时间：2023-08-23 16:54:05
导语：在公司档案如何管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
[关键词]乡镇档案管理 问题 对策 研究 思考
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）04-0316-01
前言
乡镇档案工作属于乡镇党委的基础性工作，真实的记录着乡镇的发展历程以及建设方面，在乡镇建设新农村的历史中具有十分重要的地位以及作用。在新时期，乡镇档案管理工作必须进一步解放思想、转变观念，要能加强管理与服务，提升档案工作为经济社会科学发展的能力，最终提升乡镇档案管理的效率。
一、乡镇档案机构的功能定位
对于乡镇档案管理机构的功能来说，首先是属于乡镇档案工作管理中枢，能够将乡镇的档案工作计划、业务标准进行落实，对乡镇的各个事业单位以及行政单位等企业进行监督，同时也能够做好相关法律法规的宣传，增强社会的档案意识[1]。总而言之，乡镇档案机构是档案管理工作的重要执行者以及组织管理者，就是所谓的档案工作的中枢神经。其次，乡镇档案机构也是乡镇文化宣传与教育的中心，乡镇档案机构所保存的内容十分丰富，并且形式多样，乡镇的历史进程以及社会进步的重要文件都保存在档案室，因此档案室属于一个重要的精神文化文明收藏所。所以乡镇机构必须合理的开发利用，使其充分的发挥自身的作用，起到教育育人的功能。最后，乡镇档案机构也是乡镇文化的休闲场所，在乡镇的档案机构中，具有很丰富的本地区的民俗特色，对本地区重要的历史事件以及文化都进行了详细的记载，所以，人们可以随时进行查看以及咨询，以此来丰富自身的文化生活。
二、乡镇档案机构工作存在的问题
2.1 领导对档案工作认识不足
目前很多的乡镇由于对于机构的编制存在限制，导致了很多乡镇都没有设置相应的档案管理机构，而对于档案的管理主要是由党政办公室人员进行管理，但是党政办公人员比较多，导致了党政机构之间职责不明确，无法对档案管理起到有效的管理，最终出现了管理松懈甚至不去管理的状况。另外很多的领导对于档案工作的认识不足，忽视了档案管理的重要性，仅仅是在表面上重视，却没有在心底进行重视[2]。
2.2 乡镇档案机构人员少无编制
对于一般乡镇档案机构的组织来说，人员少、无编制，并且很多的管理人员都是兼职，因此人员的流动性很大[3]。很多乡镇档案机构都是无专职岗位编制，是由相关的党政办公人员兼职管理，并且这些人员都是身兼数职，最终忽视了档案管理工作的重要性。另外，是人员的流动性很强，很多的乡镇档案管理人员都是由一些退休老人进行管理，同时乡镇地区的档案管理的业务水平很低，很多工作人员没有培训直接上岗，对于档案业务管理不够科学。
2.3 管理制度无法得到落实
对于乡镇机关档案室的管理，一定要能够针对乡镇的特点，能够建立出关于档案管理、保密以及借阅等制度规范，以此来提升乡镇对档案的管理[4]。但是乡镇对于档案工作制度的执行却无法得到落实，各项制度仅仅是一个表面形式，相关的乡镇机关干部对制度的了解程度不高，导致了制度无法法发挥应用的效果，严重的影响了乡镇的档案管理工作的进行。
2.4 服务功能开发不足
对于乡镇的档案管理机构来说，很多人都是重视对档案的管理，从而忽视了对档案的利用程度，最终影响了对档案资源的开发。乡镇档案机构不能够仅仅对档案进行保管工作，要能够充分的利用档案来服务于群众，档案机构属于传递乡镇文化的重要地点，因此，相关人员必须做好档案的开发工作，使其能够充分的为人民服务。
三、做好乡镇档案管理工作的相关策略
3.1 乡镇建立独立的档案管理机构
乡镇的档案管理是十分重要的一项工作，档案记录了乡镇的整个发展史，并且乡镇档案管理工作来说，在管理的职能上进行分配，属于政府的一个职能部门，并且在业务上进行划分也受相关行政管理部门的监督指导。在乡镇地区必须设相应的档案管理机构，并且在部门的设置上一定要全面，设置一名科长以及两名专职的档案管理人员，对于人员的选定一定要在从相关的政府部门进行调配，以此来管理人员的素质，使其能够对档案馆厘米工作尽职尽责[5]。
3.2 创造良好的工作环境
对于档案管理来说，属于一项政治性强以及专业性强的工作，因此，相关的工作人员的个人素质非常重要，必须具备广泛的知识层面以及高度的政治观念和专业的业务素质，只有这样才能够保证档案管理工作的实施。同时政府也要保证档案管理人员的工作环境，提升档案管理人员的薪酬待遇，为其营造出良好的工作氛围，保证档案管理工作岗位的稳定性。提升相关管理人员的积极性。
3.3 加强重视
将档案管理工作列入乡镇发展的规划中，政府加强对其的重视度，能够切实的解决档案库房、设备以及人员的实际问题，做好对档案管理工作的经费投入。同时也要完善相应的考核制度，制定科学的激励制度，能够将档案事业纳入到乡镇发展的任务中，以此来促进乡镇档案事业的良好发展。
3.4 做好档案管理工作
要想实现档案管理的规范化，那么必须要监理健全档案管理工作制度，对于乡镇的档案管理来说，其工作综合性很强、并且覆盖的范围也十分广泛，以此必须建立完善的档案管理制度，能够保证档案管理工作的顺利进行。在制度中要能够充分的体现出机构设置、管理体系、管理范围、收集归档以及整理鉴定等方面提供相应的制度保证，以此来促进档案工作的顺利开展。
3.5 做好宣传工作
为了做好档案管理工作，要能够做好档案管理工作的宣传，利用广泛的宣传活动使人们了解到档案管理工作的重要性。并且能够使档案管理工作与人们的实际生活相互联系，以此来顺利的开展相关的工作，从而来促进乡镇的档案管理工作的进行，促进乡镇地区的发展。
结语
随着社会的发展，我国乡镇地区的经济迅速提升，但是在经济提升的过程中，却逐渐的忽视了对乡镇档案工作的重视度，乡镇档案机构记录了乡镇的发展历程，是乡镇的文化中心，因此，做好乡镇的档案管理工作十分的重要，对乡镇的发展有着重要的意义。所以，乡镇政府必须建立完善的管理制度，由专业人员进行档案的管理，做好各个部门的职责分配等，以此来促进档案工作的顺利进行。
参考文献
[1] 曾晓秋.知识经济与档案工作[J].四川畜牧兽医学院学报，2011，1（03）：10-11.
