时间：2024-02-02 17:15:21
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【关键词】档案管理;问题;措施
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，随着各项制度的改革，档案管理工作如何主动顺应时展的要求，更新档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及档案服务的对象等，是各级管理部门需要面对和认真思考的问题。要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题。现就档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。
1.档案管理现状及存在的问题
1.1对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，因不能直接产生经济效益和社会效益，所以不被看重。
1.2缺少专职人员
负责人事档案工作的人员通常兼任其他工作。这样档案管理未必是档案员工作的重心，兼职档案员没时间熟悉人事档案业务，更没有时间学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，工作中难免出现纰漏。尤其在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。
1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。
1.4档案管理人员对档案重要性认识不足
认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。
1.5人事档案管理手段落后
在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。
2.提高档案管理科学工作法的措施
2.1各级领导要重视支持档案工作
档案工作是企业各项管理工作的基础，各级领导一定要重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度，切实加强对档案工作的领导，做到对档案工作重视到位、投入到位，对档案工作人员关心到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境；加大对档案工作的经费支持力度，为档案工作的开展提供必需的物质条件。
2.2收集收齐归档文件材料
做好归档文件材料的收集工作，是确保档案齐全、完整、准确、系统的基础。要做好收集工作，档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查，同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效管理，采取各项有力措施，做好企业档案材料的收集工作，档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率才有可能达到高标准。
2.3建立健全企业档案工作管理体制
建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2.4采用信息化管理手段
信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多，实现档案管理计算机辅助管理势在必行。
2.5强化档案保管条件及措施
加强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护：一是对纸质档案，要加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬现象及各类事故的发生；二是对电子档案，一方面要采取必要的措施，加强对电子档案的载体保护，另一方面要加强对电子档案的信息保护。
2.6提高档案人员素质
作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。
2.7做好档案管理工作,强化服务意识,提高服务水平是很有必要的
档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向,端正服务态度,树立创新意识,提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度,发挥好档案信息资源的作用,使其充分地为社会主义现代化建设服务,是我们档案工作者义不容辞的责任。
总之，在新的历史条件下档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。
【参考文献】
［1］李多．市场经济下的信用档案及其管理和利用[D].安徽大学，2005．
［2］乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风，2008．
学生的学籍档案是一个学生连接学校和社会的纽带，它真实的反映了学生在校期间的情况，是每一个学生以后就业发展的一个保证，也是用人单位选用人才的一个重要依据，所以具有很重要的价值，目前，国内学校的学生档案管理普遍存在一些问题，比如档案管理人员的意识淡薄、缺乏先进的档案管理经验等等。下面本文简要分析几点学生学籍档案管理中的问题及措施研究。
1.学生学籍档案管理存在的问题
