时间：2023-08-06 10:52:37
导语：在档案管理要求的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：电子文档；管理；利用
电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同，给传统档案管理带来了新问题和挑战。如何对电子文档进行科学有效的管理，更好地为企业的经营决策提供服务，是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题。
一、电子文档的优势
首先是共享性的优势。传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”，其利用的人数、时间、地点都受到限制，而且在保存上也存在着巨大风险。而电子文档在虚拟的计算机环境下，成为了“无形的信息资源”，打破了纸质文档“有形”的观念，使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用。其次是利用多样性的优势。电子文档利用的方式是多样的，利用者可以结合自身所需，利用计算机进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文档信息的利用效率。由于电子文档的可操作性，利用者的利用空间变得更为广阔了。一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的，而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的。有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好的满足利用者的各种需求。最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件。将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者，因为数字化文档的重复利用是无损耗性的，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像，使文档的原件不会受损，如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件。在日常环境下，电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件。众所周知，纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加，导致纸张载体被损耗，字迹也越来越老化，纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同，电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤，正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响，其原件仍保存在电子文档的载体中，也不会受到影响。
二、电子文档管理存在的问题
（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同。传统文档只要避开天灾人祸，遵守保管要求，一般情况下就可以实现长期保存。而电子文档则过多地依赖于软硬件设备，如果没有设备，就无法读取，同时，电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等。这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存。
（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响。随着科技进步，计算机系统更新换代后，不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用，给电子文档的长期有效使用增加了难度。例如：在软件方面，Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中，如要使用DOS操作系统下形成的电子文档，有的须迁移到上述平台，或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面，日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题。
（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容，给电子文档的归档和整理造成困难。采用计算机及网络办公管理的单位，使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而单位档案室的档案管理系统，是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准。二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同，因此电子文档须先转为规定格式后才能归档，也增加了电子文档归档的难度。
三、加强电子文档管理的措施
（一）档案工作者要端正思想。档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要，更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血。电子文档的管理要靠技术条件实现，其保管期限不仅取决于其内容，还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性。要统一电子文档的软硬件设施，对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理，并使管理标准化、规范化、制度化。应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求。确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据，包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等。此外还要做好安全防护，保证电子文档的内容和载体安全。
