时间：2023-11-29 17:30:40
导语：在档案管理优化的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键词：文书处理；档案管理；策略
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）07-0-01
一、前言
文书档案管理工作是各企业、公司档案工作的核心内容，文书处理整体工作质量对档案管理服务发挥着重要影响作用。优质的档案管理工作则离不开公文科学、有效处理的完善支持。因此，作为通信精英企业的铁通公司，只有秉承系统、科学、规范原则，优化文书处理，开展现代化档案管理，才能真正提升实践工作水平，令优质的档案工作有针对性地令铁通辽宁分公司在铁通公司的持续发展中作出相辅相成的重要贡献。
二、提升文书处理规范性，优化档案管理
良好的文书处理需要依据规范程序开展各项工作，针对辽宁分公司经营规模庞大、业务丰富广泛、涉及较多现代化、网络信息技术的现实特征，文书处理工作更应依据科学规律，统筹安排工作流程，推进各个工作环节的良好衔接、文件档案在公司内部的顺畅流转、共享传递，进而综合应用于细化管理。辽宁公司应由文书工作具体形式进行处理流程的科学设计，确保各类档案文件的高效处理，有效利用，提升工作效率，规范工作秩序。文书处理具体流程包括内部发文、编撰、收文、日常档案管理等流程。其中收文与发文处理又划分出更周密的处理程序，并体现了各个工作环节的紧密联系、互相渗透、有效制约与环环相扣。不同分公司对具体的档案管理、文书处理环节则会呈现不同做法，而基本的处理环节却不应随意的增减或省略，应遵循客观规律、流程安排进行规范处理，只有这样才能优化档案管理。确保文书档案的合理快速运转，并在公司内部营造良好的工作环境与畅通的工作秩序。
三、科学制发公文，优化文书处理
公文是档案形成的基础，其制发科学性对于自身质量与整体档案水平均产生了至关重要的影响。因此制发实践应秉承科学标准原则，摒弃注重公文内容、忽视制发形式的不良意识。应科学依据我国公文格式相关要求，针对行文目标、发文权限、行文关系，合理选择公文类别，体现文种应用的合理时效性。其具体内容应包括发文机构、秘密级别、文号、签发方、具体题目、主送方、内容、印章、抄送机构、时间以及附件等。同时应注重的原稿公文的有效整理与科学收集，令其良好的映射文件形成公文的具体流程，并做好原始凭证归档保存。工作人员对于经过几次修改的文稿均应全面收纳，良好保存。对于字号的编制，应依据文件形式进行统筹编制，不应出现某某字或第的字样，同时不应编制字号虚位。对于主题词内涵的解析应体现准确规范性，即应依据词表规定进行选择，对于特殊应用的自拟词则应用三角符号进行清晰标识。为体现公文制发的良好时效性，应按行文公司负责人具体的签发时期进行编制。作为正文内容的有效补充并提供一定参考依据，公文附件也不可缺少，不应将其随意略去。应位于正文后进行附件题目及顺序的标注，体现公文制发完整有效性，进而为优质的文书处理打下良好的基础。
四、人性化实施归档立卷，契合现代化档案管理目标
现代化档案管理目标要求，对于相似公文不应重复归档立卷，同时应实施有序化的组合归档管理，这样才能体现档案信息的广泛利用价值、令其发挥优质应用效果，体现立卷管理的规范整体性，便于工作人员的个性化检索应用。因此，辽宁分公司在开展归档立卷工作中，应基于自身发展需求，面对庞大丰富的档案信息、文件、资料科学把握以我为核心的实践工作原则，有效区别各类资料与文件，注重内容、核心价值与具体形式的有效划分，进而明确核准各类高度相似的资料与文件。同时应确保卷宗处理的一致完整性，应依据铁通公司发展特征、经营业务类别、经济发展形势明确主次，树立人性化管理目标，将不应归档文件合理筛除，并注重预防价值化文档信息的不良丢失，进而科学实现现代化档案管理目标。
五、引入现代化文书档案管理手段，提升工作效率
为显著提升工作效率，应科学引入现代化文书档案管理手段，借助网络系统平台、计算机、信息化管理技术，创建文书档案优质管理体系，实现前文后档单次录入、广泛应用的科学目标。应借助计算机系统、自动化管控手段，一体化开展文书处理、档案管理工作，利用往来平台，实现文件档案的快速、稳定传输。同时可将档案文书之中具有一定联系、性质同样的工作做一体化连接，实现数据共享与高效转储。再者，可引入多媒体实践技术，采用图文并茂、声像具备的手段令档案文书工作灵活开放，实现自动化的信息整理、文档分类、档案立卷、文书鉴定、规范录入、细化标引、综合统计与快速打印，进而令工作人员可由机械化的操作管理中脱离出来，有精力从事更高技术含量的文书档案工作，发挥核心服务价值。
六、结语
总之，基于文书处理、档案管理科学重要性，互相作用影响特征，我们只有依据铁通公司经营业务特征，开展规范性文书处理、科学制发公文、实施人性化归档立卷、引入现代化档案管理手段，才能优化文书档案管理实践效果，提升工作水平，令优质的档案信息管理、文书处理为促进铁通公司的持续健康发展提供优质保障。
参考文献：
随着现代化信息技术的不断发展，其在档案管理领域的应用越来越广泛，较之以往传统的档案管理方式有着明显的优越性。随着档案管理工作的日益复杂，利用现代化信息技术进行管理档案已是大势所趋。所谓档案管理现代化，主要是指把计算机技术以及网络技术运用到档案管理工作之中，进而改变传统的档案管理模式，从而实现高效的档案收集、整理以及档案管理水平与利用效率的提升，从而为相关的档案管理工作提供更为有效的服务。
关键词：
现代化信息技术；档案管理；优化
随着计算机快速发展的脚步，现代化信息技术在各行各业都得到了广泛的应用，当然在此其中档案管理也不例外。现代化信息技术在档案管理中的应用，提高了工作效率，同时降低了工作人员的劳动强度，更加方便了档案信息的利用。在网络信息化的时代，以往传统的档案管理方式已无法满足工作的需求，只有运用信息技术来进行档案管理工作，才能真正满足现代化办公的需要，进而适应现代信息化社会的发展趋势。
