时间：2023-09-15 17:14:34
导语：在合同管理的职责的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
各省、自治区、直辖市及计划单列省辖市(行政区)土地(国土)管理局(厅)：
根据《中华人民共和国土地管理法》第九、十、十四条规定，为了使地籍管理工作制度化、规范化，经过调查研究、总结各地试点经验，我局制定了《城镇村庄地籍调查规程(试行)》和《全国土地登记规则(试行)》，现印发给你们试行。试行中的经验和问题，请及时反映给我们，以便进一步修改、完善。
在执行《规程》和《规则》中，需注意以下事项：
1. 各级土地管理干部，要认真学习地籍管理方面的知识，不断提高地籍管理水平和业务能力。
2. 地籍管理是土地管理的基础工作，地籍测量是地籍管理的专业测量。在开展地籍调查时，应充分利用各部门现有、适用的图件进行修测调绘；没有符合要求图件的地方，忆分发挥有测绘力量部门的作用，可采取投标的方法由他们承担。不论哪个单位承担，都必须执行本试行规程和规则，工作完成后，将所有原始、成果资料全部交土地管理部门。
3. 各地开展城镇村庄的地籍调查和土地登记等地籍工作，必须报上一级土地管理部门审批。
一、地勘单位在合同管理方面普遍存在的问题
随着地勘行业市场化的不断推进，除了财政项目外，地勘单位也承揽了越来越多的市场项目，因此经济合同管理的工作量大为增加，但由于各单位对合同管理的重要性的认识程度相差较大，在合同管理的具体过程中，很多单位的合同管理仅体现在签订合同时的登记、保管、借阅等简单工作上，合同管理工作的质量和层次都很低，远远没有达到现代经济社会对合同的管理要求。具体来说，主要存在以下问题：第一，签订合同前未进行充分论证和相对方调查，存在较大风险；第二，合同内容十分简单，基本合同要素不完整，不符合标准合同要求；第三，合同管理体系不健全，合同管理的制度和程序不合理，缺乏对合同履约过程的监控；第四，合同管理单纯是静态、孤立的档案管理，没有与项目管理其他部分紧密结合，导致项目管理水平不高。
二、结合项目管理，加强合同管理的基本思路
合同是项目实施的依据，是项目管理得以有效开展的前提。合同管理必须在项目管理体系内才更加具有针对性，项目管理水平的高低也体现在合同履行程度的好坏上，所以合同管理是项目管理的重要组成部分，不能孤立于项目管理的其他部分而存在。地勘单位必须调整项目管理思路、加强顶层设计、完善规章制度、创新管理工作方法、理顺管理流程、明确部门职责、升级改造管理信息系统，进一步增强对项目事前、事中的管理能力，目的是实现项目全周期管理，确保项目质量、安全、进度、资金实现全程监控。而针对合同管理，则需要在学习现代企业合同管理的基础上，根据地勘行业特点加以改进，实现合同管理的全过程、系统性以及动态管理。具体来说，应以强化项目管理为目标，将合同管理贯穿于项目管理的始终，通过建立适应现代项目管理的合同管理体系，充分发挥各部门专业优势并加强部门间的有机联系，紧密围绕合同的各个要素，利用项目管理信息系统来开展合同管理工作。同时，结合合同管理加强项目成本控制，减少项目风险，提高项目的运行质量安全和经济效益，使地勘单位生产经营管理逐步向精细化、系统化、标准化的方向转变。
三、地勘单位加强合同管理的具体措施
（一）完善合同管理基础性工作
1.建立并完善合同管理相关制度。积极推进合同管理制度化，从制度建设的科学性、实用性和长效性以及实际工作特点出发，把“建章立制”作为一项系统工程抓严、抓实、抓好。应根据项目管理的要求对合同管理工作流程进行适当调整，逐步建立起“以适应市场需求为前提，以合同管理为核心，以项目实时监控为手段”的项目管理体系，尽力避免合同管理中的漏洞。此外，还应建立合同管理的定期培训制度，定期对合同管理人员进行培训，保证各项管理规定落实到位，切实提高合同管理水平。
2.加强相对方调查和管理。应对拟合作单位进行充分的调查，确保合作前对其知根知底，并以此为基础，建立相应的客户名录和协作队伍名录。日常生产经营过程中，要对两个名录进行动态分类管理。针对客户，不但要将顾客满意度调查做好，为改进工作提供依据，还要遴选优质客户，谋求建立长期战略合作关系，以达到降低客户开发成本，促进市场经营活动，减少合同履约风险的目的。针对协作队伍管理，应制定管理办法，做好协作队伍的审查考核管理工作，合作期间要严格规范分包单位行为，促进其不断提升管理及技术水平，保证项目达到规范化标准。
3.规范合同文本。地勘单位应根据有关法律法规、制度规定的要求，及时调整、修订适合本行业、本单位特点的合同统一文本及安全协议，并对文本的使用进行规范，不但可以提高合同签订审核的效率，还可以有效规避风险，保护单位合法权益。
（二）做好合同签订前的准备工作
1.强化项目投标管理。通过投标而来的项目，项目的工期、质量、安全等要求及合同文本格式、项目的合同金额等重要信息也通过投标报价得以确认。据此签订的合同，通常是投标过程的一种延续，因此应做好投标管理工作。同时，应把好项目投标授权委托书的开具关，并对被授权人行为进行有效约束。此外，应优化标书审批流程，明确各部门审批职责，加强对投标文件的审核，同时对招投标相关资料进行妥善保管，方便随时查阅。
2.做好项目前期论证工作。对重大项目应进行尽职调查，了解项目真实性，充分分析项目在现有政策、环境、技术、安全、经济等方面存在的潜在风险，相关论证资料交院统一保管。这些论证工作中，项目预算尤为重要。预算工作贯穿于项目始终，是对项目的全流程管理，也是使项目效益处于可控状态的关键性工作。因此预算编制要科学规范。项目实施前应对对项目大额成本情况进行充分调研，尽可能贴近实际。地勘单位应制定符合自身使用的利润率控制标准，为有效进行预算编制和成本控制提供标尺，为市场项目的洽谈提供依据。同时，应把预算利润率低于利润率控制值的项目作为督察重点，有针对性的督促各单位做好项目论证、控制好成本，保证资金的回收。
（三）强化合同执行过程的监控工作
1.加强合同流程管理。地勘单位通过健全的监控体系，保证所有项目都在合同签订后实施，从而确保各类项目的实施过程，都处于单位的监管中。此外，还应明确各部门的职责，从合同洽谈拟定，合规性、合法性、合理性的审核，合同登记保管，合同技术、安全以及廉政风险监管都明确责任到人，保证会签流程的科学性和完整性。强化分包合同与主合同联系，签订分包合同必须满足主合同和成本预算的要求。
2.进一步加强合同信息化管理工作。充分利用各类项目管理信息化工具，确保合同信息的完整性和准确性，实现合同管理与项目其他管理的有效对接，提高合同管理的针对性和有效性。强化管理系统的查阅功能，为各类合同数据的统计、分析提供便利。
合同管理是建设工程项目中的核心部分，工程项目管理的各方面工作都要围绕着这个核心来开展。由于工程项目合同管理本身具有难度大、变量多，周期长等特点，合同内容比较多，同一项目甚至有多个合同，在动态的执行中，合同又很容易受到时间的影响，产生大量的变量信息和一些不可预见的信息内容，合同信息数据的规范化管理在合同控制、传递和变更管理中尤显重要。因此，面对工程合同管理数据大且繁杂的信息量，主要依靠人为力量的传统合同管理模式将会耗费管理人员大量的时间和精力，影响工作的效率。也难以满足合同管理数据准确、严密、精细、快速提取的要求，对合同执行状况难以进行动态跟踪，甚至因为不能随时快速有效提供信息数据给企业管理层做决策，而不能有效满足建筑企业之间的竞争要求。当前，我国正处于信息化快速发展时期，为工程项目合同规范化管理建设创造了良好的实现条件，只有充分利用先进的信息规范化管理技术，才能全面提高工程项目管理人员的合同管理效率，从而提高企业的经营管理水平，增强企业竞争力，促进企业稳健发展。
二、国内工程项目合同管理的基本情况
