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关键词：医院基建档案；信息资源；措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：医院基建档案管理的问题与对策
收录日期：2013年7月30日
基建档案的管理是整个基本建设管理中一项重要的基础工作，已渐渐成为医院工程建设项目的重要依据。基建档案不仅涉及到建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像等形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，还涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工验收文件及交付使用过程中的改建、装修、设备安装施工过程和结果的记录等。为了不断提高医院基本建设项目的质量和效益，充分发挥基建项目在医院工作的作用，规范医院建设工程文件的归档整理，保障医院基本建设档案资料能够准确、完整、长期、有效地保存并能够保障、快速地为需求提供所需的服务，医院应当加强基本建设档案资料管理工作。
一、基建档案在医院建设中的作用
1、基建档案为医院现状布局和远景规划提供重要依据。医院基建档案是医院基本建设活动过程中的一项重要组成部分，又是医院建设发展的重要基础和依据。档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、扩建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，因此为医院现状布局和远景规划提供了重要依据。
2、基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源。医院要发展，就必然加大投入力度，既要建设新区又要改造旧区，还有日常的维修管理，经常引起纵横交错复杂矛盾，要解决好这些问题，就要健全法制和依靠基建档案。例如，我院随着总体规划的逐步进行，从二部的建设到一部院内住院部的改造装修到营养部、图书馆楼的改建到急门诊的改扩建，又到三部的建设，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要通过查考许多过去的相关资料，掌握历史的资料，从而确定新的建设总体规划。这样不仅可以加快建设速度，还可以提高设计质量及经济效益。由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案是医院工程建设的真实记录，它客观地记载了当时的历史情况，反映了医院基本建设的完整过程，为医院领导班子决策提供依据，因此基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。
二、医院基建档案管理工作中存在的问题
1、档案管理人员知识缺乏。从事档案管理工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对基建档案管理知识了解得不够，导致对基建档案管理重要性的思想认识不够。在工作中发现相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有填写，或编号较乱，没有编号或重复编号的等问题没有及时发现，使案卷管理不规范的现象较普遍。
2、档案管理意识不强。基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨。由于基建工程和档案的专业性，工程人员和档案人员互相不了解专业技术知识和工作程序，工程各参建部门缺乏相互沟通交流，再加上基建工程队伍流动性大，人员不稳定，档案资料流向不清，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
3、档案管理制度不健全。基建工程具有工程周期长、流程长、阶段多、涉及部门多等特点，各部门没有制定相关基建档案的收集、管理制度，使基建档案的收集、整理与归档工作与工程建设不能协调开展，存在“重工程建设，轻档案管理”思想，工程项目管理和技术文件资料出现分散、损坏、丢失等情况，制约了档案管理工作的持续发展。
三、医院基建档案管理改进措施
1、提高基建档案管理人员素质。提高基建档案管理人员的意识，加强对基建档案管理人员的业务培训工作。正确认识基建档案重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，通过了解基建工程建设程序和基建专业知识，掌握基建档案管理知识及整理规范操作方法，让每个工作人员都了解、重视基建档案管理工作，平日注意学习新技术，紧密联系改革、技术、发展的新要求，努力提高自己的业务素质和科学知识，拓宽知识面，优化知识结构，做好基建档案管理工作，提升医院管理水平和基建工程建设水平。
2、建立健全基建档案管理制度。建立健全基建档案管理制度并严格执行，是做好基建档案管理的基础。根据基建工程项目特点和基建档案管理要求，应配备专职档案人员，明确各自管理职责，细化各项制度，真正落实到部门和人员责任中。严格按照基建档案管理程序、标准进行档案管理和保管利用工作，保证基建档案收集齐全、整理规范、归档及时、保管安全。
3、加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。医院基建档案是医院全部基建活动的真实记录，是医院宝贵的历史资源，体现了医院基本建设的成长与发展历程。为此，医院基建档案是医院管理工作的重要环节，对医院效益产生重要影响，是医院提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。因此，要加强医院基建档案的科学化管理，加强硬件建设，实行基建档案现代化专业管理模式，建立基建档案管理网络体系，深化职能，依法治档，按照国际质量管理体系实行规范化、标准化、科学化管理，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率，使医院的基建档案资料能更好地为医院的建设事业不断发挥借鉴与参考的作用。
随着医疗事业改革的进行和深入，医院的发展规模也不断扩大，基建档案随之也越来越体现出它的重要性。做好基建档案管理工作，保证工程档案资料的准确、完整和系统尤为重要。
主要参考文献：
[1]赵霞.浅谈医院基建档案的管理[J].中华现代医院管理杂志，2006.4.
[2]朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志，2004.5.
