理念的核心内涵就是实行财务管理规范化、标准化。会计档案管理工作是财务管理的最后环节,也是管理的一个薄弱环节。
1.会计档案种类不全。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国会计档案管理办法》规定,提出必须保管的会计档案为四类。这四类主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。笔者根据检查掌握的情况来看,第四项其他类的会计档案中所指的“其他应当保存的会计核算专业资料”,多为银行对账单和调节表以及各种荣誉证书,其他诸如会计档案移交清单以及近年来增加的风险管理、内部控制评价等有利用价值的财务资料均未按会计档案管理要求管理,查找起来非常困难,给工作带来诸多不利。
2.会计档案管理质量不高。没有使用统一的会计档案封面,封面书写不规范,签名盖章不齐全,装订不整齐,没有编写页码等,查询工作非常困难。
3.会计档案保管条件较差。在经济高速发展的今天,财务管理工作在企业发展中的地位越来越重要,但会计档案管理工作作为财务工作的最后环节,并未引起企业足够的重视,会计资料保管条件差,有的单位未设立保管库房,随意堆放,造成丢失。
4.会计档案管理技术落后。由于空间的限制,很多单位的会计档案在库房重叠或零乱放置,查阅困难,没有采用现代化管理手段,没有利用信息化技术管理会计档案。
5.会计档案管理人员业务素质不高。很多单位管理会计档案的人员不懂得会计档案的规范管理,从接收开始至销毁结束过程中的每一个环节,都不能按照规定建立统一的、规范的管理,如永久和定期未分别装订保存,未按编号顺序由左至右、由上至下排放等等。
二、会计档案管理内容
按照《中华人民共和国会计档案管理办法》、各企业经营管理具体情况以及财务管理特点,笔者认为将会计档案应分为两类分别管理,以提高会计档案利用功效、提高财务工作效率。
1.会计档案分类。随着企业管理的规范化、标准化、流程化、细致化,财务工作内容和范围也不断延伸和细化,日后可保存利用的会计资料越来越多。
(1)外部会计档案。是指按照《中华人民共和国会计档案管理办法》规定的、定时移交档案管理部门保管的会计档案。这类档案必须按规定移送至专设的档案管理部门妥善保管。
(2)内部会计档案。是指与财务管理和会计核算、会计监督紧密相关、由财务人员根据岗位分工,在办理业务中形成的或搜集的(除外部会计档外)具有连续利用价值的有关文字和数据资料,但未包括在国家规定的会计档案管理范围内。内部会计档案由财务部门内部负责保管。
2.内部会计档案管理内容。外部会计档案可以说人人皆知,本文不再赘述,重点对电网企业根据财务部门岗位分工提出内部会计档案管理的一些想法,供探讨。
内部会计档案根据业务传递及管理要求,明确岗位责任,细化岗位归档内容,主要分类有:
(1)预算管理类。预算管理是以企业战略为导向,围绕各项经济活动,采用价值量和实物量等形式,通过预算对公司业务流、资金流、信息流和人力资源流进行整合,分配资源,落实责任,监控执行,考核评价,实现企业战略目标的管理活动。
财务预算依据业务预算编制,业务预算是基础、财务预算是核心,所以编制财务预算搜集的业务预算,包括年度预算和中长期预算等;上级单位预算的批复、预算分解方案、预算执行分析报告、年度业绩考核、预算管理的有关文件以及其他预算资料。
(2)工程管理类。工程财务管理是企业财务管理的重要方面,项目繁多,涉及的资金量非常大,所以财务部门要管好工程的核算工作,必须做好日常资料的收集整理工作,如项目批准立项的有关资料、工程概预算、工程投资计划、按项目编制的材料设备领用计划和退库汇总清单、工程管理有关文件、工程管理报表、工程项目审计报告等。
(3)资产管理类。资产盘点报告、资产调拨手续、资产管理有关文件、资产管理报表。
(4)税政管理类。单位纳税申报表、进项税抵扣表、单位代扣个人所得税申报表、税务稽查处理等有关外部检查决定或意见书、税政管理有关文件、税政管理报表。
(5)合同管理类。购售电合同、并网调度协议、其他与电价有关的协议、其他经济合同、合同管理台账。
(6)电价电费(包括各种财政性基金)管理类。营销部门提供的各种报表(财务报表编制依据)、电价电费分析报告、电价电费管理文件、电价电费管理报表、电力交易电量结算单。
(7)财务稽核类。年度稽核计划、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作报告、被稽核单位整改报告、年度稽核工作总结。
