时间：2023-09-20 16:08:46
导语：在数字档案管理的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
[关键词]数字档案；管理系统；研究开发
中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）03-0350-01
前言：档案数字化管理是自20世纪下半叶以来随着全球信息技术发展而派生出的一个信息化产业分支，依托计算机技术、网络通信技术、多媒体技术、信息检索技术和海量存储技术，它的发展逐步改变了人们管理档案的工作方式！档案信息的存放方式以及查询检索方式。世界经济和社会的发展都呈现出明显的信息化趋势。 而数字档案管理系统就是要利用数字化技术与网络技术的结合，把传统的纸质档案以及科研档案各种档案都转化为数字档案，在电脑等设备中建立关于各类档案的检索目录，实现对企事业单位档案计算机网络在线实时查看和传输保存的功能，达到信息资源共享化的目的。
1.数字档案管理系统现状
数字档案管理系统的建设是随着信息化技术的变革而逐步发展起来的，国内外均是在20世纪80年代进入了系统化研发快速发展阶段"到了90年代，数字档案应用日趋增多，需求也呈现多样化。随着网络技术、中间件技术！数据库技术、海量存储技术的发展，形成了数字档案管理平台的概念，极大提高系统的可靠性和开发进度，减少了开发周期降低了开发成本。美、英等发达国家在90年代中期己经开展了数字档案管理系统的研究和实践。通过NARA（美国档案文件署）网站，可以检索到包括10个总统图书馆在内的200多个档案馆的数字化档案。国外，有包括IBM、HP在内的众多厂家和研究机构在研究和开发基于以1S标准的数字档案管理系统。
2.浅析数字档案管理系统的相关内容
2.1 研究与开发数字档案管理系统的必要性
目前政府部门、企事业单位中各信息系统的相互独立性造成了信息渠道的混乱状况，同时各信息系统软硬件平台的多样性在客观上也造成了相互之间的封闭和无法沟通， 信息无法有效地实现共享。 由此，政府部门、企事业单位、软件开发商都需要一个网络来进行运行，而数字档案管理系统可以进行数据处理、存储，记录电子文件的背景、内容与结构，确保电子文件的真实性和凭证价值。 电子文件的完整性，以便电子文件能够长期保存，方便查询和利用，这样可以有效解决数字资源的管理和利用，使之跟上档案管理业务的潮流，由此可见数字档案系统最终开发完成是非常必要的，也将拥有广阔的市场前景。
2.2 数字档案管理系统所具备的的特征
首先是信息的可操作性，信息化档案管理未执行之前，档案多以纸质文件的形式存在，多年的发展历程全都体现在这些纸质文件中，所以，要对其就行翻找和查阅的工作量是巨大的，而数字档案管理系统实现了单位档案资源的随时查找和应用的功能， 使得档案信息的管理具有很强的可操作性；其次是多种信息媒体的集成性，它集成了档案的多种类型，使得图像，视频等也相继成为文字文档之后的另几种档案存储方式，使得档案管理实现了多种信息媒体的集成， 也丰富了档案存在的多样性；最后是信息的可变性，信息的可变性是数字档案管理系统具有的一大特点，信息化技术必须依赖于电脑计算机的支撑，而电脑存储的特点就是文件具有可修改性，即信息在电脑中储存是可。
3.小议数字档案管理系统所应用的关键技术
数字档案管理的实现离不开技术的支持，随着整体科技水平的进步，信息技术及相关技术的最新成果不断运用到数字档案管理上来， 图像处理技术、图像识别技术、档案管理平台化技术、全文检索技术、多格式浏览技术、在线播放技术、档案安全管理技术、双层 PDF 技术等都会运用在系统中。 现在简单介绍其中的几种技术。以认为的修改的，使得信息化的档案管理也存在一些漏洞，值得日后去完善。
3.1 图像处理技术室数字档案管理系统最基础的技术之一
图像处理技术是研发该系统的关键技术，数字档案管理系统中内嵌了图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。 在文件管理、收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应，图像处理模块最大的特点就是除了可以满足招标文件需求中所要求的图像处理功能外，，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。 该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、纠斜、合并等。
3.2 档案管理平台技术是数字档案管理系统的核心技术
档案管理平台技术是数字档案管理系统的核心技术，以关系数据库为基础，为用户提供了构建符合自身要求的档案管理架构的工具，其中包括：全宗管理、档案类型管理、数据库结构定义、界面生成器、报表生成器、分类表和目录树管理、用户机构和权限管理、 代码表和数据字典管理等功能模块，用户通过上述管理平台，可以根据需求定制各类档案的管理结构，不仅可以满足常规档案的管理工作，而且可以轻松胜任各类业务档案的管理需求。
3.3 全文检索技术体现了数字档案管理系统的快捷功能
在常规的数据库检索查询中一直存在三个主要问题。 首先，非结构化信息的检索问题，档案管理系统是根据建立的档案分类和目录进行检索查询，但不能对大量的原文内容进行检索查询； 其次，能将各种档案的结构化、非结构化数据进行统一的查询， 而用户则需要根据任何信息进行随意的检索；最后，随着数据量的增加，数据库检索存在速度问题。 而全文检索系统可以完全解决上述问题，使得用户对档案信息的查询速度、方便性、查全率和查准率得到极大改善， 通过专业的全文检索系统，可以实现属性查询！ 中文同音查询、 中英文容错查询、英汉转换、同义词查询、相关文件提示、多国语言查询等传统数据库查询方式无法实现的智能检索功能。 本系统提供的全文检索系统内嵌快速 OCR技术，可以无须人工干预，自动识别扫描文件，形成索引库，同时嵌入档案信息服务网站之中，受到档案权限的管理和控制，与档案管理系统融为一体。
结语：总而言之，数字档案管理系统的研究与开发已经取得了一定的成果，但是还有很有新思想未体现出来，那么就需要结合最新的科学技术，进一步提升开发空间，优化其功能，为各企事业单位更优质的服务。
参考文献
[1]金秋，高亮，张道光，裴斐.基 于 技术的数字档案管理系统的实现[J]. 中原工学院学报，2008，（02）.