医院档案管理主要针对医院内部各个科室的信息进行管理，为各项业务工作提供服务，医院档案管理已经成为国家档案管理的重要内容之一。因此，做好医院档案管理工作，针对其内部记载的真实资料及其各项活动等，对于推动医院文化发展有着重要的意义。档案管理工作在医院文化建设中占据着重要的地位。它是提升医院文化建设的有效途径。一般情况下，医院文化和档案管理有着十分重要的关系，二者相互促进，共同实现医院综合实力的发展。医院文化的重要体现是医院提供各项服务的方式，其中包含医院档案管理的具体情况。同时二者是彼此依托、相互促进的关系。通常医院档案管理中包含着大量的历史资料以及数据信息，它作为文化建设的重要载体，因此，合理的管理方式对于推动文化建设有着重要作用，在建设过程中，根据内部资料记载，促进医院整体发展提供了资料信息。同时医院文化在建设过程中将其形成具有记载性的内容或信息，丰富了档案工作，拓展了医院档案的服务范围和应用领域。
2医院档案管理在文化建设中的具体表现
目前在医院文化建设中，其内容涉及范围比较广，为了促进医院综合实力的提升，本文针对医院档案管理做了具体分析，其具体表现为：（1）大量的数据信息记载，为医院的文化建设有着重要的导向作用。医院文化建设是医院精神建设的重要组成部分，文化有助于宣扬医院的工作理念，在建设过程中通过传播积极向上的文化思想，促进医务工作者提高实践能力，从而营造强有力的文化氛围。文化塑造过程中，根据当前形式以及科学变化水平，为医院管理人员提供最详细的记载资料，为医院的进一步发展提供了导向作用。加强医院档案管理，有助于提升文化内涵。大力宣扬文化思想，提高医务工作人员的工作理念和职业道德素。在推崇档案管理过程中，要全面搜集医院相关信息，为塑造文化发展提供有利条件，进一步增强医务工作人员的文化意识，最终营造良好的信誉，为实现医院的整体发展提供有力准备。加强档案管理工作，提升医院文化内涵，改善医院整体的精神面貌。在建设过程中大力宣扬各项积极活动，让医务工作人员感知医院的形象，最终形成一种精神层次，塑造文化的过程中提高工作人员的积极性和求真务实精神，为进一步提升医院的核心竞争力有着重要意义，最终提升医院的经济效益和社会效益。加强档案管理的同时改变医院的精神领域，为全面建设医院文化提供动力，在精神层面中，改善医患关系，提升医院文化层次，树立全新的精神风貌。另外，在档案管理工作中，提高医务工作者的职业水平也是重要内容之一。以良好的职业素质，为患者提供更优质的服务。以档案管理促进医院文化建设，体现医疗事业的宗旨，并从中强化医院的各项管理，提升医疗水平以及机械设施等，促进医院综合实力的不断提高。最后，在加强档案管理工作中要结合相关的法律法规具体实施，要求医务工作人员要遵纪守法，以良好的职业道德规范要求自己，为患者保全信息和资料，避免患者的利益及隐私受到侵害。
3如何发挥医院档案管理在文化建设中的作用
为了全面提升医院的文化建设水平，在加强档案管理工作中要做到：充分发挥医院档案管理的文化继承、保护作用。实施具体档案管理工作中，要详细记录医院基础设施，医疗技术、基本建设状况、患者病历以及医生的职业水平等，针对医院内外部的各项信息及数据要做好具体的传承及保护措施，根据具体内容，提高档案管理的水准，以科学理念和政策作为向导，传递、保存医院文化的正能量。此外，要提高档案管理的工作效率。由于医院内部的档案管理涉及的内容诸多，范围比较广，因此针对大范围的信息资料及其数据等，这就要求管理人员要具备专业的素质，提高档案管理水平。根据医院的实际情况，要不断进行培训学习，促使医院档案管理朝着专业化、科学化、高效化的方向发展。然后医院要及时更新设备，以先进的管理技术作为支撑，不断完善档案管理的硬件设备，制定具体的管理机制，落实相关责任人，最终以真实的信息记载，进而对医院文化以及综合建设都起到一定的促进意义。
4总结
关键词：档案管理；医院；文化建设
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）05-00-01
医院档案是一种文化，同时也是医院实践经验的总结。医院文化建设与医院档案关系密不可分，医院文化建设的第一手资料就是医院档案，它是医院文化建设的重要依托。加强新时期医院档案文化建设，有助于提高医院文化价值利用率，推动医院发展进程。
一、档案管理的概念及现状
1.档案管理的概念
档案是作为人类记录活动的，将前人的文化创造、积累、保存，可供后人继承和发展的一种实体文化资源。原始性是档案的本质属性，兼有知识性、信息性、文化性等属性。可以将档案的定义简要的表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。
2.档案管理现状
首先，为数不少的医院中，从工作人员到领导均缺乏档案意识，对档案管理的重要性缺乏深刻的认识，忽略了档案的科学管理。其次，在许多医院中，档案管理制度不健全，造成档案收集效率偏低，信息资源缺乏统一整合。有价值的资料和数据丢失的情况普遍存在。其次，档案管理设备落后，由于资金的短缺造成硬件设备陈旧，仍然停留在手工收集的水平，导致工作效率低下。
二、医院文化建设与医院档案管理的关系
医院文化是指医院在长期建设发展和医疗服务活动过程中，所形成的一种具有医院特色的社会文化。医院文化存在于医院发展过程中，每位医院员工的工作态度、职业行为均呈现出医院的文化理念及建设成效。医院档案管理对医院发展有着极其重要的作用，它指导协调医院各项工作的正常运行，更是医院在进行工作计划和决策的可靠依据。由此可知，医院文化建设和医院档案管理两者存在着不可割裂的内在关系，相辅相成[1]。
1.档案管理为医院文化建设提供必要的资料基础
医院精神是医院文化建设的永恒特色，是医院文化的核心，是医院价值观的体现，是医院赖以生存和发展的精神支柱、无形资源和根本动力。它能对员工的价值取向和精神面貌产生持久的影响。一个医院的建院理念、发展目标是区别于其他医院的最根本因素。而植根于医院历史、忠实记录医院文化思想发展进程的医院档案是医院精神文化的历史反应。只有将这些医院档案史料反映出的医院传统、精神与现今的时代要求相融合，并通过对当代员工的激发，使员工对医院的文化产生认同感，才能发挥出巨大的整体效应。档案管理部门则需要更好的完善档案来凝练医院的精神文化。
2.良好的档案管理能促进医院文化建设
医院的规章制度是员工行为规范的“硬制度”，而反映医院价值导向的精神文化则是道德宣传的“软功能”。医院的悠久历史，所获得的种种荣誉和称赞，档案管理部门对这些优秀的精神财富进行总结提升和宣传，使它符合新时代的国情、院情，更能促进员工产生主人翁意识。我们可以看出，只要通过正确的档案管理，就能提升整个医院的精神文明建设力度。记载医院兴衰荣辱的院史，不但能继承发扬医院历史文化的优秀遗产，也可能医院文化建设提供新思路，丰富医院文化建设的内容。
3.档案管理服务人本管理，进行学术传承
以人为本是医院文化建设的基础，医院文化通过沟通职工的思想，对职工的信念、期望等心理进行了解，使职工产生对医院文化的凝聚力、向心力。利用好职代会的提案档案，从中了解职工关心的热点、难点问题，对合理的要求和建议尽力予以解决和实现，鼓励职工树立院兴我荣、院衰我耻的意识。其次，档案工作者可以根据医院需求的不同，对医务人员的技术水平进行评估，形成良好的竞争态势，使职工们个人价值的自我实现与医院的长远发展有机地融合为一体。
医院文化建设生命力是以患者为中心。医院应改善服务态度，保护患者的合法权益。培养遵纪守法的专业技术人员，要加强对病案的管理和利用，维护医患双方的合法权益，同时能督促医务人员提高工作水平，更好地为患者服务。这是“以人为本”服务理念的关键所在。良好的职业道德教育和严格的制度管理考核制度就势必要求建立档案以作为监督[2]。
4.档案管理能为医院环境文化建设起督促作用
环境形象也是文化的一种载体。从员工的一言一行到医院的规章制度，从医院的一草一木到医院的建筑环境，不管是“硬件”还是“软件”，良好而有特色的文化氛围都要依赖于良好的档案管理。如如管理不善，甚至不利于医院的基础建设。
三、加强医院档案管理的措施
1.强化档案管理人员的服务意识，加强培训
首先，档案管理人员应深入到临床第一线，了解各部门对档案信息的不同需求，针对性的进行总结，尽可能的开展多渠道、多层次的调研活动。可以开展专业技术人员和档案管理人员的交流互动，双方对彼此工作进行深入了解。对档案管理人员进行档案管理现代化知识培训。档案管理人员应主动学习，改善知识结构，提高创造能力。
2.加快医院档案基础设施建设
普及和搞好档案基础业务建设，提高档案管理人员的服务质量。加强档案资源建设，确保档案收集过程的完善。不断调整医院的档案收集范围，把具有保存价值的档案收集齐全，确保信息内容的安全。
3.加快档案管理的现代化进程
改进和丰富档案管理手段，提高档案现代化、信息化管理水平，开发和完善快速检索等现代查阅工具，充分发挥电子计算器在档案管理中的作用。改进档案录入手段，丰富档案管理经验，使医院档案尽快走向现代化[3]。
四、结论
综上所述，医院文化存在于医院发展过程中，而医院档案从档案信息的整合与开发利用的层面上支持着医院文化建设的可持续发展。因此，我们要重视利用档案工作来提升医院文化建设水平，善于从档案中挖掘精神财富来促进医院的文化建设。
参考文献：
[1]黄恩梅,蒋辉.充分发挥档案在医院文化建设中的作用[J].兰台世界,2007,7(13):37-38.
