时间：2023-08-07 17:29:17
导语：在采购管理及流程的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
煤炭企业最大的物点是安全风险较高，在安全方面的投入占生产成本比重较大，时刻确保在煤炭的生产过程中最大程度上降低生产成本，来提升企业的经济效益和资源最大化利用。煤炭企业生产过程中所需要的物资都具有和其他很多行业不同的特点，露天井工联合生产是平朔公司独有的方式，生产、洗选所需设备类型多且杂，配件、材料类物资具有需求量大、资金成本高等特点。平朔公司另一个特点是露井联采，生产过程比较复杂、环节比较多，但产品比较单一等等特点。煤炭企业在生产过程中地质环境对设备运转的影响非常大，比如说，地质条件、地下水等很多的安全隐患，在安全措施、安全设备方面投入也比较大，所以煤炭企业的生产在很多方面有着与其他行业不同的特点，这些特点铸就并决定了煤炭企业在能源行业的特殊地位。
2煤炭企业物资采购管理出现的问题
我国煤炭企业面临了价格下行的压力，全行业经营形势严峻。平朔公司一方面成本依然面临巨大的上升压力，采掘条件变化、村庄搬迁、设备大修、延期结算费用、人工、折旧等刚性支出因素较多。
2.1经济体制流程的问题（管理体制的问题）
煤炭企业在计划经济体制方面存在着一些问题，企业在物资采购中没有完全形成经济体制成本管理意识。我国大部分的煤炭企业在这方面都缺少对物资具体的采购管理模式和管理流程理念，在采购的时候由于没有很精细的采购制度，所以很盲目的进行采购，有很大的随意性。没有具体规范化的管理流程导致了采购人员在对物资采购的过程中增加了采购的成本，并且由于呆滞、积压库存的存在，这样在企业资金周转和物资的利用上都很容易出现一些问题。
2.2企业物资采购效率的问题（环节协调方面）
除了体制管理有问题以外，在物资采购效率上存在着一些问题。比如，在采购的技术设备上还没有配备足够的现代化设备，在对这些设备进行管理的时候，缺少对这些设备专业操纵的管理人才，这就在一定程度上降低了物资采购的效率。这种效率低下的状况还没有建立起有效的采购管理模式，没有真正与现代的市场经济接轨。
2.3采购计划不到位
煤炭企业在采购计划上做的不是特别到位，很多的企业在进行计划的时候，根本没有按照生产任务来进行编制企业物资供应计划，这就出现了在采购中进行盲目采购，导致了仓库过多的储存或者储存过少的情况，货物的积压就加大了成本。占用了很多的资金，资金利用率就变得很低，很有可能资金周转不开，影响生产，阻碍了企业的发展。
2.4缺少完善的监督机制和采购人员素质问题
由于有些人员的素质低下，在采购过程中缺少必要的监督工作。物资采购的目的就是取得货币资金，它是直接跟利益联系在一起的，所以必须要制定具体的监督制度对其监督。但是从目前煤炭行业来看，很多的企业物资采购往往是由小部分的人制定采购计划，甚至一个人来制定采购计划，大权掌握在一个部门或者几个人手里。如果没有制度对其公平约束的话，这样长期下去，很容易就出现一些歪风邪气，直接影响企业的健康、正常的发展。由于一些采购人员的素质不是很高，导致在监督过程中监督不到位，就会出现一些管理问题，所以，在建立完善的监督机制的同时，还要把人员的素质提高上去。煤炭企业对采购人员的安排和人员的数量配置的不是很合理。
3煤炭企业物资采购管理流程的优化设计
有很多的煤炭企业由于受经济体制的影响，导致企业的经济状况不是很好，在煤炭系统出现了疲软，无能为力的状态，很大程度上面临着亏损的局面。直接消减了企业的顺利发展，所以，我们要在提高采购效率的同时，把采购成本降下，只有这样才能使煤炭企业采购继续发展。下面的几条是针对企业管理流程的合理设计方案：
3.1实现采购管理流程中的优化设计
有很多方面影响着煤炭企业在发展过程中的经济效率，它主要包括物资质量、物资价格等一些原因，现在煤炭市场存在着产品不规范和劣质品的现状。所以，保证购物的质量是非常重要的。首先我们必须要建立起一个全方位的采购管理流程，丢掉那些陈旧的采购管理模式。运用管理流程对物资的稳定和周期性进行全面的综合管理。严格把关物资的采购渠道，做到安全采购。
3.2加强采购人员的培训和管理
对采购人员进行自身的素质培养也要作为采购管理中的一项内容来实施，采购工作是一件非常辛苦的事情，需要企业对员工进行心灵上的培养和精神上的鼓励，要培养出一大批敬岗爱业的员工，培养他们的责任心，通过让他们上培训班之类的课程来提高他们的素质，让他们在采购工作中有一个好的精神面貌来对待工作，保证他们完成采购质量。对员工的教育也是采购中的一部分。
3.3加强对供应商的管理
煤炭企业在经营过程中一个最重要的环节就是，对供应商的管理。它是双方在达成协议之后的一个承诺，它是物资的主要来源，煤炭企业要在企业内部制度出一个明确的供应商管理制度。要对供应商定期考核。在对供应商定期考核的内容有很多，它包括供应商提供物资的质量、信誉度、售后等很多的考核事项。
3.4物资采购中的监督管理
对采购中的监督主要是企业要建立一个价格监督管理部门。对凡是涉及到资金的部门都要进行监督，设立相应的审计部、经营管理部等对采购全过程的监督部门。企业在对采购物资进行计划决策时，一定要按照各个部门进行监督式的决策方式，不允许个人决策。在日常的管理中，也要非常明确各个监督部门之间的权利和负担的责任，尤其是价格监督部门。
4结束语
一、引言
财政部于2014年1月1日开始实施的《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称《内控规范》）第十八条规定：单位应充分运用现代科学技术手段加强内部控制，对信息系统建设实施归口管理，将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中，减少或消除人为操纵因素，保护信息安全。近年来，随着体制机制改革的全面深化和大数据、云计算技术的应用与普及，重庆海事局通过建立与完善财务云平台，逐步推进了行政事业单位采购业务内部控制体系的建设和制度完善工作。通过运用大数据、云会计[1]等技术，基于财务云平台整合与利用高质量的数据，可以实现重庆海事局采购业务全流程、常态化管控。
行政事业单位采购管理内部控制问题是学术界和实务界的关注焦点之一。周卫华[2]分析了行政事业单位内部控制信息化建设面临的主要问题，构建了信息流和控制流与部门预算系统、采购系统等核心业务系统集成的应用框架，并阐释了其实施内部控制信息系统的建设过程。赵红卫[3]以内部控制理念为核心，以内部控制信息化为保障，从内部控制的观念框架、实践框架、信息化系统三个部分建构了高等学校的内部控制框架体系。唐大鹏等[4]认为在信息技术应用下的内部控制管理信息系统要关注经济业务活动及其内部控制流程嵌入、归口管理、数据备份等。尹律等[5]从信息的类别、规模和质量等角度出发，分析了大数据、云计算等技术变革下提供风险管控、过程跟踪等适时信息和控制环境、绩效评估等专有信息。
综观上述文献研究，目前采购管理内部控制的研究主要集中在采购管理存在问题及改进措施、信息系统建设等方面的探讨，而有关大数据、云会计等信息技术结合具体行政事业单位进行采购管理内部控制设计与实施的相关研究还较少。实际上，基于财务云平台的采购管理内部控制通过充分利用云会计环境下人、数据、系统等因素的相互作用[6]，可以为采购管理与决策提供高质量会计信息，并能够实现采购管理内部控制的全程化和动态化。鉴于此，本文分析了重庆海事局采购管理内部控制现状及存在的问题，并提出了基于现有?务云平台的优化与改进建议。
二、重庆海事局的采购管理内部控制现状与问题分析
（一）重庆海事局采购管理内部控制现状
重庆海事局是交通运输部设置在长江干线负责重庆段水上安全监督管理、防止船舶污染水域和水上人命救助的行政执法机关，下设永川、江津、巴南、朝天门、长寿、涪陵、丰都、忠县、万州、云阳、奉节、巫山12个海事处和重庆海事局通信信息中心、26个海事执法大队，代管长江泸州通信管理处。采购管理作为重庆海事局的重要经济业务活动，经过多年的探索与实践，建立了完整的组织架构、健全的工作机制和具体的内部控制实施方案，单位层面上的采购管理内部控制建设取得了良好的效果。
重庆海事局建立的采购管理内部控制流程主要包括采购计划、采购执行、采购验收、采购支付、采购评价等环节。重庆海事局按照政府集中采购和协议采购流程，组织实施采购工作，然后根据采购合同规定对采购的货物、工程及服务进行全面检验，并取得验收资料、数据及凭证。在财务会计处对采购资金的拨付申请进行审批后，最后对采购业务进行专项评价和综合分析。重庆海事局采购管理内部控制流程如图1所示。