一、信息化背景下加强数字档案管理的重要性
随着经济的不断发展，人们的工作强度和工作效率也在逐步地上升，在这一背景下，纸质档案已经不再适用于办公室办公。随着数字技术的逐步发展，当下数字档案管理模式已经被广泛地应用于人们的办公流程当中。
相比较于传统的纸质办公室档案管理模式，数字档案显然更加具有科学性、系统性和安全性，并且数字档案的应用，有效地实现了办公室档案内容的资源共享，提升了部门与部门之间的信息传送速度和沟通交流强度，这无疑为企业、学校以及政府部门等等各项工作的正常运行提供了极大的便利。
但是人们在享受数字档案管理方式带来的便利的同时，也逐步发现，当下的数字档案管理模式，在应用上仍然存在着很多不可忽视的问题。例如人们在进行档案管理工作的过程中，数字档案的应用也常常会产生文件丢失的情况，并且由于档案的种类复杂且内容多，人们在应用数字档案进行相关的资料的查询时，仍然十分耗时耗力。
将信息技术全面应用于数字档案管理模式中，可以进一步完善档案传递、存储、收集以及共享工作的开展。同时信息技术的有效应用，可以实现档案管理平台的有效建立，这一平台的建立，可以提升档案管理工作的力度和强度，有效地实现内部的资源共享、提升档案查询工作的实效性和时效性。
当下社会的发展速度逐步加快，无论是企业还是学校与政府，其所需要完成的工作量在不断地增加，所面临的发展压力也在不断地加剧。档案管理工作的有效开展，是保障各项工作开展的系统性和秩序性的基本前提，档案管理工作的开展状况更是决定各项工作开展效率的关键性因素。加强信息化背景下数字档案管理方式的探究，实现信息化环境下数字档案管理模式的完善性和科学性的有效提升，其重要性不可忽视。
二、信息化背景下加强数字档案管理的基本方向
根据当下信息技术的应用特点和数字档案管理方式的应用模式，主要可以将加强数字档案管理的工作的开展方向总结归纳为以下几点：
（一）节约档案管理成本的同时提升管理效率。在传统的数字档案管理工作中，进行档案的归类、整理和查找仍然需要耗费大量的人力资源和物力资源，不仅导致档案管理工作效率得不到有效的保障，同时也使得部门的档案管理工作的成本居高不下。将信息技术全面应用于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现档案的分类、整理以及查询工作的一体化，不仅节约了部门大量的人力资源和物力资源，同时也是实现档案管理工作的有效保障。因此节约档案管理成本的同时提升管理效率，是信息化背景下加强数字档案管理的重要方向之一。
（二）增强了档案管理工作开展的智能性。在传统的数字档案应用模式中，工作人员进行档案内容的检索，需要不断进行信息的筛选，才能够真正地获取自身所要查询到的信息，消耗了档案管理者大量的时间，使得档案管理者根本无暇进行自身的档案管理模式的思考和进一步的完善。将信息技术全面应用于数字?n案管理工作中，可以有效实现数字档案管理系统智能性的全面提升，数字档案系统会根据档案用户所需，实现档案的智能性推荐，大大降低了档案管理工作人员的工作强度，使得档案管理人员具有更多时间进行自身工作模式、管理技术以及管理理念的进一步完善。因此增强了档案管理工作开展的智能性，是信息化背景下加强数字档案管理的关键性目标。
三、信息化背景下加强数字档案管理方式探究
开展信息化背景下数字档案管理方式探究，将具有针对性的改革方式和改革思想，全面应用于数字档案管理，可以实现数字档案管理方法、应用模式的进一步完善。在信息化背景下，加强数字档案管理方式探究，主要可以将探究内容总结归纳为以下几点：
（一）建立完善的、安全的数字档案管理系统。档案安全性的不足，是当下数字档案管理方式应用过程中所存在的主要不足之处之一，容易引发重要文件的丢失问题。将信息技术中多媒体技术全面应用于数字档案管理工作，可以实现不同格式的档案的分类存储，实现档案管理安全性的有效提升。同时将多媒体技术的应用与数字档案管理工作的开展进程有效结合，也可以实现不同格式和类型的数字档案的有效播放，加强数字档案的可视性，进而提升档案利用者接收信息的全面性。因此应用信息技术建立完善的、安全的数字档案管理系统，是加强数字档案管理力度的重要方法之一。
（二）加深档案管理工作的数字化程度。数字档案数据库的欠缺以及档案数字化覆盖率的不足等，也是当下数字档案管理工作开展进程中所存在的关键性弊端。（下转第45页）（上接第38页）随着信息流通速度的逐步加快，传统的数字信息存储方式已经不能有效地满足当下的时展所需，在这一大背景下，应当应用信息技术中的数据处理技术，建立完善的数字档案管理数据库，实现大量数据有效的、系统性的存储。同时也应当逐步地提升部门在开展数字档案管理工作过程中的数字覆盖率，尽可能地实现档案管理工作的数字化程度的进一步加深，有效提升数字档案管理系统的信息存储量的同时，实现档案管理工作的先进性和科学性。综上，加深档案管理工作的数字化程度，也是实现信息化背景下数字档案管理力度进一步提升的有效方式之一。
（三）建立模式多元化的数字档案。随着社会的不断发展和信息、数据类型和种类的不断增加，数字档案的建立所需要存储的档案类型也逐步呈现出多样性和复杂性，在这种情况下，传统的数字档案管理模式已不能够真正满足部门的信息管理需求。将信息技术的多元性充分发挥于数字档案管理工作的开展进程中，可以有效地实现数字档案管理模式的多元化。因此应用信息技术提升数字档案的多元性，是实现信息化背景下加强数字档案管理力度的重要环节之一。
