时间：2023-10-10 15:58:35
导语：在电子档案管理方式的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
中图分类号：G278 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0193-01
一、电子档案特点分析
电子档案所采用的数字代码需要借助计算机解码，才能转换成可读的信息。另外纸质档案及载体是不可分割的整体，而电子档案的信息转变成以二进制码存在的电子形式储存的，电子档案的信息载体间是可以转换的，可以在不同的计算机间传递，也可以在不同的载体间进行复制。以二进制码存在的电子形式储存的电子档案需要依赖特定的系统，电子档案具有共享性，也就是说同一时间多人不受空间的限制，同时共享同一信息等特点。
二、电子档案管理存在的问题
（一）电子档案的安全性问题
随着全球化，信息化和网络化时代的到来，因特网的共享性，开放性，全球性的发展，使得任何人都可以介入到网络中来，电子档案通过网络进行传送时，为不法分子的非法操作提供了便利，通过“黑客”攻击网络来窃听，篡改、伪造信息，直接危害电子档案的安全性。
（二）电子档案的真实性问题
电子档案非常容易失去真实性。计算机内存储的电子档案没有个人的笔迹特征，没有新旧书写墨迹的区别，一旦电子档案被删改，删改后的电子档案不会留下任何的痕迹。如果有人出于自身的利益进行删改很难被发现，即使发现了，也不会有任何可靠的证据。同时电子档案在输入的过程中出现错误的概率和机会远远超过了纸质的档案，而且输入者没有留下自己的笔迹，日后难以对材料的真实性进行确定，同时也不能追究到操作者的责任。
（三）电子档案的保密性问题
使用互联网任何终端的设备都能够储存和索取互联网某一设备的电子文件。从另外一个方面来讲，一个终端上的电子文件也能够发给若干个互联网的终端。这对于一些需要限制提供内容的安全保密问题或者在一定时间内需要保密的内容，带来了很大的威胁。
（四）电子档案的完整性问题
电子档案结构复杂多样，存储的方式多种多样，而且经常处在流动的状态，信息被复制，剪切，很容易造成信息的缺失，很难保证电子档案的完整性。
（五）电子档案的法律性问题
纸质档案由于有固定的载体，字迹不易篡改，法律效力是社会所公认的。电子档案由于其自身的因素，没有固定的载体，制定相应的法律效力条文就非常的困难，电子档案的法律效力就很难得到认可。电子档案的真实性和安全性就受到了质疑。
（六）电子档案的统一性问题
计算机硬件的发展远远超过软件的研制，软件研制的迟缓远远不能够适应各个方面存储的需要，远远不能够适应互联网时代的发展。由于档案系统各地区、各单位之间都没有使用统一的软件，必然会影响到电子档案相互之间的利用和全国的联网。
三、电子档案管理存在问题的有效措施
（一）提高档案管理人员的职业素养
档案管理人员要有保护档案安全的高度的责任感和强烈的意识。按照岗位要求，认真履行自己的职责，遵守职业道德规范；通过扎实的工作，高度负责的态度和切实有效的措施，维护电子档案的安全性、真实性和保密性。不利用软件、计算机等设备为己谋利。严格杜绝利用计算机私自篡改、删除电子档案的信息进行违法犯罪活动，保证电子档案信息的真实性和完整性。为用户提供最可靠的原始资料。
（二）加强档案管理人员计算机技术的培养
面对信息时代对档案管理人员提出的挑战，当务之急是树立档案现代化管理的意识，利用计算机技术进行电子档案的管理。更新传统的管理理念，把电子档案作为档案中不可缺少的组成部分。定期举办提高档案管理人员计算机能力的培训班，使得档案管理人员不仅具有扎实的档案管理知识，同时还具有运用计算机知识在档案管理中应用的能力。培养电子档案管理的复合型人才，顺应互联网时代的发展，提高电子档案管理人员的工作效率。
（三）建立健全的维护电子档案安全的法规
目前，对电子档案的法律效力问题还没有明确的规定。但是，随着信息化时代的发展，电子档案已经大量使用。电子档案的形成、积累、归档、保管以及利用等各个环节中，都有被修改和丢失的可能。即使信息安全技术完善，也需要相应的档案安全管理措施来进行保障实施。因此，必须要建立完善、健全、科学合理的相关法律法规，用法律的形式明确电子档案的法律效力，维护电子档案的安全性和真实性。
（四）做好电子档案的安全性管理
