时间：2023-10-17 16:20:36
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随着我国经济水平和科学技术的不断发展，越来越多高职院校采用会计电算化的方式进行日常工作，会计档案的内涵和外延都产生了深刻的变化，而新的会计档案形式仍然没有规范的管理方法和处理措施，这是促成高职院校会计档案管理混乱的原因之一。而我国现阶段高职院校多数由中专学校升格合并，多校合并时没有对需要销毁的会计档案进行清理，也极易造成管理不当的现象。
会计核算专业资料具体包括会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类和其他类会计核算资料，而这四大类资料就构成了会计档案的全部范围。众所周知，会计档案不仅仅是会计活动的产物，同时也是记录和反映经济业务的重要史料与证据。所以，保管好会计档案可以方便在必要的时候进行查阅和审计。而在高职院校当中的会计档案有以下几类：
会计凭证：是一种记录经济业务和明确经济责任，并且按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计凭证分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务最初发生时就马上填写的书面证明，包括如飞机票、火车票等外来原始凭证或借款单、工资发放明细表等自制原始凭证。而记账凭证则是以原始凭证为依据，作为记入账簿内各个分类账户的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。
会计账簿：会计账簿具有一定格式并且由相互联系账页所组成，是通过序时、分类等方式全面的记录一个单位经济业务事项的会计档案。连接会计凭证和会计报表的中间环节就是设置和登记会计账簿，做好会计账簿的工作对于加强经济管理具有非常重要的意义。
财务会计报告：是指高职院校对国家上级主管部门提供的反映单位某一特定日期财务状况的书面文件。包括资产负债表、收入支出表、财政补助收入支出表和附注等。
其他：包括上级主管部门下发的有关财会文件，高职院校内部制定的有关财会部门的制度文件和银行存款对账单、y行存款余额调整表、国库统一支付对账单、会计档案移交清单和会计系统支持软件及密码等。其他类会计档案也是高职院校会计档案的重要组成部分，而这部分会计档案也常常与文书档案相混淆。
会计档案的重要性
会计档案是单位总结经验、确定责任事故、分析和判断事故原因、打击经济犯罪的重要依据之一。单位可以通过会计档案所提供的过去经济活动史料。对本单位进行经济前景预测，并由此预测作出实际经营决策，进一步编制相关财务、成本计划。鉴于会计档案的重要性，《会计档案管理办法》第四条规定，各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防损毁、散失和。
会计档案管理问题
对会计档案的重要性认识不够。有领导和财务人员对会计档案的管理不重视，没有充分认识到会计档案承上启下的重要作用，人为不重视的观念是导致会计档案管理混乱的首要原因。领导对会计档案管理的忽视容易造成会计档案管理人员在管理会计档案时疏忽大意，没有做好相应的管理和保密工作，使会计档案的管理雪上加霜。
会计档案的鉴定销毁不及时。目前，全国高职院校所存放的会计档案大多数都已经超过法律规定的存放年限，应给予销毁的会计档案大量堆积，而没有对会计档案进行定期清理不仅造成了大量陈年会计档案的累积，在不利于查阅的情况下也占用了相当大的储存空间。造成该现状的原因有以下几点：责任意识缺失和执行力度的不强，大部分高职院校在会计档案的管理过程中不愿意销毁到达存放期限的会计档案，担心承担相关责任；现阶段大多高职院校由中专学校升格合并而成，但在合并时大量会计档案没有进行及时的清理和销毁，只是简单将两校的会计档案搬到一起作为合并；上级主管部门和财务部门缺乏相应的监督，致使会计档案销毁工作不能如期进行；高职院校领导和财会人员对会计档案销毁工作不重视。由于销毁会计档案不仅要承担相应责任，也需要消耗大量人力物力财力，而有点领导会认为不能销毁上个领导任期所产生的会计档案，避免承担责任耗时耗力。
会计档案管理问题的解决措施
会计档案管理人员方面：会计档案管理人员平时应积极主动宣传相关会计档案管理法规，通过潜移默化的宣传加强财务工作人员和相关领导对会计档案管理的重视度，尽早将会计档案管理工作纳入工作指标当中。同时会计档案管理人员也应当积极提升自身职业修养素质，参与培训，做好对会计档案正确分类、立卷、销毁等管理工作。
高职院校单位方面：不仅仅是会计档案管理人员，从全单位和领导的角度上来看，也应当自上而下的加强对会计档案的管理重视，设置专门管理会计档案的岗位，划拨固定的会计档案室，做好档案室的设施工作，包括防潮防虫等。
加强对会计档案重要性的宣传力度。通过宣传学习提升财务人员对会计档案重要性的理解和认识。多举办培训班，提升会计档案管理人员素质和财务人员职业能力，确保会计档案的正确管理。
完善相关管理制度和责任办法，明文列出会计档案销毁的责任归属，明确各会计人员的职权范围，定期销毁会计档案。
[关键词]高职院校 档案管理 人员素质
[中图分类号] G715 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2013）19-0151-02
我国高职教育的发展历史较短，但其发展速度却异常迅猛。近年来随着高校的扩招，高职院校的数量和在校生数量已经占据了高等教育的很大比例。随着多数高职院校规模的迅速扩大，其档案管理建设与发展的重要性日益凸显。
高职院校档案管理是指高职院校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它对高职院校的教育、科研和教学改革全过程进行了原始的记录。做好档案的基础工作，档案管理人员的工作素养是关键。在当今，科技比较发达，如何提高档案管理工作人员的综合素质，是高职院校顺利开展档案管理工作的关键，也是高职院校开展其他各项工作的基础之一。
一、高职院校档案管理人员素质现状
（一）缺少专业人才
高职院校档案管理人员多数是转岗或临聘人员，都属半路出家，缺乏专业系统的档案管理知识，甚至出现档案管理人员对档案管理的内容和要求是什么都不清楚的状况。计算机技术和外语知识更是匮乏，管理水平低下，无法运用现代化设备提供基本服务，更谈不上对档案进行高层次的研究和开发。这大大地阻碍了高职院校档案信息标准化、规范化、现代化建设的发展，导致档案信息的利用价值较低，发挥不了应有的作用。
