时间：2023-08-15 17:19:38
导语：在档案分类与管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
在现代化社会发展中，计算机技术、网络技术等得到了普及与应用，并将其引入到了档案管理工作中，促使档案管理模式发生了巨大的变化，分类方式也随之得以转变。根据计算机在档案管理工作中的应用实践以及应用程度我们可以将其分类方式分为以下三个阶段的转变过程。
一、前计算机阶段
在这一阶段，人们在企业档案分类的过程中，我们需要投入大量的人力对档案进行手工分类，也就是根据相关分类体系将混乱的档案信息进行科学的分类，使其具有层次化与合理性。通过档案信息的分类有利于后期对档案信息的管理。在这一阶段对档案信息进行分类，主要是为了满足社会的需要，将档案信息按照内容、形式等进行分类与处理，并将其按照需要编制成检索工具，人们通过手工检索类寻找到所需要的信息，在一定程度上充分发挥了档案的利用价值。由于档案信息是根据某一个规则而排列出来的，因此检索的入口具有单一性，不利于信息检索的效率。这一阶段的档案信息分类主要以固定性、单一性为主，其结构形式成线性结构。这一阶段的档案分类方式主要是采用手工方式进行分类整理的。其分类结果是一个单线排列结构，这就使导致档案文件之间存在着一定的联系，也不利于管理人员对其信息的深度开发。在手工分类中，首先需要对档案的实体进行分类，然后再根据档案信息的内容进行分类。只有这样才能够保证档案信息的连关心，从而建立一个固定的信息检索线索，但是这一阶段对于档案信息的利用不够灵活，只能够对档案信息的前度开发与利用。
二、电子目录阶段
随着社会的发展，管理人员在对档案管理的过程中应用了计算机辅助档案，也就是利用电子技术来对档案信息进行分类与检索。首先，在档案实体分类的过程中，我们可以将手工与计算机有机的结合起来，然后根据类别、时间将其进行分类整理并编号。在这一阶段，由于是将手工模式与计算机相结合在一起，因此管理人员可以将每一份档案信息进行分析，并将其形成一个条目，并存储于设备当中，便于档案信息的检索，从而形成一个电子目录。
在一个电子目录中，每一条档案信息都是以数据项的形式而存在于计算机当中的，这些数据项既相互独立，有相互联系，有利于档案人员对于这一信息的分类。此时检索入口要比上述检索入口要优越得多，具有随机性、交叉性、多项性等多种优点。可以说，电子目录阶段是前计算机阶段的重大改革。
在档案信息分类的过程中，需要通过计算机系统，将所有档案信息直接录入到计算机中，然后根据需要来确定档案信息的排列顺序，最后再根据不同类型的档案进行分类与整理，首先是将档案的信息进行分类，然后再对其进行实体分类。
电子目录阶段所表现的特征有：1）其分类方式是手工与计算机相结合的方式，这是电子目录阶段对档案信息分类的最基本特征。2）该阶段的分类结果呈网状结构。与前计算机阶段相比，电子目录在对企业档案进行分类后的结果呈网状分布，这是电子目录阶段对企业档案信息分类的本质特征。
在企业档案进行分类的过程中，对于档案信息的分类便于档案实体的分类，在对档案实体的分类则是档案信息分类的必然结果。通过计算机技术的应用。档案信息分类与档案实体分类都发生了巨大的变化，因此我们在实际工作中，必须要加强档案信息的分类，使档案数据向规模化、多元化方向发展，充分发挥档案信息的检索功能，为用户提供优质的服务，满足他们的需要。因此在档案馆藏室我们一定要建立健全的相关规定要求，然后将其落实到实际工作中，通过档案的边柱来提高档案信息管理的质量，使档案分类之后更具有可操作性。
三、电子文件阶段
已经出现并将得到广泛应用的办公自动化和“无纸化办公”系统，必然导致计算机完全进入档案领域，档案管理工作完全置于计算机的控制之中，使档案管理和档案分类进入一个新阶段――电子文件阶段。电子文件的载体主要有磁盘、磁带和光盘。电子文件是以人类肉眼不可直接阅读的二进制代码形式存在的，它必须经过计算机解码、“翻译”，才可读识。同传统文件相比，电子文件是逻辑的，动态随机的；对电子文件，人们既不可直接读识，又无法直接控制，只能借助于计算机处理才能实现对电子文件的管理。但一点是相同的：都是存储在特定介质的载体上，是实实在在的。
档案信息分类在该阶段表现了旺盛的生命力。办理完毕的电子文件，从现行电子文件著录数据库中取出其各种特征信息数据项，添加档号后，转储到档案信息检索分类库中，极其简单地完成了电子文件的分类归档，这个过程既是电子档案信息分类的过程，也是完全在档案信息分类控制下的电子档案实体逻辑化排列过程。在应用软件控制下的档案信息分类数据库，构成了档案信息检索分类系统即电子目录，该系统与电子目录阶段的电子目录有着本质的不同，它不仅有多项的、随机的、交叉的检索功能，还有对电子档案进行全文检索的功能；它的结构不仅是网状，还有自动追踪、组织控制电子档案的功能，以及在网络环境传输电子档案，实现信息共享的功能。
关键词：档案管理；档案数据库；档案信息化
档案数据库是以档案的本体管理为基础，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂喽取⒐芾硇率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。
在建设结构合理、格式规范、便于共享的档案数据库的过程中，仅仅依靠数据库理论是不能胜任的，数据库管理系统（DBMS）本质上就是管理所用的工具和平台，其数据结构、类型、内容范围等关键要素都必须依靠档案基本管理理论提供的营养来进行保障，也是我们平常所说的业务支撑。
一、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。” “这实质上也是人类社会所有管理活动乃至认识活动的基本方法。”正因为如此，“说得笼统一点，档案管理理论上的所有能称得上‘重大’的分歧和争论，大都围绕着分类方法展开。”
