时间：2023-08-18 17:38:53
导语：在电子档案的概念的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
电子档案存在的现实是档案法规必须面对的事实。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)中所称的档案应当对电子档案给以明确的表述。《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。在档案法定定义中，对档案的形式列举了“文字、图表、声像”三种形式，虽然也提到了“……等不同形式”，好像也可以将电子档案包括在其中，但这似乎仅仅是出于立法技术的考虑，以便使法律具有必要的灵活性和稳定性，它并不表明不需要对电子档案给以明确的表述。因为电子档案的大量产生已经成为现实，取代纸质档案只是时间的问题。但是，电子档案是一种完全不同于以往任何载体形式的档案。“从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号”，“人可以在各种书写载体上直接写入信息，也可以读出这些信息”，而电子档案的信息是非人工可以识读的，“电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号――数字式代码，将输入计算机的任何种类信息都转换成二进制代码，即只用若干个0和1来表示。”“只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。”①电子档案实质上是一种以0和1的数字代码形式存储在磁盘和光盘等载体上的档案。它既不是文字形式，也不是图表和声像形式，而又可以将文字、图表、声像等形式全部包括在其内。电子档案应该是对国家和社会有保存价值的档案的组成部分，而且将成为主要组成部分。如果还将电子档案划入“……等不同形式”中，不在档案法定定义中给电子档案以明确的表述，那么将会使电子档案工作处于无法可依的被动地位，不利于国家对电子档案的管理和积累。
二、“直接形成的……历史记录”这一表述档案概念的术语还适不适合电子档案?
《档案法》在表述档案定义时，使用了“直接形成的……历史记录”这一指明档案最基本属性的术语。虽然这里并没有用“原始记录”和“原件”等概念，但谁都清楚“直接形成的……历史记录”指的就是档案是“原始记录”，是“原件”而非复制件。如在吴宝康教授主编的《档案学概论》中把档案定义为：“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其各种形式的原始记录”，简述为：“档案是原始的历史记录”，并认为：“原始记录性乃是档案的首要的根本的屑性”，“所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份。”②陈兆、和宝荣教授主编的《档案管理学基础》把档案定义为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其各种方式和载体的历史记录”，简述为“档案是原始的历史记录”，他们也认为：“档案注重原本、原稿，而且往往又只有一份孤本”。③尽管学术著作的档案概念不能与《档案法》中的档案概念混为一谈，但是档案是原始记录、是原件的意思应该是相通的。而且，陈兆、和宝荣教授的档案定义与档案法定定义是基本相同的，并在简述中用“原始”代替了“直接形成的”。然而，电子档案的出现却冲击了这种观点。电子档案是不是“直接形成的”，不好回答，但有没有“原件”的问题，似乎已经有了清晰的答案。不管是物理归档还是逻辑归档，电子档案都很难再保持“原件”形式。先说物理归档，只要脱机保存，得到的必然是复制件，而不是计算机上原来形成的原件。逻辑归档虽然仍保留在原形成的计算机上，但因其可能被随时修改删除，而不得不进行数据备份，这数据备份就是复制。而且即便是不进行数据备份，随着时间的推移，计算机老化或更新换代，仍需要进行数据迁移，而所有的数据迁移，实质上都是复制，结果得到的还是复制件，仍不是“原件”。电子档案的这一特性，使保持其“原始记录性”成为悬而未决的难题。它不仅使《档案法》中的档案定义难以包容，而且也给其如何表述出了难题。
三、电子档案给档案的开放与公布出了难题
按照《档案法》的规定，档案的开放与公布是两个不同的概念。“档案开放是指由将原来处于封闭状态的档案依法向社会公开，供社会各方面利用，将过去控制在一定范围内使用的档案转变为供社会利用”。“档案的公布是指由国家授权的档案馆或机关，依法将可以向社会开放利用的档案的全部或部分原文，或者档案记载的特定内容，通过报纸、刊物、图书、声像、电子出版物发表、电台和电视台播放、公众计算机信息网络传播以及公开出售、展览、公开陈列等形式，首次向社会公开，使社会知晓的行为。”④两者的区别就在于首次向社会公开。对档案的开放与公布的规定，很显然是针对档案馆保管的纸质档案而制定的。然而，随着电子档案的进馆和馆藏档案的数字化，情况则发生了变化，使档案的开放与公布出现了矛盾，电子档案的开放与公布变得不再好区分而合二为一了。电子档案信息主要是靠网络传播的。对于利用者来说，如果他不是非要到保存电子档案的所在地去利用档案，他利用电子档案的惟一途径就是计算机信息网络。而如果人们不是通过网络利用的话，那么电子档案的优越性就显不出来了。然而，这就带来一个问题，对于电子档案来说，它的开放与公布是同时发生的。因为《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十三条规定，档案公布可以“通过公众计算机信息网络传播”，这时，开放即公布，两者没有了区别。但是，由国有档案公布而引起的纠纷是要档案馆来承担的。