时间：2024-03-10 10:12:31
导语：在档案管理重点的撰写旅程中，学习并吸收他人佳作的精髓是一条宝贵的路径，好期刊汇集了九篇优秀范文，愿这些内容能够启发您的创作灵感，引领您探索更多的创作可能。
关键字：重点水利工程 档案管理
水利工程是国民经济重要基础设施，与经济建设及人民群众生命财产安全息息相关，关系到广大人民群众最现实最直接的利益。加强水利建设，提供安全的水环境，有利于社会环境的稳定和发展环境的优化。各级政府十分重视水利工程建设，不断加大投入，兴修水利设施，加固原有堤防、水库工程，提高防灾等级等，其在保障城市人民生活正常进行和预防及抵御自然灾害方面有重要作用。珠海市政府近年来重点建设竹银水源工程、白蕉联围、小林联围、乾务赤坎大联围和中珠联围等水利工程项目。竹银水源工程是贯彻落实国务院批准的《保障澳门、珠海供水安全专项规划报告》，解决澳门、珠海咸期供水安全的关键工程。
水利项目档案是水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，其既是水利工程建设、维修、管理、改扩建的重要保障，又能为当地经济建设和水务事业发展提供服务，所以，做好水利项目档案工作对推动当地经济可持续发展具有十分重要的意义。由于水利项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案数量大、载体多样、保存价值高。当前，随着国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面政策的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。笔者结合工作实际，对如何开展水利工程档案工作提出一些看法，以期对水利工程项目档案工作有所裨益。笔者认为做好水利项目档案可以按照以下要求来开展：
一、建立项目档案管理组织架构
项目档案管理机构是项目档案工作的重要保障，没有相应的档案管理机构，档案工作开展必受影响。因此，在组建工程建设（筹备）处时的同时，就应考虑设立工程档案管理领导小组，小组必须由单位领导、有关科室负责人和专职、兼职档案管理员构成，形成层层把关的体系。一般情况下，由单位领导任组长，科室负责人任成员，专、兼职档案管理员具体负责工程项目资料的整理归档工作。建设单位在完善档案管理组织的同时，要求勘测设计、施工和监理等参建单位，必须明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员，统一管理工程档案资料。水利工程一般都是省、市重点建设工程，其建设规模较大、时间较长、要求严，在施工中还会创造许多新工艺、新技术，如果没有领导的高度重视，没有统一机构抓总，没有相关部门和施工一线技术人员的认真负责，没有档案管理人员的勤奋敬业，是不可能高质量完成这些工作要求的。
二、加强与档案行政管理部门的联系，寻求密切的档案业务指导
要使工程项目档案工作获得持续、均衡、快速发展，就必须重视加强与档案行政部门的联系，接受档案业务指导。从工程建设一开始，建设单位就要及时取得当地档案局的支持，自觉将项目档案工作置于档案行政管理部门的指导和监督之下，确保档案工作在高起点、高标准的层面上展开，对检查中发现的问题及时整改，并由监理形成书面意见报当地档案局和建设单位备案。当然，业务指导是双重性的，作为工程建设单位，对上，要接受上级主管部门和档案部门的指导与监督，如省水利厅、省、市档案局等；对下，则负有对各参建单位档案工作进行监督与指导之责。可以通过到各参建单位调研、实地指导、办培训班和召开业务工作会议等措施、途径，了解各参建单位的档案工作情况，促进各单位业务工作的交流，从而提高档案工作水平，在此基础上，制定适合本项目的档案工作规划。
三、项目档案管理工作与工程项目建设同步
项目档案管理是建设项目管理的重要组成部分，项目档案管理工作必须与工程项目建设同步进行，这既是国家相关档案法律法规的规定，同时也是保证项目档案完整、准确、系统归档的重要监控措施，通过同步进行，做到项目档案在形成的同时就能全部归档。因此，档案管理工作与项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理、工程结算、竣工验收同步进行，对各阶段形成的文字、图纸、图表、声像、计算材料（含电子文件）进行收集、积累、整理，对立项、设计、施工中形成的报告、批复、图纸、合同、标书、备忘录、协调文件及领导视察活动等资料，在形成的同时悉数归档。如不及时记录、收集、归档，对工程建设和运行管理将会造成不可弥补的损失。按照集中统一领导、分级管理的原则，建设单位对工程档案工作进行统一领导，对项目档案实行综合管理。在项目建设过程中，档案人员负责工程档案的监督和指导，对建设工程档案管理工作实行全程监控。坚持“谁产生，谁立卷”的原则，指导项目前期立项审批、招投标、合同勘察、设计、拆迁、施工、监理、竣工验收等档案的立卷移交工作；定期到工地现场监督指导，督促监理人员对档案质量把关，提出整改意见，对档案进行复检，并把复检情况进行通报。
四、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理
项目建设单位必须在项目的招标和签订设计、监理、施工合同或协议时，设立专门条款，明确规定设计单位、监理单位、施工单位对项目文件的收集、整理、移交责任和违约责任等；明确档案收集、整理、验收、考核、归档的份数、竣工图的套数、电子文件的格式、档案质量等等方面的要求。同时，要在合同中明确档案内容与质量达不到要求的，参建单位应负有的责任，以及相关的处理措施。珠海市的水利工程在项目档案同方面，主要规定了施工单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，暂不返还其工程质量保证金；工程竣工档案没有通过档案行政主管部门及建设单位档案室的预验收，不能进行工程结算，并暂不支付施工单位的工程尾款；设计单位、监理单位在未完成归档工作前，都暂不支付设计费尾款。通过将项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理的措施，强化各参建单位的责任，同时采用经济手段实施监控。
五、深入现场收集档案资料
