时间：2023-08-09 17:25:24
导语：在档案与档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：
1.档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。
2.纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。
3.纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。
二、电子档案管理概述
电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：
1.电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。
2.电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。
3.电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。
三、纸质档案管理与电子档案管理的融合
（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性
纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。
（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合
纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：
1.针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3.结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4.统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5.规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率
主题词虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以关键词替代主题词的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。
一、档案收集
档案收集工作是贮存档案信息资源的重要途径，是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，是决定档案工作存在和发展的前提条件，对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。收集工作在档案管理中处于特殊地位。收集是档案业务首要环节，是档案室工作的起点。档案收集工作，就是把分散在各部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。其内容主要是档案室对本单位需要归档的档案的接收；其指导思想是：归档档案应齐全完整；加强室外调查和指导；推行入室档案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一个机关、单位的档案全部收集完整。要深入广泛地宣传《档案法》使大家知道对档案的接收、收集、整理、保管和提供利用是档案室的职责是依法进行的，使他们认识到档案收集工作是档案工作中一个重要环节。让他们了解相关知识，从而提高档案归档的质量，增强各有关部门对文件、材料收集、移交的自觉性。尤其是要争取领导的支持，领导的档案意识提高了，档案工作得到重视和支持，那么档案收集工作中所遇到一切问题就好解决。为了搞好档案的管理工作提高档案的收集质量，各室、科可明确一人负责本部门、科室的文件材料的平时归档工作，到来年归档时，由各部门的档案负责人统一交档案室归档保管，从而确保档案收集的完整。
二、档案管理
档案管理，就是按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案系统化的工作。档案整理解决的是档案由零乱到系统、由无序到有序的问题。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理是发挥档案作用的重要条件。档案数量庞大，成分复杂，如不经过系统整理，处于零乱状态的档案，查找起来如同“大海捞针”。只有经过系统整理，才能使保存的档案条理化、系统化，为档案的管理和提供利用创造良好条件。档案整理是整个档案管理工作的重要基础。通过整理，可以全面了解和检查档案收集工作的质量，促进其改善和提高，并为全面确定档案的价值和建立检索体系奠定基础；同时又为档案的保管、统计和查找提供了单位和完整体系，有利于保护档案的完整与安全。档案整理与档案工作的各个环节有着密切的联系，是档案利用、开发、发挥档案作用的一个前提条件，是档案室和档案馆重要的基础工作和业务建设，它为档案的鉴定、保管、统计、编目提供基本保管单位和完整的体系。档案整理科学化、标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接、广泛的影响。
