时间：2023-08-17 17:51:49
导语：在电子化档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：档案；电子化；优点；问题
档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务的工作。从广义上说，档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物，它物化并延续了人类的记忆，成为联系过去、现在和未来的信息纽带，它把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。
伴随中国进入信息化社会，档案管理与利用的电子化在档案工作方面发挥着越来越重要的作用。尤其是，在高校档案管理方面，由于高校繁重的教学管理使用了电子档案而变得更加科学和便捷，并逐渐成为高校教育管理的重要组成部分，成为推动高校教育教学改革，促进高校的可持续发展的重要方式和不可或缺
环节。
纵观近些年高等教育发展状况，即：招生数量的扩大使得高校（含普通高校和成人高校）数量正在逐年递增，同时，高校教师数量日益增多，高校中的教育教学档案也成几何数量增长。所以，每年会有数以千万的教学档案进行着改变和更新，这就需要进行及时的维护，因此，对高校教学档案的管理工作形成巨大的挑战和压力。正是由于高校教学档案工作量巨大，从而使得高校档案工作显得捉襟见肘，更新不及时。因此，使用电子化档案就变得格外重要和迫切。可以说，无论是学生还是教师相关的档案，还是专业相关的资料保存都需要电子档案来辅助和保存，便于查询和及时更新。
但是，高校档案电子化也有其自身的问题。首先，先进的信息技术是进行高校档案管理的重要手段，但是目前电子信息管理只起到了检索、备份、交换等辅助作用，而高校中的教学档案主要还是凭借纸质作为其保管的媒介。究其原因就是因为相关的电子技术不能得到保障，换句话说就是，电子信息技术还远远没有发展到目前高校对其电子教学档案要求的高度上。其次，高校管理操作的标准化程度有待提高。由于目前众多高校缺乏统一的标准，使得许多高校的电子化档案不能进行集中统一管理，没有起到互通有无的阶段，致使教学档案分散在各职能部门，文件材料收集不齐全、保存不完整，这就为教学档案管理工作的效率带来了困难。档案管理人员人为破坏和自然损坏现象在所难免。
总之，在这个高度信息化的时代，随着高校档案管理工作的开展，电子档案的意义和作用正被越来越多的人重视，立足于优点，克服其不利之处，档案工作者们应该在档案工作面临的新形势下不断学习和保有高度的责任心迎接更新的挑战，使高校档案工作向着更加系统化、高效化的方向发展。
参考文献：
[1]樊钉明.高校数字化档案馆建设的人才战略定位[J].中国高教研究，2004（9）.
[2]韩翠峰.“学科馆员”制度的管理模式探析[J].甘肃科技，2005（11）.
[关键词]城建档案 信息电子化 数学化建设
随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。
一、城建档案信息电子化数字化的现状
城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的MIS系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由DOS转向Wondows，数据库也由最初单机版的dBascII转向支持局域网操作的Foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在：
1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性
各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。
2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录
各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。
3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。
4.城建档案信息网络技术有待提高
城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。
5.城建档案信息管理人员的素质有待提高
实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求
各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。
7.城建档案网络建设资金缺乏
数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。
二、城建档案信息电子化的发展趋势
现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是：
1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。
2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。
3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。
4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。
5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。
三、城建档案信息电子化数字化的作用
所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有：
1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。