[2] 肖聪，魏黎.试论在市场经济体制下如何做好档案工作[J].渔业经济研究，2012，2（02）：20-22.
[3] 张卫华.浅谈高校档案工作[J].郑州牧业工程高等专科学校学报，2010，3（01）：30-31.
那么，如何做好新时期报社的档案管理工作呢?
一、充分认识档案管理工作的重要性
档案管理的职责，就是要维护档案的完整与安全。在做到不坏、不丢、不散、不乱的同时，注重门类的划分，确保信息的准确。档案管理人员具有知密的身份，档案保密工作的好与坏，档案管理人员的素质是至关重要的。档案管理人员必须要有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，必须做到经手的事情件件有头有尾，手续清楚，防人为的泄密。
二、不断提高档案管理工作的意识
档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求管理人员要具有高度的工作责任感、良好的职业道德、细致的工作态度、一丝不苟的工作作风，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识、尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法提高自己的档案管理技能，加强专业知识的学习，拓宽知识层面，提高综合素质，是做好新期报社档案管理的有效途径。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位的案卷目录这一检索工作的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件为档工作中影响，又发挥了计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。
三、进一步巩固档案管理工作的热情
如何快速、高效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，既是档案建设的当务之急，也是对档案管理者工作热情的检验。这些需要仔细核对，严格审查，以确保档案数据库的质量。档案记录的数据一经索引到计算机管理系统就很难再进行核正。现在，信息条件下的档案工作比传统的档案工作需要更多的标准化和规范化，它需要有一个统一的档案信息收集标准，统一和标准化的数据类型。主要包括电子文件为档和电子档案管理，不仅能在很大程度上减少操作的随意性，而且还提高了管理效率。
四、切实加强档案管理人员的素质
说：“一个没有文化的军队．是一个的愚蠢军队。”同样，档案管理人员的素质，也是否能提高档案管理水平的关键所在。
提高档案管理人员的思想观念。认真学习新的方针、政策，学习新的文件精神，学习《档案法》，树立新的观念。只有学习新的知识，打破旧的思维，充分认识到档案在社会发展中的重要性，才能发挥应有的作用。在工作方式上，由封闭式向开放式转变，在工作方法上，由看摊守业向主动挖掘转变，在服务内容上，由单独提供信息向决策机构的出谋划策转变。只有在思想上转变，才能使自己的潜在能力得到更加充分的发挥，在思维方式上，由管理型向服务型转变。
提高档案管理人员的开拓创新能力。开拓创新能力是提档案人员在掌握一定数量的档案资源情况下，尽量把有利用价值的信息挖掘出来的能力，要实现这个转变，就必须加大创新力度，这样才能改善提高档案员的管理水平，及时准确、系统、全面的提供档案信息，使现有的信息资源与挖掘的信息统一为共同服务体系。档案信息资源的创新，关键在于人才。这就要求档案管理人员除把握渊博的知识外，还必须学会创新的方法。还要精通本职业务，同时还要掌握信息反馈的技术性问题，使信息做到在创新中利用，在利用中创新，通过这样的良性循环，使档案管理人员在社会生产中发挥更大的作用。
提高档案管理人员的预测能力，目的就是为领导实行科学决策，提供强有力的依据。通过对信息的创新、综合、预测客观事物的发展，向决策机构提出建议，起到高参作用。这既是档案的价值属性所决定的，也是档案管理人员所必须提高的素质。
“一切机关单位和公民都有保护档案的义务”；
“服务是档案工作的宗旨”；
“档案与你的生活息息相关”；
………
在“6.9国际档案日”的宣传活动期间，一条条简洁醒目的宣传标语，一幅幅生动形象的专题展板，在办公楼前和社区广场上展示着，新颖的形式、丰富的内容、实效的事例吸引着众多员工、社区居民和过往行人前来驻读，这是档案管理员通过条幅、展板、电子屏幕以及单位网页等媒介为人们搭建起的档案法律法规、档案工作基础知识的宣传舞台，为档案知识的普及营造出了浓厚的宣传氛围。
从2013年开始，国家档案局确定把每年的6月9日即“国际档案日”定为各级档案部门的集中活动日，这一日将会成为全社会格外关注档案事业的焦点时刻――这是档案的节日，这是所有在档案战线上默默奉献者们的节日，这一日，档案人可以用他们的声音和行动，来展现档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值，来展示档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的特殊作用。他们无不感到骄傲与自豪，也受到前所未有的鼓舞与鞭策。