（二）制定行之有效的管理制度和办法。要明确规定电子文档管理的有关要求，例如电子文档格式：文字型电子文档的通用格式为TXT、XML、RTF，扫描型电子文档的通用格式为PDF、JPEG……对于通过其他途径收集的不符合上述格式的电子文档，具备转换条件的要尽量转换，如无法转换，则将相关软件一并收集。此外，要注明有关参数，如用CAD或绘图等设备取得的图形电子文档，注明其软硬件环境和相关数据；对通用软件产生的电子文档，收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。只有这样，才能保证在操作系统和工具软件版本升级的情况下仍能保持电子文档的可处理性。
一、对档案管理工作人员思想建设方面的要求
目前，我国档案管理工作水平虽然步入了全新的阶段，即由原来传统的纸质档案逐渐转变为如今的电子信息化档案，但是在档案管理工作中仍存在者效率低、质量差等问题，究其根本是由于档案管理工作人员对档案管理工作的重视程度不足造成的。档案管理人员对档案管理工作的不重视可以体现在对档案文件和材料的收集不完整、对档案的保存不完善以及对档案的分类不合理等几个方面。第一，提升重视程度。档案管理工作是一项具有多元化、步骤性强的工作，可以粗略划分为档案的采集、分类、保存、调动等几个板块的内容。随着现代化档案管理工作的推进，许多档案管理人员对于档案的采集过分依赖于信息技术来进行，而不再仔细地核对或审查，从而导致部分档案缺失、遗漏或错误采集等。这主要是由于这些档案管理人员对档案管理工作不重视造成的，从而体现为工作态度马虎、管理意识低下等现象。第二，加强程序性。档案管理工作所牵涉的范围较广、工作时间具有不确定性，只有将每个环节都落到实处，才能保证档案管理工作不出纰漏和差错。然而，要保证档案管理工作的有序开展，仅仅提高档案管理工作人员对此项工作的重视程度是远远不够的，有关部门还应该加强对档案管理工作的程序性建设，为档案管理工作提供可靠的保障。在实际档案管理的过程中，应根据各类档案管理工作的性质和流程制定相应的规章制度，对不同类型的档案采取不同的收集方式和管理措施，以提高档案的保存和利用价值，实现档案资源优化。
二、对档案管理工作人员综合能力方面的要求
在新时期下，档案管理工作逐渐实现了现代化和信息化，因此，在对档案管理工作人员的综合能力要求方面也逐渐倾向于向更高、更全面的方向发展，具体可以体现在对档案管理人员学习能力、专业知识和现代化管理技术应用能力以及综合思维分析能力等几个方面。第一，学习能力的要求。就现阶段而言，档案管理工作已经基本上实现现代化管理，从档案材料的收集、登记、归档和调动等方面均可以通过信息技术来完成，这也就要求档案管理者不断适应现代化进程的发展，并不断与时俱进，学习先进的知识和技术。档案管理人员只有拥有较强的学习能力，才能适应现代化档案管理工作的发展，从而在实际工作中发现问题并解决问题，以保证档案管理工作的顺利开展并促进其健康发展。第二，专业知识和现代化管理技术应用能力的要求。现代化背景下对于档案的管理工作需要将收集、整合、管理与信息化技术相互连接起来，因此，档案管理工作人员需要具有扎实的专业知识，并不断培养和提升其自身的现代化技术应用能力，以满足现代化档案管理工作的要求。第三，综合思维分析能力的要求。随着现代化进程在档案管理工作中的不断深入，档案管理人员不能只对现有的档案材料进行采集和管理，还需要具有较为全面的思维及分析能力，对细微的信息进行及时的处理。同时，档案管理者还应从大方面着手，对有内在联系的档案资料进行对比分析，发现其隐藏的微观数据。此外，对于较为复杂的档案材料要及时归档和处理，发现其内部存在的联系与规律，以为今后的调档和使用提供便捷。
三、对档案管理工作人员心理素质方面的要求
通过上文的阐述可以清楚的了解到，档案管理工作的程序性很强，且在实际工作中步骤繁杂、管理人员的能力不易体现，是一种较为枯燥乏味但需要认真对待的工作。因此，从事这一项管理工作的人员，除了具备良好的综合素质和较高的思想政治觉悟之外，还应拥有良好的心理素质。只有拥有良好的心理素质，才能在飞速发展的现代化社会中从事相对于枯燥单一的档案管理工作，并将这份工作处理得井井有条。
四、结语
【关键词】医院档案；管理；信息化；对策
随着当前信息技术的不断发展，信息技术已经被广泛的应用在我们的生活中和工作中，在医院的档案管理工作也逐渐的开始应用信息技术。信息技术管理的优势是十分明显的，其能够让医院的管理工作变得更加的快捷高效，是医院管理体制的一次重大变革。
一、医院信息化档案管理的重要性
一方面，医院能够通过高效合理的档案管理收集到具有价值的信息资料，通过对信息资料的深入分析，又能够找到医院在服务能力、医疗能力等方面的问题，这样医院才能制定针对性的措施进行学习和改善。而现代城市的发展促使医院的规模越来越大，需要管理的档案资料也逐年增加。如果只依靠传统的纸质档案管理，既浪费纸张资源和空间资源，也容易因为档案保存不当产生很多严重的后果。而信息化的档案管理系统能够解决这些问题，容纳海量的档案信息，提高医院档案信息的全面性和真实性。这样档案信息才具有更高的利用价值，也能够促进医学技术的不断提高。
另一方面，医院档案管理的信息化能够增强医院与病人之间的联系，为病人和其他同行提供更加多元的信息服务。一般来说，信息化的档案管理可以实现不同医院之间的信息共享和信息传输。这样病人即使在不同医院就诊，医生也能快速找到病人的病历，节省诊疗的时间；而医生专家之间也能够进行更加畅通的学术交流，相互学习借鉴成功的诊疗经验。这对于提高医生总体的医学水平也具有重要的意义。
二、信息化档案管理的特点