（二）法律意识薄弱
档案管理工作的政策性很强，高职院校也不例外。档案管理人员应具备强烈的依法办事意识，并严格按照国家《档案法》的规定，对高职院校的档案进行开发、利用。目前，高职院校的档案管理人员理论水平、思想觉悟普遍不高、鉴别档案的能力有限、工作责任心不强，这些因素直接影响了档案工作的顺利开展。部分档案管理人员档案意识、法制观念淡薄，依法行档、依法办事的自觉性不强，没有把依法行档工作落到实处，影响了档案管理事业的发展。
（三） 工作权责模糊
目前，受人员编制、经费等多方面限制，高职院校通常会安排档案管理员同时身兼数职，由于工作业务繁杂，很少有机会参加系统的档案业务学习和培训，在这种工作方式的影响下，学校档案管理人员的整体素质很难提高。
（四） 知识结构单一
在日常办公日趋信息化的大趋势下，高职院校档案管理人员的知识也应该与时俱进，加速更新。然而，目前许多档案管理人员还难以适应新时期档案管理工作的要求，即使能熟练掌握自身专业知识，但档案知识陈旧且自身知识结构单一，无法更好地发挥运用档案的实际功能。对一些新兴的自动化设备，如计算机的掌握也只是简单的文字录入，或者虽能进行简单的程序编制却无法熟练运用于工作实践中。这从根本上制约了档案管理工作的可持续发展。
（五）档案意识欠缺
大多数高职院校在建校初期大力开拓基础硬件设施的建设，注重领导干部队伍、师资队伍及其他方面的建设，而在档案管理工作方面的建设相对滞后。甚至有部分高职院校没有将档案管理建设工作提到相应的高度，未意识到档案管理对学校发展的重要性，或未设置与学校发展、学校规模相应的档案管理部门，档案管理工作长期被忽视，得不到上级档案管理部门的肯定，直接导致了工作人员潜意识里档案意识的欠缺，对档案管理工作的重要性没有正确的认识。
二、提高高职院校档案工作管理人员综合素养的建议
（一）加强领导重视，健全档案制度
中国的管理大多情况下是靠红头文件和领导讲话来推行的，没有红头文件和领导讲话，似乎制度难以落实，人治的色彩比较明显，即使在高职院校亦不能免俗。因此，要提高高职院校档案管理人员的素质，领导的重视不可或缺。
首先，设置档案管理部门，明确分管档案管理工作的领导。各层领导要充分认识到档案工作对学校教学、管理等工作的重要性，依据本校档案管理发展情况，建立档案管理部门，设立负责档案工作的领导岗。把档案工作纳入学校整体发展议程，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展，促进学校进行深入有效的综合管理。其次，制定适合高职院校档案自身发展的管理制度。根据高等学校档案管理办法和上级有关档案工作规定，制定适合本校档案管理工作的规章制度，使本校的档案管理工作有章可循、有法可依。由于大多数高职院校建校历史较短，学校除了要组织档案管理人员进行档案学习、培训外，还需要对在校的教职工、学生积极进行《档案法》的宣传，以增强其法律意识。再次，档案工作者应就自身工作的要求，把握有利时机，平时主动向主管领导汇报关于档案工作方面的法律法规、方针政策，建言献策，加深主管领导对档案工作的认识和了解。在工作中遇到急需解决的问题，要善于总结工作中的经验教训，及时向主管领导请示汇报，加强其对档案工作的感性认识，及时解决工作中的实际问题。
（二）加大资金投入，提升管理技术
目前，许多高职院校对档案管理人力物力的投入，往往滞后于其他处室的建设。而基础建设都离不开资金的投入，因此，高职院校在制定年度预算时，不仅要列出专项经费，保证档案管理的基础建设，还应加大档案管理信息化的资金投入，以适应时展要求。
1.保证档案管理基础性建设的经费。就档案库房建设而言，应配备报警、灭火装置，配备防盗门窗、避光窗帘、防虫药物、温湿度控制设备等设施，落实“防火、防光、防尘、防虫霉、防盗、防高温、防高湿”等七防措施。就档案管理设备而言，要有足够的符合要求的存放档案资料的柜架。配备现代化管理设备及档案管理软件，如计算机、扫描仪、数码摄像机、专用录入设备、打印机等设备，为档案管理工作提供良好的物质基础。
2.提高档案工作人员管理水平。档案员管理水平的高低，决定了现代化设备的利用率的高低。因此，高职院校一方面要注意引进档案管理工作的专业人才；另一方面，在根据自身财务状况，加大对档案管理现代化设备的投入的同时，还要持续投入资金培养一批能够充分运用这些设备的工作人员，使其不仅能进行简单的档案文字录入工作，更能根据高职院校档案管理的规定，利用网络进行文件材料的整理、编排、研究，甚至编制一些适合档案开发需要的检索工具，以适应新时期档案管理工作的要求，提高档案管理工作效益。
3.积极参与评估工作，以评促建、以评促进。高职教育的发展历史较短，未进行档案目标管理升级考评的高职院校，应以档案目标管理评估为契机，以评估促进档案基础业务建设与科学管理整体水平的提高；对已获得档案目标管理工作的院校，应以复评为契机，针对档案工作取得的成绩，存在的问题和困难，及时做好档案目标管理复评工作，随时做好上级主管部门的不定时抽检工作。以评估为动力，不断规范档案管理工作。
4.注重自我学习，提高自身素质。知识经济时代，社会对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理人员要想不被时代所淘汰，必须增强学习的自觉性和紧迫感，尤其是要注重专业知识的学习和更新。同时还要努力提高自身综合素质，做到一专多能。
一方面，不断更新专业知识，树立终身学习的意识。目前，高职院校档案管理办公自动化日益普及，这要求档案管理人员必须熟悉和掌握相关的现代化技术知识，不断学习更新自己所掌握的专业知识，并把终身学习作为一种必然选择，拓宽视野，了解相关工作领域的现状和发展动态，实现从单一专业型人才向多样复合型人才的转变。
另一方面，全面提高综合素质，强化档案服务意识。档案管理学是一项综合性学科，它的学科性质要求从业人员不仅要及时熟练掌握专业知识，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报学、计算机等相关学科知识。从事科技档案的人员还需要掌握一些识图、制图、工程、建筑学的知识。此外，档案管理人员还必须具备全心全意为教学、科研、管理等各项工作服务的思想，更好地发挥档案管理在学校建设中的作用，以自身的工作实效改变人们对档案的消极看法，不断提高人们对档案的重视程度。
综上所述，在信息时代，社会对高职院校档案管理人员的素质提出了更高的要求。从事这项工作不仅要有极大的耐心、责任心，还要不断更新自身知识结构，提高自身综合素质，认真做好高职院校档案管理工作，为学校的可持续发展提供重要的保障。