一名石油企业基层单位的档案管理员如是说：“从我走上档案管理这个岗位之后，我们单位的档案管理工作的变化真的是太大了，我真切地感受着这样的变化过程：从得不到大家重视到现在这样被格外关注，从过去的档案归档流程不统一到如今统一的档案管理平台……”。
我们单位是2010年由过去的3个服务性质相同的单位合并重组而成，合并前的3个服务单位成立于90年代。在企业发展初期，由于各种原因，3个单位的档案管理工作水平参差不齐，其中只有一个单位有专职档案管理员，其他两个单位都是文书岗位人员兼档案管理工作，甚至有的单位连专门档案库房都没有，更谈不上具备什么档案管理设施、档案管理制度等。
近年来，在全公司范围内不遗余力地进行《档案法》《档案法实施办法》以及《国家保密法》等各项法律法规的宣贯落实，不仅使各单位主要领导对档案有了新的认识，而且对档案在服务企业发展、服务企业中心工作中的重要地位和作用有了更深刻的理解，从思想上更加重视档案管理工作，同时，也进一步提高了公司广大档案员工的档案意识，增强了“依法治档”的法制观念。
为了实现企业整体、协调、可持续发展，优化重组成为公司发展的一项战略部署。作为一个重组整合后的新单位，工作内容和工作范围都发生了很大的变化，也给档案管理工作带来了新课题、新问题，原有的设备资源、技术资源、人力资源该如何最大程度地合理整合和充分的利用？档案资源如何优化配置？如何最大限度地调动一切积极因素？……面对新情况新问题，领导与档案管理人员在认真分析新单位档案管理现状、存在问题等实际情况的基础上，强化组织领导，健全组织机构，建立以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助共抓的四级档案管理网络；对合并单位档案资料数据进行认真核实、全面掌握；对档案库房进行改扩建、增加档案保管密集架，积极改善档案资料保管条件；细致稳妥地做好档案资料的移交搬迁整合工作，有效解决档案资料分散保管的状况；对档案管理体系进行充实，对档案管理人员进行调整，重新修订完善档案室职责内容、档案管理人员岗位责任制、档案归档制度，库房管理制度等十余项内容。主管领导高度重视、档案员工积极努力，职能部门倾力配合，档案管理的基础工作得到了较大改善，为档案管理工作顺利开展提供了坚强的保证。
公司的不断发展为基层单位的档案管理工作带来了前所未有的发展机遇，2009年，公司成为集团公司档案管理系统试点单位之一，率先启动了统一的档案信息资源管理与共享平台，这个以局域网为依托，集档案管理、查询利用和办公自动化为一体的档案系统对促进公司档案信息化建设，整合档案信息资源，提高档案服务功能，改进档案工作运行机制，完善档案管理体制起到重要的推动作用。为了确保试点工作的正常运行，公司按照制定的实施方案，统一部署，整体推进，为各单位配置了计算机、扫描仪、条形码打印机等信息化发展必需的硬件设备，基层单位以此为契机，贯彻精神、周密部署，狠抓落实，加快推动本单位的档案信息化建设，档案管理人员积极做好档案资料整理、数字化以及共享利用等基础性工作。拿基建项目的归档来说，需要档案管理员对离线客户端用户进行指导安装软件，这些软件是为了完成离线情况下档案数据的归档操作，保证档案数据能在联网状态下顺利导入系统。可以说，不断学习新知识，及时传授新方法现已成为公司所有档案管理人员工作的一项重要内容。
关键词:档案建设 信息化
中图分类号:G648.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791(2012)05(a)-0175-01
信息化是充分利用信息技术,开发利用信息资源,促进信息交流和知识共享,提高经济增长质量,推动经济社会发展的历史进程。档案信息化是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。顾名思义,档案信息化建设就是按照档案工作要依靠信息化手段的要求不断完善档案建设的过程。档案信息化经历了从无到有的过程,也经历了软件从单机版到网络版等飞跃,到今天我们走进很多的公共档案馆和图书馆,我们可以轻松、快速、准确的查询到自己需要的信息。这也为档案工作人员提升服务质量和水平打下了良好的基础。就企业而言,一切以生产经营为中心,档案工作就是如何高效、准确的为企业生产经营人员提供他们需要的档案资料。这就要求我们必须依靠信息化手段,加强档案信息化建设,为企业员工提供更优良的服务。
首先,加强档案信息化建设,企业高层领导必须大力支持。众所周知,企业高层领导并不一定是档案的直接使用者和查询者,但是为什么档案信息化建设必须得到企业高层领导的支持呢？那是由档案信息化建设的自身特点所决定的。第一,档案全方位记录了企业走过的每一步,既是前车之鉴也是后事之师,他是大家了解全方面企业的一部“历史”资料,使企业知识积累的全过程记录。第二,由于档案一般需长期保存,在某些环境下,不可避免造成文档纸张受潮、虫蚀等灾害,且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧；再者由于档案需反复查阅,不可避免地存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。所以加强档案信息化建设势在必行,而做好档案信息化建设,必要的人力、物力和财力的投入是需要高层领导来保障的。所以档案信息化建设必须得到高层领导的大力支持。第三,档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,档案信息化的实现不是档案这一部门的工作,也不是单靠几个信息技术人员就能实现的,它需要全公司尤其是高层领导的积极参与配合,才能在推进档案信息化建设工作中事半功倍。
