时间：2024-01-25 15:54:42
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第一章 总则
第一条 为加强档案管理，保护和利用档案信息资源，为本所各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录，也是国家的宝贵财富，必须集中统一管理，任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作，各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室，档案室负责对全所档案工作实行统筹规划，组织协调，监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门，其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名，各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结，由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化，受过档案专业培训，并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识，并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度，按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作，并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料，按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的，必须收集齐全和立卷，并移交本所档案室集中管理，不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责，各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷，保证案卷质量。
（一）归档的文件材料齐全完整。
（二）按照本所档案分类要求，对立卷归档材料进行分类。
（三）组卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写，字迹工整清晰。
（五）卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，卷内目录填写正确，编写页号无误。
（六）案卷装订牢固，整齐美观，案卷中无金属物，装订线不压盖字迹。
（七）编制案卷目录、全引目录，并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间，将档案编录入库。
（一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
（二）保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全，并编制案卷目录、全引目录，经检查无误后，一次性向档案室移交，并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护，设置专用库房，并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全，保证档案库房坚固，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁，无非档案用品；档案排列科学，整齐美观，便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要，编制必要的目录、专题卡片等检索工具，编纂档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为各项工作服务，为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄册，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务，向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅，应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意，基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意，科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后，再按上述借阅程序办理。
借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人要负责保密和保管，不准携带档案离开档案室，复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作，必须在归还所借档案后，方可调离；档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责，组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时，应对档案做出妥善处理。
（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料，应移交相应部门继续处理。
（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作，对本所各部门档案工作进行考核，并实行奖惩。
（一）对遵守本办法，认真完成档案收集、整理、立卷工作，或在编研和业务指导方面成绩突出，或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人，给予表彰。
（二）对违反本办法，损毁、丢失档案，或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密，或未按规定归档，不按期移交档案的部门或个人，视情节给予处罚。
（三）违反本办法的部门，年度不能评为先进集体；违反本办法的个人不能评为先进个人，年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
第一章 总则
第一条为了加强学校档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校的实际，特制订本细则。
第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。
第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求
第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。
第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。
第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。
第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。
第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。
第三章 经费、库房及设备
第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。
第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。
第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。
第四章 文件材料的归档
第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。
第十三条归档文件材料要求：
（一）纸质要好；
（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。
（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。
（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。
第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《MM学院各部门档案材料归档内容》。
第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：
（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。
（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。
（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。
（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。 凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。