与传统的人工档案管理方式相比，信息技术支撑下的医院档案管理有一些新的特点和优势。首先，信息化时代的医院档案管理工作具有较强的时效性。信息技术下的档案资料能够以电子信息的方式保存，工作人员在填写资料和收集Y料的过程中所耗费的时间大大缩短，这就提高了档案管理工作的效率。而医院的档案管理经常涉及到病人的过往病史、个人信息等等，应该在需要的时候以最快的速度调度出来供病情参考，才能为挽救病人节约更多宝贵的时间。
其次，信息化档案管理更加重视对档案的综合运用。由于纸质档案搬运起来部分不便，很多档案都是收集起来放到保管室封闭管理，而没有充分发挥档案资料对于医院建设的积极作用。而信息化的档案管理使得查阅和提取档案的操作更加简单快捷，工作人员只需要进行一些计算机操作，就能迅速的调取需要的档案信息。这样信息就能够被充分的利用起来，为医院的发展决策提供更多可靠的参考，并促进医院服务质量的全面提高。
三、医院信息化管理建设的策略
（一）加强技术建设
医院档案管理工作的信息化离不开先进技术的支持，为此，医院必须不断引进先进的计算机设备和软件技术，从硬件技术上为档案管理的信息化创造良好的环境。这就要求医院相关部门密切关注该领域的最新技术，花费更多的资金和精力去引入先进的信息技术和软件系统。医院应该将传统的纸质信息转化为电子信息，并按照一定的规律编排出比较完整的档案信息管理体系，方便医生和病人随时查询。同时，档案管理的信息化建设还应该以提高综合服务水平为导向，建设档案管理电子系统的信息平台。因为大量繁复的档案编写工作都是由医院内部工作人员进行的，而医生和病人只要能够通过信息平台查询到想要的资料即可。因此，医院必须建设完善的档案信息平台，满足实际的使用需要。
（二）加强人才建设
当然，医院档案管理的信息化必然意味着对专业人才的需求。只有拥有专业的档案管理知识，并熟练掌握电子信息系统操作方法，同时还具备一定医学知识的工作人员才能胜任这一工作。医院引入的大量现金设备和软件系统都需要专门的人员进行管理和操作，档案管理及其信息平台的建设才能正常进行。这就要求医院建立起一支现代化的档案管理队伍，包括建立起健全的人才引进制度和管理制度，以优厚的待遇吸引档案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重视对档案管理工作人员的培训，不断提高其专业技术和思想素质。这样档案管理工作人员才能跟上时代的变化，及时掌握新技术，并且以认真踏实的工作态度对待档案管理工作。
（三）加强制度管理
为了保证医院档案管理工作的信息化、自动化进程，医院还应该通过有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加强法律法规的相关宣传，使档案管理工作人员认识到信息化的重要性，并掌握信息化档案系统的管理方法，保证档案信息能够得到恰当的利用。通过法律宣传，能够使各部门明确档案管理的职责所在，同时也了解信息化建设应该遵循的规则。另一方面，也要加强对档案管理信息化的监督，对收集资料、保存资料的过程进行检查，以保证资料数据的正确性和真实性。档案管理信息化过程中的各项操作都应该符合规范，避免违规行为。
四、结束语
综上所述，医院档案管理是医院管理工作中非常重要的一部分，加强医院档案信息化管理已经成为当前医院发展的重要趋势。因此面对医院档案信息化管理建设应当引起高度的重视，采取科学有效的建设策略，让医院档案信息化管理工作得到不断的完善。
参考文献：
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1.1构建人才信息数据库
在整个人资管理工作当中，人事档案管理是一项非常基础的工作，因为它可以为人资管理提供必要的信息数据，构建出一个完整的人才数据库，这样企业在进行人资管理的过程当中，能够通过阅读人才数据信息，来对其员工进行分类，同时作出良好的人资管理决策。例如，人事档案管理中会记录每一个企业员工的优点和工作情况，在对这些档案进行阅读的过程当中，人资管理人员可以对人才有更加明确的了解。一旦企业需要进行战略调整和战略部署，需要调用人才支持，可以根据这些报告来进行工作分配决定，以便于保证员工的工作效率和工作效果。而对员工而言，做自己擅长的工作，更有利于发挥自己的优势，不仅能够帮助企业，实现企业的生产目标和发展目标还能够帮助员工，完成自己的个人目标。工作的合理性不断增强，也能够帮助企业留住更多的人才。
1.2优化人资管理工作
人资管理工作当中的人事档案管理，不仅为人资管理工作提供基础的数据信息，更重要的是它能够促进企业中不同部门之间的信息共享。现代化的人事档案管理工作并不是传统的纸质文档的存储，许多企业在人资管理系统当中，都单独开辟了人事档案管理区域。人资管理系统当中的人事档案管理，让各个部门之间的信息不再闭塞，信息的交流能够让各个部门和各个组织之间更加自由和快速地进行人员的调配。
例如，某公司的产品部要举办新品会，而在这一过程当中，产品部门需要合适的人才来进行新品会的策划。因此，产品部门可以在系统上进行策划人才的遴选，然后通过合适的流程来进行策划人员的调配。现代化的人事档案管理工作，能够让企业在发展的过程当中，快速地集中人才，从而支援不同部门的工作，不仅提升了人资管理的工作效率，还有效地促进了企业的统筹发展。
1.3协助企业高层决策
一个企业的发展，离不开企业高层的良好决策，而企业高层在决策的过程当中，必须考虑到企业本身的发展情况，而企业的人才发展情况也是企业高层在决策过程当中所必须考虑到的关键性部分。例如，企业在发展的过程当中，必然需要思考企业需要什么样的人才，企业未来的发展过程中又需要多少人才？而这些内容都需要通过人事档案管理工作来进行配合。除此之外，企业在进行战略决策的过程当中，必须要对企业的人才情况进行一定的考量。例如，某企业决定进行项目合作之时，必然要对项目的数量进行一定的限制，否则超出企业的承受能力，则会导致项目合作失败。此时，企业就需要借助人事档案管理工作来对企业的人才进行评估，以便于衡量出企业在一段时间内的项目合作数量限度。而对于人资管理工作而言，正是因为有了人事档案管理工作，才能够良好地预测出企业所需要的人才，同时对企业现有的人才，进行一定的评估。一旦发现目前企业现有的人才出现问题，还可以进一步进行解决，避免企业出现人才损失。
2人事档案管理的关键点