在电子档案的管理过程中，确保电子档案管理的安全性。结合电子档案管理的实际，我们要从以下几个方面来阐述。一、做好电子档案信息的安全性管理。在电子档案安全性管理中，只有做好档案信息的管理工作，才能确保档案信息的安全性满足实际的需要，达到提高电子档案管理水平和电子档案安全管理效果的目的。二、做好电子档案备份的安全性管理。计算机在受到病毒侵入或是人为操作不当导致电子档案的丢失，为确保电子档案的安全性、完整性，根据实际的需要进行电子档案的备份。通过明确备份使用职责，建立备份的使用制度，就要加强对电子档案的备份管理，保证电子档案备份管理达到预期效果。三、做好电子档案共享的安全性管理。由于电子档案具有共享性的特点，因此要规范电子档案使用流程，做好电子档案共享性管理，提高电子档案的管理效率。
（五）保证电子档案的网络安全
在电子档案材料形成、归档、保管和利用的过程中，要及时登记网络环境和设备的相关数据情况，保证电子档案归档的质量。一旦安全的网络环境遭到破坏，电子档案的信息就会遭到窃取、篡改或删除，为了确保电子档案的安全性、真实性和完整性，就必须通过技术手段保证网络的安全。
（六）制定科学合理的电子档案管理标准
伴随着电子档案的大量产生，迫切需要一套科学合理的电子档案管理的工作标准。用标准来明确电子档案的形成、鉴定、积累、整理、归档、分类和保存等工作。通过科学合理的管理系统来确保电子档案在诞生之时就是科学、合理、规范、有序的管理。这是电子档案管理中迫切需要解决的基础性工作。
（七）研制电子档案统一格式的管理软件
此项工作建议由国家档案局牵头，对电子档案现代化的管理进行研发，制定统一的格式；例如：统一的模块，统一的文件格式，统一的文件类型，统一的字号，统一的颜色等向全国推广，提高全国档案管理系统的现代化水平。
四、结束语
伴随着信息化时代的发展，办公自动化的广泛实现，电子档案管理的社会服务功能不断强大。为了提高电子档案管理的整体效果，针对电子档案管理工作存在的问题，档案部门要与时俱进，顺应现代化时代的发展，尽快采取有力的措施，确保电子档案管理工作得到有效的开展。
参考文献：
[1] 封晓玲.浅析电子档案管理的有效措施[J].黑龙江科技信息，2011（16）.
[2] 夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 新西部，2009（16）.
[3] 尹君.电子档案管理浅析[J].卷宗，2014（09）.
[4] 张文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].青春岁月，2014（10）.
[5] 单丙英. 试论电子档案管理及对策[J].中国科技纵横；2011（01）.
关键词：信息时代；管理；纸本档案
现在计算机普及，计算机的应用也渗透到各个领域，计算机是从什么时候开始走进人们生活中的？从国际的角度上看，从第三次科技革命后，计算机开始发展，但我国是在改革开放以后计算机行业才开始走进大众视线，在科技高速发展的今天，各行各业都进入电子管理时代，档案管理工作如此。而在信息时代下的纸本档案如何管理也需要得到重视。
1 电子档案管理是必然趋势
传统的档案管理方式是用纸本方法进行管理，记载档案信息也是通过纸和笔，档案上的资料都是人一笔一划写上去的，也体现了档案的价值，在那个时代，没有先进的技术，一切都要靠人力物力来解决，纸本档案也和当时社会相适应。但是，在电子信息飞速发展的今天，纸本档案就不能适应当前社会的发展节奏，档案管理创新管理模式采用电子档案管理方式，电子档案管理方式和传统的纸本管理方式相比，电子档案具有优越性。电子档案管理方式有很多优点，同时也给用户带来了极大的方便，在纸本档案的时代，查阅档案信息需要大量的时间，消耗人力物力，而现在，查阅档案信息一般在电脑上操作，只需要几秒钟的时间，电子档案管理和纸本档案管理相比提高了工作效率，也促进了社会的发展，是人类发展历史的变革，同时也是时代的进步。虽有有了方便快捷的电脑档案管理，但是传统的纸本档案管理也不能放弃，而且还要管理的更好。
2 电子档案的管理措施
2.1 优化电子文件管理流程