（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；
（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。
（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［ ］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。
（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；
（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。
第十六条归档时间和手续：
（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；
（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；
（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；
（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；
（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；
对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；
（六）会计部门在会计年度终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；
（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。
第五章 档案的管理
第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。
第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。
第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。
第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。
第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。
第六章 档案的开放利用
第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。
第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。
第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。
第七章 奖励与处罚
第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：
（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；
（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；
（四）对档案工作有突出研究成果的；
（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；
（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；
（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员（包括专、兼职）玩忽职守，造成档案损失的。
关键词：农经档案；经济发展；管理问题；解决对策
随着我国社会主义市场经济体制不断深化改革，农村合作经济管理过程中出现了很多全新的问题和趋势。分析农经体系建设过程中存在的新问题，需要一个职能明确的专业管理机构。农经管理部门应该针对实际的档案管理过程中存在的不足，从档案的整理、分类、存档、编目到整理的时间和操作都需要制定详细的说明和规定，确保农经档案管理工作更好的顺利的完成，最终切实促进农村经济管理的发展，提高农民群众的经济水平，促进农村经济发展。档案材料具有一定的法律效力，同时也是见证农经工作开展过程的重要凭证，收集相应的工作材料，做好分类、整理、编目和存档工作，对于农经工作开展借鉴过去的办公经验有着十分重要的作用和意义。但是在实际工作过程中，农经档案管理却不是如此，农经管理部门对档案管理的重视程度不高，相应材料的搜集积极性不足，没有独立的档案存放室，导致档案管理过程中出现了霉变和虫蛀的现象，因此，农经工作要想发展就需要切实解决好农经档案管理问题。
一、深化农经档案管理的重要性分析
进入新世纪以后，随着我国社会经济体制不断改革和农村社会经济不断向前发展，我们已经迎来了全面建成小康社会的新时代，加快推进社会主义现代化建设就需要密切关注三农问题。现阶段，农村各项工作面临着全新的机遇和挑战，新农村建设、现代农民职业教育以及农业现代化建设的任务十分繁重。新时期，对农村各项工作提出了全新的要求和变化，在实际工作过程中要求我们做到规范化和制度化。在最近几年农经档案管理中，很多地区部门逐渐健全和完善了农村各项工作的管理制度，认真做好农村财务会计管理、土地承包、土地流转和农村财产和资产管理等工作，在农经档案管理过程做出的积极的努力，对推动基层农经管理部门档案管理质量的提升有着十分重要的促进作用。但是，我们还应该清晰的认识到，现代农村工作十分的复杂，涉及到很多方面的工作内容，因此，在对农经档案进行管理过程中一定要做到与时俱进，这是农村管理过程中一个比较落后的环节。农经档案管理是财务管理的真实记录，是农村财务管理规范化的重要体现，同时也会给后人留下可以参考的珍贵材料，能够切实促进农村财务审计工作的有效开展。这就要农村地区广大的工作人员应该充分认识到农经档案管理的重要性，通过各种途径进一步拓展自身发展空间。
二、农经档案管理存在的问题分析
1.档案室建设落后，硬件设备投入较少从总体发展情况来看，多数农经管理部门的档案室空间狭小、潮湿，很多储存档案的设备都已经严重老化，很多硬件设备几乎都没有更换过，上级部门只是重视农经工作下放，却没有注重对农经管理部门的资金投入。对于经管理部门来说，其自身有限的资金多数都应用到部门建设建设中，对档案室建设的资金投入力度较小。由于档案室内相应设备建设标准较低，档案经常处于高温、高湿的环境下，并出现了发霉、变质和虫蛀等安全问题。档案室的硬件设备早已经不能满足现代农经档案管理的需求。
2.业务资料损失，农经档案搜集难县级的农经管理部门对档案管理的重要性认识不足，再加上最近几年，很多职能部门合并，工作人员流动以及档案管理意识淡薄，使得档案材料在移交过程中出现了丢失和无处保管的现象，很多重要的农经业务材料无法查找，这就给规范农技档案管理带来了巨大的困难。
3.制度建设不足，档案管理人员不专业在各个乡镇随虽然已经建立的档案管理制度，但是这些的制度已经不能适应现代农村社会的发展的需求，其未能紧跟时展的潮流合理对制度建设完善。在很多村镇都没有指定农经档案管理人员的责任和权限，导致了应该存档的农经工作材料收集不完整，档案分类不科学，立卷不规范。同时，在农经管理部门的档案管理人员多数都是兼职的行为，其在工作过程中，因为没有接受专业的教育和培训，一直都是依照领导的指示进行档案存档和管理，对整个档案管理的业务流程不充足，在一些地区还存在档案自己管理的混乱现象，使得农经档案管理工作停滞不前。
三、深化农经档案管理，促进农村经济发展
1.建立完善的农经档案管理机制首先，统一指挥和部署。实际的农经办公室和档案部门应该联合起来，依据国家相应法律法规，以及土地承包、流转、经营和农村集体财产和资产管理的实际情况，综合各方面意见出台关于深化农经档案管理规范化工作流程和建设实施意见，强化领导，统一指挥和部署，全面树立档案意识；其次，统一监督和检查。每年需要在全市范围内进行一次档案检查和部门互相检查，对合格的单位给予鼓励和奖励，对不合格的，存在的问题的单位，应该通过各种途径提升其自身的档案管理能力，逐渐推进档案规范化管理。
2.改善农经档案管理条件首先，要保证与独立的及空间充足的档案专用档案室；其次，要引进具有一定保存能力的档案保存设备；最后，要保证档案室的防水、防潮、防光照和防虫蛀等安全措施。同时，还要进一步加强对档案室的管理，每年要求农经管理部门安排专项资资金根据需要配置的设备添加相应的档案现代化管理技术和设备。
3.保证农经档案的安全和完整首先，应该明确集中保存原则。农经管理部门所形成的农经档案必须由本单位保存完整，并由专职人员对这些档案进行管理，任何人都不能将其据为己有，禁止分散保管；其次，要及时明确档案管理的范围和时间限度。农经工作开展过程中，会形成很多材料，内容十分丰富，这就需要档案管理部门制定科学档案的归档规范，按照分类存档和定期存档的原则对档案进行管理，尽量保证档案材料的完整性和系统性；最后，要全面明晰档案岗位的职责。农经档案管理人员应该熟悉本部门的全部档案，并做好各种档案的收集、整理、分类、编目、归档和日常管理工作，切实落实好各项档案管理制度。
参考文献：
[1]翁贞林，阮华.新型农业经营主体：多元模式、内在逻辑与区域案例分析[J].华中农业大学学报（社会科学版），2015（，5）：32-39.
