时间：2023-09-13 17:12:45
导语：在社会保险业务档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：养老保险 社保业务 档案管理
1 维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
关键词：社会保险；保险业务档案；档案管理工作
社会保险档案是社会保障管理的重要对象，可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇的真实情况。随着社会保障制度改革的深化，保障范围的越来越广，如何做好社会保险档案工作，已成为社保部门的一项重要任务。本文结合自己的实践，就如何做好社保档案工作谈一些浅显的见解。
一、加强社会保险档案管理的必要性及重要意义
1. 加强社会保险的档案管理，是深化社会保险改革的需要。
随着社会保险改革的逐步深化，“单位人”势必要变成“社会人”。社会保险部门不但要履行社会保障的责任，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会系统工程，若无完整准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，甚至会影响到社会保险改革的进程。
2. 加强社会保险的档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。
一个参保人从办理参保手续到离退休以及中间失业等享受社会保险的各项待遇，还要办理保险关系转移和基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据。社会保险档案管理的好坏，将直接关系到参保人的切身利益。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
（1）建立形成的业务档案资料不齐、不健全。不齐表现在有些缺身份证、户口卡复印件，补收（补缴）历年缴费维护明细表、个体人员参保委托申报协议书、参保单位信息采集表等资料；不健全：一方面申报单位或个人报来的参保资料未填写申报时间、姓名、单位名称和盖公章；另一方面审核单位在办理各种参保业务时，建立形成的档案资料没有按要求一式几份填写留存，并且未填写办理、审核时间，无经办人、负责人或领导的签字，未加盖审核章或公章；有些交来存档的参保资料不是审核单位建立形成的原始纸质件，而是留存的业务资料复印件（并且未加盖鲜章），如今后有争议事件发生，这类养老保险业务档案的真实性、有效性就要被大打折扣。
（2）社会养老保险业务存档资料不规范。表现在书写不规范，存档材料不规范。一方面交来的业务存档资料中姓名、身份证号与户口卡、身份证复印件上的不一致，有写错、录入打印错的，有填写不完整等；有的用红色、圆珠笔填写的，并且在业务存档资料中划减、修改处未加盖审报单位、审核单位（或经办人员）的校对章；另一方面留存建立形成的业务档案资料被剪得长的长、方的方，小的手这么点大；有些存档资料是用打印废的表格、文件来复印、打印形成的业务存档资料，并且在废页面不划掉，使人容易误解难利用。问题突出的是建立的参保业务档案中，出现补收（补缴）历年缴费明细表打印不现，把空白表格或部分打印清楚的业务资料上交档案室存档。这些不规范、不符合要求业务存档资料不现、不清楚、不确定，今后就难准确利用档案来核实缴费等情况，就没有利用价值。
（3）业务存档资料移交不规范。一方面把一些没办结完的业务资料和审核中有明显错误不符合规定参保的资料交档案室存档；另一方面养老保险业务经办部门移交业务存档资料时，不按业务档案建立形成的先后顺序移交，跨年度或间隔着、倒着移交。这给业务档案管理工作的保管存放、整理、编目、查找利用等工作带来极大的困难和麻烦。
三、如何提高社会保险业务档案管理的对策
（1）提高认识，把社会保险业务档案管理摆在重要位置。随着社会保险在保障民生、服务民生和构建和谐社会中的作用日益凸显，加强社会保险业务档案管理工作显得更为重要。各级社会保险业务经办机构，要提高认识，切实加强对社会保险业务档案管理工作的领导，以对现实负责、对历史负责、对参保群众负责的高度责任感，切实把社会保险业务档案管理工作，纳入社会保险工作的重要议事日程，纳入年度计划，长远规划和目标管理责任制考核之中，使档案管理工作与社会保险业务工作同步发展。主要领导要亲自抓，分管领导要主动抓，上下业务经办部门要配合抓，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局。
（2）加强管理，确保社会保险业务档案积累到位。要从社会保险档案的源头抓起：一是抓好文件处理关。重点做好办公室收发文件过程中积累的各种文件、函、请示、批复以及与企业签订的各种协议等资料收集工作。做到及时处理、及时归档案。二是抓业务经办关。做好参保登记、缴费申报、基金征缴、账户管理、退休审批、企业退休人员社会化管理和稽核等具体业务经办过程中形成的各种文件，做到一月一整理，一月一立卷。三是抓基金管理和统计报表关。重点是基金管理过程中形成的财务管理凭证和各科室具体负责的统计报表、统计分析材料的收集、整理、立卷工作，做到及时整理、随时立卷，按时归档。