由是，笔者将档案分类作为影响档案数据库建设的基础理论，该理论直接影响着档案数据库建设的方向。在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。逻辑主义分类思想有助于从某一具体特征进行划分，便于对档案进行多角度的灵活定位；历史主义则强调了档案来源属性这个根本特征，有助于完整理解档案内容，这也是档案数据库区别于其他文献数据库的关键要素。事实上，在档案管理的过程中这两种分类思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般来说，对档案的实体管理基本采用了历史主义的分类方法，大体都按全宗进行排架整理；而档案内容信息的管理则可以同时采用两种方法，一般以逻辑主义分类方法为主。在档案数据库建设中，一般是在来源单位层次上建立实体数据库，实际上是将一个全宗（一般是档案室层次）或全宗群（一般是档案馆层次）作为建库范围，同时利用视图、索引等数据库对象对内容实施逻辑管理，使档案管理理论中的“二元主义”得以在数据库建设中融合。
二、全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用
档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性――原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。
第三，依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作。按照这种思路进行档案数据库建设在多数情况下能够保证数据库的建设者、管理者、拥有者、维护者是统一的，数据库建设各方的利益是一致的，有助于保证档案数据库建设的动力、资金以及作用的发挥。
1、全宗内部档案的差异化管理需求要求建立相对独立的档案数据库。
虽然全宗原则强调一个来源单位的档案应当集中保管，但也没有忽视对同一来源档案之间的差异化管理。随着社会实践的发展，同一全宗内档案的种类、载体类型及其管理要求日益多样化、复杂化、专门化，这使得对全宗的集中统一保管难以实施。在档案实体管理范畴，同一全宗内就有可能出现纸张、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微胶片等多种载体，其中相当一部分特殊载体的档案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要将其组织为一个单独的管理体系，设置专门机构，提供专门的库房和设备，虽然可以在编号系统中设置它们与全宗的关系，但在实体管理层面上已经不具有严格的不可分散性。在档案信息管理范畴，由于不同门类档案的管理差异，同一全宗内不同类别的档案也多采取分别管理的措施，比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求，采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式。
与此相对应，基于全宗的档案数据库在建设时都会考虑到这些差异的存在，通过建立多媒体档案数据库来存储管理照片、录音、录像等专门载体档案，通过建立人事档案数据库、会计档案数据库对这些业务性较强的档案实施专门化管理。
关键词：高等学校；图书馆；档案管理
档案是高校图书馆各项工作的原始记录，其客观真实地记录着图书馆各个历史时期各项工作的发展轨迹，是图书馆管理工作决策与规划的依据，其管理的好坏程度直接反映了图书馆的管理水平。伴随着普通高校的办学规模的壮大，图书馆也随之发展壮大，业务范围不断扩展，因此产生的档案在数量及载体形式上也不断增多。
然而目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，如何建立健全高校图书馆的档案，以满足高校教学、科研等各方面的需要，就成为迫切之需。
一、高校图书馆档案管理工作存在的主要问题
利用中国知网学术文献总库（2002-2012），以“高校图书馆”并含“档案”为关键词进行检索（检索时间2013年5月9日），共获得19条期刊文献记录，而以“高校图书馆”为关键词进行检索，则获得44158条记录。通过这一简单的统计对比，表明近十年高校图书馆档案管理工作的研究比较薄弱。究其原因，源于档案管理未受到重视及实际工作的欠缺。
1、档案管理工作未受到重视
图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在实际工作中，档案管理工作并没有受到应有的重视。上至领导下至普通员工大多数认为档案管理工作可有可无，因而缺乏搜集、提供档案的主动性。
2、无高校图书馆档案分类法
按照档案学原理，做好档案工作就是要做好收集、整理、立卷、归档等基础工作，而分类科学与否将直接决定案卷质量的高低。高校图书馆档案作为专门档案，有其自身的个性特征，并不完全适用于《高等学校档案实体分类法》。因此，许多学校只能按照时间顺序或简单分类的方式进行归档，在实际操作中却无一套完整的分类法可依，造成高校图书馆档案分类缺乏科学性，也无法进行二次文献和三次文献的开发，无法发挥档案资源的效用。
3、档案员素质不高
高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有配备专业人员。档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专业人员管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统。加之兼职档案管理人员的不稳定，大多没有经过专门培训，业务素质参差不齐，必将导致档案工作的被动落后，最终造成图书馆的档案工作永远都做不好。
二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策
高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分，它如实记载着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，对图书馆的未来发展起到很重要的作用。同时，随着信息公开工作的开展，也对高校图书馆档案的完备提出了要求。因此，应尽快解决高校图书馆档案工作中存在的问题，促使档案管理走上标准化、规范化的科学道路。