（四）提升数字档案管理人员的信息化意识。档案管理人员自身的信息化意识，也是决定信息技术在数字档案管理工作应用效果的重要因素之一。档案管理人员在开展档案管理工作的过程中，应当尽可能地进行信息技术的学习，熟练应用信息技术。如此，可以逐步增强数字档案管理力度。
（五）建立完善的信息技术应用模式。完善的信息技术应用模式的建立，可以实现档案管理人员工作流程的方向性引导，促使档案管理人员将信息技术全面应用于档案管理工作的流程中，进而实现数字档案管理工作的实效性和时效性的进一步有效提升。
开展信息化背景下加强数字档案管理方式的探究可知，为了实现数字档案管理系统的进一步完善，应当应用信息技术对于当下的数字档案管理模式进行有针对性的调整。同时借助信息技术，实现“全数字化”档案管理系统的有效建立。并且将信息技术的多元性和多样性优势充分地发挥于数字档案模型建立当中，进一步实现数字档案的管理覆盖力度逐步增强。同时数字档案管理人员的综合素质和专业技术水平，也是影响档案管理工作开展的效率和效果的关键性因素。提升数字档案管理人员的信息化意识，建立完善的数字档案管理人员的信息技术应用模式，可以有效促进数字档案管理人员技能专业性进一步提升，进而实现信息化背景下数字档案管理工作开展的效率和效果的全方位提升。
一、档案数字化与数字化档案管理
（一）档案数字化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技术加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高效率，提升档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。
（二）数字化档案
数字化档案管理是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴定、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查阅查借阅功能。数字化档案的特点主要有以下几个方面。
1.数字化档案依赖于数字化设备而存在。数字化档案依赖于计算机的软硬件和数据库与网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。
2.数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。
3.文字、图形、声音、影像多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。
二、档案数字化与数字化档案管理的优势及要求
（一）档案数字化与数字化档案管理的优势
档案数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其共享网上资源打下了坚实的物质基础，其优势包括以下几个方面：
1.扩大经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便快捷，从而避免了反复印制资料造成的纸张和人力的浪费。
2.提高办公效率。数字化档案管理使资料及时归档，并尽快提供利用。同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便知晓天下大事。
总之，档案数字化是大势所趋。档案数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性。这种特性使档案具有了开放性、检索性，可以使档案更好地为社会各个阶层提供服务。
（二）档案数字化与数字化档案管理的要求
档案数字化所要实现的就是为经济建设和社会发展提供优质、高效的服务，其主要目标：一是解决传统档案的存储问题；二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能；三是加快信息传递速度，以使档案在更大范围内提供最大的利用价值。其主要要求是：
1.科学性。档案信息资源数字化应具有科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急、分阶段、分层次有步骤地进行。优先对具有专业特色、地方特色的档案，用户利用率高的档案进行数字化。
2.系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论对档案的来源，还是对档案内容的内在逻辑，都应保持档案外在的连贯、完整与内在的有机联系。
三、推进档案数字化与数字化档案管理的对策
数字化档案管理在具体设施过程中，必须依托高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的，它的显著特点是完全依赖现代化通讯网络基础而进行的管理和工作。笔者认为，在推进数字档案化与数字化档案管理方面，可以从以下几个方面入手。
（一）予以科学规划
档案数字化是一个系统工程，必须立足于长远的科学规划，为此要抽调档案、信息等部门的人员组成规划小组，研究制定档案数字化的近远期目标，要明确哪些档案需要数字化，哪些档案需要优先数字化，哪些档案又需要长时间实行数字化，然后按照轻重缓急分步骤实施。