其次,加强档案信息化建设,企业信息技术人员必须结合自身优势不断学习。企业信息技术人员相较于其它人员对迅猛发展的信息技术了解较多,但对于档案知识却知之甚少,因此,信息技术人员需要学习有关档案学基础理论,熟悉企业档案工作的规律,利用自身知悉的信息技术,结合不断学习的档案知识,为档案信息化建设做好技术指导和支持服务。而且企业信息技术人员一般来说在企业从事企业全面信息化建设工作,对一个专业领域的信息化建设未必了解较多较深,各业务专业领域也应当为信息技术人员提供更多更好的学习专业领域信息化应用的机会。同时,企业档案信息化建设从纸质到电子,必然面临着诸多问题,必须着手解决好以下问题:在网络平台建设方面,需要明确是与企业网络共用一套网络系统还是结合自身实际建立独立的系统；在电子档案安全性方面,应采用物理安全策略、访问控制策略、信息加密策略、网络安全管理策略等几个方面着手予以加强；在如何将现有诸多纸质档案转化为电子档案方面,可以筛选出哪些是企业重要且利用率较高的档案资料,把这些重要的、利用率较高的档案进行电子化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需电子化,否则浪费大量的人力、物力和财力。在具体转换上,可以采用扫描仪等数码设备予以转换。在信息标准方面,应制定数据交换标准、编码标准、信息输出标准等,类似于高速路上的交通法规,标准规范明确,才能确保信息通畅,为后续档案信息化建设打好基础。由此可见,企业信息技术人员在做好档案信息化建设方面还有很多工作需要探索需要深入,要不断加强学习,提高履职能力,破解难题,为公司档案信息化建设做好技术指导和服务。
供电企业的档案管理工作是供电企业管理工作的重要基础和环节，对于供电企业的生产经营有着同等重要的作用，是供电企业获取市场竞争主动权的有效保证。供电企业档案是供电企业各种生产经营活动的原始记录，涉及范围广，门类较多、信息含量大，对供电企业的生产经营起着至关重要的作用，它真实的反应了供电企业的发展历程，拥有广泛的科技资源和特有的知识信息，是供电企业不可估量的宝贵财富。所以，必须要对供电企业档案管理的现状进行分析，以科学创新的理念，抓住各种机遇，把档案信息化工作纳入供电企业发展计划、加快推进档案信息化进程，建立起能够适应供电企业档案信息化管理机制，不断拓展系统档案工作新领域，为促进供电企业经营发展提供强有力的信息保障。
二、建立健全档案信息化工作机制
档案信息化工作是一个长期、系统的工程，并不是有了人、设备与档案库就能顺利的开展档案信息化工作，其中涉及到了信息化范围的确定、相关信息化标准的确立以及如何对档案中的机密文件进行界定、存储格式的确定和永久保存等多种问题。面对信息化过程中将会遇到的各种问题，如何去进行统筹规划，这些都需要由主要领导从发展战略高度来重视，将该项工作与供电企业的生产经营工作同等重要工作来抓，真下做到认识到位，措施到位，并要时刻关注档案信息化进展情况，及时解决各种突发性问题，为档案信息化项目工程提供强有力的保障。档案信息化工作是一项技术、系统、复杂的工作，推进档案信息化工作需要有一套完整、健全和长效的运行机制提供保障。除了要建立起档案信息化工作小组外，省公司还应该建立起一个相对独立的综合档案管理部门，通过该部门来对整个供电企业的档案信息化建设和管理工作进行协调和指导，从而能够对供电企业各部门在生产经营管理过程中产生的各类信息进行规范化管理，能够依照统一规范的档案管理标准建立数字档案库。并能够在管理职能上，可以承担起档案信息化建设的实施与相应的后续管理、维护、升级与服务工作。在推进档案信息化建设的过程中，为了能够让各种机制进行有效的运转并明确相关的责任，保障网络与档案数据的安全运行、有效管理、科学使用，结合供电企业的工作实际情况出发，省公司统一建立起相应的管理制度，如《电子文件归档管理制度》《档案数据录入责任制度》电子文件安全保密制度》《网络运行安全制度》及《音像档案资料管理标准》等各种制度，真正做到有效利用。
三、加快网络与数据库的建设
网络与数据库的建设，可以有效的实现资源的互联互通以及共享，有利于供电企业的发展。网络与数据库以及相关的计算机设备都是实现档案信息化的重要基础。因此，必须要大力的推进网络与数据库两方面的建设，为档案信息化打下良好的基础。在进行网络建设时，需要重点建设供电企业省公司档案核心网络。因为它是沟通供电企业档案信息管理中心工作与公司系统各个单位的重要网络，是实现文档一体化的重要渠道之一。通过内网可以在线及时查看公司系统各个单位电子文件的整理归档情况，为公司系统各个单位在线查询、调阅资料提供方便。而通过外网则可以有效的开展信息交流、信息及共享服务。核心网是档案数据基础与提供利用的中心，是供电企业实现档案信息化建设的重要基础节点。在进行核心网建设的过程中，要对电子文件的归档以及管理进行调研，同时加强与办公自动化管理系统的衔接和融合，从而建立起一个文档一体的档案信息管理体系。这样做不仅可以对今后的整理、查阅及各项工作有着重要参考作用而且还可以减少省公司档案工作专业的培训。在进行数据库建设时，需要根据供电企业的实际情况，分别建立起目录数据库、全文数据库与多媒体数据库等各种类型的数据库。在初期必须要对档案目录数据库的构建进行重视，因为该数据库不仅仅能够满足用户查询需要，同时还是数字档案信息管理的基本要求。同时还必须要注意目录数据库的建设不仅对数量有要求，对特色性也有一定的要求。