1、从思想上、行动上重视档案工作
领导重视是搞好档案管理工作的重要前提和关键。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。而这种支持不应该仅停留在思想上，更多地应体现在行动上的支持。因此，馆领导要亲自抓并主动参与档案管理工作，并为档案员在各方面提供工作便利。
2、科学分类，编制高校图书馆档案分类细则
笔者认为对档案实行科学分类应是完善高校图书馆档案工作的重中之重。因为，档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，也便于校内外用户的查询、利用。其次，高校馆档案管理人员基本都是兼职人员，其对如何分类并无清晰的认识，编制一个通用的档案分类细则有助于其更好开展工作。
虽然，教育部在1995年就颁布了《高等学校档案实体分类法》。但在实际操作中，大多数高校馆并未按此实施，而是各制定各的，这不利于档案分类的标准化，也不利于不同用户的检索利用。这方面应向《中国图书馆分类法》学习。只要采用《中图法》的馆，其图书的分类号都是一致的。而用户只需了解《中图法》，就可在不同图书馆实施检索。因此，笔者建议可由国家教育部或各省教育厅的高校图工委牵头，以《高等学校档案实体分类法》为蓝本，结合图书馆特点统一制定《高校图书馆档案实体分类细则》，明确类目设置、标识符号及注释。方便各高校馆按照统一的规则规范档案工作。
3、提高档案员的专业化
（1）对档案员进行专业化培训。目前，高校图书馆档案工作水平低下，很大程度上与兼职档案人员缺乏专业知识有关。因此，高校应该加强对档案员专业知识的培训。一方面要提供培训机会，另一方面各校档案馆应加强对兼职档案员的业务指导，而不是放任不管。
（2）健全档案人员管理体制
在高校中，不单是图书馆，其他各职能部门，各院系从事档案管理的基本都是兼职人员，这部分人员除了档案管理工作之外，还有其它工作。而学校对他们只有要求，却没有支持及奖励，这显然无法调动兼职档案人员的工作积极性。因此，建立一个全新的档案人员管理体制十分重要。通过制定聘任制，稳定档案管理队伍。通过建立激励机制，将个人工作表现作为考核的一项指标，并与劳动报酬、评优挂钩，促进档案管理工作的良性发展。
（作者单位：大理学院图书馆）
参考文献：
[1]邱秀文.高校图书馆档案管理研究.科技情报开发与经济，2009（8）：24-26
[2]方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究.大学图书馆学报，2008（1）：73-76
应该说，进入21世纪，人们处于一个纸质与电子、模拟与数字共存的状态，处于传统管理向现代管理转变的过渡转型期：档案馆内部存有大量的纸质档案、缩微胶片、录音和录像带等各种载体的实体档案，档案馆新接手的档案既有各种形式的电子信息，也有大量的纸质档案。在这个特殊时期，档案载体形式多元化、管理工作复杂化、技术手段多样化、服务利用个性化成了现实的挑战，而档案管理的组织和队伍却很难随之更新和发展。因此，随着档案资源和档案信息管理规模的不断扩大，档案信息的管理问题势必引起社会的高度重视，引起档案工作者思考同一的管理思路，兼顾所有载体档案的统筹管理。
一、档案管理传统理论面临的机遇
在知识经济快速发展的今天，人们对档案资料的需求呈现出全方位、多元化、高效率的趋势，档案馆目前的单一馆藏结构、有限馆藏内容很难满足人们的这种需求。挑战与机遇并存，困难与发展同在；现代信息社会对档案管理传统理论的严峻挑战，同时也意味着档案管理传统理论面临着绝佳的更新和发展机遇。
1、社会环境的巨大变化。当前我国社会安定团结、经济稳步快速发展、民主政治建设稳步推进，全社会正在坚持以人为本，全面、协调、可持续发展的科学发展观，推动物质文明、政治文明和精神文明的和谐发展，努力构建社会主义和谐社会。这就为档案管理理论的更新与发展提供了较好的社会大环境。
2、国际交流与合作不断开展。档案管理传统理论所面临的严峻挑战具有全局性、广泛性和全球性的特点，这必然会增强世界范围内的广大档案界人士发展更新档案管理理论的紧迫感，促进他们不断进行创新性思考与探索，不断加强区域之间、国家之间、学科之间、行业之间的交流与合作，从而有效推动档案管理传统理论的革新。
3、档案科学研究工作日益深入。现代档案学教育层次多种多样，同时为了适应时代和实践需要，现代档案学教育往往注重培养和造就掌握现代信本文由收集整理息技术、具有广博管理知识的档案专业人才，这些人才较少受到传统观念与思想等条条框框的束缚，思想活跃，必然能促进档案学理论的发展与进步。
4、现代信息机数飞速发展。运用现代信息技术的档案管理实践必然会逐步积累起许多成功的经验或者失败的教训，通过对经验和教训的概况总结、抽象升华，必然会形成适应新的信息技术、新的网络环境的行之有效的现代档案管理的新理论。
二、档案管理理论对档案数据库建设的影响
1、档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用。
从管理学上讲，任何管理活动，抛开其最终目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化，档案管理的基本目的就是要使档案有序化，包括档案实体管理和信息管理的有序化。将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多，但最基本的方法就是分类，即“对档案总体进行分割、划分，将其分为若干层次、小不同的部分或门类、种类、类别，然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理。
在档案理论界中逻辑主义和历史主义的分类思路得到普遍认可。逻辑主义的分类思路是根据档案的一般特征作为分类标准和依据，根据严格的形式逻辑进行划分的分类思想，比如按照保管期限、密级等进行划分。