为了提高采购管理内部控制的水平与效率，从2012年起，重庆海事局基于《内控规范》建立了财务云平台，开始实现采购管理内部控制信息化。财务云平台通过大数据、云会计等技术的应用，将采购管理内部控制制度、权限、流程嵌入信息系统中。采购业务环节涉及到的不同权限的部门可以通过财务云平台上及时共享采购业务信息。负责法律规范、纪律监督、财务会计和相关业务的部门，根据其职能和财务云平台设置的相应权限对采购合同涉及到的经济业务的供应商资质、采购方式、合法合规性、科学性、付款条款及违约责任等进行严格审核控制（任何一个环节审核未通过，均无法完成此项采购业务），实现了采购业务的事前审核控制。
财务云平台采用表单数据采集方式，管理和使用部门可以随时从数据库中提取供应商、采购内容、合同金额、合同时间等采购过程数据，以实现对采购业务的全程透明控制。通过财务云平台的数据采集，采购业务各个环节的审核和变动处理都会被系统自动记录，相关文档均可通过上传归档备查。财务云平台对采购业务流程的控制较大地减少了人为操作，在一定程度上规避了采购业务过程中的舞弊风险。
（二）重庆海事局采购管理内部控制现存问题分析
重庆海事局尽管从单位层面和业务层面加强采购管理内部控制，并运用大数据、云会计等技术将采购业务及其控制流程嵌入到财务云平台中，但是其采购管理内部控制仍然存在协议供应商的商业信用难以评估、采购规模优势利用程度不高、无法实现采购过程持续跟踪评价、采购管理与决策信息质量不高等问题。
1.未建立供应商的信用评估机制，无法进行最优供应商选择
重庆海事局的协议供货和自行采购涉及到供应商选择、品牌、价格等因素，具有交易次数频繁、商品种类多等特点。协议供货是重庆海事局根据中央政府采购中心确定的供应商并从中央政府采购网上进行选择。其他办公用品、电脑耗材购置、车辆、船舶维修等实行定点采购，通过邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定定点采购供应商或服务商。尽管重庆海事局建立了相对合理的供应商渠道，但面对供应商数量众多、采购产品型号更新快、产品价格波动大的市场环境，传统的供应商选择模式难以实现对产品型号和价格进行科学合理的评审，加大了供应商的选择难度。目前，财务云平台基本实现了商品目录及价格的自动更新，但缺乏完善的供应商商业信用评估机制，在进行供应商选择时，财务云平台难以及时对供应商信用进行科学合理的评价。在传统的供应商选择方式下，缺乏供应商的全面及时的信用评估，无法进行最优供应商选择，容易导致个别品目的产品或服务价格偏高，难以实现采购执行的科学合理。
2.零星采购较多，规模优势利用不够，增加了采购成本
目前，重庆海事局对办公用品、电脑耗材，船舶配件等零星采购实行定点采购，局机关、朝天门海事处、通信信息中心统一执行重庆主城区定点采购，其他单位自行确定定点采购供应商。存在单笔采购金额较小，但采购次数多，累计金额较高的零星采购项目，比如购置办公室用品，基层海事处提出采购需求，并向重庆海事局上报采购数量和金额，然后由重庆海事局统一进行定点采购。目前，重庆海事局建立了较为完善的集中采购模式，但对采购规模优势的利用程度还不够。相对于其他采购项目，办公室用品采购具有单笔金额较小、购置次数多、采购需求机构分布零散等特点，分批次采购不利于采购信息的集中化管理，增加了重庆海事局对整体采购活动控制的难度。由于基层海事处的采购信息不能及时进行集中汇总处理，集中采购很难形成一定规模，导致重庆海事局采购部门难以发挥批量集中采购的规模优势和价格优势。
3.偏重事后评价，未建立采购全过程持续跟踪评价机制
针对船舶交通管理系统（VTS）运行维护、海事车辆船舶飞机等监督执法装备运行维护等维护费用以及其他采购业务，重庆海事局已经建立了完善的考核评价体系，并将评价指标嵌入财务云平台中，能够较为科学地从产出、效益和满意度等角度进行采购业务评价，但部分指标的度量不够准确，缺乏可操作性，如社会效益指标和满意度指标。重庆海事局的采购评价主要是通过定期或不定期地对较大型的产品或服务进行质量及满意度的采购专项评估，然后将考核评价表的数据上传到财务云平台中。这种采购评价方式注重事后评价，忽视了对具体采购过程和效果的评价，缺乏系统性和全面性，无法对采购信息进行及时全面的收集、反馈与评估，难以实现采购过程持续跟踪评价。
4.财务云平台大数据应用技术不成熟，无法提供高质量信息
财务云平台通过运用大数据、云会计等技术，构建了采购管理内部控制系统，使得采购过程数据的获取、传输、存储和利用一体化，实现了采购信息的共享。但是，目前财务云平台中采购管理内部控制主要集中在业务数据记录和分析初级阶段，对采购管理内部控制流程中产生的文本、报表、图片、音频等非结构化数据的数据处理技术仍存在不足，导致支撑采购管理与决策的信息质量不高。另外，财务云平台中的数据分析、决策、可视化等商业智能实现内容还不够丰富，只能通过可视化界面定期了解采购业务整体的简单执行情况，无法实现整个采购活动的动态全程监管。
三、基于现有财务云平台的采购管理内部控制优化与改进
针对重庆海事局采购管理内部控制现存问题，本文基于现有财务云平台和《内控规范》，主要从采购业务流程中供应商信用体系建立、规模优势利用、全程评价与监控、财务云平台大数据应用等方面来提出优化与改进措施。通过对采购管理内部控制进行优化和改进，将使重庆海事局采购业务的内部控制观念及制度、流程、权限嵌入到财务云平台中，形成业务部门、财务会计处、科技信息处、供应商等多主体充分参与采购执行、采购验收、采购支付和采购评价四个重要环节的控制，能够实现多主体之间的信息及时传递和交互，以及采购业务的全程控制。
基于现有财务云平台的采购管理内部控制的优化与设计充分考虑了人员、数据与信息系统之间的关系，通过利用采购业务及其他重要业务活动中产生的高质量数据，实现了以大数据、云会计为核心的采购管理内部控制方式，能够为采购管理与决策提供高质量的信息。基于财务云平台的重庆海事局采购管理内部控制流程优化与改进如图2所示。
（一）通过平台建立供应商信用体系，提供最优供应商选择
针对采购管理内部控制过程中存在的供应商信用建立与评估问题，财务云平台通过互联网采集商品的市场价格行情数据，以及供应商的经营数据、账务数据、税务数据、违法合规等信息，建立供应商信用体系。通过分解采购项目指标，进行供应商信用测算并自动筛选，若测算结果出现异常值，财务云平台会识别出供应商伪造的虚假资料和技术参数、伪造的虚假业绩等异常信息并预警，将不合格供应商从供应商库中筛选出来。财务云平台通过建立供应商数据库，存储合格供应商的信用信息，可以为采购执行提供信用度高的供应商。供应商提品和服务过程中产生的交货、价格、质量、技术和服务等方面的信息，财务云平台会自动存储，并及时更新供应商的信用信息。财务云平台通过建立采购供应商信用体系，为供应商选择提供了科学依据，方便为各部门提供最优供应商选择，同时防范采购管理的后续风险。
（二）建立最优供应商选择机制，降低采购成本
重庆海事局确定产品或服务的采购需求之后，通过财务云平台采集基层海事处的采购需求，将基层海事处原本分散的零星采购项目集中，对成批的同类性质或者同时采购多种零星的采购项目实行一次性与供应商签订采购协议。供应商通过财务云平台获取采购信息并进行自动报价，财务云平台根据供应商提供的商品价格、型号、质量等信息进行对比，从供应商数据库中选择最优供应商。同时重庆海事局采购部门可以通过和选定的供应商进行价格谈判，充分利用规模优势，确定采购的最终品牌和价格。基于财务云平台的协议采购可以减少重复招标，充分利用规模效应获得优质的采购服务，以合理的采购价格获得优质的货物或服务，节约采购成本，提高采购资金的使用效率。
（三）建立采购过程持续跟踪评价机制，实现采购全程评价与监控
通过财务云平台，利用指标监控、访问控制等手段，实时传递采购业务数据，通过科学、全面的采购评价，有效地实现对采购业务的事前、事中、事后的评价与监督。在采购业务发生之前，财务云平台会根据采购预算编制进行事前评价，并依据历史采购业务数据设置预警阈值，为后期跟踪评价提供参考信息。针对采购业务，重庆海事局已经形成了完整的评价体系，财务云平台将评价指标和标准值嵌入系统，根据采购评价需要选择相应的指标，采购管理内部控制系统会自动分析指标特性并进行数据分类，提取关键信息，自动生成数据表格和图形，为采购管理内部控制评价提供详实的、可量化的数据支撑，实现采购业务的事中和事后评价，最后将评价结果运用到采购预算安排中，优化资源配置。基于财务云平台的采购评价根据权限和管理职能设置多种智能预警模式，当采购过程中出现接近或超过预警阈值的现象时，财务云平台可以发出不同等级的预警信息，方便管理人员及时了解采购执行状态，发现存在的风险并及时采取应对措施，跟踪采购风险的解决情况。例如，针对船舶交通管理系统（VTS）运行维护，重庆海事局建立了故障响应及时率、故障修复率、备品备件库存管理准确率、运维人员技能达标率等6项绩效考核指标，财务云平台可以根据需要进行评价，自动分析指标值并与合格指标值进行对比分析，以可视化的方式清晰、直观地呈现，当指标值分析结果未达到设置的合格指标值时，财务云平台会向管理人员示警，实现对船舶交通管理系统维护服务的全程评价与监控。
【关键词】高职院校；物资采购；管理问题；对策