[2]张文彬，马维志.新常态下西吉县农业合作社发展现状及对策[J].现代农业科技，2015（，15）：315.
一、医院管理类档案的形成和收集
（一）医院管理类档案的形成
1.医院文书档案
医院文书档案，是医院实施行政管理的重要记录。主要来源于上级印发或本院制定的各种规定性、政策性、指导性、业务性文件，文书档案涉及领域宽、种类多、综合性强，能基本反映医院的各项活动情况，是医院档案室管理类档案文件的主体。
2.医院基建档案
近十几年来，医疗环境不断改善，各地市三级甲等医院的发展十分迅速。在医院硬件建设的同时，随之产生了大量的基建档案，医院的基建档案，因具有专业性、成套性、现实性、周期长的特点，在档案形成初期，由基建部门进行管理，直至基建项目完全竣工后，由相关部门将成套的基建档案交由医院档案部门统一管理。
3.影像音像照片档案
医院的影像、音像、照片档案，主要来源于医院的宣传部门。在当前医疗市场竞争激烈的大环境下，各大医院都希望在社会中树立良好的公众形象，探索宣传新思路，扩大医院影响力并提升美誉度。医院影像、音像、照片档案以其特殊的表现形式，关系医院建设与发展，点点滴滴以真实场景再现记录，具有很强的保存查证与参考价值，在医院建设与发展中发挥着独特的重要功能。
4.人事档案
随着医院规模的不断扩大，人员管理模式、人员流动性的变化，给医院人事档案管理带来多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性较强的人事档案，方便利于医院相关部门使用，是人事档案管理部门必须思考的课题。
5.财务档案
财务票据是医院财务往来的凭证，财务凭证的管理主要以财务部门为主。
（二）医院管理类档案收集
医院档案室通过接收和征集等方法，实现档案的集中统一管理。
1.医院文书档案的收集
医院档案室保存大量的文书档案，不是自身形成的，而是向医院各部门以及个人接收或征集来的。收集工作是档案工作诸环节中的第一个环节，收集得是否齐全、系统、有价值，对医院档案工作其他环节的影响很大。在收集过程中并不是“有文必档”，应挑选有一定查考价值的文件，即对医院及社会在当前和长远都必须有利用价值的文件。在医院文书档案的收集过程中，应须注意系统性、完整性，这样更能够反映出医院的历史面貌和工作特色。多加强与各部门的联系，掌握医院在职能活动中的情况，档案收集质量的高低应依靠建立健全严格的归档制度。
2.医院基建档案的收集
医院基建档案资料管理过程中，资料收集是最琐碎、最麻烦，同时又是最关键的一个环节，因为它牵涉面广、内容繁杂、时间跨度大，是基建档案资料管理的基础工作。我们医院在2012年建设医院门诊、医技、病房楼期间，在工程施工的各个阶段，将工程中涉及的工程准备阶段文件、工程管理机构文件、施工阶段文件、竣工验收阶段文件以及声像电子档案文件等，以医院基建部门为主，设立文件收集清单，分级别落实到各施工监理单位及相关部门，确保院方在施工竣工验收阶段形成的大量文件资料收集齐全。
3.医院影像音像照片档案的收集
因影像照片的直观性和特殊性，在收集和整理的过程中，我们一般不限制收集范围，凡是能反映和记录本单位重大事件和重要活动的影音图片，我们都尽可能的予以收集。近十年来，数字技术的广泛引用，在影像、录音、照片整理过程中，一般以照片加标注事件名称及时间和电子存储相结合方式进行收集、整理、存储。
4.医院其他档案的收集
在医院各职能处室中，还存在着大量的专业性较强的管理类档案，对于此类档案的收集，我院主要是以各职能处室为单位，设立专人保管，分别进行收集。
二、归档档案的整理
整理工作是档案提供利用的前提，对档案的完整与安全也是十分必要的。首先，通过整理可以进一步了解档案收集中的问题和质量，并可根据发现的问题及时向文书立卷部门提出要求。如一个会议文件，在整理中发现没有会议总结，就可以进一步收集，使得会议文件齐全；整理中发现文件有请示无批复、有打印本无底稿等，都可以有的放矢地进行收集。其次，在整理过程中还可对某些不符合归档要求的文件材料进行技术处理。如：对墨迹不符合要求的文件进行复印或描写；对已经破损严重的文件进行裱糊修补，还要准备若干复制件来代替原件提供利用。再者，对积存的文件材料一定要及时整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早发现问题，如：是否去除订书钉或曲别针，是否有被虫害破坏或发生霉变等。对于专业性较强的管理类档案的整理工作，如人事档案、基建档案、财务凭证、设备档案、影音照片档案等的整理，主要以档案所在科室为主，医院档案室每年对相关科室的兼职档案保管员进行档案收集整理知识的培训，规范了各处室档案收集、整理、归档的流程。