水利工程项目档案的大部分原始资料产生于施工过程的现场，档案人员应亲临施工现场，收集资料。如果，建设单位只是坐等参建单位移交档案，而不深入现场指导和强调档案的收集，有可能丧失最好的收集档案的机会。因此，应针对性地列出需收集的资料名目，根据工程进度，与项目经理、施工员甚至领班密切联系，争取配合，做到该签证的就现场签证，该取样的就现场取样，该检查的就现场检查，该记录的就现场记录，能够做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。在收集资料时，必须十分注意资料的精确度。为此检查后一定要核对，发现问题及时解决。检查复核的主要内容包括：施工阶段形成的文字资料签证手续是否完备；检查检测记录是否准确符合规范要求；隐蔽工程的记录是否详细、准确；原材料如钢材、水泥、砂子等的出厂合格证明和取样检测试验报告是否真实。
档案人员要积极与驻地监理工程师配合，充分发挥驻地监理工程师的作用。因为驻地监理工程师全天候在工地上监督管理，对工程的进度和施工人员的素质最了解，对使用的原材料也最清楚，同时几乎所有的进场原材料和施工资料均需经驻地监理的检验及签证才有效。所以充分调动监理的积极性是保证档案资料能有效收集的有力措施。
六、强化审查，严格验收项目档案
根据《国家档案局 国家发展和改革委员会关于印发的通知》，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。对项目档案的验收做到规范、严格把关是保证项目档案质量的重要环节。档案验收要坚持每个分部工程验收时，同时进行档案验收。每个分部工程验收前，档案人员、工程一线技术人员以及监理、设计、运行管理单位人员一起检查有关施工档案资料是否按竣工验收的标准制备。档案人员作为单位工程验收工作组成员，并在“单位工程完工验收鉴定书”上签字确认，无档案室人员签字，验收不予通过。档案正式归档移交前，成立工程档案审核工作小组，对按规定应该归档的资料进行归档移交前的审核，并邀请当地档案局有关人员对全部拟接收的档案资料进行检查，对检查中发现的问题，各单位核查后整改。在档案专项验收前，成立由建设单位分管档案工作领导、办公室负责人和监理单位总监组成的工程档案验收小组，通过对档案资料进行抽查、听取档案管理工作的报告、质疑答辩，形成自评意见和自评得分。
总之，重点水利工程项目档案管理工作是一个不断学习的过程，只有经过不断地实践与探索，才能更加牢固熟练地掌握它、运用它。同时，也只有经过不断地实践，才能促使档案管理工作不断完善和发展。
参考文献：
一、要对重点建设项目档案管理进行超前控制
重点建设项目档案是随着项目建设环环相扣、段段相连、步步延伸、逐渐形成的。这些档案一旦形成，它的完整、准确、系统就已经客观存在的，要保持这种客观性，就要在项目的提出、论证初始就对档案管理工作进行超前控制，超前控制包括管理体制和工作网络的建立，以及工作要求和标准的提出，使档案管理工作从一开始就走到前台。前者需要工程建设项目管理机构领导的重视关心，健全管理体制和工作网络，从组织上提供保证；后者则更多地需要档案人员从整体考虑，编制工程建设项目档案整编实施细则，对建设工程文件材料的责任部门提出要求，并将从文件的形成、积累、质量要求到整理编目、移交归档及奖惩要求写入合同中。
二、要实现重点建设项目档案的网络化管理
针对重点建设项目周期长、项目单位多、施工队伍流动性强等情况，很多项目单位的档案部门建立了档案管理网络。一是档案工作人员网络。按照建设项目布局和档案管理工作自身的特点，布网建点设人，以点接线，以线联网，明确档案人员的职责、归档范围和归档时间。此网络中包括项目建设、施工、设计和监理等单位的分管档案领导和档案管理人员。项目主管部门和档案行政管理部门要密切配合，认真组织培训，帮助档案工作人员了解国家关于重点建设项目档案工作的法规，掌握档案理论基础知识和具体的操作方法以及国家对项目档案验收的要求。二是重要档案资料流向网络。对重要档案资料的状况及其流向追踪管理，即使工程技术人员、施工人员调动、变更，也可以做到“人走档案留”，实行对档案资料的跟踪管理、动态管理。
三、要与工程管理、技术人员积极配合
重点建设项目档案管理涉及工程管理的方方面面，贯穿工程全过程，工程的管理、设计、技术和施工人员对工程项目情况十分了解，大量的档案材料产生于他们的手中，他们是重点项目档案是否完整、准确、系统的重要保证。这就要求档案管理人员要经常深入现场，及时进行指导，一方面向工程技术、管理人员宣传档案管理工作在工程建设中的重要作用，让其了解档案在今后工作中有重要的凭证作用，使他们自觉地注意手中形成的档案是否完整；另一方面档案人员要参与工程建设工作，参加生产协调会、工程竣工验收会、设备开箱验收，主动到现场收集第一手材料。
四、要做好重点建设项目档案的验收工作
工程项目档案是反映工程质量的载体和凭证，在合同工程验收期间，要把档案材料的验收、移交作为工程验收的重要组成部分严格把关。按照国家档案局的有关规定和要求，开展档案验收前的自查工作，认真检查，发现问题，及时查漏补缺，纠正错误。要特别注意工程前期文件、隐蔽部位的档案材料、声像材料以及竣工图的完整和准确。
五、要加强档案人员的业务培训
关键词：重点工程档案管理项目组负责制
0引言
宣钢5#、6#焦炉及配套设施改造工程从立项、审批、设计到开工建设，形成了大量的有价值的档案资料，这些档案资料全面反映了工程建设的详细情况。做好这些资料的收集与管理，对工程建设过程管理和工程竣工投产后的正常生产组织维护，具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国市场经济体制的逐步建立，重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、归档、管理提出了新的要求。宣钢焦化厂在组织好工程建设的同时，把工程建设资料的收集归档作为工程建设的一项重要工作来抓，切实加强企业重点工程档案管理工作。在工程管理实行全新的项目组负责制的基础上，建立了重点工程项目档案负责制，从实际出发，认真做好工程建设资料的收集工作，理顺工作程序，采取有效措施，在保证重点工程项目档案工作与建设进程同步的基础上，保障工程档案资料收集工作的正常进行，确保5#、6#焦炉技改工程项目档案完整、准确、系统。
1建立重点工程项目档案负责制，形成覆盖工程建设各个方面的工程资料收集网络体系