一、人事档案管理的作用
人事档案作为人员个人综合信息的有效载体，其所承载的个人信息量巨大，其中翔实记载每个人的学习经历、工作轨迹、技术职称及家庭信息。对此，应对人事档案进行有效的管理，加??人事档案管理，不仅可以有效促进人力资源的开发，而且其为人事管理提供了最为真实的个人信息数据。同时，人事档案管理还对于企事业单位的内部控制建设，具有积极的促进作用。通过人事档案管理，规范档案管理存在的不足，使医院职工的档案信息资料得到长时间的留存，从而便于个人信息的查找以及各类数据信息的统计与利用。
二、医院非编人员人事档案管理问题分析
人事档案的建立及管理工作相对繁琐，不仅需要个人资料的收集与保管，而且还涉及到人员的分类与调动等。由于非编人员的稳定性较差，且具有较大的流动性，因此医院非编人员人事档案的建立与管理难度增大。
（一）人事档案管理权限误区。现阶段绝大部分医院的人事档案管理工作，采用的是分级管理模式。即在编人员档案管理部门是由上级管理机构负责，医院自主招聘的非编人员的档案管理由本级医院自行管理，且医院自主招聘人员中的全日制本科学历毕业的医学生的档案管理又纳入人才交流中心管理。由于人员档案管理的机构不一，造成管理不便，使许多医院未进行有效管理。
（二）医院对非编人员档案管理重视度不够。据调查发现，目前国内绝大部分医院对非编人员人事档案的管理工作重视度不够，大多数医院将工作重点放在提高医疗质量、医疗安全以及医疗服务方面。对非编人员的人事档案编制与管理工作重视程度不足，乃至根本不纳入医院管理，这也使得医院的人事部门对于非编人员缺乏足够的关注度。
（三）基础设施建设投入不足。由于医院对非编聘用人员的档案管理不够重视，因此在人、财、物的投资上难免会大打折扣，软硬件基础设施建设不到位现象非常普遍。在该种情况下，医院档案室无法拥有各类软硬件设施，以致于各项软硬件配备过于简陋。比如，只有用于数据录入的计算机，人事档案管理工作中只有其保管作用的档案柜等。不仅不利于人事档案的存档备份，而且会影响人事档案的保存。
（四）专职档案管理人员配置不到位。在众多医院及医疗机构中，进行人事档案管理工作的人员，大多数是由人事科相关人员来负责，而这部分人员均未进行专业化的培训。同时，由于现阶段各大高校中人力资源及企业管理专业中，涉及到档案编制与管理的内容较少，且选择此专业方向的人才较少。并且，受科技体制改革的影响，致使具有丰富工作经验的专业档案管理人员极度缺乏。进而导致医院无法配置专职的人事档案管理人员进行非编人员人事档案的管理。
（五）档案材料规范不统一。在对非编人员人事档案进行建立及整理工作中，发现存在档案材料缺乏统一规范，档案材料缺失严重。比如，学籍档案中，应有大中院校学生登记表、学习成绩、毕业生登记表（或鉴定表）、毕业证及学位证等；党员材料中，必须有入党申请书、入党志愿书、转正申请书等。
三、加强医院非编人员人事档案管理的有效措施
（一）建立专项档案管理部门。为有效改善和解决医院非编人员人事档案管理中存在的问题，进一步提升医院管理水平，应在医院内部建立专项的人事档案管理部门。对档案室人员进行及时的补充，有效加强人事档案管理。同时，加大基础设施建设投入力度，比如根据需要采购人事档案管理专项软件、扫描仪等设备。
（二）对档案管理人员及职工加强专项培训。由于医院人事档案编制与管理的人员相对匮乏，因此，在对相关人员进行补充的同时，更要做好职工档案的收集、培训工作。通过档案收集培训，使人事档案管理人员的工作能力进一步加强。如档案的收集范围、方法、归档制度以及征集方法与接收制度等的培训。此种培训活动能够加强人事档案的真实性与准确性，并使非编人员与在编人员的人事档案利用率得以显著增强。
（三）树立服务意识，重视非编人员档案管理工作。在众多医院中，应积极进行非编人员人事档案管理的宣传工作，并可通过各种培训、会议等形式，加强部门与人员间的互动交流，创造出积极的人事档案管理环境，使人事档案的编制人员与管理人员等，都能够对非编人员的人事档案管理工作给予足够的重视。同时，还应使人事档案的编制与管理人员，从大局观入手，为促进医院工作人员间的和谐化，应在积极进行非编人员人事档案管理的同时，提升自身的服务意识，以此来促进人事档案管理部门的效用。
（四）保证档案质量及其安全可靠性。在对医院非编人员人事档案管理过程中，应当进一步加强档案材料的收集与归档，对于模糊不清或存在不一致等现象，应当及时明确告知非编人员；同时，还要对他们讲解人事档案的重要性，使其能够再进行完善的信息填写。为确保人事档案的安全可靠性，应当采用专人专项管理方法，并尽量采用信息化的人事档案管理系统，对人事档案进行录入及保管，且需要通过特定人员的制定密码方可查看人事档案信息。
大型医院建设过程中，基建档案管理往往滞后。如何在管理好基建项目的同时，做好项目基建档案的管理，是每一个院长和档案管理者应认真解决的问题。
关键词
大型医院?基建项目?档案管理
Abstract
In the process of the large hospital construction, the archives management usually lags behind. Each director of hospital and archivist must take the archives serious while doing the construction management.