在保管纸质档案为主的情况下，档案馆可以采取消极办法，不管能不能引起纠纷的档案一律不公布。但是对电子档案来说就会出现矛盾和问题：一是利用者不会再出现任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案的现象，但是却将原来利用者任意公布或擅自公布尚未公布的开放档案可能造成侵害国家利益和公民合法利益的风险转嫁给了档案馆；二是档案馆要避免上述风险，即使采取身份认证、访问控制和声明开放的档案是未公布的档案等措施也无济于事。因为对利用者来说他利用的是档案法规规定的档案公布途径传播的档案信息，是已公布的档案信息。档案馆惟一有效的做法是不开放这些有可能引起纠纷的应开放的档案，但这样做又有违反档案开放法规之嫌；三是档案法规关于档案开放与公布条款的规定，使电子档案的开放与公布处在两难的矛盾境地，如果默许电子档案开放与公布是同时进行的做法，又会使档案法规关于开放和公布的规定陷入尴尬的境地。
四、电子档案同等效力的问题
《实施办法》第二十一条规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微晶代替原件。档案缩微晶和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力”。这条规定的出发点主要是为了保护档案原件的完整与安全，并对提供社会利用档案应以缩微品和其他复制件等代替原件及档案复制件的法律效力做出的规定。然而，电子档案的产生，却带来了问题，其一，正如上文所述，电子档案已难有“原件”的概念，而且不论是物理归档还是逻辑归档，最后都要脱机进馆，也就是说档案馆所保存的电子档案不可能有电子档案的“原件”，而都是复制件。即使按照《电子签名法》的规定被视为满足法律法规规定的原件形式要求的电子档案，本身也是复制件，只不过是赋予了与原件同等的效力，从理论上说并不是原件。没有了“原件”，“档案……其他复制形式”，“具有与档案原件同等的效力”的规定对电子档案就没有了意义；其二，接收进馆的电子档案和馆藏档案的数字化档案，实质上它们都是档案的复制件。而对这样的档案复制件，现有档案法规规定很难使其具有与原件“同等效力”。不论是从档案室脱机得到的上述电子档案，还是在档案馆计算机网络上得到的上述电子档案，它们都是档案复制件。对这些档案复制件，如果要在其上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，按照《电子签名法》的要求，必须对其进行加密处理，加密与解密都是一个比较复杂的技术问题。而对档案收藏单位来说，要在电子档案上加载档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记，不仅在技术操作上有比《电子签名法》的规定复杂得多的问题，还有《电子签名法》规定范围之外的电子档案“同等的效力”的问题，还有如何保证电子档案就是与原件相同和证明其没有被修改等等问题。如果不能针对电子档案的特性，在档案法规中做出相应的规定，就很难发挥电子档案“与档案原件同等的效力”。注释：
①冯惠玲：认识电子文件《拥有新记忆――电子文件管理研究》摘要之一，档案学通讯，1998(1)
②吴宝康主编，档案学概论，北京：中国人民大学出版社，1988．1：32-41
③陈兆、和宝荣主编，档案管理学基础(修订本)，北京：中国人民大学出版社，1996．5：10-16
一、电子政务系统中档案管理的现状和存在的问题
（一）电子政务系统档案管理基本情况
电子政务档案的出现是伴随着计算机应用的日益普及和完善而产生的，国际上往往认为从上个世纪60年代起，计算机就对电子档案产生了深远的影响。60年代初期召开的伦敦国际档案会议上，就提出了自动处理档案的要求。60年代末期和70年代初期的国际档案会议上，也相继对电子档案的产生和发展进行了热议，提出了在计算机上进行档案应用的新概念，之后经过了机读文件、机读档案和电子文件等几个发展历程，近些年逐渐规范地使用了电子文件和电子档案的准确概念。二十一世纪初，国家质检部门颁布实施了《电子文件归档与管理规范》，对电子文档进行了明确的定义，把在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件统称为电子文档。
上述概念和定义一个共同的特点就是，认为电子政务档案是利用计算机设备进行存储、阅读和传递的文件类型。并且相比于传统的文档材料，电子政务系统档案一般有这样几个特征：
一是电子政务档案具有独立性。由于电子档案可以通过计算机网络进行传递，所以相对来说没有固定的存储位置，并且能够经常变换存储环境，经常更换利用载体，但保持内容和信息形态的固定。
二是充分利用计算机设备。由于电子政务系统中的档案材料主要通过计算机来进行，所以对其软硬件设施、操作系统依赖性比较强，无论是电子档案的制发、存储、处置，还是分类归档，往往均需要利用计算机来完成，所以一旦不依靠电脑设备，电子档案将失去存在的空间。
三是存在一定的安全隐患。由于电子政务系统中的档案是依靠计算机来完成，由于计算机中互联网登陆的非常便捷，任何人都可以使用，所以电子档案的修改、复制相对就非常容易，并且能够在极短的时间就将原电子档案材料进行变更而不留处理痕迹，这就给电子档案的管理带来了一定的现实问题，如果原材料没有备份，在传递的过程中，如果计算机硬盘系统出现了故障，就很容易丢失或者遭到破坏。
（二）电子政务系统中档案管理存在的问题
如前所述，电子政务系统中的档案经常面临着一些薄弱环节，一旦处理不当，就会给档案管理带来安全隐患。主要问题表现在：
一是原有电子政务档案遭到破坏。由于电子政务系统中的档案资料在计算机或存储介质中予以保存，所以确保其真实、全面、完整地反映出来，具有很强的技术要求。