历史主义的分类思路是按照事物的现实存在状态与界线对事物进行区分的，强调根据事物的现状进行把握，尽可能接近事物的真实状态，是一种客观主义的分类思路。历史主义方法在档案实体管理领域的具体体现就是全宗原则，在分类时首先按照档案所属的全宗进行归类。
2、全宗原则及其理论发展。
对档案数据库建设发挥指导作用档案管理基本理论认为档案的实体管理必须维护和尊重档案的本质特性，必须采用历史主义的方法，遵守全宗原则，这一思路对于档案数据库的建设具有重要的指导作用。
首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的
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是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。
其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性——原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。
3、电子文件管理理论。
为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。
电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。
与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程的目标、要求、规则等进行系统分析，将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文件数据结构的设计要考虑到整个文件管理活动的需要，实时收集需要进行前期控制的数据元素，为确保电子文件的真实可靠、完整安全、长期可读提供保障。
换言之，档案数据库不能像传统方式那样，在档案文件接收完毕、文件的真实性有案可查的情况下开始数据建设，而是要在第一时间规划完毕，伴随文件生命周期进行动态跟踪，将各个环节需要记录的数据各就其位，构成一个完整的数据链条，为该文件的描述、利用、验证、保存等提供信息。
关键词：档案管理；现代化；基本工作；
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01
为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。
（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。
（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。
（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。
二、档案管理的基础工作中的问题分析
当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：
第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。
三、提高档案管理基础工作水平的对策
（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。
四、案管理基础工作的发展
同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。
参考文献：
关键字企业档案管理；服务；城市供水
中图分类号：G271 文献标识码：A
近年来，随着信息技术的高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业档案管理转变。
一、建设档案管理信息平台的背景 档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。苏州市自来水有限公司历史悠久，档案资料悠久，多而杂，如何促进档案管理水平的全面提升，充分发挥档案信息资源服务企业、服务职工的作用，是档案管理人员义不容辞的职责。坚持以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以开发利用档案信息资源、促进企业发展为目的，不断加强档案基础信息、基础设施、应用系统、信息资源利用、安全保障体系、人才队伍等六项基础性建设，着力打造公司档案信息共享交换网络平台。将档案信息化建设纳入公司信息化建设的总体布局，以建立健全“一站三库”（即档案信息网站、档案目录数据库、档案全文数据库、多媒体档案数据库）为重点，以“分步实施、突出重点、资源共享、安全保密”为原则，有序推进传统载体档案的数字化进程，建立档案信息化的长效发展机制，逐步实现管理自动化、利用网络化，全面提升档案信息资源开发利用和服务水平。 二、实现数字化档案室的目标
1.数据采集功能：“通过苏州市档案局提供的“公文档案一体化管理平台”软件，多层面、多门类采集、接收公司必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种电子档案信息，逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。积极推进传统载体档案数字化建设，采取数字化扫描、转换等技术手段，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率与质量。
2、实现数据保存功能：通过在线NAS、移动硬盘、蓝光刻录等多种技术手段，对采集到的各类档案信息在备份的基础上进行永久保存，完成公司数据备份。
3、实现数据利用功能：依托OA网，建立档案信息网站，提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析服务，同时有目的、有重点的搜集、整理、数字化部分企业文件资料，面向企业，服务企业，不断探索数字档案室为企业服务的新路子。