一、当下的传统档案管理方式已经无法适应现代化办公的需要
我国传统的档案所采用的都是纸质作业方式，在日常的收集与整理的过程中，不仅需要大量的工作人员参与其中，而且耗时耗力效率低下，还极易出错。因为纸质档案的日常保管会受到许多外在因素的制约，所以在对纸质档案的保管过程中，对其所涉及到的具体办公用品和相关设施都有着更高的要求，这也在很大程度上增加了管理工作的难度。从事过相关工作的人都知道，对传统的档案进行统计、查询和利用等，在工作流程上极为复杂且任务繁重，根本无法满足现代化的快节奏办公的需求，从而也就不能完全发挥出档案内在的真正价值。
二、应用现代化信息技术对档案管理工作实施优化
（一）现代化信息技术运用到档案管理工作中的可行性
现代化信息技术在日常档案管理工作中的应用，不仅涵盖了初始的档案收集和整理工作，还涉及到对档案信息进行全面的归纳、自动完成档案信息的分类以及进行分析等工作内容，就日后的查询和提取档案而言也是一个高效的选择，通过大量的实践表明信息技术在档案管理中的应用是可行的，在档案管理工作过程中的各个方面都起到了巨大的作用，从根本上对传统的档案管理工作进行了优化。
（二）现代化信息技术对档案管理的必要性
档案作为一个单位最为主要的参考和借鉴的重要资料来源，有助于帮助单位各项工作的顺利开展。与此同时，对以后的工作也有着启示和借鉴作用。为了使传统静态的档案资料变得更加灵活且方便利用，就必须借助现代化信息技术，这也充分发挥了档案的利用价值。想要实现档案的信息化，首先应该将传统纸质的档案进行数字化，也就是把原本的纸质档案文件生成为电子文件，在这一过程中要对大量的信息进行计算机录入作业，实体照片等一系列的实物资料也要扫描成电子照片，从而来建立档案资料的数据库，进而做到资源的有效整合以及统一的体系化管理。数字化的档案数据库的建立，不仅解决了纸质档案的数字化问题，同时在日后也可对原有的纸质档案进行封存处理，从而更好地对源文件进行保管，有效地避免了反复使用过程中对档案原件的损毁，也就大大延长了档案的使用寿命。此外，现代信息技术也方便了档案的查阅，极大地简化了档案使用的流程。
（三）现代化信息技术对档案管理工作的重要意义
先进的现代化信息技术在档案管理工作中的有效利用程度，其是档案管理整体水平的一个重要衡量标准。具体的档案管理水平在一定程度上反映了一个单位的整体管理水平，同时其也是一个单位文化精神展示的重要窗口之一。因此，有效地利用现代化信息技术对一个单位而言至关重要。充分结合现有的信息传输网络平台，高效开展档案信息资源的共享，档案信息化平台的搭建有利于资源共享，也有利于档案的便捷使用。先进的信息化技术的融入，使得档案信息在单位各部门间互通共享，有效地提高了整个单位的工作效率。
三、现代化信息技术优化档案管理工作过程中的具体措施
（一）建立健全档案管理机制
无规矩，不成方圆。要想档案管理工作有序、健康地进行，最根本的措施是要建立健全的管理制度，从源头上找到“病根子”。严格的管理制度是规范管理行为的根本保证。因此，在基层档案管理中，建立健全的档案管理制度迫在眉睫。例如，在进行资料交接和保管过程中，建立严格的问责制度，保证人在岗、责在身，营造人人守岗、人人在岗的工作氛围，防止在关键资料和数据上掉链子。建立健全的管理制度，更倾向于对执行能力的考核，各档案管理机构，应该加强自身管理执行能力建设。只有让管理工作有据可依，才能调动管理员工的积极性和能动性，在主观上加强自身的创造思维，为档案管理工作添砖加瓦。
（二）简化经费申报程序，推进档案管理建设
各级领导应当提高对档案管理工作的认识，在政策上给予支持，在经济上给予扶持，在财政预算中建立起档案管理专项资金，以保证档案管理工作的日常经费支出。同时简化申报程序，让档案管理工作的经费报销减少必要的申报流程，让工作人员能及时报销支出经费，解决财政不足的问题。与此同时，优化资源配置，设立专项基金，及时修缮保管的库室，积极购进专业设备，缓解库室资源紧张、设备陈旧落后的难题。积极推进档案管理信息化建设，逐步引进电子信息保管技术，建立独立系统的电子数据库，促进电子文档资料的保存，实现资料保管方式的多元化与多样性，以适应现阶段政治、经济、文化条件下的档案资源环境。
（三）加强规范、服务意识，引进和聘用专业技术人才
档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。因此，注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是做好档案管理工作的关键。各级档案管理部门应加强落实薪酬制度，首先解决员工的后顾之忧，才能放心踏实地提升自身素质，积极投入到建设中去。对于各级管理层来说，要扭转传统意识，积极营造良好的职业氛围，加强员工的基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工从开始熟悉业务流程到积极创造新思路，为档案管理信息化建设作出贡献。
随着当下现代化信息技术的快速发展，实现档案管理现代化的进程中，在进行相关技术优化的同时，还要充分进行管理思想现代化方面的学习。只有对其有了一个正确的认识，才能在具体档案管理的工作中做到系统且高效。在转变观念的同时强化管理现代化意识也是必不可少的，现代化的信息技术档案管理绝不是单纯的配备计算机而已，有了计算机技术的介入与实现档案管理现代化两者之间有着本质的区别。在运用信息化技术的同时进行不断的技术优化是日常工作当中必不可少的一步，同时也是档案有效管理中重要的一项工作内容。
作者：李丽芳 单位：广东省惠州市第二人民医院
参考文献：
[1]赵飞.用现代信息技术建设人事管理档案[J].人力管理，2014(8).