三、档案保管
档案保管工作，是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全。档案保管工作的具体内容主要包括：（1）档案库房管理，包括库房内档案科学管理的日常工作；（2）档案传递、流动过程的保护，即档案在各个管理环节和利用过程的安全防护；（3）保护档案的具体措施，即为延长档案的寿命而采取诸如复制、数字化和修补等各种专门的技术处理，这三个方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立环节。
四、档案利用
档案利用就是档案信息资源的开发利用即将集中统一管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用。档案室应该集中统一管理本单位全部档案。因此，要创造良好的基础和物质条件，确保档案的完整与安全。管理是手段，利用是目的。档案室工作的根本目的，就是充分发挥档案的作用，为单位领导决策和各项工作服务。档案室工作是否有效，是从利用工作表现出来的。利用工作的好坏，直接影响档案室的发展，影响单位工作效益的提高。如果档案室内只起“一把锁”的作用，就得不到领导和业务人员的重视与支持。档案室要根据本单位的工作利用档案的特点，编制各种检索工具和参考资料，开展各种利用工作，变被动服务为主动服务。要做好档案信息资源的开发利用工作，健全和熟悉档案资料是开发利用档案信息资源的的必备条件。档案信息资源开发与利用，既要坚持按规章制度办事，又要注意改善服务态度，提高服务质量。
1.1建立数字化的房产档案管理系统
计算机技术的发展极为迅速，20年前的今天，计算机刚刚传入中国，没有看好那个又笨又重的东西。二十年后的现在也没有人愿意相信，计算机已经变成了我们生活中不可或缺的一部分。因为它的便利性很多行业都应用它办公。而繁重的房产档案管理工作交给计算机去做也变得十分容易。现代房产方案管理应加强数字化的建设与完善，加强数据库的建立。通过对房产档案数据库的更新、管理与维护实现房产档案管理的实时性，为提高方案档案工作效率、促进资源共享奠定基础。针对房产产权变动的问题，房产档案管理部门还应加强房产信息动态管理工作。
1.2加快新时期下的房屋档案管理转型工作
随着社会的快速发展，我国已经全面进入了一个新的时期。人们对于各个方面的需求都有所改变，这就要求房产档案管理工作也能够适应时代的变化，及时的更新管理制度，跟上时代的潮流进而保证企业的快速发展。在现代知识经济快速发展的今天，房产档案管理工作也应针对市场需求从传统的管理型向科技型转变，以此适应新形势下房产档案管理工作的需要。在现代房产档案管理中，房产档案管理部门还应由传统的被动型向主动型服务转变。由主动型服务理念指导房产档案管理工作，以此使房产档案发挥更大的作用。
二、目前我国房产利用现状剖析
房产档案管理是做什么用的，答案是对已经存在的档案进行整理，存储。那么我们为什么要花费那么大的力气把那些档案储存起来了呢？当然是为了利用啊，没错存储就是为了再次的利用，从理论上来说，档案的利用价值十分巨大，但是在现实的生活中，那些拥有巨大利用价值的档案却变成了一堆又一堆废纸。我国房产档案利用目前的状况是：房产档案利用为大众服务的观念滞后、房产档案信息内容单调且缺乏特色、馆藏利用服务的方式存在缺陷。房产档案仍以传统的档案利用服务方式为主，档案管理基本上是实行传统档案与电子档案共有的双轨制。无可置疑，电子档案的建立和网络技术的发展，无论在量上还是在质上都为房产档案利用创新突破提供了条件。
三、房产档案利用改善措施
3.1树立为大众服务的思想
房产档案管理的终极目标就是实现档案的重新利用，从而更好的为人名服务。因此要向实现房产档案的利用，就要提高工作人员为大众服务的思想，从基本上下手，让工作人员知道工作的意义，进而实现档案利用的目标。所谓大众不仅包括内部机构和政府机关的利用者，同时也包括广大的需要了解档案信息的人群。要建立档案用户信息资料，对一些重要的单位和个人定期上门，建立广泛的房产档案信息利用服务网络，随时掌握房产档案利用者的动态。为提高服务的效率，档案馆可针对利用者查阅档案“求快”的心理，在“快”字上做文章，尽量在第一时间内满足他们的查询需求。
3.2改革房产档案利用的方式
新时期下的房屋档案利用方式正在发生着巨大的改变，有很多企业却并不能跟上时代的步伐，导致企业的档案利用工作落后于其他企业，给企业带来了一些没有必要的损失。因此，当下企业一定要注重房产档案管理的转型工作的建设。房产档案利用的发挥程度直接取决于档案利用服务方式，传统的档案利用服务方式主要有档案阅览、外借、档案展览与陈列服务，制发档案复本、制发档案证明、档案咨询服务等。随着市场经济的进一步发展，传统的服务方式仍然不可少，但也迫切需要在服务方式上创新，只有积极地把档案推向市场，充分发挥其现实功效，才能取得良好的社会效益和经济效益。例如，主动到市场上寻找“服务”商机，针对不同的人群进行专题性开发等。
四、结语
档案管理工作具有强烈的时代特征，不同的历史时代决定着档案管理的内容和方式。纵观我国档案管理发展的历史，先后经历了档案史料管理、档案实体管理、档案信息管理和档案知识管理四种管理范式。
