时间：2023-09-15 17:14:26
导语：在档案分类方式的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
档案数据库顾名思义就是以档案本体为基础，利用数据库设计及发展应用对档案进行有效的管理与维护。它能将档案信息、管理信息、数据信息以及应用环境等信息进行很好地对比与分析，然后将不同种类的档案资源进行有效整合，为档案管理提供可靠的技术支持。档案数据库作为档案管理的重要组成部分之一，对档案管理建设有着不可替代的影响，下面进行详细的分析与总结，为其相关工作人员提供参考。
关键词：
档案数据库；全宗原则；指导作用
1档案分类理论对档案数据库建设的导向作用
从某种意义上而言，任何一项管理工作都要按照相应地顺序以及管理活动进行有目的性的管理与创新。档案管理也不例外，实施有效的管理规范是为了更好地将档案信息进行整合，分类并加以充分利用，使其档案有序化。这种有序化的管理方式不仅仅体现在档案实体的管理上，更加注重其档案实体的信息化建设与管理。将档案信息从繁杂的诸多类别中加以区分，具体到每一种档案信息的大小及种类上，依据不同的大小、层次实施分类管理。档案分类理论作为档案数据库建设的影响因素之一，对整个档案的发展也有着不可估量的重要作用。在实际档案理论分类中逻辑主义分类方式和历史主义分类方式是比较常见的两种理论形式。具体来讲，逻辑主义就是将档案通过一般的分类标准进行严格地分类，如按照历史管理年限或是档案密集管理程度等。而历史主义的分类形式多以现实存在发生的某种事物状态进行界定来对档案进行有效的分类。这种分类形式相对比较客观，完全接近于档案发展的现状，能够真实地反映出档案的发展状态。具体以全宗原则的方式对档案实体进行管理，可以将档案进行全方位的全宗分类。两种分类方式各有其特点：逻辑主义分类思想主要是借助于某一事物形态的具体特征进行分类，相比较而言，灵活性比较大。而历史主义分类方式完全强调的是档案最原始的属性特征，将其进行数据库的整合分类，这种方式的分类方法有助于对档案的理解与认识。事实上，从档案自身发展需要而言，这两种分类方式在档案数据库建设中都被相互使用，彼此互补，其目的就是为了更好地推动档案建设事业的发展。
2档案数据库在档案管理中的应用现状
随着经济建设的不断创新与发展，档案事业在建设发展中的地位越来越突出，传统的档案发展模式已经很难适应时代社会发展的需要，所以必须加以创新，利用现代信息技术对档案进行管理与维护。现阶段而言，数据库的建设是比较常用的一种管理方式，它能将传统的纸质档案信息转化为存数字化信息的管理模式，即将档案实现虚拟化，从而使档案信息与实体相分离，从这个层义上来讲就是将档案信息更好地实现网络共享，便于使用者进行复制、收集、整理以及使用，一定程度上促进了档案管理事业的发展。但与此同时，还要注重档案管理人员业务素质的提升以及管理水平能力的有效发挥。现阶段档案管理工作人员结构相对老化，缺少对信息技术的了解与掌握，不能将档案信息进行很好地录用以及管理，一些操作人员在档案登记过程中往往因为对计算机的不熟悉而导致输入错误、或是缺失，数据库的建立不能很好地发挥效用，当档案信息频繁增加时，传统的分类管理方式难以适应其发展，所以，档案管理者必须加强对数据库建设的使用与掌握，能够将多种档案信息进行合理的分类，规划。
3全宗原则及其理论发展对档案数据库建设的指导作用
第一，全宗原则作为档案分类的主要方法之一，对整个档案数据库建设有着极其重要的影响和作用，是人们通常长时间的经验总结得出来的一种切实有效的分类原则。它能为档案数据库的建立提供一个良好的信息记录，确保其档案数据的真实。第二，全宗原则在档案数据库建立中有着不可替代的重要作用，它能最大限度地保障档案数据的真实性。从全宗的定义我们可以了解到，它不仅仅可以作为一个单独的个体存在于档案管理中，还能作为档案信息的整体对其档案进行管理规划，突出的主要特点就是最大限度地保护了档案信息的真实性。这也是它不同于其他图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库的建立是档案管理发展的必然趋势，也是档案信息进行管理的有效手段，所以必须引起足够的重视。档案数据库的建立可以充分体现全宗原则的宗旨，实现管理层次上的分级管理与维护。第三，通常情况下，档案数据库的建立不仅仅涉及到建设者、管理者、拥有着与维护者之间的利益，更要与整体档案管理目标保持一致。全宗原则的理论原则更是这种目标的集中体现，它有助于协调档案数据库各方面之间的关系，更能为其提供强有力的理论支持，使其资金、作用得到良好的发挥。
4电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供技术支持
电子文件档案管理是档案数据库建设发展的主要趋势，从某种意义上而言，电子文件管理具有真实、完整、实用的意义。其生命周期从形成到保管，再到销毁都将是一个完整的运动过程，对其档案进行全方位监控与管理，通过这种形式对其档案信息进行管理可以实现动态查询。在档案数据库中如何将电子文件管理进行有效的发挥及使用，是当前数据库档案管理亟待解决的重要问题。电子文件管理与传统档案管理不同，电子文件档案管理侧重于事前对其文件进行管理与规划，依据整个电子文件管理的特点进行目标管理与维护，然后将档案信息进行有效整合，充分发挥每个档案信息在管理中的重要作用。这不仅仅要充分考虑到文件数据的结构优化，更要考虑到对整个档案管理活动的影响。从电子文件档案管理的特征来看，为了保证数据的真实有效，必须做好事前数据信息的控制与管理。换句话而言，就是档案数据库不能像传统的纸质档案管理那样，自档案信息接收开始，就要对电子文件进行管理，然后定期进行审查检阅，将各个环节的档案数据进行归档，为该文件提供一个可靠的存档环境。美国当代著名的电子文件管理专家戴维•比尔曼指出“必须根据文件保管系统的功能需求、文件种类以及业务活动的证据性需求，提前界定著录信息。在电子文件环境中，对元数据予以明确规定，有助于设计和实施在文件生成之际自动截获元数据的系统，确保文件在转载、传输过程中相伴产生的元数据的完整。”元数据通过描述信息资源的属性，用于识别、评价、追踪资源，从而实现对信息资源一体化的组织和有效管理。根据对电子资源管理的需要，元数据可以分为描述型、管理型、技术型和使用型、保存型。事实上，电子文件是多种不同类型信息的一个集合概念，对于不同类型的信息形式，其描述、管理、保存方式都具有不同的属性集。元数据最基本的功能通过数据元素集定义资源对象的各类属性，这些属性的大量实例可以表达为关系型数据库中的表，或者以XML等形式进行置标，从而能够利用数据库系统或各类应用软件进行管理。可见，以元数据为中间对象，可以利用数据库实现电子文件的有效管理。
参考文献
[1]张辑哲.维系之道———档案与档案管理[M].北京：中国档案出版社，1995.