[ 参 考 文 献 ]
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【关键词】高职院校;信息化;档案管理;管理创新
目前，随着档案信息化建设步伐的加快，数字化、网络化技术被广泛应用于人事档案管理工作。但针对高校的人事档案信息管理工作来说，则存在着档案管理人员认识不够、管理方式传统落后、缺乏适应性较强的人事档案管理系统等不足。这些因素严重制约了高校信息档案管理工作向着更长远的方向发展，影响档案管理效果。基于此，加强高职院校档案管理信息化建设显得尤为重要。
一、当前高职院校信息化档案管理的要点探析
(一)纸质文件与电子文件归档仍需同步重视。电子档案管理模式下，归档载体变得更为多样，同一份档案会有纸质与电子两种形式。因此，电子档案在安全性上能得到较高的保障。及时电子文件损坏，也有原版纸质原件文件。这也就是为什么在电子化档案管理模式下，仍需重视对纸质档案归档的原因［1］。在当今高校，档案管理电子化推进进程进展不一，甚至存在着办公电子化尚未完全普及的现象。这其中难以推进的原因较为多样，最常见的原因即为资金不足，更深层次的原因在于国家针对电子档案的法律管理部分立法尚未完善，虽然其在查阅借取方面较为便捷，但同样一份文件，纸质版档案一定比电子版档案有法律效力。针对这一现状，高校档案管理人员应对归档档案所涉及的类别，法律意义，实际效力进行更深一步探讨。不论何时，都不应当放松对纸质文件的管理，档案归档时必须保持同步，同时立卷。控制两者相互归档时纸质文件与电子文件能够相互对应，在数据库中能找到每一页的详细内容。
(二)电子档案的安全管理需得到加强。档案安全管理，一方面需要充足的技术支持;另一方面需要档案管理人员自身具备足够的安全意识。从数据库安全方面，软硬件能否稳定运行，网络环境是否安全，是否存在数据库漏洞等内容均是影响因素。故在实际工作中，要做好电子档案的安全管理，需紧抓如下工作:思想认知维度，要认识到档案泄露后对于高校对于社会的影响，能够从工作的各个环节中层层把关、层层负责，强化流程管理［2］。安全技术维度，定期开展对档案管理系统进行更新，更新其内部病毒防范机制，用户准入机制等。做到未经授权的用户无访问档案权利，获得部分访问权限的用户仅可开放一定权限;同时在数据传输途中，能够做到数据不被拦截，数据加密等安防性干预。在档案的阅读与更改方面，也是影响档案安全度的重要因素之一，在此将引出安全管理能力的第二点，档案内容原始性的保证。电子档案作为数据的集中性表现，其在内容与形式上很容易被改动，不论是出于有意或是无意。故在系统安全性防范文件原始性保存方面，应对具备档案修改权限的用户层层限制，最大程度的做到无权限的用户难以进入，看不见，改不了。通过措施干预保证电子档案的真实性与完整性。当有关档案管理细则发生更改时，应当根据文件核心精神，对电子档案操作模式重新规划。针对重要程度较高的，且需长时间持续保存的文件，人事任命文件等，办理权限需交由专人，并单独设置一监督人员，严禁越权办理，严格按照规定操作程序开展工作。从设备配备的安全角度来看，应单独设置一处理电子档案的电脑，且接入的网络属单独支线的校园内部网，最大限度地提升专用网络安全程度。同时，在电子档案准入制度方面，则应用用户口令予以约束，定期更换统一的用户口令，也减少了信息泄露的几率，即使对于存在档案管理人员人动的情况，也不会发生档案信息泄露;从信息存储安全的角度看，部分高校存在多个校区，但高校整体间的人事档案信息是共用的，则此时，档案管理人员需根据学校自身情况及部门设置，选择是否需要异地存储，多套备份等［3］。
(三)采取多元化管理措施，保证电子档案能长期有效保存。电子档案的储存完整性受到多方面因素限制，详细为档案读取系统的解码方式、储存介质理化性质是否稳定、电子档案磁盘放置方式能否保证磁盘与磁盘之间不受影响等。具体到实际人事档案管理工作来说，则需注意以下事项:首先，能否开展对电子档案的有效维护与检测。考虑到电子档案载体较为多样，各类载体的理化性质有着些许差异，不能按照统一的保管模式管理，同时加之以储存环境难以受到人为因素调控，则无形中增加了信息储存的质量风险。另外，除对电子档案本身进行很好的保存外，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术加以转换。因此，应对电子文件至少每半年开展一次信息安全性检测与备份。并将每次验收与检测的结果记录到档案管理登记表中。这类电子介质存储的硬盘等载体，均专人、专地储存，且不得外借。同时建立相关信息管理维护日志，为日后复核工作的开展提供便利。
二、高职院校信息档案创新化建设的对策与管理干预
(一)人事档案管理信息化，网络化。将通过审批的人事档案全部电子化处理，并录入数字化档案信息管理数据库中。根据档案类别的不同，予以同类型分类，并建立多种汇总检索方式，使电子档案的查找方式能更加多元化。对于特殊类型档案来说，如保密级别较高的、仅具有一份档案，对安全保存要求较高的档案，应在常规保管基础上，根据档案密级，设置相关的查阅权限，保证仅有特定人群可对档案内容予以查看。针对部门间的档案，其他与之无关的人或部门调取需通过审批，并对调取档案的目的进行说明，只有被授予使用权限的用户才能拥有部分查阅权限。这样严密的权限划分，有助于档案信息在内部信息共享范围内，安全的查阅。对于使用者而言，安全性与工作效率均能得到同步提升，而对于管理者而言，通过在档案信息库中应用SQL语句编码方式，可使得档案的查询、管理、系统运行数据信息收集变得更为方便，极大地减少了档案管理日常的工作量。
(二)上级管理部门应强化对档案管理信息化的重视，增加资金设备与人才投入。人事档案信息化建设初期需要投入大量的人力、物力、财力，一是在设备上的投入如扫描仪、专用的档案管理系统、打印机、编码系统等均需要投入大量的资金。当上述条件均具备后，为满足档案管理的要求，需要对系统，设备实时更新。有条件的高校，应结合设备使用主客观情况，制定相关预算，用足够的资金保障来更快的推进信息化建设的进程［3］。二是在人才上的投入。档案管理信息化，一方面需要从业人员具备扎实的档案管理基础;另一方面需要从业人员具备能够满足工作需要的计算机操作技能。在信息化建设的初期，高校应联合档案管理人员，与本校的信息技术教师，共同探讨出适宜学校实际情况的信息化管理方式。对于部分软硬件条件配备不充足的环节，高校应适当借助外部力量，外部软件研发团队，共同做好信息化人事档案的建设。