目前，传统的手工操作方式正在向自动化方式转变，多种现代信息技术尤其是计算机技术应用到档案管理工作之中，伴随而生的大量电子文件逐步成为档案信息的主要传播形态，信息技术转化成为提升档案管理效率最直接的要素；以网络为基础的档案信息平台初步建立，数字档案馆成为信息管理新的组织单位和功能单元。档案信息管理打破了原有的全宗、年代、机构和专题、专案等界限，追求更大范围信息的收集、储存和输出，信息资源共享将成为现实。而我国的档案管理正处于由档案实体管理向档案信息管理、知识管理的过渡阶段，档案管理的理念、模式、方法还没有重大突破，这就要求档案工作者对此要有清醒认识，调整自己的思维定势和价值取向，在原有的基础上作进一步深入研究，以全面推进和实现从传统的档案史料管理范式、实体管理范式向信息管理范式、知识管理范式的转变。而对此产生直接影响的关键因素之一的，是档案工作者的素养，尤其是信息素养。
二、现代档案工作者信息素养的主要内容和特征
所谓“信息素养”（Information Literacy）即“信息文化”，也译为“信息素质”，信息素养概念通常包含三个层次：意识层面、知识层面和技术层面。在档案管理领域，信息素养包含了以下几个方面的内容特征：
（一）信息观念素养
信息观念在信息素养中居于先导地位，关系到档案人员对档案工作信息的接受和理解，指档案人员对信息的初步认识以及在档案工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。
（二）信息意识素养
1、信息资源意识
信息资源是一种可以再生的资源，信息资源不仅可以提高人类开发利用物质和能量资源的效率，而且可以推动人类经济与社会的持续发展。培养档案工作者的信息资源意识，可以使档案工作者在观念上重视对信息资源的管理和开发利用，并在档案管理工作中，运用资源管理理论、知识管理理论和信息技术手段，实施对档案信息资源的科学管理与有效开发利用。
2、信息环境意识与信息伦理意识
人类所处的生存与发展环境除了自然生态环境以外，还有一个信息环境。档案工作者，应该对所处的信息环境状况有一个较为清醒的认识，具备科学正确的档案信息伦理观念，从而达到预防与治理的效果，保证我国档案工作运行的正常秩序。
3、信息安全与信息产权意识
社会活动各个领域的竞争归根到底是信息与信息力的竞争。强化档案工作者的信息安全意识可以帮助他们形成科学的信息产权意识，有效解决档案管理中可能出现的各种知识产权保护问题。
4、信息交流与信息管理意识
档案工作者是否具有较强的信息交流参与意识，不仅影响着其与他人的融洽程度，而且还决定着其信息能力的高低，并对档案工作的社会化发展和档案部门的形象宣传产生影响。
（三）信息能力素养
1、运用信息工具的能力
这是信息时代必须放在首要位置的一种能力，档案人员要掌握计算机理论知识和运用技能，熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。
2、档案信息的获取能力
长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本馆（室） 所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。
3、档案信息的鉴定、评估能力
把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作者的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估信息的能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。
4、档案信息的加工、提炼能力
信息社会，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求，这就要求提高档案工作者对档案信息的加工、提炼能力。
5、档案信息的交流、传播能力
档案工作者的信息交流能力不仅包括传统的文字和口头表达能力，还需具备在互联网上进行交流的各种能力，如应用外语与国外同行交流的能力以及应用各种相关的现代技术信息的能力等。
三、培养和提高现代档案工作者的信息素养
（一）制定明确的培养目标
培养目标既是培养现代档案工作者信息素养的出发点，也是档案人才信息素养的评价标准。培养目标至少应包括以下五个方面：一是高效获取档案信息；二是正确处置档案信息；三是创造性开发利用档案信息；四是自主创新式学习信息知识；五是信息行为高尚规范。
（二）创建良好的培养环境
档案人才信息素养的培养是一项创新性很强的工作，需要各种环境的协调配合。一是要营造先进的思想认识环境；二是要创造良好的软硬件环境；三是要完善和落实规章制度，良好的制度环境是档案人员信息素养培训的有效保证。
（三）突出信息技能的教育和训练
档案人员信息素养的培养，关键在于提高其信息技能。一是进一步掌握网络技术，善于借助网络掌握档案工作的时事动态信息，利用网络掌握数据库的宝贵资源，提高档案工作效率；二是掌握基本的软件操作，并争取在工作实践中能够发挥其最大效能。
（四）加强交流，促进合作
关键词：档案 信息化 工程建设
档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。
一、档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
二、促进档案信息化建设的几点建议
1、档案工作人员要树立档案信息意识.
哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
2、提高档案信息化水平技术
2.1 配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
2.2 档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
2.3 对上网信息进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定;其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
3、提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
3.1 随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
3.2 档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
3.3 “工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
3.4 从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
三、推行档案信息化管理、确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
1、加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
2、建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
3、档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。
【关键词】科研项目；档案管理；纸质档案；电子档案；整合利用
改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。
一、电子档案与纸质档案的优缺点
（一）电子档案的优缺点。随着当代科学技术的飞速发展，许多行业随之进入了全新的时代。当代的各行各业以及生活中处处离不开科学技术的渗入。档案管理工作也有了全新的发展。
在信息发展迅猛的今天，无论是在人们的日常生活中、事业中，还是在社会交流与国际联系中，互联网都发挥着巨大的作用。在科研项目管理中，电子档案紧紧依赖于计算机而存在，因此电子档案的优势显而易见，且其记忆速度和运算速度高达数亿次每秒。能够大大缩短查阅资料上浪费的时间，优化了资源检索过程。电子档案具有存储时间长、存储容量大、储存困难等特点。在科研项目中，电子档案可对档案资料进行长时间的储存，科研档案在科研管理活动中具有重大意义，它不仅能够有效地记录过去的科研成果以及过程，而且对于今后的科研计划、科研政策的制定具有重要的参考价值。因此，电子档案长时间的储存功能显得格外重要且必不可少。此外，电子档案还能利用计算机的特殊功能对科研项目中的文字、图形、表格等各种形式的载体进行原件保存。但是，电子档案储存难度大，因其对计算机的依赖性强，一旦计算机受到病毒等的侵害，就会造成不可恢复性的损失，这不仅会对科研项目中的档案管理工作造成危害，还会间接影响到科研项目的成果。
总而言之，电子档案的便利性，给人类的生活带来了巨大的收益，电子档案的存储地址一般在电脑上，不占空间，甚至仅需要一张光盘就可以储存所需信息，存储量大且运算和记忆速度已经达到数亿次每秒，与人共享方便，可通过笔记本U盘等随身携带，可节约大量时间，最大程度地发挥其共享他人资源的优势。除此之外，电子档案可以长时间保存相关信息，不会随时间的延长造成资源的磨损或毁坏，人们可以快速查阅期望得到的信息。在这个信息全球化的社会，只有充分发挥高科技的作用，才能高效地与世界接轨，获得全球最新信息，完成信息全球化交流，促进自身产业的发展。电子档案管理利弊并存，均不可忽视，电子档案需要注意的事项主要表现在构建、储存、保护、防丢失等方面。其一，在电子档案构建的同时，相关工作人员要建立妥善的资料格式，以达到资料的完整与完备性。其二，电子档案的储存是关键步骤，相关工作人员要牢记资料的储存路径及位置，不可因自身原因造成丢失等严重后果。电子档案的最大缺点即存储信息的安全性受到严重威胁，当今社会科技发展迅速，电脑黑客的手段也是越来越高明，许多机密性文件可能因为黑客的侵入而造成严重的更改或是毁灭。因此。想要保证电子档案的安全以及不被侵入，就要严格做好防盗措施，设立严密的防盗网络，保护电子档案完整不被侵害。