随着我国教育事业的迅速发展，我国高职院校的招生规模逐渐扩大，对各种物资的需求也越来越多，给高职院校物资采购管理工作带来更多挑战。想要保证高职院校物资采购管理的工作效率及质量，就必须要深入了解当前高职院校物资采购管理的问题，便于对其进行合理改进，使高职院校物资采购管理更具有实效性，使其能够更好地服务于高职院校教育事业的发展。
1.高职院校物资采购管理中存在的问题
1.1物资管理制度不够完善。虽然我国各个高职院校都建立了相应的物资采购管理制度，但是在进行实践过程中，有些制度缺乏程序化的管控和约束，缺乏细致的流程，整个过程很容易出现流程或制度方面的漏洞，难以保障高职院校物资采购管理的整体效果。由于物资采购部门的物资管理意识欠缺，缺乏流程及标准方面的约束，常常出现设备过剩或不足等情况，对高职院校教学科研工作的顺利进行造成较大影响。
1.2分部门物资管理员的专业化水平较低。由于考虑到人力资源的成本消耗，大部分高职院校在设置采购人员的时候，普遍都是采用专职和兼职相结合的方法。但是高职院校物资采购并非是一项常态化工作，所以高职院校没有设立专门的采购人员，大部分采购人员都是以兼职身份进行物资采购，其专业化水平相对较低，无法保障高职院校物资采购工作的整体效率及质量。同时，这些采购人员在市场分析、招标程序、判断技能和设备用途等各方面存在较多不足之处，很难保障买方的基本权益，甚至出现物资采购不符合实际需求的情况，给高职院校带来较大的经济损失[2]。
1.3采购部门监管力度有待加强。由于考虑到人力资源的成本消耗，大部分高职院校在设置物资管理员的时候，普遍都是采用专职和兼职相结合的方法，人力欠缺。但是高职院校物资采购并非是一项常态化工作，涉及范围广，采购量大，物资管理员在保障供应和过程监管上往往难以细化管理。
2.高职院校物资采购管理问题的具体对策
2.1完善物资采购管理制度。为确保高职院校物资采购管理工作的顺利进行，使物资采购管理的作用得到充分发挥，应及时完善高职院校物资采购管理制度，使采购人员能够严格按照相关规定和要求进行物资采购，有效保证高职院校物资采购的工作效率及质量。首先，高职院校应及时设立专门的物资采购管理部门，或是建立单独的招标采购办公室，以便能够对高职院校物资采购管理进行统筹规划，进而对多头管理、分散采购的局面进行有效整合[3]。其次，要及时明确高职院校物资采购部门的工作目标、工作原则及工作制度，结合高职院校物资采购的要求对其进行细化，并根据采购人员的岗位职责和具体范围，制定不同的物资采购流程、物资采购实施细则，以及后续的物资验收、物资入库、设备维修和付款报账等程序性事项，通过程序和制度规范物资采购工作，有效提升高职院校物资采购工作的整体效率及质量。
2.2加强物资采购流程性管控。在进行高职院校物资采购管理工作的时候，采购人员要坚持公平、公正和公开的原则，形成物资采购全过程的监督机制，使高职院校物资采购工作的质量得到有效控制。首先，要公开物资采购的立项，在做好调研论证之后，利用校园网或宣传栏将采购计划传递给相关部门，及时对招标信息进行公布。其次，要公开物资采购的全过程，由高职院校资产管理部门、财务部门及审计部门组成招标小组，共同确定合理的招标程序及招标办法，对于标书的编制，要注重与各部门的沟通配合，确保能够达到意见一致。最后，要公开物资验收付款过程，由招标小组进行现场的物资验收工作，确保物资采购符合实际需求，使高职院校物资采购管理的目标得以顺利实现。
2.3提高物资管理人员的综合素质。由于高职院校物资采购工作具有较强的复杂性及繁琐性，整个过程要考虑到方方面面，物资采购人员的能力水平有着较高要求。为确保高职院校物资采购工作的顺利开展，需要采取有效方法提高物资管理人员的综合素质，使其能够以专业角度做好各项工作，有效保证高职院校物资采购工作的合理性、科学性及有效性，使高职院校各种资源的利用率得到有效提高。首先，要积极加强对物资管理人员的岗位培训，不断完善物资管理人员的知识结构和技能结构，使其能够熟练掌握相关的专业知识和工作技能，并将其运用到实践工作中，有效提升高职院校物资采购工作的效率及质量。其次，应积极加强宣传工作和思想教育工作，不断强化物资管理人员的法律意识，确保其能够坚持忠诚原则、诚实原则和公正原则，做到合法办事、合规办事，以更好的工作心态服务于高职院校。
结语
综上所述，高职院校物资采购管理工作具有一定的复杂性和繁琐性，想要保证高职院校物资采购管理工作的整体效率及质量，就必须要深入了解高职院校物资采购管理的现状，积极完善物资采购管理制度、提高采购人员的综合素质，从多方面提高物资采购工作效率及质量，使其能够更好的服务于高职院校教育事业的稳定发展。
参考文献：
[关键词]采购管理系统；设计；故宫博物院
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.096
[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-02
1 采购管理系统概述
预算和采购是财务管理的两个重要方面，易用、高效、功能齐全的预算管理系统和采购管理系统能使财务管理工作事半功倍。采购管理系统是故宫博物院财务管理系统的一个子系统，它主要用于规范故宫博物院常规采购和政府采购流程的各个环节。首先，其将故宫博物院目前在采购申请工作中的每个流程都加以整理和规范，这主要包括部门申请、财务处审核、故宫博物院采购审核委员会审核、采购办公室制订采购工作方案以及记录正式进入采购工作各个环节流程的信息。其次，其将故宫博物院对采购申请及审核各个环节的管理思想、规章制度纳入了流程管理中。
2 采购系统需求
2.1 核心功能需求
2.1.1 采购流程
采购流程分为采购申请流程和采购执行流程两部分。
采购申请流程如下：采购申请流程由院内任意员工起草，经过层层审批，即科级、处级、财务处初审、财务处处长审核和院办主任审核等流程，完成审批的全过程。采购申请人在采购申请单预算名称选项上只能选择本部、处的预算项目。采购申请单上需要指定采购执行人。
采购执行流程：采购申请单获批之后，院办发文，同时生成支付凭单给采购执行人，由采购执行人填写具体的报销单据，提交财务处审核，审核通过后去财务处报销，完成采购执行流程。
2.2 外部接口需求
采购管理系统作为财务管理系统中的一个子系统，它与财务管理系统中其他子系统，共同形成故宫博物院财务管理的整体解决方案。采购子系统在财务管理系统中，将与预算管理子系统、固定资管理子系统协同完成故宫博物院的采购业务工作。财务管理系统的用户管理模块与统一身份认证系统的LDAP目录结构进行整合，以顺应统一身份认证机制。
2.3 核心业务流程
2.3.1 采购申请
采购申请流程如图1所示。
图1的说明如下。“呈报”向上级提交申请。“征求意见”：可以全院范围内选择要征求意见的对象。“退回”：采购申请单退回上一步操作人。“驳回”：结束采购申请流程。“交院办”：交院办主任，由院办主任决定采购采购申请单下一步的走向。“下发”：采购申请单下发到财务处副处长或财务处的科室。“决策支持”：将采购申请单发到别的部处。“召集政采委”：将采购申请单提交到院政采委的委员。“请示院领导”：将采购申请单提交到院长。“发文”：表示申请流程结束，生成文号。
2.3.2 采购执行
采购执行流程如图2所示。
3 系统设计与实现
3.1 功能模块
采购管理系统主要以故宫院内各种采购申请审核流程为主，其主要功能不但包括采购工作流程控制，还涉及采购执行的模块。同时，还有一些采购单和支出凭单的关联问题。具体内容包括五个部分：①部门采购申请；②财务处采购审核；③院办采购审核；④采购单据执行；⑤综合统计查询。
3.2 其他功能
3.2.1 预算占用
预算占用是指采购申请所占用的金额。每次采购申请开始时都会从预算中预先划出本次申请所占用的金额，其他的采购申请将无法使用此部分的预算金额，当整个采购执行完成时再根据本次采购的实际支付情况释放多余的占用金额。预算支付是指采购执行中实际支付的金额。
在实际采购执行过程中，当多个采购同时申请支出某一项目下的预算时，由于申请人和审核人均无法知晓该项目预算金额的执行和占用情况，因此，曾数次出现“多个采购申请均成功通过审批，甚至发票已开出，结果项目预算金额不足”的问题，给预算执行带来不小的困难。为了解决这个难题，相关人员开发了“预算占用”功能。这个功能将对采购申请资金执行采取“先占用、后使用”的原则，即当采购申请通过本部门领导审批后，申请资金即被占用，其他采购只能继续申请该项目下“未被占用”的预算资金。若采购最终未能执行，申请单被财务处驳回或由采购申请人自行删除，其占用的预算资金将立即释放。若采购成功执行完毕，系统将最终根据支付凭单的金额重新计算该项目的预算占用情况。在采购申请单起草和审批的流程中，采购申请人和审批人能够随时查看本项目预算资金执行和占用的详细情况，如预算总金额、资金占用详细信息、未占用金额、已支付金额以及相应的采购申请单内容，并根据实际情况做出相应的决策。