综上所述，我们要建立了比较完善的社保业务档案管理制度与流程，还拓展业务档案收集渠道，改善了业务档案保管条件，丰富业务档案门类和数量，确保业务档案的完整和安全，基本实现业务档案信息化管理。
参考文献：
一、扎实推进社会保险档案规范化管理的必要性及重要意义
首先，扎实推进社会保险档案规范化管理过程，是实行社会保险改革的需要，伴随着社会保险企业的业务改革过程，以往传统的“单位人”逐步转化为了“社会人”，这就要求社会保险企业或者机构不仅仅要履行社会保障职能，而且还要都对退休或离职人员的社会化服务与管理职能，所以，这就使得保险机构的业务系统变得十分的庞大，如果其业务无法实现准确的个人资料的记录，就会导致保险业务保障存在风险，也会对社会保险业务改革造成一定的影响。
其次，实行社会保险业务档案工作，是社会保险机构开展业务的要求，每一个参保人都会在保险机构留下详细的个人档案记录，进而便于以后社保机构针对离退休人员进行办理保险关系以及相应的资金转入和转出，因此，社会保险业务档案管理直接影响着参保人今后所享有的社会保险待遇，可以说，社会保险业务档案管理的好坏，直接的影响着参保人的自身利益。
再者，推进社会保险档案规范化管理，能够保护职工的权益，随着国有企业的不断重组和兼并，造成了很多的职工离职或者下岗，这就引起原有的劳务关系发生破裂，进而造成多数参保人多年断保后要求续保，但是由于前些年我国对于社会保险业务档案管理的不重视，引起，多数参保人的权益无法得到保障，进而造成了很多的问题和冲突产生，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
虽然我国近些年已经意识到了社会保险业务档案规范化管理的重要性，但是，还是存在着很多的问题，这直接的影响了实现扎实推进社会保险业务档案规范化管理的目标。本文举例如下。
2.1业务档案资料不齐全
在我国社会保险业务档案资料的不齐全，直接影响着参保人身份的真实性，例如一些企业和个人进行参保的过程中，首先没有进行一式多份的参保单填写，其次，是参保资料填写过程中，没有留下参保日期、公司名称以及核实公章，这在很大程度上直接影响着养老保险的真实性和可靠性。
2.2没有进行档案资料的核实
目前，我国很多社会保险机构的管理十分的不规范，其为了谋求自身的利益，根本不对参保人的资料进行细致的核实，很多档案中的姓名、身份证、电话号码等有存在着明显的不符，这些错误有的是录入打印错的，有的是书写错的，甚至在很多资料的填写中用各种颜色的圆珠笔进行填写，这种不规范和不真实的档案信息，社保机构根本很少对其进行核实，所以，导致如今，参保人与社会保险机构的纠纷时有发生。
2.3保险业务档案借用人事档案
对于一些有过工作经验或者正在工作的参保人，很多的社会保险机构，会直接的借用其人事档案作为自身的业务档案，这在很大程度上严重的影响了参保人的今后再就业问题，因为，这给参保人在今后调用和移交档案过程中带来了很多的不便，既影响了业务档案的管理，也影响了参保人人事档案的使用。
三、如何扎实推进社会保险业务档案规范化管理
3.1建章立制，统一规范
要想扎实推进社会保险业务档案规范化管理，必须要对社会保险业务档案管理进行，建章立制，统一规范，在进行业务档案管理过程中一定要严格的遵循《规定》中的要求，与此同时，要严格的履行《社会保险法》，进一步明确和确立由社会保险经办机构承担建立社会保险业务档案、记录个人权益数据和妥善保管相关数据资料的职责。从而，使得社会保险业务档案记录更加标准和规范，严格杜绝以人事档案代替业务档案情况，做到从根本保障参保人的自身权益。
3.2对档案信息进行严格的核实
在进行参保业务的过程中，一定要规范业务办理的制度，使得参保机构以及个人要严格的填写申报表，同时，要对信息进行核实，确保参保人员以及企业的真实性和合法性，参保企业和个人，要严格的填写申报的时间日期，并出示相应的公章和身份证，同时，在档案录入后要进行二次审核，保证录入信息的准确性，只有这样才能够确保参保人和社会保险机构双方减少纠纷的产生。
3.3强化档案管理人员的素质
社会保险机构或部门应当积极的对档案管理人员进行相关的业务培训，提升其自身的专业技能和业务素质，进而使得每一个人档案管理人员够能够根据《社会保险业务档案管理指南》一书上的标准开展业务，同时要经常举办了档案管理现场交流会、业务档案达标验收人员专题培训等活动。进而打造出一个优良的社会档案管理团队。
在新时期要规范社会养老保险业务的档案管理工作，要保证养老保险业务档案的真实、完整和安全，为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务，对开展社会保险、完善社会保障体系，提高养老保险保障性的功能，这对于社会养老保险业务的发展，具有重要意义。近年来的实践表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，原有的社会养老保险档案管理工作已经不适应当前的需要，显然，社会保险事业档案管理的发展是客观形势的要求。因此，在新形势下，社会养老保险对档案管理工作有着更高标准，推动社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业发展，已势在必行。