每一件事情在发展过程中都是按照顺序进行，档案管理的相关活动也要按照相关顺序完成，电子文件的管理流程和传统的手工管理文件流程不一致，不是对手工流程的模仿复制粘贴，要有电子文件的特点，善于利用计算机的处理系统，高效的处理数据文件，要积极构建科学合理的高效管理流程。
2.2 建立文件处理系统
文件管理是文件处理系统的核心，文件处理系统直接决定着电子文件的技术特点和管理问题，而最后解决方法也要回归于文件处理系统上。在完整的电子文件处理系统中，处于核心位置的是文件管理，文件处理对于管理电子文件起到重要的作用。严格来说，电子文件管理系统是一个制度，在这个制度下，进行文件处理与管理工作。文件管理系统也是电子文件管理活动整体的承担者，能保证文件管理顺利进行。同时在进行电子文件管理时要建立一套科学标准的管理制度。
3 电子档案管理和纸本档案共同发展
电子档案符合当今信息时代的发展，和纸本档案相比，有着独一无二的优越性，但是纸本档案也有独特价值，并且这种价值是电子档案无法替代的。要想了解纸本档案的价值，首先要了解档案的价值。档案具有历史价值和社会价值，档案是在社会历史发展变化下而产生的，档案通过多种的形式记录历史的发展，为学者研究历史提供有效的资料；档案也是当代社会真实的反映，记载社会的发展节奏和发展规模，记录档案的工具有很多，并随着社会变化而变化，档案是一种记录工具，因此具有记录属性，同时档案也具有原始性，记录的原始信息是无法替代的，在信息时代下纸本档案的作用减弱并逐渐被电子档案取代，但是，纸本档案的价值仍存在，纸本档案的价值不会因为纸本作用的减弱而消失，具有原始价值还具有法律效力。纸本档案的存在意义重大，我们要学会保护和管理。
4 对纸本档案的保护和管理
从纸本档案资料管理开始，档案管理系统是一种全世界通用的系统，即使现在己经被电脑给取代了，但是对纸本资料的管理还是需要加强，对它的管理和保护仍然十分重要。基本上，传统纸本档案的管理有十三个步骤：点收～整理～登记～分类～立案～归件～编目～装订～调卷～清点～防护～转移～销毁。不过随着时间的推移，现在已经把上面的十三个步骤缩减成六个步骤，即：收集、分类、归档、装订、调阅、销毁。即便缩减成六个步骤，也完全可以把纸本档案管理好，只要我们按着这六个步骤实施下去，就基本上能保证该档案的完整性，剩下的便是物理保护。人们知道纸本档案是由纸张、纸材料、字迹三者结合在一起的。它的寿命与内外部诸多因素和保护环境条件有关，就其内部因素来讲取决于形成档案的材料、保存条件和工作人员的责任心，外部保存环境条件，包括借阅人员的爱护和对各种突发事件的防范措施。也就是说外部保护环境，例如档案储存的温度、湿度、阳光等都很重要。档案库房的管理一定要严格按照档案库房管理的国家标准执行。工作人员不能只注重库房温湿度，而忽略了室外温湿度，室内室外温度湿度要每日对比，认真做好记录，最好是将每日温湿度记录做成趋势图，以便分析和掌握最适合档案保管的温度，从而延长档案存放寿命。另外阳光每日照射时间也要很好地把握，光线不能直射档案纸本，否则会加速档案老化。档案需要阳光但不需要强烈的直射阳光，光线强烈时一定要加防护窗帘遮挡光线。库房一定要通风良好，通风良好也是保证档案不发霉退色的前提之一，纸本档案的保护与管理重要的一条就是责任心。作为一名良好合格的档案管理人员，高度的责任心很重要。在档案保管过程中，如果档案保管的外部环境良好，而缺乏责任心也是不行的，工作也不会做到位。要知道一旦这项工作有所闪失，损失是无法弥补的，后果不堪设想，因为档案具有原始性和唯一性。档案工作人员要具备处置突发事故的能力，对于火灾、洪水等灾害要防患于未然；对于四防安全工作（即防火、防电、防盗、防自然灾害）要做到深入细致，把事故消灭在萌芽，一旦发现，也要有处理事故的能力，这才是一个合格的档案管理人员应具备的素质。
结束语
综上所述，在信息化条件下，档案部门应转变观念，改革传统的档案管理模式，建立电子档案系统，更加全面科学的管理档案。在如今，电子档案在档案管理工作中占据重要的位置，电子档案创造的价值引起人们关注，为了使档案管理工作更好地适应现代信息时代的发展要求，就要建立更有效的档案管理信息系统，为经济建设和社会发展服务。但是在发展电子档案的同时也不能忽视传统的档案管理，传统的纸本档案管理也具有社会意义，在我国档案事业发展的情况下，电子档案管理和纸本档案管理要统一发展。
参考文献
[1]张文亮.关于电子档案管理的思考[J].云南档案，2008（9）.