二是电子政务档案安全隐患严重。现今网络应用非常普遍，而互联网有具有极强的开放、共享和自由特性，谁都能够非常方便快捷地登陆互联网，如果电子政务档案经由互联网大量的传递、、浏览，就经常会出现人为地破坏、修改、删除等情况，给电子政务系统中的档案管理带来严重的安全风险隐患。
二、解决电子政务系统档案管理问题的措施
针对上述问题，为了有效地防范电子政务系统中的档案管理更加安全、科学、规范、高效，结合档案管理工作实际，可以通过以下措施解决：
一是规范电子政务档案管理体系建设。随着电子政务档案出现的越来越多，档案管理机构应当充分考虑到这种现实情况，加强电子政务档案管理体系建设，健全完善统一规范的档案管理标准，明确电子政务档案管理流程和主要工作任务，明细归档的电子政务档案材料的类别和技术难点，确保电子政务档案管理的科学化、规范化和标准化。
二是完善电子政务档案管理技术手段。在电子政务档案接收、鉴定、存储、应用等环节，提前做好各种准备工作，科学防范人为破坏、病毒侵扰、传递丢失等风险，并且提前做好备份，防止出现电子政务档案管理技术手段缺失的问题。
三是健全电子政务档案管理相关法规。强化法律法规建设，在现行档案法中修改完善电子政务档案管理的有关内容条款，解决电子政务档案管理法治环境的保障问题，做到有法可依、有法必依，增强电子政务档案管理的法律效力。
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
电子档案信息安全的目标是实现档案的真实性、完整性、机密性和可用性。围绕电子档案的安全目标，对电子档案有一个规范的、统一的、客观的安全评价标准。真实性是指：确保来源于真实可靠的电子档案在经过传输、迁移等过程后依然和初始档案文件一致，没有被破坏、擅自改动或伪造。完整性是指：确保电子档案所包括的内容、数据、相关的软硬件说明、事件活动的相关信息等资料没有缺损，保持原态的完整。机密性是指：确保电子档案信息只允许合法的具有访问权限的用户访问，非授权用户无法访问，保护档案的机密性。可用性是指：确保电子档案信息应该满足随时调取、查阅、使用，档案的保存不会因为管理、技术、时间等因素而导致不能访问。要使电子档案满足真实性、完整性、机密性及长期可用性目标，就必须在构建电子档案信息安全体系时，从这些目标中找到一个合适的平衡点。
1.实体安全保护（物理安全），是指存储档案信息的库房、计算机设备等电子档案信息载体的安全，系统服务及时、系统设备硬件和相关设施运行正常，对于各种灾害、故障要采用充分的预防措施，保证系统的实体硬件不受自然和人为的破坏。实体安全主要包括：环境安全、设备安全、载体安全。具体为存储档案信息的库房、计算机机房等档案储载体的安全保管、防盗、防毁、防霉；防震、防火灾、防水灾、防电磁信息辐射泄漏、防止线路截获、抗电磁干扰及电源掩护等。
2.网络安全保护，是针对计算机网络及其节点面临的威胁和网络的脆弱性，而采取的防护措施。由于电子档案利用网络传输越来越多，越来越普及，电子档案信息的优越性就表现在它能实时通过网络畅通地提供给在线异地用户使用，而网络作为一种信息流通渠道，它的防卫能力和抗攻击能力较弱。因此，网络的安全成为保障用户真实有效地利用电子档案信息的关键所在，网络安全保护也因此而产生。网络安全评价涉及实体安全、软件安全、操作系统安全、网络数据安全等方面内容；对计算机病毒戒备、防黑客入侵，防止针对网络的攻击与犯法行动进行检测等方面设施；对把持访问网络信息系统的用户，防止非法链接或被诱骗等访问把持措施；具有有审计与监控功能，实行身份确认，对应用网络监控设备或实时入侵检测设备时，确保只有合法身份的用户才允许建立链接。网络安全是综合了多方面因素的复合型需求。网络安全是所有安全需求中最为复杂和最难控制的环节，网络安全保护也是电子档案信息安全保护的重要内容。
3.软件安全保护，是指电子档案信息能在相应的软件中安全运行流转，禁止非法用户的访问，保证合法用户的使用。保障电子档案信息免遭破坏、更改或非法拷贝等保护措施。软件安全保护包括：软件自身安全，及与电子档案信息相关的软件及其说明的完整性。软件存储安全，电子档案信息不被截取、修正或盗用。运行安全，合法用户使用软件时保证软件的正常运行。通信安全，软件的安全传输、加密传输、网络安全完整下载。使用安全，是指避免合法用户不能正常登录、访问、使用软件。
4.信息安全保护，是指保证在系统中传输、存贮的电子档案信息不被截取、修正或盗用，保护档案信息的安全在网络能够正常运行的基础上，我们要保证在系统中传输、存贮的电子档案信息是安全的，不被截取、修正或盗用。档案的属性是原始记载记录，计算机和网络的不稳固使得电子档案信息的这一特征难以保证，而且电子档案信息有密级限制，不能公开在网络上传输，所以必须通过加密，来保证电子档案信息在网络传输时其安全。网络上的传输使得电子档案信息的完整性无法保证，所以保持完整性应采用有效的措施来进行，这对于电子档案信息来说至关重要。一个单位或组织最核心的信息通常以数据库的形式应用和保存，确保信息数据库的安全对于电子档案信息来说其作用十分重要。电子档案信息的特点和安全要求，告诉我们建立一个完整系统的安全保障体系，必须对电子档案信息从产生到永久保存的整个生命周期进行系统的保护。建立一个涵盖电子档案信息全部保存利用的目标体系、技术体系、程序体系至关重要。电子档案信息的安全成败在于最薄弱的环节。电子档案信息安全保障目标的实现，必须使构成电子档案信息安全防范体系严密，没有防患于未然那么整个安全就失败了。电子档案信息的安全保障是一个全面的体系，涉及电子档案信息的流程，保存的管理和灾难的恢复。
电子档案灾难恢复策略