三、档案的保管
（一）档案的保管意义
档案保管工作是档案工作的物质基础，有完整的档案，才能有健全的档案工作。档案保管工作关系到维护档案的完整与安全，档案完好无损地保存下来，才能在其他部门档案的使用上迅速、准确、及时地提供利用。
（二）档案的库房建设
档案库房是档案单位存放各类档案的保密重地，档案保存寿命的长与短与档案库房有直接的联系，档案库房受温度、湿度、光线、灰尘、有害气体等多种外界因素的影响较大，档案库房应尽量选择自然条件影响小，又方便开展工作的地方，其选址应综合考虑以下几点：
档案存储的（下转第58页） （上接第55页）库房最好选择北向的房间，不宜被阳光直接照射利于避光防热；不宜选择在最低层或最高层；如：我院在建设时选择的是西向，夏天阳光直射、温度比较高。我院档案采取保温隔热补救措施，安装防光窗帘。
档案的库房建设做到库房、办公、阅览三分设，我院根据《档案法》规定，档案室做了三分设，档案室至少保存本单位10年或20年以上的档案，因此，我院档案库房面积能够满足保管20年以上档案的需要。
（三）档案的安全存储
档案保管不宜设在靠近厕所、盥洗室和锅炉房的地方，以防水患和火灾。档案室库房必须配备空调、温湿度计、除湿机、吸尘器、二氧化碳灭火器等。档案室的位置不宜选择人员往来频繁的楼梯口，应建在通道顺畅的地方。档案室应落实“三铁一器”措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，安装防盗监控器。制作库房内严禁吸烟和使用明火、严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品的标识标牌，对电源、线路、开关插头进行定期或不定期检查，发现有火情隐患情况应立即报告并及时处理。
（四）健全规章制度
［关键词］学校 财务档案 优化管理 服务能力
［中图分类号］F276［文献标识码］A［文章编号］1009－5349（2011）07－0063－01
随着教育市场的经济化发展和竞争结构的调整，学校靠多种渠道筹措来的有限资金显得尤为珍贵。如何使用好来之不易的资金优化学校财务管理，发挥校园资金的最大作用，成为学校财务管理工作面临的重要课题。
一、学校财务档案管理内容探讨
学校财务档案应该包括：1.报送的年度财务报告包括资产负债表、收支情况表、专用基金变动情况表、有关附表及财务情况说明书。2.对历年形成的债务的档案登记管理，内容要全面真实反映债务的形成原因、本金、利率、偿还过程。3.财务情况说明档案，主要包括学校收入及其支出、结余及其分配、资产负债变动、专用基金变动的情况，对有着重大财务影响的问题应该在档案中进行具体说明。4.年度内的各项报销凭证 (有日期、内容、单价、数量、金额、大小写、印章、收款人等)。凭证应有事由、经手人（制表人）、验收人（复核人）、证明人、审批人签字。5.学校的年度财务预算报表、支出总额统计报表、收入总额统计报表、专用基金变动等整理性文件。对学习财务档案的内容管理应该明确分为微机存档和书面材料存档两方面。微机存档要保证内容的完整性，书面存档要保证分类明确，保存安全。对各项存档内容必须作出明确规定，年度内不容许有任何的内容缺失，如果出现空缺必须作出明确的书面说明，形成材料以便查证。
二、优化管理与增强服务能力的对策
（一）强化学校财务档案管理的服务意识
学校的财务档案管理其本质就是为了财务信息资源的处理服务。信息资源是新形势下学校建设发展的重要影响因素，要使财务档案管理在组织管理上进一步得到主管领导或部门的认可和重视，档案管理部门首先要摆脱传统思维的束缚，确立服务意识，将校财务档案的管理目标定位于“服务”的高度，才能保证档案管理能够为学校的财务建设作出贡献。首先学校必须转变管理方式，将传统的资料档案与财务档案合二为一的情况转变为专门的财务档案室管理，为财务档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。建立有一定规模的计算机存储及查询系统，保证档案内容形成网络化管理，而且要随时考虑到学校的财务档案管理情况安排档案馆库房建设。
（二）强化财务档案管理的及时性