3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。
关键词： 医院 人事档案管理 电子档案
医院人事档案是医院从业人员的经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。它是个人发展、医院人才招聘、提拔和实现整个社会人才优化配置的基本依据。现代科技的发展为医院人事档案管理提供了便利，当然也对档案管理提出了更高的要求，在网络环境下利用计算机建立电子档案是新时代人事档案管理的必然趋势。
网络建档是社会进步和信息系统发展的需要，另外，过去的人事档案一般是堆叠在档案室里，在搜集信息、存储档案和提取档案等方面都存在着很多问题，而相对于过去的纸质档案，建立电子档案则体现出更多的优越性：
1.保存寿命长，不易损坏
档案以电子文档形式存放在电脑或光盘、优盘等电子存储介质内，不会因为像纸质档案一样因为天气、自然灾害和存放时间等的影响而发生破损、丢失的情况，即使经过很长时间电子文档里面的信息依然能完整无缺，一直保存下去。而且电子档案一般都有备份，一份文件出现问题，还有一份甚至多份备份资料可供参考弥补，打破过去纸质档案袋的“唯一存在”，也就增强了医院人事档案的安全性和可靠性。
2.信息全面有效
由于电子设备存储空间很大，对于医院人事档案的信息可以覆盖个人生活的方方面面，完全不受纸张的约束，信息更加全面和具体。另外，电子档案可以随时更新，及时地补充和修改个人存档信息，一改过去档案“尘满面”无人问津、有档无人有人无档等导致档案信息落后贫乏的情况，保持人事档案信息的时鲜性，让医院及其他用人单位可以通过档案了解个人的实时情况以适当评估调用，个人也会因为档案的这种时鲜性而警惕，更加严格要求自己的工作和生活，以保持最佳的档案记录。
3.提取档案方便
以前的人事档案是放在一个专门档案室里，要从诸多的档案袋里找出某个人的已属不易，更不用说查找某些细节信息了，更何况很多档案由于年代久远，查找目录存在不全、不准确、甚至丢失的问题，提取档案和档案信息更是难上加难。而通过管理数据系统建立的电子档案则可以避免这种棘手的问题，它有清晰明了的查询目录，根据索引点击某个按钮就可以轻松的获得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。
4.共享性
将档案袋保存在医院的档案室里，个人的信息只被这所医院拥有，而在网络环境下建立的电子档案则体现出鲜明的共享性。
通过网络可以将一些非保密的档案信息传到信息网上，跟各种医药科研网、医学教育网以及人才网等一起共享信息，在这样更宽的平台上，对个人素质的发展和医院人事管理的提高都将起到很大的推动作用。如果最终能实现全国范围内的人事档案共享，那对我国的人才优化配置都将是十分有利的。
5考核评价公开公平
在纸质档案内的考核评价部分，一般是由单位上司或部门个人填写，而档案一般是在档案室保密存放的，他人根本无从知道里面的内容。医院可以将电子档案的这部分内容挂在网上，考核评价结果予以公示，由全体工作人员来检查核实或是由大家来一起考核个人的工作生活情况，给予评价。这样的考核公开公正公平，完全透明，可以更加真实的反映个人情况，保证了人事档案的真实性。
当然电子档案并不是完美无缺的，它存在一些电子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不够等，另外它还需要医院档案管理人员有较高的的专业能力。如何更好地实现医院人事档案的电子化，我觉得可以从以下几方面着手：
首先，要有完善的建立电子档案的软件和硬件设施，医院应该设立专门的微机室代替过去的纸质档案室来存放电子档案，注意火电问题，保持微机的正常工作以及网络的通达。然后引进适合本单位人事档案的管理信息系统，确保各种档案信息的录入、分类、统计、修改、保密、备份和查阅提取操作都能方便快捷。另外，不管是微机还是信息系统都要有良好的升级环境，能确保医院人事档案电子形式和人事档案的管理都要紧跟时代步伐。
然后，医院要分配专人来管理。管理人员必须具备很强的责任感，主动地搜集补充医院工作人员的档案信息，做好备份，尽量做到及时全面。还有就是专业素质，他们不仅要懂得人事档案管理的专业知识，同时还要具备信息技术的基础知识，才能在网络环境下高效地进行电子档案的管理工作。同时他们还需要具有良好的职业素质，不随意泄露他人的档案信息，不会因为其他单位或个人的利惑而非法借阅、修改档案。
其次，医院应该建立完善的档案管理制度。强调《中华人民共和国档案法》的总体要求，同时建立自己单位的相关管理制度，一来可以使档案管理更加的规范，防止不法分子以不正当的手段盗取。另外人事档案是包含了全体工作人员的多种信息，一经不法分子利用将贻害无穷，要切实做好保密工作。在这方面医院应该重点做好监督管理的规范工作，挑选专业能力和道德素质都较高的管理人才来担任，合理设置岗位，上机操作的各个部分分别设置管理密码，让各管理人员相互合作又互相监督，以确保档案管理的安全、有效。
最后，要进行档案管理的宣传工作，使电子档案的特点、优点、管理方法、对单位和个人的特殊要求等常识深入人心，增强医院工作人员对个人档案的重视意识，让他们自觉地将自己的各种信息真实地提交给档案管理员。让医院能将档案管理列入人事管理的重要议程，医院对个人工作、服务态度、思想进步等各方面的考核、监督工作都积极开展起来，这样反过来也让个人以更大的热诚和更积极地态度投入到工作中去。
实现医院档案管理的电子化将使医院人事管理具有更大的动态性和灵活性，使医院的发展更紧跟时代的需求，当然也对医院的人事档案管理提出了更高的要求，各医院都应该努力完善自己的人事档案管理体系，实现档案管理的电子化，使其更加科学化，完备化。
参 考 文 献
社会的发展，网络的普及，电子化逐渐深入我们的生活与工作中。人事档案作为一项政策性、机密性、专业性较强的工作，是各单位记录员工信息、招收员工、选拔人才等的重要依据，是干部晋级职称、升职加薪的主要根据。[2]在卫生事业单位中，加强电子化人事档案的管理是加强行政管理的重要方面。如何提高电子化人事管理的水平，加深电子化技术在人事管理中的应用，提高档案管理的效率，体现电子信息化技术的价值，值得探讨。