[2]戴维•比尔曼.电子证据———当代机构文件管理战略[M].王健，等译.北京：中国人民大学出版社，1999.
【关键词】总承包档案；组卷方式
工程总承包项目是总承包商按照合同约定，完成工程的勘察、设计、设备材料采购、施工、试运行等工作，并对工程的安全、质量、进度、造价全面负责，工程验收合格后向业主移交，即在"交钥匙"时，提供一个配套完整、可以运行的设施。通常称之谓EPC （Engineering Procurement and Construction） 总承包。相对于只负责勘察、设计的传统模式，总承包模式增加设备材料采购、施工等环节，因此产生的文件也是原来传统模式的几何倍数增加。我院从总承包项目工程开始，就从实际情况出发，为了整编和利用方便，提出了根据不同类型的文件分别按照按“卷”、按“件“并存的文件组卷整编方式。
一、“卷”和“件”概念的区分
“卷”：由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。案卷一般由封面、目录、文件材料、备考表组成。
“件”：是比卷更小的档案保管单位，一“件”可以是一份文件（包括附件），如一个通知、一份报告；也可以是若干份相关文件的组合，即组合件，如来文与复文等。
二、按“卷”组合
目前我院总承包文件中成品图纸文件是按照先归档后出版的形式归档的，因此成品文件归档的质量是可控的，而且通过系统运用，也方便查阅利用。而如何总承包各环节产生的除成品文件外大量的其他原始文件才是难点和重点。在工程资料整编中，按“卷”是传统的整编方式，我院总承包项目文件按“卷”整编流程与传统整编流程基本是一至的：组卷、排列、编目、装订四个步骤。由于总承包文件类型多，数量大，因此组卷是整编中的难点，而组卷的合理与否直接影响到档案的查阅利用是否方便快捷。我院现在存在的问题是：由于之前文件组卷不合理，执行规范不严格，造成卷内文件类型多，内容乱的现象，这样在后续的编目编写案卷名称时很难全面地概括卷内文件所包括的内容，造成日后的查找利用时出现想查找一份文件，但由于案卷名称没有涉及这份文件的内容，因此很难找到甚至找不到需要的文件。为了让总承包项目文件严格执行分类组卷标准，根据我院三年来总承包项目产生的文件资料和我们的整理经验，我院摒除了原始档案中“类”的分类组卷方式，编写了更加细化的组卷分类形式，具体分为19个类型的文件，分别为：工程前期文件、设计文件、施工技术文件、项目启动与策划、设计管理、采购管理、施工管理、调试与试运行文件、质量管理、进度管理、HSE、费用管理、财务管理、行政与后勤、联络性文件、声像资料管理、风险管理、竣工验收文件、合同与协议。在以上的类型文件作为一级类目的前提下，再细分各种文件类型，编写出二级类目，甚至三级类目。这样细分归档文件类型的目的是为了使同一卷文件具有统一的特征，方便后续的编目工作，也方便日后的查阅利用。
三、按“件”组合
在工程原始资料中采用按“件“整编，是近几年才流行的一种工程原始资料整编方式。按”件”整编主要用于文书类档案的整编，而在工程原始资料整编中，按“件”整编的方式主要适用了项目的前期文件、联络性文件和合同协议等。这类型文件的主要特点是：文件内容的独立性强，一份文件即是一个完整的闭环文件。按“件”整编的流程也相对简单，只要分类，装订即可，分类规定执行上述19类别。我院现在除总承包项目外的其他项目原始资料也是按“件”的方式整编，这种整编方式少了编写案卷封面、卷内目录和备考表的程序，为整编带来更多的便利，而且在文档系统上编写的题名也相对简单概括，更便于日后的查阅利用。
四、按“卷”组合与按“件”组合对比
文件如何整理归档，最终的目的是为了方便日后档案借阅利用，档案的价值正体现于此，所以如何将一份死档案变成一条活信息，是每个档案工作者亟需思考的问题。文件整编方式的改进是提高档案利用效率最直接的一种方式。组卷是文件整编的一个重要环节，如何选择适合一类型文件的组卷方式，需要了解一类型文件的产生、形成、收集的全过程，为后期的整编提供依据。比如：工程联系单（收文）与（发文）的收集，不同工程的文控人员收集的方式不一样，有收文和发文分开收集的，有收文和发文相关联收集的，因此根据不同的收集情况，组卷方式也应该不同，工程联系单（收文）与（发文）分开收集时，应分专业分别组“件”；工程联系单（收文）与（发文）相关联收集时，应该按收、发文相关联组“件”。但如设备的招投标文件中，包括邀标通知书，投标说明文件、招投标过程中产生的传真、会议纪要、中标通知书等文件，都是在同一设备招投标中产生的文件，对这种具有很强关联性的文件，我院是按文件问题组“卷”方式组合的。在选择按“件”还是按“卷”组卷时，我们遵循一个原则：按“件”组卷同一类型的闭环文件；按“卷”组卷多种类型的闭环文件。在遇到文件交叉的情况时，优先考虑方便文件收集时的组卷方式。
在实际工作中，文控人员对档案整编知识相对较少，因此更简单的按“件”方式组合整编比按“卷”方式组合整编更适合整编人员操作。对比两种方式，按“件”整编的优势在于：①组卷方式更简单；②编目内容更少；③选择装订方式范围更大。④案卷题名更容易概括；⑤在档案系统上更容易查找定位。但这种组卷整编方式也有不好的地方：产生大量的条目信息，因此在档案系统上登记更繁琐；在借阅利用，查找相关联的文件时，需要进行多次的检索。按“卷”方式组合整编的优势：①卷内文件内容联系性强，减少在借阅利用时对关联性文件的检索次数；②产生的条目信息更少，减少档案系统的登记量。按“卷”方式组合整编的劣势也非常明显：编目内容更多，且内容的增多造成文件厚度的加大，使装订方式更多只能选择更加复杂的“三孔一线”的方式；卷内内容的增多造成案卷题名难以编写，给后续的查找利用造成不利。
五、结束语