四、统一实施、加强指导
在推动公司系统档案工作信息化建设进程中，可以借助档案达标管理模式，重视档案管理信息工作的指导与培训工作，充分利用办公自动化系统，建立起公司系统专业化，系统化的信息平台，及时对公司系统各单位档案工作进行远程监控与技术指导。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的能力，引导档案人员不断满足信息化要求，使公司系统档案信息化工作达到质的飞跃。
【关键词】综合档案室；档案管理；工作现状；创新思路
档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务的活动总称，也是国家档案在企事业单位的最直接的体现。具体的档案管理工作非常复杂，包括对档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究，并为相关的对象提供档案的利用服务。
随着当前经济的飞速发展，企事业单位的改革也在不断地深入进行。企事业单位期待通过转型、重组、重构及转制等获取了新的发展。为此，对于企事业单位的运作来说建立系统、科学、民主的管理制度是非常必要的，其在企事业单位的建设发展中具有极为重要的意义，它能够有效的保证企事业单位高效、协调、有序的运行。档案工作应该以满足企业各项活动为证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。事业单位的档案管理是包含着非常多方面的，其中包括人才的选拔、考核及单位的其他工作记录，这些信息的存档可以让工作人员通过查看档案就可以得到相应的信息，更便于下一步工作进展实施。
1.公司档案管理工作现状
广州白云山光华制药股份有限公司是一家有着百年历史的老国有控股企业，沿革于1912年唐拾义药厂。在百年历史发展进程中，光华人始终秉承“以科技创造领先，以质量铸就品牌”理念，坚持追求“和谐进取，传承历史，以人为本，强调诚信和责任，实现员工、股东与社会价值共同提高”的企业核心价值观。光华在飞速发展中，领导也十分重视档案工作的延续性。由1992年实行档案综合管理后实现了文书、会计、科技、实物、音像等各种门类、载体档案的集中统一管理。档案管理工作于1999年升为省级企业单位档案管理，档案部门能够提供综合性、整体性的档案信息，维护档案的完整、准确、系统与安全。
1.1档案基础设施完备
公司档案室设置于公司办公区，面积为107平方米，库房与阅读室、办公室分开。库房设档案存放密集架18列，配备灭火器、吸尘器、空调等基础设施，铁窗防盗门、视频监控系统等安全设施；为档案管理人员配备了计算机、复印机、扫描仪、刻录机等现代化管理设备通过办公室随时可以调用，以适应现代化管理的需要；档案所有文件归档目录、盒内文件目录、文件资料汇编等全部使用计算机打印，文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，档案未出现过霉变、褪色、污损虫蛀、鼠咬等现象，也从没出现过档案失密、泄密、侵权等案件，做到档案安全保存。目前，载至2013年底，综合档案室存放文书类档案、科研档案、产品档案、知识产权档案、基建档案、设备档案、人员档案、会计档案、声像档案、实物档案共18002卷。
1.2档案管理体系完善
领导高度重视。公司高度重视档案管理工作，建立档案管理工作网络，形成了以公司党委书记主管、公司办公室负责、各职能科室协助配合的三级档案管理网络。公司档案坚持集中统一管理，实行了综合管理。公司将档案管理列入到年度工作计划，认真组织实施。平时领导定期检查，及时解决工作过程中的实际困难和问题，保证了档案管理工作规范、有序地进行。
组织结构完善。公司综合档案室隶属于公司办公室，对全公司文书、科技档案等实行统一领导、统一制度、统一管理，行使对档案的收集、整理、保管、利用和对全公司各部门档案进行业务指导及监督检查两种职能。档案工作管理部门配备了专、兼职档案管理人员各一名。上年度，科技兼职档案管理人员变动较大，设备档案管理人员和产品档案管理人员是新入门的，从没有接触过档案工作，为了使她们能尽快掌握立卷工作，把积下来的档案资料立成档案案卷，以方便查找。综合档案室人员以老带新，亲自教她们如何收集档案资料进行整理、立卷、归档及如何操作档案管理系统软件。现在她们基本能按照档案要求进行立卷。
管理制度健全。为实现档案管理的规范化、制度化，公司按照国家《企业档案工作规范》标准，贯彻执行《广药集团公司档案文件材料归档办法》等档案工作的有关规定、办法和标准，结合我司档案管理工作的实际情况，建立健全了一整套《广州白云山光华制药股份有限公司档案管理制度汇编》，内容如《档案管理细则》、《档案管理办法》、《档案工作程序与标准》、《企业档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案统计制度》、《档案保管制度》、《档案室及档案人员职责范围》等，明确了档案工作职责和任务，以及归档范围及整理要求，使各相关部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，有章可循。并严格将档案管理的各项制度落到实处，使档案工作机构的设置更加明确，职责更加清晰，使档案安全存放、科学利用、严守机密有了制度保障，为规范有序科学高效地开展机关档案工作奠定了良好的基础。