二、卫生事业单位人事档案管理的重要性
在人事档案管理的过程中，因为档案具备一定机密性与专业性，人事部门应重视人事档案并加强管理，及时解决人事档案管理工作中出现的问题。在卫生事业单位中，因为人员调动较为频繁、各种岗位轮换、人员晋级、卫生员退休、临时聘用等问题，人事档案管理极为重要。[3]然而在人事档案管理工作中，却存在着卫生事业单位人员的流动性较强等问题，制约了人事档案的管理，若是不及时进行人事处理，则极易造成人事档案资料不齐全、手续配备不齐全、手续不完备等问题。
某些医院注重药物管理工作，注重对医生、护士的考评管理等，却忽视了人事管理的重要性。医院负责人对人事管理工作的不重视，造成了人事管理以及人事档案管理工作中出现疏漏，直接导致了医生升职时评判的片面性，导致某些优秀医生对医院不满而出现跳槽等现象，幸好医院管理者及时认识到问题的严重性，加强对人事管理尤其是人事档案管理的重视程度，为医院的各方人事调动以及医生升职等提供重要依据，医院也因此而更上一层楼。
三、卫生事业单位人事档案管理现状
（一）人员不足现问题突出
在我国多数地区的卫生事业单位中，人事部门配备的人员普遍较少，多在3～5人之间，相较于卫生事业单位内部医生、护士以及其他部门人员来讲人数可忽略不计。在一些较小的卫生事业单位中，多数人事部门人员除人事工作外还兼职其他工作，对人事档案管理工作不够专注。多数人事部门的档案材料无人整理、无人监督，甚至出现人员已离职其档案仍混于在职人员的档案之中。
（二）人员业务技能水平普遍偏低
严格来讲，人事档案管理工作是一门专业性较强的工作，其对阅卷的规范、阅卷质量等要求较高。多数卫生事业单位因对人事管理方面的不重视，导致人事部门人员变动较为频繁，导致对档案管理较为片面。除此之外，人事部门对人员招收较为简单，人事对管理档案的技术水平不足，后期亦未受到专业化的培训，造成管理档案的人事技术水平较低，档案材料混乱、不完整，影响了数据的准确性。
（三）管理手段滞后
随着社会经济的发展，人事管理制度也在逐渐进行改革创新发展，电子化逐渐普及，然而，档案管理的电子化发展却仍显欠缺。据调查，目前我国多数卫生事业单位的人事档案管理仍然是较为传统的纸质管理，无论是档案的储存、整理还是保护，管理方式与手段较为落后，极易造成档案的丢失与损坏，仅有个别位于发达城市的大型卫生事业单位采用了电子化的档案管理。近几年，社会已经进入信息化管理时代，电子化、科学化、规范化是人事档案管理的必由之路，普及电子化人事档案管理是卫生事业单位以及各企业的当务之急。
四、卫生事业单位人事档案管理电子化应用分析
（一）在卫生事业单位建立电子档案的必要性
在卫生事业单位之中，单位的卫生系统是一项较为复杂的系统，其中存储着大量的人事信息档案，在管理之时非常困难，若要做好卫生事业单位的档案管理与保存工作，需要投入大量的人力、物力、财力等。因此建立电子化档案管理十分必要，将纸质档案转化为电子化数据，方便管理人员管理的同时节省大量的空间，且更方便快捷。就电子化的人事档案而言，除建立庞大安全的数据库存放档案外，也应对卫生事业单位工作人员的信息进行收集整理，全面掌握各部门间的人事档案信息，加强对各部门的掌控。
（二）电子化在人事档案管理工作中的具体应用
在人事档案管理中，相关档案管理者可以利用计算机网络将人事档案进行分门别类，如护士间可按照普通护士、高级护士等护士职位等级进行档案分类，而医生也可根据心脑科、骨科等从事职位进行分类，节省时间，方便查找。[4]除此外，也可在局域网内部进行资源数据的共享，当领导或者工作人员想要急需了解人员档案时可直接上网查找，增加档案透明度的同时，对数据库的原始档案也是一种保护。在档案管理员进行档案管理时，降低了工作压力，提高了工作效率。
（三）电子化在档案管理应用中的风险
在电子化广泛应用于人事管理档案后，为企业部门带来便利的同时也带来了一定的风险。其一，网络的共享增加了人事档案的透明度，在查看信息便捷的同时大大增强了人员信息泄漏的可能。作为记录人们成长过程的文档，其中包含着自上学以来的成长历程、学习经历、工作经历等，是人们求职时最重要的文件，若档案被盗，对相关人员的人身安全会造成一定威胁。其二，电子化档案依托于网络而存在，虽然压缩了纸质档案的存放空间，能更有效地保存档案，但网络也不是绝对安全的，各种病毒、黑客影响着网络的安全，若电子化人事档案被病毒入侵会造成档案丢失，甚至造成系统的崩溃。事实上，有利就有弊，电子化档案的风险虽然不可避免，却可以进行有效的控制，将风险控制在一定范围内，增强档案管理者的电子信息化知识，为卫生事业单位人事档案管理的发展提供保障。
五、结语
关键词：电子档案；电子文件；管理
中图分类号：G271.4文献标识码：B文章编号：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02
一、档案管理电子化
随着电子信息化社会的不断发展，现有的档案管理模式已不能适应当今社会的档案管理工作。档案管理电子化的优势已日益凸显，成为了社会发展的必然趋势。
（一）档案管理电子化是社会进步、科技发展的必然趋势
办公自动化、无纸化的进步，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。这些档案信息可能来自不同的机读形式，要综合系统地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。因此，档案管理电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
（二）档案管理电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以档案资料为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处主要体现在以下几个方面：第一，可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。第二，可缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。第三，档案管理电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围。第四，档案管理电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。