(8)其他类。年度财务工作计划、年度财务工作总结、财务综合分析报告、银行账户开户和销户手续、银行票据登记簿(包括作废票据)、发票领购申请表、发票存根、年检登记、变动等资料、会计工作移交清单、各种债权债务诉讼的有关资料(包括书、判决书等)、往来询证函、增值税发票确认单、企业年度工作报告、企业内控评价报告、企业全面风险管理报告等。
三、内部会计档案规范管理
1.会计档案归档原则。
(1)财务部门各专责根据岗位职责,在日常工作中形成具有保存利用价值的资料,必须归档管理。
(2)归档的会计资料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的业务传递及岗位类型特点。
(3)会计档案按外部会计档案和内部会计档案分类归档,按年度保持其完整性和时间衔接性。
(4)根据财务部门岗位设置情况,筛选各岗位有关具备连续性、系统性的内部会计档案资料。
(5)内部会计档案具有重点性和适用性。
(6)根据需要保管的档案,制定统一格式,实行规范化、标准化管理,便于查询利用。
(7)会计档案管理专责具体负责会计档案接收、整理、存放和移交等工作。
2.建立财务部门内部会计档案管理流程。按照财务工作岗位要求、业务传递顺序以及工作特点,制定财务部门内部会计档案管理标准和岗位档案移交程序,确定会计档案在财务部门内部的归档内容,从种类、整理、装订、保管、移交以及借阅、销毁等一系列过程进行规范,明确保管内容、保管流程和保管期限,保持会计工作的连续性和会计档案的实用性。
3.会计档案存放规定。不管是外部或内部会计档案必须科学管理,要求单设库房或柜架,排列科学、存放有序;外部会计档案的电子档案按照国家规定,必须一式三份,一份封存保管、一份异地保管、一份提供利用,注明内容、时间和姓名,贴好保护签封,装入特制的盒子。注意保密,防火、防盗、防光、防有害气体、防热、防潮、防虫、防尘、防磁等,严防损毁、散失和泄密。
4.利用信息化平台,积极采用会计档案电子化、网络化,提升科学管理会计档案,提高会计档案查阅速度和利用效率。
5.培养和建立一支档案管理专业人才。会计档案管理人员是集多种技能于一身的复合型人才,既要熟悉掌握档案管理的理论及技能,又要精通财务专业知识,还要具备计算机信息处理技术,因此要加强业务技能培训和职业道德教育,解决会计档案制度化、规范化、标准化管理的根本。
6.内部会计档案由财务部门内部指定专人负责管理,根据利用时间确定保管期限,内部会计档案属财务部门所有。
四、建立内部会计档案管理的现实意义
会计档案具有原始性和不可替代性,管理强调“及时收藏、妥善保管、充分利用”。建立内部会计档案管理制度具有非常重要的现实意义。
1.有利于提升财务管理的整体水平。财务集约化、精细化、标准化管理,贯穿于财务工作始终,会计资料保存的越多、越细,借鉴的作用就越大,工作效率越高。但由于专门的档案管理部门不能也不会收纳规定以外的会计档案,为了财务工作整体水平的提高,财务部门必须建立本部门内部会计档案管理规定,明确内部会计档案管理有关事项,确定各个环节规范管理标准,体现财务管理专业化和标准化水平。
2.快捷、便利查询,最大限度地发挥档案的服务功能。对于没有集中保存在档案管理部门的内部会计档案,由于存放在财务部门内部,可以随用随查,不受时间、人员限制,查阅起来非常方便,档案的利用功效得到了有效提高,极大地提高了工作效率。
3.便于财务人员更换(包括调离、轮岗等人员变动)后即刻开展工作。财务工作具有很强的专业性、连续性和系统性,为了防范财务风险,岗位设置必须符合不相容原则,同时财务工作必须定期轮岗制度,财务工作所具有的这些特性,决定了会计档案保管的必要性和重要性。为了使轮岗或新老交替后的财务人员能尽快地熟悉、接任新工作,则查阅前任留存的工作资料(内部会计档案)是最好最便捷的途径,这样就可以避免因人员更换造成工作无法即刻开展的被动局面,避免岗位换人后不能借鉴前者的工作长处,造成工作效率低下,影响整体财务工作。
4.适应高效配合外部监管要求。近年来,国资委和上级管理部门为了实现监督管理职责,确保国有资产保值增值,经常直接或聘请中介机构实施各种监督检查和审计。不同的检查和审计机构,需要提供相同的财务资料,为了高效配合检查和审计工作的有效开展,避免不必要的重复劳动,内部会计档案功不可没,既减少再次查找的麻烦,又极大地降低了劳动成本。
高校会计档案是在高校从事教学、科研、行政管理和培训等其他会计核算活动中形成的、记录和反映高校经济业务事项的原始发票、合同等具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。根据新的《会计档案管理办法》，会计档案主要包括纸制档案和电子档案两种形式。
1 新旧《会计档案管理》办法的对比分析
1.1 总体情况对比