（二）进行成本核算
目前，将传统的载体进行数字化费用较高，并且传统档案数字化后，必须支付一定的费用，如对大量的数字文件进行管理和维护，数字化后电子文件的保存需要持续的管理，都需一定的经济投入，所以必须思考投入产出绩效。如果不加强核算，则有可能导致数字化成果在若干年以后完全无法使用，造成不必要的浪费。
（三）建立双套制管理机制
由于目前传统载体的档案管理基础相对薄弱，数字化过程中有很多问题待解决，因此在相当长的一段时间内企业的档案保存还要坚持双套制管理机制。在保存电子档案的同时也保存相对应的传统载体档案，以确保档案信息内容的安全、完整和真实，并最大限度地发挥档案信息的支撑作用。
（四）提高员工的素质
关键词：数字化档案 安全管理 应用 措施
中图分类号：TP309 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2014）02-0196-02
随着信息时代的快速发展，各种电子技术以及信息技术的不断应用，使得我们的工作以及生活方式都发生了很大的改变。各种工作的发展都逐渐倾向于智能化、数字化、网络化。档案管理也是这场变革中的一部分。企业的档案管理逐渐转变成为数字化的档案管理。传统的档案大多数都是纸质的资料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比较低，而且也容易出错。随着数字化档案在企业管理过程中的逐渐普及，数字化档案的应用和管理也成为企业管理中的一个重要组成部分。在数字化档案的归档、管理以及应用中，其安全性是一个十分关键的问题。本文浅述企业的数字化档案在安全应用方面存在的问题以及相应的应对措施。
1 企业数字化档案在应用管理中存在的安全问题
数字化档案指的是以计算机等电子设备作为管理的手段，将传统的纸质档案进行改进，形成的一种电子档案，基于网络对各种档案进行收集、整理、储存、共享。在企业数字档案的应用中存在的安全问题主要有以下几个方面。
（1）网络安全问题。网络安全问题指的是数字档案的各种网络载体，即物理设备在运行过程中的安全问题，这种安全问题包括很多方面，比如网络布线、连接、局域网的构建、网络设备的选择等都有可能会带来网络安全问题。这种网络安全问题是企业数字化档案管理中比较常见的问题，一般是通过设置防火墙以及权限、采用可靠的硬件设备等措施来对数字档案管理和应用过程中潜在的危险进行控制。网络安全是整个数字档案系统能够安全运行的一个关键，也是重要的基础，在数字档案的应用管理中占有十分重要的地位。
（2）数据安全问题。数据安全问题指的是各种数字档案中包含的信息数据的安全。包括很多方面，比如数字档案的操作系统、数据库管理系统、数据备份、格式的转换、电子文件的保管等，各种数字档案的收集、整理、应用以及管理的过程中，为了防止数据在这些环节中出现问题，防止存储介质老化失效从而导致数据的丢失，应该要加强数据安全的管理。数字化档案面临的一个十分重要的问题就是数据丢失，对于这个问题也是企业数字档案管理中应该要加强的一个方面。在数字档案应用管理中，操作系统以及数据库的安全管理主要是取决于各种软件的稳定性以及安全性，但是在建立网络化档案管理信息系统的过程中也要考虑上述两个方面的安全性，首先要考虑到操作系统的种类，当前数字档案的应用和管理中常用的系统一般有Unix、Windows、Linix，这三种系统各有优缺点，在实际的选择过程中应该要根据企业的需求进行实际的选择，为数字档案的安全应用提供基础的保障。
（3）在数字档案应用方面的安全问题。数字档案应用方面的安全主要是在档案应用过程中潜在的一些安全问题，是在实际操作中应该考虑的重要问题之一。这方面是否安全主要是取决于企业的档案管理部门所采用的具体的应用系统中对于用户模型的定义规则。数字档案的管理信息系统中的用户一般有很多层次、多种功能、也有很多角色。信息管理系统一般会将用户分成几类，不同种类的用户对于数字档案信息的查询应用等有一定的权限，为了控制数字档案的应用安全问题，需要对信息系统中的各个功能模块都要进行一定的权限设置操作，也要对系统中的数据进行分层管理。以保证数字档案在应用过程中的安全性。
2 企业数字化档案安全应用管理措施
（1）加强网络基础环境的安全控制。网络基础环境的安全控制是保障企业数字档案安全应用管理的一个重要措施，加强数字档案系统的网络基础环境的安全建设，对于系统外部的各种不安全的因素可以进行有效的防范，在构建网络基础安全环境的过程中，一般采用的方法有几种，如物理隔离、防火墙设置、身份权限设置等。
1）加强防火墙的设置。防火墙设置是安全管理的重要措施。防火墙本身对于外界的各种不安全的攻击具有一定的抵御能力，在数字档案的应用管理中加强防火墙的设置，可以限制一些没有被授权的未知用户的进入，防止外部的侵害者对档案信息系统的入侵，为监视网络完全提供更加便捷的服务。防火墙设置也是当前企业数字档案应用安全管理中常用的措施，如果有的企业数字化档案室需要服务器来指定用户，则可以利用防火墙的用户认证来进行限制，除去那些已经通过验证的用户，外来的用户想要进入系统中时都要经过防火墙的过滤，可以对一些可以的数据包、外来的用户等进行抵制，保护数字档案系统的安全。