（二）纸质档案的优缺点。科研项目中的档案管理仍然离不开纸质档案的帮助，科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料都离不开纸质档案的使用。大量的纸质档案在人工查阅时可以加入电子档案元素，利用电子档案的便利性对纸质档案进行编码和记录，通过检索号就可快速获得科研项目档案管理中的纸质档案。除此之外，在书写上，纸质档案能够直观、简明地表现出其简单性，以及在阅读方面的便利性。与电子档案相比，纸质档案保存安全，不易丢失，可盖印章、按手印、签字，具备一定的法律效力，而没有当事人的电子档案不具备法律效力。但其缺点也不可避免，纸质档案占据空间，查阅不便，整理麻烦，而且容易磨损和损坏。因此，对于纸质档案的广泛使用，需要对其纸质进行筛选，并且妥善保存、管理。
二、电子档案与纸质档案的整合与利用
（一）两者相融相合的必要性。电子档案的发展促进了纸质档案的进一步发展，同时，由于电子档案的产生也进一步代替纸质档案而存在，电子档案不仅可以减少人力物力的消耗，还可以减少金钱的浪费，不仅能够简化纸质档案管理，还能够高效地实现电子档案和纸质档案的转化，使得科研项目的完成更加高效。在电子档案和纸质档案的相互转化关系中，相关工作人员要充分发挥电子档案和纸质档案各自的优势，对于纸质档案应加以妥善保存，同时建立电子档案与纸质档案的联系，使得只要输入有效关键字就可以准确无误地对纸质档案进行搜索。就科研项目的长远发展来看，电子档案永远无法完全取代纸质档案的位置。因此，在科研项目档案管理工作中，电子档案与纸质档案必将共同发展，只有将电子档案和纸质档案进行合理的整合利用，并建立双向联系，电子档案为纸质档案梳理位置及信息，纸质档案为电子档案提供有效库存和档案内容。两者相辅相成，共同发展，不仅可以发挥各自的最大优势，还能有效地提高工作效率，进一步加强和改进科研项目档案管理工作，更好地为科研单位的持续健康发展服务。
（二）电子档案与纸质档案的整合利用。科研项目材料档案是探索科研规律的实践活动的直接记录。主要包括：科研准备阶段中科研课题申请书、审批文件、任务书、项目计划书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议等材料；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、项目进展报告、计算材料、专利申请的有关文件材料；总结鉴定验收阶段中的工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、成果和奖励申报中的成果和奖励申报材料及审批材料，这部分档案是科研档案存档的主体。 只有综合利用电子与纸质档案的优缺点才能有效完成科研项目的档案管理工作。
电子档案、纸质档案两者的优缺点特征明显，因此在科研项目档案管理工作中应尽量结合两者优缺点整合利用过程，相关人员要尽最大努力对档案的优点加以最大程度地利用，而对于其缺点，要尽量避免，实现两方面优势互补，为科研项目档案管理工作提供有利保障条件。两者之间要扬长避短，共同作用才能发挥更大的优势。例如电子档案在档案管理工作中不仅具有高效性，还具有科学性，其在科技方面的优势不容忽视，因此要加以重视，而纸质档案在签约、签字、印章等方面具有相当的法律效力，此方面不可替代的优势要加以保留。将两者的优势结合起来，必然能够使档案管理工作的效率进一步得到优化。
三、结束语
在高速发展的信息时代，电子档案管理已经是档案管理工作的发展趋势，但每一项文化遗产必然有它不可取代的优势，因此电子档案和纸质档案都是档案管理的重要组成部分，两者的整合利用与共同发展构成了完整的档案管理系统，档案管理人员只有结合科研单位实际，积极探索档案管理的新模式，有效地整合各类电子档案和纸质档案，促进档案管理工作进一步科学化、规范化，才能全面提升科研项目档案管理工作水平。
【参考文献】
[1]李捷，陈凤兰，李秋风等.高校学报档案管理"双套制"刍议[J].城市建设与商业网点，2009（29）：12-13.