灾难恢复研究的不是灾难本身，而是预防灾难和应对灾难的方法。灾难恢复依赖于训练有素的人和软件工程的开发，更依赖于完善合理的恢复规划。进行电子档案数据信息的灾难恢复，首先要理搞清有关灾难恢复的基本概念，正确理解这些概念有助于更好地开展灾难恢复工作。关于灾难恢复的基本概念有灾难、灾难恢复、灾难备份。灾难：《重要信息系统灾难恢复规划指南》中对“由于人为或自然的原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪，使信息系统支持的业务功能停顿或服务水平不可接受、达到特定的时间的突发性事件，通常导致信息系统需要切换到备用场地运行”定义为灾难。
灾难恢复：《重要信息系统灾难恢复规划指南》中对“将信息系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态，并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态，而设计的活动和流程”定义为灾难恢复。灾难恢复策略在整个备份制度中占有相当重要的地位。因为它关系到系统在经历灾难后能否迅速恢复。数据恢复通常分为：（1）系统恢复（全盘恢复），多为应用在网络服务器发生意外的灾难导致数据全部丢失、系统崩溃、计划的系统升级、系统重组等状况。（2）文件恢复，个别文件的恢复比全盘系统恢复常见得多。利用网络备份系统的恢复功能，很容易恢复受损文件，浏览备份数据库或目录，找到该文件，就可将其恢复。（3）重定向恢复，重定向恢复是将备份的文件恢复到另外一个系统上或不同的位置，而不是进行备份操作时所在的位置。重定向恢复可以是个别文件恢复，也可以是整个系统恢复。
随着当前信息技术的飞速发展和广泛应用，计算机普遍应用于自动化工程设计，电子档案逐渐成为档案管理的主要形式，是档案管理中的一种新型模式。由此引起的对电子文件和电子档案的管理,是档案管理工作者需要面对的新问题。电子档案能缩小档案保存空间,快速传递交流信息,实现信息共享，与时代接轨，带来了极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
一、电子文件对档案管理学研究的影响
1.电子文件对档案本质属性的影响
从本质的角度上讲，所有的档案均具备原始记录性的特征，这种特征主要体现在两个方面上，即档案内容和档案形式。正是因为档案这一本质特征的存在，使其与图书、资料有所区别，也使档案具备了法律凭证的作用。就电子文件而言，其与传统档案最为显著的差别在于形成方式的不同，计算机是电子文件形成的重要载体，由于在计算机上能够对电子文件进行随意修改或复制，从而使得档案原始记录性这一特征不复存在。电子文件的原始记录性及其凭证作用是否具备法律作用，成为目前档案领域研究的重要课题，而且也成为电子文件是否能够转化为档案的关键之所在，其对档案管理学的研究具有深远的影响。
2.电子文件对档案来源的影响
档案的来源一直都是档案管理学研究的重点课题，而在电子文件出现后，使得这一课题的研究方向发生了转变。究其根本原因是电子文件的形成具有其自身的特点，它不再对应机关、组织和机构，而是可以按照实际需要对文件信息进行修改和重新组合，故此档案来源的确定，也不能仅仅局限在某一个特定的条件上，而是要阐明档案的原始联系，并了解档案在全寿命周期内的信息组合变化，逐步对档案的来源原则进行丰富和完善。可见，电子文件的出现，改变了档案来源的研究方向，其对档案的来源产生了一定程度的影响。
3.电子文件对档案现代化研究的影响
在信息时代到来的今天，档案现代化已经成为档案发展的必然趋势，而这一目标的实现需要相关的技术作为支撑。可以说电子文件是时展的产物，它的出现进一步推动了档案现代化建设进程，同时，也在一定程度上拓宽了档案的研究内容。为此，除了要对原有的档案内容加强研究之外，还应当不断加大对各种支撑技术的研究力度，如计算机技术、网络技术以及微缩技术等等，尤其是要加强对信息安全和通信技术的研究以及各种新技术在档案中的应用研究，这对于档案的现代化发展具有积极的促进作用。
4.电子文件对档案保护技术的影响
对档案进行保护与利用是档案管理工作中较为重要的环节。随着电子文件的出现，传统的档案保护理论及其相关技术已经无法满足实际工作需要。为此，要在不断加大对传统档案载体保护技术研究力度的同时，深入研究电子文件档案的保护技术，如新型档案载体、保存环境、档案原始性及完整性的保护措施等等。由此可见，电子文件的出现，不仅使档案保护技术的研究领域进一步拓宽，而且也增大了研究难度，这给相关研究人员提出了新的挑战。
二、电子文件生命周期理论对我国电子文件管理过程的启示
电子文件生命周期管理理论对我国电子文件管理过程的指导体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计和运行、管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。即对电子文件进行全程管理，对电子文件生命周期中每个阶段的管理，包括从电子文件的形成到其销毁或永久保存这个完整的运动过程。要达到有效管理电子文件的目的，就要建立电子文件管理信息系统的准则，而建立相关准则，必须关注文件从孕育形成到销毁或永久保存的每一个阶段。其中，在文件的孕育阶段，选择适当的阅读软件是影响电子文件生命周期的关键因素，因为从软件工程的角度来看，阅读软件的生命周期影响电子文件的品质。在文件的概念设计阶段，按照“前端控制”思想的精髓把电子文件各个阶段的管理放在概念阶段予以考虑。例如，在概念阶段要及时采集必要的“背景信息”和“元数据”，以证实文件形成过程的真实可靠性；事先确定归档范围，判定保存价值，确定采集时间和采集方式，以保证归档文件的完整性、准确性；事先设定某些方面的技术指标，如记录载体、记录格式等，以保证电子文件的长期可利用性。总之，对电子文件管理要从信息系统源头做起，在概念阶段即考虑作为档案保管、利用的要求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，如果待系统应用后再作改动往往既费钱又复杂，而且有时不可能实现。在电子文件管理系统的设计阶段，档案部门人员应协助软件开发人员进行设计，对电子文件管理的各个过程提出合理的设计要求，使电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素统筹兼顾，强调各项管理内容和要求无缝连接、系统整合和总体效应。