2）要加强网络安全管理的硬件设备以及软件的管理。在硬件以及软件的管理中应该要采取重要的科学的管理策略。在企业数字档案的管理中，应该要根据档案的安全级别来确定具体的管理程序，确定相应的管理保护范围，制定机房的管理制度，对于那些安全等级要求比较高的档案系统要进行分区控制，同时要限制工作人员出入机房，可以采取许可证方式进行出入管理。要确定各种软件以及硬件管理的责任制度，保证具体的管理项目能够落实到具体的人身上，各司其责，加强对企业档案的安全管理。
一、数字档案信息安全管理的基本含义
数字档案是指在计算机及其网络环境下用数字代码形式把信息记录于电子载体而生成的文件，是一个国家、组织乃至家庭或个人形成的数量越来越多且越来越重要的信息资源。
全面、准确地理解“信息安全”的基本含义，是开展数字档案信息安全管理和实现其目标的前提。信息安全，简单地说，是指信息的保密性、完整性和可用性的保持问题。信息的保密性根据信息被允许访问对象的多少而不同，能保障信息仅仅为那些被授权使用的人获取。信息的完整性一方面是指信息再利用、传输、储存等过程中不被篡改、丟失、缺损等，另一方面是指信息处理方法的正确性，不正当的操作，如误删除文件，有可能造成重要文件的丢失。信息的可用性是指信息及相关的信息资产在授权人需要的时候可以立即获得。
二、数字档案信息安全管理的基本原则
1.数字档案信息安全策略制定的原则。数字档案信息安全策略，是指导数字档案信息进行安全管理、保护和分配的规则和批示，为数字档案信息安全管理提供导向和支持。数字档案信息安全策略应阐明管理层的承诺，提出组织管理数字档案信息安全的方法，并由管理层批准，采用适当的方式（传达与培训）将方针传达给管理人员。同时，为确保方针持续的适应性和有效性，我们应定期对其进行评审与评价，根据评审与评价结果保持原方针或对其进行调整。在制定数字档案信息安全策略工作中，我们必须始终保持预防控制为主的思想，做到防患于未然。
2.数字档案信息安全风险评估与管控的原则。数字档案信息安全风险的降低是通过安全控制目标和方式的选择、确立和有效实施而得以实现的。控制目标与控制方式的选择不应盲目进行，应建立在风险评估的基础上，根据风险评估的结果，进行风险大小的排序，对于风险级别高的资产应被有限分配资源进行安全保护。数字档案信息安全的管控，要做到数字档案信息的绝对安全（即零风险）是不可能的，只要将残余风险置于有效控制范围内便可。同时，实施和维持管控是需要费用支出的。我们接受与不接受风险的界限就是考虑风险控制成本与机会损失成本的平衡，如果风险控制成本大于机会损失成本，我们便接受风险，反之，我们就不接受风险。
3.数字档案信息安全商务持续性原则。数字档案信息安全需要建立并实施商务持续性管理。通过组织预防和恢复控制措施相结合的方式，确保组织的关键商务活动不会因数字档案信息安全故障造成中断或以最短的时间恢复商务运作。事实上，安全控制可以分为预防性控制措施和保护性控制措施，预防性措施可以降低威胁发生的可能性和减少安全薄弱点，而保护性措施，如制定并实施商务持续性计划、购买商业保险等，可以减少因威胁发生所造成的影响。
4.数字档案信息安全坚持动态管理的原则。数字档案信息的风险会随着时间而发生变化。所以，我们在完成了数字档案信息的风险评估、风险控制与风险接受的一个全面系统的风险管理过程后，虽然已将风险控制在可接受的水平，但这并不意味着风险评估工作可以因此而结束，风险管理应是一个动态的管理过程，我们应适时动态地开展风险评估与风险控制。
从目前档案界所探讨的内容来看，数字档案管理包括数字档案信息的访问控制、数字档案信息的真实可靠、纸质与数字档案的共存、数字档案的备份管理、数字档案管理的前段控制和全程管理、数字档案载体与格式的转换、数字档案的物理鉴定或技术鉴定等。这显然仍属传统的管理方式，还不是一种系统、信息化管理思想的体现。既没有全面动态的、系统的、全员参与的、制度化的、预防为主的管理方式的体现，也没有确定数字档案信息安全管理的方针和范围，更谈不上在信息安全管理的基础上选择适宜的控制目标与控制方式进行控制。
【关键词】档案管理数字化；问题；标准；必要性
档案数字化管理是现代的一种新型管理模式，通过各种渠道来将档案资源进行转换，变成数字档案信息，用数字化的形式来进行保存，借助计算机和网络的便捷来进行传递和应用，建立一个庞大的档案信息库，提高档案的利用率，达到资源共享的目的。现阶段，我国的信息化程度比较高，电子商务等新型的商务模式相应出现，这是我国档案事业发展的最佳时代，档案数字化工作目前已经正式启动，在不断的深化当中。
1、数字化档案概述
自二十一世纪以来，电子技术、网络技术、通信技术的发展就越来越快，高科技时代已经到来。档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。资源转化市档案管理的重要方面，在资料的管理当中需要将纸质的资料转换为网络的文档形式，或者在资料整理的时候就以文档的形式进行板寸。档案数字化需要对其规范性进行统一，使用标准的档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化需要以实际为立足点，通过组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。