1.传统工程合同管理的现状。传统的工程项目合同管理主要体现在合同管理意识不强、管理不严格、职责不明确等方面，给工程项目的发展带来一定负面影响。主要现状有：（1）没有完善的合同管理网络，大多数企业都没有形成职能明确的管理网络，部门职责不清，现有管理人员的综合素质不高，尤其是缺乏专职合同管理人员；（2）没有规范的合同管理工作流程，工作要求及职责不明确，且管理方式还以手工管理方式为主，合同管理水平低下，使得施工项目工程的管理和执行得不到有效保障；（3）没有规范的文档管理制度，在签订书面合同时，往往不够规范，周期长，合同履行过程中不够理想且易给企业造成不可预计的损失；（4）合同管理数据不能形成统一规范的管理，丢失现象严重，查找调用费时费力，造成后期合同管理困难。总的说来，合同体系不规范不健全，合同管理水平低，仍是我国建筑行业普遍存在的现象。基于此，传统的合同管理已无法满足现代化建设工程项目发展的需求。2.工程项目合同规范化管理建设存在的问题。存在的问题主要如下：2.1思想认识不足，投入力度不够。大多数企业对合同管理的重要性认识不够，没有建立完善的合同管理机构，对合同风险缺乏防范意识，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。因此在机构设置、人员配备和经费等方面支持不够。2.2工程项目合同管理流程不够明确，职责不清。大多数企业都没有制订统一规范的合同管理工程流程，由于缺乏统一的要求，各部门权责不分明，意见很难统一，造成权力大家争、责任大家推的局面。甚至有些企业合同管理部门与其它相关部门缺乏沟通，各自为政，造成合同管理脱节，效率低下。这些都是企业管理之大忌，最终将给企业带来重大的隐患。2.3合同文档不规范不统一。建筑行业是一个高风险行业，需要有规范统一的合同文档来全面体现双方的责任、权利和风险。但有些业主和承包商不能完全按照合同规范文本签订合同，采用一些自制的、不规范的文本进行签约。有些业主甚至通过自制的、笼统的、含糊的文本条件，避重就轻，转嫁工程风险。2.4合同监督管理不到位。现阶段，在工程项目合同管理过程中，合同的申报审批、谈判签约、合同评审、履行等整个环节因无规范化管理，难以对合同全过程进行严格的监督和管理。2.5工程项目合同管理中信息化程度还比较低。不少企业在进行工程项目合同管理的过程中，常常还是以传统的手工操作为主要的管理方式，比如，在签约前的合同审批和评审环节，涉及人员众多，程序复杂，周期长，造成有些合同长时间不能签定，严重影响工程项目的进展。不仅在一定程度上增加了建筑工程项目合同管理的成本费用，还严重影响了建筑工程项目合同管理效率，制约了建筑工程项目合同管理的现代化进程。2.6合同管理人员素质不高。许多企业合同管理人员思想品德不过硬，文化水平不高，业务不精通，没有受过正规的法律教育，缺乏系统的法律知识，无法对合同涉及的各项法律问题作出正确判断，无法对合同进行有效的管理。
三、实现工程项目合同规范化管理的措施
规范化的本质是“统一”，目的是“获得最佳秩序和社会效益”，这也是规范化的基本出发点，是建设工程合同管理规范化的根本目的。针对以上工程项目合同管理的现状和存在问题，笔者提出以下几点措施对规范化管理建设进行探讨。1.加强思想引导，加大宣传力度，制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施。不断强化思想的引导，加大宣传的力度，让工程企业的主要领导和相关管理人员树立正确的工程合同管理意识，促进企业对工程项目合同管理的重视。积极组织工作人员学习建筑企业相关的法律法规和合同管理知识，尤其是对于相关的《合同法》、《建筑法》等，从根本上提升从业人员的法律意识和专业知识，进而制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施，有效增强建筑工程项目合同管理水平。2.结合行业特点，引进技术，建设集合度较高的工程项目合同统一管理平台。传统的管理方法效率相对较低，在当前信息化时代，运用计算机技术、网络技术和通信技术来进行合同管理是现代企业合同管理的必然趋势。应鼓励工程企业根据相关工程行业的实际情况，结合企业自身特点，引进相关科学技术，以合同相关法律法规作为基本原则，结合合同操作全过程中的因素，构建具有网上申报、审批、审查、签订管理、履行管理、数据统计、数据分析汇总等功能，属于企业自己的集合度较高的工程项目合同统一管理平台，有效推进本企业工程合同规范化管理进程。3.建立工程项目合同规范化管理流程。要确保工程项目合同统一管理平台有效运作，实现工程合同的规范化管理，笔者认为前提是需建立统一且规范的合同管理流程。首先，企业需形成一个完善的合同管理网络，明确合同主管部门、承办部门及其它相关部门的工作职责及要求，从而保障统一管理平台各个环节运作的有效性。其次，企业需形成一个标准化的合同操作流程，明确每个操作环节的功能及要求，以及操作的标准流程指向，使操作人员有明晰、规范的工作指南，从而确保统一管理平台快速、有效、规范的运作。最后，企业还应制定一系列与合同相关的统一标准程序文件，如在建工程一览表、合同项目申报表、合同评审表、合同标准模板、合同管理数据台帐等，以保障统一管理平台操作的有效性。建立工程项目合同的规范化管理流程，除了能够保障统一管理平台的有效运作，还能够全面完善合同管理数据，易于对合同各个环节的控制，易于对合同项目全过程的监管，也易于企业管理层查阅调用合同管理数据，快速做出经营管理决策。
四、结语
关键词：高校 合同管理制度 意义
高校为保障学校各方面工作有序运行，制定了一系列制度，在对制度落实的过程，进行对学校的管理。管理是否有效在于制度的落实，制度再好，落实不到位，也难以发挥出应有的效力。相反，即使一套存在缺陷的制度，如果能够认真落实不断改进，也会最终完善成一个合理的制度。
一、合同管理制度的含义及其重要性
制度也称规章制度，是国家机关、社会团体、企事业单位为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文，是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。现代高校的业务往来以及教职工的管理等活动，主要通过合同形式进行，合同是高校开展业务的基础，是高校运行的保障。合同管理的内容包括：合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止。合同管理的本质是要求高校规范化、标准化管理。高校要想实现合同管理工作规范有序，必须形成合同管理制度。通过制度化建设，提高管理的科学化，可以避免因为合同纠纷给学校造成的不良社会影响和经济损失。
二、合同管理制度的建设背景分析
合同管理制度是一种约束机制，其产生实际效力依赖于被执行、遵守的程度。虽然高校制定了一系列的规范，保障合同得到科学的管理，但是由于在制度落实过程中，存在着一系列主客观因素，造成制度并没有得到有效落实。只有充分了解了目前的状况和存在的问题，才能真正去建设一个科学的合同管理方式和合理的合同管理制度。
（一）合同管理制度化水平不高
纵观合同管理制度运行的情况，可以发现学校制度本身原则性规定较多，但也存在着操作性不强、标准不统一和细化不够等问题。主要包括：一是合同行文格式不规范，不同部门制定的合同内容格式不一致，部分合同管理制度以工作通知、便函等形式出现；二是合同管理制度中缺乏制定目的、适用范围、解释权归属、施行日期、监督与考核等形式要件；三是合同管理制度暂行（试行）时间过长；四是应急性制度比较多，宏观制度不足。五是不同制度间相互矛盾的现象还很突出，制度和流程数量众多，格式多样，详略不一，关系复杂，存在重复、冲突、缺失、冗余及描述不清晰的问题。这些现象削弱了制度应有的科学性和严肃性，使制度的权威性大打折扣，也使制度的作用得不到充分发挥。
（二）合同管理制度系统化不够
高校在发展过程中不断地引入并应用各种先进的管理理念和方法，这些理念和方法的引进一般都以项目实施的形式展开，并随着项目的结束以各种制度和流程文件的形式给单位留下一套套管理体系。这些项目通常是以一个或几个部门为单位展开的，职能部门由于职责分工所造成的边界效应也进一步加剧了所谓“管理体系孤岛”的形成。“管理体系孤岛”给高校造成的直接问题就是使职能部门的边界不清楚，业务界限不太清晰、部门间沟通不够通畅，管理链条过长等诸多问题。同时，合同主管部门分散，每个部门自行制定合同管理规范，权限、分工不明晰，造成部门之间、工作人员之间责任不明、推诿扯皮，各行其是。合同管理制度作为制度管理的重要内容，更应该系统化，使合同管理带有自己的工作特点，自成一体。