4、实现数据管理功能：实行系统化管理，实现分类、排序、价值鉴定、数据检验、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用身份认证、保密、访问控制等技术确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个系统信息的安全。
5、实现档案宣传功能：充分利用数字档案室综合保管的，反映公司成长历程的文本、音频、视频、图像等各种数字档案资源，全方位展示给职工，并择要在外网公开宣传，进一步发挥档案信息资源作用。
档案管理信息平台主要应用模块包括公文处理、档案管理、资料管理、系统管理。其中数字化档案存放在档案管理模块中，按照档案属性分类为：文书档案、合同档案、生产档案、科研档案、基建档案、设备档案、会技档案、声像档案、实物档案、招标档案。档案检索条件包含：题名、文号、责任者、起止日期、机构、文件类型、主题词、关联词、分类号等。档案管理信息平台以确保文件的真实性、可靠性、完整性和可用性四个特性为基础目标，确定了十大功能：确定需要捕获的档案，确定档案的保存时间，档案捕获，登记，分类，存储和保管，利用，跟踪，处置计划的实施，对档案管理过程的记录。
档案管理信息平台是一个覆盖整个公司的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术方法创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。 三、实现企业档案管理的技术手段 认真执行国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存贮归档与档案管理要求》、《纸质档案数字化技术规范》等一系列技术标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。1. 全宗内档案分类科学，编号规范 档案分类原则是以苏州市自来水有限公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案室全部档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用的原则。 全宗内要统一的分类方案，根据档案属性划分档案的种类，做到门类之间界限清楚，层次分明；全宗内文书档案类别设置合理，按保管期限--年度--问题（或组织机构）分类；会计档案按年度--形式分类；科技档案的分类应符合国家档案局有关文件的规定；其它专门档案的分类符合本系统主管部门与档案管理部门确定的标准；全宗内档案的编号排列按统一标准，以卷为单位整理时，档号编制为全宗号--目录号--案卷号；以件为单位整理时，档号设置按国家档案局有关规定执行。2.明确类目设置 一级类目按卷根据资料与档案的特点，共设置为6个。文书档案、科技档案、专门档案、特殊载体档案、分类业务档案、基建类档案。
二级类目按件管理的档案，以部门为类目。各部门文件，档案进行有效的管理，方便其他部门进行借阅，针对历史档案进行管理，电子化，流程化部门档案。
3. 档案整理要求 全宗内所有档案应收集齐全，经系统整理。文书档案、科技档案、照片档案、磁性载体档案质量必须符合《机关档案工作业务建设规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，参照文件材料的不同价值，便于利用和保管。
3.1文件材料的种类，份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.2同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与附件、印件与定稿、请示与批复转发文件与原件等应一起整理；
3.3跨年度的会议、活动、案件等形成的文件一般归入结束年度整理；
3.4产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷；
3.5录音带、录像带、照片等档案的整理、编目应与分类方案相统一，文字说明材料齐全、准确；
3.6文件材料的制作和书写材料必须达到永久保存。 四、档案信息化基础设施建设 1硬件方面：添置计算机、服务器、高速扫描设备、数码相机等设备，服务器配置应满足海量数据存贮，快速检索利用的要求；除进行纸质档案数字化加工外，还应加大音频档案、视频档案等多媒体档案数字化的力度。
序号 内容 型号 配置 单位 数量
1 服务器 IBMX3650M4 7915 E5-2609/4G/1TB*8/19’ 套 1
2 台式计算机 HP 8300 I5 3470/4G/500G/19’ 套 7
3 高速扫描仪 紫光Uniscan Q280 A4/30PPM 台 1
4 高清拍摄仪 紫光Uniscan G660 A3/500W像素 台 1
5 激光打印机 HP P1606dn 自动双面/有线网络打印 台 1
6 喷墨一体机 OfficeJet J4660 打印、复印、传真、扫描5合一 台 1
7 A3扫描仪 明基 U809 A3幅面，15秒快扫 台 1
8 A4扫描仪 明基 5560C 开机即扫，无预热 台 1
9 便携扫描仪 方正Z16 600dpi 台 1
10 数码相机 索尼RX100 2020万像素 3英寸液晶屏（32G含三脚架) 台 1
11 备份设备 西部数据 DX4000 12TB（含硬盘） 套 1
12 移动硬盘 希捷 新睿品 1TB 2.5英寸 USB3.0 个 3
2软件配置：
a、服务器操作系统：Microsoft Windows 2008 Advance Server
b、服务器数据库： MySQL5.0以上
c、客户端操作系统：Windows XP
d、客户端应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装系统前确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。