显然，两种的文件组合整编方式各具优势，也有各自的缺点，因此根据不同类型的文件选择合适的组合方式是极其重要的。充分考虑不同文件组合方式的特点，利用不同文件组合方式的优势，做好文件收集与文件利用的桥梁作用，让更好的文件组合方式成为档案工作中的剂，提高档案工作效率。总承包项目档案管理模式还在探索建设阶段，因此总承包项目产生的文件如何组合，需要档案工作者在不断的实践中得出最有效的方式。
关键词：载体；电子；差异；保管方式
随着计算机的广泛应用档案管理也随之发生了一定的变化，电子文件对档案管理工作也产生了一定的影响，主要体现在以下几个方面：
一、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
二、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
三、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。
此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。下面我们具体的来看一下它与传统档案管理的区别：
首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定， 某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护， 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误， 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性， 保证电子文件的法律凭证地位。
第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。 档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合， 档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、 统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词， 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件， 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
一、特种设备检验检测机构档案分类管理的问题
（一）档案管理意识薄弱。对于许多工作者而言，档案管理的意识不是非常明显，甚至会出现松懈的情况。从本质上来讲，此工作的重点主要体现在“分类”“管理”上。如果对这两个词进行延伸，相关人员不仅要掌握现代化的实施手段，还要做好档案的安全保护工作，提高生产的有效性。但现实的情况恰恰相反，工作人员片面地认为只有登记是他们的本职，其他的后期保护与业务管理都不应该计算在内。
（二）领导的重视程度不够。领导的重视程度不够主要表现在以下几个方面：第一，相关负责人没有对档案管理工作进行定期的宣传，转变管理者的思想。第二，没有给予档案管理部门适当的便利，使他们在数据采集、特种设备的文件归类中无法形成一个明确的方向。通常情况下，管理人员都要定期对任务进行规划，实现工作程序的统一分析。如果缺少了这一指向，则不利于后续方案的设定与实施。第三，少数的领导认为，特种设备的档案管理工作是根据设备检测明细中合格证书内容对照来达到管理的目的，并进行文件的定期核查工作。在这种条件下，工作者缺少一定的技术支持，对统计数据进行分析。因此，在相?P资料检索的过程中浪费了大量的时间与金钱，使管理工作混乱。
（三）档案管理制度不健全。管理制度的不健全在许多特种设备检测单位中都是比较常见的。一般情况下，都是由于工作人员管理方式的缺失所导致的。首先，有些单位虽然建立了一定的档案管理制度，但没有将具体的惩罚和奖励方案落实下去，工作只是流于形式，员工对其中的认同感欠缺。其次，在档案外借、归还以及安全保密工作上没有体现得当性。档案借出的条款不明确，一些人员没有及时归还，管理者也没有与其进行协商或者催促，使得一些特种设备的资料“有去无还”。同时，还有一部分人对资料并不爱惜，管理手段不得当，当数据记录错误时随意进行涂改，使档案的真实性出现了缺失。
二、特种设备检验检测机构档案分类管理
（一）提高档案分类管理的认识与责任感。特种设备档案管理的认识与责任感的提升主要针对两部分人群。第一，对于实施部门的工作人员来讲，他们应该转变传统理念，以服务为宗旨，以特种设备的不同类型划分为主要目标，将维修改造、使用年限、产品参数、生产厂家等重点记录下来，以保证每一个特种设备的日常状态都能够记录在案。档案管理人员要将其进行重点划分。第二，从管理层人员的角度来讲，要加强特种设备档案管理的宣传工作。例如：可以在每月定期召开例会，档案管理人员以工作的分类总结为主，对其中发现的问题进行着重说明，并提出改进方案。对于一些工作积极、认真负责的人员，管理者要以表扬、鼓励的方式调动他们的积极性。反之，对于一些投机取巧的工作者，管理人员也要及时批评，并督促其改正。
（二）建立完善的特种设备档案管理工作。完善的特种设备档案管理工作的确立是必不可少的。工作人员除了要协调记录与核准方式外，还要将档案的借阅与归还放在首位，实现工作体制的有效性。第一，每一个特种设备都要登记在案。管理人员要根据其编号进行排序，并适当调整入库时间，将范围精确到分钟。具体执行者要建立一个excel表格，将设备管理中的对应事项都审核清楚，并查看是否有遗漏，便于日后的验证工作。第二，档案管理人员在信息预览、复制和外借方面予以创新。例如：可以在本单位的官网上设定一个OA软件。每个特种设备都有其具体的号码，我们也可以将其理解为它们的身份象征。内部人员如果有需要，可以将自己的员工编号输入进去，并依照特种设备的号码进行预览。在借出和归还方面，内部人员要携带上级负责人盖章以及档案管理人员同意的证明，管理者将借出时间与限定日期在系统中输入，程序会进行自动提醒。当借出者归还档案时，工作人员同样要进行审查，以保证内容中没有被涂改或者损毁的地方。如果出现了此种情况，要及时向上级汇报。