（三）档案管理要适应新时期工作的需求
档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，已经不能满足新时期档案管理工作的需求。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案管理电子化的进程。现有的机读目录档案系统不利于资源的共享。
在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。标准化、规范化工作有待提高。档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案管理电子化。
现有的档案管理模式不能适应电子化发展。档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
二、对电子文件的认识
信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作，传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E-mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。
计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可观。在中国较大的省、部级政府机关办公自动化网络中，每年约生成两，三万份电子文件，这些大量的电子文件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。中国的档案工作者逐步认识到，电子文件在许多方面不同于以往的纸质文件，如果使用或保管不当也会给人们带来严重问题。
国家科委将CAD电子文件的管理方法研究工作列入了国家“八五”规划，国家档案局于1996年成立了电子文件归档问题领导小组，并由国家档案局科研所牵头成立了课题组，组织科技人员对电子文件的特性和管理方法进行研究，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的国家标准已完成报批稿，正在进行试点工作，目前课题组正在制定我国的档案行业标准《电子文件归档与电子档案管理方法》。
三、电子文件归档管理上遇到的问题
据了解，在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。已经发现，一些部门的电于文件管理不严密，存在被删改的可能；还有的单位由于存储器的容量问题，使新产生的电子文件可以不断地覆盖旧的电子文件，造成电子文件的不完整；有的存储过于分散，未实现集中脱机保管，计算机系统如出现问题，电子文件可能丢失；还有的单位未考虑电子文件与纸质文件共同归档管理的适当办法；甚至一些单位采用了“无纸”办公方式，由于对电子文件管理存在隐患，可能造成更为严重的后果。以上问题，如果在电子文件归档时才考虑就已经无法挽回了，下面对一些主要问题进行分析介绍。
（一）网络是电子文件的生存基础也是引起管理问题的根源
电子文件之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。计算机网络的发展在短短几年中就深入到世界的各个角落，可以想象，网上的信息量无疑是天文数字，何况互联网络还正在高速发展过程之中。
（二）技术发展和更新过快，造成电子文件长久保管的困难
日新月异的多媒体技术使电子文件的技术环境及存储结构更加复杂。如果只限于单纯的字处理范围，电子文件信息处理的标准化程度还比较高，而且技术环境的复杂程度也有限，但是伴随着多媒体化，电子文件就成了很复杂的多种信息的混合物。例如，为适应办公习惯，在字处理文本上，可以签署具有图形属性的手迹批示，甚至声音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地点或不同的数据库中。又由于技术更新太快，非标准信息必然增多，使电子文件离开了特殊环境就失去了可读性。
（三）保证电子文件的真实性、完整性、可靠性的技术难题很多
关键词：配网工程项目档案管理信息化
中图分类号： G271文献标识码：A 文章编号：
配网工程项目档案是电网系统建设的重要组成部分，它凝结了工程管理技术人员、操作人员的智慧，是工程建设过程、工程实体状况、工程建设质量的最原始，也是最真实和全面的记录。在以数字信息化为代表的今天，紧跟时代步伐，突破传统的工程项目档案管理手段和模式，实现配网工程项目档案电子化管理已然是一个十分紧迫的话题。
1 配网工程项目档案与电子化管理的重要性
1.1 配网工程项目档案的特征
配网工程的档案是电网建设改造过程中构成的基础材料，是全部工程建设的原始记录。 其不但是配电网工程项目建设投产、竣工以及达标验收时不可或缺的重要组成部分，更是将来电网生产运营、改建扩建等提供基础材料和主要依据。配电网工程建设项目档案工作主要具有以下个方面的特征：一是具有特定的工作对象。也就是对一项具体工程进行的档案管理；二是具有特定的工作内容。检查、督导工程建设项目档案资料的构成、汇集、归类等实行建设项目档案的整理、鉴定、保存与进一步发掘使用；三是具有特定的作用。对工程项目之可行性研究、项目审核、工程规划、工程施工管理、工程竣工验收、工程质量验收评估、生产准备阶段、试生产期间以及投产后的生产与管理等诸项工作创造依据与服务。
1.2 配网工程项目档案电子化管理的重要性
配网工程项目档案是指在电力项目工程建设活动中直接形成的对企业有保存价值的文字、图纸 图表、声像等各种载体文件材料。项目档案收集得是否齐全、完整，内容是否准确，直接影响到工程竣工投产后的生产、维护、改扩建乃至经济效益的产生和提高。而随着现代计算机技术数字化、网络技术以及通信技术的快速发展，配网工程项目档案的电子化和信息化将成为必然趋势，做好配网工程项目档案的电子化归档与管理，将成为工程项目顺利开展以及日后提供利用的必要前提和保障。