目前的信息化程度越来越高，如何快速的对信息服务进行利用，减少工作中的失误，让工作变得规范化、系统化、程序化，让我们的工作目标能够快速实现，降低工作成本，提升效益，这些是目前的档案管理部门所需要去思考的问题。档案信息过去是以纸质的形式来进行存储，使用和查阅都非常的不便，浪费人力和无力。因此，需要使用数字化档案信息管理来实现更加高效的应用，满足社会快速发展的需求。
2、目前档案管理数字化建设存在的问题
我国的数字化档案管理发展的比较晚，数字化档案管理系统还不健全，处于发展初级阶段。因此，存在很多问题：第一，没有有效的领导。科技的发展如此的快速，数字化档案管理体现的重要性已经得到大家的认可，但是领导对于数字化管理仍然有着太多的不足之处。因此，管理上要是摸索阶段，这样就缺乏一个系统的领导，来以科学和规范的档案管理制度和模式来对数字化档案管理系统进行管理；第二，没有完善的保障。数字化档案管理体系是以大量的档案管理人才和数字化档案管理人才组成的，目前的数字化档案管理工作中，人才比较缺乏。因此，人才的总量和结构存在一定的不合理。因此，高层次、高技术的人才缺口比较大，而数字化档案管理工作还不完善，没有足够的培养人才的能力，导致了发展缓慢。而且硬件跟不上时代，软件落后，兼容性差；第三，网络安全性低。网络是数字化档案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易导致信息的丢失，对于信息的应用是非常大的损失。
3、数字化档案管理的基本行为准则
数字化档案管理的工作原理主要是通过先进的计算机技术将档案资料储备在计算机内部进行档案资料的分类和管理。只有通过对这些档案资料的信息分类才能够促使数字化管理的有效性和合理性。总体而言，对数字化档案管理的基本行为准则的内容需要进行全面掌握，主要从以下几个关键点进行规范：第一、需要对计算机技术进行不断提高，对档案管理的人员进行计算机技术的培训，同时，不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。第二、在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。第三、数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。
4、数字化档案管理的重要意义
随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注。只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义。具体表现在三个方面：第一、可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻。第二、计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换。同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存。第三、计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以讲大量的信息同构文档的形式储备起来，促进工作的完成。关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平。总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。
5、数字化档案管理的优越性分析
数字化档案管理在各个方面都有很多需要注意的问题，其优越性白哦现在很多的地方，主要是为提高工作效率，储备信息的可靠性以及节省工作人员的工作量等多个方面，具体而言，首先，数字化档案管理的工作方法对档案管理的人员进行计算机技术的训练有助于不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。其次，在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。综合服务的管理体系是现代化企业管理发展的最终方向和追求目标。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。最后，数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。只有综合将数字化管理的方方面面进行整合才能够配合管理效率的提高，促进数字化档案管理的管理模式的改善。
6、总结分析
由文件处理向数字管理系统的转化和发展是数字化档案管理的目前发展现状，对于这个转变的完成非常需要建立数据库，建立数据库是进行资料保存和整理的关键，数字化档案管理的工作方法结合了计算机技术、网络技术以及现代的管理方法。只有综合在各个方面进行提高才能够将数字化档案管理的水平真正提高上去。我们应该知道，由于应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存，在很多方面都存在很多的优势，因此需要在各个领域进行推广。
参考文献
[1]李淑萍.关于数字化档案管理的对策探讨[J].中州大学学报，2009（4）.