3.2.2 支付凭单废止功能
自预算调整子系统上线后，年度预算金额与采购金额紧密衔接，在实际操作运行中，存在采购支付凭单填写错误直接影响预算金额真实性的问题，或者由于某种原因要废除支付凭单，重新释放预算金额的情况。该错误的发生一般出现在采购执行完成以后，因此，为释放预算系统中虚占的资金数量问题而设计出了这个流程。财务处触发支付凭单废止流程，将要废止的凭单发给指定人员，该人员填写好相关意见后，经由部门正处同意后提回财务处，经财务处长同意后，该支付凭单废止，同时释放其占用的金额。
4 采购管理系统的应用效果与展望
采购管理系统自投入使用以来，较好地完成了故宫博物院全院的预算执行任务，使工作人员快捷、便利地在线完成报销手续。并由此积累了大量预算执行的^程数据，用于分析、预测预算执行情况，极大地减少了项目安排过程中的人为因素和随意性，为领导提供了决策支持，实现了采购管理的程序化、规范化、科学化、人性化。
当然，系统的完善是无止境的。长远来年，该采购系统在系统架构方向，还应该引入更灵活的扩展机制，支持动态的采购模块配置以及强大的数据挖掘能力，以更为美观、多样的展现方式。此外，还应通过总结历史数据，对未来的预算执行制订给出一些建议，形成一个“预算―执行―完成―分析―反馈―预算”的完整闭环。
主要参考文献
[摘 要]设备选型 招投标 合同管理
中图分类号：TM 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）46-0266-01
一、建立规范化的设备采购管理的重要性
设备采购管理直接影响设备的后期管理，同时对企业的发展影响也越来越重要。设备采购管理行为的随意性、主观性，不但会造成投资的直接损失，还会影响今后的设备维护保养，产能发挥，产品拓展等方面，甚至影响企业的竟争能力和发展机会。研究统计表明，设备寿命周期费用的95%以上，在其设计制造阶段已经决定了。好的设备采购管理，不但可以最小的投入，达到最佳的投资回报；而且可以大大减少设备使用期中出现的问题，大大减少设备维护费用，从而减少设备寿命周期总费用。因此建立规范化的设备采购管理，通过合理配置和利用有效资源，不断改善和提高企业的装备技术，以提高企业设备前期管理的科学化、规范化和现代化水平。
二、如何建立规范化的设备采购流程
设备采购流程由设备决策、调研选型、招投标管理、合同管理、设备监造、安装调试及验收管理等环节组成。建立规范化设备采购流程的目的是明确设备采购职责，规范设备采购流程，确保设备采购工作的科学性、合理性；确保所采购的设备安全、可靠、经济，并且满足使用要求。
1.形成规范化的制度流程
设备采购管理是一项系统工程，涉及企业设备、规划、工艺、财务、审计、安全与环保等多个职能部门，要求企业各个职能部门分工合理，并能协调配合，否则会影响和制约设备采购管理。这要求建立一套完整的设备采购管理制度，以明确目的、工作范围、工作职责、管理内容以及考核标准，并使制度流程规范化，标准化。
2.建立设备选型可行性分析与综合评价体系
2.1设备选型可行性分析研究
设备采购前期调研是进行设备选型可行性分析与综合评价的前题，有选择性地对设备供应商、产品和售后服务进行调研、考察、评估，对产品方案、建设规模、工艺流程、重要设备选型、总体布置等进行比较、论证，并推荐出可供决策的建议方案。
设备的性能应体现和保持行业的先进水平，以延长设备的技术寿命。将“质量第一”和“经济合理”结合起来，坚持“比质比价”和“寿命周期费用最经济”的原则。经济效益好的设备不仅应安全、耐用、可靠，而且价格应合理，并且在使用过程中能耗低，维护费用低。
2.2设备寿命周期分析
设备的寿命是设备进行更新和改造的重要决策依据，设备更新改造是为提高产品质量，促进产品升级换代，节约能源而进行的。其中设备更新也可以是从设备经济寿命来考虑，设备改造有时也是从延长设备的技术寿命、经济寿命的目的出发的。从不同角度可以将设备寿命划分为物资寿命、经济寿命、技术寿命和折旧寿命。
设备寿命周期的故障率曲线
设备的寿命周期反映在设备的故障率上，设备使用过程中故障发生期分为初期故障期、偶发（随机）故障期、损耗故障期三个阶段，故障率特性曲线实际上是描述设备从开始使用到退出使用的故障率随时间变化而变化的规律，即描述设备从出厂、投入使用、退出使用的全部生命周期。
根据设备的使用、管理及维修等相关工作的信息，建立完备的设备寿命周数据库系统，以便了解设备的性能指标、使用环境、故障率、维修费用等。研究发生故障的机理和原因，对日后设备的维护、管理以及改造更新提供依据。
三、建立规范化的设备招标采购流程
制定规范化的设备招标采购流程，规范采购招标管理，维护企业利益及投标单位的合法权益；遵循公开、公平、公正和诚信的原则，以谋求企业效益最大化择优定标。
1.制定设备招标采购程序：设备的招标投标同其他工程、货物、服务项目等的招标投标一样，不仅具有明显的组织性、公开性、公正性和规范性等特点，而且基本程序也都是由招标、投标、开标、评标、定标和签订合同等六个阶段组成。根据以上招标投标程序，制定规范化的设备招标采购流程。
2.规范招标管理内容：
2.1对公开招标、邀请招标和议标三种招标方式进行规范管理；
2.2完善招标采购项目的立项、审批流程；
2.3根据调研收集的信息，建立入围单位审批流程；
四、建立规范化的设备合同管理流程
设备采购合同是设备招标选型后的重要环节，是从合同谈判到合同执行完成的全过程管理，监督设备采购管理工作的每一个环节以及实施情况。合同管理分为合同谈判、合同签订、合同执行三个操作步骤。
1.合同谈判分为交流验证阶段、技术谈判阶段和主合同谈判阶段。
1.1交流验证阶段的主要任务是进行广泛的技术交流，了解当前世界上的先进技术信息，比较不同设备的优缺点，这一阶段的谈判和交流可以作为设备规划和决策的依据，这一工作在设备前期调研阶段已基本完成。
1.2技术谈判阶段是在设备招标完成并确定中标单位后进行，与选定的供货商进行的技术谈判，谈判可直接涉及合同的相关条款。技术合同及附件主要包括以下内容：项目的产品大纲、生产能力、技术参数；设备技术规格说明和供货范围；供货商提供的技术资料及交付日期；设备的设计、制造标准、质量控制标准和检验标准；合同的总进度计划；技术服务和操作培训等。
1.3主合同谈判阶。主合同即商务合同，是交易双方在交易中权、责、利和义的书面表达方式。合同的内容比较全面详细，除了包括交易的主要条件如品名、规格、包装、数量、价格、交货、支付外，还包括不可抗力、索赔、仲裁等条款。
1.3.1合同的结构
i.约首：名称、编号、订约日期、地点、序言（订约原因和条件），必须注意序言对双方有约束力，应谨慎重拟写其意愿以及保证部分。
ii.主体：条款，即双方在交易中的权、责、利和义务的具体体现。
iii.约尾：执行合同的“技术细节”：包括合同语言、份数、效力、签字，注意签字人的合法性和有效性。
1.3.2合同的基本要求
i.合法、有效：形式合法；约因合法（不得有违“公序良俗”）；签约主体合法；签约条件合法。商务合同条款应符合国家合同法规定的法律法规，以及国际惯例，涉外商务条款应尽量符合我国有关部门颁发的规范条文。
ii.合同各要件齐全完整。
iii.合理条款明确具体、有可操作性，无歧义。合同的文字必须严格准确，避免使用有歧义的词汇；涉外合同应使用中外二种文字书写，外文文本应请外文专家仔细审查，避免因中外文理解上的概念偏差而引起合同执行时出现异常。
iv.合同对当事双方均有约束力，合同必须明确双方承担的责任，以及所获得的利益。
五、结束语
通过实施规范化的设备采购管理，在设备调研选型、设备招标采购、设备合同管理上取得了显著的效果，实践证明现有流程管理同已往相比具有以下优势。
1、通过实施规范化的设备调研选型，既符合先进的工艺要求，又节约投资成本，避免了由于事先考虑不周而出现重大方案变动或返工造成的损失，加强投资的可靠性。
2、通过实施规范化的设备招标采购流程，使招标更具有组织性、公开性、公正性和规范性，通过招标采购，引进了一大批功能齐全、性能优良、价格实惠的设备，为公司的生产以及发展打下了良好的基础；同时通过加强招标的监督管理，促进了廉政建设。
3、通过实施规范化的设备合同管理流程，严格控制了设备的设计、制造标准、质量控制标准和检验标准；严格控制了合同的总进度计划；严格控制了供货商的售后服务。对规避投资风险，控制成本起到了很好的效果。
【关键词】烟用物资，管理模式，流程再造
中国是烟草消费大国，拥有世界规模最大的烟民群体，数量达3.5亿之众，超过美国人口总数。据统计，2012年我国烟草年产量25160.79亿支，约为美国的3倍，占世界烟草消费约1/3。从行业经济数据来看，烟草行业上缴税收占税收总额约1/10，居国民经济各行业首位。可以说，在中国经济三十余年的高速增长中，烟草行业的发展发挥着不可或缺的驱动作用。
一、问题的提出