随着时代的发展以及《中华人民共和国档案法》的正式实施，新时期的人事档案管理工作，也面临着新的机遇和挑战。虽然科技发展的新时期，人事档案管理的工作方式日趋信息化和标准化，但是人事档案管理工作也面临着一些困难。这就需要人事档案管理工作作出一定的改革，把握新时期工作的关键点，才能不断为企业的发展发挥更多的作用。
2.1勇于进行制度创新
对于企业而言，各个部门的工作在新时期，都必须勇于进行制度和方式上的创新，这样才能做到与时俱进，提高管理水平。对于企业的人事档案管理工作而言，在进行的过程当中，必须敢于利用信息科学技术，来对目前的工作进行整理和分析。实际上许多企业的人事档案管理工作并没有专项的制度和准则，这就很容易导致相关的工作人员在工作的过程当中毫无章法。在新时期，企业不断谋求制度上的合规性，因此，人事档案管理工作也应该进行制度上的创新和完善。不仅要对人事档案管理工作的内容进行制度上的要求，还要对相关的工作人员进行一定的要求。例如，工作人员的素质、工作人员工作的方式和方法以及工作的流程，都要具体进行制度上的规定。当然，虽然需要制定相应的制度，但是不能让制度限制了员工的创造力。只有这样才能做到人事档案管理工作真正意义上的制度创新，保证人事档案管理工作，能够对企业的人事档案信息进行深度的开发和挖掘，为企业提供现代化的人事档案管理数据库。
2.2加强与信息技术的结合
时代的发展，让信息科学技术发挥着重要的作用，对于人事档案管理工作而言，加强与信息技术的结合，能够提升其工作效率，还能提高其工作质量。各大企业几乎都已经开始应用人资管理系统，而人资管理系统当中，也一定有人事档案管理模块。但实际上人事档案管理模块，在目前的人资管理系统当中仍然局限在信息的单纯集合，并没有完全实现智能化的分析与管理。这就导致人事档案管理系统只是将线下的人事数据转换成线上的数据库。实际上真正的人事档案管理系统，不应该仅仅是信息的集合，还应该智能化地对企业的人才数据进行分析。这种分析报告应该包括企业人才的稳定情况，以及企业人才的成长情况。而企业的管理者在管理的过程当中，通过对这些数据报告的调取，可以全面地对企业人才情况进行掌握。这样就可以对其员工进行专项化的培训，全面提升企业员工的综合素质，为企业提供更多的优秀人才。除此之外，人事档案管理工作系统还应更加智能化，进而帮助企业对企业的人才需求进行智能化分析，同时为相关的工作人员提供一定的工作建议，这样才能不断提升人事档案管理的智能化程度。
2.3提升相关工作人员的综合素养
无论是哪一个部门的工作都需要工作人员优秀的综合素养进行支持。许多企业的人事档案管理工作，被认为是一项可有可无的工作，因此，从事这项工作的员工不受重视，而且其综合素质也十分堪忧。但是正如前文所述，人事档案管理在人资管理当中起着非常基础性的作用，而且它对于企业的决策，以及人资管理的发展，都有着重要的意义，因此，重视人事档案管理工作员工的素质也是非常重要的。这就需要企业在进行人事档案管理工作人员招聘的过程当中，积极对相关工作人员的素质进行考核，严格遴选。除此之外，还应该对人事档案管理工作人员进行必要的培训。对于人事档案管理工作人员而言，不仅需要具备档案管理的工作技能，还应该具有人资管理的工作技能，因此，该项工作的难度并不低。
关键词新形势；档案管理；规范化对策
目前中国处在新时代背景下，现代化信息技术普遍运用于社会的生产和生活中。特别在档案管理工作方面，逐步在健全信息化管理体系。现代化信息技术给档案管理工作带来发展新机遇同时，仍然遇到了大量的问题。如何在新形势下，加强档案管理工作，促进档案管理工作的规范化，这是值得我们研究的重大目标。
1在新形势下档案规范化管理遇到的问题
在新形势下，为档案管理工作注入了新活力，促使我国档案管理工作取得了一定的成绩。但是不容忽视的是，我们同时也遇到了一系列的挑战性问题，导致档案管理工作存在着很多的隐患，并不能适应我国档案事业改革发展的要求。
1.1不重视档案管理工作
在新形势下，档案管理工作的内容比较多，具有一定的复杂性，对档案管理者有了更严格的要求。加强档案管理工作，保证档案管理工作更加规范化具有重大的意义。但是据了解，有部分档案单位管理者，还没有意识到规范化管理的重要性，不仅还没有编制完整的制度，规范和约束档案管理工作，并且档案管理方法存在一定的落后性，鉴于此情况下，导致档案管理工作存在很多的隐患，并不能适应现代化档案管理工作的要求，严重影响了档案管理工作的效率和质量。以此同时，大部分企业比较重企业经济效益，而忽略档案管理工作，使得在档案管理方面，投入力度严重缺乏，致使资源配置工作具有局限性，职工的责任心不强，并缺少健康进取思想，档案管理工作达不到新形势创新的要求，经常沿用以前的方式，档杆管理工作难以规范化的发展。
1.2档案管理体系不健全
随着社会和经济飞快的发展，促进了国内多数企业的发展，企业的管理制度逐步的健全。然而关于企业档案管理工作，依然缺乏健全的档案管理制度，致使档案管理者操作缺乏规范性，并且档案管理工作在落实的时候不规范；相关资料显示，目前有部分企业尚未针对已有的档案管理制度进行创新，不符合在新形势下档案管理和运用的要求，还是在使用过去的档案管理体系，这样导致档案管理工作，发生激烈的矛盾，档案管理工作效率降低，档案管理工作很难实现规范化。
1.3管理方法落后、信息化程度较低
目前我国的计算机技术、互联网技术、现代化信息技术都得到飞速的发展，这些高科技广泛运用于人们的工作和生活中，在促进社会发展中起到重要的作用。通过将先进的技术应用于档案管理工作中，符合新形势对档杆管理工作的要求。但是现阶段技术和管理有效地结合，仍然存在缺陷，还没有创建网络管理平台，在档案管理方面，信息化程度比较低，一般采用的档案管理方法，就是纸制以及手工登记方法，导致档案缺乏完整性和准确性，不利于档案的利用，降低了档案管理工作的质量和效率，还没有构成档案和现代化技术结合的关系。具体的来说，目前国内的网络化和信息化水平明显地上升，但是在档案管理企业，由于受到了人为或外因素的影响，大多数企业还没有将先进的信息化技术应用到档案管理中，难以使信息化技术起到突出的作用，导致档案管理工作存在很多的隐患，信息化以及规范化程度待提高，致使档案管理工作产生低效化以及低质量现象，不利于企业良好的发展。
1.4档案管理员素质参差不齐