关键字：档案管理；数字化；技术变革
中图分类号：F299.23；G270.7
随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。
一、档案管理数字化的意义
实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。
档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。
二、档案管理数字化的现状和问题
虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。
（一）档案管理的数字化系统不健全
档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。
（二）缺乏标准的档案数字化管理标准
在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。
（三）缺乏专业的档案管理人才
对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。
三、档案管理数字化的改进措施
（一）培养专业性人才
人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。
（二）加强标准体系的建设
缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。
（三）健全电子档案数据系统
原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。
四、结论
档案管理数字化极大地节省了人力资源，将人力逐渐转向服务行业，简化档案管理流程的同时，还提升了档案管理的质量和效率。在运用数字化进行档案管理的过程中，要注意坚持可用可查可共享的基本原则，简化档案的查询流程，方便档案的使用。为了推进档案数字化的进程，必须进一步培养专业的档案管理人才，加强档案标准化体系建设，进一步健全电子档案的数据系统。
关键词：城建档案；管理；数字化
中图分类号：G275文献标识码： A
引言
随着科学技术的发展，数字化信息技术极大地影响、促进了档案管理工作，但从另一方面来说，档案管理的数字化建设也为信息技术的发展提出新的要求和改革方向。为了更好地实现信息管理和服务功能，必须加快档案管理的数字化建设，从而满足城建的需要。
一、城建档案管理数字化建设的意义
传统的城建档案主要是利用人工进行管理和检索的纸质档案，存储时占据很大的面积，而且大多数的城建档案信息只建立了档案的分类目录和全宗目录，调阅时必须依靠人工查找，致使调阅的速度较慢，效率也不高。另外，由于档案存放的分散性，使得信息资源只能借助人工进行查找和整合; 并且传统的纸质档案很容易在掉调阅时损坏，特别是年代较久的档案被损坏的可能性更大; 一旦有火灾或者水灾发生，这些档案就会受到灭顶之灾; 城建档案信息缺乏一定的系统性和完整性，在深度、广度上也存在着局限性; 城建档案信息是在各个馆室内完成调阅以及保管，无法进行远程调阅，因此不能实现资源共享，无法达到信息的交换。由于以上问题的存在，使得城建档案的应用有了很大障碍，而且一些资源需要重复保存，这样就会浪费很多存储空间。而数字化档案信息有效的避免了这些问题，它是在数字技术的基础上，根据计算机网络及存储技术，能够实现资源共享，使档案信息能够充分的发挥其查询和使用的功能。
二、城建档案数字化建设的步骤
1、建立城建档案数据库。第一步，将文件级目录输入。在建立数据库的时候，可边输入边打印，一方面将卷内文件目录补齐，另一方面对输入的正确性进行检验，以保证城建档案数据库的真实性、完整性和有效性。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。
2、加强电子文件的收集与积累。电子文件有电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合，是未来数字城建档案的主要来源。为保证所形成的电子文件不会丢失，确保电子文件是可存取、可利用、可理解的，一定要对所形成的电子文件及时收集积累。电子文件的收集积累，不但能确保电子文件的真实性，还维护了它的系统性、完整性，并且也防止了信息内容的载体在个人手中丢失、损坏的现象，很好地保护了电子文件的安全，为电子文件的归档奠定基础。
电子文件的收集积累范围，应按国家有关规定严格执行。用载体传递的电子文件，要按规定登记、签署，需要更改的，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，以防有差错。
3、城建档案数字化与上网利用同步。城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不断地变化的过程，城建档案数字化与上网利用同步即是新技术和新理念相互融合的表现。
数字化城建档案分开放与不开放两种，开放城建档案即上互联网，建立城建档案资料网站，实施资源共享，在互联网上向政府和社会提供城建档案信息查阅。
三、城建档案管理数字化建设中存在的问题
对于城建档案来说，最重要的问题就是长期存取。随着我国科学、技术的不断进步，计算机的软件、硬件技术不断的更新，直接影响城建档案信息的长期存取。数字城建档案信息的需要在物质载体上进行记录，物质载体的性能越好，存储的时间越长，反之，物质载体的性能越差，存储的时间越短。所以档案信息存储物质载体能够直接决定数字信息的存取期限，在进行存储载体的选择时要注意载体的稳定性和使用寿命。
基于城建档案的特殊性质，使得城建档案信息具有一定的法律价值。在传统的非信息化的档案，即纸质档案中，档案信息存储的载体是纸张，不容易被改变，所以能够保证信息的完好，其在法律上小的效力也很强。但是在电子档案中，一些档案信息很容易被更改，不能完好的、保存原始档案信息，其法律价值也需要一定的时间才能得到认可。
数字档案需要进行资源共享，信息资源共享的前提就是数字档案应具有一个统一标准，标准的格式和规范，以实现各档案馆的档案信息共享。但是当前，档案馆中对于数字档案的相关规范和建设缺乏统一，一定程度上影响日后的资源共享，更不能实现信息资源的交换。
传统的纸质档案的存储稳定性和保存的时间期限都比较好，所以、传统的纸质档案具有一定的可靠性。而信息数字化的档案的存储载体主要靠技术设备，又比较高的环境条件限制，缺乏稳定性，如果技术设备或者存储载体出现问题，数字档案就无法使用。
四、城建档案管理数字化建设的策略
（一）大力推进数字城建档案馆建设
大力推进数字城建档案馆建设是城建档案管理数字化建设的重要环节。城建档案馆是集中管理城建档案的地方，应加大对数字城建档案馆的建设力度，大力推进数字城建档案馆建设。在城建档案管理中，通过数字化建设，可以实现信息服务模式由被动“转化”为“主动”。数字城建档案馆建设应以城建档案信息资源利用为目的，实现档案信息资源共享的数字信息系统。在大力推进数字化城建档案馆建设中，城建档案部门是社会资源消费的一个系统，数字化城建档案管理系统建设，将实施数字化档案馆建设列为重点内容，应以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心，以城建档案信息资源利用为目的，加快数字城建档案馆建设。
（二）加大硬件投入，扩大软件推广
目前数字化档案管理工作存在硬件建设低下、软件重复开发的问题。具体体现在大部分单位的还停留在低水平的建设上，机房、网络设备和安全设施存在诸多问题，档案网络建设滞后；许多单位为了率先实现数字化管理，纷纷与软件开发公司定制档案管理系统，导致档案管理系统质量参差不齐，数据类型不一致，数据库之间不能转换，信息共享受限，浪费资源。因此，必须有计划有步骤地进行微机硬件配置、网络设备更新和安全设施添置，尽可能取得财政支持，营造最大限度的档案硬件环境；随着信息时代的到来，档案管理数字化已成为时展的必然趋势，因此软件选择是档案管理数字化中尤为重要的一点。好的档案管理软件，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。因此在软件开发方面，建议尽快建立一套档案数字化管理方面的软件设计方案，迫使粗制滥造、不符合实际的软件退出市场，并将优质的、符合现实需求的软件推广出去，建设一个相对统一的软件环境。
（三）规范数字化建设，制定统一标准
档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。
（四）提高人员素质，增强业务水平
提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。
结束语
城建档案作为城市规划、建设管理的信息资源，其重要性正日益凸显出来，因此我们必须首先从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中，力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化城建档案管理系统奠定坚实的基础。
参考文献：
[1]郭荣花. 浅析档案管理数字化建设的意义[J]. 科教文汇(下旬刊),2009,01:216+225.