Keywords
Large hospital?Construction project
Archives management
doi:10.3969/j.issn.1671-9174.2012.07.006
随着新医改的推进和城市化进程的加快，公立医院迎来了新一轮的建设浪潮。很多三级医院床位从以前的1000张猛增到2000张、甚至是3000张，建筑面积也动辄十几万，甚至二十几万平方米。但在这些大型医院建设过程中，基建档案管理却往往严重滞后。
一、大型医院基建项目档案的特点
（一）工艺流程复杂，档案种类多易分散
大型医院建设工程除了一般建设项目都有的土建安装装修外，还有其特殊的工艺流程，如医患分流、洁污分流，手术室和ICU空气净化，放射放疗核医学科射线防护，医疗废水废物处理等等，这些都有专门的工艺流程标准和要求。另外，一般医院建设项目要招标40～45个，多者能达到80多个，由此产生大量的招投标和评标资料。因此大型医院建设涉及面广，参与部门多，档案资料容易分散。
（二）建设周期长，档案资料容易流失
医院建设工程从立项、招投标、勘测、设计、办理手续、开工，到主体和配套施工，再到装饰装修、绿化亮化，最后到竣工验收投入使用，一般最短周期为两年半时间。如果遇到汛期长、天气冷等天气因素，或建设期间通货膨胀，人工费、材料费大幅涨价等市场因素，或者工程前期论证不细，设计大量变更、决策机制效率不高、建设资金不能保证等甲方因素，或者安全出问题、组织管理不善、资金断链等乙方因素，都会使项目工期不同程度延长，工期少则三四年，多则五六年。时间越长，档案资料流失可能性越大。
二、大型医院基建档案管理中存在的主要问题
医院基建档案是指在医院建设项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工、验收、试运行等工作活动中形成的文字材料、图纸、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。目前大型医院建设中档案管理存在以下问题——
（一）建档意识不强
根据2006年6月国家档案局、国家发改委联合的《重大工程基础设施建设前期档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行或通过整个工程基础设施建设前期的竣工验收。但很多医院院长和基建管理人员不知道也不清楚此项规定。有的医院院长认为，档案只是建设工程竣工后的资料整理，是建设工程的末端。常常对档案工作表现出敷衍塞责的态度，在建设中重进度，轻资料的现象非常普遍。有的医院到项目验收时匆忙找补，有可能不全或不真，使项目留下永久遗憾和欠缺。
（二）没有很好建立档案管理机制
很多医院本身就没有档案管理的专门机构，基建档案更是被忽略。大部分医院工程指挥部或筹建办公室都不配备专职档案资料管理人员，对基建档案也没有考核和检查。还有的把大堆图纸资料放到档案室就算归档，没有交接，缺乏整理，需要时却找不到。
（三）资料收集归档不及时、不完整
由于大型医院建设周期长、资料多、工艺复杂，很多建设资料不同程度掌握在不同人的手里。有的在甲方专业技术人员处，有的在乙方施工人员处，有的在监理单位，还有的在中标单位。工程人员不了解档案专业和技术知识以及工作程序，缺乏工程档案管理的实践能力，使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
（四）档案管理手段落后
医院工程指挥部或筹建办公室大都在工地现场，用房紧张，条件简陋，很多基建过程中形成的资料堆叠在办公室里，少有甚至没有档案管理的橱柜和工具。声像档案、电子档案缺乏硬件保存的介质，不能做到定期整理和档案转移，档案的质量安全得不到保障。
三、对策
（一）转变观念，重视基建档案管理
医院基建档案真实反映了医院建设工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，对医院日后的管理、使用、维护都有着十分重要的作用。医院基建档案还是建设项目评价的依据，“鲁班奖”、“泰山杯” 都是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，结合现场进行综合测评的结果。同时基建档案也能反映医院建设项目的决策过程。
（二）健全制度，理顺档案管理机制
对有大型基建项目的医院来说，应成立工程项目建设档案工作领导小组，明确工程项目指挥部或筹建办公室中有档案专业培训背景的专职档案资料管理人员1名，其他筹建人员也要“一岗双责”，除做好专业技术工作外，做好资料的及时收集和整理，建立起工程建设档案工作人员网络体系。同时，建立档案资料收集整理归档制度，定期催交，及时整理，加强考核，理顺档案工作管理体制和工作程序，争取项目完成竣工验收时，资料完整。
关键词：民办职业院校 档案管理 内涵建设
随着国家大力发展高等教育事业的政策机遇和城乡居民迫切希望获得高等教育机会的需求剧增以及大学生就业形势的严峻，民办职业院校发展态势和前景看好，但是由于民办职业学校起步晚、发展快，其“速度、规模、质量、效益”，出现了发展不平衡、结构性矛盾突出等现象。民办职业院校的制度管理和内涵建设方面问题较多，尤其是民办职业院校档案体系的建制和管理工作，成为影响和制约民办高职院校发展的重要瓶颈之一。根据《中华人民共和国档案法》及中华人民共和国教育部第27号令关于《高等院校档案管理办法》的明确规定“高校档案工作是高等院校重要的基础性工作，院校应当加强管理，将之纳入院校整体发展规划。”因此，民办职业院校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平，是提高民办职业院校教育水平和管理水平、加强内涵建设、促进学院发展的必由之路。
一、民办职业院校档案管理存在的主要问题
调研发现云南省的民办职业院校档案工作普遍存在以下几个方面的问题：
1、民办职业院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、机构不健全、专业人员缺位的现象。当前，很多院校都忽略了档案管理工作，缺乏对档案工作管理重要性的认识，认为档案工作属于学校的附带工作，不影响其长远发展， 因此忽略了档案管理建设。这种认识不足不仅体现在学校领导身上，更是体现在学校全体教职员工身上。在很多民办职业学校根本没有档案馆和专职档案工作管理人员，即使有些民办职业院校存在档案馆和专业人员，由于民办院校的特殊性，出于对人力资源充分利用的考虑，专职档案管理人员也往往身兼数职，还要承担院校的很多其他工作。比如系部的兼职档案人员多是教学秘书或行政秘书兼职，既有日常教学管理工作或者办公室行政事务性工作，又要兼顾档案管理工作，造成档案管理工作不尽人意。