（三）建立严格的绩效考核制度。特种设备检验检测机构的管理者应该及时建立完善的绩效考核制度，对档案管理人员进行综合性评估，提升他们的整体素质。第一，要聘请专业的人员对档案工作者的操作技能进行培训。例如：指导人员要从理论与实践两方面对他们进行培训。在理论方面，主要讲解一些档案的统一管理方式。在实践方面，带领工作人员“走出去”，让他们去其他地区与单位进行业务观摩，学习别人的长处，改进自身的管理技术。第二，每隔一段时间对工作人员的能力进行考察。以“综合简述题”“日常操作管理”作为两个重要记点。前者主要是对工作者的工作方法进行考察，选择10道覆盖面较广的题目来进行查验。后者则是以平时的工作经验总结为主，看工作人员是否按照记录的标准和要求将设备运行维护和事故处理等内容具体化。总体来说，管理者对两部分成绩进行统一设定，对连续两次排名在首位的员工，升职加薪时予以考虑。而对于成绩不合格者，也要有一定的经济惩罚。
三、特种设备检验检测机构档案分类管理的有效性
第一，优化档案监督与交接工作。特种设备档案的分类管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人员出现了岗位上的变动，工作的交接是必不可少的。假定档案的分类不明确、设备的种类设定不完整，会为交接工作带来一定的困难，影响检测秩序。第二，促进档案的定期检查工作。管理的有效性会使得档案按照一定的编码表示出来，操作人员能够依据具体的明细进行装订或查询，提升了工作速度。
目前科研档案的分类方法是按时间、事由等进行的，所以对于一些涉及面多、时间跨度大的科研项目，按目前这种分类方法就会出现科研档案管理“肢解”项目的问题，一些材料利用上就存在着“找不到”的情况。档案工作本质就是提供信息服务，当需要时档案没有能形成足够的材料支撑力，那么档案工作就变得毫无意义了。所以，如何保证在需要时“找得到”、“找得快”，是档案工作最为关键的问题。这就需要在符合《档案法》《高校实体分类法》大原则的条件下，将科研档案按学校科研管理模式进行细致化分类，使科研档案与科研机构的管理无缝链接，档案分类呈垂直分布，这种分类管理不仅使得科研档案管理真正成为科研管理的延续，还会大大提高检索效率，从而进一步发挥档案的证据作用，以确保科研评审、验收等工作中的材料支撑能力。
二、探寻新的档案收集方式，保障学校知识储备和技术储备
目前高校科研档案文件材料的收集存在着“重行政轻项目”、“重上级轻自产”的问题，对于科研工作中的行政文件和上级来文管理的比较到位，但对于随科研项目产生的“自产文件”的管理则有缺失。项目中一些非常重要的“论证报告”、“原始试验数据”、“计算文件”、“设计文件”等资料都没有归档。这些文件对于项目后期研究以及整个学科发展都是非常重要的，属于学校的无形资产，这些文件没有得到及时保存，随着一些科研人员的流动，会使得学校遭受损失，甚至影响一个专业、学科的兴衰。而且对于科研项目“自产文件”归档还应与项目同时进行，如果在科研项目进行阶段不对其明确归档要求或资料没有交齐，后期很难追回或者归档的不是最终有效的文件。同时在档案文件材料收集过程中还要关注档案的“价值”，一定要研究档案文件材料的甄别方法，否则花再大力气收集到的档案文件材料都是没有意义的“垃圾”文件。这就需要加强档案部门与科研主管部门的协作，构建全新的由科研主管单位负责，档案部门具体承办的科研档案管理机制。这不仅突出了科学研究过程中档案文件材料收集的重要性，还使对科研档案全过程的监督更加有效，科研档案由结果管理转变为过程管理，保证科研档案工作与科学研究同步进行，从而进一步保证档案质量。同时强化归档资料责任管理，明确各级人员签字和盖章，确保文件责任人可追溯，从根本上保证“收的全”、“有价值”的问题，保护学校知识和技术成果，保障学校的实力和竞争力。
三、探寻新的档案利用方式，促进科研人员之间的交流协作
长期以来，由于档案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得档案的利用一直采取严格、谨慎的方式。尤其对于科研档案的借阅，不仅仅限于以上特性，还要考虑项目密级等，这就使得档案借阅手续繁琐、复杂。值得注意的是，科研档案不仅是学校发展的见证，更是科学研究的基础，尤其是研究实验阶段的档案文件材料，可以使我们在以后的研究中规避很多风险，提供很多借鉴。对于科研档案有条件地开放查阅权限，可以进一步促进科研人员之间相互借鉴、交流和科研团队之间的协同发展，有助于形成学校内部良性竞争环境，实现人才跨越式发展，进而起到推动学科发展的作用。这就需要在保密制度的原则下，对科研档案知悉范围重新审定，力求使科研人员更多地获取所需信息，并在可控的范围内尽量简化档案查阅程序，提高档案利用效率，充分发挥档案的借鉴作用，从根本上保证档案“用的好”。
四、探寻新的档案管理方式，使档案成为全面提升科研管理工作的有力抓手