关键词：人才市场；档案管理；有效策略
一、人才市场档案管理的现状
1.1收费不合理。人才市场对档案的保管、传递等业务都需要支付一定的费用，来作为人才市场的主要收入来源，支撑人才市场的正常工作[1]。例如，2013年开始人才市场个人档案的托管年费的国家标准需要120元[2]，而有些城市的收费高于国家标准，这并不统一的收费使得流动人员的负担加重。1.2档案功能遭到弱化。由于社会人员在新的经济环境中有着快速的特点，档案个人履历的记载功能的灵动速度不如真实人员流动快速，这导致了档案并不能真正反映流动人员的真实经历和对社会的有效贡献，不仅仅阻碍了流动人员的发展，也削弱了人才市场的诚信，使得档案的实际功能进一步弱化。必须通过科学的思想体系以及有效的方法，保证档案管理工作的有效性[3]。1.3归属关系不明确1.3.1档案的管理归属关系不明确。用人单位和人才市场对有关流动人员资料的一系列责任，如收集、整理、归档，传递、审核等事务互相推脱，责任不明确，无法有应对突发事件应急措施，牺牲的是流动人员的时间和精力。1.3.2档案管理手续繁杂。对于在单位产生的一系列活动中，员工的绩效考核、工资核定，各种等级证书等资料的收集、整理和移交工作都会顺利在单位进行再交接给人才市场档案管理部门。而其余事项则需要通过反复在双方间确认和查阅，档案的管理手续复杂，这样不仅给经手手续的工作人员和档案所属人带来麻烦，也降低了工作效率。1.3.3缺乏时效性。由于个人与所属单位不能理解档案工作的重要性，导致在处理档案文件时，不能专业科学地进行，导致了档案和真实的个人经历相错乱，不能全面反映一个人对社会的贡献，不利于档案的核对和未来就业的准备。1.3.4管理手段待更新。由于市场经济的活跃，流动人员的流动频率明显增加，需要人才市场档案管理部门在管理档案的时候不能滞后于目前状况。而旧时管理手段已经不能满足现时需求，只能在基础设施、资金投入、管理人员上加强投入，才能提高总体服务水平。
二、优化人才市场档案管理的有效策略
2.1 完善档案管理制度。只有在优秀的制度下进行管理，人才市场档案管理才能凸显它的作用。有好的档案管理制度才能合理地录入和安排流动人员的信息，建立有效的档案，避免因制度不明确而导致的权责纠纷等问题。人才市场档案管理制度应该简明有力，考虑到和各个部门的结合度，不需要过于繁琐的流程，对接方便。这样既可以在档案的录入、管理、审核、查阅等过程中降低成本，提高服务质量，也有效的约束了整个流动人员的档案管理。由于市场竞争的激烈，提升档案管理的有效性保证了公平和公正，让流动人员以及内部管理人员处理事务方便快捷，在与其他人才市场中的竞争得到突出。2.2提升管理人员素养。由于档案管理的主要经手人为档案管理的工作人员，若要使得人才市场的档案管理有规矩又行之有效，重心都在工作人员处理档案的基本能力上。传统的管理逐渐被淘汰，这则要求管理人员不仅仅有档案管理的相应专业知识，对档案管理内容的熟知，还需要跟随时代脚步，培养信息化技能，如软件的使用以及相关计算机知识。人才市场可以通过固定的培训来对现有人员进行素质上的提升，强调学习的重要性。2.3现代信息化应用。信息时代的来临，传统的档案管理方法对在人才市场进行有关档案的录入、移交、查阅等内容时，必须要从专业的网站上，通过查询获得权限有效权利，并获准合法利用。并且在信息技术的支持下，电子数字档案可以有相关法律证明真实性。如果不更新新型的档案管理制度，则直接制约了流动人员档案信息传递的速度和共享的便捷性。
三、结论
综上所述，由于市场经济的发展和现代社会信息化的完善，人才市场的档案管理工作在面临各种新时代、新环境问题时需要通过完善制度、优化功能、提高素质等策略优化自身，使得人才市场档案管理工作发挥其应有的社会作用，实现资源配置的最优化。
作者:叶龙峰 单位:黑龙江省黑河市五大连池风景区人才交流服务中心
参考文献
[1]程超.刍议新形势下人才市场人事档案管理[J].黑龙江史志,2015(5).