2012年以来，在国家烟草总局“烟叶上水平”战略规划的指导下，烟草行业积极开拓、努力创新，不断提高管理水平，保持了良好的发展势头，目前，“461”品牌发展目标格局已经基本形成，“532”品牌发展目标取得重大进展。据统计，中国烟草总公司2012年产销量为24750亿支（约4950万箱），年销售额7554.20亿元，公司发展稳步求进。
然而在贸易国际化、经济全球化的今天，中国烟草依靠烟草专卖制度形成的垄断正在被打破，通过垄断获取高额利润的时代已经结束。中国烟草必须重新进行市场定位，改变经营思路、改良运营模式才能保持可持续发展。中国烟草的改革，首先需要考虑外资进入、竞争加剧的市场环境。自2001年中国加入世界贸易组织，承诺逐步开放中国市场，并对外国在华投资或注册的企业给予国民待遇以来，中国经济的各个行业便开始了全球化的进程。对烟草行业而言，中国特有的烟草专卖制度，面临着世界贸易协议关于市场开放要求的挑战。在世界卫生组织（WHO）在全球掀起一轮又一轮声势浩大的反烟浪潮，各国政府和人民对健康和环境问题日益关注的背景下，中国于2003年签署了《控制烟草框架公约》。显然，通过扩大销售来获取利润增长的模式已经难以持续。
另一方面，烟草行业的生产成本和管理成本却在逐年攀升。数据显示：2012年烟草行业销售成本为1959.38亿元，同比增长7.72%。销量受到制度和控烟政策的限制很大难大幅提高，成本居高不下，逐年递增，烟草企业的发展面临内忧外患。在不能降低烟叶收购价格的政策背景下，通过管理变革，降低管理成本成为烟草行业发展的必然选择。如果能够对烟用物资管理体系进行系统创新，则能够有效的提高管理效率、降低成本，提升烟草行业的竞争力。在此背景下，对烟用物资管理体系创新的研究变得迫切而必要。烟用物资物流配送、资金流管理和信息流优化等流程的创新，不但有利于降低业务工作量、提高管理效率，从而降低管理成本，还有利于烟草公司建立科学的管理体系，建立现代企业管理制度。
二、国内外研究现状
目前，理论界对于烟用物资管理的研究较少，专门对烟用物资管理体系进行研究的文献处于空白，只有少数专家针对部分现代管理理论在烟草行业的应用进行了实证研究。从可以获取的文献资料来看，采购管理和物流管理等相关研究中有涉及烟草行业的案例研究，但也局限于理论在烟草企业的应用和拓展，立足于烟草行业的烟用物资全流程管理研究还是空白，目前尚未有研究明确提出烟用物资管理的概念和体系，但就烟用物资流程中相关的采购管理、供应链管理、流程再造等研究已有相当数量。
1.基于采购管理的烟用物资管理研究
采购管理的研究始于西方，目前已有了比较成熟的理论基础。我国对采购管理的研究稍晚，但发展较快，从事相关研究并取得显著成果的专家学者数量众多。通过对文献中采购管理的相关理论进行总结可以得出，采购管理的职能可划分为三个阶段：文书阶段、交易阶段和战略阶段。文书阶段，主要指第一次世界大战以前，采购职能主要作为是企业的一种文书活动，处于被动的地位，许多研究者认为这一时期没有真正意义上的采购管理。第二个阶段是交易阶段，集中在1940年-1990年，这一阶段企业开始意识到采购管理对于企业管理和发展的重要作用，采购职能在企业管理中的地位得到提升，采购工作管理工作人员如首席采购官等关键采购人员开始进入企业最高管理层，但这一阶段的采购主要关注采购自身的交易，尚未把采购战略融入到企业战略中。第三个阶段是战略阶段，20世纪90年代以来，人们发现采购管理对于企业成本管理的巨大作用，研究人员开始尝试从企业战略的高度来研究采购管理，这一转变使得采购职能从交易为基础的战术职能发展到以流程为导向为主的战略职能，采购战略开始融入企业战略。
烟用物资采购管理研究是采购管理理论在烟草行业的自然延伸。一般认为，烟用物资采购管理主要包括三个方面：一是与烟用物资采购需求有关的企业内部管理；二是烟用物资市场和供应商管理；三是烟用物资采购过程管理。烟草行业的采购管理早期具有计划经济的色彩，湖南中烟公司烟用物资采购采用“两级三类”的物资采购管理模式。其中，“两级”是指公司物资供应部和各卷烟厂物资供应部门。“三类”是指：“集中采购”、“授权采购”和“自行采购”三种运作模式。董红杰（2012）在其对湖南中烟公司的研究中指出，由于卷烟的生产和销售是由国家烟草专卖局核定的，因此，烟草行业的物资采购存在很强的计划性，而且部分卷烟辅料属于专卖品，不能在市场上自由交易；在企业制度、管理流程和质量控制上，烟草企业直接受国家烟草专卖局、中国烟草总公司的监督管理和指导，中国烟草行业属于市场经济体制下的计划经济，企业改革受计划经济影响大。他在研究提出中国烟草行业采购管理模式，该模式以资质认证工作为基础，以招标采购为主，竞争性谈判、询价、单一来源采购多种采购方式并存，并对具体的采购方式进行了定位、提出了详细的实施方法与流程，其研究为湖南中烟公司的采购管理提供指导，也为烟草行业采购管理的科学化提供了借鉴。
2.基于供应链管理的烟用物资管理研究
供应链管理理论发展到今天已经拥有了较为成熟的知识体系，但是对于其起源却缺乏一致的认同，Croom等人认为SCM的确切起源是不清楚的，其发展主要来源于两个方面的研究：一是以Forrester教授的工作为基础的产业动力学方法，其理论随着实体分销和运输相关理论的发展而发展；二是建立在Heckert、Miner（1940）和Lewis（1956）研究基础之上，对分销和物流中全面成本的研究而发展起来的。还有一些研究者如Tan等人也认为SCM一方面是由工业企业的采购、供应发展而来；另一方面是从批发商和零售商为提高竞争优势而进行的整合物流功能发展而来。经过长期的研究和时间，传统的公司战略深入变化和发展最终形成了具有历史意义和战略意义的供应链管理。
供应链管理是指在认识和掌握供应链各环节内在规律和相互联系的基础上，利用管理的计划、组织、指挥、协调以及控制、激励等职能，对产品生产和流通过程中各个环节所涉及的物流、信息流、资金流、价值流以及业务流进行合理调控，通过形成最佳组合，最大限度更提高效率，以最小的成本为客户提供最大的附加值。供应链管理涉及各种企业及企业管理的各个方面，是一种跨行业的管理，企业互为贸易伙伴，追求共同经营利益的最大化。
李小磊（2008）认为烟草行业供应链管理是以烟草公司为核心企业，通过对信息流、物流、资金流的控制，从卷烟生产原材料采购开始，制成中间产品以及最终产品，最后通过销售网络把产品送到消费者手中的将供应商、生产商、分销商、零售商和最终用户连成一个整体的功能网链结构模式。烟草行业实施供应链管理能够有效的降低采购和管理成本，并提高生产经营环境的效率。供应链相关单位通过高效的沟通手段和方法，使信息准确地在各个环节流通，可以减少资源的浪费，提高生产和销售的效率，最终达到按照客户需求生产卷烟的目的。目前，国家烟草专卖局推行按订单组织货源的策略，这与供应链管理的系统目标是一致的，通过经过分析烟草行业的实际需求和业务流程，可以建立适合烟草行业的供应链管理模式。
3.基于流程再造（BPR）的烟用物资管理研究
1990年，迈克尔・哈默（M.Hammer）在《哈佛商业评论》上发表《改造工作：不要自动化，而要重来》，文章批评了企业在改革运用信息技术加速已落后了几十年的工作流程是一种错误，该方式并不能有效的提高效率，他提出要对流程进行重新思考和根本性的改造，并提出了改造的七项原则。哈默与詹姆斯・钱皮（1993）在合著的《再造企业――管理革命的宣言书》中在此阐述了这一理论：他们认为现代企业普遍存在着“大企业病”，要面对日新月异的变化与激烈的竞争，要提高企业运营效率、维持高效发展，迫切需要“脱胎换骨”式的革命――业务流程重组，而不是对原有流程的简单改良，BPR理论由此而产生。
一般认为，业务流程重组（BPR）有来自三个方面的驱动力：一是组织环境的变化，经济全球化、技术快速更新、顾客至上的管理理念，驱动企业进行变革；二是来自组织内部变革的张力，企业传统流程积弊益深，有改造的自发需求；三是价值链、供应链管理、核心竞争能力等新的管理理论的提出促进企业流程改造理论的发展。
1994年，CIMS专家、清华大学的陈禹六教授在全国工业工程年会上首先介绍了BPR的概念。霍国庆（2001）认为，BPR的内涵（实质）是根据企业的目的根本性地改变企业的运作方式，主张抛开企业原有的流程，并根据企业目标重新设计，其任务是寻找改进企业管理的创新性方法。孙淑生（2002）等认为，BPR更多的是一种思想，是一种着眼于长远和全局、突出发展与合作的变革理念，它强调分工协作基础上的整体性。
李瑞玲（2008）利用BPR的方法对烟草行业的物流管理进行了研究，认为烟草企业在国家烟草专卖专营政策的保护下，依旧计划经济的思维、态度和方法来对待市场经济下的烟草经营，在很大程度上妨碍了烟草物流的发展。目前，烟草企业将烟草物流的重点放在客户服务系统的建设上，配送的价值没有得到充分认识和发挥，要提高管理效率还要进一步解放思想。目前，烟草物流还没有一个科学的、统一的管理模式。对烟草企业的BPR可以从内部和外部两个方面进行，外部BPR，包括服务、结算、客服等与客户的关系，内部BPR，体现在组织结构、工作方式和公司文化等方面的再造。烟草企业要认真落实《数字烟草发展纲要》，建立统一标准、统一平台、统一数据库、统一网络的行业数据中心，有效整合信息资源。烟草行业物资管理需要对采购流程、配送流程和仓储管理流程进行深入剖析和彻底的在思考才能有所创新。
