时间：2023-08-17 17:51:50
导语：在社会保险业务管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
社会保险业务档案是各级社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、生育和工伤保险等“五险”业务中形成的,具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件等不同门类和载体记录的总和,它真实地记录了各级社保经办机构从事社保管理与服务工作的过程。实践工作中,社保业务档案的收集、整理与保存管理内容,也主要包括社保经办部门所从事的“五险”业务。其主要特点有下述“五性”:
一是广泛性。随着社会保险体制改革的不断深化,特别是近几年新农合、新农保制度的推行,我国参与社会保险的对象已从城镇职工延伸拓展到广大农村和城镇居民,并最终惠及到社会所有成员。而每个人在办理社会保险时都会形成社保业务档案。社保对象的广泛性决定了社保业务档案的广泛性。
二是动态性。每个社会成员参与社会保险后,社保档案都会随着人员的流动而发生关系转移,各项险种的缴费情况也会依据人员收入的增减而发生相应变化,这些情况都要在其社保档案中形成相应的记录。这种动态变化决定了社保档案的动态性。
三是权益性。社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录,是确定参保人享受社会保险待遇的重要依据,是实现为参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件,也是维护参保对象个人权益的重要依据,因此具有明显的权益性。
四是规范性。社保档案是按国家的有关规范要求来办理的,即各类社会保险都有统一的办理程序、统一缴付费标准、统一的表册,不论是哪个单位的职工,其形成的相关材料必须具有很强的规范性。
五是共存性。随着社会保险业务管理信息化的推行,社保经办机构通过社保业务信息系统随时掌握参保对象的各种情况和动态信息,完成各类报表生成和管理。
社会保险业务档案规范管理存在的问题
(一)思想不够重视。长期以来,相当部分社保经办机构领导“重业务经办,轻档案管理”现象较为突出,总认为档案工作是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位增形象、创效益,只要守好摊,不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。这些轻视档案工作的思想一定程度上影响和阻碍了社保档案规范化建设工作的开展。
(二)机制不够健全。目前相当部份社保经办机构没有健全职责明晰的档案工作机制。表现在具体工作中履职不到位,对本单位的档案未实行统一管理,各门类档案分散保管于各个部门,形成多头管理等问题,且管理方法各异,没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保险档案信息。
(三)管理手段滞后。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要从事这项工作的人员具有较高的政治素质和业务能力。而实际工作来看,目前各级社会保险经办机构中能专职从事档案管理工作的人员很少,且多数人员没有经过专业的档案知识培训,对社保业务档案管理的重要性认识不足,对档案材料的收集、整理、分类、归档、装订等业务不够熟悉,日常档案收集整理意识比较薄弱,存在该归档的没有归档、档案随意保存、甚至丢失等情况,没有按《规定》要求及时规范整理归档,严重影响了档案归档质量。
(四)设施不够完善。受经费与场地等条件限制,许多社保经办机构无法配备专用的档案室,导致“七防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光)措施跟不上,时间一久,不仅造成业务档案材料霉变、虫蛀等现象时有发生,而且也影响了社保业务档案的美观、整洁及完整。
加强社会保险业务档案管理的对策建议
(一)提高认识,加强领导。各级社会保险经办机构应以人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布的《社会保险业务档案管理规定(试行)》为契机,加大社会保险业务档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社会保险业务档案规范管理工作的重要性,提高全社会的社会保险意识。
(二)加强培训,提高素质。社保业务档案规范管理是一项政策性、业务性很强的工作,其质量的好坏,很大程度上取决于档案管理工作人员的能力和素质。因此,档案管理人员必须掌握一定的法律法规和业务知识。
(三)健全制度,规范程序。社保经办机构在工作中形成的相关材料,构成了社保业务档案。这些档案材料关系到参保对象的权益记录与待遇享受,与他们的切身利益密切相关。因此,各级社保经办机构要严格按照《社会保险业务档案管理规定(试行)》的相关要求,本着既方便归档管理,又方便检索利用的原则,建立健全业务档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项基础管理制度,严格分类方法,合理划定保管期限,确保社保业务档案的真实、准确、科学、完整和规范,实现社保业务档案规范管理“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的最终目的。