三、电子档案管理的对策
1.归档的电子文档进行规范整理
首先，有选择地保留具有利用价值的电子文档，对于事务性的电子文档，使用完毕即可删除;对需要保留的电子文档采用电子鉴定法，通过制订电子文档鉴定标准、开发电子文档鉴定软件等方法，对电子文档进行批量鉴定，以此提高工作效率，并保持鉴定标准的统一。其次，对电子文档的分类整理可借用国家归档文件的整理。第三，对同一组织机构、同一保管期限、同一级别的电子文档按文件编号的大小进行排列。
2.采取严格的保密措施
首先，采用电子通信网络系统中“双密钥码”的方法进行加密。其次，做好文档的开放与控制上网的界定工作。凡是属于公开的文档都可上网，对在保密期限的文档，可根据其时效陆续解密上网。三是保障文档的凭证作用。电子文档的凭证作用在于其原始性，要维护电子文档的原始性就要加强对电子文档的安全审理，保证电子文档不被修改和删除，其一，要重点解决对电子文档非法的访问、拷贝和打印等问题，通过设置入口密码、口令、注册登录等措施控制非法用户的访问，并通过特殊的服务措施控制用户对文件的拷贝、下载打印等行为。其二，电子文档制发单位在机内输入隐形条码，以防止电子文档被修改或删除。其三，做好防火墙的防护工作。只有符合事先制定的网络安全规定的信息才被允许通过，不符合的就要拒之墙外，以保护网上电子文档的原始性和真实性。其四，做好光盘、软盘、磁盘等电子文档的保护和安全工作，购置专门装具，创造良好的管理环境。
3.加强电子文件管理的信息化建设
档案管理部门应加快电子文件管理的信息化建设，积极探索和实践档案管理新模式。首先，档案管理人员应当充分了解并掌握电子文件档案管
理软件的特点及其使用方法，并对软件的各种功能进行深入研究，如前端控制功能、全程管理功能等等。同时，还应针对用户认证、电子签名等方面进行应用研究，在保证档案管理软件安全、稳定运行的基础上，探索最符合本单位特点的工作模式。其次，加强档案信息网络的规范化、标准化建设，为电子文件形成、传输、归档、整理提供良好的网络环境。再次，档案管理部门应根据本单位的实际情况，落实纸质档案数字化建设的可行性方案，采取电子档案与纸质档案共存的管理模式，提高档案管理工作效率。
关键词：信息技术；电子文件；档案；管理；
中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
随着以计算机信息技术为依托的电子档案生成和电子信息管理电子平台的设计实施和推广，档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身发展规律上发生相应的变化。当前计算机信息化系统正在逐步演化成为各类组织机构业务运行的基本方式，网络平台也正逐渐成为各类单位信息运作的支撑平台。对这些部门的档案管理活动而言，运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新的理念和新的方法。
一、电子文件的特点及其与传统纸质文件的区别
所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的文字材料。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件在性质、形式上与纸质文件不同，这些不同也正是由档案界最先感受到和最先引起关注的。与纸质文件比较，电子文件有其独有的特点：
（一）电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备的辅助才能显示并阅读利用；
（二）电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，信息的产生不再具有唯一性的特点，因此修改也十分方便；
（三）电子文件的利用可实现同时远程共享，而不再受时间和距离的限制；
（四）电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场所的面积要求不高，而对环境的温湿度、酸碱度及防磁性等条件的要求很高。
由于电子档案显示出的不同特性，就使我们的传统档案业务管理工作在流程和具体操作上面临巨大的变化。
二、电子文件对档案工作的影响
（一）电子文件对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出一份文稿真实的原始性。也正是档案的原始记录性，这种产生的 “唯一性”才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都可在计算机及相关设备上进行。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定，电子文件能否作为档案，它是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界研讨的一系列新课题。
（二）对传统档案业务管理工作的影响