（一）医院文书档案管理的投入过低
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象
现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接
实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识
医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
三、结束语
一、医院综合档案管理存在的问题
（一）缺乏对综合档案管理重要性的认识
人们对事物的认知直接影响事物的发展方向，正确的认知有利于促进事物的发展壮大，而错误的认识势必会成为事物发展的重大阻力。目前来说，我国部分医院对综合档案管理的认识不足，特别是在建设电子档案的过程中，不少医院存在诸多误区。例如，有的医院管理者认为档案信息化发展是劳民伤财，是盲目追新的项目，有的医院管理者认为数字化开发只是技术人员的任务，等等。上述误区的存在成为医院综合档案发展的绊脚石。之所以会出现上述误区，一是由于档案管理人员尚未全面认识到自己在综合档案管理中的社会职责，尚未意识到这一工程的复杂性、系统性。二是由于档案管理人员对综合档案管理的重要性认识不到位，缺乏主动管理意识，再加之缺乏具体经验，从而导致多种管理行为问题的出现。
（二）档案管理制度不完善
目前来说，我国部分医院的综合档案信息均由不同部门分别保管，医院缺乏明确的档案管理手段与方案，容易导致档案管理出现混乱。再加上医院缺乏细化、可操作性的管理制度，不同部门对自身的档案管理职能认识不到位，缺乏标准的档案收集范围，导致多种重要数据、信息的流失。此外，医院综合档案管理需要复合型人才的支持，但目前来说，我国档案管理人员的平均素质还有待提升，部分档案人员缺乏档案管理基本知识与技能，一部分档案人员不了解档案管理的重要性且缺乏档案信息化建设的科学技术，严重阻碍了档案综合管理的健康发展。
（三）电子档案不完善
现阶段，我国部分医院电子档案建设力度比较薄弱，尚未充分发挥电子档案的优势。例如，缺乏完善的电子档案建设标准，导致视频、声音、文字等档案的格式转化均不合理，某些纸质文件在转化过程中也会出现部分信息无法被读取等多种问题。部分单位尚未对电子档案进行检索，没有按照要求对纸质档案进行编号，两者之间无法做到一一对应，这势必会影响到对医院档案的利用。
二、医院综合档案管理问题的解决策略
（一）提高档案管理意识
提高档案管理意识，加强领导支持，是做好医院综合档案管理的基础。在新形势下，医院各级领导必须高度重视，加大档案建设力度，在提高认识的基础上，加快标准化体系建设力度，并积极与国际社会接轨。与此同时，医院应通过会议、宣传、活动等方式，全面提升医务人员对档案管理重要性的认识，使其认识到自己的任务与职责，更好地促进综合档案管理工作的开展。另外，还应完善档案管理奖惩机制，将档案管理效果与质量直接与医务人员的考核结果相挂钩，全面提升相关人员的档案管理主动性与积极性。
（二）加强档案管理制度建设
加强档案管理制度建设，完善档案管理机制是医院发展的重要保证。医院管理人员需结合医院发展实际以及先进的档案管理经验，建立健全档案管理体制，明确医院综合档案管理的具体工作办法与方案计划，进一步明确不同职能部门的权限、职责以及档案管理流程，进而使得各项档案管理工作的开展有章可循。与此同时，还应加强医院综合档案工作手册的编制，针对性细分不同档案的目录标准、收集单位以及保管权限，在保障档案资料完整性与真实性的基础上，方便对档案的查阅、使用。
其次，在档案管理制度建设过程中，必须遵循一定原则。具体来说：第一，安全性原则。只有保证档案资料的安全性，才能充分发挥综合档案管理的重要作用。第二，实事求是原则。在法律标准制定过程中，不同部门必须结合自身实际情况制定符合自身医院发展的标准策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原则。必须坚持利益平衡原则，对不同档案的信息权利进行确认，按照权利义务相平衡原则，寻找电子、纸质档案的平衡点，进而促使两者利益最大化。第四，透明性原则。在具体管理法规建设过程中，应遵循公开、民主、科学的原则，积极征询社会各界意见，增强信息立法的公开性与透明度。
（三）加强电子档案建设力度
对于综合档案管理发展来说，电子文件信息管理平台是非常重要的组成环节，相关部门必须加强电子文件的保存以及前端控制，从而为系统功能的实现提供强有力的支撑。各级档案部门必须积极参与到管理平台建设过程中来，积极提出自己的意见，加强与技术开发人员的联系，进一步提升平台功能的合理性与效率。
在信息化高度发展的今天，我们必须加强电子档案建设力度，强化电子档案原始记录性。具体来说，可从如下方面入手：第一，严格执行电子档案管理规范等国家相关法律标准要求，严禁越权操作，进一步提升档案管理的完整性与安全性。第二，加强计算机网络安全配置管理，定期进行网络维护，及时查杀病毒，保证网络完全。第三，做好电子文件保存工作，保证计算机库房温度、湿度合理。笔者建议，将电子文件保存在塑料保護套中，并将其放在安全、稳定的环境中保管，从而保证电子文件不受有害气体、灰尘、外界磁场等干扰。重视原始记录，保存档案原始记录是我们的首要任务，其直接关系到档案凭证的法律价值。在日常档案管理工作中，必须严抓这一工作并形成长效运行机制。
1 医院档案管理中存在的问题
1.1 忽?档案管理的重要性