二、新时期社会养老保险业务档案管理的问题
新时期社会养老保险业务档案管理问题，要利用计算机和网络使档案管理提高到一个高的档次，在具体的实施中，要注意以下几个方面的问题。
1.新时期社会养老保险业务与档案管理制度问题
尽管国家已出台一些档案管理的法律、法规，但由于对养老保险业务档案规范化管理尚处于“初级阶段”，使得养老保险业务档案管理的制度不够完善。档案分类不清，导致重要档案遗失或者归纳错误的发生；格式欠规范，档案材料纸张形式各异，装订不规范，给档案归类与查阅带来许多麻烦；保存或调阅无硬性规定，不仅严重影响社会保险工作正常开展，也增大了舞弊和错误疏漏发生的可能。
2.新时期社会保险与档案管理软硬件设施问题
社会保险业务与档案管理软硬件设施投入不足。一些单位不能配备专门的社会养老保险档案室，且设备配置简陋，缺乏应有的防潮、防蛀、防盗、保密、存储、检索设备，导致档案在管理方面存在安全隐患，更谈不上档案管理的现代化、信息化。据调查，目前大多数的社会养老保险业务档案仍未完全实现电子信息化管理，使得档案的查阅很不方便，再加上目前社会保险业务量的日益庞大，传统的社会保险业务档案管理方式已经无法满足参保单位和参保人员的查阅、核对需求，使参保单位和参保人员，对社会保险业务办理的效率和质量产生质疑，影响社会养老保险机构形象。
3.新时期社会养老保险业务与档案管理人员问题
社会养老保险业务与档案管理人员专业素质有待提高。不少负责养老保险档案管理工作的人员往往是兼职人员，很少有时间参加专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新养老保险档案专业知识和其他相关技能，对档案的重要性、归档要求，档案材料的收集、整理、编目、装订等业务缺乏了解。这种现象的恶性循环，势必会导致档案管理人员不能专注于档案管理工作，服务质量也就难以令人满意。
三、新时期提高社会养老保险档案管理的对策
提高社会养老保险业务档案管理水平的对策，设计做好社会养老保险业务档案管理的基础，因此，社会养老保险业务的档案管理工作，要以人为本，负起责任，因此在新时期要积极对社会养老保险档案管理，利用高科技手段创新，提高社会养老保险档案管理的对策，要从下面几方面做起。
1.健全制度标准与档案管理规范化
健全制度标准，扎实推进档案管理规范化。建立覆盖全部环节的档案管理制度，在判定文件材料的来源形式和查考价值的基础上，制定相应的档案管理办法、档案业务流程、档案分类方案。依据国家颁发的《中华人民共和国档案法》《社会保险业务档案管理规定（试行）》《归档文件整理规则》等有关档案的法律法规，从社保处养老保险工作实际出发，建立健全《档案立卷归档制度》《档案库房管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案移交制度》等一整套档案管理制度，做到有章可循、规范管理，从而使社会养老保险业务各门类档案资料实现集中、统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩处罚等每个环节都有据可依，为规范有序、科学高效地开展养老保险档案管理工作奠定良好的基础。
2.夯实基础建设与推进档案集中管理
夯实基础建设，全面推进档案集中安全管理。积极争取单位领导对社保档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决养老保险档案管理工作中存在的人员匮乏、资金短缺、设备不足等实际问题。加大经费投入，提供物质保障，实行档案室、阅档室、办公室三分开，购置金属密集架、防磁柜、计算机、扫描仪，配备吸尘器、灭火器和温湿度计等应有设备，确保达到“八防”标准。实行档案集中管理原则，确保保管利用过程中档案实体和数据的安全。积极发挥计算机管理的优势，推进档案信息化建设，购置档案管理软件，按要求建立详细的检索查询系统，努力提升档案服务效率。
3.加强队伍建设与提升档案管理人员素质
加强队伍建设，不断提升档案管理人员素质。只有具备高素质档案人员，才能更好地适应新形势下档案管理工作。在明确档案工作分管领导的基础上，将档案工作与业务经办工作同时部署，纳入每年的年初计划，纳入工作考核范围，制定岗位责任和工作标准，要求专职档案员和兼职档案员必须具备较高的政治素质、高尚的职业道德、大胆的创新精神、严谨的工作作风和过硬的业务技能。加强对养老保险档案管理人员的岗位培训和继续教育，拓展档案人员的思维、知识面，不断提高养老保险档案业务水平。此外，还要认真做好养老保险档案工作人员计算机应用的理论和技能培训，提高社保处养老保险档案管理现代化水平，加快推进档案信息化建设，充分利用档案资源信息为领导决策提供依据，为参保单位和参保个人提供优质便捷的服务。