2、民办职业院校档案管理缺乏明确的规定责、权、利的规章制度。目前，多数民办职业院校的发展只注重规模与速度建设，忽略了内涵建设，这对学校的档案管理工作造成了很大的影响。由于档案相关规章制度没有遵守国家档案工作要求的规范标准，甚至是缺乏相关的档案管理制度，导致负责部门不能、不知道如何把在教学、科研等日常工作活动中产生的档案按照档案工作管理规定要求统一归档、集中管理，导致档案材料分散，致使档案资料收集不及时、文件材料残缺不全，不能及时立卷和归档；且因为缺乏规章要求，导致各职能部门和系部档案材料的收集与整理带有很大的随意性，缺少规范的要求和长久保存档案的考虑，存在“档案材料几大箱，用时要去纸箱中翻找，很多材料被丢弃”现象。这不仅直接影响了档案整理、归档，而且也影响到档案作为学校历史凭证的作用。
3、经费投入不足，导致不能实现档案信息电子化建设。目前很多民办职业学校在档案管理方面的经费投入非常有限，无法购置档案管理工作所需的现代化设备，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到民办职业院校的档案管理中，导致民办职业院校的档案信息化建设相比于其他院校相对滞后。一些民办职业院校的档案管理以传统的手工管理方式为主，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。此外，因财力不到位，档案人员也就得不到现代档案管理技术的业务培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，无法对档案进行现代化的科学规范管理。而对档案管理人员继续教育的措施乏力，直接制约着档案信息电子化建设进程。
4、档案材料单一，缺乏编研档案，影响了档案利用率。由于民办职业院校成立的时间短，对档案工作的认识不够到位，平时不注意档案的收集与整理，导致很多院校只存在教学档案和行政档案，党群建设和科研建设等档案材料缺失，档案保存单一。由于档案人员本身能力的局限，学校没有编研档案。同时，由于缺少专职档案管理人员和对档案工作的忽视，档案利用率不高，不能充分发挥档案在院校发展路程中的作用，档案的服务职能处于被动状态。档案信息资源的开发利用渠道单一，仅限于发展党员、评选三好院生、优秀毕业生等方面。在师资培养、人才选拔与考核及推荐院生就业、扩大对外交流、宣传教育、树立学校良好形象等方面，未能真正发挥档案应有的作用。
二、民办职业院校档案工作建设的对策措施
1、加强院校领导对档案工作的重视，提高全校职工档案意识。一所学校能否把档案馆建立起来并制定出规范、科学的规章制度，做到馆藏信息丰富、档案工作有章可依、档案工作真正为学院发展服务，关键是领导的重视程度。领导重视档案建设，善于用档案资料来处理和规划院校各项工作，是做好档案工作的根本保证；学院全体教职工的配合也是关键。因此，档案管理人员不仅要争取学院领导对档案工作的理解与支持，让他们意识到档案工作的重要性，把档案管理纳入院校计划和规划，纳入学校管理制度，纳入学院工作人员的职责范围，同时还要做到档案工作的意识与任何一项工的布置、检查、总结、验收同步进行。
要强化全体教职工的档案意识，让他们能够真正从思想上和行动上意识到档案工作对于学院和个人发展的重要性，自觉配合档案部门的各项工作，积极参与学院档案建设，在参与档案建设过程中，认真研究落实本部门的档案工作任务， 做到在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并交档案室统一保管，使学院档案工作保质保量限期完成。
2、档案工作管理做到科学化、规范化、制度化。针对民办职业院校实际，建议制定规章制度，《民办职业院校档案资料分类编码及归档范围》、《各系、部档案归档范围和保管期限》、《系部教学档案资料分类编目格式及类目代码表》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》等各项制度要健全。要做到教学档案、行政档案、党群建设档案、学籍管理档案、教师业务档案和其它声像档案等等及时归档，对档案管理实施细则，档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等做出明确的规定，对档案管理者提出明确的工作目标和工作要求，从制度上保证档案资料能长期有效地收集和保存。建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
3、设置档案室或者档案馆，配备专职档案人员并注意对专职档案人员的培训，增强档案管理人员的服务意识。要针对民办职业院校实际情况设立档案室或者档案馆，配备专职档案管理人员，尽量做到档案管理人员的稳定，即使出现人员流动也要做好档案资料的交接工作，防止人员变动便出现资料丢失的现象。同时，要求专职档案管理人员强化档案知识学习，做到职责明确，归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案工作管理的顺利进行。专职档案管理人员要顺应现代教育发展要求，做好从被动的传统档案的管理到利用档案为学校发展和社会发展服务的过渡。过去，档案人员往往以自身为中心来开展工作，片面注重档案工作的收集与管理，较少做到主动利用档案为学校发展服务。针对社会发展和民办院校的实际，档案管理人员不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务，更不能凭想象、图方便，必须改变观念，重新审视档案管理的全过程，以适应民办职业院校的教育教学，为社会各界对民办职业院校的教育评估提供翔实可靠的档案资料，在服务理念、服务目的、服务主体、服务方式、服务手段、服务策略、服务过程等方面进行创新、拓展和提升。
4、针对民办职业院校实际，重视档案材料收集，做好档案编研工作。做到文件材料完整收集是确保档案材料完整的前提和基础，也能直接反映出院校平时的工作成绩。因此，要做到定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；强化文书管理，抓好院校活动所形成的文件材料的收集。对有请示没批复或有批复没请示的文件材料，档案人员应及时查询，保证这类文件材料的完整归档。档案人员在复印文件材料时，对有价值、需要归档的文件材料应留下原件，以备日后归档。针对有些院校存在资料积压多年未归档、档案管理工作缺乏延续性和完整性的问题，应建立长效管理机制，保障档案资料收集的连续性和完整性。比如，各系部的教改实验课题，针对其周期长的特性，要注意材料收集的连续性，保证每院期、每院年的阶段性实验报告和终结性的实验成果报告收集齐全。某项活动材料的收集要有头有尾、善始善终，防止档案材料收集的缺失与不完整。