宣钢5#、6#焦炉技改工程是宣钢为实施铁钢材各600万吨规划目标的重点配套项目，也是为张家口市城市居民提供优质煤气气源的一项重点工程。焦化厂继续采用“项目组负责制”的工程管理模式对整个工程进行管理，在工程所涉及人员各自身份不变的情况下，成立工程项目指挥部，下设四个项目组，由厂长、承担工程任务的生产车间主管领导、科室的技术人员组成，在不改变现有编制的情况下，充分利用现有的人力资源，而每个人原来所承担的厂内业务不变，同时规定了各项目组的职责和任务，对项目的招标、合同签订、工艺技术论证、方案确定、施工组织、设备到货验收、资料整理收集等方面进行管理。
宣钢5#、6#焦炉技改工程竣工资料收集的齐全完整准确，对焦化厂今后的生产管理、技术改造具有十分重要的作用，因此焦化厂加强对档案工作的集中统一管理，建立重点工程项目档案负责制。我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由总工程师主管档案工作，档案室设立专职档案员，在各项目组指定专业技术人员担任兼职档案员，形成了全厂的档案管理网络。技改工程指挥部在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，由各工程项目组组长负责档案管理，做到每个重点工程均有专人管理，负责工程资料收、发、转、整理、归档及竣工档案收集等日常工作，其它项目组负责本工程范围内的技术方案、设计审查、施工组织、网络，这样从组织机构上形成了一个专、兼职档案员、各项目组、各施工单位相结合的工程资料收集网络体系，保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
2围绕工程建设，理顺工作程序，形成全面的重点工程档案收集渠道
近年来随着技术进步和宣钢发展的要求，焦化厂技术改造任务加大，生产与基建施工项目交叉点多，为确保重点工程项目档案资料齐全完整，在基建工程项目开工之前，将有关计划通知各部门的档案管理人员，让档案人员参加设备开箱与有关工程会议，使档案人员在文件资料形成之初就能把握文件的来龙去脉，以便及时完整地收集相关资料，使应当归档的资料“粒粒归仓”，对基建、技术等档案的收集、整理、保管、移交、存档规定了明确的工作程序。工作程序由档案管理部门、各建设单位的工程技术人员和施工人员共同制订，制订出的工程项目档案工作计划，既符合工作进程，又符合档案管理要求。
在健全组织机构、明确工作程序的基础上，还进行具体的分工。各项目组负责工程档案资料收集工作，档案室与各项目组密切联系，首先对中冶焦耐工程技术有限公司、宣钢设计院等完成的有关工程项目的各种设计图纸、资料、设计变更等材料，经过档案室收进来、登记、审核、建台账，然后将施工图纸等资料分发到各项目组，并登记上账，再由项目组向施工单位分发。工程竣工时项目组负责项目竣工资料的验收，及时将该工程需要归档的有关图纸、文件资料收集齐全完整，进行审查，经过系统的整理后向档案室移交。各项目组在资料管理上对档案室负责，既负责接收资料，又负责收集、汇总、整理工程项目档案并与施工单位一起交付竣工资料。
为更好地做好档案管理工作，档案室人员经常深入现场进行指导，一方面向工程技术人员和施工人员宣传档案工作在工程建设中的重要作用，使他们在平时工作中有意识地做好工程档案资料的收集，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，从而通力合作，共同做好工程档案管理。
3强化档案全过程管理，形成做好重点工程档案工作合力
重点工程项目档案涉及面广，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，因此建设和施工单位的每一个档案管理人员头脑中都要有“档案”意识，要认识到做好档案工作，不仅仅只是为当前工作服务，也是为历史负责的表现。因此必须把各方面的力量集聚起来，形成齐抓共管的整体全力，即全过程管理。在全过程管理中，按照《档案法》和《建设项目（工程）验收办法》的有关规定，坚持对重点项目档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，保证工程档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，为竣工后的生产、运行、维修、改扩建服务。
首先，要树立质量管理意识，运用合同条款和档案管理的有关规定来提高重点项目建设工程档案的编制质量。在与施工单位签订施工合同和协议时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，同时在合同和协议中明确提出档案资料的归档要求，将《建设项目（工程）档案管理规定》下发给进厂的施工单位，做到工程验收与档案检查、交付验收同步进行。从工程项目的可行性研究论证、施工许可证、初步设计审查、土建、设备、供排水、电器的施工、设计变更单及竣工图的编制等方面进行检查验收，各项目组严格把关，并列入厂经济责任制考核中，以确保工程竣工档案的形成质量。这样形成齐抓共管的局面，确保重点工程项目档案资料齐全、完整、准确。
其次，在搞好重点工程档案管理中，充分利用先进的档案管理手段，建立档案管理网络。档案室负责集中统一管理本工程项目的所有档案，并对项目建设过程的各个阶段及各部门、设计单位、施工单位文件资料的形成、积累、整理、归档工作进行监督和指导。让网络覆盖整个工程项目，使之适应现代社会需要，为项目建设单位提供更好的服务。
4注重实效，健全完善的保证措施
重点工程项目建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好企业重点工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。
在重点工程项目建设中，影响重点工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，焦化厂注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了重点工程收集归档工作的正常有序进行。
4.1在《经济责任制考核》上进行约束。把工程资料的归档情况，作为对车间、部室的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各单位奖金挂钩，进行扣罚。
4.2在工程竣工验收环节上进行约束。按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。
4.3在工程决算、付款上进行约束。把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案室负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。