四、结语
关键词：养老保险社保业务档案管理
一、维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。**市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为**市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开**去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到**市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到**社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。**市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
二、社会保险业务规范化管理
在**市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，**市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，**市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。**市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
三、社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，**市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
**市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
一、社会养老保险业务档案管理
近年来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展。有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。
二、提高社会养老保险业务档案管理工作的对策
（一）完善和规范档案管理制度
社会养老保险档案的保管要做到制度建立、专人负责、安全存放和交接衔接。社保经办机构和企业应建立社会养老保险档案管理制度，明确管理人员分工和职责，对档案建立、维护、交接等环节进行制度化管理。档案纸质材料应当排列整齐有序，储存在专门的场所，重要材料应复印备份，档案电子数据应当有比较强的网络安全性，必须做到异地备份，数据格式要有清晰的说明以便日后升级维护。这里特别要强调交接环节一定要尤其重视，严防脱节，否则会给后续工作带来无法预计的困难。
（二）对社会养老保险档案进行科学分类和有序整理
1.科学分类档案分类不仅是档案文件整理中的一个工作程序，更重要的是在整个归档文件整理工作中具有主导的作用。没有合理的分类，归档文件收集整理工作就无法开展下去。归档文件只有赋予鲜明的特征，才能加以区别和联系，便于保管和利用。所以，确定养老保险档案的分类标准，实现科学分类，是档案归集、整理和保管的基础，同时又指导着其他各项工作的有序展开。2.平时归档平时归档是立卷人员依照档案分类与范围。将已经办理完毕的文件材料，随时归入临时卷夹（卷盒）内，这就是平时归档。平时归档要“随办随归”，不得积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。3.有序整理档案的整理，应按各类档案的归档范围，由各职能部门负责收集整理。归档文件材料的排列，要按照各类文件材料归档的范围、发生时间、重要程序分门别类地收集和整理，依次进行排列。档案在整理后，要去掉金属物，对破损的应按裱糊技术要求进行托裱。4.合理编号整卷装订的案卷其全部卷内文件要编统一的顺序页号。并以“件”为单位在文件材料的首面加盖归档章。5.编制目录归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、所在页号（或件号）以及备注等项目。件号即文件材料的排列顺序号；责任者是指制发文件材料的组织或个人；文号即发文的字号；题名即文件材料的标题；日期即文件材料的形成时间；页数即填写一件文件材料的总页数；备注即需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出和销毁等。6.标准化装订按照国家最新的档案管理办法，文书类档案可以不装订，可按件和保管期限直接装盒。而会计类和养老保险业务类档案必须装订成册。装订材料，必须选用经档案行政部门认可，符合档案保护要求的安全材质。装订档案，一律采用案卷左侧装订，并将左、下侧对齐，采用“三孔一线”的方法装订。7.填写卷面案卷封面项目包括：全宗名称、案卷标题、起始时间、保管期限、件、页数和归档号。