一、广西社会保险业务档案管理工作存在的主要问题
（一）社会保险业务档案管理法规制度执行力不够，工作发展不平衡
近年来，广西壮族自治区人力资源和社会保障厅、自治区档案局根据国家人力资源社会保障部、国家档案局《规定》，结合广西实际制定了《广西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法》（桂人社发〔2010〕130号，以下简称《暂行办法》），为广西全面加强社会保险业务档案管理提供了基本保障。并根据人力资源社会保障部办公厅关于社会保险业务管理达标验收工作的有关部署，下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838号，以下简称《通知》），提出了力争柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分经办机构2012年底前通过业务档案管理达标验收，其他市级经办机构在2013年7月底前通过达标验收，2014年底前完成所有县级以上经办机构达标验收的工作目标，要求各地以实现三年达标验收目标为核心，全面提升广西各级社会保险业务档案管理水平，大力推进业务档案管理规范化、标准化、信息化建设。
经过2年的努力，截至2012年底，全区14个地级市，有4个市，6个机构业务档案管理通过了档案管理达标验收，8个市级社保经办机构正在开展纸质档案归档整理，力争2013年底前进行档案管理达标验收。目前尚有2个市级社保经办机构业务档案管理工作仍处于无库房、无专兼职档案人员、无经费保障的“三无状态”，未开展业务档案整理工作。据统计，截至2012年底，广西区内市级经办机构积存历史业务资料尚有10万宗卷未整理入库。要实现2013年底前全区地级市社保业务档案工作实现达标验收难度相当大。县级经办机构2/3以上没有库房，尚未开展纸质档案整理，2014年全部实现档案管理达标验收任重道远。
（二）社会保险档案保存方式落后，管理基础薄弱
目前，广西各级社会保险经办机构除了社会保险数据库数据档案以磁介质、光盘和移动硬盘等计算机手段定期备份保存外，大量的社会保险业务档案、文书档案和会计档案仍采用纸质（线装）保存的传统档案保存方式 。而参保人数众多，社保业务档案需保管一生，因此，档案量巨大，占用大量库房空间。传统的纸张保存形式易损，有些档案资料因查询次数频繁而不可避免地存在原件受损甚至遗失等情况。况且，各地业务档案库房普遍吃紧，有的地方社会保险经办机构连一个固定的档案室都没有，各类档案被分割保管，分室存放。一些地方虽然有固定的档案室，但面积很小，库房建设也大多不完全符合国家《档案馆建设设计规范》和规定，不具有防震、防盗、防火、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染等安全设施，更谈不上规范管理档案，从调查情况来看，越到基层，管理基础越薄弱。
（三）社会保险业务档案管理手段落后，跟不上社会保险事业发展形势的需求
虽然近年来广西各级社会保险经办机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但大多数仍停留在目录级管理阶段，即对社会保险档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的原件易损的难题。随着社会保险事业的迅速发展，参保人数和覆盖范围的日趋扩大，社会保险业务档案急剧增加，目前这种依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式，远远不能适应社会保障事业发展的要求，这必将成为影响和制约社会保险业务档案管理工作发展的突出问题。
（四）社会保险业务档案信息开发利用率低
广西社会保险业务档案开发利用起步较迟，档案管理方式仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会保险业务档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社会保险档案的信息开发对推动社会保险效率应起的重要作用。
二、广西社会保险业务档案管理对策
随着社会保险事业的蓬勃发展，业务档案呈现海量增长的态势，传统的社会保险档案管理的模式已经不能满足事业发展需求，建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、运行成本低的社会保险档案管理系统势在必行，笔者认为，需做好以下几方面的工作。
（一）制定广西统一的社会保险业务档案数字化建设规划，明确目标，分类指导，全面推进
在调查研究的基础上，认真做好自治区级顶层设计，用2年时间完成14个地级市社会保险业务档案管理数字化建设，2015年逐步实现县（市、区）级社保业务档案管理数字化。先行建设1—3个地级市社会保险档案管理数字化示范单位，以点带面。重点扶持已实现社保档案管理达标验收合格的市级档案馆（库）建立数字档案，做到“扶持一个、建成一个、验收一个”。对正在开展业务档案管理达标创建工作的市级社会保险经办机构，加强业务指导，促成档案管理达标验收合格，为建设数字化档案夯实基础。同时要加强市对县（市、区）社保档案管理工作的指导，推动广西社会保险档案管理工作上新水平。