在新形势下，要求档案管理工作更加规范化和信息化，所以对档案管理员，有了更严格的要求。不仅要档案管理员具备专业化知识，还要求掌握现代化技术。但是现阶段档案管理员的素质参差不齐，有部分专业化程度较低，特别是计算机的应用和先进管理软件的应用，有一些档案管理员还没有掌握，只是归纳和整理相关档案资料，缺乏自主地采集档案资料的认识，并且档案管理人员缺少培训，知识和技能难更新，导致有部分档案管理者无法突破传统管理模式的束缚，从而不能很好地适应信息化和规范化档案管理工作的需求。
2在新形势下档案管理工作规范化的策略
2.1重视档案管理工作的规范化
对于档案单位的领导者而言，他们应及时更新理念，充分地认识到档案管理工作的重要性以及必要性。首先单位领导者要明白档案规范化管理的作用以及意义，在档案管理工作中，合理的分配规范化档案管理的人力、设备以及财力等资源，从而为企业更好更快的发展打下坚实的基础，帮助企业获得更大的市场竞争力。具体的来说，作为档案单位领导者，不仅要重视档案管理工作的规范化，还要求在档案管理工作方面，加大投入力度。例如说，在档案管理工作过程中，对那些运作时间长，经常要维修、并且较落后的计算机，有必要进行淘汰掉，对计算机进行更换或者是更新，增加全新型具有良好性能的计算机，同时要安装最正版、最新出、较有名的信息管理软件。另外在档案单位内部，还可以设立维修部门，招收具备专业化计算机知识和技能的人员，定期对计算机设备展开检修和保养，对软件实时更新、对病毒进行查杀，以此保证档案管理工作更加规范化和信息化。
2.2健全档案管理体系
从客观的视野来分析，在新形势下开展档案管理工作，要求在各方面采取有效的处理，不可以存在任何的隐患。从纵观全局的角度分析，档案管理工作经常产生诸多的问题，少不了相关规章制度的影响。所以在档案管理工作中，不仅要构建完善的档案管理体系，还应当针对现有的档案管理制度进行创新和改革，从不同的方面处理好健全档案管理制度的问题，弥补制度存在的一些不足之处，本质上改善档案管理工作的质量。首先是细节方面的制度，有必要坚持贯彻落实。我国人口数量大，所以档案的数量也很大。鉴于此状况下，全部的档案，都应当健全细节管理工作，包含了编号处理工作、录入处理工作、取出管理工作、转移处理工作等。在进行每一项工作的时候，都需求进行具体的记录，而且将相关的责任落实到负责人，让档案管理员清晰自己的职责，防止存在模糊问题。其次是整体方面的制度。目前的档案管理工作，已经获得了广大人们群众的关注，不论是哪一个方面发生了问题，必然会构成一定的影响。只有对档案管理制度进行阶段性更新和改革，对制度内容结构加大优化和弥补力度，才可以确保档案管理工作的规范化开展，实现有据可依的目的，最后创造出很高的社会价值。
2.3优化档案管理的方法和技术
在新形势下，企业档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，特别遇到差异性明显、类型多样化、形状不统一的纸制档案资料，要想实现档案规范化管理，具有一定的难度，过去落后的人工管理方法，不仅要投入了大量的精力和时间，而且有可能效果却不佳。鉴于此，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我们注意，在档案管理工作过程中，使用先进的科技，即便获得较大的机遇，同样会面临极大挑战。首先要加强现代化技术的实效性，在档案管理员努力下，了解新形势下档案管理工作具体的要求和存在的问题，将管理和技术有效地结合，研发出符合企业实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。与此同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。除此之外，在提升单子档案信息化水平的时候，应当摈弃过去人工管理方法，可以给各份资料创建一个电子档案，例如针对全部人工记录资料，通过用扫描仪，将资料扫入到计算机里面，进而生成电子档案，并且保证日后录入档案都是以电子档案为主，通过相关档案管理软件，把全部档案资料根据类型和时间实施归档好，还应当创建专业的电子档案目录，便于日后查找和翻阅，提高档案查找的效率，节约人力的时间的投入，进一步提升档案管理工作的质量和效率。
2.4培养档案管理者的素质
在新形势下，要求档案管理工作更加规范化。由于档案管理工作的内容比较多，信息量比较大，管理具有复杂性和难度，对档案管理工作人员要求比较高，作为一名档案管理者，一定要具备良好的综合素质。但是据了解，目前企业档案管理工作人员的素质良莠不齐，有些档案管理员并没有达到相关岗位的要求，特别是不擅长运用信息化技术。所以说，有必要培养档案管理者的整体素质，企业可以了解市场环境，结合档案管理者的具体情况，从而制定出培训计划，并且针对性加强培训教育，帮助他们丰富档案管理知识，提高他们运用信息化技术的水平，并且规范档案管理员的行为，增强他们的责任心，从而提高档案管理工作的效率，保证多项档案管理工作更加规范化进行。
3总结
在新形势下，企业的档案管理工作获得了一定的发展机遇，同时受到诸多因素的影响，也存在极大的挑战。传统的档案管理模式，已经不能适应信息化和现代化管理的要求，要求档案管理工作更加规范化。这就要档案单位充分地意识到档案管理工作的作用，结合企业的实情，构建完善的档案管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升档案管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动档案管理工作的规范化。
参考文献
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1.1完整性要求维护医院档案的完整，可以说是档案管理的基本原则。要达到完整性要求，一方面要保证医院档案数量齐全，成分多样，使应该集中保存的档案不致分散和遗漏，维护全宗和全宗群的完整;另一方面要尽量保持医院档案间的历史联系，不能人为地割裂、分散。
1.2安全性要求医院档案是珍贵的历史记录，往往只有一份孤本，而且年代越久远的档案，其价值往往越大。但由于社会的和自然的原因，档案材料不免遭到损毁。因此，尽可能地延长档案的寿命，保护其安全，避免医院档案中的机密泄露，就成为档案管的基本任务之一。