5开发利用档案信息，促进档案管理工作
关键词：电子档案管理；高职学校；档案管理
前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。
基于此，山西大学商务学院从2005年开始建立大学生心理档案的探索，并于2010年形成了独具特色的以建立“重点关注学生心理档案”为主的工作思路，很好地起到了为学生的健康成长“保驾护航”的作用。
一、重点关注学生的界定
重点关注学生群体一般是心理问题的高发人群，心理困惑问题突出。在此，特指存在心理或行为异常的大学生。具体包括：性格孤僻或过于内向者；对学习、生活等长期不能适应而出现情绪困扰，长期与宿舍同学关系不和而影响学习及正常人际交往者；因患严重生理疾病、有生理缺陷、家境贫困、缺乏社会支持而深感自卑者；心理健康测评结果超常规标准；遭遇意外重大事件刺激与打击，使心理或行为出现异常者；受周围环境或人群突发事件影响，产生过分恐慌、担心和焦虑不安者；存在明显的攻击性行为或暴力倾向，可能对自身、他人、社会造成危害者；谈论过自杀及自杀方法，只言片语中流露死亡念头，有自杀倾向或既往有自杀未遂史者；情绪突然明显异常者。
二、建立科学心理档案存在的问题
目前，各高校关于心理档案的内容没有达成一致共识，结合以往的研究，我认为胡映君关于心理档案的定义比较科学。他认为：学生心理档案是指能够比较全面地反映学生心理状况的材料总和，是学生心理成长轨迹的反映。一份完整、准确、系统的心理档案至少应当包括静态信息、动态信息和预警信息三个方面的内容；一是静态信息：学生的基本信息、家庭及主要社会关系信息、个人心理特点、心理测验信息。二是动态信息：学生的阶段性自评、同学或老师的阶段性评价、心理咨询记录（次数、主诉及症状、病因分析、疏导措施及效果）、心理健康阶段性测评等。三是预警信息：由上述信息形成的分析报告、学生心理素质发展报告以及心理偏常态的个体预警。
山西大学商务学院于2005年购买了“心理测查系统”，通过网络对新生进行心理普查，建立心理档案，其内容主要包括两个方面：一是个人基本信息；二是症状自评量表（SCL―90）和大学生人格问卷（UPI）两个测查工具的普查结果。如果按照胡映君所定义的心理档案的结构与内容，以及其遵循的原则去建立，存在以下几个方面的问题：
第一，心理档案内容单一，不够全面。虽然，我们在新生入学后都要进行心理普查，以期建立大学生心理档案，但内容只包括学生的个人信息和采用心理测验取得心理状况数据，无法收集到更多的有效信息，如：学生的职业兴趣和个性心理特征，自我评价，同学评价等，不能起到心理档案应有的作用。
第二，缺乏专业的心理档案工作人员。心理测验是心理档案建立的重要手段之一，心理档案中涉及学生的个性心理特征需要专业的心理测查量表进行。而心理测验的实施、解释需要具有心理学理论与技术，并经过专业心理测验训练的工作人员来完成。目前，山西大学商务学院一万多名学生中只配有两名专职心理老师，专业人员的不足，也是造成心理档案内容不完善、不能进行动态更新的主要原因之一。
第三，计算机网络普及率低，不利用经常性地开展大规模的心理普查，心理档案无法进行动态更新。目前，山西大学商务学院在保证正常教学条件下，可供使用的计算机数量有限，不能每学期都对全体学生进行心理普查，造成心理档案无法保持动态更新。
第四，心理档案的管理不完善，不能充分发挥其应用的作用。目前，山西大学商务学院大学生的心理档案由院心理健康教育中心负责管理，各系心理辅导站有查阅本系学生心理档案的权限，而其他教师无法通过心理档案管理系统了解学生的心理状况，进而因材施教。
针对上述出现的问题，结合实际工作，从2010年起山西大学商务学院充分发挥院系两级（院心理健康教育中心、系心理辅导站）的作用，在新生心理普查的基础上，调动广大辅导员及各班心理委员的积极性，开始建立重点关注学生心理档案。经过近四年的实践，我们认为这是一个行之有效的方法，并取得了不错成效。
三、建立重点关注学生心理档案的步骤、内容和管理
1.重点关注学生心理档案建立流程
第一步：心理健康教育中心于新生入学后组织开展心理普查。心理普查内容包括个人基本信息和心理测验量表。测查量表使用大学生人格问卷（UPI）和症状自评量表（SCL-90）两个测查工具，它们是目前高校用于测量大学生心理健康状况、了解学生个性心理特点的最主要工具。测查结果保存在“学生心理档案管理系统”，作为普通学生心理档案，同时也将此作为重点关注学生心理档案的一部分。
第二步：新生心理普查结果反馈。心理健康教育中心按照大学生人格问卷（UPI）和症状自评量表（SCL-90）的筛查标准，将筛查出的心理异常学生汇总制作成《学生心理普查访谈登记表》，并反馈给系级心理辅导站和辅导员。
第三步：开展访谈工作，建立重点关注学生心理档案并上报备案。辅导员通过观察、访谈、学生自评并结合“重点关注学生分类及行为特征”将确系有心理问题的学生或心理普查虽未检测出而辅导员或同学反映确有与重点关注学生特征一致的学生作为重点关注学生，建立重点关注学生心理档案，并对这些同学开展追踪访谈工作。之后，系级心理辅导站要将此汇总，并把系级领导，在系书记签署意见后报院心理健康教育中心。
第四步：心理健康教育中心汇总、诊断、咨询。心理健康教育中心对各系心理辅导站报上来的重点关注学生进行汇总，逐一了解每个学生的情况，再次约谈学生，进行心理诊断，开展心理咨询。必要时与辅导员、家长共同商谈治疗方案，或转介其它机构。之后，心理健康教育中心处理结果反馈给系辅级心理辅导站负责人和辅导员。循环往复，为重点关注学生建立一套严密的防护体系，保证重点关注学生的健康成长和学业。
第五步：重点关注学生心理档案的追踪与更新。辅导员在每学期末都要对重点关注学生心理档案内容进行更新，并报系心理辅导站、院心理健康教育中心备案。重点关注学生心理档案一旦建立，学院一直跟踪关注直到其毕业离校。在这期间，辅导员要重点关注此类学生，经常约谈，或通过班级心理委员了解他们的心理状态，在每学期末要将该生心理状况及采取过的措施填入心理档案，并上报。之后，院心理健康教育中心再按第四步聚来处理。对于新近发现有心理异常的学生，单独建立特殊心理档案，并按以上步骤进行处理。
通过这样动态更新，院心理健康教育中心、系级心理辅导站和辅导员就随时掌握了全院学生心理状况，特别是重点关注学生心理状况。
2.重点关注学生心理档案的基本内容