传统的档案管理模式是利用纸张记录文字、数据和图形，利用照相机或摄象机胶片记录影象，利用录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储介质，主要工作是建立目录数据库和全文数据库，难于实现高效率的信息处理、检索和传输，存储介质占用的空间也很大。当前办公自动化OA系统与项目管理软件等先进手段连接起了方方面面的高速信息网络，其服务结构和服务目的都会出现质的变化。
2 配网工程档案管理中存在问题分析
就当前的配网工程项目档案管理的整体情况而言，我们在工程档案管理上的信息化程度并不高。一些电力公司甚至缺乏工程档案数据库的建设，一些档案管理人员对计算机技术在档案管理中运用不熟悉，对工程项目档案电子化的管理方法与途径也不了解。 具体而言，问题主要有以下几个方面：
2.1 工程档案管理手段落后
近年来，一些电力公司的工程项目档案管理人员仍采用传统的管理方法，把档案只是作为一种文本和资料来保管。工程档案管理人员的工作也仅仅是对档案进行收集和整理。 但是，许多配网工程项目本身档案文本的数量非常庞大，因而在工程项目建设过程中，传统的管理手段虽然花费了大量的人力和物力，但是往往时效性比较差，很难做到与工程项目建设管理同步。
2.2 档案信息数据库建设落后
目前，一些电力公司虽然也在工程项目档案的管理中引入了计算机， 但整体而言还停留在计算机制表和查阅等初级阶段，没有完全走上信息化管理的轨道。在档案信息数据库的建设上，数据信息不完整、不准确、不及时，造成工程电子档案失真，不能反映现实情况，从而影响了档案的使用，没有发挥出信息化管理本身应有优势。
2.3 工程档案管理缺乏规范性
由于我国在配网工程项目档案电子化管理方面整体没有明确的章程，造成工程档案电子化管理过程中存在着许多不规范。在实际工作中，由于配网工程项目的施工单位很多，工程电子档案的管理上缺乏程序化、规范化，直接造成工程档案的信息化复杂，一些重要的电子文档和资料由于保存不规范而丢失和毁损的现象时有发生。
2.4 工程档案信息化缺乏人才
在数字化时代，配网工程档案电子化管理不但需要懂档案管理知识的人员，还要求管理人员能够熟悉先进的信息科学和管理技术。但是，目前许多电力公司从事工程档案管理的人员中，存在着严重的知识结构不合理、文化层次水平不高等问题。不少企事业单位对工程项目档案管理本身不够重视，缺乏足够档案信息化技能培训。
3 配网工程项目档案电子化管理的对策
3.1技术支撑是配网工程项目档案电子化管理的基础
高科技含量的现代多媒体软件和技术的应用是配网工程项目档案电子化管理的基础。 工程档案管理上有了技术力量的支撑，不仅能够进行正常的数据维护，还可以保证工程项目档案数据的准确监控。
针对在配网工程项目建设过程中的特点，开发建立一套完整的工程文档信息计算机管理系统是十分必要的，相应的软件监控系统开发也是必不可少的。此外，工程档案数字化和网络一体化后，我们在档案信息的共享的同时，工程项目档案本身也面临着信息安全的新威胁，这就需要采取多种技术防范措施。所以说，完全由国内某一家单位的档案管理部分自主研发相关的技术难度较大，要克服目前信息技术力量不足的现状，当前可以采取配网工程建设单位与高等院校和科研单位共同研发的方式，在关键技术领域开展一些的科技攻关项目合作，从而增强配网工程项目档案电子化管理的进程，同时提升工程档案管理手段的高科技含量和标准化水平。
3.2 人才保障是工程项目档案电子化管理的关键
依靠先进的技术来改善设备和管理手段是实现工程档案管理电子化的前提，但档案管理的现代化之路还要求必须有现代化素质的档案管理人才。在数字化时代的今天，实现工程档案信息化需要培养档案网络服务、数据库分析与软件开发、网页制作与管理等方面的人才。
为了实现配网工程项目档案信息管理系统与项目管理系统的无缝对接，让项目决策者能及时够掌握工程项目建设全过程的情况，档案管理者还必须具备较强的信息获取能力，不仅要本单位的所有档案信息，还应该熟悉网络的档案信息资源，能够给配网工程建设者提供更多的相应档案信息，从而提高建设者对整个工程的评估能力。
如何培养这方面的专业人才，首先，配网建设单位的档案管理部门应该积极提供专业现代化档案信息化培训和业务培训，以此提高档案管理人员的知识结构和整体水平。其次，档案管理部门要制定相应的发展规划，把培养工程档案高素质人才纳入到部门的计划当中，作为一项常规的内容来抓紧落实。
3.3 制度规范是工程项目档案电子化管理的核心
就目前配网工程项目档案管理制度相比较而言，原有的档案管理制度在本质上是为了方便查询，确保档案的信息安全。要实现配网工程项目档案电子化管理，核心在于档案管理制度上的创新，制定出新的符合时展要求，适应信息技术发展需要的制度和规范。
例如，配网工程建设单位的档案管理部门制定的规范，能够为本单位的档案管理信息化提供保障，制定出相应的策略来保障档案信息化管理的实现。在实际操作中，各施工单位、设计单位、监理单位和工程建设活动中所涉及的所有部门，都能够应按照工程档案管理部门程序和规范按时将工程设计和建设过程中的各种文件和材料，分门类、分阶段地整理归档，及时地利用多媒体技术上传到工程项目档案管理网络，或者递交至单位档案管理部门，以确保做到工程档案材料的完整齐全，使单位档案能够及时反映工程项目建设全过程的情况，便于工程建设者和决策者实现全过程监控。
诚然，我们也要看到，虽然传统的档案学面临着数字时代信息化的冲击与挑战，但就目前而言，新的一代适应信息化需求的档案学还没有形成。目前，在配网工程项目电子化管理制度和规范方面还面临着许多难题，这既为工程档案管理者带来了挑战，也是前所未有的发展机遇。
4 结语
总之，随着科技的进步，电子化已不可避免地进入了档案管理的领域，因此，新形势下档案电子化建设已经成为时展的必然趋势。随着我国社会主义市场经济体制的建立和逐步完善，配网工程项目档案工作也必然面临着从传统走向现代化的重大转变，而如何加速实现这一转变，使工程档案电子化发挥其高效的功能，是目前工程档案管理工作者应该不断探讨和研究的课题。
参考文献