新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
1.2 管理要求对比
新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
1.3 管理期限对比
为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。
2 当前高等学校会计档案管理存在的问题
2.1 会计档案管理制度不健全
高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。
2.2 高校会计档案管理人员的知识与经验
高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用?O备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。
2.3 高校缺乏对会计档案的电子化管理
大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。
3 规范并优化高校会计档案的建议和对策
3.1 提高并加强会计档案管理工作的认识
高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。
3.2 建立并健全高校会计档案的管理制度
各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。
3.3 加强高校会计档案管理人员的队伍建设
高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。
3.4 加大会计档案管理工作的投入
高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。
3.5 提高会计档案管理的信息化程度
高等学校应该根据网络通信技术的发展，采用先进技术加强对会计档案的管理，充分利用现代技术，实现高校会计档案的数字化、信息化与数字影像技术，不断实现高校会计档案管理工作的技术创新。
关键词：农业基本建设项目；档案管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI编码：10.3969/j.issn.1006-6500.2014.02.011
Several Issues of the Archives Management for Agricultural Capital Construction Project
YI Ya-lan， LI Li-yin， ZHANG Chun
（Yangtze River Fisheries Research Institute， Chinese Academy of Fishery Sciences， Wuhan， Hubei 430223， China）
Abstract： Archives management of agricultural capital construction project is a very important part of the agricultural capital construction project management.This paper first analyzes the feature of archives management for agricultural capital construction project， then provides a series of problems that exist in archives management of agricultural capital construction project， and propose appropriate advices.
Key words： agricultural capital construction project；archives management； countermeasure
“十一五”以来，我国对“三农”的投资力度不断加大，农业基本建设也不断加强。以农业部归口管理的农业基本建设资金为例，“十一五”期间，国家安排农业基本建设投资830.97亿元，较“十五”增长了1.77倍，2010年投资总量是2005年的2.9倍。与此同时，国家对农业基本建设项目的管理力度也在不断加强，分别于2003年、2004年、2007年颁布了《农业部基本建设项目财务管理办法》、《农业基本建设项目管理办法》、《农业基本建设项目竣工验收管理规定》及《基本建设项目档案管理办法》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等一系列管理办法。但是，农业基本建设项目的承担单位很大部分是科研事业单位，专业管理意识较差，重建设、轻管理的思想非常严重，尤其是对档案的管理缺乏重视，没有将档案管理提高到应有的层次上。