1 中小学档案管理的现状
1.1 领导班子尚未意识到档案管理的重要性
在以往的档案管理中，学校领导尚未意识到学校档案管理的重要性，还单纯的认为只要把学生的成绩搞上去、把学校的教学目标达成，这就算管理好学校了，认为学校的档案管理应由档案管理部门来负责，然，并不知学校教学部门的教学资料等重要文件不能及时入档，造成文件的积压或丢失，对档案的完整性和安全性有多么大的影响。
1.2 档案的管理方式过于传统
就拿“图书馆找书这一例子来说”我们去找书，并不知道这本书有没有被借走，或是图书馆是否收藏了这本书，我们只能在归类好的书架上一层一层的找，找到最后，才发现，图书馆没有这本书，或是这本书已经被借走了。如果图书馆实现了信息化，我们找书时就有了针对性，我们可以检索书名，得知有没有被借走，得知该馆有没有收藏这本书籍，当我们的检索结果有我们要找的这本书籍，我们就可以根据这个索书号，去对应的楼层，对应的书架去寻找，这样既节省了阅读者的时间，又提高了图书的利用率。仅仅这样，仍不能算是实现了信息化，如果没有建立无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案管理方式，还是无法从根本上解决档案管理的利用率低，档案管理困难等问题。随着信息技术的不断发展，电子文档这一新产物的出现，无形之中加大了档案管理人员的工作负担，当在不实现信息化的前提下。所以档案管理的信息化需要尽快得到解决。
1.3 档案管理人员的管理水平不够高
学校的档案管理部门大多是由兼职人员或是文化水平不高的叔叔阿姨来管理，缺乏具有全日制档案管理专业毕业的高素质人才，缺乏既具备档案管理专业和通晓计算机专业知识的综合性人才。因此，在日常的档案管理中需要不断提高管理人员的管理水平，不断完善档案管理中的不足，要与现代化档案管理接轨，不断提高档案管理水平。
2 中小学档案管理实现信息化的优势
2.1 改变档案管理方式，提高工作效率
档案管理进入信息化和数字化后，改变了档案管理人员的工作方式，使其从繁杂的管理方式中解脱出来，将以往档案资料的收集、整理、立卷，归档等复杂手续逐渐改变，实现了档案管理的现代化、自动化，在一定基础上极大的提高了工作效率。
2.2 改变档案管理方式，提高档案使用寿命
档案管理由一开始的纸质资料逐渐转换为电子资料，纸质资料对保存条件有较高的要求，藏储地点过于潮湿，过于干燥都不符合纸质资料的藏储条件，加上纸质资料有个最大的缺点就是它的存储寿命要远远的低于电子资料。
档案管理存储方式的转变，并不代表数字文?n完全替代了纸质文档，而是，现在的档案管理方式由单一的纸质方式逐渐演变为纸质和数字相结合的多形式并存的存储方式。数字档案的出现，使历史久远、具有极高保存价值的资料得到了有效保护，延长了档案的使用寿命。档案管理方式的改变不仅节省了空间，还为保护大自然做了贡献。可见，档案管理方式的多形式化有助于提高资料的使用寿命和减少环境的污染。
2.3 档案管理方式的改变，有助于实现资源共享
中小学档案信息不仅记录了学校的发展过程，最主要的是学校档案的信息能够服务于学校。信息化在中小学档案的应用，加上网络管理系统灵活多样的查询手段，使查阅者能在短时间内从大量的文件资料中找到完整的档案资料，能够使查询结果更准确，查询速度更快速，从而实现了资源的共享。网络这么发达，学校都想通过网络来更好地宣传自己，因此，每个学校都有自己的网站，档案信息通过学校的网站得到更好地展示，使更多的人了解学校的发展历程，了解学校的教学质量等一些重要信息，使档案资料得到更好的共享。
3 中小学档案管理如何实现信息化
3.1 对档案资料进行科学管理
学校的规模大小不能决定对档案资料的重视程度，也就是说，不管学校规模的大小，都应该重视档案管理。因此，有条件的学校应选择档案管理专业，思想素质高，责任心强，有较强业务能力的人员来管理档案，没有条件的学校，也应该找责任心强，熟悉学校工作，思想道德方面有较高素养的人员来负责学校的档案管理工作，逐渐实现中小学档案管理的专业化和科学化。
3.2 建立相应的规章制度
档案管理的信息化不仅是社会发展的需要，也是学校实现现代化的需要。因此，使档案管理能够更好地实施，应该建立相应的规章制度，加强档案管理的力度。规章制度的制定要多参考相关法规和密级要求，制定合理的规章制度。还要做好相关人员的保密工作，使其能按照规章制度来科学的管理档案。
3.3 做好安全工作，保护数据安全
档案管理方式的改变，对档案的安全性有了更高的要求。由于档案信息不能直接读取，需要依赖软硬件设备，这就使数据容易丢失和篡改，而且还容易受病毒的侵袭、破坏的可能性，数字档案的保存环境要在之前纸质环境的基础上还要做好网络上的安全，因此，对于档案管理方式的改变，一定要做好数据的备份、和病毒防护等工作，才能更好地保护数据的安全。
1 明确档案信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。