(三)应用更为简洁底层编码语言，充实人事档案数据库中的内容。人事档案是学校长时间的人才资源积累的成果，如若对档案内容加以合理利用，则能将档案管理所起到的成效进一步延伸，从而强化其人才信息资源库的作用［4］。根据学校人事档案调取的实际需要，研发更多的，满足实际需要的功能，从而为各类人才提供信息化的服务。在录入档案初期，应在档案内容中将体现人才工作水平的项目着重体现，在扩大档案信息资源库的同时，录入更多高质量的人才信息。
(四)创建新型档案管理人才考核模式。信息化时代，对档案管理人才提出了更高的要求。高校必须对档案管理人员的知识结构予以全面更新，详细为:信息资源开发素质、计算机能力素质、信息化档案管理知识素质。将传统上的纸质档案管理工作，转换为电子化档案管理形式，例如档案的归档、立卷、整理等，传统方式下人工录入不仅错误率高，且耗费的时间较长，对于档案录入字体的清晰度，笔墨选用等方面要求较多，这是传统档案管理模式下的弊端。而应用电子化档案管理模式，则能一站式的将上述工作通过电脑录入，准确且便捷完成，不必担心字体录入不清，选用的笔墨不符合规定等繁杂的要求。故只有将档案管理与计算机操作技术紧密融合，充分挖掘档案的价值，才能更好地开展档案管理工作。当今优秀的档案管理人员，不仅需要具备细致、严谨的管理心态，开展实际工作，还应对档案中所蕴含的价值予以充分挖掘，总结规律，开展专题研究，著成。在提升自身工作能力的同时，头脑中的知识也可以不断更新，这类人才是新时代高校档案管理所迫切需要的人才，所有档案管理人员都应向着这一方向发展。故而，在档案管理人员的考核方面，可按照以下模块展开考核:档案管理实践能力、计算机基础操作能力、信息化档案管理能力、与素质拓展模块的考核［5］。根据考核成绩分布，也使得档案管理人员能够对自身工作中的薄弱点予以识别，展开针对性地工作训练。
三、结语
综上，无纸化办公是文职工作发展的必然趋势，更是档案界发展的主流方向。高校在进行人事档案管理是越依赖计算机，无纸化进程推进速率也就越快。伴随着高校每年应储存、管理的人事档案越来越多，传统的纯手工工作方式将会带来巨大的工作量。因此，高职院校应紧跟社会发展信息化的脚步，结合发展实际，革新理念，整合资源，充分挖掘人事档案所蕴含之价值，为更好地推进人事档案之于学校发展不断奋斗，为部门领导和工作人员提供更优质的服务。
【参考文献】
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高校毕业生档案是指已经完成国家教育部或者就读高校所规定的学分或者学时的学生的个人档案，档案应包括的内容：学籍材料、社会活动表现情况、、党、团材料、奖惩情况、体格资料、毕业材料等。
毕业生人事档案是人才信息的重要载体，是大学生在校期间德智体等方面的真实历史记录，是反映大学毕业生综合素质的重要依据，也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。以创新的思路认真做好毕业生的档案管理工作，充分挖掘档案管理在促进人才培养过程中的积极作用，特别是服务大学生成功就业的推进作用，从而进一步提升高校档案管理的整体质量和效益，是十分重要而又具有现实意义的。
二、高职毕业生人事档案管理的现状及问题
高校毕业生档案的重要性决定了我们应该对其进行全面的规范管理，然而目前，就高职院校而言，档案管理还存在诸多问题。以我校为例，学校实行多层次、多形式、多种学制办学，学生来源不一，学制有三年，有五年，形成的学生档案材料也不一致，因此我们的毕业生档案管理仍存在很多问题，呈现出服务被动化、管理不规范、管理模式陈旧等管理现状。
服务被动化。学生档案的管理观念陈旧，还停留在只是汇集学生在校的政治表现和毕业阶段的终端学习成绩，仅供查阅等单纯的学籍资料归档作用上。对学生就业所需的推荐材料，也只是一些基本情况的介绍，与用人单位录用需要的信息要求存在严重脱节现象，内容单调、缺乏个性，既不能反映市场对人才所需求的综合素质，也无法起到为用人单位提供完整准确的人才信息的载体作用。
档案管理不够规范。高职专院校在档案管理上还没有形成符合自身特点的实施细则和制度，在执行过程中存在不够严格的现象，使档案管理流于形式，仅是充当了档案“保管员”的角色。
（1）档案材料片面、不完整。这主要有两个方面的原因：一是学生档案来源的广泛性。有来源于教学管理部门的，有来自系部的，有来自学生本人的，还有来自校外相关部门的，这些材料数量庞大，单从人事或教学方面考虑学生档案的归属，很容易造成档案材料收集的片面或重复，不利于学生档案的完整和统一。二是档案形成时间具有阶段性。学生档案一般是有季节性的特点，有的材料是在学生进校时形成的，有的是按学期形成的。到了毕业生集中离校期间，时间紧，工作任务特别重，往往到了要即将转寄档案材料时匆忙安排几个学生帮忙整理，他们没有经过专门的培训，经验缺乏，责任心不足，导致各种问题层出不穷。
（2）档案材料用纸、书写不规范。从学生档案中发现，有的材料用纸是8k，有的材料用纸是32k，尤其是《学生学籍成绩单》，各个系基本不统一，影响档案的利用质量。还有一些档案书写随便，用圆珠笔书写，但是用圆珠笔书写的材料一般几年后就开始模糊，给档案保存带来很大的困难。
管理方式落后。我校仍采用传统的档案管理方式，即以单一的纸质档案管理为主，导致学校档案占用空间大，查阅不方便，容易出现脱页或字迹不清晰等问题。作为用于服务大学生就业的高校学生档案，具有材料的丰富多样性，收集材料过程的系统集中性和档案材料服务就业的实用权威性等特点，这些特点对高校的学生档案管理方式提出了新的要求，特别是对大学生在校期间成长成才的行为表现形成的档案材料要实行全过程的动态管理，才能为用人单位提供客观详尽反映毕业生整体情况的档案材料，其归档的信息量很大，工作量也很大，这样的工作要求靠现行的以手工操作为主的管理方式是无法承担的。
三、实行毕业生档案规范化管理的对策思考
加强毕业生档案宣传与教育，提高毕业生档案意识。
由于档案管理人员的宣传不到位，使得学生档案意识严重缺乏。根据近期我校开展的一项抽样调查发现，只有极少数的同学认为自己比较了解，而超过七成的学生表示自己对档案不了解，不知道档案有什么用甚至认为档案根本没什么作用，也不清楚毕业后档案到底该放到什么地方。对档案知识的匮乏使学生不关心自己档案的去向，对档案丢失也不理不睬。在这种情况下，就采取不要档案或者把档案存于学校的方式，导致大量的毕业生档案滞留学校，给本来就紧张的档案库房和匮乏的人力物力带来巨大的压力。因此必须加强对学生的宣传和教育。在新生入学上交档案时就对他们进行宣传教育，及时、完整地将档案上交。大学期间，在填写档案内容时要规范、准确、真实，不能弄虚作假。在学生毕业时，高校应把该项工作纳入毕业生教育工作之中，让毕业生知道毕业生档案的形成规律与作用，毕业生档案运转的一些过程等，让毕业生对自己的个人档案有比较全面的了解，认识到毕业生档案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服务观念，树立创新意识。