1.1 管理人员意识不到位。大部分档案管理人员甚至是上级领导都不够重视档案管理，有的学校还将档案管理工作从属于别的部门，只看重教学过程的管理，不看重学生学籍档案的管理，这就使一些档案管理人员出现消极的工作态度，散漫的工作状态，产生上级领导都不重视自己又何必认真的思想，致使一些学生的学籍档案资料的准确性出现严重的偏差，这就直接影响到了学生以后的学习和就业等问题。
1.2 管理不够专业规范。前面说了，因为一些学校不够重视学生学籍档案管理工作，所以就没有一套相对规范的标准，这就导致了另一个问题，学生学籍档案管理工作不够专业规范，所以在收集、整理、保管等等这些过程中，管理人员也就随心所欲按自己的喜好管理，加之工作量大，过程又比较繁琐，时常出现混乱的局面，造成学生档案管理的丢失等等。主要有以下几个方面：
1.2.1 收集方面。目前，许多学校并不是单一的一种教学模式和教学课程，比如一些高校里面有研究生、本科、大专这些基本的教学形式，还有专升本、函授、培训、远程教育等等形式，比较多样，这种多样的教学形式就给学生学籍档案管理的收集工作大大的增加了复杂性，进而影响到它的准确性和完整性。
1.2.2 整理方面。整理工作是学生学籍档案管理中至关重要的一环，所谓整理，顾名思义就是将前期收集来的学生学籍档案的原始资料按照一定的类别进行分类和排列，然后组卷。在这个过程中，一定要做到分类明确、编排要统一有序，如果有的按照年份编排、有的按照学生的专业编排、有的又按照系部编排，没有一个统一的标准，这样就给以后的查找增加了难度。近年来，国家出台了一系列关于规范学校档案管理方法的文件，但是具体针对学籍档案管理的还是比较少，正是由于这样，没有法规约束，没有一个统一的建档标准，档案管理人员的个人随意性就比较大，因此在整理方面就容易出现混乱的现象。
1.2.3 保管方面。由于一些学校对档案管理工作不够重视，缺少专门的管理学生学籍档案的档案室和专业管理人员，只是像杂物一样简单的堆放在一起，不仅给以后的查找造成了不便，而且在一定程度上会造成档案资料的纸张发潮、泛黄、磨损。
2.应对措施研究
2.1 转变态度，增强认识。造成学生学籍档案管理出现问题，最根本的一个原因就是学校领导和学生学籍档案的管理人员没有认识到档案管理的重要性，所以，首先就是要转变态度、增强意识，让从事相关工作的人员必须认真的学习《档案法》以及相关的法律法规，明白学籍档案管理的重要性，；其次是学校领导要意识到学生学籍档案管理是关系着学生前途的，不能敷衍了事，必须从行动上支持，比如建设标准的档案室等。
2.2 制定学籍档案管理制度、规范管理人员。
2.2.1 建立统一规范的学生学籍档案管理的标准。由于一个学校存在多种教学形式，每个档案管理都按照自己的标准，势必会给档案管理造成混乱，所以，这就要求一个学校应该制定一套统一的标准，各个学院系部都能做到有章可循，并且严格要求执行，这样在极大的程度上减少了学籍档案管理的混乱。
2.2.2 从传统管理向数字化管理转型。随着社会的进步和发展，数字化、信息化已经成为我们生活的绝大部分，学籍档案管理利用互联网数字化也是一个必然发展的趋势，目前，部分学校的学籍档案信息管理系统还不够完善，档案管理人员的信息专业技术水平也还仅仅局限在简单的录入、查询、修改等，还不能很好的利用互联网对学籍档案管理进行一个信息化得改造，使得数字化管理并没有发挥其真正的作用。
关键词：事业单位 档案管理 相关问题 措施
随着我国市场经济的迅速发展，我国事业单位也对机构精简、行政体制与人事管理等多个方面进行了升入的改革，也因此发现了单位内部的档案收集、归档、流向等管理工作存在着非常多的问题，现就此对事业单位档案管理软件中存在的问题进行分析，寻找相应的措施解决。
1.档案管理概述
档案管理是对档案的实体和档案信息进行收集、整理、保管、鉴定、统计并提供利用服务的活动总称。
随着当前经济的飞速发展，事业单位的改革也在不断地深入进行，事业单位期待通过转型、重组，重构及转制等获得了新的发展。为此，对于事业单位的运作来说建立系统、科学、民主的管理制度是非常必要的，其在事业单位的建设发展中具有极为重要的意义，它能有效的保证事业单位高效、协调、有序的运行。事业单位的档案管理是包含非常多方面的，其中包括人才的选拔、考核及单位的其他工作的记录，这些信息的存档可以让工作人员通过查看档案就可以得到相应的信息，更便于下步工作的实施。
2.当前事业单位档案管理存在的问题
档案管理基本性质是一项包括管理性、服务性、政治性的工作，而事业单位的档案管理还存在很多问题，这些问题不同程度地影响了事业单位工作的进行与发展，同时也会影响到经济社会服务功能的发挥。当前主要在以下几个方面存在问题：
2.1从思想意识上
很多单位对档案管理工作没有足够的重视，对国家颁布的《档案法》及《档案管理办法》等相关法律法规认识不足，认为档案工作仅是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，致使单位内对与档案管理工作相关的各项措施执行不到位，档案管理人员在工作过程中抱应付态度、缺乏责任心、管理混乱。
2.2从人员管理上
档案管理工作其实是一项技术性很强的工作，但事实上，很多事业单位却忽视了档案工作的专业性，档案管理的工作人员缺少专业知识，相当多工作人员均未接受过专业的档案知识培训，对档案的重要性、归档要求、档案材料收集、整理、归档、装订等工作了解不多，档案收集的意识薄弱。一人兼多职或者人员队伍不稳定变动频繁，这些都是直接影响档案管理工作的持续性与稳定性。
2.3从管理设施上