2.档案管理工作的发展思路
光华有着较好的档案管理工作基础，但是随着社会的发展，企业发展模式为了适应社会的需要也正在慢慢地转变，这种转变也相应地给企业档案管理工作提出了新的要求。企业档案不仅是企业的管理工具，更是企业的战略资源。如何使企业的档案管理工作适应新的形势，助推企业经济发展，提升企业生产经营的质量和效益，为企业做大做强提供有力的信息支撑，正是企业档案管理工作面临的一个重要课题。在新的发展形势下，档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，加强档案管理人员的素质，树立正确的工作效益观，不断创新和提高管理效率，提高档案的利用价值。
2.1搞好企业档案管理工作的关键是提高人员的素质
一个好的企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，靠的是信誉与质量，质量的优劣靠的是企业管理，企业管理的好坏与领导决策、市场信息、职工素养有着直接的关系，这个关系处理的好，将推动企业的发展。企业的发展促进了管理水平的提高，必将形成大量的档案资料，如技术资料、工程图纸、标准规范等等，这些档案资料在企业经营中起着巨大的信息支撑作用，特别是当前面临着市场激烈竞争，档案信息资源更是企业发展的有力依据。因此，档案人员业务素质的高低、能力水平的大小，决定了企业档案管理工作的优劣。提高档案管理人员的业务素质，是新形势下提升企业管理工作水平的需要，也是档案工作科学发展的需要。
2.1.1积极引导员工快乐幸福工作，促进档案管理人员身心健康
档案工作相对其他职业来说，各工作环节、操作程序化明显受条例、规则限制，长期跟文件、资料、档案、电脑打交道，工作琐碎、单调、枯燥，重复性较强，缺乏新鲜感和挑战性，个人能力得不到发挥，时间长了，难免有失落感。所以企业单位要把实现档案管理人员快乐工作、幸福生活作为管理目标之一。让档案管理人员在工作中获得幸福感和满足感，使其热爱企业，心甘情愿为档案管理事业发展奉献自己的忠诚与才能。
2.1.2提高档案管理人员的专业水平
档案管理人员的业务素质水平直接影响到档案管理工作的质量，为了使档案管理工作人员能够适应档案管理工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案人员的知识水平和管理能力。由于设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法要不断改革。应该尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，要经常安排档案管理人员外出学习交流和调研，取长补短，将他人好的经验和做法运用到本单位的工作中，不断提高自己的专业水平，做好企业档案管理工作。
根据《建设工程文件归档整理规范》要求对其及时予以规范记录,争取做到可研有批复、开工有报告、变更有记录、进场有记录及检验报告、验收有依据、资料前后对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。但是在具体工作中，有些却疏于管理规范，导致后果比较严重，往往存在补记录、补资料的现象。例如：我市某些工程重视工程形象进度，却忽视了档案工作，等到工程结束办理竣工验收手续时，才投入人力、物力搞突击，造成档案资料质量差，准确性、真实性、完整性达不到规范要求，无法及时移交档案馆，直接影响到日后工作的利用。
及时对相关人员进行培训,提高工作质量档案人员素质不高，是造成工程档案管理不到位的根本原因。坚持从档案资料形成的“源头”抓起，做好前段控制，做好“集中统一管理”。开工前必须及早对企业档案管理人员及有关技术人员进行系统培训,树立档案思想,针对档案管理人员水平参差不齐的问题，采取跟班学习方法，进行档案收集、立卷实物操作培训，所有资料员都经过培训学习后才能上岗，从而保证了档案工作人员的基本业务素质要求，这样才能保证资料收集齐全并且质量较好。应当加强资料监控，树立档案是企业独有的信息和知识观念在实际工作中应当多学习如何收集资料，从源头上收集时保证文件材料齐全、合格，在哪一阶段需要形成哪些档案资料，对资料的内容做到心中有数。比如：车间的设备及工艺流程资料应当如何归档，土建工程应当如何归档。我市一家经营棉纺织工业加工的私企，运行期间开发的产品获得了专家认可，创立了企业的品牌，后因一些原因导致企业破产，别家公司接手时需要接手原企业所有的设备及运行期开发的设备工艺流程，可原企业因生产运行期间对于产品的档案资料收集及整理缺乏意识，导致重要资料流失，设备说明书不全，不但在经济上效益上损失了很多，且对于领导者和员工的聪明才智和辛勤汗水这都是难以用金钱买到的。
加强档案管理领导责任、建立工作机制根据企业工程项目的特点和档案管理要求，设置相应的档案机构，配备档案管理者及专职档案人员，明确各自管理职责。应当规定兼职档案人员负责资料的收集、整理以及组卷，定期移交档案室，专职档案人员负责督促，并且业务指导和质量把关，企业主管档案负责人负责对档案文件材料内容的审核。在工程各个阶段，将奖惩机制纳入其中，对按要求完成档案工作的人员和没有完成工作任务的人员，在经济上或者晋级上奖励分明，鼓励他们进一步做好档案工作。