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，长期的管理实践使传统的档案工作形成了一套完整的工作规范。特别是档案的业务管理工作，整个流程各个环节完备、保管制度严密、提供利用严格。而在文件形成过程中应用计算机后，电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁介质上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、业务技术人员所共享。电子文件随时产生，随时更改，随时进行存贮。如果归档电子文件，必须在移交电子文件打印稿的基础上，以磁盘或光盘的形式进行移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统，也就是档案信息读取系统。
1、对分类工作的影响。由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类将不可避免地被概念分类整理所取代。因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的必需，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多元的整序，不再需要通常对纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。2、对立卷工作的影响。2000年国家新的文件整理方法出台后，在档案整理过程中第一次引入了计算机辅助进行管理，由于计算机的强大贮存功能和查找记忆功能，直接应对每一份文件，就能轻而易举地快速实现精确检索。这样以来，通过立卷实现检索的传统手工方法彻底失去了意义。在电子文件的归档过程中，模拟意义上的立卷同样没有任何意义，而以文件形成单位“件”为基本管理单位的保存和检索成为电子文件管理的最好选择。3、对价值鉴定工作的影响。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，因此对电子文件的读取软件甚至操作系统的分析，将成为电子文件保存价值高低的重要内容。
三、在新形势下做好档案工作的对策
（一）档案人员知识结构的变革迫在眉睫。当代社会新思想、新技术的产生和利用十分广泛，档案人员也要切实转变观念，要适应信息技术和档案事业发展的需要。因此，培养满足信息时代需求的拥有各方面知识的复合型人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
（二）保护好归档电子文件的真实性。在实行电子业务管理的过程中，电子文件将成为文件产生的主流，对新型电子文件的归档势在必行。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥应有的社会效用。
（三）建立文档一体化管理模式。在电子业务建设的成熟阶段，由单位统一建立起规范标准、密切相关联结、互为保证、相对独立的电子政务管理运行模式，实现纸质档案和电子文档的统一有效管理。对电子文件的管理从文件的形成、文件的捕获、归档、鉴定、管理、保管、利用等所有环节都进行前端控制，实现电子文件产生和电子档案归档同步，鉴定同步，管理同步，利用同步。
浙江省象山县第三人民医院 315711
[摘要]随着互联网技术的发展，计算机管理已经被应用于各行各业的各项管理之中，档案管理作为医院管理工作的重要组成部分对促进医院发展起到不可替代的关键性作用，同时，档案管理情况也侧面反映了医院的整体建设和风貌，信息环境下，医院档案的现代化管理已是大势所趋。鉴于此，本文对档案现代化管理的概念和意义做了详细阐释，并深入探讨了医院档案管理的现代化路径，以期为医院档案管理提供更有效的理论指导。
[
关键词 ]医院；档案管理；现代化；构建策略
一、医院档案管理的现代化概念阐释
档案现代化管理指的是利用计算机技术、云存储技术、互联网技术等现代化工具进行档案信息管理，档案现代化管理是以传统档案管理为基础而发展起来的。
档案现代化管理可以通过计算机录入档案信息资料，使档案信息的搜集、整理、查阅、利用变得更加方便，通过搜索引擎，档案管理员和使用者可以即刻检索出所需资料，大量节省了操作时间，并有效提高检索准确率；档案现代化管理实现了档案的电子化存储，档案管理员和使用者查阅无需直接接触档案原件，利用互联网和网络存贮工具便可传递、阅读文件，这种管理方式方便了档案的保管和保存，无限延长了档案寿命；档案现代化管理实现了资源共享，进一步提升了档案资料的开发和利用率。
信息化时代背景下，人们对信息的需求量和时效性要求越来越高，同时，随着各单位工作开展，档案的数量不断增多，档案库容量趋于饱和，档案管理人员不堪重荷，传统档案管理方式逐渐暴露出自身缺陷，已经无法满足新时期的档案管理工作要求，在这种情况下，实现档案管理现代化和档案工作的数字化已经是各大企事业单位的唯一选择。
二、医院档案管理的现代化构建策略
（一）电子策略运用
1.建立适合于自身需要的档案软件管理系统。随着计算机技术的发展，多种多样的档案管理软件被开发出来，这些软件各有特点，在选择时，单位要优先考虑经过国家鉴定的正规化软件，然后再根据自身需要，在原有软件基础上进行二次开发，建立适用于本单位档案管理的软件系统，档案管理软件系统既要能满足档案部的工作需要，又要与其他行政办公系统相连接，实现档案的材料搜集、报送、接受、管理、修订等的全程数字化管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化、自动化和网络化。
2.利用计算机辅助档案管理。档案现代化管理要循序渐进地推进，首先在传统档案管理的基础上，利用计算机工具实现档案目录信息的数据化，建立档案目录数据库，然后再实现全文信息的数据化。单位中所有部门均要求利用计算机进行档案材料管理，并通过一体化工作平台汇总至档案管理部门，档案管理部负责管理和保存单位所有档案资料，并为各个部分提供档案查询借阅服务，通过计算机辅助，档案管理工作效率大大提升。