（二）统一组织开发社会保险业务档案数字化管理软件
为避免各市社会保险经办机构各自为政重复开发，既造成相互不兼容又浪费资源，由自治区社会保险事业局统一组织开发，推广实施社会保险业务档案数字化管理软件，并为地级市档案数字化建设提供必要的支持，解决好信息系统运行的配套硬件、平台软件和实施费用，确保广西社保档案数字化建设起点高、运行稳、效果好。
（三）建立社会保险数字档案，实现档案数字化管理
社会保险数字档案，是指以计算机、数据库和网络为基础，把以纸质形式保存的文字和数据、图像、声音等档案资源以代码形式记录于磁盘、光盘等载体，依据计算机系统存取并可以在通信网络上传输的电子文件（电子档案）。社会保险数字档案更具有存储量大、检索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等显著优点。社会保险档案数字化以后，可对原纸质档案资料真空打包存放，同时采用相应软件对其进行数字化管理，普通查询，可通过网络查阅其电子文本即可，对于极个别必须查阅其纸质原件资料的再开包查阅，对纸质档案资料实现最大限度的保护。
[关键词]社会保险 档案 管理水平
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）09-0048-01
依据人力资源和社会保障部于2009年7月23日的《社会保险业务档案管理规定（试行）》的阐述，社会保险业务档案是指“社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录”[1]。文件要求，社会保险业务档案应由社会保险经办机构集中保存并负责管理工作。近年来，随着我国社会保险制度的不断发展，社会保险范围逐渐扩大，社会保险的业务量屡创新高，档案管理问题因此变得越来越突出与重要。
一、当前社会保险业务档案管理工作存在的问题
（一）认识不够，意识薄弱
首先，没有充分重视档案工作。伴随着国家社会保障制度的深入改革，社会保险经办机构完成了大量的业务工作，但对社会保险业务的档案管理工作却没能充分重视，常常忽视工作中存在的问题。其次，工作人员认识不够，态度不严肃，认为档案管理工作不重要。
（二）缺乏相应的规章制度
在某些单位，由于缺乏相应的规章制度，从方便工作出发，采取由业务科室分散保管社会保险业务档案的方式，造成了档案不能统一管理。在某些地方，档案工作还由社会保险经办机构的业务人员承担，由于缺乏专业培训，从而致使档案管理工作相关环节不能系统衔接，造成档案管理的混乱。
（三）信息化管理水平不高
随着社会的快速发展，不同职业和不同身份的劳动者逐渐增加，已经参加社会保险的劳动者在不同省份的跨区域流动更加频繁，全国各地的社会保险经办机构为此建立了计算机网络系统，旨在实现社会保险信息的同步与共享。但是，社会保险业务档案的信息化建设却严重滞后，很多重要的信息只能通过传统的纸质档案查阅，在很大程度上影响了工作效率的提高。
二、提高社会保险业务档案管理水平的方法
（一）依据改革需要，建立健全社会保险业务档案
社会保险业务档案不仅记载着劳动者的全部信息，而且记录着社会保险事业的发展历史。随着社会保险制度的深化改革，社会保险档案应顺应改革需要，不断建立健全业务档案。积极应对城乡劳动力流动的实际情况，劳动者在哪里就业，社会保险关系跟随至哪里，社会保险业务档案跟踪到哪里，建立健全涵盖社会保障号码、指纹信息档案等内容的档案。通过规范化管理，不断完善数据库的信息内容，为社会保障体系提供优质服务。
（二）加强学习，努力提高档案意识
档案工作人员应加强学习，树立自主学习、终身学习的观念，特别是应当组织建立多元化的学习机制，既要有业务学习，也要有文化学习。只有不断努力提高自身的文化素养和专业技能，才能不断提高自身的档案管理能力。还应当努力提高档案意识，不仅要重视档案管理工作，更要重视每一份档案。社会保险业务档案肩负着信息的汇集、整理、管理、服务的重要工作，是国家社会保障体系的基石。
（三）熟稔业务，优化服务职能
社会保险是国家依据法律、法规，为保障劳动者的权益，维护劳动者的利益，促进社会进步而建立的保障制度。为此，档案工作人员一定要熟稔社会保险业务的法律法规，优化服务职能。首先是为劳动者服务，切实了解劳动者的需求，遵照相关规定，为劳动者提供档案查询与利用的服务职能。其次是为社会服务，为促进社会进步和经济发展提供优质服务；再次是为政府服务，为政府制定相关决策提供依据；此外，随着社会保险事业的不断发展，档案服务的功能更加多元，领域更加拓展，方式更加多样，要求档案工作人员充分利用档案，更好地提供服务。
（四）健全机制，形成制度化管理
遵照《社会保险业务档案管理规定（试行）》和《中华人民共和国档案法》的相关规定，制定社会保险业务档案的管理机制，实现制度化管理。依据行业特点和工作实际，明确社会保险业务档案分类原则，建立分类制度：按照专业类别分为：业务档案、人事档案、文书档案、会计档案、科技档案等；按照载体形式分为：文字档案、电子档案、图片档案等。无论哪一类型的档案，都应当制定管理制度。例如，不同类型档案的归档制度、统计制度、保管制度、保密制度、查阅利用制度等，从而将不同类别和不同载体的档案在统一制度下进行统一管理。
一、新形势下的社会养老保险业务档案管理