[1]电子文件归档与管理规范.
[2]诸葛絮，陈雪琴.应加强配电网建设工程项目档案的管理[J].浙江档案，2010(12).
关键词：电子档案；信息化管理；安全性；发展趋势
现在的档案管理处于传统文件式和电子式平分天下的情况，在一些新的机构或单位一般都采用电子档案的管理，因为电子档案有着快速直观的特点，但是有些重要部门或者以前的机构，为了保障档案的安全性或者资料太难整理没有实现电子化管理。电子化档案管理是一个必然趋势，电子化档案有着诸多优点，但是也有着缺点，然而这些缺点是今后可以解决的，最重要的观念的改变。
1电子档案是档案发展的趋势
电子化、信息化办公为我们的工作的便捷性和工作速度有着很大的提升。随着计算机技术的发展，定制类软件诞生，办公质量和速度得到更多的提升。因此档案的电子化和信息化也是发展的必然性。因为电子档案有着以下的几个优点：第一，电子档案对办公的场地要求小，在储存大量的档案时不需要档案室，不需要房屋和场地的要求，有足够安装电脑的位置即可。大大减少了场地成本。第二，电子档案记录信息和查找信息的速度快，相比较传统及档案室设计，电子档案只需要简单的操作几下鼠标和键盘就要可以查找到相应信息。比档案袋的方式速度提升了不少倍。第三，电子档案复制速度快，有些档案要需要共享时，电子档案可以快速完成资料复制，但是传统档案管理速度慢，而且会经常出现错误。同时电子档案的文字都是由计算机编辑，能够很好的识别。但是有些传统档案有人书写，内容有时很难辨认。
2电子档案存在的缺点
2.1电子文件的安全性和长期保存性问题
电子数据的保存凭借的是计算机存储硬件或者互联网云技术。所以这也是电子档案的弊病所在，中国人心里有种“眼见为实”的观念，对利用计算机数据存储档案，因为看不到数据的具体存在始终对档案的安全性抱有疑问，电子档案在长期保存中受到计算机硬件的影响，如果存储的硬盘损坏。将代表所有文件都可无法找回，但是利用最近的云技术可以摆脱数据对硬件的依赖，但是另一个问题还是电子档案的重要缺点，那就是安全性。电子档案可能被黑客入侵然后文件损失，或者被非法复制，以及程序员的失误操作造成文件不可修复性毁坏等问题，也是电子档案的安全性的重要问题。但是所有方法都不是完美的，传统文件档案管理也可能面临火灾，盗窃等问题。电子档案的入侵相对较容易，抗干扰能力差，同时数据修复能力较低，但这些是逐渐能被修复和改善的。
2.2纸质和电子档案并存的问题
对于我国而言，传统的纸质档案应用时间较长，在居民心中一向有着“白纸黑字”的想法。因此，部分地区并未大规模的普及电子档案，其纸质档案依然占有大部分的档案工作内容。此时，纸质和电子档案并存的问题，直接影响我国的电子档案普及和信息化管理工作。从目前的情况来看，两种档案形式并存问题主要表现在以下几个方面：第一，纸质档案往往会因为对环境要求较高，因此在长久的保存后，字体会模糊、页面会发黄，此时要想再次输入电子档案，其阻力较大；第二，部分机密档案或者是及其重要的文件，必须通过纸质档案来保存；第三，电子档案的工作并未得到所有人的信赖，出现问题的时候，并不能第一时间找到纸质档案来对比，由此在客观上形成了档案形式的冲突，社会舆论的压力也在客观上为电子档案工作造成了不小的影响。
3电子档案信息化管理方案
3.1更新电子档案的管理方法
电子档案有着比传统档案优良的特性，但是也有着缺点，有着对于安全性上人们的担忧。为了弥补电子档案存在的缺点，就要改变电子档案的管理方法。首先就是按照档案的重要程度建立适合相应的防火墙，同时对于极重要的档案建立相应的镜像，把镜像文件给公众使用，同时主体文件保护安全性，就算黑客入侵了镜像档案系统，也不会造成什么影响，只要再复制一个新镜像就可以把被篡改的数据替换。档案管理的日常工作时，应该做好相关人员的培养工作，减少失误操作，同时做好相应的备份。同时做好云设备的应用，把档案建立在云上，保护在硬件出现问题时，档案的安全性。另外要对档案进行经常性的审查，排除病毒以及做好相应的数据整理。电子数据如果把安全性问题解决了就逐渐代替传统档案的地位，做到档案全部的电子化。
3.2采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理
电子档案信息化管理表面上比较优异，但在实际的操作中，并不一定会获得理想的效果，其安全隐患和威胁较多，很多方面都是有待健全的。为此，今后在电子档案信息化管理过程中，还应积极采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理，即对原始文件开展大量的保护和备份工作。电子档案原始文件的管理，可尝试从以下几个方面出发。第一，电子档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行相应的用户确认工作。第二，电子档案部门在开展信息化管理的过程中，必须和技术部门、法律部门等专业部门进行密切的配合，以此来保证信息化管理的标准化和自动化，减少各种不必要的矛盾和冲突。第三，由于原始电子文件的重要性，应定期展开备份工作，保证所有的文件都有迹可循。第四，电子原始档案在存储的过程中，应设定一定的密保措施，防止出现恶性事件；同时，每一次的电子档案更新，都不要覆盖之前的资料，应保证档案在调取过程中，可以清晰的展现出每一次的更新时间、更新内容。第五，由于电子文件的原始性非常重要，因此应对其采用最新的技术来完成，并且要经过多项测试，需确保每一个方面都万无一失。综上所述，电子档案信息化管理在目前的工作中，正在努力的开展，未来工作还会进一步提升。
4结论
在档案的管理上懂得结合新的技术，把信息化融入其中。建立电子化档案，在电子档案的管理应用中建立相应的机制，认识到电子档案的优点和缺点。发挥电子档案的优点，对于缺点方面要结合相应的技术改善相应的安全性上的问题。对于一些主要档案管理可以采用两种档案管理模式共同进行方式，然后渐渐的电子档案会占据档案管理的主流地位。
参考文献
[1]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务，2015(24).
[2]邵文红.浅谈电子档案管理[J].内蒙古科技与经济，2015(24).