档案工作的基本任务在于及时、准确、全面、有效地为利用者提供所需的档案信息材料，而档案的编研工作，是达成这一基本任务的保证，例如民办职业院校教学、科研档案材料的编研。这些编研材料不仅是教学、科研的最新成果，也是师生学习知识的鲜活教材。尤其是科研，它是教师每个时期完成的最新研究，许多教师会把科研成果写入教案，形成了比书本知识更新的内容，同学们可以从这些编研档案中学习到最新的知识。在知识更新换代飞速的今天，编研档案弥补了书籍知识传播速度不快的不足，成为师生学习知识的鲜活教材。因此，依照档案编研工作“存真、求实”的原则，根据民办院校发展要求和教学评估要求，做好学校档案材料的新编、续编、开发等编研工作，编研出《教学规章制度汇编》、《教育改革成果汇编》、《教学论文集》以及《相关课题研究汇编》、《特色教学成果汇编》等资料，以满足师生对档案资料的需求和教育督导评估对档案资料的需求，是民办职业院校档案编研工作的基本任务。
5、强化档案建设信息化的设施投入与现代化管理水平。要采取切实措施，把档案工作需要的经费纳入学校经费预算；要为档案部门添置必要的设备，以便开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列为学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。促进档案信息化建设，应当把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步发展。要设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案建设信息化所需的设备实施，采用先进设备充实档案工作。要尽快做好库藏目录的整理、录入规范工作，编制检索工具，充分利用网络化环境，快捷、准确、广泛地为院校的教学、科研、管理等工作服务，提高档案服务质量和服务效率。
参考文献
1、吴宝康 档案学概论[m].北京：中国人民大学出版社，1998，23。
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6、李凌 学校档案管理存在的问题和对策[j].教育导刊（上半月）2009，(12)：39-40。
关键词：农业科研院所；文书档案管理；问题；建议
中图分类号 G271 文献标识码 A 文章编号 1007-7731（2013）18-132-02
农业科研院所文书档案是对科研单位各方面工作的真实记录，又被称之为管理性档案。其内容主要涉及党群管理、行政管理、人事管理、财务管理、科研管理、科技开发管理、条件建设管理等方面[1]。文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录，并按照相关要求分类分册存放在档案室中。文书档案管理工作是农业科研院所重要的基础性和服务性工作，是农业科研院所工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是农业科研院所领导决策的重要依据。实现文书档案的科学化、规范化管理，有利于发挥文书档案的作用，体现文书档案所具有的价值。但从现实情况看，农业科研院所在文书档案管理方面还存在一些共性问题，值得探讨。
1 农业科研院所文书档案管理工作中存在的问题
1.1 对文书档案管理工作重视程度不够 农业科研院所的主要业务是科研工作，其他工作均是围绕科研中心工作开展的，在多数职工心目中，甚至在机关管理人员心目中，都不那么重视文书档案管理工作，认为文书档案工作只是保存文件，以备不时之需，认识不到文书档案的重要价值。由于对农业科研文书档案管理工作的重视程度不够，没有将这项工作纳入农业科研工作的重要议事日程，从而影响了农业科研文书档案管理工作的开展。
1.2 缺乏专业文书档案管理人员 农业科研院所属于公益事业单位，以从事农业科研工作的专业技术人员为主，管理人员的比例非常低，基本上都是一人多岗。文书档案管理人员也不例外，一般都是兼职人员，他们除了负责文书档案管理工作外，还负责其它的行政后勤工作，投入到文书档案管理工作上的时间和精力非常有限，存在收集不及时、档案资料不齐全、整理分类不专业等多方面的问题。由于缺乏档案管理专业知识，加之学习培训的机会少，工作就靠在实践中摸索，难以使档案管理工作规范化。
1.3 文书工作与档案工作衔接不顺畅 文书工作是档案管理工作的前提，档案管理工作则是文书工作的延续，两者既有联系又有区别，既相互统一又分工明确。在农业科研院所中，文书工作者往往档案意识较为淡薄，而档案管理人员又极少涉及文书工作，这就导致了文书工作与档案工作之间衔接不顺畅[2]。在实际工作中，许多文书材料滞留在文书工作者手中，而不能在规定时限内按时归档，造成漏登、漏报，甚至丢失。有的即使归档了，由于多方面的原因，也不能严格地按照《中华人民共和国档案法》的有关规定规范有效地进行。
1.4 文书档案管理制度不完善 近年来，农业科研院所出台了一系列的管理制度，但对文书档案管理工作内容却很少有明确的要求和规定，即使有少量的规定，也没有严格按照规定执行。这就造成了有价值的文书档案得不到应有的重视，文书档案管理工作也难以实现标准化、规范化。
2 加强农业科研院所文书档案管理工作建议
2.1 加大宣传力度，强化职工对文书档案管理工作的认识 农业科研院所要将文书档案管理工作纳入重要工作议事日程，做到常抓不懈。加大《中华人民共和国档案法》、《公文处理办法》等政策法规的宣传力度，采取多种形式，如制作宣传栏、开展档案知识讲座、利用单位网站等宣传档案管理知识，让职工对文书档案管理有更充分的了解，并积极参与到文书资料的收集归档工作中来，为文书档案管理工作打下坚实的基础[3]。
2.2 重视人才队伍建设，提高文书档案管理人员的业务水平 农业科研院所应根据规模大小及文书档案管理工作的实际需求配备专职档案管理人员，使他们能专心致志做好档案管理工作，不会因为其他工作而耽误档案管理工作。每年定期派出档案管理人员参加档案业务学习，使文书档案管理人员不断更新专业知识，不断更新工作理念，不断提高管理操作能力，适应新形势下文书档案管理工作要求，成为政治合格、作风过硬、业务精通、服务优质的档案管理干部。
2.3 加强职能部门合作，做好文书工作与档案工作的有效衔接 各个职能部门的文书资料是档案的基础，各部门文书质量的高低直接关系到档案质量的好坏[4]。因此要做好档案工作，就必须从源头抓起，抓好文书质量。文书人员要时刻想到档案管理工作，处理文书要及时、准确，收发文件要登记，发现缺失要及时查找、补充，尤其是对领导讲话、外出开会带回的会议材料等要及时收集，保证文件材料齐全完整，切实做好文书材料的立卷归档。真正实现文书、档案的一体化，做到有效衔接[5]。
2.4 建立健全规章制度，规范文书档案管理工作 建立科学的文书档案管理体系、健全文书档案管理制度，是做好文书档案管理的关键。明确文书档案管理人员的岗位职责，制订文书档案收集制度、文书档案保管制度、文书档案保密制度、文书档案查阅制度等规章制度，使文书档案管理工作有章可循，并严格要求相关工作人员按照规章制度执行，保证文书档案管理工作落到实处，从而规范文书档案管理工作[6]。
参考文献
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[2]彭媛媛.浅谈高校办公室的文书档案管理[J].神州，2011（5）：105-107.