虽然科学信息技术发展迅速，很多新近的技术手段已被逐渐应用广泛，但因为很多事业单位的重视度不够，档案的更新缓慢，时代在变化、科技在发展，而档案却更不上时代的发展，长期停留在一个阶段。且在档案管理工作上，计算机技术还未被完全运用，很多单位仅仅只是利用计算机作录入输出的工作，还是采用老式纸质阅档的方式。甚至有的单位档案室、办公室、接待室均是同一间，档案室环境简陋、办公条件差、设备老化、缺乏档案保护设备，很可能严重地损坏档案，且不利于档案的收集、整理与读取，使其失去了提供利用服务的职责。
3.对当前档案管理的改进措施
针对以上事业单位在档案管理工作上存在的问题，我们应进一步完善与强化事业单位档案管理工作，并着重对以下四方面进行改进：
3.1强化人员管理、培训
首先，大力地宣传做好档案管理工作的好处，学习档案法律、法规及有关管理规定，提高员工的档案意识，使之对档案有充分的认识；其次，稳定档案管理人员，做到管理人员专精于此，有丰富的时间工作经验；最后，对人员进行培训，加强其职业道德修养、树立正确的人生观价值观，同时也提高其专业知识水平，使其熟练掌握信息技术。
3.2做好档案保护工作
事业单位应当做好对档案的保管工作，加强工作人员的工作意识，定期检查档案的完好情况，发现问题及时进行补救。档案的保管其实是非常复杂，非常需要工作人员耐心细致地去工作，只有这样才能做好档案的保管。对于那些原先档案保管条件相对较差的单位，应向上级请示，申请给予经费支持，对现有的档案工作条件与设备进行改善，逐步实现利用现代化设备来进行管理。
3.3建全档案管理制度
事业单位的档案管理需要制定严格健全的工作制度。事业单位可以学习一些世界上先进的档案管理办法，并结合部门自身的特点，切实制定一套合理、科学、系统的档案管理规章制度，并要求制度程序化、规范化、标准化和科学化，有效落实档案工作，保证工作有序进行。并且，随着时代的发展与当下的工作需求，不断对现有的档案管理制度进行总结、完善、改进。
3.4采用现代化的管理
档案管理工作实现现代化是当前社会对档案信息管理需求日益增强的客观需求。通过计算机、扫描仪等现化的设备对现有的档案进行处理，将纸质的资料转化为数据资料，并利用普及化的网络向社会提供有价值的档案信息服务，以实现信息共享。利用先进的科学技术手段，合理开发利用档案资源，尽可能地延长档案的使用寿命以及提高工作效率。
参考文献：
[1]吴清越.农业事业单位档案管理存在的问题与改进对策[J].广西农学报，2010,9(1):1198-1200.
1 文书档案管理工作中存在的问题
（一）文书与档案工作衔接不合理
在??前各行各业发展过程中，文书档案管理工作的重要性不断突显出来。在实际工作中，文书工作与档案工作之间存在十分紧密的联系，因此在文书档案管理工作中，需要正确处理好文书工作和档案工作两者之间的关系，确保文书档案管理工作的质量。但在日常文书档案管理工作中，文书工作与档案工作之间缺乏有效的衔接，在管理体系和制度方面也不完善，这对文书档案管理工作的规范性带来了一定的制约，不利于文书档案管理水平的提升。
（二）文书档案管理工作人员素质有待提高
近年来文书档案管理工作的重要性越来越突显出来，这也对文书档案管理人员的整体素质提出了更高的要求。但在当前很大一部分单位文书档案管理工作中，部分文书档案管理人员综合素质都不高，不仅档案管理人员专业技能有所欠缺，而且工作中存在较强的随意性，缺乏标准性和规范性。在当前档案管理现代化水平不断提高的新形势下，需要文书档案管理人员努力提高自身的综合素质，更好的促进文书档案管理工作的持续发展。
（三）对文书档案管理工作不重视
当前在各行业中文书档案管理工作中普遍得不到重视，这主要是由于人们对文书档案的重要性缺乏有效的认识，因此在实际工作中，人力、物力和财力投入普遍不足，这就对文书档案管理工作的质量和工作效率带来了较大的影响，很难发挥出文书档案的真正效率和价值。
2 提高文书档案管理工作的强化措施
（一）重视文书与档案工作的衔接效果
文书档案管理水平的高低与文件的质量具有直接的关系，因此在实际工作中，需要重视文书工作与档案工作之间的有效衔接，从而为文书档案管理水平的提升创造良好的条件。这就需要在日常工作中在重视文书档案的宣传工作，使人们对文书档案管理工作的重要性有一个深入的认知，准确对文书材料进行归档和立卷，实现文书与档案工作的一体化发展。严格对文件进行审核，及时对文件材料进行收集，为文书档案工作的顺利开展奠定良好的基础。
（二）建立现代化的文书档案管理制度
强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文书档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
（三）采用现代化的文书档案管理技术
在文书档案现代化管理过程中，应当注重管理工作和管理手段的层次性与多功能性，如此方法可确保现代文书管理工作的高效开展。因此在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。同时，ASA和GFW等技?g的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。
（四）打造高素质的文书档案管理队伍
在文书档案现代化管理工作中，对于档案管理人员整体素质提出了更高的要求，需要打造一支专业化和高素质的文书档案管理队伍。因此在实际工作中，需要重视文书档案管理人员的培训工作，通过专技能、信息技术和现代管理方法等多项针对性的培训有效的提高文书档案管理人员的综合素质。同时还要重视计算机网络信息技术人才的培养工作，努力提高文书档案管理的现代化和信息化水平。另外，还要对文书档案管理人员进行多种形式的学习和培训活动，使档案管理人员树立良好的服务理念，增强档案管理人员的竞争意识，使唤其能够更好的掌握各种现代化管理技术，全面推动文书档案的现代化管理水平。