[关键词]照片档案；电子化；管理
照片档案是指国家机构，社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。照片档案是每个企业、单位不同发展时期客观而鲜活的历史记录，它从不同侧面反映了企业、部门走过的漫长里程。照片档案不仅对国家和社会有重要保存价值，更在企业单位的运行、经营和发展中发挥着重要作用，这些珍贵的历史镜头利用价值和再利用率越来越高。然而传统照片档案的管理已经适应不了信息时代的发展，照片档案提供利用受到了一定程度的制约。那么照片档案怎样管理才能更好的得到充分利用，才能充分实现资源的共享，与现代化相接轨呢？这就要求我们把照片档案进行电子化管理。下面就怎样做好照片档案电子化管理阐述一下自己的观点。
一、照片档案电子化管理势在必行
照片档案电子化是指用数码照相设备拍摄直接形成的静态图像文件或利用扫描仪将纸质照片、底片扫描后形成的静态图像文件转换成以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像，并按照电子档案要求进行的归档图像文件。
（一）传统照片档案保管的弊端
1、传统的照片档案是以相纸、胶片等材料为载体，对环境的要求高，耐久性差，均会随着时间的推移而出现褪色、发黄、图像模糊等现象。
2、传统的照片档案管理方法是按不同的机构、年份划分，利用人工将照片夹在相册中的，查找利用起来非常麻烦，若年份、内容不清楚，想利用那就需要一册一册的查、一页一页的找，更是大海捞针。
3、随着企业对外宣传力度的加大，照片档案更是企业的宝贵财富，为了更好地保存好这些历史形象的储存记录，留住历史的每个瞬间，更好地传承企业优秀文化历史底蕴，就必须保护这些传统的照片档案。
（二）照片档案电子化管理的优点
1、检索快捷，提高工作效率。照片档案电子化管理检索起来非常方便，只需输入要查询的照片内容，随时随地都可以找到需要的照片档案，立查即可，这样为档案工作人员节省大量查阅时间，降低了劳动强度，提高了工作效率。
2、成像、传输快，提高档案利用率。从利用这个角度看，只要有通讯网络，照片档案不受时空限制，既可以直接拷贝，还可以以邮件形式迅速传出，便于利用，充分实现档案资源共享，适应了现代社会高效率快节奏的要求。
3、保存安全方便，节省档案库房存储空间。照片档案电子化管理，使得档案的载体变成光盘、磁盘或移动硬盘。这些载体不仅容量大、占用空间小、存放方便，能够节省库房存储空间，而且保存与复制不存在变质等问题。
传统的照片档案既在档案利用过程中存在复制繁锁、检索查找不便、破损照片修复方法复杂等问题，还在利用照片质量上存在问题，所以说，传统的照片档案管理方法显然已经不适应档案发展的需要，已经严重影响了照片档案的再次利用，已经不同程度地制约了档案事业的发展。那么如何做好照片档案的管理呢？这就要求实现照片档案的电子化管理。
所以说照片档案电子化管理势在必行。那么如何做好照片档案的电子化管理呢?笔者认为可以从以下几个方面着手进行。
二、照片档案实现电子化的方法
（一）传统的照片档案实现电子化的方法
1、将传统的照片档案利用扫描仪（数码相机）逐张扫描（拍照）转换成以数码形式存储于计算机或磁盘的静态图像，即转换成数码照片档案，存放在计算机中。
2、按照原传统的照片档案归档方法，按照卷号顺序、按年度、机构或问题制作照片档案目录，编制目录时新型的照片档案的文字说明与原照片文字说明要一致，不得有丝毫差错。
3、传统的照片档案与新型的照片档案要同时存档。笔者认为，传统的照片档案是不同的历史时期形成的、真实的、原始资料，即便是电子化管理，其归档方法仍按原传统照片归档方法进行，不得擅自打乱重排，要尊重历史。
（二）新型的照片档案实现电子化的方法
要想实现新型的照片档案的电子化管理，就要实现数码照片向数码照片档案的转化。
1、数码照片、数码照片档案和新型的照片档案的含义
（1）数码照片：用扫描、数码照相设备获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。（2）数码照片档案：法人、其他组织和个人在各项社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片和对该照片的文字说明两部分组成。（3）新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。
2、新型的照片档案的形成方法
（1）收集：在收集数码照片时，不要几年一起收，最好是随时随地收集，收集的照片，原则上应为原件，以确保其原始性。修改过的照片不能作为档案归档。（2）整理：整理出主题鲜明，好辩认的数码照片归档。（3）分类：数码照片要按照其形成年度-机构（专题）进行分类。（4）排列：每一年度要建立一个照片档案文件夹。文件夹下再按机构（时间、重要程度等），以党、政、工、轻、妇等先后顺序进行排列。（5）编号:照片档案文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号，命名规则为:年度―张号，例：20110001.jpg，前4位表示年度，后4位表示张号。（6）编制照片档案目录：数码照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》，每一张照片都应有简要、准确的文字说明，并能准确概括照片所反映的内容。否则，再珍贵的照片，随着时间的推移其使用价值也将大为逊色。（7）刻录光盘：数码照片文件存在电脑里，会占居大部分空间，从而导致计算机反应速度变慢，存储的照片档案也存在安全隐患，为了保证照片档案的安全，从长远观点看整理好的数码照片档案应脱机保存，应将照片档案刻录在光盘或存放在移动硬盘上。
第一，数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》的要求。软磁盘不能作为数码照片的存储载体。最好采用只读光盘为存储载体。第二，同一个年度的数码照片档案应刻录在一张光盘中。第三，数码照片光盘刻制内容包括光盘说明文件、数码照片文件目录、数码照片文件夹。第四，使用不含溶剂墨水的软性标签笔在光盘表面上书写光盘标签。第五，照片档案刻录成光盘就应做防写处理，避免擦划、触摸记录涂层。
三、照片档案电子化管理的具体方法
照片档案的保管应符合《照片档案管理规范》和《电子文件归档与管理规范》的要求。
（一）照片档案应一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
（二）存放时远离强磁场、强热源并与有害气体、强紫外线隔离。