1.3科学性要求现代的医院档案管理工作，不再是对医院档案的简单出纳和保管，而要采用科学的理论和方法，遵循档案工作的发展规律，把档案管理活动作为一个复杂的系统来进行科学管理使医院档案管理工作向更高水平迈进。
1.4规范性要求规范性要求，也就是医院档案管理的标准化要求。档案管理系统不是孤立的系统，各个档案管理系统之间，档案管理系统和其它文献管理系统之间有着千丝万缕的联系，并正在向网络化方向发展。这就要求统一规划、统一协调，实行档案管理工作的标准化、规范化，使得档案信息资源得以共享。要达到规范性要求，除了要制订各项医院档案管理业务标准和技术标准并贯彻实施外，还可通过法规手段来实现。
1.5经济性要求在医院档案管理过程中应尽可能用最少的投资达到最大的效益，无论采用哪种管理手段，都要考虑它是否经济实用，能否用较少的成本获得较大的经济效益。由于我国大多数档案机构经济条件有限，经济因素往往在档案管理系统运行中起决定作用。
1.6现代化要求医院档案管理现代化已成为一种发展趋势，将各种现代化技术如计算机技术、缩微技术、复制技术、视听技术等应用于档案管理中，可大大提高档案管理工作的效率，提高医院档案现代化管理水平。
2医院档案管理工作的特点
医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下四个方面:
2.1医院档案管理工作对社会的相对封闭性医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。
2.2医院档案管理过程的阶段性就医院档案的流转程序而言医院，档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性;在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。
2.3医院档案管理活动对档案形成者的依附性医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。[3医院档案管理工作的新思路
3.1提高档案管理人员的素质,增强人们对档案管理的意识，档案资源是一种潜在的生产力医院的档案管理与医院的医疗、教学、科研是紧密相连的。随着医院管理向科学化、现代化和标准化发展,档案工作已成为医院管理的重要组成部分,医院档案工作人员是医院档案工作的管理者,对医院的档案工作实施全面的管理,在档案管理中起着领导、决策、指导、监督作用。因此,建立一支具有坚定理想信念、掌握现代科技知识和专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的档案管理队伍,并使他们充分意识到档案的价值及档案带来的社会效益和经济利益,自觉参与档案管理工作,已经成为我们工作的当务之急。
3.2完善医院档案管理的体制建设和制度建设多数医院原来的档案管理没有独立的机构,造成档案管理没有自,工作处于被动状态。医院应通过认真地调查研究,制定相应的改革措施,逐步建立医院档案管理的职能机构,确立档案室在医院中的地位,实现档案管理从分散模式向集中模式的转变,从而有利于档案的保管和档案信息的综合开发。档案管理是一项长期工作,医院各级部门要严格把关,责任到人,建立相应的考核制度。医院应将档案管理工作纳入科室管理责任书之中,与科室主任工作实绩考核奖惩挂钩,明确科室主任对科室档案工作的管理责任,抓好归档材料的收集、整理,促进档案管理的规范化。
3.3实行档案标准化管理是档案管理信息化的根本档案管理现代化不仅是先进设备的配置，还包括管理方式的标准化。医院档案的标准化是指现代化档案管理要符合档案的各项标准化内容、分类、编号及案卷目录，各个项目都要求标准化，符合各标准的规定。档案要做到标准化是指现代化医院档案管理必须有章可循、有法可依，在档案管理的各个环节、各个步骤，从初步收集、整理到最后归档、存入微机，都要做到条理清晰、目的明确，保证档案完整，避免漏失档案的内容。
4结论
档案从几千年来的纸质载体到21世纪的电子载体，从理论到实践，从思想意识到管理模式，从工作手段到工作方法，从工作规范到质量标准等都面临着机遇和挑战。研究知识经济给档案管理带来的机遇和挑战，针对医院档案管理的特点和要求，探索知识经济时代新形势下的医院档案管理对策，提出具体的、针对性的措施，对于提高医院档案管理水平，强化医院的档案管理，丰富医院档案管理的理论内容，促进医院档案管理现代化建设，具有重要的理论意义和应用价值。
参考文献
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[4]郭祥丽,严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理,2006,26(7)
一、现阶段中职学校档案管理工作中存在的问题
1.对档案管理重要性认识不足。档案涵盖内容较多，通过档案管理水平就可以了解学校发展状况。但实际上很多中职学校并不能认识到这一点，并认为学校与政府机关不同，档案管理不必过于重视，只要档案不被损坏即可。这些都与其没有认识档案管理重要性有很大关系，这样就导致档案管理出现了经费不足、管理不科学的情况。
2.相关工作人员专业水平差。由于对档案管理重要性认识不足，使得很多中职学校并没有专门的档案管理人员，即便有，这些工作人员的专业水平也很差，难以独立承担档案管理工作。很多档案管理者所学专业也不是档案管理，接受岗前培训的更是少之又少，他们不仅专业水平差，更不了解基本档案知识，无法完成档案分类、归档与整理等工作，这样就使档案管理缺乏规范性。
3.管理方式落后。由于传统管理思想影响较深，很多中职学校依然在采用原有管理方式，导致档案管理工作与新时期要求不符。部分学校还存在手工填写档案的形式，即便归档后也要由管理人员进行再次加工，这样不仅增加了相关工作人员的工作量，还降低了档案真实性，致使档案利用价值大大下降。
4.档案收集不完整。档案收集不完整、质量不达标也是中职学校档案管理中常见问题，究其原因主要与管理人员流动性大有关。管理人员的更换很容易使管理工作脱节，档案信息也容易丢失。再加上部分工作人员不重视档案管理，对于档案资料的收集与整理也不用心，经常出现重要资料被当做无用资料被处理的情况，这样就很容易使档案资料出现不完整现象。