本文作者：崔莉工作单位：新疆农一师阿拉尔市档案馆
[关键词]档案管理；意识；创新
企业档案是企业的历史记录和重要的信息资源，目前，以科技领先，信息开到的市场经济体制赋予了企业档案新的机遇和价值，笔者结合自己的实际工作，就如何通过法律意识、参与意识、服务意识、创新意识，使档案工作抓住这个重大的发展机遇，在振兴企业发展中找准自己的位置，融入企业经济建设的主战场，为企业可持续发展提供有效服务谈几点认识。
一、强化档案的法律意识
社会主义市场经济是法制经济，企业档案是企业行为的真实历史记录，是企业生产经营的依据，是各类经济活动的凭证，是科学研究的可靠资料，它对维护企业合法权益、经济利益、维护社会主义市场经济秩序，有着不可代替的作用。《档案法》是我国档案事业的重要保证，只有坚持不懈地，广泛深入地开展法制宣传教育，借助广播，电视，网络等多种媒体进行宣传《档案法》，使企业领导和广大员工树立和增强档案意识和法律观念，才能使《档案法》得到有效实施。例如：我公司为了增强员工的档案意识，每年都组织员工进行《档案法》、《保密法》知识考试，还组织部分员工和新进人员到档案局进行学习，强化了员工的法律意识，为企业档案纳入规范化管理轨道，创造了良好的氛围，使企业档案工作在法治轨道上健康发展。
二、强化档案的参与意识
企业的档案职能应积极主动地服务于生产经营等活动，了解需求，充分发挥档案的服务功能，特别对于企业的基建、科研、设计等工作更要全程动态服务，这样既能保证档案收集齐全，也能及时了解需求，提供必要服务。档案人员也要转变观念，由过去被动“等、靠”意识转变为主动的服务行为。档案管理要深入基层、深入现场，主动到各业务部门收集归档材料，经常督促有关人员及时补办缺少和不符合归档要求的文件材料，协助各业务部门制定档案资料的归档范围，在企业基建竣工、新产品定型、科研成果鉴定、设备开箱验收时档案人员都要参加，确保档案资料的完整，加强档案形成的前期控制，丰富和完善档案的库存。
三、强化档案的服务意识
“开发信息资源，服务经济建设”，这是新形势下档案工作的指导思想，也是档案工作的发展方向。档案工作是服务性工作，如何最大程度地发挥档案的利用效率和效益，是整个档案工作的出发点，也是档案工作的归宿。企业要振兴，要持续发展，不但要收集各类市场信息为企业建设服务，而且更要从企业档案资料中获取更有价值的信息，做好档案的收集、整理、保管、统计、鉴定这五个环节的工作的基础上，利用丰富的档案资源编研开发具有可行性、实用性、针对性的档案信息，全方位、多层次为企业提供决策依据和信息情报，以提高服务水平。这些年来，我公司努力强化档案部门的服务意识，使档案工作始终坚持与企业改革发展思想同心、目标同向、工作同步，切实发挥档案管理的职能作用，在2008年，公司开发研制了电子信息档案管理系统，实现了电子档案在公司内部局域网上进行归档，实现了图纸资料、生产计划编研、图纸复制制动化系统，实现了授权范围内的信息共享，该系统的投入运行，不但提高了工作效率，方便了用户，而且标志着档案管理工作发生了质的变化。
四、强化档案的创新意识
随着计算机网络技术的应用和发展，数字化电子文件的形成，收集、整理、签订、保管、统计利用正逐步纳入企业档案管理体系中，档案部门应根据计算机联网的科研发展战略，结合档案管理的原则，实施“从两方面入手，分两阶段完成”的现代化发展步骤。
“从两方面入手”是指一方面要依据国家《档案著录标准》、《中国档案分类法》等国家、行业档案标准，加强对纸类档案数字化的计算机前处理工作，利用企业局域网建立档案信息网站，实现网上浏览、检索、交流互动等服务功能，使经过授权访问的各部门都能方便通过网络了解档案、利用档案，提高了工作效率和工作质量，同时也使企业技术信息资源得到了有效的保护。另一方面就是着手建立库存档案数据库，把现有的档案按照原有的档案方式组织分类，定期通过扫描仪输入到计算机，经过净化、裁剪、拼接、修改，存储压缩处理后，存入光盘，同时也可以将设计人员新设计的数字化图纸及文件资料通过网络存入光盘，经过授权的用户可以随时对数据库内容进行检索、浏览，并能使设计人员能在旧图纸设计基础上采用光栅矢量混合技术，提高设计速度，达到计算机辅助设计的目的。
关键词 档案管理 理念 建设 能力
“十三五”开局之年，公司档案工作有新的要求和规定，要求档案管理工作上台阶、上水平，达到国家A级标准，是公司档案发展的新起点。公司已先后将档案工作纳入到企业“十三五”发展规划，纳入各经营单位第一责任人的绩效考核当中，列入公司年度工作计划并进行了布置。可见，档案工作服务于公司经营管理的重要作用越来越明显。如何适应公司规模发展的需要，找准档案工作的着力点，需要不断思考和探讨。
一、档案工作要坚持四种理念
随着公司经营规模的快速发展，加强企业基础管理和制度化建设已成为“十三五”发展规划的目标和工作重点。档案工作必须与时俱进，坚持科学的理念，努力把握工作的主动权。
一是坚持首要抓好抓紧公司档案资源建设的理念。档案资源建设是档案工作基础中的基础，是一切档案利用、服务、开发及数字化工作的前提，是企业信息资源的重要组成部分。当前，档案工作应遵循公司各类档案资料形成的基本规律，结合公司经营管理的实际需要积极向前推进。一方面要按照“抓重点市场和重大项目、注重实效”原则，对近期或正在形成的档案的进行有效管理和利用；另一方可采取档案征集、对历史档案资料进行专项抢救等有效措施，开展档案资源建设，丰富公司档案室藏。只有通过将凡是涉及企业需要利用的档案、凡是对公司经营发展有利的资料，都纳入档案资源建设管理体系，才能真正做到“拿得出、用得上、不误事”。