重点关注学生心理档案为纸质档案，包括封皮、重点关注学生心理状态表和重点关注学生追踪访谈记录表三部分。
封皮要求注明学生学号、姓名、班级、联系方式、建档人（辅导员）和建档时间。
重点关注学生心理状态表包括心理普查结果、心理行为表现、辅导员已采取的措施、是否与家长联系、院系意见、心理健康健康中心意见。
重点关注学生追踪访谈记录表包括该生目前心理行为状态，本次追踪访谈内容、措施和效果，访谈时间、地点，辅导员签名。针对重点关注学生要求辅导员每学期至少访谈两次并做记录。
3.重点关注学生心理档案的管理
【关键词】高校；档案管理；盲点；对策研究
【分类号】：TD3
0.引言
高校档案简而言之就是把高校活动记录在案，为高校的一系列教学活动提供资料、依据。高校发展水平的高低与相应的办学特色均能够从高校档案的管理水平中体现，高校档案的良好管理也能够有效促进高校的稳健发展。现如今，高等教育事业繁荣发展，高校规模逐步扩大，随之而来的高校档案日益增多，而高校档案的管理工作难度也越发增大。高校档案管理中的一些问题日益突出，急需得到解决。根据国家档案法和有关规定，2008年9月1日教育部和国家档案局正式制定实施了《高等学校档案管理办法》[1]，也给档案管理工作提出了要求。
1.高校档案管理中的“盲点”、问题
1.1 高校档案资料不全
在高校档案管理工作中，一些会议文件、记录、党群类档案、人事管理行政档案及学生的学籍档案、入学毕业资料等都能够做到及时有效的归档管理，档案完整清晰。但对于一些教学、科研、设备类档案，往往存在着资料不完整，归档不及时的问题，经常出现资料部分丢失的现象。同时，对于非文件性材料，高校档案管理部门不重视关注其积累与形成。高校的档案管理工作效率偏低，常常会拖延建档，而某些职能部门会拖延材料的移交时间，使档案管理工作无法正常进行。
1.2 对档案管理工作的重视度偏低
高校领导或人员往往对高校档案的管理工作不够重视，在经济投入与人员配置上均没有真正做到优化重视，高校档案管理工作的发展条件缺失，管理水平无法提高。近年来，高校规模不断扩大，人员逐步增多，但国家给予的帮扶投入有限无法满足高校办学所需。为了保证办学效益，大部分高校从自身出发，把重点资金投入在：校区新建、增强师资力量等有关办学的项目上，从而忽视了对于档案管理等暂时无较大影响、收益甚微的部分工作，高校档案工作的经济投入需求无法得到满足。因此，高校档案管理工作无法满足社会要求，高校档案管理工作无法良好发展，也无法促进高校的稳定发展建设。
而在某些档案提供者眼里，对高校档案管理工作抱着“事不关已，高高挂起”的心态，对于一些重要资料做不到及时保存，导致档案无法做到安全化。
由此可见，对于档案管理工作重视程度偏低，会严重影响高校档案工作的正常发展，对高校发展带来不利影响。
1.3 管理人员队伍建设力度偏弱
高校档案管理人员的整体素质水平相差较大，无法满足高校档案管理人员的科学化要求。大部分高校对档案管理部门重视度较低，随意安排人员从事档案管理工作，管理人员业务素质较低，无法做好高校档案管理工作；有些高校甚至没有专门的档案管理人员，档案管理工作由其他工作人员兼任负责。部分高校的档案管理人员没有接受专业的素质培训，管理人员的管理水平依旧较低，无法跟随时展。
1.4 档案管理信息化较低
现今经济飞速发展，科技也慢慢得到人们的亲睐，高校的管理也逐步走上了现代化的道路，但是高校档案管理依旧无法做到现代化。虽然大部分高校都为档案管理部门配置了现代化的设备与相应的管理软件，但是信息化的技术只停留文件的基础管理上，对于数字档案还未做到真正的开发利用。
2.针对高校档案管理问题的对策研究
2.1 全面收集档案资料
在高校档案收集工作中，应全面、完整地收集档案材料。对于上级部门发送的档案材料，应做到定期检查、整理，保证档案资料的完整、齐全；文件材料应做到及时有效的归档、建档，积极跟进各部门有关档案材料的移交工作，真正做到全面的系统管理。
2.2 充分重视档案管理工作
高校领导应重视高校档案管理工作，坚决支持认可高校档案管理工作。在工作中，要完全从前把档案工作当作附属性工作的错误认识，并且应积极鼓励人员参与管理高校档案。只有这样，才会将档案管理工作是为高校工作中不可或缺的一部分，要让全校师生一起重视档案工作，共同参与，搞好基础，从而更好地为高校的进一步发展服务[3]。
2.3 加强档案管理队伍的整体素质
要创新高校档案管理，开创高校档案工作新局面，建立一支具有合理知识结构的高素质的专业档案管理队伍，是第一重要的[2]。现今高等教育逐步发展，高校规模越来越大，高校与社会的联系也越发密切，高校管理日益艰辛。人们对档案工作的需求也逐步增大。但现有的档案管理方法已跟不上时代的需求，档案管理工作不得不创新档案管理的方式、思路，深化改革，依照当今形势改进工作方法。因此，要优化档案管理工作人员配备，定期培训工作人员的整体技能，提高其整体素质。
2.4 加强档案管理工作的信息化程度
在档案管理工作中，要积极地推进现代化程度，将信息化落实贯彻到整个高校档案管理工作中去，积极配备更新现代化设备与管理软件，开发利用数字档案。为高校师生提供便利、快速的信息服务。
3.结语
在当今高校档案管理工作中，依旧存在着一些难以避免的“盲点”与问题，文章通过对问题的分析提出了几点措施，对策，以此帮助档案管理工作健康发展。
【参考文献】
[1] 周颖洁，陈坚.当前高校档案管理中的问题及对策[J].无锡商业职业技术学院学报，2011（03）：108-109
[2] 赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].信息系统工程，2011（07）：152-158
[3] 胡熠.高校档案管理存在的问题及对策研究[J]才智，2012（12）：335
【关键词】电子档案；优势；保管；人才
0 引言
随着计算机对档案辅助管理的普及和办公自动化、各种网络的相继建成，电子时代的发展对于档案信息的需求量越来越大，并要求获得信息更快捷、方便、准确。所以电子档案信息与网络的结合为档案管理提出了一系列新的课题。
电子档案室电子文件在计算机硬盘、磁盘、光盘等介质载体上进行保存、分类、使用，并在计算机上做逻辑归档，而档案信息全部在网络中可检索和显示。电子文件不论生成什么位置，归档后的物理位置保持不变。电子档案的集中统一管理是通过有效地技术控制对电子文件的存取达到保管目的。当然在电子文件的法律凭证问题尚未解决之前，可将具有凭证作用和法律效力的重要文件以纸质介质保存，而对参考作用大、情报价值高的档案则采用光介质归档为主。