2 档案信息化建设问题分析
档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：
第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。
第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。
第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。
第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。
3 档案信息化建设与档案管理措施
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。
3.1 建设专门的网络档案系统
档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。
3.2 重视电子文件管理工作
档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与通用性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间， 必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。
3.3 制定完善的技术处理制度
在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。
3.4 积极应用现代化管理措施
档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。
3.5 树立正确的服务意识
档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。
3.6 制定完善的管理制度
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。
关键词：离退休人员；纸质档案；电子档案；保护技术；联系
计算机及网络技术向纵深深处的发展，办公自动化正在普及应用，档案管理也不例外。传统档案管理的弊端不断显现，如管理效率低、差错率高、管理成本大等特点，不利于档案管理的规模化、高层次发展。办公自动化向档案管理领域的渗透和发展，为档案管理的可持续发展提供了机遇，但档案管理的信息化也面临着不少的挑战，如信息化投入成本高、信息安全难以保证。离退体人员档案管理面临着复杂化的情况，面临着新情况、新问题，如何破解档案管理难题，引导档案管理合理发展，是一个值得深思的问题。
1 离退休人员档案管理面临的形势和基本情况
离退体人员档案管理工作是一项复杂的工程。由于离退体人员的档案多是传统纸质档案。纸质档案对档案工作环境，如温度、湿度、条件等要求比较高，外界环境容易对档案的材料等产生影响。此外，由于纸质档案在保存过程中也容易发生变质、损坏的现象。这些都对档案管理提出了严峻的挑战。随着网络技术和计算机技术的深入发展，档案管理信息化进行在不断加强。信息化的档案管理系统作为一种信息管理系统，为档案管理的信息化、自动化和系统化提供了有效的措施和手段，同时电子档案能够克服纸质档案保存过程中存在的问题和缺陷。因此，不少地区的档案管理机构都开展了档案管理信息化，从而提高效率节省成本。但由于离退休人员档案管理的特殊性，档案信息化中面临着不少的困难。如信息量大、信息化成本高等特点，但作为未来发展主流，电子档案在档案管理中有着广阔的发展前景。
2 离退休人员纸质档案与电子档案之间保护技术的区别
电子档案与纸质档案从实质上来看，它们之间还是有差异的。纸质档案实质上是对档案载体的保护，通过不断的完善、优化措施、修复等物理环境或物理实体的保护从而确保档案信息的安全。纸质档案的管理并不需要特别的技术手段和措施，档案的保护主要是对环境的控制、调整，确保档案室的环境能够满足档案实体的基本要求。在纸质档案的保护过程中，注重对档案信息的完整性、安全性的保护。相对来说，纸质档案的管理成本比较高，人工管理费、档案纸质、环境控制设备等都占用了大量的费用。而电子档案由于管理信息方式的不同，它主要是对计算机及软件技术的依赖性较强。随着计算机技术的发展，档案管理信息系统的功能不断增强，可以实现对纸质档案管理的真实模拟，通过对信息系统的完善，功能设计增加、界面设计的优化等从而促进档案管理的技术水平的提升。与纸质档案最大的不同在于对技术的依赖较强，在投入成本方面，虽然一次性投入成本大，如信息系统的购买、计算机及网络设备的购置等这些都需要较大的投入，随着计算机技术的革新和进步，信息化的成本在不断降低，信息系统的功能也在不断完善，信息安全措施也在不断提升，这些都为电子档案的发展提供了巨大的机会。此外，电子档案管理节省了大量的人工成本，有利于档案管理的长远发展。