二、新时期中职学校方案管理工作的优化对策
1.对档案管理工作有新的认识。要做好新时期中职学校档案管理工作，最关键的就是要求相关工作人员对档案管理工作有新的认识，不断用新理念与新行为强化自己。如相关工作人员应通过学习了解档案管理的重要性，并用新思想、新理念开创新路径，根据学校实际情况建立可行规章制度。中职学校管理者也要经常在会议上强调档案管理的重要性，要求相关人员细心工作，发现问题及时上报，采取有效措施加以解决，只有这样才能是做好新时期档案管理工作，促进中职教育改革。
2.不断提高相关工作人员的素质。工作人员素质高低将直接影响到管理水平。首先，增加档案管理人员数量，提升对从业人员质量的要求，所有从业者都要具有档案管理经验，最好为档案管理专业毕业。其次，重视档案管理软件培训工作，要求所有人员通过考核才能上岗工作，确保其专业技能熟练。最后，做好考核工作，看其在工作中是否遵守规章制度，是否做到档案保密等。
3.规范档案管理建设。为使档案管理建设更显规范化，首先，应重视现代化的融入，认识中职学校档案管理的重要性，将其看做是学校宝贵资源。其次，所有工作都要做到与时俱进，构建完善、科学的管理机制，保证档案管理能够与现代社会发展要求相一致。最后，应用现代档案管理软件等办公设备，无论是档案归档还是查询都要实现现代化，只有这样才能提高档案管理水平。
关键词：学校档案管理 信息化建设 档案管理质量
学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载。档案管理在教学管理中占有十分重要的意义。同时，学校档案管理具有很强的现实性和时代性，因此学校档案管理与信息化建设是密不可分的，其信息化建设必须顺应时展的要求。但当前档案管理信息化建设工作中存在很多问题，加强对其的管理是学校建设的必然要求。
一、学校档案管理信息化建设工作中存在的问题
（一）档案管理人员素质偏低
从目前来看，学校档案管理部门缺乏现代高技术人才，其中最缺乏的是档案、信息处理的复合型人才，人才的缺乏阻碍了学校档案管理信息化的建设，同时也阻碍了先进技术在档案管理中的运用。在档案管理部门，档案管理人员的素质比较低下，既真正档案管理，又懂得档案管理信息化建设的人才少之又少。另外，还有的管理人员并非档案管理的专业人员，他们对档案管理没有发挥作用。这种现状无疑对档案管理的信息化建设产生了很大的制约作用。在这种情况下，即使引进了现代化设备，也不能充分发挥作用，更淡不上档案信息电子化了。因此学校档案管理人员素质成为制约先进技术应用的重要因素。
（二）学校软硬件设施不足，基础设施较差
现在很多学校档案管理基础设施较差，这主要是由于学校档案管理这一体系没有得到我国教育政府的高度重视，他们所投入的经费不够完善相应的设施，目前在我国还没有建立一个达到数据交换的机读目录的档案系统，档案信息系统和网络建设的形式各行其是，这种档案信息管理系统和计算机系统的规范性、服务性、开发性较差，根本无法满足资源共享的要求，很多档案管理部门使用的计算机软件不一样，规格各异，缺乏通用性，况且，目前也没有一个能够统一文件检索和可用于档案信息管理的计算机管理软件，这种两者之间的不协调影响了电脑完成学校档案管理的工作，制约了学校档案管理信息化的发展。
（三）学校领导对于档案管理信息化建设重视程度不够
在学校档案管理的信息化建设上，相对来说领导对于档案管理信息化建设重视程度不够。在以经济建设为中心的今天，很多档案管理人员没有充分的认识到档案管理的信息化建设的重要性。因此在档案管理中他们没有将信息化建设作为重点来抓，学校的教学管理部门即使认识到这个问题，但却忽略了档案管理信息化是始终贯穿于整个档案管理工作的，他们还处于盲目的阶段，没有建立起完善的领导决策机构，也没有制定总体管理规划，形成了思想落后的管理模式。同时有很多工作还停留在繁琐、复杂、混乱的境况中，不能充分利用现有的信息化技术，也没有形成一套科学化的管理机制，很多档案管理人员信息化建设的观念滞后，他们还停留在传统的档案管理模式中，依照原来的教学管理理论和方法，用陈旧的管理理念对档案进行信息的管理，同时也因为他们缺乏经验的交流、总结和协作，使管理人员对于更新信息化建设的理念更加无从谈起。
二、如何做好档案信息化建设工作
（一）加强学校档案管理队伍的建设
当今国际竞争日益激烈，经济全球化也日益明显。随着信息化的发展，使得我们已经处在一个信息空前丰富的时代，这个时代要求每一位学校档案管理人员必须懂得档案管理的思想，在管理过程中必须掌握科学的管理方法，具有管理经验和创新能力，熟练掌握各种基本网络技术的档案管理信息系统，成为技术型、复合型、创新型的高素质档案管理人员。同时档案管理人员除了不断提高自己的专业水平之外，还要运用信息技术，树立终生的信息化建设意识。使档案管理人员能够掌握先进的硬软件设施，不断更新的软、硬件系统，提高自己综合素质和专业水平，并使其更好地为档案管理服务，提高档案管理效果，优化档案管理方式，从而反作用于档案管理管理的信息化建设。同时在档案管理信息化建设中，还应树立档案工作系统意识、档案工作信息意识、档案工作法律意识、改革意识、开放意识、科技意识识等一系列全新的观念，实现档案信息资源开发工作的观念创新。
（二）加大对学校档案管理系统方面的投入
加大对学校档案管理系统方面的投入要从实际情况出发，就要以发展的眼光看档案管理系统。加大对其的投入，首先要从资金上，因为在日常的系统维护中，由于系统的特点，许多问题常常是广大档案管理人员无法解决的，需要软件开发公司的技术员来解决，这样造成的维护费会比较高。另外，档案管理系统对于服务器硬件要求也是比较高的，所以档案管理信息化需要比较大的资金投入，档案管理人员要力争国家的财政每年都要有固定的经费投放到档案信息化建设中，要舍得投入财力，配置与档案信息化相适应的软、硬件设施。作为上级档案主管部门，要与相关部门沟通协商，共同提出解决办法，在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设得到更快的发展。其次，要加强档案管理系统的后期个性化修改，使之方便管理，提高管理效率。