目前高校的科研档案管理方式是在管理职能上平行、归档上滞后的方式，也就是科研部门与档案馆是按职能进行分工，双方对于科研档案管理没有明确的隶属关系。在这种情况下要实现科研档案的完整和准确归档，就必须相互协调、沟通，否则就会由于职责边界不清、阶段衔接不好，从而产生项目管理空白点。而且各课题组是在项目结束后，才把形成的文件材料移交到档案部门，所以项目档案的质量管理带有明显的滞后性。今后如果可以把档案管理纳入到科研管理的全过程，不仅可以保证档案质量，还能有效追溯责任，使档案管理工作处于受控状态，进而提升科研管理水平。档案管理实质上是一种质量管理，要求在每个环节中都要按计划、执行、检查和处置四个具体步骤去开展，形成闭环管理，所以通过档案管理的工具作用来全面提升科研工作的综合管理水平，应成为我们全面构建档案管理方式的新目标。这就需要高校将科研档案管理和科研管理进行一体化设计，让档案管理成为全面提升科研管理工作的有力抓手。档案管理遵循证据链、可追溯的原则，将从根本上实现管理的过程控制，并能进一步规范办事程序和管理流程，使管理工作中的各个环节都处于受控状态，实现对各职责履行情况的有效监督。
五、结语
1 当前高校公文档案管理存在的问题
1.1 公文处理程序不规范，给档案收集管理工作造成困难。由于公文信息网络的应用，实现了局域网资源共享，各业务部门下发的文件均可自行办理，导致文书部门对各部门发文失控。主要表现在：一是工作人员不能主动将文件正文交给文管人员的概率提高，使档案不能及时登记、收集，导致文件编号重复或断档，立卷时原始资料不完整。二是各部门自行输入的文件档案缺乏统一标准，公文形成过程中的处理手续不健全，档案资料缺乏原始真实性。三是文件格式不统一，文号使用随意性大，留作存档的文件无印章，将来利用时无法起到凭证作用，真实性受到质疑。四是要求统一管理归档的难度较大，面临许多技术难题。
1.2 现有机关公文档案内容繁琐、分类不科学。如各级党委和政府的文件、信息，上级业务部门的有关报表、资料，同级部门之间的函件、通报，下级业务部门往来的各种请示、汇报，等等。依传统的立卷整理方法、需求分类方案进行一级级分类、编页号、抄内目、拟案卷题目、确定保管期限、编制检索工具，等等，一环扣一环，程序繁琐，手法欠缺，效果不佳，档案专职人员经常要加班加点，有时还要抽调人员帮忙，案卷质量却难以保证。现有的立卷方式要根据本机关的职能与内设机构等编制分类方案，而分类方法又有多种选择，即使是同一机关，不同的档案工作人员制订的分类方案也会有差异，不同专业的人员操作结果大相径庭。如分类组卷过程中即使完全按照分类方案组卷，也会遇到一些文件难以确定其属类。
1.3 现有的机关公文归档管理不够规范。主要是：档号不规范，没有目录号。一卷多册现象较多；案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容，永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷；案卷厚薄不一。总之，机关综合性档案馆（室）建馆（室）时间越长、馆（室）藏量越大的存在的类似问题就越严重。
1.4 公文档案管理人员的素质不能满足要求，影响档案资源利用率的提高。在当今网络环境下公文档案的管理，需要档案管理人员既具备文秘、档案管理的知识和经验，又要具备计算机应用的能力和实践技能，两者皆备的人很少。年龄偏高一些的工作人员，对计算机无所适从；年轻的工作人员专业档案管理经验和规范化工作能力相对不足，档案管理队伍在网络环境下的建设需要一个磨合期。
2 加强机关公文档案管理的有效措施
2.1 树立“文档一体化”意识，强化“全过程管理”工作。“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体全程序真正交融在一起。这个概念的提出，旨在加强档案部门对文件管理的超前控制，保证档案的质量，减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。同时，更要强化“全过程管理”工作。首先，要树立质量管理意识。不论文秘工作，还是档案工作，每个工作人员都要确立质量第一观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是“全过程管理”的前提。其次，要制定严格的质量标准。《档案法》、《格式》和《办法》等法规对国家机关公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求及公文归档工作均作了明确规定，这是“全过程管理”的根本法规，全体档案工作人员和文秘人员应认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。最后，还要理顺管理体制，完善组织机构，建立优秀的工作队伍。要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。规定和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。要严格执行公文行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件，要依靠先进的装备和技术，配置性能优良的设备和工具，注意操作的熟练性和规范化，对一切不合理、不经济、不正当的使用行为要坚决制止。
2.2 保证质量，科学分类。一要剔除重份或无查考价值的文件，避免实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二要重新组合案卷，实现案卷规范化。尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。同时还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。三要结合档案馆（室）实际，规范著录工作。档案著录实质是压缩、贮存信息，是供检索途径，以便开展档案的利用。由于各个档案馆（室）的条件存在差异，再加上计算机管理又提出了新的技术性要求，各个档案馆（室）应该以《档案著录规则》为依据，并从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求，制定出适合本馆（室）著录工作的著录细则。四要统一分类号，便于查找，保证检索查全率。五要规范题名，保证检索查准率。在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现，影响检索的准确率。