3 离退休人员纸质档案与电子档案之间保护技术的联系
纸质档案与电子档案是档案管理中的主要形式，也是未来档案发展的两种主流趋势。从档案管理的原则、方法和技术情况来看，纸质档案与电子档案有着显著的关联性。它们的目的是一样的，都是确保档案的完整和安全。纸质档案能够克服电子档案在管理中存在的信息脆弱现象，也能够保证档案信息的安全；而电子档案由于信息的高效性、便捷性、方便性等特点，电子档案能够为纸质档案的管理提供支持和借鉴，纸质档案管理方式和手段的创新，有助于为电子档案的管理和开展提供支持，电子档案是纸质档案管理的模拟和再现。纸质档案管理方式的创新有助于电子档案管理的优化和发展。从历史进程来看，纸质档案的管理具有悠久的历史，在管理经验、管理方式、管理措施等方面具有很强的优势，并形成了一整套完整的管理体系，技术措施等都比较成熟。而电子档案管理技术在一定程度上必须依赖和借鉴纸质档案的管理措施和技术。纸质档案能够弥补电子档案在管理中存在的不足，提升档案管理的效率和水平，为档案的科学化和合理化提供了帮助。纸质档案与电子档案间的关联性将会改进档案管理的模式，为档案信息的权威性、真实性、安全性提供巨大的支持和帮助。所以，电子档案与纸质档案是相互联系的，不存在一种方式对另一种方式的替代。正是电子档案与纸质档案在管理上的相互作用、相互依存，才能够有效保证离退休人员档案的安全性和客观真实性。
4 结束语
总之，离退体人员纸质档案与电子档案保护技术是相互联系，相互作用的。本文在对档案保护技术的两种形式的分析中，认识到档案管理一个复杂的过程，纸质档案与电子档案的并存将会对完善档案管理，优化档案管理措施和手段提供支持和帮助。同时，纸质档案与电子档案是有区别的，纸质档案是电子档案管理中的良好补充。而电子档案的存在和发展，也大大提高了档案管理和检索的效率和水平。因此，合理调整和平衡电子档案与纸质档案的比例，加大离退体人员档案管理力度，促进档案管理水平的提升。
参考文献
[1]王晓峰，高校离退休职工电子健康档案管理浅析[J]， 石家庄：价值工程，2010（34）：26-26
[2]王涛，戴晓林，广州市委组织部积极构筑干部档案“防火墙”[J]， 大连：兰台世界，2011（26）：127-128
一、援外医疗工作档案管理的现状及问题
从1968年吉林省向索马里派出第一批援外医疗队开始到现在，吉林省共派出570余人次的援外医疗队员。48年来吉林省的援外医疗在国际上做出了较多的医疗援助，为国际卫生组织和促进国际间友谊做出了贡献。在长达48年的时间里，吉林省援外医疗队所存的相关档案却少之又少，原因有以下几个方面。
1.档案管理不善。
目前援外医疗工作档案的规章制度尚未完善，吉林省的援外档案管理依然采用传统的人工操作的方法，在管理过程中，没有明确的责任分工，一般是谁经手谁保管，相关档案没有专人负责。同时，收集的档案全部堆放在一起，并未按照不同的内容来进行分类，甚至一些文件材料还都分散在个人手中。
2.档案管理方式过于传统。
目前援外医疗的档案管理方式还是传统的人工整理，没有使用专门的软、硬件设施，具有专门电子化设备的单位更是少之又少，传统落后的援外医疗工作档案管理，降低了我省援外医疗工作的整体水平，也影响了援外医疗工作档案的功能和作用。如2013年全国召开援外医疗队派遣50周年纪念会时，我省很多医疗档案是通过发通知，由地方相关部门进行收集后上报的。
3.档案未被充分利用。
档案管理人员认为档案被收集整理后就完成了事，这些档案就可以安静地存放在那里。许多援外医疗的信息资源被人遗忘，如通过编研的方式对这些档案进行整理并宣传，才能真正发挥档案的价值。
4.归档意识不强。
医疗人员对于档案归档的意识较为薄弱，是造成医疗工作档案管理问题的重要原因之一。医疗队员认为档案管理仅是档案部门的事，和自身并无直接的关系，只要做好分内的工作就可以。因此援外工作人员并未对援外医疗档案工作进行考虑，只是马虎归档、应付了事。在这样的状况下档案管理一定是混乱的，工作人员出现职位的变动，档案往往会被丢失，给档案造成不应有的损失。
二、援外医疗工作档案管理的对策
1.建立完善的档案管理制度。
援外医疗工作档案的内容较多，医疗队员的选审、培训、派遣和赴外工作，对于我省今后的援外医疗工作都具有十分重要的意义，所以我们要针对援外医疗工作档案建立完善的规章制度，用科学的管理原则对医疗工作档案进行管理。对每一批队员都要进行详细记录，并由专门的负责人管理相应的档案，这样即使工作有变动，也不会影响到档案管理。
2.建立数字化档案管理方式。
在档案的数字化管理上应加大投入，实现档案资料的科学化管理。目前，我们数字化档案管理依然处于起步阶段，对于档案的数据检索仅有内部的工作人员才能使用，无法将这些档案的信息资源实现社会共享，这影响了档案的利用效果。因此要想实现科学的档案管理，就必须在档案管理的软、硬件设备上加大投入，实现我省援外医疗的数字化档案管理方式。