3.电子档案管理。随着社会信息化建设的不断推进，无纸化办公早已由概念逐渐实践应用到各个领域中。电子档案的诞生，也引领档案管理工作进入了新时代。档案的自动化和一体化管理，要求档案管理部门重新设置工作流程。在每一份档案文件形成伊始，档案管理人员都要率先考虑后续档案管理工作中的链接应用及长久保存问题。
（二）管理环境构建
1.更新观念，实现管理理念现代化。科学理念意识对于档案现代化管理具有现实的指导意义。面对新的技术、新的管理模式，档案管理人员必须转变观念，走出封闭概念误区，不断学习，提升自身档案管理专业水平和计算机技术应用水平，实现档案管理人工操作向智能操作的转变，建立资源优势，完成资源共建共享。此外，档案管理部门以外的员工也应该提升对档案管理的认识，特别是信息部门、人力资源部门，必须要具备一定的档案管理意识和技能。
2.加强软、硬件建设，促进管理技术现代化。传统人工的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化档案管理正在各大企事业单位中深入开展，在推进现代化档案管理时，先进的基础设施和硬件工具是最基础的物质条件。首先，要依据档案室建设标准配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室和库房等；其次，要配置现代化档案管理工作所必须的计算机、扫描仪、服务器、硬盘、光盘、打印机、交换机等硬件工具，这些硬件工具是实现档案数字化和自动化管理的重要保障；第三，在存储保护档案时，要注意配置空调、消防器、除尘器、监控器等装置，以确保档案文件的安全保管；第四，选择适用于本单位档案管理的软件系统，并对档案管理人员进行统一培训，教予其掌握档案管理的各项应用技术，提高档案现代化管理水平。
（三）安全保障措施
1.建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度。执行档案信息的规范化、统一化管理制度，使档案管理有章可循、有据可依。从材料收集、整理到存档，档案管理的所有流程环节都要做到条例清晰、条目明确，确保档案资料的完整性，杜绝出现材料丢失、漏记、误记现象。同时，档案材料的内容、分类以及编号等项目也都要求统一标准，并设置密码，安全存放。现代化档案管理的方式、手段与传统档案管理截然不同，因此，档案管理部门必须重新制定适用于现代化档案管理运行机制的全新管理制度和使用规则。
2.加强安全技术的开发和应用。现代化档案管理具有管理高效、利用方便、传递快捷等优势，但同时，相对于纸质档案，电子档案也容易出现人为破坏、病毒攻击、信息干扰，储存传输中的信息失控等安全问题，另外，电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护工作增加了很多难度，以上因素都可以造成电子档案信息数据的丢失或污染，档案内容真实性难以确保。档案管理部门和技术部门应重视档案管理安全技术的开发和应用。如，防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。
三、结论
目前，社会各行业的信息化改革都在不断深化，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，如何高效管理，做好服务是新形势下档案管理人员需要讨论的新课题。单位档案管理要尽早地融入互联网信息系统，开拓多种渠道，开发多种技术，有效借鉴社会其他领域和相关信息，放开眼光，创新发展，不断加快档案现代化管理进程。
参考文献
[1]许美村.医院信息化与医院档案管理现代化现状研究[J].科技创新导报，2015(17).
[2]曾永辉.新形势下医院档案管理工作的新思路探究[J].中国当代医药，2013(11).
电子档案信息的安全管理是一个过程，而不是一个产品，我们不能期望通过一个安全产品就能把所有的安全问题都解决。对各档案管理系统来说，解决电子档案信息安全的首要问题就是要识别自身信息系统所面临的风险，包括这些风险可能带来的安全威胁与影响的程度，然后进行最充分的分析与评价。只有采用科学有效的模型和方法进行全面的安全评价，才能真正掌握内部信息系统的整体安全状况，分析各种存在的威胁，以便针对高风险的威胁采取有效的安全措施，提高整体安全水平，逐步建成坚固的电子档案信息安全管理体系。
一、电子档案信息安全评价指标体系的组成
电子档案信息系统是一个复杂的系统工程，既有硬件，又有软件，既有外部影响，又有内部因素，而且许多方面是相互制约的。因此，必须有一个规范的、统一的、客观的标准。根据国内外的电子档案信息安全评估标准，国家对电子档案信息和网络信息系统安全性的基本要求，结合电子档案管理和网络管理经验，综合考虑影响电子档案信息安全的各种因素，建立电子档案信息安全评价指标体系。
二、电子档案信息安全评价指标体系权重确定方法
用若干个指标进行综合评价时，其对评价对象的作用，从评价目的来看，并不是同等重要的。指标越重要，权的数值就越大；反之，数值小则可以说明其重要程度相对较低。合理地确定和适当地调整指标权重，体现了系统评价指标中各因素之间的轻重有度、主次有别，更能增加评价因素的可比性。在安全评价中，具体确定权重的方法很多，如德尔菲法、主成分分析法、层次分析法、环比法等。其中，层次分析法比较适用于电子档案信息安全的评价。层次分析法的核心是对决策对象进行评价和选择，并对它们进行优劣排序，从而为决策者提供定量形式的决策依据。它充分利用人的分析、判断和综合能力，适用于结构较为复杂、决策准则较多且不易量化的决策问题。它将定性分析和定量分析相结合，具有高度的简明性、有效性、可靠性和广泛的适用性。而电子档案信息安全指标体系因素多、主观性强且决策结果难以直接准确计量，因而可以用层次分析法来确定指标体系的权重。层次分析法的基本步骤是：1、将复杂问题概念化，找出研究对象所涉及的主要因素；2、分析各因素的关联、隶属关系，构建有序的阶梯层次结构模型；3、对同一层次的各因素根据上一层次中某一准则的相对重要性进行两两比较，建立判断矩阵；4、由判断矩阵计算被比较因素对上一层准则的相对权重，并进行一致性检验；5、计算各层次相对于系统总目标的合成权重，进行层次总排序。