一、电子档案管理存在的问题
第一，安全性问题。
档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低于传统纸质档案。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。
第二，传统的纸质档案处理问题。
在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始、最直接、最真实、最权威的记录和依据，是弥足珍贵的资源。然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日。不可能全面抛弃传统档案的运行方式，因此绝对不可忽视传统档案工作的统筹安排，需要尽快实现纸质档案的数字化。使电子档案和纸质档案尽快接轨。
第三，办公自动化在电子档案管理中的应用。
在新的办公模式下，办公自动化慢慢站主导地位，每天处理的公文数量急剧增加，虽然电子文件有逐渐替代纸质文件的趋势，但在现阶段，文件的归档依然应以纸质文件为主。由于设计和开发人员手段不统一，使得电子档案系统和办公自动化系统不能无缝结合，电子文件归档相对滞后，即使归档后文件的准确性也无法保证。
二、电子档案管理的措施
第一，加强电子档案的保管。
电子档案的存贮内容具有不稳定性，存储介质易受磁场、温度、湿度、细菌等因素影响，电子文件本身还易受到计算机病毒、电脑黑客的破坏，必须建造专用库房、档案柜存放电子档案，配备专业电子档案机房和较高的安全性的电脑设备。使用一次性写入光盘较好，比磁盘、磁带、硬盘等有更好的稳定性，又只有只读性。保持良好的温度和湿度，并能满足避光、防尘、防虫、以及防机械磨损和强烈震动等条件。
第二，做好电子档案数据备份恢复工作。
备份技术是一种安全策略，是确保电子档案信息安全的一个非常重要的技术手段。备份对象主要为文书、照片音频、视频等电子档案和传统档案数字化后的文件，最好实行双备份制，一份封存，一份提供借阅。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复。
第三，要加强网络的安全管理。
通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限。安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。积极采用密匙管理、数字式签名等先进技术手段，保证电子档案管理网络的正常运行。同部门、不同人员的查阅权限，并对所利用的电子档案进行全程监控并自动记录，防止电子档案被篡改而造成不可挽回的损失。
第四，对文件进行安全监控。
在一般电脑系统中，文件内容若有任何改变，电脑并不会加以记录，因此更改文件的动作会不留痕迹，这使得事件发生后，追查毫无线索。因此有不要让电脑详细记录在存取电子文件时候留下的所有异动记录。
第五，处理好档案管理的投入问题。
电子档案的应运而生是现代化的标准，然后现代化的办公就要求有现代化的设备，档案工作要适应新的形式、满足计算机网络办公条件下的信息接受、处理、存储和利用，就必须又相应的现代化的设备投入。与传统档案管理相比，现代环境下的档案工作的自觉投入超出以前一倍以上甚至几倍。
第六，提高档案工作人员综合素质和创新能力。
随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展，对档案工作人员的要求也越来越高，电子档案在操作过程中存在很大随意性，难免出现一些失误，所以要树立档案工作者的风险意识，提高政治素质、职业道德水平，强化保密意识、加强对密码、口令、机房安全管理及应用软件、数据库管理的维护工作，系统掌握现代管理知识和档案专业知识，努力优化知识结构，以适应信息时代档案工作的需要。同时电子档案管理作为档案事业发展进程中的新生事物，注定了它的发展要“摸着石头过河”。因此只有档案工作人员勇于探索、敢于创新，才能探索出一条新时期电子档案管理工作发展的新路子，取得新的成果。
三、结语
论文摘要:随着信息技术的发展，大量的信息处理已经脱离了手工操作，在图书档案管理方面，传统的手工档案存档、归类、整理及查询远远不能满足现在学校发展的需要。本文针对目前中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题，提出一些改进措施，便于更好地为图书馆的日常管理、学校的教学与科研提供服务。
一、中职学校图书馆档案管理工作中存在的问题
(一)重视不够
长期以来，相当一部分人员对档案管理的认识都存在一些误区，认为档案管理就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”就行了。轻视档案管理的思想都表明了一些人对档案管理缺乏了解，忽视档案管理已无法适应现在的管理需求。
(二)设备太落后
学校图书馆大多没有实现设施、设备的现代化，图书档案的分类、编目、存档、归类、整理以及读者对文献的检索等等工作还是原始的传统的手工操作，不论是图书档案管理员、还是读者，要完成一项任务都需要花费很长的时间，耗费很大的精力。
(三)制度不健全
中职学校在管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的教育、教学等方面的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有建立一套科学的档案管理制度，没有统一禄准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行系统整理归档，管理棍乱。中职学校的档案形成于学校日常管理、教研活动和教研成果的开发推广中，档案材料涉及面广、内容繁杂，如果没有健全的档案管理制度，是很难保证档案材料收集完整。