3.加强档案资源的利用和开发。
为了更好地提高我省的援外医疗工作档案的管理水平，我们要借助我国卫生部援外医疗的信息管理系统，尽快实现档案资源的共享。在完成数字化档案管理以后，对于有价值的资料可以整理成电子文件，采用电子档案的方式进行收集，让援外医疗档案信息资源能够被最大限度利用，真正发挥档案资源的价值和作用。我们要实现这个目标，就必须要建立强大功能并拥有丰富档案资源的数据中心，并搭建好网络平台和构建系统支持，将纸质档案转化为电子档案，按照既定的标准纳入电子档案库，以备随时查阅。
4.提升工作人员对援外医疗工作档案管理的重视。
高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。
1 高校电子档案分析
当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
2 高校档案管理中电子档案管理问题分析
目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：
第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。
第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。
第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。
第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。
3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施
在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。
3.2 树立正确的管理观念
高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。
3.3 创新电子档案服务手段
首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。
3.4 加大电子档案的投入力度
高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。
高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。
1.1电子档案管理权限问题
电子文件都保存在电子设备中,很容易被删改,而且修改后很难发现修改留下的痕迹,一切操作都在计算机中完成,且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认,这样就使得拟稿者无法留下自己的笔迹,企业的负责人也无法在形成的文件材料签发,影响电子档案的有效性,同样影响了它的真实性,如果在当事人不知情的情况下进行操作也是很难有所发现的。
1.2电子档案管理的安全性问题
现代科技发达,各种病毒横行于网络,如果稍微不注意就会使得电脑中毒,由于电子档案都保存在电子存储设备中,传输便捷,在信息化的今天,可能瞬间就造成档案资料的在网络上的大量传输,如果沾染相关的病毒将造成不可估量的后果,如果电子档案端丽不善或者安全管理重视程度不足,就会造成材料的改动或丢失,给国家和个人造成很大的影响。
1.3电子档案挂历标谁统一问题
由于电子档案管理进行时间不久,没有成熟的相关法规章程,而且文件涉及的技术环境较复杂,采用标谁的不统一,这就造成管理方法的混乱,但我国计算机技术的标谁化工作还刚刚起步,各种存贮信息、记录介质、软件和编码方式的标谁各异,各厂家的产品也很难做到兼容,互控性差。这就使得电子档案管理工作的相互兼容性很差,没有充分利用电子档案的方便快捷,无法做到实现信息资源共享,档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件,势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
1.4电子档案管理人员管理出现的问题
新时代的电子档案管理的方式也发生了很大的变化。很多现代电子档案管理人员仍然以过去的相关管理办法去操作着新时期的电子档案管理,对于相关的章程不熟悉,特别是电子设备的操作达不到相关要求,不懂得电子资料的存盘、刻录复制以及传输等计算机技术,综合能力要求达不到。电子档案的管理方法混乱,没有明确的规章制度,工作人员无章可循,缺少责任制度,使得工作达不到要求
2相应的解决措施
2.1建立健全法规体系,完善相关的制度