真正从服务大学生实现成功就业的要求来实施管理，杜绝毕业生档案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滞后等问题。
（1）工作中主动与毕业生档案来源地多联系与协调，及时收集、整理学生档案。力求毕业生档案来源内容与来源渠道的安全。学生档案的收集是保证档案完整性的主要渠道，尤其是入团、入党志愿书、申请书、转正报告、政审材料等，档案管理人员要及时到所形成材料的部门收集材料，及时进行鉴别整理。
（2）定期做好馆藏毕业生档案的管理情况统计，熟悉所藏的毕业生档案的所有情况，以便能及时提供利用。
加强高素质和复合型档案管理人才的培养
目前的档案管理主体多为兼职人员，专业素质不强，因此，首先要转变管理人员的管理理念，提高毕业生档案服务于就业的意识，将档案管理纳入学校整体的规划之中；其次，要加强对管理人员的培训，并定期考核，不仅包括业务知识的熟悉情况，还有掌握与时代相适应的电子信息管理技术；再次，要提高管理人员的职业道德水平，增强工作责任感和积极性。
有步骤、分重点推进毕业生档案信息化管理
在信息化时代，对毕业生档案管理工作也提出了新的挑战，原有的单一的管理模式已经很难适应现时档案工作的发展要求，因此毕业生档案信息化管理是高校档案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善毕业生档案数据管理系统。没有信息化的操作平台，谈论信息化建设只是空想。因此要对各类操作设备进行升级换代，加快对软件系统的升级更新，建立一套完整的数据管理系统。
（2）加强档案信息基础建设工作。在毕业生档案信息化管理中，数据库尤为重要，它以档案为原始依据，是档案信息化管理的核心。学生入校时，应着手建立学生档案数据库，并以网上招生录取时学生的电子档案为基础，入学后学生学籍卡制成标准式的电子文件格式，同时必须及时维护和更新，把学生在校期间的德、智、体、美等动态地记录每个大学生的成长历程。
关键词：新时期；高职院校；消防安全管理
前言
消防安全作为高等职业教育安全工作的重要组成部分之一，一直以来都受到各界的关注，但是其现状却不容乐观，目前各大高职院校开始出现招生过剩、设施陈旧、管理效率低下等问题，高职院校学生们也由于应试教育的原因缺乏生活经验与消防意识，尤其是缺乏关于避难自救等方面的知识，这一切都使得高职院校的消防安全管理工作的进行非常困难。
一、新时期高职院校消防安全管理现状
（一）高职院校的消防隐患
高职院校消防安全管理的重点在于对学生密集区的保护，这也是高职院校消防工作的难点所在。学生出于各种原因，会在易发生火灾区域，尤其是宿舍、图书馆以及自习室，留下安全隐患。其中以宿舍的火灾频率为最，大部分学生缺乏消防安全知识，不理解学校宿舍规章制度，经常私下违背制度，如使用高功率电器，如电热毯、电吹风或电饭锅等电器，这些电器都容易引发电线过载，是宿舍火灾的隐患。随着科技进步，电子设备普及到千家万户，基本每一个学生都有一台电脑，有些学生甚至同时还有掌上电脑，这就大大加重了宿舍电线的压力，经常造成停电，有些学生甚至为了使用这些电器私自改接电线，又为了节省经费购买便宜的劣质电线，这些电线极容易老化过热，引发火灾。如果说学生宿舍的火灾隐患是由于学生缺乏消防意识，那么电教室的火灾隐患就是由于学校的经费紧张，高职院校不同于本科院校，有足够的拨款进行各项建设，其使用的电子教学设备大多都是陈旧的老设备，除非在新建校区，否则电线也多半是已经老化的电线，而由于电教室等地的电子设备密度大且线路多，一旦有学生上课，就对电线造成极大的压力，容易产生电路过载甚至短路断路的问题，严重情况下会引起火灾，而且由于电教室电子设备众多，火势过大甚至可能会引发爆炸。
（二）高职院校消防安全管理存在的问题
就目前我国高职院校发展状况来看，大多数院校都是以政府为主导，但是依靠企业的力量，走公办与民办共同出资的路，这就导致相当一部分院校缺少经费，因此大部分的消防安全管理工作难以展开。尤其是由于经费短缺造成无法及时更新教学设备和学校公共基础设施，这一方面的消防安全隐患难以得到降低。经费短缺一直是我国高职院校发展难以回避的问题，直至今日仍然没有一个良好的解决方法。目前高职院校尚未形成一个系统健全的消防安全体制。关于学生消防演习，只有在新生军训时才组织进行一些简易的疏散演练，部分学校只是组织学生进行观摩灭火示范，学生根本没有系统学习过如何操作灭火器，完成不了消防教育的预期目的。学校某些部门对于消防安全管理的认识不到位，除非真正出现事故，否则就一直将消防安全高高挂起，偶尔进行的消防安全教育也流于形式。
二、如何加强高职院校安全管理
（一）加大消防经费投入
现阶段我国高职院校原本就缺少经费，还有一部分经费在其他建设上被浪费掉，导致高职院校大多克扣消防经费，这一现象必须要加以整治，彻底杜绝，保障高职院校原本消防经费的合理有效支出，同时还要加大对消防安全管理工作的经费投入，及时更新学校公共基础设施以及共用电子设备。
（二）建立校内消防安全管理部门
目前我国大多数高职院校没有一个专门负责制定消防安全管理工作的组织，消防安全往往和后勤等部门合作一处，因此无论是在制定消防安全管理制度的时候，还是在具体实行消防安全管理工作的时候，都会出现疏漏的现象。因此必须要组织专业的消防团队，建立专门负责校内各处消防安全的责任部门，落实每一份责任到每一位负责人身上，必要时可计入工作考核，加强办公人员的责任意识与对消防安全管理工作的重视。
（三）建立健全的消防安全管理制度
在高职学校消防安全管理中，还有一点十分重要的就是要建立健全的消防安全管理制度，加强消防安全管理工作的效率，真正地将消防安全管理落实到校内生活的每一处。与此同时制定紧急消防安全预案，形成平时防治，灾时救治的消防安全管理模式，尽可能地避免火灾或将其负面影响缩减到最小。
（四）加强消防教育宣传
学生是校内生活的主体，校内消防安全管理说到底是为了学生的身心安全，消防安全管理工作若得不到学生的支持和理解，就难以顺利进行。这就要求高职院校要充分利用校园媒体开展定期消防知识普及教育，定期举办消防演习，教育学生逃生以及灭火技能，并让学生熟悉校内逃生通道、安全区域以及消防设备的位置。结论就新时期我国高职院校发展现状来看，必须要尽快落实消防安全管理工作到实处，建立健全的校园消防安全制度，大力科普校园消防知识，经常组织学生进行消防演练，将消防意识普及到每一个学生，这样才能为维护学校政安全，保障学生生命安全提供令人信赖的保证。