医院在档案收集、归置等方面重视程度不足，对于档案资源对医院规范管理、业务发展的作用缺乏有效认识。医院将医疗设施升级、人才团队建设作为管理核心，档案管理则被边缘化，甚至有些医院尚未建立独立的档案部门，将全部档案资料推挤一室，缺乏规范管理。由于院方重视程度不足，造成档案管理积极性不高、随意性较强。
1.2 老旧档案保存管理不当
在档案管理方式上难以跟进时展。当前，不少医院医疗设备全面升级，但是档案管理仍采取传统方式，不少老旧档案仍以纸质资料方式存在。随着归档时间的延长，陈旧档案可能发生纸质霉变、字迹模糊甚至腐烂等问题，为后续档案适应带来很大不便，档案安全性、完整性受到严重威胁。尤其是纸质档案在搬动、转移过程中容易损坏丢失，进一步影响了档案的完整规范性。
1.3 档案管理制度缺失
虽然不少医院在档案管理中制定了相应制度，但是在实际管理中这些制度往往难以落到实处。管理者对于医院的职能定位于“治病救人”上，认为在档案管理中投入人力物力属于资源“浪费”，进而导致档案管理制度难以真正落到实处。档案管理难以发挥应有成效。在医院整体管理日系内普遍存在一种“怪相”，就是医务人员异常繁忙，而档案管理岗位则分外清闲，形成鲜明对比。而档案管理也被视为医院的“闲差”不受重视，工作人员积极性不足，工作态度被动消极。
1.4 管理人员素质偏低
由于医院对档案管理不够重视，制度不是不严、日常管理散漫，造成档案管理缺乏专业性，而且在人员配置上多为非专业人员。甚至有些医院将闲置人员调到档案室进行管理工作，工作内容仅限于清洁和保管。这些人员对档案管理缺乏有效认识，而且对档案管理作用认识不清，管理技能落实，这些都影响档案的服务质量和应用效率。
2 医院档案管理的优化策略
2.1 积极转变档案管理理念
作为医院管理者，需要积极转变档案管理理念，认识到档案管理与医院发展的密切联系，档案不仅是医疗业务的记录和发展，同时也关系到医学研究的进步和应用。通过档案能够了解具体医疗案例的救治细节，并且能够和更多同类案例进行比对和参考分析，从而制定更科学的治疗方案，减少临床病症诊断排除时间，提高诊断准确率和治疗有效率。通过医院档案资料增加与同行和专业研讨会的交流探讨，实现有效资源共享，促进医疗水平的进一步提高。
2.2 优化档案存储方式
上世纪八、九十年代，医院积累了大量纸质档案。随着时间不断积累，这些档案变得字迹模糊，甚至有些文本已经腐烂，进而造成档案数据不全，尤其是一些珍贵档案的丢失和损坏，其价值损失难以衡量。虽然医学技术一直在进步，但是珍贵的案例资料仍有其价值，无论专业性档案还是行政性档案，都是医院的宝贵财富，记载着医院的发展。尤其是一些医学档案对于各种病患类型、治疗手段的记录，能够为后人提供借鉴和参考，有利于医疗工作者根据现有条件开展科研。尤其是在信息化环境下，档案也要实现信息化管理，将纸质文本转化为电子档案，不但有利于数据的保管存储，同时还能建立起清晰的档案管理体系，方便工作人员进行查阅。而且在网络环境下，学术档案资源能够实现共享，将一些有价值的档案资料进行汇总，能够形成系统的专业学术价值。在信息化管理模式下，档案管理将节约大量人力物力，管理效率将进一步提高。
2.3 强化管理制度
制度是组织管理中不可获取的约束基础，只有制度科学严明，才能起到有效的激励和约束作用。随着医改步伐不断加快，医院需要在档案管理中引入严格的监管制度，并将制度落实在工作第一线，形成从上到下协调联动作用。每一个科室都需要对科室内医疗、管理档案进行及时汇总，由专人整理审核后递交医院档案管理部门。在档案管理中引入专项管理制度，如果条件具备，医院则要设立专项档案管理人员，提高档案管理的针对性和实效性。在全院树立起档案管理意识，认识到档案管理制度执行的重要性和必要性，强化档案部门管理和绩效监督，从而明确制度管理重心。
2.4 提高档案管理人员的综合素质
对档案室工作人员进行专业培训，提高专业素养。改变以往将档案管理视为闲差的片面认识，增加档案管理队伍的稳定性。针对档案管理需求制定培训计划，确定培训内容，从而提高管理人员对工作重要性的认识，通过专业知识讲解，提高其管理能力。只有具备人才优势才能促进档案管理能效的发挥，在档案专业知识讲解中结合信息技术知识，着力培养专业素质过硬、信息素养良好的档案管理人员，以此提高档案管理质量。
2.5 各部门之间相互协作
档案管理并非孤立的管理体系，而是需要多部门联合协作，利用信息技术构建独立的档案信息库，各科室也要建立起单元式档案管理体系。为了减少档案人员工作量，科室人员需要对本科室档案进行提前梳理，做好档案跟踪记录。如挂号处是建立患者档案的第一个环节，其后患者在不同科室间的就诊记录都能在档案中有所反应。尤其是在网络环境下部门间信息得到联通，档案管理人员能通过医院后台数据对档案信息进行核对整理，有利于较少存档负担。科室间的协调合作能够形成更完备的档案信息网络，实现档案资源共享。合理的人员配置有利于提升档案跟踪质量和记录效率，增加了档案管理的规范性和针对性。
一、水务局档案管理特点
水务局属于政府的水行政主管部门，主要负责水利工程建设管理、防汛抗旱、水资源管理等工作。水务局档案管理特点主要表现为两点：一是周期长，就以水利工程建设为例，受技术、资金、施工条件等因素的影响，水利工程从初始规划到竣工验收，周期为几年到几十年不等，有的工程还可能受地质条件影响，需要重新规划设计，这无疑就使得建设周期更长了。二是档案种类繁多，水务局涉及的档案种类繁多，单水利工程而言就包含了现场勘察、测量、规划、设计方案等环节的档案资料，再加上防汛抗旱、水资源管理等工作形成的档案资料，不仅形成的档案种类繁多，数量也是极其庞大的[1]。