自改革开放以来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障性功能的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展，其肩负重任。近年来，有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。
二、新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策
（一）完善和规范档案管理制度。在社会养老保险相关业务范围内，其原始资料包括参保人个人信息账户、缴费资料、养老金的发放资料以及业务有关的书面资料等，这些都是社会养老保险档案需要进行管理的资料。完善和规范档案管理制度的最终目的是实现档案管理的规范化。规范化的档案管理首先要确保实用性和长远利用价值的资料档案在归档存档时，不会出现混淆的问题。这就要求档案管理人员不仅要确保明确分类，还应该做好归类档案的记录。档案管理部门在完善和规范档案管理制度时，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具体化。合理性主要是指有关档案管理方式方法符合现实应用要求；有效性和全面性是指所建立的档案制度要涵盖所有工作环节；具体化是指档案管理具体流程和档案资料分类方式等都必须明确。此外，完善和规范档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》等相关法律为依据。在档案管理制度的要求约束下，档案管理部门对社会养老保险档案进行科学分类、集中、规范有序地管理。
（二）提高信息化档案管理水平。在新形势下，信息科技水平得到了快速提升，其已经惠及到各行各业，社会养老保险业务档案管理也不例外。信息化档案管理与完全人工方式的档案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，适应当前社会的发展需求。信息化档案管理改变了以纸质书面记录与个人档案的堆放与存放方式，既缩短了工作时间，又避免了占据了较大的空间进行资料的存放。信息化档案管理实现了档案管理电子化，有利于档案的查询与检索，大大地降低信息检索的不准确性。人工进行档案资料原件的查找与翻阅既费时又耗力，工作效率较低，而由计算机检索与扫描获得信息既节省了大量的时间，又提高了工作的准确性和效率。
另外，信息化档案管理在分类与管理时，不可忽视科学的归档与提高工作质量。针对普通类型的业务文件、退休记录、审计等的存档时间要明确记录。对于影音资料与照片等资料档案，在选取、收集与初步的记录时，要注意归类方式的选择。总而言之，信息化档案管理的最终目的是为了减少档案管理工作的无序现象。
（三）提升档案管理人员素质。档案管理人员是档案管理的重要组成部分，控制着档案管理所有环节。社会养老保险档案管理工作的目标是服务社会，因此，档案管理部门不可忽视档案管理人员的素质水平。新形势下，随着档案管理工作要求的提高，与之相应的档案管理人员的素质水平也应该提高。为此，档案管理部门需注意管理任务和责任的分配。通过明确工作职责与标准的方式提升管理人员的素质，才能更好地让档案管理服务于社会。
在新时期要规范社会养老保险业务的档案管理工作，要保证养老保险业务档案的真实、完整和安全，为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务，对开展社会保险、完善社会保障体系，提高养老保险保障性的功能，这对于社会养老保险业务的发展，具有重要意义。近年来的实践表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，原有的社会养老保险档案管理工作已经不适应当前的需要，显然，社会保险事业档案管理的发展是客观形势的要求。因此，在新形势下，社会养老保险对档案管理工作有着更高标准，推动社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展，已势在必行。
二、新时期社会养老保险业务档案管理的问题
新时期社会养老保险业务档案管理问题，要利用计算机和网络使档案管理提高到一个高的档次，在具体的实施中，要注意以下几个方面的问题。
1.新时期社会养老保险业务与档案管理制度问题
尽管国家已出台一些档案管理的法律、法规，但由于对养老保险业务档案规范化管理尚处于“初级阶段”，使得养老保险业务档案管理的制度不够完善。档案分类不清，导致重要档案遗失或者归纳错误的发生；格式欠规范，档案材料纸张形式各异，装订不规范，给档案归类与查阅带来许多麻烦；保存或调阅无硬性规定，不仅严重影响社会保险工作正常开展，也增大了舞弊和错误疏漏发生的可能。
2.新时期社会保险与档案管理软硬件设施问题
社会保险业务与档案管理软硬件设施投入不足。一些单位不能配备专门的社会养老保险档案室，且设备配置简陋，缺乏应有的防潮、防蛀、防盗、保密、存储、检索设备，导致档案在管理方面存在安全隐患，更谈不上档案管理的现代化、信息化。据调查，目前大多数的社会养老保险业务档案仍未完全实现电子信息化管理，使得档案的查阅很不方便，再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和参保人员的查阅、核对需求，使参保单位和参保人员，对社会保险业务办理的效率和质量产生质疑，影响社会养老保险机构形象。