电子档案与传统纸质档案有着完全不同的保管方式，如果按照纸质档案的管理方法去管理电子档案，就会造成电子档案的文件价值、利用价值的损失。又由于网络的发展和建立，档案管理以电子档案为发展趋向，档案管理各项工作都将以科学、规范的计算机流程进行处理，还围绕网络的建设、维护、使用、更新，积极开展相应的科学化管理。探索电子档案的信息化与网络化的结合作为档案管理方式，在网络时代档案管理工作中具有积极的意义。
1 电子档案的优势
电子档案的管理在载体形式上发生了根本性的变化，它体积小、容量大，使用方便，解决了纸质档案体积与库房存贮空间的矛盾，可以利用相应的软件对电子档案进行分类、统计、汇总，在使用上具有复用性和共享性，通过网络计算机调阅和使用同一档案信息而不必动用原件，使用次数再多也不会对原件有任何损坏。还可以进行远距离传输，异地使用，利用因特网不受地域限制。电子档案优势主要有：
第一，快捷地实现信息的输入和存储，而信息输入方法的多样化和快速化，为提高信息处理质量和速度创造了良好的条件。
第二，电子档案文件的系统中，文件形式是“数字化”形式存储的，运用多媒体技术，做到图、文声并茂、三维立体显示，强化了多元化信息的记录功能和显示功能。还可被高速检索，在计算机的信息中，迅速地、多方位地查到所需信息。
第三，可借助于通信网络进行远距离传递和交流以“数字化”和光盘生存方式，发挥着传统文件和手工劳动所不能比拟的优势和功能。
2 电子档案的归档范围
凡是反映本单位经营管理、生产建设活动所产生的具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。其中包括上下级、同级机关或非隶属机关产生的与本单位有关的文件材料。档案管每年整理这些文件，需要花费许多时间，并且经过多年的纸质档案积累造成庞大的档案库存量。而电子档案和网络化功能，可以在文件起草打印的时候，就存储在计算机内，在保证档案的集中统一管理的前提下，重点在网上收集那些以本单位经营管理运行中产生的文件归档，包括上级及其他相关单位部门的文件，力求以存储的形式科学合理的保管。除了快捷查阅速度以外，同时还可以随时在相关网站中迅速查阅到档案信息资料。减少日后的档案鉴定和销毁。这样使档案管理人员从繁琐的具体操作中解放出来，用主要精力从事档案信息资源开发和利用。
3 电子档案的整理、保管和利用
电子档案整理主要任务是对光盘的整理，电子文件保存系统中电子档案制作备份同时进行编目。在电子文件转化为电子档案之后，通过计算机可以随时将电子档案中的单份进行科学合理的分类、组合，以达到最佳的方便利用。
电子档案保管是电子档案管理系统设置密码，进行信息互锁控制。电子档案多数为磁性载体，极易受到保存环境的影响，会造成信息的损失，可用防磁性能好的优质光盘保存。脱机保存的电子档案存放在专用的库房中，除了对库房的温湿度进行严格控制外，还应配备高度防磁、电场的设施和防病毒卡，以便更好的保护电子档案。
其中对工程蓝图进行“数字化”批处理工作过程中，拟对蓝图扫描后得到的数字化图像放在可擦写关盘或磁盘上，经销蓝和对断线、模糊字符等问题特殊处理，检验合格后再将全套蓝图的数字化图像作为永久保存档案套转存到只读光盘上。
电子档案室是信息网络发展的产物，信息网络集图像、动画、声音、数据和文本为一体的电子档案，这增强了电子档案的利用效果。档案部门可以根据利用者提出的要求提供电子档案的拷贝，提供电子文件的打印，体统电脑在网络上直接查阅电子档案及电子档案信息等，使档案信息的传输、传递更迅速、及时、准确、完整，实现多方面、多途径、更广泛地开展电子档案的利用工作。
4 电子档案网络信息共享
网络的建设为档案部门提供了一个广阔的空间，为档案部门收集电子档案开辟了一条道路。以网络软件实现档案信息传递，加上网络基础设施的不断完善，特别是数字化技术、数据库技术、网络通讯技术、多媒体和超文本等技术的发展，为数据采集、异地查询和文献传递提供了技术支持，克服了因地域因素而导致的档案信息资料共享的时空障碍。随着国际互联网的迅速发展，各广域网、局域网的日臻完善，低于地域界限的信息存贮和检索利用已经打破，信息资源的全球交流与共享正在成为现实。要实现电子档案的网络化，除了要求档案材料具有完整性和有价值性外，还必须正确处理好档案开放和保密，保存与防磁、防毒的关系，在不违反《档案法》规定的前提下，保证电子档案信息网络化，并有效的共享、利用全球范围的档案信息资源，开辟网络环境下的档案信息利用新途径。
【关键词】：水利工程；档案管理
中图分类号：TV 文献标识码：A 文章编号：
近年来，我省紧抓国家加大水利基础设施建设投入的历史机遇，先后开工实施了灌区更新改造、农业综合开发、续建配套与节水改造及世行贷款改造项目等多个重点水利工程建设项目，极大地改善了灌区工程设施老化失修面貌，增强了灌区农业发展后劲。这些项目投资大、建设周期长、工程项目众多，形成了大量的工程档案资料。这些工程档案是灌区水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、处理工程问题的重要依据，它既为水利工程项目的建设、维修、管理、改扩建服务，又为灌区长远的经济建设发展服务，做好其管理工作对推动灌区经济可持续发展具有十分重要的意义。同时，随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变革，对工程档案的收集、管理、验收、归档等都提出了一些新的要求。如何加强对灌区水利工程建设项目档案的管理，笔者结合自身工作实践进行了初步的探讨。
1 工程档案的作用与管理要求
1.1 工程档案的作用
工程档案资料是工程建设全过程中制定、发生、收集、积累的各种文件、技术数据、检验测试资料，并同步整编的管理资料、质量保证资料、评定资料、技术资料、竣工图等资料的总称。工程档案资料的作用，首先是为证明满足建筑产品要求的程度或为管理体系的要素运行的有效性提供的客观证据，即证据功能，是实际工作和行为的记载和反应。其次是工程评价、验收、移交以及后期运行、科研等工作的依据。工程档案资料是工程施工全过程的原始资料,是反映工程隐蔽后内在的质量凭证。如果资料不准确不完整，就不能真实反映工程的施工情况，影响工程质量等级的评定，影响工程如期交工和使用。同时也是参建单位进行工程动态管理，如进度控制、成本核算等的依据。第三，可追溯性，即根据资料的标识，追踪实体的历史、应用情况和所处场所的能力。如一旦发生工程事故,可为事故调查和正确处理提供有力的依据；也是工程使用过程中维修、扩建、改建等重要的参考资料。