(四)管理不到位
在中职学校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作。中职学校图书馆档案管理大都是办公室人员兼职，并没有安排专人负责此项工作，而且大多数档案人员身兼数职，对档案管理精力投人不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。档案管理是一项复杂的工作，是长期日积月累形成的，没有专人管理会使多数应归档的文件散落于各个部门或个人手中，导致档案材料不完整和不系统;二是档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄;三是少数中职学校没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。有的学校档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。
(五)结构不合理
中职学校图书馆的文书档案材料较多，纸质档案最多，其它档案如电子档案的种类和数量很少，甚至没有。
(六)利用不充分
图书馆是中职学校的窗口部门，图书馆的工作会产生的大量具有保存价值的档案材料，为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料，对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后，许多学校的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用，造成了图书馆档案资源的浪费。
二、改进中职学校图书馆档案管理工作的措施
图书馆档案是中职学校图书馆工作的一个重要组成部分，它真实地记载着一个学校图书馆在每一个历史时期的发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。
(一)领导重视
领导重视是搞好中职学校图书档案管理工作的重要条件。一个学校档案工作管理得怎么样，与学校领导的重视程度有很大的关系。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。
(二)指定专职档案管理人员并提高其素质
学校一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作;另一方面也要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。 (三)配备先进的软硬件设施设备
硬件是提高中职学校档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;按需配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备。以提高工作效率。
在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录人计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。
(四)建立健全档案管理制度
建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。图书馆应根据国家有关档案文件规定，结合学校图书馆的实际情况，制定出科学的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，建立健全各项规章制度，使档案管理工作做到按章办事、按规操作、妥善保管。
建立健全档案管理制度必须遵循以下要求:第一，规章制度要体现合理性、科学性;第二，简明实用;第三，坚持制度约束的双向性，既约束领导又约束职工;第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
(五)科学分类
科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等，分成不同类别。一是党群类。包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。二是业务类。包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。三是人事类。包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找利用。
(六)电子归档
档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校图书档案管理中，要逐步实现技术现代化，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理
(七)提高服务水平
【关键词】疾控中心 档案管理 信息化 问题
疾控中心承担着对残疾、疾病和伤害的预防的重要使命，在创造健康环境、维护社会稳定、保障国家安全、促进人民健康方面发挥着重要作用。可见，疾控中心在我国疾病防控和保障人民健康的举足轻重的作用。而各级疾病中心中所保管的档案资料是疾病中心工作的基础，虽然十分庞大但也十分珍贵。但由于我国档案管理工作起步晚，欠发达地区设备、人才不足等问题，疾控中心档案管理工作有很多不如人意的地方。而这种种问题正阻碍着档案管理工作向信息化现代化前进的步伐。