对财务档案的及时性控制首先要完善“归档制度”，要求各部门应在规定的时间内，根据档案的内容将形成的有价值的材料及时送到档案室。还有“档案利用制度”“档案鉴定销毁制度”等等。为科学有效地管理档案，及时、准确地为档案利用者提供服务，财务档案室应编制各门类的检索工具。如：年度财务总结目录索引、案卷文件名称索引等。这样能够保证财务档案管理能够较快地提供案宗调出服务，保证档案使用的及时快捷。当然，为了实现这种快速调动必须首先要在存档前严格区分财务档案收集范围，根据财务收支项目、科目及财务档案利用目标等对归档资料内容价值进行技术鉴定，并加以有针对性地收集和整理。另外，除了要保证档案内容的输出快捷之外，还必须要保证存入的快捷，要明确规定存档的时间，最好要与财务账目形成的同时进行存档（保证书面存档与电子存档），而且要按照时间顺序进行合理排序，保证存档的有序性。同时，档案管理不能单纯地进行材料整理，还要进行现代化的公开联络，保证财务档案的绩效化，有方向性地开发财务档案专题，并增加检索、编制功能，以更好地方便学校单位参考和决策使用。
（三）优化制度建设
优化档案管理制度有一定的程序性，管理制度包括三方面内容：存档管理制度、保存管理制度、资料输出管理制度。1.对于存档管理制度要明确存档内容和存档时间，对应该重点说明的内容必须进行制度化规定，保证档案情况的有序。2.对于保存管理制度要明确在每年度结尾对档案内容进行整理，每3～5年完成一次全部档案内容整理。定期审议公用经费收支情况记录、年报资料及各种报表装订成册保管完整，各种辅助账册完备，从档案信息出发提出财务管理意见，避免出现经费使用效率高及浪费现象。3.对于资料输出管理制度必须严格实施财务公开制度，成立具有广泛代表性的档案管理小组，对财务公开体系进行网络建设。
自2020年11月来到设备科，到今为止已经快满一年。这一年来，在科长和各位老师们的帮助下，工作从不熟悉到逐渐上手，可以更好的熟悉科室的业务流程与运转。更好的投入到工作中。同时面对医院各项政策规定，积极参加医院岗前培训，疫情防控会等。在日常业务工作中，按时出色地完成了各项工作任务及迎接大型医院巡查工作，自己在在思想、工作、学习方面都有了很大的提高。
一、思想方面
加强理论学习，努力提高自身的的政治思想觉悟。认真学习医院下发的各种文件与参加医院和科室的各种会议，了解医院运行状况，同时认真努力工作，不迟到、不早退。爱岗敬业，遵纪守法。积极落实医院防控要求，每周一次核酸检测，进出门扫健康码，出入院戴口罩。同时认真整理档案，并积极做好为临床科室和工程师查询档案的需要。使他们的需求得到最大限度的满足。同时认真完成科长交代的其他工作。把精神文明建设同业务工作有机结合起来。
二、工作方面
自己的岗位是档案管理，医疗设备档案收集了设备的论证材料、购买合同、技术资料等重要信息，它为设备的购买、使用与维修提供了必要的支持和保证。
因此自己日常工作是整理设备采购流程产生的各种档案资料，从预算填报、科室填写请购单、论证设备参数、院外招标、验收这一流程涉及到的资料进行整理归档，提交院档案室以及满足科室和临床查询服务的需要。在这一年里，对五万元以上的设备档案每一台设备为一盒进行整理。每一份档案整理成一正一副两套，正本移交档案室保存，副本设备科留存。同时由于科室档案柜数量较少，还对2014年到2015年的档案进行合并腾出空间。这一年里按期向医院档案室移交了五万元以上的设备档案共计132份。
20__年档案管理工作总结
20__年，我局档案管理工作紧紧围绕落实“文化兴市”战略，加快推进文化事业和文化产业发展这一目标，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，有效发挥档案的功能，档案工作有了较大的发展，较圆满完成了工作任务。现将具体情况总结如下：一、高度重视，加强领导
今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。20__年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。
为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。
二、加强制度建设，规范档案管理
为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，20__年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。
为规范档案管理，提高档案管理质量，20__年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。
四、采取有力措施，做好归档和利用工作
20__年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，20__年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；20__年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。