案卷封面项目的填写，要求内容完整、概括准确、字迹整洁、一目了然。8.档案装盒不同类别、不同年度、不同保管期限的归档文件材料不能放入同一档案盒。档案盒的厚度与归档文件材料的厚度相适应，避免归档文件材料弯曲受损。9.定期移交按照有关规定，凡在工作中形成的在归档范围内的文件材料，均由相关责任部门进行整理、立卷、装订，并定期移交档案部门归档。各职能部门应在次年初向档案管理部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。应归档的文件材料要齐全完整。10.规范排列案卷移交档案室后，管理档案人员要将一个年度、一个类别的案卷进行系统化的排列，使卷与卷之间保持一定联系，固定顺序，便于查找利用。
三、实现社会养老保险信息化、网络化
社会养老保险档案要实现数字化、网络化管理。要充分利用计算机数据库管理功能和网络平台，建立养老保险档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。这是我国社会保障体系建设、社会保障信息化建设和提高社保经办机构管理服务水平的必然要求，也是现代化社会养老保险档案管理的发展方向。档案管理的数字化和网络化不仅有存储量大、检索方便、数据传递快速便捷等优点，而且在实现资源共享、提高统筹层次方面也有现实意义。
四、结语
综上所述，在新形势下，社会养老保险业务档案管理工作仍然是需要关注的一个领域。针对社会养老保险业务档案管理中不适应当前时代需求的问题，要通过完善和规范档案管理制度、提高信息化档案管理水平以及提升档案管理人员素质等途径进行改革，才能确保社会养老保险业务档案管理工作的有效性。
作者:刘志忠 单位:承德县社会保险事业管理局
参考文献：
1.坚持质真全三原则开展管理工作
所谓质真全就是质量控制、真实性控制和全程控制的简称。首先,质量控制是指相关的档案管理部门要对成为医疗档案相应的文件在规格、内容设计等方面提出相应的要求、标准,一定要运用科学管理方法,将大量的信息资料予以全面性的系统收集、整理、登记与编制,从而有效地控制医疗档案的质量。档案管理的真实性控制是指我们在进行管理过程中一定要注重真实性的控制,尤其是构建相关的归档制度和质量检查制度,从而实现医疗档案的有效监督与控制。最后的全程控制就是指在管理的过程中应将医疗文件的鉴定、整理、归档及医疗档案的各环节中的业务进行统一设计,统一资源的配置,并成立相应的监控小组以实现整体优化的管理目标。
2.找准切入口逐一优化档案的管理
2.1以对档案管理内容的明确为切入口
在《社会保险业务档案管理规定》当中有明确指出:社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据,按照《社会保险业务材料归档与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档,确保归档材料的完整、安全,不得伪造、篡改。对于进入医疗档案管理内容的类别可以划分为永久性和定期性两大类,其中定期保管类当中又分为10年、30年、50年、100年等几小类。而对于上述的各种社会保险业务的档案在管理过程中都是具体依据国家所颁布的《社会保险业务材料归档范围与保管期限》相关要求进行执行。因此,一名从事医疗档案管理的从业人员,要想提高自身的业务水平及服务水平,就必须要明确自己所从事行业的相关工作内容是什么。通过认清与掌握自己的工作范畴,工作内容,才能更为有效地提高社会服务水平。
2.2从医疗档案前期的文书处理着手
从医疗档案管理的角度来看,档案工作的规范化、标准化是实现有效档案管理的重要前提。要使档案规范、标准,必须先解决好公文制发。而完成这一环节,做好前期的文书处理是重中之重,也是档案管理工作规范化、标准化实现的重要基础。医疗保险档案管理主要是对参保单位或者个人权益的真实记录,是参保个人所能享受社会保险待遇的重要依据。“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”是我们医疗档案管理的核心目标,也是反映社会保险事业不断发展的宝贵资料与重要的历史凭证。公文本身质量的高低将直接影响档案质量,也将制约日后档案工作的规范化、标准化。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。对于将成为档案的公文文本载体的质量上一定要注意,其中幅面的尺寸规格上就要求统一化,这样做的好处便于装订。另外,文书的标题是否是准确的,主送单位与抄送单位是否准确齐全与否,还有落款是否与公文一致,签发的手续有无。以上所提到的种种都是提高医疗保险档案管理工作有效性所应该关注和重视的内容。
2.3从医疗档案管理信息化发展着手