1疾控中心档案管理工作中存在的问题
1.1缺乏对档案管理的重视
尽管疾控中心每年都会向档案管理投入一定资金，但由于受传统思想的影响，上级领导并没有认识到档案管理工作的重要性。虽然有专门的档案管理室，但很多工作依然由办公室来完成，对于相关工作人员的要求也不高，缺乏专业管理者，一般都由办公室人员兼任。
1.2档案管理人员素质差
由于上级领导并不重视档案管理工作，也就没有在档案管理上投入过多精力，现有档案管理人员多数都是医疗水平差，文化程度低的人员，即便是在档案管理逐渐实现信息化的今天，档案管理工作也没有得到应有的认识，现有从业者不仅不能做好日常管理工作，更不懂得如何运用信息化技术进行管理，很多工作人员都表现出难以胜任该工作的情况。此外，不少档案管理人员工作积极性较差，对自己的工作也不能正确认识，认为只要档案信息不丢失即可。
1.3档案管理机制不健全
疾控中心的档案管理中还存在管理机制缺乏的情况，很多档案资料都不能及时归档，更没有按照科室的不同划分档案，这样一来就导致很多档案资料不能被充分利用，如果要利用档案就需要花费很长时间，大量人力查找。这样一来就降低了档案管理的作用。此外，由于信息化管理能力差，很多电子档案出现了损坏，不能被利用。
1.4疾控中心档案管理模式落后
我国档案管理工作较西方发达国家起步较晚，而仍有部分地方的疾控中心沿用着从前传统的管理模式，档案的保存、分类不科学，无法满足现今信息化、现代化的要求。而近年来公共卫生事件的频繁发生，传染病、人畜共患病等疾病谱的改变等问题的出现，又给疾病控制档案管理带来新的挑战。使疾控中心档案管理模式落后的问题日益突出，无法满足现阶段医学研究、疾病控制等领域对档案信息的需求。而现阶段的档案也多以文字，图片等静态资料为主，缺乏重要的声像资料 ，影响了档案的完整性，从而间接影响着档案管理的现代化和信息化。而现在多地基层疾控中心实验室的建立，实验室的档案管理又成为需要妥善管理的信息。种种变化迫使疾控中心档案管理模式进行升级。
2解决疾控中心档案管理工作问题应对措施
2.1强化对档案管理的重视
为做好疾控中心档案管理工作，首先要让领导部门重视档案管理工作，了解档案管理对疾控中心工作的作用，尽量为档案管理部门提供一定的资金与人力，并在集体会议上宣传与强调档案管理的重要作用，让所有人正确认识档案管理工作，这也是为档案管理部门在中心树立威信的有效措施。
2.2提高相关工作人员的素质
档案管理工作是疾控中心一项十分重要的工作，一旦档案管理出现问题，将直接影响到疾控中心各项工作的开展。因此，一定要为档案管理部门配备合适的管理人员，经常为档案管理人员进行培训，全面提高他们的管理能力，并从社会上招聘专业档案管理人才，同时也要注意信息化技术的应用。上级领导也要联系实际情况，适当提高档案管理人员的薪资待遇，为其提供一定的晋升机会，调动他们的工作积极性，让档案管理人员正确认识自己的工作，这样他们就会在工作中展示自己的能力，创新管理模式。
2.3构建完善的档案管理机制
为保证档案管理工作有序进行，就需要构建挖山的档案管理机制，明确档案管理人员的工作责任与工作范畴，将档案管理工作落实到具体人员身上。同时，也要构建完善的绩效考核机制，将员工工资与工作情况联系在一起，按照档案的用途确定分类，逐步优化档案管理机制。此外，还要重视信息化管理，妥善保管电子档案资料，经常检查电子档案情况，如发现播放受影响应立即重新刻录，更要做好档案资料的通风工作，防止潮湿。
2.4改进疾控中心档案管理模式
随着信息技术的发展，传统的档案管理模式已经无法满足现在档案管理的需求。信息时代，疾控档案管理现代化已经是不可避免的发展趋势，而要推进档案现代化建设就必须要更新观念，实现管理思想现代化。而现今的档案来源、保存形式与以前也已经大相径庭，若想实现档案管理工作的信息化，探索出适应现代社会的新的管理模式势在必行 。我们应当在档案管理工作中充分应用先进的管理设备与思维，建立一个以计算机技术为基础的智能化和自动化地管理模式，以充分得发挥信息化管理地优势。
3结语
疾控中心的档案管理工作十分重要，这就需要得到疾控中心上级领导的重视，并联系实际情 况提出有效整改对策，只有这样才能解决档案管理工作中存在的问题，真正做好档案管理工作。
参考文献：
[1]许鹏.疾控中心档案管理工作中存在的问题及对策[J].改革与开放，2015，08：121-122.
一、当前我国档案管理面临着的难点问题
（一）档案管理流程的不明确
档案从收集一直到录入档案，这中间需要的步骤是相当多的，而这些步骤的处理，对于今后档案的使用率以及利用率存在着很大的影响。而就目前的档案管理来说，存在着流程不清楚的情况，从档案资料的收集，到档案资料的整理，到档案的坚定，再到档案的保管与管理以及检索工作的建立，最后到档案的标引。这些繁琐的工作是不可缺少的，也是能够帮助档案管理建立流程的过程。但是当前档案的管理流程的不明确，在档案的整理过程中仅仅重视档案资料的收集等等一些重要的步骤，未能对一些小细节的重视，档案的管理工作也未能够深入的开展，最终也将影响到档案资料的使用价值。
（二）档案管理人员的重视程度不够
就目前来说，档案的管理需要的更多的是专业人员能够对相应的资料进行科学的整理。二就目前来说，档案人员管理首先在思想上的不重视，会造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着障碍的。而在另一方面，档案管理人员重视不够也体现在专业素质上，为具备较高的专业素质，未能够对档案资料的管理提供专业的档案的管理能力，从而保证档案的管理的有效性。一方面是思想上的不重视，另一方面是专业能力未能够达到时代的要求，这两者情况的出现，都影响了档案资料的最后作用的正常的发挥。