（三）合同管理制度落实方式不完善
合同管理过于依赖人去执行。工作人员的业务素质、领悟能力、熟悉程度、工作自觉性、执行规章的原则性等等，都会影响到制度执行的准确性、全面性和及时性。同时工作人员执行制度意识不强，缺乏责任心和持久执行的韧劲，使合同管理制度落实不彻底。同时，由于手工操作具有一定的随意性，使流程在实际操作中容易出现偏失，从而使合同管理制度实施的效果受到影响。另外，由于缺乏高效的合同管理程序，合同经办人员和管理部门在合同签订和审核过程中无法按一定的方式、时间和顺序进行工作，致使办事效率降低；而合同签订后没有一定的传递、监督程序，使合同的执行处于无序状态，影响合同的正常履行。
（四）缺乏专业的合同管理人才
由于没有成立专门的合同管理机构，合同管理人员大多不专业，造成制定的合同条款不规范，合同签订不严谨。合同管理的意识差，管理的技术含量相对较低，思想上不够重视。合同法制观念淡薄，缺乏合同法律的相关知识，风险意识不强。签订合同时缺乏了解对方当事人，对方的履约能力不了解，没有严格审核对方的营业执照、资质，不能认真根据国家法律和学校文件制定合同，对合同的主要条款没有认真推敲，随意草率地签订合同，致使在履行合同过程中时常出现纠纷和违约现象，给学校造成了不良的社会影响和不必要的经济损失。
三、合同管理制度的构建
文章在总结本校合同管理制度、借鉴国内外高校与其他单位合同管理制度的基础上，认为科学的合同管理制度应该包括以下要件：
（一）合同管理的全生命周期管理
确定制度的生命周期。合同管理制度的全生命周期，可以概括成从部门内部最初的确定管理机构和明确职责开始，经过合同订立依据、合同谈判组织、合同审批，到合同授权、合同签署、合同生效，再经过合同履行与合同终结，对合同运作全过程进行逐步改进与优化，形成整个单位的合同管理制度。
首先，从组织上采取措施，实施规范化、制度化、标准化的合同管理，制定一整套合同管理的有关工作制度和规定，对合同管理的组织、合同管理的程序以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、检查、清理等每一个工作环节均作出明确规定。
其次，实现全过程、动态的合同跟踪管理。对合同实施过程中的变更、调整、补充等的管理，保证合同履行的统一性和连续性。重视合同变更处理的程序和依据，发生重大变更时，应同时进行合同变更；发生与约定不符的情况时，要及时协商，签订补充协议，并明确相应作废的条款、协议，以便对建设项目合同管理进行动态控制，真正实现全过程管理。
（二）合同管理业务处理制度化
制度是管理的基础、业务操作的规范。针对合同管理，建立一套严密的合同管理工作制度，建立“统一领导，分级负责”的管理体制，制定工作发展所要求的新机制、新规范，并通过政策来保障制度的运行。
首先是合同管理制度标准化设计。合同管理标准化，对合同管理程序体系建立、合同流程规范化、合同管理模式、合同形成、合同内容、合同有效执行等所做的标准化规范。结合管理实际，对制度存在问题进行复核，提出对原制度改造、整合、拆分或废止、增删等建议，对常用合同进行文本格式化和通用条款要约优化等工作。合同订立的依据参考，是否符合国家法律法规和上级的有关要求，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和学校合同管理办法，制定合同。确定合同权限管理，对不同文本、不同金额、不同类型等合同明确合同权限，例如用人合同、采购合同等审核的权限。
其次，完善单位合同管理岗位责任制。主要目的在于对于合同管理的主办部门、协办部门以及主管部门的职责和合同管理人员的日常工作的责任明确，建立完整清晰的权责利关系，监督合同管理人员认真完成工作范围内的管理工作，明确职责分工，形成完善的合同管理体系。学校合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。校长全面领导合同管理工作，分管校领导、有关职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理职责。
（三）合同管理制度内容表式化
为能更好地理解和掌握合同管理制度的内容，更加形象化的浏览合同管理制度，将合同管理制度进行表式化，用表格化的方式展现内容。一是对合同内容进行汇总简化，认真设计表格行列格式和内容，确保表格简单化和美化。一张张简单明了的表单，以直观的图形或简洁的文字将文字制度执行中的关键节点以表单的方式予以体现；二是确定合同管理标准件，全省采取统一的填写格式或者审核格式，确保工作的可行性和有效性。照表单中项目和步骤执行，就是遵章实施的过程。实行表单化管理，员工“照单执行”，避免了由于对文本制度理解上的差异，大大降低了员工的执行成本。员工作业时，只需要严格执行表单，照表单既定的步骤和内容执行就可以了，不需要靠记忆和对文本制度的理解执行，使复杂问题简单化，能够得到“想违章”都难的效果。例如合同审核表、合同履约单和合同终结表。三是表述合同管理权限，对合同管理制度中明确的不同合同审核权限具体明确，并运用表格的形式确定。固化审批业务流程和审批权限，明确审批责任，杜绝人为偏差，使操作流程更加规范化，真正达到依靠制度规范牵引。
（四）合同管理制度的表式内容流程化
各种制度和流程之间的关联直接决定了整个管理体系是否有效衔接，也决定了其运转的效率及效果。业务流程管理就是对业务流程的执行、管理、监控以及优化的过程。通过进一步固化流程，让制度更广泛的“落地”。制定在线审批流程，合同签订后，按照系统预先固化的步骤和权限，在起点开始传送带式自动在线流转，在预先设计的控制点自动停留，等待处理。
本节点人员审批处理完成后，自动向下一节点流转，直至业务流程终点，不受人为干扰。借助信息系统平台，将合同涉及的各部门活动固化到信息系统，实现在线流转。将所有与合同相关的制度、岗位职责、权限指引通过业务分类与流程进行一一关联，并全部固化到系统中。通过对内容的流程管理，使合同的运行情况一目了然。
（五）流程内容信息化
以现代通信、网络、数据库技术为基础，对合同各要素汇总至数据库，将合同过程数字化，并加工生成新的信息资源，提供给各层次的人们洞悉、观察合同业务中的一切信息。信息化管理使合同制度在横向和纵向上集成，展现出完整的端到端的流程，真正实现所谓管理的“横向到边，纵向到底”。
合同管理模块的各部分，如合同订立、合同审核会签、合同签署、合同履行、合同终结等要件，全部数字化，合同概况信息可查询、检索，合同内容可在线浏览、全文检索；合同与业务部门的应用实现数据级的共享交换；合同与业务部门的工作流程实现应用级的互联互通。
借助现代信息化技术和手段，将业务流程、审批控制点和权限在系统中进行格式化固定，实现网上区分业务，流程自动流转，审批控制点不可逾越的审批模式，如果超出权限，则系统会发出业务预警。通过建设授权机制，明确不同级别流程的管理权限，部门与合同类型的对应；合同类型、合同金额与合同权限的对应；合同履行与合同审核对应；合同结算与合同履行对应；合同终结与合同履行对应，从而使合同管理更加有效。信息化管理能动态跟踪业务活动的信息，实时提供历史数据，可以有效掌握合同活动过程。这样可提高合同审批的效率和透明度，谁拖而不办流程就会停止在谁那里，责任显而易见。
四、合同管理制度建设的意义
经过对合同管理制度的实行，从效果上来说，既能保证合同不折不扣的被严格遵守，还取得了不少其他成果。
（一）实现半纸化、无纸化办公
充分利用OA系统和综合处理系统，启动半纸化办公。实现了从订立、复核、履行和终结等一系列程序，基本取消了纸质审批。从有纸化到无纸化办公的转变，这不仅节约了办公成本，促进了厉行节约，建设节约型机关，还极大提高了办公效率，提升了信息化工作水平。