近几年来，水利工程的建设、各地洪涝灾害的发生、水资源短缺等使得水务局不得不面临更多的工作压力，需要解决的问题和难题也层出不穷，同时形成的档案资料也越发多元化，数量也越来越多。加之，水务局档案管理工作本就存在不足之处，因此，水务局有必要积极探索档案管理工作的优化策略，确保档案管理工作能顺利、高效开展，能够为水务局各项工作的开展提供可靠、真实、完整的信息支撑。
二、新时期水务局档案管理工作优化策略
1.优化档案管理意识。良好的档案管理意识是开展档案管理工作的前提。水务局一方面应优化档案部门工作人员的档案管理意识，让他们明确自身岗位职责，全身心投入到档案管理工作中，做好档案管理工作的整体规划；另一方面应优化其他部门人员的档案管理意识，让他们认识到档案管理工作并不只是档案管理部门的责任，而是需要大家共同努力和相互配合的，促使他们积极参与档案管理工作。只有双管齐下，才能真正创建一个完善的档案管理网络，才能为档案管理工作的后续开展奠定坚实基础。
2.优化档案管理制度。完善的制度是档案管理工作的保护屏障。水务局有必要结合实际工作和档案管理需求，优化档案管理制度，提高档案管理工作的效率。具体而言，在设置内部管理机构时，有必要强调档案管理部门的独立性，给档案管理部门提供足够资源；在内部管理时，档案管理部门也必须严格进行自我监督，完善并落实档案归档制度、整理制度、岗位人员责任制度、考核制度、档案保管制度、借阅制度、保密制度等相关制度。只有这样，才能确保优化的档案管理制度能真正发挥作用，进而确保任何一项档案管理工作的开展都能有相应的制度作支撑。
3.优化档案管理人员。即便在新时期各行各业在档案管理工作方面都或多或少融入了信息化技术和设备，大大提升了档案管理工作的便捷性，但归根究底信息化技术的使用及设备的操作还是要依靠人。因此，档案管理人员的优化是档案管理工作质量的重要保障。具体而言，档案管理人员必须明确档案管理工作的重要性，不断警示自己要实事求是、尽职尽责；熟练掌握部门职责、规章制度、档案分类标准等；积极参与相关培训，不断提高自身专业知识、技能和素养；敢于正视自身不足，不断学习和改进。此外，水务局还可定期对档案管理人员进行考核，通过者才能继续从事原岗位工作，确保档案管理队伍整体质量。
4.优化档案管理设施。在新时期水务局必须不断优化档案管理设施设备才能满足档案管理工作需求。如档案管理室应避免阳光直射，若需人工照明也应使用防爆灯，以免长时间用电造成火灾；档案管理部门应配备专门的库房、阅览室和办公区，同时安装必须的设备与器具；相关区域必须定期清洁打扫，保持干燥整洁；定期检查和维护设施设备，及时修理或更换损坏零件或设备等。此外，档案管理室的湿度、温度、通风也应有所保障，做好通风措施，温度应控制在14-24℃，湿度应控制在45-60%，最好安装湿度测量仪器，以便实时掌握档案管理室的湿度变化，及时做好调节[2]。
5.优化档案管理模式。在新时期信息网络技术的迅猛发展促使各行各业的档案管理工作都逐渐步入信息化建设轨道，水务局档案管理工作也不例外。要优化档案管理模式，实现信息化建设，首先必须认清电子档案管理的发展趋势；然后着重培养和引进信息化管理人才，以及信息化设备的购进，但在此阶段必须确保档案资料的保密和安全工作到位，防止资料外泄、损坏等，尤其要做好电子资料的安全工作，如设置登录密码、安装防火墙、定期杀毒等；最后要紧密结合实际情况和需求，及时更新档案资料，提高档案资料的利用率，确保档案资料能更好地为水务局工作的开展提供服务[3]。
关键词：任职教育；教学档案管理；流程优化；全寿命周期
一、任职教育教学档案管理需求分析
（一）任职教育教学档案特点
任职教育以岗位任职能力需求为牵引，施训对象具有明显的层次性，施训周期具有明显的阶段性，施训模式具有明显的多样性。任职教育施训教学形式灵活、内容丰富、方法创新，常运用案例式、研讨式、想定式、启发式、任务驱动式、理实一体化等多种创新教学方式。因此，任职教育教学档案产生周期短、内容丰富多样、形式种类广、参考价值高、收集范围大，这对教学档案的收集和管理提出了很高的要求。
（二）任职教育教学档案管理问题
教学档案管理是任职教育教学工作的重要环节，各级教学单位设有档案管理员，负责教学档案的收集、保存、汇编、装订等工作，目前教学档案管理存在的主要问题有：一是归档不及时、不完整、不规范。由于某些教学活动组织参与者档案管理意识不高，教学档案选取范围不准确，教学档案归档不及时，教学档案内容不统一，档案格式标准，会造成档案遗漏、遗失、质量不高等问题，影响了档案完整性、实时性、可信性。二是档案管理工作任务量大、效率低。任职教育教学档案产生的源泉多，大多院校教学档案保存采用临时案卷和定期案卷形式，临时案卷主要收集平时产生教学档案，实时的放置在文件盒内。待学期或学年结束再进行档案选取、目录编排、装订封存等工作后转为定期案卷。档案员进行档案收集和整理时，持续周期时间长，档案筛选、补交、修改工作多，部门间档案管理协同程度低，一个档案可能存在多种格式和重复收集等问题，给档案提供者和管理员带来很多费时费力工作。三是不满足数字化建设要求。目前大多院校教学档案存档采用纸质版，纸质文档在打印、排版、装订、保存、借阅等过程存在诸多不便，而且若在教学评价、教学监察或和各种评比竞赛活动中需要提供教学档案电子版，则需要对纸质版进行扫描、拍照、图像处理等，过程极其繁琐。随着院校数字校园推广使用与大型教学活动数字化程度普及，传统教学纸质档案已经不能满足档案数字化建设的需求。
（三）教学档案管理系统应用现状
传统档案管理模式存在种种弊端，广大院校教学档案管理者对教学档案数字化管理进行了研究，提出了多种数字化档案管理模式，开发了不同技术类型的数字化档案管理系统，解决了教学档案管理系统数据存储、档案检索、数据处理、系统构建、网络化应用等问题。这些档案管理系统档案处理流程如图1所示，教学档案管理中的产生、收集、录入、筛选等工作量大的部分由人工完成，没有融入到管理系统中，不能满足数字化档案管理自动化、简洁化、系统化的要求。