笔者拟就农业基本建设项目建设档案管理存在的问题进行分析，并结合自身单位在农业基本建设项目档案管理过程中的经验教训，提出相应的解决对策，力争对农业基本建设档案管理作出一定的贡献。
1 农业基本建设项目档案的概念
农业基本建设项目，是指全部或部分使用农业部管理的基本建设投资，以扩大生产（业务）能力或新增工程效益、增强农业发展后劲和事业发展能力为主要目的而实施的新建、改扩建、续建工程项目。 农业基本建设项目档案即指在整个农业基本建设项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表及声像等各种载体的文件材料。农业基本建设项目档案在工程建设阶段是农业基本建设项目的全过程真实记录和历史凭证，在利用中是国家发展和支持农业的凭证和依据，在农业决策中是国家农业建设项目投资的重要参考。
2 农业基本项目建设项目档案的特点
2.1 涉及主体多方位性
农业基本建设项目从提出项目方案到项目竣工验收，涉及主管单位审批、农业部及财政部审批、地方政府部门及设计、施工、监理、材料及仪器设备供应商等多方位的主体，这决定了农业基本建设项目档案材料来源具有广泛性。
2.2 涉及内容的整体性
农业基本建设项目的档案应是以该项目或者该项目的一个单项工程为单位形成的一整套资料，从内容上看是一个有机的整体，从项目方案的提出到项目的批复到施工到竣工验收，每个阶段是紧密相连、不可或缺的，这些构成一个整体。
2.3 涉及专业的复杂性
农业基本建设项目涉及勘察设计、环保、建安、结构、给排水、配变电、消防、仪器设备等众多专业领域，这些专业领域在整个项目建设过程中的有机结合，决定了项目档案管理所涉及专业内容的复杂性。
2.4 保存时间具有长久性
根据国家建设部《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328—2001）规定，建设项目档案资料的保管期分为永久、长期和短期三种，长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。农业基本建设项目档案资料在项目竣工验收后相当长一段时间内仍发挥作用，仍具有较高的保存价值，在保存时间上具有长久性。
2.5 服务三农效益评价的重要性
农业基本建设项目的宗旨是服务三农，增强农业发展后劲和事业发展能力，因而项目建成之后的效益评价就显得十分重要。应从经济效益、社会效益及生态效益等方面来综合评价该农业基本建设项目的效益，能让建设单位对该项目公益能力做一个自我评估，从长远来看对建设单位的总体布局以及发展方向具有一定的指导意义，也能为上级主管单位投资决策作为一定的参考。
3 农业基本建设项目档案管理存在的主要问题
3.1 建设主体对档案管理意识不强
农业基本建设项目档案资料不齐全、整理不规范的现状，究其根源是建设主体对档案规范管理的意识不强，对档案管理的认识不到位，一味重视工程质量、进度和资金使用情况，没有意识到档案管理的重要性。由于建设单位对档案管理意识不强，从而施工单位、设计单位及监理单位等各相关单位都不会对规范化的档案管理有足够的重视，未按照建设项目档案管理的要求归档资料，或者未设置专业人员专门负责档案资料的收集、整理工作，从而造成部门资料缺失，影响档案的成套性和完整性。
3.2 档案资料收集整理缺乏规范性和实效性
部分农业基本建设项目的承担者是科研事业单位，这些单位的档案管理人员对农业基本建设项目的建设过程并不了解，对档案资料的来源认识不清，无法准确、及时地将搜集到的档案资料归类。部分具有法律效力的关键性资料原件丢失，仅留存复印件，或者重要文件签字、盖章不齐全，文件资料存在涂改痕迹等现象普遍存在，文件资料的整理缺乏规范性，使得归档资料的价值大打折扣，也给日后项目验收带来一定的隐患。
由于农业基本建设项目档案存在上述涉及主体多方位性及涉及专业复杂性的特点，从项目立项到竣工验收需要经历很长的一个周期，档案资料不能及时归档的现象非常普遍。往往某一建设工序完成，相应的档案资料归集并未到位，而项目建设却进入下个环节，档案资料后补的现象普遍存在，而这样留下的痕迹会对日后档案资料的查阅造成很大的误差，档案管理工作不能与建设工程同步发展的现象在项目竣工验收时常会遭到质疑，对建设单位造成不良影响。
3.3 系统化档案管理意识薄弱