3.新时期社会养老保险业务与档案管理人员问题
社会养老保险业务与档案管理人员专业素质有待提高。不少负责养老保险档案管理工作的人员往往是兼职人员，很少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新养老保险档案专业知识和其他相关技能，对档案的重要性、归档要求，档案材料的收集、整理、编目、装订等业务缺乏了解。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注于档案管理工作，服务质量也就难以令人满意。
三、新时期提高社会养老保险档案管理的对策
提高社会养老保险业务档案管理水平的对策，设计做好社会养老保险业务档案管理的基础，因此，社会养老保险业务的档案管理工作，要以人为本，负起责任，因此在新时期要积极对社会养老保险档案管理，利用高科技手段创新，提高社会养老保险档案管理的对策，要从下面几方面做起。
1.健全制度标准与档案管理规范化
健全制度标准，扎实推进档案管理规范化。建立覆盖全部环节的档案管理制度，在判定文件材料的来源形式和查考价值的基础上，制定相应的档案管理办法、档案业务流程、档案分类方案。依据国家颁发的《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《归档文件整理规则》等有关档案的法律法规，从社保处养老保险工作实际出发，建立健全《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案移交制度》等一整套档案管理制度，做到有章可循、规范管理，从而使社会养老保险业务各门类档案资料实现集中、统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范有序、科学高效地开展养老保险档案管理工作奠定良好的基础。
2.夯实基础建设与推进档案集中管理
夯实基础建设，全面推进档案集中安全管理。积极争取单位领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决养老保险档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、设备不足等实际问题。加大经费投入，提供物质保障，实行档案室、阅档室、办公室三分开，购置金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备，确保达到“八防”标准。实行档案集中管理原则，确保保管利用过程中档案实体和数据的安全。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设，购置档案管理软件，按要求建立详细的检索查询系统，努力提升档案服务效率。
3.加强队伍建设与提升档案管理人员素质
加强队伍建设，不断提升档案管理人员素质。只有具备高素质档案人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。在明确档案工作分管领导的基础上，将档案工作与业务经办工作同时部署，纳入每年的年初计划，纳入工作考核范围，制定岗位责任和工作标准，要求专职档案员和兼职档案员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风和过硬的业务技能。加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。
四、结语
关键词：养老保险社保业务档案管理
1维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
社保保险信息管理系统的开发设计，主要目标是：社会保险数据库，其中包括共享数据库和专业数据库，以便将原始数据通过深化加工，形成各种级别的信息，作为社会保险信息管理系统数据管理的基础；计算机的信息处理网络，基于社会保险业务处理流程，系统利用计算机信息处理网络的功能，集中存储、分类、统计、检索各种分类的信息，汇集成各类报表，然后利用计算机深化加工和快速处理这些报表信息；数据资源的共享，合理分布和管理各类共享的数据资源，作为提高信息管理系统可靠性和可维护性的基础。总之，社会保险信息管理系统的开发设计，旨在解决社会保险数据网络存储问题和信息系统安全性问题，而通过建立社会保险数据库、计算机的信息处理网络，以及实现数据资源共享，能够以现代化管理的手段，提高信息系统的网络化水平，提高系统的预测、决策功能，同时实现报表的自动化。
信息管理系统的结构
社会保险信息管理系统开发设计的最终目的是满足社会保险业务开展的应用，用户需要在业务需求的基础上，进行信息存储、传送和处理。结合信息管理系统开发设计的主要目标，可以确定信息管理系统待开发设计的结构功能如下：
（1）信息资源模型，是整个系统的核心，包括单位信息、职工信息、离退休信息、结算信息、账务信息、参数信息、数据仓库等，这些信息辐射到各个子系统，属于概念模型。
（2）信息管理系统，连接信息资源模型中的单位信息、职工信息和离退休信息，具有录入、查询、修改、删除的功能，实现了区内调动、异地调入、异地调出、终止、恢复等的一体化。