案卷质量的高低将会直接影响到档案工作规范化、标准化的推进。实践证明,案卷在材料的收集过程中能否做到准确、具体及系统性,都将影响我们医疗档案管理工作有效性的提高。随着,互联网信息时代的到来,各行各业都试图利用这种新技术推动自身的发展。医疗档案管理工作也同样如此,未来的档案管理必将是以信息化模式为主体。目前,越来越多的案例已经证明传统意义上的档案管理已经暴露出其所存在的弊端,例如手工的收集、整编、管理与查阅上呈现出的工作量大、效率低、费时费力等问题。相反,实施信息化的档案管理之后,我们的工作人员就可以从繁重的工作中脱身,而不在充当打字员与保管员的角色了。
3.高速高效推进我国医疗体制改革
医疗体制改革对于医疗保险档案管理工作的影响是重大的,改革结果将促进档案管理的规范化、科学化。为此,国家相关主管部门应该更加注重我国医疗体制改革的高速与高效发展。本文认为推动我国医疗体制改革要采用“统一设计,统一协调;立足国情,多元并存”的原则。具体之就是说,在医疗机构上要统一设计、统一协调,而不是任意发展,造成一定地域内的恶性竞争,最终导致参保人员的利益受损。立足国情,多元并存主要是指推荐我国的医疗体制改革必须要正视国情,要立足于国家内容的实际情况,要允许不同体制下的医疗机构存在,允许进行良性的竞争。
档案资料收集整理不规范。随着城乡居民参保人数的逐渐增多以及城乡居民基本养老保险的全覆盖，迫切需要建立健全适合我区特点的养老保险档案管理制度，自城乡居民基本养老保险启动以来，全区各级经办机构都按照《社会保险业务档案管理规范》、《盘龙区城乡居民基本养老保险业务档案管理办法》来管理档案，对城乡居民基本养老保险档案资料收集、管理等方面进行了明确要求，但是从目前来看，还是有很多参保、缴费、注销等资料填写不规范，姓名和身份信息等数据填写不准确，时有印章缺失、人为涂改等情况发生，导致档案资料完整性、客观性、准确性较差。
经办人员专业性不强。目前虽然在全区各街道已经确立了专兼职的档案收集、管理人员，也接受了档案收集、整理培训，但是档案工作人员的专业性有所欠缺，平时对档案管理人员开展的专业培训较少，经验交流的机会也不多，有些档案业务人员不熟悉档案基本常识，对有关档案工作了解很少。另外一方面，档案管理人员的知识水平和责任心参差不齐，出现知识水平高，工作经验丰富，责任心强的街道档案收集整理做得就比较好，例如联盟、龙泉等街道的档案就做得比较好；而知识水平低，工作验差，责任心不强的街道档案收集整理的就差些。造成一卷档案反反复复整理多次及档案资料残缺、整理不规范等现象，这些都严重影响了档案的质量。
业务档案传递环节多，收集整理耗时长。城乡居民基本养老保险业务档案在收集的过程中，经过的中间环节较多，从参保群众一社区（村委会）――街道（乡镇）社会保障事务所一区城乡居民社会保险经办机构，任何一个环节出错，都会影响业务档案的收集、整理工作。其次，城乡居民外出打工者居多，人员流动性大，城乡居民社会养老保险参保人的身份证、户口簿复印件等材料收集难度加大。再次，较多的居民文化程度不高，需要经办人员代为填写城乡居民基本养老保险的相关表格，加大了经办人员的工作量，降低了工作效率。
为了提高城乡居民基本养老保险档案规范化管理的水平，也为其他的城乡居民社会养老保险机构提供参考，针对存在问题，特提出以下建议：
建立健全档案管理规章制度。城乡居民基本养老保险经办机构应建有符合档案保管“八防”要求的档案专用库房，建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保城乡居民基本养老保险业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。重点是加强档案的收集整理，合理界定文件材料归档范围，科学确定档案保存价值，准确划分档案保管期限，认真做好各类档案资料的归挡和整理工作，保证归档文件材料齐全、完整、准确。要重视电子文档的管理，相关电子文本实行脱机备份，本地和异地各保存1份，并与纸质档案建立有机联系，确保齐全完整和信息安全。
加强基层档案工作人员的培训。城乡居民基本养老保险档案是社会和谐发展的历史鉴证，是一项政策性、专业性很强的工作，是参保人参保、享受待遇的重要凭证。城乡居民基本养老保险档案管理质量的高低直接关系到参保群众的切身利益，也影响到广大群众参保的积极性。我们必须提高对城乡居民基本养老保险档案工作重要性的认识，增强责任感和使命感，认真搞好城乡居民基本养老保险档案管理工作。根据实际情况，盘龙区每年都要举办不同形式的业务档案培训班，加强各级经办人员的业务培训，提升业务档案的管理水平。通过学习培训，提高了各级经办人员政策水平、业务经办能力和档案收集、整理的水平。
及时进行各类档案的归档。当前城乡居民社会养老保险业务档案工作量大，堆积的材料若未及时整理归档，可能会发生霉变或丢失，为此，完善了工作机制，及时规范整理业务档案材料。盘龙区充分利用区（县）、街道（乡镇）、社区（村委会）三级服务网络，及时对各类业务材料进行仔细的审核，凡图像和字迹模糊、印章不清晰、残缺不全、潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料，退还经办人或参保人，进行整改或者补办，直至达到保存要求。严格按归档的要求及时进行组卷、立卷，再分门别类编号入库、入柜。