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[4]刘银华.浅谈高校文书档案管理[J].科技信息，2008（33）：325
[5]候明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2012（2）：82-83.
关键词：电子档案；管理系统；基本操作
1档案查阅者的实践操作
1.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案查阅者”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
1.2档案申请归档。
点击菜单树的一级节点“档案申请归档，里面有两个子节点‘：申请归档’和申请记录查看”。
1.2.1归档申请。
点击“申请归档”后，进入到归档申请页面。用户要先上传要归档的文件，点击“上传档案文件”链接，跳入到上传文件页面(规定最多只能上传三个文件)，上传成功后，填入相关信息(申请时间、文档名称、文件格式、文件密级等)，然后点击“提交”按钮，即完成申请归档操作。
1.2.2查看申请记录。
点击“申请记录查看”，进入查看自己所有申请归档的记录信息的页面，档案查询者可以在“申请档案名称”栏目中输入所要查询的档案文件名称进行查询。同时，也可以在页面下部的选项中选择合适的条件进行筛选，从而找出符合条件的档案记录。
1.3档案申请查询
1.3.1申请查询。
点击“申请查询”，进入查询页面。查询者在查询申请详细表单中填入相关申请信息(如申请人、查询方式、申请组织等)，然后点击“提交申请”按钮完成申请查询的操作。
1.3.2申请记
录查看。点击“申请记录查看”节点，进入查看所有自己的申请查看档案的记录。也可以根据档案名称、档案密级、文件格式、审核状态等不同的查询方式进行查询。
2档案管理员和领导者(主管)的实践操作
2.1选择模拟对象。
用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，选中“档案管理员”选项按钮，然后任意选择一个模拟对象点击“进入”，在页面的左边将出现菜单树。
2.2档案申请归档。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请归档”，里面有两个子节点：“审核归档”和“申请记录查看”。
2.2.1审核归档。
点击左边树节点“档案申请归档”，进入审核中请归档记录页面。此时，页面加载的是所有申请记录的详细信息，档案管理员可以根据档案名称，是否通过审核来查询申请记录，并进行审核归档操作。以“电子公文归档管理暂行办法”条例，点击“审核归档”链接，进入到审核页面，如档案管理员可以看到申请记录的相关信息，如申请人、申请时间、档案名称、文件类别等。档案管理员在审核结束后，可以通过点击“同意”或“拒绝”按钮进行“通过申请”、“拒绝申请”的审核操作。
2.2.2申请记录查看。
点击树状菜单中的“申请记录查看”节点，页面显示的是所有申请归档记录，档案管理员可以根据档案名称进行模糊查询，也可以根据档案审核情况进行查询。点击“查看”链接，档案管理员可以查看档案审核的详细信息。
2.3档案申请查询。
点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请查询”，里面有两个子节点：“审核查询”和“申请记录查看”。
2.3.1审核查询。
点击“审核查询”菜单，页面显示的是所有在审核的申请查询信息。用户可以根据档案名和档案类型、档案文件格式等进行查询。档案管理员可以选择其中一条记录，点击“审核”链接进入审核查询页面。在审核页面中，显示的是当前要审核的查询申请的详细信息，档案管理员可以根据情况，选择“通过申请”或者足“拒绝中请”进行处理。
2.3.2申请记录查看。
具体操作与上述“申请记录查看”相同，档案管理片可以查看所有的申请查阅档案申请记录。
2.4档案申请销毁。
该菜单的主要功能是档案管理员对相关档案进行管理，经过档案主管领导审核通过后予以销毁。点击电子档案管理系统菜单树的一级节点“档案申请销毁”，里面有两个子节点“：销毁申请”和“申请记录查看”。
2.4.1销毁申请。
选择“销毁申请”菜单，点击进入有关信息申请销毁页面。进入页面后，加载的是所有档案信息，档案管理员可以根据档案名称查询，也可以根据是否通过申请归档审核进行查询。点击“申请销毁”，进入到申请销毁页面，档案管理员填写申请销毁理由以后，点击“剖自销毁”按钮即可完成申请销毁。
2.4.2申请记录查看。
点击“申请记录查看”菜单，进入“申请记录查看”页面，该页面显示的是档案管理员所有的申请销毁记录。
3系统管理员的实践操作
首先以管理员的身份登陆电子政务实践平台系统，用户登录电子政务模拟教学系统后，选择档案管理系统进入，点击“管理员入口”链接。出现档案系统管理的功能菜单。
3.1档案信息管理。
此菜单的功能是档案左边的菜单树上的“档案信息管理”菜单，进入“档案信息查询”页面显示的是所有的档案信息，管理员可以根据档案名称和档案类别进行查询。
3.1.1查看。
点系统管理员可以查看、删除所有档案信息。
3.1.2查询。
点击击要查看的档案行的“查看”链接，将会在负面的下分显示一个显示该档案所包含文件的列窗框。系统管理员可以点击下载文件，查看档案的相关内容。
3.1.3删除：
管理员根据实际需求，删除档案文件。可以多条删除文档，首先把要删除的档案前的复选框选中，然后再点击“删除”按钮，即完成档案删除操作。
3.2档案申请归档记录管理。
此菜单的功能是档案系统管理员可以查看所有申请归档记录，可以根据档案名称和审核状态进行查询，并且可以根据需要删除记录。
3.2.1查看档案申请归档记录。
点击左边的菜单树上的“档案申请归档”菜单，然后再点击“申请记录管理”进入申请记录管理页面，页面显示的是所有档案信息。
3.2.2删除档案申请归档记录。
选择要删除记录的行起码复选框，然后点击“删除”按钮完成删除操作。档案文件也将同时被删除掉。
3.3基础信息维护。
此菜单的功能是系统管理员对档案文件的基础信息进行维护，包括文件类型、档案重要等级、档案密级、文件格式等。也可以进行档案文件的添加、删除和编辑等操作。
3.3.1文件类型管理。
点击页面左边的菜单树“基础信息维护”下的“文件类型管理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的格式类型进行添加、编辑和删除等操作。
3.3.2档案文件等级管理。
点击页面左边菜单树“基础信息维护”下的“档案重要等级哲理”子菜单，系统管理员可以对档案文件的等级进行添加和删除操作。
参考文献
[1]张原瑞.高中学生电子档案管理系统的研究与实现[J].天津：天津大学,2012.