（三）档案管理方式的简单化
随着经济的不断发展，各个组织之间的各项活动逐渐增多，所形成的档案资料是相当多的，而这对于档案管理的压力是相当大的。所以说，采用科学化的管理的方式，对于档案资料的管理是相当有意义的。其实就目前来说，很多地方的而管理方式未能具备实现计算机管理的条件。很多档案管理仍旧是采用人工归档的方式，这样的档案管理，影响了档案管理的有效性，在一定程度上影响了基础档案的工作效率。同时依靠人工进行的档案管理，对于档案的编排以及最后的查找都形成了一定的阻碍。并且此时他们的档案管理仅仅停留在保证资料的完整性上，已经忽视了档案其他的参考价值。
二、提高我国档案管理的解决措施
（一）进一步完善档案工作的制度建设
对于档案工作的管理，首先应该建立明确的制度流程，保证档案从收集到最后的录入档案，能够有一个流程制度，去保证工作的的顺利进行。而在这其中，需要从业人员具备专业的素质，能够对当前的工作流程了然于胸，从资料的收集、保管、鉴定等流程制定相应的工作标准流程规范。与此同时还应该加强，档案工作的校核力度，这样能够保证档案资料的正确性。而一旦出现资料的错误，也能够及时的挽救，从而保证了资料的有效性。当然要在这个过程中，仍旧是需要一定的监督机制的。因为这是档案管理工作出现问题追责机制的基础，也能够更好去规避在档案管理中可能出现的问题。
（二）不断提升档案管理人员的专业素养
随着计算机技术的不断发展，越来越多的管理方式受到了计算机技术的影响，当然了，档案管理工作也不例外。就目前来说，我们需要通过培训以及资料的宣导等多种方式去帮助档案管理人员去建立一个高效的、专业的档案管理素养，提升他们的档案管理技能。首先，要让他们从思想上重视档案管理工作，档案的管理不仅仅是简单的资料的保存，其中还是需要其他很多的方面的，比方说资料的查阅、资料的总结等等，都是需要档案管理从中发挥作用的。在思想上的重视，接下来便是需要提升从业人员的专业素质，可以通过日常工作的总结，还有一些先进经验的学习。
（三）加快档案管理工作的现代化
计算机技术的使用，能够更好的帮助我们进行档案的管理，不断提升档案管理工作的效率。提高档案管理工作的效率，需要加快档案管理工作的现代化，应该积极推行以及使用各类新型计算机信息技术，帮助在重新组合案卷、统一分类号、规范档案等方面的作用，同时建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
【关键词】建筑设计；档案管理；地质勘探报告；人员素质
【 abstract 】 architectural design not only to the project file management of the use of late, decorate and expansion has a very realistic guidance significance, but also can is later the same type of engineering construction process to provide certain reference. The architecture design in the process of file management main existence filing work not comprehensive, classification process is not standard, the drawings damage phenomenon the common, backward management, related management personnel to change minds, the perfect system, using scanning technology prolong the service life of the map, USES the many kinds of architectural design file management, and then strengthen personnel training, improve the quality of the archives management, so as to ensure file management of the orderly.
【 key words 】 architectural design; File management; The geological prospecting report; Personnel quality
中图分类号：TU2文献标识码： A 文章编号：
绪言
建筑设计是指在建筑者建造之前，建筑设计师根据相关的建设任务，对施工过程中可能遇到的一系列问题进行详细的考虑之后，所制定的解决问题的办法。这些办法通常都会通过图纸和文件集中的表达出来，同时为施工者施工组织活动提供一定的参考，也可以作为各个工种在施工过程中相互配合的依据。一般的工程都有自身的投资限额和范围，而建筑设计则可以保证整个工程能够在这个范围之内，按照预定的方案顺利稳定的进行，也能够在很大程度上保障最后竣工并投入使用的建筑物能够满足使用者和社会期望的相关要求。随着我国经济的不断发展，建筑业也不断发展，而随之而来的就是建筑设计量的增加，如何加强对建筑设计档案的有效管理，以求其能为以后的建筑设计提供一定的帮助，是摆在我们面前的一个重要问题。本文根据现时建筑设计档案管理过程中存在的一系列问题，提出了相应的解决方案，以供参考。
现时建筑设计档案管理存在的问题