档案分类是根据档案内容、形式的相同性和差异性，按照一定的分类标准区分档案的过程，根据具体分类对象不同，档案分类又可分为档案种类划分、档案实体分类和档案信息分类。可以通过简化分类方法等达到简化整个归档程序、分类便于检索，便于操作，如按年度——组织机构分类。把全宗内容档案先按年度分开，每个年度下再按组织机构分类。
2.3 规范网络环境下档案管理工作的数字化建设。档案数字化是新时期信息技术在档案管理中的具体应用，档案数字化的发展将推动档案资源信息化建设的进程，为实现档案信息资源的社会共享打下坚实的基础。档案数字化的关键是多媒体技术的开发与应用。多媒体技术在档案管理中的应用很广泛，如档案数字化、档案信息存储、档案信息检索、档案信息利用、档案信息编辑等，其中，档案数字化是最基本的应用方式之一。随着机关公文数字化设备的普及和办公自动化的推广应用，越来越多的档案一产生就是数字形式的，即数字档案（电子档案）。但是许多传统档案还需要通过数字化形式的转换，形成数字化的档案。目前，机关档案数字化的方式主要有以下两种：一种是数据录入。档案数据录入就是将档案著录、标引形成的、反映档案特征的档案信息，如，文件编号、题目、责任者、分类号、档号、时间等输入计算机，形成档案目录数据库。建立档案目录数据库是档案计算机管理的基础，数据录入是最常见的数字化方法，是建立档案目录数据库最主要的技术方式。一种是档案扫描。档案扫描就是采用光学扫描、数字相机等对现有的纸质档案进行计算机处理，将原有档案模拟信息转换成数字信息。纸质档案是当前机关档案保存的主要形式，档案扫描是最常见的、能够快速将大量纸质档案数字化的技术，也是目前国内档案内容数据库建设的主要手段。
随着城市现代化进程的逐渐加快，城市轨道交通的建设日趋紧迫。城市轨道交通是一个城市最重要的交通工具，对城市的交通优化、社会经济发展等具有深远的影响。轨道交通建设为百年工程，它具有庞大、复杂、多专业融合等显著特点。如何利用信息化的管理手段对工程建设中的档案进行管理，使之完整且真实地记录工程建设的全过程，从而为后期工程移交、验收及运营管理提供便利，是目前轨道交通行业档案管理中亟待解决的问题。
轨道交通行业档案归集管理的现状及问题
档案信息来源广，归集工作难度大。轨道交通项目参建单位众多，其中不仅包括设计、施工、监理等近百家单位，而且还有数百家设备系统供应商。档案信息来源既有国内单位，还有国外供货商，这无疑加大了档案归集的难度。
档案归集持续时间长，历史档案难追溯。由于建筑工地环境差，办公场所等不断变更，经常容易造成档案的遗失和破损。除此之外，轨道交通项目档案种类多、数量大等特点也会给后期资产移交、运营管理中查询历史档案等工作带来诸多不便。
档案归集检查力度低，整编过程不规范。在档案归集的实际工作过程中，大部分档案员的档案管理工作只是对过程产物进行简单存档。他们并不了解施工技术规范和要求，对资料员形成的技术资料也只是被动接收，不注重对工程资料进行规范化管理，从而对档案的检查缺乏一定的判断力，检查力度低。
档案查询方式单一，无法满足多维度查询需要。目前已有的工程档案系统能够提供简单的查询利用功能，但是还不能满足用户的个性化查询需要。例如，现有的档案查询系统缺少按档案分类查询、项目/合同维度查询等功能。工程档案的整编管理需要以多维度的方式来呈现工程文件的组织和结构，这样才能确保工程档案整编过程中的高效性、完整性、可控性。
档案归集在轨道交通工程行业的信息化管理思路及方案
档案信息收集工作的自动化。思路：在工程档案的收集中，由于档案的来源随业务应用系统的不同而不同，档案的提交方式随工程建设过程的特殊性而多种多样。另外，在档案的管理过程中，可能还会存在按照纸质和电子文件进行双轨制管理的需求。因此，在保证档案数据收集全面性的同时，还要考虑档案收集工作的效率提升。
方案：为了完成电子文件的自动收集，档案归集系统应具备采集接口、在线提交、关联各相关业务系统的功能，以实现各类文件的在线提交和动态处理，从而帮助项目参建方、业务部门和业务人员能够及时、有效、全面的完成数据采集。另外，档案归集系统应提供灵活的档案收集与规则检查功能，以便于参建方按照档案管理和收集整理的规范要求来进行档案数据的整理和提交，以减轻相关人员的整理工作量。
档案整编过程的规范化。思路：工程档案管理系统需要对所提供的档案、资料及相关标准等进行归档整编。这些档案来源于工程项目过程中的文档资料，其中还涉及使用人员与组织结构信息、工程项目信息、工程项目的参建单位信息、相关资料描述的字典数据信息（如专业、文件资料分类等）等，因此，整编需逐一排查档案属性信息、业务规则等，整编完成后需形成封面、目录、标签、条码等关联信息，形成移交清单，方便档案移交。
方案：档案归集系统提供以工程方式整编管理的功能界面，进入以工程阶段或提交单位为分类的树形档案整编界面进行档案编辑、检查及其他相应的工作。另外，可通过提供丰富、精细的在线整编管理功能来满足档案整编管理人员在线进行档案整编的各种工作需求，以提高档案整编的效率。
档案信息查询方式的个性化。思路：在工程档案管理过程中。工程类型不同，档案的类型有所不同，相应的著录信息也会有所不同；针对不同的人员角色，在档案资料的提交、整编、查询等不同阶段，需要看到的信息有所不同；不同的参建单位，能够提交和查看的档案数据也有所不同。因此，需要针对工程档案管理过程中的信息展现方面，以工程的阶段、建设单位、文档性质、专业等进行档案的多维度整理，从而提供个性化的自定义查询功能。