1.2 工程档案的基本要求
1.2.1 及时性
工程档案资料是对建筑实物质量情况的实时反映,因此要求各种资料必须按照工程施工的进度同步收集、整理。
1.2.2 真实性
资料的形成必须实事求是、客观准确，必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法。特别是原材料、混凝土、砂浆强度等，是以随机抽样方法进行取样检验评价的。取样的科学性和真实性非常重要,绝对不允许对样本“专门加工”。否则,不仅不能作为技术资料使用，反而造成工程技术资料混乱。
1.2.3 准确性
工程档案资料的准确性主要体现在数据准确、计算正确、填写规范、符合标准。
1.2.4 完整性
不完整的档案资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解工程的实际状况。
1.2.5 系统性
对参建单位的档案资料，纵向上，应该完整全面地反映施工的全过程；横向上，对特殊事件，特别是对事故或可能引起工期、费用重大变更的事件记载上，还应与同批资料、或与其他参建单位的资料进行对照，保证相关事项记载的对应和统一。
1.2.6 可追溯性
可通过资料记载全面还原事件发生的整个过程。
2 工程档案管理工作存在的问题
从灌区水利工程项目建设实际情况看，目前，在工程档案资料整编与管理方面主要存在以下问题:
2.1 重视不够，组织机构不健全
实践中，部分工程参建单位存在重现场施工管理、轻内业资料整编的问题，有的等到面临验收了，才抽调人员，加班加点突击整编资料。档案管理工作组织机构不够健全，有的职责不清，有的无专职工作人员，有的缺乏必要的档案管理设施，已成资料随意摆放，丢失、损毁严重。加之水利工程建设项目大都点多线长、施工流动性强、建设周期长、人员变动较频繁，人员变动时资料交接手续不到位，往往造成资料的遗失，最后只有写“回忆录”，给归档工作造成很大的困难，影响了档案工作的质量。
2.2 档案资料整编管理规范性不够
常见问题主要有：没有建立起定期的资料整理、分类制度，缺乏规范的资料查询、索引体系，没有资料的保管与移交专门制度；资料建立、收集、整编归档不及时；部分资料不够准确和完整；在文件、技术指令、通知等的管理上编号不清；资料签名手续不全、书写不规范，资料纸张大小、纸质不符合要求等。
2.3 档案组织网络不健全，档案专业人才缺乏
灌区水利工程建设项目类别多，管理部门各异，大多各自为政，自行其是，没有建立起系统性的档案组织网络，缺乏对档案管理工作总体性的指导和监督。同时，在灌区水利工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志，以工程技术人员居多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规制度、熟练掌握计算机技术进行档案管理的专业人才更是奇缺。
3 对策及建议
3.1 建立健全档案工作组织体系
各工程参建单位要切实重视档案管理工作，加大档案工作人员和设施的配备力度；遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，抓早收集；完善资料管理制度，协调各个生产环节（技术、质检、材供等）与资料管理工作的关系，从档案资料的建立、收集、整编、移交保管等，建立起一套完整的工作制度和程序。项目法人档案管理机构加强对各主管部门、各参建单位档案管理工作的指导与监督。
3.2 强化日常档案资料管理工作
在工程实施过程中，平常在档案资料管理方面虽然做了一定的工作，但主要是围绕工程的实施，侧重于满足日常工作的需要，并未将
其与最后的整编归档有机结合起来，档案资料的管理深度不够，规范程度较低。很多档案资料由于保存不当，或是管理人员变动，在竣工归档时，发现资料不全、遗失。有些资料在生成时就不符合竣工归档要求，如资料签名用蓝色签字笔、圆珠笔书写，资料纸张规格不符合要求等。在竣工整理时，补做、重做归档资料，造成时间、人力、物力浪费。所以说，日常的档案资管理工作好坏，对档案资料的最后整编和归档有着非常大的影响。做好平时的工作，保证基础资料规范、系统、完整，整编时就可以减少很多工作量。日常档案资料管理中应注意的事项很多，如记录按要求填写，文件规格统一、分类存放，施工原始资料及时收集、专人保管，对设计图纸和设计变更加强管理、做好登记等。
3.3 实施分阶段档案整编计划
在工程开工前，根据施工进度安排编制整个工程项目的资料整编计划并分阶段实施，尽量做到档案资料收集、整编、移交与工程建设同步。工程建设进展到一个阶段，档案资料集整编完成到一个阶段；工程项目完工一个，档案资料验收一个。
3.4 严格把关，规范档案验收
这是保证项目档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检
查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。
（南京艺术学院人事处，江苏南京210013）
摘要：干部人事档案是记录干部成长的重要史料，确保干部档案信息客观、准确、齐整是干部档案工作人员整理档案工作的重点。而近年来，我们在整理干部档案的过程中过分追求档案的整齐、美观，过多地进行“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”，从而导致对档案的破坏性巨大。如何才能既保持档案的美观大方，又不伤害档案材料的原始性，是值得我们思考的重点问题。
关键词 ：干部档案；裁剪；目录；整理时间；公开
DOI：10.16083/j.cnki.-1296/G4.2015.02.063
中图分类号：G962文献标识码：A文章编号：1671—1580（2015）02—0144—02
收稿日期：2014—09—25
作者简介：张卫军（1981— ），男，江苏南通人。南京艺术学院人事处，助理研究员，博士研究生，研究方向：人事档案管理。
干部档案是组织人事等有关部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确选拔、任用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好人事档案，确保档案内容的客观、准确、真实就起着至关重要的作用。
一、档案该如何整理