合同管理系统可实现远程业务处理，改变过去以人力携带纸质资料逐环节办理业务的审批方式，业务审批依托网络自动流传，审批流程透明，审批速度加快。减少纸质凭证的人工传递，免除了业务人员在各办公场所区间的往返，使审批业务由固定场所、固定时间的审批，转变为任意场所、任意时间的审批，解决了因内控流程复杂、审批流转单据多，数据量大而造成的管理成本高、效率低的问题，实现“无纸化、无腿化、省钱化”办公。
（二）节省费用
合同管理系统的运用，节省了物力和人力资本，直接结果是运营成本的降低，由于减少了事故的发生，也节省了因不当操作带来的损失。在工作实施中，每一步都精确标明，或文字或示图。该项工作的开展，只需按照表单的说明一项项操作就可以顺利完成。传统的审判方式是固定时间、固定场所、固定人员的审批方式，这种方式使业务操作人员因审批者开会、出差等原因造成无法及时审核而增加工作量甚至影响业务开展，而在线的管理方式则消除了这种弊端，利用网络优势，实现远程控制，使内部控制及审批业务，由固定场所和固定时间的审批，转变为随时随地的审批，有利于提升工作效率，节省了办公费用。另外，加强单位的合同管理可以更好地提高合同的履行率，在很大程度上能够避免一些不必要的经济损失。
（三）制度无形执行
实施信息化的管理系统，将其固化在信息系统中，让员工不得不按既定的制度和流程办事。制度的执行按程序进行，各部门各负其责，使制度运行合理，使员工养成遵守制度，遵守章程的好习惯。合同管理制度成功推行后，员工们感受到制度落地带来的便捷和成就感，会自然而然地认同并习惯这些制度。在这种基础和环境下，顺势陆续推行其它制度就会更加顺利。同时充分发挥员工的首创精神，鼓励员工结合实际大胆地探索一系列行之有效的合同管理方式，并及时总结经验、予以推广。
让员工自觉树立按流程办事的观念和流程管理的思想，改善了培育遵章习惯的途径，提高了生产人员的工作效率。由于标准一致且执行过程不因人而异，工作成果的不确定问题得到控制。由高调高压式靠人推行管理，转变为静悄悄靠系统践行自我管理，形成“制度至上”的单位文化。
（四）有效避免事故的发生
近些年来传媒集团取得了突出的进步，集团内部管理的内容比较多，影响因素也随之增加，因此做好经济合同的规范管理工作至关重要。本次研究中以传媒集团经济合同管理现状为基础，结合具体情况，对如何强化合同的规范化管理进行分析。
在社会主义市场经济的影响下，各行各业的经营管理理念和管理机制出现了不同程度的变革，都是以市场经济为导向，对内容管理方案进行适当的调整。传媒集团的业务范围比较广，包括：传告传媒、互联网科技、影视投资、金融管理和休闲体育等方面，业务范围逐渐扩展，针对管理内容的多样性，在实践阶段必须落实有效的规范处理形式，满足合同管理的各项要求。
一、传媒集团经济合同管理现状
(一)所属机构管理混乱
集团发展中对不同的所属部门有不同的要求，由于下属的项目部比较多，包括：广告传媒部、策划部、人力资源管理部以及财务部等，因此需要对各个所属结构进行精细化管理，满足管理机制的整体要求。但是在实践阶段存在所属结构管理不合理的现象，部分项目缺乏有效的规划设计形式，增加整体管理难度。如果出现所属结构管理混乱的现象，必然导致合同项目流于形式。
(二)前期项目审核不合理
在签订合同前，需要了解对方是否具备主体资格，合同必须保证公平性和合理性。但是在传媒集团的经济合同审核阶段，存在前期项目评估不合理的现象，部分不具备资质的集团参与到活动中，最终导致签订的合同无效。前期项目的审核显得至关重要，缺乏完善的审核机制，必然会增加合同管理风险，甚至对集团的经济效益造成损失。
(三)法律机制约束不到位
传媒集团的经济合同起到明显的职业性作用，在合同签订之前需要考虑到法律形式的具体要求，确定有效的约束管理形式。但是实践阶段存在法律及时不健全的现象，项目负责人自身业务能力不足，习惯于使用对方主体提供的格式签订合同，部分工作人员则没有及时对项目进行检查就在合同上签字，导致合同评审流于形式。如果在履行合同的阶段，双方存在争议，无法按照约定履行合同，则无法根据合同要求，获得充分的索赔，增加了经济损失。
(四)合同资料管理失效
传媒集团的合同管理起到明显的控制作用，能及时对各项内容进行有效的约束。因此在实践阶段需要做好跟踪处理工作，及时对建设项目进行诊断。此外随着项目管理水平的不断提升，对工作人员的法律防范意识也有一定的要求。在具体管理中如果存在合同资料失效的现象，物资采购以及设备的租赁无法进行有效的管理，最终导致合同失去原有的意义。
(五)项目法律风险大
传媒集团项目部承担合同的签订工作，在签订前需要做好风险调查工作，考虑到所属项目的具体要求，对风险进行有效的评估和分析。但是在履行阶段，需要对合同项目进行变更的时候，由于部分条例是口头约定的，没有按照项目条例履行，事后对方不承认，如果没有其他有力的证据，则会导致没有理论依据，项目部需要承担更多的风险。项目部在合同管理和履行的阶段，如果忽视了对项目部门所属职责的有效划分，必然对后续管理造成影响。
二、集团经济合同的规范化管理措施
考虑到集团经济合同管理的特殊性和复杂性，在后续控制阶段，必须从实际情况入手，以现有的职责体系为例，做好不同阶段项目管理工作。以下将对集团经济合同的规范化管理措施进行分析。
(一)采用现代化管理手段
传媒集团的各项管理职责比较特殊，针对不同项目的特殊性，工作人员需要从实际情况入手，采用现代化的管理手段，对影响因素进行有效的评估和分析。当前在合同处理阶段会出现不同程度的经济纠纷的情况，企业外部形象受到影响，因此可以从实际情况入手，采用现代化的管理手段，及时对各项条例进行对比分析。
集团可以借助自身改革发展时机，结合市场经济的具体要求，做好规范化管理工作。计算机辅助管理技术起到了重要的作用，可以采用计算机技术实现合同管理的评审、签约和履行等程序的管理。分公司要对自身业务项目进行分析，按照合同机制的后续执行要求，进行动态管理，最终保证管理的有效性。
(二)提升工作人员管理意识
传媒集团在经济合同管理中可以聘请专业的管理人员进行管理，同时提倡全员管理形式。总公司和分公司需要了解规范化系统的要求，以责任考核形式为基础，对经济效益进行分析。分公司在所属指标划分阶段，要采用层层管理和层层加压的形式，项目负责人、经营人员和合同管理人员要明确自身分工，对法律变革形式进行分析。此外开展合同法律法规教育，通过企业内部媒体造势，宣传合同法和建筑法，通过开展“重合同、守信用”活动，强化全员
诚信意识。
(三)完善合同管理制度
传媒集团要建立有效的经济合同管理制度，对各项活动进行分析。考虑到规范经营活动的要求，要提升经济效益，防范各种风险，起到维护自身权益的目的。针对职责划分不明确以及岗位要求不明的现象，可以开展组织管理形式，对各个部门的具体工作进行细化处理，按照具体要求落实管理制度。在内部管理中涉及到科技形式的应用、品牌策划、影视管理、知识产权管理等方面因素，要对各类数据进行详细的分析，以数据为支撑，最终达到理想的管理效果。
(四)落实合同考察工作
传媒集团作为我国新型产业集团，其发展前景比较乐观，整体管理阶段，涉及到的内容有很多，但是受到内外因素的影响，在管理阶段会存在不同程度问题，增加后续管理难度，在前期必须做好基础考察工作。包括对方的经济能力，集团内部管理形式和未来发展趋势等，只有将各项工作落实到实践中，才能保证项目的有效性，避免出现严重的风险。如果合同包括附属条件，双方应在主合同中明确本合同的所有有效附件，经加盖双方印章后方具有同等法律效力。
(五)完善最后审核程序
律师和相关工作人员需要对涉及到的法律条款进行有效的处理，传媒集团在后续发展中会遇到很多风险，因此为了保证条例符合法律框架的基础要求，需要做好最后的审核工作。该环节也是合同管理的重要组成部分，要不断扩展执行力度，以绩效考核体系为基础，做好后续的跟踪管理，直到完整归档。同时传媒集团要根据不同项目的属性要求，制定出符合本集团发展的不要版本的合同，将关键注意事项纳入到合同中，最终保证集团的经济效益。
三、结束语
在市场经济的影响下，很多经济主体出现了改变。传媒集团需要从实际情况入手，以现有的风险管理体系为基础，结合行业性质和企业发展特点，对风险进行有效的评估。同时传媒企业要采用规范化管理的形式，构建项目合同管理防线，对各项影响因素进行分析，减少消极因素的影响。项目负责人要不断提升自身综合能力，从集团的经济效益入手，对合同进行有序的管理，完善管理章程，最终保证合同管理的有效性，促进集团的可持续发展。