二、教学档案全寿命周期管理
（一）全寿命周期管理思想
在教学档案管理的全寿命周期各阶段，各职能部门既是独立的，又是相互传承的。全寿命周期管理是一条不可分割的管理链，各阶段的管理是管理链中的一环，越是前端的环节，起到的决定性作用越强，它不但要管理好本环节，还要全面系统地为下一环节的管理着想，直至末端环节。而下一环节则须承袭上一环节的原则和设想，根据本环节在全寿命周期内的功能制定更有效的更符合实际的管理方案和措施。只有如此，一环扣一环地延续下去才能达到周期内管理目标的最大化。
（二）教学档案全寿命周期系统
教学档案全寿命管理系统是指覆盖档案产生、筛选、收集、编存、修改、流转、删除等全寿命过程，以高质量档案内容和高效化管理模式为目标的档案信息计算机管理系统。全寿命档案管理系统档案管理流程中包含了档案全寿命周期前段的建立文档、档案判断、档案录入等环节，这些环节在由系统引导用户进行，也就是用户建立文档时就已经纳入到了档案管理流程，解决了传统档案管理系统教学文档产生、收集、录入等工作脱离系统单独进行工作繁杂的问题。
三、教学档案全寿命管理系统设计
（一）系统设计思想
1.全寿命管理流程优化采用全寿命流程化处理设计，对教学档案全寿命周期中的“产生、分类、编号、传递、编排、借阅”等环节，基于流程管理方式进行协同优化，避免了传统档案管理中人为操作的工作量大、管理效率低、不协同问题，保证了档案质量，提高档案管理效率。2.编程易实现、操作简单构建与实现采用B/S互联网架构，基于SQLServer数据库开发系统与ASP.NRT网络设计系统编程实现，人机交互界面良好，操作方式简单，用户可以通过校园网登录系统进行教学文档的编写、收发、查阅等基本办公处理，档案收集、目录编排、数据处理等复杂环节则系统自动进行。3.数字化推广实用性好建立了一种全面、全员、网络化教学档案收集、共享、传递途径，满足各部门档案管理及使用要求。同时，教学档案数字化管理系统也可以嵌入到数字校园系统中去，推广实用性好。
（二）系统功能设计
教学档案全寿命管理系统主要有文档编写、档案判断、档案保存、档案管理、档案流传五大功能。文档编写主要通过嵌入各类办公应用程序应用，建立或上传各类格式的教学文档；档案判断主要是依照各部门出台的档案归档标准，对所建立、上传、接收的文档进行是否属于教学档案，如果不是则建立文档先保存在文档库，如果是则需进一步判断属于哪类教学档案；档案保存主要是在建立在档案分类后，由系统根据档案类别和日期，依据数据库和检索要求进行文件编号和命名后保存到档案数据库；档案管理主要是修改档案内容、分类，生成档案目录，档案管理员还可以对档案进行删除；档案流传主要是系统不同用户之间进行档案传递、接收。
（三）用户与职能设计
系统用户主要分为两类：第一类是普通用户，主要职能是进行教学档案初步判断，建立新档案，编排本人档案，接收他人档案，查阅部门档案等，但普通用户没有删除档案权限；第二类是档案员用户，档案员用户除了具有普通用户所有权限与职能外，还承担着对被普通用户筛除掉的非档案的文档进行再次判断与选取。另外，管理员具有删除更改部门所有档案的权限。
四、教学档案全寿命管理流程优化
教学档案数字化管理全寿命周期所包含工作主要有建立档案、档案保存、档案编辑、档案传递、档案删除等工作，系统采用“全员参与、协同合作、优化流程、自动处理”设计思路，根据不同用户职责规划系统功能模块，优化不同功能模块之间处理流程，保证教学档案收集范围大、归档专业强、管理自动化、使用效率高。所有教学文档在建立时必须先进行教学档案判定，若属于教学档案进行档案编号、保存、数据生产等流程化处理，从档案收集信息源头上保证了教学档案的完整性；普通用户与档案员双重筛选档案模式，从收集信息范围上保证了教学档案的标准性；基于数据库管理技术、互联网访问技术的设计，人人可以通过校园网登录系统进行档案编写、查阅、传递、管理，从信息使用途径上，保证了教学档案的利用率。系统功能框架与处理流程图设计如图4所示。系统进行档案建立、档案管理、档案传阅的工作流程如下
（一）档案建立流程
系统进行档案建立时主要进行的工作有建立文档、档案判断、档案分类、档案编号、入库保存。
（二）档案管理流程
档案管理主要进行的工作分为普通用户和档案员有两种，普通用户进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，档案员进行的主要工作有档案修改、档案查询、目录生成，同时还有可以进行档案删除以及对系统普通文档库档案再次档案判断选取。
（三）档案传阅流程
档案传阅流程主要包含档案传递和档案接收两部分工作，
五、档案全寿命管理系统使用制度
（一）用户端使用控制
院校机关出台系统使用管理规定，强制要求所有教学活动参与者必须通过该系统进行教学文档处理。信息管理部门则对办公计算机进行office等办公软件的限制使用，同时视情将该系统融入到数字校园管理系统中，培养用户的良好使用习惯，避免脱离档案管理系统处理教学文档现象发生。
（二）制定档案参考标准
院校级教学档案管理部门，制订出各部门教学档案收集范围、档案格式等标准，为用户在进行档案选取和档案编制提供指导，提高档案质量。
（三）定期组织档案数据评比
定期组织对各部门系统档案系统数据进行公示与评比，重点是档案内容、用户使用、档案数量、查阅次数等方面内容，配套相关奖惩制度，提高全员档案管理规范化、自觉化意识。
参考文献
[1]张莉雅.高等学校教学档案信息化管理[J].贵州民族学院学报(哲学社会科学版),2011(5).