建筑设计档案具体是指在工程建筑的全过程中所形成的有关工程规划报建、设计直至竣工验收使用的具有保存价值的文件、图纸等资料，作为工程建设过程中所不可或缺的依据，它对项目后期的使用、装修和扩建都有着非常现实的指导意义，更为重要的是，建筑设计档案可以为以后同类型的工程建筑过程提供一定的参考。
建筑设计档案主要由文件和图纸两部分组成。主要包含地质勘探报告、立项批文、任务设计书等资料。设计档案具备广泛意义上的原始记录性，它以单个的工程项目为一个单元，并且按照专业来进行分类，使用率较为频繁，而且数量庞大。正是由于建筑设计档案的这些问题，使它在保存的过程中遇到一定的障碍，加上很多项目的技术负责人不太重视对建筑设计档案的保存，因此，虽然我国的建筑工程发展非常迅速，但在建筑设计档案的保存方面，依然存在很多的问题，主要表现在以下几个方面：
2.1 归档工作不够全面
由于相关的设计人员归档意识不够强烈，再加上归档制度不够健全，而相关的制度在执行力上也非常的差，档案的归类往往不够全面。建筑设计档案本来就包含许多内容，比如地质勘察报告、预算和计算书、项目的立项批文以及图审意见书等等，收集和整理过程一般都非常繁琐，也很难在很短的时间内全部整理完成，所以，现时建筑设计档案的整理过程中出现了很多少归和漏归的情况，这些情况的存在严重的影响了建筑设计档案的完整性，对档案在以后的再利用也非常的不利。
2.2 归类过程不够规范
由于工程建筑设计的特殊性，所以建筑设计档案的归类必须遵循一定的历史联系特征，归类整理过程也要体现这种内在的联系性，绝不能仅仅只是按照偶然的需要进行随意的放置和归类。建筑设计档案的归类必须考虑到它所体现的实际建筑过程中的固有联系性，从而按照档案形成的规律进行划分和归类，这有这样，档案才会以一种科学有机的状态存在着。事实上，在实际的建筑设计档案整理过程中，图纸和设计文件经常会被随意的分开放置，而相关的设计文件则由于归档的混乱以及载体的不同被放置在密集架上，至于其他的一些红头文件，则由别的部门进行归类，使同一个项目的档案被认为的拆散开来，极大的破坏了档案之间的联系性。[1]
2.3 图纸损坏现象普遍
在档案归类的过程中还存在另一个较为普遍的问题就是设计底图的破损。底图的破损主要是由两个方面的原因导致的，其一是由于图纸和档案抽屉的尺寸存在差异，需要对大的图纸进行折叠，在折叠的过程中很容易出现破损，而对图纸进行排列、搬运和借阅的过程中，也很容易出现破损。其二则是由于自然因素，众所周知的是，图纸资料的长期存放需要一定的温度和湿度配合，但受库房条件的影响，很多图纸在存放的过程中，温度与湿度变化多端或者达不到存放要求，就会使图纸出现老化以及发黄、发脆等极易破损的状况，给图纸的再度利用造成了很大的阻碍。
2.4 管理手段落后
随着时代的发展，很多建筑设计单位都引入了办公自动化系统，但是在档案管理的问题上，很多单位还停留在手工操作的阶段。这其中有体系方面的原因，更多的则是由于相关的档案管理人员素质不高，对档案管理的软件不够熟悉和了解，而市面上也缺乏一些实用性强的档案管理软件，多种原因造成了当下建筑设计的档案管理手段的落后。[2]
3.提高建筑设计档案管理水平的对策
3.1 转变思想，健全制度
树立正确、积极的档案管理意识是保障档案管理工作稳定开展的思想前提，如果没有档案管理意识，那么再好的档案管理制度和条例都不可能得到有效的执行，而只能算是一纸空文，因此，要从相关的领导做起，切实提高自身的档案意识，继而推动相关档案管理人员的意识的提高。其次，要建立完整、有效、执行力强的档案管理制度。首先，要明确归档内容和归档日期。什么材料应该归档，应该在什么时候归入档案，都应该有详细的规定；其次，要明确相关的档案归类负责人，要责任到人，从而避免实际归类过程中由于权责不明而出现的一系列问题；再次，由于施工过程复杂，所以档案的管理部门要切实做好档案的催归工作，将有关的归类工作详细记录在案，使工作更具有针对性；最后，加大档案归类的行政介入强度，引入奖金制度，从组织上保证档案归类人员能够认真负责的开展工作。
3.2 利用扫描技术延长底图的使用寿命
由于底图的重要性和难于保存性，所以管理人员应该采用一定的措施来加强底图的管理工作，在底图移动和使用的过程中尽量做到轻拿轻放，同时最大可能的避免底图的折叠，对于一些常借不还的行为，要加紧催归，避免底图的破损与遗失，而在底图的储存过程中，要保障底图储存环境的干净整洁，同时做好湿度以及温度的控制，防止图纸的老化与变色。除此之外，档案管理部门还要积极的开展底图的扫描工作从而在一定程度上延长底图的使用寿命。底图的扫描工作可以将纸质的底图转换成便于储存的电子信息，也能从根本上解决底图在利用和保存过程中出现的一系列问题。[3]
3.3 采用多种建筑设计档案的管理手段
办公自动化技术可以在很大程度上提高办公效率，因此较为普遍的运用在了现时企业管理的各个方面。在设计档案的管理过程中，也要积极的引入计算机网络技术以及办公自动化技术，同时还应该加强人员的培训，使他们能够熟练的操作计算机，从而利用计算机技术灵活的进行档案的归类和使用工作。
3.4 加强人员培训，提高人员素质
人才是档案管理工作能否顺利进行的保证，因此，要加强档案管理人员的培训，培训内容不仅仅包括上文中提到的计算机技术的掌握，还应该包括建筑设计档案的相关知识，加强他们对于档案管理工作的认识与了解，最为重要的是，要培养他们的责任心，使他们以饱满的热情、正确的态度投入到日常的建筑设计档案的整理活动中去，从而保证建筑设计档案管理活动的顺利开展。
【参考文献】
[1]高小惠.对建筑设计档案管理的探讨[J].科技创新导报，2009，（9）
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