关键词：合同管理 法律风险防范 合同管理目的
现代企业的经营多半是通过合同形式（包括商谈、签订和履行三阶段）来完成交易的，因此合同管理是企业内部管理的核心内容，法律风险防范是其主要价值目标。合同法律风险则是以权益实现或责任追究为核心的法律权利义务体系，包括权利与义务的合理分担、归责要素和责任承担等三个技术层面，大体属于可预测和可控的范畴。在现代企业管理体系中，合同管理贯穿于企业的计划、采购、生产、销售、财务等所有管理部门，通过强化企业合同管理水平可以促使企业各部门的管理水平以及整体管理运行素质获得全面的提升。目前中国企业由于合同管理模式选取不当，普遍存在销售与财务、采购与品保、物流与业务等部门在管理目标上相互矛盾，相互冲突，各自的合同管理职能受到严重限制，企业合同管理职能长期得不到有效发挥。目前全程合同管理理念已经逐步走向成熟和规范，笔者依据这一现代管理理念，结合十多年来为企业提供专业法律服务过程中的切身体会和理论思考，对目前企业在合同管理中存在的误区进行评析。
一、将合同管理定位于合同书的管理
不少企业认为合同管理就是对合同（纸质文书，即合同书）的管理，中心工作是按公司内部签约授权等级对商谈中的合同进行审查、会签和盖章，然后对已签合同进行备份、分类归档和保管。这种合同管理模式将合同管理的本质视为合同订立过程的流程管理，不能真正有效防范企业的法律风险和实现企业合同管理的目标，属于计划经济下借鉴行政管理模式的传统思路。从静态管理的角度，这种合同行政管理模式是将合同管理理解成单纯的合同文件管理，动态过程则表现为业务部门拟定合同样稿，法律部门（包括法务部门和顾问律师，下同）对合同的法律问题进行把关审核，最后由企业领导签字后交办公室盖章。这一管理模式忽略了合同交办审核的细节，包括当事人背景资料、前期谈判的焦点、合同履行的技术细节等问题。同时将合同管理工作全盘交公司法律部门处理，而法律部门仅负责其中合同法律条款的审核。事实上企业的法律风险存在于经营交易的全过程之中，包括从合同商谈（包括新客户开发）、合同签订和合同履行（包括交付货物或提供服务，支付货款）等各阶段都会存在相应的法律风险。目前中国企业面临最大的合同法律风险有两个，一是按时保质保量交付问题，二是应收账款回收问题。以应收账款为例，“表面上是财务问题，实际上是一个合同管理问题。如果仅仅用追讨欠款的事后处理方法来解决应收账款问题，企业只能是头痛医头、脚痛医脚、前清后欠，永远无法真正走出拖欠的困境。”我们只有将法律风险防范机制前移，强化事前的法律风险评估机制，建立事中的法律风险控制机制，对客户采用信用等级评定机制和分类管理的合同管理模式，构建全程管理模式，才能有效解决企业间拖欠货款问题。
二、将合同管理视为专属公司法律部门的工作
很多企业认为合同管理是专属于公司法律部门的工作，其他部门只是配合法律部门的工作，甚至不少中小企业根本就没有法律部门，也没有专人负责合同管理工作。我们认为这种合同管理模式是错误的，因为法律部门只是参与合同管理的一个职能部门，公司的很多部门皆与合同管理密切相关。以合同审查环节为例，现行的合同审查机制基本上是业务部门将合同文本交法律部门进行形式审查，由于法律部门不了解合同背景资料，无法掌握合同缔约过程的细节，无法对合同的合法性、合理性和可行性进行有效的审核，进而无法对潜在的法律风险进行有效的识别。为保证合同目的的顺利实现，“合同审查应当不仅仅就拟定的纸上条文进行风险审查，更需要对合同的整个商谈、磋商过程有所了解，追溯合同反映出的每个问题的渊源，并了解交易背景和自己一方的立场及所关注的主要内容”，并会同财务部门和业务部门对合同的效益性进行会审。而在合同履行阶段，传统模式是法律部门是不主动参与的，而事实上企业各管理部门是需要分工合作的，法律部门则应成为合同履行的协调者和监督者。例如财务部门的主要职责是开票、对账、结账和财务数据分析等；业务部门（包括采购和销售）的主要职责是进行客户开发、资信调查、合同商谈和签订合同，联系品保（包括采购和生产部门）部门安排生产，联系仓储部门交货，协助财务进行货款回收等；品保部门的主要职责是负责打样，安排生产进度，监督产品品质，参与产品安装、调试和技术培训等；物流部门（包括报关、仓储和运输部门）的主要职责是安排发货（包括退换货），核对交接货清单，办理物流保险等。在合同履行过程中，通过与其他各部门进行定期会商、不定期的走访交流、合同月报制度和重点领域采取的专项风险防范机制，企业法律部门可以掌控合同履行过程的动态情形，并对可能引发重大法律风险的环节和项目进行重点监控，可以有效控制合同履行过程中的法律风险。所以我们说合同管理应是企业各部门共同参与管理，而非仅仅是法律部门的工作。
三、重视合同签订环节，忽视合同履行环节
现在很多企业对合同的签订环节很重视，建立了合同审批办法和流程，但没有重视合同在履行（包括合同的变更、转让和解除等）环节的法律风险控制。我们认为合同签订的目的是实现合同价值，但合同签订后不会自动全面履行。现在不少企业没有建立合同履行法律风险控制机制，也没有必要的证据意识，导致对方违约时不知道即将面临的法律风险，更不知道应如何妥善应对。譬如合同法规定发生质量问题应及时通知对方，但质量异议通知函的内容该怎么写，不少企业的业务员并没有清晰的概念。笔者的一件质量索赔案，因对方交付的货物有质量问题，业务人员曾用电话方式告知对方，后来又采取传真方式通知对方，但对方没有书面回复。在法庭上对方声称没收到质量异议通知。因为双方的合同约定：“若有质量异议，须在收到货物后十天内提出，否则视为验收合格。”最后因该企业没有证据证明提出了质量异议，结果直接导致案件败诉。其实我们只要建立相对完善的合同履行环节的风险防范体系，即能有效化解法律风险。以质量索赔为例，我们必须建立完善的索赔流程，及时保全相关证据，才能有效地向违约方索赔损失。即企业在产品检验后发现存在质量问题时，应在传真质量异议通知书时提示对方回传期限，如果对方没有回传就应立即书面邮寄，或直接书面邮寄，并保留邮寄凭证和邮寄材料，这样才不致出现因通知程序缺失导致败诉的情形产生。因此只有加强合同在履行环节的控制机制，才能真正做到对企业经营风险事前有识别，事中有控制，事后有救济，全程有预警。
四、重视事后诉讼救济，忽视建立诉讼前的法律风险预警机制
许多企业认为合同管理只是为了便于解决纠纷的制度设计，关注点在完善法律纠纷的诉讼解决机制，并不关注事前的法律风险识别和评估，往往是处于纠纷之中却发现自己身陷法律风险之中，造成要么案件胜诉了却发现被告无偿债能力，要么案件败诉。其实预防诉讼的成本远比诉讼本身小，且效果明显。内中的道理与扁鹊三兄弟的故事同出一辙。史载：“魏文王之问扁鹊耶？曰：子昆弟三人其孰最善为医？扁鹊曰：长兄最善，中兄次之，扁鹊最为下。魏文侯曰：可得闻邪？扁鹊曰：长兄于病视神，未有形而除之，故名不出于家；中兄治病，其在毫毛，故名不出于闾；若扁鹊者，镵血脉，投毒药，副肌肤，闲而名出闻于诸侯。”战国时扁鹊行医在三兄弟中最出名的缘故是因为大家都习惯上认为医生是看病而不是预防的，平时不注重定期体检，对潜在的病灶采取预防和保健措施，而是等到疾病爆发了才想到聘请医生。病看好了是良医，看不好就是庸医。对律师来说也是一样，大家都习惯上认为律师是打官司的，而不是预防诉讼的。实际上我们知道决定案件胜负的关键因素是企业采取的法律风险防范机制是否有效，其次才是律师法律业务能力的高低。目前中国绝大多数企业的合同管理模式也处于类似的思维定势，我们认为完善的法律风险预警机制应由以下四个方面构成：证据预警、时效预警、质量预警和偿债预警。证据预警是指避免因证据缺失导致证据链条断开，造成无法充分举证或举证不能的情形出现而采取的措施。时效预警主要是指距最后一次付款接近两年、此后无书面催收记录也未达成书面还款协议时，法律部门应通过书面催收等手段中止或弥补时效的措施。质量预警是指在合同约定或法定检验期间内，或在质量保证期间内，对货物质量进行及时的检验，如发生质量问题应及时通知对方，并保留相关书面证据的措施。偿债预警是指负债方逾期偿还货款，或遇负债方有改制、合并、分立、破产、隐匿财产等情形，可能影响到货款正常清偿时，法律部门应及时向企业相关部门汇报情况，及时采取法律措施以保障企业债权的安全性。企业应建立动态的合同管理监督机制，对可能产生的对将来诉讼局面不利的法律风险及时采取预警措施，避免或减少不必要的经营损失。