参考文献：
［1］彭皓焱．推进新时期高职院校消防安全管理的思考［J］．产业与科技论坛，2013，06：246－247．
［2］文博．对新形势下高职院校消防安全工作的思考［J］．消防界（电子版），2016，03：65－66．
［3］荆凯．浅谈高职高专类院校消防安全管理工作存在的问题及解决对策［J］．企业技术开发，2016，18：136－137．
1.高职院校档案管理目前存在的普遍问题
1.1对档案工作重视程度不够
很多高职院校没有意识到档案工作是高职院校建设和发展的重要组成部分，档案建设意识欠缺。一些高职院校的档案工作仍停留在初级阶段，对档案的收集、整理、存档程序模糊，甚至有些高职院校根本没有设置专门的档案管理部门，连兼职档案管理人员都没有配置，这些情况在新建和中职转型的高职院校中较为明显。
1.2缺乏专业的档案技术管理人员
目前，很多高职院校认为档案工作人员可有可无，因此设置的工作人员往往都是兼职人员，这些兼职人员大部分都为非档案专业毕业，档案专业知识和业务能力不足。由于对档案管理工作的不重视，没有定期让这些工作人员参加档案专业知识培训，因而这些工作人员缺少对档案管理知识系统的学习，也缺少对档案管理工作的专业研究，极大地阻碍了高职院校档案工作的发展。
1.3档案收集和存储不及时
一些高校的档案工作存在收集和存储不及时的问题。一些反映学校发展变化、教学、科研、人动的档案材料未能及时收集、补充和更，这就导致无法准确反应学校发展业绩和人员变动情况，对未来的使用查找也存在诸多不便。
1.4档案管理制度和程序不规范
高职院校由于某些历史原因，档案管理工作普遍还存在制度规范不健全，程序混乱，管理手段落后等问题。一些学校档案利用规范缺失，档案管理部门权责不清，存在脱节情况。还存在归档材料规格不统一，纸张不统一，分类和装订不统一，不便于整理的问题。
1.5档案管理程度落后
由于大部分高职院校目前都以实现了信息化、网络化、自动化办公，虽然档案管理部门配备了先进的计算机设备，但是很多高校仍旧将档案管理工作停留于纸质管理层面，没有进行电子文档和网络化管理，从档案收集、整理到储存仍然采取纸质上交模式，既浪费资源，又影响工作进度，现代化的管理技术和手段没有被普遍应用于档案管理工作中，这与现代教育事业的发展不同步。
2.高职院校档案管理制度的系统化建设内容
高职院校档案管理工作要想形成系统化、制度化管理，必须涵盖全方面的、科学的、整体性强的制度管理建设内容体系，笔者认为，至少包括以下几方面：
2.1机构设置
要做好高职院校档案管理制度的建设工作，对档案工作归属和管理部门的划分至少要清晰。目前，较合理的高职院校档案部门应归属于校办或领导授权的教务处分管，同时在学校隶属教育局办公室的指导、监督、检查下开展综合工作。而档案室，作为处理学校档案工作的综合部门，要负责收集、整理、分类、统计、保管、催收、存档学校的各级各类档案和相关资料，并及时为需要部门提供档案服务。
2.2人员配备
档案室要配备专业对口、素质高、业务能力强的专职档案人员，如需人员调动，要按照先配后调的原则，做好档案管理的交接工作。档案管理人员要按照国家对档案管理工作的方针政策工作，对工作尽职尽责，学校对档案管理人员也要按上级要求定期培训和送出学习，并按国家规定，实行专业技术职务聘任制，不断提高档案管理人员的素质和业务能力。
2.3硬件条件
各高职院校要设置室内宽敞、门类齐全、高效运转的综合档案室用来存放和保管档案。在此基础上要加大资金投入力度，将档案工作经费列入学校预算，配备必需的计算机、密集架、档案柜、复印机等管理装置和设备并引入档案管理电子系统。
2.4制度体系
无规矩不成方圆。在硬件条件配备齐全的基础上，要加强软环境建设，制定档案管理制度和使用流程。
（1）建立归档制度，要求每个部门定期将每项重要活动整理出完整而系统的文件材料。
（2）学校档案室要定期催收各部门具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件材料，收集整理后集中存档。
（3）档案室按照部门分类实行立卷制度，并排列出目录并编排张号以及备考表，装订后存档。存档后要对所有收集的档案进行分类，排列并编号，以便检索时便于查找。每年还要定期编写统一格式的档案年鉴。
（4）除部门档案外，个人的教学、科研获奖等方面的文件材料如需存档，须按规定向档案部门提交，集中管理。
（5）档案室每年要定期进行档案的检查和鉴定工作，对档案资料进行定期检查，对损坏或字迹不清的档案，要及时修补，对那些已经不具备保存价值的档案文件要征得领导批准后，及时销毁。
2.5奖惩措施
要按照十精神要求，建立激励和约束制度。档案室及其工作人员也应列入各高校奖励评优范围之内，对工作效率高，表现优秀的员工给予奖励。对违反《中华人民共和国档案法》的行为和工作表现不佳的档案管理人员，要及时予以惩处和更换人员。
3.做好电子档案管理工作是加强高职院校档案管理制度建设的有效效措
3.1提高对档案工作信息化建设的重视
档案工作信息化和现代化发展是计算机网络技术应用的必然产物。因此，要加大经费投入，配备必需的现代化设备，加快档案室的数字化建设。各高职院校对除纸质版以外的其他形式的档案如照片、视频等文件都可采用现代信息处理技术进行数字化存储，建立全文数字库和多媒体数据库，以便未来档案信息的查询，不断提高档案工作的效率和质量。
3.2引进先进的信息技术
电子档案要采取办公系统传输归档的办法，要求档案管理人员必须具备熟练操作办公OA软件的能力，并及时关注和掌握电子文件的传输动态，避免信息存储不完整等情况和问题的发生，加强电子文件归档管理。
3.3采取将纸质档案与电子档案一并归档的存档形式
建议目前高职院校将存档的OA办公系统生成的电子文件同时转化为纸质档案存档，以加强存档文件的完整性，避免由于目前电子档案管理措施不健全所引起的归档不完善的问题。除此之外，在转化为纸质档案的过程中，要增加相关责任人签署意见的环节，保证档案管理过程规范，权责明确，万无一失。
为了彻底了解淮安本地的几所高职院校图书馆的具体情况，笔者实地走访了几家高校图书馆，在不同的特色书库对高职院校图书馆的馆舍情况、信息服务模式、读者特征、工作人员业务水平等各方面进行了调查研究。研究发现，虽然如今的高职院校图书馆顺应时展要求，稳居校园文献信息的中心之位，在网络时代的冲击下也适时调整管理模式和服务理念，极大地发挥着高校文化阵地的作用，但由于资金不足、体制陈旧、人员管理等种种原因，淮安地区的高职院校图书馆在发展中也存在一定的问题。笔者从以上几个方面入手，浅析高职院校图书馆的管理模式的创新及改进。