（三）完善学校的档案管理信息体系
档案信息化建设的任务，就是在通过对影响档案管理的各因素出发，加强管理，不断的改进方法，保证人才培养质量目标的实现。因此，在学校档案信息化建设的任务中，必须积极完善科技档案信息体系，要改变传统的信息化管理模式，创新管理模式，顺应学校档案的时代性和现实性，对学校档案信息化工作进行全面的管理，这已经成为学校档案信息化发展的客观要求。
总之，加强学校档案信息化建设是一项可持续发展的工程，加强信息化建设，首先要认识到该过程中存在的问题，针对这些问题从各个方面出发，采取有效的方法多管齐下，提高学校档案信息化建设的有效性和可行性，确保工作的顺利进行。
参考文献：
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[3]刘艳菊.对学校人事档案功能与管理的思考[J].经济研究导刊，2013（05）
关键词：石油单位；人事档案；管理；创新；探究
随着国民经济的迅速发展，石油企业得到较快的发展。石油单位的管理知识不断更新，管理手段逐步国际化，使得我国石油单位对管理人才提出了更高的要求。本文即将分析石油单位人事管理方面存在的弊端，进一步提出创新研究策略，促进石油企业管理水平的极大提升。
一、石油单位人事档案管理存在的弊端
1.认识存在偏差
人事档案管理属于石油单位人力资源管理的重要组成部分，有些企业对其重视力度不够。由于受到传统管理观念的影响，部分石油单位认为人事档案管理需要投入大量的时间和精力，而没有任何收益。这样，人事档案管理工作进入静止的状态。与此同时，有些石油单位缺乏专业性的人事档案管理者，存在人事部门人员身兼多职的现象。对于人事档案管理，一般用来保存或者查阅，档案通常处于无人管理或者无任问津的状况。以上这些现象说明，石油单位对人事档案管理工作缺乏重视。
2.管理体制不够健全
通过调查分析，大部分的石油单位在人事档案管理制度方面，几乎处于一成不变的状态。例如：当录用了新的员工，将其档案转进来并进行储存，平常需要时就调出来阅览，一旦员工辞职之后，就会将其档案转出，员工对于档案没有任何的管理权。这样强化的制度，导致在员工离职时，有些企业为了留住员工而强制性扣留其档案，使得员工与企业之间难以和谐，非常不利于企业的发展。
3.职工能力参差不齐
由于职工缺乏专业的档案管理知识及技术操作能力，容易导致档案不及时归档的现象产生，对同一个问题的档案信息反馈慢，缺乏连续性，档案信息不具有连续性与时效性，也就缺失了档案本身的价值。同时，因为缺乏先进的理论指导或者法律法规约束，我国当前的石油单位人事档案管理理论仍然存在滞后性，难以达到国际水准，导致人事档案管理工作变成无源之水，引发了诸多问题。例如：石油企业变更产权后，档案的流向问题、石油单位人事档案的法律地位问题等。
二、石油单位人事档案管理创新研究策略
1.加强档案管理意识
石油单位想要提高人事档案管理工作的效率，首先加快石油单位人事档案管理观念的转变，深刻意识到人事档案管理工作的重要性，增强档案管理人员的责任心及事业心。其次，树立人事档案管理在石油单位发展中的地位，并且宣传人事档案管理工作的必要性。最后，在人事档案管理中做好规范性，确保人事档案信息的全面性，更好的为石油单位的发展服务。
2.创建完善的管理机制
在石油单位的人事档案管理中，针对滞后且制约企业管理的机制务必摈弃及改革。通过不断更新和健全石油单位的人事档案管理模式。有利于石油单位人事档案管理的创新研究。在人事档案管理中，要强调科学化、数字化，不仅要在调阅档案时做到精准性，迅速的定位，而且要在调离档案过程中，做到严谨性及合理科学性。所以说，构建科学完善的人事档案管理制度，具有重大的作用。完善的管理制度有利于提升人事档案管理工作的效率，最大化体现档案的价值，提高石油企业管理的水平。除此之外，石油单位可以构建一个有效运行的信息管理体系，便于每个部门可以快速使用档案信息，也方便档案相关工作人员进行管理，在整个石油企业运行系统中切实达到无障碍资源共享目标。再者，比较完善的管理制度在建立并投入使用中，就应要求石油单位每位员工各司其职，明确岗位责任，保证每个部门之间紧密配合协调，实现档案信息系统更加安全高效运行。
3.培养档案管理人员的综合能力
石油单位人事档案信息量庞大，这就要求档案管理工作者具备良好的综合能力。因此，石油企业要注重人事档案管理者的培训工作，定期因地制宜来创建科学合理性的培训活动，以此来有效培养企业人事档案管理者的综合素质。同时石油单位还要加大人事档案管理部门的建设投入资金，加强硬件与软件建设，保证人事档案管理工作多项设备有效分配，为人事档案管理工作效率的提高打下坚实的基础。作为档案管理人员，则要积极学习档案管理专业理论知识，提升自身的职业综合素养，提高档案管理工作的效率。当然，单凭学习档案专业知识是远远不够的，要想成为一个合格的档案管理工作者，还应熟练掌握计算机的操作技能。这就要求石油单位组织档案管理者，参与计算机培训考试，加强职工的科学技术教育，进而使得职工能够充分运用先进的信息系统，来进行人事档案管理工作。这就要求企业强化人事档案的信息网络化建设。在人们的生产生活中，网络信息技术的广泛运用给人们带来了方便，石油企业应将信息网络化作为人事档案管理的发展方向。例如，目前诸多石油单位在人事档案管理中，都配置了电脑及数字化设备，通过对其充分的利用，有效的提升了石油企业的管理水平。有些企业运用科学网络化的管理模式，来不断补充和健全文字式档案具有的漏洞。通过这样不但便于档案的日常管理、查阅以及完善，同时企业还构建人才资料储存库，这样人事档案信息资源得到有效优化，档案的利用率不断提高。
三、总结
时代的进步及社会的飞快发展，对于人事档案管理工作要求越来越高。只有将人事档案管理工作做到与时俱进，不断改革创新，才能适应新时期企业发展的要求，才能更好的为石油企业生产各个环节服务。但是，目前我国石油单位人事档案管理工作中还存在缺陷，企业还要加大人事档案管理的革新力度，使其更好的为社会和企业的经济发展作出贡献！
参考文献
[1]杨明.有关新时期电力企业人事档案管理的创新思考[J].现代国企研究，2016，（20）：10.
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