三、电子档案信息安全评价指标体系综合评价方法
（一）电子文件的概念及种类
电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘和光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
电子文件具有两个基本特征：一是电子文件是由电子计算机生成和处理的，其信息是以二进制数字代码的形式记录和表示的，所以也称“数字文件”；二是电子文件具有文件的各种属性，具有特定的用途和效力。
电子文件按着不同的分类方法可分成不同的类型。
1.按电子文件信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、图形文件、影像文件、声音文件等。
2.按文件功能分类，可分为主文件、辅文件、和工具性文件。主文件是指表达作者意图，行使职能的文件；支持性文件是指生成和运行主文件的软件；辅、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助、工具作用的文件。
3.按文件生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体文件重新录入生成的转换文件。
（二）电子文件的保护
电子文件的保护包括电子文件载体保护和电子文件信息保护两个方面。
1.电子文件载体的保护
电子文件是由磁性载体和光盘承载的。保护电子文件载体要求做到以下几点：一是库房温湿度应控制在17°到20°之间，相对湿度应控制在35%到45%之间，以避免磁性载体粘合层脱落，光盘变形以及记录信息丢失等；二是防止灰尘、光线和有害气体，以避免盘基在老化、变质、损坏、磁粉脱落以及产生色斑等；三是、防止外来磁场破坏记录信息，影响读出效果；四是防止机械磨损和强烈震动，避免载体划伤、弯折和纪律信息的损坏。
2.电子文件的保护
电子文件的保护一般采取以下几项技术措施：
（1）保障计算机信息系统的安全。（2）信息加密技术。（3）签署技术。（4）身份验证技术。（5）消息认证技术。（6）防火墙技术。（7）仿写技术。（8）信息备份技术。（9）防治计算机病毒。
二、电子档案的保护
电子档案是具有保护价值的，已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。对电子档案的保护应依据其特性进行保存与维护，从以下几个方面来保证电子档案的安全可靠，使电子档案能够长期处于可理解，可准确提供利用的状态。
（一）保证电子档案的可用性
1.电子档案载体的保存环境要求
一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，诸如温度的控制，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求，载体应直立排放、并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。
2.电子档案载体的检测与维护
为确保电子档案信息的可靠性和完整性，应每年对电子档案检测一次。主要检测载体表面是否损坏、变形，有无霉斑，并在相应的计算机设备控制下，对载体上的信息进行读取校验，以确定是否需要从新或更新。存贮在磁性载体上的电子档案，应每4年拷贝一次，且原载体继续保留。
3.建立电子档案维护管理的信息文档
对于电子档案的检测与维护，必须进行严格的控制与管理，以免因操作失误而造成难以弥补的损失，为此必须建立电子档案维护管理信息文档，并由工作人员就电子档案的检测、维护、拷贝等操作过程进行记录。
（二）保证电子档案的可存取性
由于归档后的电子档案，大都是在不同计算机系统上形成的，其内容个事的编排也不尽一致。这种的技术和形式上的差异，必然会带来在电子档案需要进行恢复与还原时，所采用的技术方法上的不同。因此，为了对电子档案在利用中得以准确、完整并以人们理解的方式进行显示，就必须将所有与之有关的技术、数据结构定义及所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。
（三）保证电子档案的可理解性
为使电子档案的可理解性，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括：相关的其他文件系列名称、存储位置及相互关系；对电子档案内容中所引用的其他未被存贮的参考资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与电子档案内容相关的背景信息注释等。
（四）电子档案保存在电子文件阶段的要求
电子文件的生命周期包括设计、形成和使用三个阶段。为了使具有档案价值的电子文件真实可靠，且适合保存，有关保存和归档要求应在电子文件的设计阶段作出，随后的一切相应措施也应在电子文件的形成和使用阶段采取。
1.设计阶段。电子文件的设计阶段，必须根据电子文件归档后形成电子档案的保存要求提出计划。计算应明确保存电子文件所依靠的技术，规定归档的需求及保管期限。以便所设计的电子文件与系统能被有效地保存。
2.形成阶段。为严格履行电子文件归档功能，在形成阶段应对电子文件形成进行监督，已落实设计阶段提出的要求。若档案部门未参与设计阶段，则必须在形成阶段对保管问题加以解决。若在形成阶段，遇到设计阶段没有预计到的保管问题时，档案人员应及时采取措施，对系统进行改进或变更。
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