3场馆要求：进一步优化档案保管条件，新增不少于60平方米的工作场所作为扫描工作间、档案存储间。五、档案管理的应用范围及其效益 苏州市自来水有限公司档案管理应用于三厂两所，各个科室；档案材料包括案卷文书档案、基建档案、科研档案、人事档案、宣传档案、财务档案、视频档案、照片档案等。 它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益： 第一，提高了劳动生产率。档案管理的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个工程项目完成收集整理工作大量的人力，而现在有档案可查，大幅降少投入人力。 第二，丰富、完整的档案资料是日后其他工程建设和生产运行、维护的重要依据和参考。 第三，是维护企业合法权益的重要保证。随着法制建设的不断完善、社会各方面的法律意识不断增强，企业面临的法律风险也越来越多。丰富完整的档案资料可以维护企业的合法权益。比如，土地征用手续、林木砍伐协议等文件可以在日后解决相关纠纷中起到决定性作用。再如，工程建设的立项审批及规划、环保、土地、消防许可等前期依据性文件，可以使企业规避法律风险及行政处罚风险。 转
一、引言
伴随现代社会的不断发展，信息更新迅速，也对博物馆档案管理提出新的要求，带动博物馆档案管理的创新与改进。通过梳理博物馆档案管理的基本思路，优化档案管理流程，有效引进现代管理技术才能让博物馆档案管理走上科学化、规范化、合理化及统一化的道路。而借助档案管理部门人员的配合与信息平台的辅助支撑，让博物馆档案管理更加高效与便捷，让博物馆档案的管理、查询、利用及保护落到实处，使得档案管理的价值发挥到最大。
二、博物馆档案管理概述
档案管理亦称档案工作。它是档案管理人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理分收集、整理、鉴定、保管、统计和保管利用等工作环节，随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响，档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务。博物馆档案管理是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合，面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。
1.博物馆档案管理的含义
博物馆档案管理是一种能够在日常生活中运营和开展博物馆博物原始资料的记载，对博物馆的艺术藏品的概况、历史、艺术成就、艺术价值、考古考证及博物馆日常运行有关的资料等方面进行归档记录。它是由博物馆档案管理人员对博物馆档案的实体资料与信息数据进行整合，面向大众或者既定群体提供可利用的档案业务服务。其资料具有客观、真实、全面的特点，并且能够管理、保存和利用。博物馆档案管理工作系统而复杂，并不是孤立存在的，正是因为详细的博物馆档案管理才让社会管理系统更加完成完善。博物馆档案管理本着统一性的原则，奠定了社会信息系统的资料基础，无论是对历史的发展还是指导当下的社会改革都具有重要意义，因此必须努力做好博物馆档案的管理与保护。
2.博物馆档案管理的内容
博物馆档案管理的内容非常广泛，具体有艺术藏品、美术作品、历史博物品、艺术家手稿、艺术家档案、艺术家日记、艺术家工作照和生活照、书画资料、藏品的照片档案、藏品的有关复印件、藏品的展览文件、藏品档案以及博物馆日常管理形成的文件资料等等。博物馆档案管理更多的是服务性的管理工作，博物馆的档案资料也具有特殊性，是对历史或者事件发展进程、优秀成果及细节问题的记录，是社会发展与社会改革的重要参考资料，博物馆档案管理可以有效地推动档案文化建设，并实现档案信息的整理归纳，让档案记录更加详实，档案分类更加清晰，档案利用价值更高。具体来说，档案管理应该包括对各种文件资料进行收集、整理、编号、分类、整合、归档、保管、利用。这是博物馆档案管理的基础性内容。除此以外，博物馆档案管理还涉及档案借阅查找程序的完善、档案参考资料的编制、各类档案利用情况的统计等。做好博物馆档案管理最直接性的作用是推动文化事业的发展，在总结历史经验的基础上更好地指导未来的发展。
三、博物馆档案管理的方法及路径
1.?n案的收集
信息资料的收集是档案管理的前提。作为博物馆档案管理人员必须树立资料收集自觉意识，具有资料捕捉的敏锐感，积极主动地去搜集整理档案文献。而对资料的有效收集建立在对档案文物足够了解的基础之上，资料收集不盲目，资料收集注重效果与质量。对博物馆的藏品、艺术品、历史博物品、书画藏品等可以用照片、文字等方式进行收集整理。在博物馆档案资料收集过程中应做好四个层面的关注。其一整个资料收集工作应该保证档案的整个形成过程，确保系列考察价值书面文件的事先制定。其二在档案管理征集时，应树立系统完整的眼光，确保所收集到的资料能较全面地反映文物自身的历史因素及事件发展历程，便于档案后期的整体和完整性的呈现。其三在资料收集过程中各部门工作人员应加大协调，确保部门之间联系密切和各部门工作人员对每一个档案文件都有着清晰透彻的了解，这是后期档案资料整理分类的前提。其四制定合理的责任制度，“无规矩不成方圆”，通过责任到人，让不同的工作人员承担不同类型的档案资料收集工作，一旦出现问题可以责任到人，而不是盲目地指责批评，通过责任的明确更能激发工作人员的责任意识，促进博物馆档案资料的征集管理。资料收集作为档案管理的前提，这是做好档案管理的基础性工作，必须引起的足够重视。
2.档案的分类整理
积极做好档案资料的分类才能让档案资料查找更为高效便捷，也是确保档案征集资料得到最大限度囊括的前提。越为细致的档案资料分类越能满足读者的查阅需求，实现博物馆档案信息及资料的最大限度价值发挥。随着我国博物馆档案资料的丰富，档案分类也更加细化。因此必须建立与博物馆资料容量相适应的档案分类体系。分类力求多元但不重叠。例如与业务活动相关的档案资料可以分为藏品、艺术家、历史文物、书画、名人笔记、地方志、照片档案、展览文件等。根据内容涉及面不同可以分为工艺类、美术类、历史类、史料类等。根据档案形式不同可以分为文字档案、图片档案、影像档案等，细致的档案分类可以提升检索效率，方便查阅。而细致的分类使得档案管理更加系统成熟，汇集多种档案资料信息，做好档案服务工作。