（3）子系统：征集系统具有核算和打印功能，连接单位信息；单位管理子系统，连接单位信息，具有录入、查询、合并、破产、注销、终止、修改、删除、恢复的功能；基金结算系统，具有社会保险费结算、补缴、剥离、退费、核减等功能，连接结算信息；账务核算系统，具有凭证处理、报表查询、账簿管理等功能，连接账务信息；离退休管理子系统，具有办理手续、查询、建立、修改等功能，连接离退休信息；参数调整系统，具有录入、查询、修改、删除功能，连接参数信息。从以上系统的结构可以看出系统的层次性和完善性，这对于社会保险业务开展来说，无疑是适用的，基本囊括了所有社会保险业务开展的功能需求。
系统功能的开发设计
社会保险主要包括养老、医疗、失业、工伤、生育五种险种，系统针对这些险种进行功能开发设计，需要提供综合查询、多媒体查询、基金结算、财务管理、统计报表、预测分析、系统维护多种功能。
（1）综合查询功能，系统需要针对缴费、职工、离退休等信息查询需求，开发以下的查询功能：单位信息查询，在单位保险登记或更改之后，进行明细查询，以及对单位应缴、实缴、欠缴等情况的查询；职工信息查询，包括职工基本信息、缴费信息、个人账户、离退休信息、养老金发放信息等的查询。除此之外，系统还可以根据具体的查询需求，灵活开发设计其他的查询功能，提高系统的便捷性。
（2）多媒体查询功能，主要针对个人账户基本情况、历史费用缴纳情况、费用欠缴情况、业务咨询、政策法规咨询等，提供语音查询、触屏查询和互联网查询等。
（3）基金结算，该系统功能结合社会保险制度规定，按照各险种缴费基数及缴费比例，通过提取参保人员信息，进行保费核定结算、补缴、剥离、退费、核减等功能。
（4）财务管理功能，该系统功能结合社会保险基金管理和经费管理的需求，提供以下几种功能：会计软件接口参数维护，通过帐套设置、科目编码、银行结算方式编码、常用摘要编码、账簿初始化、基金凭证定义等，为系统运行提供保证；日常账务，为了确保财务会计人员日常工作的正常开展，系统提供凭证处理、账簿管理、汇总、记账、转账等功能，实现账务日常管理的全面化；银行对账管理，可随时进行银行对账，但前提是定期录入银行对账单。
（5）统计报表功能，目的是为领导层提高便利和全面的决策工具，通过对各个时间段的条件数据进行组合统计，将统计结果直观体现在屏幕上面，以生成各种类型的统计报表。
（6）预测分析功能，根据职工的平均寿命和退休年龄，对死亡人数和退休人数进行预测，以及根据社会工资增长率、社会平均工资、退休人数等，预测基金收缴情况和基金拨付情况。
（7）系统的维护功能，为了提高系统维护的安全性和层次性，根据用户的基本权限，系统分为用户管理、数据保护和日志管理三大维护功能，其中用户管理具有用户、功能、模块增加或者删除的权限，以及对其他用户权限划分的权限，是确保数据安全和保密的最高级别功能，而数据保护主要针对数据的备份，以满足用户需求，日志管理则体现为日志查询和日志维护两方面内容。
结束语
【关键词】社会保险业务流程标准化稽核
社会保险是我国社会保障制度的核心部分，它是劳动者的“安全网”，收入分配的“调节器”，经济社会的“减震器”。2008年7月份以来，**市劳动和社会保障局按照全省统一要求和部署，对社保费实行“五险合一、统一征收”，即将养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险和生育保险五个险种，统一登记、申报、核定、征缴和结算。“五险合一、统一征收”的办法改变了原有的社会保险经办机构格局，打乱了原有的业务流程。“五险合一”在为参保单位和个人带来便利的同时，由于业务缺乏标准化，缺乏规范化也给各经办机构带来了新的问题。
一、业务标准化的概念和内容
国标GB/T3951—83对标准化下的定义是：“在经济、技术、科学及管理等社会实践中，对重复性事物和概念，通过制定、和实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。”“重复性”是指同一事物反复出现，被多次重复运用的性质。如社保业务经办的具体过程往往具有重复性。对具有重复性特征的事物，要靠制定标准来减少不必要的重复劳动，提高劳动经办效率。对重复性事物制定标准，是为总结实践经验，选择最优方案，作为制定标准的依据。标准化是制度化的最高形式，通过对各项服务工作制定、颁布和实施标准，从而“获得最佳秩序和社会效益”。
社会保险标准化包括五个方面：基础标准，即对社保经办服务体系中的基础事项;技术标准，即对社保经办服务体系中需要协调统一的技术事项所制定的标准;管理标准，即对社保经办服务体系中需要协调统一管理事项所制定的标准;服务标准，即对社保经办服务体系中的服务活动，包括服务人员的仪表、语言、服务设施等内容而制定的标准;业务标准是本次标准化建设的中心，即为实现社保经办服务体系整个工作过程的协调，提高工作质量和工作效率，对工作岗位的工作内容、流程、工作职责和权限，本岗位与组织内部其他岗位纵向和横向的联系、本岗位与外部的联系，服务人员的能力和资格要求等内容制定的标准。