目前我国的电子档案管理规范陈旧,没有相应的更新,造成电子档案管理大都沿用传统纸质文档管理的模式,因此,我国要想档案管理能够稳定的发展下去,那么就必须建立我们自己的规章制度,建立健全相关的法律法规,通过相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。使人们能够自觉地遵守这些规定。
2.2培养紧缺人才,适应时展需求
由于电子档案相对传统档案的挂历方式的重大变化,电子档案的管理工作也出现的巨大的变化。这就要求我们的管理人员能够继续学习新的技术知识,如果仍然用管理传统的相关方法去管理电子档案,那么电子档案的管理会出现巨大漏洞,造成无法挽回的损失,档案人员除了传统的档案学知识外,必须掌握电子档案的相关存储,传输的技术,特别是安全性能方面的知识。并建立现代化管理意识。
2.3加强电子档案硬件系统的管理
在选择相关的硬件设备时,要选择质量可靠,性能稳定,特别是对电子档案的安全性能的要求不能放松,安全才是档案管理的重中之重,不能随意选择某些设备随意应付了事,同时应该安装相关的杀毒软件,提升防病毒等级,对档案管理不能放松相关的保护措施。对于引进的硬件设施要进行维护,不能将买回的设备随意丢弃不管,要做到经常维护,将硬件设施的保修也作为日常工作的一项,达到满足电子档案长期保存的相关需要。
3结束语
一、传统医疗卫生档案管理方式存在的缺陷
由于我国历史和现实的多种原因及档案材料的特殊性，档案工作形成了封闭型、半封闭型的管理模式。管理意识、设备和技术方法比较落后，基本处于经验管理和手工操作状况，档案管理和利用水平低。医院档案资料的收集、整理、立卷、装订都靠手工操作，不仅程序繁琐，手工劳动量又大。在建立档案检索工具上，费时费力进行人工编制，查询利用档案资料时要靠对档案材料、索引目录的熟悉程度人工翻阅检索，不仅浪费大量的时间，还可能漏查或者信息不全、不及时，效率低下，不利于档案信息的整理、编研、利用。解决上述问题的唯一办法，就是不断更新管理意识，改革管理方法，运用先进的信息技术设备，从手工劳动中解脱出来，提高工作效率，实现管理现代化，从根本上提高档案的管理利用水平。
二、加强医疗卫生档案管理的对策
1.强化领导层的档案意识
由于长期以来医疗工作人员对档案的管理重视度并不高，认为档案管理就是抄写、保管等简单的单一性工作，不能直接创造经济利益，只要保证档案不丢失、不泄密、不缺少就算是做好本职工作了。
但这种档案管理方式已经不能适应档案管理要求和标准了。随着医疗改革的深入，医院各项工作的发展，传统的档案管理模式阻碍了档案工作的发展，如何加强医院档案管理，以满足医院档案信息的利用需求，建立一个高效、科学、完整的档案管理体系，是医院档案管理工作的当务之急。显而易见，要改进，就要从领导层的重视程度做起，有了领导的重视，档案工作人员就有了信心与动力。其重点在于领导必须认识到档案管理工作是医院管理工作的基础之一，是重要的信息来源，是医院管理水平提高的体现。只有在领导的重视之下，才会促使工作人员积极改进档案管理方式。由此可见，领导层的重视对医疗卫生档案管理工作的开展起着决定性的作用。
2.提高档案管理人员素质
档案管理人员素质直接影响档案管理水平。首先，档案行政部门要加强对医院档案工作的指导。档案行政管理部门要悉心研究医院档案工作新情况、新问题，及时对医院档案工作进行实地指导，使档案工作能够适应医院的发展需要。其次，要加强对各部门的兼职档案员进行业务指导。中心档案室专职档案员要及时把档案工作的有关精神、档案整理标准传达给各兼职档案员，使各部门形成的档案能符合中心档案室的要求，并与中心档案室的档案统一标准，便于日后各部门档案的移交，以及移交后的档案利用和借阅工作顺利开展。再次，加强档案员的业务培训，采取走出去、请进来的办法，不断提高业务知识和工作能力。
3.改革医疗卫生档案管理方式
健全档案管理制度，根据各类材料的内容进行归档，可罗列索引，尽量明确信息，把所收集的材料所属人姓名、出生日期、所属科室、归档时间、归档时职称，按照档案法的规定进行整理。对各科室医疗工作人员的信息进行统一管理，并分卷、册、年代，按照顺序依次排放。
4.建立完善的档案管理网络
因为手工管理的效率低、误差大，为保管和日后调阅带来诸多不便，甚至许多有价值的资料因保管不善缺失，成为不可弥补的损失。所以，要做到保证档案的完整、安全和档案管理的高效，没有严密的档案管理体系，没有一个健全的档案管理网络，是根本不行的。现在，用计算机进行辅助管理，用专业的档案管理软件，对档（下转第55页）（上接第53页）案的检索、汇编进行管理，方便查找，且效率高，检索全面。在人员方面，可以按部门职责的不同，进行分门别类的管理。并可在各科室抽选一名细心、耐心、有责任心的人员协理，使全部门的档案可以有序统一，使档案管理网络日臻完善。
（五）建立新型电子化档案
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