1 档案信息化建设的基本内容
档案信息化从其内容上看比较丰富，但是，具体来说主要可以分成广义和狭义两种。广义上讲，档案信息化主要是以实现各领域信息融合为目的，其中包括经济、政治、社会等方面的信息。将这些信息进行收集和整理，就可以实现信息的共享和信息的融合。狭义上看，档案信息的信息化只是档案内部资料的信息化，随着信息化技术的不断发展，档案资料的全面性和丰富性更加突出。实现档案的信息化，可以为信息利用者提供更加真实的信息。另外，将先进的技术应用到其中，可以实现信息的共享，满足大众对信息的需求，档案信息化进程和社会的发展浑然一体。这样，档案信息的价值得到了高效地提升，同时为信息利用者提供更大的获得信息的平台。可见，信息化建设的主要内容就是从广义和狭义两个方面来进行，只有这种才能档案信息建设的全面性。
2 改进档案管理的建议和措施
在实际的档案信息管理工作中，为了建立健全管理模式，需要以先进的管理技术和管理经验为指导，进而提升档案现代化建设的高效发展。科技的进步和档案管理水平的提升之间存在着密切的关系。另外，为了推进档案管理工作的高效性，就需要提升档案内容的价值，档案部门管理工作人员需要贡献自身的力量。传统的档案管理工作模式已经无法适应社会发展的需要，因此，改进档案管理工作的方式，势在必行。
2.1 提升管理人员的服务意识
在实际的档案管理工作中，工作人员工作的性质是为社会的发展提供一定的服务，也就是说，档案管理工作严格意义上来说服务性质可以和服务业相比拟。工作人员需要明确认识档案工作的目的，以为大众服务为己任。但是，在改变工作意识的过程中可能会遇到一定的难度，因为，传统的档案管理工作主要是以档案内容的收集、整理和保管为主，不重视档案的利用，属于单相的档案管理。现如今，档案管理工作需要打破传统的管理弊端，扩宽档案管理的范围，明确档案管理工作的服务性质。所以，档案管理工作人员也应该对这一问题进行明确，从观念上进行转变。
现如今，我国的档案管理工作对于档案管理人才的需求量不断提升，但是，对于工作人员来说，其专业知识和技能是一方面，更重要的是管理人员的工作意识。提升档案管理的服务意识，才能够从根本上促进社会发展的进程。
2.2 提高档案信息管理水平
随着社会的不断发展，信息化技术逐渐融合到档案管理工作当中，电子档案也是一种比较常见的形式。计算机管理工作为现代化的档案管理工作做出了重要的贡献，不但提升了档案信息管理工作的水平，同时也推进档案管理的现代化和信息化的进程。
从档案文件的作用上可以看出，其属于一种价值很高的信息资源，同时也是社会发展过程中的重要财富。档案管理工作虽然不能够直接产生任何经济效益，但是却可以提供一定的社会效益。所以，提升档案信息管理的水平是提升档案管理水平的重要内容，也是一个不可避免的重要问题。
档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
2.3 加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着档案的建立和形成。从相关工作的立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高了档案管理效率与效益。
相关档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高这些档案岗位人员的业务素质和工作能力。
档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便相关单位和部门利用这些档案信息的条件。
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。
当前，大数据的定义还没有一个非常明确的概念，但是其内涵已经被人们认可，档案资源在其应用和发展的过程中可以非常明显的顺应大数据的特征，但是就当前档案工作发展的实际情况来看，其在很多方面还无法充分的满足大数据时代的发展需要，所以为了更好的推动档案管理工作的发展，必须要对其予以重视。
2大数据环境下档案管理的缺陷
2.1档案资源。