3.档案的归档
当档案资料收集完成后需要对博物馆档案进行归档处理，这也是档案管理的最后一道工序。在对博物馆档案进行归档时需要做好四个层面的关注。其一归档要按照时间顺序。归档并不是随意的，而是以时间轴线为参考按照事物发展的具体过程按照顺序归档。其二在归档时要做好类目的对应。相同的类目或者相关的类目归档在一起，提升其后期查阅利用价值。其三在归档时要统一规范。文字材料按照统一规则装订，照片附识黏贴。对于音视频资料无法装订必须在档案归类时做好内容简介的说明。其四发挥计算机归档优势，提升归档效率。可以尝试信息编码处理，统一集中归档，电子档案与纸质档案管理结合起来，避免人工归档的失误。做好档案的正确归档才能确保博物馆档案的安全与高效利用。
四、博物馆档案的保护和利用
1.档案的保护
博物馆档案具有极高的研究参考价值，有些档案也容易丢失与损毁。做好博物馆档案的保护是确保档案价值发挥的重中之重。档案保护的实施者是人，因此必须针对工作人员做好档案保护的教育培训。首先提升档案管理人员的档案保护意识。做到责任到人，无论是档案资料的收集还是档案分类还是档案归档都谨慎细致，确保万无一失。以岗位职责为目标管理机制，明确形成覆盖全馆的档案管理工作规范。其次必?做好档案保护动员，坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，要求工作人员完整、准确、详实地完成档案保护。最后必须在档案保护中引入考核监督机制，依据档案保护程度对工作人员进行量化考核，杜绝档案保护中的失职行为，监督惩罚鼓励表扬并行。
2.档案的利用
档案利用层面除了做好常规利用指导外，必须发挥信息化时代下的电子处理优势，让电子档案利用得到最大限度推广。博物馆档案工作人员借助电脑网络对电子资料收集整理归档，对纸质档案资料进行电子资料的转化，借助系统本身的局域网，实现博物馆档案资料的信息资源共享。档案工作人员进一步研究改进档案管理形式，让档案利用走上规范化、标准化的发展之路，不断尝试摸索，总结经验。在档案利用指导中应细致热心，严于律己，确保档案利用的合理和档案管理的法制化，只有这样才能让博物馆档案得到最高效的利用。
关键字：信息化；图书馆档案；双轨制
中图分类号：G258.6 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015
本文著录格式：[1]李志刚.信息化时代下图书馆档案存档的分类及双轨制管理[J].软件，2013，34（8）：44-45
0引言
档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。[1]图书馆档案管理是图书馆基础业务、读者服务和现代化建设工作的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性直接代表了图书馆的管理水平。信息化时代下，采取纸质文件与电子文件双轨制管理是图书馆档案管理的发展趋势。[2]
1图书馆档案存档范围和常见分类
当前图书馆档案存档和分类主要分为图书馆管理类、业务工作规范类、声像实物档案类以及其他资料档案类。以平泉县交通运输局图书馆为例，具体明细分类如1.1表、1.2表：
1.3 声像实物档案类。包括图书馆在各项工作活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片以及获得上级或其他有关部门颁发的锦旗、奖状、奖牌、证书、奖杯等。具体分为：声像、照片、实物（ 奖状、奖牌、证书、奖杯等） 。
1.4 其他资料档案类。包括国内外其他图书馆或图书情报单位赠送给本馆的图书馆介绍、图书馆通讯、年度报告等有保存价值的资料。
2图书馆档案双轨制管理
通过以上图书馆档案分类，我们发现档案是具有保存价值的原始材料，所以原始性是档案的本质属性。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。纸质文档的管理工作就是将这些原始的材料进行分类、组卷、拟卷标题、编页码、装订、编号、上架等。与纸质文档相比，电子文件归档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。
2.1档案管理双轨制的内涵
所谓双轨制是指，在文件生成和运转过程中纸质文档和电子文档共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同，这种不同随着电子文件和纸质档案的互动发展，最终将使电子文件的管理经验和信息技术逐渐丰满完善。双轨制是文件介质转换时期不可避免的一种现象，可以预见，这种模式将持续相当一个时期。随着技术的成熟、法律的完备和各方面条件的具备，会有越来越多的电子文件独立地转化为电子档案，纸质档案的数字化应有所选择，并逐步取代纸质档案。
2.2档案管理双轨制的必然性
在目前技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，图书馆档案可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法；而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。
3结束语
在图书馆档案管理的过程中，图书馆档案管理工作人员要能不断创新。鉴于纸质档案与电子档案各自的特点，结合目前我国档案管理的实际状况，在未来的一个时期内，电子档案不能完全替代纸质档案，纸质档案要逐渐向电子档案过渡，这只是一种必然的发展趋势。
参考文献
[1] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社出版，2006年6月第二版.