[2]潘虹.加强军队任职教育院校教学档案建设的思考[J].西安政治学院学报,2014(6).
[3]姜雪.我国档案管理人员职业现状与继续教育[J].继续教育,2013(1).
[4]张锐.基于B/S结构的教学档案计算机管理系统研究[J].现代远程教育研究2017(1).
[5]温颖.教学业务档案管理系统的研究与实现[J].计算机时代,2019(10).
[论文摘要]文秘工作是以为领导机关工作运转和领导者决策服务为宗旨，在文件、会议、办事等方面所从事的辅、参谋性、事务性工作。文秘工作既不同于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有自己质的规定性，将对如何做好文秘工作促进档案管理工作展开讨论。
[论文关键词]文秘工作档案管理
一、提高对文秘工作重要性的认识
文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的，辅助于文件、会议、办事，为其做好参谋，处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作，又不同于业务部门的工作，同社会改造活动一样，文秘工作具有特定的规范性，主要有以下几方面：
一是文秘工作的从属性。文秘工作历来都是从属于一个领导机构的。它的活动内容主要是围绕着领导机关和决策者，为保证顺利工作而提供方便条件的。在实际工作中，文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息，提供方案，做好决策前准备工作等；需要及时抓住市场信息，如客户来电话咨询工程项目的设计或客户前来咨询工民建或城市规划设计等相关问题，及时与领导、工作人员联系或直接给予解答；需要做出积极的反应，抓住商机，为领导机关的工作运转和领导者的决策提供辅工作。
二是文秘工作的综合性。文秘工作大多很被动，很少能按照自己的意图安排工作，常常是来了电话处理电话事务或收发传真，有了文件取送处理文件，来了客户接待客户。协调上下级事务，这也是文秘工作从属性所决定的。但只要动脑筋，想办法，凡事超前储备经验，进行预测，有多种准备和处理方案，就有望把被动变为主动了。
三是文秘工作的服务性。文秘工作的服务性也是事务性，服务性是由从属性决定的，这是文秘工作的重要特点
二、加强档案管理势在必行
文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。
首先，文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办、归档，会直接影响整个企业的工作效率；能够使企业更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。
其次，搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强，全面性、可选性扩增，是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任务。
三、文档工作要更好地为经济建设服务
文秘部门要加强档案管理，更好地为经济建设服务，应从以下几个方面入手：
一要建立健全档案管理机构的职能建设，明确分管部门，为档案管理提供有力的组织保障，并着力开展档案管理标准、规范的研究制定工作，保证为领导决策提供信息的方向性和准确性。
二要加快档案信息化建设步伐，提高档案工作现代化水平，努力做好档案“三网”（局域网、党政网、互联网）“一库”（数据库）建设，保证为领导提供决策信息、决策方案的及时性和全面性。
三要及时做好电子归档及规范管理工作。主动介入本单位办公自动化、电子政务建设，通过技术支持与制度建设，建立完善的电子文件归档机制，加快实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理，从而保证为领导工作和决策服务的科学性和安全性。
四要建立健全档案管理的保障制度。如档案信息的专报专题研究制度，编辑、指导、筛选、送审以及追踪反馈制度等。
五要严把工程档案归档质量关。这是做好竣工档案管理的关键。高质量的工程档案来源于领导的重视，来源于工作人员的群体意识，来源于工作程序的合理和管理制度的健全。在领导重视的良好基础上，档案员参加工程竣工验收，参加科研成果鉴定，参加新设备购进开箱是“三参加”的重要内容，也是加强重点工程档案管理的关键。因为要做好重点工程档案管理，首要的任务就是明确质量标准，把住重点工程竣工档案的归档质量。黑龙江省农垦建筑设计院建筑设计具备国家甲级资质、城市规划具备省乙级资质、公路行业具备省丙级资质。该院领导十分重视设计工程竣工档案归档工作，每项工程从初设到竣工验收都层层严格把关。
其主要内容是按合同要求，在合同任务书、地质报告、设计方案、报批图、施工图、效果图、质检、档案、设计资质等方面，要求建筑设计师、结构设计师、水暖电气设计师、城市规划设计师都必须肩负起责任。
四、结束语
作为一名文档工作人员必须严把设计竣工档案的归档质量，归档的设计竣工档案必须达到完整、准确、系统的要求。完整的标志就是指按照要求，将形成的各种形式、种类载体、各种内容的归档资料从建设项目的提出、立项审批、勘察设计、到竣工验收全过程形成的应归档的文件都要收集齐全；准确的标志是指档案的内容需真实地反映工程竣工时的实际情况和建设过程，归档的竣工资料与实物一致，图物相符，账图相符，技术数据可靠，签字手续完备，施工中的设计变更按有关规定进行个性补充或重新绘制，不允许有任何差错;系统的标志是指文件材料的整理要遵循其自然形成规律和成套性的特点，保持文件材料之间的有机联系，进行科学分类和系统排列以便于保管和利用。只有这样，才能保证为领导和部门有效的服务，更好地优化档案管理，做好文秘工作。
参考文献：
[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报，2005，(02).
[2]高德武，周爱东，李文.档案工作创新思路[J].科学与管理，2005，(02).
[3]王晓燕.全省档案工作会议在长沙召开[J].档案时空，2005，(02).
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