（三）环境温度应控制在17-22℃；相对湿度选定范围为35%-45%。
（四）单片载体应装盒，竖立存放且避免挤压，有条件的单位可以购买防磁柜等现代化设备保管光盘。
（五）切勿使盘片与化学溶液接触，以免产生化学反映直接损坏光盘。
（六）正确使用光盘。不用脏手拿光盘，以免脏物附在光盘上。手拿光盘时用两个手指夹住光盘的中心孔和外缘，不要在光盘表现留下指纹。
关键词：信息时代；电子档案；管理；电子化；应用特点；应用模式
1 电子档案特点及其优势的分析
伴随着国际全球化的趋势，世界的电子信息体系越来越完善，电子计算的应用是非常普及，是当下办公的重要手段。在当下这个科技发展时代，电子计算机及其现代通信技术的结合，更有利于信息技术工作的开展，其进行了一系列的电子档案的产生。广义上来说，电子档案就是工作过程中出现的具备一定价值的信息记录资料。这里面涉及到不同形式的电子档案形成、存储及其管理形式，相对于传统的纸质档案技术模式，新型的档案管理具备更大的挑战，这需要档案工作人员给予充分的重视，积极做好电子档案的管理工作，提升电子档案的整体管理效益。
根据对当下电子档案管理形式的分析，其文件记录的形式是多样化的，并且其整体的变化性比较大。一般来说，档案管理工作都是需要由档案人员进行操作的，其整体工作效率比较低，这是因为其受到了传统档案归档方法的克制。比如较为落后的查阅检索形式，这就难以进行档案作用的充分发挥。这就需要进行一种新型的档案管理形式的应用，比如进行电子档案形式的应用，利用计算机的方法将这些信息以数字化的形式存储起来，积极做好相关的存储及其归档工作，从而提升其整体应用效益。
相对于传统的纸质档案，电子档案具备非常大的优越性，比如电子档案信息的非直读性特点。在实践应用过程中，电子档案通过数字编码形式的应用，将这些内容进行载体的记录。为了更好的进行电子档案的管理，需要做好相关的压缩边及其加密技术处理工作，保证其内部内容的充分解压及其解密，从而满足实际工作的需要。
为了更好的进行电子档案的管理，需要落实好元数据及其信息背景的分析。这是因为电子档案的元数据必须进行文件信息的依附，否则就无法进行电子文件原貌的恢复。电子档案的应用前提是电子文件，其一系列的传送，需要进行网络操作，这就需要进行文件背景信息的分析，更有效的进行档案的隐患控制，从而满足实际工作的需要。
通过对电子档案的分析，更有利于进行电子档案的优越性的分析，电子档案的应用，更有利于简化档案管理工作程序，更有利于提升其工作效率。在当下信息化时代的今天，信息网络体系的普及，更有利于推动电子档案的管理及其信息利用工作，这就进一步的提升了工作人员的自身工作效率，进行其劳动强度的降低，更有利于提升其归档质量，更有利于进行其检索速度的提升，避免档案管理人员的枯燥性。
在电子档案应用过程中，做好微机管理是必要的，从而有利于遗漏文件的有效查缺补漏。这就是传统的纸质档案所不具备的优势，因为在传统纸质档案的工作过程中，由于其文书立卷工作的特点，经常出现文件的不合理收集情况，从而导致其归档过程中的麻烦。通过对微机网络管理形式的优化，更有利于提升电子档案的效益，这就需要保证微机管理的效益，进行工作人员自身工作时间的简化，提升其整体业务水平。
通过对档案管理电子化的应用，进一步的提升文档的保密性。在传统的纸质档案应用过程中，档案的检查需要进行整体利用，查阅人员可能仅仅需要进行一部分资料的查看，却需要进行整卷档案内容的查看，这是非常不利于文档管理的保密性的控制，通过对电子化档案管理形式的应用，更有利于提升档案管理工作的保密性。更有利于进行档案管理工作质量的提升，更有利于进行查阅及其使用，保证文档卷宗的高质量及其高水平性。从而有利于档案的查阅及其有效使用。这就需要做好电子档案微机管理工作，保证档案管理工作效益的提升，保证档案工作的有效查阅及其使用，从而满足当下工作的需要。
2 电子档案管理体系的健全
在电子档案的管理过程中，进行整体体制的健全是必要的，这需要进行电子文件的整体管理标准的优化，进行文件管理及其档案管理的统一化的协调，保证这两者的统一性的发展。这就需要相关档案人员做好自身的本职工作，保证文件的形成、归档、查阅利用等环节的协调。这都需要档案部门做好相关的统一监督工作，做好相关的指导工作。这也需要保证电子文件的科学化、合理化、统一化等的标准要求，保证对电子文件信息归档过程中的原始性及其真实性的控制。
除了要做好上述的工作，进行电子档案的可转换性的控制也是必要的，从而提升电子档案的整体安全性，保证电子文件的不同载体上的应用，保证其有效的相互转换，这里面涉及到文件的签字、印章等的工作需要。这里需要进行计算机的更高功能的开发利用，提升电子文件及其电子资料的保护效益。
在文档的保密过程中，如果仅仅进行直读模式的应用，是不利于进行电子文件的整体性的保护的。如果在这一过程中，进行计算机的信息修改，就可能生成一系列的新的文件，里面还看不出任何的改动痕迹。如果不能做好相关的备份工作，数据修改后，其原先的文档也会荡然无存。这就需要进行档案室的档案资料信息的备份存档工作，保证其今后工作的良好开展。
为了提升电子档案管理的效益，进行控制及其管理方式的协调是必要的，这里需要应用到使用权限的审核控制工作，需要针对各个人员进行级别的限制利用，积极做好相关权限的认定工作，保证系统注册登录工作的应用，保证拷贝工作及其回收管理等的协调，这需要针对使用者的需求，做好权限的确认工作，保证拷贝制作效益的提升，避免进行载体上的整体存储信息的拷贝，进行新型的技术手段的应用，避免出现拷贝资料的再复制情况，提升电子档案的整体安全性。
这就需要进行专业人员构成结构的优化，进行档案管理人员自身素质的优化。在当下电子文件不断发展的今天，进行一系列的高素质档案管理人员的培养是必要的，保证档案管理人员的有效培养，保证专业化的技术及其管理人员的引进，进行档案工作的落实，保证对当下的档案专业人员进行培训，保证现代化科技知识工作的良好开展，提升其应用效益。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理的工作人员队伍。
通过对档案管理工作的开展，更有利于进行档案信息化建设的推定，进行档案的数字化的优化，满足信息化技术不断发展的今天，进行电子档案管理体系的健全，按照电子档案的自身特点，进行硬件的建设，保证计算机技术及其网络技术的协调性，满足当下电子档案的工作要求。提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。
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