五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务
为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。20__年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。
六、 工作中的不足和今后打算
1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。
一、体制人员方面
为确保档案管理各项措施落实到位，镇党委政府把档案管理工作列入了重要议事日程，纳入我镇目标管理考核之中，不断强化管理，结合本单位的档案管理工作实际情况，成立了由第一副书记任组长的档案工作领导小组，统筹我镇的档案管理工作。配备了业务素质高，管理水平强的专职档案管理员，并在各镇直部门中落实了兼职档案管理员，在村级组织中，由村文书任档案管理员，形成一个严密的档案管理网络;建立健全了各项档案管理制度，使档案管理制度装裱上墙，把档案工作列入单位公文处理、财务管理、资产管理和具体业务工作程序，把档案工作与相关人员的年度考核、奖惩挂钩，同时镇领导从强化档案管理着手，组织档案管理人员参加县里举办的培训班，为档案规范化管理奠定了良好的基础。
二、制度设施方面
档案室内建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、统计鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等到内容完整、操作性强的制度，同时作硬件设施建设，我镇立足本镇实际，高标准、严要求，整修了档案专用库房，面积达到40平方米;同时在档案室内落实了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”措施。档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装具规范、标准、数量充足;计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机同党政办合用，同时有档案管理软件。
三、管理利用方面
为做好档案资料的确良收案整理工作台，保全档案的完整，明确归档范围，把反映本镇工作活动、具有查考利用价值的文件资料和各种载体的档案管理资料均敖归档范围。我镇2009年档案资料的整理归档工作从今年4月份开始，根据整理归档的新标准进行了集中分类。对收集整理照片、磁盘、光盘、实物等载体档案，编写文字说明、内容包括时间、地点、人物、制作者，力求做到图文并茂，对拟修订和签批的公文，按保管要求逐一审查，对书写不符合规定的文件及时改正，对破损文件进行修补，对字迹模糊或退色文件进行复制，档案合格率达到80%以上，档案内容涵盖文书、会计、基建、设备、科研、照片、录音、电子、实物等12个方面的内容。但由于综合档案室面积受限，所以这些档案都由各站所保存。注重在档案住处开发和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目录，全引目录、字号索引、专题目录等多种检索项，便于随时查阅，为领导决策、经营管理、资产保全等方面发挥了重要作用。
四、监督指导方面
一、会计档案现状及认识误区
基层机关如县区级部门，以宁波市江东区各部门为例，原先因单位小，会计工作量小，无专业会计人员，会计档案统一由核算中心管理，大多数单位无会计档案。但是近年，随着机构加大、人员增多及会计独立性加强，各单位会计档案工作普遍化，90%以上机关配备专兼职会计人员，仅个别部门由核算中心管理。
领导重视，人员专业，是会计档案一大优势。相比文书，领导显然更重视会计工作。配备专职的会计人员兼会计档案，工作较单一，专业素质高；人员稳定性、领导认可度远高于文书档案员。但会计档案管理水平远不如文书档案规范。基于多年对基层机关会计工作深入了解，笔者认为相当一部分原因是片面的档案意识。领导、会计人员等由于对档案工作认识较片面，不够深刻，不免存在这样或那样的误解，主要归结如下：
（一）收集越多即完整规范。文书档案普遍存在收集过少的现象，这是由于很多资料掌握在他人手中，对于产生资料全面性认知、把握有一定难度，收集较难。会计档案由会计、出纳共同完成。会计负责记帐，完成年报、账本等整理，出纳负责报销完成凭证整理工作。会计材料全部掌握在自己手中，必须符合资料完整才可报账入账，因此收集相对容易。