综上，我们认为不仅要关注合同签订的风险识别和完善诉讼救济机制，更要关注合同履行的风险控制和诉讼前的预警机制。首先要建立和完善企业合同管理的专职法律机构，包括建立企业法务部门和聘请专业的律师团队，从机构上保障合同管理能得到常态化的执行和监督。其次是从制度入手制定切实可行的合同管理制度和操作流程，使合同管理工作有章可循，包括资信调查、合同会签、合同履行、纠纷处理等环节，并通过建立合同示范文本库、律师专项法律服务、年度法律检查等方式来不断完善企业的法律规章制度和操作流程。最后是对合同管理参与人员进行定期管理和法律培训，通过提高人员法律素质来促成各部门间的协调合作，提高合同管理水平和效率。只有企业做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、救济和预警都处于有效的运行状态，做到机构、制度和人员三落实，形成完善的全程合同管理体系，才能真正实现防范法律风险的合同管理目的。
参考文献：
[1]孟宪生.全程合同管理模式.焦点房产网，http：，2012，3，13
关键词：合同管理；制度
企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，企业的经营成败与合同管理密不可分。企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。
一、公司合同管理中存在的问题
公司的合同总类繁多，其中主要有两大类，一类是涉及营销的收费合同和供用电合同，一类是工程有关的工程施工合同，设计合同以及监理合同等。不但合同的种类繁多，而且数量也多。这势必给合同管理带来很大的压力。合同管理工作也难免存在问题。通过调查研究，公司合同管理上的问题主要有以下几个方面：
（一）合同管理的模式问题
现代企业的合同管理模式一般采用企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。而当前公司合同管理没有统一管理的部门，各业务部门各自为政。
（二）合同管理的制度问题
合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。目前公司在合同管理制度上存在一些问题，还有很多不足之处。例如，合同没有归口管理，合同专用章使用比较混乱，合同管理没有纳入考核等等。
（三）合同签订不严谨，合同审查制度执行不严
合同谈判、审核需要解决三个方面的矛盾：一是合同的合法性，包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力以及合同经办人是否有授权；合同内容是否符合国家法律、政策和有关规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。二是合同的严密性，包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；三是合同的可行性，包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。这三个矛盾在合同生效前如未尽到注意义务，合同生效后很可能产生更大的矛盾。
（四）重视静态管理、忽视动态管理，合同履行监管不足
在合同产生的前期阶段，企业往往高度重视，一旦合同签订了，合同就束之高阁了，甚至忘记了合同履行过程是实现权利义务的过程，因此企业合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。合同履行监控不足经常体现在：一是应变更的合同没有变更；二是对合同的履行情况没有进行跟踪，不能够利用合同管理这个手段对项目的进度、质量等进行有效的控制。
二、加强公司合同管理的措施和建议
（一）建立合理有效的合同管理模式
建立合理有效的合同管理模式，落实合同管理的机构、人员，建立健全合同管理制度，使合同管理逐步规范化。在这个过程中应注意两个方面：
1、对合同专用章的保管及使用制度。根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定，企业的公章和合同章具有法定的法律效力即企业公章等于企业的签字。在合同中，就算没有企业法定代表人或者授权人的签字只要盖上了公章或者合同章。也可以认为该企业已经认可了该合同的有关条款，该合同对该企业就有了法律的约束力。当然。如果是企业内部职工私自使用公章为自己谋取利益则企业无须承担责任。《最高人民法院关于企业职工利用本单位公章为自己实施的民事行为担保企业是否应承担担保责任问题的函》[1992年9月8日法函（1992）113号]对此有规定。值得注意的是，对如何界定职工的私自使用行为企业对此负有举证的义务，这在实际中是有相当的困难的。建议合同章由专人保管，各类合同在需要盖章的时候，需在合同章保管人员面前当面加盖。
2、对企业职工合同签订授权的管理与控制。由于公司的业务部门多、涉及面广，因此不可能将所有的合同签订都集中于某个人身上，这就会产生权力授予与权力控制的矛盾。建议明确各部门的合同签订权限，以及相应合同的负责人，并且不定期检查合同台账，做好监督。
（二）切实把好合同签订审核关
在签订合同时，严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力。对合同条款要认真推敲，确保合同应具备的条款齐全、准确；确保当事人明确双方的权利、义务；确保文字表述确切无误；充分发挥公司法律专职的作用，为合同管理增加一道“专业知识”的防火墙。公司的固定合同版本要与时俱进，根据实际情况进行相应调整。
（三）提高合同管理人员素质
提高合同管理人员素质是公司合同管理的首要任务：一要选好人员，二要组织好在职学习，三要建立岗位责任制，明确他们的责、权、利，同时企业必须加强合同意识，重视合同管理，要从思想上真正意识到合同的重要性。企业应当选择本企业优秀人才担任合同管理人员，对合同管理人员必须实行岗位责任制，明确他们的责、权、利。企业可以经常举办学习班、讲座等，提高全员的合同管理意识。
（四）重视合同变更管理
关键词：企业；经济合同；管理；现状；对策
一、企业经济合同的签订
（1）合同签订的注意事项
双方当事人在经济合同的签订之前，需对双方都有清晰、彻底的了解。如，对方当事人企业是否真正具有企业经营权、是否具备有效的法人资格、是否对合同的履行有充分的履约能力、是否具有良好的诚信以及签约人真实的法人身份或有效的法人委托权限等。在做到对对方利益的让步时也要考虑是否符合自己的经济利益需要；双方都需有清晰的思路，对于双方的各方面实际能力予以切实摸底，防止上当受骗和无效合同签订的发生；确保合同签订以后的真实有效性；与此同时在合同的签订时必须遵循我国的《经济合同法》、《公司法》等其他相关的法律法规。
在签订对外经济合同时，签订合同的主体必须是企业法定代表人，如果法定代表人无法出席，则委托人必须持有有效的法人委托书等有效的委托依据。除此之外，其他非法委托人或超越权限人都没有对外签约的权限，签订的合同不具有法律效力。
（2）合同签订的格式要求
在双方经济合同的签订时，除了采用正常的书面格式以外，还必须使用统一的经济合同文本进行签约，两者缺一不可。否则属于无效合同。以上两点遵循以后，在签订的内容上首要要明确合同双方当事人的权利、义务，在对权利、义务阐述时须做到字字斟酌、语言明确具体、文字表达要清楚精确，不能含糊其词，更不能有错别字的出现。具体的注意事项如下：
1.合同部首部分；注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