三、研究结论及建议
关于烟草行业烟用物资管理模式的系统化研究尚属首次，没有可以借鉴的理论基础和研究方法，但是从烟草行业的销售及成本分析来看，对烟用物资进行科学的管理体系设计非常必要，是控烟政策日益严格、成本不断攀升的背景下烟草行业改革和发展的重要渠道。纵上所述，当前烟用物资相关管理的研究有以下特点：
（1）研究文献少、研究内容整体相关度较低。通过中国期刊网、维普数据库进行查询，有关烟用物资管理的研究文献很少，说明目前研究者对于烟草行业的烟用物资管理关注度还不高。当前研究文献一般从烟用物资管理的某个角度进行分析，将烟用物资管理体系作为一个整体进行研究的文献尚未发现，但这些研究可以作为烟用物资管理体系的基础。
（2）缺少系统的理论体系。烟草行业属于国家实施专卖制度的特殊行业，其采购管理和物资管理和一般企业管理虽有共性，但更多的是其专属的独特性。研究者探讨了管理理论在烟草行业的应用，但是缺乏针对烟草行业提出的理论体系，大部分是零散的，没有形成系统。
（3）现代管理理论在烟用物资管理中的应用处于初级阶段。已有研究在烟用物资采购管理、供应链管理和企业流程再造等方面做了较多的研究。这些研究将现代管理理论应用于烟用物资管理的相关过程，一般研究方法是首先利用相关理论进行问题诊断，然后利用理论的相关方法、手段结合烟草行业特定流程进行环境分析，最后提出问题解决的对策。这些研究一般集中在某些常见的流程，尚未覆盖烟用物资管理的所有环节，从研究人数、研究方法和研究内容来看处于初级阶段。因而，对烟用物资管理全流程的系统化管理模式设计有较高的理论价值。
烟用物资管理模式的研究适合烟草行业成本管理的需要，模式的构建要借鉴现代管理的创新研究成果，采用系统的观点，从公司层面对烟用物资进行统一规划和优化资源配置，对采购、配送、仓储等流程进行彻底的思考和重新设计才能达到创新管理模式的目的。
参考文献：
[1]中国经济信息网.中国烟草行业分析报告[EB/OL].
[2]董红浩.湖南中烟物资采购管理改进研究[D].湖南大学，2012.
[3]李瑞玲.基于烟草行业BPR实施中的物流配送应用研究[D].天津理工大学，2008.
[关键词] 采购 采购管理 供应链管理 物流管理 物料管理 供应管理
采购作为企业必不可少的一项活动，在企业中的地位日益提升。现在采购无论从广度还是深度上都得到了极大的扩展，它已渗透到企业活动的方方面面，对采购进行有效的管理会对提升企业的竞争力做出巨大贡献。因此，企业必须重视采购管理。
采购管理最早在西方国家被提出，已有了比较成熟的理论基础。我国对采购管理的研究虽然发展的比较晚，但已有大量的学者作出了相关研究。然而，我国企业中的采购管理没有跟上研究的步伐，有许多企业的采购管理还停留在传统水平上。本文基于国内外学者的相关研究，对采购管理的内涵及相关概念进行述评，以期对我国企业采购管理的发展尽微薄之力。
一、采购管理发展历程
从全球范围来看，对采购管理的研究已有一百多年的历史。在这个漫长的历史过程中，随着世界经济的发展，采购管理的职能也发生了演变。总的来看，采购管理的职能主要经历了三个阶段的变迁：文书阶段、交易阶段、战略阶段。在文书阶段，也就是第一次世界大战（1914年～1918年）之前，大多数企业主要把采购职能当作一种文书活动。这一时期没有真正意义上的采购管理，采购职能完全出于一种被动的地位，被动的去完成企业已决策好地与采购相关的文书性工作。此后，采购管理进入交易阶段，这一阶段大约经历了从1940年～1990年50年的时间。在这一阶段内，采购职能在企业中的地位不断提升，很多企业意识到采购对于高层管理的作用，把首席采购官等关键采购人员提升到最高管理层，也开始从战略的角度来考虑采购职能。但这一阶段的采购主要关注的还是采购自身的交易，并没有把采购战略融入到企业战略中。20世纪90年代以后，越来越多的研究人员开始从企业战略的高度来研究采购管理，采购职能从以交易为基础的战术职能发展到以流程为导向的战略职能，采购战略开始融入到企业战略中来。
二、采购及采购管理内涵评析
在采购管理职能变迁的过程中，采购和采购管理的内涵也发生着变化。目前对采购和采购管理的概念并没有形成统一的认识，学者们通常从不同的角度来定义。下面分别对采购及采购管理的内涵进行评析。
1.采购内涵评析
对于采购，有广义和狭义之分。从狭义上看，有些学者将其简单定义为“以购买的方式，由买方支付对等的代价，向卖方获取物品的行为过程，在这个过程中发生了所有权的转移。”这种定义方式有些笼统，并没有将企业采购与普通的购买区分开来；还有的学者将其定义为“以最能满足企业要求的形式为企业的经营、生存和主要及辅助业务活动提供从外部引入产品、服务、技术和信息的活动（Van Weele, 2000年）。这种定义站在企业的角度，将企业采购与普通购买区别开来，指出了企业采购的目的与范围。从广义来看，学者将采购定义为企业中一系列活动所形成的过程，这些活动包括购买、储存、运输、接收、进场检验及废料处理等。这种广义的定义与某些文献中对采购管理的定义相类似。
2.采购管理内涵评析
对于采购管理，不同的学者也是从不同的角度给出了多种定义。基于传统采购管理的一个定义是“5R”管理，即企业为了达到生产或销售计划，从合适的供应商那里，在确保合适的品质下，在合适的时间，以合适的价格，购入合适数量的商品所采取的管理活动。这种定义将采购管理的主要目标定位在维持经营活动和降低成本上，没有体现出从战略的高度来关注采购管理。
有的学者从采购管理的其他目标出发，给出了不同的定义，如将目标定位在消费者需求上，给出这样的定义：在全球和动态环境中，通过产品、服务以及供应网络的革新，来创造、积累、捕捉和满足终端消费者需求，为了达到这一目标，从而制定和执行合理的战略。这样一种经营管理过程，即是采购管理（Harland, 1999）；或将目标定位在供应商管理上，这样来定义采购管理：采购管理，即优化采购基础，选择协调供应商，提升供应商绩效，挖掘供应商潜力（Gillingham，2003）。
此外，有的定义是从运作流程的层面给出：采购管理是计划下达、采购单集成、采购单执行、到货接收、检验入库、采购发票的收集到采购结算等采购活动的全过程。对采购过程中，物流运动的各环节状态，进行严密跟踪、监管，实现对企业采购活动执行过程的科学管理。这种定义罗列出采购管理涉及的一系列活动，比较适用于传统的采购管理，体现不出采购战略与企业战略的融合。
为了从战略的高度来理解采购管理，可以这样来定义：采购管理是计划、执行、评价和控制采购战略的一种过程，在这个过程中，执行采购决策，指导所有的采购活动，利用企业能力范围内存在的机会，从而实现公司的长期目标。相比较而言，这个定义更能体现采购战略与企业战略的融合。
三、采购管理相关概念辨析
在采购管理相关文献中，出现了一系列与采购管理相关的概念，如供应链管理、物流管理、物料管理、供应管理。为了清晰地认识各种概念而不产生混淆，下面将对相关概念进行辨析并分析它们之间的关系。
供应链是指在产品的生产和流通过程中，从原材料采购直至最后由销售网络将商品送到消费者手中的将供应商、制造商、分销商、零售商以及最终用户连接成一个整体的功能性网链结构，通过物资的移动和信息流的反馈形成一个系统。供应链管理是指对整个供应链系统进行计划、协调、控制和优化的各种活动和过程，从而发挥供应链中所有企业的协同效应，实现提升供应链整体竞争实力和价值增值的目的。
物流管理是在指某一系统中，为达成某一目标而对人员、物资及相关要素的移动过程进行计划、执行和管理的过程。其中，系统是制造功能、运输功能、送货功能和服务功能等组合而成的集合体。目标是指满足顾客需求。物流管理是能够优化企业的产品、原材料、信息及其他各种资源的移动方式，是实施高效供应链管理的基础。企业的物流活动通常包括生产物流、销售物流、采购物流和回收物流，采购物流是企业物流的重要起点，是企业物流管理的主要环节。
物料管理把物料流动看成一个系统，计划、组织、激励与控制与采购物料有关的所有活动。它的主要业务包括：预测物料需求、寻找货源并获得物料、把物料引入企业、按流动资产控制物料状态。物料管理的目标是从整个公司的角度来解决物料问题，它通过协调不同物料的性能表现、提供交流网络和控制物料流动来实现这一目的。物料管理与采购管理具有一定的相似性。
供应管理是采购管理发展到一定阶段的一个代名词，20世纪90年代以后，采购管理从以交易为基础的战术职能发展到以流程为导向的战略职能，人们不再认为采购仅仅与供应上有直接关系或仅仅是购买。一些企业随之把职能名称从采购管理改为供应管理。供应的核心内容就是通过采购、使用和运输各种资源为现有客户和潜在客户提品或服务。