当前，很多地区的档案管理机构在档案介质方面依然使用传统的纸质方式，档案信息数字化的程度需要不断的提升，一些偏远的地区在档案工作中依然还是使用人工手动的方式进行操作，所以在实际的工作中也很难去满足用户提出的个性化需要，虽然一些管理机构采用的是电子形式的档案，但是在档案收藏方面还没有制定一个科学统一的标准，这样也就使得档案资源会出现比较多的重复现象，结构形式不同的数据很难实现共享，所以这种情况也严重的阻碍了档案资源管理工作质量的提升。
2.2档案工作流程。
在很长时间以来档案管理工作都是从文件归档开始要经历收集、整理、保管、检索和利用这几个重要的阶段，纸质档案为主的时期，这种工作流程和当时的时展水平是完全适应的，但是时代也在不断的发展和进步，电子档案数量明显增多，在大数据时代当中，档案管理的核心也从整理和保管向收集和利用转变，此外这种进程也会不断的加快，档案收集也从传统的方式逐渐的过渡到在线实时查阅的方式。在社会发展的过程中，档案信息资源的类型也在不断的丰富，同时其也在朝着非结构化的方向发展，一些新技术在档案信息当中的应用也使其成本大幅提高，此外传统的档案利用方式也将发生非常大的变化，在这一过程中也会更多的朝着主动推介的方向发展，而当前的档案工作还不能完全满足这些层面上的需求。
2.3档案工作思维。
在以后的档案工作中，工作的主体将直接发生很大的转变，而其在实际的工作中需要完成的也不仅仅是简单的装订和维护，同时，在这一过程中其所提供的服务也越来越多样化，其在工作中必须要按照用户的实际需要迅速的挖掘出更加符合用户需求的有价值信息。当前，一些档案信息工作部门在思想观念上还存在着一定的误区，很多人还是比较重视馆藏，但是对档案信息的利用却并不是非常的重视，他们认为档案是国家财产的一部分，所以在实际的工作中并不能对档案信息进行全面的广泛的使用，在态度上十分的消极，一些工龄比较长的工作人员不学习计算机知识，所以电子档案收集的准确性和全面性都受到了非常大的影响，这样一来也十分不利于档案工作的顺利开展，一些档案工作者在实际的工作中甚至还出现了不肯创新的问题，缺乏社会责任感，这也成为了阻碍档案管理工作顺利开展的一个重要的因素。
3大数据时代下档案管理工作的改进建议
所谓转型，是指事物的结构形态、运转模型和人们观念的根本性转变过程。不同转型主体的状态及其与客观环境的适应程度，决定了转型内容和方向的多样性。转型是主动求新求变的过程，是一个创新的过程。在大数据背景下档案事业若想发展必须转型，若想顺利完成转型也必将在档案管理体制、运行模式、发展战略等方面进行调整。
3.1完善档案管理体制。
管理体制实际上就是指采取什么样的组织形式来达到管理的任务和实际的目的，站在档案管理体制的角度上来讲，这项工作的核心内容就是要科学合理的去设置档案管理机构，管理体制的建设直接影响到了档案资源自身的发展和利用的程度。在大数据环境下，我们可以在档案管理工作中充分的利用信息技术和互联网技术等等，从而也就可以更好的实现互联网技术以及信息系统不同部门之间的相互联系，同时还能对其开展统一性的管理，也就是说每个部门产生的档案信息都可以借助在线查阅的方式给档案管理部门予以统一科学的管理，所以就一定要在实际的工作中对档案的管理体制予以充分的改进。首先是建立一个自上而下的管理体制，同时还要对传统工作中的弊端进行分析和改进，加强档案部门不同环节之间的联系和协调，只有这样，才能不断的提高档案资源的利用效率，这样一来也就在很大程度上提高档案管理的质量和水平。此外还要建立一个档案监督机构，这个机构要和档案管理系统保持平行的关系，这样才能充分的保证档案部门的每一个环节都能保证其运行的质量和水平，使得档案工作的整体水平得以显著的提高。
3.2改变档案工作的运行模式。
运行模式通常就是指一个事物运行过程中实际的工作状态，不同的领域和行业当中都有其自身的特色和特点，不同行业的发展模式都在改变，同时档案管理的模式也在不断的创新和完善。档案管理的过程实际上是一个十分完整的链条，在大数据时代档案部门一定艺不断的加强自身的建设，同时还要将大部分的精力直接放在丰富馆藏建设当中，同时在这一过程中还要对数字化档案信息进行更加深入的加工，此外对这些档案信息资源还要使用科学规范的软件对其进行全方位的管理。除此之外在实际的工作中还要以先进的科学技术为依托，建立一个相对比较完善的网络，这样也就给信息的检索提供了更大的便利。档案信息的利用效率得到提升的同时，也为用户的档案利用提供了诸多的便利。
3.3改变档案工作发展战略。
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