近年来，不少组织人事部门按照上级的要求，纷纷将使用多年的档案袋更新换代成档案盒，所有档案材料必须统一裁剪成固定尺寸。档案统一尺寸有其自身的优点，所有材料标准统一，配以目录和封面，宛如漂亮的书籍，排列整齐，美观大方，赏心悦目。而为了追求整齐划一的效果，必须对档案进行“修饰”，主要包括“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”等五种做法。“裁”，档案纸张超过规定尺寸的标准要裁切；“补”，纸张小于规定尺寸的，要补大；“拆”，原有装订好的要拆开；“托”，原有档案纸张太薄的要附纸衬托；“折”，档案纸张超过标准而又无法裁剪的只能折。不过，这些都是其外在的表现形式，万物存在都有其自身的价值，档案也不例外。档案作为一种文件材料，有其自身的特殊性，它是历史性、真实性、科学性的集合。保存好档案是一件非常重要而有意义的事情，而近年来对档案的整理提出了新的要求，所有档案一律统一标准，统一尺寸、统一打孔、统一装订、统一装盒，而档案的整齐划一往往是以牺牲档案的原始性为前提的。所有档案的大小是固定的，而“裁”、“补”、“拆”、“托”、“折”对档案造成的损伤非常大，原始档案的材料一经剪切、拆粘、补边、衬纸、折叠，档案材料的真实性和可靠性便大大降低，“原汁原味”没了，档案存在的价值就随之消失了。档案的整理是必须的，但是，为了片面追求档案的美观和整齐划一而牺牲档案的珍贵价值是不科学的，也是不可取的。
二、档案中要不要加目录
档案是一系列珍贵史料的集合，将档案材料统一排序、编排目录后可以给人清楚明了的感觉，也为我们查阅资料提供了一定的方便，有其合理性，但是，目录存在的弊端也是很明显的。做一份漂亮的档案目录所需耗费的时间相当长。正常情况下，一本干部的档案材料从分类到编码，再到录入、装订，至少需要4个小时的时间，每所高校以新进50份档案计算，每年人事部门光花在编排目录上的时间就是200个小时，每天按6个小时计算，就是33天。而根据每两年归档一次的要求，每两年所有人员的档案就得重新更新，以1000份档案为例，每份档案花费一个小时，平均一年就需要500个小时，每天按6个小时计算，就是83天，加上前面的33天，就是一年要有116天花在录入目录上，而按照一年大约250个工作日计算，约有46%的时间花在录入使用效率不高的目录上，而在高校，去除寒暑假，这一比例竟达到58%，接近6成。可想而知，录入目录几乎占据了档案管理员绝大部分的工作时间，而由此产生的效率和价值却微乎其微。
三、档案的负重问题
随着年代的递增，干部档案中的材料会逐年增加，干部档案有时也会“不堪重负”。最明显的就是人事干部的年度考核表以及工资变动审批表，年度考核表每年一份，每年3～4张纸，以工作30年计算，就是120页左右；工资变动审批表每年至少一张，就有30张；再加上专业技术职务评审表，动辄20多页，评3次就有60多页，仅这3项加起来就差不多有200多页，足有一本书的厚度。这还不算每年新添加的其他材料，这3项信息也仅仅是提供干部年度考核、工资和职称变化的信息，而为了储存这3项信息，却要保存200多页纸张一辈子，多少有点“不划算”。档案盒不是个储物箱，对所有东西来者不拒，档案管理人员首先要学会甄别，其次要学会变通。像年度考核表除了记录年度考核结果外，还记录了一个人一年的工作总结，有存储的价值，那就应该精简纸张内容，采用双面印刷，这样既可节省空间，又清楚明白。专业技术职务评审表也是一样，能简化就简化。而工资表仅仅是记录工资的变化，并无其他价值，像这一类材料，完全可以做一张登记表，把每年变化的信息登记在案即可，30年的变化一两页纸就可以记录下来，这样既保持了考核、工资变动表原有的本质含义，符合档案管理的要求，清楚明了地知道人事干部每年的工作变动情况，又节省了很大的人力、物力，大大减轻了档案的负担。
四、人事档案能否对本人公开
在我国，人事档案是个神秘的东西，人人都有，却人人都见不着。至于为何如此神秘，却没人能解释清楚，说得明白，唯一的解释就是上级的规定、法律的规定。根据材料形成的主体，可以将材料分成如下几类：第一类是来源于当事人；第二类是来源于当事人和材料形成的主管部门，这些材料是当事人填写、主管部门审核鉴定的，主管部门有鉴定的结论或鉴定的结果；第三类是上级或组织部门直接形成的材料，这一类材料的形成往往是当事人不曾了解的，也是档案中最神秘的部分。而要公开档案，问题主要集中在第二类和第三类材料上。第一类材料是由当事人填写的，本身没有秘密可言。而针对第二类由个人填写、主管部门鉴定的材料，早在20世纪七八十年代，国家就有明确的规定，凡是组织上鉴定的材料，组织在鉴定完给出明确结论后，必须交由当事人签字确认，当事人审阅后签字确认，再交组织存入个人档案，当事人没有签字或拒绝签字的材料，组织部门是不能私自存入本人档案的。因此，对行为的结果是有预知的，并不存在太大的神秘性。而真正具有神秘性的材料是当事人所不知情的，也就是第三类材料。比如，干部考察材料、政审材料，这一类材料往往都是组织部门形成的，具有一定的保密性和严肃性，一旦公开，有可能会给当事人或者组织造成不良的影响。但是，从另外一个角度来说，为了干部的长远发展，组织考察干部的信息也应该向当事人予以通报，组织获得综合反映干部表现的材料，如能及时向当事人通报，将能起到很好的激励和监督作用。群众反映好的，可以继续加强；群众反映不好的，应该及时予以改正，而不是不闻不问，任其发展，这不是正确的组织原则。因此，从这个角度来说，这类信息不是不能公开，而是可以以适当的形式、适当的方式公开，这既有利于干部的成长，同时，也实现了组织考察干部的价值和意义。
人事档案作为一个特殊的东西，有其自身的特殊性，其价值不在于本身包装得有多么漂亮、多么美观，而是其原始的真实性、可靠性，其存在的价值就在于此。如果片面地追求档案的美观性，加强包装，而忽视对档案材料本身的要求，则毫无意义可言。当然，我们也不能因噎废食，对档案“不修边幅”，而应在保证档案原始真实、准确、可靠的基础上，及时对档案的材料进行整理。总之，一切工作都要围绕档案本身来开展，一切以档案的价值为中心，任何离开档案本身价值的形式主义的事情都要及时予以制止，从而保证以有限的时间和精力创造出最大的价值。
［
参考文献］
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［3］刘文房，魏鹏庚.人事档案管理的问题与对策［J］.档案管理，2004（5）.
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