方案：系统提供真正的全文检索功能和按照项目区分的展示功能。全文检索功能可以按照用户的身份权限进行管理，同时在搜索结果中还可以进行进一步的细化分类，从而使用户的查询工作快捷高效。按项目区分的展示功能不仅可以实现按照传统的分类方式进行展示、按项目区分进行展示等功能，还可以提供按自定义目录树等方式进行展示，以便于相关人员进行档案查询。
[关键词]检务 档案 管理
档案管理，是对文件从产生到最终销毁或移交档案部门的全过程的管理活动，其主要目标是要将组织中的文件数量保持到一个适当的数量限度，防止不必要的或无用文件信息的干扰，简化文件制作、传递、处理以及利用的程序，改进文件工作的组织、控制方法，保证文件完成现行效用后得到适当的处置，并通过经济地保管和利用文件信息，最大限度地提高组织管理的质量和效率。
一、电子管理模式的特点和分类
1.电子文件作为文件的一种形式，具有文件的基本特征，我国文件、档案管理的一般原则和方法对于电子文件的管理同样具有宏观的指导作用。另一方面，电子文件又有许多不同于其他类型文件的特点，在其管理活动中还有其特有的原则和方法。
2.档案馆电子文件的管理模式
（1）集中式保管模式，是指将具有永久保存价值的文件（纸质或电子）送至国家指定或授权的机构、组织（通常为国家档案部门）集中保存，该类机构对其职能范围内的归档单位的档案工作进行领导、指导和监督，对其入馆档案进行实体和信息的双重控制。
（2）分布式保管模式，又称分散式保管，是指各组织、机构中产生的文件（纸质或电子）不统一移交给特定部门，而将其留存于本机构内部（库房或信息系统），加以保管和利用，该模式的代表就是“匹兹堡大学方案”。
二、检验检疫业务档案的介绍
1.检验检疫业务档案（以下简称检务档案）包括报检单及所附单证、检验检疫工作记录单、证稿、证单存档联等纸质资料、电子数据或其组合。归档是检验检疫工作流程的最后一个环节，即归档人员对通过CIQ2000出入境检验检疫综合业务计算机管理系统（以下简称CIQ2000系统）报检的检验检疫业务，根据报检类别和归档规则在CIQ2000系统中对符合归档条件的报检号逐批进行电子数据归档，并将报检单等纸质资料装订后按归档顺序号分类立卷存档。由于CIQ2000系统自动将归档号与报检号一一对应，通过报检号即可根据归档号所在的卷宗来快速调阅需要查询的报检单档案，所以，大多数检务部门都采用上述归档方式。
2.由于纸质检务档案记述并反映了检验检疫工作的全过程，为检验检疫机构内部查阅出入境货物检验检疫原始记录、了解检验检疫签证流程、确认检验检疫证单的更改/重发/核查计收费情况、检查工作质量，以及出境货物理赔案件的调查、入境货物重大索赔案件的处理、司法部门的诉讼调查举证、国内外有关部门的来函查询等发挥了一定的参考凭据作用。但是，随着检验检疫业务量的成倍增长，检务档案管理中归档过程较繁锁、归档工作量较大、档案库房占用量较多以及档案利用率较低等方面的问题日渐突出。
三、目前检验检疫部门检务档案管理的做法
1.参照企业分类管理方式，对企业进行分类建档。结合电子监管工作，对信誉好、进出口量较大且质量稳定的企业进行分类后实行简便建档管理，在CIQ2000系统中电子数据归档不需逐份录入报检号而实行批量归档。检务部门对这类报检单在CIQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门、单位注册号等条件进行待归档查询后，对符合归档条件的报检号进行批量归档；对这类报检单的纸质档案只需按企业名称、报检日期简单地建档立卷。在条件成熟时，逐步取消部分纸质档案，这样不仅有利于检验检疫部门和企业双方既节省人力、物力和财力，又提高工作效率，更充分发挥了企业分类管理与电子监管有机结合的优势，使资源得到合理配置和利用。
2.根据出入境货物的报检类别，货物的不同特性、不同风险度对不同货物进行分类建档。例如：对电子转单换证凭条到口岸换发通关单的“验证”出境货物，在CIQ2000系统中的数据归档环节，根据报检日期、主施检部门等条件将其电子数据批量归档，其换证凭条可随通关单存档联一并存档，需要时可根据报检号查找通关单流水号及对应的换证凭条。而对涉及安全、卫生、环保的进出口敏感货物，实施卫生注册登记、质量许可管理等凭证报检的货物，或检验周期较长的大型成套设备，根据需要可较详细地按货物分类或主施检部门分类建立档案。
3.适当缩短普通纸质检务档案保存期限。《出入境检验检疫签证管理办法》（国检法[1999]386号）规定“检务档案保管期限：一般出境检验检疫档案为3年；入境检验检疫档案为4年。涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现一类有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存。”在实际工作中，我们发现档案室90%以上的检务档案都是原封不动地存放3-4年后销毁，档案利用率较低。
四、检务档案电子管理模式的可行性分析
1.据粗略统计，调阅纸质档案的主要用途在于办理更改手续、工作质量检查、业务部门查阅资料和有关执法部门的来函查询等几个方面。如果在不违反检务档案管理原则和不影响检务档案利用的前提下，及时修订检务档案管理规章制度，适当缩短普通纸质检务档案保存期限，一定程度上可以解决档案库房占用量较多的问题。
2.由于检验检疫流程都经过CIQ2000系统进行处理的情况下，除了涉及重大案（事）件和典型案例，或入境货物检验检疫发现有害生物的检务纸质档案，应作长期或永久保存外，普通纸质档案的角色有必要逐步向短期、精简的方向转变，通过分类管理的方式、利用CIQ2000系统的批量归档功能及修订现行的检务档案管理规章制度等措施，或许是加强检务档案的规范有效管理、合理利用资源和提高工作效率的有效途径之一。