(武汉工程大学环境与城市建设学院,湖北 武汉 430074)
中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1673-0992(2009)07-039-01
摘要:高校院系教学档案是高校档案的重要组成部分,是教学质量评估的重要基础和依据。因此,本文系统分析了高校院系教学档案管理存在的问题,提出了改进教学档案管理工作的方法与途径,旨在加速实现教学档案信息化进程。
关键词:高校院系;教学档案;管理
高校院(系)教学档案,是指高校院(系)在教学过程中逐年积累起来的一系列有关教学工作的原始资料,如学生考试成绩、考试试卷、毕业设计(论文)、专业培养计划、学科建设 、师资队伍培养、教学评估等文档。它是对院(系)教学、科研和学科建设等工作的真实记录,也是院系(系)教学管理工作的缩影。
院(系)教学档案管理与学校综合档案馆档案管理一样,都是对院(系)积累起来的一系列有关教学、科研和学科建设等方面的资料进行收集、分类、整理和归档。教学档案具有十分重要的作用,因为它是教学改革与教学评估的重要依据。然而,当前高校院(系)教学档案管理工作存在许多问题,这些问题不解决,不利于教学改革的进行,也不利于教学评估工作的开展。因此,本文系统分析教学档案管理中存在的问题及其原因,力图寻找解决的途径与方法,为科学而规范的管理教学档案提供参考依据。
一、档案管理存在的问题及其原因
当前,高校院(系)教学档案管理工作存在许多问题。这些问题的出现,既有人为的主观原因,如管理者对档案管理不太重视;又有其客观原因,如档案管理方法落后。其中,突出的问题表现在以下几个方面:一是档案管理专业化程度低;二是档案管理制度不健全;三是档案管理手段落后。
(一)档案管理专业化程度低
当前,依照《普通高等学校档案管理办法》的规定,许多高校的档案机构设立了综合档案馆,并由专职档案人员管理。而各院(系)、部这一级单位基本上没有配备专职人员负责本单位的档案管理工作,大多数由教学秘书或其他行政管理人员兼任。由于教学秘书或是行政管理人员的工作性质决定了他们的本职工作头绪多、较繁杂,无法把主要精力投入到档案管理工作上来,因而,形成“资料一大堆,查找难上难”的尴尬局面。
档案管理是一项专业性很强的工作,应当由专职档案管理人员来负责这项工作,而由其他非专业人员来管理档案,会出现这样或那样的问题,必然给急需查找资料的领导及老师造成困难。出现这些情况的主要原因就是档案管理专业化程度低,而这些因素的影响,使得档案管理水平难以提高。
(二)档案管理制度不健全
院(系)教学档案客观而真实反映出院(系)教学工作的实际情况,并在一定程度上折射出学校教学、科研和学科建设发展的轨迹。因此,教学档案是十分重要的文献资料,应当有严格的管理规范。
目前,由于许多院(系)不重视教学档案管理这项工作,使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度,全凭管理人员的随意性来完成。从而出现资料归档不及时,需要查阅的资料找不到,借阅时不登记,借阅的资料也不按时归还,重要的文档资料丢失时有发生,致使档案资料残缺不全,从一定程度上影响了教学改革及教学评估的质量,同时,严重影响了档案管理的完整性和规范性。上述这些问题的出现,说明了健全教学档案管理制度的重要性。
(三)档案管理手段落后
目前,高校院系教学档案管理技术手段严重滞后,主要表现在教学档案管理仍停留在纸质档案、仅用档案柜保存的状况,大部分档案资料整理还处于手工操作阶段,工作效率低,自动化和信息化程度不高,这与高校管理科学化严重脱节。尽管个别高校院系采用计算机辅助管理档案,但由于没有实现信息网络化,使资料信息资源难以共享,严重影响了工作效率。正因如此,档案资料利用率较低,这种状况不利于教学质量的提高及教学改革的推进。
二、改进教学档案管理的对策
综上所述,许多高校院(系)教学档案管理在不同程度上出现“文档资料不齐全、归档整理不规范、分类统计不科学、借阅制度不健全、管理人员不专业、数据库建设不到位”等诸多问题。这些问题的存在,是多年来院(系)档案管理水平低的症结所在,它严重阻碍档案管理水平的提高,也给教学改革和教学质量评估带来阴影,档案资料利用价值较低的问题也无法得到解决。因此,不能按照原有模式来管理教学档案,必须进行管理创新。
(一)档案管理思维创新
如前所述,当前高校院(系)教学档案管理人员,绝大多数由院(系)教学秘书和办公室行政管理人员兼任,因此档案管理人员专业素质差。而提高专业素质必须通过专业培训来实现,使他们尽快掌握档案管理专业技能与方法。这种思维创新主要表现在档案资料的收集、整理、分类、归档和保管全过程的创新,想方设法提高工作效率。因此,只有思维创新才能由非专业变成专业,由不熟悉变成熟练,院系档案管理工作才能打开新的局面。
(二)档案管理制度创新
实现院(系)教学档案管理规范化,必须根据《高等学校档案部门业务建设规范》的要求,逐步改进和完善院(系)教学档案管理规章制度,使文档资料的收集整理、分类归档、目录检索、文件编号、借阅移交、信息传递等方面都有章可循、有据可依。只有这样,才能使档案管理工作步入规范化的轨道。随着教学改革和教学评估工作的规范化、科学化,教学档案也日益复杂,因此必须使管理制度创新走在实际工作的前面,因为制度指导和约束管理行为。
(三)档案管理技术创新
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