1.着力建设特色馆藏，发挥创新优势，突出学科特色，满足读者的多元化要求
首先，要突出技术性、实用性图书的订购，并且把这类图书定位在传授和掌握最基本和最新技术知识的档次上，以适应学生阅读的需要。其次，应根据学校开设的学科专业建设特色馆藏，将图书采购及期刊选订都向这方面倾斜，以便逐步形成藏书特色。再次，顺应网络时代的大环境，在图书馆建设上，学校如果能将这些资源高效整合起来，有计划地转化为数字信息资源，建立特色数据库，提供优质特色服务，就能实现资源共享，满足读者多方位、多层次、多元化的信息需求。最后，有条件的学校还可以将普通的馆藏服务延伸至课题跟踪服务、深度咨询服务、信息舆情服务等。
2.引进并运用绩效评价和激励管理机制，提升管理水平
服务质量的提升还有赖于科学合理的评价管理体制的建立。对此，高职院校图书馆需要引进绩效评价和激励管理机制，加快管理制度建设。绩效评价，是考查考核职员对岗位所规定的职责的执行情况、完成程度，从而评价职员的工作成绩和效果。
激励即激发、鼓励，是指通过运用一定的手段和方式去激发人的内在动机，充分调动人的积极性。高职院校的图书馆激励工作，应该遵循精神激励和物质激励相结合、正面激励和反面激励相结合、内部激励和外部激励相结合三项原则，灵活采用成就激励、能力激励、奖赏激励、关怀激励、环境激励等多种激励方式。
3.建立长效学习机制，加大人才引进力度，提升人员素质
服务质量的提升首先依赖于人员素质的提高。一方面，图书馆领导要争取学院领导的重视和支持，为馆员提供良好的学习环境和对外交流机会，促使馆员通过定期培训、校际交流、进修等方式提高自己的知识文化水平和业务水平。另一方面，要引进专业人才，尤其是将计算机、网络人才作为未来图书馆发展的核心人才，要有计划地建构图书馆人才结构，做到既能顺利地开展基础工作，又利于推进深层次工作；既能满足目前的工作要求，又利于图书馆的长远发展。
4.利用学生读者优势，加强宣传力度
【摘要】心理档案一定程度上记录了学生的心理成长轨迹，高职院校为学生建立心理档案，是开展学生心理健康教育的基本前提，是学生了解自我的客观需要，也是高职院校实现人才培养目标的现实要求。高职院校学生心理档案的建立，应遵循保密性与整体性原则、客观性与真实性原则、动态性与发展性原则，应包含静态信息、动态信息、预警信息三方面的内容。
【关键词】高职院校；心理档案；建设
经过多年的研究探索，目前我国高校学生心理健康教育工作已步入规范化、专业化的轨道。心理档案是掌握学生心理健康状况，进而有针对性地实施心理健康教育的重要基础性资料，高职院校学生心理健康教育首先要从建立学生心理档案着手。
1高职院校建立学生心理档案的重要意义
1．1是开展学生心理健康教育的基本前提
心理档案作为能反映大学生心理发展变化特点和大学生心理健康状况的心理测试结果、心理咨询辅导记录等材料的集合体。高职院校为学生建立心理档案，是进行学生心理健康教育的前提与基础，学生心理档案具有动态监测学生心理状态、及时发现学生心理问题的功能，能够为学校的学生管理工作以及学生心理咨询、治疗工作提供依据，有助于学校及时进行有效干预与控制，提高心理教育工作的实效性。
1．2是高职院校学生了解自我的客观需要
近年来，高校毕业生就业竞争越来越激烈，高职学生与普通高校学生相比，面临的就业压力更大，这要求高职学生具有较高的心理素质，而学生对自己的心理素质是否了解，很大程度上决定着学生是否能够按照社会的需求以及自身发展的需要更好地调节个性特点以及个性心理特征。为高职院校学生建立心理档案，有助于学生准确地了解自己的心理状况，正确认识自己的劣势和长处，合理进行职业生涯规划。
1．3是高职院校实现人才培养目标的现实要求
高职院校以培养技术性人才为主要目标，这要求高职院校学生拥有健康的心态和良好的心理素质。目前高职院校在校生中独生子女所占比例较大，且90后普遍自我意识较强，学生中不同程度地存在合作精神淡薄、团队意识较弱、功利主义浓厚等问题。建立心理档案可以让学校更好地识别学生的心理问题并对其进行必要的心理干预与疏导，贯彻落实心理健康教育要以预防为主的原则。
2高职院校学生心理档案建设应遵循的原则
学生心理档案的建设是一项专业性和技术性比较强的工作，高职院校在学生心理档案建设中应遵循以下原则:2．1保密性与整体性原则心理档案是为学生个人建立的档案，是学生个人心理历程的原始记录，具有隐私性，首先需要遵循保密性原则。在收集学生档案资料的过程中，工作人员还必须树立整体观念，不仅要为全校每位学生建立档案，还需关注心理活动各要素的之间的联系，考虑其他因素，如生活、社会因素的影响与制约。
2．2客观性与真实性原则
建立心理档案要确保心理档案材料的客观性与真实性，要基于学生的客观心理事实，尽可能克服各类主观因素的影响，客观地记录档案建设过程中所采集的所有信息，不主观臆断、不妄下结论。同时，慎重使用心理量表，测量结果由专业人员进行解释。
2．3动态性与发展性原则
学生的心理时刻处于发展变化的状态，要系统、真实地反映高职学生的心理状况，就必须动态地来看待学生，随时关注学生的心理动态，及时收集相关信息，补充、修改心理健康档案。同时还要牢固树立发展的观点，用发展的眼光看待学生成长中的不同心理历程，积极帮助学生树立健康阳光的心态。
3高职院校学生心理档案建设应包含的内容
与普通高校学生心理档案一样，高职学生心理档案的内容，也要尽可能客观、全面地反映高职学生的心理特点，从而为学生管理及心理健康教育工作的开展提供有效的依据。高职院校学生心理档案的建设应包含以下内容:
3．1静态信息
由学生基本情况、生活环境、学习生活情况、重大社会生活事件以及心理测验信息等几部分组成，也是学生心理档案的主体。基本情况是学生的一些基本信息，包括姓名、性别、年龄、籍贯、民族、所学专业、政治面貌、参加学生社团情况、、兴趣爱好等;生活环境主要指学生家庭生活环境，即家庭结构、居住环境、经济状况、家庭气氛、家庭成员的文化程度、父母职业、家长的教育方式、亲子关系、是否独生子女、在家庭各种的行为表现等;学校学习生活情况包括学生的学业成绩、学习动机，学习兴趣、思想表现、行为习惯以及与师生的关系、社会实践情况、获奖情况等;重大社会生活事件主要是指为学生本人的学习、生活造成重大影响的事件，如父母离异、家庭成员亡故、家庭突遭天灾人祸、人际关系紧张、遭受重大挫折等;心理测验信息主要是学生参加诸如智力测验、人格测验、心理健康测验、职业测验等一些测验量表的日期、结果及分析等。