3.目前电子档案管理系统，为档案现代化管理提供完整的解决方案，电子档案管理系统可以自成系统，提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化设计过程管理，形成更加完善的现代化信息管理网络。如果CIQ2000系统可以搭载《电子档案管理系统》，建立具有系统设置、权限管理、数据载入、整编组卷、检索利用、借阅管理、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等十大模块的检务档案管理系统。并对档案数据库进行备份，设定档案密级，按部门按专业按用户级别设定访问权限，日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作，同时在系统中持续管理档案文件，提供借阅、归还、催还等功能，实现全电子化的档案管理和检索查询，电子智能化处理与纸质档案管理有机结合，既能管理文书档案，也能管理科技档案及其它档案。
关键词：教学档案管理 灰色聚类挖掘 综合评价
在挖掘数据过程中主要是从大型的数据库以及数据仓库中不断的发现，同时将其潜在信息或者知识提取出来，它的基本目的是对分析人员提供一定的帮助，探索各个数据间存在的关联性，发现被人们所忽略掉的要素，上述所述的信息对于趋势与决策行为的预测是非常有利的。数据实际挖掘过程中经常采用的方法是从数据库事务中查找出关联性原则。而聚类分析方式又是数据库挖掘中运用最为广泛的一项重要的技术手段，同时还是数据挖掘技术的一个分支。本文首先分析了灰色聚类挖掘算法，其次采用实例对高校院系级教学档案管理综合评价进行了论述，以供参考。
1、灰色聚类挖掘算法
这里所说的综合评价，实质上指的是对诸多属性体系结构所描述的对象系统进行全方位的评价。综合评价的方法非常多，不过由于它们的实际出发点都不相同，并且处理问题的思路也不尽相同，相互之间都存在着优点与缺点，因此，当发生综合评价问题时，人们经常不知道选择哪一种方法比较好，对于评价结果的可靠性也不清楚。一般情况下，在高校院系级教学档案管理的综合评价中，人们比较重视的是教学档案管理具有的综合评价等级，所以，笔者认为，采用灰色聚类挖掘算法较为合适。
数据挖掘处理过程中，最为重要的一个环节就是数据挖掘算法，其主要是通过灰色聚类挖掘算法及在数据仓库中所提取的数据进行的，我们能够明显的看出该组织中存在的个体类型，同时它还能准确的判断出一个个体在这些类型中属于哪一类。灰色聚类实质上就是把聚类对象对于各项聚类指标，根据几种灰类进行分类，从而准确的判断出这一聚类对象具体属于哪一类。应将各种需要进行综合评价的个体作为聚类对象，将各项评价指标作为聚类指标，及时有效的处理好各个个体指标的原始数据，然后对各个灰类区间进一步确定，并且提出白化权函数以及白化权系数，最后一步是将个体属于某一灰类的灰色聚类系数矩阵全面的计算，以此得出这一个体属于的灰类，从而获取到不同样本的实际灰类和评价等级结果。将需要预测的样本和数据仓库中已经分类的模式间进行全面的比较，得出这两者间的实际距离，这样就能够获悉到此样本与哪种模式相近，然后根据该模式的整体情况对其结果进行预测，进而获取到待识别样本的分类等级。
2、高校院系级教学档案管理综合评价实例
结合评价的实际目的，将教学档案的收集、整理、鉴定、利用、保管以及统计这六方面的要素作为评价指标体系。为了使得讨论更加的方便，本文主要通过七个教学单位的教学档案管理情况，有机的结合了专家评分及自我评分，计算出平均分数，获取到的评分结果原始数据。
有效的处理原始数据矩阵，使其趋于标准化，然后通过灰色聚类算法，结合Matlab程序将最后的结果计算出来，具有较好综合评价结果的是院系1、院系4以及院系5；中等水平的是院系2和院系3；综合评价结果最差的是院系6与院系7。从最后计算出的结果中可以明显的看出，院系1、院系4、院系5的教学档案管理水平较好；院系2和院系3的教学档案管理水平一般；而院系6与院系7的教学档案管理水平是最差的。通过这样的一种方式，能够得出好、中、差的聚类中心，数据仓库的分类模式就此形成。从待评价样本的预测方面考虑，带预测样本应与数据仓库中已经分类的模式进行全面的比较，得出它们之间的距离，以判断出此样本与哪种模式更相近，最终获取到待识别样本的分类等级。本文主要对灰色聚类数据挖掘在高校院系级教学档案管理综合评价中的应用情况进行了一番论述，可以明显的看出，其可以采取聚类的方式对高校教学档案管理进行全面的分析，从中发现教学档案管理的类型，其对于高校档案管理具有重要的理论与指导意义。作为高校系级教学档案管理人员，应围绕着科学评估与分析，结合实际情况，确保教学档案管理工作具有较高的水平。
3、结论
综上所述可知，通过对教学档案管理各项程序进行加工后的教学档案，不仅使其呈现出了清楚的编目、使用简便以及内容丰富等优势特点，而且还将该系教学工作实际情况全面的反映了出来，我们应全面的利用其具有的优势，以提高教学工作水平。只有通过这样的方式，教学档案的功能作用才会进一步提高，教学档案建设的最终目的才会得以实现。不过，在应用灰色聚类挖掘评价方式时应对三方面的事项加以考虑，一方面，评价的因素不能过多，不然，评价者难以对全部评价因素进行全面的理解，最终使得所获取的数据不具备高质量；另一方面，参加评价的对象不能过多，不然重复的操作以及繁重的负担将使得评价者反感行为的发生；此外，评价先导工作必须完善。由于笔者能力有限，本文的论述还不是很全面，希望同行们提出宝贵的意见或建议。
参考文献：
[1]吴正霞,周怡.教学评估与高校教学档案管理[J].西北医学教育,2007年02期
[2]彭韶霜.高校教学档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界,2007年14期
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