严格档案销毁程序。城乡居民基本养老保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，需编制销毁清册，报同级行政管理部门备案，经办机构主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任伺档案。经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。
关键词：加强 社会保险档案 建议
铁路职工社会保险档案管理工作是推进铁路社会保险事业发展的一项重要基础工作，真实地记录了社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程，主要包括养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案和工伤保险档案，它在社会保险各项工作中起着至关重要的作用，是参保职工今后享受社会保险待遇时的有效依据，直接关系到参保职工的切身利益。
一、铁路职工社会保险档案管理工作中存在的问题
铁路职工社会保险档案管理工作是从2006年开展起来的，起步晚，不规范，管理乱，存在诸多问题：
1、没有健全明晰的社会保险档案管理工作机制。铁路系统职工的社会保险档案管理工作主要落实在最基层的站段，由于从铁道部到铁路局、再到站段没有一个统一的社会保险档案管理机制，在不同的铁路局，一个铁路局内不同系统，甚至同一系统的不同站段，社会保险管理工作分工五花八门，各不相同，有的站段将社会保险工作中的养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险等分割成几大块由不同的人员进行兼管。多个人员不仅要做好本岗位大量工作同时又兼管社会保险中的不同保险，以至于各自为政，保险信息不能共享，资源浪费，工作重复，效率低下，最后是职工社会保险档案工作这项最繁索、最重要的工作互相推诿、元人管理。有的站段社会保险工作由专门的人员进行管理，这样虽克服了多头管理的缺点，但是在具体的工作中管理人员履职不到位，重视不够，形成目前铁路社会保险档案管理流于形式，应付检查，管理混乱。
2，缺乏适合铁路职工社会保险档案管理特点的专业管理标准和规范。我专职从事社会保险工作。是从广安工务段和涪陵工务段两个段合并后开始的，当时我的第一件工作就是全面清理两个段职工的社会保险档案，清理中我发现档案室设备陈旧，防火、防潮、防蛀等达不到标准，职工的社会保险档案有的集中装在一起，该归档的没有归档，不该归档的却归档，分类、编目、排列完全没有科学性，随意性很大，档案袋内资料陈旧，久不维护和补充，部份职工的社会保险档案根本就没建立。我决心认真清理，规范管理，可是，当我从上级发放的所有社会保险文件中查找档案管理方面的文件和标准规范时，只搜索到2006年社保处发的一份关于建立职工社会保险档案的简短通知，上面只简单罗列了保险档案里装资料的内容，我无法参照标准，只有借鉴职工人事档案管理的模式和以往工作经验，想当然地对职工保险档案进行了简单的清理、分类和完善，这不仅不科学规范，而且给以后档案管理带来很多隐患。铁路是一个专业性很强的系统。随着当今社会保险改革的不断深入，国家、省、市下发了许多文件，但至今铁路尚无一份完整系统的适合铁路行业特点的社保档案管理标准和规范，造成铁路站段社会保险档案管理不科学、不规范、乱七八糟，杂乱无序，以至于档案资料严重流失。
3、档案管理手段完全不适应形势发展的需要。铁路大部份站段社会保险档案管理仍然采用的是手工操作、陈旧式管理，管理人员查找某个参保职工的档案资料时，常常要翻阅很多档案袋才能找到，费时费力，档案里装入的资料残缺不全，不能连续动态地反映参保职工的各项保险缴费和参保情况，尤其是缺少调进职工调入时的保险转入资料。另外管理人员档案业务知识贫乏，没进行专门培训，难以切实履行监督指导和管理职责，他们只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子就行了，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进社会保险档案管理方面下功夫不够，这种情况下档案管理质量自然上不去。更重要的是给奋斗在铁路沿线上偏僻边远、交通极不便利的小站上的职工查询和了解自己社会保险缴费、变更、待遇支付信息带来极大的不便，引起部份职工思想上有情绪，影响铁路的安全生产，完全不适应铁路社会保险事业日益发展的需要。
4、铁路职工保险档案管理没有发挥应有的作用。铁路系统对社会保险档案信息的开发利用及其历史价值缺乏足够的认识，档案管理没有真正纳入领导的议事日程。职工的社保档案不象人事档案在职工调进调出，退休时起着很重要的查证作用，有些站段某些职工退休了，该职工的社保档案还没建立，这并不影响管理人员的工作业绩和待遇，参保职工也没什么反响。档案管理知识宣传不到位，部份职工根本不知道自己还有社保档案，更不知道还可以利用社保档案维护自已的利益。经费上不投入，有些单位甚至没有专门的档案柜。从上到下都不重视社会保险档案管理，它的作用不大，可有可无，如果管理人员再身兼数职，工作又多，不断更换，久而久之，职工社会保险档案就成了一堆烂摊子无人问津了。