一、档案资源数字化与网络化管理意义
目前，我国许多行业都在一定程度上实现了数字化、信息化及网络化管理，这种管理制度的优越性、作用和意义也充分的显示了出来。档案信息资源管理正逐渐朝着多元化、综合化方向发展。目前国内许多部门和单位都已经实现了档案资源数字化、网络化管理要求，也让人们对档案资源数字化、网络化管理的认识更加深入。
（一）档案信息资源合理配置的必然结果
档案信息资源的数字化、网络化管理是实现档案资源科学、合理配置的关键，也是档案管理工作自身发展的必然选择。对于档案工作而言，它的主要目的在于充分的利用档案信息资源，让这些信息资源一方面为企业管理决策工作提供基础信息，另外也给社会主义现代化建设做应有服务。尤其在知识经济体系日益完善的新时期，经济、社会和时代的发展都不断提高资源需求，这也给档案资源的合理、便捷、准确、迅速提供提出了新要求，而网络技术的出现则有效的解决了这种问题，给档案事业的进一步发展提供了发展新机遇。
（二）当今城市建设的必然需求
目前，国家网络建设力度不断加大，城域网建设为主的各种局域网构建明显，它使互联网、局域网的链接变成可能，实现了档案与因特网沟通。目前，国内各地档案管理机构都在一定程度上实现了网络化管理，以计算机技术、网络技术为平台的档案管理策略被人们重视，且已经取得一定的成果。但就具体的网络化、信息化管理而言，其中信息的利用率仍然较低，存在很大的档案资源利用限制，大量的档案信息和资源仍然处于封闭状态。但就目前社会发展而言，如果将这些封闭的信息传输到网络供读者阅读，那么收益的将会是一大群人，这也能更好的让档案信息资源实现社会功能，为档案事业的进步提供生机。
（三）方便档案资源保存
随着网络化、信息化时代的到来，网络工程必然会更深一步的发展，这也必然会生成更多、更复杂、内容更丰富且具有保存价值的电子文件。这些电子文件在归档之后便会形成我们目前所说的电子档案。目前我国的电子档案已成为档案工作的主流，但就如何解决电子档案传输、交流、共享中的安全问题逐渐成为企业面临的新问题。
二、档案信息资源数字化、网络化管理要点
按照目前国内数字化、网络化和信息化发展思路构想，我国档案事业在未来两三年之内必然会实现档案信息资源数字化、网络化管理目标，并且其社会化管理水平也会全面提高。在这种时代背景下，要想更好、更全面建设档案信息资源的数字化、网络化就需要从以下方面进行分析：
（一）积极主动的将档案信息资源同网络技术结合
在档案管理工作中，工作人员要积极主动的将档案管理与网络技术、计算机技术结合，加快档案管理数字化、网络化发展进程。档案数字化，其手段就是对档案实现全文存储，它在档案信息管理系统中采用目录进行管理，把全文信息、图像信息及其浏览功能集成于目录数据中进行管理，以目录数据为检索入口，从而实现档案图文信息的全文检索，用户界面友好，易于掌握。
（二）加快数字档案馆建设，努力适应飞速发展的档案利用需求
数字档案馆是新型文件和档案管理信息化的必然结果。数字技术的应用完善并发展了档案馆的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久。数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且，利用者可以不受时间、地点的局限，随时、随地实现档案的异地查找。
（三）档案信息资源数字化与网络化管理需要注意的问题
1.着重数据库建设
档案信息资源管理要想真正的实现网络化，第一需要做的就是数据库建设，因为数据库的主要功能就是存放档案信息，如果建设质量存在问题，那么，网络上的档案信息很难实现共享，也就失去了网络化管理档案信息的价值。因为如果数据库建设存在问题，网络用户在查找相应的档案信息时，无论什么样的检索要求都不能满足检索条件，这就给使用者带来了一定的困扰，还有些数据库存在重复建设的现象，造成了网络资源的严重浪费。因此相关人员要将管理重点放在数据库的建设上面，使其成为内容丰富并且使用价值极高的数据库。
2.电子文件的收集
电子档案与传统的纸质档案相比，优势的确很多，但是存在的技术会更多更复杂，有很多的影响因素阻碍其发展，面对着些问题，档案管理部门在现阶段很难独立完成，因此可以将电子档案信息的生成部门、档案管理部门以及计算机管理部门有效的结合起来共同来管理档案信息。
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