2.合同正文部分；注意: 产品名称; 技术质量; 运输方式及运费负责应具体明确; 交( 提) 货期限、地点及验收方法应明确; 价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价; 违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。
3.合同结尾部分；注意: 双方都必须使用合格的印章--公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章。
二、我国目前经济合同管理中存在的问题
（一）在经济合同管理中关于合同方面存在的问题
1.在企业经济合同签订的实践中，往往在合同的签订主体中出现一方当事人不具有签订资格或者超出其权限范围，甚至还有根本就不具有签订合同的资本主体。
2.在企业经济合同签订的实践中，一些当事人对经济合同签订条件认识不深，对于对方当事人及其企业调查不透彻，在合同的签订中没有依照法律规定的期限格式办理，签订草率，使签订的经济合同没有书面依据,合同内容不真实，造成巨大经济损失无法索赔,一些甚至还要向对方承担责任。
3.在企业经济合同签订的实践中，合同内容不明确，签订合同的条款存在漏洞，对双方当事人的权利、义务没有明确规定，在对于有效履约的条款编制中规定模糊，甚至一些出现忘记规定，合同内容粗枝大叶，导致违约方使对方利益得不到保护。
4.在企业经济合同签订的实践中，一些合同履行主体没有按照合同规定严格履行合同签订内容，从而造成对合同不完全履行或者瑕疵履行的后果，以至承担因违约造成的损失。
5.在企业经济合同签订的实践中，出现当事人双方由于个人利益导致发生纠纷，在此没有树立正确的法律意识，没有从客观出发，去取得和保存有利的证据，致使自己处于不利情况。另外，也有一些人出于侥幸心理利用经济合同来做违法活动。
（二）经济合同管理中有关管理方面存在的问题
1.一些企业在经济合同的管理中，没有把经济合同管理工作切实落实到位，而对于合同管理制度也过于形式化，对于管理的机构、人员因素等都没有正规的定位。也没有把经济合同管理工作重视起来，认为合同签订完成就算大功告成，没有把经济合同管理作为一项重要的企业管理工作来抓，致使经济合同管理工作无法渗透到企业生产、销售、服务全过程中去。
2.在企业的管理中，由于一些人情、面子关系问题，致使企业内部经济合同的签订效率不高，很多时候达成口头协议或基于对对方的信任而无书面协议等。
3.在一些经济合同的签订中，对于签订内容审视不严谨，签约不正式，没有经过经济合同管理部门的有效制约。再或者在一些经济合同的签订中虽然有合同会签流程，但对合同内容编制不够规范，使合同发生变更或解除的时候，产生纠纷的隐患很大。
(三）在经济合同的档案管理方面存在的问题
经济合同归档制度的缺乏使得很多企业签订的经济合同在履行完毕之后便无档可查，一旦日后发生合同纠纷，则使得企业处于被动的局面，对于在签订履行经济合同过程中所积累的经验教训也不能得到有效的发挥, 同时也不利于企业整体规划的实施。
三、加强经济合同管理的对策以及经济合同管理与ERP信息化的结合
(一) 建立健全经济合同管理体系
企业建立健全经济合同管理体系，是企业加强经济合同管理，运用法律手段管理企业的必要工作。同时企业可以指定某个部门,如经营、计划部门负责合同管理工作, 并配备专职或兼职管理人员。在合同管理体制上, 可以采取归口管理和分工管理相结合的方式。即由经济合同管理机构全面负责企业合同管理的各项工作, 对本企业的合同实行统一管理, 同时在企业各分部门,视需要设专职、兼职合同管理人员,分类专项管理相关合同。
(二) 明确经济合同管理机构和人员的职责
1. 作为一个合格健全的经济合同管理机构应做到:
①制定完善的经济合同管理制度。
②进行直接有效的管理工作。
③对企业内部的员工进行专业和法律常识的普及。
④监督企业经济合同的签订，对已签订的经济合同做到应尽的审查义务，并向本部门的负责人汇报。
⑤在企业发生经济合同纠纷的时候能有效的解决纠纷并使企业的利益得到最大程度的维护。
⑥代表企业参加有关经济合同的仲裁和诉讼活动
2. 经济合同管理人员的职责是:
①在职责范围内，协助合同的签订人员进行合同的谈判，协商。
②从法律的角度审查合同，防止合同中出现违法以及危害企业利益的内容。
③对合同签订后的履行阶段进行监督，确保合同得到及时有效的履行，并对此过程中产生的纠纷以合理的方式解决。
④负责建立合同的保存档案，总结合同签订履行过程中的经验教训。
⑤制止非法的合同行为，同时在合理的范围内规避合同风险。
⑥依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼。
(三) 建立健全企业各项经济合同管理制度
企业经济合同管理机构应实事求是，结合本企业的实际情况，在符合法律法规要求的情况下建立完善的经济合同管理制度。
1. 经济合同综合管理制度由企业合同管理机构对企业合同实行统一管理,确定合同管理机构及其职责,规定合同管理原则和基本内容,规定合同签订、履行、变更、解除的程序和要求, 规定合同管理人员和合同承办人员的岗位资格要求, 及对合同管理人员与合同承办人员的职责和工作进行考核奖惩等。
2. 经济合同分类专项管理制度由企业合同管理机构应根据本企业合同的种类和特点,在合同综合管理制度的基础上,制定各类合同的分类专项管理制度。包括确定专项管理机构和管理人员及其职责,规定对管理人员的考核、奖惩等内容。
3. 经济合同授权委托制度
作为市场经济主体的企业在对外签订经济合同的过程中，必须有企业法定代表人签订或者法定代表人合法授权的人签订。被授权人签订合同,必须有企业法定代表人的书面委托书。在企业内部来说，人必须经过专业培训，拥有所需的资质并具有一定的政治素养才能被授权，同时也保障了企业的利益。人所持的授权书必须严格按照格式书写，应明确包括人姓名，单位名称、授权范围、期限，以及企业法定代表人的签名并加盖公章。人的授权范围应结合该业务人员的业务范围由合同管理部门提出意见并报企业负责人批准, 授权委托书的印制应由合同管理机构统一管理。人外出签订合同应携带授权委托书,无授权或者授权不明时合同管理部门工作人员可拒绝协助其工作。
4. 经济合同的审查制度
鉴于经济合同签订关系到企业诸方面的利益，且其签订的专业性以及法律性都很强，所以经济合同的审查制度至关重要，尤其是对一些关乎企业重大事项的经济合同，更需要经过严格的审查。因此就要求经济合同管理部门建立完善的经济审查制度，一个完善的经济合同审查制度包括企业各有关部门在合同审查中的职责、审查程序、审查内容、审查标准、审查时限等。
5. 经济合同的公证制度
我国公证制度日益完善，作为市场经济主题的企业应充分利用公证制度，在签订一些重要的经济合同的时候进行公证，会使得合同的履行得到有效的保证，且一旦合同条款发生争议或者纠纷，则可以有确切的维权依据。因此, 企业经济合同管理机构应制定相应的管理制度, 加强对合同公证工作的管理。
6. 经济合同专用章管理制度及经济合同统计报表制度
经济合同专用章作为企业对外签订经济合同时的重要依据, 应由专人保管、使用, 建立经济合同专用章的使用档案，并定期整理向主管领导回报，对滥用合同专用章的行为进行处罚。
建立合同统计报表，对合同的各项条款进行详细登记, 以便在合同的履行阶段可以随时掌握履行进度，及时把握合同对方的动向。主要有合同执行情况进度表、合同签订情况进度表。
7. 经济合同归档制度
要制定严格的归档制度, 妥善保管经济合同。合同依法签订后, 合同承办人员应将合同正本交单位合同管理人员保管, 合同副本留承办人员备用,必要时抄送、抄报有关部门。合同管理人员对已生效的合同要编号登记,逐个建立档案,与合同有关的文件也要附在合同卷内归档。履行完毕的合同,按档案保管期限保管。
（4）经济合同管理与ERP系统的结合
ERP系统是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它是新一代集成化管理信息系统，其核心思想是供应链管理。它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源，ERP系统集信息技术与先进管理思想于一身，它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。