四、简评
现阶段随着互联网技术的发展以及企业管理的发展，采购管理出现了一些新的趋势。企业战略决策中越来越多地考虑到采购，采购管理发展到战略层面，而不仅仅是停留在操作的层面。此外，采购中越来越多的使用新技术，电子商务在采购管理中的应用更加广泛。在这些新趋势下，采购管理被赋予了新的内涵，原有的采购及采购管理的概念已不能完全适用于新趋势。新趋势下需要考虑更多的问题，例如，采购管理发展到战略层面，需要更好的理解采购管理的职能边界，需要考虑与多少供应商保持战略合作关系等；电子商务与采购管理结合后，会给采购带来什么样的影响，采购中如何更好的使用电子商务等。这些都是采购管理新趋势下，新的内涵需要考虑的问题。
对于企业来说，需要准确的理解采购及采购管理的内涵，及其与相关概念的关系，从而更好地进行采购管理。而且不同的企业处于不同的发展阶段，相应的采购管理发展阶段也不同，有的企业中的采购管理更侧重于操作层面，而有的企业更侧重于战略层面，因此可以选用不同的概念为指导。
参考文献：
[1]利恩德斯费伦,张杰张群译:采购与供应管理．北京:机械工业出版社，2001
[2]张建良:浅谈采购管理的新理念．能源技术与管理，2007，02:119～120
关键词：企业；资产采购；重要性
所谓采购，就是从资源市场获取资源的过程，企业采购分为战略采购和日常采购两种，是实现企业经济利益最大化的基本利润源泉。企业要在激烈的市场竞争中掌握主动权，发挥自身优势，就必须以成熟的采购及采购管理系统为支撑，科学资产采购已成为当今企业面临的新课题。通过资产采购，促进企业正常生产及经营，实现采购经济效益的最大化，这是企业综合实力不断增强的重要体现。
1.企业资产采购的重要性
企业利润是衡量企业的综合实力、企业得以生存和发展壮大的重要标尺。企业的利润是指营业总收入减去营业成本与包括生产成本、管理成本、采购成本等支出费用之和，此外，还要扣除营业收入应负担的税金后的数额。企业采购是其中一个重要环节，其目的就是以最少的成本支出获得最大的收获，实现企业经济利益的最大化。对企业管理层来说，如何科学高效完成企业采购，包括资产采购，最大程度提高企业经济效益，是一个不变的研究课题，对企业提升核心竞争力具有十分显著的意义。实践证明，加强采购管理，是企业实现利用最大化的重要方式，是保证商品质量的重要手段，是提高企业敏捷性的重要前提，是增强企业核心竞争力的重要途径。
2.资产采购存在的问题
2.1资产采购管理者的意识薄弱
现代企业中，采购管理系统逐步趋向完善，但是在资产采购及资产采购管理上仍存在一定问题，如资产采购管理者的重视不足，对资产采购的功能和定位不准确等。受传统采购模式和经验的影响，企业相关管理者对资产采购的理解和重视不足，对相关工作和采购环节的认知和理解存在一定偏差，以至于在资产采购过程中没有将资产采购管理的作用有效发挥出来。在一定程度上增加了企业的成本支出，从而影响了企业的生产和经营，造成较为严重的资金浪费。
2.2资产采购管理制度不健全
目前，大多数企业都已建立了相关采购管理制度，但在资产采购方面仍有不足，相关管理制度不健全，给企业资产采购带来不利影响。资产采购管理制度不健全，集中表现为核算管理不统一，管理流程不规范，考核奖励制度不明确甚至是空白，管理力度不够等。同时，在企业中，由于缺乏相应的机制体制，管理不健全，致使许多实物资产修旧利废挖掘不充分，造成了严重浪费。
2.3资产采购方式方法有待提高
目前，多数企业在采购方式上体现出不同程度的随意性，没有严格按照资产采购的方式及流程进行。采购流程一般包括：采购计划编制、采购预算、采购申请、领导审批、采购执行、质量验收、到货记录、发票报销等。但由于采购方式不当，致使采购资产在质量、价格上存在一定问题，进而影响到企业资产、资金的使用效益和经济效益。
2.4采购人员的综合素质有待提高
企业资产采购的科学性和合理性离不开拥有专业采购知识的人才，但就目前情况上看，多数企业缺乏相应的人才，资产采购及资产采购管理队伍的综合素质有待进一步提高。由于专业知识人才的缺乏，因而在具体资产采购过程中，容易出现资金浪费严重，采购质量不达标等现象，给企业造成不必要浪费，增加了企业生产成本。
3.完善资产采购管理的具体对策
3.1增强资产采购管理者的意识
企业采购管理层及管理者要充分重视资产采购在企业生产和经营中的重要性，并形成系统管理模式，减少资金浪费，促进企业的良性发展。企业管理者要树立科学的采购管理理念，根据企业发展的规划及需要，结合企业运营情况及自己预算，做好资产的采购需求统计、采购计划的制订、采购过程的实施、采购效果的考核的工作。此外，在资产采购各个环节中，要加强监督管理，认真审核资金预算与实际支出，提高企业资金的使用效率，避免由采购活动造成的不必要浪费，确保企业资产的合理优化配置，保障生产经营物资的及时供应。
3.2健全和完善资产采购管理制度
健全和完善资产采购管理制度，首先要明确资产采购管理的职能范围。应建立专人专项负责制，增强管理者的责任意识，针对具体资产采购过程中的各个环节，进行有效管理和控制，做到机构到位、职能到位、管理到位。主管部门应对采购的资金预算、采购活动的进行、质量的检验、考核与监督等方面负责，做到统一核算管理，规范管理流程，但要确保采购权、验收权、保管权的分立，以相互监督，相互促进。同时，采购制度要科学合理、切实可行，确保采购申请、采购计划编制、领导审批、采购执行、到货记录、发票报销环节的系统性和完整性。除此之外，还要建立和完善相应的考核奖励制度，尽可能提高旧物件的回收利用率，避免人为浪费。
3.3资产采购方式的科学性及合理性
企业资产采购管理要确保采购方式的科学性及合理性，按照采购的一般流程进行，避免随意性。企业要对资产采购的类别进行区分，不同资产采购的方式也有不同，主要有以下几种方式：（1）日常资产采购，可通过建立并完善局域网，实现资源共享。相关部门针对企业需求将所需物资的相关信息输入计算机，标明相应的质量标准、验收标准、领用情况、维修记录、厂商联系方式、维修方联系方式等等，便于采购部门有计划、有步骤做出采购计划。（2）较为大额或大型采购，应采用公开招标方式。大额或大型采购一般具有较强时效性，质量要求也比较高，采用公开招标的方式，不仅能够为企业找到实力较强、信誉较好的物资供应商，保证了资产的优质，而且又满足了企业时效性要求，实现双赢。（3）技术含量高或者不可预见的急需采购适合采用竞争性谈判的方式。企业与供应商就拟购商品进行谈判，确定资产的品牌、数量、性能、价格、售后服务等各方面的具体情况，从而达到甚至超出企业预期要求，双方达成共识，实现企业与供应商的利益共赢，确保采购的公开性、公平性和竞争性。
3.4加强资产采购管理队伍建设，提高采购人员的专业知识及水平
企业采购人员的综合素质主要包括：品质、知识、能力、身体等四个方面。随着市场经济竞争的加剧，企业越来越重视人才的选用，越来越看重工作人员的综合能力与水平，采购人员应自觉加强自身能力的建设，提高业务能力，掌握采购的专业知识。同时，企业应为采购人员增加岗位培训的机会，重视对采购人员业务能力的培养，加强资产采购管理队伍的建设，不断提高采购人员的专业知识和水平。此外，还要建立和完善相关奖励和监督机制，为企业资产采购提供强有力的支撑。
小结
资产采购作为企业采购的重要环节，其直接关系着企业生产成本，关系着企业利润的实现，必须引起重视。企业相关部门及管理者要重视在资产采购中存在的问题，针对不同问题寻找相应解决对策，为企业管理的现代化转型奠定基础。只有不断加强企业管理，强化企业资产采购及资产采购管理，才能够为企业节约生产成本，实现利润的最大化，才能为企业可持续发展提供保障。
参考文献：
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Abstract： Appropriate management system of weapon equipment integrative acquirement is important to improve the benefit of acquirement cost and ensure acquirement quality. Using the ideology of whole system and whole life management， based on the theory of Business Process Reengineering， this paper establishes the management system of weapon equipment integrative acquirement， and puts forward the organization setting and run mechanism of weapon equipment integrative acquirement management.