具体涉及以下几个方面：(1)实现经办业务流程的规范、统一。目前由于国家、省、市对社保经办业务各环节缺乏统一的规范程序，导致各个省、市在经办同一业务中，程序千差万别，所需申报的资料，经办中产生的表单也各不一样。这主要涉及业务名称的统一、提交相关资料的统一、各种表单(纸质或电子)形式和填写的规范与统一。(2)实现经办业务相互制约和监督。社保经办的整个过程中都是和钱相关，都是和数字相关，所以社保业务经办过程中要以“零差错”为目的，在实施过程中既要提高工作效率，做好服务工作，又要以维护社保基金安全为目的，加强内部各业务的相互制约和监督。这就需要各个业务流程之间在关键数据上的相互监督和稽核，比如社会保险参保人数、缴费基数的稽核、保险待遇支付手续的复核等。(3)实现经办业务高效和便民。高效有利于节约社保中心的业务开支，高效也是便民的重要手段。不要人为的设置过多的程序，只要不影响监督、制约的环节能减少的就减少。不要人为的要求参保人员提供过多的申报资料，在一定的风险控制范围内尽量的减少相应的业务环节和需要提交的申报资料，从而提高业务效率。
二、**市社保基金管理中心在业务标准化建设过程中所遇到的主要问题及原因分析
社会保险业务，具有银行服务和基金管理的特征，经办工作政策性、业务性强，每个险种、每项业务都涉及许多工作环节。制定最合理、最优化的工作流程，保证各个环节上下衔接、环环相扣，实现服务最高效率和最优效果，形成规范化、制度化、公开化的工作顺序和工作标准。其实质就是以各种表单为媒介，规范业务名称、行为、流程，确保业务办理工作更合理、更顺畅、更快捷。在这个过程中主要出现了以下几个方面的问题：
2.1科室设置的标准化存在一定的难度
对各科室业务功能进行标准化就是要求设计合理的科室结构，明确各科室职能定位与人员的合理配备。各科室业务功能进行标准化是实现业务流程规范化的前提。合理的部门设置与功能定位是与各个部门的业务规范化相辅相成的，两者是既相互控制又相互促进。**市各县市社保部门的科室设置存在一定的不统一现象，这种不统一一方面是因为各个区县在业务种类上有一点区别和侧重，比如市直局农保比较少，而区县农保可能比较多，另一方面多年来社保部门所存积的错综复杂的社会网络关系给科室的撤换或合并带来了一定的阻碍。
2.2医疗保险监管部门的功能完善难
医疗保险是人民的“生命线”，对“两定点”医疗保险业务监督评价是保证基本医疗保险制度顺利实施的基本条件之一，但目前我国尚未形成一套成熟的监督评价指标体系。如何减少或者杜绝冒名顶替、违规入院等现象，以及对入院治疗的参保人员实行监控是医疗保险监管的一个重要问题。**市社保中心医疗保险监管科只有三个人，这与庞大的需要监管的业务量相比不协调，另一方面，医保监管缺乏有效科学的监管方法和措施，制定完善的监管方案，比如科学的使用抽样监管、等级监管和网络监管等手段，成为完善医保监管部门功能的一个重要方面。
2.3稽核审计深入难
稽核是指社会保险经办机构依法对社会保险费缴纳情况和社会保险待遇领取情况进行的核查(《社会保险稽核办法》2003年2月27日)。其目是加强经办机构的内控，确保社会保险费应收尽收，维护参保人员的合法权益。**社保基金管理中心稽核审计科主要负责社会保险参保人数、缴费基数的稽核审计；对与养老有关保险待遇支付手续进行复核；受理与养老有关基金支付违规行为的投诉、举报调查处理；负责对医疗、工伤、生育保险待遇支付手续进行复核等。其承担的业务也很多，职责很重要。但科室编制目前只有两人，投入不足，而另一方面本岗位要求人员对社保中心的所有业务，包括医疗保险都要十分熟悉，只有本身对中心各类业务很熟悉，才能实施自己的稽核功能，这对于人员的素质要求很高，而在实际标准化过程中，在目前的社保人员安排现状下，这种高素质、高要求的人员比较难于培养，从而造成许多地区的稽核部门深入性不足，稽核、监管有流于表面的现象。
2.4社会化管理平台标准实施难
我国已经进入老年化社会，企事业单位退休人员也逐年增多，对于退休人员的社会化工作管理要求也越来越高。街道社区社会保障工作平台是开展退休人员社会化管理服务的重要载体，由于**位于苏北落后地区，街道(乡镇)、社区的建设还不规范，社会保障工作平台建设还不完善，一方面社区与社保管理部门的许多关系还没有理顺，无法实现融洽的配合，更重要的是由于经济基础薄弱和人员编制的问题，社区社会保障标准平台人员定位和实施比较困难。
2.5业务环节细化程度把握难
社会保险经办工作政策性、业务性强，每个险种、每项业务都涉及许多工作环节，各业务科室都要每个环节进行认真设计，制定最合理、最优化的工作流程，保证各个环节上下衔接、环环相扣，在关键环节和关键因素上要相互的有效控制，在这个范围内，尽量的减少单个业务环节上的流程数量，从而保证服务最优效果和最高效率。虽然每个地区所办理的社会保险业务十分相似，但在环节的多少上却没有统一的标准，比如2008年版《苏州市区社会保险基本业务环节实用手册》有873个环节，2009年版《**市社会保险基本业务实用手册》有311个环节，两者相差比较大。业务环节应掌握多少比较合适?是越多越好还是应该比较简洁更合适?在实际的操作过程中这个“度”是比较难于把握的。
三、进一步完善业务流程标准化的政策建议
社会保险标准化建设目前正处于初始阶段，在这个过程中各省份、地区应该加强交流和总结，及时的发现存在的问题，及时进行改正，以便进一步完善。笔者认为以后应从以下几个方面进一步完善社会保险业务的标准化：
3.1在科室设置上不力求完全一致，但主要的部门应该一致比如财务部门、申报征缴、稽核部门、待遇审批和社会化管理等科室，其他科室可以根据本地业务的实际情况进行相应的调整。
3.2掌握科学的方法对于提高医疗保险监管和稽核审计水平很重要，加强对医保监管和稽核人员的培训，使其掌握科学的利用统计学、抽样调查和现代网络等方法，以提高监管水平和稽核能力，增强社会基金的安全性。