关键词：网络环境；档案管理；影响
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01
传统的机关档案管理模式主要以机关档案室为主，以纸质材料为机关收集、管理档案，这既不利于档案的长久保存和查阅，也影响了档案管理工作的创新和发展，而网络技术的发展和计算机的普及应用，更是对传统的机关档案管理工作带来了深刻的影响和冲击。因此，探究网络环境对机关档案管理的影响对于促进机关档案管理工作的发展和革新具有重要的现实意义。
一、网络环境对机关档案的形式产生了影响
在当前的网络环境下，传统的档案管理已经无法适应工作的需求，无论是档案的形成过程还是档案的载体形式，以及对档案的记录形式等都发生了变化。
1.档案的形成过程发生了变化。传统机关档案的形成过程主要是通过人工记录的方式完成，然后以纸质文件的形式进行归档保存。不但形成过程缓慢，需要耗费大量人力物力，而且在出现差错的时候，也不易及时的发现和改正。在网络环境中，机关文件的形成过程更为多样化。（1）可以手工制作机关文件。机关文书可以将文件以手写的方式记录下来，然后在计算机上进行输入存档和保存，文件的传递也通过网络来完成，也便于机关文员在输入存档的时候，对文件中的错误部分（如字、词书写错误，语言不通顺流畅等）进行及时的改正，提高文件内容的质量和传送速度；（2）可以在计算机上直接制作文件。对于机关工作所需要的文件，机关文员可以直接在计算机上进行起草、校正和打印。对于机关工作会议中需要记录的内容，机关文员也可以利用计算机来完成，可以显著提高文件生成的速度。同时，计算机可以提供多种形式的文件模板以供选择，机关文员只需要填入相应的内容即可，使文件既简洁美观又内容丰富，还可以满足机关单位纸质和电子版本双套保存的需求；（3）可以利用数码设备生成。随着数码影像设备的普及和应用，机关单位的工作会议记录和重要活动，可以进行可视化的全程记录。机关文员可以将其制作成视频文件和音频文件进行保存，也可以根据视频和音频的回放，将会议或者活动内容整理成纸质文字进行存档和保存。
2.档案的载体形式也发生了变化。传统档案的载体主要为纸质，这既不利于长久保存，也造成了资源的浪费。在网络环境中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度将逐步取代纸质文件。同时在文件的内容和形式上也更为丰富和生动，例如利用网络技术，可以在电子文件中穿插电子图片，使文件内容更为形象直观，内容更丰富而具有说服力。这对于机关的宣传工作和图片处理工作带来了极大的便利，不仅省时省力，而且保存的时间更长久。同时在文件的传递过程中，电子文件也有纸质文件所不具备的优势。纸质文件的存档需要人工运送完成，很可能会因为疏忽、遗忘等种种人为因素造成档案的遗失，从而给档案的保存工作带来无法挽回的损失。而电子文件的存档只需要通过机关内部的局域网传输就可以完成，而且电子文件备份过程简单，几乎不会出现档案遗失的情况。此外，不仅大大提高了档案存档的时间和文件传阅的时间，也提高了档案存档的安全性。
二、网络环境促进了机关将档案管理的创新
网络环境不仅对机关档案的形式产生了深远的影响，而且促进了机关档案管理工作的创新。
首先，提高机关档案管理员的创新意识和管理技能。传统的档案管理员只负责档案的归档、整理、查阅和保存工作，内容重复单调，管理工作相对简单容易。在网络环境中，很多档案都是以图形、图像、视频和音频的形式存档的，档案管理的具体对象相对于传统的纸质文件更为多样化，这对管理员的工作技能提出了更高的要求。例如，机关档案工作人员需要在专业人员的指导下学会专门的档案信息接受管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集和管理技术，使机关档案的保管摆脱卷盒和柜架等装具的束缚，将经过鉴定归档的机关档案信息将存入“虚拟文件柜”。档案管理员不仅要掌握和档案管理相关的网络技术，还要认清档案管理的发展趋势，及时的随着网络技术的革新而强化自己的职业技能，使档案管理趋于网络化、知识化和社会化，树立全新的管理理念。
其次，促进机关档案管理服务创新。网络环境对档案管理服务创新主要体现在两个方面：一方面是服务手段创新。相对与传统的查阅纸质文件的服务手段，网络环境下的档案管理员可以建立档案馆网站，利用网络开展多样化服务。如利用单位网站资源制作自己的网页，建设电子文件全文数据库，实现网络电子的统一管理和高效利用，使档案信息服务网络化和自动化。另一方面是拓宽了服务领域。传统的机关档案服务于机关单位本身，很少对外开放。而社会的发展使档案服务逐步面向社会，生产建设、管理活动和行政活动等方面已经与信息服务密不可分，人们从对档案信息的单一需求转变为对档案、图书、文件和情报检索资料的综合需求，这使得通过网络实现档案资源共享、互通有无成为档案管理工作的趋势，从而满足社会发展和经济建设的需要。
最后，促进机关档案管理理念的创新。管理理念是管理意识、管理宗旨和管理思想等观念性因素的综合，决定着管理手段和管理模式，并影响者最终的管理效果。网络环境下，信息技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，严重冲击了传统档案管理理念和服务理念，促进档案管理理念由传统的“人浮于事”向“人精于事”转变。网络环境中的档案管理理念要坚持“以人为本”的原则，注重利用网络技术向机关和社会提供周到、便捷和快速的公共服务，才能使档案管理工作更有生机和活力，发挥档案管理在机关工作和社会服务建设中的重要作用。
三、结论
总之，网络环境对机关档案管理的影响是全方面的，其意义重要而深远。不仅改变了传统档案文件的生成过程、载体形式和存档保管形式，提高了档案传输的速度、档案保存的安全性和档案的利用率，而且改变了档案管理理念和管理形式，提高了档案管理员的职业技能和服务水平，促使档案管理工作更为便捷化、全面化和系统化，从而真正体现档案管理工作的价值，更好地为机关工作和社会发展服务。
参考文献：
[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（01）.
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