会计人员因其职业特点，不仅仔细，责任心也强，往往认为收集越多就越完整。会计人员收集档案内容多于会计档案。1998年的《会计档案管理办法》中明确规定决算、年报属会计档案，将预算、计划、制度等文件材料规定按文书档案管理办法执行。而实际工作中，很多材料都由会计另外收藏未归入文书，同时很多人事工资、重大固定资产买卖单据等都作为凭证类归入会计档案。但是，这些保管期限远远高于会计凭证年限，因此，归入相应保管期限的文书更合适。既加强保管期限又免去了销毁鉴定拆卷的麻烦。
（二）整理装订成册即归档完毕。档案员对文书档案归档完毕都有大概的认识。但会计档案却大不相同。领导、会计甚至综合档案室的档案员都认为档案已整理装订成册就是归档完毕。很多“归档完毕”的会计档案整齐地排放在档案柜内，虽已分类造册，但多数没有全宗号、目录号、案卷号，只有常规的年、月、日及流水号。无编号、无目录，因此无从清点、查找困难。由此带来档案容易缺失，利用不便等状况。
（三）独立保管即重视保密。与文书档案、其他档案相比，领导对会计档案十分重视，甚至单设档案室。但领导认为会计档案具保密性、重要性，脱离综合档案室，完全由会计独立管理，未能集中统一管理。会计档案存放往往各自为政，情况不一。有的存于独立会计库房，有的则置于办公室，由会计自行管理，仅有部分由综合档案室管理。
（四）收进即移交。所有档案都应按规定向档案室移交。综合档案室档案员对文书档案比较熟悉，接受专业知识培训多；会计档案接触少，对会计档案内容、具体标准知之甚少，往往会片面认为移交只负责收进清点，而无视对会计档案质量把关。移交必须按会计档案规定操作。若为独立会计库房可实现目录移交，即综合档案室只收进目录进行综合管理。
（五）纸质即全部档案。文书档案包括纸质、电子档案的意识形成已久。机关会计电算化起步较晚，对电算化会计档案的工作内容理解不到位，缺乏管理会计档案的经验，只是将打印纸质存档。按规范化要求，除纸质打印外，会计信息磁性介质备份，会计软件的版式与软件系统应一起保存，保证软件升级后，不同版本下的会计数据被调用。
（六）能存就不销。会计档案十分重要，万一不慎销毁，导致要用数据无从查找。不知怎么销毁，档案员怕麻烦，领导怕挑担，这些都使领导、会计形成一个共识，即能存就决不销毁。但机关档案室用房紧张、空间有限，会计档案数量大且年限短，年复一年，档案室十分拥挤，保存众多却毫无价值，而且不方便查找、利用。
（七）查阅即全部利用。档案人员常会根据文书档案编写有关材料以方便利用。与文书档案相比，会计档案这方面始终处于零开发状态。档案员、会计人员认为会计档案仅用于会计查账、领导查阅、单位审计等，没有为领导做基础汇编作参考的意识。应转变观念，积极开发会计档案信息资源，使档案服务领导和单位管理。
二、应对措施
这些错误意识究其原因很大程度是领导、会计、档案人员未经过会计档案培训。当然也有会计档案宣传力度不够等原因造成的。
虽然会计档案现状并不乐观，但领导重视、人员稳定，会计档案加强不难，只要正确引导、宣传，消除错误意识，查缺补漏、规范管理，会计档案很快就会上新台阶。
（一）强化培训，树立专业人员档案意识。会计人员未参加会计档案的培训，主要原因是未组织类似培训或培训中少有类似的内容。会计部门与档案部门沟通协作，填补会（下转第51页）（上接第46页）计档案培训的真空。一方面会计人员接受档案培训，另一方面档案人员加强会计档案学习。相关人员通过系统学习会计档案的归档要求及保管等内容，特别是对归档范围、案卷编号、编目等短项学习，达到全面掌握会计档案知识，树立正确档案意识。
（二）强化宣传，树立领导档案意识。以专业人员在领导前宣传会计档案知识为主，以领导参加档案培训、业务部门上门宣传、档案会议接受档案意识等手段为附，逐步加强领导档案意识。通过领导的正确档案意识，如有意识地制定制度、改善保管条件等，继而从宏观上带动单位会计档案规范化。
（三）强化标准，以制度补意识不足。制定一整套切实可行且符合标准的制度，包括收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各环节及档案数字化、电子档案、数字备份等新内容，明确具体做法，使人员在工作中做到有据可依，有章可循。从另一方面弥补档案意识不足，使档案业务得到规范。
（四）强化监督，以检促意识转变。档案局作为档案业务主管部门，发挥指引作用。在基层机关做好从上到下的宣传，从领导到档案员、会计人员层层宣传，加强指导，以年检、目标管理为手段加强对会计档案监督管理，以便及时发现问题，纠正错误意识，敦促改正、提高档案管理水平。
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