关键词： 武器装备；一体化采购；管理体制；全寿命；业务流程重组
Key words： weapon equipment；integrative acquirement；management system；life cycle；BPR
中图分类号：F253.2 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）33-0131-02
0 引言
武器装备的一体化采购涉及武器装备的科研、订购、维修保障等一系列活动，在采购中不仅要考虑产品的前期购置，还必须注重产品的后期使用。建立与武器装备一体化采购工作要求相适应的管理体制，能极大地提高采购效益，使采购方成为精明的买主。
目前，武器装备采购管理体制大多都是根据传统的管理理论设置的。然而，传统的管理理论产生于工业时代，其核心思想就是斯密的劳动分工理论。20世纪末以来，世界经济发生了本质的变化，传统的管理理论暴露出诸多不足之处，难以适应新时期采购管理工作的需要。比如，分工理论虽然可以极大地提高个别作业和部门的效率，但往往造成对整个流程的忽视；容易导致管理盲点，部分职能没有相应的执行部门；科层制的直线职能式的组织结构会导致管理层次重叠，同一层次的组织各自为政，纵向组织层次过多，而且沟通成本也比较高；信息传递不畅甚至失真，由于信息是自下向上进行传递的，在层层传递中往往导致信息失真，而使得决策失误。
业务流程重组理论提供了一种解决传统管理理论缺陷的方法，本文正是基于这种方法探讨如何运用BPR建立合理的一体化采购体制，科学设置采购机构，优化采购运行机制，规范武器装备采购管理工作，提高采购效益，保证采购质量。
1 业务流程重组与全系统全寿命管理
1.1 业务流程重组
业务流程重组的基本思想是：传统分工原则将一项原本完整的工作流程人为分成不同部分，由相对独立的不同部门按一定次序完成工作；BPR意在对传统工作流程重新设计、拆除人为地设在市场、设计、生产、销售、财务、人事等职能之间的围墙，使其恢复原本面貌以提高工作效率。
BPR一改传统的小改小革，以获取个别环节的减损增效的做法，而从整个流程来考虑资源和要素的合理配置和重新组合，使原本分散在各部门支离破碎的流程片断重新还原为一个整体，减少重复环节、降低协调和交换的难度和成本，从而使企业业绩有突破性增长。
根据BPR的思想精髓，把BPR项目实施设想成一种高层次的立体形式，整个BPR的实施体系由观念重建、流程重建和组织重建三个层次构成，其中以流程重建为主导，而每个层次内部又有各自相应的步骤过程，各层次也交织着彼此作用的关联关系。
1.2 全系统全寿命管理
装备全寿命是指产品从立项论证直到退役处理的整个时域历程。一般装备的寿命周期大致可分为论证、方案、工程研制、生产与部署、使用与保障、退役处理等阶段。装备的全系统全寿命管理，可以理解为从横向上通观产品的全局，也就是说管理者要把管理对象的全部内在的和外在的因素作为一个整体系统来研究和处理，要把产品及其配套的设施、设备、仪器、工具、器材、资料等保障部分进行通盘考虑，进行统筹考虑，统一解决，同步发展。
2 一体化采购管理体制的规划和设想
完整的一体化采购必须具备三个特征：规范化、专业化和系统化。
规范化是一体化采购的前提和基础，采购过程中的各项工作均按照相关的法规和制度进行。
专业化是一体化采购的重要保证，采购过程中的各项工作均有专门的部门和人员负责。
系统化是一体化采购的主要特征，按照全系统全寿命管理的要求，统筹考虑产品科研、采购、使用保障和维修等工作。
3 一体化采购管理体制的建立
3.1 一体化采购管理机构设置
在采购机构设置过程中，主要考虑以下三方面的要求：
①根据政府采购制度的基本要求，应建立竞争、评价、监督、激励机制，加强计划制定、合同订立、合同履行、合同审计、合同监督工作，使计划制定、合同订立、合同履行、合同审计和合同监督部门相对独立，改革和完善与国家采购制度相适应的产品采购体制。
②根据业务流程重组理论，一项完整的工作流程应由一个部门独立完成。武器装备采购流程，特别是大宗或比较贵重的武器装备采购，一般需要经历采购项目论证、审批、招标、议（决）标、采购合同订立和合同履行等阶段。对于上述阶段中的各项工作，都应由专门的采购管理机构负责。
③根据全系统全寿命管理理论，在机构设置中必须包括武器装备定购、科研和使用维修等部门，以满足在装备全寿命中各阶段的管理要求。
根据以上三方面的要求，确定武器装备一体化采购管理机构设置如图1所示。
在图1的机构设置图中，各部门的职能分工如下：计划管理部门负责定购、科研、维修计划的制定、指标、定购论证和价格管理工作；合同订立部门负责定购、科研、维修合同的订立；合同履行部门负责定购、科研、维修合同的履行；装备使用保障部门负责产品使用管理和保障工作；装备修理管理部门负责产品维修工作。
3.2 一体化采购管理运行机制
在武器装备一体化采购管理运行机制中包括四部分的内容：科研管理工作运行机制、定购管理工作运行机制、维修工作运行机制和科研、定购、维修工作接口。
①科研管理工作运行机制。由计划部门制定科研计划，对科研项目进行招标。合同订立部门根据科研计划，与承制方签订合同。合同履行部门根据合同订立部门所签订的合同，进行合同履行。
②定购管理工作运行机制。由计划部门制定定购计划，进行招标。合同订立部门根据定购计划，与承制方签订合同。合同履行部门根据合同订立部门所签订的合同，进行合同履行。武器装备使用保障部门在武器装备使用阶段负责保障工作。
③维修管理工作运行机制。由计划部门制定维修计划，进行招标。合同订立部门根据维修计划，与承制方签订合同。武器装备修理管理部门根据合同订立部门所签订的合同，进行维修合同履行。
④科研、定购、维修管理工作接口。武器装备使用保障部门根据所定购产品的使用情况，提出武器装备改进需求和武器装备补充需求。武器装备修理管理部门根据武器装备维修情况，提出武器装备改进需求。
4 一体化采购管理体制的评估
由于武器装备一体化采购体制所带来的效益主要是间接的、无形的，很难直接度量，可以用以下几个指标进行评估。
武器装备一体化采购管理体制评估指标如图2所示。
①采购费少。由于采用了全系统全寿命的管理思想，在采购中不仅考虑了武器装备的购置费，而且考虑了武器装备的使用保障费用，达到使武器装备寿命周期费用最少的目标。
②采购时间短。由于采用了业务流程重组的原理，采购工作流程顺畅，减少采购工作中的不必要环节，减少了采购时间。
③武器装备采购质量高。采购中的各项工作流程均由专门的机构负责，增强了各项工作力度，对武器装备的监督力度加大，有效保证了采购的武器装备质量。
④武器装备使用效率高。在组织机构中专门设立了负责装备维修和保障的部门，保证了武器装备的顺利使用。
⑤管理水平高。管理专业化水平提高，不仅使各部门的管理水平，而且使整个采购管理体系管理水平有所提高。
5 结论
本文所建立的武器装备采购体制从组织上将采购计划制定、合同订立、合同履行等职能相对分离，形成了既相对独立、相互制衡、各司其责又相互配合、相互促进的组织体系，部门分工明确，决策、管理、执行层次清晰。横向上实行分专业管理，设立完备的职能管理机构，将采购相关的各项指责分别由相应的专业化组织机构承担，对各项采办工作实行专业化分工管理，形成了由合同订立、合同履行等若干相对独立的管理指挥线。能极大地提高武器装备采购部门的采购效益，保证武器装备采购质量。
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