二是坚持科技促进的理念。当今时代，信息先导，传统工作经过信息化的重塑已经展示出更大的活力，档案资源建设与管理在信息化浪潮中必将拓展出更达的应用空间。要通过进一步推动档案存储数字化、管理自动化及利用网络化等科技手段，将传统的档案信息转化成电子信息，才能进一步推动公司档案工作的开展。
三是强化服务公司经营管理的理念。要从践行科学发展的高度出发，主动增强服务意识，努力使档案工作从“三线”走向“一线”，充分发挥档案工作优势，为完成公司的中心任务提供档案支撑，在服务企业大局中发挥独特作用；不断拓展档案的服务功能，使档案成为公司经营管理的得力助手；通过对档案的整合、加工、编研，从大量的档案信息汇总筛选出最有价值的资料，为企业需求提供更多的“增值服务”。
四是加强着眼于未来的理念。当前档案工作处于建立完善阶段，许多发展过程中形成的问题没有得到良好的解决，档案工作由于受主观及客观条件制约而发展不够完美，因此创新档案工作要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在做好现实工作的基础上力求完美发展和新的突破。
二、档案工作要推进“三化”建设
遵循档案形成规律，发挥档案的证据和凭证作用，积极开展档案管理规范化、数字化、分类化工作，主动服务公司经营发展，提高服务效率和服务水平。
一是要加强规范化管理。随着公司档案资源建设步伐的加快，各单位档案工作即将陆续开展，按照标准、规范整理公司各类档案，是提高公司基础管理的需要，是贯彻执行国家、股份公司档案规范性文件的需要，也是优化档案工作目标考核，促进档案工作健康开展的需要。要在结合公司主营业务和企业管理的前提下，尽快完善、健全档案工作的各项规章制度和管理办法，严格按照标准收集、整理公司的各类档案，才能切实提高公司的档案管理质量，促进公司档案工作健康、持续开展。
二是推进档案数字化工作。数字化档案较传统的纸质档案具有自动采集、存储安全、管理科学、利用便捷等优势。要在公司机关室藏档案已全部实现目录检索、部分文书档案全数字化的前提下，根据公司信息化建设的总体安排，按照逐步推进的原则，尽快在“十二五”期间达到文书档案和声像档案的全数字化、部分重要基建档案全文数字化。
三是提高档案细致分类化工作。分类化档案具有分类清晰、便于查阅、细化管理等特点。要在公司档案室形成公司各个方面成果的系列档案。例如，科技开发、安全质量、物资设备、法律成果、人力资源、社会荣誉等。要每五年形成系列成果档案，提高公司的基础管理能力。
三、档案管理人员队伍要加强三个建设
一是完善职能，形成专兼结合的档案管理人员网络。对机关和所属各项目，应按照“精干、高效、有利于工作开展”的原则，结合各项目的实际情况，健全或完善档案工作机构，明确相应的专兼职档案人员岗位职责，负责定期或即时向档案机构移交声像材料。档案机构要定期到各有关业务部门和各项目进行检查指导，督促其把本部门、本单位形成的各类档案材料移交到档案机构，保证档案管理工作的顺利开展。
二是保持专兼职档案管理人员队伍的稳定。专业档案人员是开展档案工作的根本，稳定的专兼职档案人员是推动档案工作的保证。所属各项目应结合本项目经营管理需要，配齐配强专兼职档案管理人员，保证档案收集、整理、归档工作顺利完成。
三是开展业务培训，提高档案管理人员的工作技能。抓好专兼职档案业务学习和培训，是提高管理水平的基本环节。要组织在岗的专兼职人员学习档案的基本知识、基础理论，组织学习档案的管理知识等，有效提高档案的归档质量。
四、档案人员要提高四种能力
档案工作是为时历史、为企业文明传薪火的崇高事业。专（兼）职档案人员除应具备基本的职业道德之外，应努力成为档案工作的行家里手。要围绕“收齐、管好、用活”档案资源，不断提高专（兼）职档案人员的职业素养。
一是提高对档案的鉴别能力。档案的本质表现为人类有意识控制的凭证信息。提高专兼职档案人员对各类档案的鉴别能力，是档案专兼职档案人员最基本、最重要的能力要求。一方面，何为档案，必须经过鉴定后才能接收、收齐。另一方面如何优先提供利用，也需要鉴别，才能及时提供有效服务。只有具备较高的档案鉴别能力，才能收好、用好、管好档案。
二是提高管控能力。管好档案，是各单位专兼职档案人员的重要职责。对本单位、部门的各类档案进行有效管理，要求专兼职档案人员必须养成细致的工作习惯，对于经本人鉴别、收集、借阅的档案，应当做到心中有数，增强安全管理档案的警惕性，确保档案的使用和保管安全。
三是提高档案管理的科研能力。用好、用活档案，是档案工作的主要目的。要着力把蕴藏在公司档案资源中的管理、决策、技术和文化等潜在的价值开发、利用出来，才能切实增强服务企业的效能，才能实现档案的增值作用。
四是提高沟通协调能力。档案工作具有工作环境相对封闭性，工作位置后端性和档案作用渐显性的特点。专兼职档案人员不但要耐得住寂寞，还应主动走出来，通过与系统内档案工作搞得好的单位交流，学习人家的先进经验；通过参加档案业务培训，增强与系统外专业人员的联系，了解档案工作的新方法、新趋势；通过主动征集本单位、部门的档案资料，提高沟通协调能力，从而走出封闭的工作环境，使档案工作变末端为前沿，更好地服务于公司的中心工作。
（作者单位为中铁建大桥局集团电气化工程有限公司）
购物车(0)