3.3加强社区建设，加强社区工作人员的培训。在街道社区建立社会保障管理服务机构，并将相关工作向社区延伸，让社区直接接受、管理企业退休人员，依据社区服务组织开展各种服务，从而极大的提高社会化管理效率。
3.4在环节细致程度的把握上，笔者认为首先要界定清楚社会保险主要的业务环节，现在社保部门所从事的社保业务主要涉及300个环节左右，不要追求过于的细化，业务环节太多，容易造成作业线过长，反而使事情变得冗杂，浪费了人力资源，降低了办事效率。
伴随着今年7月30日，全国社会保险标准化技术委员会的成立，社会保险服务、评价、管理等领域的标准化工作也正在逐步的展开，作为核心内容之一的社会保险业务标准化，在构建过程中应坚持以业务为中心，合理设置各个科室，在合理有效的内控基础上，优化业务流程，提高业务处理的规范化、制度化和标准化。
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[关键词]社保基金；财务管理；弊端；信息化系统；建设
目前社保基金财务信息系统的最大弊端是与社会保险业务经办系统和社保外联系统无法真正实现信息资源共享。
首先，对于当前社会保险财务会计来说，只是实现了会计核算的电算化，也可以说只是部分地减少了会计人员记账、自制报表的工作量而已，而对于大量的社会保险会计核算数据资料仍依赖人工逐笔输入，特别是大量社会保险费征收、拨付单据的到账处理仍需手工进行逐笔确认计算，并要在业务部门和财会部门之间进行传递，既重复劳动，又容易增加出错的机会，加大了收、付信息核对的难度。其次，社保基金财务信息化系统，根本无法实现与社保外联系统互联，比如与财政部门、金融部门、地税社保征收系统等，这就限制了几大部门之间社保基金数据信息资源的准确性和时效性，根本无法满足社保基金会计核算的需要。例如，社保基金财务信息系统与地税社保征收系统未实现互连，大量的基金征收数据只能靠手工传递与核对，造成社保业务部门的征缴计划与地税部门的实际征缴数额及社保财务部门的记账数据存在较大的差距，这对社保基金的安全形成较大隐患；又如，参保单位的缴费数据，个人账户的收入、使用、结存情况，离退休个人发放台账等大跨度的历史查询都由业务系统处理，目前财务会计信息系统根本没有能力处理，也无法向有需要的参保对象提供开放性的信息查询需要。再次，社保基金财务信息系统，无法实现财务会计与业务经办部门、征收部门的相互监督。由于财务会计系统与社会保险业务经办系统、基金征收系统三者互不相通，财务部门无法监督每一个单位、个人的业务经办数据、地税部门的征收数据、金融等部门的支付数据与会计收、付数据是否一致，而业务部门又无法监督征收支付部门是否按业务收、付数据进行收、付款处理，财务部门与其他部门之间相互脱节、无法监督，容易造成基金管理的混乱，不能满足基金的规范管理需要。最后，目前财务会计信息系统是财务部门的系统，与业务信息管理系统、征收支付系统没有数据联结口，其信息资源只限于各部门部门单独使用，财务和社保基金各部门无法取得相互的数据支持，直接削弱了财务信息系统参与决策管理的能力。
可见，目前“金保工程”财务会计信息系统建设无法满足社会保险发展的需要，只有建立一套互联直通、资源共享、互相有效支持和监督的快速、高效的社保基金财务会计信息化管理系统，才能满足社会保险管理需要。因此在现代信息网络技术的支持下，在目前社会保险财务会计信息系统的基础上，一方面要与业务系统、外联系统互联互通，另一方面还要向财务会计决策管理细化延伸，其最终目标是要建立全面的完善的基金财务会计信息化系统。
一、建立财务与业务系统互联互通，实现数据完全共享和高度统一
社会保险业务负责按照参保单位和个人申报的数据产生社保基金征缴、支付数据，存放在中心数据库，基金财务会计系统则从中心数据库中完整地将业务系统产生的征缴、支付数据，以电子数据的形式提供给外部关联单位，如银行、地税机关等进行收、付款处理，并负责将外部关联单位对数据的处理结果，如成功或失败原因等信息反馈给业务，这个信息的反馈是通过基金财务会计系统对征缴数据和支付数据的到账确认处理来完成的。基金财务会计系统和业务系统通过共享一个中心数据库中的各种数据信息，实现两者的互联互通和数据的完全共享及高度统一。
二、社保财务与外部关联单位的数据信息实行电子化处理
社保基金财务管理的全过程涉及财政部门、劳动保障部门、税务机关、银行、邮政、医院等众多部门。不但数据处理的环节众多，而且数据量庞大。如养老保险的离退休金社会化发放数据往往是以数十万、上百万计算的。要做到成千上万条数据处理得既快捷，又安全准确，靠人工传递、处理是绝对做不到的。在社会保险事业蓬勃发展，需处理的征收、拨付数据不断增加的情况下，实行电子化数据处理才是财务管理人员安全、有效、准确地处理数据和进行会计核算的唯一出路。另外，基金财务管理系统可以与外部关联单位进行网上的实时数据信息交换和核算。实时交换征收、支付数据信息和核算到账数据，不仅是为了提高社会保险基金的征缴效率，缩短社会保险基金的征收到账周期、确保各项社会保险待遇足额和按时支付的必要技术手段，而且是社会保险制度改革发展内在的要求。
三、社保财务会计与社会保险业务系统、外联系统互相支持和监督，形成一套有效的社保基金监督控制制度
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