鉴于农业基本建设项目档案管理存在涉及内容整体性的特点，项目建设的每个阶段是紧密相连、不可或缺的，是一个有机整体。因而项目各个阶段产生的档案资料也应是一个连续的、有迹可循的整体，应将各个阶段产生的档案资料进行系统化管理，不能只重视施工阶段的工程资料，而轻视项目立项、初步设计等阶段的资料，任何一个阶段的档案资料缺失或者不规范都会造成整体档案质量下降，建设单位应树立牢固的系统化档案管理意识。
3.4 档案管理的硬件投入不足
国家住房和城乡建设部于2007年颁布的《建设电子文件与电子档案管理规范》要求建设项目在形成纸质档案的同时，还应收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件，并加强电子档案管理。因而，在此基础上，农业基本建设项目实现信息化管理是十分必要的。在项目建设过程中产生的大量电子文件，须跟纸质文件一样，严格按照国家相应电子文件的归档要求，并与纸质版的同步录入。这较之前的管理理念、技术处理及设备方面都有了较大变革，而农业基本建设项目的承担单位绝大部分在这方面的投入是明显不足的。
3.5 档案管理人员的专业水平有待提高
建设项目档案管理人员的专业水平也是影响档案质量的关键因素，由于农业基本建设项目档案涉及内容的广泛性，大部分建设单位档案管理人员并不具备这方面的专业知识，甚至存在兼职人员管理档案的现象，加上基本建设项目档案管理方面的培训比较少，他们对档案的收集、鉴定、分类、归档等工作不熟悉，导致项目档案资料质量不高、流失严重。
4 加强农业基本建设项目档案管理的对策
4.1 增强档案管理意识，完善档案管理制度
首先应加强对建设项目档案管理规范及农业基本建设项目管理办法中相关档案管理规范的宣传力度，从上到下各级领导都要牢固树立重视档案管理意识，使建设单位及施工单位、监理单位、设计单位等相关单位都认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作放在与工程质量同等重要的位置，这是做好基本建设项目档案管理工作的有力保证。
4.2 竣工验收档案资料管理与工程建设同步进行
从项目的提出、方案的设计开始，随着项目建设的环环相扣，农业基本建设项目的档案资料的收集、整理，与建设项目的立项、勘察设计、建设施工、竣工验收同步进行，形成全过程化的管理体系，将档案管理的理念贯穿整个项目建成过程，保证档案资料的齐全、准确。
由于农业基本建设项目涉及主体的多方位性，参与建设的设计、施工、监理、仪器设备供应商等都是该项目档案管理的范围，因而对这个范围内主体的档案资料也必须管理到位。例如设计单位应向建设单位提交设计文件资料，监理单位应提供监理日志等一系列资料，施工单位应提供竣工图等，建设单位应及时做好这些文件资料的收集工作，也可由上述单位分阶段向建设单位档案管理人员移交上述资料，并认真检查档案内容是否齐全、质量是否符合归档要求，如不符合归档要求，应停止进入下一步建设程序，待该阶段的档案资料规整到位后方可进入下一步建设，这样从源头上对项目建设档案质量进行把关，确保档案资料管理与工程建设同步进行。
4.3 建立系统化、规范化的档案管理制度体系
建立系统化、规范化的档案管理制度体系是牢固树立档案管理意识的具体表现，只有健全档案管理制度，才能使农业基本建设项目档案管理有章可循、有法可依。首先，要力争将建设项目的一整套档案资料收集、积累、整理及归档落到实处，明确建设过程中建设主体与其他参与主体的职责，使档案管理意识贯穿于项目建设的每一阶段，形成从项目的筹划、立项、开工直至竣工验收首尾相接、全过程管理的系统化体系。其次，将档案资料的管理落实到人，通过制定档案资料归档标准，并将档案资料管理纳入合同管理范围，通过合同对档案资料的质量、完整程度、数量等作出规范，明确建设单位对档案资料的要求，以便对各参与主体形成一定的约束，确保档案资料规范化。对于不符合归档要求的资料，应及时与参与单位沟通、协调，并给予指导解决。
4.4 提高档案管理人员的专业素质
除了制度上对档案管理加以统筹规范外，档案管理人员的专业素质也是影响档案工作的重要因素。电子信息化的应用和普及，推动了档案管理的信息化，也给档案管理人员带来很大的挑战。面对档案管理新技术的挑战，档案人员应不断加强业务学习，积极主动参加档案管理相关理论培训和讲座，及时学习和掌握运用现代信息，与时俱进，以适应档案管理现代化的需要。
总之，农业基本建设项目档案管理是一门系统化工程，应不断探究其内在规律，加强对档案的系统化、规范化管理，有效利用档案管理成果，推进农业基本建设的发展。
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