3．2动态信息
主要是一些阶段性的信息，是反映学生心理变化的材料，包括学生的阶段性自评、同学或老师的阶段性评价、心理健康阶段性测评、是否进行过心理咨询及咨询记录等，用于对学生的心理健康档案及时进行补充、修改。
3．3预警信息
包括静态信息和动态信息综合起来形成的分析报告、学生心理素质发展报告及偏离常态学生的个体预警信息等，这部分信息是学生心理档案建设中尤其要关注的部分，偏离常态的学生是高职院校学生心理健康教育工作的重点关注对象。
总之，为高职院校学生建立心理档案是推进心理健康教育工作发展的重要措施，可以为学生的心理咨询辅导工作以及学生管理工作、教育教学工作等的顺利开展提供有效依据，能够动态监测学生的身心健康发展情况，积极帮助学生树立健康向上的阳光心态，不断促进学校心理健康教育工作的发展。
参考文献:
［1］谭春芳．论高校心理档案的建设［J］．辽宁师专学报(社会科学版)，2009(2)．
1引言
高职院校在近年来因教育教学改革需要、招生就业工作的日益繁杂，档案文件日益增多，档案的分类也更为精细化。作为档案员，处理如此繁杂的档案文件将费时费力。为此，加大信息化技术在档案工作中的运用，无疑能够提升高职院校档案分类、管理的效率。
2各类信息化软件在档案管理中的运用
目前，各高职院校多基于不同的软件平台开发适合自身使用的档案管理系统，之所以称为管理系统，是因为它有登录界面，有菜单，并且具备了增、删、改、查功能。其中最为广泛应用的软件为Excel、Visual Basic、Access、SQL Server、ORACLE、Myeclipse及LabVIEW等。
2.1Excel软件在档案管理中的运用
Excel办公软件是最为常见和使用最普遍的软件之一，Excel在档案管理上最大的优点是制作档案管理目录，然后根据内容查找档案编号及页码。
多数高职院校在使用中多采用以下步骤建立数据库，具体过程如下：
①先建立一个空表，表内按照各档案文件分小表。②建一个文件包，包内再设置多个文件包（以各档案文件命名）。③完成第1步操作后，登记文件，并将文件标题，时间等基本信息填好。再使用超链接将此文件与存放在文件包中的文件对应。
由于Excel软件具有易学、易制作和便于管理等特点，为此得到了高职院校广泛运用。然而，检索条件过于单一及分类不便等问题是Excel软件在档案管理中的软肋。
2.2VB+Access在档案管理中的运用
Visual Basic是一种由微软公司开发的模块化的、结构化的、面向对象的、包含协助开发环境的事件驱动为机制的可视化程序设计语言。VB拥有快速应用程序开发（RAD）系统和图形用户界面（GUI），可以轻易地使用DAO、ADO链接数据库，快捷创建Active X控件。
VB+Access档案管理系统结合VB软件能开展个性化设计及Access软件便于管理的优点而设计。该管理系统主要完成系统用户管理、档案信息录入及维护管理、档案分类管理、档案信息管理以及档案信息查询等。使用VB+Access作为数据库，可使档案管理系统更智能化，此外设计界面也更美观、精巧。
2.3VB+SQL Server在档案管理中的运用
Microsoft SQL Server 是一个全面的数据库平台，使用集成的商业智能（BI）工具提供了企业级的数据管理。VB+SQL Server对于开展档案联网录入、查询、管理具有较大优势。运用该技术所创建的档案管理系统基于档案文件信息进行管理，同时掌握档案文件的简单信息，将有效降低档案管理人员的工作负担。结合VB和SQL Server实现了档案管理、档案文件分类查询等功能。通过该管理系统，实现档案信息管理的电子化，真正为档案管理人员提供一个电子平台。
2.4ORACLE在档案管理中的运用
Oracle Database是甲骨文公司的一款关系数据库管理系统。Oracle Database是在数据库领域一直处在领先地位的产品。该数据库系统是目前世界上流行的关系数据库管理系统，具有良好的可移植性、使用方便等特点。此外，该数据库是一种高效率、可靠性好的、适应高吞吐量的数据库解决方案。
当前，在一些档案数据繁杂、录入信息量大的高职院校档案部门中，会采用联合WINDOWS NT网络及VB开发工具进行的档案管理系统。对于一些对档案管理工作要求更细致的场合，还会在WEB服务器上用 IN-TRANET方式，开发档案管理网络系统，该系统模仿WINDOWS的资源管理器风格，使用查询生成器，从而使整个档案管理网络系统的窗体风格保持一致。
2.5Myeclipse在档案管理中的运用
Myeclipse，是基于Eclipse开发的功能强大的企业级集成开发环境。该系统提供了对UML、Ajax、扩展数据库以及各种应用服务器的集成支持。
采用Myeclipse开发环境，结合高职院校档案信息录入及维护管理、档案分类管理、档案信息管理的需求分析，能开发出功能强大的档案管理系统。该档案管理系统具有操作简便、灵活、实用、界面友好等特点。一般涵盖如下功能：可实现对档案资料进行有效的修改、录入、删除，根据文档编号或文件名对符合条件的档案文件进行编辑以及根据文档编号或文件名对符合条件的档案资料进行删除，根据文档编号或文件名查询符合条件的档案资料，同时具有打印查询结果等功能。
2.6LabVIEW在档案管理中的运用
LabVIEW是一种程序开发环境，由美国国家仪器（NI）公司研制开发，该开发环境类似于C和BASIC开发环境。NI为LabVIEW用户提供了一个专门和数据库链接的工具包：Database Connectivity。安装好工具包后，Database Connectivity工具包的VI将会在函数选板的附加工具包列中出现。
从已有资料可见，已有高职院校利用LabVIEW的Register变量和分离链地址法实现了HashTable的档案信息存储功能，并有效开展档案信息的快速搜索和树形文档组织结构的便利搜索。通过LabVIEW8x提供的类控制VI的访问权限，可保护在设计档案管理系统中不正确参数调用。采用LabVIEW平台，结合NI的Database工具包设计的档案管理系统，能方便实现对档案文件的添加、删除和修改功能。
使用NI所提供的数据库工具包Database Connectivity只能操作数据库，但是无法创建数据库，因此需要借助第三方数据库管理系统，如Access等来创建数据库，但由于LabVIEW软件有着很强的兼容性，档案管理人员还可以很方便地将已编号的档案管理系统嵌入到Access中使用。
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