二、加强铁路职工社会保险档案管理工作的几点建议
针对上述情况，应该根据铁路职工社会保险档案的特点和铁路系统社会保险工作的发展，加强监督和指导，不断改进和完善铁路社会保险档案工作。建议采取以下措施：
1、充分重视铁路职工社会保险档案管理工作。社会保险档案是社会保险事业发展过程中积累的文字、图片、数据等资料的总和，它反映着社会保险事业的发展历程，是研究社会保险工作的重要工具，管好社会保险档案是社会保险事业健康、顺利发展的必然要求。如果档案管理不当，势必给社会保险工作造成影响，并直接损害职工切身利益，给今后工作带来诸多困难。因此，各级社保部门应本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责，把管好用好档案作为发展社会保险事业，取信于社会及公民的大事来抓。积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大人、财、物的投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张、保管设备简陋等实际问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。同时加大宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，宣传社会保险档案工作的重要性和相关的档案法律法规，提高每一位铁路职工的社会保险档案意识和档案法制意识。
2、建立健全管理体制。根据铁路社会保险工作的特点和管理机制，社会保险档案工作必须坚持统一领导，分级管理的原则，切实建立起有人管，有人抓的集中统一管理的社会保险档案工作机制。具体说，一是铁道部、铁路局、站段落实组织机构和人员，成立社会保险档案管理领导小组，督促、检查、协调解决工作中人、财、物等方面的实际问题；二是建立目标责任制，把社会保险档案管理纳入目标责任，列入本单位工作规划进行管理和考核，奖惩严明。三是把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，严格检查和考核。以彻底改变档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系，充分发挥社会保险档案在构建和谐社会中的作用，
3、制定适合铁路职工社会保险档案管理特点的业务规范和管理办法。有关部门尽快制定档案管理准则，针对社会保险档案
的收集、整理、保管和利用各工作环节制定出操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范。特别是社会保险档案的归档范围、保管期限的划分和整理要详细规定，严格统一。由于社会保险档案的价值特征是以凭证价值，维护个人权益为主，其保管期限宜划分为永久、长期和短期。参保登记管理方面的材料宜作为永久保管；参保人员信息管理、个人帐户管理、医疗管理、审核认定及待遇支出管理等方面的材料宜作为长期保管；个人帐户稽核、清算及相关证明等材料宜作为短期保管。由于社会保险档案的动态性特征，参保职工的档案宜以一个人头为保管单位进行整理。每一个保管单位的档案按归档范围将材料收集齐全，按材料形成时间的先后顺序排列并编号，填写归档文件目录，然后放在一个袋或夹(盒)内，不用装订，开口管理，以便随时补充新资料，档号依参保登记号进行排列编目。电子档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，进行归档管理。
4，加快铁路职工社会保险档案管理信息化、网络化的建设。随着网络技术的发展。建设统一的铁路社会保险业务档案信息网络已经迫在眉睫。利用计算机网络，社保部门可以实现所有社会保险缴费的网络征收、保险费用的网络支付，可以利用社会保险业务档案信息网了解社保工作状态。实现无纸化办公，提高工作效率，用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社会保障号就可以查询到自己的社保缴费、个人帐户、待遇享受等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互。实现更大范围的信息资源共享。因此。铁路社保部门要重视社会保险业务档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保险业务档案信息网络。
5、定期开办档案管理知识培训班，努力造就一支业务精湛的铁路社会保险档案管理队伍。加强档案管理人员的系统专业培训，是实现档案微机化管理一个不容忽视的重要环节，它不仅可以提高档案的管理层次，更重要的是便于信息开发与利用，有效推动社会保障事业的发展。
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