ERP系统对经济合同管理工作也带来了新的方法和机遇，但是由于目前在电力系统的ERP管理模块中还没有合同模块，这就意味着ERP系统在跟经济合同的结合方面，电力系统还存在一定程度上的漏洞，因此需要在电力系统今后的ERP管理过程中，注重对合同模块的建立。
关键词：企业 合同管理 法律风险
引言
一个企业的发展，离不开合同的管理，企业的运营实际就是合同的履行。合同应由企业的专门机构来执行，合同管理是生产力，是企业不可或缺的平台，同时，企业的合同管理好坏直接影响到企业生存、发展。合同纠纷是企业在经营过程存在法律风险的重要表现。
一、合同管理概述
（一）合同管理概念简介
合同是一种契约，是当事人之间依法确定、变更、终止民事权利义务关系的协议。企业的合同管理是指企业对自身作为当事人的合同依法进行订立、变更、转让、履行、终止以及监督审查、控制等一系列职能活动的总称，是企业的一种自我管理行为，市场经济要求公平有序地竞争，它涉及企业经营管理活动的方方面面。
合同订立属于合同管理的前期阶段，在这阶段，要使合同管理规范化、科学化、法律化，合同要受到企业管理者的高度重视。在合同订立后即进入履行阶段时，企业管理者很可能就放松了对合同的管理，甚至忽视了合同履行过程是实现双方权利义务的最重要过程，最终可能导致合同在中期和后期的履行阶段出现种种问题。
（二）合同管理三个阶段
依法签约、依法全面履行合同的义务，是确保企业经济利益实现的途径和保证。结合我公司目前的情况来看，要实现管理的提升，就离不开完善的企业合同管理制度。
企业的合同管理大致可分为以下三个阶段，这三个阶段相对独立存在，同时又有各自不同的内容和特点，互不分割，共同构成一个完整的合同管理过程，具体为：
1、合同谈判与签订阶段的管理。合同谈判与签订阶段是合同管理的关键阶段。合同一经依法订立，就具有法律效力，当事人必须严格履行。做好签订准备阶段的管理工作是签订好合同的前提和基础，应采取严肃、认真、谨慎的态度，努力做好签约前的一系列准备工作。
2、合同履行阶段的管理。具体是根据企业管理制度实施对合同履行中的监督检查。具体包括建立合同台帐、监督检查合同执行情况、按约定交接商品或服务和付款结算等步
3、合同归档阶段的管理。这一阶段是最容易被忽视的管理阶段，只有做好了该阶段工作才能在今后更好地继续履行合同，防范风险。
以上三点，它不仅有利于提高整个企业的经济效益，加强合同履行监督管理，是合同履行中管理的重要环节。企业的经营者和合同管理人员对合同履行状况实施跟踪管理，全面履行合同义务，解决合同在履行中遇到的阻力，及时处理。这样可以确保企业收益实现，避免企业的潜在的经营风险及出现重大损失的发生。
二、合同管理办法
（一）合同管理五项原则
合同管理的实践证明，依法管理，就会对企业的经济活动起到积极的促进作用。反之，就会对企业产生消极的负面作用。企业在实施合同管理时，必须坚持以下五项原则：
1、依法管理原则：必须依据法律、法规管理，而不能自作主张；
2、全程管理原则：合同管理应是全过程管理，不能顾此失彼；
3、全员管理原则：合同管理应树立全员管理的观念，从企业领导到一般员工，从业务人员到管理人员，都要重视合同管理；
4、分工管理原则：合同管理在不同的环节，不同的部门、不同的岗位，应各有侧重，分工协作；
5、注重效益原则：合同管理不能为了管理而管理，应讲究从实际出发，讲究效益，注重效益。
（二）合同管理的具体办法
合同关系自始至终是一种法律关系，所以企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。
1、合同谈判与签订阶段
合同谈判成功，并最终签订的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，故企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。
（1）授权指引制度
加强合同管理，规范合同行为，授权指引是企业根据岗位职责要求规定的各岗位人员对某一事项在决策或财务上的权限。如在合同签订、履行过程中，应由谁负责谈判、签署，由谁负责履行，由谁负责督促，由谁负责决定变更，在制度上做一些可操作性的规定，这一制度就是授权指引。
（2）合同汇报
在合同管理中，合同汇报制度是企业透明运作、防止相关人员的有效形式。在合同起草阶段，合同业务部门和管理部门对合同起草情况进行汇报；在合同谈判阶段，合同业务部门和管理部门对合同谈判情况包括对合同对方主体资格审查情况进行汇报；在合同会签、审批阶段，合同管理部门对合同审批情况进行汇报；在合同履行阶段，合同管理部门对合同履行情况及存在的问题、采取的措施进行汇报；如果在合同履行过程还会出现合同变更的情况，对此，应对合同变更的协商过程和协商结果进行评估和记录，在协商不成或没有就变更结果达成一致意见时，应继续按原合同履行，以免出现违约的情况。在合同归档阶段，合同管理部门和纪检监察部门就合同履行情况评估和责任追究情况进行汇报。
（3）主体资格评估及对策
在合同管理中，规范合同，做好对主体资格进行审查，主要依据合同标的技术要求和合同金额。如技术资格不具备，不能成为主体，但如商业运营方面不具备，可通过保证等担保形式和责任保险等手段弥补资格的不足。
（4）合同文本的准备
在加强合同管理中，合同分常规合同和特殊合同。常规合同是企业日常经营管理中经常使用的合同，该类合同应力求形成格式版本，标书准备时间和要求相对简单，对已有交易记录的对手的主体资格审查相对简单。但要防止对手利用记录进行诈骗。特殊合同是偶尔使用的合同，如合资协议、技术转让协议，标书准备时间和要求相对复杂，要求相关专业人士参与。
（5）合同会签及审批制度
为加强合同管理，规范合同行为，合同会签是公司相关部门参与合同管理的有效形式，对于杜绝违纪、维护公司利益、保证程序正当有效具有一定意义。
2、合同履行阶段
（1）合同交付执行及履行情况确认
合同签订以后，应依法对涉及企业的重大经济合同条款的合法性进行审查把关。要按照规定的程序审核合同，这是合同管理的核心环节。合同管理部门应将合同交付执行部门执行，办理交接手续。强化合同交付执行及履行情况确认程序，严格按照合同法规定的规范合同文本条款审查、签订合同，做到条款完备、权利义务明确。然后根据法律规定需要履行审批、备案、登记的合同一定要履行其相关的法律手续。
（2）合同履行情况监督及其处理
要时刻关注对方履约，它是实现合同管理目标的有力保障。合同管理部门督促执行部门适时全面履行合同，并根据执行部门的情况反馈做出适当反应。合同规定的义务按照职责划分并落实，建立严格的履行过程中基础管理工作。根据企业管理制度实施对合同履行中的监督检查。 对于不适应具体情况需要变更的条款要及时按程序办理变更手续，对于存在纠纷的合同应组织相关部门做出评估，并采取相应措施如抗辩权、担保、合同保全等。
3、合同归档阶段
（1）合同履行情况评估
合同终止或履行完毕，做好合同期间的履行监督管理。通过监督掌握各类合同的履行情况，及时排除阻碍，防止违约的发生。合同管理部门要对该合同签订和履行各环节存在的问题和采取的措施是否适当进行评估，对存在的问题应分析原因，追究责任人。
（2）合同责任追究
建立健全合同签订和履行基础档案，实行合同、凭证的统一管理，如未按程序和权限签订合同的，追究越权人相应责任。在合同履行中或履行后，如发现合同内容或签署程序不合法，应追究当事人的责任。
（3）合同管理制度评估和修正
根据合同履行情况评估中存在的问题，建立健全合同管理制度，在企业内部建立起完整的制度体系。 对不适应实际情况的制度提出修订和完善意见，经过必要地程序对制度进行修正。同时检查合同管理制度的运行情况及其效果，形成管理层次清楚，职责明确，程序规范，协调与制衡的有效机制。
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